elektronisches postamt der commonsense

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Der Austausch von elektronischen Belegen hängt von den Möglichkeiten der EDV-Infrastruktur, des im Einsatz befindlichen Warenwirtschaftssystems und ganz besonders mit dem Aufwand, der durch die gesetzlichen Anforderungen für die Archivierung im Zusammenhang mit der elektronischen Signatur gefordert sind, zusammen.

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  • www.commonsense.at

    Trumen Sie auch schon lange von einem papierlosen Bro?Kommen Sie zu uns, wir sind schon Kommen Sie zu uns, wir sind schon Kommen Sie zu uns, wir sind schon einen Schritt weiter!

  • Common Sense2

    Problemstellung

    Der Austausch von elektronischen Belegen hngt von den Mglichkeiten der EDV-Infrastruktur, des im Einsatz be-findlichen Warenwirtschaftssystems und ganz besonders mit dem Aufwand, der durch die gesetzlichen Anforderun-gen fr die Archivierung im Zusammenhang mit der elek-tronischen Signatur gefordert sind, zusammen. Die Pro-zessoptimierung war bisher eher groen Organisationen vorbehalten, die diese Voraussetzung geschaffen haben.

    Der Einkauf von so genannten indirekten Materialien also den vielen kleinen Positionen, die nicht unbedingt mit der Produktion zusammenhngen, wird aber in der Regel von kleinen Unternehmen (KMU) abgedeckt. Diese Unter-nehmen knnen meist die geforderten Anforderungen an eine elektronische Belegkette nicht erfllen.

    Indirekte Materialien sind in vielen Fllen nicht durch ein-deutige Artikel definiert Textbestellungen sind ein erheb-licher Anteil dieses Segments.

    In der Regel werden 70% der Belege von 10-20% der Lie-feranten erstellt und verursachen damit einen erheblichen Prozessaufwand fr die Bestellabwicklung und die Verbu-chung der Rechnungen.

    Groe Unternehmen versuchen die hohen Prozesskos-ten fr den Belegeingang mit aufwndigen Verfahren wie Scannen, OCR-Erkennung und lernenden Systemen zu senken.

    Lsungsansatz

    CoSeEDI ermglicht es, Bestellungen und die Auf-tragsbesttigungen als elektronische Nachrichten abzuwickeln auch wenn der Partner keine EDV-Mglichkeiten fr EDI besitzt. Das Begleitdokument der Bestellung im PDF-Format erleichtert die Ori-entierung und wird durch die Standardisierung mit CoSeTag einfach machbar.

    CoSeInv signiert fr den Belegabsender, verifiziert fr den Belegempfnger und archiviert fr beide Wertschpfungspartner revisionssicher fr die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Zeit unabhngig von der Gre oder der EDV-Entwicklungsstufe der

    Das elektronische Postamt der Common Sense

    Partner und lst damit das Problem fr beide Wert-schpfungspartner nachhaltig und pragmatisch.

    Das Kuvertieren als Zusatzmodul von CoSeInv ermglicht es Partnern ohne EDV-Infrastruktur, Belege als PDF auf die Plattform CoSeDat zu laden und die Basisdaten fr den CoSeTag zu erfassen

    CoSeArch bietet (optional als Zusatzmodul von CoSeInv) die Mglichkeit, die Belege (Lieferschei-ne, Fakturen, Auftragsbestellungen) in der eigenen/lokalen EDV automatisch indexiert abzulegen wenn kein Dokumenten-Management-System (DMS) im Einsatz ist.

    Fr den Datenupload und Download stehen ent-weder im Portal integrierte Werkzeuge zur Verf-gung fr grere Datenmengen wird ein fertig konfiguriertes Paket auf der Basis von open source-AS2 angeboten.

    Der Belegempfnger (Kunde) bekommt sowohl die PDF-Dokumente aber auch den kompletten Buchungssatz im CoSeTag und kann somit den Beleg in sein elektronisches Archiv bernehmen andererseits die Informationen in die Buchungser-fassung integrieren.

