excel avanzado 2010

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Managua, Noviembre 2010 Curso Avanzado de Ms Excel

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excell avanzado

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Page 1: Excel avanzado 2010

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Managua, Noviembre 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Page 2: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 2

Tabla de contenido Introducción ...................................................................................................................................................... 3

Excel 2010 vs Excel 2007 ................................................................................................................................... 8

Elementos de Excel .......................................................................................................................................... 12

Descripción general de las tablas de Excel ...................................................................................................... 13

Crear una tabla ....................................................................................................................................... 17

Convertir una tabla en un rango de datos ............................................................................................ 17

Eliminar una tabla ................................................................................................................................. 18

Controlar la lista desplegable empleando desencadenadores de visualización................................. 20

Activar o desactivar Fórmula Autocompletar ....................................................................................... 24

¿Qué es la validación de datos? ............................................................................................................. 24

¿Cuándo es útil la validación de datos? ................................................................................................ 26

Mensajes de validación de datos ........................................................................................................... 27

Sugerencias para trabajar con la validación de datos .......................................................................... 28

Agregar validación de datos a una celda o rango........................................................................................ 30

Lista personalizada .......................................................................................................................................... 46

Aplicar formato condicional ............................................................................................................................ 49

Fórmulas y constantes matriciales .................................................................................................................. 51

Utilizar constantes en fórmulas............................................................................................................. 53

Utilizar operadores de cálculo en fórmulas .......................................................................................... 54

Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas .......................................................................... 57

Evitar errores comunes al escribir fórmulas ......................................................................................... 65

Importación de datos a Excel .......................................................................................................................... 80

Importación de datos desde Microsoft SQL Server ......................................................................................... 86

Subtotales ........................................................................................................................................................ 90

Totales generales ..................................................................................................................................... 90

Subtotales anidados ................................................................................................................................ 91

Subtotales exteriores ............................................................................................................................... 91

Insertar subtotales individuales .............................................................................................................. 91

Introducción a análisis Y SI .............................................................................................................................. 94

Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados ...................................................................... 96

Acelerar los cálculos en una hoja de cálculo que contiene tablas de datos ...................................................... 97

Realizar análisis de regresión con el complemento Herramientas para análisis .................................. 99

Crear un informe resumen de escenario .................................................................................................. 100

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 3

Ejemplo paso a paso ................................................................................................................................... 100

Preparar la hoja de cálculo ...................................................................................................................... 100

Usar Buscar objetivo para determinar el tipo de interés ........................................................................... 101

¿Qué es la herramienta Solver de Excel? ...................................................................................................... 104

Qué es la optimización ............................................................................................................................ 104

Definir un modelo de optimización ........................................................................................................ 105

Celda objetivo ......................................................................................................................................... 105

Celdas cambiantes ................................................................................................................................... 105

Restricciones ........................................................................................................................................... 106

¿Cómo puedo especificar este modelo en Solver? ................................................................................. 114

¿Por qué es lineal este problema de Solver? ....................................................................................................... 117

Una vez demostrado que nuestro modelo de mezcla de productos es lineal, ¿por qué preocuparse? ........ 118

¿Un modelo Solver tiene siempre una solución? ................................................................................... 121

¿Qué ocurre si los valores definidos no convergen? .............................................................................. 121

Introducción

Microsoft Excel 2010 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo que le

ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización le

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 4

ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fácilmente a datos

importantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o smartphone.1 Incluso puede

cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Tanto como si produce

informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2010 le brinda más eficiencia y flexibilidad para

lograr sus objetivos.

Realice comparaciones rápidas y efectivas

Excel 2010 ofrece nuevas características y herramientas eficaces para ayudarle a descubrir patrones o tendencias

que pueden llevar a decisiones más informadas y mejorar la capacidad de analizar grandes conjuntos de datos.

Obtenga un resumen visual de los datos mediante pequeños gráficos que caben dentro de una celda junto a

los datos del texto con los nuevos mini gráficos.

Filtre grandes cantidades de información de forma rápida e intuitiva con la nueva funcionalidad

Segmentación de datos y mejore el análisis visual de tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

Obtenga análisis eficaces desde el escritorio

Los refinamientos de Excel 2010 y las mejoras en su rendimiento le permiten llevar a cabo su trabajo con mayor

rapidez y facilidad.

Use el nuevo Filtro de búsqueda para restringir rápidamente las opciones de filtro disponibles en las tablas y

las vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico. Encuentre exactamente lo que busca entre un millón o más

elementos, al instante.

PowerPivot para Excel 2010, un complemento gratuito, le permite experimentar una manipulación rápida

de grandes conjuntos de datos (generalmente en millones de filas) y una integración de datos simplificada.

Además, podrá compartir sus análisis sin esfuerzos a través de SharePoint Server 2010.2

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 5

Trabaje con cantidades masivas de información (más de 2 gigabytes) y saque el máximo partido a las

inversiones en hardware nuevas y existentes usando la versión de 64 bits de Office 2010.3

Ahorre tiempo, simplifique el trabajo y aumente la productividad

Crear y administrar los libros es mucho más fácil cuando puede trabajar como desea.

Recupere las versiones no guardadas de archivos que cerró sin guardar. Eso es. La característica de

recuperación de versiones es solo una de tantas características nuevas disponibles en la nueva vista

Microsoft Office Backstage™. La vista Backstage reemplaza al menú Archivo tradicional en todas las

aplicaciones de Office 2010 para proporcionar un espacio organizado y centralizado para todas las tareas de

administración de libros.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 6

Personalice fácilmente la cinta de opciones mejorada para que los comandos que necesita estén más

accesibles. Cree pestañas personalizadas o incluso personalice las integradas. Con Excel 2010, el control está en

sus manos.

Rompa las barreras y trabaje en equipo de nuevas maneras

Excel 2010 ofrece formas simples de permitir que las personas trabajen conjuntamente en libros, lo cual sirve

para mejorar la calidad de su trabajo. Lo mejor de todo es que incluso las personas con versiones anteriores de

Excel pueden participar sin problemas.

Ahora puede trabajar con otras personas simultáneamente en el mismo libro en casi cualquier explorador

web mediante Excel Web App.

Los usuarios corporativos de compañías que ejecutan SharePoint Foundation 2010 pueden usar esta

funcionalidad dentro de su firewall.

Si trabaja en una compañía pequeña o por su cuenta, lo que necesita es una cuenta gratuita de

Windows Live ID para crear libros simultáneamente con otros usuarios.

Servicios de Excel de SharePoint le permite compartir los libros fáciles de leer en un explorador web con su

equipo conservando una sola versión del libro.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 7

Obtenga acceso a los libros en cualquier momento y lugar

Obtenga la información que necesita, en el lugar y del modo en que la desea. Ahora puede obtener acceso

fácilmente a los libros llevando la experiencia de Excel con usted y mantenerse al día dondequiera que esté.

Microsoft Excel Web App: edite prácticamente en cualquier lugar. Vea y edite sus libros en un explorador

web cuando no está en su hogar, escuela u oficina.4

Microsoft Excel Mobile 2010: mejore enormemente la eficacia de sus pequeños dispositivos. Manténgase

actualizado al instante usando una versión móvil de Excel que se ajusta especialmente a su teléfono de

Windows.5

Tanto si está trabajando en su presupuesto personal o en los gastos de viaje como colaborando con un equipo en

proyectos escolares o laborales e incluso cuando los libros superan el millón de filas, Excel 2010 le permite llevar

a cabo las tareas pendientes fácil y rápidamente, con más flexibilidad y mejores resultados.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 8

Excel 2010 vs Excel 2007 Parece ser que las .diferencias. entre. Excel 2007 y Excel 2010 no .serán tan. significativas como las que se

produjeron con el cambio entre la versión de Excel 2003 y Excel 2007. Así es los usuarios de Excel 2007 tendrán

una adaptación prácticamente inmediata, y los de versiones anteriores no deberán angustiarse sobre la versión a

la que adaptarse.

Desde hace tiempo es posible descargarse y utilizar una versión proporcionada por Microsoft para que sean los

propios usuarios los que aporten mejoras.

Desde el punto de vista formal se pueden apreciar diferencias a nivel de la interface. Aunque la cinta de opciones

permanece prácticamente igual que en la versión anterior, se sustituye el botón de office redondo por una especie

de pestaña de color verde como se aprecia en la siguiente imagen.

En la cinta de opciones dispondremos de la nueva pestaña Addins. Según parece, habrá más posibilidades de

personalización en la interface de Excel 2010. Siendo posible recuperar las opciones predeterminadas de manera

sencilla.

Desplegando esta pestaña que sustituye al anterior Botón de Office se observa cómo parece que funcionará de

una manera similar si bien con diferencias en cuanto a la forma y con mayor información disponible.

Otra de las mejoras curiosas es la presencia de unos gráficos situados en una celda llamados Sparklines. Con

Excel 2003 utilizaba una solución más rudimentaria pero conceptualmente idéntica que os comentaba en la

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 9

entrada Gráficos sobre celdas. Esta utilidad nos permitirá ver tendencias y picos en series de datos de forma

inmediata. Como digo era una necesidad que muchos reclamábamos.

Hay una variación a la hora de trabajar con tablas dinámicas ―Slicer‖ de forma que la selección y filtrado de datos

funciona de manera diferente. Según la página de Microsoft supondrá un ahorro de tiempo y mayor eficiencia en

el filtrado.

Una nueva vista llamada Microsoft Office Backstage cambia la manera de imprimir, guardar, compartir y publicar

las hojas de cálculo simplificando los pasos a seguir respecto a versiones anteriores. Por otro lado, aparecen

opciones de pegado en el menú contextual.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 10

Incremento de las capacidades del formato condicional y los gráficos dinámicos.

Guarda automáticamente los documentos no guardados durante 4 días. Siempre que hayamos estado trabajando

con ellos al menos 10 minutos. Esto es útil para subsanar las catástrofes que se producen con los pequeños

descuidos.

Opción de imprimir pantallazos lo que es útil para evitar tener que abrir nuevos programas tipo snagit o la

opción Imprimir Pantalla y tratar la imagen de la que como opción. Otra mejora es la posibilidad de trabajar con

formas en las macros.

Una mejora que parece que se va a producir estriba en la mejora de la compatibilidad de los ficheros xls. Al

parecer, los documentos creados con Excel 2010 se podrán abrir con versiones anteriores. Si esta mejora es

cierta, será un gran avance ya que no todas las empresas utilizan la misma versión de Excel. De hecho me he

encontrado con grupos de usuarios dentro de una misma empresa con diferentes versiones, lo que originaba

problemas no solo de compatibilidad sino también en cuanto a formatos y utilidades, fórmulas...

Posibilidad de trabajar en equipo en una misma hoja de cálculo. Se puede ver quién está trabajando con la misma

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 11

hoja de cálculo al mismo tiempo. Todas las modificaciones se controlan y marcan inmediatamente para

mantenerlo al tanto de cuándo y dónde se realiza cada cambio. Personalmente tengo curiosidad por probar esta

propiedad, entiendo que tendrá utilidad para cuestiones como rellenado de datos o trabajo con aplicaciones

creadas, pero en cuanto a programación o creación de aplicaciones tengo mis dudas.

La versión de 64bits aumenta el límite que anteriormente se situaba en 2 GB. Realmente una capacidad más que

suficiente para las necesidades habituales. Mis libros con más peso no llegan a las 100 Megas.

Posibilidad de almacenar cualquier hoja de cálculo en la web para que esté disponible en cualquier momento y

lugar del mundo, inclusive desde equipos de telefonía móvil que posean Windows Mobile como sistema

operativo y la herramienta Excel Web App.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 12

Elementos de Excel La ficha Archivo

Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior

izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver

las acciones que puedes realizar sobre el documento,

incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado

tal y como veremos en la Cinta de opciones.

Contiene dos tipos básicos de elementos:

- Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones,

ocupando toda la superficie de la ventana Excel.

Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de

este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color

permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo.

- Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como.

Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un

efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el cursor está encima,

ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre

de la acción en su barra de título.

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña.

Las barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando

creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el

nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar ,

maximizar y cerrar .

La barra de acceso rápido

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 13

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar

, Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en una

opción y aparecerá marcada. De igual forma, si vuelves a hacer clic sobre ella se eliminará de la barra. Si no

encuentras la opción en la lista que te propone, puedes seleccionar Más comandos....

Descripción general de las tablas de Excel

Para facilitar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un rango (rango:

dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas en una

tabla de Excel de Microsoft Office (anteriormente conocida como lista de Excel). Una tabla generalmente

contiene datos relacionados en una serie de filas y columnas de hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento

principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y

columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) que tienen formato de tabla. Al usar las

características de tabla, puede administrar los datos en las filas y columnas de la tabla de manera independiente de

los datos de las otras filas y columnas de la hoja de cálculo.

Page 14: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 14

NOTA Las tablas de Excel no deben confundirse con las tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que

muestra los resultados de sustituir diferentes valores en una o más fórmulas. Existen dos tipos de tablas de datos:

tablas de una entrada y tablas de dos entradas.), que forman parte de un conjunto de comandos de análisis Y si.

Para obtener más información acerca de las tablas de datos, vea el tema sobre cómo calcular varios resultados

con una tabla de datos.

Administrar datos en una tabla de Excel

Puede usar una tabla para administrar los datos, pero si desea administrar grupos de datos, puede insertar más de

una tabla en la misma hoja de cálculo.

Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede usarlos para

compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar los datos de la tabla a una lista de SharePoint, otras personas

pueden ver, editar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint. Puede crear una conexión en un

sentido con la lista de SharePoint de manera que pueda actualizar los datos de la tabla en la hoja de cálculo para

incorporar los cambios realizados en los datos de la lista de SharePoint. Ya no podrá actualizar la lista de

SharePoint con los cambios que realice en los datos de la tabla en Excel. Después de exportar los datos de la

tabla a una lista de SharePoint, podrá abrir la lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura; sólo podrá

realizar cambios en los datos en el sitio de SharePoint.

NOTA Dado que la funcionalidad de tablas no se admite en libros compartidos (libro compartido: libro

configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada

usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los demás usuarios.), no se puede crear una tabla en un

libro compartido.

CARACTERÍSTICAS DE TABLAS QUE SE PUEDEN USAR PARA ADMINISTRAR DATOS DE TABLA

Ordenar y filtrar A la fila de encabezado de una tabla se agregan automáticamente listas desplegables (cuadro

de lista desplegable: control de un menú, una barra de herramientas o un cuadro de diálogo que muestra una lista

de opciones cuando se hace clic en la flecha que aparece junto al cuadro de lista.) de filtros. Puede ordenar las

tablas en orden ascendente o descendente o por colores, o puede crear un criterio de ordenación personalizado.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 15

Puede filtrar las tablas para que sólo muestren los datos que satisfacen los criterios que especifique, o puede

filtrar por colores. Para obtener más información sobre cómo filtrar u ordenar datos, vea Filtrar datos u Ordenar

datos.

Aplicar formato a los datos de la tabla Puede dar formato rápidamente a los datos de la tabla si aplica un

estilo de tabla predefinido o personalizado. También puede elegir opciones de estilos de tabla para mostrar una

tabla con o sin encabezado o una fila de totales, para aplicar bandas a filas o columnas para facilitar la lectura de

una tabla o para distinguir entre la primera o la última columna y otras columnas de la tabla. Para obtener más

información sobre cómo dar formato a los datos de tabla, vea el tema sobre cómo dar formato a una tabla de

Excel.

Insertar y eliminar filas y columnas de la tabla Existen varios modos de agregar filas y columnas a una

tabla. Puede agregar una fila en blanco al final de la tabla, incluir filas o columnas adyacentes a la hoja en la tabla,

o insertar filas y columnas de tabla en el lugar que desee. Puede eliminar filas y columnas cuando sea necesario.

También puede quitar rápidamente filas que contengan datos duplicados de una tabla. Para obtener más

información sobre cómo agregar o eliminar filas y columnas de una tabla, vea Agregar o quitar filas y columnas

de tablas de Excel.

Usar una columna calculada Para usar una fórmula que se adapte a cada fila de una tabla, puede crear una

columna calculada. La columna se amplía automáticamente para incluir filas adicionales de modo que la fórmula

se extienda inmediatamente a dichas filas. Para obtener más información sobre cómo crear una columna

calculada, vea Crear, modificar o quitar una columna calculada de una tabla de Excel.

Mostrar y calcular totales de datos de una tabla Puede hallar el total rápidamente de los datos de una tabla

mostrando una fila de totales al final de la tabla y utilizando las funciones incluidas en las listas desplegables para

cada una de las celdas de la fila de totales. Para obtener más información sobre cómo mostrar y calcular totales

de datos en una tabla, vea Total de datos de una tabla de Excel.

Usar referencias estructuradas En lugar de usar referencias de celdas, como A1 y R1C1, puede utilizar

referencias estructuradas que remitan a nombres de tabla en una fórmula.

Garantizar la integridad de los datos En las tablas que no están vinculadas a listas de SharePoint, puede

utilizar las características de validación de datos integradas de Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir

únicamente números o fechas en una columna de una tabla. Para obtener más información sobre cómo

garantizar la integridad de los datos, vea Evitar la entrada de datos no válidos en una hoja de cálculo.

Exportar a una lista de SharePoint Puede exportar una tabla a una lista de SharePoint para que otras

personas puedan ver, modificar y actualizar los datos de la tabla.

Page 16: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 16

Para simplificar la administración y el análisis de un grupo de datos relacionados, puede convertir un

rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de

datos en una tabla de Microsoft Office Excel (denominada anteriormente lista de Excel). Una tabla es un

conjunto de filas y columnas que contienen datos relacionados que se administran independientemente de los

datos de otras filas y columnas de la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel

para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo

se almacena siempre en un libro.).

De forma predeterminada, cada columna de la tabla tiene el filtrado habilitado en el encabezado de fila para que

pueda filtrar u ordenar la tabla rápidamente. Puede agregar una fila de totales (fila de total: fila especial de una

lista que proporciona una selección de funciones de agregado que son útiles para trabajar con datos numéricos.) a

la tabla que proporcione una lista desplegable de funciones de agregado para cada celda de la fila de totales. Un

controlador de tamaño situado en la esquina inferior derecha de la tabla permite arrastrar la tabla hasta que

obtenga el tamaño deseado.

Para administrar varios grupos de datos, puede insertar varias tablas en la misma hoja de cálculo. No puede crear

tablas en un libro compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red

lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los

demás usuarios.).

Si tiene permisos de acceso y creación en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services, puede utilizarlo

para compartir una tabla con otros usuarios. Al exportar datos de una tabla a la lista de SharePoint, otros

usuarios podrán ver, modificar y actualizar los datos de la tabla en la lista de SharePoint, y podrá sincronizar los

datos de la tabla con esos cambios para mantener la tabla de Excel actualizada. Después de exportar los datos de

la tabla a una lista de SharePoint, puede abrir una lista de SharePoint en Excel como de sólo lectura: los cambios

que desee realizar en los datos sólo se podrán efectuar en el sitio de SharePoint.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 17

Crear o eliminar una tabla de Excel

Cuando se crea una tabla en Microsoft Office Excel, sus datos se pueden administrar y analizar

independientemente de la información que haya fuera de la tabla. Por ejemplo, puede filtrar las columnas de la

tabla, agregar filas para totales, aplicar un formato a la tabla y publicar la tabla en un servidor que ejecute

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

Cuando ya no necesite una tabla, puede quitarla convirtiéndola de nuevo en un rango o puede eliminarla.

Crear una tabla

1. En una hoja de cálculo, seleccione el rango de datos o celdas vacías que desee convertir en una tabla.

2. En la ficha Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

3. Si el rango seleccionado incluye datos que desea mostrar como encabezados de tabla, active la casilla de

verificación La tabla tiene encabezados.

Los encabezados de tabla muestran nombres predeterminados que se pueden cambiar si no se activa la

casilla La tabla tiene encabezados mencionada anteriormente.

NOTA Una vez creada la tabla, se mostrarán las Herramientas de tabla junto con la ficha Diseño. Las

herramientas que contiene la ficha Diseño se pueden utilizar para personalizar o modificar la tabla.

Convertir una tabla en un rango de datos

1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.

SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 18

SUGERENCIA También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla, elegir Tabla

y, a continuación, hacer clic en Convertir en rango.

SUGERENCIA Si, inmediatamente después de crear la tabla, hace clic en Deshacer en la barra de

herramientas de acceso rápido, la convertirá de nuevo en un rango.

Eliminar una tabla

1. En una hoja de cálculo, seleccione una tabla.

2. Presione SUPR.

SUGERENCIA También puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido

para eliminar una tabla que acaba de crear.

Convertir una tabla de Excel en un rango de datos

Puede quitar una tabla de Excel convirtiéndola en un rango de datos.

1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.

SUGERENCIA Se mostrarán las Herramientas de tabla con la ficha Diseño agregada.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.

SUGERENCIA También se puede hacer clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla,

elegir Tabla y, a continuación, hacer clic en Convertir en rango.

SUGERENCIA También puede hacer clic en Deshacer en la barra de herramientas de acceso rápido

para convertir una tabla que acaba de crear a partir de un rango.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 19

Total de datos de una tabla de Excel

Los datos de una tabla de Microsoft Office Excel se pueden sumar rápidamente. Para ello, muestre una fila de

totales al final de la tabla y, a continuación, utilice las funciones que se incluyen en las listas desplegables para

cada una de las celdas de la fila de totales.

