evaluasi penerapan sistem informasi arsip dinamis...

22
EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ( SIMARDI ) DI KELURAHAN TANJUNGPINANG TIMUR KECAMATAN BUKIT BESTARI KOTA TANJUNGPINANG NASKAH PUBLIKASI Oleh NEJEL KRIFA KURNIAWAN NIM: 100563201128 PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI TANJUNGPINANG 2017

Upload: phungtram

Post on 25-Mar-2019

229 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIPDINAMIS ( SIMARDI ) DI KELURAHAN TANJUNGPINANG

TIMUR KECAMATAN BUKIT BESTARI KOTATANJUNGPINANG

NASKAH PUBLIKASI

Oleh

NEJEL KRIFA KURNIAWANNIM: 100563201128

PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARAFAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJITANJUNGPINANG

2017

Page 2: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

ABSTRAK

Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis ( SIMARDI ), di KelurahanTanjungpinang Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang.Berdasarkan latar belakang diadakan penelitian ini adalah, masih saja ditemukanpermasalahan tentang pengelolaan kearsipan, di Kelurahan Tanjungpinang TimurKecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang. Padahal pengelolaan kearsipansudah menggunakan Sistem Informasi Arsip Dinamis (SIMARDI). AplikasiBerbasis perangkat lunak komputer ini sudah dirancang untuk memudahkanpenggunanya di dalam pengelolaan kearsipan, namun di KelurahanTanjungpinang Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang, masih sajadi temukan permasalahan kearsipan seperti, sulitnya menemukan kembalibeberapa jenis arsip, masih terbatasnya kemampuan Sumber Daya Manusiadidalam pengelolaan arsip, sehingga perlu diadakan sebuah evaluasi guna untukmengetahui bagaimana penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis (SIMARDI) diKelurahan Tanjungpinang Timur Kecamatan Bukit Bestari Kota Tanjungpinang.Informan dalam penelitian ini berjumlah 5 (lima) orang, 2 (dua) Orang dari DinasPerpustakaan dan Kearsipan Kota Tanjungpinang, 3 (tiga) Orang dari KelurahanTanjungpinang Timur. Jika dilihat dari hasil Penelitian ini, penggunaan sistem inibelum berjalan maksimal, dikarenakan apa yang menjadi tujuan dan sasaranpenggunaan ( SIMARDI ) belum tercapai, perlunya perbaikan dan penambahanfasilitas sarana dan prasarana guna mendukung terciptanya pencapaian kearsipanyang baik, perlu adanya Sumber Daya Manusia yang mempunyai dasarpendidikan kearsipan sehingga bisa membantu pengelolaan kearsipan ataudiadakan Pelatihan Khusus Sehingga, Petugas Pengelola Kearsipan mendapatkanpengetahuan keterampilan didalam pengelolaan kearsipan.

Kata Kunci : Evaluasi, Sistem Informasi Arsip Dinamis.

Page 3: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

A B S T R A C T

Evaluation Of The Application Of The Information System For Archive(SIMARDI), In Kelurahan Tanjungpinang Timur sub-district Bukit Bestaritanjungpinang city. Based on the background held this research is, still foundproblems about the management of archives, In fact the management of chanceryhave used archive information system dynamic (SIMARDI). Based programcomputer software has been designed to ease the user in in the management ofchancery, but In Kelurahan Tanjungpinang Timur sub-district d Bukit Bestaritanjungpinang city, Still found problems chancery as, The difficulty of reinventsome kind of archive, Still financial shortage of human resources management inthe archives, So we needed held a evaluation in order to to see how application ofthe system information archive dynamic (SIMARDI) In Kelurahan TanjungpinangTimur sub-district Bukit Bestari tanjungpinang city. Informants in this researchwere 5 ( five ) persons, 2 ( two ) from the office of library and chancery citytanjungpinang, 3 ( three ) people from Kelurahan Tanjungpinang Timur, Whenviewed from the result of this research, the use of this system is not yet runmaximally, Because what is the objectives and targets of the use of (SIMARDI)has not been obtained, The need for improvement and the addition of facility andinfrastructure to supporting the creation achievement chancery good, Thereshould have been human resource have in education chancery so that can helpmanagement chancery or held special training so, Management officers chanceryget the knowledge skill in the management of chancery .

Keywords: Evaluation, Information System For Archives.

