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QD83Global Supplier Quality DirectiveGlobale Richtlinie zur LieferantenqualitätEdition 2018

2 QD83 – Global Supplier Quality Directivel

ZF means ZF Friedrichshafen AG and all directly or indirectly affiliated companies according to §§ 15 ff. German Stock Law including but not limited to those companies where ZF Friedrichshafen AGholds a share of at least 50%. ZF also include ZF TRW entities.

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Preface

ZF continuously positions itself for the future. Advancements in technology, social responsibility, and production effi-ciencies are coming faster than ever before. ZF is prepared to meet these challenges by continuing to drive perfor-mance and results, by focusing on Best Quality, Lowest Cost and Innovative Technology. In this context, thecontinuous improvement of our quality systems, processes and product technologies, as well as the development,support and expansion of our business relations with our suppliers are particularly important to us.

Our prestige and position on the world market are determined by the quality of our products and the products sup-plied to our manufacturing facilities. Our supply partners are chosen as those companies who most directly emulatethe behaviors we at ZF value so significantly. We partner with world class suppliers and consequently have high ex-pectations of our supply base.

Key among these supplier expectations is a structured and methodical APQP process to ensure a smooth productlaunch, a focused drive toward continuous quality improvement, and a companywide understanding and commit-ment to product safety.

Zero defects is our goal.

Based on the standards and regulations of the automotive industry, the application of this directive is intended to en-sure smooth and cost-effective processes between ZF and our suppliers.

The former quality directives "QR83” from ZF and the "GSQM" from TRW are replaced by the QD83 (edition 2018),which describes the current Customer-Specific Requirements of ZF. The topics listed in this directive do not consti-tute a restriction or exception to any stated regulations or legal requirements.

We are aware that the success of ZF depends on the quality, cost, service and technology provided by our suppliers.We are committed to developing strong supplier partnerships through mutual trust and commitment.

Wilhelm Rehm Luke VanDongenMember of the Board of Management Senior Vice President, Quality

4 QD83 – Global Supplier Quality Directivel

ZF umfasst ZF Friedrichshafen AG sowie alle direkt oder indirekt verbundenen Unternehmen im Sinne der §§ 15 ff. Aktiengesetz einschließlich denjenigen verbundenen Unternehmen an denen ZF Friedrichshafen AG zu mind. 50 % beteiligt ist. ZF umfasst auch ZF TRW Gesellschaften.

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Vorwort

ZF positioniert sich kontinuierlich für die Zukunft. Weiterentwicklungen in Technologien, sozialer Verantwortung undProduktionseffizienz kommen schneller auf uns zu als je zuvor.

ZF ist vorbereitet, diesen Herausforderungen zu begegnen in dem wir dauerhaft Leistungen und Ergebnisse steigernsowie höchste Qualität, geringe Kosten und innovative Technologien fokussieren. In diesem Zusammenhang ist diekontinuierliche Verbesserung unserer Qualitätssysteme, Verfahren und Produkttechnologien, ebenso wie die Ent-wicklung, die Förderung und der Ausbau unserer Geschäftsbeziehungen zu den Lieferanten uns besonders wichtig.

Unser Ansehen und unsere Stellung auf dem Weltmarkt werden entscheidend bestimmt durch die Qualität unsererProdukte und von Produkten, die unseren Produktionswerken geliefert werden. Als unsere Geschäftspartner wählenwir Unternehmen aus, die den von ZF als wichtig erachteten Verhaltensweisen am besten nacheifern. Wir kooperie-ren mit weltbesten Lieferanten und haben daher sehr hohe Erwartungen gegenüber unserer Lieferantenbasis.

Den Schlüssel zur Erfüllung der hohen Erwartungen an die Lieferanten bilden eine strukturierte und methodischeQualitätsplanung nach APQP zur Absicherung reibungsloser Produktanläufe, die Fokussierung auf kontinuierlicheQualitätsverbesserung sowie ein unternehmensweites Verständnis und Verpflichtung zur Produktsicherheit.

Unser Ziel: Null Fehler.

Basierend auf den Normen und Vorschriften der Automobilindustrie soll die Anwendung dieser Richtlinie für rei-bungslose und kosteneffiziente Abläufe zwischen ZF und unseren Lieferanten sorgen.

Die bisherigen Qualitätsrichtlinien „QR83“ von ZF und die „GSQM“ von TRW werden durch die QD83 (Ausgabe 2018) ersetzt, welche die aktuellen kundenspezifischen Anforderungen von ZF beschreibt. Die in derQD83 aufgeführten Themen stellen keine Einschränkung der genannten Regelwerke oder gesetzlichen Forderungendar.

Wir sind uns bewusst, dass der Erfolg von ZF von der hohen Qualität, den Kosten, der Leistung und der Technologieabhängt, die unsere Lieferanten bieten. Wir setzen uns dafür ein, durch gegenseitiges Vertrauen und Engagement,starke Partnerschaften mit unseren Lieferanten zu schaffen.

Wilhelm Rehm Luke VanDongenMember of the Board of Management Senior Vice President, Quality

Contents IATF 16949 Page1. General Requirements 101.1. Scope section 1.1 101.2. References 101.3. Business Language section 8.2.1.1 101.4. Quality Management System section 4 111.5. Regulatory and Statutory Compliance section 8.4.3.1/8.4.2.2/8.6.5 121.6. Government Regulatory Compliance, section 8.6.5/8.4.2.2/5.1.1.1 12

Corporate Social Responsibility & Sustainability1.7. Quality Objectives section 6.2 131.8. Environment section 8.2.2.1 131.9. Special Characteristics section 8.2.3.1/8.3.3.3 141.10. Sub-supplier Management section 8.4 151.11. Changes to Product or Process section 8.2.4/8.5.6 161.12. Product Safety section 4.4.1.2 171.13. Business Processes based on Electronic Data Exchange section 8.2.1.1 171.14. Communication with ZF Customers section 8.2.1 181.15. Contingency Plans section 6.1.2.3 181.16. Control of Reworked and Repaired Products sections 8.7.1.4/8.7.1.5 191.17. Disposition of Nonconforming Products section 8.7 191.18. Escalation Model “Supplier/Purchased Parts” 201.19. Lessons Learned section 6.1.2.1/7.1.6/10.3 201.20. Retention Periods section 7.5.3.2.1 211.21. Marking of Customer’s Property section 8.5.3 211.22. Customer Specific Requirements section 4.3.2 22

2. APQP Advanced Product Quality Planning section 8.1 232.1. Supplier Readiness 232.2. Early Supplier Involvement 242.3. Lessons Learned/Knowledge Transfer section 7.1.6 242.4. Feasibility Study section 8.2.3 242.5. Planning Contents section 8.1.1 252.6. Project Plan section 8.1 252.7. Product Description section 8.2.2 262.8. Development Interface Agreement (only for Suppliers with Design Responsibility) 262.9. Field Failure Analysis/No Trouble Found section 10.2.5/10.2.6262.10. Quality Objectives section 6.2 262.11. Special Characteristics section 8.3.3.3 272.12. Safe Launch Plan 272.13. Process Flow Chart section 8.3.5.2 272.14. Operation Plan section 8.3.5.2 282.15. Product and Process FMEA section 8.3.5.2 282.16. Test Planning/Development Release section 8.3.4.2 302.17. Control Plan section 8.5.1.1 312.18. Release of Product and Process Development section 8.3.5 322.19. Coordination of Production Control section 8.5.1 322.20. Planning and Procurement of Plant, Tools, section 7.1.3.1 32

Fixtures and Equipment2.21. Cleanliness section 8.2 332.22. Inspection Planning section 8.5.1 332.23. Planning and Procurement of Inspection Equipment section 7.1.5.1 332.24. Capability Studies section 8.3.5.2/9.1.1.1 342.25. Planning of Preventive and Predictive Maintenance section 8.5.1.5 352.26. Status of Sub-suppliers and Purchased Parts section 8.4 362.27. Logistics section 8.1.1/8.3.5.1/8.5.4 362.28. Traceability section 8.5.2.1 382.29. Personnel section 7.1.2/7.2 382.30. Station Release section 8.3.5.2 39

2.31. Manufacturing Prototypes section 8.3.4.3 392.32. Audit Planning section 9.2/7.2.3/7.2.4 412.33. Capacity Verification (Run at Rate) section 8.3.5.2 412.34. CQI/Qualification of Special Processes section 9.2.2.3 422.35. Maturity Level Assurance for New Parts section 8.3.2.1 43

3. PPAP/PPF Production Part Approval Process section 8.3.4.4 453.1. Initial Samples section 8.3.4.4 453.2. Reasons for Initial Samples section 8.3.4.4/8.5.6.1 463.3. Submission Levels section 8.3.4.4 473.4. Initial Sampling according to 3D Data Model section 8.3.5.1 473.5 Assessment of Product and Process for Serial Production Release 473.6. Initial Sample Documentation section 8.3.4.4 483.7. Deviation in Initial Sample section 8.3.4.4/8.7.1.1 483.8. Material Data Reporting section 8.3.4.4 483.9. PPF/PPAP Submission Process section 8.3.4.4 50

4. Serial Production Requirements 514.1. Introduction 514.2. Processing Complaints section 10.2.6 514.3. Layout Inspection and Functional Testing/Annual Revalidation section 8.6.2 534.4. Safe Launch 514.5. Deviation Approval section 8.5.6.1.1/8.7.1.1 55

5. Specific Requirements for Electronic Components 575.1. AECQ section 8.3.4.2/8.5.6.1 575.2. Robustness Validation section 8.3.4.2/8.5.6.1 575.3. Mission Profile for Electronic Components section 8.2.3.1/8.3.4.2/8.5.6.1 575.4. Product Change Notification (PCN) and section 8.5.6 58

Product Termination Notification (PTN) for Electronic Components5.5. Functional Safety of Software and Components section 8.3.2.3 59

with Integrated Software5.6 Cybersecurity 59

6. References 61

7. Forms 62

8. Glossary 63

Inhalt IATF 16949 Seite1. Allgemeine Anforderungen 101.1. Geltungsbereich Abschnitt 1.1 101.2. Verweise 101.3. Geschäftssprache Abschnitt 8.2.1.1 101.4. Qualitätsmanagementsystem Abschnitt 4 111.5. Einhaltung behördlicher und gesetzlicher Vorschriften Abschnitt 8.4.3.1/8.4.2.2/8.6.5 121.6. Einhaltung von Vorschriften, Abschnitt 8.6.5/8.4.2.2/5.1.1.1 12

gesellschaftliche Verantwortung & Nachhaltigkeit1.7. Qualitätsziele Abschnitt 6.2 131.8. Umwelt Abschnitt 8.2.2.1 131.9. Besondere Merkmale Abschnitt 8.2.3.1/8.3.3.3 141.10. Unterlieferantenmanagement Abschnitt 8.4 151.11. Änderungen am Produkt oder Prozess Abschnitt 8.2.4/8.5.6 161.12. Produktsicherheit Abschnitt 4.4.1.2 171.13. Elektronische Abwicklung der Geschäftsprozesse Abschnitt 8.2.1.1 171.14. Kommunikation mit ZF-Kunden Abschnitt 8.2.1 181.15. Notfallpläne Abschnitt 6.1.2.3 181.16. Lenkung nachgearbeiteter oder reparierter Produkte Abschnitte 8.7.1.4/8.7.1.5 191.17. Handhabung fehlerhafter Produkte Abschnitt 8.7 191.18. Eskalationsmodell „Lieferant/Kaufteile” 201.19. Lessons Learned Abschnitt 6.1.2.1/7.1.6/10.3 201.20. Aufbewahrungsfristen Abschnitt 7.5.3.2.1 211.21. Kennzeichnung von Kundeneigentum Abschnitt 8.5.3 211.22. Kundenspezifische Anforderungen Abschnitt 4.3.2 22

2. Qualitätsplanung (APQP) Abschnitt 8.1 232.1. Supplier Readiness 232.2. Rechtzeitige Einbindung von Lieferanten 242.3. Lessons Learned/Wissenstransfer Abschnitt 7.1.6 242.4. Herstellbarkeitsanalyse Abschnitt 8.2.3 242.5. Planungsinhalte Abschnitt 8.1.1 252.6. Projektplan Abschnitt 8.1 252.7. Produktbeschreibung Abschnitt 8.2.2 262.8. Leistungsschnittstellenvereinbarung (nur für Entwicklungslieferanten) 262.9. Schadteilanalyse Feld/No Trouble Found Abschnitt 10.2.5/10.2.6 262.10. Qualitätsziele Abschnitt 6.2 262.11. Besondere Merkmale Abschnitt 8.3.3.3 272.12. Safe Launch-Plan 272.13. Prozessablaufplan Abschnitt 8.3.5.2 272.14. Arbeitsplan Abschnitt 8.3.5.2 282.15. Produkt- und Prozess-FMEA Abschnitt 8.3.5.2 282.16. Erprobungsplanung/Entwicklungsfreigabe Abschnitt 8.3.4.2 302.17. Produktionslenkungsplan Abschnitt 8.5.1.1 312.18. Freigaben der Produkt- und Prozessentwicklung Abschnitt 8.3.5 322.19. Abstimmung der Serienüberwachung Abschnitt 8.5.1 322.20. Planung und Beschaffung von Anlagen, Abschnitt 7.1.3.1 32

Werkzeugen und Betriebsmitteln2.21. Sauberkeit Abschnitt 8.2 332.22. Prüfplanung Abschnitt 8.5.1 332.23. Planung und Beschaffung von Prüfmitteln Abschnitt 7.1.5.1 332.24. Fähigkeitsnachweise Abschnitt 8.3.5.2/9.1.1.1 342.25. Planung der vorbeugenden und vorausschauenden Instandhaltung Abschnitt 8.5.1.5 352.26. Status der Unterlieferanten und Kaufteile Abschnitt 8.4 362.27. Logistik Abschnitt 8.1.1/8.3.5.1/8.5.4 362.28. Rückverfolgbarkeit Abschnitt 8.5.2.1 382.29. Personal Abschnitt 7.1.2/7.2 382.30. Arbeitsplatzfreigabe Abschnitt 8.3.5.2 39

2.31. Prototypenherstellung Abschnitt 8.3.4.3 392.32. Auditplanung Abschnitt 9.2/7.2.3/7.2.4 412.33. Kapazitätsnachweis (Run at Rate) Abschnitt 8.3.5.2 412.34. CQI/Qualifikation von Sonderprozessen Abschnitt 9.2.2.3 422.35. Reifegradabsicherung für Neuteile Abschnitt 8.3.2.1 43

3. Produktionsprozess- und Produktfreigabe Abschnitt 8.3.4.4 453.1. Erstmuster Abschnitt 8.3.4.4 453.2. Anlässe für Erstbemusterungen Abschnitt 8.3.4.4/8.5.6.1 463.3. Vorlagestufen Abschnitt 8.3.4.4 473.4. Erstbemusterung nach 3D-Datenmodell Abschnitt 8.3.5.1 473.5 Produkt- und Prozessbewertung für Serienproduktionsfreigabe 473.6. Erstmusterdokumentation Abschnitt 8.3.4.4 483.7. Abweichungen bei Erstmustern Abschnitt 8.3.4.4/8.7.1.1 483.8. Materialdaten-Bericht Abschnitt 8.3.4.4 483.9. PPF/PPAP-Vorlageverfahren Abschnitt 8.3.4.4 50

4. Anforderungen an die Serienproduktion 514.1. Einleitung 514.2. Reklamationsbearbeitung Abschnitt 10.2.6 514.3. Requalifikationsprüfung/Jährliche Revalidierung Abschnitt 8.6.2 534.4. Safe Launch 544.5. Abweichungsgenehmigung Abschnitt 8.5.6.1.1/8.7.1.1 55

5. Spezifische Anforderungen für Elektronikkomponenten 575.1. AECQ Abschnitt 8.3.4.2/8.5.6.1 575.2. Robustness Validation (Bewertung der Belastbarkeit) Abschnitt 8.3.4.2/8.5.6.1 575.3. Mission Profile (Einsatzprofil) für Elektronikkomponenten Abschnitt 8.2.3.1/8.3.4.2/8.5.6.1 575.4. Product Change Notification (PCN) und Abschnitt 8.5.6 58

Product Termination Notification (PTN) für Elektronikkomponenten5.5. Funktionale Sicherheit bei Software und Komponenten Abschnitt 8.3.2.3 59

mit integrierter Software5.6 Cybersecurity 59

6. Verweise 61

7. Formulare 62

8. Glossar 63

10 QD83 – Global Supplier Quality Directive1. General Requirements/Allgemeine Anforderungen

1.1. Scope (IATF 16949: section 1.1)

The Global Supplier Quality Directive (QD83) is valid forthe supply of production materials, software andAftermarket products.

It is also valid for services that affect customerrequirements such as sub-assembling, sequencing,sorting, rework, washing and calibration services.

It applies to all suppliers along the supply chainproviding products to ZF. It is also applicable forcustomer directed suppliers (directed buy).

ZF suppliers are expected to extend the requirements ofQD83 to their own suppliers and sub-suppliers.

This Quality Directive also applies to deliveries withinthe ZF Group (intra-company business).

ZF provides this document in English and German.Only the English version of this Quality Directive is acontrolled document in compliance with IATF 16949.The English version is binding. Translations in otherlanguages provided by ZF are meant only forinformation.

1.2. References All reference documents mentioned in this directive andlisted in section 6. (References) are the most currenteditions. Only the latest edition of each referenceddocument shall be used, unless otherwise specified by ZF.

1.3. Business Language (IATF 16949: section 8.2.1.1)

All communications will be conducted in English unlessotherwise requested by the ZF receiving plant.

Unless otherwise specified by ZF, documents includingPPF/PPAP and APQP documents shall be written inEnglish. In addition, they may display the native

1. General RequirementsAllgemeine Anforderungen

1.1. Geltungsbereich (IATF 16949: Abschnitt 1.1)

Die Globale Richtlinie zur Lieferantenqualität (QD83) giltfür die Lieferung von Produktionsmaterial, Software undProdukten für den Ersatzteilmarkt.

Sie gilt auch für Dienstleistungen, die Einfluss auf dieErfüllung der Kundenanforderungen haben, wie z. B.Vormontage, Sequenzierung, Sortierung, Nacharbeit,Waschen und Kalibrierdienstleistungen.

Sie gilt für alle Lieferanten der Lieferkette, die ZF mitProdukten beliefern, sowie für die vom Kunden vorge-schriebenen Lieferanten („Directed Buy“).

ZF fordert von seinen Lieferanten, dass sie die Anforde-rungen aus der QD83 an ihre eigenen Lieferanten undUnterlieferanten weitergeben.

Diese Qualitätsrichtlinie gilt auch für Lieferungen inner-halb des ZF-Konzerns (innerbetriebliches Geschäft).

ZF stellt dieses Dokument in English und Deutsch zurVerfügung. Allein die englische Version dieser Qualitäts-richtlinie ist ein gelenktes Dokument gemäß IATF16949.Die englische Version ist bindend. Von ZF zurVerfügung gestellte Übersetzungen in andere Sprachendienen nur der Information.

1.2. Verweise Bei allen in dieser Richtlinie aufgeführten und in Ab-schnitt 6 (Verweise) aufgelisteten Referenzdokumentenhandelt es sich um die aktuellsten Ausgaben. Sofernvon ZF nicht anderweitig vorgeschrieben, darf nur dieneueste Ausgabe der referenzierten Dokumente ver-wendet werden.

1.3. Geschäftssprache (IATF 16949: Abschnitt 8.2.1.1)

Sofern vom ZF-Empfängerwerk nicht anderweitig ver-langt, erfolgt die gesamte Kommunikation auf Englisch.

Sofern von ZF nicht anderweitig festgelegt, müssen Do-kumente einschließlich PPF-/PPAP- und APQP-Doku-mente, in englischer Sprache verfasst sein. Darüber

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language of the supplier or of the ZF receiving plant, ifcommon to both.

1.4. Quality Management System (IATF 16949: section 4)

An effective quality management system, set upaccording to the standards and regulations of IATF16949, is a prerequisite for supplier relations with ZF. The effectiveness of the QM system should be reflectedby:• Continuous and verifiable improvement of processes,

procedures, and products• Delivered quality• Delivery reliability• Prompt and effective implementation of corrective

actions• Communication at all levels• Appropriate and timely processing of new and

revised projects

The goal of this quality management system is toachieve the “Zero-Defect” target.

The minimum requirement is certification according toISO 9001 by an accredited certification body.

Certification according to IATF 16949 is required forautomotive and service parts suppliers. If not yetaccredited to IATF 16949, those suppliers shall have aplan to achieve certification.

The supplier shall inform ZF immediately if thecertificate:• has been revoked• has expired without a successful recertification• has been temporarily placed on suspension

If no recertification is planned, the supplier shall informZF, at least 3 months prior to the expiration date.

After a successful recertification, new certificates shallbe sent to the ZF receiving plant electronically withoutexplicitly being requested using the ZF communication

hinaus können sie in der Muttersprache des Lieferantenoder des ZF-Empfängerwerks verfasst sein, falls beidengeläufig.

1.4. Qualitätsmanagementsystem (IATF 16949: Abschnitt 4)

Voraussetzung für Lieferantenbeziehungen mit ZF ist einwirksames Qualitätsmanagementsystem, das nach demRegelwerk IATF 16949 aufgebaut ist. Die Wirksamkeit des QM-Systems sollte sich widerspie-geln in:• Kontinuierlicher und nachweisbarer Verbesserung von

Prozessen, Verfahren und Produkten• Anlieferqualität• Liefertreue• Schneller und wirksamer Umsetzung von Korrektur-

maßnahmen• Kommunikation auf allen Ebenen• Inhaltlicher und termingetreuer Abarbeitung von Neu-

und Änderungsprojekten

Ziel dieses Qualitätsmanagementsystems ist das Errei-chen des Null-Fehler-Ziels.

Die Mindestanforderung ist die Zertifizierung nach ISO9001 durch eine akkreditierte Zertifizierungsgesell-schaft.

Für Lieferanten von Automobil- und Serviceteilen ist dieZertifizierung nach IATF 16949 erforderlich. Falls dieseLieferanten noch nicht nach IATF 16949 zertifiziert sind,müssen diese einen Plan zur Erlangung der Zertifizie-rung erstellen.

Der Lieferant muss ZF unverzüglich informieren, fallsdas Zertifikat:• entzogen wurde • ohne erfolgreiche Neuzertifizierung abgelaufen ist• vorübergehend ausgesetzt wurdeIst keine Neuzertifizierung geplant, muss der LieferantZF mindestens 3 Monate vor dem Ablaufdatum darüberinformieren.

Nach einer erfolgreichen Neuzertifizierung sind dieneuen Zertifikate ohne ausdrückliche Aufforderung elek-tronisch über die ZF-Kommunikationsplattformen (zu-


platforms (accessible via the ZF Internet website). It isthe responsibility of the supplier to ensure that each ZFreceiving plant has been informed about the newcertificate.

Certification shall be provided by accredited certificationbodies.

Audits (IATF 16949: section 8.4.2.4.1)ZF reserves the right to carry out audits andassessments on quality management systems,processes and products, with the ZF customer or a thirdparty appointed by ZF if necessary, after priornotification.

1.5. Regulatory and Statutory Compliance (IATF 16949: section 8.4.3.1/8.4.2.2/8.6.5)

ZF suppliers shall adhere to and pass down allapplicable statutory and regulatory requirements to theirsuppliers in the entire supply chain.

The supplier shall apply the legal requirements of theproduction location and of the country of use (if namedby ZF) during the APQP phase to all products,processes or services (internal and external). Thisprocess shall be completed at the latest by PPF/PPAPsubmission.

1.6. Government Regulatory Compliance,Corporate Social Responsibility &Sustainability (IATF 16949: section 8.6.5/8.4.2.2/5.1.1.1)

ZF expects its suppliers and sub-suppliers to adopt andadhere to our minimum expectations towards businessethics, working conditions, human rights andenvironmental leadership. These expectations aredescribed in ZF’s “Business Partner Principles”, availablefor download on the ZF Internet website (BusinessPortal >> Materials Management >> Compliance). Uponrequest or audit by ZF, suppliers shall provide evidenceof adherence to these requirements.

gänglich über die ZF-Internetseite) an die zu belieferndenZF-Standorte zu senden. Es liegt in der Verantwortungdes Lieferanten sicherzustellen, dass jeder belieferte ZF-Standort über das neue Zertifikat informiert wurde.