1. Haga clic en cualquier punto de la tabla.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de estilo, active la casilla de verificación Fila Total.

NOTA La fila de totales aparece como la última fila de la tabla y muestra la palabra Total en la celda

situada más a la izquierda.

3. En la fila de totales, haga clic en la celda de la columna para la que desea calcular un total y, a

continuación, haga clic en la flecha de lista desplegable que aparece.

4. En la lista desplegable, seleccione la función que desea utilizar para calcular el total.

SUGERENCIA Las fórmulas que puede utilizar en la fila de totales no se limitan a las funciones de la

lista. Puede escribir cualquier fórmula que desee en cualquier celda de fila de totales.

NOTAS

Cuando escriba una fórmula en la fila situada justo debajo de una tabla sin una fila de totales, la fila de

totales se mostrará con la fórmula y sin la palabra Total.

Usar Fórmula Autocompletar

Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la

característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un

desencadenador de visualización, Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 20

dinámica de funciones, nombres y cadenas de texto válidas que coinciden con las letras o con el desencadenador.

A continuación, puede insertar un elemento de la lista en la fórmula empleando un desencadenador de inserción.

Escriba = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización para iniciar Fórmula

Autocompletar.

Conforme escriba, aparecerá una lista desplazable de elementos válidos con la coincidencia más cercana

resaltada.

Los iconos representan el tipo de entrada, como una función o referencia de tabla.

La información en pantalla detallada le ayuda a elegir la mejor opción.

Controlar la lista desplegable empleando desencadenadores de visualización

En la tabla siguiente se resume cómo controlar dinámicamente la presentación de elementos en la lista

desplegable Fórmula Autocompletar.

Para mostrar Escriba esto

Nombres de funciones de Excel y definidas por el usuario

Se puede escribir una o varias letras iniciales en cualquier lugar de una función.

Ejemplo: Su

Argumentos de función (Ningún desencadenador de visualización).

Escriba el argumento, como un número o referencia de celda, o utilice un desencadenador de visualización, como las letras iniciales o un [ (corchete de

Page 21: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 21

apertura).

Ejemplo: SUMA(5, A2, [

Para cada argumento posterior, escriba un punto y coma seguido del argumento u otro desencadenador de visualización.

NOTA Las siguientes funciones tienen argumentos con constantes enumeradas

que se muestran automáticamente en la lista desplegable: CELDA, VALFUT, CONSULH, COINCIDIR, AMORT, VALACT, JERARQUIA, SUBTOTAL y CONSULV.

Nombres definidos y nombres de tablas

Una o varias letras iniciales donde se puede especificar dicho nombre.

Ejemplo: Anu

Especificadores de columna de tabla y especificadores de elementos especiales ([Todos#], [Datos#], #Títulos#], [Total#], [Esta fila#])

Siga uno o varios de estos procedimientos:

[ (corchete de apertura) inmediatamente después del nombre de la tabla.

Ejemplo: ResumenAnual[

; (punto y coma) inmediatamente después de un elemento especial.

Ejemplo: =ResumenAnual[Todos#l];

: (dos puntos) inmediatamente después de un nombre de columna.

Ejemplo: ResumenAnual[Ventas:

NOTA Si la celda está en una tabla, el nombre de la tabla es opcional. Por

ejemplo, las siguientes fórmulas serían equivalentes:

=[Ventas]/[Costos]

=ResumenAnual[Ventas]/ResumenAnual[Costos]

Nombres de conexión en funciones de Cubo

" (comillas de apertura) inmediatamente después del paréntesis de apertura de un nombre de función de cubo.

Ejemplo: MIEMBROCUBO("

NOTA Sólo se muestran las conexiones de OLAP almacenadas en el libro

actual.

Cadenas de texto de expresiones multidimensionales (MDX) en funciones de Cubo

Siga uno o varios de estos procedimientos:

" (comillas de apertura) inmediatamente después de la coma para un argumento.

Page 22: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 22

Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","

. (punto) inmediatamente después de un corchete de cierre.

Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes].

Ejemplo: MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes].[México].

( (paréntesis de apertura) inmediatamente después de unas comillas de apertura para que una cadena de texto MDX indique el comienzo de una tupla.

Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","(

, (coma) inmediatamente después de un corchete de cierre en una cadena de texto MDX para indicar la segunda parte de una tupla.

Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","([Clientes].[México],

{ (llave de apertura) inmediatamente después de unas comillas de apertura para que una cadena de texto MDX indique el comienzo de una expresión establecida.

Ejemplo: VALORCUBO("DatosCuboVentas","{

NOTAS

Debe conectarse a un origen de datos OLAP para especificar una cadena de texto MDX que emplee Fórmula Autocompletar.

Si se ha definido un título, se muestra en una información en pantalla para ayudarle a confirmar la elección.

Si una cadena de texto MDX es ambigua, se especifica aún un nombre de miembro único pero debe decidir si se ha especificado el correcto. Por ejemplo, si hay dos valores para la siguiente cadena de texto MDX:

MIEMBROCUBO("DatosCuboVentas","[Clientes].[México].[Hidalgo].[Dora N. Boots]

Se debería especificar uno de los siguientes valores:

[Clientes].[Nombre].&[54342]

[Clientes].[Nombre].&[34297]

Si el especificado no es el que desea, lo eliminaría y, a continuación, seleccionaría el otro.

Los nombres de funciones de Microsoft SQL Server Analysis Services, como "Hijos", "Padre" o "Crossjoin" no aparecen en la lista desplegable pero aun así los puede escribir.

Page 23: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 23

NOTAS

En cualquier momento que esté utilizando Fórmula Autocompletar, puede escribir lo que desee para

terminar la fórmula.

Puede utilizar Fórmula Autocompletar en la mitad de una fórmula o función anidada existente. El texto

inmediatamente anterior al punto de inserción se utiliza para mostrar valores de la lista desplegable, y

todo el texto posterior al punto de inserción permanece sin cambiar.

Los nombres definidos que crea para constantes enumeradas, como las utilizadas en la función

SUBTOTAL, y las conexiones de las funciones de Cubo no aparecen en la lista desplegable de

autocompletar, pero aun así puede escribirlas.

Desplazarse por la lista desplegable Fórmula Autocompletar mediante las teclas

En la tabla siguiente se resumen las teclas que puede utilizar para desplazarse por la lista desplegable Fórmula

Autocompletar.

Para Presione

Mover el punto de inserción un carácter a la izquierda.

FLECHA IZQUIERDA

Mover el punto de inserción un carácter a la derecha. FLECHA DERECHA

Subir la selección un elemento. FLECHA ARRIBA

Bajar la selección un elemento. FLECHA ABAJO

Seleccionar el último elemento. FIN

Seleccionar el primer elemento. INICIO

Bajar una página y seleccionar un nuevo elemento. AV PÁG

Subir una página y seleccionar un nuevo elemento. RE PÁG

Cerrar la lista desplegable. ESC (o hacer clic en otra celda)

Activar o desactivar Fórmula Autocompletar. ALT+FLECHA ABAJO

Especificar un elemento en la lista desplegable empleando un desencadenador de

inserción

Page 24: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 24

IMPORTANTE Conforme escriba una fórmula, incluso después de utilizar un desencadenador de inserción,

no se olvide de escribir el paréntesis de cierre para una función, el corchete de cierre para una referencia de tabla

o las comillas de cierre para una cadena de texto MDX.

Para insertar el elemento seleccionado en la fórmula y colocar el punto de inserción directamente

después, presione TAB o haga doble clic en el elemento.

Activar o desactivar Fórmula Autocompletar

1. Haga clic en el Botón Archivo, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la

categoría Fórmulas.

2. En Trabajando con fórmulas, active o desactive Fórmula Autocompletar.

Validación de datos a celdas

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una

celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas,

limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

En este artículo se describe cómo funciona la validación de datos en Excel y se describen brevemente las

diferentes técnicas de validación de datos disponibles. No cubre la protección de celdas, que es una característica

que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar o

sobrescribir. Para obtener más información sobre cómo proteger las celdas.

¿Qué es la validación de datos?

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se

pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios

escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y

advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se

esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta

de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Page 25: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 25

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos

o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.

En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo

permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el

usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y

bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se

reduciría automáticamente.

Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos.

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

Page 26: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 26

¿Cuándo es útil la validación de datos?

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la

organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de

departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de

valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener más información,

vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.

Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por ejemplo, puede

especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.

Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede

especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.

Page 27: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 27

Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede

especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas

después.

Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10

caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo

(C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.

Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validación de datos para

establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina

proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje

de validación.

Mensajes de validación de datos

Lo que los usuarios verán al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la

validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de

mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario

pase a otra celda o presione ESC.

Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben

escribirse en una determinada celda.

También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Page 28: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 28

ICONO TIPO SE USA PARA

Detener Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta

Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.

Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les

impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios

pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en

Cancelar para quitarla.

Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les

impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece

un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para

aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un

mensaje predeterminado.

Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No

aparecen en los siguientes casos:

El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.

Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.

Una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el

lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.) especifica datos no válidos en la celda.

Sugerencias para trabajar con la validación de datos

En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.

Si tiene previsto proteger (proteger: configurar una hoja de cálculo o un libro para impedir que los usuarios

puedan ver o tener acceso a los elementos de la hoja o de los libros especificados.) la hoja de cálculo o el libro,

hágalo después de haber terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda

validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.

Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber acabado de configurar la validación y la

protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos

que deje de compartirlo, pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté

compartido.

Page 29: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 29

Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le

notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar

los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya

identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el

círculo desaparecerá automáticamente.

Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y, a continuación, abra el cuadro

de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración,

haga clic en Borrar todos.

Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio, en el grupo

Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Validación de datos. Una vez que haya

encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de

validación.

Cuando cree una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres

definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de

cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan

acceso a la lista.

Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que:

Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas. La validación de datos está diseñada para

mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una

celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien

datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla Permitir arrastrar y

colocar el controlador de relleno y las celdas (cuadro de diálogo Opciones de Excel, opciones Avanzadas)

y, a continuación, proteja la hoja de cálculo.

La actualización manual está desactivada. Si la actualización manual está activada, las celdas no calculadas

pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualización manual, en la ficha

Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y, a continuación, haga clic en

Automático.

Las fórmulas no contienen errores. Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas no causen errores,

como #REF! o #DIV/0!. Excel pasará por alto la validación de datos hasta que se corrija el error.

Page 30: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 30

Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas. Si una celda a la que se hace

referencia se cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada calcula un resultado no válido, no

aparecerá el mensaje de validación de la celda.

Agregar validación de datos a una celda o rango

En las siguientes secciones, aprenderá las diferentes técnicas para agregar validación de datos a las celdas de una

hoja de cálculo.

Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable

Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites

Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites

Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo

Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo

Restringir la entrada de datos a texto de una determinada longitud

Calcular qué se permite según el contenido de otra celda

Usar una fórmula para calcular qué se permite

Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable

No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista.

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Es posible que una tabla de Excel esté vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar

una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una

validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se

encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura

de datos, presione ENTRAR o ESC.

Page 31: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 31

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de

la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de

compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.

5. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter separador

de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).

Por ejemplo:

Para limitar la entrada a una pregunta, como "¿Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí, No.

Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.

También puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas en otra ubicación del libro. Para

obtener más información, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.

NOTA El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la

validación de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de

las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.

6. Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir

blancos.

NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una

celda en blanco en cualquier lugar del rango, la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir

cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia

mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la selección de la

casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.

2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.

3. Rellene el título y el texto del mensaje.

1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

Page 32: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 32

1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de

error si se escriben datos no válidos.

NOTA Si desea que los usuarios escriban entradas que no se encuentran en la lista, desactive la casilla

Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.

2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Información.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Advertencia.

Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA Si no escribe un título o un texto, el título usará la cadena predeterminada "Microsoft Excel" y el

mensaje será (de forma predeterminada): "El valor escrito no es válido. Los valores que el usuario puede escribir

en esta celda están restringidos".

2. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona

como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar

los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de

diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas

con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una

validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una

validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Page 33: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 33

Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se

encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura

de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de

la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de

compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero.

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e

inferior, seleccione entre.

6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que

devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de hijos en la celda F1,

seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir

blancos.

NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en

blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor

en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de

validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos

permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.

2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.

3. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de

error si se escriben datos no válidos.

2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Información.

Page 34: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 34

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Advertencia.

Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el

mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona

como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los

cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo

Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma

configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una

validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una

validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se

encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura

de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de

la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de

compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.

Page 35: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 35

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e

inferior, seleccione entre.

6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que

devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un

vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula,

=E1*6%, en el cuadro Máximo.

NOTA Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el

cuadro Permitir, seleccione el tipo de restricción que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mínimo,

máximo o específico como decimal, por ejemplo, ,2 y, a continuación, muestre la celda de validación de

datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual en el grupo

Número de la ficha Inicio.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir

blancos.

NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una

celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite

escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga

referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la

activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.

2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.

3. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de

error si se escriben datos no válidos.

2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Información.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Advertencia.

Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

Page 36: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 36

3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft

Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta

celda".

1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona

como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar

los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de

diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas

con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una

validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una

validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se

encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura

de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de

la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de

compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores

a un día determinado, seleccione mayor que.

Page 37: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 37

6. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También puede escribir una

fórmula que devuelva una fecha.

Por ejemplo, para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual,

seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el

cuadro Máximo.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir

blancos.

NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una

celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite

escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga

referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la

activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.

2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.

3. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de

error si se escriben datos no válidos.

2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Información.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Advertencia.

Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft

Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta

celda".

1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Page 38: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 38

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona

como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar

los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de

diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas

con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una

validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una

validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se

encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura

de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de

la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de

compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una

hora determinada del día, seleccione menor que.

6. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. También puede escribir una

fórmula que devuelva una hora.

Por ejemplo, para definir un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el

restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas después de que se abra el restaurante, seleccione entre

en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Mínimo y, a continuación, escriba =H1+"5:00" en el

cuadro Máximo.

Page 39: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 39

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir

blancos.

NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una

celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite

escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga

referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la

activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.

2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.

3. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de

error si se escriben datos no válidos.

2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Información.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Advertencia.

Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el

mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona

como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar

los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de

diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas

con la misma configuración en la ficha Configuración.

Page 40: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 40

Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una

validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una

validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se

encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura

de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de

la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de

compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo

de caracteres, seleccione menor que o igual a.

6. Escriba la duración del texto mínima, máxima o específica que desee permitir. También puede escribir una

fórmula que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir que la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud

actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más 10, seleccione menor que o igual

a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Máximo.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir

blancos.

NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una

celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite

escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga

referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la

activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Page 41: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 41

Mostrar un mensaje de entrada

1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.

2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.

3. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de

error si se escriben datos no válidos.

2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Información.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Advertencia.

Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft

Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta

celda".

1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona

como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar

los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de

diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas

con la misma configuración en la ficha Configuración.

Calcular qué se permite según el contenido de otra celda

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Page 42: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 42

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una

validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una

validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se

encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura

de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de

la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de

compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.

5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee.

6. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar

qué se permite.

Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta sólo si el resultado no superará el presupuesto de

la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro

Máximo, escriba =E4.

7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir

blancos.

NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una

celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite

escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga

referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la

activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.

2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.

3. Rellene el título y el texto del mensaje.

9. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

Especificar una respuesta para los datos no válidos

Page 43: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 43

1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de

error si se escriben datos no válidos.

2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Información.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Advertencia.

Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft

Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta

celda".

2. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona

como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar

los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de

diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas

con la misma configuración en la ficha Configuración.

Usar una fórmula para calcular qué se permite

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una

validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una

validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se

encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura

de datos, presione ENTRAR o ESC.

Page 44: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 44

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de

la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de

compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.

5. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas

o FALSO para las no válidas). Por ejemplo:

PARA ASEGURARSE DE QUE ESCRIBA ESTA FÓRMULA

La celda para la cuenta del picnic (B1) sólo se puede

actualizar si no se presupuesta nada para la cuenta

discrecional (D1) y el presupuesto total (D2) es menor que

los 40.000 dólares asignados.

=Y(D1=0;D2<40000)

La celda que contiene una descripción de producto (B2) sólo

contiene texto.

=ESTEXTO(B2)

Para la celda que contiene un presupuesto de publicidad

proyectado (B3), el subtotal para subcontratistas y servicios

(E1) debe ser menor que o igual a 800 dólares y el importe

del presupuesto total (E2) debe ser menor que o igual a

97.000 dólares.

=Y(E1<=800;E2<=97000)

La celda que contiene una antigüedad de empleado (B4) es

siempre mayor que el número de años completos de empleo

(F1) más 18 (la antigüedad mínima de empleo).

=SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)

Todos los datos del rango de celdas A1:A20 contienen

valores únicos.

=CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1

Debe escribir la fórmula en la validación de datos para la celda A1 y, a continuación, rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la validación de datos para cada celda del rango tenga una fórmula similar, pero el segundo argumento para la función CONTAR.SI coincidirá con la celda actual.

La celda que contiene un nombre de código de producto

(B5) comienza siempre con el prefijo estándar de ID- y tiene

al menos 10 caracteres de longitud.

=Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID-

";LARGO(B5) > 9)

6. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir

blancos.

Page 45: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 45

NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una

celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite

escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga

referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la

activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

7. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

Mostrar un mensaje de entrada

1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.

2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.

3. Rellene el título y el texto del mensaje.

8. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de

error si se escriben datos no válidos.

2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Información.

Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione

Advertencia.

Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

NOTA Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft

Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta

celda".

9. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona

como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar

los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de

diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas

con la misma configuración en la ficha Configuración.

Page 46: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 46

Lista personalizada

Puede utilizar una lista personalizada para ordenar o rellenar en el orden definido por el usuario. Microsoft

Office Excel proporciona listas integradas día de la semana y mes del año, aunque también se puede crear una

propia.

Para comprender las listas personalizadas, resulta útil ver cómo funcionan y cómo se almacenan en el equipo.

Comparar las listas integradas y personalizadas

Office Excel proporciona las siguientes listas integradas día de la semana y mes del año.

LISTAS INTEGRADAS

Do, Lun, Mar, Mié, Jue, Vie, Sáb

Domingo, Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado

Ene, Feb, Mar, Abr, May, Jun, Jul, Ago, Sep, Oct, Nov, Dic

Enero, Febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, Julio, Agosto, Septiembre, Octubre, Noviembre, Diciembre

NOTA No es posible modificar ni eliminar una lista integrada.

Sin embargo, se puede crear una lista personalizada propia y usarla para ordenar o rellenar. Por ejemplo, si desea

ordenar o rellenar mediante las siguientes listas, tiene que crear una lista personalizada, porque no existe orden

natural.

LISTAS PERSONALIZADAS

Alto, Medio, Bajo

Grande, Mediano y Pequeño

Norte, Sur, Este y Oeste

Jefe de ventas general, Jefe de ventas regional, Jefe de ventas del departamento y Representante de ventas

Puede basar la lista personalizada en un rango de celdas o especificarla en el cuadro de diálogo Listas

personalizadas.

Page 47: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 47

NOTA Una lista personalizada sólo puede incluir texto o texto mezclado con números. En el caso de una lista

personalizada que sólo contenga números, como 0 a 100, primero tendrá que crear una lista de números con

formato de texto.

Cómo se almacenan las listas personalizadas

Una vez que se ha creado una lista personalizada, ésta se agrega al registro del equipo, con lo que se puede

utilizar en otros libros. Si utiliza una lista personalizada cuando ordena datos, también se guarda con el libro, así

que se puede usar en otros equipos, incluidos los servidores en los que pueda publicarse el libro en Servicios de

Excel y en los que desee depender de la lista personalizada para ordenar.

No obstante, si abre el libro en otro equipo o servidor, no verá la lista personalizada almacenada en el archivo del

libro en el cuadro de diálogo Listas personalizadas disponible en Opciones de Excel; sólo la verá en la

columna Orden del cuadro de diálogo Ordenar. La lista personalizada almacenada en el archivo del libro

tampoco está disponible en el comando Rellenar.

Si lo desea, puede agregar la lista personalizada almacenada en el archivo del libro al registro del otro equipo o

servidor para que esté disponible en el cuadro de diálogo Listas personalizadas de Opciones de Excel. En el

cuadro de diálogo Ordenar, en la columna Orden, seleccione Listas personalizadas para abrir el cuadro de

diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista personalizada y, a continuación, haga clic en Agregar.

Crear una lista personalizada

Existen dos maneras de crear una lista personalizada. Si es corta, puede escribir los valores directamente en el

cuadro de diálogo. Si es larga, puede importarla desde un rango de celdas.

Crear una lista personalizada escribiendo los valores

1. Haga clic en el botón Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

2. Haga clic en la categoría Popular y, a continuación, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga

clic en Modificar listas personalizadas.

3. En el cuadro Listas personalizadas, haga clic en NUEVA LISTA y, a continuación, escriba las entradas en el

cuadro Entradas de lista, empezando desde la primera.