Page 4: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS( SIMARDI ) DI KELURAHAN TANJUNGPINANG TIMUR

KECAMATAN BUKIT BESTARI KOTA TANJUNGPINANG

A. Latar Belakang

Sebagaimana diamanatkan Pasal 3

Undang–Undang Nomor 43 Tahun

2009 tentang kearsipan menyatakan

bahwa tujuan penyelenggaraan

kearsipan adalah untuk menjamin

terciptanya arsip, ketersedian yang

autentik dan terpercaya, terwujudnya

pengelolaan arsip yang andal,

perlindungan kepentingan negara dan

hak – hak keperdataan, keselamatan

aset nasional dan mendinamiskan

penyelenggaraan kearsipan nasional

serta meningkatkan kualiatas pelayanan

publik. Untuk mewujudkan amanat

pasal 3 dalam Undang – Undang

tersebut maka diperlukan adanya

kebijakan pengelolaan dan pembinaan

arsip secara menyeluruh pada setiap

jenjang pemerintahan mulai dari

Pemerintahan Pusat hingga

Pemerintahan Desa/Kelurahan.

Salah satu upaya kebijakan

yang tercantum di dalam Peraturan

Walikota Tanjungpinanng No. 22

Tahun 2010 tentang Pedoman Tata

Kearsipan dilingkungan Pemerintah

Kota Tanjungpinang Pasal 3 ayat 1

bahwa tata kearsipan di daerah

dilaksanakan sesuai dengan

perkembangan dan kemajuan teknologi

melalui Modernisasi Sistem Kearsipan

Pemerintah Kota. Upaya yang

ditempuh untuk mengatasi tata

kearsipan dengan cara menggunakan

dan memanfaatkan kecanggihan

teknologi elektronik penerapan

teknologi informasi yang dilakukan

oleh Pemerintah Kota Tanjungpinang

melalui Dinas Perpustakaan dan

Page 5: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

Kearsipan Kota Tanjungpinang pada

instansi – instansinya termasuk pada

Kelurahan Tanjungpinang Timur untuk

membantu di dalam pengelolaan arsip

dengan menggunakan perangkat lunak

komputer (Software) Sistem Informasi

Arsip Dinamis (SIMARDI) Archive

Application System Versi 5.6,

pengggunaan teknologi tepat guna

inilah yang di harapkan Pemerintah

Kota Tanjungpinang Untuk

Mempermudah Pekerjaan di setiap

instansinya didalam pengelolaan suatu

Sistem Informasi Arsip Dinamis.

Aplikasi kearsipan “SIMARDI-

Offline” Merupakan Singkatan kata

dari Sistem Informasi Arsip Dinamis

yang diciptakan dalam rangka

membantu pengelolaan kearsipan mulai

dari proses data entri surat keluar dan

masuk, retensi arsip, bentuk – bentuk

laporan yang berkaitan dalam

pengolahan arsip diantaranya Daftar

Pertelaan Arsip (DPA Permanen, DPA

Musnah dan Dinilai Kembali ) dan

laporan statistik volume kearsipan agar

arsip – arsip yang berada di seluruh

unit kerja dapat terpantau dan menjadi

lebih tertib. Dinamakan Offline karena

aplikasi ini tidak terhubung dengan

internet.

Penerapan Sistem Informasi

Arsip Dinamis (SIMARDI) merupakan

salah satu wujud Pemerintah Kota

Tanjungpinang di dalam

mempermudah Pengelolaan Kearsipan

berbasis Teknologi Informasi, Di

Kelurahan Tanjungpinang Timur

Penerapan Sistem Informasi Arsip

Dinamis (SIMARDI) Sudah

Dipergunakan Sejak Awal Tahun 2015,

penggunaan perangkat lunak komputer

(Software) ini yang mempunyai tujuan

untuk mempermudah pengelolaan arsip

Page 6: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

guna mengatasi permasalahan

kearsipan yang ada di setiap instansi

Pemerintah Kota Tanjungpinang.

