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IBM FileNet CaptureVersion 5.2.1

Administrator's Guide

SC19-3119-00

IBM FileNet CaptureVersion 5.2.1

Administrator's Guide

SC19-3119-00

Note Before using this information and the product it supports, read the information in Notices on page 245.

This edition applies to version 5.2.1 of IBM FileNet Capture (product number 5724-R77) and to all subsequent releases and modifications until otherwise indicated in new editions. Copyright IBM Corporation 2007. US Government Users Restricted Rights Use, duplication or disclosure restricted by GSA ADP Schedule Contract with IBM Corp.

IBM FILENET CAPTURE ADMINISTRATORS GUIDETable of Contents

5

Table of ContentsAbout this Manual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Who Should Read This Manual? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Accessing IBM FileNet Documentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Related Documents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Software Education . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Release Notes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Comments and Suggestions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Part 1 - FileNet Capture Concepts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Automation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Processing Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Planning a FileNet Capture system . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Coordinating with the system administrator . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Analyzing scanning requirements . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Analyzing the work flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22Work Flow Analysis Worksheet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Capture naming conventions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Designing settings collections and templates . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23Creating settings collections and templates and configuring FileNet Capture components . 24 Testing the settings collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Designing capture paths and distributed processing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24Testing Capture automation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

Document Classes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Image Services Document Class Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25Document Class Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 User Indexes Report . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Obtaining Document Class Reports for Image Services . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

Document Classes and Settings Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27Index Options From the Document Class . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Overrides to Document Class - IS Systems Only . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Special Document Classes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Updating Doc Class Definitions Through Capture Manager . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Settings Collections . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Settings Collections and Document Class . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31Settings Collection Overrides to Document Class . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Configuring Components in a Settings Collection. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32Component List . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

IBM FILENET CAPTURE ADMINISTRATORS GUIDETable of Contents

6

Sample Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

Capture Paths. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Overview of Capture Paths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35Configuring Components for a Capture Path . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Sample Capture Paths . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37Work Flow Examples . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Work Flow Example 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Work Flow Example 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

Capture Path Guidelines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Configuring the User Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40Scan-only workstation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scan and verify workstation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Image Verify and Assembly Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Index-Only Station . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Views . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Toolbars. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 41 41 41 42 42 42 43 44 44 44 45 46 46 46 47

Part II - FileNet Capture Components . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Components Overview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 Scan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 Overview of Scanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50File formats and scanner settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Scanning Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Retain Buffered Pages When Performing Abort . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kofax and Long Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 51 51 51

Assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 How Assembly Fits in the Capture Work Flow . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53Fixed page count assembly . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .