eden kotob.blogspot.com

أشرف على الترمجة وراجعها إبراهيم بن محد القعيد. د

دار املعرفة للتنمية البشرية \

األخ أبو أسامه: خيص الكتاب قام بتل وثاب للشبابمشرف منتدى املناشط الدعوية والتربوية بشبكة

[email protected] [email protected]

PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com

mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.pdffactory.com

..مقدمة الناشر

افعله ((إا فلسفة . الكتاب فريد يف فئته، فهو يعتمد على فلسفة بسيطة ولكنها قوية ومؤثرة وحامسةاعمله )) . . . ((نظمه اآلن((ولذلك ليس غريبا أن تكون عناوين الفصول تدور حول هذا املعىن )) اآلن

افعله اآلن أينما )) . . . . ((افعله اآلن بطريقة متقنة)) . . . ((خطط اآلن)) . . . ((بطريقة روتينيةإخل من العناوين والعبارات القوية اليت حتاول تكريس الفلسفة اليت يعتمد عليها هذا )) . . . كنت

.الربنامج يف تطوير الكفاءة الشخصية الشاملة

س كتابا نظريا، ألنه يعتمد على خربة آالف األشخاص الذين طبق عليهم املؤلف جتاربه وهذا ليودراساته يف معهد التقنية التجارية العاملي خالل اخلمس عشرة سنة املاضية، وال شك أن هذه اخلربات

إنتاجيتهم جنحوا جناحا باهرا كما يقول املؤلف وكانتخربات متميزة؛ ألا ختص رجال أعمال بارعني .عالية وأهدافهم واضحة وإجنازام متأل احمليط الذي يعيشون فيه



رنامج الكفاءة الشخصيةب

احللقة املفقودة

قت؟هل تشعر دائما بقلة الو* هل تشعر بأن لديك الكثري لتعلمه؟* هل تشعر باماكك بكل شيء تواجهه يف املكتب؟* هل تشعر بأنك مدفون حتت أكوام من األعمال الورقية معظم الوقت؟* هل تود احلصول على مزيد من الوقت ألداء ما تقوم به؟* سبوع ألداء ما مل تتمكن من أدائه خالل ساعات تعمل غالبا وقتا إضافيا، يف املساء، أو يف عطلة اية األ*

الدوام الرمسي؟ هل تشعر بالتوتر بسبب األعمال اليت مل تؤدها؟* هل أنت عاجز عن التركيز على حتسني حياتك وعملك على املدى الطويل بسبب أزمة العمل املستمرة أو *

كثرة األعمال؟ لك وحياتك؟هل تشعر فعال أنك حققت ما تريده على صعيد عم* هل ترغب يف نتائج أفضل لقاء وقتك وجهدك اللذين بذلتهما يف عملك؟* هل ترغب يف االسترخاء واالستمتاع باإلجازات ملرات أكثر؟*

، "نعم"فإن كانت إجابتك أنت أيضا بـ". نعم"عند توجيه هذه األسئلة، فإن معظم األشخاص جييبون بكلمة وميكنك إجناز ما هو أكثر أمهية لعملك ولذاتك، . التغلب على هذه املشاكلباستطاعتك : فأمامك مفاجأة سارة

.لالنتباه لنفسك، ولعائلتك، ولألشياء اليت حتب أنت تعملهاوستجد مزيدا من الوقت

هو الشيء الذي ال يرى أبدا حىت يعرب عنه شخص ما ببساطة ـ خليل جربان: الواضح



ولالفصل األ

- سيتكرر األمر ذاته غدا -أشعر هذا اليوم بالتردد إن كل تردد يف اختاذ القرار يتسبب. يوم التايلويزداد سوءا يف ال

.يف التأخري، وتضيع األيام حسرة على األيام اخلوايل هل أنت جاد؟ استغل هذه الدقيقة بالذات

!فقط ابدأ بالعمل، عند ذلك يتهيأ العمل للعمل ـ فقط ابدأ العمل وسيكتمل حكيـم

١



: القانون األول لتحسن الكفاءة الشخصية هو

بل أقصد . أنا ال أحتدث عن األشياء اليت ال أستطيع فعلها اآلن، أو حىت األشياء اليت ال ينبغي أن تفعلها اآلن . وجيب أن تفعلها ولكنك مل تفعلهامجيع األشياء اليت تستطيع أن تفعلها .بدال من ذلك انتقل إىل األشياء اليت تنوي فعلها وافعلها اآلن. ال تضيع يومك يف أشياء لن تفعلها

ابدأ مبكتبك أو مكان عملك

: إليك اخلطوات الثمان التالية اليت تساعدك يف التغلب على عادة التأجيل- .افعل الشيء مرة واحدة. ١

. راءة غري الضرورية لكل شيء يف مكتبك أو يف بريدك اإللكتروين قبل أن تبدأ بالتنفيذ ال حيقق لك شيئاإن القفقراءا للمرة الثانية يضاعف . فأنت من خالل قراءتك األوىل لرسالة شكوى من الزبون ستعرف املراد منها

وبذلك – افعله اآلن -ا يف املرة األوىل أجب على الرسالة فور قراء. وقت القراءة وتبقى الرسالة دون جواب .توفر الوقت وتبدأ خطواتك حنو إرضاء الزبون، وإجناز املهمة اليت متنعك من إجناز األشياء املهمة

.افرغ ذهنك. ٢

غري أن حتديد األولويات ميكن أن يكون . من الواضح أن حتديد األولويات جزء مهم من السيطرة على عملكإىل وقت الحق وقد ال " غري املهمة"ويعين حتديد األولويات تأجيل املهام . عذر لعدم العمليف حد ذاته أفضل

إن عدم أدائك ملهامك يف األوقات احملددة يفقدك القدرة على التركيز اليت بني يديك بسبب . ترى النور أبدا .ةاألصوات املوجودة يف عقلك الباطن واليت تذكرك باستمرار باملهام غري املكتمل

إن أفضل طريقة للتقليل من حجم العمل هي التخلص من األشياء الصغرية اليت تشعرك بضخامة العمل الذي .حتول تفكريك عن األشياء املهمةينتظرك وبالتايل

إن التركيز يف صيغته الصادقة غري اخلادعة يعين قدرة الفرد على التركيز على شيء واحد : ورد أن كومار قال ".بذاته

.جل املشاكل وهي صغريةعا. ٣ .قلل من املعوقات. ٤

نفذ أي بند فور ملسه أوقراءته



إن من فوائد التقليل من املقاطعات حتسني جودة العمل عندما تكون خايل الذهن من األشياء األخرى فتركز جل اهتمامك على عملك، وتصبح قادرا على إجناز قدر أكرب من العمل يف الفترة الزمنية نفسها نظرا ألنه

. مقاطعةبإمكانك العمل دون .ختلص من املعلقات. ٥

إذا كنت تريد السيطرة على تدفق العمل ولديك ـ يف الوقت ذاته ـ أمور معلقة، فعليك أوال إاء األمور :وتوجد مخس نقاط أساسية للتعامل مع األمور املعلقة. املعلقة حىت تتمكن من السيطرة على عملك

.حدد األمور املعلقة .١ .ود اليت جيب إاؤها أوالحدد األولويات والبن .٢ .حدد وقتا يف جدولك الزمين اليومي إلاء إحدى هذه البنود، كل على حدة .٣ .حدد سبب وجود املعلقات .٤ .اختذ اخلطوات الالزمة للحيلولة دون تراكم املواد املعلقة ثانية ودون ازدياد البنود املعلقة احلالية .٥ .ابدأ عملك بتوجهات للمستقبل وليس للماضي .٦ .توقف عن القلق .٧

