Events management

Orizzonte di riferimento

2

Gli eventi sono centrali per la cultura come forse mai prima d’ora

Crescita del leisure time e della capacità discrezionale di spesa > proliferazione di eventi pubblici, celebrazioni ed entertainment

I governi sostengono e promuovono eventi nel quadro delle loro strategie di sviluppo economico, di costruzione della nazione e di destination marketing

Corporation> marketing & promozione d'immagine

Espongono le persone a nuove idee ed esperienze, promuovono la partecipazione ad attività e incoraggiano la tolleranza e la diversità

Marketing esperienziale

• Radici profonde nell’era della conoscenza (cfr. Rifkin)

• Competizione: livello globale• Nuove piattaforme (i miracoli della tecnologia,

l’interconnessione, l’accesso)• Facilità di spostamento • Aumento della capacità di spesa in leisure• Livello immateriale • Soddisfacimento di un insieme complesso di

bisogni individuali

Eventi nel tempo

• Antichi eventi erano le feste• Miti, riti, communitas• Vincolo, legame sociale• Vacanza, tempo libero• Rovesciamento dei ruoli (es. carnavale,

halloween)

Event industry / 1

üCommercializzazione delle celebrazioni popolariüCongressi politici e religiosi e convention

commerciali e professionali in America (fine XIX secolo)

ü Sviluppo di luoghi deputati agli eventi (meeting) supportati dalla crescita di facilities appropriate «From public halls (first century AD), churches (10th &11th century), market towns (13th century), and guildhalls (14th century), through inns and coffe houses (17th century), assembly rooms, town halls and universities (18th century), to specialist banqueting and assembly facilities such as meeting rooms within hotels (19th century)» (Bowdin & co., 2010)

Event industry / 2

Prima metà del XX secolo- Nascita delle «trade associations» e dei «national

trade departments» - Le principali exhibitions, festivals ed eventi attuali

hanno le loro origini in questo periodoSeconda metà del XX secolo- investimenti significativi in infrastrutture a supporto

di conferenze ed eventi - Crescita del grado di professionalità nella gestione

degli eventi e figure dedicate

Key concepts

Celebrazione di milestones

Processo rituale (rites of passage> Van Gennep/Victor Turner) > ora aiutano a marcare ere e definire momenti topici

(es. Universal Expo, World cup, Australia Olympics, …)

Esperienza stra-ordinaria (vs vita quotidiana)

Riaffermazione della comunità o della cultura

(> scientific community)

Identità Comunità

Scambio di conoscenzaFormazione

Casi di successo• Piano culturale

cultura diffusa per cui gli eventi sono vissuti a livello collettivo come uno dei principali momenti di valorizzazione della Città/Impresa, da un punto di vista identitario, di socializzazione e di promozione d’immagine

• Piano ideativo e progettualegli eventi culturali rappresentano occasioni di esercizio per creatività e innovazione; pertanto i grandi eventi pubblici non si risolvono a puro svago, ma puntano alla valorizzazione genuina delle risorse e attrattive della città/impresa in maniera nuova

• Piano gestionaleuna pluralità di soggetti partecipa alla nascita e alla maturazione di eventi di successo: l’organizzazione punta ad una sempre maggiore messa in rete di conoscenze e capacità specifiche, disseminate nell’organizzazione stessa e nella rete dei soggetti, gestendo i vari task attraverso nodi altamente specializzati

Definizioni di evento

• Getz: «unique, stemming from a blend of management, program, setting and people»

• Goldblatt: «A unique moment in time celebrated with ceremony and ritual to satisfy specific needs»

Evento MICE (APEX Industry Glossary): 1) Partecipatory meeting designed for discussion, fact-finding,

problem solving and consultation2) An event used by any organisation to meet and exchange

views, convey a message, open a debate or give publicity to some area of opinion on a specific issue.

Tipologie di evento (Arcordia Robb)

• Eventi: fornire intrattenimento per fini commerciali

• Festival: occasioni speciali e celebrazioni comunitarie

• MICE: scambio di info e idee

EVENTSMega-eventMajor event

Hallmark eventSignatureeventSpecial event

M.I.C.E.ConferenceCongress

ConventionExhibition

ForumIncentiveMeetingSeminar

SymposiumTrade Show

FESTIVALSCommunity celebration

Community entertainmentHistorical commemorationMulticultural celebration

Seasonal eventReligious celebration

Tipologie di evento / 2Tipo di Evento Caratteristiche distintive

Eve

nts

Mega-event High volume of visitors / Extensive media exposure /Economically significant

Major event High volume of visitors / Wide media coverage / Economically significant

Hallmark event High volume of visitors / Strongly themed / Presence of ceremony and ritual

Signature Linked to a particular location

Special Event Once only or occurring irregularly

Fest

ival

s Festival Community focus / Community participation: celebratory, cultural, religious, or seasonal themes

MIC

E

Convention Large scale meeting / National, regional, international significance

Congress Large scale meeting / International significance / Political connotations

Conference Exchange of ideas / Focused on career interests

Incentive Motivational tool / Stimulates employees productivity or encourages buying patterns

Forum Public debate / Open discussion/ Audience participation

Symposium Professional organized discussion of new developments

Seminar Small scale educational meeting / Sharing of views

Exhibition Display of goods or services, showcase cultural achievements, open to the public

Trade Show Marketing Events, meeting of suppliers and buyers / Exclusive to particular industries.

