Formation Google Apps !!!

Fev 2014

Architecture Client Serveur et donc client webmail ou client lourd

Outlook ou Gmail en webmail Sur chrome (mieux) Ou Mozilla Firefox

Ou ie (pas une super idée)

ZERO INBOX Zero inbox = archivage systématique

ZERO INBOX Zero inbox = archivage systématique

Qu’est ce qu’archiver un mail ? Aller voir le dossiers tous les messages

Archiver tous vos messages qui ne vont pas donner lieu à une action.

Si besoin : Il existe des outils pour les faire disparaitre puis réapparaitre après.

ZERO INBOX Boite de réception = lieu de stockage temporaire = boite au lettre Archives = va soit vers un dossier soit vers tous les messages Poubelle = Poubelle (dif de spam) Dossier = Ranger Libellés = Dossier augmenté

Archiver ce n'est pas jeter, c'est dire que ce mail ne va plus donner lieu à une action de ma

part

LIBELLES Un libellé c’est un dossier

on peut s’en servir exactement comme un dossier Par exemple si vous continuez à utiliser outlook tout marche pareil

Mais il y a aussi possibilité de rajouter des

fonctionnalités

LIBELLES Dessin boite de reception

La boite de réception est un dossier UN nouveau mail arrive = il est dans la boite de réception Je lui ajoute un libellé = il va être aussi dans le dossier ET dans tous les

message Je l’archive = il n’apparaît plus dans la boite de reception mais est dans le

dossier et tous les messages, si je n’ai pas appliqué de libellé il est dans tous les messages

Je peux appliquer X libellés, dans ce cas là le message est vu dans tous les dossiers

LIBELLES Créer un nouveau libellé

A la lecture d’un mail (en haut / créer) Dans un sous dossier

(ie ajouter un sous libellé)

Modifier un libellé Nom

Position / déplacer Archiver

LIBELLES Différentes manière d'appliquer un libellé :

•  Drag and drop du mail lui même •  Drag and drop depuis les libellés •  Bouton libellés puis taper un bout du nom

FILTRES Faire un filtre Soit à partir d’un mail

Soit a partir de rien (aller dans paramètre/créer filtre)

Quand ???

pour un nouveau candidat ou incubes ou prestataire ou réseau

Dans ce cas le faire à partir du nom de la boite ou du domaine mail

AUTRES BOITES Boite AGO Boite DSI Boite JER

Alias C’est quoi

Comment s’en servir Me contacter si besoin

Paramétrage de l’interface Configurer la boite de réception Mise en place des onglet

Ne pas utiliser le dernier social (groupe equipe) Replacer un mail dans principale

  Modifier affichage

Vue séparée Densité affichage

Themes Chat

Composer un mail Destinataires

ajouter cc cci et modifier  

Est ce que ma réponse est au dessus du texte. Afficher les texte précédent pour le supprimer

Modifier l’objet de ma réponse de mail Options de mise en forme

outils attaché image fichier mise en page Insertion réponse ou non

Verifier orthographe Appliquer directement un libellé

CONTACTS Ajouter l’expéditeur à ma liste de contact

Option contact à la reception d’un mail (petite fleche) Je reçois un mail de quelqu'un, je vous voir tous les mails de cette

personne je vais voir à droite et je clique derniers messages

   

voulez vous ? http://www.evercontact.com/

  un fois sur le contact cliquer direct sur la petite enveloppe

  Contact communs = boite ago pour l’instant

CHROME paramètres chrome = me demander

si vous vous connectez à chrome vos favoris sont synchro sur toutes vos machines  

Page au démarrage Moteur de recherche

affichage police OU vont les téléchargements fait via gmail!

  Parametrage Chrome : Afficher les favoris

Enregistrer les mots de passe Se logger dans chrome

Ne pas afficher la barre de lancement rapide Liens vers gmail drive et agenda

Cloud Print

BEST PRACTICES #1 Vider ses brouillons souvent

Des qu’on crée une réponse ou un mail pas besoin de sauver il crée un brouillon

On peut donc assez vite avoir beaucoup de brouillons, il faut les effacer souvent pour y voir clair

  Utiliser la todo list de gmail et créer une tache associée à un mail

  Lire ces Spams et les effacer

!ZERO inbox

  Utiliser l’agenda et les invitations de rdv

BEST PRACTICES #2 Faire des macro dossiers et les ouvrir en fonction de ce qu’on fait

  Ne pas afficher tous les dossiers

Aller dans les options d’affichages pour se faire un dossier archive Demander à david un export partiel de sa boite mail avant d’effacer ses mail

  Utiliser les réponses types

  lancer Outlook de temps en temps au cas ou si vous voulez vous en servir de temps en temps (laisser les

synchro se faire le soir)  

language de requette de recherche from: to: OR

niland has:attachment regarder la ligne de recherche et la modifier label:1---incubes-niland pia has:attachment

 

DRIVE ??? #1 Qu’est ce que Drive un serveur de fichier

Va remplacer les dossier perso et le serveur en un seul endroit

Concept de partage dossier communs ago test drive = le vieux

serveur communs le reste est le vieux dossier perso

DRIVE ??? #2 Enregistrer les fichiers joints dans gmail

Fleche vers le bas = télécharger sur son poste ou le vieux serveur

sinon enregistrer dans drive = futur serveur Cliquer sur l’image pour ouvrir sur gmail sans télécharger

Si on double clique sur le fichier joint il s'ouvre dans une fenetre de previsualisation,

on peut alors avec les fleches passer en revus les différents fichiers attachés.

  On peut aussi cliquer en haut à droit pout TOUT

ENREGISTRER en une fois

CAS PRATIQUES Cas pratique 1 : je recois un nouveau candidat

Je lis un nouveau mail. Je réponds sans archiver

je crée un libbélé je le tire sur le mail

j'archive Sinon on peut aussi créer d’abord le libellés

puis l’appliquer avant de lire le mail

CAS PRATIQUES Je veux afficher tous les messages d'un label bien caché.

Je fais une recherche par mot clés, j'ouvre un des messages, je clique sur le libbelés, tous les messages s'affichent.

  je veux déplacer les mails qui arrivent dans les mauvais onlget

  Je veux changer ma signature

  Je veux mettre un message d’abscence

  Je veux enregistrer une ensemble de pièces jointes dans un

nouveau dossier de drive