Bogotá D.C., 28 de Septiembre de 2017 FORMULARIO PREGUNTAS Y RESPUESTAS No. 1 CONVOCATORIA PÚBLICA NO. 02 DE 2017. PREGUNTAS FORMULADAS POR LOS INTERESADOS EN PARTICIPAR EN EL PROCESO DE CONVOCATORIA PUBLICA NO. 002-2017 REQUIERE CONTRATAR UNA EMPRESA DE SERVICIOS TEMPORALES, QUE PRESTE EL SERVICIO DE SUMINISTRO DE PERSONAL EN MISIÓN, PARA COLABORAR TEMPORALMENTE EN EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DE SERVICIOS POSTALES NACIONALES Y CUBRIR LAS REGIONALES ASÍ: REGIONAL NOROCCIDENTE, SEDE MEDELLÍN (ANTIOQUIA Y CHOCÓ); REGIONAL EJE CAFETERO, SEDE MANIZALES (CALDAS, QUINDÍO Y RISARALDA); REGIONAL OCCIDENTE, SEDE CALI (VALLE DEL CAUCA, CAUCA, NARIÑO Y PUTUMAYO); REGIONAL ORIENTE, SEDE BUCARAMANGA (SANTANDER, NORTE DE SANTANDER, CESAR Y ARAUCA) Y REGIONAL NORTE, SEDE BARRANQUILLA (ATLÁNTICO, BOLÍVAR, CÓRDOBA, GUAJIRA, MAGDALENA Y SUCRE), Y SUS REGIONES Y ZONAS ALEDAÑAS.

GRUPO SERDAN S.A. Buenas Tardes Señores 4-72, Solicitamos muy amablemente sean tenidas en cuenta las siguientes aclaraciones, observaciones y/o inquietudes frente al presente proceso y agradecemos su pronta respuesta.

1. PREGUNTA: Para los indicadores financieros puntualmente en el caso de consorcios uniones temporales, se solicita la entidad que para el cálculo de indicadores la evaluación se realice como unión temporal no de manera individual, con el fin de apalancarse y cumplir con los requisitos como un solo proponente.

RESPUESTA: ver Adenda

2. PREGUNTA: Buscando una mayor participación y pluralidad, acogiéndose a los indicadores de las

empresas prestadoras del servicio de temporalidad solicitamos se modifique los siguientes indicadores

financieros.

Indicador Criterio definido en los

pliegos

Solicitud de

Cambio

Liquidez ≥ 1.60 = 1.27

Capital de trabajo ≥ 30% ≥ 20%

RESPUESTA: ver Adenda

3. PREGUNTA: Actualmente tenemos sede principal de nuestra organización en la ciudad de Pereira,

solicitamos por favor sea homologada con la sede solicitada en los pliegos en el regional Eje Cafetero

ciudad de Manizales, brindando la misma cobertura solicitada por 4-72.

RESPUESTA: teniendo en cuenta que a la sede principal y las actividades centrales se realizan en la ciudad de Manizales, no puede ser modificada la sede de la temporal.

4. PREGUNTA: Solicitamos por favor sea eliminado de los parámetros de nómina y compensación el literal K, contar con un fondo de empleados, ya que limita la pluralidad en la presente licitación.

RESPUESTA: Contar con un fondo de empleados es discrecional de la temporal como empleadores que son del personal en misión. Sin embargo, un fondo de empleados da un valor agregado a los beneficios con los que contaría el personal en misión, del cual se tomaría en cuenta para la decisión de la presente convocatoria.

EFICACIA Buenas tardes, Cordial saludo Señores Servicios Postales Nacionales S.A. Revisando el pliego y los anexos enviados por ustedes tenemos las siguientes observaciones y/o preguntas:

1. PREGUNTA: ¿Los tiempos de respuesta para el suministro del personal requerido de acuerdo al cuadro anexo en el pliego de condiciones incluye el tiempo de participación en el proceso de selección de Servicios Postales Nacionales?

RESPUESTA: Lo tiempos de respuesta inician una vez se realice la solicitud por el área encargada de selección de la entidad (SPN)

2. PREGUNTA: Los tiempos de respuesta establecidos en el pliego pueden ser negociados de acuerdo

a la cantidad de personal solicitado y a los procesos que se involucren (reclutamiento, selección y

contratación)

RESPUESTA: Teniendo en cuenta que la mayoría de procesos de selección y contratación de personal son

requeridos por las demás entidades con las que contrata 4-72, no pueden ser modificados los tiempos de

reclutamiento, selección y contratación.

3. PREGUNTA: ¿Cuál es el tiempo de respuesta/retroalimentación (días hábiles) por parte de Servicios

Postales Nacionales una vez se realice la entrega del personal solicitado?

RESPUESTA: Una vinculado el personal en misión y asignado al área correspondiente, la misma deberá en un

plazo no superior a 10 días hábiles confirmar si el personal asignado en misión fue aceptado para el proceso o

por ende será devuelto a la temporal.

4. PREGUNTA: ¿Cuáles son los perfiles de cargo y cantidad aproximada de cupos a solicitar?

RESPUESTA: Se presenta la información de la siguiente manera:

Cargos requeridos

Cargos requeridos Área de operación

Mensajero a pie / bicicleta OPERATIVOS

Distribuidor motorizado OPERATIVOS

Mensajero en moto OPERATIVOS

Mensajero motorizado SPU rurales OPERATIVOS

Auxiliares OPERATIVOS / ADMON

Asistentes OPERATIVOS / ADMON

Asesores puntos de venta OPERATIVOS

Líderes de puntos de venta OPERATIVOS

Asesor Call center OPERATIVOS

Supervisor Call center OPERATIVOS

Líder Call center OPERATIVOS

Líder de calidad OPERATIVOS

Líder de procesos OPERATIVOS

Representante S.A.C. nivel 1 OPERATIVOS

Representante S.A.C. nivel 2 OPERATIVOS

Técnicos OPERATIVOS / ADMON

Técnicos de apoyo OPERATIVOS / ADMON

Profesionales OPERATIVOS / ADMON

Líderes operacionales OPERATIVOS / ADMON

Analistas OPERATIVOS / ADMON

Lideres OPERATIVOS / ADMON

Rango de salarios

Rango de Salarios Promedio personal

Salario entre $737.717 a $1.500.000 2586

Salario entre $1.500.001 a $2.600.000 199

Salario entre $2.600.001 a $4.000.000 129

Total, promedio 2914

Promedio de personal por regional

REGIONAL NÚMERO PROMEDIO DE

COLABORADORES A MIGRAR

Eje cafetero 72-105

Noroccidente 156-162

Occidente 190-210

Oriente 149-151

Norte 185-187

PROMEDIO DE PERSONAL 752 - 815

No se puede dar un número exacto de perfiles de cargo y cantidades de cupos a solicitar, ya que se depende

de los clientes de 4-72 y las solicitudes de personal que estos mismos requieran

5. PREGUNTA: ¿Cuál es la distribución geográfica de la solicitud de personal?

RESPUESTA: De acuerdo a lo planteado dentro del pliego de condiciones, se cuenta con una cobertura así:

REGIONAL SEDE COBERTURA

Eje cafetero Manizales Caldas, Risaralda, Quindío

Noroccidente Medellín Antioquia, Choco

Occidente Cali Valle del Cauca, Nariño, Cauca y

Putumayo

Oriente Bucaramanga Cesar, Norte de Santander, Santander y

Arauca

Norte Barranquilla La Guajira, Magdalena, Atlántico,

Bolívar, Sucre, Córdoba

6. PREGUNTA: ¿La atención vía telefónica las veinticuatro horas (24) horas en caso de presentarse

novedades del personal misional al servicio de Servicios Postales Nacionales S.A. se le podría dar

manejo por correo electrónico o estableciendo unos tiempos de respuesta de acuerdo a la solicitud?

RESPUESTA Es necesario contar con personal disponible para atención vía telefónica las 24 horas, ya que se

pueden presentar solicitudes y/o requerimientos que deben ser manejados con prontitud.

7. PREGUNTA: ¿A qué se refiere el test de integridad, confiabilidad y lealtad?

RESPUESTA El test de integridad, confiabilidad y lealtad, hace alusión al estudio de seguridad a realizar, al

personal que sea solicitado por el área encargada

8. PREGUNTA: ¿Cuáles son los cargos críticos a los cuales se les debe realizar visitas domiciliarias?

¿Cuántas personas promedio mes?

RESPUESTA: Se incluye matriz de cargos críticos, sin embargo, el promedio de personas con cargos críticos

no se puede estimar, ya que las cantidades de personal varían dependiendo de las temporadas y requerimientos

de los clientes. No obstante un 70% de la población contratada por Empresa temporal es cargo critico sin

embargo en lo referente a visitas domiciliarias estas deben ser realizadas a todo el personal en misión

9. PREGUNTA: ¿Cuáles son los perfiles a los cuales se les debe realizar verificación de antecedentes

semestralmente (penales, fiscales, disciplinarios y judiciales)? ¿Y cuáles son los demás antecedentes

requeridos?

RESPUESTA Todo el personal debe contar con verificación de antecedentes, además de verificar antecedentes

penales, fecales disciplinarios y judiciales, es necesario realizar la verificación de listas restrictivas SARLAFT

10. PREGUNTA: ¿La calificación del servicio semestral por empleado en misión es la misma evaluación

de desempeño?

RESPUESTA Si

11. PREGUNTA: El oferente debe disponer de cinco (5) Coordinadores. Favor informar las ciudades a las

cuales hace referencia la Regional Eje Cafetero, Regional Noroccidente, Regional Occidente, Regional

Oriente y regional Norte.

RESPUESTA los coordinadores se distribuirán por sede principal así:

REGIONAL SEDE

Eje cafetero Manizales

Noroccidente Medellín

Occidente Cali

Oriente Bucaramanga

Norte Barranquilla

12. PREGUNTA: ¿La adecuación que el oferente haga del espacio para el personal in-house incluye dotar

de puesto de trabajo (escritorio, silla, teléfono, punto de red, punto de luz, entre otros)? ¿Qué

elementos entrega el contratante?

RESPUESTA SPN dará el espacio y acceso a WIFI para que el personal in-house se ubique, sin embargo, es

responsabilidad de la Empresa temporal que sea adjudicada al contrato, dotar el espacio de todos los elementos

que requiere para la plena y eficaz prestación del servicio

13. PREGUNTA: ¿A qué cargos se le debe aplicar prueba de poligrafía y a cuántas personas en promedio

mes?

RESPUESTA, las poligrafías se aplican a personal que será vinculado al proceso de logística internacional,

tesorería, puntos de venta o que mantienen una alta responsabilidad y el manejo de efectivo

14. PREGUNTA: ¿Cuál es el formato estándar dactilar con las huellas dactilares del trabajador?

RESPUESTA El formato estándar es entregado por SPN a la Empresa temporal que se adjudique el contrato

15. PREGUNTA: ¿Quién es el responsable del pago de los exámenes médicos de ingreso, periódicos si

aplican, paraclínicos, post-incapacidad, por traslados de áreas o reasignación de labores?

RESPUESTA la Empresa de servicios temporales es el pleno responsable del pago de exámenes médicos de

ingreso, periódicos, paraclínicos, post-incapacidad, por traslados de áreas o reasignaciones, dichos valores no

serán cobrados a Servicios Postales Nacionales S.A.

16. PREGUNTA: ¿La empresa temporal podrá realizar la provisión mensual de las prestaciones sociales

y demás acreencias laborales de todos los colaboradores asociados al presente contrato?

REPUESTA No, la Empresa temporal realizara y entregará una factura correspondiente al pago de la nómina

efectuado en el mes inmediatamente anterior; una vez se realice liquidaciones de personal y pago de primas,

la Empresa de servicios temporales emitirá dichas facturas con los soportes requeridos

17. PREGUNTA: ¿Es posible que la temporal realice las capacitaciones con personal previamente

avalado en cada uno de los lugares que se requiera sin tener que requerir a un estudio de mercado

de mínimo tres (03) proveedores diferentes y no relacionados entre sí?

