NOVEMBRE 2009 19

Una delle questioni più spinose cheun project manager affrontagiornalmente riguarda la conduzione

di un progetto e, se essa debba semprepassare attraverso i rigorosi dettami delproject management o se sia possibilesnellirla e adattarla alla situazionecontingente, senza che questa deviazione neaumenti il rischio di fallimento.Io stesso quando approcciai, anni addietro,alla disciplina, mi chiesi quante delle coseche avessi appreso fossero realmenteapplicabili nel quotidiano.Una delle frasi maggiormente ripetute nelPMBOK® (Project Management Body ofKnowledge pubblicazione principe del ProjectManagement Institute) ci ricorda che,rispetto a tutti i processi, alle tecniche emetodologie applicabili, ogni manager ha sìl’obbligo di tenerle sempre in considerazione,ma anche la libertà di plasmarle allasituazione corrente.

Ma ahimè, invece che aiutarlo, taleaffermazione pone ancor di più in imbarazzoil professionista: affidarmi al metodo ereiterarlo scrupolosamente oppure dare piùspazio all’intuito e all’esperienza?Rischiare di rimanere troppo ingessati dalladisciplina o navigare a vista ed esporsi apossibili perdite della rotta?Personalmente, una buona indicazione mi èstata indirettamente fornita dal più famosobiologo di tutti i tempi: Charles Darwin.Grazie alla sua teoria sull’evoluzione, ciindica come la specie che ha maggioriprobabilità di sopravvivenza in natura sia,non la più forte né tanto meno quella piùintelligente, ma semplicemente la più reattivaal cambiamento.A mio parere è proprio questa la chiave divolta: il cambiamento e la sua gestione.E’ proprio dietro alla parola cambiamento,sia nel metodo sia nel progetto, che prendonoforma i peggiori incubi del project manager.

Eppur si muove!

L’evoluzione della specieEmiliano Soldi

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Il cambiamento nel progettoIl cambiamento di un progetto durante lasua evoluzione è inevitabile e insito nellasua natura; questa affermazione èulteriormente avvalorata dai seguenti altridue aspetti.Il primo riguarda il contesto di recessioneeconomica che stiamo vivendo da alcunimesi a questa parte e che spesso ha unaricaduta drammatica sui progetti.Cancellazioni, riduzioni di budget,contrazione dei tempi di consegna, cambisostanziali e repentini degli obiettivi.Il secondo, forse ancor più critico perchénon transitorio, è inerente alle differentidimensioni e complessità sia dei progetti siadelle organizzazioni che li promuovono;questo non permette un approccio standardal lavoro del project manager e del team.Qual è allora la regola, il metodo, la giustavia per condurre i progetti?Ovviamente non esiste una risposta certa,ogni progetto è unico nella sua concezione,svolgimento e conclusione, ma lacomplessità crescente può essere affrontata

con una maggiore apertura verso prospettivedi adattabilità, flessibilità e agilità. Sono queste caratteristiche che sposano,infatti, anche il concetto di Darwin quandoci ha parlato di reattività al cambiamento.Il cambiamento, quindi, deve essereaccettato, considerato e, quando possibile,pianificato e gestito.La complessità dei sistemi e delle tecnologie,delle organizzazioni e dei conseguenticomportamenti delle stesse persone, èaumentata esponenzialmente e portainevitabilmente a continui aggiustamenti eassestamenti; non tenerne conto èl’anticamera del fallimento di qualsiasiattività personale o professionale.Tale scenario impone quindi la continuaricerca di bilanciamento tra pianificazioneed esecuzione, standardizzazione edesplorazione, in altre parole uncompromesso tra ordine e caos.Tornando a Darwin, riuscire ad esserereattivi implica in primo luogo l’ascolto.Saper ascoltare indica nella sua accezionepiù ampia, non solo la capacità di prestare

Rumore di Fondo

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attenzione alle paroledell’altro, ma anche quelladi rimanere attenti aisegnali e ai messaggiespliciti o impliciti chel’ambiente circostanterilascia. E’ infatti solo dopo averpercepito tali messaggi eaverli analizzati, che saremoin grado di reagire; e lareazione sarà tanto piùveloce, adeguata e precisa,quanto più flessibili e agilile nostre scelte e i comportamenti assuntiper metterle in atto.Ma siamo sicuri che di saper gestireagilmente il cambiamento?Analizziamo il più standard degli approcciin caso di richiesta di cambiamenti dispecifiche del progetto:• Cliente e project manager si incontranoper discutere la richiesta di modifiche

• Il project manager compila e inoltra ilverbale di riunione relativo

• Il project manager discute con lospecialista funzionale per valutarnel’impatto

• Il project manager redige e invia a tutti glistakeholder, il report di change request cheriporta anche le modalità diimplementazione discusse con lospecialista

• Il project manager organizza e conduce unmeeting con tutti gli stakeholder performalizzare la decisione finale

• Il project manager compila e inoltra ilverbale di riunione finale

Sono stati condotti tre meeting, redatti tredocumenti e fatto buon uso di postaelettronica che per sua natura è un mezzo dicomunicazione asincrono e non in grado digarantire velocità nella risposta.Sanjiv Augustine nella sua pubblicazione“Managing Agile Projects” (Prentice Hall),approfondisce un paio di concetti che vanno

invece nella direzioneopposta:• Condivisionedell’informazione

• Riduzione dei tempidecisionali

• Contatto direttoViene riconosciuto un ruoloprincipe all’informazioneche deve essere accessibile atutti gli stakeholder, senzapreclusioni o ostacoli:ognuno deve essere in gradodi accedere all’informazione

quando, dove e come vuole.Poi viene posta un’enfasi particolare sullanecessità di ridurre il tempo necessario alprocesso decisionale.Quanto sopra è possibile preferendocomunicazioni dirette (face-to-face),collocando tutti i membri di progetto nellostesso ufficio (war room), avendo adisposizione lavagne e pannelli informatividove annotare e rendere immediatamentedisponibili informazioni di progetto,organizzando brevi riunioni di avanzamentolavori ogni giorno e infine, non menoimportante, aver disponibile direttamente inloco un delegato del cliente che possaassegnare priorità alle attività da eseguire,dare feedback diretti sull’avanzamento egestire eventuali problemi dicomunicazione.Certo, tutto questo suona molto bene sullacarta ma la realtà, come abbiamo visto, èspesso diversa.Personalmente credo che anche qui larisposta possa essere trovata nella ricercaquotidiana del giusto compromesso.Il project manager, a differenza di alcunianni fa, è oggi chiamato ad una sfida piùcomplessa e solo coloro con i maggiori skillmanageriali, di gestione del rischio, dileadership e di attitudine allacomunicazione, sopravvivrannocontinuando la specie. ◆

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