fase pemeriksaan lapangan dan fase pemeriksaan manajemen

Download Fase Pemeriksaan Lapangan Dan Fase Pemeriksaan Manajemen

Post on 15-Jul-2015

396 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

FASE PEMERIKSAAN LAPANGAN DAN FASE PEMERIKSAAN MANAJEMENTujuan dari fase ini adalah: 1. Mengumpukan informasi tambahan. 2. Aktivitas-aktivitas untuk identifikasikan area-area dalam waktu dan usaha harus dihabiskan dalam pemeriksaan yang mendalam. 3. Audit lapangan membantu team audit lebih mengerti organisasi dan bagaimana bagian ini melaksanakan fungsinya. Dua pertimbangan untuk dilaksanakan Pemeriksaan Lapangan (field work): 1. Apakah audittee/reviewee menjalankan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan? 2. Apakah sistem dari prosedur operasi dan kontrol manajemen dilakukan dengan hasil yang efektif yang membawa hasil sesuai yang ditetapkan manajemen dalam suatu kegiatan yang efisien dan ekonomi. Empat hal penting dalam penugasan ini adalah: 1. Factfinding/verifikasi, apakah prosedur, kebijakan yang ditetapkan diikuti? 2. Evaluation, evaluasi deviasi antara kebijakan/prosedur dengan implementasinya? 3. Review of finding, rapat yang intens dengan auditee untuk memahami temuan yang didapat. 4. Recommendation, memberikan rekomendasi atas temuan yang signifikan. Faktor-faktor untuk mendapatkan konklusi yang baik, terdapat 13 faktor yang harus dipertimbangkan: 1. Judgment yang digunakan manajemen dalam menentukan sasaran/tujuan. 2. Instruksi tertulis yang kurang jelas. 3. Kemampuan personel dalam menjalankan tanggung jawabnya. 4. Gagal menerima tanggung jawab. 5. Gagal kontrol operasi dan aktivitas. 6. Duplikasi kerja di dalam/antar bagian. 7. Tidak tepat atau boros menggunakan sumber daya keuangan. 8. Pola organisasi yang terlalu besar.

1

9. Tidak efektif atau boros penggunaan sumber daya tenaga kerja (man power). 10. Penundaan pekerjaan pada aktivitas yang sesuai. 11. Tindakan pemeliharaan atas berbagai kegiatan yang tidak efektif & diperlukan. 12. Validasi dan relevansi dari kriteria yang digunakan untuk menilai hasil pencapaian keefektifan. 13. Ketepatan metode yang digunakan untuk evaluasi pencapaian keefektifan.

Teknik yang dapat digunakan pada tahap audit lapangan ini: 1. TQM (total quality management) 2. Participative Mgt 3. Benchmarking Strategy 4. Restructuring, reengineering, Reinventing 5. Principle-centered leadership 6. Learning Organization 7. Revision of mental model 8. Spirituality in work- place 9. ABC/ABM 10. Strategic Long term, short term, detail 11. Flexible budgeting 12. Systems Theory 13. Complexity theory Dalam memilih teknik yang digunakan harus melihat kondisi, situasi dan kebiasaan yang digunakan dalam industry dan tujuan perusahaan. Namun pemilihan teknik yang terbaik adalah dengan common sense & analytical ability

Teknik yang umum digunakan 1. Interviewing Teknik interview dan tata laksana interview dapat dilakukan dengan tahap-tahap sebagai berikut: a. Interview agenda & whom to interview. b. Scheduling the interview. c. Setting up the interview. 2