Zertifizierungen müssen durch akkreditierte Zertifizie-rungsgesellschaften erfolgen.

Audits (IATF 16949: Abschnitt 8.4.2.4.1)ZF behält sich vor, gegebenenfalls mit dem ZF-Kundenoder einer durch ZF beauftragten dritten Partei nach vor-heriger Ankündigung, Audits und Assessments zu Quali-tätsmanagementsystemen, Prozessen und Produktendurchzuführen.

1.5. Einhaltung behördlicher und gesetzlicher Vor-schriften (IATF 16949: Abschnitt 8.4.3.1/8.4.2.2/8.6.5)

Lieferanten müssen alle geltenden behördlichen und ge-setzlichen Anforderungen erfüllen und an ihre Lieferan-ten in der gesamten Lieferkette weitergeben.

Der Lieferant muss bereits während der APQP-Phase diegesetzlichen Vorschriften des Produktionsstandorts unddes Nutzungslandes (falls von ZF angegeben) auf alle Pro-dukte, Verfahren oder Serviceleistungen (intern und ex-tern) anwenden. Dieses Verfahren muss spätestens bis zurVorlage der PPF/PPAP Dokumente abgeschlossen sein.

1.6. Einhaltung von Vorschriften, gesellschaftlicheVerantwortung & Nachhaltigkeit (IATF 16949: Abschnitt 8.6.5/8.4.2.2/5.1.1.1)

ZF fordert von ihren Lieferanten und Unterlieferanten,dass sie unsere Mindesterwartungen an Unternehmens-ethik, Arbeitsbedingungen, Menschenrechte und Um-weltschutz übernehmen und erfüllen. Diese sind im„Geschäftspartnerkodex" von ZF beschrieben und ver-fügbar zum Downloaden auf der ZF-Internetseite (Busi-ness Portal >> Materialwirtschaft >> Compliance). AufVerlangen von ZF müssen die Lieferanten den Nachweisder Erfüllung dieser Anforderungen erbringen, was auchim Rahmen einer Auditierung durch ZF erfolgen kann.

https://www.zf.com/corporate/de_de/company/company_profile_zf/divisions_business_units/purchasing_logistics/quality_guidelines/quality_guidelines.html


https://www.zf.com/corporate/en_de/company/company_profile_zf/divisions_business_units/purchasing_logistics/quality_guidelines/quality_guidelines.html


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1.7. Quality Objectives (IATF 16949: section 6.2)

The supplier shall ensure that quality objectives to meetcustomer requirements are defined, established,maintained and reviewed for relevant functions,processes, and levels throughout the organization.

In the context of quality planning, the supplier isexpected to develop a “Zero-Defect Strategy” and takeall necessary actions in order to achieve the “ZeroDefect” target.

If the quality performance has a potential to impact thesafety, quality or delivery of products, the supplier shallinform immediately all possibly impacted ZF receivingplants and other involved parties in the supply chain toZF.

1.8. Environment(IATF 16949: section 8.2.2.1)

Effective environmental management, which ensurescompliance with the respective applicable environ-mental regulations and improves continuously andefficiently the environmental conditions of the supplier, is an essential contribution towards supply security. ZF is committed to the protection of the environment. All ZF plants are ISO 14001 certified. We therefore expect our suppliers to show voluntary commitment toenvironmental protection by implementing anenvironmental management system.

Suppliers operating foundries, galvanizing and paintshops, manufacturers of Printed Circuit Boards (PCB),primary and secondary cells, electronic components orperforming any surface treatment using chemicals ordyes, resins, leather etc., grease and oil shall provide acertificate according to ISO 14001 or an equivalentsystem. If this certificate is not available, then a timeschedule for certification needs to be presented.

Product-related environmental and Safety Data Sheetrequirements All supplies shall meet applicable legal, environmentaland import regulations (e.g. EU REACH (EC) No.

1.7. Qualitätsziele (IATF 16949: Abschnitt 6.2)

Der Lieferant muss dafür sorgen, dass für die entspre-chenden Funktionen, Verfahren und Ebenen der gesam-ten Organisation Qualitätsziele zur Erfüllung derKundenanforderungen definiert, festgelegt, eingehaltenund überprüft werden.

Im Rahmen der Qualitätsplanung wird vom Lieferantenerwartet, eine „Null-Fehler-Strategie" zu entwickeln undalle erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen, um dasNull-Fehler-Ziel zu erreichen.

Beeinträchtigt die Qualitätsleistung die Sicherheit, Quali-tät oder Belieferung von Produkten, muss der Lieferantunverzüglich alle möglicherweise betroffenen ZF-Emp-fängerwerke und weitere Beteiligte in der ZF-Lieferketteinformieren.

1.8. Umwelt (IATF 16949: Abschnitt 8.2.2.1)

Ein wirksames Umweltmanagement, welches die Einhal-tung der jeweils gültigen Umweltvorschriften gewähr-leistet und die Umweltbedingungen des Lieferantenkontinuierlich und effizient verbessert, ist ein wesentli-cher Beitrag zur Liefersicherheit. ZF hat sich dem Schutzder Umwelt verpflichtet. Alle ZF-Werke sind nach ISO14001 zertifiziert. Wir erwarten daher auch von unserenLieferanten die Selbstverpflichtung zum Umweltschutzdurch Implementierung eines Umweltmanagementsys-tems.

Lieferanten, die Gießereien, Galvaniken und Lackiere-reien betreiben, Hersteller für Leiterplatten, Primär- undSekundärzellen, Elektronikkomponenten sowie Betriebefür jegliche Oberflächenbehandlung unter Verwendungvon Chemikalien oder Farbstoffen, Harzen, Leder, Fetteund Öle müssen ein Zertifikat nach ISO 14001 odereinem gleichwertigen System nachweisen. Fehlt dieserNachweis, ist ein Zeitplan zur Erreichung der Zertifizie-rung vorzulegen.

Produktbezogene Anforderungen an die Umwelt undSicherheitsdatenblätterAlle Lieferanten müssen die geltenden gesetzlichen, Um-welt- und Importbestimmungen einhalten (z.B. EU


1907/2006, EU ELV Directive 2000/53/EC, China requirements for prohibited substances on automobilesGB/T 30512-2014, … ). ZF Norm 9003 “Control ofProhibited and Regulated Substances” and ZFN 9004-1“General ZF Packing Specification; Logistics,Environmental Protection” shall be applied.

Upon request, suppliers shall provide recycling and disposalconcepts appropriate for their products. Additional data(e.g. energy consumption and emissions) may berequested for life cycle assessment of ZF products.

Suppliers shall submit Safety Data Sheets (SDS) formaterials and mixtures, in accordance with the UnitedNation’s Globally Harmonized System (GHS) ofClassification and Labelling of Chemicals and theEuropean Classification, Labelling & Packaging (CLP)regulation.

For products classified as a dangerous good (e.g.pressurized shock absorber, pyrotechnic articles, lithiumbatteries, …) SDS or similar information shall beprovided by the supplier in order for ZF to fulfill handlingand transport requirements.

1.9. Special Characteristics (IATF 16949: section 8.2.3.1 & 8.3.3.3)

ZF describes product and service requirements on thetechnical drawings, specifications and relevantpurchasing documents.

All characteristics shall be complied with. There arecharacteristics with higher risks which require specialconsideration. These are the “Special Characteristics”.

Deviations in these characteristics can seriously affectproduct safety, product lifetime, assembly capability,product functionality, quality and can violate official orlegal regulations.

Special Characteristics are specified by ZF anddocumented on the drawings and/or specifications. Theyare to be identified as well, from the risk analysis of the

REACH (EG) Nr. 1907/2006, EU ELV Richtlinie2000/53/EC, Chinas Auflagen für verbotene Substanzenin Automobilen GB/T 30512-2014, … ). Die ZF Norm9003 „Beschränkung von verbotenen und reguliertenStoffen” sowie ZFN 9004-1 „Allgemeine ZF-Verpa-ckungsvorschrift; Logistik, Umweltschutz” ist ebenfallszu beachten.

Auf Anfrage müssen Lieferanten für ihre Produkte geeig-nete Verwertungs- und Entsorgungskonzepte aufzeigen.Für die Bewertung des Lebenszyklus von ZF-Produktenkönnen zusätzliche Daten (z.B. Energieverbrauch undEmissionen) angefordert werden.

Lieferanten müssen Sicherheitsdatenblätter (SDB) fürMaterialien und Gemische nach dem global harmonisier-ten System der Vereinten Nationen zur Einstufung undKennzeichnung von Chemikalien (GHS) und der Europäi-schen Regelung zur Einstufung, Kennzeichnung und Ver-packung (CLP) vorlegen.

Für als Gefahrengut eingestufte Produkte (z.B. druckbe-aufschlagte Stoßdämpfer, pyrotechnische Gegenstände,Lithiumbatterien, …) muss der Lieferant das Sicherheits-datenblatt (SDB) oder ähnliche Informationen bereitstel-len, damit ZF die Handhabung- und Transportanforder-ungen erfüllen kann.

1.9. Besondere Merkmale (IATF 16949: Abschnitt 8.2.3.1 & 8.3.3.3)

ZF beschreibt die Anforderungen an Produkte und Ser-viceleistungen durch technische Zeichnungen, Spezifika-tionen und die jeweiligen Einkaufsdokumente.

Alle Merkmale sind einzuhalten. Es gibt Merkmale mithöheren Risiken, die eine besondere Beachtung erfor-dern. Dieses sind die „Besonderen Merkmale“.

Abweichungen bei diesen Merkmalen können die Pro-duktsicherheit, die Lebensdauer, die Montagefähigkeit,die Funktion, sowie die Qualität beeinträchtigen und auchbehördliche oder gesetzliche Vorschriften verletzen.

Besondere Merkmale werden von ZF vorgeschriebenund auf den Zeichnungen und/oder Spezifikationen do-kumentiert. Sie sind auch aus der Risikoanalyse des Lie-

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supplier, e.g. from the product and/or process FMEA,based on the supplier’s experience and knowledge.

Special Characteristics as defined by ZF are categorizedas follows:• Critical Characteristics (C) • Significant Characteristics (S)• Pass Through Characteristics (PTC)• Process Characteristics (P)

A detailed description of the ZF-standardized definitions,determinations and affiliated requirements is available fordownload on the ZF Internet website (see “Regulation ofSpecial Characteristics (SC) within the ZF Group”).

The ZF requirements for Special Characteristics in theproject planning phase are described in section 2.11 –Special Characteristics.

1.10. Sub-supplier Management (IATF 16949: section 8.4)

Sub-suppliers have a significant impact on the quality of thefinal product. ZF suppliers shall have a documentedsupplier management system in place.

ZF suppliers are responsible for the development oftheir sub-suppliers. They shall have the necessary process, competence and resources to manage theirsub-suppliers (including directed-buy suppliers andoutsourced processes) and monitor their performance.They shall also ensure that the sub-suppliers complywith all the requirements contained in this directive.

An intent to change a sub-supplier shall becommunicated well in advance to ZF. The change of asub-supplier can only be implemented upon priorapproval by ZF. See section 1.11 – Changes to Productor Process. Subsequently, Production Part ApprovalProcess (PPF/PPAP) shall be performed.

ZF reserves the right to participate in audits andassessments of sub-suppliers regarding quality

feranten heraus zu bestimmen, z. B. aus der Produkt/-und/oder Prozess-FMEA basierend auf Erfahrung undKnowhow des Lieferanten.

Von ZF festgelegte besondere Merkmale gliedern sichwie folgt:• Kritische Merkmale (C) • Signifikante Merkmale (S)• Pass-Through Merkmale (PTC)• Prozessmerkmale (P)

Eine detaillierte Beschreibung der von ZF standardisier-ten Definitionen, Bestimmungen und damit verbundenenAnforderungen befindet sich auf der ZF-Internetseite.Siehe hierzu „Festlegung der Besonderen Merkmale(BM) innerhalb des ZF-Konzerns”.

Die ZF-Anforderungen für „Besondere Merkmale“ in derProjektplanungsphase sind in Abschnitt 2.11 – Beson-dere Merkmale – beschrieben.

1.10. Unterlieferantenmanagement (IATF 16949: Abschnitt 8.4)

Unterlieferanten haben einen wesentlichen Einfluss aufdie Qualität des Endproduktes. Lieferanten müssen eindokumentiertes Lieferantenmanagement-System unter-halten.

Lieferanten sind für die Entwicklung ihrer Unterlieferan-ten verantwortlich. Sie müssen über erforderliche Vorge-hensweisen, Kompetenzen und Kapazitäten verfügen,um ihre Unterlieferanten zu führen und deren Leistungzu überwachen (dies gilt auch für Directed-Buy-Lieferan-ten und ausgelagerte Prozesse). Sie müssen auch dafürsorgen, dass die Unterlieferanten alle Anforderungen ausdieser Richtlinie erfüllen.

Ein beabsichtigter Unterlieferantenwechsel muss ZF frühzei-tig mitgeteilt werden. Der Wechsel eines Unterlieferantenkann nur nach vorheriger Genehmigung durch ZF vorge-nommen werden. Siehe Abschnitt 1.11 – Änderungen amProdukt oder Prozess. Anschließend müssen Produkt- undProzessfreigabe (PPF/PPAP) durchgeführt werden.

ZF behält sich vor, gemeinsam mit ZF-Lieferanten, ZF-Kunden oder eine von ZF beauftragten dritten Partei, an




management systems, processes, products etc. jointlywith the ZF supplier, ZF’s customers or a third partyassigned by ZF. Advance notice will be given. ZFparticipation in a sub-supplier audit does not absolvethe ZF supplier from their responsibility to properlymonitor and develop the sub-supplier.

1.11. Changes to Product or Process (IATF 16949: section 8.2.4/8.5.6)

The supplier shall have a documented process to controland implement changes that impact product, productrealization and manufacturing process.

A “Change” refers to all situations referenced in AIAGPPAP Manual and/or VDA Volume 2, Trigger matrix ofPart history.

The effects of any change, including those changescaused by sub-suppliers, shall be assessed, verified andvalidated to ensure compliance with ZF requirementsprior to implementation. The evidence of risksassociated with the change shall be documented andassessed.Any intended change, deviating from the latest PPF/PPAPapproval, shall be communicated as soon as possible toZF to allow for a timely review and approval by ZF.

Suppliers shall submit a written request by sending thedesignated form to all affected ZF facilities (available fordownload on the ZF Internet website). The request shallbe accompanied by a detailed timeline demonstratingproper change control that identifies necessary safetystock/bank requirements and timing to allow for a timelyZF/Customer approval and validation.

Changes shall not be implemented prior to the receipt ofwritten approval from ZF.

Authorization to ship production material after a changeimplementation requires a new PPF/PPAP approval.

Audits und Assessments von Unterlieferanten zu Quali-tätsmanagementsystemen, Verfahren und Produktenusw. teilzunehmen. Es erfolgt eine Vorankündigung. DieTeilnahme von ZF an einem Unterlieferanten-Audit ent-bindet den ZF-Lieferanten nicht von seiner Verantwor-tung für eine ordnungsgemäße Überwachung und Ent-wicklung des Unterlieferanten.

1.11. Änderungen am Produkt oder Prozess (IATF 16949: Abschnitt 8.2.4/8.5.6)

Der Lieferant muss über einen dokumentierten Prozesszur Lenkung und Umsetzung von Änderungen verfügen,welche das Produkt und die Herstellung beinflussen.

Eine „Änderung" bezieht sich auf alle Situationen, aufdie das AIAG PPAP-Handbuch und/oder VDA Band 2,Auslösematrix Teilhistorie, verweisen.

Die Auswirkungen einer Änderung, einschließlich derÄnderungen, die von Unterlieferanten veranlasst wur-den, müssen beurteilt, verifiziert und validiert werden,um vor der Umsetzung die Erfüllung der ZF-Anforderun-gen zu gewährleisten. Der Nachweis damit verbundenerRisiken muss dokumentiert und beurteilt werden.Alle beabsichtigten Änderungen, die von der neuestenPPF/PPAP-Freigabe abweichen, müssen ZF unverzüglichmitgeteilt werden, um eine rechtzeitige Prüfung und Ge-nehmigung durch ZF zu ermöglichen.

Lieferanten müssen eine schriftliche Anfrage unter Ver-wendung des dafür vorgesehenen Formulars, an alle be-troffenen ZF-Werke senden (erhältlich auf der ZF-Inter-netseite). Der Anfrage muss ein detaillierter Zeitplan bei-gefügt werden, mit Darstellung der ordnungsgemäßenÜberwachung der Änderung. Hieraus müssen die not-wendigen Sicherheits-/ Vorlaufbestände hervorgehensowie die notwendige Zeitplanung, um die ZF-/Kunden-freigabe und Validierung rechtzeitig zu ermöglichen.

Änderungen dürfen nicht vor einer schriftlichen ZF-Frei-gabe umgesetzt werden.

Zur Versandfreigabe von Produktionsmaterial nach derImplementierung einer Änderung ist eine erneutePPF/PPAP-Freigabe erforderlich.




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If the change is related to electronic components(particularly semiconductor devices, passivecomponents and LED components), section 5.4 shall beapplied.

1.12. Product Safety (IATF 16949: section 4.4.1.2)

Product safety and product liability are particularlysignificant for companies in the automotive industry. Thesupplier has producer responsibility (product liability) fortheir parts and processes, including parts or processesfrom sub-suppliers, which ZF purchases to build theirfinal products. Therefore, in order to prevent productliability risks, it is the responsibility of the supplier to doeverything in their power, in terms of organization andtechnical matters, to guarantee the product safety.

The supplier shall have a documented process for themanagement of “product safety” related products andmanufacturing processes.

ZF requires their suppliers to designate a Product SafetyRepresentative (PSR) to be in charge of all related tasks described in IATF 16949 section 4.4.1.2.

Furthermore, the supplier shall apply these requirementsto their supply chain.

1.13. Business Processes based on Electronic DataExchange (IATF 16949: section 8.2.1.1)

Business processes based on electronic data exchangebetween ZF and its suppliers are a main focus of ZF’sstrategy. According to this strategy, more and more ofthe processes which are described in this directive aremanaged by using the electronic communication plat-forms of ZF such as “SupplyOn” and "VIN-Vendor Infor-mation Network”.

ZF expects suppliers to take the necessary measures tosupport electronic data exchange with ZF via the abovementioned communication platforms and carry outtransactions via ZF's web based applications and

Wenn sich die Änderung auf Elektronikbauteile bezieht(insbesondere Halbleiterbauelemente, passive Kompo-nenten und LED-Komponenten), ist nach Abschnitt 5.4vorzugehen.

1.12. Produktsicherheit (IATF 16949: Abschnitt 4.4.1.2)

Produktsicherheit und Produkthaftung haben in der Au-tomobilindustrie einen besonders hohen Stellenwert.Der Lieferant trägt die Herstellerverantwortung (Produkt-haftung) für seine Teile und Prozesse, welche ZF zurHerstellung der Endprodukte beschafft. Diese Verant-wortung schließt auch die Teile und Prozesse der Zulie-ferer des Lieferanten mit ein. Um die Risiken aus derProdukthaftung zu vermeiden, ist der Lieferant dafür ver-antwortlich, alles organisatorisch und technisch Mögli-che zu tun, um die Produktsicherheit zu gewährleisten.

Der Lieferant muss über dokumentierte Prozesse für dasManagement von produktsicherheitsrelevanten Produk-ten und Produktionsprozessen verfügen.

ZF fordert von seinen Lieferanten die Benennung einesProduktsicherheitsbeauftragten (PSB), der für alle zuge-hörigen Aufgaben gemäß IATF 16949, Abschnitt 4.4.1.2verantwortlich ist.

Darüber hinaus muss der Lieferant seine Lieferkette eben-falls zur Erfüllung dieser Anforderungen verpflichten.

1.13. Elektronische Abwicklung der Geschäftspro-zesse (IATF 16949: Abschnitt 8.2.1.1)

Die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessenzwischen ZF und ihren Lieferanten ist ein Schwerpunktder ZF-Strategie. Entsprechend dieser Strategie werdendie in dieser Richtlinie beschriebenen Prozesse zuneh-mend über elektronische Kommunikationsplattformenvon ZF wie z. B. „SupplyOn“ und „VIN-Vendor Informa-tion Network“ abgewickelt.

ZF erwartet von seinen Lieferanten die Durchführungaller erforderlichen Maßnahmen, um den elektronischenDatenaustausch mit ZF über die vorgenannten Kommu-nikationsplattformen zu unterstützen. Transaktionen sind


communications. Suppliers are responsible formaintaining up to date contact information in theVendor Information Network – Supplier Master and onSupplyOn Business Directory.

All suppliers shall access the ZF communicationplatform frequently to stay up to date.

1.14. Communication with ZF Customers (IATF 16949: section 8.2.1)

ZF expects suppliers to be available for technicalsupport within the context of discussions at customers,on their own premises, or at ZF.

Communication concerning ZF products between thesupplier and customers of ZF shall exclusively take placein agreement with ZF.

1.15. Contingency Plans (IATF 16949: section 6.1.2.3)

Suppliers shall identify and evaluate internal andexternal risks to all manufacturing processes andinfrastructure equipment which are essential to maintainproduction output and ensure that ZF requirements aremet.

Suppliers shall develop a contingency plan for eachsupplier manufacturing/shipping location which maydisrupt product flow to ZF.

ZF shall be informed immediately in the event of anactual disaster (e.g. interruption from externallyprovided products, services, recurring natural disasters,fires …). In this case, suppliers shall provide ZF accessto ZF's tools and/or their replacements.

Suppliers are required to regularly review and updateeach contingency plan, at a minimum annually. Thecontingency plan should include comprehensive testingof the recovery actions and should address potentialgaps in component/raw materials. The implementationof any change concerning these contingency plans shall

über die webbasierten Anwendungen und Kommunikati-onsmittel von ZF auszuführen. Die Lieferanten sind fürdie Pflege der aktuellen Kontaktinformationen im VendorInformation Network – Supplier Master sowie im Sup-plyOn Business Directory verantwortlich.

Es wird von allen Lieferanten erwartete, dass sie regel-mäßig auf die ZF-Kommunikationsplattform zugreifen,um auf dem aktuellen Stand zu bleiben.

1.14. Kommunikation mit ZF-Kunden (IATF 16949: Abschnitt 8.2.1)

ZF fordert, dass Lieferanten zur technischen Unterstüt-zung im Rahmen von Gesprächen mit Kunden, im eige-nen Hause oder bei ZF zur Verfügung stehen.

Die Kommunikation zwischen dem Lieferanten und ZF-Kunden in Bezug auf ZF-Produkte hat ausschließlich inAbsprache mit ZF stattzufinden.

1.15. Notfallpläne (IATF 16949: Abschnitt 6.1.2.3)

Die Lieferanten müssen interne und externe Risiken beiallen Fertigungsprozessen und Infrastruktureinrichtungenidentifizieren und bewerten, welche für die Aufrechter-haltung der Produktionsausbringung wesentlich sind.Dabei ist sicherzustellen, dass die ZF-Anforderungeneingehalten werden.

Lieferanten müssen Notfallpläne für jeden ihrer Produkti-ons-/Versandtandorte entwickeln, welche die Versor-gung von ZF gefährden könnten.

Bei Eintritt eines Schadensfalls (z. B. einer Unterbre-chung bei extern gelieferten Produkten oder Leistungen,Naturkatastrophen, Bränden etc.) ist ZF unverzüglich zuinformieren. In diesem Fall müssen Lieferanten ZF denZugriff auf die ZF-eigenen Werkzeuge bzw. deren Ersatzgewähren.

Lieferanten sind zur regelmäßigen, mindestens jährli-chen Überprüfung und Aktualisierung eines jeden Not-fallplans verpflichtet. Notfallpläne sollten umfangreicheTests der Wiederherstellungsmaßnahmen beinhaltensowie potentielle Lücken bei Komponenten/Rohmaterialaufzeigen. Die Umsetzung von Änderungen bezüglich

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be documented and is subject to the changemanagement process (see section 1.11 – Changes toProduct or Process).

1.16. Control of Reworked and Repaired Products(IATF sections 8.7.1.4/8.7.1.5)

For rework and repair of products, the supplier shallhave a documented process and conduct a risk analysis(e.g. FMEA).