Presione ENTRAR después de cada entrada.

4. Cuando la lista esté completa, haga clic en Agregar.

Los elementos de la lista que ha seleccionado se agregan al cuadro Listas personalizadas.

5. Haga clic dos veces en Aceptar.

Crear una lista personalizada a partir de un rango de celdas

Page 48: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 48

1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que desea ordenar o rellenar, en el orden en que desee, de

arriba abajo. Por ejemplo:

A

1 Alto

2 Medio

3 Bajo

2. Seleccione el rango que acaba de escribir. En el ejemplo anterior, seleccionaría las celdas A1:A3.

3. Haga clic en el botón de Archivo, en Opciones de Excel, en la categoría Popular y, a continuación, en

Opciones principales para trabajar con Excel, haga clic en Modificar listas personalizadas.

4. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, compruebe que la referencia de celda de la lista de elementos

que ha seleccionado aparece en el cuadro Importar lista desde las celdas y, a continuación, haga clic en

Importar.

Los elementos de la lista que ha seleccionado se agregan al cuadro Listas personalizadas.

5. Haga clic dos veces en Aceptar.

NOTA Sólo puede crear una lista personalizada basada en un valor (texto, número y fecha u hora). No es

posible crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente e icono).

Eliminar una lista personalizada

1. Haga clic en el botón de Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.

2. Haga clic en la categoría Popular y, a continuación, en Opciones principales para trabajar con Excel, haga

clic en Modificar listas personalizadas.

3. En el cuadro Listas personalizadas, seleccione la lista que desea eliminar y, a continuación, haga clic en

Eliminar.

Page 49: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 49

Aplicar formato condicional

Mediante la aplicación de formato condicional a los datos, es posible identificar rápidamente varianzas en un

intervalo de valores con solo echar un vistazo.

Este gráfico muestra datos de temperatura con un formato condicional que usa una escala de colores para

diferenciar valores altos, medios y bajos. El siguiente procedimiento usa esos datos.

El formato condicional sirve para que dependiendo del valor de la celda, Excel aplique un formato especial o no

sobre esa celda. Suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una determinada condición, para

resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.

Cómo aplicar un formato condicional a una celda:

- Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.

- Accedemos al menú Formato condicional de la pestaña Inicio.

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su

relación con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor

que otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para

aplicar diversos efectos a determinadas celdas.

Nosotros nos fijaremos en la opción Nueva regla que permite crear una regla

personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan

determinadas condiciones.

Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos en la imagen.

Page 50: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 50

En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique el formato únicamente

a las celdas que contengan un valor, aunque puedes escoger otro diferente.

En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de

qué forma se marcará.

De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias opciones como pueden ser

un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a comparar.

Si pulsamos sobre el botón Formato... entramos en un cuadro de diálogo donde podemos escoger el formato

con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente

de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.

Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se marcará. Si el valor incluido

en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le aplicará ningún formato especial.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los cambios efectuados en el formato condicional.

Page 51: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 51

Fórmulas y constantes matriciales

Una fórmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados. Las

fórmulas de matriz actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales. Cada

argumento matricial debe tener el mismo número de filas y de columnas. Estas fórmulas se crean del mismo

modo que las demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas

CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Algunas de las funciones integradas son fórmulas de matriz y se deben escribir

como matrices para obtener los resultados correctos.

Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea especificar el valor de

cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo.

Utilizar una fórmula de matriz para calcular resultados únicos y múltiples

Cuando se especifica una fórmula de matriz (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o

más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales se encierran

entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR.), Microsoft Excel inserta de forma

automática la fórmula entre llaves ({}).

Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de hoja de cálculo

reemplazando varias fórmulas distintas por una sola fórmula de matriz.

Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de cotizaciones y números de acciones sin utilizar

una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada acción.

Fórmula de matriz que genera un único resultado

Cuando se escribe la fórmula ={SUMA(B2:D2*B3:D3)} como fórmula de matriz, multiplica el número de

acciones y el precio correspondiente a cada acción, y luego suma los resultados de dichos cálculos.

Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelven matrices de valores o requieren

una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula de matriz, se deberá

Page 52: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 52

especificar la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos

matriciales.

Por ejemplo, dada una serie de tres cifras de ventas (en la columna B) para una serie de tres meses (en la columna

A), la función TENDENCIA determinará los valores de la línea recta para las cifras de ventas. Para mostrar

todos los resultados de la fórmula, se escribe en tres celdas en la columna C (C1:C3).

Utilizar constantes matriciales

En una fórmula normal se puede escribir una referencia a una celda que contenga un valor o el valor

propiamente dicho, también denominado constante (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto,

no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los

valores resultantes de ellas, no son constantes.). Igualmente, en una fórmula de matriz se puede escribir una

referencia a una matriz o la propia matriz de valores contenidos en las celdas, lo que también se denomina

constante matricial. Las fórmulas de matriz aceptan constantes del mismo modo que las fórmulas que no son de

matriz, pero las constantes matriciales se deben especificar con un formato determinado.

Las constantes matriciales pueden contener números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO o

valores de error como #N/A. En la misma constante matricial puede haber distintos tipos de valores, por

ejemplo, {1;3;4\VERDADERO;FALSO;VERDADERO}. Los números de las constantes matriciales pueden

tener formato entero, decimal o científico. El texto debe incluirse entre comillas, por ejemplo, "martes".

Las constantes matriciales no pueden contener referencias a celdas, columnas ni filas de longitud desigual,

fórmulas ni los caracteres especiales $ (símbolo de dólar), paréntesis o % (símbolo de porcentaje).

Cuando dé formato a constantes matriciales, asegúrese de:

Incluirlas entre llaves ( { } ).

Separar los valores situados en columnas diferentes mediante punto y coma (;). Por ejemplo, para

representar los valores 10, 20, 30 y 40, escriba {10;20;30;40}. Esta constante matricial se denomina

matriz de 1 por 4, y equivale a una referencia a 1 fila por 4 columnas.

Page 53: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 53

Separar los valores situados en filas diferentes mediante barras inversas (\). Por ejemplo, para

representar los valores 10, 20, 30 y 40 de una fila y los valores 50, 60, 70 y 80 de la inmediatamente

inferior, se escribiría una constante matricial de 2 por 4: {10;20;30;40\50;60;70;80}.

Descripción general de fórmulas

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo. Una fórmula comienza

por un signo igual (=). Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Una fórmula también puede contener lo siguiente: funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o

valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas

en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.), referencias,

operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una

expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) y constantes (constante: valor

que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales"

son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.).

Partes de una fórmula

Funciones: la función PI() devuelve el valor de pi: 3,142...

Referencias: A2 devuelve el valor de la celda A2.

Constantes: números o valores de texto escritos directamente en una fórmula, por ejemplo, 2.

Operadores: el operador ^ (acento circunflejo) eleva un número a una potencia, y el operador * (asterisco)

multiplica.

Utilizar constantes en fórmulas

Una constante es un valor que no se calcula. Por ejemplo, la fecha 9-10-2008, el número 210 y el texto

"Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión, o un valor obtenido como resultado de una expresión,

Page 54: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 54

no es una constante. Si utiliza valores constantes en la fórmula en vez de referencias a celdas (por ejemplo,

=30+70+110), el resultado cambia sólo si modifica la fórmula.

Utilizar operadores de cálculo en fórmulas

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una formula. Existe un

orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.

Tipos de operadores

Existen cuatro tipos de operadores de cálculo: aritmético, comparación, concatenación de texto y referencia.

Operadores aritméticos

Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación, combinar números y

generar resultados numéricos, utilice los siguientes operadores aritméticos.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3

– (signo menos) Resta Negación

3–1 –1

* (asterisco) Multiplicación 3*3

/ (barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponenciación 3^2

Operadores de comparación

Se pueden comparar dos valores con los siguientes operadores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos

operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (signo igual) Igual a A1=B1

> (signo mayor que) Mayor que A1>B1

< (signo menor que) Menor que A1<B1

Page 55: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 55

>= (signo mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (signo menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (signo distinto de) Distinto de A1<>B1

Operador de concatenación de texto

Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento

de texto.

Operador de texto Significado Ejemplo

& ("y" comercial) Conecta o concatena dos valores para generar un valor de texto continuo

"Viento"&"norte"

Operadores de referencia

Combine rangos de celdas para los cálculos con los siguientes operadores.

Operador de referencia Significado Ejemplo

: (dos puntos) Operador de rango, que genera una referencia a todas las celdas entre dos referencias, éstas incluidas.

B5:B15

; (punto y coma) Operador de unión, que combina varias referencias en una sola

SUMA(B5:B15;D5:D15)

(espacio) Operador de intersección, que genera una referencia a las celdas comunes a dos referencias

B7:D7 C6:C8

Orden en que Excel ejecuta las operaciones en las fórmulas

En algunos casos, el orden en el que se ejecuta el cálculo puede afectar al valor devuelto de la fórmula. Por tanto,

es importante comprender cómo se determina el orden y cómo puede cambiar el orden para obtener los

resultados deseados.

Orden de cálculo

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo

igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo

Page 56: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 56

igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel

calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Prioridad de operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica

en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula

contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

Operador Descripción

: (dos puntos)

(un solo espacio)

; (punto y coma)

Operadores de referencia

– Negación (como en –1)

% Porcentaje

^ Exponenciación

* y / Multiplicación y división

+ y - Suma y resta

& Conecta dos cadenas de texto (concatenación)

= < > <= >= <>

Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer

lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la

suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

=5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación,

multiplicará el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

Page 57: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 57

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule

B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

Utilizar funciones y funciones anidadas en fórmulas

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados

argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones

simples o complejas.

Estructura de una función

Estructura. La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de la función,

un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por signos de punto y coma y un paréntesis de

cierre.

Nombre de función. Para obtener una lista de funciones disponibles, haga clic en una celda y presione

MAYÚS+F3.

Argumentos. Los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO,

matrices (matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en un

grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una fórmula común;

una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.), valores de error como

#N/A o referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de

cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.). El

argumento que se designe deberá generar un valor válido para el mismo. Los argumentos pueden ser también

constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el

texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son

constantes.), fórmulas u otras funciones.

Información sobre herramientas de argumentos. Cuando se escribe la función, aparece una información sobre

herramientas con su sintaxis y sus argumentos. Por ejemplo, escriba =REDONDEAR( y aparecerá la

información. La información sobre herramientas sólo aparece para las funciones integradas.

Page 58: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 58

Especificar funciones

Cuando cree una fórmula que contenga una función, el cuadro de diálogo Insertar función le ayudará a

especificar las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se escriba una función en la fórmula, el cuadro de

diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción

de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la

característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un

desencadenador de visualización, Microsoft Office Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable

dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de

visualización. A continuación, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula.

Anidar funciones

En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos (argumento: valores que

utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es

específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto,

referencias de celda y nombres.) de otra función. Por ejemplo, la siguiente fórmula utiliza una función anidada

PROMEDIO y compara el resultado con el valor 50.

La función PROMEDIO y la función SUMA están anidadas dentro de la función SI.

Resultados válidos Cuando se utiliza una función anidada como argumento, deberá devolver el mismo tipo de

valor que el que utilice el argumento. Por ejemplo, si el argumento devuelve un valor VERDADERO o FALSO,

la función anidada deberá devolver VERDADERO o FALSO. Si éste no es el caso, Microsoft Excel mostrará el

valor de error #¡VALOR!.

Límites del nivel de anidamiento Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones

anidadas. Si la Función B se utiliza como argumento de la Función A, la Función B es una función de segundo

nivel. Por ejemplo, la función PROMEDIO y la función SUMA son ambas funciones de segundo nivel porque

son argumentos de la función SI. Una función anidada dentro de la función PROMEDIO sería una función de

tercer nivel, etc.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 59

Utilizar referencias en fórmulas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué

celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Las referencias permiten utilizar

datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias

fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las

referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas (referencia externa: referencia a

una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro.).

Estilo de referencia A1

Estilo de referencia predeterminado De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que

se refiere a las columnas con letras (de A XFD, para un total de 16.384 columnas) y a las filas con números (del 1

al 1.048.576). Estas letras y números se denominan encabezados de fila y de columna. Para hacer referencia a una

celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda en la

intersección de la columna B y la fila 2.

Para hacer referencia a Utilice

La celda de la columna A y la fila 10 A10

El rango de celdas de la columna A y de las filas 10 a 20 A10:A20

El rango de celdas de la fila 15 y de las columnas B a E B15:E15

Todas las celdas de la fila 5 5:5

Todas las celdas de las filas 5 a 10 5:10

Todas las celdas de la columna H H:H

Todas las celdas desde la columna H hasta la J H:J

El rango de celdas de las columnas A a E y de las filas 10 a 20 A10:E20

Hacer referencia a otra hoja de cálculo En el siguiente ejemplo, la función de la hoja de cálculo

PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Marketing del

mismo libro.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 60

Referencia a un rango de celdas de otra hoja de cálculo del mismo libro

Se refiere a la hoja de cálculo Marketing

Se refiere al rango de celdas entre B1 y B10, ambas incluidas

Separa la referencia de hoja de cálculo de la referencia del rango de celda

Diferencia entre referencias absolutas, relativas y mixtas

Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la

celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene

la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta

automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si

copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Fórmula copiada con referencia relativa

Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a

una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia

absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De

forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias

absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en

ambas celdas: =$A$1.

Fórmula copiada con referencia absoluta

Page 61: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 61

Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y

una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila

absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la

referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o

columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se

copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.

Fórmula copiada con referencia mixta

Estilo de referencia 3D

Hacer referencia de manera conveniente a varias hojas de cálculo Si desea analizar los datos de la misma

celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una

referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo.

Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo,

=SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de cálculo

comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.

Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas

mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA,

MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA,

VAR, VARA, VARP y VARPA.

No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas de matriz (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo

varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados.

Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando

CTRL+MAYÚS+ENTRAR.).

No pueden utilizarse referencias 3D con el operador (operador: signo o símbolo que especifica el tipo

de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos,

Page 62: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 62

lógicos y referenciales.) de intersección (un solo espacio) o en fórmulas que utilicen una intersección

implícita (intersección implícita: referencia a un rango de celdas, en lugar de una celda, que se calcula

como una única celda. Si la celda C10 contiene la fórmula =B5:B15*5, Excel multiplica el valor de la

celda B10 por 5 porque las celdas B10 y C10 están en la misma fila.).

Qué ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo Los siguientes ejemplos

explican lo que ocurre cuando mueve, copia, inserta o elimina hojas de cálculo incluidas en una referencia 3D.

En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2

hasta la hoja 6.

Insertar o copiar Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en

este ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de

las hojas que se hayan agregado.

Eliminar Si se eliminan hojas entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará de los cálculos los valores de

las mismas.

Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del rango

de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará de los cálculos los valores de dichas hojas.

Mover un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro, Excel

ajustará los cálculos para que integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Eliminar un punto final Si se elimina la Hoja2 o la Hoja6, Excel ajustará los cálculos para que

integren el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.

Estilo de referencia F1C1

También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la

hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en

macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el

lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una

celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna.

Referencia Significado

F[-2]C Referencia relativa (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) a la celda situada dos filas hacia arriba, en la misma columna.

Page 63: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 63

F[2]C[2] Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas hacia la derecha.

F2C2 Referencia absoluta (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.) a la celda de la segunda fila y la segunda columna.

F[-1] Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa

F Referencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia F1C1. Por ejemplo, si se

registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de

celdas, Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1.

Puede activar o desactivar el estilo de referencia F1C1 configurando o desactivando la casilla de verificación

Estilo de referencia F1C1 en Trabajando con fórmulas en la categoría Fórmulas de la Configuración de

Excel en el menú Archivo.

Utilizar nombres en fórmulas

Puede crear nombres (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula

o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de

entender, como Ventas!C20:C30.) definidos para representar celdas, rangos de celdas, fórmulas, valores

constantes (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el

texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son

constantes.) o tablas de Excel. Un nombre es una forma abreviada de referirse a una referencia de

celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la

referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.), una constante (constante:

valor que no ha sido calculado. Por ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las

expresiones, o los valores resultantes de ellas, no son constantes.), una fórmula (fórmula: secuencia de valores,

referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una

formula comienza siempre con el signo igual (=).) o una tabla (tabla: conjunto de datos acerca de un tema

determinado que se almacena en registros (filas) y campos (columnas).) cuyo propósito, a primera vista, podría

resultar difícil de comprender. A continuación se muestran algunos ejemplos de nombres y el modo en que

pueden mejorar la claridad y facilitar la comprensión.

Tipo de ejemplo Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre

Referencia =SUMA(C20:C30) =SUMA(VentasPrimerTrimestre)

Constante =PRODUCTO(A5;0,16) =PRODUCTO(Precio;IVA)

Page 64: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 64

Fórmula =SUMA(BUSCARV(A1;B1:F20;5;FALSO); —G5) =SUMA(Existencias;—Pedidos)

Tabla C4:G36 =MayoresVentas06

Tipos de nombres

Es posible crear y utilizar varios tipos de nombres.

Nombre definido Es un nombre que representa una celda, un rango de celdas, una fórmula o un valor

constante. Puede crear sus propios nombres definidos, aunque Excel en ocasiones los crea por usted, por

ejemplo, cuando se establece un área de impresión.

Nombre de tabla Es un nombre para una tabla de Excel, que es un conjunto de datos relacionados que se

guardan en registros (filas) y campos (columnas). Excel crea nombres de tabla predeterminados, como "Tabla1",

"Tabla2", etc., cada vez se inserta una tabla de Excel, pero puede cambiar el nombre para darle un mayor

significado. Para obtener más información sobre las tablas de Excel, vea Utilizar referencias estructuradas con las

tablas de Excel.

Crear y especificar nombres

Puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:

Cuadro Nombre de la barra de fórmulas Es la forma más adecuada de crear un nombre en el nivel

de libro para un rango seleccionado.

Crear un nombre a partir de una selección Puede crear nombres cómodamente partiendo de los

rótulos de fila y de columna existentes utilizando una selección de celdas de la hoja de cálculo.

Cuadro de diálogo Nombre nuevo Es el método más adecuado para cuando desee tener más

flexibilidad al crear nombres, pues permite hacer cosas como especificar un ámbito de nivel de hoja de

cálculo local o crear un comentario de nombre.

NOTA De forma predeterminada, en los nombres se utilizan referencias absolutas de celda (referencia de

celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que

contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.).

Puede especificar un nombre con cualquiera de estos métodos:

Escribiendo Escribiendo el nombre; por ejemplo, como argumento de una fórmula.

Page 65: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 65

Utilizando Fórmula Autocompletar Utilice la lista desplegable Fórmula Autocompletar, en la que se

muestran automáticamente los nombres válidos.

Seleccionando desde el comando Utilizar en la fórmula Seleccione un nombre definido en la lista

que muestra el comando Utilizar en la fórmula del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas.

Para obtener más información, vea Usar nombres para que las fórmulas sean más claras.

Evitar errores comunes al escribir fórmulas

En la siguiente tabla se resumen algunos de los errores más habituales en los que puede se incurrir cuando se

escribe una fórmula y el modo de corregirlos:

Asegúrese de que… Más información

Hace coincidir todos los paréntesis de apertura y de cierre

Asegúrese de que hay el mismo número de paréntesis de apertura que de cierre. Cuando crea una fórmula, Microsoft Office Excel muestra paréntesis en color a medida que se escriben.

Utiliza dos puntos para indicar un rango

Para hacer referencia a un rango de celdas, utilice dos puntos (:) para separar la referencia a la primera celda en el rango de la referencia a la última celda.

Escribe todos los argumentos necesarios

Algunas funciones (función: fórmula ya escrita que toma un valor o valores, realiza una operación y devuelve un valor o valores. Utilice funciones para simplificar y acortar fórmulas en una hoja de cálculo, especialmente aquellas que llevan a cabo cálculos prolongados o complejos.) tienen argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) necesarios.

Anida como máximo siete funciones

Puede escribir o anidar hasta un máximo de siete niveles de funciones dentro de una función.

Escribe los nombres de otras hojas entre comillas simples

Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo u otros libros y el nombre del otro libro o de la otra hoja de cálculo contiene un carácter no alfabético, se deberá escribir su nombre entre comillas simples ( ' ).

Incluye la ruta de acceso a los libros externos

Asegúrese de que cada referencia externa (referencia externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro.) contiene un nombre de libro y la ruta de acceso al libro.

Escribe los números sin formato

No dé formato a los números a medida que los escribe en las fórmulas. Por ejemplo, aunque el valor que desee especificar sea 1.000 $, escriba 1000 en la fórmula.

Page 66: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 66

Corregir un error #####

Este error se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora

negativa.

Revise las siguientes causas y soluciones posibles.

El ancho de la columna no es suficiente para mostrar el contenido

Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

Aumentar el ancho de la columna

1. Seleccione la columna haciendo clic en el encabezado de la misma.

2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, seleccione Columnas y, a

continuación, haga clic en Autoajuste.

SUGERENCIA También puede hacer doble clic en el borde a la derecha del encabezado de

columna.

Reducir el contenido para ajustarlo a la columna

3. Seleccione la columna.

4. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, en Celdas y, a continuación, en la

ficha Alineación.

