Effektivitet i det virtuelle!

“A revolution doesn’t happen when society adopts new tools, it happens when society

adopts new behaviors” –Clay Shirky

Hvad mener vi med effektivitet?

Den virkelig korte version

• Kodeks og standarder• Teknologi og mennesker• Samarbejde og transparens• Mennesker imellem: team og udvikling• Organisering omkring teamet

Ens og uens fordelte team

MM

Globalt geografisk og kronologisk – samt levetid af team og medlemskab af team

Formelinteraktion

Uformelinteraktion

”The distance between the office and the pub is not just a practical convenience but also a tool for interpreting and maintaining boundaries between connected social worlds.”Danah Boyd

Fejlkilder

1.Man overser vigtigheden af de socioemotionelle processer.

2.Hvis man anerkender de socioemotionelle processer (læs sociale interaktioner), så regner man med, at de opstår af sig selv.

3.Man opfatter de sociale interaktioner som kognitive størrelser, og glemmer vigtigheden i de socioemotionelle processer for at skabe tillid og læring i gruppen (krejin 2004).

Team når det er team

• Strukturel afhængighed• Fælles mål• Refleksivitet eller evalueringsprocesser

Ansigt til ansigtFølsomme procsser, fester

Kontinuerlig procesVidens genereren

DistribueretMøder, beslutninger, chatting, telefon møder,

Second Life…

Kontinuerlig procesVidens genereren , koordinering, vidensdeling,

ledelse, diskussioner…..

Interaktions matrix

SynkronSamme tid

AsynkronForskellig tid

Sam

me

sted

Ikke

dist

ribue

ret g

eogr

afisk

Fors

kelli

ge st

eder

dist

ribue

ret

SemisynkrontMicroblogging, watercoolertalk

En dag

En uge

Interaktionsdesign

Individuelle team medlemmer

Team niveau

Formelle og uformelle interaktioner

Synkron interaktion

Asynkron interaktion

Semi synkron interaktion

Konversations arkitektur

Diskussions foraWikiShared documents

Interaktions matrix Synkront arbejde Asynkront arbejde

Lokaliseret sammen

Ansigt til ansigt interaktionBeslutningsrum, single display groupware, roomware, vægdisplay, mikroblog….

Kontinuerlige opgaverFora eller grupperum,store offentlige displays, projektrum…

Lokaliseret forskellige steder

Virtuel interaktionVideokonference, ims, chat, MUD, virtuelle verdener, delte skærme, deledokumenter….

Kommunikation og koordinationWiki, blog, fora, workflow, projektrum, email, mikroblog..

Tillid -Tidligt i forløbetKommunikation der styrker tillid • Social kommunikation – eksempelvis fodbold, børn, politik. • Entusiasme i kommunikationen – når teamet kommunikerer i

f.eks. familie eller fest analogier – til sidst begynder at opmuntre hinanden.

Adfærd der styrker tillid • Håndterer tekniske vanskeligheder og usikkerhed - fortæl

hvornår man er til rådighed eller ej, megen snak for at tydeliggøre og opnå konsensus om opgaver, sikrer at alle har haft muligheden for at følge med. dvs. transparens, samtidig at man kan være sårbar og tale om problemerne i det virtuelle.

• Individuelt initiativ – selvom der er en leder, kan andre end denne tage initiativ til løsninger eller emner for videreudvikling.

Vedligeholdelse af tillidKommunikation• Forudsigelig kommunikation – på det sociale kodeks• Fyldige og rettidige responser – ting bliver læst og

kommenteret, man har egen opgave, men der bliver kontribueret til de andres også.

Adfærd • Lederskab – når man i en positiv tone leder gennem

interesse og evner. Dvs. dette gælder ikke kun lederen men også den som tager lederskab i den enkelte opgave eller situation.

• Overgang fra procedure til opgave fokus – at man går fra at bruge meget tid på regler, og om folk lever op til reglerne, til at løse opgaven.

• Flegmatisk reaktion overfor kriser – at man ikke panikker under pres men holder opgave fokus og bevarer interessen for andre medlemmer

(Järvenpää 1998)

kvik listen1. Det vigtige er ikke at holde møder men at være tilgængelig2. Ved møder er en tydelig dagsorden vigtig, have afklappede

forventninger til processen og rollerne etc.3. Husk f.eks. Tidszoner eller andre vigtige forskelle i teamet4. Sørg for tid til at tale med hver enkelt medlem af teamet5. Husk bonding måske ved virtuel teambuilding6. Brug teknologien7. Brug globalt engelsk hvis det er fællessproget 8. Send materiale før møder9. Brug udelukkende møder med mange deltagere til hvad du ikke

kan gøre asynkront10. Undgå at isolere satelit medlemmer11. Gør processerne og målene så transparente som muligt for alle

Do’s

Få IT support til at hjælpe med teknologien og med at modificere så det passer jerLav et socialt kodex og forsøg at gøre det belønnende at handle I overensstemmelse med dettePlanlæg og design asynkron samarbejdeGør et af medlemmerne til vært/-inde, eller den lokale techy – dvs. opbyg virtuelle kompetencerSørg for at planlægge og afholde uformelle inetraktioner – de er legitime og nødvendige

Don’

ts

Giv ikke op - bliv ikke bitter!Forvent ikke den samme rigdom I de virtuelle interaktioner som i IRL møderForvent ikke at de uformelle processer kører af sig selv, og forvent ikke at når de kører så fortsætter de bare uden at bruge ti på dem ( eller får nogen til det)Forvent ikke tillid, eller social lubrikant men arbejd på den gerne åbenlyst

Tips og tricks

• Virtuel teambuilding• Virtuel fredagsbar• Vandkøler snak• Virtuel avis • Virtuel brainstorm• Fælles wiki/server/virtuelt kontor• ?