Fondazione Bruno Kessler

FBK > EVENTS

ü NATIONAL & INTERNATIONAL SCIENTIFIC EVENTSCONFERENCES, WORKSHOPS & SYMPOSIUMinvolving a large number of research communities2009: more than 100 eventse.g. CIT Centre UMAP 2009, CMM MEMSWAVE 2009, ECT* Workshop on PWA and Resonances 2009, ISR CatholicTheological Ethics in the World Church 2010, ISIG Riflessioni sulla DDR. Prospettive internazionali e multidisciplinari 20 annidopo

ü NETWORKING EVENTSINCENTIVE, MEETINGS & EXHIBITIONSe.g. TRENTINO TECHNOLOGY TOUR 2009 The event helps build and showcase the ICT strength of Trento region within Europe– bringing the cream of Trento technologies, research platforms and young ambitious companies to a European audience of selectedinvestors and entrepreneurs.INTERNATIONAL BROKERAGE EVENT on ENERGY RESEARCH and EU COMMISSION The event has the intent to disseminate general info about the call Energy-2010-2: general indications, accessibility to the call, topics related to the call and all other basic info to participate proposing a project idea.

FBK > EVENTS

ü SPECIAL & HALLMARK EVENTSCOMMUNICATION, SPECIAL PROJECTS & SIGNATURE e.g. RESEARCHERS’NIGHT (EU PROJECT) Through offering the public at large and specifically youngpeople the opportunity to directly get in touch with researchers in a friendly and relaxed atmosphere, theResearchers’ Night project not only allows the participants to better understand the input of research ineconomic growth, employment and competition and in their dally lives, but also offers a unique occasion todiscover the “human face” of researchers.Signature Events CNR-FBKAgreement, Prysmian-FBK

ü INSTITUTIONAL EVENTSinvolving the whole Trentino Research & Education Systeme.g. Trento Research, Innovation, and Education System (Trento RISE) in the EIT ICT Labs. A Presentation Day The meeting will be attended by major international partners, national and local Consortium "Trento RISE" (Research Innovation Education System) for EIT (European Institute of Innovation and Technology) - ICT Labs.

Progettazione - Statement of scope

1)DescrizionedelprogettoEs.Analisidelcontestosociale,organizzativo,culturaleincuisisitual’evento

2) Obiettivi(SMART)Accrescerelariconoscibilità• Guadagno• Accenderel’attenzionedeimedia• Attrarreilpubblicofinalepressolasededell’evento…

3)Ideacentrale• Es.Sistemadiofferta=ciòchel’eventopropone(offertacentrale)• Offertaarricchita(altreattivitàcorrelate)• Servizioffertialpubblico…

4)Accreditamentodell’idea(perchél’ideafunziona)5)MappadegliStakeholders (perchi l’ideafunziona)• Pubblicofinale:bisogniedestinatari• Sezionidelpubblico(adulti,bambini,studenti,aziende,soci,…)• Bisognidellacomunitàdiriferimentochevengono‘assolti’dall’evento…

Riprogettazioneinprogress

Fattibilità

Fattibilitàorganizzativa

•Siamoautosufficientiodobbiamoricorrereall’esterno?•Mezzi,risorse,persone;•Capacità•Attrezzature•Spazi•Location•…

Fattibilitàtecnico-logistica

•Qualisonoivincolidavalutare?•Requisitidisicurezza•(security,spaziinibiti,assicurazione,…)

•Requisitilogistici•Strumentazionidelicate,requisititecniciparticolari(es.demosumonitornolucediretta)

•Permessidarichiedere•(occupazionesuolopubblico,concessionespazi,….)

