1

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ NGHIỆP VỤ NGOẠI THƯƠNG

- Các thông lệ ngoại thương của Mỹ đưa ra trong "Định nghĩa ngoại thương của Mỹ": - Giao hàng tại nơi sản xuất (Ex Point of Origin - EPO). - Giao hàng trên phương tiện vận chuyển (Free on Board - FOB) - Giao hàng cạnh phương tiện vận chuyển (Free Along Side - FAS) - Giao hàng gồm: giá thành, cộng cước phí vận chuyển (Cost and Freight - C&F hay CFR) - Giao hàng gồm: giá thành cộng bảo hiểm và cước phí vận chuyển (Cost Insurance and Freight- CIF) 1. EXW: Trong thương mại quốc tế, Giá xuất xưởng được gọi là EX Works (viết tắt EXW). Đây là một điều kiện của Incoterm. Tất nhiên, tùy theo địa điểm giao hàng mà người ta có thể gọi điều kiện này là "giá giao tại nhà máy" (Ex Factory), "giá giao tại mỏ" (Ex Mine), "giá giao tại đồn điền" (ex plantation), "giá giao tại kho" (Ex Warehouse) nhưng tên gọi tiêu biểu là "giá xuất xưởng" hay "giá giao tại xưởng" (Ex Works).

Theo điều kiện EXW này, bên bán phải: đặt hàng hoá dưới quyền định đoạt của bên mua trong thời hạn và tại địa điểm do hợp đồng quy định, để bên mua có thể xếp hàng lên phương tiện vận tải của mình. Còn bên mua phải nhận hàng tại địa điểm (xưởng, mỏ, kho, đồn điền v.v) của bên bán, chịu mọi rủi ro và phí tổn để lo liệu việc chuyên chở về địa điểm đích.

- Đối với các giao dịch ngoại thương theo điều kiện này thì bên mua phải có khả năng hoàn thành các thủ tục hải quan tại quốc gia cung cấp hàng hóa, một điều mà ngày nay gần như không thể thực hiện được. Do vậy, trong phần lớn các trường hợp mà thuật ngữ được đề cập tới như là EXW thì trên thực tế có nghĩa là bên bán phải thực hiện các thủ tục xuất khẩu và đúng ra nó phải là điều kiện FCA (Giao cho người vận tải).

2. FOB là một thuật ngữ viết tắt trong tiếng Anh của cụm từ Free On Board, nghĩa là Miễn trách nhiệm Trên Boong tàu nơi đi còn gọi là " Giao lên tàu" . Nó là một thuật ngữ trong thương mại quốc tế, được thể hiện trong Incoterm. Nó là tương tự với FAS, nhưng bên bán hàng cần phải trả cước phí xếp hàng lên tàu. Sự chuyển dịch các rủi ro diễn ra khi hàng hóa vượt qua lan can tàu tại cảng xếp hàng.

- Về mặt quốc tế, thuật ngữ này chỉ rõ cảng xếp hàng, ví dụ "FOB New York" hay "FOB Hải Phòng". Các khoản chi phí khác như cước vận tải, phí bảo hiểm thuộc về trách nhiệm của bên mua hàng.

* Người bán phải: + Lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất (nếu cần) + Giao hàng lên tàu + Cung cấp chứng từ vận tải hoàn hảo chứng minh hàng đã được bốc lên tàu + Chịu chi phí bốc hàng lên tàu theo tập quán của cảng nếu chi phí này chưa trong tiền cước * Người mua phải: + Kí hợp đồng chuyên chở và trả cước + Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu nếu chi phí này được tính vào trong cước + Lấy vận đơn + Trả tiền chi phí dỡ hàng + Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng kể từ khi hàng đã qua hẳn lan an tàu ở cảng bốc

2

* Hoa Kỳ-Canada Về mặt quốc nội, trong phạm vi Hoa Kỳ và Canada, FOB thuần túy chỉ được hiểu là miễn trách nhiệm trên boong tàu và thuật ngữ này được sử dụng trong hai cụm từ phổ biến là "FOB điểm xếp hàng" và "FOB điểm đến", để phân biệt khi nào thì quyền đối với hàng hóa được chuyển từ bên bán sang bên mua. Theo các điều kiện của "FOB điểm xếp hàng", thì quyền đối với hàng hóa được chuyển tới bên mua tại điểm xếp hàng. Tương tự, theo điều kiện "FOB điểm đến", quyền đối với hàng hóa được chuyển sang bên mua khi hàng được đưa tới điểm đến. Sự phân biệt này là quan trọng do nó xác định ai là người trả cước phí vận chuyển hàng hóa: ai là người giữ quyền đối với hàng hóa tại thời điểm vận chuyển nó sẽ là bên thanh toán chi phí vận tải hàng hóa đó. Ngoài ra, nó cũng nó cũng là quan trọng nếu như chuyến hàng có tổn thất trong khi vận chuyển thì chủ sở hữu khi đó cần đưa ra các khiếu nại đối với việc vận chuyển. Lưu ý rằng, việc sử dụng các thuật ngữ theo kiểu Mỹ-Canada này là không tương thích với các định nghĩa chính thức của Incoterm, và nó không thể sử dụng trong vận tải quốc tế. 3.FAS: Miễn trách nhiệm Dọc mạn Tàu nơi đi (tiếng Anh: Free Alongside Ship, viết tắt FAS)còn được gọi là " Giao dọc mạn tàu" là một thuật ngữ trong Incoterm. Nó có nghĩa là bên bán hàng chi trả cước vận chuyển (nội địa) hàng hóa tới cảng giao hàng. Bên mua thanh toán cước phí xếp hàng, vận tải, bảo hiểm, dỡ hàng và vận chuyển (nội địa) từ nơi dỡ hàng tới nơi lưu giữ hàng hóa của mình. Sự chuyển dịch rủi ro diễn ra khi hàng hóa được giao tại cầu cảng nơi giao hàng. Theo điều kiện này:

* Người bán phải : + Giao hàng dọc mạn con tàu do người mua chỉ định + Cung cấp chứng từ hoàn hảo thường lệ chứng minh hàng đã được đặt thực sự dọc mạn tàu * Người mua phải: + Kịp thời chỉ định tàu chuyên chở + Kí kết hợp đồng chuyên chở và trả cước + Lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất + Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng kể từ khi hàng đã thực sự được giao dọc mạn tàu 4. C&F hay CFR: Tiền hàng cộng cước hay giá thành và cước (tiếng Anh: Cost and Freight - CFR) là một điều kiện Incoterm. Trong một giao dịch CFR:

* Người bán phải: + Kí kết hợp đồng chuyên chở đường biển và trả cước để chuyển hàng đến cảng đích + Lấy giấy phép xuất khẩu, nộp thuế và lệ phí xuất khẩu + Giao hàng lên tàu + Cung cấp cho bên mua hoá đơn và vận đơn đường biển hoàn hảo + Trả tiền chi phí bốc hàng lên tàu + Trả tiền chi phí dỡ hàng nếu chi phí này được tính vào cước * Người mua phải: + Nhận hàng khi hoá đơn và vận đơn được giao cho mình + Trả tiền chi phí dỡ nếu chi phí chưa nằm trong cước + Chịu mọi rủi ro và tổn thất về hàng kể từ khi hàng qua hẳn lan can tàu ở cảng bốc. 5. CIF Giá thành, Bảo hiểm và Cước là một thuật ngữ chuyên ngành trong thương mại quốc tế được viết tắt là CIF (tiếng Anh: Cost, Insurance and Freight) được sử dụng rộng rãi trong các hợp đồng mua bán trong thương mại quốc tế khi người ta sử dụng phương thức vận tải biển.

- Khi giá cả được nêu là CIF, nó có nghĩa là giá của bên bán hàng đã bao gồm giá thành của sản phẩm, cước phí vận chuyển và phí bảo hiểm. CIF là một thuật ngữ thương mại quốc tế. CIF, ngoại

3

trừ phần bảo hiểm, là đồng nhất với Giá thành và cước (CFR) trong mọi khía cạnh, và các dẫn giải như vậy được áp dụng, bao gồm cả khả năng áp dụng được của nó đối với hàng hải theo tập quán.

- Bổ sung thêm các trách nhiệm của CFR, bên bán hàng theo các điều kiện giá CIF cần phải có bảo hiểm đơn có thể chuyển nhượng được để bảo chứng (tiền đảm bảo) cho các rủi ro trong quá trình vận chuyển từ các nhà bảo hiểm. Giá trị của bảo hiểm đơn cần bảo chứng cho giá CIF cộng 10 phần trăm và khi có thể cần phải là loại hình tiền tệ đã được ghi trong hợp đồng mua bán.

- Lưu ý rằng chỉ có bảo chứng cơ bản nhất được yêu cầu tương đương với các khoản mục của điều khoản "C", và bên mua hàng thông thường hay đòi hỏi bảo hiểm đơn dạng bảo chứng cho "mọi rủi ro" ("all risks") phù hợp với các khoản mục trong điều khoản "A".

- Trách nhiệm của bên bán hàng đối với hàng hóa kết thúc khi hàng hóa được giao cho nhà vận tải hàng hải hoặc khi được giao lên boong tàu vận tải tại điểm đi, phụ thuộc vào các thuật ngữ trong hợp đồng bảo hiểm. Thuật ngữ này chỉ thích hợp cho vận tải hàng hải tập quán, không phải là ro/ro hay vận chuyển côngtenơ quốc tế.

* Theo ý kiến của một số chuyên gia về vận tải thì việc nhập khẩu hàng hóa theo giá FOB hoặc EXW (Ex-works), thay vì giá CIF có lợi cho bên mua hơn, vì lý do sau:

- Nhập khẩu hàng trực tiếp từ nhà sản xuất nói chung có lợi hơn (giá tốt hơn, dễ thảo luận về mẫu mã, chất lượng - vì không qua khâu trung gian). Nhưng thường thì nhà sản xuất do chuyên môn hoá và tập trung cao vào sản xuất, họ sẽ không muốn lo việc vận chuyển và sẽ chỉ gửi báo giá Ex-Works (giá xuất xưởng) hoặc giá FOB cảng xếp hàng. Nếu bên mua vẫn cứ yêu cầu báo giá CFR/CIF, thì có thể sẽ bị thiệt, do nhà sản xuất thường không có chuyên môn cao về vận tải nên họ sẽ cộng thêm một giá cước khá cao, để đảm bảo an toàn.

- Trong khi đó, nếu nhập khẩu với giá FOB, bên mua có thể chủ động đàm phán với hãng vận tải (hoặc đại lý của họ) về vấn đề giá cước. Cũng thuận lợi, hiệu quả và an toàn như CIF. Chỉ cần chỉ định cho người bán rằng việc vận tải do công ty vận chuyển cùng đại lý của mình đảm nhận. Bảo hiểm hàng hoá mua ngay tại quốc gia bên mua hàng. Mọi phát sinh về hư hại, thiếu hụt, mất mát hàng hoá, giải quyết trực tiếp tại quốc gia bên mua bao giờ cũng thuận lợi hơn.

- Tuy nhiên, tại Việt Nam hiện nay, đa số các công ty nhập khẩu hàng theo giá CIF/CFR cảng Việt Nam. Lý do có thể coi là cơ bản có lẽ là: Các công ty thường không có khả năng nhập khẩu trực tiếp khi hàng hóa đa dạng về chủng loại và phải thông qua một/vài trung gian tại nước sở tại để gom hàng. Chi phí để đảm bảo cho một văn phòng thu gom hàng tại nước bán hàng không rẻ cũng là một lý do để các công ty mua hàng qua trung gian. Trong trường hợp này thì bên bán hàng thường cố gắng giữ quyền thanh toán bảo hiểm và cước vận tải, nhằm giảm thiểu các chi phí.

- Một lý do khác là các công ty vận tải biển của Việt Nam chưa thực sự mạnh, đa phần làm đại lý cho các công ty vận tải nước ngoài và vấn đề cước không do các công ty Việt Nam quyết định.

- Cho đến nay vẫn còn tồn tại một suy nghĩ sai lầm là nhập hàng theo giá CFR/CIF sẽ an toàn hơn so với giá FOB, chẳng hạn: "Với giá CIF, trách nhiệm [đối với các rủi ro] chuyển từ người bán sang người mua khi hàng nhập cảng đến. Với giá FOB, trách nhiệm này chuyển ngay tại cảng nước ngoài". Thực tế, theo các điều khoản của Incoterms thì trách nhiệm trên chuyển ngay tại cảng xếp hàng, đối với cả điều kiện CFR/CIF lẫn FOB. (CIF và CFR chuyển trách nhiệm cho nhà vận tải hay nhà bảo hiểm khi xảy ra rủi ro).

4

Liên hệ với FOB hay EXW

- Theo ý kiến của một số chuyên gia về vận tải thì việc nhập khẩu hàng hóa theo giá FOB hoặc EXW (Ex-works), thay vì giá CIF có lợi cho bên mua hơn, vì lý do sau: Nhập khẩu hàng trực tiếp từ nhà sản xuất nói chung có lợi hơn (giá tốt hơn, dễ thảo luận về mẫu mã, chất lượng - vì không qua khâu trung gian). Nhưng thường thì nhà sản xuất do chuyên môn hoá và tập trung cao vào sản xuất, họ sẽ không muốn lo việc vận chuyển và sẽ chỉ gửi báo giá Ex-Works (giá xuất xưởng) hoặc giá FOB cảng xếp hàng. Nếu bên mua vẫn cứ yêu cầu báo giá CFR/CIF, thì có thể sẽ bị thiệt, do

5

nhà sản xuất thường không có chuyên môn cao về vận tải nên họ sẽ cộng thêm một giá cước khá cao, để đảm bảo an toàn.

- Trong khi đó, nếu nhập khẩu với giá FOB, bên mua có thể chủ động đàm phán với hãng vận tải (hoặc đại lý của họ) về vấn đề giá cước. Cũng thuận lợi, hiệu quả và an toàn như CIF. Chỉ cần chỉ định cho người bán rằng việc vận tải do công ty vận chuyển cùng đại lý của mình đảm nhận. Bảo hiểm hàng hoá mua ngay tại quốc gia bên mua hàng. Mọi phát sinh về hư hại, thiếu hụt, mất mát hàng hoá, giải quyết trực tiếp tại quốc gia bên mua bao giờ cũng thuận lợi hơn.

- Tuy nhiên, tại Việt Nam hiện nay, đa số các công ty nhập khẩu hàng theo giá CIF/CFR cảng Việt Nam. Lý do có thể coi là cơ bản có lẽ là: Các công ty thường không có khả năng nhập khẩu trực tiếp khi hàng hóa đa dạng về chủng loại và phải thông qua một/vài trung gian tại nước sở tại để gom hàng. Chi phí để đảm bảo cho một văn phòng thu gom hàng tại nước bán hàng không rẻ cũng là một lý do để các công ty mua hàng qua trung gian. Trong trường hợp này thì bên bán hàng thường cố gắng giữ quyền thanh toán bảo hiểm và cước vận tải, nhằm giảm thiểu các chi phí.

- Một lý do khác là các công ty vận tải biển của Việt Nam chưa thực sự mạnh, đa phần làm đại lý cho các công ty vận tải nước ngoài và vấn đề cước không do các công ty Việt Nam quyết định. Cho đến nay vẫn còn tồn tại một suy nghĩ sai lầm là nhập hàng theo giá CFR/CIF sẽ an toàn hơn so với giá FOB, chẳng hạn: "Với giá CIF, trách nhiệm <đối với các rủi ro> chuyển từ người bán sang người mua khi hàng nhập cảng đến. Với giá FOB, trách nhiệm này chuyển ngay tại cảng nước ngoài". Thực tế, theo các điều khoản của Incoterms thì trách nhiệm trên chuyển ngay tại cảng xếp hàng, đối với cả điều kiện CFR/CIF lẫn FOB. (CIF và CFR chuyển trách nhiệm cho nhà vận tải hay nhà bảo hiểm khi xảy ra rủi ro).

- Đây là các li do tại sao hàng xuất của chúng ta hầu hết lag hàng chỉ đinh từ đại lí nước ngoài và hàng nhập của Việt nam thi các Forwarder của chúng ta hầu hết chỉ ngồi nhìn nước ngoài làm thôi. "Tại sao chúng ta không tư vấn cho khách thật tốt" để khách hàng có lợi và nguồn lợi nhuận này phải đựoc vào túi của người Việt Nam??

Nghiệp vụ hải quan Việt Nam 1. Khái niệm hải quan Ngay từ khi sản xuất hàng hóa phát triển, ở thời kỳ tiền sử, người ta đã xây dựng một tổ chức nhà nước đứng ra quản lý việc lưu thông hàng hóa, thu thuế để tạo nguồn thu cho ngân khối, chống buôn lậu.ở Trung Quốc đời nhà Ðường đã thực hiện việc thu thuế và kiểm soát tàu thuyền ra vào cảng. Ðến thế kỷ17 nhà Thanh đã đặt ra thuật ngữ Hải quan để chỉ cơ quan thu thuế, bắt buôn lậu từ đó. ở Hy Lạp cũng đã tổ chức thu thuế xuất nhập khẩu và tàu thuyền, gọi là thuế inforium khoảng 2% trị giá hàng hóa. Tại La Mã thuế đó gọi là Porturium… Như vậy, hải quan là cơ quan nhà nước có chức năng điều tiết về lưu thông hàng hóa xuất nhập khẩu, thu thuế và chống buôn lậu. Ðể làm được chức năng của mình, hải quan phải có thủ tục, phải đề ra nguyên tắc, địa điểm và thời hạn thực hiện các thủ tục đó. Hải quan Việt Nam từ khi ra đời đến nay đã trải qua những thời kỳ hoạt động theo chỉ thị, theo quyết định, theo pháp lệnh và từ ngày 29/6/2001 trở đi, theo Luật hải quan đã được thông qua. 2. Nguyên tắc tiến hành thủ tục hải quan Một là: Hàng hóa xuất nhập khẩu, quá cảnh, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh phải được làm thủ tục hải quan, chịu sự kiểm tra, giám sát hải quan, vận chuyển đúng tuyến đường, qua cửa khẩu theo quy định của pháp luật. Hai là: hàng hóa, phương tiện vận tải được thông qua sau khi làm thủ tục hải quan

6

Ba là: thủ tục hải quan phải được thực hiện công khai, nhanh chóng, thuận tiện và theo đúng quy định của pháp luật. Bốn là: Việc bố trí nhân lực, thời gian làm việc phải đáp ứng yêu cầu hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh 3. Nhiệm vụ của mọi người khi làm thủ tục hải quan a. Người khai hải quan phải: + Khai và nộp tờ khai hải quan; nộp và xuất trình chứng từ thuộc hồ sơ hải quan. + Ðưa hàng hóa, phương tiện vận tải đến địa điểm được quy định cho việc kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải + Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật b. Công chức hải quan phải + Tiếp nhận và đăng ký hồ sơ hải quan + Kiểm tra hồ sơ hải quan và kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải + Thu thuế và các khoản thu khác theo quy định của pháp luật + Quyết định việc thông quan hàng hóa, phương tiện vận tải 4. Ðịa điểm làm thủ tục hải quan a. Ðịa điểm làm thủ tục hải quan là trụ sở hải quan cửa khẩu được thành lập tại các cảng biển quốc tế, cảng sông quốc tế, cảng hàng không dân dụng quốc tế, ga đường sắt liên vận quốc tế, bưu điện quốc tế, cửa khẩu biên giới đường bộ. b. Trụ sở hải quan ngoài cửa khẩu được thành lập ở khu vực do Thủ tướng quy định c. Ðịa điểm làm thủ tục hải quan đối với phương tiện vận tải xuất nhập cảnh là trụ sở hải quan nơi phương tiện đó xuất nhập cảnh 5. Thời hạn khai và nộp tờ khai * Người khai hải quan phải khai và nộp tờ khai hải quan đối với hàng hóa, phương tiện vận tải trong thời hạn sau đây: a. Hàng hoá nhập khẩu được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hàng hóa đến cửa khẩu b. Hàng hóa xuất khẩu được thực hiện chậm nhất là 08 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh c. Hành lý mang theo của người nhập cảnh, xuất cảnh được thực hiện ngay khi phương tiện vận tải đến cửa khẩu nhập và trước khi tổ chức vận tải chấm dứt việc làm thủ tục nhận hành khách lên phương tiện vận tải xuất cảnh. Hành lý gửi trước hoặc gửi sau chuyến đi của người nhập cảnh được thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày người nhập cảnh đến cửa khẩu. d. Hàng hóa, phương tiện vận tải quá cảnh được thực hiện ngay khi hàg hóa, phương tiện vận tải tới cửa khẩu nhập đầu tiên và trước khi hàng hóa, phương tiện vận tải qua cửa khẩu xuất cuối cùng. e. Phương tiện vận tải đường biển xuất cảnh, nhập cảnh được thực hiện chậm nhất 02 giờ sau khi cảng vụ thông báo phương tiện vận tải đã đến vị trí đón trả hoa tiêu và 01 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. f. Phương tiện vận tải đường hàng không xuất cảnh, nhập cảnh được thực hiện ngay khi phương tiện vận tải đến cửa khẩu và trước khi tổ chức vận tải chấm dứt việc làm thủ tục nhận hàng hóa xuất khẩu, hành khách xuất cảnh. g. Phương tiện vận tải đường sắt, đường bộ và đường sông xuất cảnh, nhập cảnh được thực hiện ngay sau khi phương tiện vận tải đến cửa khẩu nhập đầu tiên và trước khi phương tiện vận tải qua cửa khẩu xuất cuối cùng để xuất cảnh * Công chức hải quan phải: a. Công chức hải quan tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra hồ sơ hải quan ngay sau khi người khai hải quan nộp, xuất trình hồ sơ hải quan đúng quy định của pháp luật; trong trường hợp không chấp nhận đăng ký hồ sơ hải quan thì phải thông báo lý do cho người khai hải quan biết. b. Sau khi người khai hải quan đã thực hiện đầy đủ các yêu cầu về việc làm thủ tục hải quan, thời hạn công chức hải quan hoàn thành kiểm tra thực tế hàng hóa, phương tiện vận tải được quy định như sau:

7

Chậm nhất là 08 giờ làm việc đối với lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu áp dụng hình thức kiểm tra thực tế một phần hàng hóa theo xác suất. Chậm nhất là 02 ngày ngày làm việc cho đến 08 ngày làm việc. Ðối với lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu áp dụng hình thức kiểm tra thực tế toàn bộ hàng hóa. Việc kiểm tra phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh phải bảo đảm kịp thời việc xếp dỡ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và việc xuất cảnh, nhập cảnh của hành khách. II. Hồ sơ hải quan 1. Hồ sơ đối với hàng xuất khẩu, chủ hàng phải nộp: - Tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu - Bản kê chi tiết hàng hóa đối với lô hàng có nhiều chủng loại - Giấy phép của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy phép xuất nhập khẩu theo quy định của pháp luật; - Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng mà trong trường hợp cần thiết Tổng cục trưởng Tổng cục hải quan quy định; - Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng cụ thể mà người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình cho cơ quan hải quan. 2. Hồ sơ đối với hàng nhập khẩu, chủ hàng phải nộp: - Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu - Hóa đơn thương mại - Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng - Giấy phép của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với hàng hóa phải có giấy phép nhập khẩu theo quy định của pháp luật; - Bản sao vận đơn - Bản kê chi tiết hàng hoá đối với lô hàng có nhiều chủng loại - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) - Giấy xác nhận đăng ký kiểm tra chất lượng hàng hóa của tổ chức giám định hàng hóa hoặc giấy thông báo của nhà nước về việc miễn kiểm tra về chất lượng ở cấp nhà nước. - Chứng từ khác theo quy định của pháp luật đối với từng mặt hàng cụ thể Trường hợp được Chi cục trưởng Hải quan chấp nhận, người khai hải quan được nộp chậm các chứng từ sau đây: a. Giấy chứng nhận xuất xứ - được nộp chậm không quá 60 (sáu mươi) ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan b. Các chứng từ khác thuộc hồ sơ hải quan (trừ tờ khai hải quan) không quá 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan Ngoài ra, đối với các hàng hóa khác, hồ sơ hải quan cũng suy từ hồ sơ hải quan đối với hàng xuất khẩu và hàng nhập khẩu để quy định. III. Một vài công ước quốc tế liên quan Hiệp định tính trị giá GATT/WTO Ðối với hàng nhập khẩu, trị giá được xác định theo 06 (sáu) phương pháp sau: 1) Trị giá giao dịch 2) Trị giá giao dịch của hàng hóa giống hệt 3) Trị giá giao dịch của hàng hóa tương tự 4) Phương pháp trị giá khấu trừ 5) Phương pháp trị giá tính toán 6) Phương pháp dự phòng

Công ước quốc tế về hệ thống hài hoà mô tả và mã hóa hàng hóa (Công ước HS) Công ước HS được thông qua vào tháng 6/1983 và chính thức có hiệu lực từ 1/1/1988. Hệ thống HS là một danh mục hàng hóa quốc tế đa chức năng, bao gồm khoảng 5000 nhóm hàng, mỗi nhóm được xác định bởi một mã gồm 6 chữ số, được sắp xếp theo một cấu trúc hợp lý và lô gíc.

8

Hiệp định về quyền sở hữu trí tuệ liên quan đến thương mại (Trade related Aspects of Intellectual Property Roghts) Hiệp định TRIPS đã đưa ra tiêu chuẩn tối thiểu để bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ về việc thành lập một cơ chế hiệp thương, giám sát cấp quốc tế để đảm bảo sự tuân thủ các tiêu chuẩn nói trên. Hiệp định TRIPS được xây dựng dựa trên các công ước quốc tế có liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ như Công ước Paris(1967), Công ước Berne (1971) về bảo hộ các tác phẩm văn học nghệ thuật, Công ước Rome (1961) về bảo hộ người trình diễn� Công ước quốc tế về đơn giản hóa và hài hòa hoá thủ tục hải quan (Công ước Kyoto) Bao gồm thân công ước, các phụ lục tổng quát (General Anner) và 10 phụ lục chuyên đề bao trùm hầu hết các lãnh vực nghiệp vụ hải quan Công ước Bruxelles quy định việc chống buôn lậu Công ước này được mở rộng từ công ước Nairobic, xác định lại định nghĩa về các hành vi gian lận thương mại Trên đây chúng tôi chỉ trích giới thiệu một vài công ước chủ yếu có liên quan đến hải quan. Hoạt động của hải quan có liên quan nhiều đến các công ước khác nữa.

CÁCH GIẢI QUYẾT CÁC SAI SÓT THÔNG THƯỜNG TRONG BỘ CHỨNG TỪ KHI THANH TOÁN BẰNG PHƯƠNG THỨC LC

Khi có sai sót trong bộ chứng từ thanh toán trong phương thức L/C, có thể giải quyết theo một trong những cách sau: 1. Người xuất khẩu cam kết miệng với ngân hàng của mình về những sai sót trong bộ chứng từ để được thanh toán. Ngân hàng sẽ chấp nhận thanh toán trong trường hợp này khi bộ chứng từ có sai sót nhỏ. Cách này chỉ phổ biến khi có sự tín nhiệm lẫn nhau. Khi đó: - Người xuất khẩu phải có tình trạng tài chính khả quan và là khách hàng quen thuộc của ngân hàng - Trong một vài trường hợp, ngân hàng giao dịch có thể giữ lại một số tiền trong tài khoản chờ đến lúc ngân hàng mở cho phép giải toả. 2. Người xuất khẩu viết thư cam kết bồi thường Theo tập quán, người xuất khẩu có thể nhờ ngân hàng của mình chiết khấu các chứng từ bằng thư cam kết bồi thường của mình dù có các sai biệt đối với khách hàng được tín nhiệm. Nếu người xuất khẩu không phải là khách hàng của ngân hàng giao dịch, việc bảo lãnh của người xuất khẩu phải được chính ngân hàng của mình ký xác nhận. Khi việc thanh toán đã được thực hiện theo thư bồi thường, người xuất khẩu sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về hậu quả của mọi sai biệt và có thể bị ngân hàng chiết khấu yêu cầu hoàn trả số tiền nếu người mua không nhận bộ chứng từ. 3. Người xuất khẩu điện cho ngân hàng phát hành để xin phép thanh toán: Nếu thư bồi thường của nhà xuất khẩu không được ngân hàng giao dịch chấp nhận hoặc L/C cấm giao dịch bằng thư bồi thường, người xuất khẩu có thể yêu cầu ngân hàng của mình điện cho ngân hàng mở xin được phép thanh toán. Trong bức điện, ngân hàng giao dịch thường mô tả ngắn bộ chứng từ liên hệ cũng như các chi tiết về các sai biệt chứng từ. Ngân hàng giao dịch của người xuất khẩu thường phải mất vài ngày hoặc một tuần để nhận được điện trả lời. Người bán là người phải chịu phí điện báo. 4. Người xuất khẩu chuyển sang phương thức nhờ thu Nếu không thể sử dụng một trong những cách trên, người xuất khẩu có thể yêu cầu ngân hàng giao dịch gửi bộ chứng từ với trách nhiệm của mình về mọi rủi ro đến ngân hàng mở để nhờ thu. Với cách này, người xuất khẩu phải chờ một thời gian mới được thanh toán. Ngân hàng mở sẽ hành động như một ngân hàng nhờ thu, sẽ chuyển số tiền thu được bằng thư hàng không cho người xuất

9

khẩu thông qua ngân hàng của người này. Nếu giá trị hối phiếu là một số tiền lớn, người xuất khẩu nên yêu cầu ngân hàng thu ngân chuyển số tiền thu được trên bằng điện chuyển tiền để thu được tiền nhanh hơn.

CÁCH THỨC MỞ L/C TẠI VIỆT NAM Ðiều kiện mở L/C: Ðể được mở L/C, Doanh nghiệp phải nộp tại ngân hàng - Giấy đăng ký kinh doanh - Tài khoản ngoại tệ tại Ngân hàng ( muốn mở tài khoản phải đóng ít nhất 500 USD vào tài khoản chuẩn bị mở cùng với các giấy tờ sau: + Quyết định thành lập Công ty + Quyết định bổ nhiệm Giám đốc và Kế toán trưởng Cách thức mở L/C: * Các giấy tờ cần nộp khi đến Ngân hàng để mở L/C - Ðối với L/C at sight: + Giấy phép nhập khẩu (nếu hàng hoá được quản lý bằng giấy phép) + Quota ( đối với hàng quản lý bằng hạn ngạch) + Hợp đồng nhập khẩu ( bản sao) + Ðơn xin mở L/C at sight ( theo mẫu in sẵn của Ngân hàng). Cơ sở viết đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết. - Ðối với L/C trả chậm + Giấy phép nhập khẩu ( nếu có) hoặc quota nhập + Phương án bán hàng để thanh toán nhập khẩu + Ðơn xin mở L/C trả chậm (theo mẫu in sẵn của Ngân hàng).Cơ sở viết đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết. + Ðơn xin bảo lãnh và cam kết trả nợ ( theo mẫu của Ngân hàng) * Lưu ý khi làm đơn xin mở L/C - Cơ sở viết đơn là hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký kết nhưng nhà nhập khẩu có thể thêm một số nội dung có lợi cho mình. - Trên đơn phải có chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng đơn vị nhập khẩu. Nếu thực hiện nhập khẩu uỷ thác thì trên đơn xin mở L/C phải có đầy đủ 4 chữ ký: chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng đơn vị nhập khẩu uỷ thác và chữ ký của Giám đốc và Kế toán trưởng của đơn vị nhận uỷ thác - Ðể tránh L/C phải tu chỉnh nhiều lần mất thời gian và tốn kém, nhà nhập khẩu có thể fax đơn xin mở L/C đến nhà xuất khẩu xem trước và xin ý kiến. - Nhà nhập khẩu nên xem L/C bản gốc và đề nghị tu chỉnh nếu cần để bảo vệ quyền lợi cho mình Ký quĩ mở L/C: Hiện nay các ngân hàng quy định tỷ lệ ký qũi ( 100%; dưới 100% hoặc không cần ký quĩ) đối với doanh nghiệp nhập khẩu căn cứ vào: - Uy tín thanh toán của doanh nghiệp - Mối quan hệ của doanh nghiệp đối với ngân hàng - Số dư ngoại tệ trên tài khoản của doanh nghiệp - Công nợ của doanh nghiệp nhập khẩu - Tính khả thi trong phương án kinh doanh hàng nhập khẩu của đơn vị nhập khẩu * Cách thức ký quĩ: - Nếu số dư tài khoản tiền gửi của khách hàng lớn hơn số tiền ký quĩ, ngân hành sẽ trích từ tài khoản tiền gửi chuyển sang tài khoản ký quĩ. Phòng nhập khẩu trực tiếp làm phiếu chuyển khoản

10

nội dung ký quĩ mở L/C sau đó sẽ chuyển sang Phòng Kế toán để thực hiện - Nếu số dư tài khoản tiền gửi nhỏ hơn số tiền ký quĩ, giải quyết bằng hai cách sau: + Mua ngoại tệ để ký quĩ + Vay ngoại tệ để ký quĩ. Thanh toán phí mở L/C: Phí mở L/C tùy theo mức nhà nhập khẩu thực hiện ký quỹ: Ví dụ: Tại Vietcombank Ký quỹ Phí mở L/C 100% trị giá L/C 0,075% trị giá L/C mở 30 - 50% trị giá L/C 0,1% trị giá L/C mở Dưới 30% trị giá L/C 0,15% trị giá L/C mở ( min 5 USD và max 200 USD) Miễn ký quỹ 0,2% trị giá L/C mở ( min 5 USD và max 300 USD ) Khi mở L/C trả chậm: phải có sự bảo lãnh của ngân hàng nên nhà nhập khẩu phải trả thêm 0,2% - 0,5% cho mỗi quý tùy vào từng mặt hàng nhập khẩu.

ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO BẰNG NGOẠI HỐI Ðiều kiện đảm bảo ngoại hối là lựa chọn một đồng tiền tương đối ổn định, xác định mối quan hệ tỷ giá với đồng tiền thanh toán để đảm bảo giá trị của tiền tệ thanh toán. Có hai cách quy định như sau: -Cách 1: Trong hợp đồng quy định đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán là một loại tiền, đồng thời xác định tỷ giá giữa đồng tiền đó với một đồng tiền khác (thường là đồng tiền tương đối ổn định). Ðến khi trả tiền nếu tỷ giá đó thay đổi thì giá cả hàng hoá và tổng giá trị hợp đồng phải được điều chỉnh một cách tương ứng. Ví dụ: Ðồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán trong hợp đồng là phrăng Pháp, tổng giá trị hợp đồng là 1.000.000 phrăng, xác định quan hệ tỷ giá với đôla Mỹ là đồng tiền tương đối ổn định: 1 USD= 5 FRF. Ðến lúc trả tiền, tỷ giá thay đổi là 1USD= 6 FRF thì tổng giá trị hợp đồng phải được điều chỉnh lại là 1.200.000 FRF - Cách 2: Trong hợp đồng quy định đồng tiền tính toán là một đồng tiền ( thường là đồng tiền tương đối ổn định) và thanh toán bằng đồng tiền khác ( tuỳ thuộc vào sự thoả thuận trong hợp đồng). Khi trả tiền căn cứ vào tỷ giá giữa đồng tiền tính toán và đồng tiền thanh toán để tính ra số tiền phải trả là bao nhiêu. Ví dụ: Trong hợp đồng lấy đôla Mỹ làm đồng tiền tính toán , tổng giá trị hợp đồng là 100.000 USD , thanh toán bằng phrăng Pháp, đến lúc trả tiền tỷ giá hối đoái giữa đôla Mỹ và phrăng Pháp là 1USD = 5 FRF thì số tiền phải trả là 500 000 FRF. Ðây là cách thường dùng trong thanh toán quốc tế hiện nay. Trong hai cách đảm bảo ngoại hối trên, cần chú ý tới vấn đề tỷ giá thanh toán là tỷ giá nào. Người ta thường là lấy tỷ giá trung bình giữa tỷ giá thấp và tỷ giá cao vào ngày hôm trước hôm trả tiền. Trong trường hợp hai đồng tiền cùng sụt giá một mức độ như nhau thì điều kiện đảm bảo ngoại hối mất tác dụng. Ngoài ra, người ta còn kết hợp hai điều kiện đảm bảo vàng và điều kiện đảm bảo ngoại hối để đảm bảo giá trị của tiền tệ, còn gọi là điều kiện đảm bảo hỗn hợp. Với điều kiện này, trong hợp đồng quy

11

định giá cả hàng hoá căn cứ vào một đồng tiền tương đối ổn định và xác định hàm lượng vàng của đồng tiền đó. Ðến lúc trả tiền nếu hàm lượng đã thay đổi thì giá cả hàng hoá phải được điều chỉnh lại một cách tương ứng. Ðồng thời trả tiền tính bằng một đồng tiền khác căn cứ vào tỷ giá ngoại hối trung bình giữa tỷ giá cao và tỷ giá thấp giữa nó với đồng tiền tính toán vào ngày hôm trước hôm thanh toán. Ví dụ: Giá hàng tính bằng bảng Anh có hàm lượng vàng là 2,13281 gam vàng nguyên chất, trả tiền bằng đồng curon Thuỵ Ðiển căn cứ vào tỷ giá ngoại hối trung bình giữa tỷ giá cao và tỷ giá thấp giữa curon và bảng Anh vào ngày hôm trước ngày trả tiền.

HỐI PHIẾU Theo Luật thống nhất về hối phiếu (ULB), hối phiếu có giá trị pháp lý khi có các nội dung sau: 1. Tiêu đề hối phiếu: phải ghi chữ Hối phiếu (Bill of Exchange). 2. Ðịa điểm kí phát hối phiếu. Trong trường hợp hối phiếu không ghi địa điểm kí phát thì địa chỉ ghi bên cạnh tên người kí phát là địa điểm thành lập hối phiếu. 3. Ðịa điểm trả tiền. Nếu trên hối phiếu không ghi địa điểm trả tiền thì địa chỉ ghi bên cạnh người trả tiền là địa điểm trả tiền của hối phiếu. 4. Trên hối phiếu phải ghi rõ: Trả theo lệnh của ... (Pay to the order of...) 5. Số tiền và loại tiền. Số tiền phải ghi rõ ràng, đơn giản, đúng tập quán quốc tế, được ghi cả bằng số và bằng chữ. Chú ý: nếu số tiền ghi bằng số và bằng chữ khác nhau thì căn cứ vào số tiền ghi bằng chữ. 6. Kỳ hạn trả tiền của hối phiếu: + Trả tiền ngay: hối phiếu ghi: Trả ngay khi nhìn thấy bản thứ nhất (hai) của hối phiếu này ( At ... sight of first (second) Bill of Exchange). + Trả tiền sau: - Trả sau một số ngày kể từ ngày nhận hối phiếu: Trả 30 ngày sau khi nhìn thấy (At .30.. days after sight) - Trả sau một số ngày kể từ ngày giao hàng: Trả .30.. ngày sau khi ký vận đơn (At..30.. days after Bill of Lading date) - Trả sau một số ngày kể từ ngày kí phát hối phiếu: Trả sau 30 ngày kể từ ngày kí phát hối phiếu (At.30.days after Bill of Exchange date). 7. Người hưởng lợi hối phiếu. Ghi đầy đủ họ tên và địa chỉ của người hưởng lợi. Ðối với hối phiếu thương mại, người hưởng lợi là người xuất khẩu và cũng có thể là một người khác do người hưởng lợi chỉ định. 8. Người trả tiền hối phiếu: Ghi đầy đủ họ tên và địa chỉ của người trả tiền của hối phiếu vào góc dưới bên trái của hối phiếu. 9. Người ký phát hối phiếu. Người ký phát hối phiếu phải ký tên ở góc dưới bên phải của tờ hối phiếu bằng chữ ký thông dụng trong giao dịch. Các chữ ký dưới dạng in, photocopy và đóng dấu... mà không phải viết tay đều không có giá trị pháp lý. Việc ký phát hối phiếu không loại trừ sự uỷ quyền. Người được uỷ quyền ký phát hối phiếu phải thể hiện sự uỷ quyền ngay bên cạnh chữ ký của mình. Ngôn ngữ của hối phiếu là ngôn ngữ nào thì ngôn ngữ thể hiện sự uỷ quyền phải là ngôn ngữ ấy, điều quy định này tạo điều kiện dễ dàng cho người có liên quan đến hối phiếu thấy có sự uỷ quyền về việc thành lập hối phiếu đó.