Any repair or rework not included in the agreed ControlPlan during the PPF/PPAP phase is considered as aprocess change according to section 1.11 – Changes toProduct or Process.

ZF shall be notified via the requested form “DeviationRequest”. See section 4.5.

Written ZF approval is required prior to implementation.

1.17. Disposition of Nonconforming Products (IATF 16949: section 8.7)

The supplier shall have a documented process fordisposition of nonconforming products not subject torework or repair.

For product not meeting requirements, the supplier shallverify that the product to be scrapped is renderedunusable prior to disposal, unless otherwise agreed withZF.

Any component produced for supply to ZF, not sentdirectly to ZF or an authorized third party shall bedestroyed in-house prior to recycling in order to makesure that the component may never be used in theintended application. This includes scrap, partsproduced during production trials, engineeringsampling, and all setup and inspection pieces. The supplier shall not divert nonconforming product toservice or other use without prior ZF approval.

dieser Notfallpläne muss dokumentiert werden und un-terliegt dem Änderungsmanagement (siehe Abschnitt1.11 „Änderungen am Produkt oder Prozess“).

1.16. Lenkung nachgearbeiteter oder reparierterProdukte(IATF 16949: Abschnitte 8.7.1.4/8.7.1.5)

Der Lieferant muss für Nacharbeiten und Reparaturen anProdukten über einen dokumentierten Prozess verfügenund eine Risikoanalyse durchführen (z. B. FMEA).

Jegliche Reparatur oder Nacharbeit, die nicht im abge-stimmten Produktionslenkungsplan zur Bemusteruns-phase PPF/PPAP-Phase enthalten ist, wird gemäßAbschnitt 1.11 „Änderungen am Produkt oder Prozess“als Prozessänderung betrachtet.

ZF ist über das Formular „Bauabweichungsantrag“ zuverständigen. Siehe hierzu Abschnitt 4.5.

Vor der Umsetzung ist eine schriftliche Freigabe durchZF erforderlich.

1.17. Handhabung fehlerhafter Produkte (IATF 16949: Abschnitt 8.7)

Der Lieferant muss einen dokumentierten Prozess für dieHandhabung fehlerhafter Produkte anwenden, soferndiese nicht nachgearbeitet oder repariert werden.

Der Lieferant muss sicherstellen, dass ein Produkt wel-ches die Anforderungen nicht erfüllt und verschrottetwerden soll, vor der Entsorgung unbrauchbar gemachtwird, sofern nicht anders mit ZF vereinbart.

Jedes für die Auslieferung an ZF produzierte Bauteil, dasnicht direkt an ZF oder einen autorisierten Dritten ausge-liefert wird, muss vor dem Recycling firmenintern zer-stört werden, so dass das Bauteil niemals für seinenEinsatzzweck verwendet werden kann. Dies umfasstAusschuss, Teile aus Produktionsprobeläufen, technischeMuster sowie sämtliche Einstell- und Prüfteile. Ohne vorherige ZF-Freigabe darf der Lieferant fehler-hafte Produkte nicht für Reparaturen oder anderweitigeZwecke verwenden.


Suppliers shall guarantee conformance to this practiceand shall guarantee that any and all sub-suppliers willconform to this practice. Evidence of communication ofthis policy to sub-suppliers shall be retained andpresented to ZF when requested.

1.18. Escalation Model “Supplier/Purchased Parts” Suppliers providing ZF with products and services thatdo not meet quality, delivery, or planning commitmentsand expectations are subject to enrollment in theescalation process to expedite improvement actions andvisibility.

The ZF Escalation Policy is available for review on theZF Internet website. Questions regarding theinterpretation of this policy and the application thereinshall be directed to the ZF receiving plant.

1.19. Lessons Learned (IATF 16949: section 6.1.2.1/7.1.6/10.3)

Supplier shall have a process to document and shareknowledge, generally gained by experience within theorganization.

For realizing an efficient product and processdevelopment process, the supplier shall consider at aminimum knowledge gained out of former projects,customer claims, recall actions, supplier complaints,change and deviation requests, audits, rework, repairand scrap. The supplier shall review and apply theLessons Learned as a first step in the project.This process shall keep the focus on avoiding defectsinstead of detecting defects in the entire supply chain.The effectiveness is proven by continuous improvementof the production process reliability, supply quality anddelivery performance.

Lieferanten müssen die Einhaltung dieser Vorgehens-weise garantieren und sicherstellen, dass auch sämtli-che ihrer Zulieferer dieser Vorgehensweise einhalten. EinNachweis, dass dieser Grundsatz den Zulieferern mitge-teilt wurde, ist aufzubewahren und ZF auf Anfrage vor-zulegen.

1.18. Eskalationsmodell „Lieferant/Kaufteile“

Lieferanten für Produkte und Dienstleistungen, welchedie Qualitäts-, Liefer- oder Planungsvereinbarungensowie deren Anforderungen nicht einhalten, werden inden Eskalationsprozess aufgenommen, damit Verbes-serungsmaßnahmen beschleunigt umgesetzt und wirk-sam werden.

Die Eskalationsgrundsätze von ZF stehen auf der ZF-Internetseite zur Ansicht bereit. Fragen bezüglich derAus- legung dieser Grundsätze und deren Anwendungsind an das ZF-Empfängerwerk zu richten.

1.19. Lessons Learned (IATF 16949: Abschnitt 6.1.2.1/7.1.6/10.3)

Der Lieferant muss über einen Prozess zur Dokumenta-tion und zum Austausch von Wissen verfügen, welchesdurch Erfahrungen innerhalb der Organisation gewon-nen wird.

Zur Realisierung eines effizienten Produkt- und Prozess-entwicklungsprozesses muss der Lieferant mindestensdas Wissen nutzen, das er in früheren Projekten, ausKundenreklamationen, Rückrufaktionen, Lieferantenre-klamationen, Änderungs- und Bauabweichungsanträ-gen, Audits sowie bei Nacharbeiten, Reparaturen undAusschuss gewonnen hat. Im ersten Projektschritt mussder Lieferant die Lessons Learned prüfen und anwenden.Bei diesem Prozess muss der Schwerpunkt eher auf derVermeidung anstatt der Ermittlung von Mängeln in dergesamten Lieferkette liegen. Die Wirksamkeit wird durchdie kontinuierliche Verbesserung der Prozessstabilität inder Produktion, der Lieferqualität und der Lieferleistungnachgewiesen.



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1.20. Retention Periods (IATF 16949: section 7.5.3.2.1)

The supplier shall define and maintain retention periodsfor documents, records and reference samples.

The applicable retention periods depending on thenature of the relevant documents and type of industryare described in the following standards:

Automotive Industry• IATF (section 7.5.3.2.1) – Record Retention• VDA 1 – Information Management, Documentation

Control and Archiving• AIAG (6) – Record Retention

A ZF summary of the recommended minimum retentionperiods for the Automotive Industries is available forreview on the ZF Internet website.

Non-Automotive IndustryFor some Non-Automotive businesses (such as Marine,Railway, Wind Power, Aviation and Military) theserequirements may vary from the automotive standardsdescribed above.

In light of the limitation periods of product liabilityclaims, retention periods up to 30 years are recom-mended.

These regulations and this summary do not replacelegal requirements.

1.21. Marking of Customer’s Property (IATF 16949: section 8.5.3)

All tools for manufacturing, testing or inspectionequipment belonging to ZF or customers of ZF shall bepermanently marked to clearly show that they areproperty of ZF or of the customer of ZF. These tools shallonly be used for ZF products unless an authorization inwriting exists. Failure to comply with tool identificationrequirements will result in delay or non-payment.

1.20. Aufbewahrungsfristen (IATF 16949: Abschnitt 7.5.3.2.1)

Für Dokumente, Aufzeichnungen und Referenzmustersind vom Lieferanten Aufbewahrungsfristen festzulegenund einzuhalten.

Die branchenspezifischen Aufbewahrungsfristen sowiedie Beschaffenheit der relevanten Dokumente sind inden folgenden Normen beschrieben:

Automobilindustrie• IATF 16949 (Abschnitt 7.5.3.2.1) – Aufbewahrungs-

pflichten• VDA 1 – Dokumentation und Archivierung – Leitfaden

zur Dokumentation und Archivierung von Qualitätsan-forderungen

• AIAG (6) – AufbewahrungspflichtenEine Zusammenfassung von ZF zu den empfohlenenMindestaufbewahrungsfristen für die Automobilindustrieist verfügbar auf der ZF-Internetseite.

Non-Automotive-BranchenFür manche non-automotiven Geschäftsbereiche (wie z.B. Seefahrt, Schienenverkehr, Windkraft, Luftfahrt undVerteidigung) können die Anforderungen von den vorste-hend angeführten Automobil-Normen abweichen.

Vor dem Hintergrund der Ausschlussfristen von Produkt-haftungsansprüchen werden hier Aufbewahrungsfristenvon bis zu 30 Jahren empfohlen.

Diese Festlegungen und diese Zusammenfassung erset-zen nicht die gesetzlichen Forderungen.

1.21. Kennzeichnung von Kundeneigentum (IATF 16949: Abschnitt 8.5.3)

Alle Werkzeuge, Fertigungs- oder Prüfmittel, die Eigen-tum von ZF oder seiner Kunden sind, müssen dauerhaftmit einer Kennzeichnung versehen werden, die eindeu-tig nachweist, dass es sich bei ihnen um Eigentum vonZF respektive eines seiner Kunden handelt. Sofern keineanderweitige schriftliche Genehmigung vorliegt, dürfendiese Werkzeuge nur für Produkte von ZF eingesetztwerden. Die Nichteinhaltung der Kennzeichnungsanfor-derungen für Werkzeuge wird mit Stundung oder Nicht-zahlung geahndet.



22 QD83 – Global Supplier Quality Directive1. General Requirements/Allgemeine Anforderungenl

1.22. Customer Specific Requirements (IATF 16949: section 4.3.2)

Suppliers are expected to comply with specificrequirements of ZF customers.

General customer specific requirements are alreadyincluded in this directive and shall be implemented.

Additional customer specific requirements issued by ZF customers will be communicated on a project basis.Their application will be subject to an agreementbetween ZF and the supplier.

1.22. Kundenspezifische Anforderungen (IATF 16949: Abschnitt 4.3.2)

Lieferanten sind verpflichtet, die spezifischen Anforde-rungen der Kunden von ZF zu erfüllen.

Allgemeine kundenspezifische Anforderungen sind be-reits in dieser Leitlinie enthalten; diese sind entspre-chend umzusetzen.

Zusätzliche kundenspezifische Anforderungen von ZF-Kunden werden auf Projektbasis mitgeteilt. Deren An-wendung unterliegt der Vereinbarung zwischen ZF unddem Lieferanten.

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(IATF 16949: section 8.1) (IATF 16949: Abschnitt 8.1)

ZF’s objective is to involve suppliers in quality planningfor a new project at the earliest possible stage. ZFalways requires systematic planning from our suppliersin the context of project management according to VDAVolume Material Level Assurance (Product Creation –Maturity Level Assurance for New Parts), or AIAG APQP,provided ZF does not stipulate another procedure. Thisplanning applies both to the parts made by the supplieras well as to the supplier’s purchased parts.

ZF shall be notified of the project manager and theproject team.

For the respective part and/or project, the supplier shall,at a minimum, implement the planning steps specifiedbelow (see sections 2.1 to 2.35). Each section describesa necessary planning item (APQP element). If nototherwise specified by ZF, all of these requirements aremandatory.

Feedback shall be provided by means of the requestedform, available for download on the ZF Internet websiteand/or the communication platforms supported by ZF,unless otherwise specified by ZF.

For parts produced and purchased by the supplier (rawmaterials, external processing, sub-suppliers), a statusshall be drawn up which represents the individualevaluations in summary and puts emphasis on individualcritical items.

Project-specific requirements which go beyond thecontents of this Quality Directive will be agreed between ZF and the supplier.

2.1. Supplier Readiness The early recognition and avoidance of quality risks is akey success factor for a flawless launch and stable serialsupply. ZF reserves the right to determine componentsof increased risk or special priority and initiate a supplierreadiness program for these components. The programshall be carried out by the supplier in cooperation withZF. Content and procedures are described in the “ZFSupplier Readiness Directive” available for review on theZF Internet website.

2. APQP Advanced Product QualityPlanningQualitätsplanung (APQP)

Das Ziel von ZF ist es, Lieferanten in einem möglichst frühen Stadium in die Qualitätsplanung eines neuen Projek-tes einzubeziehen. ZF fordert grundsätzlich von seinen Lie-feranten im Rahmen des Projektmanagements einesystematische Planung gemäß VDA Band „Reifegradabsi-cherung“ (Produktentstehung – Reifegradabsicherung fürNeuteile) oder AIAG APQP, sofern ZF nicht ein anderes Ver-fahren festlegt. Diese Planung gilt sowohl für die vom Liefe-ranten hergestellten Produkte als auch dessen Zukaufteile.

Der Projektverantwortliche und das Projektteam sind ZFgegenüber zu benennen.

Für das jeweilige Teil bzw. Projekt sind mindestens allenachfolgend aufgeführten Planungsschritte vom Lieferan-ten durchzuführen (siehe Abschnitt 2.1 bis 2.35). JederAbschnitt beschreibt einen notwendigen Planungspunkt(APQP-Element). Sofern nicht anderweitig von ZF festge-legt, sind sämtliche dieser Anforderungen verpflichtend.

Rückmeldungen sind über das entsprechende Formular(auf der ZF-Internetseite erhältlich) und/oder den von ZFunterstützten Kommunikationsplattformen bereitzustel-len, sofern nicht anderweitig von ZF festgelegt.

Für Hausteile und Kaufteile des Lieferanten (Rohteile,Auswärtsbearbeitung, Zulieferer) ist ein Status zu erstel-len, der die einzelnen Bewertungen zusammengefasstdarstellt und kritische Positionen einzeln herausstellt.

Projektspezifische Forderungen, die über die Inhalte die-ser Qualitätsrichtlinie hinausgehen, werden gesondertzwischen ZF und dem Lieferanten vereinbart.

2.1. Supplier Readiness Die frühzeitige Erkennung und Vermeidung von Qualitätsrisi-ken ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für einen fehlerfreienMarktstart und eine stabile Serienproduktion. ZF behält sichdas Recht vor, Komponenten mit erhöhtem Risiko oder be-sonderer Priorität zu bestimmen und ein Supplier Readiness-Programm für diese Komponenten einzuleiten. Das Pro-gramm muss vom Lieferanten in Zusammenarbeit mit ZFdurchgeführt werden. Inhalte und Verfahren sind in derRichtlinie “ZF Supplier Readiness” beschrieben, welche aufder ZF Internetseite heruntergeladen werden kann.





24 QD83 – Global Supplier Quality Directive2. APQP Advanced Product Quality Planning/Qualitätsplanung (APQP)

2.2. Early Supplier Involvement Depending on the project, ZF will seek to involve theirsuppliers at an early stage to carry out a simultaneousengineering. ZF expects their suppliers to activelyparticipate in these simultaneous engineering activities ifinvited by ZF.

In such a case, a simultaneous engineering process shallbe carried out, involving both ZF and the supplier. A listof necessary activities shall be created, with a clearresponsibility for the supplier or for ZF. Commitment toimplementation of these activities shall be documentedand confirmed. The final result will be assessed by ZF forapproval.

2.3. Lessons Learned/Knowledge Transfer (IATF 16949: section 7.1.6)

Prior to filling out the feasibility study, the supplier shalltake all the relevant lessons learned and knowledge fromprevious or similar projects into consideration accordingto section 1.19 – Lessons Learned.

2.4. Feasibility Study (IATF 16949: section 8.2.3)

The supplier shall analyze all technical documents (e.g.drawing, specifications, environment, statement of work,commodity specific and customer specific requirements…) as well as the Purchasing Terms & Conditions and thisQuality Directive as part of a contract review.

The requirements are to determine and confirm:• the feasibility of the design (for suppliers with

design responsibility),• the ability to manufacture,• the ability to measure, achieve and sustain process

capability for special characteristics.

We expect our suppliers to determine improvements indesign, process and costs.

2.2. Rechtzeitige Einbindung von LieferantenZF strebt danach, seine Lieferanten je nach Projekt be-reits in einem frühen Stadium einzubinden, um so dieUmsetzung von Simultaneous Engineering zu gewähr-leisten. Wenn eine entsprechende Einladung durch ZFausgesprochen wird, fordert ZF von seinen Lieferantendie aktive Teilnahme an diesen Simultaneous-Enginee-ring-Aktivitäten.

In einem solchen Fall muss gemeinsam von ZF und demLieferanten ein Simultaneous-Engineering-Prozess durch-geführt werden. Eine Liste aller erforderlichen Aktivitätenmit klaren Verantwortlichkeiten für den Lieferanten oderfür ZF ist zu erstellen. Die Verpflichtung zur Umsetzungdieser Aktivitäten muss dokumentiert und bestätigt wer-den. Das Endergebnis wird von ZF zur Freigabe bewertet.

2.3. Lessons Learned/Wissenstransfer (IATF 16949: Abschnitt 7.1.6)

Vor Bearbeitung der Herstellbarkeitsanalyse muss derLieferant sämtliche relevanten Erfahrungen und das ge-sammelte Wissen aus vorherigen oder gleichartigen Pro-jekten gemäß Abschnitt 1.19 „Lessons Learned“ be-rücksichtigen.

2.4. Herstellbarkeitsanalyse (IATF 16949: Abschnitt 8.2.3)

Der Lieferant muss alle technischen Unterlagen (z. B.Zeichnungen, Spezifikationen, Umwelt, Lastenhefte, warengruppenspezifische und kundenspezifische Anfor-derungen etc.) sowie die Allgemeinen Einkaufsbedin-gungen und diese Qualitätsrichtlinie im Rahmen derVertragsprüfung analysieren.

Die Anforderungen dienen zur Bestimmung und Bestäti-gung: • der Herstellbarkeit der Konstruktion (für Entwick-

lungslieferanten),• der Eignung zur Herstellung,• der Eignung, für besondere Merkmale die Prozess-

fähigkeit zu messen, zu erreichen und aufrechtzu-erhalten.

Wir fordern von unseren Lieferanten, dass sie bei Kon-struktion, Prozess und Kosten Verbesserungspotenzialeermitteln.

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In diesem Zusammenhang fordert ZF von seinen Liefe-ranten auch, dass Themen wie Verpackung und Versandberücksichtigt werden.

Alle potenziellen Lieferanten müssen für jedes Teil einunterzeichnetes Herstellbarkeitsanalyseformular (erhält-lich auf der ZF-Internetseite) zusammen mit dem Ange-bot einreichen, bevor die Beschaffung undAuftragsvergabe erfolgt. Hierbei handelt es sich um eineVoraussetzung, nicht um eine Garantie für eine Auftrags-vergabe.

Vor der endgültigen Auftragsvergabe behält sich ZF dasRecht vor, eine gemeinsame detaillierte technische Be-wertung/Prüfung mit geeigneten Vertretern des Lieferan-ten durchzuführen.

Sofern von ZF gewünscht, ist mit Einreichung der Her-stellbarkeitsanalyse eine Kapazitätsbestätigung beizufü-gen. Bei allen Produkt- oder Prozessänderungen, diebestehende Aufträge betreffen, ist die Herstellbarkeits-analyse zu prüfen und zu bestätigen. Die bestätigte Her-stellbarkeitsanalyse muss Bestandteil allerErstmusterprüfberichte sein.

2.5. Planungsinhalte (IATF 16949: Abschnitt 8.1.1)

ZF ist detailliert über die Planungsaktivitäten durch dieentsprechenden Formulare (erhältlich auf der ZF-Inter-netseite) bzw. über die ZF-Kommunikationsplattformenzu informieren.

2.6. Projektplan (IATF 16949: Abschnitt 8.1)

Auf Basis der von ZF vorgegebenen Projekt-Meilensteineerstellt der Lieferant einen Projektplan und stellt diesenZF zur Verfügung. Dieser Plan muss auch die einzuhal-tenden Termine festlegen. Dies erfolgt über Rückmel-dung der entsprechenden Formulare (erhältlich auf derZF-Internetseite) bzw. durch Eingabe der angefordertenPlanungsdaten in die von ZF unterstützten Plattformenzum Informationsaustausch.Der Lieferant berichtet regelmäßig in von ZF vorgegebe-nen Intervallen.

In this context, ZF also expects that the supplier con-siders issues such as packaging and shipping.

For each part, all potential suppliers shall submit asigned Feasibility Study form (available for download onthe ZF Internet website) along with the quote, prior tosourcing and awarding of the contract. This is aprerequisite and does not guarantee award of business.

Prior to final sourcing award, ZF reserves the right toconduct a joint detailed technical review/verificationwith appropriate supplier representatives.

The submission of the feasibility study shall beaccompanied by a Capacity Confirmation, if requestedby ZF. Whenever there is a product or process changeon existing business, the feasibility study shall bechecked and confirmed. The confirmed feasibility studyshall be a part of all part approval reports.

2.5. Planning Contents (IATF 16949: section 8.1.1)

ZF shall be notified of detailed activity planning by meansof the requested forms (available on the ZF Internetwebsite) and/or via ZF’s communication platforms.

2.6. Project Plan (IATF 16949: section 8.1)

The supplier creates a project plan based on the ZF-specified project milestones and submits it to ZF. Thisschedule shall also indicate the dates that need to becomplied with by returning the requested forms(available for download on the ZF Internet website)and/or by entering the requested planning data ininformation exchange platforms supported by ZF.

The supplier shall report on a regular frequencyspecified by ZF.









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2.7. Product Description (IATF 16949: section 8.2.2)

Product description starts at a very early stage of thesourcing process (before the APQP phase) to ensure thatall requirements from ZF and ZF’s customer are capturedand included in all relevant documents (e.g. technicalspecifications, drawings, internal standards …).

All issues identified during the product descriptionprocess will be tracked by means of an agreed actionplan.

Dimensions not described in the 3D data models (ifapplicable) but necessary from a production engineeringpoint of view (e.g. runner locations, parting lines) shallalways be determined, specified and agreed with ZF inorder to avoid interferences and problems withmanufacturing and assembly.

2.8. Development Interface Agreement (only forSuppliers with Design Responsibility)

If required, ZF will ensure a project-specific clarificationof the development related tasks and responsibilities.This is done by means of a “Development InterfaceAgreement”, available on the ZF Internet website. Thisdocument shall be filled in by ZF and the supplier withdesign responsibility. It shall be agreed upon by both parties.

2.9. Field Failure Analysis/No Trouble Found(IATF 16949: section 10.2.5/10.2.6)

For complaints from the field, the supplier has to plan a methodic analysis according to VDA Volume “Joint Quality Management in the Supply Chain – Marketingand Service – Field Failure Analysis”. The No TroubleFound process is part of this volume.

2.10. Quality Objectives(IATF 16949: section 6.2)

For measurement and evaluation of the achieved quality,internal project/product related quality objectives shall bedefined by the supplier. The supplier shall monitor the KPIsat all times to meet the quality objectives set by ZF.

2.7. Produktbeschreibung (IATF 16949: Abschnitt 8.2.2)

Die Produktbeschreibung beginnt bereits zu einem sehrfrühen Stadium des Beschaffungsprozesses (vor derAPQP-Phase). So wird sichergestellt, dass sämtliche An-forderungen von ZF und vom ZF-Kunden erfasst und inalle relevanten Dokumente (z. B. Pflichtenhefte, Zeich-nungen, interne Normen etc.) aufgenommen werden.

Sämtliche während des Produktbeschreibungsprozessesidentifizierten Probleme werden durch einen vereinbar-ten Maßnahmenplan verfolgt.

Durch 3D-Datenmodelle ggf. nicht beschriebene, jedochaus Fertigungssicht relevante, herstellungsbedingteMaße (z. B. Platzierung der Angusskanäle, Formteilung)sind grundsätzlich zu ermitteln, festzulegen und mit ZFzu vereinbaren, um Beeinträchtigungen und Problemebei Herstellung und Montage zu vermeiden.

2.8. Leistungsschnittstellenvereinbarung (nur fürEntwicklungslieferanten)

Bei Bedarf wird ZF für eine projektspezifische Festle-gung der entwicklungsbezogenen Aufgaben und Zu-ständigkeiten sorgen. Dies erfolgt anhand einer„Leistungsschnittstellenvereinbarung“, die von ZF ge-meinsam mit dem Entwicklungslieferanten erstellt undabgestimmt wird (verfügbar auf der ZF Internetseite).