5. Active la casilla de verificación Reducir hasta ajustar.

Aplicar un formato de número diferente

Page 67: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 67

En algunos casos, se puede cambiar el formato de número de la celda para ajustarlo al ancho de celda

existente. Por ejemplo, puede disminuir el número de posiciones decimales después del separador de

decimales.

Las fechas y las horas son números negativos

Si utiliza el sistema de fechas 1900, las fechas y las horas en Microsoft Office Excel deben ser

valores positivos.

Si se restan fechas y horas, asegúrese de que se genera la fórmula correctamente.

Si la fórmula es correcta, pero el resultado sigue siendo un valor negativo, se puede mostrar el

valor dando a la celda un formato que no sea un formato de fecha o de hora.

1. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato, Celdas y luego en la ficha

Número.

2. Seleccione un formato que no sea un formato de fecha u hora.

Corregir un error #¡DIV/0!

Este error se produce cuando se divide un número por cero (0).

1. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y,

a continuación, haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece.

2. Revise las siguientes causas y soluciones posibles.

Se ha escrito una fórmula que contiene una división explícita por cero (0), por ejemplo, =5/0.

Cambie el divisor por un número que no sea cero.

Se ha utilizado una referencia de celda a una celda en blanco o a una celda que contiene un cero

como divisor

Page 68: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 68

NOTA Si el operando (operando: elementos de cualquiera de los lados de una fórmula. En Excel,

los operandos pueden ser valores, referencias de celda, nombres, rótulos y funciones.) es una celda en

blanco, Microsoft Office Excel interpreta el blanco como cero.

Cambie la referencia de celda a otra celda.

Escriba un valor distinto de cero en la celda utilizada como divisor.

Escriba el valor #N/A en la celda a la que se hace referencia como divisor, que cambiará el

resultado de la fórmula a #N/A en lugar de #¡DIV/0! para indicar que el valor del divisor no está

disponible.

Evite que se muestre el valor de error utilizando la función de hoja de cálculo SI. Por ejemplo, si

la fórmula que genera el error es =A5/B5, en su lugar utilice =SI(B5=0;"";A5/B5). Las dos

comillas representan una cadena de texto vacía.

Se ha ejecutado una macro que utiliza una función o una fórmula que devuelve #¡DIV/0!

Compruebe que el divisor en la función o en la fórmula no es ni cero ni se ha dejado en blanco.

Corregir un error #N/A

Este error se produce cuando un valor no está disponible para una función o una fórmula.

1. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y,

a continuación, haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece.

2. Revise las siguientes causas y soluciones posibles.

Faltan datos, y en su lugar se ha escrito #N/A o NOD()

Reemplace #N/A con nuevos datos.

NOTA Puede escribir #N/A en las celdas que aún no tengan datos disponibles. Las fórmulas que

hagan referencia a esas celdas devolverán #N/A en lugar de intentar calcular un valor.

Se ha dado un valor inadecuado para el argumento valor_buscado en las funciones de la hoja de

cálculo BUSCARH, BUSCAR, COINCIDIR o BUSCARV.

Page 69: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 69

Compruebe que el argumento (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo

operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los

argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y

nombres.) valor_buscado tiene el tipo de valor correcto, por ejemplo, un valor o una referencia de

celda, pero no una referencia de rango.

Se han utilizado las funciones de la hoja de cálculo BUSCARV, BUSCARH o COINCIDIR para

buscar un valor en una tabla no ordenada.

De manera predeterminada, las funciones que buscan información en las tablas deberán ordenarse en

orden ascendente. Sin embargo, las funciones de la hoja de cálculo BUSCARV y BUSCARH contienen

un argumento (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El

tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes

que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de rango_buscado

que da instrucciones a la función para buscar una coincidencia exacta incluso si la tabla no está

ordenada. Para buscar una coincidencia exacta, defina el argumento de rango_buscado como FALSO.

La función de la hoja de cálculo COINCIDIR contiene un argumento de tipo_de_coincidencia que

especifica el orden en que la lista debe ordenarse para buscar una coincidencia. Si la función no puede

encontrar ninguna coincidencia, intente cambiar el argumento de tipo_de_coincidencia. Para buscar una

coincidencia exacta, establezca el argumento tipo_de_coincidencia en 0.

Se ha utilizado un argumento en una fórmula de matriz que no tiene el mismo número de filas o

columnas que el rango que contiene la fórmula de matriz

Si ha escrito la fórmula de matriz (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o

más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales se

encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR.) en varias celdas,

asegúrese de que los rangos a los que ésta hace referencia tienen el mismo número de filas y columnas,

o bien escriba la fórmula de matriz en menos celdas. Por ejemplo, si se ha especificado la fórmula de

matriz en un rango de 15 filas de alto (C1:C15) y la fórmula hace referencia a un rango de 10 filas de

alto (A1:A10), el rango C11:C15 mostrará #N/A. Para corregir este error, escriba la fórmula en un

rango menor (por ejemplo, C1:C10) o cambie el rango al que hace referencia la fórmula por el mismo

número de filas (por ejemplo, A1:A15).

Se han omitido uno o más argumentos requeridos de una función de la hoja de cálculo integrada o

personalizada

Page 70: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 70

Especifique todos los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo

operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los

argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y

nombres.) en la función.

Se ha utilizado una función de hoja de cálculo personalizada que no está disponible

Asegúrese de que el libro que contiene la función de la hoja de cálculo está abierto y de que la función

está funcionando correctamente.

Se ha ejecutado una macro que especifica una función que devuelve #N/A

Asegúrese de que los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo

operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los

argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y

nombres.) de la función son correctos y se encuentran en la posición adecuada.

Corregir un error #¿NOMBRE?

Este error se produce cuando Microsoft Office Excel no reconoce el texto de la fórmula.

1. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y,

a continuación, haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece.

2. Revise las siguientes causas y soluciones posibles.

Se ha utilizado la función EUROCONVERT sin cargar el complemento Herramientas para el euro

La función EUROCONVERT requiere el complemento (dirección: ruta de un objeto, documento,

archivo, página u otro destino. Una dirección puede ser una dirección URL (dirección Web) o una ruta

UNC (dirección de red), y puede incluir una ubicación específica dentro de un archivo, como un

marcador de Word o un rango de celdas de Excel.) Herramientas para el euro.

Instalar y cargar el complemento Herramientas para el euro

1. Haga clic en el Botón Archivo, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la

categoría Complementos.

2. Seleccione Complementos de Excel en el cuadro de lista Administrar y, a continuación, haga

clic en Ir.

Page 71: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 71

3. En la lista Complementos disponibles, active la casilla de verificación Herramientas para el

euro y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Se ha utilizado un nombre que no existe

Asegúrese de que el nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango

de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para

referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) existe. En la ficha Fórmulas, en el

grupo Nombres definidos, haga clic en Administrador de nombres y, a continuación, observe si el

nombre está en la lista. Si no aparece en la lista, agréguelo haciendo clic en Definir nombre.

Error al escribir el nombre

Compruebe la ortografía. Seleccione el nombre en la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la

parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o

gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.) , presione

F3, haga clic en el nombre que desea utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Error al escribir el nombre de una función

Corrija el error ortográfico. Inserte el nombre de función correcto en la fórmula haciendo clic en

Asistente para funciones del grupo Biblioteca de funciones en la ficha Fórmulas.

Se ha escrito texto en una fórmula sin poner el texto entre comillas

Excel tratará de interpretar la entrada como un nombre, aunque su intención fuese utilizarla como

texto.

Escriba el texto de la fórmula entre comillas dobles. Por ejemplo, la siguiente fórmula integra la porción

de texto "El importe total es " en el valor de la celda B50:

="El importe total es "&B50

Se han omitido los dos puntos (:) en una referencia de rango

Asegúrese de que en todas las referencias del rango de celdas de la fórmula se utilizan dos puntos (:);

por ejemplo, SUMA(A1:C10).

Page 72: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 72

La referencia a otra hoja no está entre comillas simples

Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo u otros libros y el nombre del

otro libro o de la otra hoja de cálculo contiene un carácter no alfabético o un espacio, se deberá escribir

su nombre entre comillas simples ( ' ).

Abrir un libro con una llamada a una función definida por el usuario

Desde el libro se llama a una función definida por el usuario pero no está disponible en el equipo

cliente. Un programador puede implementar una función definida por el usuario de varias maneras.

Para obtener más información, vea la Ayuda de Visual Basic y el Microsoft Office SharePoint Server

2007 Software Development Kit (Kit de desarrollo de software (SDK) de Microsoft Office SharePoint

Server 2007).

Corregir un error #¡NULO!

Este error se genera cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan. El operador de

intersección es un espacio entre referencias.

1. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y,

a continuación, haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece.

2. Revise las siguientes causas y soluciones posibles.

Se ha utilizado un operador de rango incorrecto

Para hacer referencia a un rango de celdas contiguas, utilice dos puntos (:) para separar la

referencia a la primera celda en el rango de la referencia a la última celda. Por ejemplo,

SUMA(A1:A10) hace referencia al rango desde la celda A1 a la celda A10 inclusive.

Para hacer referencia a dos áreas que no se intersecan, utilice el operador de unión, el punto y

coma (;). Por ejemplo, si la fórmula suma dos rangos, asegúrese de que el punto y coma separa los

dos rangos (SUMA(A1:A10;C1:C10)).

Los rangos no se intersecan

Cambie la referencia para que se intersequen.

Al especificar o modificar una fórmula , las referencias de celda y los bordes alrededor de las celdas

correspondientes están codificados por color.

Page 73: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 73

Referencias de celda codificadas por color

La primera referencia de celda es B3, el color azul y el rango de celda tiene un borde azul con

esquinas cuadradas.

La segunda referencia de celda es C3, el color verde y el rango de celda tiene un borde verde con

esquinas cuadradas.

Si no hay cuadrados en cada esquina del borde codificado por color, se trata de una referencia a

un rango con nombre .

Si hay cuadrados en cada esquina del borde codificado por color, no se trata de una referencia a

un rango con nombre.

Siga uno de los procedimientos siguientes:

Cambiar las referencias que no sean a un rango especificado

5. Haga doble clic en la celda que contiene la fórmula que desee cambiar. Microsoft Office Excel

resaltará cada celda o cada rango de celdas con un color diferente.

6. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Para mover una celda o un rango de celdas a otra celda u otro rango, arrastre el borde

codificado por color de la celda o del rango de celdas a la nueva ubicación.

Para incluir más o menos celdas en una referencia, arrastre una esquina del borde.

En la fórmula, seleccione la referencia y escriba una nueva.

7. Presione ENTRAR.

Cambiar las referencias que no sean a un rango con nombre

Page 74: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 74

8. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccione el rango de celdas que contenga las fórmulas en las que desee reemplazar

referencias por nombres.

Seleccione una única celda para cambiar las referencias por nombres en todas las fórmulas

de la hoja de cálculo.

9. En la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en la flecha situada junto a

Nombre definido y, a continuación, haga clic en Aplicar nombres.

10. En el cuadro Aplicar nombres, haga clic en uno o en varios.

Corregir un error #¡NUM!

Este error se produce cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o una función.

1. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y,

a continuación, haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece.

2. Revise las siguientes causas y soluciones posibles.

Se ha utilizado un argumento inaceptable en una función que necesita un argumento numérico

Asegúrese de que los argumentos utilizados en la función son numéricos. Por ejemplo, aunque el valor

que desee especificar sea 1.000 $, escriba 1000 en la fórmula.

Se ha utilizado una función de hoja de cálculo que realiza iteraciones, como TIR o TASA, y la

función no encuentra un resultado

Utilice otro valor inicial para la función de la hoja de cálculo.

Cambie el número de veces que Microsoft Office Excel recorre en iteración las fórmulas.

1. Haga clic en el Botón Archivo, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic

en la categoría Fórmulas.

2. En la sección Opciones de cálculo, active la casilla de verificación Habilitar cálculo

iterativo.

Page 75: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 75

3. Para definir el número de veces que Excel actualizará los cálculos, escriba el número de

iteraciones en el cuadro Nº máximo de iteraciones. Cuanto mayor sea el número de

iteraciones, más tiempo necesitará Excel para calcular una hoja de cálculo.

4. Para definir el número máximo de cambio que se aceptará entre los resultados de los

cálculos, escriba la cantidad en el cuadro Cambio máximo. Cuanto menor sea el número,

más preciso será el resultado y más tiempo necesitará Excel para calcular una hoja de

cálculo.

Se ha escrito una fórmula que devuelve un número demasiado grande o demasiado pequeño para

que Excel lo represente

Cambie la fórmula de manera que su resultado esté comprendido entre -1*10307 y 1*10307.

Corregir un error #¡REF!

Este error se produce cuando una referencia de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa

una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la

columna B y la fila 3 es B3.) no es válida.

1. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y,

a continuación, haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece.

2. Revise las siguientes causas y soluciones posibles.

Se han eliminado celdas a las que hacían referencia otras fórmulas o se han pegado celdas movidas

sobre otras a las que se hacía referencia en otras fórmulas

Cambie las fórmulas o restablezca las celdas de la hoja de cálculo eligiendo Deshacer

inmediatamente después de eliminarlas o pegarlas.

Se ha utilizado un vínculo OLE (vinculación e incrustación de objetos) con un programa que no se

está ejecutando

Inicie el programa.

Se ha intentado vincular a un tema de intercambio dinámico de datos (DDE), como "sistema", que

no está disponible

Asegúrese de que está utilizando el tema DDE correcto.

Page 76: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 76

Se ha ejecutado una macro que especifica una función que devuelve #¡REF!

Compruebe si un argumento (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones

o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos

más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres.) de la

función hace referencia a una celda o rango de celdas no válido. Por ejemplo, si la macro especifica una

función que hace referencia a una celda situada sobre la función y la celda que contiene la función está

en la fila 1, se obtendrá #¡REF! debido a que no existen celdas sobre la fila

Corregir un error #¡VALOR!

Este error se produce cuando se utiliza un tipo de argumento (argumento: valores que utiliza una función para

llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función.

Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y

nombres.) o de operando (operando: elementos de cualquiera de los lados de una fórmula. En Excel, los

operandos pueden ser valores, referencias de celda, nombres, rótulos y funciones.) incorrecto.

1. De manera opcional, haga clic en la celda que muestra el error, haga clic en el botón que aparece y,

a continuación, haga clic en Mostrar pasos de cálculo si aparece.

2. Revise las siguientes causas y soluciones posibles.

Se ha escrito texto y la fórmula requiere un número o un valor lógico, como VERDADERO O

FALSO

Microsoft Office Excel no puede convertir el texto en el tipo de dato correcto. Asegúrese de que la

fórmula o la función es correcta para el operando o el argumento necesario y de que las celdas a las que

hace referencia contienen valores válidos. Por ejemplo, si la celda A5 contiene un número y la celda A6

contiene el texto "No disponible", la fórmula =A5+A6 devolverá el error #¡VALOR!

Se ha escrito o modificado una fórmula de matriz y se ha presionado ENTRAR

Seleccione la celda o el rango de celdas que contiene la fórmula de matriz (fórmula matricial: fórmula

que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o

varios resultados. Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando

CTRL+MAYÚS+ENTRAR.), presione F2 para modificar la fórmula y, a continuación, presione

CTRL+MAYÚS+ENTRAR.

Se ha especificado una referencia de celda, una fórmula o una función como una constante matricial

Page 77: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 77

Asegúrese de que la constante (constante: valor que no ha sido calculado y que, por tanto, no varía. Por

ejemplo, el número 210 y el texto "Ingresos trimestrales" son constantes. Las expresiones, o los valores

resultantes de ellas, no son constantes.) matricial no es una referencia de celda, una fórmula o una

función.

Se ha proporcionado un rango a un operador o a una función que requiere un único valor, no un

rango de valores

Cambie el rango para que solamente tenga un valor.

Cambie el rango para que incluya la misma fila o la misma columna que contenga la fórmula.

Se ha utilizado una matriz no válida en una de las funciones matriciales de la hoja de cálculo

Asegúrese de que las dimensiones de la matriz (matriz: matriz rectangular de valores o un rango de

celdas combinado con otras matrices o rangos para generar varias sumas o productos. Excel dispone de

funciones matriciales predefinidas que pueden realizar las sumas o productos) son correctas para los

argumentos de la misma.

Se ha ejecutado una macro que especifica una función que devuelve #¡VALOR!

Asegúrese de que la función no utiliza ningún argumento incorrecto.

Mostrar las relaciones entre fórmulas y celdas

En ocasiones, comprobar si las fórmulas son precisas o buscar el origen de un error puede

resultar difícil si la fórmula utiliza celdas precedentes o dependientes:

Las celdas precedentes son celdas a las que se hace referencia mediante una fórmula en otra celda.

Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5, la celda B5 es precedente con respecto a la celda

D10.

Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a otras fórmulas. Por ejemplo, si la

celda D10 contiene la fórmula =B5, la celda D10 es dependiente de la celda B5.

Para recibir ayuda a la hora de comprobar las fórmulas, puede utilizar los comandos Rastrear precedentes y

Rastrear dependientes para mostrar gráficamente o para rastrear las relaciones entre las celdas y las fórmulas

con flechas de rastreo .

Page 78: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 78

1. Haga clic en el botón de Archivo, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic en la

categoría Avanzadas.

2. En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione el libro que desea y, a continuación,

compruebe que la opción Todos se encuentra seleccionada en Para objetos, mostrar.

3. Si las celdas de referencia de fórmulas están en otro libro, abra dicho libro. Microsoft Office Excel no

puede ir a una celda de un libro que no está abierto.

4. Realice uno de los procedimientos siguientes:

Rastrear celdas que proporcionan datos a una formula (precedentes)

1. Seleccione la celda que contenga la fórmula para la que se desee buscar las celdas precedentes.

2. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que proporcione directamente datos a la

celda activa, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Rastrear

precedentes .

Las flechas de color azul muestran las celdas sin errores. Las flechas de color rojo muestran las

celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de cálculo o de otro libro hace referencia a la

celda seleccionada, se mostrará una flecha de color negro que señala desde la celda seleccionada

hasta un icono de hoja de cálculo . El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda

rastrear estas dependencias.

3. Para identificar el siguiente nivel de celdas que proporcionan datos a la celda activa, haga clic otra

vez en Rastrear precedentes

4. Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez, empezando por la celda precedente que esté

más distante de la celda activa, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga

clic en la flecha situada junto a Quitar flechas y, a continuación, en Quitar un nivel de

precedentes . Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botón.

Rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda en concreto (dependientes)

5. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.

6. Para que aparezca una flecha de rastreo para cada celda que sea dependiente de la celda activa, en

la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en Rastrear dependientes.

Page 79: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 79

Las flechas de color azul muestran las celdas sin errores. Las flechas de color rojo muestran las

celdas que generan errores. Si una celda de otra hoja de cálculo o de otro libro hace referencia a la

celda seleccionada, se mostrará una flecha de color negro que señala desde la celda seleccionada

hasta un icono de hoja de cálculo . El otro libro debe estar abierto para que Excel pueda

rastrear estas dependencias.

7. Para identificar el siguiente nivel de celdas que dependen de la celda activa, haga clic otra vez en

Rastrear dependientes .

8. Para quitar las flechas de rastreo un nivel cada vez, empezando por la celda dependiente que esté

más distante de la celda activa, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga

clic en la flecha situada junto a Quitar flechas y, a continuación, en Quitar un nivel de

dependientes . Para quitar otro nivel de flechas de rastreo, haga clic otra vez en el botón.

Ver todas las relaciones en una hoja de cálculo

9. En una celda vacía, escriba = (signo igual).

10. Haga clic en el botón Seleccionar todo.

11. Seleccione la celda y, en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en

Rastrear precedentes dos veces.

Si Excel emite un pitido al hacer clic en Rastrear dependientes o en Rastrear precedentes ,

significa que Excel ha buscado en todos los niveles de la fórmula o que está tratando de rastrear un

elemento que no puede rastrearse. Los siguientes elementos de la hoja de cálculo, a los que pueden

hacer referencia las fórmulas, no pueden rastrearse mediante las herramientas de auditoría:

Las referencias a cuadros de texto, gráficos incrustados o imágenes en hojas de cálculo.

Informes de tabla dinámica

Las referencias a constantes con nombre

Page 80: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 80

Las fórmulas ubicadas en otro libro que hacen referencia a la celda activa si el otro libro está

cerrado.

Para quitar todas las flechas de rastreo de la hoja de cálculo, en la ficha Fórmulas, en el grupo

Auditoría de fórmulas, haga clic en Quitar flechas .

NOTAS

Para ver las precedentes codificadas por colores de los argumentos de una fórmula, seleccione una

celda y presione F2.

Para seleccionar la celda situada en el otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha. Si la celda

está en otra hoja de cálculo o en otro libro, haga doble clic en la flecha negra para que se muestre el

cuadro de diálogo Ir a y, a continuación, haga doble clic en la referencia deseada en la lista Ir a.

Si se cambia la fórmula a la que señalan las flechas, se insertan o se eliminan columnas o filas, o si se

eliminan o mueven celdas, desaparecerán todas las flechas de rastreo. Para restaurar las flechas de

rastreo después de hacer cualquiera de estos cambios, deberá utilizar otra vez los comandos de auditoría

en la hoja de cálculo. Para hacer un seguimiento de las flechas de rastreo originales, antes de realizar los

cambios, imprima la hoja de cálculo con las flechas de rastreo presentes.