RESPUESTA La planeación y cronograma de capacitaciones a realizar durante la ejecución del contrato y bajo

revisión mensual por el área encargada de Gestión Humana, se avalarán si las capacitaciones serán realizadas

por personal in-house de la temporal o si este requiere de un proveedor que requiera una capacitación

especifica.

Nota: es de recordar que las capacitaciones que se requieran con mínimo tres cotizaciones son emitidas

mediante oficio ÚNICAMENTE por el supervisor del contrato.

18. PREGUNTA: ¿A qué cargos se le debe realizar los exámenes de trabajo en alturas?

RESPUESTA: los exámenes de trabajo en alturas, son requeridos para personal del área de mantenimiento,

sin embargo, el área encargada bajo previa autorización por el supervisor informara sobre dichos

requerimientos

19. PREGUNTA: ¿A qué cargos se le debe realizar alcoholimetrías en sitio?

RESPUESTA A todos los cargos

20. PREGUNTA: ¿Cuántas unidades de cada elemento que conforman la dotación, se debe entregar las

fechas establecidas por Ley?

RESPUESTA 3 dotaciones en el año, De conformidad con lo previsto en el artículo 4 de la resolución 060 del

año 2012, la temporal debe velar porque su personal en misión porte de manera adecuada su dotación durante

el horario laboral

21. PREGUNTA: ¿Cuáles son las actividades del Programa de Bienestar Social y capacitaciones que se

han realizado en contratos anteriores y que aplicarían para el actual?

RESPUESTA Las actividades y programas realizados dentro del plan de bienestar social y capacitaciones varia

y no se cuenta un único plan, los requerimientos pueden varias de mes a mes.

22. PREGUNTA: ¿Cuáles son los cargos a los cuáles es necesario el pago de viáticos, tiquetes aéreos,

entre otros?

RESPUESTA A todo el personal que los requiera, bajo los parámetros establecidos internos de la compañía y

diligenciamiento de los formularios de solicitud de viáticos de la misma.

23. PREGUNTA: ¿Cuál es el valor mes pagado en anteriores contratos para los conceptos de viáticos y

tiquetes?

RESPUESTA Los valores correspondientes a viáticos y tiquetes varían y no se cuenta con una proyección

única.

24. PREGUNTA: ¿Servicios Nacionales Postales S.A. cuenta con política de viáticos de acuerdo al cargo?

RESPUESTA Si, la información se suministra a la Empresa de servicios temporales que se le adjudique el

contrato

25. PREGUNTA: ¿Del personal a contratar, ¿cuántos migran de otras empresas temporales? ¿Cómo

espera Servicios Postales Nacionales que se maneje el tema de estabilidad reforzada, quien asume

las personas con esta condición?

RESPUESTA el personal a migrar se encuentra en un promedio así:

REGIONAL NÚMERO PROMEDIO DE

COLABORADORES A MIGRAR

Eje cafetero 72-105

Noroccidente 156-162

Occidente 190-210

Oriente 149-151

Norte 185-187

PROMEDIO DE PERSONAL 752 - 815

El personal a migrar es de una solo temporal.

Una vez iniciado el proceso de migración, la temporal es autónoma de recibir o negar la migración de personal

con estabilidad laboral reforzada, sin embargo, se da claridad que dentro del pliego de condiciones en su

numeral 2. CONDICIONES TÉCNICAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, acápite (T) PROCESO DE

MIGRACIÓN, NOTA 2 se estipula que:

“Una vez finalizado el contrato, el contratista asumirá por su propia cuenta, bajo su total responsabilidad

laboral, jurídica y empresarial la carga prestacional social de los trabajadores contratados”

26. PREGUNTA: ¿SI el proponente no cumple con uno o más de los indicadores financieros, será motivo

para rechazar su oferta (requisito habilitante); ya que dentro de los requisitos puntuables no se

contemplan los financieros?

RESPUESTA, Como requisito habilitante, se muestra la capacidad que tiene la Empresa de servicios

temporales de asumir los costos y responsabilidad financiera inherente al presente proceso de contratación.

Ver adenda

27. PREGUNTA: ¿Cuál es la distribución de personal (cantidades) por cargo a nivel nacional?

RESPUESTA, Se da respuesta en la Pregunta No. 4 presentada por el Empresa de servicios temporales

EFICACIA, sin embargo, es de aclarar que el promedio de personal varía de acuerdo a los requerimientos de

la entidad y picos de productividad en la operación.

28. PREGUNTA: ¿Es posible que en algunos casos Servicios Postales Nacionales S.A. envíe personal

preseleccionado para ser contratado por la empresa temporal? En caso afirmativo, ¿cuál será el

manejo que se le dará?

RESPUESTA SPN realiza el proceso de reclutamiento que son enviadas por Gestión Humana, la cual como

apoyo envía dichas hojas de vida a la Empresa de servicios temporales para que sean evaluadas en los

diferentes procesos de selección. Es de aclarar que la Empresa de servicios temporales es autónoma en dar

aval a la contratación de personal en misión.

29. PREGUNTA: ¿Cuáles son los salarios por cargo?

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta No. 4 Presenta por la Empresa de servicios temporales

EFICACIA

30. PREGUNTA: ¿La empresa temporal debe proveer Elementos de Protección Personal (EPP) al

personal en misión? En caso afirmativo, favor informar a qué cargos, qué elementos se deben entregar,

especificaciones técnicas de los mismos, cantidades y fechas en las cuales se deben entregar.

RESPUESTA Al igual que la dotación los elementos de protección personal (EPP), se entregarán únicamente

al personal que sea destinado para el área de mantenimiento, no obstante, se deja claridad que el personal a

contratar dentro de las regionales se destinara para la operación de la compañía y personal administrativo en

menor proporción.

31. PREGUNTA: ¿Es posible negociar el plazo de pago solicitado de 45 días a 30 días?

RESPUESTA Ver adenda

32. PREGUNTA: Sugerencia en tema de pólizas:

CUMPLIMIENTO: el % máximo podría ser el 15% del valor del contrato teniendo en cuenta la cuantía del mismo.

SALARIOS: el % máximo podría ser el 5% del valor del contrato teniendo en cuenta su monto y porque ya

contamos con la póliza ante el ministerio que afianza lo mismo

CALIDAD: El % máximo podría ser del 10% del valor del contrato teniendo en cuenta el monto del mismo.

RESPONSABILIDAD CIVIL: El % máximo podría ser el 10% del valor del contrato debido al monto del mismo.

MANEJO: 4-72 tendría la gobernabilidad de las personas y es quien debe establecer los respectivos controles

del personal a su cargo

¿Por qué el proveedor debe presentar este tipo de póliza?

RESPUESTA No procede la presente observación al considerar que Servicios Postales Nacionales S.A, es una

sociedad Pública con régimen de empresa Industrial y Comercial del Estado y en aras de garantizar los

intereses jurídicos patrimoniales, es fiel cumplidora de los amparos de garantías contractuales establecidos en

su Manual de Contratación, el cual establece como mínimo lo porcentajes y amparos establecidos en el pliego

de condiciones.

Con relación a la póliza de manejo global se solicita en virtud de garantizar por el posible detrimento patrimonial

de la Entidad y el proveedor debe presentar este tipo de póliza; toda vez que es quien ostenta la calidad de

empleador.

33. PREGUNTA: En lo referente a los conceptos de prestaciones sociales y demás acreencias laborales

que surjan al momento de presentarse la terminación del contrato de obra labor. ¿Estos serán

facturables una vez Servicios Postales Nacionales S.A. haya revisado los cálculos de las mismas y

sea acreditado el pago al colaborador?

RESPUESTA Si, dicha pregunta se complementa con la pregunta Número 16 y en la cual se da respuesta

34. PREGUNTA: ¿El pago de horas extras y su cálculo se realizarán según su salario, incluyendo

comisiones?

RESPUESTA Si, de acuerdo a lo estipulado en la normatividad legal vigente y en lo referente a las comisiones

se pagara al personal que tiene tipificado en sus funciones el poder ganar el concepto atado a tu productividad

35. PREGUNTA: Si las comisiones son basadas en pagos vencidos, con el propósito de garantizar el pago

total en la liquidación definitiva, se sugiere realizar el pago de las comisiones con base al promedio de

los últimos 2 o tres meses.

RESPUESTA, No, una vez se genere la terminación del servicio de una colaboración que cuente tipificación de

pago de comisiones, se solicitara al área correspondiente el reporte de novedades pendientes por liquidar con

el propósito de que en su liquidación queden pagados todos y cada uno de los estipendios pendientes por

liquidar.

36. PREGUNTA: Bonificaciones: Si el cliente en sus pagos contempla este rubro, importante que no sean

derivadas de su cumplimiento, de ser así estas deberán ser reconocidas como prestacionales.

RESPUESTA¸ SPN será discrecional en tomar la decisión si se llegase a pagar alguna bonificación que no esté

atada a las funciones y de la cual sea tipificada como salarial y no salarial.

37. PREGUNTA: Domingo habitual: Se debe Garantizar el reconocimiento de la habitualidad a partir de

laborar 3 domingos en el mismo mes, con su compensatorio.

RESPUESTA Si, de conformidad con la normatividad legal vigente

38. PREGUNTA: Contrato fines de semana: Se debe contar con la firma otro si donde se aclara el tipo de

contrato: Este debe ser medio tiempo a laborar en horas y días a laborar , puede ser por 24 para las

personas que laboren en el evento especial que se requiere para laborar los días jueves, viernes,

sábado y domingo, de conformidad a la norma se debe pagar así: 24 horas (jueves, viernes y sábado);

4 horas bajo el concepto de dominical proporcional reportado; 8 horas al 1.75% por ser domingo

habitual.

RESPUESTA, SPN no cuenta en la actualidad con este tipo de requerimientos y necesidades, en caso de

llegarlas a requerir estas deberán liquidarse de conformidad con la normatividad legal vigente.

39. PREGUNTA: Se debe garantizar el pago y afiliación oportuna, de los aportes correspondientes a

seguridad social, Cajas de Compensación y parafiscales.

RESPUESTA, Si, dicha información es verificada una vez se tramita la respectiva factura

40. PREGUNTA: Realizar el pago de liquidación de prestaciones sociales por terminación de contrato,

una vez este haya finalizado, de acuerdo a lo establecido por la legislación laboral vigente.

RESPUESTA, Si, todos los pagos deben ser realizados de conformidad con la normatividad legal vigente

41. PREGUNTA: Es muy importante la oportunidad en la notificación de los retiros y paz y salvos en el

mismo mes del retiro del trabajador lograremos el pago oportuno en la seguridad social y la liquidación

definitiva del trabajador.

RESPUESTA Si, no obstante la temporal deberá garantizar el pago de la liquidación de las prestaciones

sociales en los tiempos que la Ley lo exige, si bien se sabe la norma general no puede supeditar la particular.

42. PREGUNTA: Es importante garantizar los cálculos de la nómina junto con la correspondiente

imputación de novedades que se deban aplicar en el mes: Garantizar la completitud de las novedades

en el reporte de las novedades de nómina el proceso periódico, para garantizar la oportunidad en el

pago se requiere el reporte de las novedades de nómina por parte del cliente por lo menos 4 días

hábiles antes del pago (25) de cada mes.

RESPUESTA, Los tiempos para recepción de novedades de personal se establecen una vez se dé inicio al

contrato, lo cual permita el pleno y oportuno pago de nómina sin afectar la operación de la compañía, elaborando

un cronograma entre las partes y dando cumplimiento en los tiempos de respuesta

43. PREGUNTA: Con la finalidad de permitir mayor participación dentro de la presente licitación, les

solicitamos muy cordialmente modificar el indicador de liquidez a 1.30%.

RESPUESTA Ver adenda

44. PREGUNTA: ¿Es posible modificar el indicador de endeudamiento a 76%?

RESPUESTA Ver adenda

45. PREGUNTA: ¿Las hojas de vida y soportes del personal de soporte (gerente y demás), se deben

entregar junto con la oferta o sólo será presentado por el Oferente Seleccionado antes del inicio del

contrato?