2.9. Schadteilanalyse Feld/No Trouble Found(IATF 16949: Abschnitt 10.2.5/10.2.6)

Für Reklamationen aus dem Feld sind vom Lieferanten me-thodische Analysen gemäß VDA Band „Das gemeinsameQualitätsmanagement in der Lieferkette – Vermarktung undKundenbetreuung – Schadteilanalyse Feld“ zu planen. DerNo Trouble Found-Prozess (NTF) ist Bestandteil dieses Bands.

2.10. Qualitätsziele(IATF 16949: Abschnitt 6.2)

Zur Messung und Bewertung der erreichten Qualitätsind vom Lieferanten interne projekt-/produktbezogeneQualitätsziele zu definieren. Der Lieferant muss die ent-sprechenden KPI jederzeit überwachen, um die von ZFaufgestellten Qualitätsziele zu erreichen.

QD83 – Global Supplier Quality Directive2. APQP Advanced Product Quality Planning/Qualitätsplanung (APQP)



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2.11. Special Characteristics (IATF 16949: section 8.3.3.3)

Special Characteristics as well as their relevance andimportance are defined in section 1.9 – SpecialCharacteristics.

The supplier shall identify and mark them in all relevantproduct and process documents, such as drawings,FMEA, risk analyses, work instructions, control plansand ZF specific documents such as the ProductCharacteristic Matrix, Series Control SpecialCharacteristics, etc.

These characteristics require particular considerationincluding capable processes, error proofing, specialcontrols and monitoring in all relevant planning steps asdescribed in the ”Regulation of Special Characteristics(SC) within the ZF Group“ (available for review on theZF Internet website).

Concerning the verification management documents forSpecial Characteristics, the extent of the retentionperiod to be applied needs to be defined in accordancewith the requirements described in section 1.20 –Retention Periods.

2.12. Safe Launch Plan The supplier shall agree upon a Safe Launch Plan priorto the PPAP run, using the requested form (available fordownload on the ZF Internet website).

For details, refer to section 4.4 – Safe Launch. A more indepth description of the Safe Launch Process can beaccessed for review on the ZF Internet website.

2.13. Process Flow Chart (IATF 16949: section 8.3.5.2)

The supplier shall provide a Process Flow Chart for theentire process chain from receiving inspection to pack-aging and shipping. This process flow chart shall bepresented to ZF for common review. FMEA and ControlPlan shall align with Process Flow Chart.

2.11. Besondere Merkmale (IATF 16949: Abschnitt 8.3.3.3)

Besondere Merkmale sowie ihre Relevanz und Bedeu-tung sind in Abschnitt 1.9 „Besondere Merkmale“ defi-niert.

Sie sind vom Lieferanten zu identifizieren und in allen rele-vanten Produkt- und Prozessunterlagen wie z. B. Zeichnun-gen, FMEA, Risikoanalysen, Arbeitsanweisungen undProduktionslenkungsplänen sowie in ZF-spezifischen Doku-menten wie der „Produktmerkmal-Matrix“, der „Serienüber-wachung besonderer Merkmale“ etc. zu kennzeichnen.

Diese Merkmale müssen in allen relevanten Planungs-schritten besonders berücksichtigt und überwacht wer-den hinsichtlich geeigneter Prozesse, Fehlhandlungssi-cherung und Sonderprüfungen. Dies hat gemäß denVorgaben des Dokuments „Festlegung besonderer Merk-male (BM) innerhalb des ZF-Konzerns“ zu erfolgen (er-hältlich auf der ZF-Internetseite).

Die Länge der anzuwendenden Aufbewahrungsfrist inBezug auf die Nachweisführung der Dokumente für be-sondere Merkmale ist in Übereinstimmung mit den An-forderungen festzulegen, die in Abschnitt 1.20„Aufbewahrungsfristen“ beschrieben sind.

2.12. Safe Launch-Plan Vor Durchführung der Erstbemusterung muss der Liefe-rant einen Safe Launch-Plan abstimmen. Dafür ist dasgeforderte Formular zu verwenden (verfügbar alsDownload auf der ZF-Internetseite).

Details siehe Abschnitt 4.4 „Safe Launch“. Eine einge-hendere Beschreibung des Safe Launch-Prozesses ist er-hältlich auf der ZF-Internetseite.

2.13. Prozessablaufplan (IATF 16949: Abschnitt 8.3.5.2)

Der Lieferant muss einen Prozessablaufplan erstellen, derdie gesamte Prozesskette von der Wareneingangsprüfungbis hin zu Verpackung und Versand abdeckt. Dieser Pro-zessablaufplan ist ZF zur gemeinsamen Überprüfung vor-zulegen. FMEA und Produktionslenkungsplan müssen mitdem Prozessablaufplan übereinstimmen.







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2.14. Operation Plan (IATF 16949: section 8.3.5.2)

An Operation Plan shall be completed for all singlecomponents and assemblies. It shall include allinformation on process steps, internal/external transport,means of transportation, as well as the machines andoperating materials to be used. Necessary drawings e.g.for production stage, raw part as well as processdescriptions, shall be issued.

2.15. Product and Process FMEA (IATF 16949: section 8.3.5.2)

The Failure Mode & Effects Analysis (FMEA) shall becarried out to examine possible risks and their evaluationregarding severity, probability of occurrence, and thepossibility of detection.

These risks shall be minimized by introducingappropriate measures.

The FMEA is thus an important instrument for preventingdefects. The FMEA shall be carried out in a timelymanner, so that the results and measures to be takencan still be incorporated into planning.

A FMEA shall be used for all phases of the product lifecycle, such as design, production, assembly, packaging,transport, customer usage, as well as recycling andwaste disposal.

The FMEA shall be used as a continuous improvementtool.

FMEAs shall be developed and/or revised in thefollowing cases, e. g.:• development/production of new parts• introduction of new manufacturing methods• relocation of plants• drawing changes• process changes• if defects occur• lessons learned

Product (Design) FMEAProduct FMEA shall be completed for all parts which arebeing designed within the responsibility of the supplier.

2.14. Arbeitsplan (IATF 16949: Abschnitt 8.3.5.2)

Für alle Einzelteile und Baugruppen ist ein Arbeitsplan zuerstellen. Dieser muss alle Informationen über Prozess-schritte, interne/externe Transporte, Transportmittelsowie die einzusetzenden Maschinen und Betriebsmittelenthalten. Alle benötigten Zeichnungen (z. B. für Produk-tionsschritte, Rohteile sowie Prozessbeschreibungenmüssen erstellt werden.

2.15. Produkt- und Prozess-FMEA (IATF 16949: Abschnitt 8.3.5.2)

Die Fehler-Möglichkeits- und Einfluss-Analyse (FMEA) istzur Untersuchung möglicher Risiken und deren Bewer-tung hinsichtlich Schwere, Wahrscheinlichkeit des Auftre-tens und der Möglichkeit der Entdeckung durchzuführen.

Diese Risiken sind durch Einleitung von Maßnahmen zuminimieren.

Die FMEA ist damit ein wichtiges Mittel zur Fehlerver-meidung. Die FMEA ist rechtzeitig durchzuführen, so-dass Ergebnisse und Maßnahmen noch in die Planungeinbezogen werden können.

Eine FMEA muss dabei alle Phasen des Produktlebens-zyklus wie Konstruktion, Produktion, Montage, Verpa-ckung, Transport, Nutzung durch den Kunden sowieRecycling und Entsorgung berücksichtigen.

Die FMEA ist als Werkzeug zur kontinuierlichen Verbes-serung zu verwenden.

FMEAs sind z. B. bei folgenden Anlässen zu erstellenbzw. zu überarbeiten:• Entwicklung/Produktion von Neuteilen• Einführung neuer Fertigungsverfahren• Standortverlagerungen• Zeichnungsänderungen• Prozessänderungen• Auftreten von Mängeln• Lessons Learned

Produkt-(Design-) FMEAEine Produkt-FMEA ist für alle Bauteile durchzuführen,welche in Verantwortung des Lieferanten konstruiert


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Upon request by ZF, Product FMEA shall be presentedto ZF.

Process FMEAProcess FMEA shall be completed for all process steps of a component. In particular, the results of the process FMEA and the special characteristics shall be taken into consideration as basis for the Control Plan.Upon request by ZF, Process FMEA shall be presentedto ZF. The following topics shall be considered:

Failure simulation along the FMEA (Product andProcess)The identified failure modes within the FMEA shall besimulated on the shop floor after industrialization of theproduction process in order to verify if the failures aredetected. Additional failure modes and other potentialcauses shall be identified and integrated into the FMEA.

Material mix-upThe complete process chain during production,including the processes of the sub-suppliers, shall be analyzed for risk potential concerning the mix-up ofmaterial. All necessary actions shall be taken in order toeliminate the risk of material mix up (e.g.implementation of efficient interlocking systems).

Management of part variantsA system shall be implemented which eliminates therisk of a mix-up of similar looking parts.

Control of scrap parts, rework parts, setup parts and reference partsThis includes, in particular, the prevention of the mixingof suspect parts with good parts in special situationssuch as machine crashes, machine stoppage and re-start.

Technical cleanlinessTechnical cleanliness shall be implemented in the FMEAbased on the specific requirements. The sub-suppliers,machine manufacturers and service providers have tobe considered as well.

werden. Auf Verlangen von ZF ist die Produkt-FMEA ZFvorzulegen.

Prozess-FMEAFür alle Prozessschritte eines Bauteils ist eine Prozess-FMEA durchzuführen. Besonders die Ergebnisse der Pro-zess FMEA sowie die besonderen Merkmale müssen alsBasis für den Prüfplan berücksichtigt werden. Auf Ver-langen von ZF ist die Prozess-FMEA ZF vorzulegen.

Dabei sind folgende Punkte zu berücksichtigen:

Fehlersimulation entlang der FMEA (Produkt und Pro-zess)Nachdem die Entwicklung des Produktionsprozesses zurSerienreife abgeschlossen wurde, müssen die innerhalbder FMEA identifizierten Fehlermöglichkeiten in der Pro-duktionsstätte simuliert werden. So soll überprüft werden,ob Fehler ordnungsgemäß erkannt werden. Weitere Fehler-möglichkeiten und sonstige potenzielle Fehlerursachenmüssen identifiziert und in die FMEA integriert werden.

Vertauschen von MaterialDie komplette Prozesskette der Produktion, inklusive derProzesse der Zulieferer, ist auf das Risikopotenzial derMaterialvertauschung hin zu überprüfen. Alle notwendi-gen Maßnahmen sind zu ergreifen, um das Risiko einesVertauschens von Material zu eliminieren (z. B. Einfüh-rung effizienter Sicherungssysteme).

Management von TeilevariantenEs ist ein System zu implementieren, welches das Risikoeines Vertauschens ähnlich aussehender Teile verhindert.

Kontrolle von Ausschussteilen, nachzuarbeitendenTeilen, Einstellteilen und ReferenzteilenHierzu gehört insbesondere die Vermeidung einer Vermi-schung von fragwürdigen Teilen mit Gutteilen in beson-deren Situationen wie Maschinenausfall,Maschinenstillstand und Neustart.

Technische SauberkeitTechnische Sauberkeit muss den spezifischen Anforde-rungen entsprechend in die FMEA aufgenommen wer-den. Hierbei sind auch die Zulieferer,Maschinenhersteller und Dienstleister einzubeziehen.

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The product and all processes shall be designed so thatall the requirements are fulfilled.

By pass/Skip ProcessA system shall be designed and implemented to ensurethat each process step can only be started if theprevious one has been successfully completed.

Lessons LearnedAll lessons learned from similar processes and productsshall be taken into account for the new project. Amongother things, lessons learned documentation, records ofall internal and external complaints, 8D reports, as wellas preceding FMEA’s shall be considered. LessonsLearned of sub-supplier’s issues have to be taken intoaccount as well.

FMEDA (Failure Mode Effect and Diagnostic Analysis) If requested by ZF, the SFF (Safe Failure Fraction) forelectrical/electronic/programmable electronic safety-related systems shall be determined by the FMEDAbased on the IEC DIN EN 61508-2. ZF shall be notifiedin written form about risks in the safety related system.

AssessmentAn assessment of the FMEA process shall be performed.according to the international standards of VDA and AIAGor by means of the FMEA checklist (available for review onthe ZF Internet website).

Implementing measuresRisks which are identified with the help of a FMEA shallbe minimized by taking appropriate measures. Toimplement the measures, target dates andresponsibilities shall be assigned in such a way that themeasures can be taken before the start of production.The measures introduced shall be re-evaluated regardingtheir effectiveness. ZF shall be informed immediatelyabout any necessary design modifications.

2.16. Test Planning/Development Release (IATF 16949: section 8.3.4.2)

Suppliers with responsibility for product design shall

Das Produkt und alle Prozesse sind so zu entwickeln,dass alle Anforderungen erfüllt werden.

Umgehung/Überspringen des ProzessesEs ist ein System zu entwickeln und umzusetzen, mitdem sichergestellt wird, dass jeder Prozessschritt nurbeginnen kann, wenn der vorherige erfolgreich abge-schlossen wurde.

Lessons LearnedAlle aus ähnlichen Prozessen und Produkten gewonne-nen Erkenntnisse (Lessons Learned) sind bei dem neuenProjekt zu berücksichtigen. Unter anderem sind die Do-kumentation der Lessons Learned, die Dokumentationaller internen und externen Beanstandungen, die 8D-Be-richte sowie die vorangegangenen FMEAs zu berück-sichtigen. Auch Lessons Learned zu Problemen vonZulieferern sind zu berücksichtigen.

FMEDA (Failure Modes, Effects and Diagnostic Analysis) Auf Verlangen von ZF ist die SFF (Safe Failure Fraction)für elektrische/elektronische/programmierbare elektroni-sche sicherheitstechnische Systeme mittels FMEDAgemäß IEC DIN EN 61508-2 zu bestimmen. ZF istschriftlich über Risiken in Bezug auf das sicherheitstech-nische System in Kenntnis zu setzen.

BewertungEine Bewertung des FMEA-Prozesses muss gemäß deninternationalen Standards nach VDA & AIAG oder derCheckliste „FMEA-Auswertung” durchgeführt werden(erhältlich über die ZF-Internetseite).

Umsetzung der MaßnahmenRisiken, welche mit Hilfe einer FMEA offen gelegt wer-den, sind durch geeignete Maßnahmen zu minimieren.Zur Umsetzung der Maßnahmen sind Termine und Ver-antwortliche so zuzuweisen, dass die Maßnahmen vordem Start der Produktion abgearbeitet werden können.Die eingeführten Maßnahmen sind hinsichtlich ihrerWirksamkeit zu bewerten. ZF ist über notwendige kon-struktive Änderungen umgehend zu informieren.

2.16. Erprobungsplanung/Entwicklungsfreigabe (IATF 16949: Abschnitt 8.3.4.2)

Lieferanten mit Entwicklungsverantwortung haben einen




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create and execute a plan, according to which thedesign (development results) will be tested to ensurethat it meets the design specifications. This plan shallcontain, among other things, information on the date,type, extent of the validation type, quantity of samples,etc. The difference between planning and realization(gap analysis) shall be evaluated.

The development release shall be confirmed using the requested form (available for download on the ZF Internet website), unless otherwise specified by ZF.

2.17. Control Plan (IATF 16949: section 8.5.1.1)

The control plan presents a planning tool for preventiveprocess security. It is implemented by a team throughsystematic analysis of production, assembly and testprocesses. This team should be made up of employeesfrom Planning, Manufacturing and Quality Assurance aswell as other related departments.

The results of product and process FMEAs, experienceswith similar processes and products, as well as theapplication of improvement methods shall be taken intoconsideration in the control plans.

In the product development process, the control planshall be created for the phases of pre-series production,safe launch and series production.

A control plan for prototypes shall be created if requiredby ZF.For special characteristics, the sample plan frequency shall be based on quantity, e.g. 5 pieces out of 50.The “Layout Inspection and Functional Testing/AnnualRevalidation“ shall be included in the Control Plan. Formore information, refer to section 4.3.

A detailed description of the process for preparing acontrol plan is included in VDA Volume 4 and in AIAGAPQP.

Plan zu erstellen und abzuarbeiten, nach welchem dasDesign (Entwicklungsergebnisse) auf Erfüllung der De-signvorgaben zu überprüfen ist. Dieser Plan muss unteranderem Auskunft geben über Terminierung, Art undUmfang der Validierung, Art und Umfang der Muster etc.Der Unterschied zwischen Planung und Realisierung istzu bewerten.

Die Entwicklungsfreigabe ist unter Verwendung des ge-forderten Formulars zu bestätigen (verfügbar alsDownload auf der ZF-Internetseite), sofern nicht andersvon ZF vorgegeben.

2.17. Produktionslenkungsplan (IATF 16949: Abschnitt 8.5.1.1)

Der Produktionslenkungsplan bietet ein Planungsmittelzur präventiven Prozessabsicherung. Die Erstellung er-folgt in einem Team durch systematische Analyse vonFertigungs-, Montage- und Prüfprozessen. Dieses Teamsollte sich dabei aus Mitarbeitern der Planung, Fertigungund Qualitätssicherung sowie weiterer zugehöriger Ab-teilungen zusammensetzen.

In den Produktionslenkungsplänen sind die Ergebnisseder Produkt-FMEA, Prozess-FMEA, Erfahrungen vonähnlichen Prozessen und Produkten, sowie Anwendungvon Verbesserungsmethoden zu berücksichtigen.

Während des Produktentstehungsprozesses muss derProduktionslenkungsplan für die Phasen Vorserie, SafeLaunch und Serie erstellt werden.

Sofern von ZF gefordert, muss auch für Prototypen einProduktionslenkungsplan erstellt werden.Für besondere Merkmale müssen die Prüfintervalle mengenbasiert festgelegt werden, z.B. 5 von 50 Teilen.Die „Requalifikationsprüfung/jährliche Revalidierung“muss im Produktionslenkungsplan enthalten sein. Siehehierzu auch Abschnitt 4.3.

Eine detaillierte Beschreibung der Vorgehensweise zurErstellung eines Produktionslenkungsplans ist im VDA-Band 4 und in der AIAG APQP vorhanden.



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2.18. Release of Product and Process Development(IATF 16949: section 8.3.5)

The supplier shall evaluate and document its releases forindividual stages of product and process development.

The results of these evaluations at each stage shall bedescribed in the requested planning documents(available for download on the ZF Internet website).

2.19. Coordination of Production Control (IATF 16949: section 8.5.1)

As a basic principle, all product and process character-istics are important and shall be complied with.

Special characteristics require the proof of process capability. For this purpose the supplier shall monitorthese characteristics with suitable methods, e.g. withstatistical process control (SPC).

If process capability cannot be achieved, 100%inspection shall be carried out.

Special characteristics which are not measurable or onlymeasurable by destroying the product shall bemonitored and documented with suitable methods. Test intervals and the size of random samples shall bedetermined and planned.Planned monitoring of the characteristics in series production shall be agreed with ZF. This informationshall be documented in the Control Plan.

2.20. Planning and Procurement of Plant, Tools, Fixtures and Equipment (IATF 16949: section 7.1.3.1)

All plant, facilities, tools, fixtures and equipmentnecessary for manufacturing are to be planned andprocured to meet the contracted volume. They shall bein place, at the latest, by the initial sampling date.

All other equipment, as well as internal and external meansof transport, shall also be taken into consideration.

2.18. Freigaben der Produkt- und Prozessentwicklung(IATF 16949: Abschnitt 8.3.5)

Der Lieferant muss seine Freigaben der einzelnen Pro-dukt- und Prozessentwicklungsstufen bewerten und do-kumentieren.

Zu jeder Entwicklungsstufe müssen die Bewertungser-gebnisse in den geforderten Planungsdokumenten dar-gestellt werden (verfügbar als Download auf derZF-Internetseite).

2.19. Abstimmung der Serienüberwachung (IATF 16949: Abschnitt 8.5.1)

Grundsätzlich sind alle Produkt- und Prozessmerkmalewichtig und müssen eingehalten werden.

Besondere Merkmale erfordern den Nachweis der Pro-zessfähigkeit. Zu diesem Zweck muss der Lieferant dieseMerkmale mit geeigneten Methoden, z.B. mit Qualitäts-regelkarten (SPC), überwachen.

Ist die Prozessfähigkeit nicht umsetzbar, so hat eine100%-Prüfung zu erfolgen.

Nicht messbare oder nur zerstörend prüfbare besondereMerkmale sind mit geeigneten Methoden zu überwa-chen und zu dokumentieren. Prüfintervalle und Stichprobengrößen sind hierbei festzu-legen.Die geplante Serienüberwachung der besonderen Merk-male ist mit ZF abzustimmen. Diese Abstimmung ist imProduktionslenkungsplan entsprechend zu dokumentieren.

2.20. Planung und Beschaffung von Anlagen, Werk-zeugen und Betriebsmitteln (IATF 16949: Abschnitt 7.1.3.1)

Alle zur Herstellung notwendigen Einrichtungen, Anla-gen, Werkzeuge und Betriebsmittel sind so zu planenund zu beschaffen, dass das Auftragsvolumen angemes-sen erfüllt wird. Spätestens zum Erstmustertermin müs-sen sie zur Verfügung stehen.

Alle weiteren Vorrichtungen sowie interne und externeTransportmittel sind hierbei zu berücksichtigen.




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2.21. Sauberkeit (IATF 16949: Abschnitt 8.2)

Gemäß den spezifischen Anforderungen müssen alleArten von Verunreinigungen und ihre Quellen über diegesamte Prozesskette hinweg in der FMEA berücksich-tigt werden. Alternativ kann der Lieferant eine spezifi-sche Sauberkeits-FMEA durchführen. Hierbei sind auchdie Unterlieferanten, Maschinenhersteller und Dienstleis-ter einzubeziehen.

Das Produkt, die Verpackungen und alle zugehörigenProzesse (Lagerhaltung, Transport, Materialbewegungenetc.) müssen so geplant werden, dass das Aufkommen,die Ansammlung und die Verschleppung von Schmutzsowie Verunreinigungen vermieden werden.

Die Nutzung schädlicher Materialien, welche die ge-plante Anwendung beeinträchtigen könnten, muss ZFmitgeteilt werden und bedarf einer Freigabe durch ZF.

2.22. Prüfplanung (IATF 16949: Abschnitt 8.5.1)

Ausgehend vom Produktionslenkungsplan muss der Lie-ferant einen Prüfplan erstellen, aus dem alle zu prüfen-den Merkmale mit den zugehörigen Prüfmitteln für jedenArbeitsgang hervorgehen. Weiterhin sind die Prüffre-quenz und die Dokumentationsart der Ergebnisse imPrüfplan festzulegen.

2.23. Planung und Beschaffung von Prüfmitteln (IATF 16949: Abschnitt 7.1.5.1)

Der Lieferant legt für alle Merkmale, wie sie z.B. derZeichnung, den Normen, dem Lastenheft etc. zu ent-nehmen sind, die Prüfmethodik mit dem entsprechen-den Prüfmittel fest. Der Beschaffungsprozess ist so zuplanen, dass die notwendigen Prüfmittel zum Termin derProduktionsprozess- und Produktfreigabe (PPF/PPAP) zurVerfügung stehen und die Prüfprozesseignung nachge-wiesen wurde. Externe Prüfungen sowie Prüfungendurch Dienstleister müssen ebenfalls geplant werden.Externe Prüfdienstleister müssen nach ISO/IEC 17025oder vergleichbaren nationalen Normen zertifiziert sein.

Der Nachweis hat nach den Anforderungen des VDABand 5 oder AIAG MSA zu erfolgen. Zusätzlich zu den

2.21. Cleanliness (IATF 16949: section 8.2)

Based on the specific requirements, all types ofcontamination and their sources across the entire processchain must be considered in the FMEA. Alternatively, aspecific cleanliness FMEA may be conducted by thesupplier. The sub-suppliers, machine manufacturers andservice providers must be considered as well.

The product, packaging and all processes (storage,handling, transportation …) shall be designed in such away that dirt emergence, dirt accumulation, dirt trailingand contamination are avoided.

The use of harmful material with potential to impact theplanned application shall be reported and requires anapproval by ZF.