Importación de datos a Excel

Fuera del libro de Microsoft Excel, existe un mundo de datos que puede usar dentro de su libro. Pero, ¿cómo

puede encontrarlos, conectarse a ellos, importarlos, actualizarlos, asegurarlos y administrarlos? Puede hacerlo

mediante la creación y el uso de conexiones de datos. Los datos de un libro de Excel pueden proceder de dos

ubicaciones diferentes. Pueden estar almacenados directamente en el libro o en un origen de datos externo, como

un archivo de texto, una base de datos o un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP). Este origen de

datos externos se conecta al libro a través de una conexión de datos, que es un conjunto de información que

describe cómo localizar, iniciar una sesión y tener acceso al origen de datos externo.

La ventaja principal de conectarse a datos externos consiste en que puede analizar periódicamente estos datos sin

tener que copiar repetidamente los datos en su libro, una operación que puede ser larga y provocar errores. Tras

conectarse a los datos externos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde el origen de

datos original siempre que el origen de datos se actualice con información nueva.

La información de conexión se almacena en el libro y también se puede almacenar en un archivo de conexión,

como un archivo de conexión de datos de Office (.odc) o un archivo de nombre de origen de datos (.dsn).

Para incluir datos externos (datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos

creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web.) en Excel, necesita obtener acceso a los datos. Si

el origen de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a

Page 81: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 81

una base de datos. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el

nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una

sesión) externo al que desea obtener acceso no está ubicado en el equipo local, es posible que tenga que ponerse

en contacto con el administrador de la base de datos para que le facilite una contraseña, permisos de usuario u

otro tipo de información de conexión. Si el origen de datos es una base de datos, asegúrese de que la base de

datos no esté abierta en modo exclusivo. Si el origen de datos es un archivo de texto o una hoja de cálculo,

asegúrese de que otro usuario no lo tenga abierto en modo exclusivo.

1. Existe una variedad de orígenes de datos a los que puede conectarse.

2. Muchos orígenes de datos tienen un controlador ODBC o proveedor OLE DB asociado.

3. Un archivo de conexión define toda la información necesaria para obtener acceso y recuperar datos de un

origen de datos.

4. La información de conexión se copia de un archivo de conexión a un libro, y puede editarse fácilmente.

5. Los datos se copian en un libro, de manera tal que puede usarlos simplemente como usa los datos

almacenados directamente en el libro.

Búsqueda de conexiones

Para buscar archivos de conexión, use el cuadro de diálogo Conexiones existentes. (En el grupo Obtener datos

externos de la ficha Datos, haga clic en Conexiones existentes). Al usar este cuadro de diálogo, podrá ver los

siguientes tipos de conexiones:

Conexiones en el libro

Archivos de conexión en el equipo

Archivos de conexión en la red

Un conjunto de carpetas de la red local, cuya ubicación se pueda implementar en la red como

parte de la implementación de directivas de grupo de Microsoft Office.

Una biblioteca de conexiones de datos (DCL) de Servicios de Excel en un sitio de SharePoint

Foundation. Para obtener más información acerca de las DCL, vea la sección Publicar en Servicios

de Excel de forma segura.

Administración de conexiones

En el cuadro de diálogo Conexiones del libro, puede administrar fácilmente estas conexiones, incluida su

creación, modificación y eliminación. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en

Conexiones). Puede usar este cuadro de diálogo para hacer lo siguiente:

Crear, editar, actualizar y eliminar las conexiones utilizadas en el libro.

Comprobar el origen de datos externos. Es posible que desee realizar esto si la conexión fue definida

por otro usuario.

Mostrar dónde se utiliza cada conexión en el libro actual.

Diagnosticar un mensaje de error sobre las conexiones a datos externos.

Redirigir una conexión a un servidor u origen de datos distinto, o reemplazar el archivo de conexión

por una conexión existente.

Simplificar la creación y el uso compartido de archivos de conexión con otros usuarios.

Page 82: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 82

Uso de ODBC para conectarse a orígenes de datos

Arquitectura ODBC

En la arquitectura ODBC, una aplicación (como Excel) se conecta al Administrador de controladores ODBC,

que a su vez usa un controlador ODBC específico (como el controlador ODBC de Microsoft SQL) para

conectarse a un origen de datos (como una base de datos de Microsoft SQL Server).

Para conectarse a orígenes de datos ODBC, siga este procedimiento:

1. Asegúrese de que el controlador ODBC adecuado esté instalado en el equipo que contiene el origen de

datos.

2. Defina un nombre de origen de datos (DSN) mediante el Administrador de origen de datos ODBC para

almacenar la información de conexión en el Registro o en un archivo DNS, o bien, mediante una cadena de

conexión en código de Microsoft Visual Basic para pasar la información de conexión directamente al

Administrador de controladores ODBC.

Para definir un origen de datos, en Windows Vista, haga clic en el botón Inicio y, a continuación, en Panel de

control. Haga clic en Sistema y mantenimiento y, a continuación, haga clic en Herramientas administrativas. En

Windows XP y en Windows Server, haga clic en Inicio y, a continuación, haga clic en Panel de control. Haga clic

en Rendimiento y mantenimiento, haga clic en Herramientas administrativas y, a continuación, haga clic en

Orígenes de datos (ODBC). Para obtener más información sobre las diferentes opciones, haga clic en el botón

Ayuda en cada cuadro de diálogo.

Orígenes de datos de equipo

Los orígenes de datos de equipo almacenan información de conexión en el Registro en un equipo específico con

un nombre definido por el usuario. Los orígenes de datos de equipo pueden usarse únicamente en el equipo en el

que están definidos. Hay dos tipos de orígenes de datos de equipo: del usuario y del sistema. Los orígenes de

datos del usuario sólo los puede usar y ver el usuario actual. Los orígenes de datos del sistema los pueden usar y

ver todos los usuarios de un equipo.

Los orígenes de datos de equipo son especialmente útiles cuando se desea mejorar la seguridad porque ayudan a

asegurar que sólo los usuarios que han iniciado sesión pueden verlos y porque los usuarios remotos no los

pueden copiar a otro equipo.

Orígenes de datos de archivo

Los orígenes de datos de archivo (que también se denominan archivos DSN) almacenan información de

conexión en un archivo de texto en vez del Registro y suelen ser más flexibles que los orígenes de datos de

equipo. Por ejemplo, los orígenes de datos de archivo se pueden copiar a cualquier equipo con el controlador

ODBC adecuado, de modo que la aplicación puede contar con información de conexión coherente y exacta en

todos los equipos donde se usa. O bien, se puede ubicar el origen de datos de archivo en un solo servidor,

compartirlo entre diversos equipos de la red y mantener fácilmente la información de conexión en una sola

ubicación.

Page 83: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 83

Un origen de datos de archivo también puede ser susceptible de no ser compartido. En ese caso, reside en un

solo equipo y apunta a un origen de datos de equipo. Este tipo de origen de datos de archivo puede usarse para

obtener acceso a los orígenes de datos de equipo existentes desde los orígenes de datos de archivo.

Importación de datos desde orígenes de datos

Windows XP, Windows Vista y Microsoft Office ofrecen los controladores ODBC y proveedores OLE DB que

puede usar para recuperar datos de los siguientes orígenes de datos comunes: Microsoft Access, archivos HTML

de Internet, archivos de texto, Microsoft SQL Server, SQL Server Analysis Services y archivos XML. Al usar el

Asistente para la conexión de datos y Microsoft Query, también puede tener acceso a muchos otros orígenes de

datos que tienen los controladores ODBC y proveedores OLE DB adecuados, incluso otros libros de Excel,

Microsoft FoxPro, dBASE, Paradox, Oracle y DB2.

Importación de datos desde una base de datos de Access

Existen diversas maneras de intercambiar datos entre Microsoft Access y Microsoft Excel.

Para traer datos de Access a Excel, puede copiarlos de una hoja de datos de Access y pegarlos en una

hoja de cálculo de Excel, conectar con una base de datos de Access desde una hoja de cálculo de Excel

o exportar datos de Access a una hoja de cálculo de Excel.

Para traer datos de Excel a Access, puede copiarlos de una hoja de cálculo de Excel y pegarlos en una

hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo de Excel en una tabla de Access o crear un

vínculo con una hoja de cálculo de Excel desde una tabla de Access.

Nota El término importar tiene dos significados distintos en Excel y Access. En Excel, significa crear una

conexión permanente con los datos que se puede actualizar. En Access, significa traer de una vez los datos a

Access sin una conexión de datos.

Trabajar con datos de Access en Excel

Es posible que desee trabajar con datos de Access en un libro de Excel para aprovechar las características de

análisis de datos y creación de gráficos, la flexibilidad en la presentación y diseño de los datos o las funciones de

Excel que no están disponibles en Access.

Conectar con datos de Access desde Excel

Para llevar datos actualizables de Access a Excel, puede crear una conexión a la base de datos de Access y

recuperar todos los datos de una tabla o consulta. Por ejemplo, tal vez desee actualizar un informe

presupuestario de Excel que distribuye cada mes para que contenga los datos del mes en curso.

Exportar datos de Access a Excel

Mediante el Asistente para exportación de Access, puede exportar un objeto de base de datos de Access (como

una tabla, una consulta o un formulario) o registros seleccionados en una vista, a una hoja de cálculo de Excel.

Cuando lleve a cabo una operación de exportación en Access, puede guardar el diseño de la operación para

usarlo más adelante e incluso puede programar la operación de exportación para que se ejecute automáticamente

en intervalos especificados.

A continuación se describen algunos escenarios comunes de exportación de datos de Access a Excel:

Page 84: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 84

Su departamento o grupo utiliza Access y Excel para trabajar con los datos. Éstos están almacenados

en bases de datos de Access, pero utiliza Excel para analizarlos y distribuir los resultados del análisis. Su

equipo exporta los datos a Excel cuando es necesario, pero desearía que el proceso fuera más eficaz.

Utiliza Access con mucha frecuencia, pero su jefe prefiere ver los informes en Excel. Periódicamente,

tiene que copiar los datos a Excel, pero le gustaría automatizar este proceso para ahorrar tiempo.

Trabajar con datos de Excel en Access

Tal vez desee trabajar con los datos de Excel en una base de datos de Access para aprovechar las características

de administración de datos, seguridad o multiusuario de Access. Aunque Access contiene muchas características

útiles, hay dos de ellas que son especialmente adecuadas para los datos de Excel:

Informes Si está familiarizado con el diseño de informes de Access y desea resumir u organizar los

datos de Excel en este tipo de informe, puede crear un informe de Access. Por ejemplo, puede crear

informes más flexibles, como informes de grupo y resumen, etiquetas impresas e informes gráficos.

Formularios Si desea usar un formulario para buscar o mostrar datos de Excel, puede crear un

formulario de Access. Por ejemplo, puede crear un formulario de Access para mostrar campos en un

orden diferente del orden de las columnas de la hoja de cálculo o para ver más fácilmente una fila larga

de datos en la pantalla.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con formularios e informes de Access, vea el sistema de

Ayuda de Access.

Establecer un vínculo a datos de Excel desde Access

Puede vincular un rango de datos de Excel en una base de datos de Access como una tabla. Use este sistema si

tiene previsto mantener el rango de datos en Excel, pero desea también que los datos estén disponibles en

Access. Este tipo de vínculo se crea desde la base de datos de Access, no desde Excel. Cuando se establece un

vínculo a una hoja de cálculo o un rango con nombre de Excel, Access crea una nueva tabla que está vinculada a

las celdas de origen. Todos los cambios que se realicen en las celdas de origen en Excel se reflejan en la tabla

vinculada. Sin embargo, no puede modificar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar,

modificar o eliminar datos, debe realizar los cambios en el archivo de Excel de origen. A continuación, se

incluyen algunos escenarios comunes de vinculación a una hoja de cálculo de Excel desde Access:

Desea seguir manteniendo los datos en hojas de cálculo de Excel, pero desea poder usar las eficaces

características de consulta y generación de informes de Access.

Su departamento o grupo de trabajo usa Access pero los datos de orígenes externos con los que trabaja

están en hojas de cálculo de Excel. No desea mantener copias de datos externos sino que desea poder

trabajar con ellos en Access.

Importar datos de Excel a Access

Para almacenar datos de Excel en una base de datos de Access y utilizar y mantener estos datos en Access de

ahora en adelante, puede importar los datos a Access. Cuando se importan datos, Access los almacena en una

tabla nueva o existente sin modificarlos. Solo puede importar una hoja de cálculo cada vez durante una operación

de importación. Para importar datos de varias hojas de cálculo, repita la operación de importación para cada hoja

de cálculo. A continuación, se incluyen algunos escenarios comunes de importación de datos de Excel en Access:

Page 85: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 85

Es usuario de Excel desde hace tiempo pero para seguir avanzando desea usar Access para trabajar con

estos datos. Desea moverlos de las hojas de cálculo de Excel a una o varias bases de datos nuevas de

Access.

Su departamento o grupo de trabajo usa Access pero recibe ocasionalmente datos en formato de Excel

que se deben combinar con sus bases de datos de Access. Desea importar estas hojas de cálculo de

Excel a su base de datos a medida que las va recibiendo.

Usa Access para administrar los datos, pero los informes semanales que recibe del resto de los

integrantes de su equipo son libros de Excel. Desea agilizar el proceso de importación para asegurarse de

que los datos se importan cada semana a una hora específica a la base de datos.

Importación de datos desde Internet

Las páginas web suelen contener información que es perfecta para el análisis en Excel. Por ejemplo, puede

analizar cotizaciones en Excel mediante el uso de información que viene directamente de una página web. Según

sus necesidades, puede recuperar datos actualizables (es decir, puede actualizar los datos en Excel con los datos

más recientes de la página web) o puede obtener datos de una página web y mantenerlos estáticos en la hoja de

cálculo.

Puede usar una consulta web para recuperar datos almacenados en una intranet o en Internet, como una sola

tabla, varias tablas o todo el texto de una página web, y analizar los datos mediante las herramientas y

características de Excel. Con un solo clic, puede actualizar fácilmente los datos con la información más

actualizada de la página web. Por ejemplo, puede recuperar y actualizar índices de cotizaciones desde una página

web pública o recuperar y actualizar una tabla de información de ventas de una página web de la empresa.

Puede importar datos que se originen en una página web mediante el cuadro de diálogo Nueva consulta web. (En

la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde web). Debe tener acceso a Internet

(World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos,

sonido y vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o

de un sitio a otro utilizando hipervínculos.) a través de la intranet de la empresa o mediante un módem en el

equipo o red, o puede realizar una consulta en archivos HTML o XML almacenados en el equipo.

Importación de archivos de texto

Puede utilizar Excel para importar datos de un archivo de texto a una hoja de cálculo. (En la fichaDatos, en el

grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto). El Asistente para importar texto examina el archivo de

texto que se va a importar y ayuda a garantizar que los datos se importen del modo deseado. Existen dos formas

de importar datos de un archivo de texto usando Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel (lo cual no

establece una conexión con el archivo de texto) o puede importar el archivo de texto como un rango de datos

externos (lo cual sí establece una conexión con el archivo de texto). Son dos los formatos de archivo de texto

que se usan habitualmente:

Archivos de texto delimitados (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII

009) separa normalmente cada campo de texto.

Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) suele separar

cada campo de texto.

También puede cambiar el carácter separador que se usa tanto en los archivos de texto delimitados como en los

.csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará

de la manera deseada.

Page 86: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 86

Importación de datos desde Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server es una base de datos relacional completa diseñada para las soluciones de datos

profesionales que requieren un óptimo rendimiento, disponibilidad, escalabilidad y seguridad. En Excel, puede

conectarse fácilmente a una base de datos de Microsoft SQL Server. (En el grupo Obtener datos externos de la

ficha Datos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, en Desde SQL Server).

Al conectarse a una base de datos de Microsoft SQL Server, el Asistente para la conexión de datos muestra tres

páginas:

* Página 1: Conectar con el servidor de base de datos Use esta página para especificar el servidor de base de

datos y la forma de iniciar sesión en el servidor.

* Página 2: Seleccionar una base de datos y una tabla Use esta página para especificar la base de datos y la

tabla o consulta que contiene los datos que desea.

* Página 3: Guardar archivo de datos y conexión Use esta página para especificar y describir el archivo de

conexión y las frases de búsqueda para localizar el archivo.

Importación de datos desde Microsoft SQL Server Analysis Services

Analysis Services (un componente de Microsoft SQL Server) que admite la inteligencia empresarial y es una base

de los sistemas de análisis de procesamiento analítico en línea (OLAP) (OLAP: tecnología de base de datos que

se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos

OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.), cuadros de mandos de

indicador clave de rendimiento (KPI), extracción de datos y sistemas de informes de panel. En Excel, puede

conectarse fácilmente a una base de datos OLAP de Analysis Services mediante un proveedor OLAP. (En el

grupo Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, en Desde

Analysis Services. Un proveedor OLAP es un conjunto de software que proporciona acceso a un tipo concreto

de base de datos OLAP. Este software puede incluir un controlador de origen de datos y otro software cliente

que sea necesario para conectarse a una base de datos. Para conectarse a un proveedor OLAP, debe usar una

tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza

datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.).

También puede tener acceso a datos OLAP cuando está desconectado del origen de datos OLAP. Un archivo de

cubo sin conexión (archivo de cubo sin conexión: archivo que se crea en el disco duro o en un recurso

compartido de red para almacenar datos de origen OLAP para un informe de tabla dinámica o de gráfico

dinámico. Los archivos de cubo sin conexión permiten continuar trabajando cuando no se está conectado al

servidor OLAP.) es un archivo con la extensión .cub que almacena una porción de datos de origen (datos de

origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen

pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla

dinámica.) de una base de datos de servidor OLAP. Use un archivo de cubo sin conexión para continuar

realizando cambios en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico (informe de gráfico dinámico: gráfico

que proporciona análisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinámica. Puede cambiar las vistas de

los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y mostrando u

ocultando elementos de los mismos.) cuando el servidor no está disponible o se interrumpe la conexión con la

red. Al conectarse a Analysis Services, el Asistente para la conexión de datos muestra tres páginas:

* Página 1: Conectar con el servidor de base de datos Use esta página para especificar el servidor y la forma

de iniciar sesión en el servidor de base de datos.

Page 87: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 87

* Página 2: Seleccionar una base de datos y una tabla Use esta página para especificar la base de datos y el

cubo.

* Página 3: Guardar archivo de datos y conexión Use esta página para especificar y describir el archivo de

conexión y las frases de búsqueda para localizar el archivo.

Importación de datos XML

Excel facilita la importación de datos XML (Lenguaje de marcado extensible) (Lenguaje de marcado extensible

(XML): forma abreviada del Lenguaje de marcado generalizado estándar (SGML) que permite a los

programadores crear etiquetas personalizadas que ofrecen flexibilidad para organizar y presentar información.)

creados a partir de otras bases de datos y aplicaciones, asigna elementos XML de un esquema XML (esquema

XML: especificación formal escrita en XML que define la estructura de un documento XML, incluidos los

nombres de elementos y tipos de datos enriquecidos, los elementos que pueden aparecer combinados y los

atributos que están disponibles para cada elemento.) a celdas de una hoja de cálculo y exporta datos XML

revisados con vistas a la interacción con otras bases de datos y aplicaciones. Estas nuevas características XML

convierten a Excel en un generador de archivos de datos XML con una interfaz de usuario familiar.

Gracias a las asignaciones XML, es posible agregar, identificar y extraer partes concretas de datos comerciales de

los documentos de Excel con facilidad. Por ejemplo, una factura que contenga el nombre y la dirección de un

cliente o un informe que contenga los resultados financieros del último trimestre ya no son informes estáticos.

Esta información se puede importar fácilmente desde bases de datos y aplicaciones, revisar y exportar a las

mismas bases de datos y aplicaciones o a otras distintas.

Situaciones clave de XML

Las características de XML están diseñadas para las siguientes situaciones clave:

Aumentar la funcionalidad de las plantillas existentes de Excel al asignar elementos XML a celdas

existentes. Eso facilita la especificación y la extracción de datos XML en las plantillas sin necesidad de

volver a diseñarlas.

Usar datos XML como entrada para los modelos de cálculo existentes al asignar elementos XML a las

hojas de cálculo existentes.

Importar archivos de datos XML a un nuevo libro.

Importar datos XML de un servicio Web a la hoja de cálculo de Excel.

Exportar datos de las celdas de asignación a archivos de datos XML independientes de otros datos del

libro.

Proceso básico para el uso de datos XML en Excel

El siguiente diagrama muestra cómo los diferentes archivos y operaciones trabajan conjuntamente cuando se

utiliza XML con Excel. Básicamente, el proceso se compone de cinco fases.

Page 88: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 88

Paso 1 Agregar un archivo de esquema XML (.xsd) a un libro.

Paso 2 Asignar elementos de esquema XML a celdas individuales o listas XML.

Paso 3 Importar un archivo de datos XML (.xml) y enlazar los elementos XML con celdas de asignación.

Paso 4 Especificar datos, mover celdas de asignación y aprovechar la funcionalidad de Excel sin perder la

estructura y las definiciones XML.

Paso 5 Exportar datos revisados desde celdas de asignación a un archivo de datos XML.