.ليس كل شيء ميكن عمله أو جيب عمله اآلن

.أضف القدرة على اختاذ القرار لعاداتك العملية

)افعله اآلن(عود نفسك على مبدأ

إنك إذا قمت بفعل : حول سلوكيات اإلنسانصاحب الدراسات املشهورة) ويليام جيمس: (االنضباط، يقول

).افعله اآلن(جرب مع . يوما، سيصبح األمر عادة٣٠الشيء ذاته كل يوم ملدة

إن معرفة مىت جيب أال تعمل جبد هو بنفس أمهية أن تعرف مىت تعمل جبد؟



: اتبع النصائح التالية ومتعن كل ورقة موجودة على مكتبك أو يف – وبيدك هذا الكتاب عند الضرورة –توجه إىل مكتبك . ابدأ. ١

افعل كل ما هو . التقط الورقة األوىل وقرر ما الذي جيب فعله إلائها. ن عملكأي مكان قريب من مكافإن كانت املهمة تتطلب عدة . مطلوب إلجناز املهمة، وأبعد تلك الورقة عن مكتبك حبيث ال حتتاج لقراءا ثانية

.ساعات إلجنازها، أعد جدوال زمنيا لذلك و رسائل صوتية، أو رسائل الفاكس أو غريها، واحدة يف كل مرة تصفح أي رسائل إلكترونية حمفوظة، أ. ٢

مرة أخرى، إن احتاجت إحداها إىل ساعات من العمل، فضع هلا . وابدأ يف التعامل مع كل واحدة حىت تنهيها .جدوال زمنيا على خطتك الزمنية لفعلها يف أنسب األوقات بالنسبة لك

فإن . انقل املهمة بقدر ما تستطيع. الذي جيب فعله إلكمال كل منهاحدد املهام الواجب تنفيذها وقرر ما. ٣

كيف يل أن أنفذها بطريقة أخرى؟ فإن قررت إعطاء هذه املهمة "اسأل . فكن ذكيا. مررت بعقبة يف طريقك .لشخص آخر لتنفيذها، فتذكر أن تتابعه



الفصل الثاين

٢



.ضىن الفولص مخت

) املتهم األول هو الورق( من أين تأتي الفوضى؟

ملاذا تستمر الفوضى؟فيما . إا غذاء أفكارهم وتساعدهم على العمل اخلالق: يربر العديد من الناس وجود الفوضى يف حيام بقوهلم

.يعتقد اآلخرون أن الناس املبتكرين ذوي العقول اخلالقة قد ولدوا هكذا بيت الرسام املشهور يف نيويورك، ورأت أن البيت يف غاية األناقة القصة بعد أن ذهبت إىلتقول صاحبة

ستوديو يف غاية الترتيب، فقد كانت مجيع فرش ألنه يتوقع ضيوفا، ولكن وجدت االرمبا أنه رتبه : والترتيبا قائال أنه تعلم ذلك يف فعندما سألته عن هذا الترتيب، أجا. الدهان مرتبة، وعلب الدهان مصفوفة ومبوبة

فقد تعلم يف الكلية احلفاظ على أدواته مرتبة ونظيفة، وكان يعلم أن فرش الرسم ستتلف إن مل . كلية الفنون .ينظفها بعد االستعمال

فإذا كنت ترغب يف العمل بشكل فعال مثل هذا الرسام، فيجب عليك احملافظة على األشياء منظمة وصاحلة .ا أنه من األسهل بكثري العمل يف بيئة نظيفة ومرتبةكم. لالستعمال

بعيدا عن العني

على مكاتبهم لتذكريهم مبهامهم ظانني أن على الرغم من أن معظم الناس يتركون جمموعات منوعة من األوراق .هذا يساعدهم، فإن هذا الفعل ما هو إال إرباك هلم وسبب إلجهادهم

ضع على مكتبك البنود اليت تعمل عليها اآلن، واستخدم . اصة لوضع األشياءنصيحيت هلؤالء هي يئة أماكن خ .نظاما زمنيا مناسبا ليذكرك بفعل األشياء عندما تود فعال أن تفعلها

ال تتجاهل الواضح من األشياء

.كثريا ما نتجاهل الواضحات من األمور يف حماولة لتحسني أعمالناوتشتمل األمور األساسية اليت يتعامل معها أصحاب . تعقيدا ونفقد األساسياتوحناول أن حل املشاكل األكثر

الدبابيس، األقالم، الشريط الالصق، مشابك الورق، املصابيح، أنظمة : اخلربات يوميا على مكاتبهم أمورا مثلس من غري لي. األرشيف، أجهزة حزم الورق، املكاتب، احلاسب اآليل، أقراص احلاسب اآليل وغريها كثري

املقصات يف غري مواضعها، الدباسة عالقة، موزعة –الطبيعي الدخول إىل أي مكتب ورؤية هذه األشياء مبعثرة مع ذلك نتوقع أن نعمل بشكل فاعل يف مثل هذه . الشريط الالصق ال تعمل واألوراق مبعثرة يف كل مكان

.الظروفاألساسية يف مكاتبهم تعيقهم يف احلقيقة عن ألمور لن يدرك العديد من األشخاص أن الفوضى وعدم ترتيب ا

.أداء أعماهلم اليومية بصورة فعالة



أتظن أن هذا أمر هامشي؟ رمبا، ولكن صحيفة وول ستريت جورنال كانت قد نشرت تقريرا مفاده أن مر ال أ! أصحاب اخلربات يفقدون كل عام ما معدله ستة أسابيع من وقتهم يف البحث عن أشياء يف مكاتبهم

.يصدق؟ نعم، ولكين أعلم ـ من اخلربة ـ صحته

ابدأ من األسس هل مجيع أدواتك صاحلة لالستخدام؟ هل املادة اليت تنتجها سهلة اإلنتاج؟

.هذان سؤاالن ينبغي على أصحاب اخلربة اإلجابة عنهما، على الرغم أم قلما يفعلون

صندوق أدوات مكتبك )ليس لتخزينها( وصادر لتنظيم حركة الورق اليومية يف مكتبك –لق مع–وارد : ثالث سالل ورقية .١ .دباسة الورق، أقالم احلرب، أقالم الرصاص، األشرطة الالصقة وغريها: متوينات املكتب القياسية .٢

–تأكد من امتالكك جلميع األدوات اليت حتتاجها يف عملك وتأكد من أن مجيع األدوات صاحلة لالستخدام خذ وقتك وتأكد من وجود مجيع األدوات . ارة مقص أو دباسة ورق يف كل مرة حتتاج إليهاتوقف عن استع

.اليت حتتاجها يف عملكاحفظ مجيع األدوات دباسة الورق، املرباة، احلزم الورقية، املشابك الورقية يف الدرج األوسط مكتبك، أو

. وليس على سطح املكتب–األدراج السفلية من مكتبك فقد يكون هناك جمموعة داخل املكتب ال يعرفون استخدام اآللة: تصويرماكينات ال .٣أن تعرف كيفية استخدام جهاز الفاكس، والطابعة، ومجيع األدوات املشتركة جيب : جهاز الفاكس .٤

جيب أن تكون هذه اآلالت صاحلة لالستخدام ومزودة بكميات . اليت يستخدمها املوظفون يف املكتبكما جيب أن وضع الئحة بسيطة بتعليمات تشغيلها . ع الغيار اخلاصة اكبرية من لوازمها وقط