2.22. Inspection planning (IATF 16949: section 8.5.1)

Based on the control plan, the supplier shall create aninspection plan, which includes all characteristics to beinspected with the appropriate inspection equipment foreach operation. In addition, the inspection frequency andtype of documentation of the results shall be defined inthe inspection plan.

2.23. Planning and Procurement of InspectionEquipment (IATF 16949: section 7.1.5.1)

The supplier determines the inspection method with theappropriate inspection equipment for all characteristics,shown on e.g. drawing, standards, specifications, etc.The procurement process shall be planned so that thenecessary inspection equipment is available by the timeof PPF/PPAP submission and suitability of the inspectionprocess has been verified. External inspection and testingby service providers need to be planned as well. Externalservice providers shall be accredited according to ISO/IEC17025 or comparable national standards.

The verification shall be carried out according to therequirements of VDA Volume 5 or AIAG MSA. In

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MSA-Ergebnissen kann ZF in Einzelfällen einen Abgleichder Messungen anfordern oder diesen selbst durchführen.

2.24. Fähigkeitsnachweise (IATF 16949: Abschnitt 8.3.5.2/9.1.1.1)

Der Lieferant verpflichtet sich, die Maschinen- und Pro-zessfähigkeitsuntersuchung gemäß einer der folgendenNormen der Automobilindustrie durchzuführen: VDABand 2, VDA Band 4 oder AIAG SPC.Die nachfolgende Erläuterung erfolgt nach VDA. Bitte be-achten Sie, dass die Terminologie nach AIAG abweicht.

Mindestforderungen für Fähigkeitskennwerte:• Maschinenfähigkeit/Kurzzeitprozessfähigkeit:

Cm/Cmk 1,67• Vorläufige Prozessfähigkeit Pp/Ppk 1,67 • Prozessfähigkeit/Langzeitprozessfähigkeit: Cp/Cpk

1,33

Abweichende Forderungen werden von ZF mit dem Lie-feranten abgestimmt.

Maschinenfähigkeitsuntersuchung (MFU)/Kurzzeitfä-higkeit Maschinenfähigkeitsuntersuchungen sind so zu planen,dass alle Nachweise spätestens zum Erstmustertermin(PPF/PPAP) vorliegen.

Vorläufige Prozessfähigkeitsuntersuchung (PFU) Sofern nicht anderweitig mit ZF vereinbart, ist die Aus-wertung der vorläufigen PFU mit mindestens 25 Stich-proben vorzulegen, welche aus jeweils 5 Messwertenbestehen.

Bei Attributivprüfungen muss die Stichprobengröße min-destens 300 fortlaufende Teile umfassen, sofern nichtanderweitig zwischen ZF und dem Lieferanten im Planzur Probenentnahme vereinbart.

Sofern nicht anderweitig mit ZF vereinbart, muss zurEingrenzung grundsätzlich eine 100% Prüfung odergleichwertige Fehlereingrenzung so lange fortgesetztwerden, bis die vorläufige Prozessfähigkeit nachgewie-sen wurde.

addition to the MSA results, ZF may request or conductan alignment of measurements in selected cases.

2.24. Capability studies (IATF 16949: section 8.3.5.2/9.1.1.1)

The supplier shall agree to conduct the machinecapability study and process capability study accordingto one of the automotive standards VDA Volume 2, VDAVolume 4 or AIAG book SPC.The following explanation is according to VDA. Pleasenote the alternative definition in AIAG.

Minimum requirements for capability indices:• Machine capability/short-term process capability

Cm/Cmk 1.67• Preliminary process capability Pp/Ppk 1.67 • Process capability/long-term process capability

Cp/Cpk 1.33

Deviating requirements will be agreed by ZF with thesupplier.

Machine capability study/short-term capability The machine capability studies shall be planned in sucha way that all verifications are available no later than atthe time of the PPF/PPAP submission.

Preliminary process capability study The evaluation of preliminary process capability studiesshall be presented from at least 25 sub-groups, eachconsisting of 5 samples, unless otherwise agreed with ZF.

For attributive inspection, sample size is minimum 300consecutive pieces, unless otherwise agreed betweenZF and the supplier.

Containment, generally either 100% sorting or someform of mistake proofing, shall continue until such timethat the process Ppk demonstrates preliminary capabilityunless otherwise agreed with ZF.


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Process capability study/Long-term processcapability The long-term process capability study shall besubmitted to ZF as soon as it can be determinedaccording to above mentioned requirements.Furthermore the results of the process capability studyshall be submitted upon request.

Centered production Centered production shall be the target forcharacteristics which can be adjusted. In case of non-capable processes, 100% inspection/sorting or someform of mistake proofing shall continue until such timethat the process Cpk demonstrates long term capability.

The measurement uncertainty shall be deducted fromthe specification limits in the following cases:

• For features/characteristics which do not haveprocess capability and therefore require 100%inspection

• For processes which demonstrate sufficient processpotential (Cp/Pp), but where the process is notcentered and cannot be adjusted (e.g. stamping)

2.25. Planning of Preventive and PredictiveMaintenance (IATF 16949: section 8.5.1.5)

To ensure the delivery capability, a system for preventiveand predictive maintenance on production equipmentand tooling shall be developed.

A maintenance plan shall be set out which includes themaintenance intervals and the extent of the maintenance.

Consistent execution shall be documented in writing. Inaddition to defining preventive maintenance intervals, acontingency plan shall be established for all processesthat can influence the ability to deliver. These are e.g.machines with capacity constraints and special tools.

Prozessfähigkeitsuntersuchung (PFU)/Langzeitpro-zessfähigkeit Die Langzeit-PFU ist, sobald diese gemäß den oben ge-nannten Anforderungen ermittelt werden kann, ZF vor-zulegen. Weiterhin sind die Ergebnisse der PFU aufAnfrage vorzustellen.

Zentrierte Fertigung Das Ziel bei steuerbaren Merkmalen muss die zentrierteFertigung sein. Bei Prozessen ohne Fähigkeitsnachweismüssen Maßnahmen wie die 100-Prozent-Prüfung bzw.-Sortierung oder eine andere Form des Fehlerausschlus-ses so lange fortgesetzt werden, bis die Langzeitprozess-fähigkeit anhand der Prozess-CpK nachgewiesen wurde.

Bei den Spezifikationsgrenzen sind in den folgenden Fäl-len Messunsicherheiten zu berücksichtigen:

• Bei Merkmalen/Kenngrößen ohne Prozessfähigkeits-nachweis, die daher eine 100-Prozent-Prüfung erfor-dern

• Für Prozesse, bei denen zwar ausreichendes Prozess-potential (Cp/Pp) nachgewiesen wurde, die jedochnicht zentriert sind und die nicht angepasst werdenkönnen (z.B. Stanzen)

2.25. Planung der vorbeugenden und vorausschau-enden Instandhaltung (IATF 16949: Abschnitt 8.5.1.5)

Zur Sicherstellung der Lieferfähigkeit ist ein System dervorbeugenden und vorausschauenden Instandhaltung vonFertigungseinrichtungen und Werkzeugen zu entwickeln.

Es ist ein Instandhaltungsplan zu erstellen, welcher dieWartungsintervalle und die Wartungsumfänge enthält.

Die konsequente Durchführung ist schriftlich zu doku-mentieren. Neben der Festlegung von vorbeugendenWartungsintervallen ist ein Notfallplan für alle Prozessezu erstellen, welche Einfluss auf die Lieferfähigkeithaben. Dazu gehören beispielsweise Maschinen mit Ka-pazitätsengpässen sowie Sonderwerkzeuge.

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2.26. Status of Sub-suppliers and Purchased Parts(IATF 16949: section 8.4)

If the supplier assigns orders to a sub-supplier, the sub-supplier shall also fulfill the requirements of thisQuality Directive. This includes the implementation of aquality planning and feedback system with the sub-suppliers according to the requirements of section 2 –APQP Advanced Product Quality Planning.

The use of qualified sub-suppliers for the project shall beensured. If requirements are not met, improvement plansshall be defined. The implementation shall be guaranteed before PPF/PPAP approval of the entireproduct. Special processes shall be considered as well.Refer to section 2.34 – CQI/Qualification of SpecialProcesses.

A list of all sub-suppliers used shall be submitted to ZFusing the prescribed form, available for download on theZF Internet website. A copy of each approved sub-suppliers signed PPF/PPAP cover sheet shall be includedwith the supplier´s PPF/PPAP submission.

The status of the quality planning process shall bepresented regularly. The activities shall be organized sothat the Production Part Approval Process (PPF/PPAP) ofthe purchased parts is completed before the productionprocess and product approval of the entire product.

2.27. Logistics (IATF 16949: section 8.1.1/8.3.5.1/8.5.4)

In principle, ZF establishes a logistics agreement withthe supplier.

Regardless of whether such an agreement was made ornot, the following minimum requirements apply unless avariance has been explicitly agreed:

Planning of packaging including labeling The supplier is responsible for packaging theircomponents and to improve packaging if it is not fit forits intended purpose. The packaging must be designedin such a way to ensure that it is sufficiently robust towithstand shipment by land, air, sea, etc. and arrive on

2.26. Status der Unterlieferanten und Kaufteile(IATF 16949: Abschnitt 8.4)

Vergibt der Lieferant Aufträge an Zulieferer, müssendiese die Anforderungen dieser Qualitätsrichtlinie eben-falls erfüllen. Dies schließt auch die Einführung einesSystems für Qualitätsplanung und Rückmeldungen beiden Zulieferern gemäß den Anforderungen aus Ab-schnitt 2 „Advanced Product Quality Planning“ mit ein.

Der Einsatz von qualifizierten Unterlieferanten im Projektmuss gewährleistet sein. Bei Nichterfüllung der Anforde-rungen sind Pläne zur Verbesserung festzulegen. DieUmsetzung muss vor der Bemusterung (PPF/PPAP) desGesamtprodukts gewährleistet sein. Für Sonderprozessesiehe Abschnitt 2.34 „CQI/Qualifikation von Sonderpro-zessen“.

Eine Auflistung aller eingesetzten Unterlieferanten ist ZFmit dem geforderten Formular zu übermitteln. DiesesFormblatt ist auf der ZF-Internetseite verfügbar. Im Rah-men der Bemusterung muss der Lieferant für jeden sei-ner Unterlieferanten eine Kopie des Deckblattes derjeweiligen Bemusterungsfreigabe (PPF/PPAP) beilegen.

Der Status des Qualitätsplanungsprozesses ist regelmäßigdarzustellen. Die Aktivitäten müssen so ausgerichtet sein,dass die Produktionsprozess- und Produktfreigabe(PPF/PPAP) der Kaufteile vor der Produktionsprozess- undProduktfreigabe des Gesamtprodukts abgeschlossen ist.

2.27. Logistik (IATF 16949: Abschnitt 8.1.1/8.3.5.1/8.5.4)

ZF schließt grundsätzlich mit dem Lieferanten eine Lo-gistikvereinbarung ab.

Unabhängig davon, ob tatsächlich eine solche Vereinba-rung abgeschlossen wurde, gelten jedoch folgende Min-destanforderungen, falls nicht ausdrücklich etwasAbweichendes vereinbart ist:

Verpackungsplanung und KennzeichnungDer Lieferant ist für die Verpackung seiner Bauteileebenso verantwortlich wie für deren Optimierung, solltediese nicht für den geplanten Verwendungszweck geeig-net sein. Die Verpackung ist so zu gestalten, dass eineausreichende Belastbarkeit für den Transport u.a. über




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den Land-, Luft- und Seeweg gewährleistet wird und dertermingerechte, schadens- und verschmutzungsfreie Wa-reneingang der Produkte sichergestellt ist. Die geplanteArt der Verpackung ist auf Initiative des Lieferanten recht-zeitig vor der Bemusterung (PPF/PPAP) oder vor Beginnder Serienlieferung mit ZF abzustimmen.

Die Konzernnorm ZFN 9904-1 „Allgemeine Verpackungs-vorschrift, Logistik, Umweltschutz“ ist zu berücksichtigen(verfügbar als Download auf der ZF-Internetseite).

Auf Anforderung sind zusätzliche standortspezifischeVorgaben zu beachten.

KorrosionsschutzAlle Produkte, welche durch Wechselwirkungen mit derUmgebung beeinträchtigt werden könnten, sind in ge-eigneter Weise zu schützen. Die Freigabe der hierfür ge-planten Korrosionsschutzmittel (falls erforderlich) ist aufInitiative des Lieferanten rechtzeitig vor der Bemusterung(PPF/PPAP) mit ZF abzustimmen.

MaterialflussZur Vermeidung von Chargenvermischungen und zur Si-cherstellung der Rückverfolgbarkeit von Chargen, Rohtei-len, Kaufteilen von Zulieferern sowie Teilen aus eigenerFertigung des Lieferanten ist bei allen Prozessen und Liefe-rungen nach dem Prinzip „First In – First Out“ zu arbeiten. Der Lieferant muss die Rückverfolgbarkeit seiner Produktesicherstellen, beginnend bei seinem Kunden ZF bis hin zuseinen eigenen Zulieferern. Hierzu sind die Teile bzw. dieBehälter in geeigneter Weise mit Chargenkennnummerund Änderungsstand zu beschriften. Der Änderungsstandist auch auf dem Lieferschein anzugeben.

SauberkeitDer Lieferant ist verantwortlich sowohl für die Sauberkeitder Teile als auch für die Verpackung. Die ZF Sauberkeits-spezifikationen sind zu beachten. Die Verpackung mussdie Teile vor Verunreinigungen schützen.

Sämtliche Verpackungsmaterialien müssen wiederverwert-bar oder wenn möglich als Mehrwegverpackung ausge-legt sein.

time without damage or contamination. The plannedtype of packaging must be agreed with ZF on thesupplier’s initiative in sufficient time before PPF/PPAP orseries production delivery.

The “General Packaging Regulation Logistics,Environmental Protection” of ZF Group Standard ZFN 9004-1 shall be observed (available for review onthe ZF Internet website).

Site-specific detailed regulations shall be applied ifrequested.

Corrosion preventionAll products which could be impaired by interactionwith the environment shall be protected appropriately.Approval for use of the planned corrosion inhibitors (ifnecessary) shall be coordinated in a timely manner withZF on the supplier’s initiative and included withPPF/PPAP submission.

Material flowTo avoid mix up of batches and to be able to trace batches,raw parts, parts purchased from sub-suppliers and partsfrom supplier’s own production, “First In – First Out”principle shall be followed across all processes anddelivery. Supplier shall ensure the traceability of their productsfrom ZF all the way back to their sub-suppliers. For this purpose, the parts or containers shall be labeled ina suitable way with batch identification number and revision status. The revision status shall be stated on thedelivery note.

CleanlinessThe supplier is responsible for the cleanliness of boththe parts and the packaging and shall take cleanlinessspecifications of ZF into consideration. Packaging shallprotect the parts against contamination.

All packaging materials shall be recyclable, reusable orreturnable – whenever possible.



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Weitere Anforderungen zu Verpackung und Sauberkeitsind der weltweit gültigen Logistikrichtlinie von ZF zu ent-nehmen (verfügbar als Download auf der ZF-Internetseite).

Sofern von ZF gefordert, muss der Lieferant sicherstel-len, dass die Verpackung elektronischer Teile den spezi-fischen Vorgaben zum Schutz vor elektrostatischerEntladung (ESD) entspricht.

2.28. Rückverfolgbarkeit (IATF 16949: Abschnitt 8.5.2.1)

Der Lieferant muss einen definierten Prozess installieren,mit dem das Einzelteil sowie Chargen oder Produktions-mengen von höchstens acht Stunden bis zu jedem ein-zelnen Arbeitsschritt und Fertigungslos zurückverfolgtwerden können. Hier ist die gesamte Lieferkette einzube-ziehen, bis hin zu Roh- und Kaufteilen.

Der Rückverfolgungsplan ist auf Initiative des Lieferantenrechtzeitig vor der Bemusterung (PPF/PPAP) mit ZF ab-zustimmen und zu implementieren. ZF-spezifische An-forderungen an die Rückverfolgbarkeit sind zuberücksichtigen.

2.29. Personal (IATF 16949: Abschnitt 7.1.2/7.2)

KapazitätsanforderungenDas benötigte Personal für Projekt und Produktion istrechtzeitig einzuplanen. Die Planung ist so zu gestalten,dass sowohl zum Beginn der Projektphase als auch zumProduktionsstart ausreichende Kapazitäten zur Verfü-gung stehen.

QualifikationBei der Einrichtung eines neuen Arbeitsplatzes oder demWechsel des Arbeitsplatzes ist jeder Mitarbeiter gemäßden neuen Gegebenheiten zu schulen. Ein entsprechen-der Nachweis ist zu dokumentieren.

Sofern zeitweise oder vertraglich beschäftigtes Personaleingesetzt wird, muss im Vorfeld und unter Einbezie-hung des betroffenen Arbeitsplatzes eine Risikoanalysedurchgeführt werden. Dieses Personal ist entsprechendzu schulen.

For further requirements concerning packaging andcleanliness, refer to the ZF Global Logistics Directive(available for review on the ZF Internet website).

If required by ZF, the supplier shall ensure that the packaging for electronic parts conforms to the ESD specific requirements (Electro Static Discharge).

2.28. Traceability (IATF 16949: section 8.5.2.1)

The supplier shall set up a defined process which allowsthe traceability of a single part, batch production, or at amaximum 8 hours of production all the way back toeach production step and inspection lot across the entiresupply chain, down to the raw material/purchased parts.

The traceability plan must be agreed with ZF on thesupplier’s initiative and installed in sufficient time beforePPF/PPAP submission. ZF specific requirements fortraceability must be taken into consideration.

2.29. Personnel (IATF 16949: section 7.1.2/7.2)

Capacity requirementsPersonnel need to be planned in a timely manner forboth the project and production. Planning shall beperformed in such a way that sufficient capacity isavailable at the start of both project management andproduction.

QualificationWhen a new station is set up or in the case of a stationchange, the personnel shall be trained according to the new conditions. Corresponding verification shall be documented.

When temporary/contracted personnel are deployed, arisk analysis shall be done up front in consideration ofthe workplace. This personnel shall be trained accord-ingly.




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2.30. Station Release (IATF 16949: section 8.3.5.2)

The supplier shall release all manufacturing andassembly stations before PPF/PPAP. While doing so, theavailability and suitability of the items listed in the following points shall be ensured:

• capability studies• error simulation completed and documented (e.g.

verification of automatic test equipment)• complete and valid work documents (e.g. operation

sheets, control plans, inspection plans, …)• operating materials and maintenance plans• inspection equipment• means of transport • provision of material with accompanying documents

indicating the revision level of the parts

The inspection shall be performed using a suitablechecklist. All production and assembly operations shallbe included. The deviations, if any, shall be documented.Responsibilities shall be defined for implementingcorrective and improvement measures and targetdeadlines shall be set.

After completing the defined measures, anotherinspection shall be performed, taking the deviations thathad been previously identified into account. The resultsshall also be documented.A release for the PPF/PPAP can only take place once theresults of the inspection are successful. This releaseshall be documented.

2.31. Manufacturing Prototypes (IATF 16949: section 8.3.4.3)

General requirements for prototypes For prototype parts, a prototype inspection report(dimension, performance, process data, etc.) shall besubmitted with the first delivery and in the event ofmodifications (index/item number). For this purpose, theinitial sampling form VDA Volume 2 or AIAG PPAP shall beused in accordance with ZF requirements. In this report, alldrawing characteristics or the extent of the modificationrespectively, shall be verified on at least one part.

2.30. Arbeitsplatzfreigabe (IATF 16949: Abschnitt 8.3.5.2)

Vor der Produktionsprozess- und Produktfreigabe(PPF/PPAP) muss der Lieferant alle Fertigungs- undMontagearbeitsplätze freigeben. Dabei ist mindestens zuprüfen, ob die nachfolgend aufgeführten Punkte jeweilsvorhanden und geeignet sind:• Fähigkeitsnachweise• Fehlersimulation durchgeführt und dokumentiert (z.B.

Verifizierung automatischer Prüfeinrichtungen)• Vollständige und gültige Arbeitsunterlagen (z.B. Ar-

beits-, Produktionslenkungs-, Prüfpläne etc.)• Betriebsmittel und Instandhaltungspläne• Prüfmittel• Transportmittel • Materialbereitstellung mit Begleitpapieren, aus denen

der Änderungsstand des Bauteils hervorgeht

Die Prüfung ist mit Hilfe einer geeigneten Checklistedurchzuführen. Dabei sind alle Arbeitsgänge in Ferti-gung und Montage einzubeziehen. Gegebenenfalls fest-gestellte Abweichungen sind zu dokumentieren. ZurDurchführung von Abstell- und Verbesserungsmaßnah-men sind verantwortliche Personen sowie Abschlusster-mine zu benennen.

Nach Abschluss der festgelegten Maßnahmen ist unterBerücksichtigung der zuvor aufgezeigten Abweichungeneine erneute Prüfung durchzuführen. Das Ergebnis istwiederum zu dokumentieren.Eine Produktionsprozess- und Produktfreigabe kann erstnach erfolgreichem Prüfergebnis erfolgen. Diese Frei-gabe ist zu dokumentieren.

2.31. Prototypenherstellung (IATF 16949: Abschnitt 8.3.4.3)

Allgemeine Anforderungen an Prototypen Für Prototypteile ist bei erstmaliger Anlieferung und beiÄnderungen (Index/Sachnummer) ein Prototypprüfbe-richt (mit Abmessungen, Ergebnissen, Prozessdatenetc.) vorzulegen. Dazu ist gemäß der Forderung von ZFdas Erstmusterformular VDA Band 2 bzw. AIAG PPAP zuverwenden. In diesem Bericht sind alle Zeichnungsmerk-male bzw. die Änderungsumfänge an mindestens einemTeil nachzuweisen.

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Apart from that, ZF will specify the necessary extent ofdocumentation in the individual case.

If the prototype and production suppliers are different,the prototype supplier shall share with the productionsupplier the process knowledge gathered in prototypefabrication, if contractually agreed.

The process established to produce parts for validationshall not be changed without prior written agreementand acceptance by ZF. Change requests shall complywith the requirements of change management accord-ing to section 1.11 – Changes to Product or Process.

Prototype deliveries shall also be marked and documentedvia the requested form, available on the ZF Internetwebsite.

Location and component specific requirements forprototypes On request from ZF, special characteristics and additionalcharacteristics defined by ZF are to be documented 100%during the prototype phase and in the ordered quantity.These characteristics are identified in the drawing.

If requested by the ZF receiving plant, the followingadditional requirements shall be fulfilled:

Proto 1For each batch, all the special characteristics (for moreinformation, see section 1.9 and 2.11) shall be mea-sured and documented for 15% of the delivered parts(round up quantity). In addition to the measured values,the respective average and range shall be indicated. Adeviation from this requirement is only possible under thefollowing circumstances:

a) Characteristics are tool relatedProduction is taking place on series production ma-chines and tools for which machine capability values arealready available for similar parts (material, dimensions,and tolerances).

b) Parts coming from the series production If this applies, all characteristics on two parts from each

Darüber hinaus erforderliche Dokumentationsumfängelegt ZF im Einzelfall fest.

Sind Prototyp- und Serienlieferant unterschiedlich, somuss der Prototyplieferant, sofern vertraglich festgelegt,die Prozesskenntnisse mit dem Serienlieferanten teilen,die er bei der Prototypherstellung gewonnen hat.

Der bestehende Prozess zur Herstellung von Bauteilen zuZwecken der Validierung, darf ohne vorherige schriftlicheZustimmung und Abnahme durch ZF nicht verändert wer-den. Änderungsanfragen müssen den Anforderungen desÄnderungsmanagements gemäß Abschnitt 1.11„Änderungen am Produkt oder Prozess“ erfüllen.

Prototypenlieferungen sind zusätzlich zu kennzeichnenund über das geforderte Formular zu dokumentieren(verfügbar auf der ZF Internetseite).

Standort- und bauteilspezifische Anforderungen anPrototypen Auf Anforderung von ZF sind alle besonderen Merk-male sowie zusätzliche von ZF definierte Merkmale inder Prototypenphase zu 100 Prozent zu dokumentierenfür den bestellten Umfang. Diese Merkmale sind in derZeichnung gekennzeichnet.

