generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

149
2005 GENERAREA ŞI MANIPULAREA TEXTELOR, TABELELOR ŞI IMAGINILOR Specializarea TEHNOLOGIA INFORMAŢIEI Forma de învăţământ ID emestrul I -s Program universitar de conversie profesională pentru cadrele didactice din mediul rural post Adriana OLTEANU Magdalena ANGHEL Radu Nicolae PIETRARU

Upload: dangtram

Post on 29-Jan-2017

305 views

Category:

Documents


3 download

TRANSCRIPT

Page 1: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

2005

GENERAREA ŞI MANIPULAREATEXTELOR, TABELELOR ŞI IMAGINILOR

Specializarea TEHNOLOGIA INFORMAŢIEI

Forma de învăţământ ID emestrul I- s

Program universitar de conversie profesionalăpentru cadrele didactice din mediul rural

post

Adriana OLTEANU Magdalena ANGHEL

Radu Nicolae PIETRARU

Page 2: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor
Page 3: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Ministerul Educaţiei şi Cercetării

Proiectul pentru Învăţământul Rural

TEHNOLOGIA INFORMAŢIEI

Generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Adriana OLTEANU Radu Nicolae PIETRARU

Magdalena ANGHEL

2005

Page 4: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

© 2005 Ministerul Educaţieiţşi Cercetării

Proiectul pentru Învă ământul Rural

Nici o parte a acestei lucrărinu poate fi reprodusă fărăacordul scris al uiMinisterul Educaţiei şi Cercetării

Page 5: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Cuprins

Proiectul pentru Învăţământul Rural I

Proiectul pentru Învăţământul Rural Generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor CUPRINS Unitate Titlul Pagină de învăţare INTRODUCERE 1 1 NOŢIUNI FUNDAMENTALE 3

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 1 4 1.1 Documente în format electronic 4 1.2 Aplicaţii de generare şi gestionare a documentelor de birou 6 1.3 Diferenţe între diverse tipuri de fişiere electronice 8 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 1 11 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 11 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 1 13

2 APLICAŢIA DE EDITARE A TEXTELOR MICROSOFT WORD 14

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 2 15 2.1 Aplicaţia Microsoft Word 15 2.2 Personalizarea interfeţei utilizator 21 2.3 Crearea, deschiderea şi salvarea unui document Microsoft Word 22 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 24 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 2 25

3 TEHNICI DE FORMATARE A DOCUMENTELOR DE TIP TEXT 26

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 3 27 3.1 Modificarea tipurilor de caractere, mărimea şi modul de afişare a acestora 27 3.2 Formatarea paragrafelor de text 29 3.3 Aplicarea de teme grafice predefinite unui document text 32 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr.2 şi 3 33 Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare 34 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 3 35

4 PROPRIETĂŢI SPECIALE ALE DOCUMENTELOR WORD 36

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 4 37 4.1 Informaţii speciale asociate fişierului Word 37 4.2 Salvarea informaţiei text în alte formate 39 4.3 Facilităţi de completare automată a documentelor Microsoft Word 41 Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare 42 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 4 43

5 INSERAREA DE ELEMENTE SPECIALE 44

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 5 45 5.1 Utilizarea de simboluri şi caractere diacritice 45 5.2 Utilizarea imaginilor şi a clipart-urilor (miniaturi) 46 5.3 Utilizarea de tabele 48 5.4 Utilizarea de ecuaţii matematice 50 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 4 şi 5 50 Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare 51 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 5 51

Page 6: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Cuprins

II Proiectul pentru Învăţământul Rural

6 FACILITĂŢI SPECIALE 52

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 6 53 6.1 Instrumente de corectare automată a textului 53 6.2 Căutări şi înlocuiri 54 6.3 Instrumente de traducere automată şi de găsire de sinonime 55 Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare 56 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 6 57

7 PREGĂTIREA DOCUMENTELOR PENTRU TIPĂRIRE 58

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 7 59 7.1 Adăugarea de antet şi subsol documentelor 59 7.2 Numerotarea paginilor unui document 59 7.3 izualizarea documentului înainte de tipărire 60 7.4 Imprimarea unui document 61 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 6 şi 7 62 Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare 62 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 7 62

8 MICROSOFT EXCEL – NOŢIUNI GENERALE 63

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 8 64 8.1 Aplicaţia MSExcel 64 8.2 Interfaţa MS Excel 66 8.3 Structura unei foi de calcul 69 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 71 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 8 72

9 MICROSOFT EXCEL – ÎNTREŢINEREA MAPELOR DE LUCRU 73

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 9 74 9.1 Gestiunea mapelor de lucru 74 9.2 Protecţia datelor 77 9.3 Tipărirea 79 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 8 şi 9 82 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 83 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 9 83

10 MICROSOFT EXCEL – OPERAŢII UZUALE 84

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 10 85 10.1 Referirea celulelor 85 10.2 Gestionare celulelor 86 10.3 Operaţiile de căutare, înlocuire şi sortare 87 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 90 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 10 91

11 MICROSOFT EXCEL – FORMULE DE CALCUL 92

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 11 93 11.1 Funcţionarea formulelor 93 11.2 Formule uzuale 96 11.3 Combinarea formulelor pentru calcule mai complicate 102 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 10 şi 11 104 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 105 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 11 106

Page 7: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Cuprins

Proiectul pentru Învăţământul Rural III

12 MS EXCEL - INTEROGĂRI ŞI FILTRĂRI 107

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 12 108 12.1 Folosirea filtrării datelor 108 12.2 Formate impuse şi validarea datelor 110 12.3 Interogări 113 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 116 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 12 117

13 MS EXCEL CONSTRUIREA GRAFICELOR ŞI A DIAGRAMELOR 118

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 13 119 13.1 Rolul elementelor grafice si al diagramelor într-un document 119 13.2 Tipuri de grafice şi diagrame 121 13.3 Construirea diagramelor 123 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 12 şi 13 128 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 129 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 13 130

14 PRELUCRAREA IMAGINILOR – APLICAŢIA PAINT 131

Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 14 132 14.1 Procesorul de imagini Paint – Introducere 132 14.2 Setări generale şi instrumente de desenare 136 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 14 140 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 141 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 14 141

BIBLIOGRAFIE 142

Page 8: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor
Page 9: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Introducere

Proiectul pentru Învăţământul Rural 1

Proiectul pentru Învăţământul Rural Generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor INTRODUCERE

Stimate cursant, Încă de la început doresc să îţi urez bun venit la studiul cursului destinat deprinderii lucrului cu documente de birou. Acest curs se adresează atât cursanţilor cu un grad mai mare de familiarizare cu universul calculatoarelor cât şi cursanţilor începători. Există anumite totuşi anumite cunoştinţe specifice necesare parcurgerii acestui curs şi anume:

• Cunoaşterea modalităţii de organizare şi manipulare a informaţiei în format electronic (sistem de fişiere, directoare, copierea, mutarea şi deschiderea de fişiere electronice).

• Operaţii de bază utilizând sistemul de operare Microsoft

Windows (pornirea unei sesiuni de lucru, deschiderea unei aplicaţii, comutarea între mai multe aplicaţii ce rulează simultan, noţiunea de desktop şi noţiunea de shortcut, închiderea în mod corespunzător a sistemului),

• Utilizarea tastaturii PC standard şi a mouse-ului (combinaţii de

taste, utilizarea tastelor speciale, right şi left click pentru mouse) Manualul de faţă este organizat în 14 unităţi de învăţare, fiecare dintre aceste unităţi conţinând o parte de prezentare teoretică a subiectului tratat, o parte de exerciţii (teste de autoevaluare), rezolvările acestora şi o lucrare de verificare finală. Testele de autoevaluare sunt necesare pentru a fixa cunoştinţele dobândite în fiecare unitate de învăţare şi pentru a permite evaluarea continuă a cursantului. Lucrările de verificare (8 la număr) reprezintă o evaluare finală la sfârşitul fiecărei etape de învăţare. Există lucrări de verificare la sfârşitul unităţii de învăţare Nr.1, 3 (pentru unitatea 2 şi 3), 5 (pentru 4 şi 5), 7 (6 şi 7), 9 (8 şi 9). 11 (10 şi 11), 13 (12 şi 13) şi 14. Ponderea evaluării continue şi finale este de 50% / 50% în cazul fiecărei unităţi de învăţare. Punctajul final se va calcula având în vedere un punctaj de 14 puncte per lucrare pentru unităţile 2 – 13 şi un punctaj de 8 puncte per lucrare pentru unităţile 1 şi 14 (rezultând un punctaj final de 100 de puncte). Fiecare lucrare de verificare conţine detaliile necesare referitoare la modul de rezolvare şi predare a acesteia pentru evaluarea finală.

Page 10: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Introducere

2 Proiectul pentru Învăţământul Rural

La începutul fiecărei unitate de învăţare vor fi detaliate obiectivele propuse în respectiva unitate de învăţare, această secţiune fiind indicată prin imaginea alăturată (o săgeată şi o ţintă). Pe parcursul prezentărilor teoretice importanţa anumitor paragrafe va fi subliniată prin poziţionarea în partea stângă a textului a unei portavoce (identică cu cea din imaginea alăturată). Este foarte important să acordaţi acelor paragrafe o importanţă specială. La sfârşitul fiecărui unităţi de învăţare se regăseşte un decupaj minimal din bibliografia manualului, decupaj necesar de parcurs pentru aprofundarea şi înţelegerea completă a noţiunilor expuse pe durata unităţii de învăţare corespondentă. Reperele bibliografice incluse într-un chenar este recomandat a fi parcurse primele. Spor la treabă!

Page 11: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Noţiuni fundamentale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 3

Unitatea de învăţare Nr. 1 NOŢIUNI FUNDAMENTALE LEGATE DE GENERAREA ŞI MANIPULAREA DOCUMENTELOR DE BIROU Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 1 4 1.1 Documente în format electronic 4 1.2 Aplicaţii de generare şi gestionare a documentelor de birou 6 1.3 Diferenţe între diverse tipuri de fişiere electronice 8 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 1 11 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 11 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 1 13

Page 12: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Noţiuni fundamentale

4 Proiectul pentru Învăţământul Rural

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 1

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 1 sunt:

• Înţelegerea noţiunilor de document de birou şi de document în

format electronic şi evidenţierea avantajelor utilizării acestora • Familiarizarea cu câteva din aplicaţiile software de creare şi

manipulare a documentelor de birou • Recunoaşterea principalelor tipuri de documente în format

electronic • Sublinierea trăsăturilor caracteristici pentru fiecare tip de

document în parte

1.1 DOCUMENTE ÎN FORMAT ELECTRONIC Avantaje

Noţiunea de document în format electronic defineşte un tip de fişier care conţine informaţii de aceiaşi natură ca şi un document de birou tipărit (dactilografiat). Orice document fizic, pe suport clasic – hârtie, poate avea un echivalent digital (electronic). În acest caz suportul acestui document va fi un dispozitiv electronic, magnetic sau optic de stocare: memoria calculatorului, o dischetă, hard-disk-ul calculatorului sau o memorie flash. Prin această metodă de înregistrare a informaţiilor se asigură o mai mare siguranţă şi acurateţe a datelor. Un document în format electronic poate fi protejat mult mai bine decât unul fizic prin intermediul unui sistem de parole, sisteme de cifrare etc. exceptând protecţia fizică imediată a suportului de stocare. Multiplicarea şi controlarea copierii informaţiei este mult mai facilă în cazul documentelor electronice; un document fizic poate fi fotografiat sau xero-copiat fără a lăsa nici o urmă asupra documentului original, nu este cazul şi pentru documentele electronice. Multiplicarea unui document pe suport de hârtie duce de cele mai multe ori la obţinerea unor copii de calitate inferioară, prin multiplicarea unui document în format electronic se obţin copii identice cu documentul original. Stocarea informaţiei în format digital oferă în general o acurateţe mult mai mare decât cea clasică. Un document obişnuit se poate deteriora din cauza distrugerii suportului de imprimare (hârtie) sau din cauza deteriorării cernelii. Un document electronic nu este afectat de aceste probleme deoarece mediile de stocare digitale sunt garantate o perioadă mult mai mare (un CD este proiectat să reziste şi să păstreze informaţia corect câteva sute de ani). Acurateţea informaţiei în cazul

Page 13: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Noţiuni fundamentale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 5

Cum ?

documentelor electronice este de 100%, nu este posibilă degradarea parţială a informaţiei (pierderea unei pagini sau ştergerea unei porţiuni de text). Se poate face o analogie între stocarea documentelor în format electronic şi înregistrarea muzicii pe CD-uri. Vechea metodă de înregistrare a materialelor audio era bazată pe casete audio magnetice sau pe benzi magnetice de magnetofon, metodă care nu permitea redarea muzicii la o calitate de studio şi avea marele dezavantaj al deteriorării suportului de înregistrare (banda magnetică) odată cu trecerea timpului şi proporţional cu gradul de uzură. Odată cu tranziţia la suport de înregistrare de tip CD audio calitatea audiţiei s-a îmbunătăţit semnificativ şi a fost exclusă posibilitatea deteriorării parţiale sau totale a materialului. Stocarea în format digital a informaţiei nu permite deteriorarea parţială a informaţiei. Chiar dacă un CD (audio sau de date) este zgâriat sau murdar informaţia din zona respectivă nu se pierde. În cazul în care o parte a înregistrării nu poate fi citită aceasta este refăcută prin intermediul unor mecanisme de recuperare şi corecţie a datelor în format digital. Stocarea datelor (fişiere cu documente sau înregistrări audio) în format digital sau electronic se face conform cu modul de operare intern al maşinilor de calcul şi anume în format binar. Formatul binar presupune reprezentarea tuturor informaţiilor sub forma unei succesiuni de 0 şi 1 (sistem binar), singurele entităţi „lingvistice” înţelese de calculator. În cazul unui text, de exemplu, fiecare literă va fi transpusă într-o înşiruire de 0 şi 1, înşiruire care va fi echivalentul literei respective pentru calculator. Această reprezentare binară nu este vizibilă pentru utilizator care va vedea textul în mod normal, ea este utilizată doar intern de calculator. În cazul în care salvăm pe calculator un text acesta va fi convertit în format binar şi stocat sub forma unui fişier pe hard-disk sau pe CD. În momentul în care vrem să vizualizăm din nou textul salvat el va fi refăcut în formatul iniţial. Această modalitate de salvarea a informaţiilor permite verificarea foarte exactă a datelor astfel încât să nu existe nici o eroare în procesul de salvare – stocare – redare. Calculatorul poate salva informaţiile utilizatorului (texte, tabele, agende de telefon sau imagini) în diverse forme. Acelaşi tip de informaţie (de exemplu un simplu text) poate fi stocat diferit în funcţie de aplicaţia (programul) cu care s-a creat fişierul în care sunt salvate datele. Fiecare aplicaţie specializată în crearea şi manipularea fişierelor de birou organizează informaţia într-o manieră specifică. Diferenţele între fişierele de date rezultate permit acestor aplicaţii implementarea unor facilităţi diferite oferite utilizatorului; unele aplicaţii permit doar formatări simple pentru paragrafele de text sau pentru tabele, altele permit combinarea de imagini şi de tabele cu porţiuni de text ş.a.m.d. Toate aceste diferenţe vor fi subliniate în paragrafele care urmează.

Page 14: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Noţiuni fundamentale

6 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Test de autoevaluare 1.1. Enunţaţi câteva din avantajele stocării informaţiei în format electronic. Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 11.

1.2 APLICAŢII DE GENERARE ŞI GESTIONARE A DOCUMENTELOR DE BIROU – APLICAŢII DE TIP OFFICE Exemple de aplicaţii

Aplicaţiile software de tip „office” sunt programe capabile să creeze şi să modifice fişiere conţinând text, tabele şi imagini organizate sub forma unor documente complexe. Aceste aplicaţii permit utilizatorilor să realizeze şi să manipuleze documente de birou în format electronic. În general vorbim de o suită de aplicaţii, mai multe aplicaţii, fiecare specializată în generarea şi editarea unui format special de document. Există programe specializate în editarea de texte (editoare de texte), în manipularea informaţiei organizată sub formă de tabele (aplicaţii de calcul tabelar), în crearea de prezentări animate sau în prelucrarea imaginilor în format digital. O colecţie de mai multe astfel de programe formează o suită de tip „office”. La momentul actual există mai multe aplicaţii de acest tip pe piaţă. Fiecare dintre aceste produse are performanţele şi caracteristicile sale de funcţionare, unitatea de faţă nu îşi propune să facă o comparaţie între acestea ci doar o trecere în revistă. IBM Lotus SmartSuite – este o suită de aplicaţii de tip „office” care include: Word Pro – editor de texte, 1-2-3 – aplicaţie de calcul tabelar, Organizer – agendă personală, Freelance Graphics – aplicaţie de crearea a prezentărilor animate şi Approach – aplicaţie de baze de date. Produsă de firma IBM această suită de aplicaţii a ajuns la versiunea 9 fiind un produs cu o răspândire medie.

Page 15: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Noţiuni fundamentale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 7

Ce anume folosim?

StarOffice este una dintre cele mai vechi aplicaţii de tip „office”. La momentul actual este dezvoltată de firma Sun Microsystems şi a ajuns la versiunea 7. Include aplicaţiile: StarOffice Writer (editor de texte), StarOffice Calc (aplicaţie de calcul tabelar), StarOffice Impress (aplicaţie pentru prezentări animate), StarOffice Draw (aplicaţie de prelucrare a imaginilor) şi StarOffice Base (aplicaţie pentru baze de date). OpenOffice este o suită de aplicaţii de tip „office” care este în totalitate gratuită fiind disponibilă sub formă „open source” (inclusiv codul sursă al aplicaţiei este disponibil gratuit). Este o alternativă la aplicaţiile comerciale care implică costuri de achiziţie dar spre deosebire de acestea nu include facilităţi complexe de editare şi manipulare a fişierelor de birou. Versiunea curentă este 1.1 (este o suită de aplicaţii cu un debut mai recent). Include: Writer (procesor de texte şi editor HTML), Calc (foi de calcul tabelar), Draw (modul de desen şi grafică vectorială) şi Impress (modul pentru crearea de prezentări). Denumirile aplicaţiilor sunt similare cu cele din suita StarOffice deoarece OpenOffice a fost creat după modelul StarOffice. Microsoft Office este cea mai populară suită de aplicaţii pentru crearea şi manipularea fişierelor de birou fiind produsă de firma Microsoft. Ajunsă la versiunea 2003 (sau 11) include Microsoft Word (editor de texte), Microsoft Excel (calcul tabelar), Microsoft PowerPoint (prezentări), Microsoft Access (baze de date), Microsoft Publisher (documente destinate tipăririi – cărţi de vizită, broşuri etc.), Microsoft FrontPage (editor HTML), Microsoft OneNote (agendă personală), Microsoft Outlook (client de email), Microsoft Project (managementul proiectelor) şi Microsoft Visio (modelare UML). Având în vedere larga răspândire a suitei de aplicaţii Microsoft vom utiliza această suită de programe pentru a exemplifica diversele metode de editare şi manipulare a documentelor de birou. O atenţie deosebită vom acorda aplicaţiilor Microsoft Word şi Microsoft Excel, acestea fiind aplicaţiile a căror utilitate o regăsim în cele mai multe exemple reale. Chiar dacă există mai multe aplicaţii de prelucrare de text, mai multe aplicaţii de calcul tabelar ş.a.m.d. fişierele create de aceste aplicaţii pot fi utilizate de aplicaţii similare celei cu care am creat fişierul respectiv. De exemplu, un document electronic de tip text creat cu aplicaţia Word Pro (din suita IBM Lotus Smart Suite) poate fi deschis şi editat cu Microsoft Word şi invers. Mai mult decât atât, tehnicile şi metodele de lucru sunt similare pentru toate aplicaţiile, noţiunile şi terminologia utilizate la fel.

Page 16: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Noţiuni fundamentale

8 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Test de autoevaluare 1.2. Ce suită de aplicaţii de tip „office” aţi întâlnit până acum? Descrieţi pe scurt programele cu care aţi lucrat (dacă este cazul). Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 11.

1.3 DIFERENŢE ÎNTRE DIVERSE TIPURI DE FIŞIERE ELECTRONICE Tipuri de fişiere electronice Atenţie!

După cum am precizat şi până acum, în funcţie de tipul informaţiilor, fişierul în care sunt salvate acestea este de un tip anume. Fişierele care conţin text vor avea o structură care va putea fi citită doar cu un editor de text, fişierele care conţin date organizate sub formă tabelară necesită o aplicaţie de calcul tabelar ş.a.m.d. Sub Windows numele unui fişier este compus dintr-un şir de caractere de lungime maximă 256 în care este inclusă şi o extensie. Extensia este ultimul fragment de litere de la sfârşitul denumirii fişierului separată de restul caracterelor prin „.”. Această extensie are de obicei 3 caractere cu unele excepţii când poate avea 4. De exemplu documentele create cu Microsoft Word se vor termina totdeauna în „.doc”, cele create cu Microsoft Excel în „.xls” ş.a.m.d. Alte extensii (tipuri de fişiere) uzuale sunt: „.ppt” pentru prezentări; „.jpg”, „.bmp”, „.gif” pentru imagini; „.mdb” pentru baze de date; „.eml” pentru fişiere de email. Sistemul de operare Windows ascunde implicit extensia fişierelor dacă există un program asociat pentru deschiderea acestora. În cazul în care pe calculatorul pe care lucraţi există Microsoft Office instalat atunci fişierele .doc şi .xls sunt asociate cu aplicaţiile respective iar extensia lor este invizibilă în Windows Explorer. Sistemul de operare ascunde extensia acestor fişiere dar indică asocierea cu un anume program prin afişarea unui „icon” identic cu al programului asociat.

Page 17: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Noţiuni fundamentale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 9

Prin ce diferă diverse tipuri de fişiere electronice? Cum se realizează fişierele cu informaţie mixtă?

Astfel în Windows Explorer fişierele de tip Word vor avea icon-ul identic cu shortcut-ul aplicaţiei Microsoft Word. Acest comportament poate fi modificat din meniul „Tools / Folder Options / View / Hide file extensions” al aplicaţiei Windows Explorer, forţând sistemul de operare să arate extensia fişierelor chiar şi pentru fişierele asociate cu anumite programe. Asocierea unui program cu un anume tip de fişier implică deschiderea automată a fişierului cu programul asociat. Nu mai este nevoie să deschidem mai întâi aplicaţia şi după aceia să încărcăm fişierul în aplicaţie, este suficient să executăm un dublu click pe fişier din Windows Explorer pentru ca programul asociat să se deschidă şi să încarce automat fişierul. Pentru a deschide un fişier cu un alt program decât cel asociat se execută un click dreapta de mouse ţinând tasta Shift apăsată şi selectând din meniul care se deschide „Open with...”. Exceptând diferenţa de extensie (care este adăugată automată de program la prima salvare a fişierului – nu este recomandată modificarea manuală a extensiei unui fişier – acesta este şi motivul pentru care Windows-ul ascunde implicit extensia unui fişier) între diversele tipuri de fişiere electronice există diferenţe majore de structurare internă a informaţiei. Fiecare dintre aceste fişiere este optimizat pentru a stoca un tip anume de informaţii. Astfel, fişierele de tip text sunt capabile să salveze pe lângă textul propriu-zis şi formatări ale paragrafelor, tipul caracterelor (font-ul), mărimea acestora, culoarea etc., fişierele de tabele păstrează modul în care sunt organizate coloanele şi rândurile, eventualele legături între tabele, formule de calcul între celule etc.; fişierele de prezentări păstrează informaţia planşă cu planşă şi suplimentar modul de prezentare a acestora. Nu există nici un format de fişier şi nici o aplicaţie de sine stătătoare care să manipuleze tipuri de informaţii diverse (de orice tip). Raţiunea acestui fapt este simplă, modalitatea de stocare a informaţiei şi aplicaţia în sine ar fi mult prea complicate şi mult prea greu de utilizat. Se practică în schimb suite de aplicaţii, aşa cum am văzut mai devreme, cu funcţionalităţi multiple – pentru fiecare tip de fişier (text, tabel, imagine sau prezentare) existând câte un format de fişier special şi o aplicaţie care să fie capabilă să creeze şi să modifice aceste tipuri de fişiere. Există cazuri în care ne dorim, de exemplu, crearea unui text dar care să conţină pe lângă text şi imagini sau mici tabele. Ce se poate face? Există două modalităţi de realizarea unor documente care să conţină informaţii diferite de cele native. Prima modalitate implică inserarea în cadrul unui document a unei informaţii dintr-un fişier extern. De exemplu, cu ajutorul programului Microsoft Word creăm un text care la un moment dat are inserat o imagine. Programul Microsoft Word va ştii să afişeze acea imagine dar nu va putea să o creeze singur, această imagine va trebui încărcată dintr-un fişier de tip imagine. Pe lângă imposibilitatea creării unei imagini Microsoft Word nu va fi capabil să execute operaţii complexe cu aceasta precum o aplicaţie specializată în prelucrarea imaginilor.

