gerenciamento do escopo do projeto sebastião albuquerque, pmp
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Gerenciamento do Escopo do ProjetoSebastião Albuquerque, PMP
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Agenda• Visão Geral• Ações Gerais• Conceitos Preliminares• Áreas de Conhecimento e Grupos de Processos• Processos de Gerenciamento do Escopo vs. Grupos de
Processos• Processos de Gerenciamento do Escopo do Projeto
▫ Coletar os Requisitos▫ Definir o Escopo▫ Criar a EAP▫ Verificar o Escopo▫ Controlar o Escopo
• P&R
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Visão Geral
•É o processo de definir qual trabalho é necessário e garantir que todo esse trabalho, e apenas esse trabalho, seja realizado.
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Ações Gerais
•No Grupo de Processo de Planejamento:▫Planejar antecipadamente como o escopo
será determinado, gerenciado e controlado.▫O Plano de Gerenciamento do Escopo deve
ser B-A-R-F.▫Coletar os requisitos de todas as partes
interessadas.▫Usar uma Estrutura Analítica de Projeto
(EAP).▫Evitar o Gold Plating.
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Ações Gerais (cont.)
•No Grupo de Processo de Monitoramento e Controle:▫Avaliar o impacto de qualquer mudança do
escopo nas restrições do projeto (Triple Constraint).
▫Seguir o controle integrado de mudança.
▫Não permitir mudanças além do Termo de Abertura do Projeto (TAP).
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Conceitos Preliminares
•Escopo do Produto.▫Requisitos do produto do projeto.
•Escopo do Projeto.▫Trabalho para confeccionar o produto.▫Trabalho de gerenciamento.▫Parte do Plano de Gerenciamento do
Escopo.•Plano de Gerenciamento do Escopo.
▫Define como o escopo será planejado, executado e controlado.
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Conceitos Preliminares (cont.)
•Gerenciamento do escopo:▫Determinar os requisitos que sustentem a
necessidade empresarial (TAP).▫Gerenciar as partes interessadas para
obter os escopos do produto e do projeto.▫Criar uma EAP.▫Garantir que o escopo do trabalho
planejado está sendo realizado.▫Medir o desempenho e fazer ajustes, caso
necessário.
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Conceitos Preliminares (cont.)
•Fatores Ambientais da Empresa:▫Cultura ou sistemas existentes na empresa
com os quais o projeto terá de lidar ou possivelmente usar.
▫“Bagagem” da empresa que acompanha o projeto: Padrões governamentais ou industriais, Infraestrutura organizacional, Condições de mercado, etc.
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Conceitos Preliminares (cont.)
•Ativos de Processos Organizacionais:▫Processos, procedimentos, políticas,
modelos,▫Base de conhecimento da empresa,
Informações históricas, Lições aprendidas.
▫Experiência da empresa em projetos anteriores.
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Áreas de Conhecimento e Grupos de Processos
Iniciação Planejamento
Execução Monitoramento e Controle
Encerramento
Integração
Escopo Escopo
Tempo Tempo
Custo Custo
Qualidade
Recursos Humanos
Comunicações
Riscos Riscos
Aquisições
2009 RMC Publications, Inc
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Processos de Gerenciamento do Escopo vs. Grupos de Processos
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Coletar os Requisitos
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Coletar os Requisitos
•É o processo de definição e documentação das necessidades das partes interessadas para alcançar os objetivos do projeto.
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Mas, o que são requisitos?
•São o que as partes interessadas precisam em um projeto ou produto.
•Estão relacionados a solução de problemas ou a cumprimento de objetivos.
•Podem incluir:▫Funcionalidades do produto.▫Como o trabalho é gerenciado.▫Critérios de qualidade.▫Processos de negócio.▫Ações de gerenciamento do projeto.
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Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas
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Coletar os Requisitos - DFD
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Coletar os Requisitos: Entradas
•TAP:▫Requisitos (alto nível),▫Descrição do produto (alto nível).
•Registro das partes interessadas:▫Informações de identificação,▫Informações de avaliação,▫Classificação:
Interna/externa, Apoiadora/neutra/resistente, etc.