Auf Anfrage des ZF-Empfängerwerks sind außerdem diefolgenden zusätzlichen Anforderungen zu erfüllen:

Proto 1Bei jeder Charge sind an 15 Prozent der gelieferten Teile(Menge ggf. aufrunden) alle besonderen Merkmale (fürweitere Informationen siehe Abschnitte 1.9 und 2.11) zumessen und zu dokumentieren. Neben den Messwertensind der jeweilige Mittelwert und die Streuung anzuge-ben. Von dieser Vorgabe kann nur unter den folgendenVoraussetzungen abgewichen werden:

a) Merkmale sind werkzeuggebundenFertigung auf Serienmaschinen und mit Serienwerkzeu-gen, wobei für ähnliche Teile (Werkstoff, Dimensionenund Toleranzlagen) bereits Maschinenfähigkeitswertevorliegen.

b) Teile aus der Serienproduktion Trifft diese Voraussetzung zu, sind bei jeder Lieferung an





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zwei Teilen alle Merkmale zu messen und zu dokumen-tieren. Hierbei sind der jeweilige Mittelwert und dieSpannweite der Serie anzugeben.

Die Dokumentation der Messwerte und der sonstigen ge-forderten Angaben (Mittelwert, Streuung, Fähigkeitswerte,werkzeuggebundene Merkmale) muss über das vorgege-bene Formular (verfügbar als Download auf der ZF-Inter-netseite) oder ein vergleichbares Formular erfolgen.

Proto 2Bei jeder Prototyplieferung ist eine Dokumentation überdie besonderen Merkmale (für weitere Informationensiehe Abschnitte 1.9 und 2.11) und weitere vereinbarteMerkmale für 5 Teile mitzuliefern. Davon abweichendeMengen sind durch das ZF-Empfängerwerk festzulegen.

Die Dokumentation der Messwerte muss über das vor-gegebene Formular (verfügbar als Download auf der ZF-Internetseite) oder ein vergleichbares Formular erfolgen.

2.32. Auditplanung (IATF 16949: Abschnitt 9.2/7.2.3/7.2.4)

Vom Lieferanten ist ein Auditprogramm zu erstellen, wel-ches die regelmäßige Durchführung und den Umfangvon internen Produkt- und Prozessaudits festschreibt.Dabei sind VDA Band 6 Teil 5 bzw. VDA Band 6 Teil 3oder gleichwertige Verfahren anzuwenden. Auch Auditsbei Zulieferern sind hier zu berücksichtigen.Zur Einhaltung der Automobilnormen müssen Lieferan-ten entsprechend qualifizierte Auditoren einsetzen.

Spezifische Anforderungen zu Audits in Hinsicht aufSonderprozesse und -produkte (CQI, kundenspezifischeAnforderungen, SPICE-Bewertungen etc.) sind ebenfallszu berücksichtigen.

2.33. Kapazitätsnachweis (Run at Rate) (IATF 16949: Abschnitt 8.3.5.2)

Bei einem Run at Rate (R@R) handelt es sich um einenleistungsorientierten Probelauf unter Serienbedingungen.

Ziel des R@R ist der Nachweis durch den Lieferanten,dass die ZF Kapazitätsanforderungen erfüllt werden unddass der Lieferant mit den vorhandenen Kapazitäten die

delivery have to be measured and documented. In thiscase, the respective average value and the range ofseries production shall be reported.

Measured values and other requested data (averagevalue, range, capability values, and tool dependent characteristics) shall be documented using the specifiedform (available for download on the ZF Internet website)or an equivalent form.

Proto 2For each prototype delivery, the documentation forspecial characteristics (for more information, see section1.9 and 2.11) and further agreed upon characteristicsshall be delivered for 5 parts. Quantities deviating fromthis are to be determined by the ZF receiving plant.

Measured values shall be documented using thespecified form (available for download on the ZFInternet website) or an equivalent form.

2.32. Audit Planning (IATF 16949: section 9.2/7.2.3/7.2.4)

The supplier shall issue an audit program which de-fines the regular execution and the extent of internalproduct and process audits. VDA Volume 6 part 5 orVDA Volume 6 part 3 or equivalent procedures are to beapplied. Audits at sub-suppliers shall also be taken intoconsideration.Suppliers shall have qualified auditors to fulfill the automotive standards.

Specific audit requirements related to special pro-cesses and products (CQI, Customer SpecificRequirements, SPICE assessment, etc.) shall also beconsidered.

2.33. Capacity Verification (Run at Rate) (IATF 16949: section 8.3.5.2)

A Run at Rate (R@R) is a performance driven trial rununder serial production conditions.

The purpose of R@R is to demonstrate that ZFrequirements for supplier capacity are met, to provideevidence that the supplier can produce the required








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geforderten Volumina gemäß geforderter Spezifikation pro-duzieren kann. Zudem dient der R@R der Erkennung po-tenzieller Schwächen im Prozess.Anlassgründe für die Durchführung eines R@R:• auf Anforderung von ZF • neues Produkt/neuer Lieferant• Änderungen an Produkt, Prozess oder Produktionsan-

lagen• Kapazitätssteigerung• Standortwechsel eines Werkzeugs oder einer Produk-

tionsanlage• Probleme bei der Lieferantenperformance Sofern nicht anderweitig vereinbart, ist der R@R auf alleProduktionsmaterialien anzuwenden, die an ZF geliefertwerden. Dabei ist das von ZF vorgeschriebene R@R-Toolzu nutzen.

Katalogteile sind von dieser R@R-Anforderung ausge-schlossen. Für Bauteile, die von der Durchführung einesR@R ausgeschlossen sind, ist die Lieferkapazität geson-dert zuzusichern. Dies wird durch eine separate Kapazi-tätsfestlegung dokumentiert, welche durch denLieferanten zu unterzeichnen ist.Der R@R ist entweder für alle Prozessschritte oder für ein-zelne kritische oder Engpass-Prozessschritte durchzufüh-ren. Eine Beschränkung auf einzelne Prozessschritte ist zubegründen und die Begründung ist zu dokumentieren.

Die Vorlage des R@R-Ergebnisses muss über das ZF-Formular zum R@R-Nachweis erfolgen, welches durchden Lieferanten und ZF zu unterzeichnen ist. Das unter-zeichnete Formular „R@R-Nachweis“ ist Teil der Doku-mentationsanforderung zur Bemusterung (PPF/PPAP).Das Formular gehört zum ZF R@R-Tool und ist auf derZF-Internetseite verfügbar.

2.34. CQI/Qualifikation von Sonderprozessen (IATF 16949: Abschnitt 9.2.2.3)

Herausgeber der CQI-Leitfäden (Continuous Quality Im-provement) ist der US-amerikanische AutomobilverbandAIAG (Automotive Industry Action Group). CQI-Fragebö-gen sind verfügbar unter www.aiag.org.

Für Lieferanten und Unterlieferanten mit Spezialprozes-sen gemäß AIAG, sind die relevanten CQI-Leitfäden zuberücksichtigen.

volumes to specification with existing capacity and toidentify potential process weaknesses.

Potential reasons for performing R@R:• ZF requirement• new product/ new supplier• changes in product, process or equipment

• capacity increase• relocation of tool and/or equipment

• supplier performance problems Unless otherwise agreed, the R@R shall be applied to allproduction material supplied to ZF. The R@R Toolspecified by ZF shall be used.

Catalogue parts are excluded from this R@Rrequirement. In case of any exception from performing aR@R, supplier capacity for the respective parts shall thenbe assured and documented with a separate capacitycommitment signed by the supplier.

The R@R shall be conducted either on all process stepsor on individual bottleneck/critical process steps. Whenlimited to individual process steps, the reason(s) shall bedocumented.

R@R result shall be provided using the ZF R@R Verifi-cation Form signed by the Supplier and by ZF.The signed form “R@R Verification” is required forPPF/PPAP documentation. This form is part of the ZF R@R Tool and is available for download on the ZF Internet website.

2.34. CQI/Qualification of Special Processes (IATF 16949: section 9.2.2.3)

The AIAG (Automotive Industry Action Group) is pub-lisher of the CQI guidelines (Continuous QualityImprovement). CQI formats are available atwww.aiag.org.

For suppliers and sub-suppliers dealing with specialprocesses according to AIAG, relevant CQI-guidelinesshall be considered.




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If the result shows findings of the type “Need forImmediate Action” or “Fail Findings”, the supplier shallinform ZF immediately and provide an action plan.

Heat Treatment ProcessDue to the critical performance of Heat Treat, ZF hastaken steps to control the use of heat treatmentsuppliers. ZF encourages its suppliers to use heattreatment sub-suppliers previously approved by ZF. Inthe event that it becomes necessary to use a heat treatsupplier that has not been approved by ZF, the suppliershall provide a valid CQI-9 self-assessment at the time of RFQ (Request for Quotation), along with the BasicTechnical Workbook/Feasibility Study or during theAPQP phase. ZF reserves the right to audit and thenapprove or reject the selected heat treat supplier.

The CQI assessments are self-assessments and shall beperformed according to the CQI requirements at leastannually. These self-assessments and action plans to addressgaps shall be submitted electronically to ZF via therequested communication platform.

2.35. Maturity Level Assurance for New Parts (IATF 16949: section 8.3.2.1)

For new parts, ZF reserves the right to process the project in accordance with the requirements of VDAVolume Maturity Level Assurance (Product Creation –Maturity Level Assurance for New Parts).

If this case applies, ZF will contact the supplier. Gatesare then to be planned according to the ZF relevant milestones. For details, refer to the diagram below andto the relevant form on the ZF Internet website.

APQP Phases & Milestones: see figure on page 44.

Wenn die Prüfung zu Ergebnissen der Kategorie “Needfor Immediate Action” oder “Fail Findings” führt, mussder Lieferant ZF unmittelbar informieren und einen Maß-nahmenplan vorlegen.

WärmebehandlungsprozesseDa Prozesse zur Wärmebehandlung als entscheidendesLeistungselement anzusehen sind, hat ZF Maßnahmenergriffen, um den Einsatz von Zulieferern für die Wärme-behandlung besser zu überwachen. ZF ermutigt seineLieferanten, bevorzugt solche Dienstleister für die Wär-mebehandlung einzusetzen, die bereits durch ZF freige-geben wurden. Sollte sich die Notwendigkeit ergeben,einen Dienstleister für die Wärmebehandlung einzuset-zen, der nicht zuvor durch ZF freigegeben wurde, somuss der Lieferant bereits während der Angebotsanfrage(zusammen mit dem „Basic Technical Workbook“/derHerstellbarkeitsanalyse) oder während der APQP-Phaseeine gültige CQI-9-Selbstbewertung vorlegen. ZF behältsich das Recht vor, den gewählten Dienstleister für dieWärmebehandlung selbst zu auditieren und ihn in die-sem Zuge freizugeben oder abzulehnen.

Die CQI- Bewertungen sind Selbstbewertungen undmüssen mindestens einmal jährlich gemäß den CQI-Vor-gaben durchgeführt werden. Diese Selbstbewertungen sowie Maßnahmenpläne zu Ab-weichungen müssen dem ZF-Konzern elektronisch überdie geforderte Kommunikationsplattform vorgelegt werden.

2.35. Reifegradabsicherung für Neuteile(IATF 16949: Abschnitt 8.3.2.1)

Bei Neuteilen behält ZF sich das Recht vor, das Projektgemäß den Anforderungen des VDA Bandes „Produk-tentstehung – Reifegradabsicherung für Neuteile" durch-zuführen. ZF wird sich im zutreffenden Fall mit demLieferanten in Verbindung setzen.

Im Einklang mit den ZF-relevanten Meilensteinen sinddann die entsprechenden Gates zu planen. Weitere In-formationen sind der unten aufgeführten Grafik zu ent-nehmen sowie dem entsprechenden Formular, das aufder ZF-Internetseite verfügbar ist.

APQP-Phasen & Meilensteine:siehe Abbildung auf Seite 25. figure on page 44.



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Planning

Product Design und Development

Process Design und Development

Product and Process ValidationProduction

Feedback Assessment and Corrective Action

AIAG APQP

Plan and Define Program Product Design and Development Verification

Process Design and Development Verification

Product and ProcessValidation

Feedback, Assessment and Corrective Action source: AIGA

VDA maturity levelassurance

ML0

Innovation release for

full production development

ML1

Requirementsmanagment forthe contract to

be issued

ML2

Specifying the supply chain

and placing the order

ML3

Releasetechnical

specifications

ML4

Completion ofproduction

planning

ML5

Parts from production tooland production

facilities areavailable

ML6

Process and

product approval

ML6

Project completion transfer of

responsibilities to Production.

Start requalification

source: VDA

SOP

ZF GlobalDevelopment andProduct EvolutionProcess (GDPEP)

SupplierSOP

Core PhaseManagement

DecisionManagementApproval

Project PlanApproval

Core ConceptApproval

Core DesignRelease

Product &Market

Strategy

ProjectPlanning

Core Consept

Development

Core Design

Verifivation

D-Status 00

D-Status 00

10 20

C1 C2 C3 C4

10 20 25 30 40

A1 A2 A3 A4 A5 A6 A7 A8

Application PhaseApproval to Develop

Proposal/QuoteProposal/Quote

ApprovalProject

ApprovalConceptApproval

Design & Process Planning Approval

Product & Process Approval

Product Launch

Project Closure

RFQ, ...

Proposal/Quote

Creation

ProposalAcceptance

ConceptVerification

Design Verifi- cation Process

Planning

Pilot Production

Product &Process

Validation

SeriesProduction

Fig. APQP Phases & Milestones


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Production Part Approval Process (PPAP) is based oneither VDA Volume 2 (PPF) or on the production partrelease process of the AIAG PPAP. ZF retains the right tospecify one of these two procedures or a similarprocedure.

Prior to start of Production Part Approval Process(PPF/PPAP), it shall be ensured that all activities ofprocess and quality planning have been completed.

3.1. Initial Samples (IATF 16949: section 8.3.4.4)

Initial samples are products made and tested underseries production conditions (plants, machinery,operating materials and test equipment, machining con-ditions).

The test results on all characteristics must be documen-ted within the initial sample report. The quantity of partsto be documented must be agreed upon with ZF.

The initial samples shall be submitted to the ZFreceiving plant by the agreed date and shall include theinitial sample inspection report and documentsaccording to the submission levels specified in section3.3 – Submission Levels. Initial samples shall be clearlyidentified by using the specified form, available fordownload on the ZF Internet website.

To identify the characteristics, matching numbers shallbe used in the initial sample inspection report and in theaccompanying current drawing released by ZF.

For assemblies manufactured according to a ZF design,including the single components, an initial sampleinspection is obligatory and shall be presented to ZF.

For products based on the supplier’s own design, thesupplier shall sample and present the assembly to ZF. Initial sampling shall also be performed for singlecomponents and, if necessary, for subassemblies. ZFshall be allowed to review this documentation asrequired.

3. PPAP/PPF Production Part ApprovalProcessProduktionsprozess- und Produktfreigabe

Die Produktionsprozess- und Produktfreigabe (PPAP) er-folgt entweder nach VDA Band 2 (PPF) oder nach PPAP,dem Produktionsteileabnahmeverfahren der AIAG. ZFbehält sich vor, eines dieser beiden oder ein vergleichba-res Verfahren festzuschreiben.

Vor Start der Produktionsprozess- und Produktfreigabe(PPF/PPAP) ist sicherzustellen, dass alle Aktivitäten zurProzess- und Qualitätsplanung abgeschlossen sind.

3.1. Erstmuster (IATF 16949: Abschnitt 8.3.4.4)

Erstmuster sind Produkte, die unter Serienbedingungengefertigt und geprüft wurden (Serienstandort, Maschi-nen, Anlagen, Betriebs- und Prüfmittel, Bearbeitungsbe-dingungen).

Die Prüfergebnisse aller Merkmale sind innerhalb desErstmusterprüfberichts zu dokumentieren. Die Anzahlder zu dokumentierenden Teile ist mit ZF zu vereinbaren.

Die Erstmuster sind mit dem Erstmusterprüfbericht undden Unterlagen gemäß den in Abschnitt 3.3 „Vorlagestu-fen“ festgeschriebenen Vorlagestufen zum vereinbartenTermin an das ZF-Empfängerwerk zu liefern. Erstmustersind eindeutig mit dem dafür vorgeschriebenen Formularzu kennzeichnen, verfügbar als Download auf der ZF-In-ternetseite.

Zur Identifizierung der Merkmale sind gleichlautendeNummern im Erstmusterprüfbericht sowie in der mitzu-liefernden, von ZF freigegebenen aktuellen Zeichnungzu verwenden.

Baugruppen, die nach einer ZF-Konstruktion gefertigtwerden, sind einschließlich ihrer Einzelteile einer Erst-musterprüfung zu unterziehen und ZF vorzulegen.

Für Produkte, die auf lieferanteneigenen Konstruktionenbasieren, hat der Lieferant die Baugruppe zu bemusternund ZF vorzulegen. Auch für Einzelteile und gegebenenfalls Unterbaugrup-pen sind Erstbemusterungen durchzuführen. In dieseDokumentationen ist ZF bedarfsweise Einsicht zu ge-währen.

(IATF 16949: section 8.3.4.4) (IATF 16949: Abschnitt 8.3.4.4)




46 QD83 – Global Supplier Quality Directive3. PPAP/PPF Production Part Approval Process/Produktionsprozess- und Produktfreigabe

ZF reserves the right to issue a complaint at a later dateabout deviations from the ZF specifications which have notbeen detected during the PPF/PPAP Approval Process.

3.2. Reasons for Initial Samples (IATF 16949: section 8.3.4.4/8.5.6.1)

In alignment with above mentioned standards andregulations, the PPF/PPAP Approval Process is required ifany of the following changes apply at the supplier orsub-supplier:• if a product is ordered for the first time (marked on

order)• after the supplier has changed a subcontractor• for all affected characteristics after any product

modification• for all affected characteristics following a drawing

index modification• following a delivery stop• following an interruption in delivery after a stop

shipment (business on hold)• following an interruption in delivery of more than one

year• following an interruption in production of more than

one year• if production procedures/processes have been

changed• following the introduction of new/modified molding

equipment (e.g. stamping, rolling, pressing, forging,molding equipment, in the case of several dies/moldsand/or multiple dies/molds, for each cavity/cluster)

• following any type of relocation of PPF/PPAP-approved production or the use of new or relocatedmachinery and/or operating materials

• after use of alternative materials and design changesin product appearance attributes applied to materialsuch as paint, leather, wood, …where there is noappearance specification. (e.g. color, smell …)

• change in test/inspection method or new technique(no effect on acceptance criteria). For change in testmethod, supplier should have evidence that the newmethod provides results equivalent to or better thanthe old (previous) method

ZF ist berechtigt, Abweichungen von ZF-Spezifikationen,die im Freigabeprozess nach PPF/PPAP nicht festgestelltwurden, zu einem späteren Zeitpunkt zu reklamieren.

3.2. Anlässe für Erstbemusterungen (IATF 16949: Abschnitt 8.3.4.4/8.5.6.1)

In Übereinstimmung mit den genannten Normen undRegelwerken ist ein Freigabeprozess nach PPF/PPAP er-forderlich, wenn bei Lieferanten oder Unterlieferanteneine der folgenden Änderungen eintritt: • Wenn ein Produkt erstmalig bestellt wird (in Bestel-

lung vermerkt)• Nach Wechsel eines Unterauftragnehmers des Liefe-

ranten• Nach einer Produktänderung an allen davon betroffe-

nen Merkmalen• Nach einer Änderung des Zeichnungsindexes an

allen davon betroffenen Merkmalen• Nach einer Lieferunterbrechung• Nach einer Lieferunterbrechung wegen Lieferstopp

(„Business on Hold“)• Nach einer Lieferunterbrechung von mehr als einem

Jahr• Nach einer Produktionsunterbrechung von mehr als

einem Jahr• Bei Änderung von Produktionsverfahren/-prozessen• Nach Einsatz neuer/geänderter Formgebungseinrich-

tungen (z. B. Gieß-, Stanz-, Walz-, Schmiede-, Press-werkzeuge; bei mehreren Formen bzw.Vielfachformen separat für jedes Nest)

• Nach jeglicher Art von Produktionsstättenverlagerungmit PPF/PPAP-Freigabe oder nach Verwendung neueroder verlagerter Maschinen und/oder Betriebsmittel

• Bei Verwendung alternativer Werkstoffe und bei Kon-struktionsänderungen, welche das Erscheinungsbildder Produkte betreffen, etwa in Hinsicht auf Materia-lien wie z.B. Lack, Leder, Holz etc., in dem Fall, dasskeine gesonderte Spezifikation zum Erscheinungsbildvorliegt (z. B. Farbe, Geruch etc.)

• Bei geänderten Prüfmethoden, Prüfverfahren oderneuer Technik (keine Auswirkung auf Akzeptanzkrite-rien). Im Fall geänderter Prüfverfahren sollte der Liefe-rant über einen Nachweis verfügen, dass sich mit demneuen Verfahren vergleichbare oder bessere Ergeb-nisse als mit dem zuvor genutzten erzielen lassen

47

• Production following upgrade, refurbishment, rearrangement of existing tooling or equipment, ifrequested by ZF

Exceptions to approach and scope are only permissible inagreement with ZF, for example in the following cases:• interruption in delivery or production of more than

one year• small production batches, after-sales service parts• standard and catalogue parts

3.3. Submission Levels (IATF 16949: section 8.3.4.4)

In general, unless otherwise specified by ZF,Submission Level 3 applies.

In the case of bulk material (i.e. grease, oil, granulate …)the submission shall take place via the relevant AIAG BulkMaterial Checklist, unless otherwise specified by ZF.

The form describing for the Submission Levels is avail-able for download on the ZF Internet website.

3.4. Initial Sampling according to 3D Data Model (IATF 16949: section 8.3.5.1)

Measurements must be performed based on the valid3D data model, if applicable. The number of measuringpoints must be selected in a way that allows positivedetermination of all dimensions. Details of themeasurement are to be agreed with ZF. Thecharacteristics identified and determined in section 2.7– Product Description must be documented with theinitial sample.

3.5 Assessment of Product and Process forSerial Production Release

The supplier shall conduct a written self-assessment ofproduct and process maturity for serial production usingthe VDA “Matrix for assessing the serial productionmaturity for product and process”.

• Produktion nach einer Aufrüstung, Modernisierungoder Neuanordnung/Wiederherstellung vorhandenerWerkzeuge oder Produktionsanlagen, wenn von ZFgefordert.

Ausnahmen in Vorgehensweise und Umfang sind nur inAbsprache mit ZF zulässig, z.B. in den folgenden Fällen:• Lieferunterbrechung/Produktionsunterbrechung von

mehr als einem Jahr• Kleinstserien, Kundendienstteile• Norm- und Katalogteile

3.3. Vorlagestufen (IATF 16949: Abschnitt 8.3.4.4)

Sofern nicht anderweitig von ZF vorgegeben, gilt grund-sätzlich Vorlagestufe 3.

Bei Schüttgütern (also Fetten, Ölen, Granulaten etc.) mussdie Vorlage anhand der entsprechenden AIAG-Checkliste„Forderungen an verfahrenstechnische Produkte“ erfolgen,sofern nicht anderweitig von ZF vorgegeben.

Ein Formular mit der Beschreibung der Vorlagestufen istauf der ZF-Internetseite verfügbar.

3.4. Erstbemusterung nach 3D-Datenmodell (IATF 16949: Abschnitt 8.3.5.1)

Falls anwendbar, sind Ausmessungen gegen das gültige3D-Datenmodell durchzuführen. Die Anzahl der Mess-punkte ist so zu wählen, dass alle Geometrien sicher be-stimmt sind. Details der Messung sind mit ZF zu verein-baren. Die unter Abschnitt 2.7 „Produktbeschreibung“ermittelten und festgelegten Merkmale sind zu den Erst-mustern zu dokumentieren.

3.5 Produkt- und Prozessbewertung für Serienproduktionsfreigabe

Für die Serienproduktion muss der Lieferant eine schrift-liche Selbstbewertung im Hinblick auf Produkt- und Pro-zessreife durchführen. Dafür ist die „Matrix zur Beurtei-lung der Serienreife für Produkt und Prozess“ des VDA zuberücksichtigen.



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3.6. Initial Sample Documentation (IATF 16949: section 8.3.4.4)

The initial sample documentation according to the requested submission level (see section 3.3) shall besupplied at the same time as the initial samples.

ZF may require suppliers to submit a validation package that contains additional documents and formsbeyond those required by AIAG/VDA.

