Gemeente ZaanstadGemeente Zaanstad

Inhoud:Inhoud:1. Algemene informatie- De diensten- Filialen- Het hoofdkantoor- Afdelingen2. Bestuursondersteuning3. Werkzaamheden4. Regels5. Contact

Algemene informatie over de Algemene informatie over de gemeente Zaanstadgemeente ZaanstadDe dienstenFilialenHet hoofdkantoorAfdelingen

De gemeente Zaanstad heeft veel diensten. Hieronder staan een paar voorbeelden:

-Sociale uitkering- Rijbewijs- Paspoort/ID kaart- Huwelijk- Geboorte aangifte- Vergunningen- Subsidies- Politietaken

Kortom, de gemeente zorgt ervoor dat de samenleving goed georganiseerd is.

De gemeente heeft diverse filialen. Hieronder staan de 3 belangrijkste:

- Gemeentehuis Bannehof- Stadskantoor- RPO (Railpoint Office)

Gemeentehuis Bannehof is het hoofdkantoor, dus de plek waar ik stage loop. Gemeentehuis Bannehof is het hoofdkantoor, omdat de burgemeester , wethouders en gemeentesecretaris hier zijn.

De afdelingen bestaan uit:

- Concernstaf- Dienst Middelen- Dienst Publiek- Dienst Stad- Dienst Stadsbedrijven- Dienst Wijken- Raadsgriffie- Brandweer Zaanstad

Ik loop stage bij de afdeling Concernstaf.

Ik loop stage op de afdeling BMO (Bestuurs Managament Ondersteuning) team Bestuursondersteuning (BO).Ik zit met 5 personen op een kamer en mijn werktijden zijn van 09:00 uur tot 17:00 uur. Op deze afdeling ben je bezig met voorbereidingen van vergaderingen voor de GMT-leden(Gemeentelijk Management Team) en B&W(Burgemeester&Wethouders), dus dit is een afdeling waar alles goed gecheckt en alles goed gedaan moet worden, omdat je echt bezig bent met stukken klaarmaken voor de burgemeester en dat moet heel nauwkeurig gedaan worden.

Bij de gemeente heb je genoeg werkzaamheden die je kunt uitvoeren als stagiaire. De afdeling Bestuursondersteuning(Concernstaf) is echt een afdeling waar je de hele dag bezig bent en je kunt je dus zeker niet vervelen. Het is gelukkig geen afdeling waar je zit te niksen en alsmaar de hele dag stagiaire klusjes krijgt zoals kopiëren enz. Op deze afdeling doe je echt het werk wat de werknemers ook doen en dat is erg leuk, omdat ze je niet als een stagiaire zien maar echt als een werknemer. Omdat ik op de woensdag, donderdag en vrijdag stage loop, begin ik woensdag gelijk met de woensdag klusjes die gedaan moeten worden. Elke week heb je dezelfde werkzaamheden, dus je weet precies wat je moet doen. Ook heb je een soort schema waarop staat wat er maandag, dinsdag, woensdag, donderdag en vrijdag gedaan moeten worden. Op de woensdag ben je bezig voor de GMT(Gemeentelijk Management Team). Je moet dan de agenda klaar maken (agenda voor de vergadering) die de GMT leden de komende week(maandag) nodig hebben voor de vergadering. In de agenda zit dus informatie waar de GMT leden de aankomende week over gaan vergaderen. De hele dag ben je eigenlijk bezig met het maken van de agenda en aan het einde van de dag als je de agenda klaar hebt stop je het in een GMT tas en breng je dit naar het facilitair servicepunt, zodat Baanstede(mensen die het kopieerwerk doen) 9 keer kopiëren en de volgende ochtend terug brengen.

De volgende ochtend op donderdag zie je de rode tas weer terug op je bureau en kun je beginnen met het checken van de agenda’s en kun je na het checken de agenda’s uitdelen voor de GMT leden, zodat zij zich alvast een beetje kunnen voorbereiden voor de vergadering van maandag. Je werkt dus eigenlijk elke week voor volgende week, dus je werkt bijvoorbeeld in week 40 al voor de week van 41. Daarom heb ik ook staan dat wij de stukken voorbereiden voor de vergaderingen. Na het uitdelen van de GMT stukken is de GMT gedeelte klaar en ben je bezig voor de B&W(Burgemeester & Wethouders). Bij de B&W bereiden we ook de B&W agenda voor en handelen de stukken af die op de B&W agenda staan. De binnengekomen stukken (besluitnota's)checken we op 32 punten en in overleg met opsteller (wie de besluitnota heeft gemaakt) passen we het stuk eventueel aan. De besluitnota is een document waarin de beslissing van de Burgemeester en Wethouders over een bepaald onderwerp wordt vastgelegd, dus in de agenda B&W agenda staan vaak heel veel stukken waar de Burgemeester & Wethouders de komende week(dinsdag) over gaan vergaderen. Het komt vaak voor dat het stuk(besluitnota) niet goed is. Dan is het bijvoorbeeld niet op logopapier of de opsteller heeft er een typfout in gemaakt en die fouten moeten genoteerd worden in een document en daarna print je het stuk opnieuw uit op logopapier en verbeter je de fouten. Voordat je de agenda klaar maakt breng de originele besluitnota’s naar postbehandeling ter registratie. Het moet natuurlijk eerst geregistreerd worden en zodra je het terug krijgt van postbehandeling kun je beginnen met klaar maken van de agenda. Donderdag ben je dus de hele dag bezig voor de B&W. Aan het einde wordt het dit keer zelf opgehaald en hoef je dus niets te brengen, tenzij je heel vroeg klaar bent dan moet je naar Baanstede bellen en zeggen dat ze de agenda op halen en breng je de B&W tas naar de receptie en op de vrijdag check je de binnengekomen kopieerwerk 13 stapels voor de B&W en deelt het daarna uit aan de B&W. Op de vrijdag ben je bezig met een computerprogramma waar je alle stukken digitaal aan een vergadering moet hangen en dit is ook een hele leuke klus.

RegelsRegelsAls je bij de gemeente Zaanstad wilt stage lopen moet je een

VOG verklaring aanvragen. Een VOG verklaring(Verklaring Omtrent Gedrag) is een verklaring dat je gedrag geen belemmering vormt voor een functie. Dit stuur je op naar de justitie en dan wordt er gekeken of er strafbare feiten op je naam staan en zo niet mag je gewoon stage lopen. Opzich hebben wij niet echt regels, maar het is natuurlijk normaal dat je elkaar respecteert en dat iedereen één is.

Als je ziek bent meld je dit voor je werktijd (09:00 uur) en je voert je werk zorgvuldig uit. Wanneer je als laatste op kantoor bent doe je alle

lichten/computers uit. Ook moet je bureau aan het einde van de dag helemaal leeg zijn(dus geen papieren stukken op je bureau) en het moet

eruit zien alsof er niemand aan heeft gewerkt. De werktijden zijn van 09:00 uur tot 17:00 uur. Op onze afdeling gaan we informeel/formeel met elkaar om.

Gemeentehuis BannehofBannehof 1, 1544 VX Zaandijk Telefoonnummer: 14 075

De gemeente is open vanaf 08:30 uur t/m 17:00 uur.