KỲ PHIẾU Kỳ phiếu là một loại chứng khoán, trong đó người ký phát cam kết sẽ trả một số tiền nhất định vào một ngày nhất định cho người hưởng lợi được chỉ định trên lệnh phiếu hoặc theo lệnh của người

12

hưởng lợi trả cho một người khác. Nội dung kỳ phiếu: - Cam kết trả một số tiền nhất định một cách vô điều kiện - Thời hạn trả tiền - Ðịa điểm trả tiền - Tên họ người thụ hưởng - Ðịa điểm, ngày ký phát hối phiếu - Chữ ký của người ký phát lệnh phiếu Promissory note London, 25th, December 1997 GBP 5543.00 On the 25 th March, 1998 fixed by the Promissory note we promise to pay Food company or order in HoChiMinh city the sum of five thousand five hundred and forty-three pounds Sterling. For and on behalf of Sithers Johnson Ltd Signed

KIỂM TRA BỘ CHỨNG TỪ TRƯỚC KHI CHẤP NHẬN THANH TOÁN Hối phiếu (Draft - Bill of Exchange)

- Hối phiếu có giá trị thanh toán phải là hối phiếu bản gốc, có chữ ký bằng tay của người ký phát trên hối phiếu - Kiểm tra ngày ký phát hối phiếu có trùng hoặc sau ngày B/L và trong thời hạn hiệu lực của L/C hay không. Vì sau khi giao hàng, nhà xuất khẩu hoàn tất bộ chứng từ gửi hàng rồi mới ký phát hối phiếu đòi tiền. - Kiểm tra số tiền ghi trên hối phiếu, số tiền này phải nằm trong trị giá của L/C và phải bằng 100% trị giá hoá đơn. - Kiểm tra thời hạn ghi trên hối phiếu có đúng như L/C quy định hay không. Trên hối phiếu phải ghi At sight nếu là thanh toán trả ngay hoặc at...days sight nếu là thanh toán có kỳ hạn. - Kiểm tra các thông tin về các bên liên quan trên bề mặt hối phiếu: tên và địa chỉ của người ký phát ( drawer), người trả tiền ( drawee). Theo UCP- 500, người trả tiền là ngân hàng mở L/C. - Kiểm tra số L/C và ngày của L/C ghi trên hối phiếu có đúng không? - Kiểm tra xem hối phiếu đã được ký hậu hay chưa. Nếu bộ chứng từ đã được chiết khấu trước khi gửi đến ngân hàng thì trên mặt sau hối phiếu phải có ký hậu của ngân hàng thông báo hoặc hối phiếu được ký phát theo lệnh của ngân hàng thông báo Một số trường hợp bất hợp lệ thường gặp khi kiểm tra hối phiếu + Hối phiếu thiếu hoặc không chính xác về tên và địa chỉ của các bên có liên quan + Hối phiếu chưa ký hậu + Số tiền ghi trên hối phiếu bằng số và bằng chữ không khớp nhau hay không bằng trị giá hoá đơn + Ngày ký phát hối phiếu quá hạn hiệu lực của L/C + Số L/C và ngày mở L/C ghi trên hối phiếu không chính xác Hoá đơn - Kiểm tra số bản được xuất trình có đúng quy định của L/C không? - Kiểm tra các dữ liệu về người bán, người mua ( tên công ty, địa chỉ, số điện thoại...) so với nội

13

dung của L/C quy định có phù hợp không? - Hoá đơn có chữ ký xác nhận của người thụ hưởng hay không? ( Lưu ý theo UCP-500, nếu L/C không quy định thêm thì hoá đơn không cần ký tên). Nếu hoá đơn không phải do người thụ hưởng lập thì hoá đơn được coi là hợp lệ khi L/C có quy định chấp nhận chứng từ do bên thứ ba lập: commercial invoice issued by third party is acceptable hay third party acceptable - Mô tả trên hoá đơn có đúng quy định của L/C hay không? - Kiểm tra số lượng, trọng lượng, đơn giá, tổng trị giá, điều kiện cơ sở giao hàng, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá có mâu thuẫn với các chứng từ khác như phiếu đóng gói, vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không... - Kiểm tra hoá đơn về các dữ kiện mà ngân hàng đã đề cập trong L/C, hợp đồng, quota, giấy phép xuất nhập khẩu... và các thông tin khác ghi trên hoá đơn: số L/C, loại và ngày mở L/C, tên phương tiện vận tải, cảng xếp, cảng dỡ hàng, số và ngày lập hoá đơn có phù hợp với L/C và các chứng từ khác hay không? Bất hợp lệ thường gặp khi kiểm tra hoá đơn thương mại: - Tên và địa chỉ của các bên có liên quan được ghi trên hoá đơn thương mại khác với L/C và các chứng từ khác - Số bản hoá đơn phát hành không đủ theo yêu cầu của L/C - Số lượng, đơn giá, mô tả hàng hoá, tổng trị giá, điều kiện đóng gói và ký mã hiệu hàng hoá trên hoá đơn không chính xác với nội dung của L/C - Số L/C và ngày mở L/C không chính xác - Các dữ kiện về vận tải hàng hoá không phù hợp với B/L - Không có chữ ký theo quy định của L/C Vận tải đơn - Kiểm tra số bản chính được xuất trình - Kiểm tra loại vận đơn: Vận đơn có nhiều loại như vận đơn đường biển, vận đơn đường thuỷ, vận đơn đa phương thức...Căn cứ vào quy định của L/C, cần kiểm tra xem loại vận đơn có phù hợp không? - Kiểm tra tính xác thực của vận đơn: Nhà nhập khẩu phải kiểm tra vận đơn có chữ ký của người chuyên chở ( hãng tàu) hoặc đại lý của người chuyên chở hoặc thuyền trưởng của con tàu hoặc người giao nhận và tư cách pháp lý. Nếu chỉ có chữ ký của người vận chuyển, không nêu tư cách pháp lý hoặc không nêu đầy đủ các chi tiết liên quan tư cách pháplý của người đó thì chứng từ sẽ không được ngân hàng thanh toán. - Kiểm tra mục người gửi hàng. Tuy nhiên, ngân hàng vẫn chấp nhận một chứng từ vận tải mà trên đó bên thứ ba được đề cập cho dù trong L/C không quy định như vậy. -Kiểm tra mục người nhận hàng: đây là mục quan trọng trên B/L và luôn được quy định rõ trong L/C nên người lập vận đơn phải tuân thủ quy định này một cách nghiêm ngặt. Trong thực tế, có hai cách phổ biến quy định mục Người nhận hàng như sau: Made out to order blank endorsed ( B/L được lập theo lệnh người gửi hàng và ký hậu để trắng). Mục Người nhận hàng trên B/L phải ghi to order và người gửi hàng sẽ ký hậu để trắng ở mặt sau của B/L Made out to order of Vietcombank Hochiminh City Branch. Mục người gửi hàng trên B/L phải nêu To the order of Vietcombank Hochiminh CIty Branch và người gửi hàng khôngký hậu. Nếu mục này không ghi chính xác tên ngân hàng Ngoại thương chi nhánh Tp Hồ Chí Minh thì vận đơn cũng không được chấp nhận. - Kiểm tra mục thông báo ( Notify): Mục Notify trên B/L sẽ ghi tên và địa chỉ đầy đủ của người làm đơn xin mở L/C. - Kiểm tra tên cảng xếp hàng ( port of loading) và cảng dỡ hàng ( port of discharge) có phù hợp với quy định của L/C hay không? - Kiểm tra điều kiện chuyển tải: Nếu L/C quy định không cho phép chuyển tải ( transhipment prohibited), trên B/L không được thể

14

hiện bất cứ bằng chứng nào về sự chuyển tải. Nếu việc chuyển tải xảy ra, ngân hàng chỉ chấp nhận chứng từ này khi tên cảng chuyển tải, tên tàu và tuyến đường phải được nêu trên cùng một vận đơn. -Kiểm tra nội dung hàng hoá được nêu trên B/L có phù hợp với quy định trong L/C và các chứng từ khác hay không? Nội dung này bao gồm: tên hàng hoá, ký mã hiệu hàng hoá, số lượng, số kiện hàng hoá, tổng trọng lượng hàng hoá. đặc biệt ngân hàng thường chú ý đến mục ký mã hiệu hàng hoá ghi trên thùng hàng, số hiệu container hoặc số hiệu lô hàng được gửi trên tàu với nội dung L/C và Packing List. - Kiểm tra đặc điểm của vận đơn: có thể là vận đơn đã xếp hàng ( shipped on board B/L) hoặc v ận đơn nhận hàng để xếp ( received for shipment B/L)- loại vận đơn này không được ngân hàng chấp nhận và từ chối thanh toán trừ khi có sự chấp nhận của người nhập khẩu. - Kiểm tra mục cước phí: có phù hợp với quy định của L/C hay không? Do ở nước ta, hàng hoá nhập khẩu chủ yếu theo điều kiện giao hàng CIF và CFR nên hầu hết các L/C quy định cước phí trả trước freight prepaid. Nếu vận tải đơn nêu cước phí phải thu freight to collect thì nhà nhập khẩu sẽ không chấp nhận chứng từ này. - Cần lưu ý các sửa đổi bổ sung trên B/L phải được xác nhận bằng chữ ký và con dấu đồng thời kiểm tra các thông tin như số L/C và ngày mở, các dẫn chiếu các chứng từ khác như hoá đơn, hợp đồng ... - Nhà nhập khẩu phải kiểm tra ngày ký phát vận đơn có hợp lệ hay không? Các bất hợp lệ thường gặp ở vận đơn: - Tên, địa chỉ và các thông tin khác về người gửi hàng, người nhận hàng, người được thông báo không phù hợp theo quy định của L/C - Các thay đổi bổ sung trên vận đơn không có xác nhận của người lập( chữ ký và con dấu) -Vận đơn thiếu tính chính xác thực do người lập vận đơn không nêu rõ tư cách pháp lý đối với trách nhiệm chuyên chở lô hàng này - Số L/C và ngày mở L/C không chính xác - Các điều kiện dóng gói và ký mã hiệu hàng hoá không theo đúng quy định của L/C - Số hiệu container hay lô hàng không khớp với các chứng từ khác như chứng từ bảo hiểm, hoá đơn... Chứng từ bảo hiểm ( insurance policy/ insurance certificate) - Kiểm tra loại chứng từ bảo hiểm được xuất trình có đúng quy định hay không: chứng thư bảo hiểm ( Insurance Policy) hay chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate) - Kiểm tra số lượng bản chính được xuất trình theo quy định của L/C - Kiểm tra tính xác thực của chứng từ bảo hiểm: Chứng từ bảo hiểm có được ký xác nhận của người có trách nhiệm hay không? - Kiểm tra loại tiền và số tiền trên chứng từ bảo hiểm Trong thực tế các L/C đều quy định giá trị bảo hiểm bằng 110% trị giá hoá đơn. Do vậy thanh toán viên sẽ đối chiếu số tiền trên chứng từ bảo hiểm và hoá đơn theo quy định của L/C - Kiểm tra tên và địa chỉ của người được bảo hiểm có đúng theo quy định của L/C hay không? đồng thời kiểm tra việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hóa có hợp lệ hay không? Ngoại trừ có quy định khác, tên và địa chỉ của người được bảo hiểm phải là nhà xuất khẩu ( người thụ hưởng) và việc chuyển nhượng quyền bảo hiểm hàng hoá cho nhà nhập khẩu phải được thể hiện bằng hình thức ký hậu để trắng ( blank endorsed) tương tự như trường hợp chuyển quyền sở hữu đối với chứng từ vận tải -Kiểm tra ngày lập chứng từ bảo hiểm: Căn cứ theo điều 34e UCP-500 chứng từ bảo hiểm phải được lập trước hoặc trùng với ngày B/L. Nếu ngày lập chứng từ bảo hiểm sau ngày lập vận đơn, ngân hàng sẽ từ chối thanh toán. - Kiểm tra nội dung hàng hoá trên chứng từ bảo hiểm: các mô tả về hàng hoá và số liệu khác phải phù hợp với L/C và các chứng từ khác. Theo điều 37c UCP-500, việc mô tả hàng hoá có thể chung chung nhưng không được mâu thuẫn với L/C. - Kiểm tra các dữ kiện về vận chuyển hàng hoá trên chứng từ bảo hiểm: tên tàu, cảng xếp hàng,

15

cảng dỡ hàng có phù hợp với L/C hay không? - Kiểm tra các cơ quan giám định tổn thất và nơi khiếu nại, bồi thườn phải phù hợp với quy định của L/C. - Kiểm tra phí bảo hiểm đã được thanh toán hay chưa? ( đối với trường hợp L/C quy định phải ghi rõ) - Kiểm tra các điều kiện bảo hiểm có phù hợp với yêu cầu của L/C hay không? Thông thường trong L/C quy định điều kiện bảo hiểm mọi rủi ro ( all risks), rủi ro chiến tranh ( war risk), rủi ro đình công ( strike risk)... Kiểm tra phần này, thanh toán viên căn cứ theo điều 35a và 35b UCP-500 Các bất hợp lệ thường gặp đối với chứng từ bảo hiểm: - Số bản chính được xuất trình không đủ theo yêu cầu của L/C - Tên hoặc địa chỉ của các bên liên quan đến chứng từ bảo hiểm không chính xác - Chứng từ bảo hiểm không ký hậu chuyển quyền sở hữu bảo hiểm hàng hoá cho nhà nhập khẩu - Mô tả hàng hoá và những thông tin khác không khớp với L/C hoặc các chứng từ khác - Mua bảo hiểm sau khi giao hàng lêm tàu hoặc không nêu ngày lập chứng từ bảo hiểm - Không nêu số lượng bản chính được phát hành - Không nêu hoặc nêu không đầy đủ các điều kiện bảo hiểm - Không nêu tổ chức giám định hàng hoá hoăc nơi khiếu nại, bồi thường theo quy định L/C Phiếu đóng gói (packing list) - Mô tả hàng hoá, số lượng, trọng lượng hàng trên một đơn vị bao gói có phù hợp với quy định của L/C hay không? - Ðiều kiện đóng gói có được nêu chính xác hay không -Các thông tin khác không được mâu thuẫn với nội dung của L/C và các chứng từ khác. Các bất hợp lệ thường gặp đối với phiếu đóng gói: - Không nêu hoặc nêu không chính xác điều kiện đóng gói theo quy định trên L/C - Thông tin về các bên lliên quan không đầy đủ và chính xác - Tổng trọng lượng từng đơn vị hàng hoá không khớp với trọng lượng cả chuyến hàng Các chứng từ khác: Ngoài các chứng từ kể trên, thanh toán viên cũng sẽ chú ý kiểm tra các chứng từ sau theo nguyên tắc đã nêu ở trên, trong đó có các chứng từ sau: - Giấy chứng nhận kiểm nghiệm, Giấy chứng nhận hun trùng/ Giấy chứng nhận kiểm dịch.. phải được lập hoặc có xác nhận ngày tiến hành kiểm nghiệm/ kiểm dịch là trước ngày giao hàng - Hoá đơn bưu điện gửi chứng từ ( Courier receipt) ngày nhận chứng từ phải nằm trong thời hạn của L/C, kèm theo xác nhận của người nhận chuyển bộ chứng từ - Giấy chứng nhận chất lượng và số lượng phải được lập theo quy định của L/C - Giấy chứng nhận xuất xứ do Phòng thương mại và Công nghiệp hoặc người sản xuất hoặc người thụ hưởng lập theo quy định của L/C - Các điện, fax thông báo giao hàng: thời hạn thông báo phải phù hợp với quy định của L/C

KIỂM TRA L/C Kiểm tra L/C là khâu cực kỳ quan trọng trong việc thực hiện phương thức tín dụng chứng từ. Nếu không phát hiện được sự phù hợp giữa L/C với hợp đồng mà người xuất khẩu cứ tiến hành giao hàng theo hợp đồng thì sẽ không đòi được tiền, ngược lại nếu giao hàng theo yêu cầu của L/C thì vi phạm hợp đồng. Cơ sở kiểm tra L/C là hợp đồng mua bán ngoại thương. Các nội dung L/C cần kiểm tra kỹ:

16

1. Số hiệu, địa điểm và ngày mở L/C ( No of L/C, place and date of issuing) - Mỗi L/C đều có số hiệu riêng dùng để trao đổi thư từ, điện tín có liên qua đến L/C và để ghi vào các chứng từ có liên quan trong bộ chứng từ thanh toán - Ðịa điểm mở L/C: có ý nghĩa trong việc chọn luật áp dụng khi xảy ra tranh chấp ( nếu có) - Ngày mở L/C : là căn cứ để nhà xuất khẩu kiểm tra xem nhà nhập khẩu có mở L/C đúng hạn hay không.

2. Tên ngân hàng mở L/C ( opening bank; issuing bank) Ngân hàng thông báo sẽ kiểm tra xem tên và địa chỉ ngân hàng mở L/C có thật không. Còn người xuất khẩu kiểm tra xem L/C có được mở đúng tại ngân hàng như đã thoả thuận trong hợp đồng mua bán ngoại thương hay không. 3. Tên và địa chỉ ngân hàng thông báo ( advising bank), ngân hàng trả tiền ( negotiating bank or paying bank), ngân hàng xác nhận ( confirming bank) 4. Tên và địa chỉ người thụ hưởng ( beneficiary hoặc L/C có ghi In favour of...) 5. Tên và địa chỉ người mở L/C 6. Số tiền của L/C ( amount) Số tiền của L/C vừa ghi bằng số vừa ghi bằng chữ và phải thống nhất với nhau. Tên của đơn vị tiền tệ phải ghi rõ ràng, phải kiểm tra kỹ xem có phù hợp với hợp đồng không. 7. Loại L/C ( form of documentary credit) Ðối với nhà xuất khẩu, ngân hàng khuyến cáo loại L/C có lợi nhất là L/C không huỷ ngang miễn truy đòi ( Irrevocable without recourse L/C) Nếu lô hàng có giá trị lớn, ngân hàng phát hành không phải là ngân hàng có uy tín thì nên lựa chọn L/C có xác nhận 8. Ngày và địa điểm hết hiệu lực của L/C - Khi kiểm tra phải lưu ý: Ngày hết hiệu lực của L/C phải sau ngày mở L/C ( date of issue) và sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý, thường được tính bằng khoảng thời gian giao hàng cộng với thời gian lập và kiểm tra chứng từ của người bán, cộng với thời gian lưu giữ và chuyển chứng từ từ ngân hàng người bán qua ngân hàng mở L/C. Hiện nay tại các công ty xuất nhập khẩu tại Tp Hồ Chí Minh, thời gian lập bộ chứng từ trung bình khoảng 3-4 ngày. Thời gian lưu giữ chứng từ tại Vietcombank HCM là 2 ngày. Số ngày chuyển chứng từ bằng DHL từ Việt Nam: + đi Nhật Bản, Triều Tiên, Singapore, Hồng Kông mất 3-4 ngày; + đi Châu Âu: Italia, Ðức, Bỉ... mất 5-7 ngày. Số ngày chuyển chứng từ bằng thư đảm bảo từ Việt Nam: + Đến các nước châu Á hết 5-7 ngày; + Đến các nước Châu Âu hết 10-15 ngày - Ðịa điểm hết hiệu lực : thường là tại nước người bán 9. Thời hạn giao hàng ( shipment date or time of delivery) Thời hạn giao hàng có thể được ghi như sau: * Ngày giao hàng chậm nhất hay sớm nhất: shipment must be effected not later than ... hoặc ghi time of delivery: latest December 31st, 2000 or earliest September 1st, 2001 * Trong vòng : shipment must be effected during.... * Khoảng: shipment must be about...' * Ngày cụ thể: shipment must be effected on.... Trong trường hợp hợp đồng quy định thời gian giao hàng bằng cách nào thì L/C phải quy định bằng

17

cách ấy căn cứ vào hợp đồng ,người xuất khẩu kiểm tra xem người nhập khẩu có mở L/C theo đúng như vậy không? 10. Cách giao hàng Có nhiều cách giao hàng khác nhau mà người nhập khẩu có thể cụ thể hoá trong L/C như - Giao hàng một lần: partial shipment not allowed - Giao hàng nhiều lần trong thời gian quy định, số lượng quy định; partial shipment allowed: + During October 2000: 100 MTS + During November 2000: 100 MTS - Giao hàng nhiều lần nhưng quy định giới hạn trọng lượng của mỗi chuyến, giới hạn số chuyến: Total 1000MTS, each shipment minimum 50 MTS to maximum 100 MTS the interverning period between 20 to 10 - Giao nhiều lần, mỗi lần có số lượng như nhau: Shipment is equal monthly in September, October, November and December 2000 for total 4000 MTS 11. Cách vận tải - Trong L/C cho phép chuyển tải hay không, nếu cho phép thì phải ghi transshipment permitted; không cho phép ghi : transhipment not allowed - Chuyển tải có thể thực hiện tại một cảng chỉ định do người chuyên chở và người nhập khẩu lựa chọn : transhipment at....port with through Bill of Lading acceptable Người xuất khẩu không thể chấp nhận L/C quy định việc chuyển tải một cách cứng nhắc khiến cho người xuất khẩu gặp khó khăn hoặc không thể thuê phương tiện vận tải phù hợp. 12. Phần mô tả hàng hoá ( Description of goods) Người xuất khẩu phải kiểm tra: tên hàng, quy cách, số lượng hoặc trọng lượng hàng, giá cả hàng hoá phù hợp với hợp đồng ngoại thương đã thoả thuận không? Người bán có năng lực thực hiện hay không? 13. Các chứng từ thanh toán ( documents for payment) Khi nhận L/C, người xuất khẩu phải kiểm tra kỹ quy định về bộ chứng từ trên các khía cạnh: - Số loại chứng từ phải xuất trình - Số lượng chứng từ phải làm đối với từng loại ( thông thường lập 3 bản) - Nội dung cơ bản được yêu cầu đối với từng loại - Thời hạn muộn nhất phải xuất trình các chứng từ - Quy định cách thức trả tiền Trong hợp đồng quy định cách nào thì L/C phải quy định bằng cách đó.