Page 18: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Noţiuni fundamentale

10 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Cea de a doua modalitate implică utilizarea unei facilităţi denumite OLE (Object Linking and Embedding) care permite introducerea unei părţi de informaţii diferită de restul fişierului dar şi posibilitatea editării / modificării acesteia prin intermediul programului asociat tipului de informaţie respectiv. Cu alte cuvinte într-un text editat cu Microsoft Word pot introduce un tabel dintr-un fişier Microsoft Excel, modificările ulterioare ale acestuia făcându-le tot prin intermediul aplicaţiei Microsoft Excel. Această metodă trebuie să fie implementată la nivel de aplicaţie, aplicaţia trebuie să fie de tip OLE: Vom exemplifica în cele ce urmează modul de creare şi manipulare a fişierelor de tip text utilizând aplicaţia Microsoft Word, a fişierelor de calcul tabelar utilizând Microsoft Excel şi a fişierelor de tip imagine utilizând Microsoft Paint şi Microsoft Imaging. Test de autoevaluare 1.3. Cum recunoaştem un tip anume de fişier? Cum ne dăm seama cu ce aplicaţie trebuie să deschidem un fişier anume? 1.4. Putem crea un document de tip text care să conţină pe lângă text şi imagini şi tabele? Răspunsurile se vor da în spaţiile goale de mai sus. Răspunsurile la teste se găsesc la pagina 12.

Page 19: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Noţiuni fundamentale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 11

Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 1

Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare

Întrebarea 1.1. Câteva din avantajele stocării informaţiei în format electronic (a se revedea secţiunea 1.1):

• Siguranţa stocării: mediile de stocare digitale nu permit deteriorarea parţială a informaţiilor şi sunt garantate să reziste zeci sau sute de ani.

• Securitatea informaţiilor: informaţiile pot fi protejate suplimentar

prin sisteme de parole sau prin cifrare.

• Controlul copierii: copierea unui document în format electronic poate fi controlată spre deosebire de documentele tipărite.

• Acurateţea multiplicării: o copie a unui document electronic este

identică cu originalul fie că vorbim de o copie a fişierului de date sau de o copie tipărită.

Întrebarea 1.2. În funcţie de sistemul de operare cu care lucraţi (Windows, Unix sau Linux) pe calculatorul Dvs. este posibil să fie instalată una din aplicaţiile descrise în secţiunea precedentă (Microsoft Office, OpenOffice etc.). Trebuie subliniat faptul că nu orice suită de aplicaţii de tip office lucrează sub orice sistem de operare. Microsoft Office poate fi instalat numai sub sistemele de operare Windows şi MacOS; OpenOffice sub Linux şi Windows. Dacă pe calculatorul Dvs. este instalat Microsoft Office şi aţi avut de realizat un text aţi utilizat probabil Microsoft Word (editorul de text din Microsoft Office); dacă aţi avut de scris un email aţi utilizat probabil Microsoft Outlook (clientul de email) ş.a.m.d. Ce este interesant în cazul fiecărei suite de aplicaţii în parte este faptul că interfaţa cu utilizatorul (modul în care arată ecranul aplicaţiei) este omogenă.

Descrieţi într-o pagină tipurile de documente electronice prezentate în unitatea de învăţare precedentă. Indicaţi în fiecare caz aplicaţia corespondentă. Pe lângă informaţiile prezentate în manual şi în clasă se poate utiliza reperul bibliografic numărul 2 din bibliografia unităţii de învăţare. Nr. de puncte 8 (4p – tipuri de documente, 4p – aplicaţii corespondente)

Page 20: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Noţiuni fundamentale

12 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Se încearcă pe cât posibil ca întreaga suită de aplicaţii să aibă funcţii de bază accesibile prin intermediul aceloraşi comenzi (aceleaşi short-cut-uri, meniuri de comenzi asemănătoare, aceleaşi icon-uri etc.). Întrebarea 1.3. În general un tip anume de fişier se recunoaşte după extensie (ultimele trei caractere din denumire separate de restul acesteia prin „.”). Dacă sistemul de operare ascunde această extensie putem descoperi programul asociat cu acel fişier (şi implicit tipul fişierului) prin intermediul icon-ului afişat în Windows Explorer. A se revedea secţiunea 1.3. Întrebarea 1.4. Se poate crea un document de tip text care să conţină elemente neobişnuite pentru un text (imagini sau secţiuni tabelare) dar acestea trebuiesc create cu ajutorul altor programe specializate deoarece programele de editare a textului nu permit creare lor, şi nici editarea completă. Pentru a insera o imagine într-un text trebuie ca în sistemul de calcul să existe deja un fişier conţinând acea imagine. Acea imagine poate proveni prin scanarea unei poze sau prin descărcarea dintr-o cameră foto digitală, sau poate fi pur şi simplu creată cu ajutorul unui program de desen. Acelaşi lucru se întâmplă cu graficele sau cu tabelele complicate. A se revedea secţiunea 1.3.

Page 21: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Noţiuni fundamentale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 13

Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 1 1. Sorin Matei, Mirela Panait - Iniţiere în Utilizarea Calculatoarelor, Editura Matrixrom,

2004 2. Elvira Nicoleta Bazdoaca, Nicu George Bazdoaca - Iniţiere in Tehnoredactare, Editura

ARVES, 2004 3. Robert Cowart, Brian Knittel - Windows XP Professional, Editura Teora, 2004 4. Mircea Balan, Violeta Balan, Ovidiu Ninel Staicu, Elvira Nicoleta Bazdoaca - Iniţiere in

Windows XP, Editura ARVES, 2005

Page 22: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Aplicaţia de editare a textelor Microsoft Word

14 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Unitatea de învăţare Nr. 2 APLICAŢIA DE EDITARE A TEXTELOR MICROSOFT WORD Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 2 15 2.1 Aplicaţia Microsoft Word 15 2.2 Personalizarea interfeţei utilizator 21 2.3 Crearea, deschiderea şi salvarea unui document Microsoft Word 22 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 24 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 2 25

Page 23: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Aplicaţia de editare a textelor Microsoft Word

Proiectul pentru Învăţământul Rural 15

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 2

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 2 sunt:

După parcurgerea acestei unităţi de învăţare veţi fi capabili: • Să porniţi aplicaţia Microsoft Word. • Să identificaţi elementele principale de comandă din interfaţa

aplicaţiei (meniuri , bare de unelte, suprafaţă de lucru). • Să personalizaţi interfaţa aplicaţiei. • Să creaţi un document text şi să-l salvaţi pe hard disk.

2.1 APLICAŢIA MICROSOFT WORD

Aplicaţia Microsoft Word este o aplicaţie complexă de editare a textului ce face parte din suita de programe destinate creării şi manipulării documentelor de birou Microsoft Office. Chiar dacă funcţia principală a aplicaţiei Microsoft Word este aceia de a ajuta utilizatorul în crearea şi modificarea fişierelor electronice de tip text asta nu înseamnă că uneltele puse la dispoziţie se limitează la aceasta. Utilizatorul poate crea documente complexe care includ: formatări complexe de nivel profesional, imagini, ecuaţii matematice, tabele, simboluri grafice. Aplicaţia Microsoft Word mai pune la dispoziţia utilizatorului mecanisme de verificare ortografică automată a textului şi de împărţire pe silabe; sistemul de securitate permite protejarea documentelor prin parole şi există implementate şi mecanisme legate de versionarea documentelor şi de urmărire a modificărilor. Procesul de tipărire a documentelor, create cu Microsoft Word, poate fi controlat foarte fin în vederea obţinerii unor rezultate calitativ foarte bune. Toate aceste facilităţi şi instrumente de lucru vor fi prezentate detaliat începând cu această unitate de învăţare şi continuând cu următoarele cinci unităţi dedicate în întregime procesării documentelor electronice de tip text cu ajutorul aplicaţiei Microsoft Word. Deschiderea aplicaţiei Microsoft Word se face apelând

din Start, All programs, Microsoft Office (Figura 2.1).

Page 24: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Aplicaţia de editare a textelor Microsoft Word

16 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Figura 2.1 Deschiderea aplicaţiei Microsoft Word

După deschiderea aplicaţiei Microsoft Word se poate observa spaţiul de lucru (Figura 2.2) cu care va trebui să ne familiarizăm un pic înainte de a trece la treabă. Începând de sus avem:

• Eticheta ferestrei aplicaţiei care afişează denumirea documentului curent (Document1), denumirea aplicaţiei (Microsoft Word) .şi butoanele de minimizare, redimensionare şi închidere a aplicaţiei.

• Meniul de comenzi care cuprinde secţiunile: Fişier, Editare, Vizualizare, Inserare, Format, Instrumente, Tabel, Fereastră şi Ajutor.

• Bara de instrumente care permite accesarea rapidă a unor comenzi uzuale prin intermediul unor icon-uri; această secţiune poate fi personalizată.

• Suprafaţa de lucru efectiv care este împărţită între suprafaţa de editare a documentului (suprafaţa albă ce conţine un cursor şi este delimitată de două rigle, una verticală alta orizontală, de poziţionare) şi o suprafaţă de ajutor care poate fi folosită pentru a obţine informaţii despre utilizarea aplicaţiei (această secţiune poate fi ascunsă pentru a mări suprafaţa de editare; se poate afişa din nou dacă este nevoie de ea).

• Bara de stare care afişează informaţii referitoare la modul de editare şi la parametrii documentului în lucru (număr de pagini, pagina curentă, dimensiunea dintre rânduri ş.a.m.d.).

La deschiderea aplicaţiei din meniul de programe (procedura indicată anterior), Microsoft Word va crea automat un fişier gol pe care îl va boteza generic Documentx (unde x este numărul documentului creat automat – 1, 2, 3...). Acest fişier gol poate fi folosit ca punct de plecare pentru crearea unui document propriu (documentul poate fi redenumit).

Page 25: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Aplicaţia de editare a textelor Microsoft Word

Proiectul pentru Învăţământul Rural 17

Figura 2.2 Suprafaţa de lucru a aplicaţiei Microsoft Word

Meniuri

Atenţie, acest fişier creat automat nu este salvat pe hard-disk-ul calculatorului, el se află doar în memoria acestuia şi dacă nu este salvat se va pierde la închiderea aplicaţiei. Deschiderea aplicaţiei Microsoft Word se poate face şi prin deschiderea unui fişier text (.doc sau .rtf – ambele tipuri de fişiere fiind asociate cu programul Microsoft Word) direct din Windows Explorer. În acest caz aplicaţia Microsoft Word se va deschide având încărcat direct fişierul indicat. Meniul de comenzi Fişier conţine comenzi specifice manipulării fişierelor: salvarea unui fişier, deschiderea pentru editare a unui fişier, crearea unui document, exportul unui document de tip text într-un format special (format de pagină web de exemplu) ş.a.m.d. În ordine, comenzile din meniul Fişier sunt:

• Nou – comandă care permite creare unui fişier nou. • Deschidere – deschiderea unui fişier text aflat pe hard disk. • Închidere – închiderea fişierului curent. • Salvare – salvarea fişierului curent. • Salvare ca – salvarea fişierului curent sub o nouă formă.

Page 26: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Aplicaţia de editare a textelor Microsoft Word

18 Proiectul pentru Învăţământul Rural

• Salvare ca pagină Web – permite exportul unui document Word sub forma unei pagini HTML.

• Căutare fişiere – permite căutarea pe hard disk a unui fişier text în vederea deschiderii.

• Permisiune – este o opţiune de securitate ce se bazează pe IRM (Information Right Management); prin intermediul acestei opţiuni se poate restricţiona accesul la documentul curent – informaţiile conţinute în document să nu poată fi copiate sau redistribuite.

• Versiuni – dă posibilitatea urmăririi versiunilor documentului curent, la fiecare nouă salvare a documentului se creează o versiune de sine stătătoare.

• Examinare pagină Web este o facilitate care permite examinarea documentului text curent sub forma unui document HTML; deschiderea acestuia se va face într-o aplicaţie de tip browser Web (Internet Explorer sau Netscape).

• Iniţializare pagină permite definirii setărilor primare de formatare în vederea tipăririi pentru documentul editat: dimensiune pagină, format pagină, dimensiune margini.

Figura 2.3 Meniul Fişier

• Examinare înainte imprimării este o opţiune de vizualizare a formei exacte în care documentul curent va arăta în momentul tipăririi ţinând seama de setările imprimantei implicite şi de setările de tipărire ale documentului definite în secţiunea de iniţializare pagină.

• Trimite către permite direcţionarea automată a documentului către o altă aplicaţie instalată pe calculator (spre clientul de email pentru trimiterea sub formă de ataşament email, către aplicaţia de fax pentru trimiterea documentului ca fax etc.).

• Proprietăţi este o secţiune în care se pot defini diverse proprietăţi ale documentului curent (titlu, autor, termeni de indexare).

• Ieşire comandă închiderea aplicaţiei Microsoft Word şi implicit a tuturor documentelor curente.

Meniul Editare permite efectuarea de operaţii elementare cum ar fi: revenirea asupra ultimei modificări efectuate, decupare, lipire, selectare, căutare, înlocuire. Toate aceste operaţii sunt similare cu operaţiile echivalente din Windows, ele se regăsesc în majoritatea aplicaţiilor actuale.

Page 27: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Aplicaţia de editare a textelor Microsoft Word

Proiectul pentru Învăţământul Rural 19

Ajutor

Meniul Vizualizare conţine comenzi referitoare la modul de afişare a documentului editat pe ecran şi permite personalizarea mediului de lucru. Meniul Inserare permite introducerea unor elemente speciale în cadrul documentului text. Unele dintre acestea sunt elemente de formatare a paragrafelor text (terminatori de pagină sau de coloană, de exemplu) iar altele sunt obiecte speciale (imagini, formule matematice). Meniul Format conţine opţiuni specifice de formatare a documentelor text (font, marcatoare, coloane, borduri şi umbrire). Meniul Instrumente permite utilizarea unor instrumente avansate specifice aplicaţiei Microsoft Word: corectarea ortografică şi gramaticală, despărţitor automat în silabe a cuvintelor, partajare de documente, colaborare on-line. Meniul Tabel dă posibilitatea utilizatorului să creeze şi să utilizeze tabele în cadrul documentelor Word. Facilităţile puse la dispoziţie nu sunt la fel de avansate ca şi în cazul includerii unui tabel Excel dar permit crearea unui element simplu de tip tabel. Meniul Fereastră facilitează lucrul cu fereastra / ferestrele de lucru ale aplicaţiei Microsoft Word. Pe lângă posibilitatea de creare a unei noi ferestre (conţinând un document nou gol), aranjarea pe ecran a ferestrelor aplicaţiei şi comutarea între acestea (Figura 2.4) mai există şi posibilitatea comparării mai multor documente deschise simultan.

Figura 2.4 Comutarea între ferestrele (documentele) deschise Meniul Ajutor oferă informaţii legate de versiunea de Microsoft Word instalată, activarea asistentului (sistem de help interactiv) şi efectuarea de actualizări ale aplicaţiei. Tot prin intermediul acestui meniu puteţi consulta şi biblioteca cu informaţii legate de utilizarea programului. Sistemul de ajutor, care poate fi apelat rapid şi prin apăsarea tastei F1, este un instrument foarte util care vă poate oferi un real sprijin în momentul în care nu ştiţi cum să rezolvaţi o problemă cu care vă confruntaţi. În partea de jos, imediat sub meniul de comenzi, se află bara de instrumente (Figura 2.5).

Figura 2.5

Page 28: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Aplicaţia de editare a textelor Microsoft Word

20 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Această secţiune permite utilizatorului accesarea rapidă a unor comenzi uzuale. Ea are un conţinut modular şi configurabil conform necesităţilor de lucru. Fiecare icon prezent în bara de lucru este echivalentul unei comenzi din meniul de comenzi. Partea cea mai „importantă” a interfeţei utilizator este spaţiul de lucru în care utilizatorul poate efectua operaţiile specifice de creare, modificare, formatare a documentului text. Microsoft Word este un editor de tip WYSIWYG (What You See Is What You Get) adică ce este afişat pe ecran este chiar aspectul documentului real, aşa cum va arăta după tipărire. Toate comenzile disponibile în aplicaţie fac referire, chiar dacă în mod indirect, la acest spaţiu de lucru, adică la documentul în lucru. Test de autoevaluare 2.1. Care sunt modalităţile de pornire ale aplicaţie Microsoft Word? 2.2. Care sunt elementele principale de comandă disponibile în interfaţa aplicaţiei Microsoft Word? 2.3. Utilizând comenzile disponibile în meniul Ajutor verificaţi versiunea de Microsoft Word instalată şi notaţi-o în spaţiul de mai jos. Răspunsurile se vor da în spaţiile goale de mai sus (unde este cazul). Răspunsurile la teste se găsesc la pagina 24.

Page 29: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Aplicaţia de editare a textelor Microsoft Word

Proiectul pentru Învăţământul Rural 21

2.2 Personalizarea interfeţei utilizator Bara de instrumente Aspectul interfeţei de editare

Interfaţa utilizator, în cazul aplicaţiei MS Word, are calitatea de a fi extrem de flexibilă putând fi adaptată uşor oricăror preferinţe de lucru. Utilizatorul poate personaliza bara de instrumente, modul de vizualizare a documentului în lucru precum şi diverse alte instrumente ajutătoare (rigle, ferestre şi panouri de opţiuni). Bara de instrumente conţine mai multe componente care pot afişate pe ecran în mod preferenţial. Fiecare dintre aceste componente (bare de instrumente) predefinite pot fi afişate sau ascunse din meniul Vizualizare opţiunea Bare de instrumente (Figura 2.6).

Figura 2.6 Bare de instrumente În plus prin intermediul opţiunii Particularizare conţinutul fiecărei bare de instrumente poate fi personalizat (pot fi adăugate sau eliminate icon-uri de comandă). Suprafaţa de editare a documentului permite mai multe moduri de afişare a informaţiei editate: Normal, Aspect pagină Web, Aspect pagină imprimată, Aspect citire şi Schiţă. Modul Normal permite vizualizarea documentului ca un întreg fără formatarea de coloane şi fără spaţii între pagini; modul Aspect pagină Web afişează documentul doar cu formatările compatibile HTML; Aspect pagină imprimată reflectă forma exactă de tipărire; Aspect citire afişează documentul ca şi cum ar fi văzut dintr-o carte deschisă iar Schiţă evidenţiază toate formatările legate de paragrafe şi pagini.

Page 30: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Aplicaţia de editare a textelor Microsoft Word

22 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Meniul mai permite şi afişare sau ascunderea Riglei (indicatorul de poziţionare gradată de pe marginea suprafeţei de editare), a Panoului de activitate (fereastra de ajutor din partea dreapta a suprafeţei de lucru) precum şi comutarea în mod Ecran complet (în acest mod toate opţiunile aplicaţiei sunt ascunse pe ecran rămânând doar suprafaţa de editare).

2.3 Crearea, deschiderea şi salvarea unui document Microsoft Word Crearea unui document nou

Salvarea unui document

Crearea unui document nou se face prin intermediul comenzii Nou din cadrul meniului Fişier. Pentru a crea un document nou gol se selectează opţiunea Document necompletat. Există de asemenea posibilitatea creării unui şablon XML, a unui document Web, a unui document de tip poştă electronică sau deschiderea unui document deja existent pe hard disk. În toate aceste cazuri, exceptând cazul deschiderii unui document deja existent, se crează tot un document gol dar care are trăsături specifice fiecărei opţiuni în parte: în cazul documentului Web acesta va fi salvat ca un fişier HTML, în cazul şablonului XML se va crea un şablon de formatare care va putea fi utilizat ca punct de plecare în crearea altor documente; în cazul documentului de tip poştă electronic există posibilitatea trimiterii automate a acestuia prin email (exact ca şi cum documentul ar fi fost creat cu Microsoft Outlook). Se atrage din nou atenţia asupra faptului că în momentul creării unui nou document acesta nu este salvat pe hard disk, se află doar în memoria calculatorului. Introducerea de informaţii într-un document nou creat şi închiderea aplicaţiei Microsoft Word fără a salva acel fişier duce la pierderea tuturor lucrurilor introduse. Salvarea unui document se poate face accesând din meniul Fişier opţiunile Salvare şi Salvare ca. În cazul comenzii Salvare ca fişierul poate fi salvat într-o altă locaţie pe hard disk şi poate fi redenumit.

Test de autoevaluare 2.4. Selectaţi bara de instrumente Standard pentru afişare în cadrul interfeţei utilizator şi enumeraţi câteva dintre comenzile disponibile în această bară de instrumente. Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 25.

Page 31: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Aplicaţia de editare a textelor Microsoft Word

Proiectul pentru Învăţământul Rural 23

Închiderea unui document Deschiderea unui document

În cazul comenzii Salvare documentul este salvat cu acelaşi nume şi în acelaşi loc în care a fost salvat iniţial. Dacă este prima salvare a documentului atunci utilizatorul este întrebat numele şi locaţia fişierului ca şi în cazul comenzii Salvare ca. Închiderea unui document, după salvare sau fără salvare, se poate face utilizând comanda Închidere din meniul Fişier. Echivalentă cu această comandă este şi operaţia de închidere a aplicaţiei Microsoft Word. După închiderea unui document acesta poate fi deschis prin intermediul comenzii Deschidere din meniul Fişier. Aceiaşi opţiune este prezentă şi în cazul comenzii Nou. Pentru deschiderea unui document aflat pe hard disk nu este neapărat necesar să deschidem mai întâi aplicaţia Microsoft Word. pentru a deschide apoi documentul dorit, este suficient să efectuăm un dublu click de mouse pe fişierul electronic care conţine documentul dorit din Windows Explorer. Este foarte important să salvăm periodic documentul editat pentru a ne feri de situaţia în care, din cauza unei erori de sistem, putem pierde ore întregi de muncă în urma blocării aplicaţiei. Este posibil să automatizăm procesul de salvare periodică prin intermediul opţiunii de Salvare informaţii pentru recuperare automată din meniul Instrumente, Opţiuni, Salvare. Test de autoevaluare 2.5. Creaţi un document nou gol, scrieţi-vă numele, prenumele şi câteva date personale în el şi salvaţi-l pe hard disk sub numele documet_personal.doc. Închideţi aplicaţia Microsoft Word. Regăsiţi documentul şi deschideţi-l din nou. Recapitulaţi operaţiile efectuate. Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 25.

Page 32: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Aplicaţia de editare a textelor Microsoft Word

24 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare

Întrebarea 2.1. Aplicaţia Microsoft Word poate fi pornită (deschisă) din Start – All Programs – Microsoft Office – Microsoft Office Word 2003 sau prin deschiderea unui document asociat din Windows Explorer. A se revedea secţiunea 2.1. Întrebarea 2.2. Principalele elemente de comandă din interfaţa aplicaţiei Microsoft Word sunt meniurile de comenzi şi barele de instrumente. Funcţionalitatea celor două elemente de comandă este echivalentă, barele de instrumente punând la dispoziţia utilizatorului accesarea mai rapidă a comenzilor din meniuri. A se revedea secţiunea 2.1. Întrebare 2.3. Din meniul Ajutor selectaţi opţiunea Despre Microsoft Office Word. Vi se va deschide o fereastră de forma:

. Din această fereastră se observă că versiunea de Microsoft instalată este Microsoft© Office Word 2003 (11.5604.5606). Tot din această fereastră puteţi obţine şi informaţii despre sistemul de calcul (Informaţii sistem...).

