FasewaaierzelfsturingThuiszorg

Vivent

Terug naar

de bedoeling

Inleiding ............................................................................................3

Voorbereiding .............................................................................6

Fase Viventgroen .....................................................................7

Doelen ...........................................................................................7

Stappen ........................................................................................8

Fase Blauw ...................................................................................11

Doelen ........................................................................................11

Stappen .....................................................................................12

Fase Roze .......................................................................................14

Doelen ........................................................................................14

Stappen .....................................................................................15

Vervolgfases ..............................................................................17

Fase Oranje .................................................................................18

Doelen ........................................................................................18

Stappen .....................................................................................19

Fase Marineblauw .............................................................. 20

Doelen ....................................................................................... 20

Stappen .....................................................................................21

Fase Lichtgroen...................................................................... 22

Doelen ....................................................................................... 22

Stappen .................................................................................... 23

Tot slot ............................................................................................ 24

Inhoudsopgave

2

De beste zorg ligt in jullie handen! Vanzelfsprekend willen wij onze cliënten de allerbeste zorg geven. Dat vraagt wat van Vivent, van ons allen dus! De juiste dingen doen, op het juiste moment, op de juiste manier. Wat de juiste dingen zijn en wat we daarmee moeten doen, bepalen jullie als professionals in samenspraak met de cliënten. Jullie weten immers het beste waar de cliënten behoefte aan hebben. Zo staan de beste handen aan het bed.

Zelfsturende teams

We gaan op een andere manier werken, namelijk in zelfsturende teams. Het initiatief, het eigenaarschap en de verantwoordelijkheid voor de zorg liggen weer bij jullie. Dat maakt het werk leuker, de zorg beter en de cliënt tevredener. Als team leveren jullie de zorg die jullie cliënten nodig hebben. Jullie hebben dus alle troeven in handen.

Beste teamleden

3

Terug naar de bedoeling

We gaan dus terug naar de kern: de beste zorg voor onze cliënten in samenspraak tussen cliënten en zorgprofessionals. Uitgangspunt is de bedoeling. Vanuit die bedoeling kijken we samen hoe cliënten willen leven en welke afspraken daarvoor nodig zijn. De relatie tussen de cliënten en jullie staat centraal. Als professionals richten jullie je immers op de wensen en behoeften van de cliënt.

Starten met zelfsturing

Jullie team gaat starten met zelfsturing. Dat betekent dat jullie de uitdaging aangaan om naar een zo groot mogelijke zelfstandigheid toe te groeien. Dat doen jullie stap voor stap. In deze waaier staat beschreven welke stappen jullie in de komende periode gaan volgen. Dat doen jullie samen, met alle leden van het team. Bovendien ondersteunt de Vraagbaak jullie bij allerhande praktische zaken en worden jullie gecoacht door jullie teamcoach. Jullie richten samen het proces in van start zorg tot einde zorg.

“Het gaat erom dat de cliënt het begrijpt.”

4

Bij elke keuze die jullie maken, is het van belang om te kijken naar de driehoek Medewerker-Cliënt-Organisatie. Samen moeten we ervoor zorgen dat we deze zo goed mogelijk in balans krijgen en houden.

Zeven proeftuinteams zijn jullie voorgegaan in dit traject. Met hun ervaringen kunnen we jullie een aantal handreikingen doen, die het voor jullie makkelijker maken om ook Terug naar de bedoeling te gaan. Veel dank aan de proeftuinteams voor hun inzet!

Ik wens jullie, onderweg naar de bedoeling, veel succes en natuurlijk ook veel plezier toe!

Karin van Grinsven,Divisiemanager

Cliënt

OrganisatieMede-

werkers

Terugnaar de

bedoeling

5

De manager en het team werken de volgende checklist af:• Isersprakevaneenwijkmeteenlogische

indeling?• Isersprakevaneenformatiediepastbij

het aantal cliënturen?• Zijnergenoegteamledenomderouteste

draaien die recht doen aan de cliënt, de medewerkers en de organisatie (driehoek)?

• Pastdeverdelingvandezorginhoudelijkedeskundigheid bij de cliëntvragen?

• Isereenbasisroosterdatvoldoetaandeeisen van de driehoek?

• Iserzichtophetaantalurendatnuopgaat aan niet-cliëntgebonden activiteiten en de maximale productiviteit die het team zou kunnen halen?

• Isergesprokenoverhuisvesting(eengedeelde teamkamer, een Vivent Contactpunt)?

• IsdevisievanViventopTerug naar de bedoeling besproken in het team?

• ZijnerafsprakengemaaktmetdeVraagbaak voor ondersteuning?

Voorbereiding

“Heerlijk toch, tijd en ruimte om zelf te mogen denken!”