•Particolarivincolilogistici

FattibilitàEconomica

•Qualisonoivincolieconomicieleopportunitàchepossiamopensaredimettereincampo?•Costi•Partneriati•Sponsorship•Altro

Fattibilitàdimarketing

•Qualisonoipubblicidell’eventoecomepossoraggiungerli?•Destinatari•Pubblico•Modalitàdicomunicazione

AnalisiSWOT

Pianooperativo• Obiettivideldocumentosonoindividuare:

costi,tempi,duratadelprogettorisorsefondamentaliformatgenerale(soluzionilogistiche,finanziamenti,partner,permessi,…)

1. Formareilteamdiprogetto2. Crearel’agenda3. Stilareunbudgetpreventivo4. Coprireicosti5. Faresoldi

Formareilteamdiprogetto

• Chisonolepersonechelavoranoalteam?• Qualeteam?scientifico,organizzativo,disupporto• Comecisiorganizzaequaliruolisonoaffidatiaognuno?• Comesonoallocati itask?

Esempi:• Coordinatoreorganizzativo• Responsabiledelbudget• Responsabiledellalogistica• Responsabiledellesponsorship• Responsabiledegliinvitati…

Crearel’agenda

• SceltadelledateEscludere:vacanze,noeventiinparallelo,nofinalideimondiali,nolezionisedentrouniversità…

• Tararedate/tempisulpubblicoEs.ipartecipantiusanomezzipubblici…

• Definizionedelleattività• Formatdell’evento,macro-attività,microattività…• Allocareiltempo• Creareunpalinsestoedefinireilprogramma• Staffdell’evento(facilitatori)Chisioccupadell’accoglienzadelpubblico,delcontrollodellavenue,delcontrollodeifornitori,segueirelatori,…?

Budgetpreventivo

• Vadefinitounobiettivofinanziario• Vanegoziato• Richiedeun’attentaanalisiepianificazionefinanziariaComevafatto?• Analisidiscenario• Studiocasiprecedenti/similari• Se fattobeneunabuonatracciaancheperilcontrolloorganizzativo

• Esempiobudget

Coprireicosti/Incomeesponsor• Definireicostidiaccessoeicontributi• Feesdiregistrazione(categorie/tempistiche)• SponsorshipvsSponsorshiptecniche(in-kind>contributialivellodi

allestimenti,attrezzatura,spazi,staff,food)

– Donazioni,contributiegrants(flussifinanziari)– Individuazionedeisoggettichepossonofinanziare l’evento:fondazioni

(bandicomees.Caritro),entipubblici,aziende…– Letteradirichiesta,propostainbaseaspecificheguidelinesrichieste

daldonor.– Darevisibilitàaglisponsor– Ringraziamentiereportistica

• Calcolodelbreakevenpoint• Tagliodeicosti(!)

Faresoldi

a)Partecipationfees- quantoilpartecipanteèdispostoaspendereperprendereparteall’evento- valutazionipassateedizioni,eventisimili,…- segmentodipopolazioneacuiciindirizziamo- Formanypeopleonlythingsthatcostmoneyhavevalue…

b)Venditaprodotti

Promuovere l’evento• Invitareipartecipanti facetoface,telefono,mailing,invitoperposta,socialnetwork;a) Pubblicità;Quotidianilocali;newsletters,poster,flyers,radio,communità (scuole,…);b) Annunciodell’eventodurantealtrieventi;Es.gemellaggioconentiparalleli,annuncioinaltreconferenzecontematiche

simili,…c) WebWebsite,web2.0(socialnetwork,…)…

• Migliorpromozionedell’evento:farepassaparola!(wordofmouth)• Parlarneconpartecipantipotenzialiepersuaderliavenire/Partecipareadeventi,socialmeeting,pranzi,party…

• Creareimaterialipubblicitari• Attrattivi,creativimachecontenganoleinformazioniminimenecessarie:• nomedell’evento,location,data(inizioefine),costod’accessoall’evento,contatti,sitoweb,paginadiregistrazione

• Scegliereiltitologiusto• Sceltacritica.• Inalcunicasisitrattadiunasceltagiàdefinita(conferenze,eventicommissionati,format…).• Inaltrilasceltaèperlaformapiùsempliceediretta.• Nellapiùaltaintenzione,lamission èquelladirispecchiarel’atmosferadell’evento.

Definire la logistica

a) Scalettadeitempib) Pianodella venueedei serivizi connessic) Attrezzatured) Invited speakerse) Materialiperipartecipantif) Food &beverageg) Gestionepartecipanti (Rispostearichiesteeconfermedella

partecipazione)h) Registrazionii) Gestionesegreteriaonsite

BibliografiaCristante S., Barile N., Breve storia degli eventi culturali, Bevivino, Milano, 2004

Events beyond 2000: setting the agenda Proceeding of Conference on Event Evaluation, Research and education, Sydney, July 2000

Rifkin J., L’era dell’accesso, La rivoluzione della new economy, Mondadori, Milano, 2000

Roche M., Mega events and Modernity. Olimpics, Expos and the growth of global culture, Routledge, UK, 2000

Turner V., Dal rito al teatro, Bologna, Il Mulino, 1986