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Coletar os Requisitos: Ferramentas e Técnicas•Entrevistas com especialistas.•Dinâmicas de grupo:
▫Grupo de foco: Membros de grupo específico discutem entre
si, mas orientados por um moderador.▫Workshop facilitado:
Partes interessadas de diferentes especialidades, objetivando consenso, orientadas por um moderador.
•Oficinas:▫JAD, QFD, etc.
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Coletar os Requisitos: Ferramentas e Técnicas (cont.)• Técnicas de Criatividade em Grupo:
▫Brainstorming: Pensamento em grupo ao invés de idéias
individuais.▫Técnica de Grupo Nominal:
Classificação das melhores idéias do brainstorming.▫Técnica Delphi:
Obter consenso de especialistas anonimamente.▫Mapa Mental:
Diagrama de idéias ou observações.▫Diagrama de Afinidade:
Classificação de idéias em grupos específicos.
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Coletar os Requisitos: Ferramentas e Técnicas (cont.)•Questionário e Pesquisa:
▫Questões apresentadas a grandes grupos.•Observação:
▫Assistir ou participar do trabalho do usuário.
•Protótipo:▫Modelo do produto proposto objetivando
gerar feedback.
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Coletar os Requisitos: Ferramentas e Técnicas (cont.)•Tomada de Decisão em Grupo:
▫Unanimidade.▫Maioria.▫Pluralidade.▫Ditadura.
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Coletar os Requisitos: Saídas•Documentação dos Requisitos:
▫Lista clara e inequívoca.•Plano de Gerenciamento dos Requisitos:
▫Como analisar, priorizar, gerenciar e controlar as mudanças nos requisitos? (PMI-ismo).
•Matriz de Rastreabilidade dos Requisitos:▫Número de identificação,▫Origem,▫Responsável,▫Situação, etc.
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Coletar os Requisitos – Conceitos Adicionais•Equilibrar os Requisitos das Partes
Interessadas:▫ Alinhar os requisitos com os objetivos do
projeto.▫ Procurar opções para ajustar as
demandas concorrentes (Triple Constraint).
▫ Priorizar os requisitos.▫ Resolver possíveis conflitos.
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Coletar os Requisitos – Conceitos Adicionais (cont.)•Solucionar requisitos conflitantes de
acordo com os seguintes critérios:▫ Business case,▫ TAP,▫ Declaração de Escopo do Projeto,▫ Restrições do projeto.
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Coletar os Requisitos – Conceitos Adicionais (cont.)•Outras ações para lidar com requisitos
conflitantes:▫ Usar habilidades para resolução de conflitos,
desenvolvimento de equipes e solução de problemas,
▫ Buscar opções (compressão, novas estimativas, brainstorming, etc.),
▫ Realizar reuniões, entrevistas e discussões,▫ Tomar decisões,▫ Submeter e implementar mudanças,▫ Escalar, etc.
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Coletar os Requisitos
•Exercício:▫O que um Gerente de Projetos deve fazer
para equilibrar os requisitos das partes interessadas?
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Definir o Escopo
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Definir o Escopo
•É o processo de elaboração de uma descrição detalhada do projeto e do produto.
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Definir o Escopo - Resumo
•Determinar o que está ou não incluído no projeto e em suas entregas.
•Utiliza informações contidas em:▫Documentação dos Requisitos,▫TAP,▫Riscos,▫Premissas,▫Restrições, etc.
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Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas
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Definir o Escopo - DFD
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Definir o Escopo: Entradas
•TAP•Documentação dos requisitos.•Ativos de processos organizacionais:
▫Políticas, procedimentos e modelos para a declaração do escopo do projeto,
▫Arquivos de projetos anteriores,▫Lições aprendidas de fases ou projetos
anteriores, etc.
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Definir o Escopo: Ferramentas e Técnicas• Opinião especializada:
▫Outras unidades dentro da organização,▫Consultores,▫Partes interessadas,▫Associações profissionais e/ou técnicas,▫Setores econômicos,▫Especialistas no assunto, ▫EGP, etc.
• Análise do Produto:▫Analisar os objetivos e a descrição do produto
definidos pelo cliente ou patrocinador e transformá-los em entregas tangíveis.