Page 33: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Aplicaţia de editare a textelor Microsoft Word

Proiectul pentru Învăţământul Rural 25

Întrebarea 2.4. Dacă nu este deja afişată bara de instrumente Standard poate fi făcută vizibila din meniul Vizualizare – Bare de instrumente – Standard. Dintre comenzile conţinute în bara de instrumente standard amintim: Document necompletat nou, Deschidere, Salvare, Imprimare, Examinare înaintea imprimării, Decupare, Copiere, Lipire, Plan Document ş.a.m.d. A se revedea secţiunea 2.2. Întrebare 2.5. Pentru crearea unui document nou selectaţi comanda din bara de instrumente – Document necompletat nou. Vă poziţionaţi pe suprafaţa de editare şi tastaţi informaţiile personale ale Dvs. Pentru salvare, fiind vorba de un document nou, puteţi folosi oricare din comenzile Salvare sau Salvare. Tastaţi numele fişierului şi alegeţi locaţia unde doriţi să salvaţi documentul. Închideţi aplicaţia Microsoft Word. Cu ajutorul aplicaţiei Windows Explorer regăsiţi fişierul în locaţia în care l-aţi salvat şi efectuaţi un dublu click de mouse pe el. A se revedea secţiunea 2.3.

Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 2 1. Microsoft Office Word 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 2. Boyce Jim – Microsoft Office 2003 pentru începători. Editura All. 2003 3. Mariana Milosescu - Învaţă singur Microsoft Word, Editura Teora, 2004 4. Michael J. Young, Michael Halvorson - Microsoft Office 2003 System Inside Out,

Microsoft Press. 2003 5. MS WORD - simplu si eficient, Editura Polirom, 2001 6. Georgeta Manafu, Mirela Panait, Gabriela Panait, Manuela Nicula - Microsoft Office

Word, Teste si Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 7. Mary Millhollon, Katherine Murray - Microsoft Office 2003 Word Inside Out, Microsoft

Press 2003 8. http://office.microsoft.com/en-us/training/ - Microsoft Office Training Home Page

Page 34: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Tehnici de formatare a documentelor de tip text

26 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Unitatea de învăţare Nr. 3 TEHNICI DE FORMATARE A DOCUMENTELOR DE TIP TEXT Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 3 27 3.1 Modificarea tipurilor de caractere, mărimea şi modul de afişare a acestora 27 3.2 Formatarea paragrafelor de text 29 3.3 Aplicarea de teme grafice predefinite unui document text 32 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 2 şi 3 33 Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare 34 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 3 35

Page 35: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Tehnici de formatare a documentelor de tip text

Proiectul pentru Învăţământul Rural 27

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 3

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 3 sunt:

După parcurgerea acestei unităţi veţi fi capabili: • Să modificaţi tipurile de caractere, culorile şi mărimea acestora. • Să formataţi paragrafele documentelor editate. • Să lucraţi cu delimitatori (de pagină, de coloane).

• Să aplicaţi documentului teme predefinite.

3.1 Modificarea tipurilor de caractere, mărimea şi modul de afişare a acestora

Spre deosebire de aplicaţiile de editare a textului care nu sunt capabile să atribuie diverse caracteristici textului introdus, aplicaţia Notepad de exemplu, Microsoft Word are capacitatea de a asocia textului informaţii complexe de formatare şi aici putem enumera: tip font, mărime, culoare. Fonturile sunt seturi grafice de reprezentare a setului de caractere. În funcţie de setul de fonturi ales fiecare literă a alfabetului va avea o grafie diferită. Setul de fonturi se poate combina cu dimensiunea caracterului, cu proprietăţi de cursiv, aldin şi cu diverse culori de afişare. Acest text este scris cu caractere Times New Roman de dimensiune 12. Acest text este scris cu caractere Times New Roman de dimensiune 12, aldin. Acest text este scris cu caractere Cooper Black, dimensiune 11, cursiv. Acest text este scris cu caractere Arial, dimensiune 14, pe fond negru. Atenţie în funcţie de setul de caractere ales există posibilitatea ca literele să capete o altă semnificaţie, diferită de cea cu care suntem obişnuiţi. Unele seturi de caractere nu au diacritice de exemplu, vezi exemplu precedent în care s-a utilizat setul de caractere Cooper Black. Cam aşa arată cuvântul MAMA scris cu setul de caractere Wingdings:

Page 36: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Tehnici de formatare a documentelor de tip text

28 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Seturile de caractere sunt stocate în calculator sub forma unor fişiere care conţin descrierea grafică a fiecărui caracter în parte. Aceste seturi de caractere sunt disponibile pentru toate aplicaţiile ce rulează pe calculator, vom putea utiliza un set de caractere şi în Word şi Excel şi în PowerPoint sau Paint. Putem instala sau şterge seturi de caractere de pe calculatorul cu care lucrăm. În momentul în care mutăm un document de pe un calculator pe altul trebuie să avem grijă ca setul de caractere utilizat să fie instalat pe ambele calculatoare. În momentul creării unui document setul de caractere este cel implicit definit în şablonul de lucru. Putem modifica caracteristicile de font, dimensiune sau culoare pentru o literă, un cuvânt, mai multe cuvinte sau o propoziţie utilizând opţiunea Font din meniul Format (Figura 3.1).

Figura 3.1. Fereastra de configurare Font Majoritatea opţiunilor din fereastra de configurare Font sunt disponibile şi prin intermediul barei de instrumente Formatare.

Test de autoevaluare 3.1. Deschideţi un document nou. Scrieţi în acel document o frază. Ce fonturi sunt utilizate implicit? Modificaţi fonturile şi mărimea caracterelor. Schimbaţi culoarea textului şi a fundalului. Răspunsul la test se găseşte la pagina 34.

Page 37: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Tehnici de formatare a documentelor de tip text

Proiectul pentru Învăţământul Rural 29

3.2 Formatarea paragrafelor de text Alinierea paragrafelor

O importanţă foarte mare, pe lângă modul în care este definit setul de caractere, o are modul de aranjare în pagină a textului. Printre elementele de formatarea a textului se pot enumera elemente de aliniere a textului, distanţierea între rânduri (spaţiere), marcatori, indentare, chenar, organizare pe coloane. Fiecare paragraf de text (prin paragraf înţelegându-se o porţiune de text separată de restul documentului prin aliniate) poate avea propria aranjare în pagină: la stânga, la dreapta, pe mijloc (centrat) sau stânga-dreapta. Paragraf aliniat la stânga. Paragraf aliniat la stânga. Paragraf aliniat la stânga. Paragraf aliniat la stânga..

Paragraf centrat. Paragraf centrat. Paragraf centrat. Paragraf centrat. Paragraf centrat. Paragraf centrat. Paragraf centrat.

Paragraf aliniat stânga-dreapta. Paragraf aliniat stânga-dreapta. Paragraf aliniat stânga-dreapta. Prin spaţiere se înţelege distanţa între rândurile de text în cadrul unui paragraf sau distanţa între paragrafe. Paragraf la „un rând”. Paragraf la „un rând”. Paragraf la „un rând”. Paragraf la „un rând”. Paragraf cu distanţă de un rând şi jumătate. Paragraf cu distanţă de un

rând şi jumătate. Paragraf cu distanţă de un rând şi jumătate.

Indentarea unui paragraf indică distanţa faţă de marginile paginii a unui paragraf (a primei linii din paragraf sau a întregului paragraf).

Figura 3.2. Fereastra de configurare a opţiunilor de formatare a paragrafelor

Page 38: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Tehnici de formatare a documentelor de tip text

30 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Liste şi marcatori Coloane de text

Configurarea opţiunilor de formatare a paragrafelor este posibilă prin intermediul opţiunii Paragraf din meniul Formatare (Figura 3.2). O opţiune de formatare se poate aplica unui paragraf, unei porţiuni de document sau întregului document. Un tip de formatare specială o necesită paragrafele de tip listă care pe lângă o spaţiere şi o aliniere specifică necesită şi un set de marcatori pentru delimitarea fiecărui paragraf în parte. Marcatorii pot fi de două feluri: grafici (sub formă de punct, bulină, pătrat, liniuţă) sau numerici (liste numerotate). Există opţiunea ca listele create să aibă subliste, fiecare element să fie urmat de o listă de paragrafe proprii. Formatarea listelor se face din meniul Format opţiunea Marcatori şi numerotare (Figura 3.3).

Figura 3.3. Fereastră Marcatori şi numerotare Opţiunile de formatare a paragrafelor şi a listelor sunt disponibile şi prin intermediul barei de comenzi Formatare.

Un document poate avea textul organizat pe două sau mai multe coloane. În această modalitate se oferă o mai mare flexibilitate de organizare a textului şi a paragrafelor. Se poate forma un document în care textul este asemenea articolelor din ziare sau se poate separa spaţiul de text în porţiuni cu funcţionalităţi diferite (o coloană cu explicaţii, una cu text). Exemplu de text organizat pe două coloane. Exemplu de text organizat pe două coloane. Exemplu de text organizat pe două coloane. Exemplu de text organizat pe două coloane. Exemplu de text organizat pe două coloane.

Exemplu de text organizat pe două coloane egale. Exemplu de text organizat pe două coloane egale. Exemplu de text organizat pe două coloane egale.

Exemplu pe trei coloane.

Exemplu pe trei coloane de dimensiuni diferite.

Exemplu pe trei coloane.

Page 39: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Tehnici de formatare a documentelor de tip text

Proiectul pentru Învăţământul Rural 31

Delimitatori de întrerupere

Formatarea pe coloane a documentului se poate realiza din meniul Format opţiunea Coloane (Figura 3.4).

Figura 3.4. Fereastra de configurare a coloanelor de text Pentru a trece uşor de pe o pagină de pe alta sau de pe o coloană de text pe alta se pot insera între paragrafe delimitatori de întrerupere. Indiferent unde se află cursorul, după inserarea delimitator de sfârşit de pagină se trece automat la următoarea pagină. Aceşti delimitatori se pot utiliza apelând opţiunea Întrerupere din meniul Inserare. În cazul în care dorim să vedem exact cum a fost realizată formatarea unui document din punct de vedere al paragrafelor, coloanelor de text şi a delimitatorilor de întrerupere putem activa opţiunea de vizualizare a delimitatorilor de paragraf (din bara de instrumente Standard icon-ul ¶ ). O altă opţiune utilă este cea de Dezvăluire formatare din meniul Format care vă sintetizează un raport a caracteristicilor de formatare ale paragrafului curent. Test de autoevaluare 3.2. Creaţi un document de o pagină care să conţină cinci paragrafe distincte de text. Modificaţi distanţa dintre rânduri şi dintre paragrafe şi observaţi cum se modifică dimensiunea documentului ca număr de pagini. Dar dacă transformaţi cele cinci paragrafe într-o listă? Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 34.

Page 40: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Tehnici de formatare a documentelor de tip text

32 Proiectul pentru Învăţământul Rural

3.3 Aplicarea de teme grafice predefinite unui document text

În cazul creării unui document complex în care aspectul are un rol foarte important este bine de ştiut că există posibilitatea aplicării automate a unei formatări predefinite întregului document printr-o singură operaţie. Apelând opţiunea Temă din meniul Format aplicaţia Microsoft Word vă pune la dispoziţie o colecţie de teme stilistice gata realizate care pot fi suprapuse unui document deja existent (Figura 3.5).

Figură 3.5. Fereastra cu opţiunea de teme stilistice Temele stilistice puse la dispoziţie includ set de caractere, dimensiune caractere, aliniere şi spaţiere paragrafe, culoare fundal, culoare scris etc. Test de autoevaluare 3.3. Aplicaţi câteva teme stilistice, la alegere, documentului creat anterior la testul de evaluare precedent. Observaţi modificarea caracteristicile de formatare a documentului. Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 34.

Page 41: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Tehnici de formatare a documentelor de tip text

Proiectul pentru Învăţământul Rural 33

Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 2 şi 3

1. Creaţi un document Microsoft Word care să conţină o prezentare a interfeţei aplicaţiei Microsoft Word. Salvaţi fişierul pe hard disk şi creaţi şi o copie de siguranţă salvând documentul sub un nume alternativ. Deschideţi simultan ambele documente şi aranjaţi-le pe ecran astfel încât să fie vizibile simultan. Descrieţi operaţiile efectuate (maxim o pagină). Anexaţi documentele (în format electronic) create descrierii în vederea predării. 2. Creaţi un document care să conţină o scrisoare de intenţie adresată unui angajator imaginar. Formataţi cât mai îngrijit cu putinţă textul creat. Aplicaţi ulterior documentului diverse teme stilistice predefinite şi observaţi diferenţele de aspect. Predaţi documentul în format electronic ca rezultat al rezolvării lucrării de verificare. Ca ajutor suplimentar în rezolvarea lucrării se recomandă utilizarea instrumentului de ajutor al aplicaţiei Microsoft Word precum şi reperele bibliografice 3 şi 6 din bibliografia unităţii de învăţare. Nr. de puncte: 14 1 – 7 puncte (3p – copie de siguranţă, 3p – aranjare, 1p – descriere) 2 – 7 puncte (3p – creare, 1p – aranjare, 3p – aplicare temă)

Page 42: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Tehnici de formatare a documentelor de tip text

34 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare

î

Exerciţiul 3.1. Fontul implicit, în cazul unui document nou, este Times New Roman de dimensiunea 12. Modificarea rapidă a setului de caractere, a dimensiunii şi a culorii caracterelor şi a fundalului se poate face prin intermediul comenzilor din bara de meniuri Format: Revedeţi secţiunea 3.1.

Exerciţiul 3.2. Modificarea spaţiului dintre rânduri şi / sau dintre paragrafe conduce automat la mărirea / micşorarea documentului din punct de vedere al numărului de pagini. În cazul în care transformăm toate paragrafele în elemente a unei liste cu siguranţă dimensiunea documentului va creşte deoarece indentarea acestora se va mări. Revedeţi secţiunea 3.2. Exerciţiul 3.3. Diferenţa între crearea manuală şi automată (prin intermediul unei teme) a unei forme stilistice pentru un document este aceiaşi cu diferenţa între pictura artistică şi cea industrială. Formatarea automată va permite aplicarea unui şablon stilistic pentru întreg documentul printr-o singură operaţie, în mod riguros şi simplu, dar nu permite rafinamente pentru diverse porţiuni din document (şi nici nu verifică oportunitatea stilistică). Verificaţi informaţiile prezentate în secţiunea 3.3.

Page 43: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Tehnici de formatare a documentelor de tip text

Proiectul pentru Învăţământul Rural 35

Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 3 1. Microsoft Office Word 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 2. Boyce Jim – Microsoft Office 2003 pentru începători. Editura All. 2003 3. Mariana Milosescu - Învaţă singur Microsoft Word, Editura Teora, 2004 4. Michael J. Young, Michael Halvorson - Microsoft Office 2003 System Inside Out,

Microsoft Press. 2003 5. MS WORD - simplu si eficient, Editura Polirom, 2001 6. Georgeta Manafu, Miorela Panait, Gabriela Panait, Manuela Nicula - Microsoft Office

Word, Teste si Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 7. Mary Millhollon, Katherine Murray - Microsoft Office 2003 Word Inside Out, Microsoft

Press 2003 8. http://office.microsoft.com/en-us/training/ - Microsoft Office Training Home Page

Page 44: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Proprietăţi speciale ale documentelor Word

36 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Unitate de învăţare Nr. 4 PROPRIETĂŢI SPECIALE ALE DOCUMENTELOR WORD Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 4 37 4.1 Informaţii speciale asociate fişierului Word 37 4.2 Salvarea informaţiei text în alte formate 39 4.3 Facilităţi de completare automată a documentelor Microsoft Word 41 Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare 42 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 4 43

Page 45: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Proprietăţi speciale ale documentelor Word

Proiectul pentru Învăţământul Rural 37

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 4

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 4 sunt:

După parcurgerea acestei unităţi veţi fi capabili: • Să asociaţi cu un document Word informaţii legate de autor,

copyright şi revizie. • Să protejaţi documentul prin intermediul unei parole. • Să salvaţi documentul text în alte formate de stocare a

informaţiei.

• Să creaţi mecanisme de completare automată a unui document de tip formular.

4.1 Informaţii speciale asociate fişierului Word Informaţii descriptive

Fiecare document Word are asociate, pe lângă conţinutul informaţional propriu-zis, şi o serie de atribute utile în cazul identificării autorului, a indexării reviziei documentului, a dimensiunii documentului în număr de pagini ş.a.m.d. Există posibilitatea chiar de a defini atribute proprii care să fie asociate cu documentul pe care îl creăm. Toate proprietăţile documentului se pot consulta sau modifica apelând opţiunea Proprietăţi din meniul Fişier (Figura 4.1).

Figura 4.1. Fereastra de proprietăţi ale unui document Word

Page 46: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Proprietăţi speciale ale documentelor Word

38 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Securitatea documentelor

În secţiunea General se pot consulta caracteristicile fişierului electronic în care a fost salvat documentul;în secţiunea Rezumat se pot completa informaţii legate de autor, titlul documentului, cuvinte cheie pentru indexarea documentului etc.; secţiunea Statistică este tot o secţiune care poate fi doar consultată (la fel ca şi General) şi în care se regăsesc informaţii legate de numărul de pagini al documentului, numărul total de cuvinte, numărul de paragrafe şi revizia documentului (în mod automat fiecare salvare a documentului se consideră o revizie); secţiunea Cuprins permite salvarea separat de conţinutul documentului a unei descrieri a conţinutului; opţiunile din secţiunea Particularizare oferă posibilitatea de definire a unor atribute personalizate documentului. Este necesar să subliniem diferenţa între documentul electronic (ca o colecţie de informaţii conţinute) şi fişierul electronic (ca un container al documentului electronic). Documentul electronic conţine textul introdus împreună cu formatările asociate acestuia şi poate fi echivalat cu forma vizuală a acestuia pe când fişierul electronic conţine documentul text plus o serie de informaţii suplimentare (informaţii ca cele prezentate mai sus, informaţii legate de securitatea documentului ş.a.m.d.) şi reprezintă forma fizică de stocare în format electronic. Documentele Word pot fi protejate prin intermediul unei parole împotriva accesului neautorizat. Prin acces se înţelege vizualizare, modificare sau distribuţie. Prin intermediul opţiunii Protejare document din meniul Instrumente puteţi defini restricţii de securitate bazate pe parolă în ceea ce priveşte deschiderea documentului (Impunere la deschidere – Figura 4.2), restricţii la editare (fără modificări – doar în citire, completare machete, comentarii sau modificări urmărite) sau restricţii la formatare.

Figura 4.2. Definirea unei parole pentru protecţia documentului la deschidere

Page 47: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Proprietăţi speciale ale documentelor Word

Proiectul pentru Învăţământul Rural 39

Alternativ se poate utiliza şi protecţia bazată pe autentificarea utilizatorilor (nu mai necesită introducerea unei parole în momentul în care utilizatorul este autentificat de către sistemul de operare) dar această metodă ridică probleme în momentul în care documentul este mutat de pe un calculator pe altul cu utilizatori diferiţi (prin autentificarea unui utilizator se înţelege mecanismul de validare a unui nume de utilizator şi a unei parole asociate la pornirea sistemului de operare - login). Există şi o altă formă de protecţie a documentelor care se bazează pe politici de protejare a conţinutului în ceea ce priveşte copierea şi redistribuirea conţinutului. Pentru a putea folosi această opţiune trebuie să aveţi instalat un client de IRM (Information Rights Management) şi să deţineţi un paşaport Microsoft (.NET Passport). Test de autoevaluare 4.1. Creaţi un document Microsoft Word în care introduceţi o porţiune de text la alegere. Salvaţi documentul şi închideţi-l. Redeschideţi documentul şi consultaţi informaţiile asociate legate de autor, revizie şi dimensiunea documentului. Pentru acelaşi document modificaţi drepturile de securitate în aşa fel încât conţinutul acestuia să nu poată fi vizualizat decât dacă se introduce o parolă. Răspunsul la test se găseşte la pagina 42.

4.2 Salvarea informaţiei text în alte formate

Informaţia conţinută într-un fişier Microsoft Word este organizată într-un format specific aplicaţiei Microsoft Word. Deschiderea acestui fişier cu o altă aplicaţie poate să fie o operaţie neîncununată întotdeauna de succes, chiar dacă aplicaţia respectivă este o aplicaţie specializată în editarea de texte şi are module destinate citirii documentelor de tip Microsoft Word. Există de asemenea posibilitatea ca informaţia introdusă într-un document Microsoft Word să fie nevoie a fi mutată într-o altă aplicaţie pentru a fi folosită într-un alt scop (pentru a crea o versiune web a documentului de exemplu) iar operaţia de copiere / lipire (copy / paste) să nu permită realizarea unei copii complete a textului selectat.

Page 48: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Proprietăţi speciale ale documentelor Word

40 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Pentru a putea rezolva aceste probleme puteţi să apelaţi la facilităţile de salvare în alte formate. Pentru a salva documentul într-un alt format decât cel implicit (Microsoft Word) se alege opţiunea Salvare ca din meniul Fişier şi se selectează formatul dorit (Figura 4.3).

Figura 4.3. Fereastra opţiunii Salvare ca Pentru salvarea unui document Microsoft Word în format HTML (de pagină web) există o opţiune specială în meniul Fişier – Salvare ca pagină Web. Salvarea unui document Microsoft Word într-un alt format decât cel obişnuit (.doc) poate duce la pierderea unor formatări specifice aplicaţiei Microsoft Word. Unele opţiuni de formatare şi de îmbogăţirii a formatului text pot fi incompatibile cu alte aplicaţii de editare / manipulare a textului. Test de autoevaluare 4.2. Deschideţi unul din fişierele Microsoft Word creat anterior şi salvaţi-l ca pagină Web. Deschideţi fişierul cu o aplicaţie specifică şi observaţi diferenţele de formatare a textului. Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 42.

Page 49: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Proprietăţi speciale ale documentelor Word

Proiectul pentru Învăţământul Rural 41

4.3 Facilităţi de completare automată a documentelor Microsoft Word

Aplicaţia Microsoft Word pune la dispoziţie utilizatorului o facilitate foarte utilă de completare a unor porţiuni de informaţii în mod automat dintr-o sursă externă. Este cazul creării unor documente personalizate în care marea parte a textului este identic dar titlul (Stimate Domnule X) diferă de la document la document – de exemplu crearea unei oferte sau a unei felicitări. Utilizatorul ar trebui să creeze mai multe documente care să conţină aceiaşi porţiune de text şi să modifice de fiecare dată titlul sau fraza de personalizare. Prin intermediul opţiunii Scrisori şi corespondenţe din meniul Instrumente se poate automatiza procesul de particularizare a unui document prin inserarea unor câmpuri care vor fi completate automat de către aplicaţie (Figura 4.4A).

A B Figura 4.4. Vrăjitorul de îmbinare a corespondenţei Ca sursă a informaţiei personalizate se poate alege o listă deja existentă (trebuie să fie sub forma unei baze de date), să se preia informaţii din agenda de contacte a aplicaţiei Outlook sau să se tasteze o listă de contacte nouă (care poate fi salvată şi pentru utilizări ulterioare). În cadrul unui document deja scris se inserează câmpurile dorite din lista selectată şi imediat se poate vizualiza rezultatul care va fi sub forma unui document ce va conţine documentul iniţial repetat şi personalizat în parte de atâtea ori câte intrări există în lista selectată. Test de autoevaluare 4.3. Creaţi o listă cu persoane apropiate şi apoi creaţi o felicitare de crăciun în care formula de felicitare să fie personalizată cu intrări din lista creată. Răspunsul la test se găseşte la pagina 42.

Page 50: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Proprietăţi speciale ale documentelor Word

42 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare

î

Exerciţiul 4.1. După crearea documentului Microsoft Word, şi după salvarea acestuia pe hard disk, proprietăţile acestuia pot fi consultate din meniul Fişier opţiunea Proprietăţi. Pentru a seta o parolă care să fie necesară la deschiderea documentului se apelează comanda Impunere la pornire din opţiunea Protejare document din meniul Instrumente. Revedeţi cele prezentate în secţiunea 4.1. Exerciţiul 4.2. Pentru salvarea unui document Microsoft Word ca pagină HTML (sau Web) se apelează opţiunea Salvare ca pagină Web din meiul Fişier. Documentul creat poate fi vizualizat cu o aplicaţie de tip browser Internet (de exemplu Internet Explorer). Ca diferenţe majore se pot observa: în aplicaţia de tip browser textul nu se mai poate modifica; vizualizarea documentului nu mai include formatări la nivel de pagină de imprimare; există anumite decalaje în poziţionarea textului şi paragrafelor faţă de documentul Microsoft Word (de exemplu nu mai există alinierea stânga-dreapta) ş.a.m.d. Pentru nelămuriri revedeţi secţiunea 4.2. Exerciţiul 4.3. Pentru a crea felicitarea personalizată mai întâi creăm documentul simplu (care nu include câmpurile personalizate) şi apoi pornim vrăjitorul de îmbinare a corespondenţei (meniul Instrumente opţiunea Scrisori şi corespondenţe – Expert îmbinare corespondenţă). La pasul 1 alegeţi opţiunea Scrisori, la pasul 2 indicaţi utilizarea documentului curent, la pasul 3 tastaţi lista de persoane la care doriţi să trimiteţi felicitarea. Pasul 4 vă permite includerea câmpurilor de personalizare iar paşii 5 şi 6 vă permit vizualizarea şi finalizarea îmbinării. Vezi 4.3.