    Elektronisches Postamt

  • 3

    Common Sense

    Der Lieferant liefert somit die Buchungsinformation mit dem Beleg elektronisch lesbar mit. Der Kreis schliet sich:

    CoSeEDI Die Bestellung wird dem Portal CoSeEDI bergeben Der Lieferant besttigt oder korrigiert die Daten und

    schickt die Daten wieder an den Besteller, der diese als elektronische Auftragsbesttigung automatisiert in sein ERP-System bernehmen kann.

    CoSeInvDer Rechnungssteller erstellt ein PDF-Dokument Der CoSeTag mit der gesamten Information wird auf

    dem PDF aufgedruckt und steht so allen Partnern elek-tronisch lesbar zur Verfgung

    Fr Partner, die kein EDV-System zur Verfgung ha-ben, das diese Voraussetzung erfllt, kann das PDF-Dokument ohne CoSeTag mit vorhandenen Werkzeu-gen auf das Portal geladen werden und mit

    Kuvertieren die Daten fr den CoSeTag nacherfassen

    Durch die direkte und standardisierte Information aus dem CoSeTag sind eine eindeutige Identifikation und damit eine hohe Datensicherheit gegeben. Das Berechtigungskon-zept kann interpretationsfrei aus den CoSePar-Nummern des Senders und des Empfngers abgeleitet werden.

    Der Rechungsempfnger kann den Beleg direkt in sein Ab-lagesystem und die Buchungsinformation in das Warenwirt-schaftssystem bernehmen.

    Damit stehen diese Funktionen fr alle Wertschpfungspart-ner zur Verfgung, die

    den Bestellprozess mit allen Lieferanten optimieren wollen ohne Rcksicht darauf, ob das EDV-System des Wertschpfungspartners EDI-fhig ist (oder nicht)

    den Rechnungsstellungs- und Empfangprozess optimieren wollen ohne Rcksicht auf den EDV-Entwicklungsstand des Lieferanten

    Es knnen natrlich sowohl ausgehende Belege (Kunden) als auch eingehende Belege (Einkauf) damit optimiert wer-den.

    Durch die Bindung an eine eindeutige Partnernummer Co-SePar ergibt sich, dass die Ablufe primr fr feste Ge-schftsverbindungen (B2B) geeignet sind. Neu ist, dass auch Partner partizipieren, die kein oder kein adquates EDV-System besitzen, das diese Prozesse untersttzt. Die technisch recht einfache Implementierung erlaubt es aber gleichzeitig, die eigenen Systeme stufenweise zu erweitern, um so einen erhhten Vorteil zu lukrieren ohne dass das massive Vernderungen im Gesamtprozess nach sich zieht.

    CoSeEDI, CoSeInv decken den kompletten Belegablauf elektronisch ab. Durch die Standardisierung der Partnerin-formation und der Kennung des PDF-Dokumentes mit dem CoSeTag ist der elektronische Datenaustausch einfach und sicher abzudecken.

    Die Funktionen von CoSePostTM sind Teil des elektronischen Martplatzes CoSeDatTM und stehen allen Branchen und Fir-men offen, die den paper-to-ERP-Prozess optimieren wol-len - d.h. aus paper-to-ERP wird PDF-to-ERP.

    Zusammenfassung

    Nur wenn Sie keinen Strom haben, knnen Sie nicht mitmachen!

  • Common Sense4

    CoSePost - Common Sense Postoffice

    Wollen Sie Ihrem Kunden elektronische Prozesse als zu-stzliches Service anbieten? Die Bestellung Ihres Kunden und die Auftragsbesttigung auf einem Internet-Portal ab-wickeln - ohne aufwndige EDV-Programme? Ihrem Kun-den anbieten, die Rechnungen elektronisch signiert zu liefern? Und Ihrer Rechnung den Buchungssatz im Ruck-sack mitzugeben, um den Prozess bei Ihrem Kunden zu vereinfachen und Prozesskosten bei Ihnen und Ihrem Kunden zu sparen? Mit der Funktion des Kuvertierens einfach wie das Markenpicken!

