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Existen distintos rubros de la operación en la que se verán involucrados y en constante relación la fuerza de ventas y Cuentas por Cobrar, por lo que se expondrán los ámbitos de mayor trascendencia, así como su manejo, control, restricciones y de ser necesario sus sanciones.
PROCEDIMIENTOS GENERALES DE CUENTAS POR COBRAR PARA LA FUERZA DE VENTAS
RECOPILACIÓN DE EXPEDIENTE PARA EL OTORGAMIENTO DE CRÉDITO.
El agente deberá de respaldar la solicitud de otorgar un límite de crédito y términos de pago a un cliente con un expediente de crédito, el cual deberá contar con siete documentos como mínimo para poder operar una línea de crédito, estos documentos son los siguientes:
Solicitud de crédito debidamente requisitada. Copia de RFC del cliente que solicita el crédito o de la razón social
si es persona moral. Copia de Identificación oficial del cliente y aval en su caso y/o
representante legal en caso de persona moral. Comprobante de domicilio y/o copia de boleta predial en montos
arriba de $50,000. Pagare con nombre completo y firmado por el cliente y el aval por el
monto a financiar. Análisis de Rentabilidad. Garantía adicional al pagare para montos superiores a $150,000, ya
sea mueble o inmueble. Autorización para consultar el Buró de Crédito titular y aval.
PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS DE LIBERACIÓN DE PEDIDOS.
Se expondrán las diferentes opciones de liberación de pedidos, así como las medidas de control, restricciones y sanciones para el manejo de las mismas.
LIBERACIÓN POR LÍMITE DE CRÉDITO (LC) Y TÉRMINOS DE PAGO (TP).
Aplica para clientes que cuentan con su LC Y TP correctos, es una liberación cotidiana, en los casos que el sistema no reconozca los mismos.
Restricciones:
El límite de crédito se ve superado por el tonelaje a liberar o bien, los términos de pago se vencieron.
El cliente muestra saldo vencido en alguno de sus hijos, (aplica en caso de redes).
Muestra cheque devuelto pendiente de pago, así como sus respectivos cargos. O bien el cheque se liquidó pero el cargo no.
El vendedor no ha cumplido con el envío de expediente. y/o el cliente no ha cumplido con la entrega de documentos para integrar el expediente
Todo depósito efectuado en efectivo no se libera hasta verse reflejado en el sistema al día siguiente. Tratándose de cheques de otros bancos se refleja hasta 72 hrs. después del depósito.
La retención de su siguiente pedido hasta no cumplir con el pago oportuno.
En el caso de clientes inactivos (pago a dos meses o más) dependiendo del caso, se solicitara la disminución del tonelaje a liberar acorde a un aproximado de consumo real considerando su última liberación y la confirmación del pedido vía telefónica por parte del CNSC.
Sanciones:
LIBERACIÓN EXTRAORDINARIA
Aplica a los siguientes casos:
a) Clientes que no cumplen los requisitos de la liberación por LC o TP.
b) Clientes que cuenta con expediente completo de crédito y no tienen asignado LC o TP en el sistema.
c) Clientes de “contado” que no se reflejan como tal en sistema.
d) Clientes nuevos que se les surtirá por primera vez.
e) Clientes con saldo vencido siempre que este pagando mas de lo que solicita.
f) Cualquier otro asunto extraordinario que amerite este trato.
Restricciones:
Clientes que han incumplido compromisos previos ya sea en
términos de pago como en recopilación de expedientes.
Estas se podrán liberar con:
Autorización de liberación por parte de la Gerencia de
Crédito y Cobranza y del Gerencia Nacional de Ventas
Puntos a considerar para la liberación extraordinaria.
a) Antecedentes crediticios o de pago.
b) Historial de cheques devueltos.
c) Cumplimiento de compromisos previos.
LIBERACIÓN COBRO AL MOMENTO
Son liberaciones que se harán con el fin de agilizar el surtimiento de pedidos como se lleva acabo en bodega.
Modalidad:
El efectivo o cheque lo cobra el vendedor, efectúa el depósito y envía el comprobante escaneado por correo electrónico o por fax; en base a ellos se efectúa la liberación manual.
Restricciones:
a) Aplica exclusivamente para agentes que tengan bodega de Minsa en sus zonas de venta, o sea, no surtimientos de planta.
b) El tonelaje a liberar será de 3 TN.
Medidas de control:
Se lleva un registro escrito de las liberaciones realizadas y los incumplimientos de los mismos en un archivo de Excel desarrollado para esa función.
Cliente que tenga adeudo anterior, el pago será aplicado a la factura más antigua, previa notificación al cliente y firmando la factura original que ampara el producto que se lleva (nombre completo y firma).
En caso de que no se presente el cliente titular de la cuenta en la bodega, el pago se aplicará directamente a la misma factura originada por la venta efectuada.
Medidas de control:
Se llenará recibo de valor por el importe cobrado al cliente de cada clasificación de su cartera, las clasificaciones son:
Corriente documentado Capital de trabajo a pagar Vencido documentado Maquinas en venta Capital de trabajo Reestructura Sin soporte Quebranto Legal 1 Agencia de cobranza Fianzas y seguros Otros Incobrable.
Medidas de control:
Los pagos deberán aplicarse correcta e invariablemente a la factura más antigua de cada clasificación de la cartera del cliente, y en el espacio denominado “concepto” se pondrá el concepto de la clasificación a la que corresponda el pago, y se detallan en el RVv´s las facturas cobradas de cada clasificación:
01corrientedo 02capitalxxxx 03capitalapag 04maquinasxxx 05reestructur 06vencidodocx 07sinsoportex 08quebrantoxx 09legalxxxxxx 10agenciaxxxx 11fianzasyseg 12otrosxxxxxx 13incobrablex
El sistema en automático aplicará los pagos de acuerdo a la clasificación de que se trate, y de acuerdo a lo más vencido de cada clasificación.
Medidas de control:
Deberá de asegurarse que el número de Socio coincida en el RV y en el comprobante de depósito emitido por el banco.
El número de Socio deberá colocarse en el espacio denominado “REFERENCIA” y se anexará el dígito verificador del cliente.
No olvidar anotar en el Recibo de Valor, el importe en número y letra, nombre y firma del vendedor y recabar la firma de la persona que está pagando en el espacio de “OBSERVACIONES”.
DEPURACIÓN DE ANTIGÜEDAD DE SALDOS
Se tendrá que depurar la antigüedad de saldos semanalmente mediante sus respectivas notas de crédito y notas de cargo autorizadas según aplique.
a) Antigüedad de saldo: Documento que muestra los saldos pendientes de pago por parte de los clientes de una zona determinada.
b) Nota de Crédito: Documento que se genera para otorgar un descuento al cliente tales como promociones, bonificaciones, etc. Y contablemente disminuye el saldo por pagar del cliente.
c) Nota de cargo: Documento que se genera para aumentar el saldo del cliente o para corregir notas de crédito creadas incorrectamente.