gep2009 eq5 l2 exp guido cap1&4 administracionde proyectos
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ATRIBUTOS DE UN PROYECTO
Un proyecto es un intento por lograr un objetivo específico mediante un grupo único de tareas interrelacionadas y la utilización efectiva de recursos .Los siguientes atributos ayudan a definir un proyecto.
Tiene un objetivo bien definido, resultado o producto esperado. por lo general se define en términos de alcance, programa y costo.
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Lleva a cabo mediante una serie de tareas interdependientes, es decir no repetitivas y realizarlas en cierto orden.
Utiliza varios recursos, como pueden incluir diferentes personas, organizaciones, equipos, materiales e instalaciones.
Tiene un marco específico, es decir, tiene un tiempo de inicio y una fecha para la cual se tiene que lograr el objetivo.
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Un proyecto puede ser un intento único.Un proyecto tiene un cliente, que es la entidad
que proporciona los fondos necesarios para el logro del proyecto; puede ser una persona, una organización, o un grupo de personas u organizaciones.
Incluye también un grado de incertidumbre en relaciona si el objetivo del proyecto será alcanzado por completo, ocasionado por suposiciones y estimados de duración.
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El logro exitoso del objetivo del proyecto está limitado por 4 factores:
Alcance: es todo el trabajo que se tiene que realizar con el fin de que el cliente quede satisfecho de que las entregas cumplan con los requisitos o los criterios aceptación acordados al inicio del proyecto.
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Costo: cantidad que ha convenido el cliente pagar por las entregas aceptables. Presupuesto que incluye un estimado de costos, relacionados con los diversos recursos que se usaran en el proyecto.
Programa: es la relación de tiempos que especifica cuando se debe iniciar y terminar cada actividad.
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Satisfacción de cliente: es importante desarrollar un plan antes del inicio del proyecto; debe incluir tareas de trabajo, costos relacionados y estimados de tiempo para terminarlos; así como mantener una comunicación continúa entre el gerente de proyecto y el cliente.
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CICLO DE VIDA DEL PROYECTO
La primera fase del ciclo de vida de un proyecto incluye la identificación de una necesidad o problema que puede dar como resultado propuestas del cliente solicitando a un quipo de proyectos que solucionen la necesidad detectada. Por lo general la necesidad y los requisitos los redacta el cliente por escrito en un documento denominado una solicitud de propuesta (SDP), atraves de esta solicita a personas individuales o contratistas que presenten propuestas, costos y programa
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La segunda fase es el desarrollo de una solución a la necesidad o al problema, que da como resultado la presentación de una propuesta al cliente por parte de una o más personas u organizaciones. El cliente evalúa las propuestas, selecciona la mejor y firma el contrato con el contratista.
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La fase final del ciclo de vida del proyecto es terminarlo. Se necesitan realizar actividades de cierre, por ejemplo confirmar que todas las entregas se han hecho al cliente y han sido aceptadas por él, que se han cobrado todos los pagos y pagado todas las facturas.
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PROCESO DE LA ADMINISTRACION DEL PROYECTO
La planeación incluye los siguientes pasos:
1.-Definir con claridad el objetivo del proyecto
2.-Dividir y subdividir el alcance en paquetes de trabajo. Una estructura de división del trabajo (EDT) es un árbol jerárquico de elementos o partidas de trabajo, que identifica a la organización o persona que tiene la responsabilidad de cada paquete.
3.-Definir las actividades específicas para cada paquete de trabajo.
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4.-Presentar gráficamente las actividades bajo la forma de un diagrama de red.
5.-Hacer un estimado de tiempo de la duración de cada actividad.
6.-Hacer un estimado de costos para cada actividad.
7.-Calcular el programa y el presupuesto de un proyecto, para determinar si se puede terminar dentro del tiempo requerido, con los fondos y recursos disponibles.
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Si no es así se puede establecer un plan de línea base alcanzable y realista, que se mostrara en un formato grafico o tabular para cada periodo, con la fecha de inicio y terminación de cada actividad, las cantidades de los diversos recursos y el presupuesto para cada periodo. La clave para el control de efectivo del proyecto es medir el progreso real y compararlo con el planeado de manera oportuna y periódica y, si es necesario, llevar a cabo la acción correctiva.