Page 51: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Proprietăţi speciale ale documentelor Word

Proiectul pentru Învăţământul Rural 43

Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 4 1. Microsoft Office Word 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 2. Boyce Jim – Microsoft Office 2003 pentru începători. Editura All. 2003 3. Mariana Milosescu - Invata singur Microsoft Word, Editura Teora, 2004 4. Michael J. Young, Michael Halvorson - Microsoft Office 2003 System Inside Out,

Microsoft Press. 2003 5. MS WORD - simplu si eficient, Editura Polirom, 2001 6. Georgeta Manafu, Miorela Panait, Gabriela Panait, Manuela Nicula - Microsoft Office

Word, Teste si Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 7. Mary Millhollon, Katherine Murray - Microsoft Office 2003 Word Inside Out, Microsoft

Press 2003 8. http://office.microsoft.com/en-us/training/ - Microsoft Office Training Home Page

Page 52: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Inserarea de elemente speciale

44 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Unitatea de învăţare Nr. 5 INSERAREA DE ELEMENTE SPECIALE ÎN CADRUL DOCUMENTELOR MICROSOFT WORD Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 5 45 5.1 Utilizarea de simboluri şi caractere diacritice 45 5.2 Utilizarea imaginilor şi a clipart-urilor (miniaturi) 46 5.3 Utilizarea de tabele 48 5.4 Utilizarea de ecuaţii matematice 50 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 4 şi 5 50 Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare 51 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 5 51

Page 53: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Inserarea de elemente speciale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 45

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 5

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 5 sunt:

5.1 Simboluri şi caractere diacritice Pe lângă textul propriu-zis un document poate conţine şi caractere sau

semne (simboluri) speciale. Exemple: caractere speciale fiecărei limbi în parte (diacritice), simboluri matematice (pi – π, delta – Δ, plus-minus – ±) sau fizice (omega – Ω, micro – μ) ş.a.m.d. Toate aceste semne sau caractere nu pot fi tastate direct (prin apăsarea unui buton sau unei combinaţii de butoane de la tastatură). Ele pot fi introduse în text prin intermediul opţiunii Simbol din meniul Inserare (Figura 5.1).

Figura 5.1. Fereastra de selectare a caracterelor speciale Unele caractere (cum ar fi diacriticele) pot fi disponibile direct de la tastatură dacă se modifică tipul de tastatură. Prin intermediul acestei opţiuni semnificaţia butoanelor tastaturii se modifică.

După parcurgerea acestei unităţi veţi fi capabili: • Să utilizaţi simboluri şi caractere diacritice. • Să introduceţi imagini, clip-art-uri şi tabele în cadrul

documentelor Microsoft Word. • Să utilizaţi editorul de ecuaţii Microsoft (Microsoft Equation).

Page 54: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Inserarea de elemente speciale

46 Proiectul pentru Învăţământul Rural

De exemplu, dacă se modifică tipul tastaturii din tastatură englezească (tastatura implicită la instalarea sistemului de operare) în tastatură românească, tastele [, ], ;, ‘, \ vor deveni ă,î.ş,ţ,â. Test de autoevaluare 5.1. Ce modalităţi de inserare într-un document text a simbolului € există? Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 51.

5.2 Utilizarea imaginilor şi a clipart-urilor (miniaturi)

Inserarea de imagini şi de miniaturi (clipart-uri) în cadrul unui document text aduce o îmbunătăţire semnificativă a formei grafice a acestuia. Imaginile pot reprezenta elemente cheie ale documentului care nu pot fi suplinite de paragrafele de text. Pentru a insera o imagine într-un document text este nevoie ca aceasta să existe deja pe calculator sau pe un dispozitiv de stocare (după cum am precizat şi în unitatea nr. 1 aplicaţia Microsoft Word nu poate crea elemente de tip imagine). Dacă imaginea se află deschisă într-o aplicaţie de editare a imaginilor este suficient să efectuăm copiere / lipire (copy / paste) şi să transferăm astfel imaginea în documentul Microsoft Word. Dacă imaginea se află salvată pe hard disk sub forma unui fişier putem să o introducem în documentul text prin intermediul opţiunii Imagine / Din fişier din meniul Inserare. Acelaşi opţiune permite scanarea sau transferul dintr-o cameră foto digitală a unei imagini (Din Scaner sau Aparat foto). Aplicaţia Microsoft Word pune la dispoziţia utilizatorilor o colecţie de mici desene deja realizate care pot fi utilizate pentru a îmbogăţi forma grafică a documentelor create. Aceste desene se numesc miniaturi sau clipart-uri. Există o întreagă colecţie de astfel de miniaturi, organizată pe categorii, care se instalează odată cu aplicaţia Microsoft Office. Pentru a putea vedea şi organiza toate aceste desene există o aplicaţie separată, Microsoft Clip Organizer, care vă permite trecerea în revistă şi utilizarea acestora (Figura 5.2). Pentru a include o miniatură în cadrul unui document Microsoft Word puteţi apela opţiunea Imagine / Miniatură din meniul Inserare. Imaginile din surse externe şi colecţia de miniaturi a aplicaţiei Microsoft Office nu sunt singurele elemente grafice care pot fi utilizate în cadrul unui document Microsoft Word. Pe lângă imagini utilizatorul poate utiliza texte artistice (WordArt – Figura 5.3), diagrame, forme automate şi grafice.

Page 55: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Inserarea de elemente speciale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 47

Figura 5.2. Microsoft Clip Organizer

Figura 5.3. Tipuri de formate artistice de text Mai există opţiunea de realizare a unor desene simple utilizând bara de instrumente Desen (Figura.5.4). Prin intermediul acestei bare de instrumente se pot trasa forme geometrice simple (cercuri, dreptunghiuri, linii) cu opţiuni de colorare diverse, se pot îmbina casete de text cu elemente grafice sau combina orice alt tip de obiecte grafice. După cum am precizat şi în unitatea nr. 1, aplicaţia Microsoft Word nu este o aplicaţie de editare / prelucrare elemente grafice. Cu alte cuvinte posibilităţile funcţionale în acest domeniu sunt modeste.

Page 56: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Inserarea de elemente speciale

48 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Figura 5.4. Inserarea unui desen simplu Test de autoevaluare 5.2. Creaţi un album foto de familie şi scrieţi în dreptul fiecărei poze o scurtă descriere. Ce operaţii trebuie să efectuaţi? Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 51.

5.3 Utilizarea de tabele

Nefiind o aplicaţie de calcul tabelar care manipulează cu predilecţie informaţii sub forma de tabele, aplicaţia Microsoft Word permite totuşi includerea de elemente grafice de tip tabel în cadrul documentelor de tip text. Spre deosebire de tabelele create cu aplicaţia Microsoft Excel, tabelele create în Microsoft Word nu vor putea efectua prelucrări ale informaţiilor conţinute şi nici nu vor permite formatări ale celulelor foarte complicate. Pentru a insera un tabel în cadrul unui document Microsoft Word se selectează opţiunea Desenare tabel din meniul Tabel (întregul meniu Tabel conţine opţiuni de lucru cu elementele de tip tabel). În cazul în care bara de instrumente Tabele şi borduri nu este afişată la selectarea opţiunii precedente ea este activată automat (Figura 5.5).

Page 57: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Inserarea de elemente speciale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 49

Figura 5.5. Bara de instrumente Tabele şi borduri Pentru a desena efectiv un tabel se utilizează comanda Inserare tabel din bara de instrumente (Figura 5.6). Celelalte opţiuni permit definirea marginilor tabelului (grosime, culoare), culoarea celulelor, direcţia textului din celule şi prelucrări simple (ordonare şi sumă).

Figura 5.6. Fereastra care permite definirea caracteristicilor iniţiale a unui tabel Inserarea unui tabel, în faza iniţială, permite definirea numărului de coloane şi de rânduri, dimensiunea coloanelor şi stilul tabelului. Test de autoevaluare 5.3. Creaţi un tabel care să aibă următorul cap de tabel: Nr.Crt. Nume şi prenume Salariu Vârstă

Populaţi tabelul cu minim cinci înregistrări. Descrieţi operaţiile efectuate. Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 51.

Page 58: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Inserarea de elemente speciale

50 Proiectul pentru Învăţământul Rural

5.4 Utilizarea de ecuaţii matematice

În cazul în care documentul text creat are un caracter ştiinţific sau matematic se pune problema includerii de formule sau ecuaţii matematice. Prin intermediul paragrafelor de text obişnuite este imposibil să inserăm elemente matematice specifice (fracţii, integrale, radicali etc.) dar putem apela la aplicaţia Microsoft Equation pentru a realiza astfel de elemente grafice deosebite (Figura 5.7).

Figura 5.7. Editarea unei ecuaţii matematice Pentru a insera în cadrul unui document text o ecuaţie selectăm opţiunea Obiect din meniul Inserare şi alegem Microsoft Equation 3.0. Test de autoevaluare 5.4. Inseraţi următoarea formulă utilizând Microsoft Equation: E = mc2 . Ce elemente din meniul Equation aţi utilizat? Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 51.

Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 4 şi 5

1. Creaţi un document Microsoft Word protejat prin parolă la modificare. Salvaţi documentul ca fişier text simplu (.txt). Indicaţi diferenţele între cele documente într-un text de cel mult o pagină. Anexaţi cele două fişiere în format electronic documentului rezultat în vederea predării lucrării de verificare. 2. Creaţi un document Microsoft Word care să conţină catalogul unei clase de elevi (minim 10 elevi) dar care să aibă şi poza fiecărui elev în dreptul numelui. Predaţi fişierul în format electronic ca rezultat al rezolvării lucrării de verificare. Ca ajutor suplimentar în rezolvarea lucrării se recomandă utilizarea instrumentului de ajutor al aplicaţiei Microsoft Word precum şi reperele bibliografice 3 şi 6 din bibliografia unităţii de învăţare. Nr. de puncte: 14. 1 - 7p (3p – parolă, 4p – diferenţe), 2 – 7p (4p – catalog, 3p – adăugare poze).

Page 59: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Inserarea de elemente speciale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 51

Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare

î

Exerciţiul 5.1. Pentru a insera caracterul (simbolul) € în cadrul unui document Microsoft Word se poate utiliza opţiunea Simbol din meniul Insert sau se poate tasta direct dacă tastatura curentă include acest simbol. Vezi secţiunea 5.1. Exerciţiul 5.2. Pentru a crea un album foto mai întâi trebuie să avem la îndemână pozele care dorim să le includem. Dacă imaginile există în format electronic pot fi incluse în documentul text prin intermediul opţiunii Imagine / Din fişier prezentă în meniul Insert. Dacă imaginile sunt pe suport de hârtie atunci trebuie utilizat un aparat de tip scaner pentru a le converti în format electronic. A se revedea 5.2. Exerciţiul 5.3. Dacă includem doar cinci înregistrări în tabel atunci vom crea un tabel cu 4 coloane şi 6 rânduri (5 înregistrări + capul de tabel). Puteţi regăsi descrierea operaţiilor în secţiunea 5.3. Exerciţiul 5.4. Chiar dacă ecuaţia indicată nu necesită utilizarea editorului de ecuaţii ea poate fi scrisă cu ajutorul acestuia. Pentru a scrie ecuaţia trebuie să utilizăm doar un singur caracter special de tip c 2. Revedeţi secţiunea 5.4.

Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 5 1. Microsoft Office Word 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 2. Boyce Jim – Microsoft Office 2003 pentru începători. Editura All. 2003 3. Mariana Milosescu - Invata singur Microsoft Word, Editura Teora, 2004 4. Michael J. Young, Michael Halvorson - Microsoft Office 2003 System Inside Out,

Microsoft Press. 2003 5. MS WORD - simplu si eficient, Editura Polirom, 2001 6. Georgeta Manafu, Miorela Panait, Gabriela Panait, Manuela Nicula - Microsoft Office

Word, Teste si Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 7. Mary Millhollon, Katherine Murray - Microsoft Office 2003 Word Inside Out, Microsoft

Press 2003 8. http://office.microsoft.com/en-us/training/ - Microsoft Office Training Home Page

Page 60: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Facilităţi speciale

52 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Unitatea de învăţare Nr. 6 FACILITĂŢI SPECIALE ALE APLICAŢIEI MICROSOFT WORD Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 6 53 6.1 Instrumente de corectare automată a textului 53 6.2 Căutări şi înlocuiri 54 6.3 Instrumente de traducere automată şi de găsire de sinonime 55 Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare 56 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 6 57

Page 61: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Facilităţi speciale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 53

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 6

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 6 sunt:

6.1 Instrumente de corectare automată a textului

Acurateţea şi forma de prezentare a unui text constă în primul şi în primul rând în corectitudinea ortografică de redactare. Procesul de verificare şi corectare a unui text este dificil şi necesită un efort aproape egal cu efortul de redactare. Aplicaţia Microsoft Word vă pune la dispoziţie un instrument foarte puternic care vă poate ajuta în acest proces şi anume un corector ortografic şi gramatical automat. Acesta poate fi accesat prin intermediul opţiunii Corectare ortografică şi gramaticală din meniul Instrumente (Figura 6.1).

Figura 6.1. Fereastra de corectare automată a textului Corectorul gramatical nu este disponibil în limba română, doar în alte limbi de circulaţie internaţională – engleză, franceză, italiană, germană. Singura opţiune de corectare automată în limba română este aceia de corectare ortografică. Dacă se activează opţiunea de verificare în timpul tastării nu este necesar apelarea instrumentului de corectarea, operaţiunea se efectuează chiar în timp ce se tastează textul.

După parcurgerea acestei unităţi veţi fi capabili: • Să utilizaţi instrumente automate de corectare a textului. • Să efectuaţi căutări şi înlocuiri pe textul editat. • Să faceţi operaţii de găsire de sinonime, de traducere automată

şi de marcări regionale.

Page 62: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Facilităţi speciale

54 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Dacă în timpul tastării se detectează o eroare ea este indicată utilizatorului prin sublinierea (cu roşu erorile ortografice, cu verde cele gramaticale) porţiunii (cuvânt, grup de cuvinte sau frază) greşite. O altă opţiune foarte utilă este cea de împărţire automată în silabe. Acest instrument este disponibil din meniul Instrumente / Limbă / Despărţire în silabe. Din nefericire nici această opţiune nu este încă implementată pentru textul în limba română. Toate instrumentele prezentate mai sus funcţionează raportându-se la limba în care a fost tastat textul. În funcţie de ce tastatură utilizaţi textul introdus se consideră a fi în limba corespondentă (utilizaţi tastatură românească, textul se consideră a fi în limba română). Pentru a modifica limba unui paragraf se poate utiliza Setare limbă din meniul Instrumente opţiunea Limbă. Test de autoevaluare 6.1. Deschideţi un document nou. Tastaţi un paragraf de text. Efectuaţi o operaţie de corectură pe paragraful tastat. În ce limbă a fost efectuată verificarea? Modificaţi limba astfel încât verificarea să se efectueze în limba română. Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 56.

6.2 Căutări şi înlocuiri

Alte două instrumente puse la dispoziţie de aplicaţie Microsoft Word sunt acelea de căutare şi înlocuire a unor porţiuni de text. Ambele instrumente sunt accesibile prin intermediul meniului Editare.

Figura 6.2. Fereastra de găsire şi înlocuire

Page 63: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Facilităţi speciale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 55

Test de autoevaluare 6.2. Deschideţi un document Word nou. Tastaţi câteva fraze de text fără a folosi caractere diacritice. Folosiţi facilitatea de căutare / înlocuire pentru a înlocui caracterele necesare cu diacritice. Descrieţi operaţiile efectuate. Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 56.

6.3 Instrumente de traducere automată şi de găsire de sinonime

Prin selectarea unei porţiuni de text sau a unui cuvânt şi prin efectuarea unui click dreapta de mouse se poate solicita sinonimul unui cuvânt sau traducerea unei porţiuni de text. Ambele facilităţi sunt accesibile şi prin intermediul meniului Instrumente opţiunea Limbă. Cele două instrumente nu au suport momentan decât pentru limbile franceză şi engleză. Test de autoevaluare 6.3. Deschideţi un document nou. Scrieţi o frază în limba engleză. Traduceţi acea frază în limba franceză. Înlocuiţi un cuvânt din fraza tradusă cu un sinonim. Descrieţi operaţiile efectuate. Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 56.

Page 64: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Facilităţi speciale

56 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare

î

Exerciţiul 6.1. Corectarea ortografică se efectuează implicit în limba în care s-a tastat textul verificat. Limba în care se tastează un text este dată de tipul tastaturii sub care se efectuează redactarea. Dacă tastatura a fost selectată de la început pentru limba română şi verificarea ortografică se va efectua tot în limba română. Revedeţi indicaţiile din secţiunea 6.1. Exerciţiul 6.2. Pentru a utiliza instrumentele de căutare / înlocuire în vederea introducerii de diacritice este necesar să se efectueze înlocuire lui i cu î, lui s cu ş, lui t cu ţ ş.a.m.d. având în vedere faptul că nu se poate folosi opţiune Înlocuire peste tot. Vezi secţiunea 6.2. Exerciţiul 6.3. După tastarea frazei în limba engleză se efectuează traducerea prin intermediul opţiunii de traducere (atenţie, este nevoie de conexiune internet pentru efectuarea traducerii) şi apoi se găseşte sinonimul oricărui cuvânt prin intermediul opţiunii de sinonim. Mai multe informaţii revăzând secţiunea 6.3.

Page 65: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Facilităţi speciale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 57

Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 6 1. Microsoft Office Word 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 2. Boyce Jim – Microsoft Office 2003 pentru începători. Editura All. 2003 3. Mariana Milosescu - Invata singur Microsoft Word, Editura Teora, 2004 4. Michael J. Young, Michael Halvorson - Microsoft Office 2003 System Inside Out,

Microsoft Press. 2003 5. MS WORD - simplu si eficient, Editura Polirom, 2001 6. Georgeta Manafu, Miorela Panait, Gabriela Panait, Manuela Nicula - Microsoft Office

Word, Teste si Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 7. Mary Millhollon, Katherine Murray - Microsoft Office 2003 Word Inside Out, Microsoft

Press 2003 8. http://office.microsoft.com/en-us/training/ - Microsoft Office Training Home Page

Page 66: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Pregătirea documentelor pentru tipărire

58 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Unitatea de învăţare Nr. 7 PREGĂTIREA DOCUMENTELOR PENTRU TIPĂRIRE Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 7 59 7.1 Adăugarea de antet şi subsol documentelor 59 7.2 Numerotarea paginilor unui document 59 7.3 Vizualizarea documentului înainte de tipărire 60 7.4 Imprimarea unui document 61 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 6 şi 7 62 Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare 62 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 7 62

Page 67: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Pregătirea documentelor pentru tipărire

Proiectul pentru Învăţământul Rural 59

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 7

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 6 sunt:

7.1 Adăugarea de antet şi subsol documentelor

Pe lângă corpul propriu-zis de text documentele Word prezintă şi două zone cu caracter special: antet şi subsol. Aceste două secţiuni sunt prezente pe fiecare pagină putând fi la fel pe parcursul întregului document sau pot diferi în funcţie de secţiune. În cazul unui document nou aceste secţiuni nu sunt vizibile dar se pot accesa prin intermediul opţiunii Antet şi subsol din meniul Vizualizare (Figura 7.1).

Figura 7.1. Accesarea antetului şi subsolului la un document În mod automat ce este tastat în această secţiune va apare pe toate paginile. Pentru a defini secţiuni diferite vor trebui introduse separatoare de secţiuni (meniul Inserare, opţiunea Întrerupere – Sfârşit de secţiune – Pagina următoare). Din bara de instrumente se poate defini formatul paginii ( - Iniţializare pagină – Figura 7.2), comuta între antet şi subsol ( ), specifica coerenţei (sau non-corenţa) cu secţiunea precedentă şi insera o serie de câmpuri speciale (numărul paginii, numărul total de pagini, data, ora).

7.2 Numerotarea paginilor unui document

Inserarea numărului de pagină se face prin intermediul comenzii prezente în bara de instrumente (la fel ca şi în cazul celorlalte câmpuri speciale).

După parcurgerea acestei unităţi veţi fi capabili: • Să numerotaţi paginile unui document Word. • Să adăugaţi antet şi subsol documentelor. • Să modificaţi setările de tipărire ale unui document.

• Să vizualizaţi un document înainte de imprimare.

Page 68: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Pregătirea documentelor pentru tipărire

60 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Figura 7.2. Stabilirea formatului paginii Dacă dorim să realizăm o numerotare uniformă (care să apară pe toate paginile) putem poziţiona câmpul de număr pagină în antetul sau subsolul documentului care este prezent în tot documentul. Test de autoevaluare 7.1. Creaţi un document Microsoft Word care să aibă în antet titlul documentului şi în subsol numărul paginii şi numărul total de pagini. Răspunsul la test se găseşte la pagina 62.

7.3 Vizualizarea documentului înainte de tipărire

Pentru a evita erorilor de formatare abia după tipărirea unui document aplicaţia Microsoft Word vă permite vizualizarea documentului aşa cum va apare la imprimantă.

Page 69: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Pregătirea documentelor pentru tipărire

Proiectul pentru Învăţământul Rural 61

Această opţiune este disponibilă accesând Examinare înaintea imprimării din meniul Fişier. Pentru a efectua această operaţie trebuie să aveţi instalată în sistem o imprimantă la care să se poată face referire. Acest lucru este necesar deoarece fiecare tip de imprimantă are capabilităţi de imprimare diferite (dimensiune pagină, dimensiuni margini albe). Examinarea înaintea tipăririi va face automat referire la imprimanta implicită din sistem în cazul în care există mai multe imprimante instalate.

7.4 Imprimarea unui document

Tipărirea unui document este un proces care poate fi controlat foarte fin. Există opţiuni în ceea ce priveşte modul în care aplicaţia va trimite documentul la imprimantă (ordinea paginilor, ce pagini, în câte copii, modul de organizare în pagină etc.) şi opţiuni legate de procesul de imprimare efectiv (rezoluţia de tipărire, tipul de hârtie utilizat). Pentru a tipări un document se accesează opţiunea Imprimare din meniul Fişier.

Figura 7.3. Fereastra de configurare a imprimării Toate opţiunile legate de modul în care aplicaţia va trimite documentul spre tipărire sunt prezente în fereastra de configurare (Figura 7.3). Opţiunile de tipărire propriu-zise (legate de procesul de imprimare) sunt accesibile prin comanda Proprietăţi aflată lângă numele imprimantei la care se va face tipărirea. Acestea sunt specifice fiecărei imprimante în parte.

Page 70: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Pregătirea documentelor pentru tipărire

62 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 7

Răspunsuri şi comentarii la exerciţiile din testele de autoevaluare

Exerciţiul 7.1. Pentru afişarea titlului documentului în antetul paginii este suficient să inserăm textul în antet. Pentru a trece numărul paginii şi numărul total de pagini al documentului în subsol este necesar să ne folosim de câmpurile speciale prezente în bara de instrumente Antet şi subsol. A se revedea secţiunea 7.1 şi 7.2.

Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 7 1. Microsoft Office Word 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 2. Boyce Jim – Microsoft Office 2003 pentru începători. Editura All. 2003 3. Mariana Milosescu - Invata singur Microsoft Word, Editura Teora, 2004 4. Michael J. Young, Michael Halvorson - Microsoft Office 2003 System Inside Out,

Microsoft Press. 2003 5. MS WORD - simplu si eficient, Editura Polirom, 2001 6. Georgeta Manafu, Miorela Panait, Gabriela Panait, Manuela Nicula - Microsoft Office

Word, Teste si Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 7. Mary Millhollon, Katherine Murray - Microsoft Office 2003 Word Inside Out, Microsoft

Press 2003 8. http://office.microsoft.com/en-us/training/ - Microsoft Office Training Home Page

1. Creaţi un document Word care să conţină cel puţin două pagini de text- Identificaţi erorile de ortografie cu ajutorul instrumentului de verificare automată şi corectaţi eventualele greşeli cu ajutorul facilităţii de căutare / înlocuire. Salvaţi documentul corectat într-un fişier diferit de cel iniţial. Predaţi cele două fişiere ca rezultat al rezolvării lucrării de verificare. 2. Creaţi un document Word care să conţină cel puţin două pagini. Definiţi pentru acest document antet şi subsol care să conţină titlul documentului şi numărul paginii. Trimiteţi spre tipărire prima pagină a documentului. Predaţi documentul în format electronic precum şi forma tipărită a acestuia. Ca ajutor suplimentar în rezolvarea lucrării se recomandă utilizarea instrumentului de ajutor al aplicaţiei Microsoft Word precum şi reperele bibliografice 3 şi 6 din bibliografia unităţii de învăţare. Nr. de puncte: 14. 1 – 7p (5p – utilizare instrument de verificare, 2p – cele două fişiere distincte). 2 – 7p (4p – definire antet/subsol, 3p – tipărire).