18

MỘT SỐ MẪU C/O VÀ CÁCH KHAI. • C/O mẫu A • C/O mẫu T • C/O mẫu B • C/O mẫu O cà phê • C/O mẫu X cà phê • C/O mẫu Handicraft (dùng cho các sản phẩm thủ công) • C/O mẫu Hanloom (dùng cho các sản phẩm dệt thủ công)

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

NHỮNG RỦI RO NHÀ NHẬP KHẨU THƯỜNG GẶP TRONG THANH TOÁN THEO PHƯƠNG THỨC L/C VÀ CÁCH PHÒNG CHỐNG

1. Rủi ro do người xuất khẩu không cung cấp hàng hoá Biện pháp: - Tìm hiểu bạn hàng kỹ lưỡng - Tham khảo ý kiến ngân hàng về quá trình kinh doanh của người xuất khẩu - Quy định trong hợp đồng điều khoản Penalty, trong đó quy định phạt bên nào không thực hiện nghĩa vụ của mình một cách đầy đủ - Yêu cầu cả hai bên ký quĩ tại một ngân hàng để đảm bảo thực hiện hợp đồng - Yêu cầu những công cụ của ngân hàng như: Standby L/C, Bank Guarantee, Performance Bond.. ( chỉ áp dụng đối với những hợp đồng lớn và khách hàng không quen biết nhau) để đảm bảo quyền lợi nhà nhập khẩu 2. Rủi ro do thanh toán dựa trên chứng từ giả, chứng từ không trung thực, mâu thuẫn giữa hàng hoá và chứng từ Biện pháp: - Yêu cầu về nội dung và hình thức chứng từ phải rất chặt chẽ, không yêu cầu chung chung. - Chứng từ phải do những cơ quan đáng tin cậy cấp - Vận đơn do hãng tàu đích danh lập. Khi xếp hàng hoá phải có sự giám sát của đại diện phía nhà nhập khẩu để kịp thời đối chiếu sự thật giả của vận đơn và lịch trình tàu ( đối với lô hàng có giá trị lớn) - Ðề nghị nhà xuất khẩu gửi thẳng 1/3 bộ vận đơn gốc ( bản chính) thẳng tới nhà nhập khẩu - Hoá đơn thương mại đòi hỏi phải có sự xác nhận của đại diện phía nhà nhập khẩu hoặc của Phòng Thương mại hoặc hoá đơn lãnh sự ( Consular's invoice) - Giấy chứng nhận chất lượng do cơ quan có uy tín ở nước xuất khẩu hoặc quốc tế cấp hoặc có sự giám sát kiểm tra và ký xác nhận vào giấy chứng nhận của đại diện phía nhà nhập khẩu - Giấy chứng nhận số lượng cũng phải có sự giám sát của đại diện phía nhà nhập khẩu hoặc đại diện thương mại Việt Nam - Cung cấp giấy chứng nhận kiểm tra ( Certificate of inspection) 3. Các rủi ro khác như: lựa chọn hãng tàu không tin cậy, hư hỏng hàng hoá do xếp hàng không đúng quy định Biện pháp: - Giành quyền chủ động thuê tàu ( nhập khẩu theo điều kiện nhóm F) - Chỉ định hãng tàu nổi tiếng, đặc biệt nên thuê tàu của các hãng có văn phòng giao dịch tại nước nhà nhập khẩu - Mua bảo hiểm cho hàng hoá

29

- Trong hợp đồng nên ràng buộc trách nhiệm của nhà xuất khẩu trong vấn đề xếp hàng lên tàu như nhập khẩu theo điều kiện FOB stowed, CFR stowed, CIF stowed...

NỘI DUNG THƯ TÍN DỤNG Số hiệu của thư tín dụng: tạo thuận tiện trong việc trao đổi thông tin giữa các bên có liên quan trong quá trình giao dịch thanh toán và ghi vào các chứng từ liên quan trong bộ chứng từ thanh toán. Ðịa điểm và ngày mở thư tín dụng:

Ðịa điểm mở thư tín dụng là nơi ngân hàng mở phát hành thư tín dụng để cam kết trả tiền cho người hưởng lợi. Ðịa điểm này có ý nghĩa quan trọng, vì nó liên quan đến việc tham chiếu luật lệ áp dụng, để giải quyết những bất đồng xảy ra (nếu có). Ngày mở L/C là ngày bắt đầu phát sinh và có hiệu lực sự cam kết của ngân hàng mở L/C đối với người hưởng lợi; là ngày ngân hàng mở chính thức chấp nhận đơn xin mở của người NK; là ngày bắt đầu tính thời hạn hiệu lực của L/C và cũng là căn cứ để người XK kiểm tra xem người NK có mở L/C đúng thời hạn không... Loại thư tín dụng: khi mở L/C người yêu cầu mở phải xác định cụ thể loại L/C. Mỗi loại L/C khác nhau quy định quyền lợi và nghĩa vụ những người liên quan tới thư tín dụng cũng khác nhau. Tên, địa chỉ của những người liên quan đến phương thức tín dụng chứng từ : + Người yêu cầu mở thư tín dụng + Người hưởng lợi + Ngân hàng mở thư tín dụng + Ngân hàng thông báo + Ngân hàng trả tiền (nếu có) + Ngân hàng xác nhận (nếu có) Số tiền của thư tín dụng: Số tiền phải được ghi vừa bằng số và bằng chữ và phải thống nhất với nhau. Tên đơn vị tiền tệ phải ghi cụ thể, chính xác. Không nên ghi số tiền dưới dạng một con số tuyệt đối, vì như vậy sẽ có thể khó khăn trong việc giao hàng và nhận tiền của bên bán. Cách tốt nhất là ghi một số lượng giới hạn mà người bán có thể đạt được. Thời hạn hiệu lực của thư tín dụng Là thời hạn mà ngân hàng mở cam kết trả tiền cho người hưởng lợi, nếu người này xuất trình được bộ chứng từ trong thời hạn hiệu lực đó và phù hợp với quy định trong thư tín dụng đó Thời hạn trả tiền của thư tín dụng: Liên quan đến việc trả tiền ngay hay trả tiền về sau (trả chậm). Ðiều này hoàn toàn tuỳ thuộc vào quy định của hợp đồng thương mại đã ký kết. Thời hạn trả tiền có thể nằm trong thời hạn hiệu lực của thư tín dụng (nếu trả tiền ngay) hoặc nằm ngoài thời hạn hiệu lực (nếu trả chậm). Trong trường hợp này, cần lưu ý là hối phiếu có kỳ hạn phải được xuất trình để chấp nhận trong thời hạn hiệu lực của thư tín dụng. Thời hạn giao hàng: Ðược ghi trong thư tín dụng và cũng do hợp đồng mua bán ngoại thương quy định. Ðây là thời hạn quy định bên bán phải chuyển giao xong hàng cho bên mua, kể từ khi thư tín dụng có hiệu lực. Thời hạn giao hàng liên quan chặt chẽ với thời hạn hiệu lực của thư tín dụng. Nếu hai bên thoả thuận kéo dài thời gian giao hàng thêm một số ngày thì ngân hàng mở thư tín dụng cũng sẽ hiểu rằng thời hạn hiệu lực của thư tín dụng cũng được kéo dài thêm một số ngày tương ứng. Những nội dung liên quan tới hàng hoá: tên hàng,số lượng,trọng lượng, giá cả, quy cách phẩm chất, bao bì, ký mã hiệu... cũng được ghi cụ thể trong nội dung thư tín dụng.

30

Những nội dung về vận chuyển giao nhận hàng hoá: điều kiện cơ sở về giao hàng (FOB, CIF...), nơi giao hàng, cách vận chuyển, cách giao hàng,... cũng được thể hiện đầy đủ và cụ thể trong nội dung thư tín dụng. Các chứng từ mà người hưởng lợi phải xuất trình: Ðây cũng là một nội dung rất quan trọng của thư tín dụng. Bộ chứng từ thanh toán là căn cứ để ngân hàng kiểm tra mức độ hoàn thanh nghĩa vụ chuyển giao hàng hoá của người xuất khẩu để tiến hành việc trả tiền cho người hưởng lợi. Ngân hàng mở thư tín dụng thường yêu cầu người hưởng lợi đáp ứng những yếu tố liên quan tới chứng từ sau đây: + Các loại chứng từ phải xuất trình: căn cứ theo yêu cầu đã được thoả thuận trong hợp đồng thương mại Thông thường một bộ chứng từ gồm có: \ Hối phiếu thương mại (Commerial Bill of Exchange) \ Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice) \ Vận đơn hàng hải (Ocean Bill of Lading) \ Chứng nhận bảo hiểm (Insurance Policy) \ Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) \ Chứng nhận trọng lượng (Certificate of qulity) \ Danh sách đóng gói (packing list) \ Chứng nhận kiểm nghiệm (Inspection Certificate) +Số lượng bản chứng từ thuộc mỗi loại + Yêu cầu về việc ký phát từng loại chứng từ Sự cam kết của ngân hàng mở thư tín dụng Ðây là nội dung ràng buộc trách nhiệm mang tính pháp lý của ngân hàng mở thư tín dụng đối với thư tín dụng mà mình đã mở. Ví dụ: phần cam kết trong một thư tín dụng thường được diễn đạt như sau: Chúng tôi cam kết với những người ký phát hoặc người cầm phiếu trung thực rằng các hối phiếu được ký phát và chiết khấu phù hợp với các điều khoản của thư tín dụng này sẽ được thanh toán khi xuất trình và các hối phiếu được chấp nhận theo điều khoản của tín dụng sẽ được thanh toán.

PHƯƠNG THỨC NHỜ THU HỐI PHIẾU TRƠN Phương thức nhờ thu hối phiếu trơn (Clean Collection) là phương thức nhờ thu trong đó người xuất khẩu uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền từ người nhập khẩu căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ hàng hoá thì gửi thẳng cho người nhập khẩu, không gửi cho ngân hàng.

Quy trình nhờ thu hối phiếu trơn: (1) Người xuất khẩu giao hàng và bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu (2) Người xuất khẩu lập hối phiếu và uỷ thác cho ngân hàng thu hộ tiền từ người nhập khẩu (3) Ngân hàng nhận uỷ thác chuyển hối phiếu cho ngân hàng đại lý để thông báo cho người nhập khẩu biết (4) Ngân hàng thông báo chuyển hối phiếu cho người nhập khẩu để yêu cầu chấp nhận hay thanh toán . Nếu hợp đồng thoả thuận điều kiện thanh toán D/A người nhập khẩu chỉ cần chấp nhận thanh toán, nếu là D/P người nhập khẩu phải thanh toán ngay cho người xuất khẩu (5) Người xuất khẩu thông báo đồng ý trả tiền hay từ chối thanh toán (6) Ngân hàng đại lý trích tiền từ tài khoản của người nhập khẩu chuyển sang ngân hàng uỷ thác thu để ghi có cho người xuất khẩu trong trường hợp người nhập khẩu đồng ý trả tiền hoặc thông báo cho ngân hàng uỷ thác thu biết trong trường hợp người nhập khẩu từ chối trả tiền. (7) Ngân hàng uỷ thác thu ghi có và báo có cho người xuất khẩu hoặc thông báo cho người xuất khẩu biết việc người nhập khẩu từ chối trả tiền

31

Nhận xét: Trong phương thức nhờ thu hối phiếu trơn ngân hàng chỉ đóng vai trò trung gian trong thanh toán bởi vì bộ chứng từ hàng hoá đã giao cho người nhập khẩu nên ngân hàng đại lý không thể khống chế người nhập khẩu được. Vì vậy, người xuất khẩu chỉ nên áp dụng phương thức này trong trường hợp có quan hệ lâu năm và tín nhiệm người nhập khẩu.

PHƯƠNG THỨC NHỜ THU KÈM CHỨNG TỪ Nhờ thu hối phiếu kèm chứng từ (Documentary Collection) là phương thức nhờ thu trong đó người xuất khẩu sau khi đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng hay cung ứng dịch vụ tiến hành uỷ thác cho ngân hàng phục vụ mình thu hộ tiền ở người nhập khẩu không chỉ căn cứ vào hối phiếu mà còn căn cứ vào bộ chứng từ hàng hoá gửi kèm theo với điều kiện nếu người nhập khẩu thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì ngân hàng mới trao bộ chứng từ cho người nhập khẩu nhận hàng hoá. Quy trình nhờ thu kèm chứng từ: (1) Người xuất khẩu giao hàng cho người nhập khẩu nhưng không giao bộ chứng từ hàng hoá (2) Người xuất khẩu gửi hối phiếu và bộ chứng từ hàng hoá đến ngân hàng nhận uỷ thác để nhờ thu hộ tiền ở người nhập khẩu (3) Ngân hàng nhận uỷ thác chuyển hối phiếu và bộ chứng từ sang ngân hàng đại lý để thông báo cho người nhập khẩu (4) Ngân hàng đại lý chuyển hối phiếu chấp nhận đến người nhập khẩu yêu cầu trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền (5) Người nhập khẩu thông báo đồng ý hay từ chối trả tiền (6) Ngân hàng đại lý trích tài khoản người nhập khẩu chuyển tiền sang cho ngân hàng nhận uỷ thác thu để ghi có cho người xuất khẩu hoặc là thông báo việc từ chối trả tiền của người nhập khẩu (7) Ngân hàng nhận uỷ thác báo có hoặc là thông báo việc từ chối trả tiền cho người xuất khẩu Nhận xét: Trong phương thức nhờ thu hối phiếu kèm chứng từ, người xuất khẩu ngoài việc uỷ thác cho ngân hàng thu tiền mà còn nhờ ngân hàng thông qua ciệc khống chế bộ chứng từ hàng hoá để buộc người nhập khẩu phải trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền. Nhờ vậy phương thức này dảm bảo khả năng thu tiền hơn phương thức chuyển tiền và nhờ thu hối phiếu trơn.

PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN BẰNG CHUYỂN TIỀN (Remittance)

Thanh toán bằng chuyển tiền là một phương thức thanh toán trong đó khách hàng (người có yêu cầu chuyển tiền) yêu cầu ngân hàng phục vụ mình, chuyển một số tiền nhất định cho một người khác (người thụ hưởng) ở một địa điểm nhất định. Quy trình thanh toán bằng chuyển tiền: (1) Người xuất khẩu chuyển giao hàng và bộ chứng từ hàng hoá cho người nhập khẩu (2) Người nhập khẩu sau khi kiểm tra hàng hoá (hoặc bộ chứng từ hàng hoá), nếu thấy phù hợp yêu cầu theo thoả thuận đôi bên, lập thủ tục chuyển tiền gửi ngân hàng phục vụ mình (3) Ngân hàng chuyển tiền lập thủ tục chuyển tiền qua ngân hàng đại lý (hoặc chi nhánh)- ngân hàng trả tiền (4) Ngân hàng trả tiền thanh toán tiền cho người thụ hưởng

Thanh toán bằng séc Tờ séc muốn có hiệu lực phải có những nội dung sau đây: 1. Tiêu đề SEC. Nếu không có tiêu đề, ngân hàng sẽ từ chối thực hiện lệnh của người phát hành séc. 2. Ngày, tháng, năm và địa điểm phát hành séc. 3. Ngân hàng trả tiền. 4. Tài khoản của người trả tiền.

32

5. Số tiền. Ghi rõ ràng, đơn giản số tiền của séc bằng số và bằng chữ (phải thống nhất với nhau). Nếu có sự không thống nhất giữa hai cách ghi đó thì căn cứ vào số tiền ghi bằng chữ. 6. Tên và địa chỉ người trả tiền. 7. Tên và chữ ký của người hưởng lợi và tài khoản (nếu có). 8. Chữ ký của người phát hành séc.