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BENEFICIOS DE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS
El principal beneficio es tener a un cliente satisfecho. El completar el alcance total del proyecto con calidad, a tiempo yd entro del presupuesto proporciona una sensación de satisfacción para todos los que participan en el proyecto.
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PROYECTO
La tercera fase es la puesta en práctica de la solución propuesta. En esta fase, se conoce como desarrollar el proyecto, da como resultado el logro del objetivo definido, dejando al cliente satisfecho de que se completo el alcance del proyecto con calidad, dentro del presupuesto y a tiempo.
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La tercera fase de ciclo del proyecto poner en práctica las soluciones propuestas tiene dos partes: hacer su planeación detallada y después poner en práctica el plan para obtener el objetico del mismo.
La parte de planeación incluye elaborar con gran detalle el plan, el programa y el presupuesto.
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Factores críticos del éxito
Mientras se está realizando el proyecto, es necesario supervisar el avance para asegurar que todo vaya de acuerdo al plan.
Para medir el avance real es importante mantener un seguimiento de cuales actividades ya se han iniciado terminado
Factores aplicables a los proyectos
Metas y misión del proyecto claramente definidas.Respaldo de la alta direcciónUn gerente de proyecto competenteUn equipo de proyectos competente.Recursos suficientes.Participación y consultas clientes/consumidores.Buena comunicación.Sensibilidad hacia los clientes.Supervisión y retroalimentación apropiadas.Tecnología apropiada.
Para poner en práctica una acción correctiva quizá sea necesario evaluar varias alternativas para asegurar que esta hará que el proyecto quede de nuevo dentro del alcance, el tiempo y las restricciones presupuestadas del objetivo.
La clave para el control de proyecto efectivo es medir el progreso real y compararlo con el planeado sobre una base periódica y oportuna y llevas a cabo la acción correctica necesaria.
El proceso de control de proyectos incluye recopilar información periódicamente sobre el desempeño del proyecto, y comprar el avance real con el planeado para acabo acciones correctivas si el desempeño real es inferior al planeado.
Además se debe establecer un periodo de presentación de informes sistemático para comparar el avance real con el planeado.
Dependiendo de la duración del proyecto durante cada periodo de presentación de informes es necesario recopilar clases de datos o información.
Datos sobres desempeño real: El tiempo real en que se iniciaron o
terminaron las actividades. Los costos reales gastados y comprometidos.
Información sobre cualquier cambio en el alcance, el programa y el presupuesto del proyecto: estos cabios los puede iniciar el cliente o el equipo del proyecto o pueden ser resultado de un acontecimiento inesperado.
Terminación del proyecto
La última fase del ciclo de vida del proyecto es terminarla se inicia después de que ha completado el trabajo del proyecto.
El propósito de terminar apropiadamente un proyecto es aprender de la experiencia ganada en el mismo, con el fin de mejorar el desempeño en el futuro, las actividades relacionadas con la terminación del proyecto deben identificar e incluir en el plan de línea base, no se debe manejar simplemente como ideas espontaneas posteriores.
Evaluación interna posterior a la terminación del proyecto
Internamente deben realizarse dos tipos de reuniones: las individuales con los miembros del equipo y la de grupo con el equipo del proyecto, se debe realizar tan pronto como sea posible después de la terminación del proyecto y se debe avisar a con anticipación a todos las personas involucradas.
Las reuniones individuales permiten que las personas hablen abiertamente, sin las restricciones de una reunión de grupo.
En la reunión se debe discutir lo que ocurrió durante la realización del proyecto e identificar recomendaciones específicas para mejorías. Tales como: desempeño técnico, desempeño en cuanto a costos, desempeño del programa, planeación y control del proyecto, etc.
Después del término de la reunión se debe emitir por escrito un breve informe a la administración con un resumen del desempeño del proyecto y las recomendaciones.
Retroalimentación del cliente
Es tan importante la reunión interna como la evaluación con el cliente, el propósito de esta es determinando si el proyecto le proporciono los beneficios previstos, evaluar el nivel de satisfacción del cliente y obtener cualquier retroalimentación útil en las relaciones de negocios futuros con este u otros clientes.
Otra forma de obtener retroalimentación del cliente es mediante una encuesta de evaluación con el cliente.
Cancelación del proyecto
Pueden existir circunstancias que requiere que un proyecto se cancele antes de que quede completo, algunos por incremento en el tiempo de construcción, costos de material, por descontento del cliente
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