Page 71: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Noţiuni generale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 63

Unitatea de învăţare Nr. 8 MICROSOFT EXCEL – NOŢIUNI GENERALE Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 8 64 8.1 Aplicaţia MSExcel 64 8.2 Interfaţa MS Excel 66 8.3 Structura unei foi de calcul 69 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 71 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 8 72

Page 72: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Noţiuni generale

64 Proiectul pentru Învăţământul Rural

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 8

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 8 sunt:

• Înţelegerea scopului aplicaţiei MS Excel si a funcţiilor sale • Familiarizarea cu interfaţa specifică aplicaţiei

• Înţelegerea structurii si a modului de funcţionare a unei foi de

calcul.

La sfârşitul acestei unităţi veţi putea defini scopul aplicaţiei MS Excel, veţi putea enumera principalele sale funcţii, veţi putea identifica si defini funcţionalitatea elementelor de interfaţă ale aplicaţiei, veţi putea enumera elementele unui foi de calcul si rolul lor.

8.1 Aplicaţia MS Excel Scop Funcţii

Microsoft Excel sau MS Excel este o aplicaţie de birou care permite memorarea în format electronic a datelor sub formă matriceală, cu posibilitatea definirii de legături între date. Legăturile între date permit actualizarea datelor interdependente la modificarea datelor referinţă. Scopul MS Excel este de a uşura munca de gestiune şi prelucrare a datelor, de a oferi un utilitar de calcul tabelar cu o interfaţă prietenoasă şi cu posibilităţi largi de realizare automată a calculelor complexe pe colecţii mari de date, după reguli complicate, şi cu multiple mijloace de afişare a rezultatelor. Gama de operaţii oferită de MSExcel este largă, incluzând:

• Deţinerea unui număr forte mare de date pe o foaie virtuală continuă, cu posibilitatea vizualizării numai a anumitor coloane, lucru imposibil pe suport fizic (hârtie) , care este limitat, şi pe care ordinea fizică a coloanelor este fixă

• Copierea, mutarea, ştergerea facilă a datelor, în bloc, fără complicaţiile implicate de aceleaşi operaţii in cazul datelor pe suport fizic, cu păstrarea ordinii şi aproximativ instantaneu.

• Modificarea facilă a capului de tabel, prin ştergerea sau inserarea unei coloane

Page 73: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Noţiuni generale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 65

• Realizarea de calcule complexe cu datele memorate, cu

rezultate care se modifică automat cu modificarea datelor • Afişarea de grafice conforme cu datele memorate, care se

modifică automat cu modificarea datelor. • Transferul datelor din şi spre alte aplicaţii prin gama largă de

extensii acceptate. • Facilităţi de sortare si căutare a informaţiilor memorate.

MS Excel acceptă salvarea şi deschiderea de documente atât în format specific (*.xls) cât şi in formatele *.html (pagini web), *.xml, format care devine din ce în ce mai popular, *.txt, *.prn, *.csv (fişiere text), şi mai ales fişiere conţinând date in format specific altor aplicaţii de calcul tabelar, pentru compatibilitate cu acestea. Cum ar fi *.odc, *.udl, *.dsn, *.mdb, *.mde, *.wk?, *.wq1, *.wss, *.dbf etc.

Test de autoevaluare 8.1. Definiţi in maxim 8 rânduri scopul aplicaţiei MSExcel 8.2. Enunţaţi câteva din facilităţile oferite de MS Excel Răspunsurile se vor da în spaţiile goale de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 71.

Page 74: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Noţiuni generale

66 Proiectul pentru Învăţământul Rural

8.2 Interfaţa MS Excel

Primul pas in utilizarea aplicaţiei MS Excel este lansarea acesteia. Există câteva posibilităţi pentru realizarea acestui lucru. O primă variantă este lansarea din meniul Start, din grupul de programe Microsoft Office:

Figura 8.1 Lansarea aplicaţiei MS Excel din meniul Start Alte posibilităţi sunt pornirea de la un Shortcut (Comandă rapidă) de pe Desktop(Spaţiul de lucru) sau din ToolBar-ul(Bara de instrumente) Office, acestea nefiind totuşi instalate automat la instalarea pachetului Office, prin urmare este posibil ca ele să nu fie instalate pe calculatorul tău. Pornirea Excel se poate realiza şi prin double-click pe un document Excel, aplicaţia se deschide în acest caz conţinând respectivul document Lansarea comenzii Microsoft Office Excel 2003 va porni programul si va prezenta pe ecran o foaie de calcul goală. MS Excel este setat ca la deschidere să afişeze prima pagina (Sheet) dintr-o mapă de lucru goală (fără date), conţinând 3 pagini. Ecranul va arăta ca în figura următoare:

Page 75: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Noţiuni generale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 67

Figura 8.2 Ecranul de start al aplicaţiei Elementele interfeţei MS Excel:

• Bara de titlu. Aceasta cuprinde numele programului si cel al documentului deschis: pentru o foaie goală: Microsoft Office Excel 2003 Registru1

• Meniul. Acesta cuprinde etichetele următoare (prin apăsarea pe

acestea se deschide un meniu cu opţiuni specifice; Etichetele servesc la gruparea funcţiilor oferite de aplicaţie în câteva categorii, pentru o mai uşoară regăsire):

o Fişier o Editare o Vizualizare o Inserare o Format o Instrumente o Date o Fereastră o Ajutor

Meniurile vor fi explicate in paragrafele dedicate respectivelor funcţii oferite de aplicaţi

• Bara de instrumente. Aceasta are o configuraţie modificabilă.

Alegerea instrumentelor ce vor fi oferite , prin pictograme, în această secţiune se realizează prin clic dreapta pe zona cu instrumente (această acţiune va deschide un meniu in care se pot selecta/deselecta categoriile de instrumente) si selectarea configuraţiei dorite. Poziţia şi ordinea instrumentelor se poate modifica pe principiul drag&drop.

Page 76: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Noţiuni generale

68 Proiectul pentru Învăţământul Rural

• Bara de referenţiere Aceasta are două secţiuni. Una dintre

secţiuni conţine numele celulei selectate, care este compus la fel ca la jocul de şah: de exemplu celula din colţul stâng sus va fi A1

A doua secţiune afişează conţinutul celulei , fie că este vorba de o valoare numerică, fie că este vorba de un calcul cu referinţe sau de o formulă predefinită. Tot aici se găseşte butonul etichetat fx care oferă acces la colecţia de funcţii predefinite. Acestea vor fi tratate in unitatea nr. 11

• Foaia de lucru, a cărei structură şi funcţionare va fi prezentată

în paragraful următor • Lista de documente din mapă, în josul ecranului. Pentru o

mapă goală acestea vor fi Foaie1, Foaie2, Foaie3, trei foi de calcul goale. Aici pot fi incluse grafice, diagrame, foi suplimentare etc.

• O bară de stare, care menţionează starea aplicaţiei (readu,

sving etc.) starea modului de lucru al tastaturii NumLock, Caps Lock, setarea modului de lucru Insert sau Overwrite etc.

• Panou de activitate, opţional, situată în dreapta imaginii.

Acesta va prezenta la deschidere opţiuni de actualizare de pe Internet a aplicaţiei, de accesare a Ajutorului, o lista a ultimelor fişiere deschise. In alte situaţii ea va fi complet diferită. Spre exemplu, la operaţii de inserare va prezenta conţinutul Clipboardului, când acesta conţine mai multe fragmente memorate. Poate fi închisă pentru mărirea zonei vizibile din foaia de lucru, opţiunile pe care le oferă fiind disponibile si în meniuri.

Test de autoevaluare 8.3. Enumeraţi principalele elemente ale interfeţei aplicaţiei MS Excel. Le puteţi identifica pornind aplicaţia. 8.4.Setaţi bara de instrumente astfel încât să cuprindă toate instrumentele oferite. Argumentaţi avantaje şi dezavantaje ale afişării tuturor acestor instrumente permanent pe ecran. Răspunsurile se vor da în spaţiile goale de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 71.

Page 77: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Noţiuni generale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 69

8.3 Structura unei foi de calcul Reconfigurând meniul prin eliminarea numeroaselor bare introduse la

exerciţiul precedent, obţinem acest aspect al ecranului:

Figura 8.3 Foaie de calcul goală Remarcăm următoarele componente ale unei foi de calcul:

• Cap de tabel orizontal ,o bară orizontală, conţinând pentru fiecare coloană un identificator alcătuit din litere.

• Cap de tabel vertical, o bară verticala conţinând pentru fiecare linie un identificator numeric

• Spaţiul de date, sub formă de tabel Observăm că la selectarea unei celule in bara de referenţiere apare identificatorul ei (de exemplu A11) şi conţinutul ei. Conţinutul poate fi editat atât prin poziţionarea cursorului cu Mouse-ul in celulă cât şi în zona de conţinut a barei de referenţiere. Prin poziţionarea Mouse-ului pe linia de separare a două linii sau coloane, pe bara corespunzătoare şi mutarea acesteia cu Mouse-ul se poate modifica dimensiunea celulelor, pentru un aspect mai estetic al datelor. Introducerea unei noi foi de calcul in registru se realizează din meniul Inserare->Foaie de lucru. Schimbarea numelui unei foi de lucru se poate realiza prin dublu-click pe numele foii si rescrierea acestuia.

Page 78: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Noţiuni generale

70 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Test de autoevaluare 8.5. Descrieţi structura unei foi de calcul 8.6.Introduceţi în celula AA1 textul „Primul meu exerciţiu”, lărgind celula astfel încât să cuprindă bine textul. Răspunsurile se vor da în spaţiile goale de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 72.

Page 79: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Noţiuni generale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 71

Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare

Întrebarea 8.1. Scopul MS Excel este de a uşura munca de gestiune si prelucrare a datelor, de oferi un utilitar de calcul tabelar cu o interfaţă prietenoasă şi cu posibilităţi largi de realizare automată a calculelor complexe pe colecţii mari de date, după reguli complicate, şi cu multiple mijloace de afişare a rezultatelor. A se revedea secţiune 8.1. Întrebarea 8.2. Câteva din facilităţile oferite de Ms Excel sunt: memorarea într-o formă nedivizată a unei cantităţi însemnate de informaţie, editarea facilă a acestora, flexibilitatea modului de afişare, posibilitatea realizării automate de calcule si grafice pe baza datelor la modificare sau adăugare. A se revedea secţiunea 8.1. Întrebarea 8.3. Principalele elemente ale interfeţei sunt: bara de titlu, bara de instrumente, meniul, bara de referenţiere, foaia de lucru, lista documentelor din mapă, bara de stare. Putem omite secţiune sensibilă la context deoarece este facultativă şi oferă informaţie redundantă cu meniurile, ocupând în plus o importantă parte a spaţiului de lucru vizualizat. Verificaţi secţiunea 8.2. Întrebarea 8.4.

Figura 8.4 Exemplu de rezolvare pentru problema 8.4 Avantajele includerii instrumentelor in bara de instrumente permanent vizualizată oferă avantajul accesului facil la instrumente dar impune dezavantajele micşorării zonei vizibile din foaia de calcul şi depistării instrumentului dorit printre multe instrumente folosite rar. Revedeţi 8.2.

Page 80: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Noţiuni generale

72 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Întrebarea 8.5. Foaia de lucru conţine: o bară orizontală cu identificatori literali pentru coloane, o bară verticală cu identificatori numerici pentru linii şi spaţiul de lucru, alcătuit din celule, cu aspect tabelar. Consultaţi secţiunea 8.3. Întrebarea 8.6.

Figura 8.4 Exemplu de rezolvare pentru problema 8.4 Ne deplasăm la dreapta in tabel până la sfârşitul alfabetului. În continuare în dreapta sunt compuşi indici literali după regulile sistemului de numeraţie zecimal. Primul indice compus este AA. AA1 reprezintă celula de la intersecţia dintre linia 1 si coloana AA. Modificăm lăţimea celulei pentru a cuprinde bine textul. Verificaţi informaţiile necesare în secţiunea 8.3.

Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 8 1. Microsoft Office Excel 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 2. Mariana Milosescu - Invata singur Microsoft Excel, Editura Teora, 2004 3. Boyce Jim – Microsoft Office 2003 pentru începători. Editura All. 2003 4. Michael J. Young, Michael Halvorson - Microsoft Office 2003 System Inside Out,

Microsoft Press. 2003 5. Adriana Gaju, Georgeta Manafu, Adrian Calinoiu - Microsoft Office Excel Teste si

Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 6. Nancy D. Lewis – Excel 2003 în imagini. Editura Teora. 2003 7. John Walkenbach - Excel 2003 Bible, Wiley Publishing Inc. 2003 8. http://office.microsoft.com/en-us/training/ - Microsoft Office Training Home Page

Page 81: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Întreţinerea mapelor de lucru

Proiectul pentru Învăţământul Rural 73

Unitatea de învăţare Nr. 9 MICROSOFT EXCEL – ÎNTREŢINEREA MAPELOR DE LUCRU Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 9 74 9.1 Gestiunea mapelor de lucru 74 9.2 Protecţia datelor 77 9.3 Tipărirea 79 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 8 şi 9 82 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 83 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 9 83

Page 82: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Întreţinerea mapelor de lucru

74 Proiectul pentru Învăţământul Rural

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 9

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 9 sunt:

• Învăţarea modului de a crea noi mape de lucru, a regăsirii şi a

salvării acestora • Familiarizarea cu metodele de protecţie a informaţiei din foi de

calcul

• Învăţarea modului de tipărire a foilor de calcul La sfârşitul acestei unităţi veţi putea crea, deschide şi salva fişiere ale MSExcel, veţi putea tipări conţinutul acestora, folosind diferitele opţiuni oferite de MSExcel

9.1 Gestiunea mapelor de lucru Creare

Crearea unei mape de lucru reprezintă crearea unui nou document MSExcel, fără informaţii, cu setările implicite ale programului în ceea ce priveşte aspectul, dimensiunea celulelor, dimensiunea caracterelor şi fontul etc. Lansarea în execuţie a MSExcel duce la deschiderea unei ferestre cu o astfel de mapă de lucru nouă, aşa cum a fost explicat în unitatea anterioară. O altă manieră de a obţine un astfel de document gol este, prin click dreapta pe spaţiul de lucru, şi selectarea din meniul care apare a opţiunii New(Nou) şi din submeniul astfel deschis a opţiunii Foaie de lucru Microsoft Excel.

Figura 9.1 Crearea unei mape de lucru din Spaţiul de lucru

Page 83: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Întreţinerea mapelor de lucru

Proiectul pentru Învăţământul Rural 75

Deschidere

În fine, o a treia posibilitate constă în folosirea opţiunii Nou din meniul Fişier al Microsoft Excel sau direct a pictogramei corespunzătoare daca aceasta este setată vizibilă în bara de instrumente:

Se observă că şi apăsarea combinaţiei de taste Ctrl-N în aplicaţia MSExcel duce la deschiderea unei noi mape de lucru! Regăsirea unei mape de lucru şi deschiderea ei se poate realiza de asemenea în mai multe moduri. Dacă documentul este unul dintre ultimele documente la care s-a lucrat în MSExcel pe acel computer, el se va regăsi în lista de documente recente situată în partea inferioară a meniului Fişier prezentat în figura de mai sus. Daca se cunoaşte locaţia documentului (calea de director) se poate proceda in două moduri:

• Fie alegem opţiunea Deschide din meniu, care va oferi o casetă de dialog în care ne vom deplasa până la directorul care conţine fişierul dorit , îl vom selecta şi vom apăsa butonul Deschide.

Page 84: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Întreţinerea mapelor de lucru

76 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Salvare

Figura 9.2 Deschiderea unui fişier • Fie regăsim documentul cu ajutorul Windows Explorer (care se

regăseşte in submeniul Accesorii din meniul Start) si prin dublu click pe document acesta va fi automat deschis de MSExcel.

Dacă nu cunoaştem locaţia fişierului va trebui să o aflăm în prealabil cu ajutorul funcţiei de Căutare a Windows şi apoi oricare din ideile de mai sus este valabilă.

Salvarea unei mape de lucru se realizează cu ajutorul opţiunilor Salvare sau Salvare ca din meniul Fişier, prezentat pe pagina precedentă. Aceste opţiuni permit salvarea informaţiei din mapa de lucru cu extensia specifică MSExcel XLS, precum si alte formate cum ar fi XML sau HTML În caseta de dialog deschisă la selectarea opţiunii se introduce numele dorit al fişierului, se poate modifica calea de director şi formatul dorit pentru salvare. Versiunea Salvare ca permite schimbarea numelui de fişier în care se salvează informaţia, în timp ce Salvare va înlocui automat versiunea mai veche. Comanda Salvare mai poate fi dată şi cu ajutorul combinaţiei de taste Ctrl-S Salvare ca pagină web permite salvarea documentului in format HTML, care poate fi deschis cu browsere ca Internet Explorer etc. Test de autoevaluare 9.1. Creaţi o Mapă de lucru nouă, scrieţi în celula A1 a Foii 2 cuvântul „Text”. Salvaţi mapa de lucru cu Save ca „exerciţiu". xls” pe Spaţiul de lucru (Desktop). Folosiţi Salvare ca pentru a salva încă o dată fişierul ca „ex.xls”. Deschideţi cu Open fişierul „exerciţiu.xls”. Închideţi aplicaţia Excel şi Deschideţi documentul „ex.xls” prin dublu click pe pictograma care îl reprezintă pe Desktop. Răspunsul la test se găseşte la pagina 83.

Page 85: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Întreţinerea mapelor de lucru

Proiectul pentru Învăţământul Rural 77

9.2 Protecţia datelor MS Excel asigură câteva opţiuni pentru protecţia datelor, permiţând

impunerea unei parole sau alegerea utilizatorilor (conturilor utilizator din Windows) care au acces la date.

Se poate impune o parolă la nivel de Foaie si de registru, din meniul Instrumente, opţiunea Protecţie, cu variante: Protecţie Foaie, Protecţie Registru:

Figura 9.3 Protecţia datelor Cele două opţiuni deschid ferestrele următoare:

Figura 9.4 Setări de protecţie a datelor Se pot bifa acele elemente care dorim să fie nemodificabile fără cunoaşterea parolei dorite. Putem astfel asigura nemodificarea datelor de către persoane neavizate, şi chiar ascundere a unor celule, care poate fi setată astfel: click stânga pe o celulă, selectăm opţiune Proprietăţi eticheta Protecţie şi alegem dacă celulele să fie doar needitabile sau si ascunse.

Page 86: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Întreţinerea mapelor de lucru

78 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Figura 9.5 Formatare celule Cu aceste opţiuni de securitate setate , pentru editarea celulei va fi cerută Deprotejarea foii, cu introducerea parolei:

Figura 9.6 Deprotejarea foii În meniul Instrumente→Protecţie mai există două opţiuni Se permite utilizatorilor să editeze zone de protecţie şi Protejare şi partajare registru de lucru, prin care se pot gestiona drepturile de acces la zone de date pe baza conturilor de utilizator al calculatorului din Windows.

Page 87: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Întreţinerea mapelor de lucru

Proiectul pentru Învăţământul Rural 79

Test de autoevaluare 9.2. Aplicaţi procedeul descris pentru protejarea unei celule la editare cu parola „parol” . Răspunsul la test se găseşte la pagina 83.

9.3 Tipărirea

O parte esenţială a lucrului cu orice aplicaţie este modul de folosire a datelor. Una dintre cele mai atrăgătoare variante de utilizare este tipărirea datelor. Prezentăm etapele tipăririi unui document MSExcel. O primă etapă recomandabilă este setarea proprietăţilor paginii pe care va fi tipărit, accesibilă din meniul Fişier, opţiunea Iniţializare Pagină.

Figura 9.7 Opţiuni tipărire Etichetele intuitive sugerează funcţia fiecărui câmp de editare. Rezultatul imprimării poate fi văzut anticipat cu ajutorul opţiunii Examinare. Tot de aici se poate lansa direct procesul de Imprimare. Etichetele Margini, Antet/Subsol, Foaie deschid formulare asemănătoare, pe care le prezentăm în continuare:

Page 88: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Întreţinerea mapelor de lucru

80 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Figura 9.8 Opţiuni tipărire

Figura 9.9 Opţiuni tipărire

Figura 9.10 Opţiuni tipărire

Page 89: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Întreţinerea mapelor de lucru

Proiectul pentru Învăţământul Rural 81

Setarea marginilor paginii nu prezintă nici o particularitate interesantă, câmpurile de editare sunt plasate intuitiv pe marginile unei machete de pagină. Eticheta Antet/Subsol permite adăugarea unui text care să apară deasupra si sub tabel, întocmai ca antetul si subsolul din documentele text Word. Opţiuni pentru aşezarea în pagină a antetului respectiv subsolului sunt oferite la apăsarea butoanelor corespunzătoare, din centrul ferestrei. Eticheta Foaie permite o alegere precisă a zonei de date ce se doreşte a fi imprimată, setări cu privire la afişarea sau ascunderea grilei tabelului, afişarea mai multor pagini pe pagină tipărită, cu micşorare, etc. A doua etapă a operaţiei de printre constă în imprimarea efectivă. Aceasta poate fi comandată din meniul Fişier opţiunea Tipărire. La selectare deschide următoarea fereastră de dialog:

Figura 9.11 Opţiuni tipărire Aceasta oferă legătură la Setările imprimantei prin butonul Proprietăţi şi Examinare înaintea imprimării, precum si posibilitatea selectării imprimării doar a unor pagini, din cele prezentate la Examinare, şi selectarea ordinii paginilor, pentru copii multiple. Se mai poate da comanda de imprimare din meniul Fişier sau de la pictograma corespunzătoare, dacă aceasta este vizibilă în bara de instrumente. Test de autoevaluare 9.3. Editaţi conţinutul unei zone de 2x3 celule cu ce conţinut doriţi. Imprimaţi informaţiile in format Vedere, cu afişarea grilei, cu Antetul „Exerciţiu de imprimare”. Răspunsul la test se găseşte la pagina 73.

Page 90: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Întreţinerea mapelor de lucru

82 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 8 şi 9

1. Realizaţi calendarul unei luni calendaristice într-un document gol. 2. Realizaţi un orar şcolar într-un document gol. 3.Editaţi un orar şcolar şi imprimaţi-l cu formatul Vedere. 4.Editaţi un calendar şi imprimaţi-l în format Vedere, cu antetul conţinând anul şi luna. 5.Editaţi un document cu conţinut la alegere care la inspectarea în vederea imprimării să depăşească o pagină. Realizaţi setările necesare pentru ca documentul să fie redimensionat astfel încât să încapă în pagină. 6.Reaşezaţi un buget al familiei şi setaţi protecţia astfel încât să necesite parolă pentru editare. Predaţi fişierele rezultate (în format electronic) şi formele tipărite ca rezultat al rezolvării lucrării de verificare. Ca ajutor suplimentar în rezolvarea lucrării se recomandă utilizarea instrumentului de ajutor al aplicaţiei Microsoft Excel precum şi reperele bibliografice 3 şi 5 din bibliografia unităţii de învăţare. Nr. de puncte: 14. 1 – 3p, 2 – 3p, 3 – 2p, 4 – 2p, 5 – 2p, 6 – 2p.

Page 91: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Întreţinerea mapelor de lucru

Proiectul pentru Învăţământul Rural 83

Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare

Întrebarea 9.1 Se vor aplica fidel indicaţiile de la fiecare operaţie de creare, salvare şi deschidere de mapă de lucru. Vezi secţiunea 9.1. Întrebarea 9.2 Se setează mai întâi protecţia pentru Foaie şi apoi pentru celulă. Vezi secţiunea 9.2. Întrebarea 9.3 Se setează antetul în Iniţializare pagină, la fel si aspectul Vedere. Se dă comanda de imprimare efectivă fie din această fereastră, fie din meniul Fişier , fie de la pictogramă. Vezi secţiunea 9.3.

Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 9 1. Microsoft Office Excel 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 2. Mariana Milosescu - Invata singur Microsoft Excel, Editura Teora, 2004 3. Boyce Jim – Microsoft Office 2003 pentru începători. Editura All. 2003 4. Michael J. Young, Michael Halvorson - Microsoft Office 2003 System Inside Out,

Microsoft Press. 2003 5. Adriana Gaju, Georgeta Manafu, Adrian Calinoiu - Microsoft Office Excel Teste si

Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 6. Nancy D. Lewis – Excel 2003 în imagini. Editura Teora. 2003 7. John Walkenbach - Excel 2003 Bible, Wiley Publishing Inc. 2003 8. http://office.microsoft.com/en-us/training/ - Microsoft Office Training Home Page

Page 92: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Operaţii uzuale

84 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Unitatea de învăţare Nr. 10 MICROSOFT EXCEL – OPERAŢII UZUALE Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 10 85 10.1 Referirea celulelor 85 10.2 Gestionare celulelor 86 10.3 Operaţiile de căutare, înlocuire şi sortare 87 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 90 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 10 91

Page 93: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Operaţii uzuale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 85

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 10

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 10 sunt:

• Înţelegerea referirii celulelor si folosirea acestei tehnici • Editarea, copierea, mutarea, ştergerea, inserarea celulelor si a

blocurilor

• Operaţii de căutare înlocuire La sfârşitul acestei unităţi veţi putea folosi referirea celulelor, veţi putea realiza operaţii de bază cu conţinutul blocurilor de celule, veţi putea folosi opţiunile de căutare – înlocuire oferite de MSExcel.

10.1 Referirea celulelor Scop Moduri de referenţiere

Referirea celulelor reprezintă utilizarea in calcule a conţinutului unor celule, sensibilă la modificarea conţinutului acestora. Posibilitatea definirii unor calcule complexe bazate pe conţinutul unor celule, cu posibilitatea extinderii acestor formule este unul din marile avantaje ale MSExcel datorită modificării automate a rezultatelor la modificarea conţinutului celulelor pe baza cărora acesta este calculat. Referinţă de tip R1, cea mai comod de folosit şi cea mai răspândită, identifică celula după modelul tablei de şah (exemplu A1). Pentru identificarea unui grup de celule se foloseşte notaţia de tipul A15:20 reprezentând celulele de la 15 la 20 de pe coloana A. Pentru toate celulele de pe rândul 3 se foloseşte notaţia 3:3 si similar pentru coloana A se foloseşte A:A Referinţa de tip R1C1 consideră liniile si coloanele ca fiind numerotate (exemplu:R2C2) Se pot realiza referinţe relative folosind [ ] (exemplu R[2]C[2] reprezintă celula aflata la două rânduri mai jos şi două coloane mai la dreapta) Referinţa relativă. Denumirea se foloseşte pentru realizarea unui alias al unei celule (C3 se modifica o data cu B2,ia aceeaşi valoare)

Figura 10.1 Exemplu de referire a unei celule

Page 94: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Operaţii uzuale

86 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Referinţa absolută se realizează prin simbolul $ (de exemplu $A$1 va referi mereu celula A1, chiar la inserări de coloane etc., referinţa nu va fi recalculată) Se pot crea şi referinţe mixte, cu o singura parte absolută(exemplu: $A1) Referinţa cu ajutorul numelor. Se pot ataşa nume celulelor, din meniul Inserare→Nume, opţiunea Definire. În acest caz in locul unei adrese A1 va apărea numele celulei când aceasta va fi referenţiată. Test de autoevaluare 10.1. Realizaţi pe coloana C media dintre valorile de pe aceeaşi linie de pe coloanele A şi B prin folosirea referenţierii. (exemplu C1=(A1+B1)/2) Răspunsul la test se găseşte la pagina 90.

10.2 Gestionarea celulelor

Principalele operaţii de gestiune a celulelor şi blocurilor de celule sunt: • Editarea • Copierea • Mutarea • Ştergerea • Inserarea

Editarea celulelor se realizează prin selectarea lor. Si introducerea sau modificare conţinutului, care apare în bara de referenţiere. Selectarea unui bloc de celule se realizează prin parcurgerea lor intr-o direcţie, cu butonul stâng al Mouse-ului apăsat sau prin Shift apăsat concomitent cu săgeţile. Copierea se realizează prin selectarea celulei sau blocului , click dreapta şi selectarea opţiunii Copiere, urmată de inserare în locul unde se doreşte copierea. Mutarea se realizează asemănător cu copierea, cu excepţia selectării opţiunii Decupare în locul celei de Copiere, pentru distrugerea copiei iniţiale a conţinutului care va fi mutat. Ştergerea se realizează cel mai simplu prin selectarea celulei sau blocului şi apăsarea Delete daca se doreşte ştergerea conţinutului. Dacă se doreşte ştergerea efectivă a liniilor sau coloanelor, acest lucru este selectat în fereastra de dialog deschisă de opţiunea

Page 95: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Operaţii uzuale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 87

Ştergere din meniul deschis cu click dreapta pe o celulă sau bloc.

Figura 10.2 Deplasare celule Această fereastră cere indicaţii cu privire la modul de tratare a „golului” ce se creează în structura tabelară a foii, şi alegerea depinde de conţinutul foii de calcul. Inserarea se realizează cu opţiunea Lipire din meniul deschis cu click dreapta pe o celulă sau bloc, şi trebuie realizată doar intr-un spaţiu selectat cu aceleaşi dimensiuni. Inserarea de obiecte speciale (imagini, surse HTML etc.) se realizează cu Lipire specială din acelaşi meniu (obiectul trebuie să fie in Clipboard). Test de autoevaluare 10.2.Scrieti 10 valori pe coloana A şi realizaţi o copie pe coloana B. Decupaţi ultimele 5 valori de pe coloana B şi mutaţi-le pe C. Inseraţi o poză Răspunsul la test se găseşte la pagina 90.

10.3 Căutare – înlocuire –sortare

MSExcel oferă un instrument de căutare în interiorul foii ce calcul, apelabil cu Ctrl-F sau din meniul Editare, opţiunea Găsire. Aceasta deschide o fereastră de dialog, în care informaţia cutată trebui introdusă în câmpul De găsit. Apăsând opţiuni fereastra afişează mai multe posibilităţi de filtrare, iar eticheta alăturată Înlocuire permite şi înlocuirea informaţiei regăsite cu o alta.

Page 96: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Operaţii uzuale

88 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Găsire Înlocuire Sortare

Figura 10.3 Găsire

Figura 10.4 Înlocuire

Un alt instrument Util oferit de MSExcel este cel ce permite sortarea datelor, care se găseşte în meniul Date, opţiunea Sortare. Aceasta deschide fereastra de dialog:

Figura 10.5 Opţiuni sortare Cu aceste opţiuni şi cu datele din imagine, rezultatul operaţiei este următorul:

Page 97: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Operaţii uzuale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 89

Figura 10.6 Rezultat sortare Se observă schimbarea ordinii valorilor pe toate coloanele pentru a fi în conformitate cu coloana C aleasă pentru sortare. Test de autoevaluare 10.3.Cautaţi valorile 3 din exemplul de mai sus si înlocuiţi-le cu valori de 9. 10.4.Realizati un tabel cu elevi si note. Sortaţi elevii după note. Răspunsul la test se găseşte la pagina 90.

Page 98: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Operaţii uzuale

90 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare

Întrebarea 10.1. Scopul MS Excel este de a uşura munca de gestiune si prelucrare a datelor, de oferi un utilitar de calcul tabelar cu o interfaţă prietenoasă şi cu posibilităţi largi de realizare automată a calculelor complexe pe colecţii mari de date, după reguli complicate, şi cu multiple mijloace de afişare a rezultatelor. Revedeţi secţiunea 10.1. Întrebarea 10.2. Se urmăresc indicaţiile de la operaţiile de copiere, Mutare, Inserare, Inserare speciala. În plus am dimensionat poza şi coloana D la fel. Revedeţi secţiunea 10.1. Rezultatul ar trebui să fie de forma următoare:

Figura 10.7 Rezolvare 10.2 Întrebarea 10.3. Se urmăresc indicaţiile de la operaţia de înlocuire (secţiunea 10.3) Întrebarea 10.4. Rezultatul va fi de forma:

Figura 10.8 Rezolvare 10.4 Concluzie : elevii Ion , Vlad şi Marin n-au prea învăţat.

Page 99: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Operaţii uzuale

Proiectul pentru Învăţământul Rural 91

Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 10 1. Microsoft Office Excel 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 2. Mariana Milosescu - Invata singur Microsoft Excel, Editura Teora, 2004 3. Boyce Jim – Microsoft Office 2003 pentru începători. Editura All. 2003 4. Michael J. Young, Michael Halvorson - Microsoft Office 2003 System Inside Out,

Microsoft Press. 2003 5. Adriana Gaju, Georgeta Manafu, Adrian Calinoiu - Microsoft Office Excel Teste si

Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 6. Nancy D. Lewis – Excel 2003 în imagini. Editura Teora. 2003 7. John Walkenbach - Excel 2003 Bible, Wiley Publishing Inc. 2003 8. http://office.microsoft.com/en-us/training/ - Microsoft Office Training Home Page

Page 100: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

92 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Unitatea de învăţare Nr. 11 MICROSOFT EXCEL – FORMULE DE CALCUL Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 11 93 11.1 Funcţionarea formulelor 93 11.2 Formule uzuale 96 11.3 Combinarea formulelor pentru calcule mai complicate 102 Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 10 şi 11 104 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 105 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 11 106

Page 101: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

Proiectul pentru Învăţământul Rural 93

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 11

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 11 sunt:

• Formarea capacităţii de a opera cu formule predefinite • Cunoaşterea sintaxei câtorva formule des folosite

• Combinarea formulelor pentru calcule complicate

La sfârşitul acestei unităţi veţi cunoaşte sintaxa câtorva formule des utilizate şi utiliza biblioteca de formule predefinite a MS Excel pentru identificare funcţiilor adecvate nevoilor voastre specifice şi veţi putea combina funcţii pentru realizarea de calcule complicate.

11.1 Funcţionarea formulelor

Am văzut în unitatea precedentă cum putem folosi datele din celule prin referire in calcule. Formulele predefinite (sau funcţiile) sunt asemenea calcule care apar des în munca celor ce folosesc MS Excel şi pe care Microsoft le-a implementat sub forma unor şabloane. La introducerea operanţilor funcţia returnează rezultatul operaţiei, identificabilă prin nume. Acestea sunt afişate la apăsarea butonului inscripţionat fx din bara de referenţiere. Apăsarea lui deschide o fereastră de selecţie a formulei (formulele sunt grupate în câteva categorii, care facilitează găsirea lor, un buton din partea superioară a ferestrei permiţând alegerea unei astfel de categorii). Consultarea Ajutorului pentru funcţia selectată este oferită printr-un link în partea inferioară a ferestrei.

Figura 11.1 Selectarea funcţiilor

Page 102: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

94 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Exemplu:

Pentru cei dintre voi familiarizaţi cu programarea, formulele prezintă o asemănare izbitoare cu funcţiile predefinite ale mediilor de programare: primesc parametri şi returnează un rezultat, care este valoarea afişată de celula căreia i s-a asociat formula. Pentru cei care nu au lucrat cu medii de programare vom defini elementele sintaxei unei formule NUMEFUNCŢIE([parametru1,parametru2,parametru3, …]) Parametrii funcţiilor sunt numere, referinţe de celule sau rezultatul altor funcţii folosite. Rolul lor diferă de la o funcţie la alta şi este descris in Ajutor. De exemplu pentru funcţia SUM:

Figura 11.2 Folosirea Ajutorului pentru funcţii O asemenea scriere neparticularizată a unei formule o vom numi antet. Să luam un exemplu in care să folosim SUM! Avem 3 elevi, care au absenţe la matematică şi română. Vrem sa numărăm pe o nouă coloana (Total absenţe) care este numărul absenţelor la română şi matematică adunate. Selectăm celula de pe noua coloana din dreptul primului elev, aici D2. Apăsăm butonul pentru inserarea de funcţii şi alegem SUM. Se deschide următoarea casetă de dialog.

Page 103: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

Proiectul pentru Învăţământul Rural 95

Figura 11.3 Modul de lucru al funcţiei SUM În câmpurile dedicate parametrilor putem scrie direct referinţele celulelor al căror conţinut trebuie adunat, sau putem apăsa pentru fiecare butonul din stânga celulei, reprezentând un tabel cu o săgeată, pentru a indica direct pe tabel celulele respective. Folosim a doua variantă. Selectăm celula A2.În jurul ei apare un chenar animat şi referinţa A2 este scrisă in fereastra afişată pe ecran. Apăsăm Enter sau butonul din stânga celulei şi ne întoarcem la fereastra precedentă. Procedăm la fel pentru selectarea lui B2 ca al doilea parametru, Apoi apăsăm OK. In celula căreia i-am ataşat formula vedem acum valoarea sumei absenţelor în foaia de lucru şi formula in câmpul de pe bara de referenţiere. Odată cu acumularea de experienţă veţi putea scrie direct formula in acest câmp, dar pentru aceasta trebuie memorată sintaxa. Notaţi-vă formula aşa cum a fost ea compusă. Plasaţi cursorul în câmpul care conţine formula. Observaţi încadrarea celulelor implicate în calcul! Ştergeţi formula! Acum scrieţi formula direct în acest câmp. După scrierea „=SUM(” veţi observa cum sub bara de referenţiere apare afişat antetul formulei, cu următorul element ce trebuie introdus scris îngroşat. Acest ajutor oferit de program facilitează scrierea directă a formulelor! Selectaţi celula D2 şi trageţi în jos 2 celule, corespunzând celorlalţi 2 elevi! Observaţi cum formula a fost extinsă şi rezultatele sunt adecvate liniei (programul a modificat indicatorul liniei). Felicitări! Aţi aplicat prima dată o formulă în MSExcel! Aplicarea formulelor şi extinderea lor pe colecţii de date este una din cele mai importante operaţii din MSExcel!

Page 104: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

96 Proiectul pentru Învăţământul Rural

11.2 Formule uzuale SUM

Evident, orice clasificare a formulelor după gradul lor de utilizare este subiectiv. Un contabil va folosi funcţii cu totul diferite de un statistician sau de un inginer. Dar dincolo de asemenea diferenţe, există câteva funcţii care apar în munca tuturor : sumă, produs, condiţionarea rezultatelor şi altele. Vom încerca să analizăm sintaxa câtorva dintre acestea, utilizând Ajutorul, astfel încât să căpătaţi exerciţiul găsirii, analizei, adaptării şi folosirii unei funcţii şi să puteţi „învăţa” singuri orice altă funcţie vă va trebui. Primele funcţii analizate vor fi SUM şi PRODUCT, pe care deja le-aţi folosit, pentru a vă familiariza cu maniera de descriere a unei funcţii, iar apoi vom studia alte câteva funcţii utile:

• QUOTIENT • MOD • SQRT • SUMPRODUCT • COUNT • MIN • MAX • AVERAGE • HLOOKUP • VLOOKUP

Funcţia SUM are antetul, aşa cum ne arată si Ajutorul oferit de MSExcel: SUM(number1;number2; ...) Funcţia adună toate numerele dintr-o zonă de celule. Parametrii număr1, număr2, ... sunt de la 1 până la 30 argumente pentru care doriţi valoarea totală sau suma.

Test de autoevaluare 11.1. Realizaţi un tabel care să conţină numele a 5 angajaţi, numărul de ore lucrate şi suma plătită pentru o oră de lucru pentru fiecare in parte (diferită între ei).Realizaţi o coloana „Câştig” care să conţină produsul dintre numărul de ore şi plata pentru o oră. Funcţia care realizează produsul este PRODUCT, din categoria Mat&Trig. Răspunsul la test se găseşte la pagina 105.

Page 105: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

Proiectul pentru Învăţământul Rural 97

PRODUCT QUOTIENT MOD

Observaţii • Numerele, valorile logice şi reprezentările text de numere pe

care le tastaţi direct în lista de argumente sunt luate în calcul (Valoarea logică „TRUE” este interpretată ca 1, „FALSE” ca 0, iar un sir de caractere care reprezintă un număr este tratat ca acel număr).

• Dacă un argument este o matrice sau o referinţă, numai numerele din matrice sau din referinţă sunt luate în calcul. Celulele goale, valorile logice, textele sau valorile de eroare sunt ignorate.

• Argumentele care sunt valori de erori sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere cauzează erori.

Funcţia PRODUCT are antetul: PRODUCT(number1;number2;...) Funcţia înmulţeşte toate numerele date ca argumente şi întoarce produsul lor. Parametrii număr1, număr2, ... sunt de la 1 până la 30 de numere care trebuie înmulţite. Observaţii

• Argumentele care sunt numere, valori logice sau reprezentări text de numere sunt luate în calcul; argumentele care sunt valori de eroare sau texte ce nu pot fi interpretate ca numere cauzează erori, la fel ca la funcţia SUM.

• Dacă un argument este o matrice sau o referinţă, numai numerele din matrice sau referinţă sunt luate în calcul. Celulele goale, valorile logice, textele sau valorile de eroare din matrice sau din referinţă sunt ignorate.

Funcţia QUOTIENT are antetul: QUOTIENT(numerator; denominator) Funcţia întoarce partea întreagă a unei împărţiri. Utilizaţi această funcţie atunci când vreţi să înlăturaţi restul unei împărţiri. Numerator este deîmpărţitul. Denominator este împărţitorul. Observaţie

• Dacă oricare din argumente nu este numeric, QUOTIENT întoarce valoarea de eroare #VALUE!.

Funcţia MOD are antetul MOD(number; divisor)

Page 106: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

98 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Funcţia întoarce restul împărţirii unui număr la un împărţitor. Rezultatul are acelaşi semn cu al împărţitorului. Număr este numărul pentru care vreţi să găsiţi restul. Divizor este împărţitorul. Observaţii

• Dacă împărţitorul este 0, MOD întoarce valoarea de eroare #DIV/0!.

• Funcţia MOD poate fi exprimată prin funcţia INT, care returnează parte întreagă din argument, în felul următor:

MOD(n, d) = n - d*INT(n/d) Funcţia SQRT are antetul SQRT(number) Funcţia întoarce o rădăcină pătrată pozitivă. Număr este numărul pentru care doriţi rădăcina pătrată. Observaţie: Dacă numărul este negativ, SQRT întoarce valoarea de eroare #NUM!. Funcţia SUMPRODUCT are antetul: SUMPRODUCT(array1;array2;array3; ...) Funcţia înmulţeşte componentele corespondente din matricele date şi întoarce suma acelor produse. Matrice1, matrice2, matrice3, ... sunt de la 2 până la 30 de matrice ale căror componente vreţi să le înmulţiţi, după care să adunaţi produsele. Observaţii

• Argumentele matrice trebuie să aibă aceleaşi dimensiuni. Dacă nu, SUMPRODUCT întoarce valoarea de eroare #VALUE!.

• SUMPRODUCT tratează înregistrările din matrice care nu sunt numerice ca şi cum ar fi egale cu zero.

Funcţia COUNT are antetul: COUNT(value1;value2;...) Funcţia numără celulele care conţin numere şi numerele dintr-o listă de argumente. Utilizaţi COUNT pentru a obţine numărul de intrări dintr-un câmp numeric al unei zone sau matrice de numere.

Page 107: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

Proiectul pentru Învăţământul Rural 99

Valoare1, valoare2, ... sunt de la 1 până la 30 de argumente care pot conţine sau referi o varietate de tipuri diferite de date, dar sunt numărate numai numerele. Observaţii

• Argumentele care sunt numere, date calendaristice sau reprezentări text ale numerelor sunt numărate; argumentele care sunt valori de eroare sau texte cărora nu li se poate face conversia în numere sunt ignorate.

• Dacă un argument este o matrice sau o referinţă, numai numerele din matrice sau referinţă sunt numărate. Celulele goale, valorile logice, textele sau valorile de eroare din matrice sau din referinţă sunt ignorate. Dacă trebuie să număraţi valori logice, texte sau valori de eroare, utilizaţi funcţia COUNTA, foarte asemănătoare.

Funcţiile MIN şi MAX au antetele: MAX(number1;number2;...) MIN(number1;number2;...) Funcţiile întorc valoarea cea mai mare respectiv cea mai mică dintr-un set de valori. Număr1, număr2, ... sunt de la 1 până la 30 de numere pentru care vreţi să găsiţi valoarea maximă respectiv minimă. Observaţii

• Specificaţi argumente care sunt numere, celule goale, valori logice sau reprezentări text ale numerelor. Argumentele care conţin valori de erori sau texte ce nu pot fi transformate în numere cauzează erori.

• Dacă un argument este o matrice sau o referinţă, sunt utilizate numai numerele din acea matrice sau referinţă. Celulele goale, valorile logice sau textele din matrice sau referinţă se ignoră. Pentru a nu se ignora valorile logice şi textele, utilizaţi funcţia MAXA respectiv MINA.

• Dacă argumentele nu conţin numere, MAX şi MIN întorc 0 (zero). Funcţia AVERAGE are antetul: AVERAGE(number1;number2;...) Funcţia întoarce media aritmetică a argumentelor. Număr1, număr2, ... sunt de la 1 până la 30 de argumente numerice pentru care calculaţi media aritmetică.

Page 108: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

100 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Observaţii • Argumentele trebuie să fie numere sau nume, matrice sau

referinţe care conţin numere. • Dacă un argument matrice sau referinţă conţine text, valori logice

sau celule goale, acele valori sunt ignorate; oricum, celulele cu valori zero sunt incluse în calcule.

Atenţie! Când faceţi media aritmetică a celulelor, ţineţi cont de diferenţa dintre celulele goale şi cele care conţin valoarea 0, mai ales dacă aţi deselectat caseta Valori zero de pe fila Vizualizare a comenzii Opţiuni din meniul Instrumente. Celulele goale nu se consideră în calcul, dar valorile zero se iau în consideraţie. Funcţiile HLOOKUP şi VLOOKUP au antetele: HLOOKUP(lookup_value;table_array; row_index_num; range_lookup) VLOOKUP(lookup_value;table_array;col_index_num;range_lookup) Funcţia HLOOKUP caută o valoare în primul rând al unui tabel sau a unei matrice de valori, apoi întoarce valoarea în aceeaşi coloană dintr-un rând pe care-l specificaţi pentru tabel sau pentru matrice. Utilizaţi HLOOKUP atunci când valorile de comparat sunt localizate într-un rând situat peste primul rând al unui tabel de date şi doriţi să le vedeţi mai jos cu un număr specificat de rânduri. Utilizaţi VLOOKUP atunci când valorile de comparat se află într-o coloană din stânga datelor pe care vreţi să le căutaţi. Litera H din HLOOKUP provine de la „Horizontal” iar V din VLOOKUP de la “Vertical”. Valoare_căutare (lookup_ value) este valoarea care trebuie căutată în primul rând al tabelului. Valoare_căutare poate fi o valoare, o referinţă sau un şir de text. Matrice_tabel (table_array) este un tabel cu informaţii în care sunt căutate datele. Utilizaţi o referinţă la o zonă de celule sau un nume al zonei de celule. Observaţii

• Valorile din primul rând al tabelului sau matricei matrice_tabel pot fi texte, numere sau valori logice.

• Dacă tip_căutare este TRUE, valorile din primul rând al tabelului sau matricei matrice_tabel trebuie aşezate în ordine crescătoare: ...-2, -1, 0, 1, 2,..., A-Z, FALSE, TRUE; altfel, HLOOKUP poate furniza valoarea corectă. Dacă tip_căutare este FALSE, tabelul sau matricea nu au nevoie să fie sortate. Se pot aşeza valorile în ordine crescătoare, de la stânga la dreapta, selectând valorile şi făcând clic pe Sortare în meniul Date. Faceţi clic pe Opţiuni, click pe Sortare de la stânga la dreapta, apoi faceţi clic pe OK. Sub Sortare după, faceţi clic pe rândul din listă, apoi faceţi clic pe Ascendent.