.بالقرب منها، وأن تعطي نفسك الوقت الكايف لتتعلم كيف يتم تشغيلهاأحيانا يستخدم األشخاص حاسبام اآللية الشخصية بطريقة مناسبة، ولكن ليس : احلاسبات اآللية .٥

فمن خالل . علمون وظيفة واحدة فقط من هذه الوظائففمعظم الناس يت. بصورة كاملة قدر اإلمكاناحلاسب اآليل ميكنك إرسال واستقبال رسائل الفاكس، والتعامل مع املصارف، ودفع الفواتري، وشراء

إن االستفادة القصوى مما هو متوفر من . تذاكر السفر دون أن تغادر مكتبك أو تزور مكتب الربيديكون األهم من ذلك هو العمل باستمرار إلجياد طرق جديدة وقد . احلاسبات واألدوات أمر مهم

.الستخدام هذه اإلمكانات

تعرف على اآلالت واألدوات حال دخوهلا السوق



قد يعد بعض األشخاص أداة . هناك العديد من األدوات اليت ميكن استخدامها لرفع إنتاجيتك وفعاليتك معااستغل األدوات املوجودة واحبث عن أدوات تناسب . يش بدوامعينة غري نافعة، فيما ال يستطيع آخر الع

.أسلوبك وشخصيتك

نظام حفظ امللفات ونقاط السيطرة على الورقفاألشياء األكثر . حىت ميكنك التعامل مع الورق بصورة أفضل، نظم أوراقك وملفاتك حسب تكرار استخدامها

وبالتايل جيب أن تكون األوراق املوجودة .كان عملكفمكتبك هو م. استعماال جيب أن تكون يف متناول يدك .على سطحه هي األوراق اليت تعمل عليها حاليا

الوارد ـ املعلق ـ ( ينبغي أن يكون لديك نظام مؤلف من ثالث سالل للورق للسيطرة على تدفق الورق ).الصادر

.ملفات عمل، ملفات مرجعية، ملفات حفظ: حضر ثالث أنواع من امللفاتمن عملك سيحتاج إىل % ٨٠إن ما نسبته : للمشاريع احلالية والوظائف الروتينية: ملفات العمل هي. ١

وأفضل مكان هلا أن تكون معلقة . من ملفاتك عادة، لذلك جيب أن تبقى هذه امللفات يف متناول يدك% ٢٠ .يف أدراج مكتبك

. أسابيع، أو أشهرفملفات العمل هي اليت حتوز على اهتمامك بصورة منتظمة لعدة فيجب أن تكون قريبة منك، ولكن . جل امللفات املوجودة يف مكتبكهي اليت حتتوي على : امللفات املرجعية. ٢

.ليس بالضرورة يف متناول اليد فهي األعمال املتراكبة يف . يتم االحتفاظ بامللفات األرشيفية ألسباب قانونية ولكنها قلما يرجع إليها. ٣

.ملاضية ويتم ختزينها خارج املكتبالسنوات ا

ملفات األعمال. يعتقد الناس أم يعلمون مكان األشياء، ولكنهم يضيعون وقتا مثينا يف البحث، ألم ال يعلمون مكاا فعال

. كما أنه ليس من املعقول أن نتوقع منهم أن يتذكروا مكان كل ورقةوهذا هو اهلدف من وجود . يف مكتبك، فقد تغضب لذلكفإن طلب منك رئيسك أن تتذكر مكان كل ورقة

:ولذا فإن ملفات العمل حتتوي على عدة أنواع من املعلومات. ملفات العمل يف مكتبكحتتوي هذه امللفات على قوائم اهلاتف، والعناوين، ورموز احلاسبات اآللية : معلومات يف متناولك .١

ر، وتريدها أن تكون يف متناول يدك عندما تربز وغريها من املعلومات اليت ترجع هلا بشكل متكر .احلاجة إليها

افتح ملفا لالجتماعات الروتينية، وآخر لكل موظف من املوظفني الذين ": اليت سيتم مناقشتها"البنود .٢ .تتعامل معهم



ا يوميا، حتتوي هذه امللفات على املعلومات اليت حتتاجها للمهام الروتينية اليت تنفذه: الوظائف الروتينية .٣ .أو أسبوعيا، أو شهريا

افتح ملفا لكل مشروع، وضع به مجيع املعلومات . هي املشاريع اليت تعمل عليها اآلن: املشاريع احلالية .٤نظف هذه امللفات من وقت آلخر وختلص من بعض البنود األقل أمهية . الضرورية لعملك احلايل

.وضعها يف ملفاتك املرجعية وميثل عدد األشهر ١٢ إىل ١أحدمها مرقم من : سم هذا امللف عادة إىل جزأينينق: ملف املذكرات .٥

ود املعلقة ويستخدم هذا امللف للبن. وميثل ايام الشهر٣٠ إىل ١يف السنة، واجلزء الثاين مرقم من .لفترات طويلة، وللمتابعة

نظام املذكرات

.عاقة سلة املعلقات اخلاصة بكميكن استخدام ملف املذكرات للتخزين بطريقة ما حتول دون إ إعداد ملفات العمل-

من احليوي جدا إعداد هيكل معني لنظام امللفات يضم مجيع أعمالك؛ حبيث يكون سهل الفهم، وسهل . االستعمال، وأهم من ذلك كله أن يسهل استرجاع املعلومات اليت حتتاجها

:اتبع هذه التوجيهات يف أثناء إعدادك مللفات عملك

ضع امسا مناسبا وخبط واضح على . يفضل أن يكون أحد أكرب أدراج مكتبك. ختر درجا مللفاتكا .١ .الدرج

.ضعها إما يف امللفات املرجعية وإما يف األرشيف: أزل مجيع امللفات اليت ال عالقة هلا بالعمل .٢ .سم كل مبا يناسبه وبشكل واضح: تأكد من وجود ملف لكل مشروع ونشاط .٣ ٣١ إىل ١ وميثل شهور السنة، وجزء آخر مرقم من ١٢ إىل ١وبه جزء مرقم من . رةأعد ملف مذك .٤

.وميثل أيام الشهر .ضعها إما يف امللفات املرجعية أو يف األرشيف. ختلص من امللفات اليت ليس ا حركة .٥

امللفات املرجعية

:ستقوم اآلن بإعداد ملفاتك املرجعية اليت حتتوي على البنود التالية .وث املشاريع املستقبليةحب* .املشاريع السابقة اليت ترجع إليها* .معلومات األفراد* .البيانات اإلدارية* .وغريها*



:يف أثناء إعدادك مللفاتك املرجعية، عليك أن تأخذ يف اعتبارك هذين األمرين ما املعلومات اليت تود االحتفاظ ا؟* تسهيل استرجاع املعلومات؟كيف ميكن تنظيم ملفاتك املرجعية ل*

فقط كم من املعلومات جيب عليك حفظه؟ خذ يف اعتبارك ما . شياء صعب على الكثريين مناإن التخلص من األ :يلي ؟"ألنك حتتفظ قد حتتاجها"هل حتب االحتفاظ باألشياء * هل حتتفظ بالكثري يف ملفاتك املرجعية؟* إذا : "واسأل نفسك" تنظيم الذات"من كتاا " تيفاين ونستونزس"عندما تقرر االحتفاظ بشيء، خذ بنصيحة *