d. Starting the review. e. Questioning procedures. f. Taking note. g. Effective listening. h. Closing the interview. i. Note Recording. j. Sample interview 2. System flowchart Guna System Flowchart 1. Menggambarkan urutan aktual aktivitas, dapat melihat perlu tidaknya suatu proses dan kontrol 2. Dapat mengidentifikasikan kegiatan yang tidak efisien 3. Menggambarkan kekuatan / kelemahan prosedur operasi Untuk mendapatkan eveluasi hasil yang baik, setiap langkah flowchart direview: 1. Necessity E1iminate part /entire proses yang tidak ada Value added? 2. Economy perform economy maner 3. Efficiency method is performed the most .efficient 4. Effectiveness step provide the desired result 3. Layout Flowchart Adalah gambaran sistematis atas pengaturan area kerja secara fisik yang aktual atau direncanakan. Lay Out Flowchart dapat menilai apakah kerja seseorang sudah 3 E dengan evaluasi: 1. Isolated kerja yang tidak ada hubungannya dengan area kerja 2. Controllers kontrol yang tidak ada nilai tambah 3. Dispatchers terima/pindah barang yang tak ada nilai tambah 4. Ratio, change and trend analysis

Analisis ini menggunakan Laporan Keuangan dengan :

3

1. Membandingkan data Internal/budget 2. Membandingkan data eksternal seperti data Industri, standar dan lainlain.

Teknik lain yang dapat digunakan : 1. Test of transaction pengujian suatu transaksi apakah dijalankan sesuai dengan prosedur atau kebijakan. 2. Performance VS Plan membandingkan hasil dengan rencana.

4

FASE REVIEW TEMUAN AUDIT DAN PELAPORAN DARI SIKLUS PEMERIKSAAN MANAJEMENSifat temuan audit: Temuan audit dapat memiliki berbagai bentuk dan ukuran. Temuan audit sering disebut kekurangan (defiencies) Istilah temuan cenderung terlalu negatif, sedang kondisi relatif lebih tepat dan tidak menimbulkan sikap defensif bagi auditee. Temuan audit menjelaskan bahwa sesuatu baik saat sekarang (current) atau masa lalu (historis) serta yang mungkin terjadi di masa yang akan datang (future) terdapat kesalahan.

Menurut Standar 2310 SPPIA: Auditor internal harus mengidentifikasikan informasi yang cukup (suffcient), andal (reliable), relevan (relevance) dan berguna (usefulness) untuk mencapai tujuan penugasan. Practice advisory 2410 1 dari standar: kriteria komunikasi. Observasi & rekomendasi harus didasarkan pada atribut: kriteria, kondisi penyebab & dampak. o Kriteria (criteria) : standar, ukuran atau ekspektasi yang dipakai untuk evaluasi / verifikasi (apa yang seharusnya ada / harapan) o Kondisi (condition) : bukti faktual yang ditemukan saat pengujian (apa yang ada / kenyataan) o Penyebab (causes) : alasan perbedaan antara harapan dengan kondisi aktual 9mengapa ada perbedaan)

5

o Dampak (effect) : resiko / eksposur yang dihadapi organisasi karena kondisi tidak sama dengan kriteria (akibat perbedaan)-

Practice advisory 2420-1 dari standar: Kualitas kriteria komunikasi antara lain: objectifitas, jelas, ringkas, konstruktif & tepat waktu.

-

Temuan yang dapat dilaporkan : o Tidak semua kelemahan dapat dilaporkan. o Temuan audit yang dapat dilaporkan harus memiliki kriteria: cukup signifikan, didasarkan fakta, objektif, relevan dan cukup meyakinkan.

Tingkat Signifikansi : Temuan temuan tidak signifikan (unsignificant funding) : tidak disembunyikan/ dilewatkan. Temuan temuan kecil (minor funding) : perlu dilaporkan, bisanya dalam bentuk surat kepada manajemen (management letter) Temuan temuan besar (major funding) : dapat menghalangi tujuan utama organisasi.