6

Tijdsinvestering

11 uur (plus 1 ½ uur voor de aandachtsvelders)

Doelen

• HetteamkanuitleggenwaaromViventkiest voor zelfsturing

• Hetteamkangezamenlijkbesluitennemen en deze naleven, samenwerken en ieders kwaliteiten benoemen

• Hetteamheefteenplanningenroutes,waarbij de driehoek cliënt-medewerker-bedrijfsvoering in evenwicht is

• Hetteamheeftafsprakengemaaktoverbereikbaarheid

• HetteamisopdehoogtevandeICTmiddelen en kan hiermee werken

Organiserend vermogen en vermogen om samen te werken

Fase Viventgroen

7

Stap 1

• Kennismakingmetdecoach• InformatieoverTerug naar de bedoeling,

de visie en het traject• Gezamenlijkesessieommetelkaarnate

denken over wat nu echt de bedoeling is• Opdrachtvoorhetteam:

teamontwikkelingsmeter invullen1 uur samen met manager/coach

Stap 2

• Faseplandoornemen• Resultatenvande

teamontwikkelingsmeter bespreken• Startvanhetteamontwikkelingsplan1 ½ uur met coach en eventueel afdeling Opleidingen

Stap 3

• VertalingvandemensvisievanViventnaar het cliëntproces, naar werkbare afspraken en een goede rol/taakverdeling

• Extrascholingvoordeaandachtsvelders(instructie over de software)

1 ½ uur met coach en divisiemanager

Stappen

8

Stap 4

• Samenwerken:feedback• Opdrachtvoordeaandachtsveldersinhet

team: volgende keer een presentatie geven over hoe ze zaken willen aanpakken

1 ½ uur met coach

Stap 5

• Presentatiesvandeaandachtsvelders• Samenwerking:effectiefoverleggenen

probleemoplossend communiceren• Besprekenvanhetteamontwikkelingsplan• Laatste30minutenevaluerenvande

samenwerking1 ½ uur met coach

Stap 6

• Bereikbaarheidinhetteamregelen• Instructieoverhetoptimaalgebruikvan

software, ONS en andere programma’s1 ½ uur met coach en eventueel medewerker Vraagbaak

9

Stap 7

• Afsprakennalopenalslaatstecheckvoorde audit

• Oefenenmetcommunicatievevaardigheden

• Oefenenmetsoftwareofhardware1 ½ uur met coach en eventueel medewerker Vraagbaak

Stap 8

• Audit• Samenwerkingendoelstellingen

evalueren• Meerafstandnemenvandemanageren

nauwer samenwerken met de coach1 uur met coach, divisiemanager en manager

“We hebben het proces goed in beeld en alle routes bekeken. Er is een duidelijke taakverdeling.”

10

Tijdsinvestering

9 uur

Doelen

• Hetteambeheertzelfdespaarpot met team- en kantooruren en is verantwoordelijk voor de productiviteit

• HetteamheefteenaandachtsvelderFinanciën

• HetteamheefteenaandachtsvelderProfessionaliteit

• Hetteamheeftafsprakengemaaktoverde start van de zorg en het borgen van het cliëntproces

• Hetteamwerktconcreet aan de verbeterpunten uit de teamontwikkelingsmeter

• Hetteamweethoehetdefinanciëleresultaten kan beïnvloeden en maakt hier gebruik van

Professionaliteit en resultaatgerichtheid

Fase Blauw

11

Stap 1

• Uitlegvanhetdashboardmetfinanciëleresultaten

• Verdelingvandeurenoverzorg,teamgebonden zaken en kantoortaken

• KiezenvandeaandachtsvelderFinanciën• Workshopfinanciënvooraandachtsvelder

Financiën1 ½ uur met controller en coach

Stap 2

• Teamgesprek• InstructieenoefenenmetONS• UitlegoverdeNormenVerantwoorde

Zorg• Kiezenvandeaandachtsvelder

Professionalisering1 ½ uur met coach en eventueel medewerker Vraagbaak

Stap 3

• WorkshopKwaliteit2 uur met coach

Stappen

12

Stap 4

• InstructieoverStandaardIndicatieprotocollen(SIP’s)

• Afsprakenmakenoverdetijdsinvesteringin cliëntbesprekingen

1 ½ uur met coach en eventueel medewerker Vraagbaak

Stap 5

• Samenwerkenaanverbeterpuntenuitdeteamontwikkelingsmeter

1 ½ uur met coach

Stap 6

• Audit• Sterkepuntenenverbeterpuntenvanhet

team zijn bekend1 uur

“Ik vind het belangrijk dat we binnen het team ook complimenten geven aan elkaar.”