Page 109: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

Proiectul pentru Învăţământul Rural 101

Index_numeric_rând (row_index_num) este numărul rândului din tabelul sau matricea matrice_tabel, din care va fi returnată valoarea potrivită. Un indice de rând index_numeric_rând egal cu 1 întoarce valoarea din primul rând al tabelului sau matricei matrice_tabel, o valoare 2 a acestuia întoarce valoarea din rândul al doilea şi aşa mai departe. Dacă index_numeric_rând este mai mic decât 1, HLOOKUP întoarce valoarea de eroare #VALUE!; dacă index_numeric_rând este mai mare decât numărul de rânduri din tabelul sau matricea matrice_tabel, HLOOKUP întoarce valoarea de eroare #REF!. Tip_căutare (range_lookup) este o valoare logică ce specifică dacă doriţi ca HLOOKUP să caute o potrivire exactă sau una aproximativă. Dacă este TRUE sau omis, este întoarsă o potrivire aproximativă. Cu alte cuvinte, dacă nu este găsită o potrivire exactă, va fi întoarsă valoarea următoare cea mai mare care este mai mică decât valoare_căutare. Dacă este FALSE, HLOOKUP va căuta o potrivire exactă. Dacă nu este găsită nici una, va fi întoarsă valoarea de eroare #N/A. Observaţii

• Dacă HLOOKUP nu poate găsi valoare_căutare, iar tip_căutare

este TRUE, funcţia foloseşte cea mai mare valoare care este mai mică decât valoare_căutare.

• Dacă valoare_căutare este mai mică decât cea mai mică valoare din primul rând al tabelului sau matricei matrice_tabel, HLOOKUP întoarce valoarea de eroare #N/A.

VLOOKUP funcţionează similar, cu excepţia diferenţei datorate poziţiei celulelor cu valorile de comparat.

Test de autoevaluare 11.2. Realizaţi un tabel care să conţină numele a 5 elevi şi media generală a acestora şi în 3 celule la alegere afişaţi: numărul de elevi cu medii mai mici de 7, numărul de elevi cu medii între 7 şi 9, numărul de elevi cu medii peste 9, fiecare având ataşată o explicaţie într-o celulă alăturată. Folosiţi funcţia COUNTIF pentru cate va trebui să consultaţi Ajutorul. Răspunsul la test se găseşte la pagina 105.

Page 110: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

102 Proiectul pentru Învăţământul Rural

10.3 Combinarea formulelor pentru calcule mai complicate IF

Formulele pot fi combinate pentru realizarea unor calcule mai complicate. Vom examina cum putem combina funcţiile AVERAGE şi IF pentru a stabili dac un elev este sau nu corijent la o materie. Elevul este corigent daca media notelor sale este mai mica decât 5, şi dorim afişarea textului „corijent” respectiv „promovat”. Am prezentat mai sus funcţionare formulei AVERAGE. Consultând ajutorul pentru IF vom vedea şi funcţionarea acestuia: funcţia întoarce o valoare dacă condiţia specificată este evaluată la TRUE şi o altă valoare dacă este evaluată la FALSE. Antetul său este: IF(logical_test;value_if_true;value_if_false) Logical_test este orice valoare sau expresie care se poate evalua cu TRUE sau FALSE. De exemplu, A10=100 este o expresie logică; dacă valoarea din celula A10 este egală cu 100, expresia se evaluează la TRUE. Altfel, expresia se evaluează la FALSE. Acest argument poate utiliza orice operator de comparare. Value_if_true este valoarea întoarsă dacă logical_test este TRUE. De exemplu, dacă acest argument este şirul de text „În limita bugetului” iar argumentul logical_test se evaluează la TRUE, atunci funcţia IF afişează textul „În limita bugetului”. Dacă logical_test este TRUE şi value_if_true este necompletată, acest argument întoarce 0 (zero). Pentru a afişa cuvântul TRUE, se utilizează valoarea logică TRUE pentru acest argument. Value_if_true poate fi altă formulă. Value_if_false este valoarea întoarsă dacă logical_test este FALSE. De exemplu, dacă acest argument este şirul de text „Buget depăşit” iar argumentul logical_test se evaluează la FALSE, atunci funcţia IF afişează textul „Buget depăşit”. Dacă logical_test este FALSE şi value_if_false este omisă, (după value_if_true nu există virgulă), atunci este întoarsă valoarea logică FALSE. Dacă logical_test este FALSE şi value_if_false este necompletată (după value_if_true există o virgulă urmată de paranteza de închidere), atunci este întoarsă valoarea 0 (zero). Value_if_false poate fi altă formulă. Observaţii

• Pot fi imbricate până la 7 funcţii IF ca argumente value_if_true şi

value_if_false pentru a construi teste mai elaborate. Vezi ultimul din exemplele următoare.

• Când sunt evaluate argumentele value_if_true şi value_if_false,

IF întoarce valoarea returnată de acele instrucţiuni.

Page 111: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

Proiectul pentru Învăţământul Rural 103

• Dacă un argument pentru IF este matrice, fiecare element al matricei este evaluat în timpul executării instrucţiunii IF.

• Microsoft Excel furnizează funcţii suplimentare care pot fi

utilizate pentru a analiza datele pe baza unei condiţii. De exemplu, pentru a contoriza numărul de apariţii pentru un şir de text sau pentru un număr dintr-o zonă de celule, se utilizează funcţia foii de lucru COUNTIF. Pentru a calcula o sumă pe baza unui şir de text sau a unui număr dintr-o zonă, se utilizează funcţia foii de lucru SUMIF.

Pentru rezolvarea problemei noastre trebuie ca rezultatul funcţiei AVERAGE pentru cele 3 note ale fiecărui elev (presupunem că elevii au fix trei note pentru simplificare2) să fie comparat cu 5 pe poziţia logical_test a funcţiei if, şi parametrii value_if_true şi value_if_false să fie şirurile de caractere (atenţie la marcarea acestora ca şiruri de caractere prin ‘’ sau ”” în funcţie de versiune) ’corigent’ respectiv ’promovat’. Fie tabelul cu notele elevilor următorul:

Figura 11.4 Date pentru calculul situaţiei Forma funcţiei pentru acest calcul va fi, pentru primul elev, in celula E2 din exemplul de mai sus: =IF(AVERAGE(B2,C2,D2)<5,"corigent","promovat") Extinzând formula pentru al doilea elev obţinem rezultatul:

Figura 11.5 Formula aplicată

Test de autoevaluare 11.3. Modificaţi rezolvarea de mai sus astfel încât să permită afişarea situaţiei şi pentru două note! Răspunsul la test se găseşte la pagina 105.

Page 112: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

104 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 11

1.Realizati un catalog cuprinzând numele elevilor si media la 3 materii. Realizaţi media generală. 2.Realizaţi o listă cu produsele vândute într-o zi de un magazin, cu preţul lor de cumpărare şi de vânzare. Calculaţi profitul. 3.Realizaţi un catalog de produse cu preţurile lor. Aplicaţi o scumpire cu 30%,trecând noul preţ pe o coloană separată. 4. Creaţi un fişier care să conţină numele a 3 întreprinderi pe coloana A, cheltuielile pe coloana B , câştigurile pe coloana C. Construiţi pe coloana D câmpuri cu valorile „Profit pozitiv” şi „Profit negativ”, în funcţie de caz (cheltuieli mai mari decât câştigul sau nu). 5. Creaţi un fişier conţinând elevi unei clase, cu notele lor la matematica si română. Calculaţi media pe clasă la cele două materii. 6. Creaţi un fişier cu elevi şi mediile acestora la 5 materii la alegere. Calculaţi media generală a fiecăruia şi stabiliţi mediile pentru premiul I, II şi III . 7.Creaţi un fişier care să conţină acţionarii la o firmă şi numărul de acţiuni al fiecăruia. Stabiliţi dacă există un acţionar majoritar (numărul de acţiuni deţinute de unul dintre ei este mai mult decât 50% din numărul total de acţiuni) 8. Creaţi un fişier cu elevi şi mediile acestora la 5 materii la alegere. Calculaţi media generală a fiecăruia şi repetenţii şi procentul de promovare. Predaţi cele opt fişiere rezultate (în format electronic) ca rezultat al rezolvării lucrării de verificare. Ca ajutor suplimentar în rezolvarea lucrării se recomandă utilizarea instrumentului de ajutor al aplicaţiei Microsoft Excel precum şi reperele bibliografice 3 şi 5 din bibliografia unităţii de învăţare. Nr. de puncte: 14. 1,5 – 1p, 2,3,4,6,7,8 – 2p.

Page 113: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

Proiectul pentru Învăţământul Rural 105

Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare

Întrebarea 11.1. (revedeţi secţiunea 11.1)

. Figura 11.6 Rezolvare 11.1 Întrebarea 11.2. (revedeţi secţiunea 11.2)

Figura 11.7 Rezolvare 11.2 Pentru elevii cu medii sub 7: =COUNTIF(B2:B6,"<7") Pentru elevii cu note între 7 si 9 numărăm toţi elevii cu medii sub 9 şi îi scădem pe cei cu medii sub 7(există şi alte soluţii): =COUNTIF(B2:B6,"<9")+F2 Pentru elevii cu medii peste 9: =COUNTIF(B2:B6,">9") Întrebarea 11.3. (revedeţi secţiunea 11.3)

Figura 11.8 Rezolvare 11.3

Page 114: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Formule de calcul

106 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 11 1. Microsoft Office Excel 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 2. Mariana Milosescu - Învaţă singur Microsoft Excel, Editura Teora, 2004 3. Boyce Jim – Microsoft Office 2003 pentru începători. Editura All. 2003 4. Michael J. Young, Michael Halvorson - Microsoft Office 2003 System Inside Out,

Microsoft Press. 2003 5. Adriana Gaju, Georgeta Manafu, Adrian Calinoiu - Microsoft Office Excel Teste si

Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 6. Nancy D. Lewis – Excel 2003 în imagini. Editura Teora. 2003 7. John Walkenbach - Excel 2003 Bible, Wiley Publishing Inc. 2003 8. http://office.microsoft.com/en-us/training/ - Microsoft Office Training Home Page

Page 115: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Interogări şi filtrări

Proiectul pentru Învăţământul Rural 107

Unitatea de învăţare Nr. 12 MS EXCEL - INTEROGĂRI ŞI FILTRĂRI Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 12 108 12.1 Folosirea filtrării datelor 108 12.2 Formate impuse şi validarea datelor 110 12.3 Interogări 113 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 116 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 12 117

Page 116: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Interogări şi filtrări

108 Proiectul pentru Învăţământul Rural

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 12

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 12 sunt:

• Folosirea filtrării datelor • Folosirea formatelor impuse şi validării datelor

• Cunoaşterea mijloacelor de interogare avansată a tabelelor

prin Căutare rezultat şi Tabele cu pivotare. La sfârşitul acestei unităţi veţi putea folosi filtrarea datelor şi impunerea criteriilor de validare a datelor la introducere. De asemenea, veţi cunoaşte modul de funcţionare şi veţi putea crea tabele de pivotare şi le veţi putea utiliza. Veţi cunoaşte modul de funcţionare al funcţiei Căutare rezultat.

12.1 Folosirea filtrării datelor

Filtrarea datelor reprezintă posibilitatea afişării doar a acelor date dintr-un tabel care ne interesează la un moment dat, în funcţie de un criteriu. Să presupunem că dorim selecţia pentru o echipă sportivă a acelor elevi cu rezultate bune la sport, dar şi la restul materiilor (nu este recomandabil să oferim unui elev pentru care activitatea şcolară reprezintă deja o dificultate o ocupaţie în plus care sa-l distragă de la învăţat). Avem datele:

Figura 12.1 Exemplu de date pentru folosirea filtrării Pentru a impune o asemenea filtrare procedăm astfel:

• Selectăm coloana Medie generală. • Deschidem opţiunea Filtrare automată din submeniul Filtrări din

meniul Date

Page 117: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Interogări şi filtrări

Proiectul pentru Învăţământul Rural 109

• Apăsăm pe butonul apărut in cadrul capului de tabel şi selectăm opţiunea Definite pentru a defini un nou criteriu de filtrare (propunerea implicită este filtrarea după elemente unice şi sortată)

Figura 12.2 Setarea filtrării

• În fereastra de dialog astfel deschisă selectăm „mai mare decât”

în câmpul din stânga, si în dreapta media minimă acceptată pentru selecţionare elevului şi apăsăm OK.

Figura 12.2 Opţiuni filtrare

• Filtrarea a fost realizată. De la acelaşi buton putem reveni la

vizualizare tuturor datelor sau putem definii alte criterii.

Figura 12.3 Rezultat filtrare

Page 118: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Interogări şi filtrări

110 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Test de autoevaluare 12.1. Introduceţi o clasă de elevi cu mediile la toate materiile şi realizaţi criterii de filtrare pentru selecţionarea la Olimpiadă la fiecare materie (media 9 sau 10) si criteriu pentru acordarea de burse speciale (medie generală peste 9.50) 12.2. Introduceţi situaţia acţionarilor unei firme. Creaţi un criteriu pentru includerea în Consiliul de administraţie (deţinere a mai mult de 5% din acţiuni) Răspunsul la test se găseşte la pagina 116.

12.2 Formate impuse şi validarea datelor

Aproape întotdeauna în MS Excel cunoaştem tipul de date aşteptat într-un anumit câmp, tip dedat cerut de funcţiile care folosesc acea valoare, de grafice etc. În cazul în care datele din acele celule sunt de alt tip decât cel luat în calcul vom întâmpina erori, sau chiar mai grav, datorită dificultăţii de depanare, rezultate eronate, datorită conversiilor automate sau omiterii de către program a datelor necorespunzătoare.

Putem impune criterii de validare a datelor, astfel încât utilizatorul să primească un mesaj de atenţionare şi informaţia necorespunzătoare să fie ignorată.

Spre exemplu vom aplica aceste criterii de validare pentru un tabel Catalog, unde mediile la diferite materii vor trebui să fie numere.

Figura 12.4 Date pentru impunerea unui criteriu de validare

Selectăm zona cu cifre di apoi selectăm opţiunea Validare din meniul Date.

Propunem impunerea selecţiei „Întregul număr”, cu impunerea valorilor 1 şi 10 ca maxim şi minim datorită naturii datelor (note).

Propunem de asemenea selectarea unui mesaj de intrare „Media trebuie să fie un număr întreg intre 1 si 10” şi un mesaj de avertizare

Page 119: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Interogări şi filtrări

Proiectul pentru Învăţământul Rural 111

la eroare „Aţi introdus o valoare inacceptabilă pentru aceasta celulă” (se pot da si titluri mesajelor).După selectarea acestor opţiuni apăsăm OK.

Figura 12.5 Fereastra de dialog pentru validarea datelor

Rezultatul este cel dorit: la selectarea celulei o etichetă afişează mesajul de întâmpinare şi la introducerea unei valori inadecvate prezintă mesajul de eroare. Scopul MS Excel este de a uşura munca de gestiune si prelucrare a datelor, de oferi un utilitar de calcul tabelar cu o interfaţă prietenoasă şi cu posibilităţi largi de realizare automată a calculelor complexe pe colecţii mari de date, după reguli complicate, şi cu multiple mijloace de afişare a rezultatelor.

Figura 12.6 Rezultat pentru introducere de date incorecte Am realizat impunerea unui format valid la intrarea datelor. Mai rămâne să vedem cum impunem un format datelor afişate. Să presupunem că vrem media generală cu două zecimale intre cele trei medii din exerciţiul precedent. La aplicarea formulei afişarea implicită este cu 9 zecimale.

Figura 12.7 Forma iniţială a datelor calculate

Page 120: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Interogări şi filtrări

112 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Selectăm coloana si apăsăm butonul drept al Mouse-ului. Selectăm opţiunea Formatare celule şi alegem Număr cu două zecimale.

Figura 12.8 Formatare celule Apăsăm OK şi rezultatul este cel dorit.

Figura 12.9 Rezultat formatare Din fereastra Formatare celulă putem alege multe alte particularităţi ale textului afişat: culoare, font, direcţie, protecţia celulei, etc. Nu vom insista asupra tuturor acestora, rămânându-vă vouă să le cercetaţi (denumirile sunt intuitive).

Test de autoevaluare 12.3. Realizaţi o agendă cu datele de naştere ale prietenilor. Impuneţi criteriul ca data calendaristică introdusă să fie corectă. 12.4.Scrieţi o listă de preţuri, cu preţurile exprimate în dolari şi scrise cu orientarea textului la 45º. Răspunsul la test se găseşte la pagina 116

Page 121: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Interogări şi filtrări

Proiectul pentru Învăţământul Rural 113

12.3 Interogări Căutare rezultat

În cadrul acestei secţiuni vom discuta două instrumente ale MS Excel : Căutare rezultat şi Tabel cu pivotare (Raport Pivot Table şi diagrama realizată după acesta Pivot Chart). Căutare rezultat se găseşte in meniul Instrumente şi identifică valoarea necesară intr-o celulă pentru ca rezultatul unei formule să fie cel dorit. Mod de utilizare:

• În meniul Instrumente, faceţi clic pe Căutare rezultat. • În caseta Setare celule, introduceţi referinţa către celula care

conţine formula pe care doriţi să o rezolvaţi. • În caseta La valoarea, tastaţi rezultatul dorit. • În caseta Modificând celula, se introduce referinţa către celula

care conţine valoarea de ajustat. Această celulă trebuie să fie referită de formula din celula specificată în caseta Setare celule.

• Faceţi clic pe OK. De exemplu dorim să ştim ce notă i-ar trebui unui elev pentru a obţine o anumită medie. Considerăm în exemplul următor că vrem să obţinem media 8 pentru elevul 1.

Figura 12.10 Fereastră „Căutare rezultat” La apăsarea OK Se prezintă soluţia găsită şi suntem întrebaţi daca este ceea ce căutam sau se precizează că nu există soluţie. In exemplul dat:

Figura 12.11 Rezultat „căutare rezultat” Pivot Table este un instrument de generare a unor rapoarte cu privire la date, exprimabile grafic prin Pivot Chart. Cel mai simplu mod de a le defini este ca rezumat al unui tabel vast.

Page 122: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Interogări şi filtrări

114 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Să luăm un exemplu conţinând câteva .produse similare de la două mărci diferite şi detalii despre ele. Vrem o imagine asupra stocului.

Figura 12.12 Date pentru exemplificare Pivot Table Selectăm Raport Pivot Table şi Pivot Chart din meniul Data. Folosim Expertul selectând PivotTable. Selectăm întreaga zonă cu informaţie şi alegem să creăm Pivot Table în foaie nouă. Obţinem:

Figura 12.13 Rezultat generat de apelarea Pivot Table Prin selectarea câmpurilor din lista de câmpuri şi „târârea” lor în diferite secţiuni ale şablonului Pivot Table Se pot obţine diferite „rezumate ale datelor”, cu orice combinaţie de câmpuri. Un exemplu ar fi o asemenea reprezentare care oferă în total al valorii produselor din stoc, defalcate pe produs.

Figura 12.14 Rezultat formatat Pivot Table Table Chart se obţine asemănător putând oferi o sinteză grafică a informaţiilor din tabel.

Page 123: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Interogări şi filtrări

Proiectul pentru Învăţământul Rural 115

Test de autoevaluare 12.5 Realizaţi un tabel cu acţionari şi număr de acţiuni. Pentru un acţionar aflaţi câte acţiuni îi mai trebuie pentru a fi acţionar majoritar (considerăm că societatea nu are număr fix de acţiuni) 12.6.Reproduceţi tabelul cu Produse dat ca exemplu pentru Pivot Table. Realizaţi un Pivot Table care să evidenţieze valoarea stocului pe tip de produs, indiferent de marca. Răspunsul la test se găseşte la pagina 117

Page 124: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Interogări şi filtrări

116 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare

Întrebarea 12.1. Se calculează media şi se impune criteriul ca ea să fie mai mare ca 9.50. Revedeţi secţiunea 12.1. Întrebarea 12.2. Se calculează procentul reprezentat de acţiunile fiecăruia şi se pune criteriul ca acest procent să fie mai mare ca 5. Revedeţi secţiunea 12.1. Întrebarea 12.3. Propunem următorul criteriu de validare pentru dată calendaristică oarecare. Revedeţi secţiunea 12.2.

Figura 12.15 Rezultat 12.3 Întrebarea 12.4.

Figura 12.16 Rezultat 12.4 Introduceţi datele şi selectaţi mai întâi coloana cu preţuri. Impuneţi formatul Simbol monetar, alinierea textului la 45 º şi modelul cu celulele gri. Apoi selectaţi ambele coloane şi selectaţi de la bordură bordura continuă pe toate laturile. Revedeţi secţiunea 12.2.

Page 125: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Interogări şi filtrări

Proiectul pentru Învăţământul Rural 117

Întrebarea 12.5. (revedeţi secţiunea 12.3)

Figura 12.17 Rezultat 12.5 Întrebarea 12.6. (revedeţi secţiunea 12.3)

Figura 12.18 Rezultat 12.6

Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 12 1. Microsoft Office Excel 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 2. Mariana Milosescu - Invata singur Microsoft Excel, Editura Teora, 2004 3. Boyce Jim – Microsoft Office 2003 pentru începători. Editura All. 2003 4. Michael J. Young, Michael Halvorson - Microsoft Office 2003 System Inside Out,

Microsoft Press. 2003 5. Adriana Gaju, Georgeta Manafu, Adrian Calinoiu - Microsoft Office Excel Teste si

Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 6. Nancy D. Lewis – Excel 2003 în imagini. Editura Teora. 2003 7. John Walkenbach - Excel 2003 Bible, Wiley Publishing Inc. 2003 8. http://office.microsoft.com/en-us/training/ - Microsoft Office Training Home Page

Page 126: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Construirea graficelor şi a diagramelor

118 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Unitatea de învăţare Nr. 13 MS EXCEL CONSTRUIREA GRAFICELOR ŞI A DIAGRAMELOR Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 13 119 13.1 Rolul elementelor grafice si al diagramelor într-un document 119 13.2 Tipuri de grafice şi diagrame 121 13.3 Construirea diagramelor 123 Lucrare de verificare Unitatea de învăţare Nr. 12 şi 13 128 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 129 Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 13 130

Page 127: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Construirea graficelor şi a diagramelor

Proiectul pentru Învăţământul Rural 119

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 13

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 13 sunt:

• Rolul elementelor grafice şi al diagramelor într-un document • Tipuri de elemente grafice şi diagrame

• Construirea diagramelor

La sfârşitul acestei unităţi veţi putea defini scopul includerii de grafice şi diagrame într-un document şi veţi putea realiza această operaţie, alegând tipul de diagramă sau grafic potrivit.

13.1 Rolul elementelor grafice si al diagramelor într-un document Scop

Microsoft Excel este un program de gestiune a unor tabele de date, conţinând instrumente puternice de formatare, prezentare şi utilizare a acestor date în calcule. Cu toate acestea prezentarea unor pagini conţinând tabele cu cifre de multe ori nu îşi atinge scopul de a convinge, de a lămuri, de a oferi o imagine de ansamblu a semnificaţiei datelor din tabel. Elementele grafice şi diagramele oferă o informaţia într-o formă grafică, intuitivă, atrăgătoare. Diferitelor tipuri de date li se potriveşte mai mult un tip de grafic, spre exemplu modificările în timp ale unui indicator se potrivesc unui grafic de tip linie în timp ce un studiu asupra procentelor deţinute de diferiţi acţionari este mai clar exprimat de o diagramă cu structură radială. Prin elemente grafice înţelegem imagini raportate la conţinutul informaţional al tabelei. Prin diagrame, sau grafice, înţelegem elemente grafice care se modifică simultan cu valorile care le sunt asociate, prezentând intuitiv şi atrăgător aceste date şi raporturile dintre ele. Priviţi exemplele următoare! Observaţi avantajele informaţiei prezentate sub formă grafică:

• Atrag atenţia mai uşor • Sunt mai uşor de urmărit • Concentrează mai multă informaţie • Dau o imagine intuitivă asupra situaţiei caracterizate prin acele

date

Page 128: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Construirea graficelor şi a diagramelor

120 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Exemplu de reprezentare a evoluţiei temperaturii unui obiect la diferite momente de timp.

Figura 13.1 Diagramă linie Exemplu de reprezentare a procentajului (calculat automat) de acţiuni deţinute de acţionarii unei societăţi.

Figura 12.2 Diagrama radială

Test de autoevaluare 13.1. Enumeraţi avantajele folosirii de grafice sau diagrame reprezentând informaţia din tabele! Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 129.

Page 129: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Construirea graficelor şi a diagramelor

Proiectul pentru Învăţământul Rural 121

13.2 Tipuri de grafice şi diagrame

O imagine asupra largilor posibilităţi de reprezentare grafică a informaţiei ne-o putem face studiind meniul Inserare şi caseta Diagrame.

Figura 13.3 Inserare de obiecte grafice Pe lângă Diagrame , MS Excel oferă posibilitatea inserării de imagini din fişiere(.bmp,.jpg etc.), a miniaturilor (Clip Art), imagini scanate sau fotografii, forme automate, organigrame şi nomograme. Pentru categoriile Nomograme şi Organigrame sunt oferite şabloane, facil de utilizat. Acestea rămân totuşi elemente decorative, fără interacţiune cu conţinutul celulelor, permiţând doar afişarea de text şi scheme.

Figura 13.3 Exemplu de Organigramă inserată

Page 130: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Construirea graficelor şi a diagramelor

122 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Diagramele sunt elemente dependente de valorile din tabel, care se modifică odată cu aceste valori, şi prin acesta au un rol mult mai important. Importanţa acordată de Microsoft acestei categorii de elemente grafice este dovedită de multitudinea şabloanelor oferite:

Figura 13.4 Inserarea diagramelor Există 14 categorii de diagrame în secţiunea Tipuri standard, fiecare având câteva variante, şi 20 de Tipuri particularizate predefinite (pentru situaţii uzuale). Alegerea dintre aceste modele trebuie să se bazeze atât pe criteriul estetic cât şi pe proprietăţile fiecăruia dintre aceste modele, unele fiind inadecvate anumitor categorii de date (de exemplu diagramele de tip suprafaţă pot reprezenta minim două serii de date). O machetă a diagramei este disponibilă la apăsarea butonului sugestiv inscripţionat „Apăsaţi şi ţineţi apăsat pentru vizualizare eşantion”. Test de autoevaluare 13.2. Numiţi cele două criterii principale de alegere a unui tip de diagramă. Răspunsul se va da în spaţiul gol de mai sus. Răspunsul la test se găseşte la pagina 129

Page 131: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Construirea graficelor şi a diagramelor

Proiectul pentru Învăţământul Rural 123

13.3 Construirea diagramelor Exemplul 1 Pentru a învăţa să construim diagrame vom urmări construirea celor

două diagrame date ca exemplu în prima secţiune a acestei unităţi. În primul caz avem datele culese în cadrul unui experiment de măsurare a temperaturii la anumite momente de timp, presupunând varierea unor condiţii. Deschidem fereastra de dialog pentru alegerea tipului de diagramă din meniul Inserare, opţiunea Diagramă sau direct de la pictograma corespunzătoare dacă aceasta este setată ca vizibilă în bara de instrumente.

Figura 13.5 Exemplu de date pentru generare diagramă linie Cunoscând natura informaţiei din tabel, ceea ce ne dorim este un grafic care să afişeze o valoare proporţională cu temperatura asociată unei valori proporţionale cu poziţia momentului de timp la care se face măsurarea în intervalul de timp caracteristic experimentului. Inspectând modelele oferite alegem un model de tip Linie simplă. Apăsând butonul de sub modele, obţinem o machetă a ceea ce MS Excel va desena, cu informaţia pe care i-am furnizat-o până acum.

Figura 13.6 Generare diagramă linie-1

Page 132: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Construirea graficelor şi a diagramelor

124 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Observăm principala problemă: programul intenţionează implicit să ofere un grafic al celor două serii raportat la numărul liniei pe care se află. Vom modifica această opţiune, continuând cu acest model (apăsăm Următorul) Obţinem:

Figura 13.7 Generare diagramă linie-2 Apăsăm butonul de selectare a zonei de date din dreapta propunerii implicite si selectăm valorile de pe coloana B.

Figura 13.8 Generare diagramă linie -3

Page 133: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Construirea graficelor şi a diagramelor

Proiectul pentru Învăţământul Rural 125

Noua variantă este mai aproape de ceea ce ne doream, mai puţin faptul că pe axa orizontală nu avem momentele de timp ci numărul de ordine al informaţiei, în ordinea liniilor. Selectăm eticheta Serie şi în câmpul Etichetele axei categoriilor selectăm coloana A (momentele de timp). Opţiunea Coloane este potrivită pentru exemplul nostru, deci nu o modificăm. Obţinem:

Figura 13.9 Generare diagramă linie - 4 Am obţinut valorile corecte pe axe şi în diagramă. Apăsăm Următorul şi setăm opţiunile cu privire la titlul diagramei, etichetare a axelor şi alte detalii cu privire la aspectul diagramei afişate, intuitiv denumite.

Figura 13.10 Generare diagramă linie - 5 Apăsăm din nou Următorul pentru a alege dacă dorim ca diagrama să devină o foaie de sine stătătoare sau un element grafic în foaia curentă.

Page 134: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Construirea graficelor şi a diagramelor

126 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Exemplul 2

Figura 13.11 Generare diagramă linie - 6 Apăsând butonul Terminare diagrama va fi afişată şi poate fi poziţionată după dorinţă. Pentru comparaţie şi pentru fixarea procedeului, urmărim si construirea diagramei radiale pentru acţionarii unei companii, al doilea exemplu prezentat la începutul acestei unităţi. Avem datele:

Figura 13.12 Date pentru generare diagramă radială Alegem Structură radială din fereastra cu modele şi apăsăm Următorul.

Figura 13.13 Generare diagramă radială - 1 Observăm că propunerea lui cu privire la zona de date este în conformitate cu intenţiile noastre şi apăsăm din nou Următorul.

Page 135: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Construirea graficelor şi a diagramelor

Proiectul pentru Învăţământul Rural 127

Figura 13.14 Generare diagramă radială -2 La acest pas cea mai interesantă opţiune pe care o putem face este să solicităm afişarea lângă sectoarele de cerc a informaţiei pe care o reprezintă şi, datorită naturii informaţiei, a afişării raportului procentual. MS Excel calculează procentul reprezentat de fiecare valoare din suma acestor valori.

Figura 13.15 Generare diagramă radială - 3 Apăsăm Următorul şi selectăm opţiunea de creare a unei pagini noi pentru diagramă sau de includere ca element grafic în pagina curentă a diagramei create şi apoi apăsăm Terminare. Concluzii:

• Expertul (componenta MS Excel care ne îndrumă în construirea diagramei) diferă în funcţie de modelul ales, dar principalii paşi sunt identici.

Page 136: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Construirea graficelor şi a diagramelor

128 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Diagrama necesită setarea unor parametri de afişare pentru a atinge maximul de utilitate (titlu, etichete pentru axe, alte informaţii util de afişat pentru înţelegerea semnificaţiei graficului) Test de autoevaluare 13.3. Faceţi o diagramă cu Coloane pentru următoarele rezultate la Alegerile Fictive: X 60% Y30% Z10% Răspunsul la test se găseşte la pagina 129

Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 13

1. Realizaţi un fişier conţinând nume, vârsta şi greutatea pentru un număr de copii. Realizaţi un criteriu care să selecţioneze pe cei peste 10 ani si cu greutatea peste 50 kg pentru o competiţie sportivă 2. Realizaţi un meniu care să conţină o coloană roz cu numele mâncărurilor, scrise cu orientarea textului 45 º, o coloană verde galbenă conţinând ingredientele şi o coloană albastru deschis conţinând preţul, exprimat in lire. Impuneţi validare pentru coloana cu preţul, de tip numeric. 3. Pentru un tabel conţinând produse preţ si data vânzării, realizaţi un Pivot Table care să evidenţieze valoarea vânzărilor pe zile, indiferent de produs. 4 Creaţi un fişier cu elevi şi mediile acestora la 5 materii la alegere. Construiţi 5 diagrame radiale arătând raportul promovare-nepromovare la fiecare dintre ele. 5. Căutaţi în presă (sau alegeţi nişte date fictive) cu privire la evoluţia pieţei imobiliare (vânzări). Reprezentaţi prin diagramă de top Coloane numărul de vânzări in 3 ani consecutivi. 6. Reprezentaţi printr-o organigramă structura de relaţii din cadrul firmei în care lucraţi sau aţi dori să lucraţi 7. Realizaţi un tabel care conţine numele şi pictograma a 10 aplicaţii. Predaţi cele patru fişiere de lucru (în format electronic) ca rezultat al rezolvării lucrării de verificare. Ca ajutor suplimentar în rezolvarea lucrării se recomandă utilizarea instrumentului de ajutor al aplicaţiei Microsoft Excel precum şi reperele bibliografice 3 şi 5 din bibliografia unităţii de învăţare. Nr. de puncte: 14p 1-7 – 2p.

Page 137: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

MS Excel Construirea graficelor şi a diagramelor

Proiectul pentru Învăţământul Rural 129

Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare

Întrebarea 13.1. (revedeţi secţiunea 13.1) Câteva avantaje ale folosirii diagramelor şi altor elemente grafice comparativ cu datele numerice simple sunt:

• Atrag atenţia mai uşor • Sunt mai uşor de urmărit • Concentrează mai multă informaţie

Întrebarea 13.2. (revedeţi secţiunea 13.2) Principalele criterii în alegerea unui model de grafic sunt:

• criteriul estetic • adecvarea la natura datelor

Întrebarea 13.3. (revedeţi secţiunea 13.3)

Figura 13.15 Rezultat pentru 13.3

Bibliografie Unitate de învăţare Nr. 13 1. Microsoft Office Excel 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 2. Mariana Milosescu - Invata singur Microsoft Excel, Editura Teora, 2004 3. Boyce Jim – Microsoft Office 2003 pentru începători. Editura All. 2003 4. Michael J. Young, Michael Halvorson - Microsoft Office 2003 System Inside Out,

Microsoft Press. 2003 5. Adriana Gaju, Georgeta Manafu, Adrian Calinoiu - Microsoft Office Excel Teste si

Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 6. Nancy D. Lewis – Excel 2003 în imagini. Editura Teora. 2003 7. John Walkenbach - Excel 2003 Bible, Wiley Publishing Inc. 2003 8. http://office.microsoft.com/en-us/training/ - Microsoft Office Training Home Page

Page 138: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Prelucrarea imaginilor - aplicaţia Paint

130 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Unitatea de învăţare Nr. 14 PRELUCRAREA IMAGINILOR – APLICAŢIA PAINT Cuprins Pagina Obiectivele Unităţii de învăţare Nr. 14 133 14.1 Procesorul de imagini Paint – Introducere 132 14.2 Setări generale şi instrumente de desenare 136 Lucrare de verificare Unităţii de învăţare Nr. 14 140 Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare 141 Bibliografie Unităţii de învăţare Nr. 14 141

Page 139: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Prelucrarea imaginilor - aplicaţia Paint

Proiectul pentru Învăţământul Rural 131

OBIECTIVELE UNITĂŢII DE ÎNVĂŢARE NR. 14

Principalele obiective ale Unităţii de învăţare Nr. 14 sunt:

• Cunoaşterea capacităţilor aplicaţiei Paint • Familiarizarea cu interfaţa aplicaţiei Paint

• Formarea capacităţii de a crea/prelucra o imagine cu ajutorul

aplicaţiei Paint La sfârşitul acestei unităţi veţi putea crea, deschide şi salva fişiere ale Paint, veţi putea modifica conţinutul acestora, folosind diferitele opţiuni şi instrumente oferite de aplicaţie

14.1 Procesorul de imagini Paint - Introducere Scop Aplicaţia Paint, integrată de Microsoft în sistemele de operare Windows,

este un procesor de imagini simplu, comod de folosit, cu o interfaţă prietenoasă. Ea asigură:

• Vizualizarea şi conversia imaginilor dintr-un format în altul • Tipărirea imaginilor • Plasarea de imagini sau fragmente de imagini in Clipboard, de

unde pot fi incluse in documente Word, Excel, etc... • Modificarea imaginilor, rotire, decupare, adăugarea de text.

Lansarea în execuţie a aplicaţiei Paint se realizează din meniul Start, grupul Programe, subgrupul Accesorii. Lansarea în execuţie duce la deschiderea unei ferestre cu o imagine goală, albă. Acelaşi efect poate fi obţinut şi prin selectarea opţiunii Nou –> imagine bitmap din meniul deschis cu click pe butonul drept al Mouse-ului pe Spaţiul de lucru.

Figura 14.1 Lansarea în execuţie a aplicaţiei Paint

Page 140: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Prelucrarea imaginilor - aplicaţia Paint

132 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Interfaţă Creare

Principalele elemente ale interfeţei aplicaţiei Paint sunt : • Bara de meniu, conţinând meniurile :

o Fişier o Editare o Vizualizare o Imagine o Culori o Ajutor

• Caseta de instrumente, conţinând butoane de selectare a instrumentelor de desenare

• Caseta de culori • Imaginea în lucru

Figura 14.2 Interfaţa aplicaţiei Paint Aceste elemente pot fi făcute invizibile (mai puţin imagine în lucru) prin deselectare in meniul Vizualizare. Din acelaşi meniu se poate seta scara la care să fie reprezentată imaginea, de la opţiunea Panoramare. Diferitele operaţii legate de întreţinerea documentelor imagine se găsesc in meniul Fişier.

Figura 14.3 Meniul Fişier Opţiunea Nou deschide o imagine goală, identică celei create la deschiderea aplicaţiei. Salvare

Page 141: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Prelucrarea imaginilor - aplicaţia Paint

Proiectul pentru Învăţământul Rural 133

Deschidere

Opţiunea Salvare permite salvarea imaginii peste copia mai veche, sau, pentru un document nou, încă nesalvat, funcţionează identic cu Salvare ca, deschizând o fereastră de dialog pentru alegerea formatului, locaţiei şi numelui sub care va fi salvat documentul imagine:

Figura 14.4 Caseta de dialog pentru salvare imagini Opţiunea deschidere deschide o fereastră de dialog identică cu cea pentru Salvare, realizând însă operaţia inversă: cea de încărcare pentru editare a unei imagini care se găseşte pe un dispozitiv de stocare (hard disk, CD, memory stick, dischetă). Ambele ferestre de dialog permit investigarea diferitelor dispozitive şi directoare prin accesarea pictogramelor din banda laterală din stânga sau prin derularea listei aflate in partea superioară a ferestrei:

Figura 14.5 Alegerea locaţiei pentru Salvare sau Deschidere Aplicaţia Paint poate opera cu mai multe tipuri de fişiere, opţiunea pentru unul dintre aceste formate realizându-se cu ajutorul listei aflate in partea inferioară a ferestrei de dialog:

Page 142: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Prelucrarea imaginilor - aplicaţia Paint

134 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Figura 14.6 Tipuri de fişiere cunoscute de Paint Opţiunile pentru Tipărire oferite de Paint sunt cea de Examinare înaintea imprimării şi de Imprimare.

Figura 14.7 Exemplu de imagine şi Examinare înaintea imprimării

Figura 14.8 Setări imprimare. Alte operaţii oferite gestiune a fişierelor oferite de meniul Fişier sunt cele de alegere a imaginii în lucru ca fundal pentru Spaţiul de lucru, redimensionată pentru o acoperire perfectă sau mozaicată, accesarea directă a ultimelor documente editate şi opţiunea de ieşire din aplicaţie. Test de autoevaluare 14.1. Porniţi aplicaţia Paint. Deschideţi un fişier .jpg. existent şi salvaţi-l în format .bmp. Folosiţi-l ca fundal pentru Spaţiul de lucru şi imprimaţi-l în două exemplare. Răspunsul la test se găseşte la pagina 141.

Page 143: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Prelucrarea imaginilor - aplicaţia Paint

Proiectul pentru Învăţământul Rural 135

14.2 Setări generale şi instrumente de desenare Setări

Principalele setări pentru o imagine se găsesc în meniul Imagine:

Figura 14.9 Meniul Imagine Vom exemplifica pentru exemplul de imagine din paragraful precedent efectul fiecăreia dintre aceste opţiuni. Răsturnate/Rotire permite rotirea imaginii cu un număr de grade:

→ Figura 14.10 Rotire cu 90 de grade şi rezultatul ei Lărgire/Înclinare permite distorsionarea imaginii pe 2 direcţii:

→ Figura 14.11 Operaţie de Lărgire/Înclinare şi rezultat Operaţia Inversare culori realizează un negativ al imaginii iar Atribute permite redimensionarea prin trunchiere a imaginii.

Figura 14.12 Inversare culori Figura 14.13 Atribute-redimensionare

Page 144: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Prelucrarea imaginilor - aplicaţia Paint

136 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Instrumente de desen

Golire imagine realizează ştergerea fără confirmare a conţinutului imaginii şi setarea Desenare opacă determină dacă obiecte cu formă neregulată (cum ar fi literele) vor fi suprapuse imaginii pe contur propriu sau pe o etichetă de culoarea fundalului. Acestea sunt principalele setări ale imaginii oferite de aplicaţia Paint. Să analizăm acum instrumentele de desen efectiv, grupate in bara de instrumente.

Figura 14.14 Bara de instrumente de desen Observaţi că la poziţionarea Mouse-ului deasupra unuia din instrumente apare o etichetă explicativă. Vom folosi aceste denumiri pentru explicarea funcţionării fiecărui instrument în parte. Selecţie liberă permite decuparea unui contur neregulat. Conţinutul acestuia poate fi apoi mutat, copiat, şters etc. Se selectează instrumentul şi apoi se realizează un contur neregulat închis pe ecran Selecţie realizează acelaşi lucru, dar folosind un contur dreptunghiular.

Figura 14.15. Fragment de imagine mutat Aceste fragmente pot fi manevrate (copiate, decupate etc.) cu ajutorul opţiunilor cu aceleaşi nume din meniul Editare.

Page 145: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Prelucrarea imaginilor - aplicaţia Paint

Proiectul pentru Învăţământul Rural 137

Radiera funcţionează ca un pătrat de dimensiune selectabilă cu care pot fi şterse prin click şi deplasare fragmente de imagine. Acestea sunt înlocuite cu pătrate de culoarea fundalului (de obicei alb), iar prin târârea pătratului se obţin linii.

Figura 14.16 Folosirea radierei Umplere cu culoare acoperă cu culoarea selectată desenul din punctul de aplicare până la cel mai apropiat contur (interpretat astfel este orice punct de altă culoare decât cea acoperită)

Figura 14.17 Umplere cu roşu Preluare culoare permite selectarea culorii unui anumit punct din imagine(pentru folosire ulterioară). Lupa permite mărirea unei zone a imaginii, pentru prelucrare a detaliilor cu grad diferit de scalare, selectabil.

Figura 14.18 Folosirea Lupei Creionul şi Pensula permit trasarea de linii pe ecran, creionul cu dimensiune standard de un pixel, pensula cu forme si dimensiuni ce pot fi selectate (apar la selectarea instrumentului, sub bara de instrumente )

Page 146: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Prelucrarea imaginilor - aplicaţia Paint

138 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Figura 14.19 Stiluri de Pensulă Figura 14.20 Aerograf Aerograful creează efectul unui spray cu vopsea, modul lui de manevrare fiind asemănător cu cel al Creionului si Pensulei. Text permite inserarea de text, cu sau fără transparenţă (direct pe imagine sau pe o etichetă). Opţiunea deschide o fereastră în care se pot selecta fontul, stilul şi dimensiunea caracterelor.

Figura 14.21 Folosirea instrumentului Text Linie trasează un segment de dreaptă între două puncte iar Curbă permite definirea unei curbe, prin punctul de start , punctul de oprire, şi determinarea curburii prin selectare şi târâre a Mouse-ului, în două etape. Ultimele 4 instrumente (Dreptunghi, Poligon, Elipsă şi Dreptunghi Rotunjit) permit realizarea unor contururi închise, prin selectarea a două colţuri opuse ale unui dreptunghi cere sa le încadreze. Toate patru oferă 3 variante: contur, contur cu interiorul colorat şi interior colorat fără evidenţierea conturului. Acestea pot fi selectate din zona de sub bara de instrumente la selectarea unuia dintre cele patru instrumente. Zona din partea inferioară a ecranului oferă Caseta de culori. De aici se pot selecta culorile pentru fundal şi pentru desen, afişate în cele 2 pătrate suprapuse din stânga barei, cu click dreapta respectiv stânga.

Figura 14.22 Caseta de culori

Page 147: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Prelucrarea imaginilor - aplicaţia Paint

Proiectul pentru Învăţământul Rural 139

Prin dublu click pe o culoare se deschide o fereastră ce permite înlocuirea respectivei culori în „paleta” afişată cu o altă nuanţă ce trebuie selectată cu Mouse-ul. Pentru cea mai largă varietate de nuanţe din care să alegeţi o nuanţă nouă Definire Culori Particularizate (Aceeaşi fereastră de dialog se obţine din meniul Culori, opţiunea Editare culori).

Figura14.23. Modificarea culori Acestea sunt instrumentele oferite de aplicaţia Paint. Modalităţile de combinare sunt nenumărate, şi, deşi Paint nu este un editor de imagini profesional, el satisface nevoile utilizatorului nespecialist, dând posibilitatea editării imaginilor printr-o interfaţă prietenoasă. Test de verificare 14.2. Realizaţi un afiş publicitar pentru un Târg de locuri de muncă organizat de Organizaţia „Noi Organizam”, folosind o imagine sugestivă, text, aerograf. Răspunsul la test se găseşte la pagina 141.

Lucrare de verificare Unitate de învăţare Nr. 14

1. Realizaţi o felicitare de 8 Martie . Salvaţi şi imprimaţi imaginea. Predaţi fişierul de lucru rezultat (în format electronic). Ca ajutor suplimentar în rezolvarea lucrării se recomandă utilizarea reperelor bibliografice 1 şi 3 din bibliografia unităţii de învăţare. Nr. de puncte: 8

Page 148: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

Prelucrarea imaginilor - aplicaţia Paint

140 Proiectul pentru Învăţământul Rural

Răspunsuri şi comentarii la întrebările din testele de autoevaluare

Întrebarea 14.1 Se vor aplica fidel indicaţiile de la fiecare operaţie de deschidere, salvare, setare ca fundal, imprimare. Revedeţi secţiunea 14.1. Întrebarea 14.2 Folosiţi-vă creativitatea! Un exemplu ar putea fi: Revedeţi secţiunea 14.2.

Bibliografie Unităţii de învăţare Nr. 14 1. Microsoft Windows XP Step by Step, Microsoft Press, 2004 2. Microsoft Windows XP Plain & Simple, Microsoft Press, 2003 3. Ciprian Daniel Neagu, Severin Bumbaru - Sisteme multimedia. Grafica pe calculator,

Editura MATRIXROM, 2004

Page 149: generarea şi manipularea textelor, tabelelor şi imaginilor

BIBLIOGRAFIE

Proiectul pentru Învăţământul Rural 141

BIBLIOGRAFIE 1. Sorin Matei, Mirela Panait - Iniţiere în Utilizarea Calculatoarelor, Editura Matrixrom,

2004 2. Elvira Nicoleta Bazdoaca, Nicu George Bazdoaca - Iniţiere in Tehnoredactare, Editura

ARVES, 2004 3. Robert Cowart, Brian Knittel - Windows XP Professional, Editura Teora, 2004 4. Mircea Balan, Violeta Balan, Ovidiu Ninel Staicu, Elvira Nicoleta Bazdoaca - Iniţiere in

Windows XP, Editura ARVES, 2005 5. Microsoft Office Word 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 6. Boyce Jim – Microsoft Office 2003 pentru începători. Editura All. 2003 7. Mariana Milosescu - Invata singur Microsoft Word, Editura Teora, 2004 8. Michael J. Young, Michael Halvorson - Microsoft Office 2003 System Inside Out,

Microsoft Press. 2003 9. MS WORD - simplu si eficient, Editura Polirom, 2001 10. Georgeta Manafu, Miorela Panait, Gabriela Panait, Manuela Nicula - Microsoft Office

Word, Teste si Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 11. Mary Millhollon, Katherine Murray - Microsoft Office 2003 Word Inside Out, Microsoft

Press 2003 12. Microsoft Office Excel 2003 Step by Step, Microsoft Press, 2003 13. Mariana Milosescu - Invata singur Microsoft Excel, Editura Teora, 2004 14. Adriana Gaju, Georgeta Manafu, Adrian Calinoiu - Microsoft Office Excel Teste si

Aplicaţii, Editura ARVES, 2004 15. Nancy D. Lewis – Excel 2003 în imagini. Editura Teora. 2003 16. John Walkenbach - Excel 2003 Bible, Wiley Publishing Inc. 2003 17. Microsoft Windows XP Step by Step, Microsoft Press, 2004 18. Microsoft Windows XP Plain & Simple, Microsoft Press, 2003 19. Ciprian Daniel Neagu, Severin Bumbaru - Sisteme multimedia. Grafica pe calculator,

Editura MATRIXROM, 2004 20. http://office.microsoft.com/en-us/training/ - Microsoft Office Training Home Page