    Trumen Sie auch schon lange vom papierlosen Bro? Dass Sie nicht nur die groen Partner mit EDI-Prozessen einbinden sondern auch die 10% der Lieferanten, die 60-70% des Belegvolumens ausmachen, papierlos abwi-ckeln knnen? Pro Beleg bis zu 12 Prozesskosten spa-ren? Die Analyse Ihres Belegvolumens bei undifferenzier-ten Bestellungen, Rechnungen ohne Bestellungen wird die Werte und den raschen ROI des Projektes besttigen.

    Die nchste Generation des elektronischen Belegaustausches PDF-to-ERP bekommen Sie von uns.

    In einem Schritt ohne Scannen, eventuell als Ergnzung zur OCR-Erkennung - vom Lieferanten direkt in den Bu-chungsworkflow, in ein Archivsystem und in die Erfassung bzw. die Kontrolle der Buchung. Sie bekommen die Bu-chung von Ihrem Lieferanten als zustzliches Service mit dem PDF-Beleg geliefert und alles rasch und einfach zu implementieren.

    Damit werden die Voraussetzung fr eine zentrale Schnitt-stelle fr alle juristischen Einheiten also fr ein shared service Eingangsrechnungen geschaffen. Ein gleiches Format fr die groen und kleinen Lieferanten bei elek-tronischen Eingangsrechnungen sind die Basis.

    Stammdaten-Management der Common Sense

    Elektronische Markpltze unterscheiden sich von Firmen-portalen primr dadurch, dass Daten zwischen vielen Sen-dern und vielen Empfngern ausgetauscht werden eben wie bei einem Postamt. Konsistente Absender- und Emp-fngeradressen sind eine Grundvoraussetzung, um mit einem eindeutigen Berechtigungskonzept die Sicherheit der Daten vor fremden Zugriff zu schtzen aber auch einen interpretationsfreien Daten- und Belegaustausch zu gewhrleisten.

    Business Intelligence (BI), Customer Relationship Ma-nagement (CRM) und das Supplier Relationship Manage-ment (SRM) sind erst perfekt, wenn die zugrunde liegen-den Stammdaten ber alle Systeme hinweg konsistent sind. Diese Anforderungen sind branchenunabhngig und damit allgemein gltig. Die Komplexitt steigt aber mit der Gre der Unternehmen. Wir qualifizieren Ihre Adressen ber alle Systeme hinweg und schaffen so einerseits die Voraussetzung fr eine Teilnahme am elektronischen

    Marktplatz andererseits die Mglichkeit, den system-bergreifenden Blick auf Ihre Kunden und Lieferanten zu erhalten. Mit der eindeutigen CoSePar-Nummer wird eine bergreifende Auswertung von Umstzen, Zahlungs-konditionen bei gleichen Lieferanten und Kunden u.v.m. mglich.

    Gleichzeitig ist mit der CoSePar-Nummer die Basis fr das Berechtigungskonzept, der Kennzeichnung der Schnittstellendaten und vor allem der Kennung auf den PDF-Dokumenten gegeben. Siehe CoSePar.

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    Common Sense

    CoSePar - Common Sense Partnercode

    Management SummaryEine eindeutige Partnernummer fr alle am Datenaus-tausch Beteiligten, ermglicht eine eindeutige Zuordnung aller Transaktionen und ist Basis fr alle Aktivitten auf CoSeDat.

    DetailinformationCoSePar definiert den eindeutigen Partnercode fr den Datenaustausch ber das Portal CoSeDat, CoSeInv und CoSeEDI

    CoSePar basiert auf einem adaptierten open source-CRM-System sugar. Die Registrierung ist kostenlos. Die zentrale Wartung der Adressdaten bleibt in der Verantwor-tung der dahinter stehenden Organisation - die Datenho-heit bleibt somit beim Partner. CoSePar wird mit ande-ren Datenbanken ve

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