Di era globalisasi dan

Teknologi Informasi, sangat

dibutuhkan peran dari komputerisasi

arsip dalam hal kearsipan di perlukan

sistem yang canggih, efektif dan

efesien. Tujuan dari penggunaan

Sistem SIMARDI ini menciptakan

pengelolaan kearsipan lebih baik yang

dapat mengurangi resiko, rusak, hilang,

dan menciptakan ketetapan dan

kecepatan didalam penemuan kembali

arsip, didalam penerapan SIMARDI

mewujudkan dan mengatasi

permasalahan kearsipan, namun di

Kelurahan Tanjungpinang Timur

Kecamatan Bukit Bestari Kota

Tanjungpinang masih di temukan

beberapa kendala, tentu saja dikarena

beberapa faktor lainnya. tugas pokok

dan fungsinya petugas arsip ini sangat

bertanggungjawab atas penataan,

pengelolaan, dan penggunaan arsip

tersebut dan apabila suatu saat arsip

tersebut dibutuhkan akan mudah

ditemukan kembali arsip tersebut masih

dalam keadaan baik, sangat diperlukan

pengelolaan kearsipan yang baik.

Berdasarkan pengamatan

langsung oleh penulis di lapangan

masih terdapat beberapa permasalahan

kearsipan, baik itu sebelum penerapan

Sistem Informasi Arsip Dinamis

(SIMARDI) maupun sesudah

penerapannya, seperti masalah –

masalah yang sering kita temui di

dalam pengelolaan kearsipan, misalnya

masih saja terdapat beberapa

permasalahan didalam pengelolaan

kearsipan seperti tidak teraturnya letak

beberapa jenis arsip sehingga untuk

melakukan penemuan kembali seperti

Page 7: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

petugas arsip masih juga membutuhkan

waktu yang lama.

Penerapan teknologi informasi

dilakukan dengan mengubah dari

sistem manual menjadi sistem yang

terkomputerisasi. Oleh karena itu

diperlukan, adanya suatu kegiatan

evaluasi penerapan Sistem Informasi

Arsip Dinamis (SIMARDI) pada

Kelurahan Tanjungpinang Timur,

berdasarkan latar belakang diatas,

maka penulis mengambil judul

penelitian ini sebagai berikut

:“EVALUASI PENERAPAN

SISTEM INFORMASI ARSIP

DINAMIS (SIMARDI) DI

KELURAHANTANJUNGPINANG

TIMUR KECAMATAN BUKIT

BESTARI KOTA

TANJUNGPINANG“.

B. Rumusan Masalah

Penerapan teknologi informasi

dilakukan dengan mengubah dari

sistem manual menjadi sistem yang

terkomputerisasi. Berdasarkan

pengamatan penulis Penerapan Sistem

Informasi Arsip Dinamis (SIMARDI)

di Kelurahan Tanjungpinang Timur

Kecamatan Bukit Bestari Kota

Tanjungpinang masih mengalami

permasalahan diatas maka perumusan

yang ditetapkan adalah sebagai berikut

: “ Bagaimana Evaluasi Penerapan

Sistem Informasi Arsip Dinamis

(SIMARDI) Di Kelurahan

Tanjungpinang Timur Kecamatan

Bukit Bestari Kota Tanjungpinang

?”.

C. Tujuan Dan Kegunaan

Penelitian

1. Tujuan dari penelitian tersebut

adalah :

Page 8: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

a. Untuk mengetahui Evaluasi

Penerapan Sistem Informasi Arsip

Dinamis (SIMARDI) di Kelurahan

Tanjungpinang Timur Kecamatan

Bukit Bestari Kota Tanjungpinang.

2. Sedangkan Kegunaan Dari

Penelitian yaitu :

a. Dari Aspek Akademis, penelitian

ini dapat mengkaji secara lebih

mendalam tentang pelaksanaan

Penerapan Sistem Informasi Arsip

Dinamis (SIMARDI) di Kelurahan

Tanjungpinang Timur Kecamatan

Bukit Bestari Kota Tanjungpinang.

b. Dari aspek praktis, hasil penelitian

ini di harapkan dapat menjadi

bahan alternatif pemikiran atau

pertimbangan dalam pengambil

putusan yang berkenaan dengan

pelaksanaan penerapan Sistem

Informasi Arsip Dinamis

(SIMARDI) di Kelurahan

Tanjungpinang Timur Kecamatan

Bukit Bestari Kota Tanjungpinang.