".احتجت إليه مرة أخرى، أين أجده؟هل يستطيع شخص آخر يف املؤسسة توفري هذه املعلومات؟ فإذا كان كذلك، فال تكرر ملفاته إال إذا كنت *

.تستخدم هذه املعلومات بشكل متكرر د من سيحفظ بعض املعلومات؟هل حتتاج إىل التنسيق مع أي شخص لتحدي* .هل أنت حباجة للتنسيق مع أي شخص تشاركه امللفات املرجعية حول كيفية تنظيمها*

:قد تساعدك األفكار التالية يف كيفية تنظيم ملفاتك املرجعية .اذكر املكونات الرئيسية لعملك .١ شكل املناسبسم ملفاتك بصورة واضحة وبال .٢ .من األوراق عدمية الفائدةتصفح امللفات احلالية وختلص .٣ .ي يف تنظيم األدراج بفئة أو أكثرقاستخدام امللفات العال .٤

هيكل امللفات املرجعية

.رتب امللفات حسب احلروف األجبدية .٥سم أدراج امللفات حبروف كبرية وواضحة لتسهيل استرجاع امللفات وإعادة وضعها يف مكاا .٦

.لذلك إذا احتيج ٧٥يرجع للكتاب صفحة . بسرعة

ملفات األرشيف . عند احلاجةا يوجد ا حديث عن األرشفة للمؤسسات والشركات يرجع هل٧٦صفحة

رؤوس أقالم لتحسني نظام امللفات يف مكتبك

:إن االقتراحات التالية جتعل ملفاتك أكثر فاعلية أكثر من ملف حول فهي تسهل إعادة امللفات إىل أماكنها الصحيحة، وحتوي: استخدم امللفات العالقي*

.املوضوع نفسه



.سم امللفات حبروف كبرية وواضحة حىت يسهل استرجاعها وإعادا إىل أماكنها الصحيحة* .واز بني ملصقات أمساء الفئات والفئات الفرعية* .استحدث فهرسا للملفات املرجعية الكبرية*

حفظ امللفات وتسميتها

امللفات اإللكرتونية

:لي لتنظيم احلاسب اآليل وامللفات اإللكترونيةنقترح ما ي .استحدث نظام ملفات مللفات الوثائق يف احلاسب اآليل .١ .استحدث نظاما لتخزين رسائل الفاكس والربيد اإللكتروين اليت ستحتفظ ا .٢ ).الورقية منها واإللكترونية(اجعل نظامك يعكس تنظيم معلوماتك األخرى املتبقية .٣ يسهل عليك الوصول إىل امللفات والربامجاستحدث سطح مكتب .٤

نظام تشغيل احلاسب اآليل–من أين تبدأ

.إن الطريقة الوحيدة املتبعة للعثور على الربامج وملفات الوثائق هي من خالل برامج تشغيل احلاسب اآليلن كنت متلك مهارات فإ. اخلطوة األوىل اليت جيب اختاذها حنو تنظيم املعلومات املوجودة على احلاسب اآليل

قبل أن تباشر التعامل مع ملفات : والقاعدة هنا. فاحبث عن مدرب حاسب آيل لتوجيهك خالل عملية التعلم .احلاسب اآليل، عليك أن تعرف ما تقوم به وإال فاطلب املساعدة ممن يعرف

أعد نسخة احتياطية للقرص الصلب

أن تعد نسخا إضافية كاملة من القرص الصلب قبل البدء مهما كانت مهارتك يف إدارة امللفات، فمن احلكمة .وإذا كنت ال تفعل ذلك بانتظام فال بد أن تتوقع مشاكل يف املستقبل. يف مسح وإعادة تنظيم ملفاتك

:وبغض النظر أي شيء، تأكد من إعداد نسخ احتياطية مللفاتك قبل أن تقوم مبا يلي

تسمية امللفات اإللكرتونية :ملستخدم النموذجي للحاسب اآليل الربامج التالية اليت حتتاج وثائقها إىل تنظيمقد ميتلك ا

.برنامج وورد ملعاجلة الكلمات والوثائق اليت يتم استحداثها وحفظها .١ .برامج احملاسبة وأوراق العمل احملاسيب اليت يتم استحداثها وحفظها .٢ .ظة، والوثائق اليت يتم نسخها عن اإلنترنتبرامج تصفح اإلنترنت، ورسائل الربيد اإللكتروين احملفو .٣ .برامج الفاكس ورسائل الفاكس احملفوظة .٤



.برامج تنظيم الوقت والتذكري اهلام .٥ .برامج اجلرد وبياناا .٦ .برامج احملاسبة الشخصية وملفاا .٧ .برامج ختطيط املشاريع واخلطط املوضوعة .٨ .الصور اإللكترونية .٩

.، وبرامج العرض وغريهابرامج الرسومات والصور واحملفوظة .١٠ :فاستعمال أوامر نظام التشغيل املناسبة حيقق ما يلي

إن مل يكن موجودا بالفعل على القرب الصلب ) My Documentوثائقي اخلاصة (استحدث جملد . ١إن . أرشيف٣مرجعي، ٢عمل، ١سمها . حتت وثائقي اخلاصة) أدلة(استحدث ثالث جملدات فرعية ). سي

Myيضعها يف أعلى شجرة وثائقي اخلاصة ) ملفات العمل(جبانب اسم أهم دليل للملفات " ١ "وضع العددDocument وهكذا.. فيضع امللفات املرجعية حتت ملفات العمل " ٢" وأما العدد.

٨٥ إىل ٨٣ولالزدياد حول إدارة امللفات اإللكترونية يرجع لصفحة

عهاتنظيم رسائل الربيد اإللكرتوني والتعامل م رسالة إلكترونية يوميا وهذا كم كبري، وحىت تتمكن من تنظيم هذا ٢٠٠ إىل ١٥٠يتلقى بعض األشخاص من

الكم اهلائل من الرسائل اإللكترونية، فأنت حباجة إىل تطبيق معظم املبادئ املتعلقة بامللفات الورقية كما هو احلال لذلك فاملبدأ الذي ينبغي تطبيقه بالنسبة للربيد . يء بسرعةيف السالل الورقية، ميكن للربيد اإللكتروين أن ميتل

).امسحه اآلن(و) افعله اآلن: (اإللكتروين هو التايل استخدم –ال تتخم نظام الربيد اإللكتروين اخلاص بك بالرسائل اليت قرأا . أجب على رسائلك فور قراءايك االحتفاظ ا فضعها يف الدليل أو الد أما الرسائل اليت جيب عل!مفتاح احلذف يف غالب األحيان

.اإللكتروين الصحيحكما أنه . فلست حباجة إىل إضافة أوراق جديدة إىل خمزونك الورقي! احذر من الطباعة إال إذا كانت ضرورية

.ليس من املعقول طباعة سطرين على صفحة جديدة

تنظيم رسائل الفاكس املرسلة من احلاسب اآليل مباشرةكان لديك جهاز مودم تستطيع توفري الكثري من الوقت واجلهد بإرسال الفاكس عرب احلاسب اآليل إذا

!)ويف الوقت نفسه تقليل حجم الورق(مستخدما يف ذلك برنامج فاكس

خطوات تنظيم الربيد اإللكتروين ووثائق الفاكس - .ابدأ بالتعرف على خصائص نظامي الفاكس والربيد اإللكتروين .١



ملفات عمل، - ١يد اإللكتروين إىل أدلة ت هذه الربامج تسمح لك بنقل رسائل الفاكس والربإذا كان .٢فحدد رسائل الفاكس والربيد اإللكتروين هذه للحفظ واسحبها إىل . أرشيف-٣ملفات مرجعية، -٢