THANH TOÁN BẰNG THƯ TÍN DỤNG

Letter of Credit (L/C)

Là hình thức phổ biến hiện nay, đây là hình thức mà Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (NHNTVN) thay mặt Người nhập khẩu cam kết với Người xuất khẩu/Người cung cấp hàng hoá sẽ trả tiền trong thời gian qui định khi Người xuất khẩu/Người cung cấp hàng hoá xuất trình những chứng từ phù hợp với qui định trong L/C đã được NHNTVN mở theo yêu cầu của người nhập khẩu (Mẫu mở L/C được in sẵn do NHNT cấp) Thông qua hình thức này, người nhập khẩu được tiếp cận với những chuẩn mực thanh toán quốc tế (hiện hành là: UCP 500 - Các qui tắc và thực hành thống nhất về Tín dụng chứng từ do Phòng thương mại quốc tế phát hành). Là khách hàng mở L/C nhập khẩu của NHNTVN, Quý khách còn có thể yêu cầu NHNTVN tư vấn về những điều khoản thanh toán...tốt nhất phù hợp với thông lệ quốc tế để đạt hiệu quả. Trong hình thức này, thực chất NHNTVN đã đứng ra bảo lãnh thanh toán cho người nhập khẩu. Vì vậy, NHNT sẽ đưa ra một số yêu cầu đối với khách hàng như: Đề nghị ký quỹ, vay vốn...Căn cứ vào khả năng thanh toán, uy tín của khách hàng, NHNT có thể áp dụng mức miễn, giảm ký quỹ khác nhau do Giám đốc từng địa bàn NHNTVN công bố trong từng thời kỳ cụ thể. Trong nhiều năm qua, việc tuân thủ nghiêm túc các chuẩn mực thanh toán quốc tế đã tạo được sự tín nhiệm của đông đảo các Ngân hàng phục vụ Người xuất khẩu cũng như Người nhập khẩu mở L/C tại NHNT (để biết thêm chi tiết đề nghị Quý khách xem phần Hướng dẫn phía dưới) - Ngoài thanh toán bằng L/C, NHNT còn thực hiện các phương thức thanh toán khác: · Nhờ thu D/A (Nhờ thu theo hình thức chấp nhận thanh toán giao chứng từ) · Nhờ thu D/P (Nhờ thu theo hình thức thanh toán giao chứng từ) · Nhờ thu D/OT (Nhờ thu giao chứng từ theo điều kiện khác) · Hoặc chuyển tiền đi (đề nghị Quý khách tham khảo phần Chuyển tiền)

THƯ TÍN DỤNG KHÔNG THỂ HUỶ NGANG

IRREVOCABLE L/C

I - Yêu cầu mở L/C : 1 - Nguồn vốn để đảm bảo thanh toán L/C: Giả sử là trong hợp đồng các bên đã đồng ý thanh toán bằng L/C, Quý khách cần xem xét nguồn vốn để thanh toán cho L/C mà mình sẽ yêu cầu ngân hàng mở. 1.1 - L/C phát hành bằng vốn tự có, khách hàng ký quỹ 100% 1.2 - L/C phát hành bằng vốn tự có, khách hàng không ký quỹ đủ 100% và/ hoặc có yêu cầu miễn, giảm mức ký quỹ đề nghị Quý khách liên hệ với bộ phận Tín dụng nghiên cứu xem xét hoặc NHNT sẽ cung cấp đến Quý khách trong từng thời kỳ. 1.3 - L/C phát hành bằng vốn vay của NHNT, Quý khách liên hệ với bộ phận Tín dụng để xem xét. 2 - Đơn yêu cầu mở L/C: Sau khi xem xét nguồn vốn, Quý khách căn cứ vào nội dung hợp đồng để làm đơn yêu cầu NHNT phát hành L/C. Để thuận tiện cho Quý khách NHNT đã có mẫu in sẵn theo tiêu chuẩn của ICC và của Tổ chức SWIFT quốc tế.

33

Quý khách đọc kỹ và điền vào các ô. Vì ngân hàng mở L/C theo yêu cầu của người mua, do vậy Quý khách nên xem xét kỹ nội dung của hợp đồng để đảm bảo khi đưa vào L/C không bị mâu thuẫn vì nếu có mâu thuẫn tức là người mua vi phạm hợp đồng. Sau khi hoàn chỉnh đơn yêu cầu phát hành L/C, Khách hàng cần xuất trình tại NHNT các giấy tờ sau: 2.1 - Thư yêu cầu phát hành L/C (theo Mẫu ) 2.2 - Một bản sao Hợp đồng mua bán ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương đương như hợp đồng. 2.3 - Một bản sao Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu (đối với khách hàng giao dịch lần đầu) 2.4 - Văn bản cho phép nhập khẩu của Bộ Thương mại hoặc Bộ quản lý chuyên ngành (đối với hàng nhập khẩu có điều kiện). Sau khi xem xét nguồn vốn để đảm bảo thanh toán L/C của khách hàng, NHNT sẽ quyết định việc phát hành L/C. * Riêng đối với L/C nhập khẩu bằng vốn vay của Chính Phủ, ODA, ngoài những qui định đã nêu ở trên khách hàng cần gửi cho NHNT những giấy tờ như: Phê duyệt sử dụng vốn vay Chính phủ, ODA của bộ Tài chính; phê duyệt Hợp đồng của Tổ chức tài trợ vốn vay. II - Kiểm tra nội dung L/C Sau khi NHNT phát hành L/C, Quý khách sẽ nhận được một bản sao L/C đó. Quý khách nên xem xét đối chiếu giữa nội dung L/C với đơn yêu cầu của Quý khách để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp với hợp đồng và với yêu cầu của Quý khách, đồng thời thông báo cho NHNT ngay những sai lệch nếu có. III - Sửa đổi L/C Nếu Quý khách có nhu cầu sửa đổi L/C , đề nghị Quý khách xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có). IV - Nhận và kiểm tra chứng từ Quý khách hàng sẽ nhận bộ chứng từ giao hàng theo L/C tại trụ sở NHNT. Sau khi nhận chứng từ Quý khách cần kiểm tra đối chiếu giữa nội dung L/C với các chứng từ nhận được, trường hợp có những khác biệt giữa L/C với chứng từ trong vòng 03 ngày làm việc Quý khách cần thông báo gấp cho NHNT để khiếu nại ngân hàng nước ngoài. NHNT giao chứng từ khi Quý khách chấp nhận thanh toán bộ chứng từ và các chi phí liên quan (nếu có). V - Yêu cầu phát hành Bảo lãnh/ uỷ quyền nhận hàng theo L/C. NHNTVN thực hiện phát hành bảo lãnh nhận hàng khi chưa có vận đơn gốc hoặc phát hành thư uỷ quyền nhận hàng hoặc ký hậu vận đơn để Quý khách có thể nhận hàng theo L/C. Điều kiện để NHNT phát hành Thư bảo lãnh - Thư uỷ quyền nhận hàng, ký hậu vận đơn gốc: Quý Khách cần ký quỹ 100% trị giá hóa đơn, hoặc ủy quyền cho NHNT khoanh số tiền tương ứng trên tài khoản tiền gửi hoặc ghi nợ tài khoản tiền vay khi thanh toán và tuỳ từng trường hợp Quý khách cần xuất trình những giấy tờ sau: 1 - Phát hành Thư bảo lãnh nhận hàng: khách hàng phải có Thư yêu cầu phát hành bảo lãnh (theo mẫu) kèm 01 bản sao vận đơn đường biển hoặc vận đơn hàng không và 01 bản sao hoá đơn do người xuất khẩu gửi trực tiếp. 2 - Phát hành Thư uỷ quyền nhận hàng: khách hàng phải có Thư yêu cầu phát hành Uỷ quyền nhận hàng (theo mẫu) kèm 01 bản gốc vận đơn hàng không ghi người nhận hàng là NHNT kèm 01 bản sao hoá đơn. 3 - Ký hậu vận đơn đường biển: khách hàng phải có Thư yêu cầu ký hậu vận đơn (theo mẫu) kèm

34

01 bản gốc vận đơn đường biển và 01 bản sao hoá đơn. VI - Thanh toán L/C: NHNT sẽ trích tiền từ tài khoản đã được chỉ định của Quý khách hàng để thanh toán cho ngân hàng nước ngoài theo quy định của L/C khi nhận được bộ chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều kiện, điều khoản của L/C. VII - Hủy bỏ L/C Nếu Quý khách có yêu cầu huỷ L/C cần lưu ý NHNT không chấp nhận huỷ L/C trong trường hợp: 1 - Khách hàng đã nhận hàng thông qua bảo lãnh nhận hàng của NHNT. 2 - Có tranh chấp thương mại mặc dù hai bên mua bán thoả thuận nhưng chưa được sự chấp thuận huỷ L/C của các Ngân hàng liên quan. VIII - Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn hình thức thanh toán bằng L/C đối với người Nhập khẩu/Người mở L/C. 1. Trước khi mở L/C, người mua cần thỏa thuận cụ thể với người bán về các khoản thanh toán, lịch giao hàng, phương tiện giao hàng, và các chứng từ cần xuất trình. 2. Người mua phải nhận thức rằng L/C không phải là hình thức thanh toán an toàn tuyệt đối vì ngân hàng chỉ giao dịch trên chứng từ chứ không biết đến hàng hóa. Nếu chứng từ phù hợp với các điều kiện, điều hoản của L/C thì người mua phải trả tiền mặc dù hàng hóa đã giao không đúng với hợp đồng. 3. Đảm bảo chắc chắn là L/C phù hợp với hợp đồng 4. Các điều kiện của L/C phải đảm bảo ngắn gọn, dễ hiểu, không nên đưa vào L/C các nội dung quá chi tiết và các quy cách kỹ thuật quá phức tạp. 5. Trong quá trình giao dịch nếu có nghi ngờ, Quý khách hàng nên liên hệ ngay với NHNT để phối hợp xử lý. 6. Người mua cầm xem xét để tránh rủi ro do biến động tỷ giá ngoại tệ

Tờ khai Hải quan Xuất khẩu Bộ tờ khai hải quan xuất nhập khẩu gồm hai bản: một bản người khai lưu, còn một bản Hải hải quan lưu, giống nhau chỉ khác mỗi dòng,: bản lưu người khai hải quan với bản lưu Hải quan. Đây là mẫu tờ khai Hải quan xuất khẩu, bản nguyên và bản đã khai. Các bạn có thể tải về làm mẫu và để tham khảo!

35

Tờ khai hải quan xuất khẩu mặt trước:

36

TKHQ mặt sau:

37

TKHQ mặt trước đã khai báo và thông quan.

38

TKHQ mặt sau đã khai báo, đóng dấu:

39

Note: Vd: như mặt hàng ở trên của tôi, thì bộ TKXK đó khi đi mở bao gồm: 01 giấy giới thiệu 01 bộ(02 tờ) tờ khai 02 Packing list 01 phiếu tiếp nhận bàn giao( cái này ko có thì lên HQ sẽ đưa cho) là đủ. Nếu mở lần đầu thì cần có thêm giấy phép XK 01 bản sao công chứng( đem theo bản gốc đối chứng) Nếu XK uỷ thác thì có thêm: 01 Sale contract và 01 Hợp đồng uỷ thác ( bản copy) Sau này, khi tàu đã chạy, phía tàu biển sẽ trả lại mình TKHQ, sau đó ta đi đến HQ xin thực xuất. Nếu số lượng có chênh lệch so với xuất khẩu thực tế, thì các bạn nên làm công văn giải trình trước, sẽ ok.Tốt nhất là đợi đóng hàng xong, lấy số liệu chính xác, sau đó mới đi mở tờ khai thì sẽ chuẩn. Nhung đôi khi làm thế lại không kịp tàu chạy sẽ bị nhỡ chuyến. Nên các doanh nghiệp mới hay mở trước. Một số sơ xuất khi khai báo: vd: sai số hợp đồng, sai số P/L, sai số lượng, sai ngày trên hợp đồng, sai đk giao hàng, sai cảng giao hàng, sai số lượng, sai số cont số chì, thiếu : Hàng Việt nam SX mới 100%, thiếu giấy giới thiệu, thiếu mô tả hàng hoá....những cái này có thể sửa ngay tại chỗ hoặc xin nợ đều được chấp nhận. Sau khi khai báo xong cần chú ý xem đã đủ dấu và chữ ký chưa cả trên TK lẫn phong bì và biên bản bàn giao, xem số TK đã đúng chưa....

HƯỚNG DẪN KHAI BÁO TỜ KHAI HẢI QUAN Tiêu thức 1: Người xuất khẩu- Mã số Ghi tên đầy đủ và địa chỉ của doanh nghiệp các nhân xuất khẩu, kể cả số điện thoại và fax Ðối với tờ khai xuất khẩu : ghi mã số đăng ký của doanh nghiệp xuất khẩu do Cục hải quan tỉnh, TP cấp. Nếu người xuất khẩu là cá nhân thì không phải điền vào ô mã số. - Ðối với tờ khai hàng nhập khẩu: không phải điền vào ô mã số Tiêu thức 2: Người nhập khẩu - mã số Ghi tên đầy đủ và địa chỉ của doanh nghiệp/ cá nhân nhập khẩu, kể cả số điện thoại và fax Ðối với tờ khai hàng nhập khẩu : ghi mã số đăng ký của doanh nghiệp nhập khẩu do Cục hải quan tỉnh, TP cấp. Nếu người nhập khẩu là cá nhân thì không phải điền vào ô mã số. Ðối với tờ khai xuất khẩu : không phải điền vào ô mã số Tiêu thức 3: Người uỷ thác - Mã số - Ghi tên đầy đủ và địa chỉ của doanh nhiệp/cá nhân uỷ thác, kể cả số điện thoại và fax ( nếu có). - Ghi mã số đăng ký của doanh nghiệp uỷ thác do Cục hải quan tỉnh, TP cấp. Nếu người uỷ thác là doanh nghiệp nước ngoài ( không đăng ký kinh doanh tại Việt Nam) hoặc cá nhân thì không phải điền vào ô mã số. Tiêu thức 4: Phương tiện vận tải Ghi loại hình phương tiện vận tải ( hàng không, đường biển, đường bộ, đường sắt) chở hàng nhập khẩu từ nước ngoài tới Việt Nam hoặc chở hàng từ Việt Nam ra nước ngoài. Tiêu thức 5: Tên, số hiệu phương tiện

40

Ghi tên tàu thuỷ, số chuyến bay, số hiệu phương tiện vận tải đường sắt chở hàng nhập khẩu từ Việt Nam ra nước ngoài. Không phải ghi tiêu thức này nếu lô hàng được vận chuyển bằng đường bộ. Tiêu thức 6: Ngày khởi hành/ ngày đến Ghi ngày phương tiện vận tải khởi hành đối với hàng xuất khẩu, ngày phương tiện vận tải đến đối với hàng nhập khẩu Tiêu thức 7: Số vận tải đơn Ghi số, ngày, tháng, năm của vận đơn ( B/L) hoặc chứng từ vận tải có giá trị thay thế B/L, có giá trị nhận hàng từ người vận tải. Không sử dụng tiêu thức này nếu là tờ khai hàng xuất khẩu. Tiêu thức 8: Cảng, địa điểm bốc hàng - Ðối với tờ khai hàng xuất khẩu: ghi tên cảng, địa điểm nơi hàng hoá được xếp lên phương tiện vận tải, áp mã hoá cảng phù hợp với ISO ( LOCODE). Trường hợp địa điểm bốc hàng chưa được cấp mã số theo ISO thì chỉ ghi danh vào tiêu thức này - Ðối với tờ khai nhập khẩu thì ghi tên cảng, địa điểm bốc hàng theo hợp đồng ngoại thương ( nếu có) Tiêu thức 9: Cảng, địa điểm dỡ hàng - Ðối với tờ khai hàng nhập khẩu: ghi tên cảng, địa điểm nơi hàng được dỡ khỏi phương tiện vận tải. áp dụng mã hoá cảng phù hợp với ISO (LOCODE). Trường hợp địa điểm dỡ hàng chưa được cấp mã số theo ISO thì ghi địa danh vào tiêu thức này. - Ðối với tờ khai hàng xuất khẩu thì ghi tên cảng, địa điểm dỡ hàng theo hợp đồng ngoại thương ( nếu có) Tiêu thức 10: Số giấy phép/ ngày cấp/ ngày hết hạn Ghi số văn bản hợp đồng cấp hạn ngạch hoặc duyệt kế hoạch XNK của Bộ Thương mại, của Bộ ngành chức năng khác ( nếu có), ngày ban hành và thời hạn có hiệu lực của văn bản đó. áp dụng mã chuẩn trong ISO khi ghi thời hạn ( năm- tháng- ngày). Tiêu thức 11: Số hợp đồng/ ngày ký Ghi số và ngày ký hợp đồng ngoại thương của lô hàng xuất khẩu/ nhập khẩu ( hợp đồng mua bán, hợp đồng gia công, hợp đồng đại lý bán hàng..) Tiêu thức 12: Hải quan cửa khẩu Ghi tên đơn vị hải quan cửa khẩu và tên đơn vị hải quan tỉnh, TP ( TD: Hải quan cửa khẩu cảng Sài Gòn KV1, Cục hải quan thành phố HCM) nơi chủ hàng sẽ đăng ký tờ khai hải quan và làm thủ tuc hải quan cho lô hàng. Tiêu thức 15: Loại hình Ðánh dấu vào ô thích hợp với loại hình: xuất khẩu, nhập khẩu, kinh doanh, đầu tư, gia công… TD: Nhập khẩu hàng tạm nhập tái xuất thì đánh dấu vào các ô nhập khẩu và TN-TX. Nhập khẩu nguyên liệu sản xuất hàng gia công thì đánh dấu vào các ô : nhập khẩu và gia công Ô trống sử dụng khi có hướng dẫn của Tổng cục hải quan Tiêu thức 16: Nước xuất khẩu Ghi tên nước mà từ đó hàng hoá được chuyển đến Việt Nam ( nơi mà hàng hoá được xuất bán cuối cùng đến VIệt nam). áp dụng mã nước ISO trong tiêu thức này đối với tờ khai hàng nhập khẩu Chú ý: không ghi tên nước mà hàng hoá trung chuyển qua đó. Tiêu thức 17: Nước nhập khẩu Ghi tên nơi hàng hoá được nhập khẩu vào ( nơi hàng hoá sẽ được chuyển đến theo thoả thuận giữa người bán với người mua và vì mục đích đó mà hàng hoá xuất khẩu được bốc lên phương tiện vận

41

tải tại Việt Nam). áp dụng mã nước cấp ISO trong tiêu thức này đối với tờ khai hàng xuất khẩu Chú ý: Không ghi tên nước hàng hoá trung chuyển qua đó Tiêu thức 18: Ðiều kiện giao hàng Ghi rõ điều kiện địa điểm giao hàng mà hai bên mua và bán thoả thuận ( TD: CIF Hồ Chí Minh Tiêu thức 19: Số lượng mặt hàng Ghi tổng số các mặt hàng trong lô hàng thuộc tờ khai hải quan đang khai báo. Tiêu thức 20: Phương thức thanh toán Ghi rõ phương thức thanh toán cho lô hàng đã thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương ( TD: L/C, DA, DP, TTR hoặc hàng đổi hàng…) Tiêu thức 21: Nguyên tệ thanh toán Ghi mã của loại tiền tệ dùng để thanh toán đã thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương. áp dụng mã tiền tệ phù hợp với ISO ( TD: đồng Pranc Pháp là FRF; đồng đôla Mỹ là USD…) Tiêu thức 22: Tỷ giá tính thuế Ghi tỷ giá giữa đơn vị nguyên tệ với tiền Việt Nam áp dụng để tính thuế ( theo quy định hiện hành tại thời điểm mở tờ khai hải quan) bằng đồng Việt Nam Tiêu thức 23: Tên hàng - Ghi rõ tên hàng hoá theo hợp đồng ngoại thương, LC, hoá đơn… - Trong trường hợp lô hàng có từ hai mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau: + Trên tờ khai hải quan chính: Ghi tên gọi khái quát chung của lô hàng và theo phụ lục tờ khai hoặc chỉ ghi theo phụ lục tờ khai + Trên phụ lục tờ khai: ghi tên từng mặt hàng Tiêu thức 24: Mã số HS. VN - Ghi mã số hàng hoá theo Danh mục hàng hoá XNK Việt Nam ( HS.VN) do Tổng cục Thống kê ban hành - Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau: + Trên tờ khai hải quan chính: không ghi gì + Trên phụ lục tờ khai: ghi mã số từng mặt hàng Tiêu thức 25: Xuất xứ - Ghi tên nước nơi hàng hoá được chế tạo ( sản xuất ) ra. Căn cứ vào giấy chứng nhận xuất xứ đúng quy định, thoả thuận trên hợp đồng và các tài liệu khác có liên quan đến lô hàng. áp đụng mã nước quy định trong ISO - Ðối với hàng xuất khẩu, tiêu thức này có thể không ghi - Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau: + Trên tờ khai hải quan chính: không ghi gì + Trên phụ lục tờ khai: ghi tên nước xuất xứ từng mặt hàng. Tiêu thức 26: Lượng và đơn vị tính - Ghi số lượng của từng mặt hàng xuất/ nhập khẩu ( theo mục tên hàng ở tiêu thức 23) và đơn vị tính của loại hàng hoá đó ( TD: mét, kg…) đã thoả thuận trong hợp đồng (nhưng phải đúng với các đơn vị đo lường chuẩn mực mà Nhà nước Việt Nam đã công nhận) - Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau: + Trên tờ khai hải quan chính: Không ghi gì + Trên phụ lục tờ khai: Ghi số lượng và đơn vị tính của từng mặt hàng Tiêu thức 27: Ðơn giá ngoại tệ