D. Kerangka Teoritis

1. Pengertian Evaluasi

Pendapat mengenai evaluasi

diungkapkan Dunn dalam Agustino

(2008:187) yang mengemukakan

bahwa :

Evaluasi berkenaan dengan

produksi informasi mengenai nilai –

nilai atau manfaat – manfaat hasil

kebijakan. Ketika ia bernilai dan

bermanfaat bagi penilaian penyelesaian

masalah, maka hasil tersebut

memeberikan sumbangan pada tujuan

dan sasaran bagi evaluator, secara

khusus dan penggunaan lainnya secara

umum. Ada tiga fungsi dari evaluasi :

Pertama, evaluasi harus memberi

informasi yang valid dan dipercaya

mengenai kinerja kebijakan yang

meliputi seberapa jauh tujuan tertentu

telah dicapai; apakah tindakan yang

ditempuh oleh implementing agencies

sudah benar – benar efektif, responsif,

akuntabel dan adil; serta bagaimana

Page 9: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

efek dan dampak dari kebijakan itu

sendiri, Kedua, evaluasi berfungsi

memberi sumbangan pada klarifikasi

dan kritik terhadap nilai – nilai yang

mendasari pemilihan tujuan dan target

tanpa oleh kepentingan nilai dari suatu

kelompok/golongan tertentu. Ketiga ,

evaluasi berfungsi juga untuk memberi

sumbangan pada aplikasi metode –

metode analisis kebijakan lainnya,

termasuk bagi perumusan masalah

maupun pada rekomendasi kebijakan.

Menurut Wirawan (2016:9) evaluasi

adalah:“Riset untuk mengumpulkan,

menganalisis, dan menyajikan

informasi yang bermanfaat mengenai

objek evaluasi, selanjutnya menilainya

dan membandingkannya dengan

indikator evaluasi dan hasilnya

dipergunakan untuk mengambil

keputusan mengenai objek evaluasi

tersebut”.

Hal tersebut diperjelas oleh Wirawan

(2016:25) yakni evaluasi program

adalah metode sistematik untuk

mengumpulkan, menganalisis, dan

memakai informasi untuk menjawab

pertanyaan dasar mengenai program.

Evaluasi program dapat

dikelompokkan menjadi evaluasi

proses (process evaluation), evaluasi

manfaat (outcome evaluation), dan

evaluasi akibat (impact evaluation).

Evaluasi proses (process evaluation)

meneliti dan menilai apakah intervensi

atau penerapan sistem telah

dilaksanakan seperti yang

direncanakan, dan apakah target yang

direncanakan telah tercapai. Evaluasi

ini juga menilai mengenai strategi

pelaksanaan penerapan sistem.

Evaluasi manfaat (outcome evaluation)

meneliti, menilai, dan menentukan

apakah program telah menghasilkan

perubahan yang diharapkan.

Page 10: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

E. Metode Penelitian

1. Jenis penelitian

Dalam penelitian ini

menggunakan jenis penelitian

desktiptif dengan pendekatan

kualitatif. Sugiono (2005:11)

menyatakan bahwa : “Penelitian

deskriptif adalah penelitian yang

dilakukan untuk mengetahui

variabel mandiri, baik satu variabel

atau lebih tanpa membuat

perbandingan atau

menghubungkan antara satu

variabel dengan variabel yang

lain”. Lebih lanjut dikatakan oleh

Denzin dan Lincoln (dalam

Moleong 2006:5) bahwa penelitian

kualitatif adalah penelitian yang

menggunakan latar alamiah,

dengan maksud menafsirkan

fenomena yang terjadi dan

dilakukan dengan jalan melibatkan

berbagai metode yang ada.

2. Lokasi penelitan

Dalam hal ini Penelitian dilakukan

di Kelurahan Tanjungpinang

Timur Kecamatan Bukit Bestari

Kota Tanjungpinang, Alasan

penulis memilih Kelurahan

Tanjungpinang Timur Kecamatan

Bukit Bestari Kota Tanjungpinang

dikarenakan Penerapan Sistem ini

baru berjalan dan penulis ingin

mengevaluasi Penerapan Sistem

Informasi Arsip Dinamis (

SIMARDI).

3. Informan

Informan dalam penelitian ini adalah

jumlah pegawai pada Dinas

Perpustakaan dan Kearsipan Kota

Tanjungpinang dan Kelurahan

Tanjungpinang Timur, yang berjumlah

Page 11: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

5 orang, dengan rincian sebagai

berikut : Pegawai Dinas Perpustakaan

dan Kearsipan Kota Tanjungpinang

sebagai informen tentunya yang lebih

menguasai tentang SIMARDI,

Sekretaris Kelurahan, Staf Pelaksana

Sistemnya.