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Definir o Escopo: Ferramentas e Técnicas (cont.)•Análise do Produto (cont.):
▫ Dependendo da indústria, haverão técnicas específicas como:
Decomposição do produto, Análise de sistemas, Análise de requisitos, Engenharia de sistemas, Engenharia de valor, Análise de valor, etc.
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Definir o Escopo: Ferramentas e Técnicas (cont.)•Identificação de alternativas:
▫Identificar diferentes métodos para executar o trabalho do projeto.
•Oficinas.
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Definir o Escopo: Saídas
•Declaração do Escopo do Projeto:▫ Apresenta os escopos do projeto e do
produto aprovados para o projeto,▫ Exclusões do projeto,▫ Entregas,▫ Critérios de aceitação do produto,▫ Restrições e premissas.
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Definir o Escopo: Saídas (cont.)
•Atualizações nos documentos do projeto:▫ Registro das partes interessadas,▫ Documentação dos requisitos,▫ Matriz de rastreabilidade dos requisitos,
etc.
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Definir o Escopo
•Exercício:▫Elabore a Declaração do Escopo de um
projeto de sua escolha.
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Criar a EAP
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Criar a EAP
•É o processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciados.
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Criar a EAP - Resumo• Realização do trabalho definido no plano de gerenciamento
do projeto, afim de atingir seus objetivos.• Apoiar as seguintes ações:
▫ Realizar as atividades,▫ Construir as entregas,▫ Mobilizar, desenvolver e gerenciar a equipe,▫ Seguir o plano do projeto,▫ Realizar a comunicação,▫ Coletar dados de progresso, status e distribuir informações,▫ Solicitar mudanças,▫ Gerenciar riscos e executar os planos de resposta aos riscos,▫ Gerenciar vendedores e fornecedores,▫ Implementar mudanças aprovadas,▫ Coletar e documentar lições aprendidas.
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Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas
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Criar a EAP - DFD
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Criar a EAP: Entradas
•Declaração do escopo do projeto.•Documentação dos requisitos.•Ativos de processos organizacionais:
▫Políticas, procedimentos e modelos para confecção de EAP,
▫Arquivos de projetos anteriores,▫Lições aprendidas de projetos anteriores,
etc.
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Criar a EAP: Ferramentas e Técnicas
•Decomposição:▫Subdivisão das entregas do projeto em
componentes menores e mais facilmente gerenciáveis até que elas estejam definidas no nível de pacote de trabalho.
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Criar a EAP: Ferramentas e Técnicas (cont.)•Decomposição (cont.):
▫Geralmente envolve as seguintes atividades: Identificação e análise das entregas e seu
trabalho, Estruturação e organização da EAP, Decomposição dos níveis mais altos em níveis
menores, Identificar cada componente da EAP, Assegurar que o grau de decomposição é
suficiente.
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Exemplo de EAP
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Exemplo de EAP (por fases)
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Exemplo de EAP (por entregas principais)
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Outras Estruturas de EAP
•Practice Standard for Work Breakdown Structures Second Edition® (PMI®). Pág 63.
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Criar a EAP: Saídas• EAP.• Dicionário da EAP:
▫Código identificador,▫Descrição do trabalho,▫Responsável pelo trabalho,▫Marco associado,▫Recursos necessários,▫Estimativa de custo,▫Requisitos de qualidade,▫Critérios de aceitação,▫Referências técnicas,▫Informações do contrato.
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Criar a EAP: Saídas (cont.)
•Linha de base do escopo.▫Declaração do escopo do projeto,▫EAP e▫Dicionário da EAP.
•Atualizações dos documentos do projeto:▫Documentação dos requisitos, etc.
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Os 10 Mandamentos da EAP1. Cobiçarás a EAP do Próximo.2. Explicitarás todos os subprodutos, inclusive os necessários ao
gerenciamento do projeto.3. Não usarás nomes em vão.4. Guardarás a descrição dos pacotes de trabalho no Dicionário da
EAP.5. Decomporás até o nível de detalhe que permita o planejamento
e controle do trabalho necessário para a entrega do subproduto.6. Não decomporás em demasia.7. Honrarás o pai.8. Decomporás de forma que a soma dos subprodutos dos
elementos componentes corresponda ao subproduto do elemento pai (100%).
9. Não decomporás em somente um subproduto.10. Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de
um subproduto.