42

Ghi giá của 1 đơn vị hàng hoá ( theo đơn vị tính ở tiêu thức 26) bằng loại tiền tệ dã ghi ở tiêu thức 21 (nguyên tệ), căn cứ vào thoả thuận trong hợp đồng ngoại thương, hoá đơn, L/C. Hợp đồng mua bán theo phương thức trả tiền chậm; giá mua, giá bán ghi trên hợp đồng mua bán gồm cả lãi suất phải trả thì thì đơn giá được xác định bằng giá mua, giá bán trừ (-) lãi suất phải trả theo hợp đồng mua bán. Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau: - Trên tờ khai hải quan chính: không ghi gì - Trên phụ lục tờ khai: ghi giá của một đơn vị hàng hóa bằng ngoại tệ Ðơn giá hàng gia công XK gồm nguyên liệu + nhân công Tiêu thức 28: Trị giá nguyên tệ Ghi giá bằng nguyên tệ của từng mặt hàng XNK, là kết quả của phép nhân ( x) giữa lượng ( tiêu thức 26) và đơn giá của nguyên tệ ( tiêu thức 27) : lượng x đơn giá nguyên tệ+ trị giá nguyên tệ Trong trường hợp lô hàng có từ hai mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau:

- Trên tờ khai hải quan chính: khi tổng trị giá nguyên tệ của các mặt hàng khai bảo tên phụ lục tờ khai. - Trên phụ lục tờ khai: Ghi trị giá nguyên tệ của từng mặt hàng. Tiêu thức 29: Loại thuế - mã số tính thuế Các loại thuế phụ thu mà hàng hóa xuất nhập khẩu phải chịu đã được ghi sẵn trong tờ khai hải quan. Căn cứ biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành để ghi mã số tương ứng với tính chất, cấu tạo và công dụng của từng mặt hàng ở tiêu thức 23 theo từng loại thuế phụ thu. Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau:

- Trên tờ khai hải quan chính: không ghi gì - Trên phụ lục tờ khai : ghi như hướng dẫn ở trên Tiêu thức 30: Lượng Ghi số lượng của từng mặt hàng thuộc từng mã số ở tiêu thức 29. Chỉ ghi khi tính thuế xuất khẩu nhập khẩu . Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì ghi vào tiêu thức này như sau: - Trên tờ khai hải quan chính: không ghi gì - Trên phụ lục tờ khai : ghi như hướng dẫn ở trên Tiêu thức 31: Ðơn giá tính thuế ( VNÐ) Ghi giá ở một đơn vị hàng hoá ở tiêu thức 26 tính bằng đồng Việt Nam, dùng để tính thuế. Chỉ ghi khi tính thuế xuất khẩu nhập khẩu. Việc xác đinh đơn giá tính thuế căn cứ vào các quy định của các văn bản pháp qui do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành có hiệu lực tại thời điểm mở tờ khai hải quan. ( Hiện là thông tư 82/1997/ TT- BTC và Quyết định 590 A/1998/QÐ-BTC) Phương pháp xác đinh tính thuế như sau: Ðối với những mặt hàng hoặc lô hàng phải áp dụng giá tính thuế theo bảng giá tối thiểu thì đơn giá tính thuế là giá của mặt hàng đó ghi trong bảng giá tối thiểu do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định. Ðối với các trường hợp không phải áp dụng bảng giá tối thiểu: Ðối với hàng xuất khẩu: nếu đơn giá nguyên tệ là giá FOB hoặc giá DAF (đối với hàng xuất khẩu qua biên giới đất liền) thì tính theo công thức : Ðơn giá tính thuế = đơn giá nguyên tệ ( tiêu thức 27) x tỷ giá tính thuế ( tiêu thức 22). Nếu đơn giá nguyên tệ không phải là giá FOB hoặc DAF thì căn cứ vào đơn giá ngyên tệ và các yếu tố khác có liên quan như phí bảo hiểm, phí vận tải…ghi trên các chứng từ hoặc theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để tính giá FOB hoặc giá DAF, từ đó tính ra đơn giá tính thuế. Ðối với hàng nhập khẩu: Nếu đơn giá nguyên tệ là giá CIF hoặc giá DAF ( đối với hàng NK qua biên giới đất liền) thì tính theo công thức: Ðơn giá tính thuế = Ðơn giá nguyên tệ ( tiêu thức 27) x tỷ

43

giá tính thuế ( tiêu thức 22). Nếu đơn giá nguyên tệ không phải là giá CIF hoặc DAF thì căn cứ vào đơn giá nguyên tệ và các yếu tố khác có liên quan như phí bảo hiểm , phí vận tải…ghi trên các chứng từ hoặc theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền để tính ra giá CIF hoặc giá DAF, từ đó tính ra giá tính thuế. Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì cách ghi các tiêu thức này như sau: - Trên tờ khai hải quan chính: không ghi gì - Trên phụ lục tờ khai : ghi như hướng dẫn ở trên. Tiêu thức 32: Trị giá tính thuế Ðối với thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu: ghi trị giá của từng mặt hàng bằng đơn vị tiền Việt Nam. Công thức tính: trị giá tính thuế xuất khẩu hoặc nhập khẩu = lượng ( tiêu thức 30) x đơn giá tính thuế ( tiêu thức 31). Ðối với thuế giá trị gia tăng ( GTGT) và thuế TTÐB: trị giá tính thuế GTGT hoặc TTÐB là tổng của trị giá tính thuế xuất khẩu và thuế nhập khẩu phải nộp cả từng mặt hàng. Công thức tính: Trị giá tính thuế GTGT hoặc TTÐB = Trị giá tính thuế nhập khẩu + Thuế nhập khẩu phải nộp ( ở tiêu thức 34) Ðối với phụ thu: là trị giá tính thuế xuất khẩu nhập khẩu. Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau: - Trên tờ khai hải quan chính: không ghi gì - Trên phụ lục tờ khai : ghi như hướng dẫn ở trên Tiêu thức 33: Thuế suất Ghi mức thuế suất tương ứng với mã số đã xác định trong tiêu thức 29 theo các Biểu thuế, biểu phụ thu có liên quan để làm cơ sở tính thuế. Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau: - Trên tờ khai hải quan chính: không ghi gì - Trên phụ lục tờ khai : ghi như hướng dẫn ở trên Tiêu thức 34: Số tiền phải nộp Ghi số thuế xuất khẩu nhập khẩu, GTGT,TTÐB, phụ thu phải nộp ( gọi chung là thuế), là kết quả tính toán từ các thông số ở tiêu thức 32 và 33. Công thức tính: : Số tiền phải nộp ( của từng loại thuế, phụ thu) = trị giá tính thuế ( của từng loại thuế, phụ thu) x thuế suất’ ( %) Trong trường hợp lô hàng có từ 2 mặt hàng trở lên thì cách ghi vào tiêu thức này như sau - Trên tờ khai hải quan chính: ghi tổng số của từng loại thuế, phụ thu ( cộng trên các phụ lục tờ khai hải quan ) vào ô dành cho loại thuế, phụ thu đó. - Trên phụ lục tờ khai : ghi như hướng dẫn ở trên Ghi tổng số tiền bằng số và bằng chữ Tiêu thức 37: Chứng từ kèm theo Liệt kê toàn bộ các chứng từ có liên quan đến lô hàng phải kèm theo tờ khai hải quan để nộp cho cơ quan hải quan theo quy định. Tiêu thức 38: Chủ hàng hoặc người được ủy quyền cam đoan và ký tên Chủ hàng/ người được ủy quyền làm thủ tục hải quan ghi ngày khai báo, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu chịu trách nhiệm về nội dung khai báo và kết quả tính thuế có liên quan đến khai báo trên tờ khai chính và phụ lục tờ khai ( nếu có). Chủ hàng là cá nhân ghi rõ số, ngày cấp, nơi cấp của chứng minh thư và giấy đăng ký kinh doanh.

* Theo thông tư số 112/2005/TT-BTC hướng dẫn về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan các chứng từ cần có là: • Tờ khai hải quan: 02 bản chính • Hợp đồng mua bán hàng hoá hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng: 01 bản

44

sao (trừ hàng hoá nhập khẩu để gia công xuất khẩu; Hàng hoá theo loại hình nhập khẩu biên giới; Hàng hoá nhập khẩu nhằm mục đích thương mại của tổ chức nhưng không phải là thương nhân (không có mã số thuế /xuất nhập khẩu), của cá nhân • Hóa đơn thương mại (trừ Hàng hoá nhập khẩu nhằm mục đích thương mại của tổ chức nhưng không phải là thương nhân (không có mã số thuế /xuất nhập khẩu), của cá nhân): 01 bản chính, và 01 bản sao; • Vận tải đơn (trừ hàng hoá theo loại hình nhập khẩu biên giới): 01 bản sao chụp từ bản gốc hoặc bản chính của các bản vận tải đơn có ghi chữ copy; • Bản kê chi tiết hàng hoá: 01 bản chính và 01 bản sao nếu hàng hoá có nhiều chủng loại hoặc đóng gói không đồng nhất: • Giấy đăng ký kiểm tra nhà nước về chất lượng hàng hóa hoặc Giấy thông báo miễn kiểm tra nhà nước về chất lượng: 01 bản chính • Chứng thư giám định: 01 bản chính nếu hàng hoá được giải phóng hàng trên cơ sở kết quả giám định: • Tờ khai trị giá hàng nhập khẩu: 01 bản chính nếu cần • Giấy phép nhập khẩu: 01 bản nếu cần (là bản chính nếu nhập khẩu một lần hoặc bản sao khi nhập khẩu nhiều lần và phải xuất trình bản chính để đối chiếu); • Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): 01 bản gốc và 01 bản sao thứ 3 nếu chủ hàng có yêu cầu được hưởng thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt Nếu hàng hoá nhập khẩu có tổng trị giá lô hàng (FOB) không vượt quá 200 USD thì không phải nộp hoặc xuất trình C/O; Các chứng từ khác theo quy định của pháp luật liên quan phải có: 01 bản chính.

Thực hiện hợp đồng ngoại thương I. Các bước thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế. Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương đã được ký kết, đơn vị kinh doanh XNK - với tư cách là một bên ký kết -phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Ðây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo đảm được quyền lợi quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị. Về mặt kinh doanh, trong quá trình thực hiện các khâu công việc để thực hiện hợp đồng, đơn vị kinh doanh XNK phải cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ giao dịch. Ðể thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, đơn vị kinh doanh phải tiến hành các khâu công việc sau đây: Giục mở L/C và kiểm tra L/C (nếu hợp đồng quy định sử dụng phương thức tín dụng chứng từ), xin giấy phép xuất khẩu, chuẩn bị hàng hoá, thuê tàu hoặc lưu cước, kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng hoá, làm thủ tục hải quan, giao hàng lên tàu, mua bảo hiểm, làm thủ tục thanh toán và giải quyết khiếu nại (nếu có). Ðể thực hiện một hợp đồng nhập khẩu, đơn vị kinh doanh phải tiến hành các khâu công việc sau đây: Xin giấy phép nhập khẩu, mở L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C), thuê tàu hoặc lưu cước, mua bảo hiểm, làm thủ tục hải quan, nhận hàng chở từ tàu chở hàng, kiểm tra hàng hoá (kiểm dịch và giám định), giao hàng cho đơn vị đặt hàng nhập khẩu, làm thủ tục thanh toán, khiếu nại (nếu có) về hàng hoá bị thiếu hụt hoặc tổn thất. Như vậy, nói chung trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương, đơn vị kinh doanh XNK phải tiến hành các công việc dưới đây. *. Chuẩn bị hàng xuất khẩu.

45

Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với nước ngoài và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C). Công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm 3 khâu chủ yếu: thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu, đóng gói bao bì và kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu. 1. Thu gom tập trung làm thành lô hàng xuất khẩu. Việc mua bán ngoại thương thường tiến hành trên cơ sở số lượng lớn trong khi đó sản xuất hàng xuất khẩu ở nước ta, về cơ bản, là một nền sản xuất manh mún, phân tán, vì vậy, trong rất nhiều trường hợp, muốn làm thành lô hàng xuất khẩu, chủ hàng xuất nhập khẩu phải tiến hành thu gom tập trung từ nhiều chân hàng (cơ sở sản xuất - thu mua). Cơ sở pháp lý để làm việc đó là ký kết hợp đồng kinh tế giữa chủ hàng xuất nhập khẩu với các chân hàng. Hợp đồng kinh tế về việc huy động hàng xuất khẩu có thể là hợp đồng mua bán hàng xuất khẩu, hợp đồng gia công, hợp đồng đổi hàng, hợp đồng uỷ thác thu mua hàng xuất khẩu, hợp đồng nhận uỷ thác xuất khẩu, hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu... Hợp đồng dù thuộc loại nào đều phải được ký kết theo những nguyên tắc, trình tự và nội dung đã được quy định trong "Pháp lệnh về hợp đồng kinh tế" do Chủ tịch Hội đồng Nhà nước ban hành ngày 25/9/1989. 2. Ðóng gói bao bì hàng xuất khẩu. Trong buôn bán quốc tế, tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để rời, nhưng đại bộ phận hàng hoá đòi hỏi phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển và bảo quản. Vì vậy, tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng của việc chuẩn bị hàng hoá. Muốn làm tốt được công việc bao bì đóng gói, một mặt cần phải nắm vững loại bao bì đóng gói mà hợp đồng quy định, mặt khác cần nắm được những yêu cầu cụ thể của việc bao gói để lựa chọn cách bao gói thích hợp. a. Loại bao bì. Trong buôn bán quốc tế, người ta dùng rất nhiều loại bao bì. Các loại thông thường là: - Hòm (case, box): Tất cả những hàng có giá trị tương đối cao, hoặc dễ hỏng đều được đóng vào hòm. Người ta thường dùng các loại hòm gỗ thường (wooden case), hòm gỗ dán (plywood case), hòm kép (double case), và hòm gỗ dác kim khí (Metallized case) và hòm gỗ ghép (fiberboard case). - Bao (bag) : Một số sản phẩm nông nghiệp và nguyên liệu hoá chất thường được đóng vào bao bì. Các loại bao bì thường dùng là:bao tải (gunny bag), bao vải bông (Cottonbag), bao giấy (Paper bag) và bao cao su (Rubber bag). - Kiện hay bì (bale): Tất cả các loại hàng hoá có thể ép gọn lại mà phẩm chất không bị hỏng thì đều đóng thành kiện hoặc bì, bên ngoài thường buộc bằng dây thép. - Thùng (barrel, drum): Các loại hàng lỏng, chất bột và nhiều loại hàng khác nữa phải đóng trong thùng. Thùng có loại bằng gỗ (wooden barrel), gỗ dán (plywood barrel), thùng tròn bằng thép (steel drum), thùng tròn bằng nhôm (aluminium drum) và thùng tròn gỗ ghép (fiberboard drum). Ngoài mấy loại bao bì thường dùng trên đây, còn có sọt (crate), bó (bundle), cuộn (roll), chai lọ (bottle), bình (carboy), chum (jar)... Các loại bao bì trên đây làbao bì bên ngoài (outer packing). Ngoài ra còn có bao bì bên trong (inner packing) và bao bì trực tiếp (mimediate packing). Vật liệu dùng để bao gói bên trong là giấy bìa bồi (cardboard), vải bông, vải bạt (tarpauline), vải đay (gunny), giấy thiếc (foil), dầu (oil) và mỡ (grease). Trong bao gói có khi còn phải lót thêm một số vật liệu, thí dụ: Phoi bào (excelsior, wood shaving), giấy phế liệu, (paper waste), nhựa xốp (stiropore)... có khi vải bông cũng được dùng để lót trong. Trong mấy thập kỷ gần đây, người ta dùng chất tổng hợp để chế ra vật liệu bao gói như các màng mỏng PE, PVC, PP hay PS. Ngoài ra người ta còn phát triển việc chuyên trở bằng con-tê-nơ (container), cá bản (palette), thùng lều (thiết bị đóng gộp hàng máy bay - igloo) vừa tiết kiệm bao gói, vừa thuận tiện cho việc bốc dỡ và xếp đặt hàng trên phương tiện vận tải.

46

b. Những nhân tố cần được xét đến khi đóng gói. Yêu cầu chung về bao bì đóng gói hàng hoá ngoại thương là "an toàn, rẻ tiền và thẩm mỹ". Ðiều này có nghĩa là: Bao bì phải đảm bảo tự nguyên vẹn về chất lượng và số lượng hàng hoá từ nơi sản xuất đến tay người tiêu dùng, phải bảo đảm hạ giá thành sản phẩm nhưng đồng thời phải bảo đảm thu hút sự chú ý của người tiêu thụ. Khi lựa chọn loại bao bì, loại vật liệu làm bao bì và phương pháp bao bì, chủ hàng xuất nhập khẩu phải xét đến những điều đã thoả thuận trong hợp đồng, thứ đến phải xét đến tính chất của hàng hoá (như lý tính, hoá tính, hình dạng bên ngoài, màu sắc, trạng thái của hàng hoá) đối với những sự tác động của môi trường và của điều kiện bốc xếp hàng... Ngoài ra, cần xét đến những nhân tố dưới đây: + Ðiều kiện vận tải: Khi lựa chọn bao bì, người ta phải xét đến đoạn đường dài, phương pháp và thời gian của việc vận chuyển, khả năng phải chuyển tải ở dọc đường, sự chung đụng với hàng hoá khác trong quá trình chuyên chở... + Ðiều kiện khí hậu: Ðối với những hàng hoá giao cho các nước có độ ẩm không khí cao (tới 90%) và nhiệt độ trung bình tới 30-400C, hoặc hàng hoá đi qua những nước có khí hậu như vậy, bao bì phải là những loại đặc biệt bền vững. Thường thường, đó là những hòm gỗ hoặc bằng kim khí được hàn hoặc gắn kín. Bên trong bao bì là lớp giấy không thấm nước và/hoặc màng mỏng PE. Những bộ phận chế bằng kim loại, dễ bị han rỉ, cần bôi thêm dầu mỡ ở mặt ngoài. + Ðiều kiện về luật pháp và thuế quan. ở một số nước, luật pháp cấm nhập khẩu những hàng hoá có bao bì làm làm từ những loại nguyên liệu nhất định.Ví dụ: ở Mỹ và Tân-Tây- Lan, người ta cấm dùng bao bì bằng cỏ khô, rơm, gianh, rạ v.v.. một vài nước khác lại cho phép nhập khẩu loại 1 như vậy nếu chủ hàng xuất trình giấy tờ chứng nhận rằng các nguyên liệu bao bì đẫ được khử trùng. Ngoài ra, phương pháp bao bì đóng gói và vật liệu bao bì đóng gói còn trực tiếp ảnh hưởng tới mức thuế nhập khẩu ở một số nước thuộc khối liên hiệp Anh, hải quan đòi hỏi phải xuất trình những chứng từ về xuất xứ của bao bì để áp dụng suất thuế quan ưu đãi cho những hàng hoá nhập từ các nước trong liên hiệp Anh. Ðối với những hàng chịu thuế theo trọng lượng, có một số nước thu thuế theo "trọng lượng tịnh luật định" là trọng lượng còn lại sau khi đã lấy trọng lượng cả bì của hàng hoá trừ đi trọng lượng bì do hải quan quy định sẵn. Trong trường hợp này, rõ ràng trọng lượng của bao bì có thể ảnh hưởng tới mức thuế quan nhập khẩu. + Ðiều kiện chi phí vận chuyển: Cước phí thường được tính theo trọng lượng cả bì hoặc thể tích của hàng hoá. Vì vậy, rút bớt trọng lượng của bao bì hoặc thu hẹp thể tích của hàng hoá sẽ tiết kiệm được chi phí vận chuyển. Ngoài ra muốn giảm được chi phí vận chuyển còn phải đề phòng trộm cắp trong quá trình chuyên chở. Muốn thoả mãn được những điều kiện này, người ta thường dùng bao bì vừa nhẹ, vừa bền chắc tận dụng không gian của bao bì, thu nhỏ bản thân hàng hoá lại, đồng thời không để lộ dấu hiệu của hàng hoá được gói bên trong bao bì... 3. Việc kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu. Ký mã hiệu (marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hoá. Kẻ ký mã hiệu là một khâu cần thiết của quá trình đóng gói bao bì nhằm: - Bảo đảm thuận lợi cho công tác giao nhận. - Hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bảo quản, vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá. Ký mã hiệu cần phải bao gồm: + Những dấu hiệu cần thiết đối với người nhận hàng như: tên người nhận và tên người gửi, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng. + Những chi tiết cần thiết cho việc tổ chức vận chuyển hàng hoá như: tên nước và tên địa điểm hàng đến, tên nước và tên địa điểm hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận đơn, tên tàu, số hiệu của chuyến đi. + Những dấu hiệu hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ và bảo quản hàng hoá trên đường đi từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, như: dễ vỡ, mở chỗ này, tránh mưa, nguy hiểm... Việc kẻ ký mã hiệu cần phải đạt được yêu cầu sau: Sáng sủa, dễ đọc, không phai màu, không thấm