Uso de datos XML

Cuando importa el contenido de un archivo de datos XML a una asignación XML existente en el libro, los datos

del archivo se enlazan con una asignación XML almacenada en el libro. Eso significa que cada elemento de datos

del archivo de datos XML tiene un elemento correspondiente en el esquema XML que se ha asignado desde un

archivo de esquema XML o un esquema deducido. Cada asignación XML solo puede tener un enlace de datos

XML, y un enlace de datos XML está enlazado con todas las asignaciones creadas desde una única asignación

XML.

Puede abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la asignación XML, (en el grupo XML de la ficha Programador,

haga clic en Propiedades de la asignación), donde encontrará tres opciones (todas activadas de manera

predeterminada) que puede establecer o desactivar para controlar el comportamiento de un enlace de datos

XML:

Validar datos con el esquema para importar y exportar Especifica si Excel valida datos en la asignación

XML al importar datos. Establezca esta opción si desea asegurarse de que los datos XML que importe se

ajusten al esquema XML.

Sobrescribir los datos existentes con los nuevos Especifica si los datos se sobrescriben al importar

datos. Establezca esta opción si desea sustituir los datos actuales por datos nuevos, por ejemplo, si hay

datos actualizados en el nuevo archivo de datos XML.

Anexar los nuevos datos a las listas XML existentes Especifica si el contenido del origen de datos se

anexa a los datos existentes en la hoja de cálculo. Establezca esta opción, por ejemplo, si está

consolidando datos de varios archivos de datos XML parecidos en una lista XML o si no desea

sobrescribir el contenido de una celda que contiene una función.

Page 89: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 89

Importación de datos mediante el Asistente para la conexión de datos

Puede usar el Asistente para la conexión de datos para conectarse a un origen de datos externos OLE DB u

ODBC que ya haya sido definido. Para abrir el Asistente para la conexión de datos, en el grupo Obtener datos

externos de la ficha Datos, haga clic en De otras fuentes y luego en Desde el Asistente para la conexión de datos.

Si elige la opción de origen de datos Otro o avanzado en el Asistente para la conexión de datos, puede ver una

lista de proveedores OLE DB disponibles en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos. Además, el

proveedor OLE DB de Microsoft para controladores ODBC también permite el acceso a orígenes de datos

ODBC. Para obtener más información acerca de cómo usar cada ficha de este cuadro de diálogo, haga clic en

Ayuda en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos.

En general, para definir la información de conexión en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos,

siga este procedimiento:

* Haga clic en la pestaña Proveedor, seleccione el proveedor OLE DB y, a continuación, haga clic en

Siguiente. Se mostrará la ficha Conexión, en la cual podrá escribir información de conexión específica para el

proveedor OLE DB.

Cada proveedor OLE DB define información de conexión específica. Por ejemplo, el proveedor OLE DB de

Microsoft para SQL Server requiere un nombre de servidor, una ubicación del servidor y un nombre de usuario.

Es posible que también desee definir información adicional, como una contraseña, o si desea usar la seguridad

integrada de Microsoft Windows.

* Para proporcionar información adicional, como la configuración de red y los permisos de acceso, haga clic

en la pestaña Avanzadas.

* Para definir las propiedades de inicialización del proveedor OLE DB, haga clic en la pestaña Todo.

Nota No se puede filtrar ni unir datos en el Asistente para la conexión de datos.

Importación de datos mediante Microsoft Query

Microsoft Query también se puede usar para importar datos. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha

Datos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, en Desde Microsoft Query). Puede usar Microsoft

Query para configurar orígenes de datos ODBC para recuperar datos. En Microsoft Query, puede usar el

Asistente para consultas para crear una consulta (consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que

responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.) simple o puede usar criterios

avanzados en Consulta para crear una consulta más compleja y hacer lo siguiente:

Filtrar filas o columnas de datos antes de llevarlos a Excel.

Crear una consulta de parámetros (consulta de parámetros: tipo de consulta que, cuando se ejecuta, pide

los valores (criterios) que se utilizarán para seleccionar los registros para el conjunto de resultados, de

modo que una misma consulta puede utilizarse para recuperar diferentes conjuntos de resultados.).

Ordenar datos antes de llevarlos a Excel.

Unir varias tablas.

Microsoft Query proporciona un front-end simple, fácilmente accesible desde Excel, para realizar estas tareas de

consultas especializadas.

Page 90: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 90

Subtotales

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.

Si los datos no están organizados en una lista, o si sólo necesita un total, puede utilizar Autosuma en lugar de subtotales automáticos.

Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.

Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 91

Subtotales anidados

Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

Subtotales exteriores

Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Insertar subtotales individuales

Columna cuyos subtotales se desea calcular

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna

tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.

2. Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, haría

clic en una celda de la columna Deporte, columna B.

3. Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.

4. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.

5. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el

ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte.

6. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo

que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se

insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son:

Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.

7. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga

valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.

8. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto

de página entre grupos.

9. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de

que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.

10. Haga clic en Aceptar.

Nota Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones

de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de

verificación Reemplazar subtotales actuales.

Sugerencia Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.

Page 92: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 92

Insertar subtotales anidados

1. Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.

2. Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte.

¿Cómo?

Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna.

1. Haga clic en el rango que desee ordenar.

2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.

4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

5. Inserte los subtotales exteriores.

¿Cómo?

1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.

2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el

ejemplo anterior, haría clic en Región.

3. En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de

cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o

cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de

resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.

4. En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada

columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería

Ventas.

5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de

verificación Salto de página entre grupos.

6. Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de

que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.

7. Inserte los subtotales anidados.

Page 93: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 93

¿Cómo?

1. En el menú Datos, haga clic en Subtotales.

2. En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el

ejemplo anterior, esa columna sería Deporte.

3. Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de

origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales

automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y

Promedio.) y otras opciones.

4. Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.

8. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.

Insertar una fila total en una lista

1. Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista.

2. Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.

Page 94: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 94

Introducción a análisis Y SI Mediante el uso de las herramientas de análisis y si en Microsoft Office Excel, puede usar varios

conjuntos diferentes de valores en una o más fórmulas para explorar todos los resultados distintos.

Por ejemplo, puede realizar análisis y si para crear dos presupuestos donde en cada uno de ellos se

supone un cierto grado de ingresos. O, puede especificar un resultado que desea que genere una

fórmula y, a continuación, determinar qué conjuntos de valores generarán dicho resultado. Excel

proporciona varias herramientas diferentes para ayudar a realizar el tipo de análisis que se ajuste a sus

necesidades.

Información general

El análisis y si es en el proceso de cambiar los valores de las celdas para ver cómo afectan los cambios

al resultado de las fórmulas de la hoja de cálculo.

En Excel se incluyen tres tipos de herramientas de análisis y si:

ESCENARIOS.

TABLAS DE DATOS.

BÚSQUEDA DE OBJETIVO.

Los escenarios y las tablas de datos toman conjuntos de valores de entrada y determinan posibles

resultados. Una tabla de datos funciona únicamente con una o dos variables, pero puede aceptar

muchos valores diferentes para estas variables.

Un escenario puede tener muchas variables, pero puede acomodar hasta 32 valores.

La búsqueda de objetivo funciona de forma distinta a los escenarios y las tablas de datos ya que toma

un resultado y determina los valores de entrada posibles que producen ese resultado.

Además de estas tres herramientas, puede instalar complementos que le ayudarán a realizar análisis y si,

como el complemento Solver. El complemento Solver es similar a la búsqueda de objetivo, pero puede

acomodar más variables. También puede crear previsiones mediante varios comandos y el controlador

de relleno que están integrados en Excel. Para modelos más avanzados, puede usar el complemento

Analysis Pack.

Usar escenarios para tener en cuenta muchas variables diferentes

Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede reemplazar de forma automática en

las celdas de una hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de

cálculo y, luego, cambiarlos a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver los diferentes resultados.

Por ejemplo, suponga que tiene dos escenarios del presupuesto: un caso bueno y otro malo. Puede usar

el Administrador de escenarios para crear dos escenarios en la misma hoja de cálculo y, a continuación,

cambiar entre ellos. Para cada escenario, debe especificar las celdas que cambiar y los valores que va a

Page 95: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 95

usar para dicho escenario. Al cambiar entre los escenarios, la celda de resultado cambia para reflejar los

diferentes valores de las celdas cambiantes.

Escenario Peor opción

Cambio de celdas

Celda de resultado

Escenario Mejor opción

Cambio de celdas

Celda de resultado

Si varias personas tienen información específica en libros independientes que desea usar en escenarios,

puede recopilar los libros y combinar los escenarios.

Después de crear o recopilar todos los escenarios que necesita, puede crear un informe resumen del

escenario que incluya la información de estos escenarios. Un informe de escenario muestra toda la

información del escenario en una tabla en una nueva hoja de cálculo.

Informe Resumen de escenario

Page 96: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 96

Usar la búsqueda objetivo para averiguar cómo obtener un resultado deseado

Si sabe el resultado que desea de una fórmula, pero no está seguro de cuáles son los datos que requiere

la fórmula para obtener dicho resultado, puede usar la función Búsqueda de objetivo. Por ejemplo,

suponga que tiene que pedir prestado dinero. Conoce la cantidad de dinero que desea, el período en el

cual devolverá el préstamo y cuánto puede pagar cada mes. Puede usar la Búsqueda de objetivo para

determinar qué tipo de interés debe obtener para cumplir su objetivo de préstamo.

NOTA La Búsqueda de objetivo funciona con un solo valor de entrada de variable. Si desea

determinar más de un valor de entrada, por ejemplo, la cantidad del préstamo y el importe de pago

mensual del préstamo, deberá usar el complemento Solver.

Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados

Si desea preparar previsiones, puede usar Excel para generar automáticamente futuros valores que se

basan en datos existentes, o para generar automáticamente valores extrapolados con tendencia lineal o

con cálculos de tendencias de crecimiento.

Puede completar una serie de valores que coinciden con una tendencia lineal simple o con una

tendencia geométrica exponencial mediante el controlador de relleno o el comando Series. Para

ampliar los datos complejos y no lineales, puede usar las funciones de la hoja de cálculo o la

herramienta de análisis de regresión en el complemento Analysis ToolPak.

Aunque la Búsqueda de objetivo puede alojar sólo una variable, puede proyectar hacia atrás para

obtener más variables usando el complemento Solver. Con Solver, puede encontrar un valor óptimo

para la fórmula en una celda, llamada celda de destino, en una hoja de cálculo.

Solver usa un grupo de celdas que están relacionadas con la celda de destino. Solver ajusta los valores

en las celdas cambiantes especificadas, denominadas celdas ajustables, para obtener el resultado

especificado en la fórmula de la celda de destino. Puede aplicar restricciones para limitar los valores que

podrá usar Solver en el modelo; asimismo, las restricciones pueden estar referidas a otras celdas que

modifican la fórmula de la celda de destino.

Page 97: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 97

TABLAS DE DATOS

Una tabla de datos es un rango de celdas que muestra cómo el cambio de una o dos variables en

las fórmulas (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de

una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual

(=).) afectará a los resultados de las mismas. Las tablas de datos constituyen un método rápido para

calcular varios resultados en una operación y una forma de ver y comparar los resultados de todas las

variaciones diferentes en la hoja de cálculo.

Las tablas de datos forman parte de un conjunto de comandos que se denominan herramientas de

análisis Y si. Cuando se utilizan tablas de datos, se realizan análisis Y si.

El análisis Y si es el proceso de cambiar los valores de las celdas para ver cómo los cambios afectarán l

resultado de fórmulas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, puede utilizar una tabla de datos para variar el

tipo de interés y el plazo que se utilizan en un préstamo para determinar posibles importes de pago

mensual.

Una tabla de datos no puede dar cabida a más de dos variables. Si desea analizar más de dos variables,

debe utilizar en su lugar escenarios. Aunque está limitado a sólo uno o dos variables (una para la celda

de entrada de fila y otra para la celda de entrada de columna), una tabla de datos puede incluir tantos

valores de variables diferentes como se desee. Un escenario puede tener un máximo de 32 valores

diferentes, pero se pueden crear tantos escenarios como se desee.

Tablas de datos de una variable Use una tabla de datos de una variable si desea ver cómo diferentes

valores de una variable en una o más fórmulas cambiarán los resultados de esas fórmulas. Por ejemplo,

puede usar una tabla de datos de una variable para ver cómo diferentes tipos de interés afectan al pago

mensual de una hipoteca.

Tabla de datos de dos variables Use una tabla de datos de dos variables para ver cómo diferentes

valores de dos variables en una fórmula cambiarán los resultados de la misma. Por ejemplo, puede usar

una tabla de datos de dos variables para ver cómo diferentes combinaciones de tipos de interés y

términos de préstamos afectarán al pago mensual de una hipoteca.

Cálculos de las tablas de datos Las tablas de datos se actualizan cuando se actualiza una hoja de

cálculo, aunque no tengan cambios. Para acelerar el cálculo de una hoja de cálculo que contenga una

tabla de datos, pueden cambiarse las opciones de Calcular para que se actualice automáticamente la

hoja de cálculo pero no las tablas de datos. Vea la sección Acelerar los cálculos en una hoja de cálculo

que contiene tablas de datos.

Acelerar los cálculos en una hoja de cálculo que contiene tablas de datos

1. Haga clic en el botón de Archivo, haga clic en Opciones de Excel y, a continuación, haga clic

en la categoría Fórmulas.

2. En la sección Opciones de cálculo, bajo Cálculo de libro, haga clic enAutomático excepto

para tablas de datos.

Page 98: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 98

SUGERENCIA Como alternativa, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en la

flecha de Opciones para el cálculo y, a continuación, haga clic en Automático excepto en las

tablas de datos.

NOTA Cuando se selecciona esta opción de cálculo, las tablas de datos se omiten al actualizar el

resto del libro. Para actualizar manualmente las tablas de datos, seleccione las fórmulas y, a

continuación, presione F9.

Borrar una tabla de datos

Por ejemplo, si los valores de inicio seleccionados de las celdas C1:E1 son 3, 5 y 8, arrastre el

Proyectar valores con una función de hoja de cálculo

Uso de la función PRONOSTICO Esta función calcula o prevé un valor futuro utilizando los

valores existentes. El valor previsto es un valor del eje Y para un valor del eje X dado. Los valores

conocidos son valores de x e y existentes, y el nuevo valor se calcula utilizando una regresión lineal.

Esta función se puede utilizar para prever las ventas futuras, las necesidades de inventario y las

tendencias de los consumidores.

Uso de las funciones TENDENCIA y CRECIMIENTO Estas funciones pueden extrapolar

valores futuros de y que extiendan una línea recta o curva exponencial que describa mejor los datos

existentes. Pueden devolver también sólo valores de y a partir de los valores de x conocidos para la

línea o curva de ajuste perfecto. Para trazar una línea o una curva que describa los datos existentes,

utilice los valores existentes de x e ydevueltos por la función TENDENCIA o CRECIMIENTO.

Uso de la función ESTIMACION.LINEAL y ESTIMACION.LOGARITMICA Puede utilizar

estas funciones para calcular una línea recta o una curva exponencial a partir de los datos existentes. Las

funciones ESTIMACION.LINEAL y ESTIMACION.LOGARITMICA devuelven varias estadísticas

de regresión, incluidas la pendiente y la intersección de la línea de ajuste perfecto.

Función Descripción

PRONOSTICO Proyectar valores

TENDENCIA Proyectar valores que se ajustan a una línea de tendencia recta

CRECIMIENTO Proyectar valores que se ajustan a una curva exponencial

ESTIMACION.LINEAL Calcular una línea recta a partir de datos existentes

ESTIMACION.LOGARITMICA Calcular una curva exponencial a partir de datos existentes

Page 99: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 99

Realizar análisis de regresión con el complemento Herramientas para análisis

Cuando tenga que realizar análisis de regresión más complicados, incluidos calcular y trazar residuos,

puede utilizar la herramienta de análisis de regresión del complemento Herramientas de análisis.

1. En el menú Complementos, en el grupo Comandos de menú, haga clic enAnálisis de datos.

Si la ficha Complementos o el comando Análisis de datos no están disponibles, cargue

Herramientas para análisis.

Cómo cargar Herramientas para análisis

1. Haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic enOpciones de Excel y, a

continuación, haga clic en la categoríaComplementos.

2. En la lista Administrar, seleccione Complementos de Excel y, a continuación, haga clic

en Ir.

3. En la lista Complementos disponibles, seleccione el cuadroHerramientas para

análisis y, a continuación, haga clic enAceptar.

4. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de instalación.

2. En el cuadro de diálogo Análisis de datos, seleccione el nombre de la herramienta de análisis que

desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3. En el cuadro de diálogo de la herramienta que haya seleccionado, elija las opciones de análisis que

desee.

Puede hacer clic en el botón Ayuda en el cuadro de diálogo para obtener más información sobre

estas opciones.

1. dor de escenarios.

2. Haga clic en Combinar.

3. En el cuadro de diálogo Combinar escenarios, haga clic en la flecha junto a Libro y seleccione

un libro que contenga los escenarios que desea combinar en los resultados.

4. En el cuadro Hoja, haga clic en el nombre de la hoja de cálculo que contiene los escenarios que

desea combinar.

5. Haga clic en Aceptar para combinar los escenarios de la hoja de cálculo seleccionada en la hoja de

cálculo actual.

El cuadro de diálogo Combinar escenarios se cierra y los escenarios que ha combinado aparecen

en el cuadro de diálogo Administrador de escenarios.

6. Repita los cuatro pasos anteriores según sea necesario hasta que se hayan combinado todos los

escenarios que desee.

Cuando termine, todos los escenarios que haya combinado serán parte de la hoja de cálculo actual.

Cierre el cuadro de diálogo Administrador de escenarios o déjelo abierto para continuar con el

análisis.

Page 100: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 100

Crear un informe resumen de escenario

1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Análisis Y si y, a

continuación, en Administrador de escenarios.

2. Haga clic en Resumen.

3. Haga clic en Resumen del escenario o en Informe de tabla dinámica de escenario.

4. En el cuadro Celdas de resultado, indique las referencias para las celdas que hacen referencia a

las celdas cuyos valores han sido cambiados por los escenarios. Separe varias referencias mediante

comas.

NOTAS

Los informes de escenario no se vuelven a calcular automáticamente. Si cambia los valores de un

escenario, esos cambios no aparecerán en ningún informe de resumen existente sino que

aparecerán al crear un nuevo informe de resumen.

Las celdas de resultado no son necesarias para generar un informe resumen de escenario pero sí lo

son para un informe de tabla dinámica de escenario.

Usar Buscar objetivo para encontrar el resultado deseado mediante el ajuste de un

valor de entrada

Si sabe qué resultado desea obtener de una fórmula, pero no está seguro de qué valor de entrada

necesita la fórmula para obtener ese resultado, use la característica Buscar objetivo. Por ejemplo,

imagine que debe pedir prestado dinero. Sabe cuánto dinero desea, cuánto tiempo va a tardar en saldar

el préstamo y cuánto puede pagar cada mes. Puede usar Buscar objetivo para determinar qué tipo de

interés deberá conseguir para cumplir con el objetivo del préstamo.

NOTA La característica Buscar objetivo funciona solamente con un valor de entrada variable. Si

desea aceptar más de un valor de entrada; por ejemplo, el importe del préstamo y el importe del pago

mensual del préstamo, use el complemento Solver. Para obtener más información acerca del

complemento Solver, siga los vínculos de la sección Vea también.

Ejemplo paso a paso

Veamos el ejemplo anterior, paso a paso.

Puesto que desea calcular el tipo de interés del préstamo necesario para alcanzar su objetivo, usará la

función PAGO. La función PAGO calcula un importe de un pago mensual. En este ejemplo, el

importe del pago mensual es el objetivo.

Preparar la hoja de cálculo

1. Abra una nueva hoja de cálculo en blanco.

2. Primero agregue algunos rótulos en la primera columna para que sea más fácil leer la hoja de

cálculo.

1. En la celda A1, escriba Importe del préstamo.

2. En la celda A2, escriba Período en meses.

Page 101: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 101

3. En la celda A3, escriba Tipo de interés.

4. En la celda A4, escriba Pago.

3. A continuación, agregue los valores que conoce.

1. En la celda B1, escriba 100.000. Éste es el importe del préstamo que desea.

2. En la celda B2, escriba 180. Ésta es la cantidad de meses que desea para saldar el préstamo.

NOTA Si bien sabe cuál es el importe del préstamo que desea, no lo especifica como un valor

porque el importe del pago es un resultado de la fórmula. En su lugar, debe agregar la fórmula a la

hoja de cálculo y especificar el valor del pago más adelante al usar Buscar objetivo.

4. A continuación, agregue la fórmula para la cual tiene un objetivo. Para este ejemplo, use la

función PAGO:

En la celda B4, escriba =PAGO(B3/12,B2,B1). Esta fórmula calcula el importe del pago.

En este ejemplo desea pagar 900 € cada mes. No especifica ese importe aquí ya que desea

usar Buscar objetivo para determinar el tipo de interés y esta característica requiere que se

empiece con una fórmula.

La fórmula hace referencia a las celdas B1 y B2, que contienen los valores especificados en

los pasos anteriores. La fórmula también hace referencia a la celda B3 que es el lugar que

especificará para que Buscar objetivo coloque el tipo de interés. La fórmula divide el valor de

B3 por 12 porque ha especificado un pago mensual y la función PAGOda por supuesto un

tipo de interés anual.