RESPUESTA Las hojas de vida y soportes deben ser entregados junta con la oferta, una vez se de inicio al

contrato se realiza la presentación formal del personal que estará a distribuido en cada regional

46. PREGUNTA: ¿Podrían por favor especificar cada una de las ciudades en donde se debe contar con

sucursal, agencia u oficina?

RESPUESTA las oficinas deben estar situadas en las sedes principales de cada regional así:

REGIONAL SEDE

Eje cafetero Manizales

Noroccidente Medellín

Occidente Cali

Oriente Bucaramanga

Norte Barranquilla

47. PREGUNTA: ¿Las prestaciones sociales se facturarán mensualmente conforme a la provisión que por

ley se debe hacer?

REPUESTA Remitirse a la respuesta dada en la pregunta 16 de este set de observaciones

48. PREGUNTA: ¿La entrega de las bases de datos del personal a migrar, cuenta con las debidas

autorizaciones de la ley de Habeas Data?

RESPUESTA, Si

49. PREGUNTA: ¿Los descuentos a aplicar por retrasos o incumplimientos pueden aplicar sobre el AIU

que es el verdadero ingreso de la EST y no sobre el total de la facturación mensual? Toda vez que

más del 90% del valor de la facturación son pagos a terceros (salarios) y pagos al sistema de seguridad

social.

RESPUESTA Ver adenda

50. PREGUNTA: ¿Puede permitirse presentar certificaciones comerciales que no estén registradas en el

RUP?

RESPUESTA, No es procedente la observación dado que las certificaciones comerciales registradas en el RUP, permite a la Entidad una mayor garantía jurídica de las actividades comerciales del oferente, al momento de ser evaluada la propuesta.

51. PREGUNTA: ¿El AIU que se presente debe estar en el rango del 6 y 9%?

RESPUESTA, Si, el porcentaje de Administración está dentro del rango de 6 y 9, así mismo se contempla

máximo un decimal, ejemplo (6.5%), (8.9%), (7.2%)

52. PREGUNTA: ¿Las multas y penalidades pueden calcularse sobre el AIU que es el verdadero ingreso

de la EST?

RESPUESTA Ver Adenda

SERVILABOR SEÑORES SERVICIOS POSTALES NACIONALES: Reciban un cordial saludo, revisando el pliego tenemos las siguientes aclaraciones y observaciones a la convocatoria:

1. PREGUNTA: Solicitamos que en el punto del personal que atenderá la cuenta(13 profesionales) baste

con una carta firmada por nuestro representante legal con el compromiso serio y explícito de tener

este personal con los perfiles requeridos, ya que pueden haber cambios en el personal etc.

RESPUESTA, No, de conformidad a lo estipulado dentro del pliego de condiciones, es necesario que el oferente

presente bajo carta de cumplimiento y presentación de hojas de vida y soportes legales del personal que se

dispondrá para las labores en las regionales, si llegase a realizarse cambios de personal en las respectivas

regionales, dicha novedad deberá ser informada al supervisor del contrato bajo notificación oficial y

presentación de hoja de vida y soportes donde indiquen el nuevo profesional a cargo

2. PREGUNTA: Agradecemos informarnos si la oficina de Pereira puede ser válida en vez de Manizales

para este proceso

RESPUESTA, No, la respuesta se da en la pregunta No 3 realizada por la Empresa Temporal EFICACIA

3. PREGUNTA: Aprecio brindar tiempos estipulados de respuesta de proceso de poligrafía

RESPUESTA, los tiempos de respuesta deben ser de inmediato o máximo de un día

4. PREGUNTA: En los acuerdos de servicio se brindan los tiempos de respuesta estimados, agradezco

confirmar si este incluye: selección contratación inducción exámenes médicos visita domiciliaria y/o

poligrafía si es de esta forma estos tiempos no se podrían cumplir mínimo se requerirían 5 días hábiles

para estos procesos apreciamos puedan revisarlo

RESPUESTA Si, la respuesta se da en la pregunta No 1 realizada por la Empresa Temporal EFICACIA

5. PREGUNTA: Examen de básico de ingreso y egreso: ¿se factura a servicios postales? O está incluido

dentro de AIU

RESPUESTA, la Empresa de servicios temporales es la encargada de realizar los exámenes de ingreso, egreso

sin cargo a la entidad

6. PREGUNTA: Exámenes como serologías, audiometrías, alturas y todos los adicionales al de ingreso

se facturan a SERVICIOS POSTALES +AIU o se deben incluir dentro del AIU ofertado por la EST

RESPUESTA, No son facturables a SPN, estos se encuentran incluidos dentro del porcentaje de administración

que oferte la Empresa de servicios temporales

7. PREGUNTA Si se requieren valores adicionales horas de consultor para hacer parametrizaciones de

nómina los asume la EST o se traslada el costo a Servicios postales. Agradecemos informarnos qué

tipo de parametrizaciones serían

RESPUESTA, No son facturables a la entidad ya que la Empresa de servicios temporales, debe contar con el

personal idóneo y las herramientas tecnológicas adecuadas para el cabal cumplimiento de servicio, así mismo

para realizar la socialización y empalme en lo que respecta a procesos de nómina y parametrización de la

misma

8. PREGUNTA Se menciona realizar unos estudios de mercado en tema capacitación esto debe ir dentro

de la oferta o es una información pos contractual

RESPUESTA, en cuanto a las cotizaciones y estudio de mercado para temas de capacitación a realizar al

personal en misión, son solicitudes que se realizan una vez inicie el contrato y bajo previa autorización del

supervisor del contrato, mediante notificación escrita

9. ¿PREGUNTA La dotación la compra la temporal y se refactura a SERVICIOS POSTALES?

Agradecemos su aclaración

RESPUESTA, Si, la Empresa de servicios temporales comprara y entregara al personal en misión la dotación,

esta debe ser facturada a Servicios Postales Nacionales S.A.

10. PREGUNTA: ¿Hay actividades de bienestar aparte que sean refacturables a SERVICIOS

POSTALES?

RESPUESTA, Si, son aquellas actividades solicitadas ÚNICAMENTE por el supervisor del contrato bajo

notificación escrita y las cuales requieren de 3 cotizaciones mínimas, estas son prestadas por un tercero

11. PREGUNTA: En temas de viáticos: # viáticos al mes, semana y valor $ aproximado como es el manejo

de legalización

RESPUESTA, la solicitud de viáticos es realizada por el personal en misión que tiene a cargo la temporal, este

realizara al respectivo pago de acuerdo a lo estipulado en costos y tiempos, se asignara una tabla con montos

que se entrega por parte de gestión humana.

12. PREGUNTA: Para el proceso de migración se requeriría por lo menos una semana agradecemos

puedan extender este plazo

RESPUESTA, De acuerdo al cronograma establecido dentro del pliego de condiciones y la adjudicación del

contrato se podrá conocer los tiempos reales con los que se cuenta para realizar la migración

13. PREGUNTA: Solicitamos aclarar si interpretamos bien se presenta un valor único de AIU% entre el 6

%y 9 %, además piden oferta económica en $ consideramos que con el AIU bastaría este punto

RESPUESTA, la oferta económica hace referencia al porcentaje de administración que será presentado por el

proponente; así mismo se presenta que el porcentaje a ofertar se encuentra entre el 6% y el 9% en los cuales

se puede contemplar máximo un decimal, ejemplo (6.5%),(7.1%), (8.9%)

14. PREGUNTA: Solicitamos revisar porcentajes de garantías pólizas, nos parecen bastante altos y en la

costumbre estos no pasan del 10% agradecemos acoger esta solicitud

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta No. 32 presentada por la Empresa de servicios temporales

EFICACIA

15. PREGUNTA: Solicitamos que él % de multas penalizaciones se apliquen sobre AIU y no sobre

facturación ya que podría haber un desequilibrio económico en el contrato

RESPUESTA, Ver adenda

16. PREGUNTA ¿SERVICIOS POSTALES cubre 1 y 2 día incapacidad general y 1 día accidente de

trabajo?

RESPUESTA, No, la Empresa de servicios temporales deberá pagar sus incapacidades de conformidad como

lo establece la norma laboral vigente en lo referente a seguridad social y si la ausencia del colaborador en

misión no es cubierta por temas de prestación de servicio, no podrá ser facturable a SPN

17. PREGUNTA Que pasa con el personal al finalizar el contrato que tenga una situación de debilidad

manifiesta por estabilidad reforzada salud o maternidad

RESPUESTA, Se da claridad que dentro del pliego de condiciones en su numeral 2. CONDICIONES TÉCNICAS

DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, acápite (T) PROCESO DE MIGRACIÓN, NOTA 2 se da informa que:

“Una vez finalizado el contrato, el contratista asumirá por su propia cuenta, bajo su total responsabilidad

laboral, jurídica y empresarial la carga prestacional social de los trabajadores contratados”

18. PREGUNTA Como es el manejo de cobro de incapacidades

RESPUESTA, el cobro de incapacidades debe estar a cargo del empleador (la Empresa temporal)

19. PREGUNTA: ¿Se puede revisar pago de facturas a 30 días? Se requiere un gran esfuerzo de caja por

el tema de pago de viáticos etc. Apreciamos tener en cuenta esta solicitud

RESPUESTA, ver Adenda

VEEDOR CIUDADANO NICOLÁS BECERRA

Señores

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.

Bogotá

“Contratar una empresa de servicios temporales, que preste el servicio de suministro de personal en misión, para colaborar

temporalmente en el desarrollo de las actividades de servicios postales nacionales y cubrir las regionales así: regional

Noroccidente, sede Medellín (Antioquia y Chocó); regional Eje Cafetero, sede Manizales (caldas, Quindío y Risaralda);

regional occidente, sede Cali (valle del cauca, cauca, Nariño y putumayo); regional oriente, sede Bucaramanga (Santander,

Norte de Santander, Cesar y Arauca) y Regional Norte, sede Barranquilla (Atlántico, Bolívar, Córdoba, Guajira, Magdalena

y Sucre), y sus regiones y zonas aledañas”

Siendo este el periodo para realizar observaciones al pliego de condiciones realizamos las siguientes:

1. PREGUNTA: Numeral: “1.29 FORMA DE PAGO. El pago se efectuará a los cuarenta y cinco (45) días

calendario siguiente a la correcta presentación de la factura, adjuntando los siguientes documentos:

a) Constancia suscrita por el supervisor del contrato, en la que se señale que EL CONTRATISTA

cumplió a satisfacción de la ENTIDAD, con las obligaciones pactadas. b) La certificación expedida por

el Revisor Fiscal o representante Legal, que acredite que EL CONTRATISTA se encuentra a paz y

salvo por concepto de pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social y de los

Aportes Parafiscales a que haya lugar de los empleados a su cargo, adjuntando el soporte resumen

de pago de la planilla única pila de acuerdo con lo señalado en la Ley 789 de 2002.

Este periodo para realizar los pagos general costos financieros demasiado elevados los cuales afectan la

rentabilidad del negocio adicional

RESPUESTA, ver Adenda

2. PREGUNTA: En el Numeral “2.1 CONDICIONES TÉCNICAS, CANTIDADES, CALIDADES DEL BIEN

Y/O SERVICIOS A CONTRATAR DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO. H) PARÁMETROS DE

NÓMINA Y COMPENSACIÓN

Lo aquí requerido crea un tiempo adicional a la radicación de la factura creando un tiempo adicional y ya no

seria 45 si no 60 días aproximadamente, solicitamos a la entidad reevaluar la condición de forma de pago pues

afecta la rentabilidad del negocio y puede generar detrimento patrimonial.