47

nước, sơn (hoặc mực) không làm ảnh hưởng đến phẩm chất hàng hoá. Ðể làm hình thành một lô hàng, ngoài những công việc trên đây, đơn vị kinh doanh xuất khẩu còn phải kiểm tra hàng hoá và lấy giấy chứng nhận sự phù hợp của hàng hoá với quy định của hợp đồng (giấy chứng nhận phẩm chất, giấy chứng nhận kiểm dịch...). * kiểm tra chất lượng 1.Kiểm nghiệm và kiểm nghiệm hàng xuất khẩu Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượng trọng lượng, bao bì (tức kiểm nghiệm) hoặc nếu hàng hoá xuất khẩu là động vật, thực vật phải kiểm tra lây lan bệnh dịch (tức kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật). Việc kiểm nghiệm và kiểm dịch được tiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu. trong đó việc kiểm tra ở cơ sở ) tức ở đơn vị sản xuất, thu mua chế biến, như các nước xí nghiệp ...) có vai trò quyết định nhất và có tác dụng triệt để nhất. Còn việc kiểm tra hàng hoá ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực hiện thủ tục quốc tế . Việc kiểm nghiệm ở cơ sở là do tổ chức kiểm tra "chất lượng sản phẩm"(KCS) tiến hành. Tuy nhiên thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm về phẩm chất hàng hoá. Vì vậy trên giấy chứng nhận phẩm chất, bên cạnh những chữ ký của bộ phận KCS, phải có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Việc kiểm dịch thực vật ở cơ sở là do phòng bảo vệ thực vật (của huyện, quận, hoặc ở nông trường tiến hành. Việc kiểm dịch động vật ở cơ sở là phòng (hoặc trạm) thú y (của huyện, quận hoặc của nông trường) tiến hành. Cục thú y và Cục bảo vệ thực vật đều có chi nhánh ở các cửa khẩu (như cảng, ga quốc tế ). Công ty giám định hàng hoá xuất nhập khẩu cũng đặt ở các trạm và các chi nhánh công ty. Do đó nếu có yêu cầu kiểm tra hàng hoá ở các cửa khẩu trước khi gửi hàng xuất khẩu, chủ cửa hàng phải đề nghị các cơ quan chứng nhận (về phẩm chất hoặc về sự kiểm dịch) đối với hàng hoá trong thời hạn chạm nhất là 7 ngày trước khi hàng được bốc xuống tàu. 2. Kiểm tra chất lượng hàng nhập khẩu. Theo tinh thần các quy định của Việt Nam, hàng nhập khẩu khi về qua cửa khẩu cần được kiểm tra kỹ càng, mỗi cơ quan tuỳ theo chức năng của mình phải tiến hành công việc kiểm tra đó. Cơ quan giao thông (ga cảng) phải kiểm tra niêm phong cặp chì trước khi dỡ hàng ra khỏi phương tiện vận tải. Nếu hàng có thể có tổn thất hoặc xếp đặt không theo lô, theo vận đơn thì cơ quan giao thông mời công ty giám định lập biên bản giám định dưới tàu (Survery Reports). Nếu hàng chuyên chở đường biển mà bị thiếu hụt, mất mát phải có " biên bản kết toán nhận hàng với tàu" (Report on receipt of cargo) còn nếu bị đõ vỡ -phải có " biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng" (Cargo outturn report). Nếu tàu chở hàng đã nhổ neo rồi việc thiếu hụt mới bị phát hiện, chủ cửa hàng yêu cầu VOSA cấp " giấy chứng nhận hàng thiếu" (Certificate of shortlanded cargo). Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phải lập thư dự kháng (letter of reservation), nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định (Survey report), nêu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm. Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư giám định (Inspection certificate). Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu là động hoặc thực vật. *Thuê tàu lưu cước Trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoại thương việc thuê tàu chở hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp đồng mua bán ngoại thương, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải. Chẳng hạn nếu điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF hoặc C and F (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FOB ( cảng đi) thì chủ hàng xuất nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng. Tàu này có thể là tàu chuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để trần (bulk cargo). Do đó có thể có tàu chợ (liner) nếu hàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện (general cargo) và trên đường hàng đi có chuyến tàu chợ (regular line). Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước

48

(Booking a ship’s space). Nếu ở điều kiện cơ sở giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CPT (cảng đến) hoặc CIP (cảng đến) hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FCA (cảng đi), thì chủ của hàng xuất nhập khẩu phải thuê container hoặc tàu Ro/Ro để chở hàng. Trong trường hợp chuyển chở hàng bằng container, hàng được giao cho người vận tải theo một trong hai phương thức: - Nếu hàng đủ một container (Full container load - FCL), chủ cửa hàng phải đăng ký thuê container, chịu chi phí chở container rỗng từ bãi container (Container yard Cy) về cơ sở của mình, đóng hàng vào container, rồi giao cho người vận tải. - Nếu hàng không đủ một container (less than container load - LCL), chủ cửa hàng phải giao hàng cho người vận tải tại ga container (container freight station - CFS). Việc thuê tàu, lưu cước đòi hỏi có kinh nghiệm nghiệp vụ, có thông tin về tình hình thị trường thuê tàu và tinh thông các điều kiện thuê tàu. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, chủ hàng xuất nhập khẩu thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước cho một công ty hàng hải như: công ty thuê tàu và môi giới hàng hải (Vietfracht), công ty đại lý tàu biển (VOSA)... Cơ sở pháp lý điều tiết mối quan hệ giữa hai bên uỷ thác thuê tàu với bên nhận uỷ thác thuê tàu là hợp đồng uỷ thác. Có hai loại hợp đồng uỷ thác thuê tàu: + Hợp đồng uỷ thác thuê tàu cả năm. + Hợp đồng uỷ thác chuyến Chủ hàng xuất nhập khẩu căn cứ vào đặc điểm vận chuyển của hàng hoá để lựa chọn loại hình hợp đồng cho thích hợp. * Mua bảo hiểm Hàng hoá chuyển chở trên biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất. Vì thế bảo hiểm hàng hoá đường biển là loại bảo hiểm phổ biến nhất trong ngoại thương. Các chủ hàng xuất nhập khẩu của ta, khi cần mua bảo hiểm đều mua tại công ty Việt Nam. Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao (open policy) hoặc là hợp đồng bảo hiểm chuyến (voyage policy). Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng (tức đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu) ký hợp đồng từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là: "Giấy báo bắt đầu vận chuyển" khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểm một văn bản gọi là: "Giấy yêu cầu bảo hiểm ". Trên sở "Giấy yêu cầu..."này, chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm . * làm thủ tục hải quan. Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩu đều phải làm thủ hải quan. Việc làm thủ tục hải quan gồm ba bước chủ yếu sau đây: 1. Khai báo hải quan Chủ hàng khai báo các chi tiết về hàng hoá lên tờ khai (customs declanration) để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ. Yêu cầu của việc khai này là trung thực và chính xác. Nội dung của tờ khai bao gồm những mục như : Loại hàng, (hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu ngạch biên giới hàng tạm nhập tái xuất...), tên hàng, số, khối lượng, giá trị hàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu với nước nào... tờ khai hải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là: giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết. 2. Xuất trình hàng hoá. Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được xắp xếp trật tự thuận tiện cho việc kiểm soát. Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiện hàng. Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá cũng là sự trung thực của chủ hàng. Ðể thực hiện thủ tục kiểm tra và giám sát chủ hàng phải nộp thủ tục phí hải quan. 3. Thực hiện các quyết định của hải quan Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải

49

bao bì lại...) cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warehouse) hàng không được xuất (hoặc nhập) khẩu... nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó. Việc vi phạm các quyết định đó thuộc tội hình sự. * giao nhận hàng với tàu 1. Giao hàng xuất khẩu Hàng xuất khẩu của ta được giao, về cơ bản, bằng đường biển và đường sắt. Nếu hàng được giao bằng đường biển, chủ hàng phải tiến hành các việc sau: - Căn cứ vào chi tiết hàng xuất khẩu, lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải (đại diện hàng hải hoặc thuyền trưởng hoặc Công ty đại lý tàu biển) để đổi lấy sơ đồ xếp hàng (Stowage plan). - Trao đổi với cơ quan điều độ cảng để nắm vững ngày giờ làm hàng. - Bố trí phương tiện đem hàng vào cảng, xếp hàng lên tàu. - Lấy biên lai thuyền phó (Mate,s receipt) và đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển. Vận đơn đường biển phải là vận đơn hoàn hảo, đã bốc hàng( Clean on board B/L) và phải chuyển nhượng được ( Negotiable). Nếu hàng hoá được giao bằng container khi chiếm đủ một container (FCL), chủ hàng phải đăng lý thuê container, đóng hàng vào container và lập bảng kê hàng trong container (container list). Khi hàng giao không chiếm hết một container (LCL), chủ hàng phải lập "bản đăng ký hàng chuyên chở" (cargo list). Sau khi đăng ký được chấp thuận , chủ hàng giao hàng đến ga container cho người vận tải. Nếu hàng hoá chuyên chở bằng đường sắt, chủ hàng phải kịp thời đăng ký với cơ quan đường sắt để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hoá và khối lượng hàng hoá. Khi đã dược cấp toa xe, chủ hàng tổ chức bốc xếp hàng, niêm phong cặp chì làm các chứng từ vận tải, trong đó chủ yếu là vận đơn đường sắt. 2. Giao nhận hàng nhập khẩu. Các cơ quan vận tải (ga, cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hoá đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh giao hàng của tổng công ty đã nhập hàng từ đó. Do đó đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp hoặc thông qua một đơn vị nhận uỷ thác giao nhận ( như Vietrans chẳng hạn), tiến hành: - Ký kết hợp dồng uỷ thác cho cơ quan vận tải (ga, cảng) về việc giao nhận hàng từ tàu ở nước ngoài về. - Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu từng năm, từng quý, lịch tàu, cơ cấu mặt hàng điều kiện kỹ thuật khi bốc dỡ, vận chuyển giao nhận. - Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá (như vận đơn, lệnh giao hàng...) nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quan vận tải. - Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu (nếu hàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước) về dự kiến ngày hàng về, ngày thực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc ngày toa xe chở hàng về sân ga giao nhận. - Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp bảo quản và vận chuyển hàng nhập khẩu. - Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biên bản (nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đề xảy ra trong việc giao nhận. Trong trường hợp hàng nhập khẩu xếp trong container có thể là một trong hai khả năng sau: +Nếu hàng đủ một container (FCL), cảng giao container cho chủ hàng nhận về cơ sở của mình và hải quan kiểm hoá tại cơ sở. + Nếu hàng không đủ một container (LCL), cảng giao container cho chủ hàng có nhiều hàng nhất mang về cơ sở để dỡ hàng, phân chia, với sự giám sát của hải quan. Nếu cảng là người mở container để phân chia thì chủ hàng làm thủ tục như nhận hàng lẻ. * Làm thủ tục thanh toán.

50

1. Thanh toán bằng thư tín dụng. a. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu. Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải đôn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tín dụng (L/C) đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra L/Cvà khả năng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu L/C đó. Nếu L/C không đáp ứng được những yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa đổi lại rồi ta mới giao hàng . Khi lập bộ chứng từ thanh toán, những điểm quan trọng cần được quán triệt là: Nhanh chóng, chính xác, phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung lẫn hình thức. b.Thực hiện hợp đồng nhập khẩu. Khi hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C, một trong các việc đầu tiên mà bên mua phải làm để thực hợp đồng đó là việc mở L/C . Thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không quy định gì, phụ thuộc vào thời gian giao hàng. Thông thường L/C được mở khoảng 20 - 25 ngày trước khi đến thời gian giao hàng (nếu khách hàng ở Châu Âu). Căn cứ mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu. Khi mở L/C, Tổng công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫu gọi là " Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu". Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu kèm theo bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu được chuyển đến ngân hàng ngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi đã ký quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tục phí cho ngân hàng về việc mở L/C. Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng ngoại thương đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ và nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng. Có như vậy, đơn vị kinh doanh nhập khẩu mới nhận được chứng từ để đi nhận hàng. 2. Thanh toán bằng phương thức nhờ thu Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì ngay sau khi giao hàng, đơn vị kinh doanh xuất khẩu phải hoàn thành việc lập chứng từ và xuất trình cho ngân hàng để uỷ thác cho ngân hàng việc thu đòi tiền. Chứng từ thanh toán cần được lập hợp lệ, chính xác và được nhanh chóng giao cho ngân hàng nhằm nhanh chóng thu hồi vốn. Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định thanh toán tiền hàng bằng phương thức nhờ thu thì sau khi nhận hàng chứng từ ở ngân hàng ngoại thương, đơn vị kinh doanh nhập khẩu được kiểm tra chứng từ trong một thời gian nhất định, nếu trong thời gian này, đơn vị kinh doanh nhập khẩu không có lý do chính đáng từ chối thanh toán thì ngân hàng xem như yêu cầu đòi tiền hợp lệ. Quá thời hạn quy định cho việc kiểm tra chứng từ, mọi tranh chấp giữa bên bán và bên mua về thanh toán tiền hàng sẽ được trực tiếp giải quyết giữa các bên đó hoặc qua cơ quan trọng tài. * Khiếu nại và giải quyết khiếu nại. 1. Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu phát hiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đỗ vỡ thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại. Ðối tượng khiếu nại là người bán, nếu hàng có chất lượng, hoặc số lượng không phù hợp với hợp đồng, có bao bì không thích đáng, thời hạn giao hàng bị vi phạm, hàng giao không đồng bộ, thanh toán nhầm lẫn... Ðối tượng khiếu nại là người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở hoặc nếu sự tổn thất đó do lỗi cuả người vận tải gây nên. Ðối tượng khiếu nại là công ty bảo hiẻm nếu hàng hoá - đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tại nạn bất ngò hoặc do lỗi của người thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm . Ðơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất (như biên bản giám định, COR, ROROC hay CSC v.v...), hoá đơn , vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm ) v.v...

51

2. Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòi bồi thường, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêu cầu của khách hàng (người nhập khẩu). Việc giải quyết phải khẩn trương kịp thời có tình có lý. Nếu khiếu nại của khách hàng là cơ sở, chủ hàng xuất khẩu có thể giải quyết bằng một trong những phương pháp như: - Giao hàng thiếu. - Giao hàng tốt thay thế hàng kém chất lượng. - Sữa chữa hàng hỏng; - Giảm giá hàng mà số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hoá giao vào thời gian sau đó. 3. Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiện nhau tại hội đồng trọng tài (nếu thoả thuận trọng tài) hoặc tại Toà án. II. Những chứng từ và phương tiện tín dụng trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán quốc tế . * Khái niệm chung. Chứng từ là những văn bản chứa đựng những thông tin (về hàng hoá, về vận tải, bảo hiểm v.v..) dùng để chứng minh sự việc, làm cơ sở cho việc thanh toán tiền hàng hoặc khiếu nại đòi bồi thường... Những chứng từ cơ bản của quá trình thực hiện hợp đồng mua bán ngoaị thương là những chứng từ xác nhận việc chấp hành hợp đồng đó, như là xác nhận việc người bán giao hàng, việc chuyên chở hàng, việc bảo hiểm hàng hoá, việc làm thủ tục hải quan . Những chứng từ này bao gồm nhiều loại, mỗi loại có nội dung và hình thức khác nhau. Nhưng nói chung, chúng đều được trình bày trên những mẫu in sẵn. Những chi tiết chung cho nội dung của tất cả các chứng từ là: tên của tổng công ty hoặc công ty xuất nhập khẩu, địa chỉ, số điện thoại và điện tín của nó, tên chứng từ, ngày tháng và nơi lập chứng từ, số hợp đồng và ngày tháng ký kết hợp đồng, tên tàu chở hàng và số vận đơn, tên hàng và mô tả hàng hoá, số lượng, (số kiện trọng lượng cả bì, trọng lượng tịnh), loại bao bì và ký mã hiệu hàng hoá . Căn cứ vào chức năng của chúng, các chứng từ được chia thành các loại: Chứng từ hàng hoá , chứng từ vận tải, chứng từ bảo hiểm, chứng từ kho hàng và chứng từ hải quan. Ngoài ra trong quá trình thực hiện hợp đồng, các bên luôn tiếp xúc với các phương tiện tín dụng như Hối Phiếu, séc v.v... *Chứng từ hàng hoá Chứng từ hàng hoá có tác dụng nói rõ đặc điểm về giá trị, chất lượng và số lượng của hàng hoá. Những chứng từ này do người xuất trình và người mua sẽ trả tiền khi nhận được chúng. Những chứng từ chủ yếu của loại này là hoá đơn thương mại, bảng kê chi tiết, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận phẩm chất. 1. Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) là chứng từ cơ bản của khâu công tác thanh toán. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá ; điều kiện cơ sở giao hàng; phương thức thanh toán; phương thức chuyên chở hàng. Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau: hoá đơn được xuất trình chẳng những cho ngân hàng để đòi tiền hàng mà còn cho công ty bảo hiểm để tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu để xin cấp ngoại tệ, cho hải quan để tính tiền thuế. Theo chức năng của nó, hoá đơn có thể được phân loại thành: +Hoá đơn tạm tính (Provisional invoice) là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong các trường hợp như: Giá hàng mới là giá tạm tính; việc nhận hàng về số lượng và chất lượng được thực hiện ở cảng đến; hàng hoá được giao làm nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên giao hàng xong mới thanh toán dứt khoát v.v... +Hoá đơn chính thức (Final Invoice) là hoá đơn để dùng thanh toán cuối cùng tiền hàng. +Hoá đơn chi tiết (Detailed invoice) các tác dụng phân tích chi tiết các bộ phận của giá hàng.