.الدليل الفرعي املناسب هلا، أو احذفهااإللكتروين، فاستحدث ضمن برنامج إذا كان الربنامج ال يسمح بنقل رسائل الفاكس والربيد .٣

.الفاكس والربيد اإللكتروين جملدا موازيا حسب الفئات املستحدثة يف نظام العمل الورقي

استحداث وتنظيم دليل عناوين الربيد اإللكرتونيا ميكنين إن تنظيم عناوين الربيد اإللكتروين يف جمموعات ال يسهل العثور على العناوين اليت أريدها فقط، وإمن

.أيضا من إرسال رسائل معينة إىل أفراد اموعة بسهولة أكرب

تنظيم سطح املكتب لتسهيل الوصول إىل الربامج وامللفات .إن دراسة كيفية تنظيم سطح املكتب وتبويبه لتسهيل الوصول إىل الربامج والوثائق أمر يستحق اجلهد

تنظيم الربامج األخرى

.الكتب، واألرفف، وشنطة املكتب، ودليل العناوين وغريها: اليت حتتاج إىل تنظيممن بني البنود األخرى :املبادئ األساسية لتنظيم هذه الوسائل حسب التجربة هي

.ضع األشياء املتشاة معا يف جمموعة واحدة* .ضعها يف املساحة نفسها أو احلاوية اخلاصة ا* . سمها بشكل واضح*

ص ــملخ

لنصائح اآلتيةاتبع اضع . من احملتمل أن تستغرق هذه العملية يوما أو بعض يوم. نظف املعلقات ونظم مكان عملك .١

.جدوال زمنيا لتنفيذ هذا العمل إن أمكن حىت تتجنب املقاطعةضع يف سلة ") صادر"و" معلق"، و"وارد("احصل على ثالث سالل ورقية على األقل ومسها .٢

فهي لألشياء اليت ال تستطيع تنفيذها اآلن، " معلق"اجلديدة، أما سلة مجيع البنود " الوارد" .فهي لألشياء اليت اكتملت" الصادر"أما سلة . واألشياء اليت خارج نطاق سيطرتك

ضع على سطح املكتب كل ورقة أو وثيقة موجودة يف أدراج مكتبك، ويف السالل الورقية .٣ .ة الورق، خلف الستارة وحتت املكتب حتت نشاف–انظر يف كل مكان . وشنطة املكتب

:التقط أول ورقة يف أعلى الكومة وتعامل معها اآلن بإحدى الطرق التالية .٤



. نفذها حىت تنجزها بالكامل . أنفذ ما تستطيعه منها، مث ضعها يف سلة املعلقات إذا كان انتظارها قصريا جدا، أو دوا يف ملف . ب

.نتظارها للجواب اخلاص ااملذكرات يف التاريخ املناسب خالل ا .حوهلا لوظف آخر. جاستحدث كومة على األرض لألوراق املطلوبة اخلاصة باألعمال أو املشاريع اجلارية حىت حتفظها . د

.يف ملف العملاستحدث كومة أخرى على األرض لألوراق اليت ستحفظ يف امللفات املرجعية إذا كنت حباجة . هـ

.ك أي فعل اآلنهلا، ولكنها ال تطلب من .استحدث كومة أخرى على األرض لألوراق اليت ستحفظها يف ملف األرشيف. وإذا كانت تافهة، عدمية الفائدة وتعاملت معها من قبل، أو كانت موجودة يف مكان ! ألقها فورا. ز

.آخر .سلوب نفسهباأل) كالربيد اإللكتروين مثال(عامل األمور املعلقة املوجودة على احلاسب اآليل . ٥ لكل مشروع ملف، ولكل فئة - استحدث ملفات عالقي ومسها، . ذا تكون قد نظمت ملفاتك. ٦

.ومسها) أرشيف(و) مرجعية( كذلك استحدث ملفات -جمموعة ملفاتلكل واحد من مساعديك، ورئيسك يف العمل وغريهم ممن ) متابعة شخصية(استحدث ملفات . ٧

يف امللف اخلاص به، ودون فيه مالحظات تتعلق باألشياء اليت تود ضع اسم كل شخص. تتصل م .التأكد منها حول املشاريع اجلارية وطويلة األجل

إذا كان لديك سكرتري، فيجب . هذا امللف هو جزء من ملفات العمل. استحدث ملف مذكرات. ٨ .أن يكون هذا امللف على مكتبه

القرص : ات نظام تشغيل احلاسب اآليل من أجل تنظيم ملفاتكامنح نفسك وقتا كافيا لفهم إمكان. ٩أشكال أو أيقونات (، وسطح املكتب )؛ مثل قواعد البيانات وأوراق العملفئات عامة(الثابت

، وامللفات املوجودة ضمن الربامج التشغيلية )مشاة موعات امللفات املوجودة على القرص الثابتنظم معلومات احلاسب حبيث تكون أقرب ما يكون من التنظيم . وهكذامبوبة إىل أدلة وأدلة فرعية

.املتبع يف تنظيم الورقجتنب مسببات الفوضى واإلرباك عند استحداث ملفات معاجلة الكلمات، وخذ وقتا كافيا . ١٠

.لتنظيم خمزون امللفات اإللكترونية وتقسيمها إىل أدلة وأدلة فرعية تسمح بتبويب كل امللفات قسم ملفاتك إىل جمموعات مماثلة بصورة فعالة، مستخدما يف ذلك أمساء حسبما تسمح به .١١

مثل أقالم احلرب، : أعد قائمة بالتموينات واألدوات املفقودة والضرورية ألداء عملك. إمكانات النظامات األمساء، األشرطة الالصقة، الدبابيس، املقصات، واألختام وجملدات إضافية حلفظ امللفات، وملصق

تأكد من توفر كل شيء ومن أا مجيعا صاحلة . واألقراص اهزة وكل شيء ميكن أن حتتاجه .لالستخدام

األجزاء الصغرية اليت : اآلن، أعد قائمة جبميع األشياء اليت جتول يف خلدك وحتتاج إىل تنفيذ. ١٢



أخرجها كل من عقلك . كنت تؤجلهاتعذب ضمريك، والبنود غري املستعجلة، واألشياء الصغرية اليت بعد وضعها على الورق كلها، ابدأ يف تنفيذها واحدة بعد األخرى مستهال . وضعها على الورق

هكذا ستعرف أنك . ال تتوقف حىت تنتهي من كل بند من البنود املوجودة على الورق. بأعلى القائمة .أيت العمل

!افعله) اآلن. (تابع العمل. هذا هو الصحيح



لثالفصل الثا

إمنا حنن ما نفعله مرارا أرسطو

٣



هل ميكن أن أحقق نتائج . "بعد ذلك، اسأل نفسك. عليك أوال أن حتدد بالضبط كيف متضي وقتك احلايلجيب كيف يل بتأدية النشاطات عالية املستوى بفعالية "أفضل إذا قضيت وقيت يف نشاط آخر؟ مث اسأل نفسك،

.وبتأثري أكرب

احتفظ بسجل زمنيلقية يف ملعبنا، اليفيد فقط يف معرفة فيم أمضينا أوقاتنا، بل ميكن من معرفة الكرة املبسجل زمين ظإن االحتفا

.والنشاطات اليت ال ميكن تغطيتها، وكيف نضيع أوقات اآلخرين إذا كان حمتمال ٩٩يرجع لنموذج السجل الزمين ص