RESPUESTA, la presentación de las facturas, se realiza al área encargada de revisión, una vez revisadas y

aprobadas por el supervisor del contrato, son radicadas oficialmente a las áreas respectivas, los tiempos de

pago empiezan a contar una vez la factura se radica en el área de contabilidad

3. PREGUNTA: En el subnumeral “O) MANEJO DE DOTACIONES El oferente deberá adjuntar a la oferta

documento escrito en el que se comprometa a cumplir todos y cada uno de los siguientes

requerimientos:

a) La adquisición, administración y suministro de la dotación estará a cargo de la Temporal, cumpliendo

con la entrega de dotación de acuerdo con los criterios entregados por Servicios Postales Nacionales

S.A, respetando los modelos, colores, confección e imagen corporativa. (fichas técnicas entregadas

por Servicios Postales Nacionales S.A. al momento del inicio del contrato). Las prendas que lleven

logo deberán llevar adicional la palabra “CONTRATISTA” y el nombre de la Empresa de Servicio

Temporal.

b) f) El costo y el servicio de entregar la dotación, estará sujeto a cobro de Administración, (A.), por parte

de la temporal.”

¿Por favor aclarar si el costo de la dotación es a cargo de la entidad?

RESPUESTA, se da respuesta en la pregunta No. 9 emitida por la empresa de servicios temporales

SERVILABOR

4. PREGUNTA: En el subnumeral “P) BIENESTAR SOCIAL El oferente deberá adjuntar a la oferta

documento escrito en el que se comprometa a cumplir todos y cada uno de los siguientes

requerimientos:

Destinará como mínimo el uno punto cinco por ciento (1.5%) de presupuesto total adjudicado, para desarrollar

las actividades establecidas en el ítem anterior. Actividades de bienestar laboral, cultural, recreación, deporte,

capacitación y seguridad y salud en el trabajo, las cuales se deberán certificar con el registro de asistencia,

estas se coordinarán y aprobarán por el supervisor del contrato.”

Por favor aclarar si el 1.5% se facturara a la entidad y si genera cobro de Administración.

RESPUESTA, Si, las actividades destinadas para bienestar laboral, cultural, recreación, deporte, capacitación

y seguridad y salud en el trabajo son facturadas a la entidad, sin embargo es de aclarar que solo se ejecutaran

actividades del 1.5% bajo autorización y notificación por escrita por parte del supervisor del contrato.

5. PREGUNTA: en el subnumeral “B) VALORES AGREGADOS BIENESTAR SOCIAL (30 PUNTOS)

Para desarrollar actividades de capacitación, bienestar social, familiar, laboral, cultural, de recreación, seguridad

y salud en el trabajo y deporte. Se otorgará un máximo de treinta (30) puntos, al proponente que destine entre

el 0.1% y 0.5% sin que afecte el presupuesto oficial (sin generar costos para la entidad y que el mismo esté por

fuera del presupuesto asignado). La calificación se dará de forma proporcional de acuerdo a las propuestas

presentadas y con base en el siguiente cuadro de calificación, para lo cual el oferente allegará documento

escrito en donde manifieste obligarse en el porcentaje que considere con el título “VALOR AGREGADO: para

desarrollar actividades de capacitación, bienestar social, familiar, laboral, cultural, de recreación y deporte”

¿Este requerimiento es sobre el valor de la administración?

Los requerimientos de bienestar son demasiado altos, solicitamos a la entidad reevaluar estos requerimientos.

RESPUESTA, El valor agregado de bienestar social se toma del total del presupuesto

6. PREGUNTA en las CONDICIONES FINANCIERAS.

a. La entidad está solicitando que las empresas tengan un índice de liquidez cuando las empresas de

este sector por la actividad que desarrollan generalmente se encuentran entre un 75% y un 80%,

solicitamos a la entidad reevaluar este indicador y ajustarlo a uno más acorde con el sector.

b. La entidad está solicitando que las empresas tengan un nivel de endeudamiento del 60% cuando las

empresas de este sector por la actividad que desarrollan generalmente se encuentran entre un 75% y

un 80%, solicitamos a la entidad reevaluar este indicador y ajustarlo a uno más acorde con el sector.

RESPUESTA, ver Adenda

7. PREGUNTA En el subnumeral “8. MULTAS.

“En caso de mora para efectuar la entrega en el lugar y dentro del término pactado o del incumplimiento parcial

de las obligaciones por parte de EL CONTRATISTA, LA ENTIDAD podrá imponerle multas diarias sucesivas,

equivalentes al dos por mil (2x1000) sobre el valor total del contrato, sin que excedan de un monto igual al diez

por ciento (10%) de este valor.”

La entidad causa multas hasta por el 10% del contrato, en el pliego el techo para presentar ofertas es del 9%,

en caso de aplicar una multa al oferente adjudicatario el contrato, las mismas estarían por encima de la

administración, además tener en cuenta que el pago es a 60 días mínimo, (lo que genera un costo financiero

de 2%), solicitamos a la entidad reevaluar este requisito.

RESPUESTA Ver adenda

8. PREGUNTA En el subnumeral “GARANTÍA CONTRACTUALES EL CONTRATISTA seleccionado,

deberá constituir una póliza a favor de Entidades Públicas con régimen privado de contratación, dentro

de los cinco (5) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, a favor de Servicio Postales

Nacionales S.A, en la cual consten los siguientes amparos:

Cumplimiento, en cuantía equivalente al cuarenta (40%) del valor del contrato con una vigencia igual a la de este

y seis (6) meses más.

Calidad del servicio, en cuantía equivalente al veinte cinco (25%) del valor del contrato con una vigencia igual a

la de este y seis (6) meses más.

Salarios y prestaciones sociales: en cuantía equivalente al treinta (30%) del valor del contrato con una vigencia

igual a la de este y tres (3) años más.

Responsabilidad Civil Extracontractual, en cuantía equivalente al veinte (20%) del valor del contrato con una

vigencia igual a la de este: en la cual cuente con los siguientes amparos como mínimo: daños patrimoniales y

extra patrimoniales sin sublimites, responsabilidad civil patronal sin sublimites, vehículos propios y no propios sin

sublimites sin sublimites

Manejo Global, Debe amparar los riesgos que impliquen menoscabo de los fondos o bienes de propiedad de

Servicios Postales Nacionales S.A., bajo el desarrollo del objeto del contrato, ocasionado por los aliados

estratégicos en la prestación de su labor bajo la cual fue contratado por la Empresa de Servicios Temporales, el

valor asegurado será por CIEN MILLONES DE PESOS ($100.000.000) con una vigencia anual con su respectiva

renovación hasta la vigencia de término de ejecución del contrato, cuyo tomador será la Empresa de Servicio

Temporal y el asegurado y beneficiario Servicios Postales Nacionales S.A.

El deducible de la presente póliza no podrá ser superior al diez (10) porciento de la perdida mínimo un salario mínimo legal mensual

vigente (S.M.L.M.V).

NOTA: La constitución de la presente póliza no exime de responsabilidad al contratista de las pérdidas o detrimento patrimonial derivado

de las actuaciones de sus trabajadores en misión.”

La entidad incremento desproporcionado en los porcentajes asegurados puesto que lo que generalmente

solicitan todas las entidades es entre el 10% y 20%, esto incrementa el costo de las mismas, además revisando

procesos anteriores de la entidad vemos que los mismos están en estos porcentajes, y la póliza de manejo

global la incrementaron en un 100% del proceso anterior a este.

RESPUESTA Se da respuesta en la pregunta No. 32 presentada por la Empresa de servicios temporales

EFICACIA

SERDAN

Buenas Tardes

Reciba un cordial saludo,

En atención a los pliegos de condiciones y al cronograma me permito compartir nuestras inquietudes, estaremos

atentos a su respuesta.

1. PREGUNTA: ¿Los test de integridad, confiabilidad y lealtad, serán facturados a 4-72 más el AIU

pactado?

RESPUESTA, No, los costos son asumidos por la Empresa de servicios temporales

2. PREGUNTA: ¿Las Visitas Domiciliarias y pruebas polígrafo, serán facturados a 4-72 más el AIU

pactado?

RESPUESTA, No, de acuerdo al pliego de condiciones en el numeral 2. CONDICIONES TÉCNICAS DE

OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, en su acápite D), PROCESOS DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE

PERSONAL EN MISIÓN, numeral 16 se aclara que:

“Autorización y la realización de visita domiciliaria a todo el personal requerido la cual deberá ser realizada

una vez al año. El costo de la visita domiciliaria será asumido por la Empresa de Servicios Temporales sin

que sea re facturado a la entidad.”

3. PREGUNTA: ¿La dotación y elementos de protección personal serán facturados a 472 más el AIU

pactado?

RESPUESTA, Si, de da respuesta dentro la pregunta No. 9 presentada por la empresa de servicios temporales

SERVILABOR.

4. PREGUNTA: Actualmente tenemos sede principal de nuestra organización en la ciudad de Pereira,

solicitamos por favor sea aceptada y homologada con la sede solicitada en los pliegos en el regional

Eje Cafetero ciudad de Manizales, brindando la misma cobertura solicitada por 4-72.

RESPUESTA, No. Se da respuesta dentro de la pregunta No. 3 presentada por la Empresa de servicios

temporales EFICACIA

5. PREGUNTA: Solicitamos por favor sea eliminado de los parámetros de nómina y compensación el

literal K, contar con un fondo de empleados, ya que limita la pluralidad en la presente licitación.

RESPUESTA, se da respuesta en la pregunta No 4 presentada por la empresa de servicios temporales

SERDAN

6. PREGUNTA: ¿Los exámenes médicos ocupacionales y especializados serán asumidos y facturados

a 4-72?

RESPUESTA, No, la Empresa de servicios temporales asumirá el cargo de realización de exámenes médicos

al personal en misión

7. PREGUNTA: Por favor confirmar los cargos a los cuales se le deben realizar estudios de integridad,

pruebas polígrafo y visita domiciliaria, también informar la cantidad de personas por cargo y el % de

rotación de estos cargos.

RESPUESTA, Se da repuesta en la pregunta No. 8 presentada por la Empresa de servicios temporales

EFICACIA

8. PREGUNTA: Para los tiempos de respuesta para el suministro de personal solicitamos aumentarlo

por lo menos en 2 días hábiles adicionales, ya que en exámenes médicos y visitas domiciliarias se

puede llegar a tardar 2 días hábiles.

RESPUESTA, Se da respuesta en la Pregunta No 2 presentada por la Empresa de servicios temporales

EFICACIA

9. PREGUNTA: Solicitamos por favor sea eliminado de los parámetros de nómina y compensación el

literal K, contar con un fondo de empleados, ya que limita la pluralidad en la presente licitación.

RESPUESTA se da respuesta en la pregunta No 4 presentada por la empresa de servicios temporales SERDAN

10. PREGUNTA: ¿Las Capacitaciones serán facturadas más el AIU correspondiente?

RESPUESTA, No, solamente se facturarán las capacitaciones que sean solicitadas por el supervisor del

contrato y las cuales contengan las tres cotizaciones y el respectivo estudio de mercado requerido.

11. PREGUNTA: Por favor informar las capacitaciones que están establecidas dentro del programa de

SPN para el área de desarrollo organizacional.

RESPUESTA¸ La elaboración del programa de capacitaciones para la Empresa de servicios temporales, se

realiza una vez se dé inicio al contrato

12. PREGUNTA: ¿Cómo se desea la celebración de los cumpleaños en cada sede, debe incluir pastel y

detalle o como lo manejan actualmente?

RESPUESTA, Es autonomía de la Empresa de servicios temporales la modalidad de celebración de

cumpleaños.

13. PREGUNTA: El desembolso de los viáticos y gastos de viaje será responsabilidad de la EST, como

se facturará esto 4-72

RESPUESTA, Una vez sean cancelados a los empleados, se realizará un cierre de mes, en donde se detalle

por proceso los viáticos y tiquetes pagados por la temporal y los cuales son objetos de facturación a la entidad

14. PREGUNTA: Buscando una mayor participación y pluralidad, acogiéndose a los indicadores de las

empresas prestadoras del servicio de temporalidad solicitamos se modifique los siguientes indicadores

financieros:

Indicador Criterio definido en los

pliegos Solicitud de

Cambio

Liquidez ≥ 1.60 ≥ 1.27

Capital de trabajo ≥ 30% ≥ 20%

RESPUESTA, ver Adenda

15. PREGUNTA: Para los indicadores financieros puntualmente en el caso de consorcios y uniones

temporales, se solicita la entidad que para el cálculo de indicadores la evaluación se realice como

unión temporal no de manera individual, con el fin de apalancarse y cumplir con los requisitos como

un solo proponente.