Como no hay ningún valor en la celda B3, Excel da por supuesto un tipo de interés del 0% y,

con los valores del ejemplo, devuelve un pago de 555,56 €. Puede pasar por alto ese valor

por ahora.

Por último, dé formato a la celda objetivo (B3) de manera que muestre el resultado como un

porcentaje.

0. En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la opción Porcentaje.

1. Haga clic en Aumentar decimales o en Disminuir decimalespara establecer la cantidad de

posiciones decimales.

Usar Buscar objetivo para determinar el tipo de interés

1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Análisis Y si y, a

continuación, en Buscar objetivo.

2. En el cuadro Definir la celda, escriba la referencia de la celda que contiene la fórmula que desea

resolver. En el ejemplo, la referencia es la celda B4.

3. En el cuadro Con el valor, especifique el resultado de la fórmula que desee. En el ejemplo es -

900. Observe que este número es negativo porque representa un pago.

4. En el cuadro Cambiando la celda, indique la referencia de la celda que contiene el valor que

desea ajustar. En el ejemplo es la celda B3.

NOTA La fórmula de la celda especificada en el cuadro Definir la celdadebe hacer referencia

a la celda que cambia Buscar objetivo.

5. Haga clic en Aceptar.

Buscar objetivo ejecuta y produce un resultado, tal como se muestra en la siguiente ilustración.

Page 102: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 102

Realizar análisis estadístico y técnico con las Herramientas para análisis

Si tiene que desarrollar análisis estadísticos o técnicos complejos, puede ahorrar pasos y tiempo si utiliza

las Herramientas para análisis. Cuando utilice una de estas herramientas, deberá proporcionar los datos

y parámetros para cada análisis y la herramienta utilizará las funciones de macros estadísticas o técnicas

correspondientes para realizar los cálculos y mostrar los resultados en una tabla de resultados. Algunas

herramientas generan gráficos además de tablas de resultados.

Las Herramientas para análisis incluyen las herramientas que se describen a continuación. Para tener

acceso a estas herramientas, haga clic en Análisis de datosen el grupo Análisis de la ficha Datos. Si el

comando Análisis de datos no está disponible, deberá cargar el programa de complemento

Herramientas para análisis.

Varianza

Correlación

Covarianza

Estadística descriptiva

Suavización exponencial

Prueba t para varianzas de dos muestras

Análisis de Fourier

Histograma

Media móvil

Generación de números aleatorios

Jerarquía y percentil

Regresión

Muestreo

Prueba t

Prueba z

Page 103: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 103

NOTAS

Las funciones de análisis de datos sólo pueden utilizarse en una única hoja de cálculo a la vez.

Cuando se analizan los datos de hojas agrupadas, los resultados aparecerán en la primera hoja, y en

las hojas restantes aparecerán tablas con formato vacías. Para analizar los datos del resto de las

hojas, actualice la herramienta de análisis para cada una de ellas.

Para obtener una lista de libros que proporcionen más información sobre los algoritmos o

métodos estadísticos que se han utilizado para crear las funciones y herramientas estadísticas de

Microsoft Excel, vea Bibliografía sobre métodos y algoritmos estadísticos.

En el siguiente ejemplo, el nivel de publicidad de cada trimestre afecta al número de unidades vendidas,

determinando indirectamente el importe de los ingresos por ventas, los gastos asociados y los beneficios. Solver

puede modificar los presupuestos trimestrales de publicidad (celdas B5:C5), con una restricción total máxima de

20.000 $ (celda F5), hasta que el valor total de beneficios alcance el importe máximo posible. Los valores en las

celdas ajustables se utilizan para calcular los beneficios de cada trimestre, por tanto están relacionados con la

fórmula en la celda objetivo F7, =SUMA(Q1 Beneficios:Q2 Beneficios).

Celdas ajustables

Celda restringida

Celda objetivo

Una vez ejecutado Solver, los nuevos valores son los siguientes:

La herramienta Microsoft Excel Solver utiliza el código de optimización no lineal (GRG2) desarrollado por la

Universidad Leon Lasdon de Austin (Texas) y la Universidad Allan Waren (Cleveland ).

Los problemas lineales y enteros utilizan el método más simple con límites en las variables y el método de

ramificación y límite, implantado por John Watson y Dan Fylstra de Frontline Systems, Inc. Para obtener más

información sobre el proceso de solución interno que utiliza Solver, póngase en contacto con:

Frontline Systems, Inc. P.O. Box 4288 Incline Village, NV 89450-4288 (775) 831-0300 Página Web: http://www.frontsys.com Correo electrónico: [email protected]

Page 104: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 104

¿Qué es la herramienta Solver de Excel?

Solver se utiliza cuando queremos encontrar la mejor manera de hacer algo. O dicho de un modo más formal:

queremos encontrar los valores de determinadas celdas de una hoja

de cálculo que optimicen (aumenten o disminuyan) un determinado objetivo.

Un modelo de optimización consta de tres partes: la celda objetivo, las celdas cambiantes y las restricciones.

La celda objetivo representa el objetivo como, por ejemplo, aumentar las ganancias mensuales.

Las celdas cambiantes son las celdas de la hoja de cálculo que podemos cambiar o ajustar para optimizar la

celda objetivo como, por ejemplo, la cantidad de cada producto fabricada durante un mes.

Las restricciones son delimitaciones que se aplican a las celdas cambiantes como, por ejemplo, no usar más

recursos que los disponibles y no producir más cantidad de un producto que la que pueda venderse.

Qué es la optimización

¿Cómo puede una gran empresa farmacéutica determinar la mezcla de productos mensuales en su planta de

Indianápolis necesaria para aumentar la rentabilidad empresarial?

Si Microsoft produce consolas Xbox en tres ubicaciones, ¿cómo puede reducir el costo necesario para

satisfacer la demanda de consolas Xbox?

¿Qué precio deben tener las consolas y los juegos Xbox para aumentar las ganancias de las ventas de Xbox?

Microsoft desearía poner en marcha 20 iniciativas estratégicas que compaginen dinero y programadores con

experiencia para los próximos cinco años. No dispone de recursos suficientes para realizar los 20 proyectos.

¿Qué proyectos debería realizar?

¿Cómo pueden los corredores de apuestas encontrar el mejor grupo de "clasificaciones" de los equipos de

la Liga Nacional de Fútbol para establecer puntuaciones exactas?

¿Cómo debo repartir mi cartera de acciones entre valores tecnológicos, acciones infravaloradas, bonos,

efectivo y participaciones en oro?

En todas estas situaciones, queremos encontrar el mejor modo de hacer algo. O dicho de un modo más formal:

queremos encontrar los valores de determinadas celdas de una hoja de cálculo que optimicen (aumenten o

disminuyan) un determinado objetivo. La herramienta Solver de Excel le ayudará a resolver los problemas de

optimización.

Page 105: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 105

Definir un modelo de optimización

Un modelo de optimización consta de tres partes: la celda objetivo, las celdas cambiantes y las restricciones.

Celda objetivo

La celda objetivo representa el objetivo. Queremos reducir o aumentar la celda objetivo. En el ejemplo de una

mezcla de productos de una empresa farmacéutica, el director de planta querrá probablemente aumentar la

rentabilidad de la planta cada mes. La celda que mide la rentabilidad será la celda objetivo. En la tabla siguiente,

se incluyen las celdas objetivo de cada una de las situaciones descritas al principio del artículo.

Modelo Aumentar o reducir Celda objetivo

Mezcla de productos de una empresa farmacéutica

Aumentar Ganancias mensuales

Envío de Xbox Reducir Costos de distribución

Precio de Xbox Aumentar Ganancias de las consolas y juegos Xbox

Iniciativas de proyectos de Microsoft

Aumentar Valor neto actual de los proyectos seleccionados

Clasificaciones de la Liga Nacional de Fútbol

Reducir Diferencia entre los resultados previstos y los resultados reales de los partidos

Cartera de acciones Reducir Riesgo de la cartera

Tenga en cuenta que en algunas situaciones es posible que haya varias celdas objetivo. Por ejemplo, Microsoft

podría tener un objetivo secundario para aumentar la cuota de mercado de Xbox.

Celdas cambiantes

Las celdas cambiantes son las celdas de la hoja de cálculo que podemos cambiar o ajustar para optimizar la celda

objetivo. En el ejemplo de la empresa farmacéutica, el director de la planta puede ajustar la cantidad producida

de cada producto durante un mes. Las celdas en las que se registran estas cantidades son las celdas cambiantes de

este modelo. En la tabla siguiente se muestran las definiciones de las celdas cambiantes adecuadas para los

modelos descritos al principio del artículo.

Modelo Celdas cambiantes

Mezcla de productos de una empresa farmacéutica

Cantidad de cada producto fabricada durante un mes

Page 106: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 106

Envío de Xbox Cantidad producida en cada planta cada mes enviada a cada cliente

Precio de Xbox Precios de la consola y los juegos

Iniciativas de programas de Microsoft Qué proyectos se seleccionan

Clasificaciones de la Liga Nacional de Fútbol Clasificación de los equipos

Cartera de acciones Fracción del dinero invertido en cada clase de activo

Restricciones

Las restricciones son delimitaciones que se aplican a las celdas cambiantes. En nuestro ejemplo de mezcla de

productos, en la mezcla de productos no se puede utilizar más cantidad de cualquiera de los recursos disponibles

(por ejemplo, materia prima y mano de obra) que la cantidad del recurso disponible. Además, no deberíamos

producir más cantidad de un producto que la que los compradores estarían dispuestos a adquirir. En la mayoría

de los modelos de Solver, hay una restricción implícita que establece que ninguna de las celdas cambiantes debe

tener un valor negativo. Explicaremos con más detalle las restricciones de no negatividad en los siguientes

capítulos. Recuerde que no es necesario que un modelo de Solver tenga restricciones. En la tabla siguiente se

muestran las restricciones de los problemas presentados al comienzo del capítulo.

Modelo Restricciones

Mezcla de productos de una empresa farmacéutica

En la mezcla de productos no se utilizan más recursos que los disponibles

No producir más cantidad de un producto que la que se pueda vender

Envío de Xbox No enviar desde una planta más unidades que la capacidad de la planta

Asegurarse de que cada cliente recibe el número de Xbox que necesita

Precio de Xbox Los precios no pueden apartarse demasiado de los precios de la competencia

Iniciativas de proyectos de Microsoft

Los proyectos seleccionados no pueden utilizar más dinero o programadores con experiencia que los disponibles

Clasificaciones de la Liga Nacional de Fútbol

Ninguno

Page 107: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 107

Agregar, cambiar o eliminar una restricción en Solver

En la pestaña Datos, haga clic en Solver.

Si el comando Solver no está disponible, deberá cargar el programa de complemento Solver.

1. En opciones de Excel, elija Complementos.

2. Si el complemento que desea utilizar no aparece en la lista del cuadro Complementos

disponibles, haga clic en Ir y, a continuación, localice el complemento.

3. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificación situada junto

al complemento que desee cargar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Si es necesario, siga las instrucciones del programa de instalación.

Agregar o cambiar restricciones.

1. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver de Sujetas a las restricciones, haga clic

en Agregar.

2. En el cuadro Referencia de celda, escriba la referencia de celda (referencia de celda:

conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la

referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) o

elnombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de

celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos,

para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) del rango de celdas

para los que desee restringir el valor.

3. Haga clic en la relación ( <=, =, >=, Ent, o Bin ) que desee que haya entre la celda a la

que se hace referencia y la restricción (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema

de Solver. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables, la celda de destino u otras celdas

que estén directa o indirectamente relacionadas con la celda de destino.). Si hace clic

enEnt, en el cuadro Restricción aparecerá "entero". Si hace clic en Bin, en el

cuadro Restricción aparecerá "binario".

4. En el cuadro Restricción, escriba un número, una referencia de celda, un nombre o

una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u

operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza

siempre con el signo igual (=).).

5. Siga uno de estos procedimientos:

Para aceptar una restricción y agregar otra, haga clic en Agregar.

Para aceptar la restricción y regresar al cuadro de diálogo Parámetros de Solver, haga

clic enAceptar.

Page 108: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 108

Notas

Solamente pueden aplicarse las relaciones Ent y Bin en las restricciones en celdas ajustables.

Si se activa la casilla de verificación Adoptar modelo lineal en el cuadro de diálogo Opciones

de Solver, no habrá límite en el número de restricciones. En problemas no lineales, cada celda

ajustable puede tener hasta 100 restricciones, además de límites y restricciones enteras en las

variables.

Cambiar la forma en que Solver encuentra soluciones

En lapestaña Datos, haga clic en Solver.

1. Haga clic en Opciones.

2. En el cuadro de diálogo Opciones de Solver, defina una o más de las siguientes opciones:

Tiempo de solución e iteraciones

1. En el cuadro Tiempo, escriba el número de segundos que desea permitir como tiempo de

solución.

2. En el cuadro Iteraciones, escriba el número máximo de iteraciones que desea permitir.

Nota Si el proceso de solución alcanza el tiempo máximo o el número máximo de iteraciones permitidas

antes de que Solver encuentre una solución, Solver mostrará el cuadro de diálogo Mostrar solución

tentativa.

Grado de precisión

En el cuadro Precisión, escriba el grado de precisión que desee; cuanto menor sea el número, mayor será

la precisión.

Tolerancia de enteros

En el cuadro Tolerancia, introduzca el porcentaje de error que desea permitir en la solución.

Grado de convergencia

En el cuadro Convergencia, escriba la cantidad de cambio relativo que desea permitir en las últimas cinco

iteraciones antes de que se detenga Solver con una solución; cuanto menor sea el número, menor será el

cambio relativo que se permite.

Page 109: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 109

Haga clic en Aceptar.

En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver, haga clic en Resolver o enCerrar.

Crear un informe de Solver

1. Definir y resolver un problema.

1. Haga clic en Solver.

2. En el cuadro Celda objetivo, escriba una referencia de celda (referencia de celda: conjunto de

coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que

aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) o un nombre (nombre: palabra o cadena

de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres

fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como

Ventas!C20:C30.) para la celda objetivo. La celda objetivo debe contener una fórmula (fórmula:

secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u operadores de una celda que

producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza siempre con el signo igual (=).).

3. Siga uno de estos procedimientos:

Para que el valor de la celda objetivo sea el valor máximo posible, haga clic en Máx.

Para que el valor de la celda objetivo sea el valor mínimo posible, haga clic en Mín.

Para que la celda objetivo tenga un valor determinado, haga clic en Valor y, a continuación,

introduzca el valor en el cuadro.

En el cuadro Cambiando la celda, introduzca un nombre o referencia para cada celda ajustable,

separando con comas las referencias no adyacentes. Las celdas ajustables deben estar directa o

indirectamente relacionadas con las celdas objetivo. Pueden especificarse 200 celdas ajustables como

máximo.

Si desea que Solver proponga automáticamente las celdas ajustables basadas en la celda objetivo,

haga clic en Autorredistribuir.

En el cuadro Sujetas a las siguientes restricciones, introduzca todas

las restricciones (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de Solver. Puede aplicar

restricciones a celdas ajustables, la celda de destino u otras celdas que estén directa o indirectamente

relacionadas con la celda de destino.) que desee aplicar.

Page 110: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 110

Agregar una restricción

0. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver de Sujetas a las restricciones, haga clic

en Agregar.

1. En el cuadro Referencia de celda, escriba la referencia de celda (referencia de celda:

conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la

referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) o

el nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de

celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para

referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) del rango de celdas para los

que desee restringir el valor.

2. Haga clic en la relación ( <=, =, >=, Ent, o Bin) que desee que haya entre la celda a la que

se hace referencia y larestricción (restricciones: limitaciones aplicadas a un problema de

Solver. Puede aplicar restricciones a celdas ajustables, la celda de destino u otras celdas que

estén directa o indirectamente relacionadas con la celda de destino.). Si hace clic en Ent, en

el cuadro Restricción aparecerá "entero". Si hace clic en Bin, en el

cuadro Restricciónaparecerá "binario".

3. En el cuadro Restricción, escriba un número, una referencia de celda, un nombre o

una fórmula (fórmula: secuencia de valores, referencias de celda, nombres, funciones u

operadores de una celda que producen juntos un valor nuevo. Una formula comienza

siempre con el signo igual (=).).

4. Siga uno de estos procedimientos:

Para aceptar una restricción y agregar otra, haga clic en Agregar.

Para aceptar la restricción y regresar al cuadro de diálogo Parámetros de Solver, haga

clic en Aceptar.

Notas

Solamente pueden aplicarse las relaciones Ent yBin en las restricciones en celdas ajustables.

Si se activa la casilla de verificación Adoptar modelo lineal en el cuadro de

diálogo Opciones de Solver, no habrá límite en el número de restricciones. En problemas

Page 111: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 111

no lineales, cada celda ajustable puede tener hasta 100 restricciones, además de límites y

restricciones enteras en las variables.

Haga clic en Resolver, lleve a cabo una de las acciones siguientes:

Para mantener los valores de la solución en la hoja de cálculo, haga clic en Conservar la

solución de Solver en el cuadro de diálogo Resultados de Solver.

Para restaurar los datos originales, haga clic en Restaurar valores originales.

¿Cómo puedo determinar qué mezcla de productos aumenta la rentabilidad?

Las empresas necesitan a menudo determinar el programa de producción mensual (o semanal) que proporciona

la cantidad de fabricación de cada producto. En su forma más simple, el problema de la mezcla de

productos implica cómo determinar la cantidad de cada producto que debe fabricarse durante un mes para

aumentar las ganancias. La mezcla de productos debe satisfacer a menudo las siguientes restricciones:

En la mezcla de productos no se pueden utilizan más recursos que los disponibles

Hay una demanda limitada para cada producto. No podemos producir más cantidad de un producto

durante un mes que la demandada porque el excedente de producción se desecha (como en el caso de los

fármacos perecederos, por ejemplo).

Resolvamos ahora el siguiente ejemplo del problema de mezcla de productos. Encontrará la solución a este

problema en el archivo prodmix.xls (que se incluye en la descarga de archivos de ejemplo), mostrado en la Figura

1.

Figura 1: El ejemplo de mezcla de productos.

Page 112: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 112

Suponga que trabajamos para una empresa farmacéutica que puede producir seis productos en su planta. La

producción de cada producto requiere mano de obra y materia prima.

La fila 4 de la Figura 1 contiene las horas de mano de obra necesarias para producir una libra (454 gramos)

de cada producto, y la fila 5 indica las libras de materia prima necesarias para producir una libra de cada

producto. Por ejemplo, para producir una libra del producto 1 se requieren seis horas de mano de obra y

3,2 libras (1.453 gramos) de materia prima.

Para cada fármaco, el precio por libra se indica en la fila 6, el coste unitario por libra se indica en la fila 7 y

las ganancias por libra se indican en la fila 9. Por ejemplo, el producto 2 se vende a 11 dólares la libra, el

coste unitario es de 5,7 dólares por libra y las ganancias son 5,3 dólares por libra.

La demanda de este mes de cada fármaco se indica en la fila 8. Por ejemplo, la demanda del producto 3 es

de 1.041 libras (472,6 kilos).

Para este mes hay 4.500 horas de mano de obra y 1.600 libras (726,4 kilos) de materia prima disponibles. ¿Cómo

puede esta empresa aumentar sus ganancias mensuales?

Si no supiéramos nada sobre Solver, podríamos resolver este problema creando una hoja de cálculo en la que

pudiéramos realizar un seguimiento de las ganancias y el uso de recursos asociados a cada mezcla de productos.

A continuación, utilizaríamos pruebas de ensayo y error para variar la mezcla de productos con el fin de

optimizar las ganancias sin utilizar más mano de obra o materia prima que la disponible, y sin producir más

cantidad de un determinado fármaco que la demandada. En este proceso sólo utilizamos Solver en la etapa de

ensayo y error. Básicamente, Solver es un motor de optimización que realiza eficazmente la búsqueda por ensayo

y error.

Un elemento clave para solucionar el problema de la mezcla de productos es calcular eficazmente el uso de

recursos y las ganancias asociadas a cada mezcla de productos. Una herramienta

importante que podemos utilizar para realizar este cálculo es la función SUMAPRODUCTO. La función

SUMAPRODUCTO multiplica los valores correspondientes en los rangos de celdas y devuelve la suma de esos

valores. Todos los rangos de celdas utilizados en una evaluación de SUMAPRODUCTO deben tener las mismas

dimensiones, lo que implica que se puede utilizar SUMAPRODUCTO con dos filas o dos columnas, pero no

con una columna y una fila.

Para ejemplificar el uso de la función SUMAPRODUCTO en nuestro ejemplo de mezcla de productos, tratemos

de calcular nuestro uso de recursos. Para ello, necesitamos realizar el siguiente cálculo:

(Mano de obra utilizada por libra del fármaco 1) *

Page 113: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 113

(Libras del fármaco 1 producidas) +

(Mano de obra utilizada por libra del fármaco 2) *

(Libras del fármaco 2 producidas) +

...