Menurut Moleong (2009: 132)

mengenai pengertian informan adalah

“Orang yang dimanfaatkan untuk

memberikan informasi tentang situasi

dan kondisi latar penelitian.” Dalam

penelitian kualitatif informan sangat

penting, karena itu peneliti harus

memilih orang yang benar–benar tepat

sebagai informan agar data atau

informasi yang diperoleh dapat benar–

benar tepat, akurat, dan dapat

dipertanggungjawabkan. Informan

dalam penelitian ini diambil

menggunakan teknik Snowball

sampling. Snowball sampling adalah

teknik sampling yang semula

berjumlah kecil kemudian anggota

sampel (responden) mengajak para

temannya untuk dijadikan sampel dan

seterusnya sehingga jumlah sampel

semakin banyak jumlahnya. Seperti

bola salju yang sedang menggelinding

semakin jauh semakin membesar.

(Sugiyono, 2009: 61).

4. Sumber dan Jenis Data

Penelitian ini menggunakan data

kualitatif untuk menceritakan,

menjelaskan, dan menggambarkan.

Agar mendapat data yang berkaitan

dengan permasalahan yang diteliti,

maka penulis mengambil data

sebagai berikut :

a. Data Primer

Data primer adalah data pokok

dalam penelitian yang diperoleh

langsung dari lapangan, Data-

Page 12: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

data lain yang dianggap perlu

yang berhubungan dengan

masalah penelitian.

b. Data Sekunder

Data pendukung penelitian yang

diperoleh dari dokumentasi atau

informasi dari Kelurahan

Tanjungpinang Timur yang

dibutuhkan untuk penelitian ini.

Data yang diperlukan meliputi :

Gambaran umum lokasi

penelitian, kondisi sarana dan

prasarana serta fasilitasnya, data -

data yang dianggap perlu.

5. Teknik dan Alat Pengumpulan

Data

a. Observasi

Yaitu teknik pengumpulan data

yang dipergunakan peneliti dalam

melakukan pengamatan langsung

serta pencatatan gejala- gejala

yang nampak pada objek

penelitian. Pengamatan ini

dilakukan pada saat situasi dan

kondisi dilapangan yang

mempunyai kaitan erat dalam

penggunaan SIMARDI dan

pengelolaan kearsipan. Observasi

ini bermanfaat untuk melengkapi

data- data primer yang telah

diperoleh, agar dalam penelitian

ini data- data yang diperoleh lebih

akurat. Alat pengumpulan data

yang digunakan dalam penelitian

ini adalah daftar cheklist yaitu

daftar pertanyaan yang digunakan

untuk membantu observasi

dilapangan

Page 13: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

b. Wawancara

Teknik wawancara merupakan teknik

pengumpulan data kualitatif dengan

menggunakan instrumen yaitu

pedoman wawancara. Wawancara

dilakukan oleh peneliti dengan subjek

penelitian yang terbatas.

Dikemukakan oleh Arikunto (2006 :

155) wawancara atau interview adalah

sebuah dialog yang dilakukan oleh

pewawancara untuk memperoleh

informasi dari terwawancara.

F. Teknik Analisis data

Dalam penelitian ini menggunakan

teknik analisis deskriptif kualitatif,

menurut Bogdan dan Biklen (Moleong,

2004:248) teknik analisis data

merupakan upaya yang dilakukan

dengan jalan bekerja dengan data,

mengorganisasikan data, memilah-

milahnya dalam satuan yang dapat

dikelola, mensintesiskannya, mencari

dan menemukan pola, menemukan apa

yang penting dan apa yang dipelajari

dan memutuskan apa yang dapat

diceritakan kepada orang lain.

Moleong (2002:35) menyatakan analisa

dan kualitatif adalah proses

pengorganisasian, dan penguratan data

kedalam pola dan kategori serta satu

uraian dasar, sehingga dapat

dikemukakan tema yang seperti

disarankan oleh data. Adapun langkah

– langkah analisa data yang dilakukan

adalah : (1) menelaah dari semua data

yang tersedia dari berbagai sumber, (2)

reduksi data yang dilakukan dengan

membuat abstraksi, (3) menyusun data

kedalam satuan-satuan, (4)

pengkategorian data sambil membuat

koding, (5) mengadakan pemeriksaaan

keabsahan data, dan (6) penafsiran data

secara deskriptif.