RESPUESTA Ver adenda

16. PREGUNTA: Solicitamos saber el número de personas por cago y la dispersión por sede.

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta No 4 presentada por la empresa de servicios temporales

EFICACIA

17. PREGUNTA: ¿Los viáticos para realizar las visitas exclusivas para las labores en seguridad y salud

en el trabajo, serán asumidos por el cliente? (DP_PROCESO_33395726 Pagina 13)

RESPUESTA, El personal Técnicos en SST que hace parte de la temporal y la cual presta los servicios para la

misma; las actividades y costos de traslados deberán ser asumidos por la Empresa temporal.

18. PREGUNTA: ¿La inversión del 10% de aportes a la ARL serán invertidos únicamente a las actividades,

charlas, inspecciones que se realicen solamente con 472? (DP_PROCESO_33395726 Pagina 15)

RESPUESTA, las actividades a realizar deben estar enfocadas y bajo requerimiento por el área encargada de

SPN, dichas actividades deberán realizarse donde la Empresa de servicios temporales tenga cobertura, así

mismo se deberá llevar un cronograma del cumplimiento del 10%

19. PREGUNTA: ¿Quién realizara las alcoholimetrías a los colaboradores en misión?

(DP_PROCESO_33395726 Pagina 15)

RESPUESTA, El personal Técnicos en SST a cargo de la temporal y los cuales se ubicaran en las sedes

principales de cada una de las regionales

20. PREGUNTA: Se solicita la disminución de la cobertura de las diferentes pólizas solicitadas al 20% del

valor del contrato sin IVA

RESPUESTA Se da respuesta en la pregunta No. 32 presentada por la Empresa de servicios temporales

EFICACIA

21. PREGUNTA: Se solicita que el pago de las facturas se haga dentro de los 30 días siguientes a la

radicación de la factura.

RESPUESTA, ver Adenda

22. PREGUNTA: Se solicita que se fije un plazo de 3 días para la emisión de la constancia de la factura

por parte del supervisor y de la certificación de la misma por parte del revisor fiscal

RESPUESTA, Los tiempos de revisión y aprobación de factura se encuentran estipulados de manera interna

para dar cumplimiento en los tiempos de radicación de facturas estipulados por la Jefatura nacional de

contabilidad de SPN

23. PREGUNTA: ¿El contrato tiene prórroga automática?

RESPUESTA, Se aclara que el contrato no está sujeto a prórrogas automáticas por la naturaleza del mismo;

no obstante, la Entidad tiene la facultad de realizar adición y prórrogas, previa justificación de la conveniencia de las mismas.

24. PREGUNTA: Se solicita que se elimine el numeral 8. Multas, al existir el numeral 7. Descuentos por

niveles de servicios que funge también como multa.

RESPUESTA, Ver adenda

25. PREGUNTA: ¿Cuál es el mencionado debido proceso para los descuentos por sobrefacturación?

RESPUESTA, Se encuentra estipulado en el numeral 7 “DESCUENTOS POR NIVELES DE SERVICIOS”, página 63 y 64 del Pliego de Condiciones, el cual señala: PROCEDIMIENTO PARA DESCONTAR POR NIVELES DE SERVICIO.- No obstante lo anterior, en caso de cualquier presunto incumplimiento o retraso por parte de EL CONTRATISTA, LA ENTIDAD deberá efectuar la respectiva reclamación escrita con el fin de que EL CONTRATISTA cumpla con lo pactado en el Contrato, para lo cual dentro de los diez (10) días siguientes deberá presentar a LA ENTIDAD los descargos respectivos, los cuales serán discutidos por las partes para documentar la decisión que se adopte en torno a la imposición de los descuentos respectivo. En todo caso, los descuentos no serán impuestos en todos aquellos eventos en los cuales el incumplimiento se deba a acciones u omisiones imputables a LA ENTIDAD Es de aclarar, que el citado procedimiento se aplicará de la misma manera para los descuentos por

sobrefacturación

26. PREGUNTA: Se solicita que la causal de terminación g. (por cualquier motivo con aviso de 30 días)

sea para ambas partes.

RESPUESTA, No procede la observación, teniendo en cuenta que Servicios Postales Nacionales S.A, en

calidad de contratante tiene como finalidad cumplir la cobertura, el acceso y la eficiencia del servicio público

postal.

27. PREGUNTA: Se solicita que se incluya causal de terminación por no pago de 2 por parte de la

contratante.

RESPUESTA, No procede la observación, teniendo en cuenta que Servicios Postales Nacionales S.A, en

calidad de contratante tiene como finalidad cumplir la cobertura, el acceso y la eficiencia del servicio público

postal.

Es de aclarar que la orden de pago estará sujeto al debido diligenciamiento y presentación de la respectiva

factura y la Entidad se sujetará a lo contemplado en la “Forma de Pago”.

28. PREGUNTA: Solicitamos por favor nos compartan los salarios por cargo y el número de personas que

están previstas sean contratadas, y la dispersión para poder realizar una propuesta acertada. (Una

nómina real)

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta No 4 presentada por la empresa de servicios temporales

EFICACIA

29. PREGUNTA: Cuál es el % de ausentismo mensual para los años 2015 y 2016 Personal en misión?

RESPUESTA, 10% para el 2015 y 12.5% para el 2016

30. PREGUNTA: Cuál es el % de rotación mensual para 2015 y 2016?

RESPUESTA, se presenta un promedio entre los años 2016 y 2016 de rotación del 33%.

31. PREGUNTA: ¿El proceso de selección las entrevistas personalizadas, semiestructuradas estarán a

cargo de la empresa usuaria?

RESPUESTA, Los procesos de selección y contratación hacen parte de la temporal

32. PREGUNTA: Se pueden realizar procesos de selección vía telefónica y/o virtual?

RESPUESTA, Depende del lugar y dichos procesos serán avalados por el área encargada y en común acuerdo

y de previo AVAL de la dirección nacional de gestión humana

33. PREGUNTA: El plan de inducción puede ser virtual.

RESPUESTA, No, ya que, para presentar los informes mensuales de ejecución, se deben anexar los

respectivos registros de asistencia, informando que se realizó de manera efectiva la inducción del personal

34. PREGUNTA: ¿El reporte a desvinculación de empleados se debe realizar con un tiempo prudente

para evitar sobrecostos, cual es el tiempo propuesto por la empresa usuaria?

RESPUESTA, la empresa de servicios temporales es responsable de este personal, no obstante y como lo que

se adquiere con la presente convocatoria es una prestación de servicio, SPN informara la terminación del

servicio, de acuerdo al establecimiento del cronograma a realizar una vez inicie el contrato

35. PREGUNTA: Al momento de la contratación 4-72 proporcionará la probable fecha de desvinculación

RESPUESTA, No, esta decisión está atada a la prestación del servicio

36. PREGUNTA: Es posible conocer los cargos a los cuales se les debe realizar Polígrafo de pre-empleo

y recurrentes y/o pruebas de seguridad

RESPUESTA, Ver Anexo cargos críticos

37. PREGUNTA: Actualmente con negocios similares se maneja autorización de descuento firmado por

los trabajadores, pero gestionado directamente por la empresa usuaria, adicionalmente se puede dejar

en el contrato laboral indicando que cualquier tipo de descuadre o perdida de alguna herramienta de

trabajo será descontado

RESPUESTA, Si, la Empresa de servicios temporales es responsable de sus colaboradores

38. PREGUNTA: Se manejará en la nómina algún tipo de pago de terceros: Libranzas, fondo de

empleados, medicina prepagada, etc

RESPUESTA, Si,

39. PREGUNTA: ¿Qué conceptos legales y extralegales de nómina se cancelan? Comisiones,

bonificaciones, transporte extralegal.

RESPUESTA, Comisiones y bonificaciones en algunos casos puntuales

40. PREGUNTA: ¿Qué tipos de salarios tendremos? ¿Básico, ¿Integral, por horas?

RESPUESTA, Básico

41. PREGUNTA: ¿Se requiere paz y salvo para tramitar la liquidación?

RESPUESTA, Si

42. PREGUNTA: Cómo será la centralización para el proceso de radicación y cobro del servicio

RESPUESTA, La presentación de facturas se realiza al área encargada (gestión Humana), para realizar la

respectiva revisión, aprobación y vistos buenos por parte del supervisor del contrato, una vez aprobadas las

facturas se procede a realizar la radicación efectiva de las mismas.

43. PREGUNTA: En su condición de empresa usuaria acepta que se pacte como causal de terminación

del contrato la mora en el pago de dos o más facturas

RESPUESTA, No, se da respuesta en la pregunta No. 27 de esta misma Empresa temporal

44. PREGUNTA: Reconocerá las prestaciones sociales del personal en licencia de duelo o de maternidad

o de cualquier otra decretada por ley y no cubierta por el sistema de seguridad social

RESPUESTA¸ Si,

45. PREGUNTA: Existe alguna política respecto a la evaluación de candidatos que ya hubiesen trabajado

con la empresa usuaria

RESPUESTA, Si, la Empresa de servicios temporales deberá solicitar el aval a la dirección nacional de gestión

humana cuando se requiera contratar un personal en misión que ya con antelación presto sus servicios en

misión para SPN

46. PREGUNTA: Cuál es el histórico de nivel de accidentalidad

RESPUESTA, Se presenta a continuación el registro de accidentes en las regionales durante el año 2017

MES No ACCIDENTES TASA

ACCIDENTALIDAD S.I. C.I. TOTAL

ENERO 0 5 5 0,45%

FEBRERO 0 4 4 0,48%

MARZO 2 2 4 0,48%

ABRIL 0 4 4 0,71%

MAYO 0 5 5 0,59%

JUNIO 2 9 11 1,28%

JULIO 1 8 9 1,05%

AGOSTO 0 5 5 0,60%

S.I : ACCIDENTE SIN INCAPACIDAD.

C.I: ACCIDENTE CON INCAPACIDAD.

T.A: TASA DE ACCIDENTALIDAD.

47. PREGUNTA: Qué tipo de riesgo de ARL maneja el personal

RESPUESTA, Nivel IV

48. PREGUNTA: Las sustituciones de Empleados por motivo de ausencia, enfermedad licencias y/o

vacaciones serán facturadas a la Empresa Usuaria más el AIU correspondiente

RESPUESTA, Si, siempre y cuando se cubra la ausencia en los tiempos requeridos

49. PREGUNTA: Nos podrían indicar si en caso de efectuarse adjudicación a favor, se tienen contemplado

migración de personal al inicio de la ejecución del contrato, en caso de ser así no se recibirán personas

con fuero de maternidad, por enfermedad, minusvalía o por encontrarse en debilidad manifiesta.

RESPUESTA, Una vez iniciado el proceso de migración, la temporal es autónoma de recibir o negar la

migración de personal con estabilidad laboral reforzada, sin embargo, se da claridad que dentro del pliego de

condiciones en su numeral 2. CONDICIONES TÉCNICAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, acápite (T)

PROCESO DE MIGRACIÓN, NOTA 2 se estipula que:

“Una vez finalizado el contrato, el contratista asumirá por su propia cuenta, bajo su total responsabilidad

laboral, jurídica y empresarial la carga prestacional social de los trabajadores contratados”

50. PREGUNTA: ¿Se requiere Seguro colectivo de vida? será facturado de forma adicional más AIU

RESPUESTA, No es facturable a la entidad, sin embargo, es discrecional del empleador otorgar dicho seguro

51. PREGUNTA: ¿Qué tipo de conceptos prestacionales y no prestaciones se pagan en nómina, la

periodicidad de pago y si son por convención colectiva, y los otros si ellos manejan algún tipo de

descuento especial en nómina??