(Mano de obra utilizada por libra del fármaco 6) *

(Libras del fármaco 6 producidas)

En nuestra hoja de cálculo, podríamos calcular el uso de mano de obra (de un modo tedioso) como

D2*D4+E2*E4+F2*F4+G2*G4+H2*H4+I2*I4. De igual forma, el uso de materia prima se podría calcular

como D2*D5+E2*E5+F2*F5+G2*G5+H2*H5+I2*I5. Si escribir estas fórmulas en una hoja de cálculo para

seis productos es una tarea laboriosa, imagínese cómo sería si trabajara con una empresa que fabricara, por

ejemplo, 50 productos en su planta.

Una forma mucho más sencilla de calcular el uso de mano de obra y materia prima consiste en copiar de D14 a

D15 la fórmula:

SUMAPRODUCTO($D$2:$I$2,D4:I4)

Esta fórmula calcula D2*D4+E2*E4+F2*F4+G2*G4+H2*H4+I2*I4 (que es nuestro uso de mano de obra) y

es mucho más fácil de escribir.

Observe que hemos utilizado el signo $ con el rango D2:I2, de forma que cuando copiemos la fórmula podamos

seguir obteniendo la mezcla de productos de la fila 2. La fórmula de la celda D15 calcula el uso de materia prima.

De forma similar, podemos obtener nuestras ganancias calculando:

(Ganancias del fármaco 1 por libra) *

(Libras del fármaco 1 producidas) +

(Ganancias del fármaco 2 por libra) *

(Libras del fármaco 2 producidas) +

...

(Ganancias del fármaco 6 por libra) *

(Libras del fármaco 6 producidas).

Las ganancias se calculan fácilmente en la celda D12 con la fórmula:

SUMAPRODUCTO(D9:I9,$D$2:$I$2)

Ahora podemos identificar las tres partes de nuestro modelo Solver de mezcla de productos:

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Ing. oscar perez 114

Celda objetivo Celdas cambiantes Restricciones

Nuestro objetivo es aumentar las ganancias (calculadas en la celda D12).

El número de libras producidas de cada producto (indicado en el rango de celdas D2:I2).

No utilizar más mano de obra y materia prima que la disponible. Es decir, los valores de las celdas D14:D15 (los recursos utilizados) deben ser menores o iguales que los valores de las celdas F14:F15 (los recursos disponibles).

No producir más cantidad de un fármaco que la demandada. Es decir, los valores de las celdas D2:I2 (las libras producidas de cada fármaco) deben ser menores o iguales que la demanda de cada fármaco (indicada en las celdas D8:I8).

No podemos producir una cantidad negativa de ningún fármaco.

¿Cómo puedo especificar este modelo en Solver?

Ahora explicaremos cómo especificar la celda objetivo, las celdas cambiantes y las restricciones en Solver.

Después, no tendrá más que hacer clic en el botón Resolver y Solver encontrará una mezcla de productos que

suponga un aumento de las ganancias.

1. Para empezar, seleccione Solver

Aparecerá el cuadro de diálogo Parámetros de Solver.

2. Para especificar la celda objetivo, haga clic en el cuadro Definir celda objetivo y, a continuación,

seleccione nuestra celda de ganancias (la celda D12). Para especificar nuestras celdas cambiantes, haga clic

en el cuadro Cambiando las celdas y, después, elija el rango D2:I2, que contiene las libras producidas de

cada fármaco. El cuadro de diálogo debe ser similar al que se muestra en la figura siguiente.

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Ing. oscar perez 115

3. Ahora podemos agregar restricciones al modelo. Haga clic en el botón Agregar. Aparecerá el cuadro de

diálogo Agregar restricción.

4. Para agregar las restricciones de uso de recursos, haga clic en el cuadro Referencia de celda y, después,

seleccione el rango D14:D15. Elija <= de la lista en el centro del cuadro de diálogo. Haga clic en el

cuadro Restricción y, a continuación, seleccione el rango de celdas F14:F15.

Ahora nos hemos asegurado de que cuando Solver pruebe distintos valores para las celdas cambiantes, sólo

considerará las combinaciones que satisfagan D14 <= F14 (la mano de obra utilizada es menor o igual que

la mano de obra disponible) y D15 <= F15 (la materia prima utilizada es menor o igual que la materia

prima disponible).

5. Ahora haga clic en Agregar en el cuadro de diálogo Agregar restricción para especificar las restricciones

de demanda. Sólo tiene que rellenar el cuadro de diálogo Agregar restricción tal como se muestra en la

siguiente figura.

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Ing. oscar perez 116

Al agregar estas restricciones nos aseguramos de que cuando Solver pruebe distintas combinaciones para

los valores de las celdas cambiantes, sólo considerará las combinaciones que satisfagan las siguientes

condiciones:

D2 <= D8 (la cantidad del fármaco 1 es menor o igual que la demanda del fármaco 1)

E2 <= E8 (la cantidad del fármaco 2 es menor o igual que la demanda del fármaco 2)

F2 <= F8 (la cantidad del fármaco 3 es menor o igual que la demanda del fármaco 3)

G2 <= G8 (la cantidad del fármaco 4 es menor o igual que la demanda del fármaco 4)

H2 <= H8 (la cantidad del fármaco 5 es menor o igual que la demanda del fármaco 5)

I2 <= I8 (la cantidad del fármaco 6 es menor o igual que la demanda del fármaco 6)

6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Agregar restricción. El cuadro de diálogo Parámetros de

Solver debe ser similar al que se muestra en la figura siguiente.

7. Especificamos la restricción de que ninguna de las celdas cambiantes sea negativa en el cuadro de

diálogo Opciones de Solver, que se abre haciendo clic en el botón Opciones del cuadro de

diálogo Parámetros de Solver.

Page 117: Excel avanzado 2010

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Ing. oscar perez 117

Seleccione las opciones Adoptar modelo lineal y Adoptar no-negativo y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

¿Por qué seleccionamos estas opciones?

Al seleccionar la opción Adoptar no-negativo nos aseguramos de que Solver sólo considere las

combinaciones de celdas cambiantes en las que cada celda cambiante adopte un valor no negativo.

Hemos seleccionado Adoptar modelo lineal porque el problema de mezcla de productos es un tipo

especial de problema de Solver denominado modelo lineal . Básicamente, un modelo de Solver es lineal si

se cumplen las siguientes condiciones:

La celda objetivo se calcula sumando términos de la forma (celda cambiante)*(constante).

Cada restricción satisface los requisitos del modelo lineal. Esto significa que cada restricción se evalúa

sumando términos de la forma (celda cambiante)*(constante)

y comparando estas sumas con una constante.

¿Por qué es lineal este problema de Solver?

Nuestra celda objetivo (ganancias) se calcula del modo siguiente:

(Ganancias del fármaco 1 por libra)*

(Libras del fármaco 1 producidas) +

(Ganancias del fármaco 2 por libra)*

(Libras del fármaco 2 producidas) +

...

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Ing. oscar perez 118

(Ganancias del fármaco 6 por libra) *

(Libras del fármaco 6 producidas)

Este cálculo sigue un modelo en el que el valor de la celda objetivo se obtiene sumando términos de la

forma (celda cambiante)*(constante).

Nuestra restricción de mano de obra se evalúa comparando la mano de obra disponible con el valor

obtenido de:

(Mano de obra utilizada por libra del fármaco 1) *

(Libras del fármaco 1 producidas) +

(Mano de obra utilizada por libra del fármaco 2)*

(Libras del fármaco 2 producidas) +

...

(Mano de obra utilizada por libra del fármaco 6)*

(Libras del fármaco 6 producidas)

Por tanto, la restricción de mano de obra se evalúa sumando términos de la forma (celda

cambiante)*(constante) y comparando estas sumas con una constante.

Tanto la restricción de mano de obra como la restricción de materia prima satisfacen los requisitos del

modelo lineal.

Nuestras restricciones de demanda adoptan la forma

(Fármaco 1 producido)<=(Demanda de fármaco 1)

(Fármaco 2 producido)<=(Demanda de fármaco 2)

...

(Fármaco 6 producido)<=(Demanda de fármaco 6)

Cada restricción de demanda satisface también los requisitos del modelo lineal, porque cada una de ellas se

evalúa sumando términos de la forma (celda cambiante)*(constante) y comparando estas sumas con una

constante.

Una vez demostrado que nuestro modelo de mezcla de productos es lineal, ¿por qué preocuparse?

Si un modelo de Solver es lineal y seleccionamos Adoptar modelo lineal, nos aseguramos de que

Solver busque la solución óptima al modelo de Solver. Si no es lineal, puede que Solver encuentre o

no la solución óptima.

Si un modelo de Solver es lineal y seleccionamos Adoptar modelo lineal, Solver utiliza un algoritmo

muy eficaz (el método más simple) para encontrar la solución óptima del modelo. Si el modelo de

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Ing. oscar perez 119

Solver es lineal y no seleccionamos Adoptar modelo lineal, Solver utiliza un algoritmo muy poco

eficaz (el método GRG2) y puede resultar difícil encontrar la solución óptima del modelo.

Después de hacer clic en Aceptar en el cuadro Opciones de Solver, volvemos al cuadro de

diálogo Solver principal. Cuando hagamos clic en Resolver, Solver calculará una solución óptima (si existe)

para nuestro modelo de mezcla de productos.

Una solución óptima al modelo de mezcla de productos sería un conjunto de valores de celdas cambiantes (libras

producidas de cada fármaco) que aumentara las ganancias

entre el conjunto de todas las soluciones viables. Como ya hemos explicado, unasolución viable es un conjunto

de valores de celdas cambiantes que satisfacen todas las restricciones. Los valores de las celdas cambiantes

mostrados en la Figura 2 son una solución viable, ya que ninguno de los niveles de producción es negativo,

ninguno de ellos excede la demanda y el uso de recursos no es mayor que los recursos disponibles.

Figura 2: Una solución viable al problema de mezcla de productos satisface las restricciones.

Los valores de las celdas cambiantes mostrados en la Figura 2 representan unasolución inviable por los

siguientes motivos:

Producimos más cantidad del fármaco 5 que la demandada.

Utilizamos más mano de obra que la disponible.

Utilizamos más materia prima que la disponible.

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Ing. oscar perez 120

Figura 3: Una solución inviable al problema de mezcla de productos no satisface las restricciones que hemos

definido.

Después de hacer clic en Resolver, Solver encuentra rápidamente la solución óptima mostrada en la Figura 4.

Debe seleccionar Conservar la solución de Solver para conservar los valores de la solución óptima en la hoja

de cálculo.

Figura 4: La solución óptima al problema de mezcla de productos.

Nuestra empresa farmacéutica puede aumentar sus ganancias mensuales a un nivel de 6.625,20 dólares

produciendo 596,67 libras (270,8 kilos) del fármaco 4, 1.084 libras (492,1 kilos) del fármaco 5 y ninguno de los

demás fármacos. No podemos determinar si somos capaces de obtener el beneficio máximo de 6.625,20 dólares

de otras maneras. De lo único de lo que estamos seguros es de que con nuestra demanda y nuestros recursos

limitados no hay forma de ganar este mes más de 6.625,20 dólares.

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Ing. oscar perez 121

¿Un modelo Solver tiene siempre una solución?

Supongamos que debe satisfacerse la demanda de cada producto. En ese caso, tendremos que cambiar nuestras

restricciones de demanda de D2:I2 <= D8:I8 a D2:I2 >= D8:I8. Para cambiar esta restricción:

1. Abra Solver.

2. Haga clic en la restricción D2:I2 <= D8:I8 y luego en Cambiar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Cambiar restricción.

3. En el cuadro del centro, elija >= y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Con esto nos aseguramos de que Solver sólo considere los valores de las celdas cambiantes que satisfacen

todas las demandas.

Al hacer clic en Resolver, aparecerá el mensaje Solver no ha podido encontrar una solución factible. Este

mensaje significa que con nuestros recursos limitados no podemos satisfacer la demanda de todos los productos.

No hemos cometido ningún error en nuestro modelo. Solver nos indica simplemente que si queremos satisfacer

la demanda de cada producto, debemos agregar más mano de obra, más materia prima o ambas cosas.

¿Qué ocurre si los valores definidos no convergen?

Veamos qué sucede si permitimos una demanda ilimitada para cada producto y permitimos también que se

produzcan cantidades negativas de cada fármaco. Para encontrar la solución óptima para esta situación:

1. Abra Solver.

2. Haga clic en el botón Opciones y, a continuación, desactive la casilla de verificación Adoptar no-

negativo.

3. En el cuadro de diálogo Parámetros de Solver, haga clic en la restricción de demanda D2:I2 <= D8:I8 y

luego en Eliminar para quitar la restricción.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 122

Al hacer clic en Resolver, Solver muestra el mensaje Los valores de la celda objetivo no convergen. Este

mensaje significa que si debe aumentarse el valor de la celda objetivo (como en nuestro ejemplo), hay soluciones

viables con valores en la celda objetivo arbitrariamente grandes

. (Si debe reducirse el valor de la celda objetivo, este mensaje significa que hay soluciones viables con valores en

la celda objetivos arbitrariamente pequeños.)

En nuestra situación, al permitir la producción negativa de un fármaco, lo que de hecho estamos "creando" son

recursos que se pueden utilizar para producir cantidades arbitrariamente grandes de otros fármacos. Dada

nuestra demanda ilimitada, esto nos permite obtener ganancias ilimitadas. En una situación real, no podemos

ganar una cantidad infinita de dinero. En resumen, si aparece el mensajeLos valores de la celda objetivo no

convergen, el modelo contiene un error.

MACROS EN MS EXCELL

Si hay tareas de Microsoft Excel que realiza reiteradamente, puede grabar una macro para automatizarlas. Una macro es una acción o un conjunto de acciones que se puede ejecutar todas las veces que desee. Cuando se crea una macro, se graban los clics del mouse y las pulsaciones de las teclas. Después de crear una macro, puede modificarla para realizar cambios menores en su funcionamiento.

Imagine que todos los meses crea un informe para el gerente del departamento contable. Desea que los nombres de los clientes con cuentas vencidas aparezcan en rojo y en negrita. Puede crear y luego ejecutar una macro que aplique rápidamente estos cambios de formato en las celdas seleccionadas.

¿Cómo?

Antes de grabar una macro

Compruebe que se muestra la ficha Programador en la cinta de opciones. Dado que la ficha Programador no se muestra de manera predeterminada, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Personalizar cinta de opciones.

2. En Personalizar cinta de opciones, en la lista Fichas principales, haga clic en Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Grabe una macro.

1. En el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Grabar macro y luego haga clic en Aceptar para comenzar a grabar.

Page 123: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 123

2. Realice algunas acciones en la hoja de cálculo como escribir algún texto, seleccionar algunas columnas o filas o rellenar con algunos datos.

3. En el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Detener grabación.

Examine la macro y pruébela.

Al modificar la macro que ha grabado, puede aprender un poco acerca del lenguaje de programación Visual Basic.

Para editar una macro, en el grupo Código en la pestaña Programador, haga clic en Macros, seleccione el nombre de la macro que ha grabado y haga clic en Editar. Esta acción hará que se inicie el Editor de Visual Basic.

Observe el código y vea de qué manera las acciones que ha grabado aparecen como código. Es probable que entienda bien algo del código y que otra parte le resulte un poco misteriosa.

Experimente con el código, cierre el Editor de Visual Basic y ejecute la macro nuevamente. Esta vez observe si sucede algo distinto.

Sugerencia Office.com se actualiza continuamente con contenido nuevo, como artículos de procedimientos, vídeos y cursos de aprendizaje. Si en la parte inferior del visor de Ayuda se muestra Sin conexión y está conectado a Internet, haga clic en Sin conexión y, a continuación, elija Mostrar contenido de Office.com. O bien, visite la página de inicio de Ayuda y procedimientos de Excel en Office.com.

Objetos, propiedades y métodos.

A la hora de trabajar con macros en excel, deben tenerse claros ciertos conceptos de lo que se llama

programación orientada a objetos (OOP). No nos extenderemos demasiado sobre la OOP, pero si definiremos a

continuación los conceptos de Objeto, Propiedades y Métodos.

Objeto.

Cuando en el mundo real nos referimos a objeto significa que hablamos de algo más o menos abstracto que

puede ser cualquier cosa. Si decidimos concretar un poco más podemos referirnos a objetos coche, objetos silla,

objetos casa, etc. En OOP, la generalización (o definición) de un objeto se llama Clase, así la clase coche seria

como la representante de todos los coches del mundo, mientras que un objeto coche seria un coche en concreto.

De momento, no definiremos ni estudiaremos las clases sino que nos concentraremos en los objetos, tenga en

cuenta pero que cualquier objeto está definido por una clase.

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Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 124

Cuando decimos que la clase coche representa a todos los coches del mundo significa que define como es un

coche, cualquier coche. Dicho de otra forma y para aproximarnos a la definición informática, la clase coche

define algo que tiene cuatro ruedas, un motor, un chasis,... entonces, cualquier objeto real de cuatro ruedas, un

motor, un chasis,... es un objeto de la clase coche.

Propiedades.

Cualquier objeto tiene características o propiedades como por ejemplo el color, la forma, peso, medidas, etc.

Estas propiedades se definen en la clase y luego se particularizan en cada objeto. Así, en la clase coche se podrían

definir las propiedades Color, Ancho y Largo , luego al definir un objeto concreto como coche ya se

particularizarían estas propiedades a, por ejemplo, Color = Rojo, Ancho = 2 metros y Largo = 3,5 metros.

Métodos.

La mayoría de objetos tienen comportamientos o realizan acciones, por ejemplo, una acción evidente de un

objeto coche es el de moverse o lo que es lo mismo, trasladarse de un punto inicial a un punto final. Cualquier

proceso que implica una acción o pauta de comportamiento por parte de un objeto se define en su clase para que

luego pueda manifestarse en cualquiera de sus objetos. Así, en la clase coche se definirían en el método mover

todos los procesos necesarios para llevarlo a cabo (los procesos para desplazar de un punto inicial a un punto

final), luego cada objeto de la clase coche simplemente tendría que invocar este método para trasladarse de un

punto inicial a un punto final, cualesquiera que fueran esos puntos.

Repasemos a continuación todos estos conceptos pero ahora desde el punto de vista de algunos de los objetos

que nos encontraremos en Excel como WorkSheet (Objeto hoja de cálculo) o Range (Objeto casilla o rango de

casillas).

Un objeto Range está definido por una clase donde se definen sus propiedades, recordemos que una propiedad

es una característica, modificable o no, de un objeto. Entre las propiedades de un objeto Range están Value , que

contiene el valor de la casilla , Column y Row que contienen respectivamente la fila y la columna de la casilla,

Font que contiene la fuente de los caracteres que muestra la casilla, etc.

Range, como objeto, también tiene métodos, recordemos que los métodos sirven llevar a cabo una acción sobre

un objeto. Por ejemplo el método Activate, hace activa una celda determinada, Clear, borra el contenido de una

celda o rango de celdas, Copy, copia el contenido de la celda o rango de celdas en el portapapeles.

Conjuntos.

Una conjunto es una colección de objetos del mismo tipo, para los que conozcan algún lenguaje de

programación es un array de objetos. Por ejemplo, dentro de un libro de trabajo puede existir más de una hoja

(WorkSheet), todas las hojas de un libro de trabajo forman un conjunto, el conjunto WorkSheets.

Cada elemento individual de un conjunto se referencia por un índice, de esta forma, la primera, segunda y tercera

hoja de un libro de trabajo, se referenciarán por WorkSheets(1), WorkSheets(2) y WorkSheets(3).

Objetos de Objetos.

Es muy habitual que una propiedad de un objeto sea otro objeto. Siguiendo con el coche, una de las propiedades

del coche es el motor, y el motor es un objeto con propiedades como cubicaje, caballos, número de válvulas, etc.

y métodos, como aumentar_revoluciones, coger_combustible, mover_pistones, etc.

Page 125: Excel avanzado 2010

Curso Avanzado de Ms Excel

Ing. oscar perez 125

En Excel, el objeto WorkSheets tiene la propiedad Range que es un objeto, Range tiene la propiedad Font que es

también un objeto y Font tiene la propiedad Bold (negrita). Tenga esto muy presente ya que utilizaremos

frecuentemente Propiedades de un objeto que serán también Objetos. Dicho de otra forma, hay propiedades que

devuelven objetos, por ejemplo, la propiedad Range de un objeto WorkSheet devuelve un objeto de tipo Range.

Programación Orientada a Objetos o Programación Basada en Objetos.

Hay una sutil diferencia entre las definiciones del título. Programación orientada a Objetos, significa que el

programador trabaja con objetos fabricados por él mismo, es decir, el programador es quien implementa las

clases para luego crear objetos a partir de ellas. Lo que haremos nosotros, por el momento, será utilizar objetos

ya definidos por la aplicación Excel (WorkSheets, Range,...) sin implementar ni nguno de nuevo, por lo que en

nuestro caso es más correcto hablar de programación basada en objetos. Observe que esta es una de las grandes

ventajas de la OOP, utilizar objetos definidos por alguien sin tener que conocer nada sobre su implementación,

sólo debemos conocer sus propiedades y métodos y utilizarlos de forma correcta.

Bueno, después de esta extensa pero necesaria introducción pasemos ya a hacer alguna cosa en Excel. No es

necesario que se aprenda lo anterior al pié de la letra y tampoco es necesario que lo comprenda al cien por cien,

sólo téngalo presente para las definiciones que vienen a continuación y verá como va asimilando los conceptos

de Objeto, propiedades, métodos, etc.