السجل الزمني اإللكرتوني

.املبدأ هو أنه إذا كنت ترغب يف السيطرة على الوقت، جيب أن حتسبه جيدا

التغلب على كثرة املعلومات. ص من املعلومات الفائضة؛ هي منع دخول املعلومات واملهام قليلة الفائدة إىل نظامكأفضل طريقة للتخل

.واألفضل من ذلك اختيارها

أربع طرق الختيار املعلوماتإن احلل املثايل هو حتليل مجيع مصادر املعلومات واحلد من املعلومات واحلد من املعلومات غري الضرورية من

.إخل.... قائمة التوزيع، وإلغاء االشتراك مصدرها، بإبعاد نفسك عن

ما وراء سلة الواردالطريقة املثلى للسيطرة على هذا الكم اهلائل هي بتقسيمها إىل فئات وجمموعات، ومن مث إعداد وتنظيم أجوبة

.فعالة هلا

امجع األعمال الروتينية وكل رسالة إلكترونية، وكل مكاملة إن كل ورقة،". جتميع"ميكن تسمية عملية تقسيم وتبويت املعلومات

نفذ االتصاالت واملهام . هاتفية، وكل مقاطعة، وكل بند ترسله خارج املكتب هو شكل من أشكال االتصاالت .املتشاة على شكل جمموعات مما يقلل الوقت والفعل وميكنك من إكمال كل مهمة من املهام بفعالية أكرب

األعمال املكتملة من سلة األوراق لتوزيعها يف الوقت نفسه بدال من أن من األسهل عليك تناول جمموعة من* .تقوم من مكتبك يف كل مرة واحدة تنهي فيها عمال واحدا



إن تنفيذ مجيع أعمال معاجلة الكلمات مرة واحدة بدال من التنقل بني برامج خمتلفة يوفر عليك الوقت يف كل * .لماتمرة تتلقى فيها عمال ملعاجلة الك

.إن حفظ مجيع امللفات يف وقت واحد بدال من حفظ كل ورقة على حدة يوفر الكثري من اجلهد* ستالحظ أن جتميع األعمال يسمح لك باالستعداد وتنظيم نفسك مرة واحدة بدال من عدة مرات عند تنفيذ *

.العمل بشكل عشوائي

جدول وجتنب اختاذ القراروهناك طريقة . كل شيء فور قدومه وبني وضعه دائما جانبا لتنفيذه يف وقت الحقمن املهم التفريق بني تنفيذ

مثل فتح (نظم وقتك لتنفيذ بعض األعمال ) افعله اآلن فيما بعد(وأشري إليها بعبارة . للتعامل مع هذا األمر وعندما حيني الوقت افعله اآلن، ..)الربيد وقراءته، ومعاجلة الربيد اإللكتروين، والرد على املكاملات اهلاتفية إخل

.افعله اآلن. فإن قرأا نفذها. التقرأها حىت تكون مستعدا للعمل وختصيص الوقت) باركنسون(انون ق

فإن خصصت مثال ساعة . الوقت املتوفر أو املخصص ألدائه) موافقة(إن العمل مييل إىل ملء ) باركنسون(يقول .يف إجناز تلك املهمة خالل الزمن الذي حددتهلتنفيذ مهمة ما، فلديك فرصة أكرب

اموعات الزمنية

دقيقة مركزة ٩٠حيث تستطيع خالل فترة . دقيقة٩٠إن الفترة الزمنية املثالية للعمل هي : يقول بيتر داركر .أن تنتج كمية من العمل أكرب مما تنتجه خالل ضعف هذه املدة يف بيئة تكثر فيها املقاطعة واإلرباك

نب املكاملات اهلاتفيةجت

تأكد من أن مجيع املوظفني يفهمون متاما اإلجراءات . قرر بأال تتلقى املكاملات بصورة عشوائية خالل اليوماجلديدة، من هم املعنيون؟ وماهي االستثناءات، وكيف يتم تدوين رسالة من الشخص املتصل؟ للرد على املكاملة

.جيب أن تفهم الرسالة أوال. اطلب من املوظف املساعد أخذ معلومات كاملة وصحيحة. غري مقبولة يف حد ذاا" اتصل أمحد"رة إن عبا

) أمحد(اتصل : "جاهزا ملناقشة املوضوع) أمحد(ومىت سيكون ) أمحد(درب مساعديك على كيفية معرفة حاجة هذا ." ى الرقم كذا وكذاسيكون موجودا بعد الظهر عل. من أجل حتديد موعد مع فريق املبيعات يف نيويورك

.يساعدك على االستعداد للرد على املكاملة :وإذا كان لديك بريد صويت أو خدمة الرد الصويت، تستطيع تكوين رسالة حتمل املضمون نفسه

سوف أستعد للنقاش . هل لك بترك رسالة. لست موجودا الستقبال مكاملتك اآلن. حيدثك) فرانك! (آلو" ١٢,٣٠ صباحا إىل ١١,٣٠أنا عادة أرد على املكاملات اهلاتفية بني الساعة . كنوأوافيك بأسرع وقت مم



أما إذا كان غري مناسب، فأرجو حتديد . أرجو إبالغي إذا كان هذا الوقت يناسبك! حسب التوقيت الشرقي ".موعد آخر؛ حيث تكون موجودا

الربيد اإللكرتوني

:من فوائده .أصبحت االتصاالت أسهل* .فة الربيد اإللكتروين أقل بكثري من الربيد التقليديتكل* .أقل بكثري) املعلومات(احتمال فقدان الرسالة * .بالضغط على مفتاح يتم إرسال الرسالة للعديد من األشخاص يف آن واحد* .ميكن التأكد من وصول الرسالة إىل املرسل إليه* .نقل الوثائق أصبح أسهل* .أسرع من معظم وسائل االتصال األخرىالربيد اإللكتروين * بإرسال رسالة لك شخصيا يف تاريخ مستقبلي كنوع آخر من أنواع : تسمح بعض برامج الربيد اإللكتروين*

.املذكراتالتنسيق مع جمموعة ما حلضور اجتماع بدال من أن تستخدم وقت : تستطيع بواسطة الربيد اإللكتروين*

.د اإلعالنات وإرساهلا مسبقا كرسالة إلكترونيةاالجتماع لإلعالنات، وإعدا

وهذا الوجه احلسن له جانب سيئرا ألن الربيد اإللكتروين يسهل االتصاالت، فإنه يصدر عنه الكثري من الرسائل، وبسبب هذه الكثرة يف نظ*

.الرسائل، مييل األشخاص إىل إمهال الرسائل اليت يعتربوا غري مهمة .لربيد اإللكتروين أن يتخم بالرسائل اإللكترونيةميكن لنظام ا*

. عند املوازنة بني النظام الورقي والنظام اإللكتروين، أنا أعترب أن النظام اإللكتروين أداة ممتازة لتحسني الفعالية .غري أن هذا النظام ميكن أن يشغلك متاما إذا مل حتسن التعامل معه

لطريقة الصحيحةالتعامل مع الربيد اإللكرتوني بافإن مل تستطع ذلك، فانظر يف . حدد فترات زمنية للربيد اإللكتروين واعمل على إائه خالهلا إن أمكنك ذلك

.كيفية التقليل من عدد الرسائل الواردة إليك

التقليل من الرسائل اإللكرتونية :إليك الكيفية



يها طالبا من شركة التسويق عدم إرساهلا إذا كنت تستقبل رسائل عدمية الفائدة بالنسبة لك، أجب عل .١ .املزيد من الرسائل إىل عنوانك