Page 14: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

G. Hasil Dan Pembahasan

1. Sistem Kearsipan yang berjalan

dari sistem sebelumnya

Sebelum menggunakan perangkat

lunak komputer Sistem Informasi Arsip

Dinamis ( SIMARDI ) di Kelurahan

Tanjungpinang Timur Menggunakan

Sistem Manual, jadi setiap melakukan

register surat masuk dan surat keluar di

Kelurahan Tanjungpinang Timur

mencatat di buku, penomoran index

surat berdasarkan jenis surat dicari

secara manual, hal ini sangat

merepotkan pengelola arsip di

Kelurahan Tanjungpinang Timur, jadi

sistem pengelolaan arsip yang

diterapkan membantu pengelola arsip

didalam meregister surat dan arsip

lainya, Karena sistem pemilahan jenis

surat dan penomoran di lakukan secara

otomatis sehingga petugas pengelola

tinggal menata arsip dengan baik.

2. Sosialisasi Penerapan Sistem

Informasi Arsip Dinamis (

SIMARDI )

Sosialisasi sudah pernah dilakukan

pada saat pertama sebelum penggunaan

dan disejalankan dengan pelatihan

petugas pengelola arsip, namun karena

keterbatasan waktu dan biaya pelatihan

ini dilakukan dengan singkat sehingga

hasil dari pelatihan tersebut belum

terasa maksimal oleh peserta

pelatihannya sehingga penerapan

sistem ini dilapangan sangat terbatas.

3. Sumber Daya Manusia yang

Menajalankan Penerapan Sistem

Informasi Arsip Dinamis (

SIMARDI ).

Perpindahan pegawai selalu terjadi di

setiap Organisasi Perangkat Daerah

guna untuk penyegaran, namun hal ini

berdampak pada petugas baru yang di

tempatkan untuk mengelola sistem ini,

Page 15: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

sementara pelatihan pengelolaan

kearsipan ini tidak diadakan setiap

tahunnya, sepertinya pada tahun ini

pelatihan ini tidak dilakukan, sehingga

penjalanan sistem ini belum terasa

maksimal.

4. Sarana dan Prasarana

Pengelolaan Kearsipan Di dalam

Menajalankan Penerapan Sistem

Informasi Arsip Dinamis (

SIMARDI )

Prasarana dan Sarana Kearsipan di

Kelurahan Tanjungpinang Timur pada

saat ini belum memadai mengingat

keterbatasan tempat dan anggaran

biaya untuk pengelolaan kearsipan di

Kelurahan Tanjungpinang Timur, hal

ini juga berdampak terhadap penerapan

dari sistem ini dikarenakan hasil yang

hendak dicapai dengan menggunakan

sistem ini belum bisa tercapai di

karenakan masih memiliki sarana dan

prasarana yang belum memadai.

5. Sistem kearsipan dengan

menggunakan aplikasi SIMARDI

Sistem pengelolaan arsip menggunakan

SIMARDI belum efektif dan efesien

dibandingkan dengan menggunakan

sistem manual, Karena pada saat

penerapan belum terasa maksimal

sehingga penggunaan SIMARDI hanya

Sebatas mencatat registrasi surat masuk

mencetak lembar disposisi dan kartu

kendali saja.

6. Sistem penyimpanan arsip dengan

menggunakan aplikasi SIMARDI

Klasifikasi Arsip berdasarkan jenis

surat dilakukan secara otomatis oleh

SIMARDI, petugas pengelola arsip

hanya menginput kedalam komputer

dengan menggunakan aplikasi

SIMARDI ini lalu mencetaknya dengan

menggunakan printer hasil inputnya

Page 16: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

berupa kartu kendali, kartu kendali

inilah yang digunakan oleh petugas

pengelola arsip untuk menyusun arsip

dilemari filling cabinet di pisahkan

berdasarkan klasifikasi arsipnya.

7. Lama waktu yang di butuhkan

untuk melakukan penemuan

kembali arsip dengan

menggunakan aplikasi SIMARDI.

Pengemuan surat dengan menggunakan

Sistem Informasi Arsip Dinamis (

SIMARDI )sangat cepat dan dapat

menghemat waktu, surat dapat

ditemukan 5 – 10 menit, Dikarenakan

Sistem Informasi Arsip Dinamis (

SIMARDI ) ini baru diterapkan tidak

semua jenis surat yang bisa ditemukan

oleh Sistem Informasi Arsip Dinamis (

SIMARDI ) ini hanya jenis surat yang

baru semenjak penerapan sistem ini,

jadi untuk melakukan penemuan arsip

yang lama masih menggunakan secara

manual bahkan ada arsip yang sudah

terlalu lama tidak lagi dapat ditemukan.