Elemen elemen temuan audit : Kriteria ( criteria ) : tujuan dan sasaran serta kualitas pencapaian. Kondisi ( condition ) : merupakan jantungnya temuan Penyebab ( causes ) : memerlukan latihan pemecahan masalah ( problem solving ) Dampak ( effect ) : o Temuan tentang keekonomisan dan efisiensi : diukur dalam $ atau Rp

6

o Temuan tentang keefektivan : ketidakmampuan untuk menyelesaikan hasil akhir Kesimpulan ( conclusion ) : harus didukung dengan fakta Rekomendasi ( recommendation ) : tindakan yang dapat dipertimbangkan oleh manajemen untuk memperbaiki kondisi yang salah atau memperkuat sistem pengendalian intern.

Fase Review Temuan Audit Fase ini merupakan tahap transisi dari field work ke pembuatan laporan audit. Atribut dalam review temuan audit terdiri dari 5 atribut: 1. Statement of condition Menjelaskan kondisi dan situasi yang ada pada saat temuan diperoleh, bagaimana diperoleh. Kondisi ini akan memberikan refrensi untuk menetapkan kriteria. 2. Criteria Pencocokan aktual prosedur/hasil dengan standar, jadwal, prosedur, tujuan yang ditetapkan. Tiga alternatif pendekatan yang dapat dilakukan : a. Comparative analysis membandingkan dengan standard kebijakan, prosedur, target dan lain sebagainya b. The use of borrowed standard menggunakan standar pihak lain atau yang berasal dari kebijakan perusahaan c. The test of reasonableness melakukan pengujian/tes kewajaran atas kejadian atau transaksi 3. Cause Menjelaskan penyebab terjadinya ketidakefisienan, ketidakefektifan, dan ketidakekonomian 4. Effect Menganalisis akibat yang terjadi dari temuan harus dikuantifikasikan.

7

Kejadian saat ini bisa berakibat (efek) saat ini (current effect) dan dapat berpotensi tejadi efek di masa depan (potential effect) yang harus dijelaskan. 5. Recommendation Rekomendasi yang dberikan harus logis, dan dapat dipraktikan. Rekornendasi sebagai tolok ukur keberhasilan pelaksanaan review secara keseluruhan. Rekomendasi corrective action dan preventive action

Pengembangan temuan audit dapat dilakukan dengan menyiapkan kuesioner dengan 7 pertanyaan : 1. Apakah ada atribut yang tidak lengkap? Kenapa? Apa yang harus dilakukan? 2. Apakah atribut bercampur aduk satu dengan lain sehingga tidak jelas? Apakah bukti didapat dari opini? 3. Apakah condition statement sudah valid? 4. Apakah kriteria tidak jelas atau tidak meyakinkan? Apakah lemah atau unsound dari sudut profesional? Apakah isi subjek bias? 5. Apakah penjelasan Cause? Apakah mendapatkan informasi cause sesungguhnya atau hanya gejala? Apakah informasi lengkap, atau artifisial? 6. Apakah effect dijelaskan? Dapat dikuantifikasi? 7. Apakah rekomendas tidak diperlukan dengan jelas? Terlalu kaku ?

Pendekatan pengembangan temuan audit dengan 6 langkah : 1. Review & analisis kebijakan, prosedur dan praktik a. Tetapkan apakah kebijakan sesuai, konsisten dengan tujuan & sasaran b. Tetapkan apakah prosedur & praktik sesuai, hasil yang dicapai sesuai tujuan & sasaran 2. Akumulasi bukti dan tetapkan validasinya a. Analisis angka dari berbeda tipe transaksi b. Analisis angka dari individu transaksi

8

c. Temukan hasil : statistical sample, decision making dan questioning 3. Membandingkan transaksi dengan prosedur tertulis (ditetapkan) : a. Uji transaksi versus prosedur b. Apakah prosedur diikuti c. Analisis hasil dari mengikuti atau tidak rnengikuti prosedur 4. Kuantifikasi efek a. Hitung berapa rupiah kerugiannya b. Menetapkan faktor-faktor lain seperti ketidakef

Recommended

View more >