التسويق هذه، من حقك أن تقدم شكوى إىل مدير الربيد يف املوقع إذا استمر سيل الرسائل من شركة .٢ .الرئيس الذي تصدر عنه هذه الرسائل

تستطيع . يقة حلل هذه املشكلةإذا مل يوقف مدير الربيد الرسائل اليت ال تريدها، فقد يكون هناك طر .٣البحث عن العديد من برامج التصفية على بعض املواقع حىت جتد الربنامج الذي ميكنك من إجياد

.كلمات رئيسة حلذف الرسائل اإللكترونية قبل وصوهلا إىل صندوقك الربيدي

القواعد الرئيسة للربيد اإللكرتوني :ك وجع الرأس والعمل اإلضايفباتباعك هلذه األفكار تستطيع أن جتنب نفس

.عند استحداث رسالة إلكترونية، تأكد من حتديد املوضوع بوضوح يف خانة املوضوع* .حدد الغرض من الرسالة باختصار يف بدايتها* .ال تتحدث عن أكثر من موضوع يف رسالة واحدة* .ب على اجلميعال تستخدم مفتاح أج. ارسل الرسائل واإلجابات لألشخاص املعنيني فقط* .استخدم خاصية النسخ واللصق إلضافة ما تريد إىل الرسالة بدال من استخدام خاصية املرفقات* عند إجراء إضافات أو تعديالت على الرسالة، اكتبها باللون األسود الغامق حىت يسهل على املستقبل *

.مالحظتهاليها، اكتب يف بداية التعليقات األحرف األوىل من إذا رغب أحد األشخاص يف تعديل الرسالة أو التعليق ع*

.اسم ذلك الشخصقرر ما إذا . عند استقبالك للربيد اإللكتروين، انظر إىل العنوان أو إىل خانة املوضوع قبل أن تبدأ يف قراءته*

.كنت حباجة إىل قراءة هذه الرسالة أو حتويلها إىل شخص آخر أو حذفها استقبال الربيد، بل امجع الرسائل كلها وحدد أوقاتا معينة للتعامل مع الربيد أوقف خاصية التنبيه عند*

.اإللكتروين مرة أو مرتني يوميا .كن لطيفا ومتساحما مع اآلخرين الذين ليسوا كذلك*

املذكرات الداخلية/ كرتونيالربيد اإللليوم ويف وقت معني، رمبا يف الصباح قبل بدء حدة يف اتعامل مع الربيد اإللكتروين واملذكرات الداخلية مرة وا

دقيقة للتعامل مع ٦٠ إىل ٣٠حسب طبيعة عملك، حدد وقتا يتراوح بني . االجتماعات والنشاطات األخرى .مجيع األوراق اليت تتراكم يف صندوقك اليومي

استخدام شبكة اإلنرتنت



شركة متلك موقعا على اإلنترنت، فمن املهم زيارة إذا كانت ال. حتدثنا يف بداية الفصل عن الربيد اإللكتروين .هذا املوقع من وقت آلخر واالطالع على املعلومات اجلديدة فيه

البحث عرب اإلنرتنت

:كة اإلنترنت بشكل فعال ومنهاهناك العديد من الطرق الختصار الوقت، تضم بعض أهم قواعد استخدام شب .دون املواقع املمتعة واملفيدة* .ف على خمتلف حمركات البحث املتوفرة على الشبكةتعر* .تعلم كيفية استخدام حمركات البحث بشكل فعال* . ال تكن فضوليا جدا فيم خيص شبكة اإلنترنت، فإذا فتحت اإلنترنت، جيب أن يكون لديك هدف حمدد*

.التزم ذا اهلدف وجتنب إضاعة الوقت حبثا عن شيء آخر

القراءةعندما تقرأ أمرا، تعلم . فترة زمنية وقم بالقراءة حسبما تفضلحدد . مع القراءة باألسلوب نفسهجيب التعامل

إن القراءة السريعة ميكن أن ختتصر نصف الوقت املستغرق بالتدرب على النظر إىل املادة . كيف تقرؤه بسرعة .كما تعلم معظمنا كيف يقرأبدال من قراءا كلمة كلمة ) املفهوم، اجلملة، الفقرة، أو الصفحة(حسب

االجتماعات الفردية األسبوعية

١١٨متثل االجتماعات األسبوعية الفردية بني املدير ومساعده يرجع هلا يف الكتاب ملن أراد االستفادة منها

االجتماعات األكثر تأثريا :وقد علمتنا اخلربة عدة أشياء. حققنا جناحا جبعل هذه هذه االجتماعات فعالة

.حدد غرض االجتماع .جيب اإلعداد هلا جيدا

.جيب االلتزام ا مبوضوع االجتماع : جيب أن حيدد قرار من القرارات. جيب أن يسفر االجتماع عن قرارات

ما الذي جيب فعله؟ من سيقوم بذلك؟

فعله؟مىت جيب .وزع حمضر االجتماع فورا والتزم بالقرارات املتخذة

يف العملالتعامل مع املقاطعات



) !افعله اآلن( .نظف األعمال املعلقة حىت ال تضطر للتعامل مع نتائجها* .تعامل مع األشياء يف التواريخ احملددة لذلك حىت تقلل من طلبات احلصول على احلالة*

اآلن) الصحيح(افعله بالشكل .افعل األشياء بشكل كامل وصحيح لتقليل طلبات إعادة التنفيذ* يمات واضحة وكاملة ملساعديك للتقليل من طلبات اإليضاح، وعرب هلم عن إحباطك لعدم تنفيذهم اعط تعل*

.األشياء بشكل صحيح من أول مرةأعط تعليمات واضحة وكاملة ملساعديك للتقليل من طلبات اإليضاح، وعرب هلم عن إحباطك لعدم تنفيذهم *

.األشياء بشكل صحيح من أول مرة .عن تثقيف موظفيك املساعدين حول كيفية إجناز املهام الروتينية واألعمال الكبريةتذكر أنك مسؤول *

)اآلن(أوصل املعلومة .أعط معلومة كافية عند ترك رسالة للتقليل من فاتورة اهلاتف* .اطلب احلصول على معلومات كاملة عندما يتصل اآلخرون بك* .ة كاملةاستخدم أساليب االتصال اليت تسمح بترك رسال* )اختذ موقفا اآلن(

هل . لدي عشرون دقيقة إلكمال هذا التقرير من أجل االجتماع: تعامل مع املعوقات ببيان القيود الزمنية* مناسبة لك؟٢:٣٠الساعة

. اليت تدخل مكتبكعزز هذا بالوقوف لتقليل املعوقات* .عزز عادة التقليل من املعوقات يف العمل* . اتصاالتكابدأ يف جتميع*

اجعل العجلة تدورولكن معظم ما أريد منك أن تفعله هو التعامل مع املهام . أن ال أحب أن أجدول يومي على مستوى الدقيقة

.عدمية الفائدة واململة بشكل أكثر فعالية ومن خالل العادة

نقاط الضعف



أم خيتارون أحيانا الوقت غري املناسب من بني املشاكل اليت يواجهها األشخاص يف بداية العمل ذه الطريقة اهلاتفية يف ساعة متأخرة من الدوام كل يوم، بغض النظر فقد تقرر أنت الرد على املكاملات. لعمل بعض األشياء

. عن الظروف املصاحبة لذلك .التجربة واخلطأ مطلوبان يف غالب األحيان لتنفيذ العمل ولتعلم أساليب جديدة لتنفيذ العمل