RESPUESTA, las prestaciones sociales son las contempladas bajo la normatividad laboral vigente, por ende

no se pagan conceptos no prestacionales por convención colectiva, de requerir el pago de una bonificación

adicional esta será avalada desde la dirección nacional de gestión humana

52. PREGUNTA: Solicitamos que la empresa usuaria nos compartiera un histórico de una nómina para

poder dimensionar de manera correcta el servicio, ya que no se sabe el número de personas

mensuales por locación, el promedio de personal ni de salarios que estaría vinculado con nosotros en

un periodo de tiempo determinado.

RESPUESTA, No, por seguridad de información no se entrega dicho requerimiento

53. PREGUNTA: ¿Dentro de la facturación mensual, se van a incluir las provisiones de vacaciones,

liquidaciones, cesantías, intereses de cesantías y primas? De lo contrario por favor especificar la forma

de facturar estos conceptos.

RESPUESTA, No, se da respuesta en la pregunta No. 16 Presentada por el Empresa de servicios temporales

EFICACIA

54. PREGUNTA: Cómo se acordará y asumirá las mujeres que sean vinculadas a laborar y en vigencia

del contrato de trabajo queden en estado de embarazo, pues no pueden ser desvinculadas hasta que

finalicen su periodo de lactancia, mínimo 180 días después del parto

RESPUESTA, la empresa de servicios temporales es responsable de este personal, no obstante y como lo que

se adquiere con la presente convocatoria es una prestación de servicio, si las mismas cumplen con los

requerimientos y estándares exigidos por SPN podrán seguir laborando en misión para la misma.

55. PREGUNTA: Cómo se acordará y asumirá las personas que se encuentren incapacitadas, con

recomendaciones médicas o en términos generales con una condición médica especial, pues no

pueden ser desvinculadas, por el contrario, deben adaptárseles sus funciones para que puedan

continuar sus labores sin que se les vea afectada su salud

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta No. 49 de este mismo set de observaciones

56. PREGUNTA: Cuál será el procedimiento para que en los contratos que se pacten por el término que

dure la obra o labor, se envíe por parte de la empresa usuaria la información evidenciándonos que se

terminó la obra o labor para la cual fue contratado

RESPUESTA, la Empresa de servicios temporales deberá emitir contratos por obra labor, los cuales deberán

estar atados a la correcta prestación del servicio.

57. PREGUNTA: cuál será el procedimiento para realizar seguimiento disciplinario a los trabajadores en

misión, pues es necesario que la empresa usuaria nos reporte las faltas cometidas por el trabajador,

de manera inmediata al acontecimiento de los hechos, remitiendo los soportes probatorios necesarios

para proceder con la realización de diligencia de descargos

RESPUESTA, SPN reportara a la EST todos los incidentes que tengan que ver con los colaboradores en misión

para que la misma inicie el correspondiente proceso administrativo laboral a que haya lugar

58. PREGUNTA: Cuál sería el procedimiento en caso que no proceda terminación por justa causa y no se

pueda acordar con el trabajador en misión desvinculación por mutuo acuerdo y la empresa usuaria

insista en no continuar con el vínculo laboral

RESPUESTA, Servicios Postales Nacionales S.A, se sujetará a lo estipulado en lo consagrado en la normatividad laboral vigente.

59. PREGUNTA: Cuál será el manejo del personal con estabilidad laboral reforzada una vez termine el

contrato comercial, la empresa usuaria los seguirá asumiendo económicamente hasta que dichos

estados especiales terminen, independientemente que el contrato comercial termine

RESPUESTA, Si, la respuesta es dada en la pregunta No. 49 del mismo set de observaciones

60. PREGUNTA: Cómo se controlará que la devolución de herramientas o elementos de trabajo por parte

del colaborador sea efectiva y no generé riesgos laborales por un descuento erróneo en su liquidación

en caso de que el trabajador no devuelva los mencionados

RESPUESTA¸ Mediante paz y salvo, la Empresa de servicios temporales debe velar que el personal retirado

haga entrega efectiva de los elementos entregados al inicio del mismo

61. PREGUNTA: Con cuántos días de anticipación la empresa usuaria informa por escrito a la EST el

retiro por terminación de la obra o labor de los trabajadores

RESPUESTA la empresa de servicios temporales es responsable de este personal, no obstante y como lo que

se adquiere con la presente convocatoria es una prestación de servicio, SPN informara la terminación del

servicio, de acuerdo al establecimiento del cronograma a realizar una vez inicie el contrato

62. PREGUNTA: En los casos de que se informe por parte de la empresa usuaria el mismo día la

necesidad de desvincular a un trabajador en misión y por razones logísticas no sea posible la

notificación la empresa usuaria asumirá el pago de un día más de salarios

RESPUESTA, Si, siempre y cuando el colaborador haya prestado el servicio efectivo durante ese día.

63. PREGUNTA: Al finalizar el contrato comercial que tratamiento se daría a trabajadores asignados al

servicios que ostenten fuero circunstancial

RESPUESTA, los trabajadores en misión y los cuales se encuentren vinculados a la temporal no cuentan con

fuero circunstancial.

64. PREGUNTA: Al finalizar el contrato comercial la Empresa cliente dispondrá de puestos de trabajo para

aquellos trabajadores que por los fueros que ostentan no pueden ser despedidos

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta 64 de este mismo Set de observaciones

65. PREGUNTA: Tienen Sindicato

RESPUESTA, Si, sin embargo, el personal en misión y los cuales se encuentren vinculados a la temporal no

cuentan con fuero circunstancial.

66. PREGUNTA: Que disposición se tendrá con aquellos trabajadores sindicalizados a los cuales se les

finalice el contrato laboral y sean reintegrados pro decisión judicial y en dónde se reubicaran

RESPUESTA Se da respuesta en la pregunta 64 de este mismo Set de observaciones

GRUPO COOMPHIA SERVICIO S.A.S Buenas Tardes Señores 4-72, De conformidad con lo establecido en el pliego de condiciones, nos permitimos formular las siguientes

observaciones.

1. PREGUNTA: Con el fin de garantizar una mayor participación y pluralidad en el proceso, solicitamos

que el capital de trabajo exigido sea del 12% del Presupuesto oficial.

Nuestra solicitud, la hacemos teniendo en cuenta que el plazo de ejecución del contrato es de 9 meses, por lo

tanto, el capital requerido para la ejecución del contrato es de 11%, resultante de dividir el 100% del capital

requerido para la ejecución del contrato entre 9 meses de duración (100%/9=11.11%).

Por otro lado, al revisar los procesos anteriores que la entidad ha adelantado de suministro de personal, vemos

que en ningún caso se solicitó el 30% de capital de trabajo, lo que implica que al aumentar el requisito en el

presente proceso se restringe la participación y pluralidad de proponentes, sin que estos cambios le garanticen

idoneidad de proponentes ni valor agregado a la entidad.

Así mismo solicitamos a la entidad, que para el caso de propuestas plurales (Consorcio o unión temporal), se

sumen los capitales de trabajo de sus integrantes, sin ponderarlos por el porcentaje de participación, ya que le

hecho de realizar una alianza o asociación, no significa que se pierda el capital de trabajo de sus integrantes,

sino que los mismos se suman. Por esta misma razón Colombia Compra Eficiente sugiere que para calcular el

CAPITAL DE TRABAJO, por ser un indicador de VALOR ABSOLUTO, SE DEBE SUMAR LOS CAPITALES DE

LOS INTEGRANTES SIN SER PONDERADOS POR EL PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN. La metodología

propuesta por la entidad (SPN), es aplicable para los otros indicadores, pero no para el capital de trabajo.

RESPUESTA Ver adenda

2. PREGUNTA: Experiencia habilitantes. Solicitamos que la experiencia para el caso de propuestas

plurales (Consorcio o Unión Temporal), no se valore de forma proporcional a la participación, sino que

se sume la experiencia total de cada uno de los integrantes.

RESPUESTA Ver adenda

3. PREGUNTA: El pliego de condiciones en el literal H) del numeral 2.1. sub numeral b) dice lo siguiente:

En lo referente a los conceptos de prestaciones sociales y demás acreencias laborales que surjan al

momento de presentarse la terminación del contrato de obra labor, estos serán facturables una vez

Servicios Postales Nacionales S.A. haya revisado los cálculos de las mismas y sea acreditado el pago

al colaborador. ¿Por favor aclarar a que se refieren con esta condición? Las prestaciones sociales se

facturar mensualmente con la facturación de nómina, de acuerdo con los porcentajes establecidos por

la Ley.

RESPUESTA la Empresa temporal realizara y entregará una factura correspondiente al pago de la nómina

efectuado en el mes inmediatamente anterior; una vez se realice liquidaciones de personal y pago de primas,

la Empresa de servicios temporales emitirá dichas facturas con los soportes requeridos, en este caso no se

realizará provisión

4. PREGUNTA: El pliego establece: Realizar las alcoholimetrías a los colaboradores en misión en el sitio

de trabajo según el Programa de Prevención del Consumo de Sustancias Psicoactivas de la Entidad

sin cargo adicional para Servicios Postales Nacionales S.A. y que, en caso de presentarse pruebas

con resultados positivos por consumo, se realizará una contra muestra sin cargo adicional para

Servicios Postales Nacionales S.A. El oferente deberá efectuar mínimo una muestra al 25% del

personal en cada una de las regionales pruebas de alcoholimetrías mensuales, para ello la Empresa

de Servicios Temporales deberá desarrollarlas en un alcoholímetro propio debidamente calibrado y

por personal capacitado para su uso. Por favor aclarar si se deben realizar mensualmente al 25% de

los motorizados o durante todo el contrato al menos al 25% de los motorizados. ¿Se deben realizar en

las ciudades principales, o también en los municipios?

RESPUESTA, el pliego de condiciones establece que se deben realizar mínimo una muestra al 25% del

personal total en misión, se debe realizar las pruebas donde se cuente con cobertura y haya presencia de

personal en misión.

5. PREGUNTA: ¿En dónde se guarda el stock de la dotación? SPN tiene algún espacio o almacén para

la dotación?

RESPUESTA, la Empresa de servicios temporales debe destinar un espacio para tener custodia de dicha

dotación

6. PREGUNTA: El pliego exige destinar el 1.5% del presupuesto total adjudicado para desarrollar las

actividades establecidas en el ítem anterior. Actividades de bienestar laboral, cultural, recreación,

deporte, capacitación y seguridad y salud en el trabajo, las cuales se deberán certificar con el registro

de asistencia, estas se coordinarán y aprobarán por el supervisor del contrato. Solicitamos que sea

máximo el 1%, y además que sea un porcentaje sobre el AIU, y no sobre el total del contrato, ya que

los costos directos del contrato como son salarios, prestaciones, seguridad social, dotación y demás

obligaciones laborales no son ingresos de la Temporal. El verdadero ingreso de la Temporal es el

porcentaje de Administración o AIU, por lo tanto, sobre ese valor se debe aplicar el porcentaje.

RESPUESTA, El 1.5% se toma sobre el total del presupuesto adjudicado para esta convocatoria

7. PREGUNTA: Muy amablemente solicitamos ampliar la fecha para poder formular observaciones o

aclaraciones al pliego de condiciones en por lo menos un (1) día hábil, ya que es importante para los

proponentes contar con un tiempo prudencial (1 día), posterior a la audiencia de aclaraciones, ya que

según el pliego dicha audiencia es precisamente para precisar el contenido y alcance de los pliego,

dentro de la cual pueden surgir dudas de los proponentes u observaciones que es menester de la

entidad procurar su atención y revisión.

RESPUESTA No procede la presente observación; toda vez que la Entidad está sujeta al cronograma señalado en el Pliego de Condiciones.

GRUPO OCUPAR TEMPORALES (OCUPAR OCUSERVIS) Respetados Señores:

Para OCUPAR TEMPORALES S.A. es de gran interés participar en la Convocatoria Publica No. 001-2017 y

con el fin de identificar y determinar los posibles riesgos laborales o que con ocasión en la ejecución del contrato

puedan deteriorar la debida ejecución del mismo. Para lo cual requerimos aclarar las siguientes inquietudes:

1. PREGUNTA: ¿El personal requerido para ejecutar las labores del contrato debe ser seleccionado en

su totalidad por la EMPRESA DE SERVICIOS TEMPORALES o Servicios Postales Nacionales migrara

el personal en misión del actual temporal?