Missing, incorrect, incomplete or delayed submission ofinitial sample documentation will be recorded as asupplier performance failure and will affect thesupplier's performance rating.

Initial samples without complete documentation will notbe processed and will lead to subsequent costs, whichwill be charged to the supplier.

3.7. Deviation in initial sample (IATF 16949: section 8.3.4.4/8.7.1.1)

Documents, records, and initial sample parts may only besubmitted if all specifications are fulfilled. In case ofdeviations, the supplier shall first obtain writtenpermission from ZF using the requested form available fordownload on the ZF Internet website or on thecommunication platform (see 1.13 – Business Processesbased on Electronic Data Exchange) and attach it to thesubmitted documentation. Initial samples with deviationsthat have no deviation approval will not be processed byZF.

The following shall be submitted along with thedeviation request:• 8D report• An action plan to return to planned serial conditions • The planned point of time when normal production

can be resumed

3.8. Material Data Reporting (IATF 16949: section 8.3.4.4)

For all supplies to ZF, material data needs to be pro-vided where legal reporting obligations apply.

3.6. Erstmusterdokumentation (IATF 16949: Abschnitt 8.3.4.4)

Die Erstmusterdokumentation entsprechend der gefor-derten Vorlagestufe (siehe Abschnitt 3.3) ist zeitgleichmit den Erstmustern zu liefern.

ZF kann von Lieferanten ein Validierungspaket anfordern,welches zusätzliche Dokumente und Formulare enthält,deren Umfang über den von AIAG/VDA geforderten hi-nausgeht.

Eine fehlende, fehlerhafte, unvollständige oder verspä-tete Erstmusterdokumentation wird als Problem in derLieferleistung gewertet und wirkt sich auf die Leistungs-beurteilung des Lieferanten aus.

Erstmuster ohne vollständige Dokumentation werdennicht bearbeitet und führen zu Folgekosten, die dem Lie-feranten in Rechnung gestellt werden.

3.7. Abweichungen bei Erstmustern (IATF 16949: Abschnitt 8.3.4.4/8.7.1.1)

Die Vorlage der Dokumente, Aufzeichnungen und Erstmus-terteile darf nur erfolgen, wenn alle Spezifikationen erfülltwurden. Bei Abweichungen ist vom Lieferanten vorab eineschriftliche Genehmigung von ZF einzuholen. Dafür ist dasgeforderte Formular zu nutzen, das auf der ZF-Internetseiteoder der entsprechenden Kommunikationsplattform verfüg-bar ist (siehe 1.13 „Elektronische Abwicklung der Ge-schäftsprozesse“). Die schriftliche Genehmigung ist dereingereichten Erstmusterdokumentation beizufügen. Erst-muster mit Abweichungen, für die keine Abweichgenehmi-gung vorliegt, werden bei ZF nicht bearbeitet.

Mit dem Bauabweichungsantrag sind die folgenden Un-terlagen einzureichen:• 8D-Report• Ein Maßnahmenplan für die Rückkehr zu den

geplanten Serienbedingungen • Der geplante Zeitpunkt für die Rückkehr zu geplanten

Serienbedingungen

3.8. Materialdaten-Bericht(IATF 16949: Abschnitt 8.3.4.4)

Sofern gesetzliche Meldepflichten bestehen, müssen alle anZF gelieferten Produkte mit Materialdaten versehen sein.

QD83 – Global Supplier Quality Directive3. PPAP/PPF Production Part Approval Process/Produktionsprozess- und Produktfreigabe



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Where PPF/PPAP requirements apply, suppliers shallreport material and substance information for all types ofpurchased materials, components or items suppliedusing the International Material Data System (IMDS)(www.mdsystem.com).

Suppliers for COEMS programs (Chinese Original Equip-ment Manufacturers) and their joint ventures with globalOEMs (Original Equipment Manufacturer) for the Chinamarket shall also report material and substanceinformation in the CAMDS system (China AutomotiveMaterial Data System) (www.camds.org).

Suppliers shall submit IMDS and, if required by ZF,CAMDS to ZF as soon as possible upon award of newbusiness, but in any case prior to the PSW (Part Sub-mission Warrant) or as part of the PPF/PPAP process.The supplier IMDS/CAMDS information shall be subjectto ZF review and approval. Missing material data willlead to rejection. Additional information is available inthe ZF Norm ZFN 9010 on the ZF Internet website.

For parts delivered to assemble in the vehicles for theChina Automotive market, suppliers shall provide an“End-of-Life/ELV test report” from an authorized lab toensure compliance with National Standard of thePeople’s Republic of China, GB/T 30512-2014 -Requirements for prohibited substances on Automobiles.

Changes of legal or other requirements shall prompt are-check and subsequent update of the data provided toZF (IMDS submission, CAMDS submission, SDS,compliance declaration, etc.).

Different reporting requirements may be applicable forsupplies to non-Automotive products or ZF Aftermarket.

Sofern Anforderungen zur (PPF/PPAP) bestehen, müssenLieferanten die Material- und Stoffinformationen für alleKauf- bzw. Zuliefermaterialien, -bauteile und -artikel mel-den. Diese Meldung hat gemäß dem InternationalenMaterialdatensystem (IMDS) zu erfolgen (www.mdsys-tem.com).

Lieferanten für COEMS-Programme (chinesischeOEMs/Erstausrüster) sowie deren Joint Ventures mit in-ternationalen OEMs (Original Equipment Manufactu-rer)/Erstausrüstern für den chinesischen Markt müssenihre Material- und Stoffinformationen zudem gemäßCAMDS-System (China Automotive Material Data Sys-tem) melden (www.camds.org).

Bei der Vergabe neuer Aufträge müssen Lieferanten dieIMDS- und, sofern von ZF gefordert, CAMDS-Informatio-nen schnellstmöglich an ZF melden. In jedem Fall mussdies vor der Bemusterung (Part Submission Warrant,PSW) oder direkt als Teil des PPF/PPAP-Prozesses erfol-gen. Die IMDS- bzw. CAMDS-Informationen des Liefe-ranten sind einer Prüfung und Genehmigung durch ZFunterworfen. Bei fehlenden Materialdaten erfolgt eineAblehnung. Weitere Informationen dazu bietet die ZF-Norm ZFN 9010 auf der ZF-Internetseite.

Für Teile, die zur Montage in Fahrzeugen für den chine-sischen Automobilmarkt geliefert werden, müssen Liefe-ranten einen „End-of-Life-Bericht“ bzw. „ELV-Prüfbericht“eines autorisierten Prüflabors vorlegen, um die Einhal-tung der nationalen Richtlinie GB/T 30512-2014 derVolksrepublik China (Anforderungen bei unzulässigenStoffen in Fahrzeugen) sicherzustellen.

Bei Änderungen an den gesetzlichen und anderen Anfor-derungen ist eine nochmalige Überprüfung sowie eineentsprechende Aktualisierung der an ZF gegebenenDaten durchzuführen (Einreichung IMDS bzw. CAMDS,SDS, Compliance-Erklärung etc.).

Gegebenenfalls gelten abweichende Anzeigepflichtenfür Lieferungen an ZF Aftermarket oder non-automotiveProdukte.


http://www.camds.org

http://www.mdsystem.com



http://www.camds.org


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3.9. PPF/PPAP Submission Process (IATF 16949: section 8.3.4.4)

The PPF/PPAP documents shall be submitted via theprocess requested by the ZF ordering plant. They shallbe submitted along with the List of PPF/PPAP Elementsin the order of the element numbers stipulated in the“Submission Levels” form.

Incomplete or incorrect PPF/PPAP documentation willbe rejected.

3.9. PPF/PPAP-Vorlageverfahren(IATF 16949: Abschnitt 8.3.4.4)

Die PPF/PPAP-Dokumente sind gemäß dem von ZF- ge-forderten Verfahren einzureichen. Sie sind zusammenmit der Liste der PPF/PPAP-Elemente gemäß der dortangegebenen Nummerierung der Elemente im Formular„Vorlagestufen“ vorzulegen.

Unvollständige oder fehlerhafte PPF/PPAP-Dokumenta-tionen werden abgelehnt.

QD83 – Global Supplier Quality Directive3. PPAP/PPF Production Part Approval Process/Produktionsprozess- und Produktfreigabe

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4.1. Introduction Once the manufacturing process is successfullyvalidated (PPF/PPAP is approved), the serial productionphase begins.

During this stage, there are a number of requirementseach supplier and sub-supplier shall be fully aware ofand follow. Key areas for this phase are detailed in thefollowing sections.

4.2. Processing Complaints (IATF 16949: section 10.2.6)

Suppliers are expected to immediately notify all possiblyimpacted ZF plants and other involved parties in thesupply chain to ZF, when made aware of a potentialsafety, quality or delivery issue.

Complaint ManagementZF categorizes complaints based on the source ofconcern and its severity. ZF also uses several Q-KPIs toassess the quality of all deliveries. For more information,please refer to the ZF Description of Supplier Q-KPIs,available for download on the ZF Internet website.

After a complaint is issued by ZF, containment actionsshall be implemented immediately. Containment status(D3 of 8D report) shall be reported to ZF at the latestwithin one working day and updated periodically. ZFplants and other involved parties in the supply chain toZF possibly affected are to be informed at once by thesupplier.

The reporting takes place via the communicationplatform supported by ZF or via the requested forms(available for download on the ZF Internet website).

An analysis of the root causes always needs to becarried out using suitable problem-solving methods andsubmitted to ZF.

Detailed analyses (such as Ishikawa, 3x5 why, error simulations …) are also to be carried out. When requested, these documents shall be submitted to ZF.

4. Serial Production RequirementsAnforderungen an die Serien-produktion

4.1. Einleitung Sobald der Produktionsprozess erfolgreich validiertwurde (Freigabe PPF/PPAP), beginnt die Serienprodukti-onsphase.

In diesem Stadium gibt es eine Vielzahl von Anforderun-gen, die dem Lieferanten und dessen Zulieferern voll-ständig bekannt sein und entsprechend erfüllt werdenmüssen. Die wichtigsten Themenfelder dieser Phasewerden im Folgenden beschrieben.

4.2. Reklamationsbearbeitung (IATF 16949: Abschnitt 10.2.6)

Sobald ein Lieferant Kenntnis von möglichen Problemenim Bereich Sicherheit, Qualität oder Versorgung erlangt,ist er gefordert, alle möglicherweise betroffenen ZF-Werke sowie beteiligte Dritte in der Lieferkette zu ZF un-verzüglich zu verständigen.

ReklamationsmanagementBei ZF werden Reklamationen nach ihrer Quelle sowienach ihrem Schweregrad klassifiziert. Zudem wird dieQualität aller Lieferungen bei ZF anhand diverser Q-KPIüberprüft. Weitere Angaben dazu finden Sie in der ZF-Beschreibung der Q-KPI für Lieferanten, verfügbar alsDownload auf der ZF-Internetseite.

Nach jeder Reklamation durch ZF sind sofort Abstell-maßnahmen einzuleiten. Der Status der Abstellmaßnah-men (D3 im 8D-Report) ist spätestens innerhalb einesArbeitstages an ZF zu melden und regelmäßig zu aktua-lisieren. ZF-Werke und beteiligte Dritte in der Lieferkettezu ZF, die möglicherweise betroffen sein könnten, sindumgehend vom Lieferanten zu informieren.

Die Meldung erfolgt über die von ZF unterstützte Kom-munikationsplattform oder über die geforderten Formu-lare (verfügbar auf der ZF-Internetseite).

Ursachenanalysen sind grundsätzlich mit geeignetenProblemlösungsmethoden durchzuführen und müssenZF vorgelegt werden.

Zusätzlich sind detaillierte Analysen (wie z.B. Ishikawa,3x5-Why-Fragen, Fehlersimulationen etc.) durchzuführen.Diese Unterlagen sind ZF auf Anfrage vorzulegen.





52 QD83 – Global Supplier Quality Directive4. Serial Production Requirements/Anforderungen an die Serienproduktion

The completed 8D report shall be submitted within 10working days at the latest.

If necessary, other target dates may be established inagreement between supplier and ZF.

The 8D process can only be closed by the acceptance ofZF.

Identification of certified parts or packaging after acomplaintThe clean point information shall be determined andcommunicated at once to the person in charge at ZF. Inaddition, it shall be documented in the 8D-report.

Subsequent deliveries from warehouse and work inprogress which have been subjected to 100% inspectionor testing due to complaint shall be marked or labelled.This shall be done via the appropriate label or form(available for download on the ZF Internet website).Every packaging unit shall be clearly labelled with therequested label or form until permanent correctiveactions have been implemented successfully.

The type of marking on the individual part needs to beagreed with the ZF receiving plant, described on therequested "Certified Parts" label or form, and included onthe 8D Report.

Complaints from the field In the event of complaints from the field, the relevantactions previously planned in the APQP phase are to becarried out.

In the case of components for which no faults werefound in the investigation process (NTF - No TroubleFound), measures shall be applied according to the VDAVolume “Joint quality management in the supply chain –marketing and service – field failures analysis”. Referalso to section 2.9.

ZF retains ownership rights of all material returned foranalysis. If destructive testing is required to determineroot causes, ZF shall be notified prior to the testing

Der fertig ausgefüllte 8D-Report muss spätestens inner-halb von 10 Arbeitstagen vorgelegt werden.

Gegebenenfalls können in Absprache zwischen dem Lie-feranten und ZF abweichende Termine vereinbart werden.

Der 8D-Prozess kann nur mit der Zustimmung von ZFabgeschlossen werden.

Kennzeichnung geprüfter Teile oder Verpackungen imReklamationsfallDer Zeitpunkt oder das Lieferlos, ab dem fehlerfreieWare geliefert wird, ist zu bestimmen und umgehend anden ZF-Verantwortlichen zu melden. Zusätzlich ist er im8D-Report zu dokumentieren.

Folgelieferungen aus Warenlägern oder aus Umlaufbe-ständen die aufgrund einer Reklamation einer 100%-Prüfung unterzogen wurden, müssen entsprechendgekennzeichnet oder etikettiert werden. Dies muss überdas geeignete Etikett oder Formular erfolgen (verfügbarals Download auf der ZF-Internetseite). Bis die Korrektur-maßnahmen dauerhaft und erfolgreich implementiertwurden, muss jede Verpackungseinheit deutlich mit demgeforderten Etikett oder Formular gekennzeichnet sein.

Die Kennzeichnungsart am Einzelteil ist mit dem ZF-Empfängerwerk abzustimmen. Sie muss auf dem gefor-derten Etikett oder Formular „Geprüfte Teile“beschrieben und im 8D-Report enthalten sein.

Reklamationen aus dem Feld Bei Reklamationen aus dem Feld, sind die im Vorfeldwährend der APQP-Phase geplanten, relevanten Aktivitä-ten durchzuführen.

Bei Bauteilen, für die im Untersuchungsprozess keinFehler gefunden wurde (NTF-No Trouble Found), sinddie entsprechenden Maßnahmen gemäß VDA Band„Das gemeinsame Qualitätsmanagement in der Liefer-kette – Vermarktung und Kundenbetreuung Schadteila-nalyse Feld“ anzuwenden. Siehe hierzu ebenfallsAbschnitt 2.9.

ZF behält sich das Eigentumsrecht an allen Waren vor,die zur Analyse zurückgesendet werden. Sind zerstö-rende Prüfungen zur Bestimmung der Fehlerursache er-



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process. The destruction of any part returned for analysiswithout written permission from ZF is strictly forbidden.Material associated with a complaint, whereinresponsibility of failure is indeterminate or disputed, shallbe returned to ZF for retention unless otherwise agreedin writing.

Measurement and Improvement of Supplier QualityPerformanceIt is the expectation of ZF that suppliers will achieve andmaintain zero defects and 100% on time delivery.

ZF continuously monitors the performance of theirsupply base using key performance indicators (KPI’s)designed to evaluate launch performance, deliveryperformance, complaint and warranty performance, andserial production quality performance. ZF monitors andevaluates these KPI’s in order to:• Permit and enable supplier performance comparisons• Derive necessary strategies and initiatives for supplier

development activities• Continuously improve supplier quality performance

These performance indicators and the associated metrics are defined on our ZF Internet website.

ZF will update supplier performance data monthly onthe supplier communication platform. Suppliers shallaccess their performance data through the ZFcommunication platform.

The supplier’s performance status is taken into consider-ation for future sourcing decisions as well as foridentifying areas to focus continuous improvementefforts.

4.3. Layout Inspection and FunctionalTesting/Annual Revalidation

(IATF 16949: section 8.6.2)All products shall be subjected to an annual layoutinspection and functional testing (revalidation), unlessagreed otherwise with ZF. After previous agreementwith ZF, for parts that are similar for ZF, the

forderlich, ist ZF vor Beginn der Prüfungen zu informie-ren. Die Zerstörung jeglicher zur Analyse zurückgesen-deter Teile ist ohne vorherige schriftliche Erlaubnis vonZF strengstens verboten. Bei Reklamationen, wo die Ver-antwortung für den Fehler nicht eindeutig zuzuordnenoder Gegenstand eines Widerspruchs ist, müssen diebetroffenen Waren, sofern nicht anderweitig schriftlichvereinbart, zur weiteren Aufbewahrung an ZF zurückge-sendet werden.

Messung und Verbesserung der Qualitätsleistung vonLieferantenZF fordert von seinen Lieferanten Null Fehler sowie 100Prozent Liefertreue zu erreichen und beizubehalten.

ZF überwacht kontinuierlich die Leistungen der Liefer-kette anhand von Leistungskennzahlen (Key-Perfor-mance-Indikatoren, KPI). So werden Liefertreue,Lieferleistung, Leistungen im Reklamations- und Ge-währleistungsfall und Serienqualität bewertet. ZF über-wacht und wertet diese KPI aus, um:• Vergleiche zwischen den Leistungen verschiedener

Lieferanten zu ermöglichen• die für die Lieferantenentwicklung notwendigen Stra-

tegien und Initiativen abzuleiten• die Lieferqualität kontinuierlich zu verbessern Diese Kennzahlen sowie die entsprechenden Vorgabensind auf der ZF-Internetseite festgeschrieben.

Die Leistungsdaten der Lieferanten werden monatlichdurch ZF auf der Kommunikationsplattform für Lieferan-ten aktualisiert. Lieferanten müssen ihre Leistungsdatenüber die ZF-Kommunikationsplattform abrufen.

Der Leistungsstatus der Lieferanten wird bei zukünftigenBeschaffungsentscheidungen berücksichtigt.Zudem dient er der Aufdeckung von Potenzialen für diekontinuierliche Verbesserung.

4.3. Requalifikationsprüfung/Jährliche Revalidierung

(IATF 16949: Abschnitt 8.6.2)Alle Produkte müssen, falls mit ZF nicht anderweitig ver-einbart, einer jährlichen Requalifikationsprüfung unterzo-gen werden. Die Requalifikation kann bei ähnlichenTeilen nach vorheriger Abstimmung mit ZF pro Produkt-




requalification can be carried out per product group(“Family”) or results for the current series productiontests can be included, for example:• Cyclical series production releases• Product audits (aggregates, modules, components,

parts, etc.)• Records for initial item and final item tests• SPC evaluations• Initial sampling• Incoming goods inspection

The valid ZF specifications are the basis forrequalification/revalidation. A layout inspection andfunctional testing usually covers:• Dimension• Material• Function

Other test items are to be agreed with the ZF receivingplant. The layout inspection and functional testing/an-nual revalidation shall be planned and presented withthe ZF initial sample inspection and shall be included inthe Control Plan.

The results shall be documented and made available forevaluation by ZF. For this purpose, the initial sampleinspection report forms from VDA Vol. 2 (PPF) or PPAP(PSW) from AIAG shall be used. If the test results arenegative, the supplier shall immediately contact ZF.

The risk for ZF, the cause of the fault, and correctiveactions shall be specified. The results of the layoutinspection shall be submitted to ZF upon request.

4.4. Safe Launch

IntroductionSafe Launch planning is designed to protect both ZF andthe supplier during the initial phases of product supply.A Safe Launch process shall be implemented to detectsymptoms of potential issues in new processes and toensure that new launches are defect free. To accomplishthis, a Safe Launch Plan shall be agreed during theplanning phase. During Safe Launch, an increasedfrequency of inspection and monitoring shall be

gruppe („Familie“) erfolgen bzw. es können Ergebnisseaus aktuellen Serienprüfungen einbezogen werden. Da-runter fallen z.B.:• Zyklische Freigabe der Serienproduktion• Produktaudits (Aggregate, Module, Komponenten,

Teile etc.)• Aufzeichnungen zu Erst- und Letztstückprüfungen• SPC-Auswertungen• Erstbemusterung• Wareneingangsprüfung

Grundlage für die Requalifikation/Revalidierung sind diejeweils geltenden ZF-Spezifikationen. Üblicherweise um-fasst eine Requalifikationsprüfung die folgenden Punkte:• Abmessungen• Material• Funktion

Andere Prüfumfänge sind mit ZF-Empfängerwerk zu ver-einbaren. Die Requalifikationsprüfung/jährliche Revali-dierung ist zusammen mit der ZF-Erstbemusterung zuplanen und einzureichen. Sie muss auch im Produkti-onslenkungsplan enthalten sein.

Die Ergebnisse müssen dokumentiert und für Bewertun-gen durch ZF zur Verfügung gestellt werden. Hierzu sinddie entsprechenden Erstmusterprüfbericht-Formularevon VDA Band 2 (PPF) bzw. PPAP (PSW) von AIAG zunutzen. Bei negativen Prüfergebnissen muss der Liefe-rant unverzüglich mit ZF Kontakt aufnehmen.

Das Risiko für ZF, die Fehlerursache sowie Abstellmaß-nahmen sind zu benennen. Die Ergebnisse der Requalifi-kationsprüfung sind ZF auf Anfrage vorzulegen.

4.4. Safe Launch

EinleitungDer Safe Launch-Plan wurde entwickelt, um ZF und denLieferanten gleichermaßen während der Anlaufphaseder Produktbelieferung zu schützen. Der Safe Launch-Prozess muss umgesetzt werden. Er dient der frühzeiti-gen Erkennung von Anzeichen möglicher Probleme inneuen Prozessen und soll Null Fehler beim Marktstartneuer Produkte sicherstellen. Um dieses Ziel zu errei-chen, muss in der Planungsphase ein Safe Launch-Plan

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performed on designated and other agreedcharacteristics.

TeamThe supplier nominates an empowered interdisciplinaryteam with defined responsibilities to ensure theconformity of the parts and to analyze and eliminateinternal rejects in a timely manner.

Safe Launch DurationIn general, the Safe Launch phase starts with thePPF/PPAP submission and extends until start ofproduction (SOP of the ZF customer) + 90 days, unlessotherwise specified by ZF. The program duration mayalso be specified by a quantity of product.

Exit and Restart CriteriaZero defect supplies during the entire Safe Launch phaseand fulfillment of all agreed criteria qualify the supplier foran exit out of the Safe Launch phase.

Any defect discovered during the Safe Launch Phaseresets the event to “0” and the Safe Launch Phase isrestarted.

DocumentationFilled in Safe Launch forms, inspection raw data andcapability charts shall be submitted on agreedfrequency to ZF by means of the information exchangeplatforms defined by ZF (accessible via the ZF Internetwebsite).

Safe Launch Process DescriptionA more in depth description of the Safe Launch Processcan be accessed for review on the ZF Internet website.

4.5. Deviation Approval (IATF 16949: section 8.5.6.1.1/8.7.1.1)

In case of deviations from the specification, the follow-ing forms shall be used and submitted to ZF in order toobtain release prior to delivery:

vereinbart werden. Während des Safe Launch ist die Fre-quenz der Prüfung und Überwachung von festgelegtenund zusätzlich vereinbarten Merkmalen zu erhöhen.

Das TeamDer Lieferant nominiert ein verantwortliches, interdiszip-linäres Team mit eindeutig definierten Zuständigkeiten.Dieses Team soll die Konformität der Teile sicherstellensowie interne Ausschussteile rechtzeitig analysieren unddiese aus dem Prozess entfernen.

Laufzeit der Safe Launch PhaseIm Allgemeinen beginnt die Safe Launch Phase mit derVorlage der PPF/PPAP-Dokumentation und dauert bis zurSerieneinführung (des ZF-Kunden) + 90 Tage, sofernnicht anderweitig von ZF vorgeschrieben. Die Laufzeitdes Programms kann sich auch aus einer bestimmtenStückzahl des Produkts ergeben.