52

+Hoá đơn chiếu lệ (Proforma invoice) là loại chứng từ có hình thức như hoá đơn, nhưng không dùng để thanh toán bởi vì nó không phải là yêu cầu đòi tiền. Tuy nhiên điểm giống nhau trong chức năng của nó với hoá đơn thông thường là: Nó nói rõ giá cả và đặc điểm của hàng hoá. Vì vậy nó có tác dụng đại diện cho số hàng hoá gửi đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng làm đơn chào hàng hoặc để làm thủ tục xin nhập khẩu. +Hoá đơn trung lập (Neutral invoice) trong đó không ghi rõ tên người bán. +Hoá đơn xác nhận (Certified invoice) là hoá đơn có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hoá. Nhiều khi hoá đơn này được dùng như một chứng từ kiêm cả chức năng hoá đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ. Trong buôn bán quốc tế, người ta còn sử dụng hai loại hoá đơn, nhưng không tính chúng về chứng từ hàng hoá mà lại coi chúng là chứng từ hải quan. Ðó là: +Hoá đơn hải quan (Customs Invoice) là hoá đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan. Hoá đơn này ít quan trọng trong lưu thông. +Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice) là hoá đơn xác nhận của lãnh sự nước người mua đang làm việc ở nước người bán. Hoá đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất xứ (xem mục chứng từ hải quan). 2. Bảng kê chi tiết (Specification) Là chứng từ về chi tiết hàng hoá trong lô hàng. Nó tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hoá. Ngoài ra nó có tác dụng bổ sung cho hoá đơn khi lô hàng bao gồm nhiều loại hàng có tên gọi khác nhau và có phẩm cấp khác nhau. 3. Phiếu đóng gói (Packing list) Là bảng kê khai tất cả các hàng hoá đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, container).v.v... Phiếu đóng gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì. Phiếu đóng gói ngoài dạng thông thường, có thể là phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list) nếu nó có tiêu đề như vậy và nội dung tương đối chi tiết hoặc là phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list) nếu nội dung của nó không chỉ ra tên người bán. Cũng có khi, người ta còn phát hành loại phiếu đóng gói kiêm bản kê trọng lượng (Packing and Weight list). 4. Giấy chứng nhận phẩm chất (Certiicate of quality) Là chứng từ xác nhận chất lượng của hàng thực giao và chứng minh phẩm chất hàng phù hợp với các điều khoản của hợp đồng. Nếu hợp đồng không quy định gì khác, giấy chứng nhận phẩm chất có thể do xưởng hoặc xí nghiệp sản xuất hàng hoá, cũng có thể do cơ quan kiểm nghiệm (hoặc giám định) hàng xuất khẩu cấp. Trong số các giấy chứng nhận phẩm chất, người ta phân biệt giấy chứng nhận phẩm chất thông thường và giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng (Final certificate). Giấy chứng nhận phẩm chất cuối cùng có tác dụng khẳng định kết quả việc kiểm tra phẩm chất ở một địa điểm nào đó do hai bên thoả thuận. 5. Giấy chứng nhận số lượng (Contificate of quantity). Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao. Chứng từ này được dùng nhiều trong trường hợp hàng hoá mua bán là những hàng tính bằng số lượng (cái, chiếc) như: chè gói, thuốc lá đóng bao, rượu chai v.v... Giấy này có thể do công ty giám dịnh cấp. 6. Giấy chứng nhận trọng lượng (Certificate of quantity). Là chứng từ xác nhận số lượng của hàng hoá thực giao, thường được dùng trong mua bán những hàng mà trị giá tính trên cơ sở trọng lượng. * Chứng từ vận tải. Chứng từ vận tải là chứng từ do người chuyên chở cấp xác nhận rằng mình đã nhận hàng để chở. Các chứng từ vận tải thông dụng nhất là:

53

- Vận đơn đường biển ; Biên lai thuyền phó ; biên lai của cảng; giấy gửi hàng đường biển, v.v... - Vận đơn đường sắt, khi hàng được chuyên chở bằng đường sắt; - Vận đơn đường không, khi hàng được chuyên chở bằng máy bay. Ðó là chứng từ do người chuyên chở (chủ tàu, thuyền trưởng) cấp cho người gửi hàng nhằm xác nhận việc hàng hoá đã được tiếp nhận để chở. Vận đơn đường biển có ba chức năng cơ bản: - Là biên lai của người vận tải về việc đã nhận hàng để chở; - Là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở đường biển; - Là chứng chỉ về quyền sở hữu hàng hoá ; * Biên lai thuyền phó ( Mates receipt). Là giấy xác nhận của thuyền phó phụ trách về hàng hoá trên tàu về việc đã nhận hàng chuyên chở. Trong biên lai thuyền phó, người ta ghi kết quả của việc kiểm nhận hàng hoá mà các nhân viên kiểm kiện của tàu (Ships tallymen) đã tiến hành trong khi hàng hoá được bốc lên tàu. Biên lai thuyền phó không phải là chứng chỉ sở hữu hàng hoá vì thế người ta thường phải đổi biên lai thuyền phó lấy vận đơn đường biển, trừ trường hợp điều kiện của hợp đồng mua bán cho phép. * Giấy gửi hàng đường biển (Sea waybill) Giấy gửi hàng đường biển là chứng từ thay thế cho vận đơn đường biển. Tuy nhiên giấy gửi hàng đường biển thường được ký phát đích danh cho nên không có tác dụng chuyển nhượng (negotiable). Nó chỉ được dùng trong trường hợp hai bên mua bán quen thuộc nhau và thường thanh toán bằng cách ghi sổ. * Phiếu gửi hàng (Shipping note) Phiếu gửi hàng là do chủ hàng giao cho người chuyên chở để đề nghị lưu khoang xếp hàng lên tàu đây là một cam kết gửi hàng và là cơ sở để chuẩn bị lập vận đơn. * Bản lược khai hàng (Manifest) Bản lược khai hàng là chứng từ kê khai hàng hoá trên tàu (canifest), cung cấp thông tin về tiền cước (freight manifest). Bản lược khai thường do đại lý tàu biển soạn và được dùng để khai hải quan và để cung cấp thông tin cho người giao nhận hoặc cho chủ hàng. * Sơ dồ xếp hàng (Stowage plan - Cargo plan). Sơ đồ xếp hàng là bản vẽ vị trí sắp đặt các lô hàng ở trên tàu. Nắm được sơ đồ này chúng ta có thể biết được thời gian cần phải bốc hàng lên tàu, đồng thời biết được lô hàng của mình được đặt cạnh lô hàng nào. * Bản kê sự kiện (Satement of facts). Ðó là bản kê những hiện tượng thiên nhiên và xã hội liên quan đến việc sử dụng thời gian bốc/dỡ hàng (ví dụ như mưa, nghỉ lễ không thể tiếp tục bốc/ dỡ hàng). Bản kê này là cơ sở để tính toán thưởng phạt bốc/ dỡ hàng). * Bản tính thưởng phạt bốc dỡ (Time - sheet) Ðó là bản tổng hợp thời gian tiết kiệm được hoặc phải kéo dài quá thời hạn bốc/dỡ hàng quy định. Trên cơ sở đó, người ta tính toán được số tiền thưởng hoặc tiền phạt về việc bốc/dỡ hàng. * Biên bản kết toán nhận hàng ( Report on Receipt of Cargies - ROROC) Ðó là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng) với lãnh đạo tàu về tổng số kiện hàng được giao và nhận giữa họ. * Biên bản hàng đổ vỡ hư hỏng (Cargo outturn Report- COR). Là biên bản ký kết giữa cảng (kho hàng của cảng về tình trạng hư hỏng, đổ vỡ, tổn thất của hàng hoá khi được dỡ từ tàu xuống cảng. * Giấy chứng nhận hàng thiếu (Certificate of shortlanded cargo - CSC). Là chứng từ do công ty Ðại lý tài biển (Vietnam Ocean shipping Agency - VOSA) cấp sau khi kiểm tra về hàng hoá được dỡ từ tàu biển xuống cảng. * Vận đơn đường sắt (Waybill, bill of freight, railroad bill of lading). Là chứng từ vận tải cơ bản trong việc chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt. Vận đơn đường sắt có chức năng là bằng chứng của hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường sắt và là biên lai của cơ quan đường sắt xác nhận đã nhận hàng để chở. Trong vận đơn đường sắt thường có những chi tiết cơ bản như: Tên người gửi hàng; tên, địa chỉ người nhận hàng; tên ga đi; tên ga đến và tên của ga biên giới thông qua; tên hàng, số lượng kiện,

54

trọng lượng cả bì của hàng hoá tiền cước chuyên chở. Cơ quan đường sắt thường ký kết phát một bản chính của vận đơn đường sắt và một số bản phụ (duplicate). Bản chính được gửi kèm theo hàng và sẽ được trao cho người nhận hàng. Bản phụ được trao cho người gửi hàng để người này dùng trong việc của mình như: thanh toán tiền hàng thông báo giao hàng.

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NGHỀ GIAO NHẬN XNK.

1. Ðịnh nghĩa về giao nhận và người giao nhận (freight forwarding and freight forwarder): Theo quy tắc mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận, dịch vụ giao nhận được định nghĩa như là bất kỳ loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hoá. Theo luật thương mại Việt nam thì Giao nhận hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hoá nhận hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có liên quan để gioa hàng cho người nhận theo sự uỷ thác của chủ hàng, của người vận tải hoặc của người giao nhận khác. Nói một cách ngắn gọn, giao nhận là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Người giao nhận có thể làm các dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuê dịch vụ của người thứ ba khác. 2. Quyền hạn và nghĩa vụ của người giao nhận Ðiều 167 Luật thương mại quy đinh, người giao nhận có những quyền và nghĩa vụ sau đây: - Nguời giao nhận được hưởng tiền công và các khoản thu nhập hợp lý khác - Thực hiện đầy đủ nghiã vụ của mình theo hợp đồng - Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có lý do chính đáng vì lợi ích của khách hàng thì có thể thực hiện khác với chỉ dẫn của khách hàng, nhưng phải thông báo ngay cho khách hàng. - Sau khi ký kết hợp đồng, nếu thấy không thể thực hiện được chỉ dẫn của khách hàng thì phải thông báo cho khách hàng để xin chỉ dẫn thêm. - Phải thực hiện nghĩa vụ của mình trong thời gian hợp lý nếu trong hợp đồng không thoả thuận về thời gian thực hiện nghĩa vụ với khách hàng. 3. Trách nhiệm của người giao nhận a. Khi là đại lý của chủ hàng Tuỳ theo chức năng của người giao nhận, người giao nhận phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ của mình theo hợp đồng đã ký kết và phải chịu trách nhiệm về: + Giao hàng không đúng chỉ dẫn + Thiếu sót trong việc mua bảo hiểm cho hàng hoá mặc dù đã có hướng dẫn. + Thiếu sót trong khi làm thủ tục hải quan + Chở hàng đến sai nơi quy định + Giao hàng cho người không phải là người nhận + Giao hàng mà không thu tiền từ người nhận hàng + Tái xuất không theo những thủ tục cần thiết hoặc không hoàn lại thuế + Những thiệt hại về tài sản và người của người thứ ba mà anh ta gây nên.Tuy nhiên, chứng ta cũng cần chú ý người giao nhận không chịu trách nhiệm về hành vi lỗi lầm của người thứ ba như người chuyên chở hoặc người giao nhận khác... nếu anh ta chứng minh được là đã lựa chọn cần thiết Khi làm đại lý người giao nhận phải tuân thủ “điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn” (Standard Trading Conditions) của mình.

55

b. Khi là người chuyên chở (principal) Khi là một người chuyên chở, người giao nhận đóng vai trò là một nhà thầu độc lập, nhân danh mình chịu trách nhiệm cung cấp các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu. Anh ta phải chịu trách nhiệm về những hành vi và lỗi lầm của người chuyên chở, của người giao nhận khác mà anh ta thuê để thực hiện hợp đồng vận tải như thể là hành vi và thiếu sót của mình. Quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của anh ta như thế nào là do luật lệ của các phương thức vận tải quy định. Người chuyên chở thu ở khách hàng khoản tiền theo giá cả của dịch vụ mà anh ta cung cấp chứ không phải là tiền hoa hồng. Người giao nhận đóng vai trò là người chuyên chở không chỉ trong trường hợp anh ta tự vận chuyển hàng hoá bằng các phương tiện vận tải của chính mình (perfoming carrier) mà còn trong trường hợp anh ta, bằng việc phát hành chứng từ vận tải của mình hay cách khác, cam kết đảm nhận trách nhiệm của người chuyên chở (người thầu chuyên chở - contracting carrier). Khi người giao nhận cung cấp các dịch vụ liên quan đến vận tải như đóng gói, lưu kho, bốc xếp hay phân phối ..... thì người giao nhận sẽ chịu trách nhiệm như người chuyên chở nếu người giao nhận thực hiện các dịch vụ trên bằng phương tiện của mình hoặc người giao nhận đã cam kết một cách rõ ràng hay ngụ ý là họ chịu trách nhiệm như một người chuyên chở Khi đóng vai trò là người chuyên chở thì các điều kiện kinh doanh tiêu chuẩn thường không áp dụng mà áp dụng các công ước quốc tế hoặc các quy tắc do Phòng thương mại quốc tế ban hành. Tuy nhiên, người giao nhận không chịu trách nhiệm về những mất mát, hư hỏng của hàng hoá phát sinh từ những trường hợp sau đây: - Do lỗi của khách hàng hoặc của người được khách hàng uỷ thác - Khách hàng đóng gói và ghi ký mã hiệu không phù hợp - Do nội tỳ hoặc bản chất của hàng hoá - Do chiến tranh, đình công - Do các trường hợp bất khả kháng Ngoài ra, người giao nhận không chịu trách nhiệm về mất khoản lợi đáng lẽ khách hàng được hưởng về sự chậm chễ hoặc giao nhận sai địa chỉ mà không phải do lỗi của mình. Những thông tin liên quan đến hàng Sea: 1- Đối với hàng Sea: có 2 loại là FCL (hàng nguyên container) và hàng LCL (hàng lẻ – tính theo khối - cbm): Đây là hình thức vận chuyển hàng hóa thông dụng nhất hiện nay, do độ an toàn cho hàng hóa cũng như thời gian vận chuyển nhanh chóng. Các tàu container có thể ghé nhiều cảng trên cùng một hành trình nên rất tiện lợi cho chủ tàu và tiết kiệm cước phí cho khách hàng - FCL (Full Container Loading): gồm có các loại container như 20’/ 40’/ 40HC/ 45’/ 20RF/ 40RF/ 20OT (Open Top)/ 40OT/ 20GOH (Garment On Hanging)/ 40GOH. Hàng được đóng trong nguyên container 20’DC/ 40’DC hay 40’HQ. Có thể của 1 hay nhiều chủ hàng đóng cho 1 người nhận hàng. Đôi khi gửi cho nhiều hơn 1 người nhận nhưng do 1 người đại diện đứng ra làm thủ tục nhận hàng. Đây là cách handle hàng đơn giản nhất nhưng chúng ta cũng cần quan tâm đến một số điểm chính sau khi handle hàng nguyên container: + Phải kiểm tra xem hệ thống đại lý xem có đại lý handle tại cảng đích hay không?♦ + Kiểm tra với khách hàng điều kiện thanh toán cước là Collect hay Prepaid.♦ + Kiểm tra giá với ít nhất 3 hãng tàu có cảng đích là cảng chính của họ để đảm bảo giá cước tốt + Phải tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ có liên quan như: khai quan, đóng hàng, vận chuyển, nâng hạ, kiểm dịch, hun trùng (cho hàng nông thủy sản), ….. - LCL (Less Container Loading): được tính theo khối (cbm). Hiện tại chúng ta có Service đi các tuyến: EU, Asia, … qua các Co-loader Vinatrans, Everich, Sotrans, ANC (An Nhơn Fwd), … Hàng được đóng trong nguyên container nhưng của nhiều người gửi hàng gửi cho nhiều người nhận hàng khác nhau. Hiện nay có rất nhiều công ty giao nhận làm các dịch vụ này, do vậy lợi nhuận không còn cao như trước, trong đó có một số tuyến không những được free giá cước mà còn được chi lại commission

56

như: SIN, TWN, và HKG. Khi sales hàng lẻ chúng ta phải chú ý một số điểm như sau: Phải kiểm tra xem hệ thống đại lý xem có đại lý handle tại cảng đích hay không?♦ Kiểm tra với khách hàng điều kiện thanh toán♦ cước là Collect hay Prepaid. Đây là điểm chính yếu khi làm hàng lẻ, vì nó liên quan đến hệ thống đại lý cách thức handle hàng tại cảng đích Kiểm tra giá với ít nhất 3 co-loader để đảm bảo giá tốt nhất cho tuyến dịch vụ đó.♦ Phải tư vấn cho khách hàng về các dịch vụ có liên quan như: khai quan, đóng thùng, vận chuyển nội địa, cách thức giao hàng tại cảng đích, ….. - Bunker ship (tàu rời): đây là loại tàu rời chuyên dùng để chở những hàng như: gạo, bột mì, sắn lát, sắt, thép, phân bón, … Phương pháp này dùng để vận chuyển các loại hàng đóng bao hay hàng xá như: nông sản, sắt thép, … Để có thể handle được loại dịch vụ này cần phải có kinh nghiệm trong việc đọc các từ viết tắt trong hợp đồng thương mại và hợp đồng vận chuyển. Nắm bắt được lịch trình của tàu cũng như biết các trung tâm điều hành tàu trong vùng, … Thường thì các công ty giao nhận vận chuyển ở Việt nam thường chỉ là nhà môi giới buôn bán cước tàu chứ ít khi đứng ra dàn xếp, môi giới tàu trực tiếp với các chủ tàu trong cũng như ngoài nước. - Bằng tàu Ro/Ro (Roll on – Roll off): Dùng để vận chuyển các loại máy móc thiết bị có khả năng vận hàng được mà không cần sự trợ giúp của các phương tiện khác như cẩu hay xe nâng. 2- Đối với giá hàng Sea: Trong giá hàng Sea luôn đính kèm những thuật ngữ sau: - All Water: giá bao gồm cho container được vận chuyển bằng suốt quá trình vận tải bằng đường biển (cho tuyến Mỹ). - All In: giá được bao gồm tất cả các phụ phí. - MLB (Mini Land Bridge): giá bao gồm cho container vận chuyển giữa các cảng chính, sau đó được chuyển vào cảng phụ (cảng cuối cùng khách yêu cầu) bằng xe tải hay tàu hỏa, … (cho tuyến Mỹ). - DDC (Destination Delivery Charge): Phụ phí giao hàng tại cảng đến. - WRS (War Risk Surcharge): phụ phí chiến tranh - PCS (Panama Channel Surcharge): Phụ phí wa kênh đào Panama. - CAF (Currency Adjustment Factor): Phụ phí biến động tỷ giá ngoại tệ. - BAF (Bulker Adjustment Factor): phụ phí xăng dầu (cho tuyến Châu Au). - EBS (Emergency Bunker Surcharge): phụ phí xăng dầu (cho tuyến Châu Á). - GRI (General Rate Increase): phụ phí của cước vận chuyển (chỉ xãy ra vào mùa hàng cao điểm). = PSS (Peak Season Surcharge): phụ phí của cước vận chuyển vào mùa hàng cao điểm. 3- Qui trình chứng từ của lô hàng Sea: (quy trình tại forwarder only)

a. Xuất: Sau khi thỏa thuận giá cả với khách hàng - Nhận Booking từ khách hàng. - Liên hệ với hãng tàu/Co-loader để lấy lệnh cấp container rỗng. - Fax lệnh cấp container cho khách hàng. - Theo dõi và yêu cầu khách hàng đóng hàng và hạ bãi đúng ngày giờ qui định trên lệnh cấp container. - Yêu cầu khách hàng khi đóng hàng vào container xong phải báo chi tiết làm HB/L cho chúng ta gấp. - Sau khi nhận chi tiết lô hàng từ khách hàng, chúng ta đánh HB/L nháp Fax qua cho khách hàng kiểm tra và confirm. In HB/L gốc cho khách. - Đồng thời gửi chi tiết lô hàng và tên đại lý của AA ờ Destination cho hãng tàu đánh MB/L. Khi nhận MB/L nháp từ hãng tàu phải kiểm tra thật kỹ về tên tàu, số chuyến, số cont/seal,tên đại lý, … - Đến hãng tàu nhận MB/L đối với MB/L gốc, thông thường chúng ta chỉ cần MB/L Surrender cho nên chúng ta chỉ cần nhận MB/L bằng Fax mà thôi.

57

- Giao HB/L gốc cho khách hàng và thu tiền Bill Fee. Lưu file: HB/L, MB/L, I/V, P/L, C/O (copy), giấy giới thiệu, ….•

b. Nhập: - Nhận Pre-Alert từ đại lý ở nước ngoài (phía export). - Chuẩn bị Cargo Manifest và Fax cho hãng tàu/Co-loader thể hiện trên MB/L. - Nhận thông báo hàng đến từ hãng tàu/Co-loader. - Đến văn phòng hãng tàu/Co-loader nhận D/O (Delivery Order – lệnh giao hàng) cùng các chứng từ đính kèm như: các D/O thứ cấp khác (bản gốc hoặc có đóng dấu sao y, MB/L của hãng tàu hay HB/L của Co-loader. - Phát hành D/O của AA & Logistics cùng các D/O khác và HB/L giao cho khách hàng (Consignee). Thu tiền Handling Fee, CFS (Container Forward Service) nếu là hàng LCL, D/O Fee, cước nếu là cước Collect, …Lưu file: HB/L, MB/L, các D/O (copy), I/V, P/L, giấy giới thiệu, …