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Criar a EAP
•Exercícios:▫Defina com suas próprias palavras o que é
uma EAP?▫Quais são as vantagens e/ou desvantagens de
se utilizar uma Lista de Atividades ao invés de uma EAP?
▫Quais são os benefícios de utilizar uma EAP?▫O que você faz com a EAP quando o trabalho
do projeto está sendo feito (execução)?
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Verificar o Escopo
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Verificar o Escopo
•É o processo de formalização da aceitação das entregas concluídas do projeto.
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Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas
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Verificar o Escopo - DFD
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Verificar o Escopo: Entradas•Plano de gerenciamento do projeto:
▫Linha de base do escopo.•Documentação dos requisitos:
▫Requisitos do projeto,▫Requisitos do produto,▫Requisitos técnicos,▫Critérios de aceitação.
•Matriz de rastreabilidade dos requisitos:▫Liga os requisitos às suas origens e os
acompanha durante o ciclo de vida do projeto.
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Verificar o Escopo: Entradas (cont.)
•Entregas validadas:▫Através do processo Realizar o Controle da
Qualidade.
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Verificar o Escopo: Ferramentas e Técnicas•Inspeção (os métodos dependem da
indústria):▫Medição,▫Exame de verificação,▫Revisões,▫Auditoria, ▫Ensaios, etc.
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Verificar o Escopo: Saídas
•Entregas aceitas:▫Formalmente assinadas e aprovadas pelo
cliente ou patrocinador.•Solicitações de mudança:
▫Documentação das razões para a rejeição.•Atualizações dos documentos do projeto.
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Verificar o Escopo
•Exercício:▫O que é preciso fazer antes de verificar o
escopo do projeto?▫O que você terá quando terminar a
verificação do escopo?
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Controlar o Escopo
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Controlar o Escopo
•É o processo que engloba as ações de:▫Monitoramento do progresso dos escopos
do projeto e do produto e▫Gerenciamento das mudanças feitas na
linha de base do escopo.
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Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas
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Controlar o Escopo - DFD
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Controlar o Escopo: Entradas•Plano de gerenciamento do projeto.
▫ Processos que serão usados no projeto,▫ Planos de gerenciamento das áreas de
conhecimento do projeto,▫ Linhas de base de escopo, cronograma e
custos,▫ Plano de gerenciamento de requisitos,▫ Plano de gerenciamento de configuração,▫ Plano de gerenciamento de mudanças e▫ Plano de gerenciamento de melhoria de
processos.
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Controlar o Escopo: Entradas (cont.)
•Informações sobre o desempenho (progresso) do trabalho:▫Entregas iniciadas,▫Progresso do trabalho,▫Entregas concluídas.
•Documentação dos requisitos.•Matriz de rastreabilidade dos requisitos.
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Controlar o Escopo: Entradas (cont.)
•Ativos de processos organizacionais:▫Políticas e procedimentos formais e/ou
informais relacionados ao controle do escopo.
▫Métodos de monitoramento e informações a serem utilizados.
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Controlar o Escopo: Ferramentas e Técnicas•Análise de variação:
▫Avaliação da magnitude da variação entre as medições de desempenho do projeto a partir da linha de base do escopo.
▫Determinação da causa raiz da variação.▫Decidir recomendar ações corretivas ou
preventivas.
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Controlar o Escopo: Saídas
•Medições de desempenho do trabalho.▫Desempenho referente ao trabalho
planejado vs. real.•Atualizações dos ativos de processos
organizacionais:▫Causas das variações,▫Ação corretiva escolhida e suas razões,▫Lições aprendidas, etc.
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Controlar o Escopo: Saídas (cont.)
•Solicitações de mudança:▫Na linha de base e/ou outros componentes
do plano de gerenciamento do projeto.▫Podem incluir:
Ações corretivas, Ações preventivas, Reparo de defeitos.
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Controlar o Escopo: Saídas (cont.)
•Atualizações do plano de gerenciamento do projeto:▫Plano de gerenciamento do escopo,▫Linha de base do escopo.▫Outras linhas de base.
•Atualizações dos documentos do projeto:▫Documentação dos requisitos,▫Matriz de rastreabilidade dos requisitos.