RESPUESTA, Una vez adjudicado el contrato se realiza el proceso de migración de personal que se encuentra

en la actual temporal.

2. PREGUNTA: Servicios postales es solidario con los casos del personal que resulte con fuero de

estabilidad reforzada.

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta NO 17 presentada por la Empresa de servicios temporales

SERVILABOR

3. PREGUNTA: Después de ejecutado el contrato se mantienen casos con fuero de estabilidad laboral

reforzada la entidad cubrirá el costo de estos empleados a la temporal o dicho costos será asumido

por la empresa usuaria

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta NO 17 presentada por la Empresa de servicios temporales

SERVILABOR

4. PREGUNTA: En los casos de Estabilidad laboral reforzada sean asumidos por la empresa usuaria y

una vez ejecutado el presupuesto inicial con sus respectivas adiciones dichos gastos como serán

asumidos por la empresa usuaria

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta NO 17 presentada por la Empresa de servicios temporales

SERVILABOR

5. PREGUNTA: Como es de conocimiento la entidad ha utilizado el modelo de contratación por el servicio

temporal durante los últimos años requerimos nos informen por escrito cuántos de esos empleados

vienen laborando al servicio de varias temporales. Favor indicar la cantidad de empleados con la

cantidad de contratos firmados con las distintas temporales, lo anterior con el ánimo de determinar los

riesgos en la contratación.

RESPUESTA el 80% del personal en misión se ha contratado a través de la temporal durante los últimos años,

manteniendo el cumplimiento de la norma 4379 de 2006 y lo establecido en el código sustantivo del trabajo

6. PREGUNTA: ¿Las dotaciones son asumidas por la empresa usuaria? De ser así, se facturará con la

respectiva administración

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta No 9 de la Empresa de servicios temporales SERVILABOR

7. PREGUNTA: La presentación de la factura por los servicios prestados y teniendo en cuenta los efectos

contables deberá ser presentada antes de culminar el mes o en los primeros días del mes siguiente

RESPUESTA, La factura se presenta durante los primeros días del mes siguiente.

8. PREGUNTA: Teniendo en cuenta que la operación es nacional solicitamos nos aclaren si existen

conceptos tales como viáticos, gastos de viaje u otros conceptos que no tengan relación con el proceso

de pago de la nómina convencional

RESPUESTA, Se cuenta con procesos de viáticos y gastos de viaje

9. PREGUNTA: En caso que se presenten demandas laborales del personal en misión la empresa

usuaria (4-72) a contemplado o a provisionado, recursos para cubrir posibles litigios, demandas y/o

fallos en favor de los trabajadores en misión.

RESPUESTA, No procede la observación; toda vez que la Entidad no contempla rubro para los casos en

mención, por cuanto el personal misional es trabajador directo de la empresa de servicios temporales y no de

la Entidad; por lo tanto, la empresa temporal asume los riesgos propios como empleador en el caso de

presentarse posibles litigios, demandas y/o fallos.

10. PREGUNTA: Cuantos centros de costo se manejan y si se presentará factura separada por centro de

costo o unificada

RESPUESTA, Las facturaciones se presenta desglosada por regionales y conceptos (Nomina regional Centro

A, Gastos de viaje regional Centro A, Plan de Bienestar Regional Centro A, Tiquetes Aéreos Regional Centro

A, Dotación Regional Centro A), las facturas deberán especificar, tiempo del servicio prestado, cantidad de

personal impactado y Regional

11. PREGUNTA: Respecto a las visitas domiciliarias y polígrafos, será asumidas por la empresa temporal,

requerimos la cantidad mensual que puede llegar a ser requerida.

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta No 4 presentada por la Empresa de servicios temporales

EFICACIA

12. PREGUNTA: El estudio de mercado se debe realizar a través de una empresa especializada en

mercadeo, o se puede presentar con información propia de la temporal

RESPUESTA, Dentro del pliego de condiciones y las especificaciones técnicas de obligatorio cumplimiento no

se contemplan estudios de mercado

GRUPO COLTEMPORA Respetados Señores:

El suscrito LUIS ALBERTO YAZO CORONADO identificado con cedula de ciudadanía No. 19.219.061, obrando

en nombre y representación legal de COLOMBIANA DE TEMPORALES SOCIEDAD ANÓNIMA

“COLTEMPORA S.A”, atentamente me permito presentar las siguientes observaciones y solicitudes de

modificación:

1. PREGUNTA: modificar el numeral (1.29) forma de pago, ya que está estipulado en 45 días radicación

factura lo cual se convierte en 60 días por procedimiento interno de 4-72

RESPUESTA ver Adenda

2. PREGUNTA: ¿en el numeral 2 condiciones técnicas de obligatorio cumplimiento literal B,

requerimientos de equipo de trabajo, se solicitan 5 tecnólogos en seguridad y salud en el trabajo, pero

no se especifica si es uno para cada regional, por favor aclarar?

RESPUESTA los Técnicos en SST deberán estar distribuidos por regional así:

REGIONAL SEDE

Eje cafetero Manizales

Noroccidente Medellín

Occidente Cali

Oriente Bucaramanga

Norte Barranquilla

3. PREGUNTA: en el literal E acuerdos de nivel de servicio (página 18) subliteral (A) tiempos de

respuesta para el suministro de personal de acuerdo el cuadro; solicitamos se aclare si estos tiempos

son para el proceso desde la solicitud hasta la contratación ya que sería imposible cumplirlos, ya que

se debe enviar el personal para (V.B) de 4-72, hacer exámenes médicos (que su duración depende

del cargo), apertura de cuenta, visita domiciliaria y contratación, proceso que en 2 días es muy corto.

también teniendo en cuenta que en el literal F pagina 18 ustedes mismos dictan que en las regionales

los exámenes médicos será de un día para el otro en el inciso (C)

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta No. 2 presentada por el Empresa de servicios temporales

EFICACIA

4. PREGUNTA: solicitamos sea reconsiderado el índice de liquidez => 1.24 ya que la realidad del sector

para esta vigencia ha cambiado

RESPUESTA, Ver adenda

5. PREGUNTA: solicitamos se reconsidere el nivel de endeudamiento (=<60%) por (<=70%) debido a la

realidad económica del sector

RESPUESTA, Ver adenda

GRUPO MANPOWER

1. PREGUNTA: Favor indicar si el término de pago indicado requiere de trámite de orden de compra

RESPUESTA, La forma de pago y los tiempos se encuentran estipulados en el pliego de condiciones en el

numeral 1.29 FORMA DE PAGO asi:

“El pago se efectuará a los cuarenta y cinco (45) días calendario siguiente a la correcta presentación de la factura,

adjuntando los siguientes documentos: a) Constancia suscrita por el supervisor del contrato, en la que se señale que

EL CONTRATISTA cumplió a satisfacción de la ENTIDAD, con las obligaciones pactadas. b) La certificación expedida

por el Revisor Fiscal o representante Legal, que acredite que EL CONTRATISTA se encuentra a paz y salvo por

concepto de pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social y de los Aportes Parafiscales a que

haya lugar de los empleados a su cargo, adjuntando el soporte resumen de pago de la planilla única pila de acuerdo

con lo señalado en la Ley 789 de 2002”

2. PREGUNTA: En caso afirmativo indicar el procedimiento y si dentro de los 30 días está contemplado

el tiempo de trámite de OC

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta No. 1 de este set de observaciones

3. PREGUNTA: Favor compartir los perfiles requeridos

RESPUESTA Se da respuesta en la pregunta No. 4 presentada por el Empresa de servicios temporales

EFICACIA

4. PREGUNTA: Favor compartir los salarios según perfiles y volúmenes por perfiles requeridos

RESPUESTA Se da respuesta en la pregunta No. 4 presentada por el Empresa de servicios temporales

EFICACIA

5. PREGUNTA: ¿El personal ya existe vinculado?

RESPUESTA, Si, La Empresa a la que se le adjudique el presente proceso de contratación deberá realizar la

respectiva migración de personal

6. PREGUNTA: Habría transferencia de personal actual

RESPUESTA, Si, dentro el pliego de condiciones numeral 2. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DE

OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, acápite T, PROCESO DE MIGRACIÓN, se estipula el proceso a realizar

7. PREGUNTA: En caso afirmativo cuanto tiempo de antigüedad tiene el personal

RESPUESTA, El 80% del personal en misión se ha contratado a través de la temporal durante los últimos años,

manteniendo el cumplimiento de la norma 4379 de 2006 y lo establecido en el código sustantivo del trabajo

8. PREGUNTA: En cuanto a el "Test de integridad, confiabilidad y lealtad (según sea el caso)." favor

especificar a qué se refieren cuando sea el caso

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta No 7 presentada por la Empresa de servicios temporales

EFICACIA

9. PREGUNTA: En cuanto a "Test de integridad, confiabilidad y lealtad (según sea el caso)." favor indicar

si será bajo una prueba virtual a desarrollar por los candidatos y si ésta es provista por 4-72

RESPUESTA, los costos son asumidos por la Empresa de servicios temporales

10. PREGUNTA: En cuanto a verificación de antecedentes favor indicar si el costo (de aprobados y no

aprobados) será asumido por 4-72 más el fee respectivo

RESPUESTA, los costos son asumidos por la Empresa de servicios temporales

11. PREGUNTA: En cuanto a los estudios de seguridad, que posición tiene 4-72 si un empleado no

aprueba el estudio estando ya vinculado

RESPUESTA, Los estudios de seguridad se realizan al personal previa vinculación.

12. PREGUNTA: Favor indicar si con el siguiente aparte "Costos de dotación para empleados según las

disposiciones del Código Sustantivo del Trabajo y demás normas del régimen laboral y otras normas

concordantes con la materia." significa que el valor que surja será facturado a 4-72 más el fee

respectivo

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta No. 9 presentada por la Empresa de servicios temporales

SERVILABOR

13. PREGUNTA: Dado el siguiente aparte "La empresa de servicios temporales es el primer responsable

de la Seguridad y Salud en el trabajo de sus empleados." favor indicar cuál es la posición de 4-72 en

cuanto a los costos que puede derivarse por casos de protecciones reforzadas

RESPUESTA, la Empresa de servicios temporales como responsable y empleador de sus trabajadores en

misión es quien debe velar por los costos de sus colaboradores

14. PREGUNTA: De igual modo con respecto al tema de SST favor indicar cuál es la posición de 4-72 en

cuanto a las responsabilidades como usuario que están a su cargo

RESPUESTA, SPN no tiene ningún vínculo laboral con los colaboradores en misión, ya que este se rige única

y estrictamente a una prestación de un servicio, por consiguiente, las terminaciones de servicio deberán ir

atadas al contrato sin que este se puede llegar a connotar como contrato realidad.

15. PREGUNTA: ¿Si el servicio u horario de trabajo del personal en misión es de lunes a viernes 8 a 5 y

sábados medió día, por qué razón solicitan atención 24 horas con el siguiente aparte? "Prestar

atención vía telefónica las veinticuatro horas (24) horas en caso de presentarse novedades del

personal misional al servicio de Servicios Postales Nacionales S.A"

RESPUESTA¸ el personal en misión contratado y/o migrado por la temporal, cuenta con horarios de lunes a

viernes, lunes a sábado o turnos rotativos de 8 horas, sin embargo se hace la diferencia del personal in-house

que debe prestar el servicio como representantes de la temporal de lunes a viernes de 8 a 5 y sábados hasta

el medio días, así mismo la atención las 24 horas para atender las novedades presentadas por el personal en

misión contratado para las labores únicas de Servicios Postales Nacionales S.A.

16. PREGUNTA: Con el siguiente aparte: "c. El siguiente personal relacionado realizará dentro de los

horarios establecidos en los literales b y c del presente acápite, los trámites administrativos a que haya

lugar, en los eventos de presentarse novedades del personal misional al servicio de Servicios Postales

Nacionales S.A" favor indicar si se refieren es a la estructura de soporte para atender los

requerimientos administrativos del servicio temporal como lo son ejecutivos on site

RESPUESTA, El personal requerido dentro del aparte B REQUERIMIENTO DE EQUIPO HUMANO DE

TRABAJO, hace referencia al personal necesario por la Empresa de servicios temporales para ejecutar

efectivamente los servicios al personal en misión.