Kriterien für Ausstieg und WiederaufnahmeLieferungen mit Null Fehlern während der gesamtenSafe Launch Phase sowie die Erfüllung aller vereinbartenKriterien qualifizieren den Lieferanten zum Ausstieg ausder Safe Launch Phase.

Jegliche Fehler, die während der Safe Launch Phaseentdeckt werden, setzen den Zähler auf "0" zurück, unddie Safe Launch Phase beginnt erneut.

DokumentationDie ausgefüllten Safe Launch-Formulare, die Rohdatenaus den Prüfungen sowie die Fähigkeitsauswertungensind ZF regelmäßig in den vereinbarten Intervallen vor-zulegen. Dafür sind die von ZF vorgeschriebenen Platt-formen für den Informationsaustausch zu nutzen(verfügbar auf der ZF-Internetseite).

Prozessbeschreibung Safe LaunchEine weiterführende Beschreibung des Safe-Launch-Pro-zesses ist erhältlich auf der ZF-Internetseite.

4.5. Abweichungsgenehmigung (IATF 16949: Abschnitt 8.5.6.1.1/8.7.1.1)

Bei Abweichungen von der Spezifikation ist grundsätzlichvor Auslieferung eine Freigabe einzuholen. Hierfür sinddie folgenden Formulare zu nutzen und ZF vorzulegen:







• Deviation Request Form• 8D Report Form

The submitted information shall indicate when thesupplier plans to return to normal production.

All deliveries based on a deviation approval shall haveadditional identification labels on all load carriers. Forthis purpose, the requested forms shall be used(available for download on the ZF Internet website).

• Formular Bauabweichungsantrag• Formular 8D-Report

Die eingereichten Informationen müssen Angaben darü-ber enthalten, wann der Lieferant zur Produktion unterNormalbedingungen zurückkehrt.

Alle Lieferungen, die auf Basis einer Abweichungsge-nehmigung erfolgen, sind mit zusätzlichen Etiketten anallen Ladungsträgern zu kennzeichnen. Hierfür sind dieentsprechend geforderten Formulare zu nutzen (verfüg-bar als Download auf der ZF-Internetseite).



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For suppliers who develop and/or produce, assemble ortest electronic components (particularly semiconductordevices, passive components and LED components) theadditional, specific requirements described in section 5shall be applied.

5.1. AECQ (IATF 16949: section 8.3.4.2/8.5.6.1)

Suppliers who develop and/or produce, assemble ortest electronic components shall at a minimum fulfill therespective qualification standard from the AutomotiveElectronics Council (AEC; e.g. AECQ 100; AECQ 101;AECQ 200). Exceptions or deviations to above, shall becommunicated to and agreed with ZF.

5.2. Robustness Validation (IATF 16949: section 8.3.4.2/8.5.6.1)

The supplier shall provide their approach to robustnessvalidation in the development phase. In addition, theprocedure of robustness validation shall be made avail-able to ZF for review and approval. For furtherinformation, refer to ZVEI – Handbook of RobustnessValidation.

5.3. Mission Profile for Electronic Components(IATF 16949: section 8.2.3.1/8.3.4.2/8.5.6.1)

Upon award of business, ZF may issue a series of workdocuments to be taken into account by the supplier:

• Mission Profile• Statement of Work (SOW) and/or • Semiconductor Group Standard

The Semiconductor Group Standard will be provided byZF along with the RFQ. It shall be followed during thedevelopment phase, where the supplier and ZF shallmutually share all relevant details required as per theAPQP process concerning:

5. Specific Requirements for ElectronicComponentsSpezifische Anforderungen fürElektronik-Komponenten

Lieferanten, die Elektronikkomponenten (insbesondereHalbleiterelemente, passive Komponenten und LED-Komponenten) entwickeln bzw. herstellen oder dieseprüfen, sind zusätzlich den in Abschnitt 5 beschriebenenSonderanforderungen unterworfen.

5.1. AECQ (IATF 16949: Abschnitt 8.3.4.2/8.5.6.1)

Lieferanten, die Elektronikkomponenten entwickeln bzw.herstellen, montieren oder diese prüfen, müssen min-destens die entsprechenden Qualifikationsnormen derUS-amerikanischen Standardisierungsorganisation Auto-motive Electronics Council (AEC, z.B. AEC Q100, AECQ101, AEC Q200) erfüllen. Ausnahmen oder Abwei-chungen zu den vorgenannten Anforderungen sind ZFmitzuteilen und mit ZF abzustimmen.

5.2. Robustness Validation (Bewertung der Belastbarkeit)(IATF 16949: Abschnitt 8.3.4.2/8.5.6.1)

Der Lieferant muss seine Vorgehensweise zur Belastbar-keitsbewertung bereits in der Entwicklungsphase be-schreiben. Zusätzlich muss das Verfahren zur Bewertungder Belastbarkeit ZF zur Verfügung gestellt werden,damit es angemessen geprüft und genehmigt werdenkann. Weitere Informationen bieten die ZVEI-Schriftender Reihe „Handbook for Robustness Validation“.

5.3. Mission Profile (Einsatzprofil) für Elektronik-komponenten(IATF 16949: Abschnitt 8.2.3.1/8.3.4.2/8.5.6.1)

ZF behält sich vor, dem Lieferanten bei Auftragsvergabeeine Reihe von Arbeitsdokumenten beizustellen, die ent-sprechend beachtet werden müssen:• Einsatzprofil• Anforderungsspezifikation und/oder • Semiconductor Group Standard

Der Semiconductor Group Standard wird von ZF zusam-men mit der Angebotsanfrage zur Verfügung gestellt.Dieser muss während der Entwicklungsphase befolgtwerden. Sowohl ZF als auch der Lieferant teilen hier allerelevanten Informationen, die gemäß APQP-Prozess be-nötigt werden, zu den folgenden Prozessen:

58 QD83 – Global Supplier Quality Directive5. Specif ic Requirements for Electronic Components

Spezif ische Anforderungen für Elektronik-Komponenten

• the Semiconductor Fabrication Process• the Wafer Probe Process• the Assembly Manufacturing Process• the Assembly Test Process.

5.4. Product Change Notification (PCN) and Product Termination Notification (PTN) for Electronic Components (IATF 16949: section 8.5.6)

Suppliers who develop and/or produce, assemble or testelectronic components shall inform ZF about changesaffecting product and/or process. Details of change shallbe submitted to ZF via the requested form and complywith the requirements of PCN/PTN as described in thecurrent version of the European Standard (ZVEI) and/orin further valid standards.

The supplier remains responsible for all changes,irrespective of ZVEI notification requirements. Forchange classification, ZF requires a formal delta(change) FMEA/risk assessment associated with thechange.

The supplier shall include a completed ZVEI DeltaQualification Matrix (DeQuMa) with all requests forchange. This document is available on the ZVEIwebsite. Additionally, ZF may deem further testingnecessary prior to accepting the change.

ZF may request a data review of the critical parametersfor the process or processes affected by the change.This should be in the form of a comparison of newprocess against existing process.

For initial release and changes related to software during the full product lifecycle (development, launch,production, aftermarket) the supplier shall adhere to thespecific software release process of ZF. This shallinclude management and verification of software re-visions and requires approval by ZF.

• Halbleiterfertigungsprozess • Wafer Prüfprozess • Baugruppenherstellung • Prüfung von Baugruppen

5.4. Product Change Notification (PCN) und Product Termination Notification (PTN) fürElektronikkomponenten (IATF 16949: Abschnitt 8.5.6)

Lieferanten, die Elektronikkomponenten entwickeln bzw.herstellen, montieren oder diese prüfen, müssen ZF überalle Änderungen informieren, die sich auf ihre Produktebzw. Prozesse auswirken könnten. Die Informationen zurÄnderung sind ZF über das geforderte Formular vorzule-gen. Sie müssen den Anforderungen der PCN/PTN, wiein der aktuell geltenden Version der europäischen Norm(ZVEI) bzw. weiteren gültigen Normen beschrieben, ent-sprechen.

Unabhängig von ZVEI-Änderungsankündigungen bleibtder Lieferant verantwortlich für alle Änderungen. Für dieÄnderungsklassifikation verlangt ZF eine formelle DeltaFMEA (Änderungs-FMEA) bzw. eine mit der Änderungverbundene Risikobewertung.

Der Lieferant muss eine vollständige ZVEI-Deltaqualifika-tionsmatrix (DeQuMa) vorlegen, zusammen mit allen ge-wünschten Änderungen. Eine Vorlage zur Erstellung derDeQuMa ist auf der ZVEI-Internetseite verfügbar. Zusätz-lich kann ZF weitere Prüfungen vor der Freigabe der Än-derung verlangen.

ZF kann für den Prozess oder für die durch die Ände-rung betroffenen Prozesse eine Datenprüfung der kriti-schen Parametern verlangen. Das soll in der Form einesVergleichs zwischen dem vorhandenen und dem neuenProzesses erfolgen.

Für softwarebezogene Erstfreigaben und Änderungenmuss der Lieferant den spezifischen Software-Freigabe-prozess von ZF befolgen, und zwar über den gesamtenProduktlebenszyklus hinweg (Entwicklung, Serienstart,Produktion, Aftermarket). Dieser Prozess erfordert eineFreigabe durch ZF und schließt auch das Managementsowie die Verifizierung von Software-Revisionen mit ein.

59

5.5. Functional Safety of Software and Components with Integrated Software(IATF 16949: section 8.3.2.3)

Suppliers who develop or supply software or electroniccomponents with integrated software shall meet therequirements from Automotive SPICE or an equivalentstandard. Unless otherwise agreed, the technologicalmaturity level 2 or higher needs to be fulfilled accordingto the VDA Volume “Automotive SPICE ProcessAssessment Model” for processes, which are part of the“VDA process scope”.ZF retains the right to carry out an assessment at thesupplier’s location.

If maturity level 2 currently cannot be achieved, thesupplier shall provide an action plan including an adequate time schedule to achieve maturity level 2.

When safety-relevant electronics and software areincluded in the scope of supply, then the developmentprocess shall be “state-of-the-art” and comply with IECDIN EN 61508, ISO 26262.

Safety-relevant parts, their documentation and thedrawings shall be marked as such so that they can beclearly identified throughout the development phaseand series production process.

The requirements of the necessary safety level (e.g. SIL,ASIL …) are specified in the respective specification. Thesafety concept with design and implementationspecifications shall be agreed with ZF.

5.6. CybersecurityIf safety relevant electronics and software are includedin the scope of the supply, it shall be ensured, accord-ing to the requirement of ZF, that an unsecure access isimpossible. The necessary access protection can bebased on software and/or physical devices in theproduction and during transport. In addition, all relevantproduction equipment and the IT Infrastructure shall be,at a minimum, secured to the level of ZF requirements.The hedge-concept shall be discussed between ZF and

5.5. Funktionale Sicherheit bei Software undKomponenten mit integrierter Software (IATF 16949: Abschnitt 8.3.2.3)

Lieferanten, die Software oder elektronische Komponen-ten mit integrierter Software entwickeln oder liefern,müs- sen die Anforderungen aus Automotive SPICE odervergleichbaren Normen erfüllen. Sofern nicht anderwei-tig vereinbart, muss dabei für Prozesse, die Teil des“VDA process scope” sind, der Level 2 oder höhergemäß VDA Band „Automotive SPICE Process Assess-ment Model“ erfüllt sein. Bei Bedarf behält sich die ZF das Recht vor, am Standortdes Lieferanten ein Assessment durchzuführen.

Kann Reifegrad 2 aktuell nicht erreicht werden, muss derLieferant einen Maßnahmenplan inklusive entsprechen-dem Terminplan einreichen, gemäß dem er Reifegrad 2zu erreichen plant.

Wenn sicherheitsrelevante Elektronik und Software imLieferumfang enthalten sind, muss der Entwicklungspro-zess konform zum aktuellen Stand der Technik durchge-führt werden und die Anforderungen aus IEC DIN EN61508, ISO 26262 erfüllen.

Sicherheitsrelevante Teile, ihre Dokumentationen undZeichnungen sind in der Entwicklungsphase sowie demSerienprozess durchgängig so zu kennzeichnen, dass siejederzeit eindeutig als solche identifiziert werden kön-nen.

Die Anforderungen der erforderlichen Sicherheitsstufe(z.B. SIL, ASIL etc.) sind in der jeweiligen Spezifikationfestgeschrieben. Das Sicherheitskonzept mit Vorgabenzu Design und Implementierung ist mit ZF abzustimmen.

5.6. CybersecurityWenn sicherheitsrelevante Elektronik und Software imLieferumfang enthalten sind, muss gemäß den Anforde-rungen von ZF sichergestellt werden, dass kein ungesi-cherter Zugriff möglich ist. Der erforderlicheZugriffsschutz kann während Produktion und Transportsoftware- und/oder hardwaregestützt erfolgen. Zudemsind alle relevanten Produktionsanlagen und die IT-Infra-struktur mindestens gemäß den ZF-Anforderungen zu si-chern. Das Sicherheitskonzept ist in der APQP-Phase

60

the supplier in the APQP phase and shall be approved byPPF/PPAP submission.

ZF reserves the right, after pre-announcement, to auditthe hedge-concept, possibly jointly with the ZFcustomers. During the audit, it shall be ensured that ZFand the customers are allowed to obtain access to thesafety relevant production, the logistic area and the ITsector.

zwischen ZF und dem Lieferanten abzustimmen undmuss zur Produktionsprozess- und Produktfreigabe(PPF/PPAP) freigegeben sein.ZF behält sich das Recht vor, das Sicherheitskonzeptggf. gemeinsam mit den ZF-Kunden nach entsprechen-der Vorankündigung einem Audit zu unterziehen. Wäh-rend des Audits muss sichergestellt sein, dass ZF unddessen Kunden Zugang zur sicherheitsrelevanten Pro-duktion, dem Logistikbereich sowie der IT-Abteilung er-halten.

QD83 – Global Supplier Quality Directive5. Specif ic Requirements for Electronic Components

Spezif ische Anforderungen für Elektronik-Komponenten

61

International Standards

ISO 9001 Quality management systems,requirements

ISO 14001 Environmental management systemsIATF 16949 International Automotive Task Force

Automotive Quality Management System Standard

Automotive SPICE® – Process Assessment ModelISO 26262 (Road vehicles – Functional safety)IEC 61508 (Functional safety of

electrical/electronic/ programmableelectronic safety-related systems)

SAE-J1879 (Handbook for Robustness Validationof Automotive Electrical/ElectronicModules)

ZVEI documents (Handbook for Robustness Validationof Semiconductor Devices in Automotive Applications,Handbook for Robustness Validation of AutomotiveElectricals/Electronic Modules)

Rules and Standards – VDA Volumes

VDA – German Association of the Automotive Industrywww.vda-qmc.de

AIAG Standards and Rules (incl. CQI)

www.aiag.org/

ZF internal Group Standards and RulesSource: Respective ZF receiving plant

ZFN 9003 ZF Norm 9003 “Control of Prohibitedand Regulated Substances”.

ZFN 9004-1 General ZF Packing Specification;Logistics, Environmental Protection

ZFN 9010 Acceptance Criteria for the Creation ofMaterial Data Sheets in theInternational Material Data System(IMDS)

ISO/IEC 17025 Gerneral requirements for thecompetence of testing and calibrationlaboratories

Internationale Normen

ISO 9001 Qualitätsmanagementsysteme, Anforde-rungen

ISO 14001 UmweltmanagementsystemeIATF 16949 International Automotive Task Force

Qualitätsmanagement in der Automobil-industrie

Automotive SPICE® – Process Assessment ModelISO 26262 (Road vehicles – Functional safety)IEC 61508 (Funktionale Sicherheit sicherheitsbezo-

gener elektrischer /elektronischer/pro-grammierbarer elektronischer Systeme)

SAE-J1879 (Handbook for Robustness Validation ofAutomotive Electrical/Electronic Modu-les)

ZVEI-Schriften (Handbook for Robustness Validation ofSemiconductor Devices in Automotive Applications,Handbook for Robustness Validation of AutomotiveElectricals/Electronic Modules)

Normen und Regelwerke – VDA Bände

VDA – Verband der Automobilindustrie e. V.www.vda-qmc.de

Normen und Regelwerke – AIAG (inkl. CQI)

www.aiag.org/

Interne Normen und Regelwerke des ZF-KonzernsQuelle: Das jeweilige ZF-Empfängerwerk

ZFN 9003 ZF-Norm 9003 „Beschränkung von ver-botenen und regulierten Stoffen“.

ZFN 9004-1 Allgemeine ZF-Verpackungsvorschrift;Logistik, Umweltschutz

ZFN 9010 Akzeptanzkriterien zur Erstellung vonMaterialdatenblättern im InternationalenMaterial Daten System (IMDS)

ISO/IEC 17025 Allgemeine Anforderungen an die Kompetenz von Prüf- und Kalibrierlabo-ratorien

6. ReferencesVerweise

62 QD83 – Global Supplier Quality Directive7. Forms/Formulare

All necessary communication and work forms as well asother relevant documents can be downloaded in theircurrent version from the ZF Internet website (BusinessPortal >> Materials Management >> Quality Directive).

The forms and documents made available on this plat-form represent the ZF standard and cover the minimumrequirements. Other forms may be used on the condi-tion that they fulfill the minimum ZF requirements andthe ZF receiving plant has approved the use of theseforms.

The supplier shall ensure that they always work with thelatest version of the forms.

Sämtliche zur Kommunikation und Arbeit erforderlichenFormulare sowie weitere relevante Dokumente stehen inihrer aktuellen Fassung auf der ZF-Internetseite zumDownload bereit (Business Portal >> Materialwirt-schaft >> Qualitätsrichtlinie).

Die auf dieser Plattform zugänglichen Formulare undDokumente entsprechen den ZF-Normen und stellen diejeweiligen Mindestanforderungen dar. Andere Formularedürfen nur unter der Voraussetzung genutzt werden,dass sie die ZF-Mindestanforderungen erfüllen und dassdas ZF-Empfängerwerk ihrer Nutzung zugestimmt hat.

Der Lieferant hat sicherzustellen, dass immer mit der je-weils aktuellen Fassung der Formulare gearbeitet wird.

7. FormsFormulare



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AEC Automotive Electronics CouncilAIAG Automotive Industry Action GroupAPQP Advanced Product Quality Planning

ASIL Automotive Safety Integrity LevelC Critical Characteristics

CAMDS China Automotive InternationalMaterial Data System

CLP Classification, Labelling, Packaging

Cm, Cmk Machine Capability IndicesCOEMS Chinese Original Equipment

ManufacturersCp, Cpk Process Capability IndicesCQI Continuous Quality Improvement

ELV End of Life VehiclesESD Electro Static Discharge

EU European UnionFMEA Failure Mode and Effect Analysis

FMEDA Failure Mode Effect and DiagnosticAnalysis

GHS Globally Harmonized System

GSQM TRW’s former Global SupplierQuality Directive (obsolete)

HIS Hersteller Initiative SoftwareIATF International Automotive Task ForceIEC International Electrotechnical

CommissionIMDS International Material Data SystemISO International Standard Organization

for Standardization

IT Information TechnologyKPI Key Performance Indicators LED Light Emitting DiodeMSA Measurement System AnalysisOEM Original Equipment Manufacturer

8. GlossaryGlossar

AEC Automotive Electronics CouncilAIAG Automotive Industry Action GroupAPQP Advanced Product Quality Planning

(Qualitätsvorausplanung)ASIL Automotive Safety Integrity LevelC Critical Characteristics (Kritische

Merkmale)CAMDS China Automotive International Mate-

rial Data SystemCLP Classification, Labelling, Packaging

(Einstufung, Kennzeichnung und Ver-packung von Stoffen und Gemi-schen)

Cm, Cmk MaschinenfähigkeitsindizesCOEMS Chinesische Erstausrüster (OEMs)

Cp, Cpk ProzessfähigkeitsindizesCQI Continuous Quality Improvement

(Kontinuierliche Qualitätsverbesse-rung)

ELV End of Life Vehicles (Altfahrzeuge)ESD Electro Static Discharge (elektrostati-

sche Entladung)EU Europäische UnionFMEA Fehlermöglichkeits- und Einflussana-

lyseFMEDA Fehlermöglichkeits-, Einfluss- und Di-

agnoseabdeckungsanalyse GHS Globally Harmonised System (global

harmonisiertes System zur Einstufungund Kennzeichnung von Chemikalien)

GSQM Ehemalige TRW-Qualitätsrichtliniefür Lieferanten weltweit (veraltet)

HIS Herstellerinitiative SoftwareIATF International Automotive Task ForceIEC Internationale Elektrotechnische

KommissionIMDS Internationales Material Daten SystemISO International Organization for Stan-

dardization (Internationale Organisa-tion für Normung)

IT InformationstechnologieKPI Key-Performance-Indikatoren LED Light Emitting Diode (Leuchtdiode)MSA MesssystemanalyseOEM Original Equipment Manufacturer

(Erstausrüster)

64 QD83 – Global Supplier Quality Directive8. Glossary/Glossar

P Process CharacteristicsPCB Printed Circuit BoardPCN Product Change Notification

Pp, Ppk Process Performance IndicesPPAP Production Part Approval Process

PPF Produktionsprozess- und ProduktFreigabe (German for ”ProductionProcess and Product Approval“)

PSR Product Safety Representative

PTC Pass Through Characteristics

PTN Product Termination Notification

QD83 Global Supplier Quality Directive ofZF

QR83 ZF’s former Quality AssuranceDirective for Purchased Parts(obsolete)

Q-KPI Quality-Key Performance IndicatorsQM Quality ManagementR@R Run at RateREACH Registration, Evaluation,

Authorization and Restriction ofChemicals

RFQ Request For QuoteS Significant CharacteristicsSDS Safety Data Sheets

SFF Safe Failure Fraction

SHALL Indicates a mandatory requirementSIL Safety Integrity Level

SOP Start Of ProductionSPC Statistical Process Control

SPICE Simulation Program with IntegratedCircuit Emphasis

VDA Verband der Automobilindustrie

P ProzessmerkmalePCB Printed Circuit Board (Leiterplatte)PCN Product Change Notification (Ankün-

digung einer Produktänderung)Pp, Ppk Vorläufige ProzessfähigkeitsindizesPPAP Production Part Approval Process

(Produktionsteil-Abnahmeverfahren)PPF Produktionsprozess- und Produktfrei-

gabe

PSR Product Safety Representative (Pro-duktsicherheitsbeauftragter)

PTC Pass Through Characteristics (Merk-male, die ungeprüft an den Kundenweitergegeben werden)

PTN Product Termination Notification (An-kündigung einer Produkteinstellung)

QD83 Richtlinie zur globalen Lieferqualitätvon ZF (Quality Directive)

QR83 Ehemalige ZF-Richtlinie zur Quali-tätssicherung von Zulieferungen (ver-altet)

Q-KPI Qualitäts-Key-Performance-IndikatorenQM QualitätsmanagementR@R Run at RateREACH Registration, Evaluation, Authorization

and Restriction of Chemicals (Regis-trierung, Bewertung, Zulassung undBeschränkung chemischer Stoffe)

RFQ Request For Quote (Angebotsanfrage)S Signifikante MerkmaleSDS Safety Data Sheets (Sicherheitsda-

tenblätter)SFF Safe Failure Fraction (Anteil unge-

fährlicher Ausfälle)SHALL Muss/verbindliche AnforderungSIL Safety Integrity Level (Stufe der Si-

cherheitsintegrität)SOP Start Of Production (Serieneinführung)SPC Statistical Process Control (statisti-

sche Prozessregelung)SPICE Simulation Program with Integrated

Circuit Emphasis (Bewertungsmodellfür Softwareentwicklungsprozesse imAutomobil)

VDA Verband der Automobilindustrie e.V.

65

VIN Vendor Information Network

ZF ZF Friedrichshafen AGZFN ZF Standard

VIN Vendor Information Network (Liefe-rantenportal von ZF TRW)

ZF ZF Friedrichshafen AGZFN ZF-Norm

ZF Friedrichshafen AG88038 FriedrichshafenDeutschland · GermanyTelefon/Phone +49 7541 77-0Telefax/Fax +49 7541 77-908000www.zf.com

Firs

t Edi

tion

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ber

2017