8. Pencapaian Tujuan dan Sasaran

Penerapan Sistem Informasi

Arsip Dinamis ( SIMARDI ).

Pencapaian Tujuan dan Sasaran

Penerapan Sistem Informasi Arsip

Dinamis ( SIMARDI ), belum bisa

mencapai tujuan dan sasarannya

dikarenakan sarana dan prasarana yang

belum memadai, dan sumberdaya

manusia yang berkompeten didalam

mengelola arsip belum ada sehingga

hasil yang dirasakan didalam

penerapan Sistem Informasi Arsip

Dinamis ( SIMARDI ) belum terasa

maksimal.

9. Keberhasilan Penerapan Sistem

Informasi Arsip Dinamis (

SIMARDI ) dalam menyelesaikan

permasalahan Kearsipan.

Page 17: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

Keberhasilan penerapan Sistem

Informasi Arsip Dinamis (

SIMARDI ) belum berhasil

dikarenakan penggunaan sistem ini

baru diterapkan hanya sebagai

pengganti buku surat keluar, surat

masuk, cepatnya dalam penemuan

kembali dibandingakan dengan

sistem sebelumnya secara manual.

Namun masih saja ditemukan

beberapa kendala dan hasilnya

belum maksimal dirasakan sehingga

dapat dikatakan bahwa penerapan

Sistem Informasi Arsip Dinamis

(SIMARDI) belum mencapai

keberhasilan.

H. PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan uraian yang di

jelaskan maka selanjutnya dapat

dirumuskan beberapa kesimpulan

maupun saran – saran. Berikut hasil

kesimpulan yang didapatkan penerapan

Sistem Informasi Arsip Dinamis (

SIMARDI ) di Kelurahan

Tanjungpinang Timur Kecamatan

Bukit Bestari untuk dapat mengetahui

hasil Evaluasi Penerapan tersebut,

maka peneliti dapat menguraikan

dimensi-dimensi sebagai berikut :

1. Informasi Mengenai Objek

Evaluasi, Bahwa dengan

penerapan Sistem Informasi Arsip

Dinamis ( SIMARDI ) sudah

membatu petugas pengelola

kearsipan didalam mengelola

kearsipan, sudah pernah diadakan

sosialisasi dan pelatihan bagi

petugas yang menjalankannya,

namun dikarenakan kurangnya

waktu, paling tidak setiap

tahunnya perlu diadakan kembali,

minimal petugas pengguna Sistem

Informasi Arsip Dinamis (

Page 18: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

SIMARDI ) ini dapat benar –

benar memahami penggunaan

aplikasi dan mengelola arsip secara

baik, hal ini juga tentunya sangat

di dukung oleh Sarana dan

Prasarana yang memadai

penunjang kearsipan.

2. Objek Evaluasi, sistem SIMARDI

ini Efektif dan Efesien dalam

mengelola kearsipan karena sistem

ini membantu petugas pengelola

arsip menghemat waktu pada saat

melakukan register arsip ke sistem,

sistem penyimpanan dilakukan

pemilahan oleh SIMARDI ini

sehingga petugas tinggal

menyusunnya secara baik di lemari

penyimpanan arsip.

3. Hasil Objek Evaluasi, Penerapan

penggunaan SIMARDI di

kelurahan Tanjungpinang Timur

Belum Terasa Maksimal, dalam

mengatasi masalah kearsipan

SIMARDI hanyalah sebatas sistem

pengelolaannya, tentu pastinya

harus didukung keterampilan oleh

petugas pengelola kearsipannya,

dan sarana prasana yang memadai

sehingga arsip bisa tersimpan baik

berdasarkan pemilahan yang di

lakukan SIMARDI, harapan dari

pengguna SIMARDI ini tentunya

adanya pelatihan secara khusus

dan mendetail tentang penggunaan

SIMARDI dan kearsipan sehingga

kearsipan yang berada di setiap

unit kerja tertata dengan baik.