17. PREGUNTA: Dado que la estructura requerida es in-house e indican que la temporal debe

acondicionar el espacio, favor indicar si este acondicionamiento debe incluir la instalación de escritorio

silla conexiones y demás de orden de infraestructura

RESPUESTA SPN dará el espacio y acceso a WIFI para que el personal in-house se ubique, sin embargo, es

responsabilidad de la Empresa temporal que sea adjudicada al contrato, dotar el espacio de todos los elementos

que requiere para la plena y eficaz prestación del servicio

18. PREGUNTA: Favor indicar con el siguiente aparte: Prueba de poligrafía de acuerdo a los cargos que

lo ameriten y las cantidades solicitadas por la Entidad. El costo de la poligrafía será asumido por la

Empresa de Servicios Temporales sin cargo a la entidad." si la prueba se debe aplicar al 100% de la

población o que número de vacantes al mes

RESPUESTA, Las pruebas de poligrafía se realizarán al personal requerido, previa autorización por el área de

selección de Gestión Humana.

19. PREGUNTA: Solicitamos indicar si los SLA de selección podrán ser modificados y ajustados una vez

se conozca el perfil puesto que, aunque está parametrizado con volumen se debe considerar también

la complejidad del rol. Solicitamos permitir que en la oferta se entregue una tabla genérica de referencia

de tiempos de respuesta

RESPUESTA, Se dio respuesta en la pregunta No 2 presentada por la Empresa de servicios temporales

EFICACIA

20. PREGUNTA: De igual manera con el tema de selección solicitamos tener en cuenta que se podrían

hacer entregas parciales semanales

RESPUESTA, No procede, ya que se depende de los clientes de 4-72 y las solicitudes de personal que estos

mismos requieran

21. PREGUNTA: Con respecto a los exámenes médicos favor confirmar que los costos de los mismos

incluidas las caídas serán facturable a 4-72 más el fee respectivo

RESPUESTA, No procede, la Empresa de servicios temporales es responsable de su personal en mision

22. PREGUNTA: Favor indicar cuales son los exámenes adicionales a la ficha médica que podrían

requerirse y a qué número de personas se les aplica

RESPUESTA Ver Anexo de profesiograma

23. PREGUNTA: Con respecto al siguiente aparte: "Garantizar los cálculos de la nómina junto con la

correspondiente imputación de novedades que se deban aplicar en el mes." solicitamos tener en

cuenta que es vital que 4-72 reporte de manera oportuna y correcta las novedades para que el

proveedor pueda realizar los respectivos cálculos

RESPUESTA Los tiempos para recepción de novedades de personal se establecen una vez se dé inicio al

contrato, lo cual permita el pleno y oportuno pago de nómina sin afectar la operación de la compañía, elaborando

un cronograma entre las partes y dando cumplimiento en los tiempos de respuesta

24. PREGUNTA: Con el siguiente aparte: "El contratista deberá garantizar a SPN el acceso permanente

vía Web a por los menos cinco (5) usuarios designados por el supervisor y/o interventor del contrato."

favor indicar si es un factor mandatorio y que en caso de no tenerlo podría generar descarte del

proveedor

RESPUESTA Si es mandatorio, ya que se requiere para realizar la respectiva validación de información

consignada

25. PREGUNTA: Favor confirmar que con el siguiente aparte: De igual forma el contratista debe garantizar

la disponibilidad y capacidad para parametrizar el software de acuerdo a los requerimientos de SPN

para la presentación de informes y novedades de nómina" los costes que puedan surgir por desarrollos

serían facturados a 4-72

RESPUESTA, No procede, puesto que se realiza socialización y empalme de actividades referentes a

distribución de personal por áreas, regionales, centros de costos y demás.

26. PREGUNTA: Solicitamos que el siguiente reporte sea mensual: "c) Enviar semana vencida los

soportes digitales de los registros de inducción de acuerdo a los ingresos de personal por cada

regional."

RESPUESTA Se entregan en los informes mensuales de ejecución

27. PREGUNTA: Favor indicar si dado que en cada numeral requisito indican que se debe presentar

documento por escrito del compromiso, si la oferta de manera integral puede constituir ese compromiso

RESPUESTA, No procede, ya que los cumplimientos deben especificar el compromiso de cada acápite o

procesos a manejar

28. PREGUNTA: El siguiente aparte no es claro: "b) Entregar un estudio de mercado de mínimo tres (03)

proveedores diferentes y no relacionados entre sí de acuerdo al programa de capacitación aprobado;

sin embargo, es discrecional de Servicios Postales Nacionales S.A. tomar la decisión del proveedor

para su ejecución." solicitamos ampliar el detalle ya que si el proveedor contara con otros mecanismos

de entrenamiento ya no sería necesario proveedores externos

RESPUESTA La planeación y cronograma de capacitaciones a realizar durante la ejecución del contrato y bajo

revisión mensual por el área encargada de Gestión Humana, se avalarán si las capacitaciones serán realizadas

por personal in-house de la temporal o si este requiere de un proveedor que requiera una capacitación

específica.

Nota: es de recordar que las capacitaciones que se requieran con mínimo tres cotizaciones son emitidas

mediante oficio ÚNICAMENTE por el supervisor del contrato.

29. PREGUNTA: Con el punto anterior favor indicar que entrenamientos son los requeridos

RESPUESTA, La elaboración de cronograma y necesidades es realizada una vez se adjudique el contrato.

30. PREGUNTA: De acuerdo con el tema de entrenamiento favor indicar si en caso de requerir terceros

los costos de dichos servicios serán pagos por 4-72 más el fee respectivo

RESPUESTA Si

31. PREGUNTA: Favor indicar si con el siguiente aparte: "d) La logística de capacitaciones será

responsabilidad de la Empresa de Servicios Temporales, incluido el apoyo a convocatoria, pero

siempre con el aval de Servicios Postales Nacionales S.A." los costos de alquiler, refrigerios y demás

serán pagos por 4-72

RESPUESTA, No procede, puesto que dicho aparte hace relación a las actividades concernientes de

capacitación de obligatorio cumplimiento de la temporal y las cuales deben ser asumidos por la misma.

32. PREGUNTA: Cuando mencionan las visitas de SST clarificar si el número de visitas es una por cada

ciudad que compone la regional o de cada ciudad se escoge una

RESPUESTA De acuerdo al pliego de condiciones, se establece en el numeral 2. ESPECIFICACIONES

TÉCNICAS DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO, acápite K SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, literal E

Realizar una visita mensual exclusiva para labores en seguridad y salud en el trabajo a las siguientes

ciudades (centros operativos):

REGIONAL CENTROS

OPERATIVOS VISITAS MES PERIODICIDAD

Occidente

Palmira

Una Mensual

Popayán

Pasto

Tuluá

Mocoa

Buenaventura

Norte

Cartagena

Una Mensual

Sincelejo

Montería

Riohacha

Santa Marta

Oriente

Cúcuta

Una Mensual

Valledupar

San Gil

Arauca

Barrancabermeja

Eje cafetero

Manizales

Una Mensual Pereira

Armenia

Noroccidente

Quibdó

Una Mensual Apartado

Medellin

33. PREGUNTA: ¿Con el siguiente aparte se confirma que la reinversión es potestativa de la EST, están

de acuerdo? "e) Para efectos del manejo de la inversión por aportes a la ARL, deberán garantizar

mínimo el 10% de inversión, el cual deberá certificarse mediante registros donde se evidencien las

actividades, charlas, inspecciones y demás actividades que desarrolle la ARL."

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta No. 18 presentada por el Empresa de servicios temporales

SERDAN

34. PREGUNTA: Por que solicitan que la contra muestra de alcoholemia sea a cargo del proveedor, lo

anterior debido a que no es un aspecto imputable al proveedor en caso de pruebas positivas

RESPUESTA, Dichas solicitudes deben realizarse de acuerdo a la normatividad legal vigente, la Empresa de

servicios temporales es responsable de su personal, dichos procesos no son facturables a la entidad, por la

misma responsabilidad que tiene el empleador con sus trabajadores.

35. PREGUNTA: Con respecto a las visitas al cliente favor indicar si la frecuencia es por ciudad de cada

regional o si aleatoriamente se toma una sola ciudad

RESPUESTA Se da respuesta en la pregunta No. 32 presentada dentro de este mismo set de observaciones

36. PREGUNTA: Cual es la posición de 4-72 frente a los temas de protecciones reforzadas por paternidad,

maternidad ¿, enfermados comunes laborales, declaración de debilidad manifiesta etc. ¿Es adecuado

para 4-72 que los costos que susciten dicha responsabilidad son facturables a 4-72?

RESPUESTA, No

37. PREGUNTA: ¿Es claro para 4-72 que en caso de incapacidades los dos primeros días son facturados

y a partir del 3 se factura lo que corresponda a seguridad social?

RESPUESTA, Si, de conformidad con la normatividad legal vigente

38. PREGUNTA: Confirmar que los costos de bienestar o actividades complementarias según el literal P

de Bienestar serán asumidos por 4-72 más el fee respectivo

RESPUESTA Si, los procesos de bienestar, capacitación y actividades en Seguridad y Salud en el trabajo son

destinadas en el 1.5% del presupuesto, dichas actividades son realizadas bajo notificación por escrito del

supervisor del contrato, estos son facturables a la entidad

39. PREGUNTA: Con el siguiente literal de Bienestar no es claro el literal c Vs el b, puesto que no es claro

si se puede facturar o si el proveedor lo debe asumir con la provisión de 1.5% del valor del contrato

RESPUESTA, se debe destinar 1.5% del total del presupuesto, dicho presupuesto será destinado para

actividades de bienestar. Este porcentaje y actividades de bienestar son facturables a SPN

40. PREGUNTA: Favor confirmar porque para el pago de bienestar y viáticos se considera a 45 días y no

a 30. ¿Es posible quede a 30?

RESPUESTA, Ver adenda

41. PREGUNTA: Con el proceso de migración se solicita confirmar que 4-72 garantizará los cierres

seguros y que en caso de personal que se encuentre con alguna restricción por protección no sería

trasladado o que, si lo es, cualquier costo, reubicación o demás será asumido por 4-72

RESPUESTA, Se da respuesta en la pregunta No. 17 Presentada por el Empresa de servicios temporales

SERVILABOR

42. PREGUNTA: Será asignado el servicio a un solo proveedor

RESPUESTA, La adjudicación del contrato se realiza a un solo oferente

43. PREGUNTA: ¿Cuando tienen planeado el kickoff para que fecha?

RESPUESTA, las fechas de inicio del proceso y apertura de convocatoria pública, se encuentran consignados

dentro del pliego de condiciones en el numeral 1.14 CRONOGRAMA DEL PROCESO

44. PREGUNTA: Favor indicar si el modelo de contrato comercial será provisto por 4-72 o si se podrá

trabajar sobre el modelo del proveedor

RESPUESTA, El contrato se realiza por Servicios Postales Nacionales S.A.

45. PREGUNTA: Favor compartir el set de preguntas y respuestas de todos los proveedores

RESPUESTA, Las preguntas y sus respectivas respuestas son publicadas en la página oficial de la compañía

y en Colombia compra eficiente

46. PREGUNTA: Favor indicar si adicional a la póliza de disposiciones legales se requiere alguna otra, en

caso afirmativo indicar los % de amparo y el valor sobre el cual se estimarían

RESPUESTA, en el pliego de condiciones, numeral 12. GARANTÍAS, GARANTÍAS CONTRACTUALES, se

encuentran descritas las pólizas requeridas para el presente contrato

47. PREGUNTA: ¿Cuál es el valor estimado del contrato?

RESPUESTA, En el pliego de condiciones se encuentra consignado en el punto 1.26 PRESUPUESTO

OFICIAL.