13

Tijdsinvestering

10uur

Doelen

• HetteamheefteenaandachtsvelderPersoneleZaken

• Hetteamlaatziendatdeteamledensuccesvol samenwerken

• Hetteamkentdesocialekaartvandeeigen wijk en is bekend met het productaanbod van Vivent en andere organisaties

• Hetteambeschiktovereenopleidingsplan

Samenwerken en organiserend vermogen

Fase Roze

14

Stap 1

• Uitlegovervacatures,ziekteverzuimengesprekken

• KiezenvandeaandachtsvelderPersoneleZaken

• Afsprakenmakenoverpersonelezaken1 ½ uur met coach en personeelsfunctionaris

Stap 2

• Presentatieoverhetproducten-endienstenaanbod van Vivent

• Besprekenvandeinzetvandienstenenproducten bij welk type cliënt

1 ½ uur met coach, aandachtsvelder ProfessionaliseringenmedewerkerVraagbaak

Stap 3

• Socialekaartvandewijksamenstellen• Afsprakenmakenovermetwiehetteam

samenwerkt en met welk doel1 ½ uur met coach en zorgbemiddelaar Vraagbaak

Stappen

15

Stap 4

• Teamgesprekoverdevisieopcliëntenzorg, de inzet van mantelzorg en andere betrokkenen

• Besprekenvaninstrumentenzoalsdezelfredzaamheidsradar en de mantelzorgscan

1 ½ uur met coach en divisiemanager

Stap 5

• Teamgesprekoverdewensenvoorbijscholing en nascholing

• Vaststellenvaneenopleidingsjaarplanmet tijdsinvestering en kosten

1 ½ uur met coach en medewerker Opleidingen

Stap 6

• Samenwerkenaanverbeterpuntenuitdeteamontwikkelingsmeter

1 ½ uur met coach en medewerker Opleidingen

16

Stap 7

• Audit• Sterkepuntenenverbeterpuntenvanhet

team zijn bekend1 uur

“Wij nemen zoveel mogelijk zelf de beslissingen. Er is een goede sfeer in het team.”

De basis voor de zelfsturing is nugelegd. Het team vult nogmaals de teamontwikkelingsmeter in. Het team maakt zelf de keuze welke van de drie volgende fases het wil doorlopen en in welke volgorde.

Vervolgfases

17

Tijdsinvestering

7 uur

Doelen

• Hetteamwerktsamenmetandereorganisaties in de wijk en legt dit zo nodig vast in een samenwerkingsovereenkomst

Samenwerking met anderen in de wijk

Fase Oranje

18

Stap 1

• Teamgesprekoverdesamenwerking in de wijk

• Afsprakenwiemetwelkesamenwerkingspartners contact onderhoudt

2 x 1 ½ uur met coach

Stap 2

• Hetteamiszichtbaarindewijk• Hetteamprofileertzichalsschakelvoor

de organisaties in de wijk2 x 1 ½ uur met coach

Stap 3

• Audit• Sterkepuntenenverbeterpuntenvanhet

team zijn bekend1 uur

Stappen

“Wat voor het ene team een oplossing is, hoeft voor een ander niet precies te passen, maar het is wel goed om van elkaar te leren.”

19

Tijdsinvestering

4 uur

Doelen

• Decliënthoudtderegieoverzijnleven

Regie bij de cliënt

Fase Marineblauw

20

Stap 1

• Afsprakenmakenmetcliëntenenvastleggen in het zorgleefplan

• Gebruikenvandezelfredzaamheidsradar1 ½ uur met coach en medewerker Vraagbaak

Stap 2

• Besprekenvandemogelijkhedenvoortechnologische ontwikkelingen

• Toepassenvantechnologischeontwikkelingen in de cliëntsituatie

1 ½ uur met coach

Stap 3

• Audit• Sterkepuntenenverbeterpuntenvanhet

team zijn bekend1 uur

Stappen

“Als je cliënten uitlegt wat het probleem is, hebben ze echt wel begrip. Maar je moet wel het gesprek met ze aangaan en niet voor hen beslissen.”

21

Tijdsinvestering

4 uur

Doelen

• Hetteamorganiseertsamenmetsamenwerkingspartners de informele zorg in de wijk

Informele zorg

Fase Lichtgroen

22

Stap 1

• UitlegoverCaren• Carenbijcliëntenonderdeaandacht

brengen• Uitvoerenvandemantelzorgscanbij

mantelzorgers1 ½ uur met coach en medewerker Vraagbaak

Stap 2

• Inventariserenvandeinzetvaninformelezorg bij cliënten

• Planvanaanpakmaken1 ½ uur met coach

Stap 3

• Audit• Sterkepuntenenverbeterpuntenvanhet

team zijn bekend• Deelvandezorgisovergedragenaande

informele zorg1 uur

Stappen

“We moeten het samen doen. Het hoeft niet meteen perfect te zijn, als je maar zegt wat je vindt en deelt waar je mee zit.”

23

Tot slot

Veel succes en plezier op weg naar de bedoeling!

Meer informatie over Terug naar de bedoeling vinden jullie ook opwww.viventweb.nl.

Voor ondersteuning kunnen jullie terechtbijdeVraagbaak:073-8504150ofvraagbaak@vivent.nl

Voor begeleiding bij het proces en coaching is jullie teamcoach voor jullie beschikbaar.

24