B. Saran – Saran

Untuk meningkatkan kinerja

petugas bagian kearsipan dan

efesiensi kerja di Kelurahan

Tanjungpinang Timur Kecamatan

Bukit Bestari setelah dapat diambil

Page 19: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

kesimpulan penulis dapat

memberikan saran–saran sebagai

berikut :

a. Kemampuan dan Keahlian Khusus

yang dimiliki oleh Petugas

Pengelola Kearsipan perlu

mendapat perhatian dengan cara

setiap tahunnya perlu di adakan

pelatihan secara mendalam dan

tidak hanya penggunaan

SIMARDI namun petugas

dibidang kearsipan ini juga

dibekali dengan pengetahuan

kearsipan secara mendalam

sehingga didalam pengelolaan

kearsipannya lebik baik lagi.

b. Sarana dan Prasarana yang

mendukung perlu mendapatkan

perhatian dengan mengadakan

ruangan khusus arsip tidak

tercampur dengan inventaris

barang lainnya, jadi didalam

ruangan khusus tersebut terdapat

jumlah lemari yang cukup untuk

menyimpan arsip yang ada di

kelurahan sehingga arsip yang

berada di kelurahan dapat terjaga

dengan baik bahkan dalam waktu

yang cukup lama.

c. Untuk peneliti lain, penelitian yang

telah dilakukan ini dapat dijadikan

sebagai bahan acuan dalam

melaksanakan penelitian

selanjutnya, khususnya dalam

bidang pemusnahan arsip. Dimana

dalam penelitian ini belum begitu

membahas tentang pemusnahan

arsip dikarenakan Kantor

Kelurahan Tanjungpinang Timur

Belum Pernah Melakukan

Pemusnahan Arsip.

Page 20: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

d. Untuk Pengelola Sistem,

Penggunaan SIMARDi Bukan

Hanya Bisa Digunakan Secara

Offline Atau Terpisah Dengan

Berbagai Jenis Aplikasi Yang

Berbeda mengembangkan aplikasi

“SiMARDi-Offline”, meliputi :

SiMARDI-Online, SiMARDI-

Webbase, SiMARDI-MPD,

SiMARDI-Edocs. Bila perlu

Sistem ini Bisa Dirangkum Semua

Menjadi Satu Sehingga

penggunaannya lebih praktis dan

mudah, bisa di rasakan maksimal.

Bahkan dokumen arsip yang ada

bisa di baca berbentuk digital, back

up data secara online dengan

otomatis sehingga apabila terjadi

kerusakan komputer pengelola

kearsipan tidak perlu khawatir lagi.

.

Page 21: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

DAFTAR PUSTAKA

Wirawan. 2016. Evaluasi, Teori, Model, Standar, Aplikasi, dan Profesi. Jakarta:PT. Rajagrafindo Persada.

Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta,Dan Perguruan Tinggi. Jakarta : PT. Bumi Aksara.

Gie, The Liang. 1998. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: SuperSukses dan Nurcahaya.

Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Administrasi, Alfabeta. Bandung.

Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian: Suatu pendekatan Praktek.Bandung: Rineka Cipta.

Moleong, J Lexy, Prof. Dr. 2009, Metode Penelitian Kualitatif. Bandung : PT.Remaja Rosdakaya.

Amsyah, Zulkifli.2001. Manajemen Kearsipan, Jakarta : PT. Gramedia PustakaUtama.

Hadi, Abubakar. 1996. Pola Kearsipan Modern, Sistem Kartu Kendali, Jakarta :Djambatan.

Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer dan Staf.Jakarta: Transmedia Pustaka

Komarudin. 1993. Manajemen Kantor, Teori dan Praktek, Jakarta : PT.TrigendaKarya.

Martono E, 1994. Kearsipan: Rekod manajemen dan filling dalam praktekperkantoran modern, cetakan kelima. Jakarta: PT. Karya Utama.

Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor, Manajemen Perkantoran, Bandung :CV. Mandar Maju.

Sugiyono. 2005. Memahami Penelitian Kualitatif, Bandung : CV. Alfabeta.Tjokroamidjojo, Bintoro.1995. Pengantar Administrasi Pembangunan.Jakarta:Penerbit PT. Pustaka LP3ES.

Widjaya, A. W. 1993. Administrasi Kearsipan, Suatu Pengantar, Jakarta :Rajawali Pers.

Page 22: EVALUASI PENERAPAN SISTEM INFORMASI ARSIP DINAMIS ...jurnal.umrah.ac.id/wp-content/uploads/gravity_forms/1-ec61c9cb232a... · ABSTRAK Evaluasi Penerapan Sistem Informasi Arsip Dinamis

DOKUMEN

Undang – Undang Republik Indonesia No. 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : 14 Tahun 2009

Tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Pemerintah Desa/Kelurahan

Peraturan Walikota Tanjungpinang No. 22 Tahun 2010 Tentang Pedoman Tata

Kearsipan Dilingkungan Pemerintah Kota Tanjungpinang