:تبع النصائح التاليةايف العمل باستخدام ذكائك يف ) إنتاجيتك(ك تستطيع أن تزيد مهاراتك وفاعليت: اعمل بذكاء .١

وبغض النظر عما هي . ركز على األشياء اليت حتتاج اهتماما وتستحقه. أثناء تأديتك لواجباتكلعمل على كل هذه األشياء، فبإمكانك ختصيص وقت أكرب هلا عن طريق استخدام ذكائك يف ا

.كما أن تعودك ببساطة على فعل األشياء اململة يساعدك على أداء هذا النوع من املهام. شيء. إذا مل تقم أبدا بتحليل كيف وأين مضى وقتك، فإن هذا سيفيدك جدا لو طبقته: حلل وقتك .٢

ستندهش عندما تعرف أنك . استخدم سجال زمنيا تدون فيه كل ما تعمل والزمن الذي يستغرقه حاملا. أنفقت كثريا من الوقت على بعض األشياء فيما أنفقت وقتا قليال جدا على أشياء أخرى

.تعرف ما الذي تقوم به، تستطيع أن تبحث عن كيف تفعلهفكالمها يعيقان قدرتك : ال تسمح للمهام أو املعلومات قليلة الفائدة بالدخول إىل نظامك اليومي .٣

وجه املعلومات اليت . انتدب أشخاص مناسبني لتنفيذ املهام. ختلص منهما بالكامل. على اإلنتاجتعامل . وقتا قصريا جدا لألعمال الروتينية كالربيد الوراد مثالخصص . ال تستخدمها لعناية آخر

.معه بسرعة وبشكل روتيين مث انتقل إىل العمل املهمرد على املكاملات اهلاتفية مرة أو مرتني يوميا بدال من السماح هلا : تعلم كيفية جتميع األعمال .٤

خصص وقتا حمددا يف كل يوم للتعامل .افعل الشيء ذاته بالنسبة للربيد الوارد. بتعطيل عملكمع كل بند إىل النهاية، أو حدد مواعيد يف جدولك الزمين للتعامل مع بعض البنود يف أوقات

إذا قمت بتجميع األعمال بدال من السماح للمهام عدمية الفائدة . مناسبة يف املستقبل القريبإن . ايف ختصصه لألعمال املهمةمن الوقت اإلض% ٢٥بالسيطرة على يومك، ستجد أن لديك

الرد على رسائل اهلاتف، والرد على املذكرات الداخلية، والتعامل مع بريدك اإللكتروين كلها .مهام جيب التعامل معها جمتمعة

إذا كنت يف منتصف تقرير تعده وحضر الربيد، تابع . الحقا يعين االلتزام باجلدول) افعله اآلن( .٥. دقيقة يوميا للتعامل مع الربيد، وافعل ذلك يف الوقت احملدد٣٠ خصص. عملك على التقرير

التترك مهمة ما بعد أن ناصفتها لتنتقل إىل مهمة أخرى، فإن فعلت ذلك فاالحتمال األكرب أال .تنتهي أيا منهما ألن املهمة الثنائية الثانية ستعيقها الثالثة

إذا . نت املهام جمدولة، نفذها وتابع عملكإذا كا: - بذلك تقلل أسباب القلق –جدول املهام .٦. خصصت ساعة ملهمة معينة، فاالحتمال األكرب أن تنجز تلك املهمة خالل الساعة اليت حددا



.أما إذا خصصت يوما كامال لتنفيذ املهمة ذاا فستمضي اليوم كله حىت تكملهاروتينية العادية اليت هلا صلة مبوظفيك الفردية املتعلقة بالبنود الحدد أوقاتا معينة لالجتماعات .٧

هذا خيلصك من معظم املعوقات ومينحك فترات زمنية منتظمة متالصقة للمشاريع : املباشرينجيب أن ختصص ملفا لكل موظف من املوظفني وأن تعود نفسك . اجلارية والعادات الشخصية

املوظفني املباشرين االحتفاظ ينبغي على. على وضع املذكرات فيها لتذكرك بأجندة اجتماعاتكتذكر أن هذه االجتماعات ليست لألشياء غري . مبلف مماثل لك ملناقشته خالل هذه االجتماعات

. حللها وليس لألمور الطارئة– مثال –املهمة اليت ميكن أن تنتظر أسبوعا : جتماعاتووزعها للمشاركني يف اال) أ(انسخ قائمة حتسني االجتماعات املوضحة يف امللحق .٨

إذا كان لديك اشتراك يف شبكة اإلنترنت تستطيع وضع نسخة إلكترونية من هذه القائمة على (ابدأ محلة مع املدير واألعضاء واآلخرين لتطبيق أفضل أساليب . الشبكة بدون مقابل على املوقع

.التحسني املناسبة . وطبقهاراجع اخلطوات اليت تستطيع استخدامها للتقليل من معوقات العمل .٩



رابعالفصل ال

أنك إذا وضعت لنفسك صورة معينة يف عقلك : هناك قانون يف علم النفس مفادهالباطن حول ما حتب أن تصبح يف املستقبل، وحافظت على هذه الصورة لوقت كاف،

افسترى أنك تصبح كتلك الصورة اليت تفكر. وليام جيمس-

٤



خطط اآلنخيطئ بعض األشخاص عندما يعدون أن األفكار اليت متر خبواطرهم يف أثناء قيادم السيارة يف طريقهم للعمل،

مع أنك قد تفكر يف العمل يف هذه اللحظات، ولكين .للعمل) بأنه ختطيط(أو عندما يأخذون محاما قبل الذهاب ال أمسيه ختطيطا للعمل، بل أمسيه ـ بدال من ذلك ـ شكال من أشكال التفكري عدمي الفائدة، وليس فيه إال

.القليل من الوضوح إن مل يكن معدوما

هدف التخطيط . ـ ملاذا يتوجب فعلهاهلدف من التخطيط هو احلصول على فكرة واضحة ـ صورة عقلية واضحة

مبادئ التخطيط .حتديد األولويات، وإدارة الوقت، والتنظيم اجليد من أجل تنفيذ اخلطط بسهولة: للتخطيط ثالثة عناصر

ختطيط األولويات ـ إدارة املهام

أنت إذا جتاهلت األولويات ـ خاصة مع حجم العمل املتوقع وضغط الزمن الذي يعانيه الكثري منا ـ فمن .حملتمل أن تفشلا

إدارة الوقت

:تشمل اإلدارة للوقت ما يلي. بأا التفنن يف استغالل الوقت على أفضل وجه: ميكن وصف إدارة الوقت: لك الزمين إىل العديد من األوقات يف اليوماألعمال الروتينية اليت تعودت عليها وأخذت طريقها على جدو* ).اإللكتروين، واألعمال الروتينية األسبوعية، والشهريةاألعمال اليومية كالرد على الربيد (

مىت حتتاج إىل وقت ال مقاطعة فيه حىت تتمكن من : سياسات الباب املفتوح واملقفل على جدولك اليومي* التركيز؟

مىت تكون أكثر نشاطا خالل النهار، ومىت : خذ يف اعتبارك إيقاعك البيولوجي عند التخطيط للعمل اخلالق* ون أقل نشاطا؟تكقد يتطلب التخطيط اليومي عدة دقائق، واألسبوعي : ختصيص أوقات للتخطيط على املدى القصري والطويل*

.أو الشهري حيتاج إىل ساعة من الزمن، والسنوي عدة أيام إلجنازه: يننوع املذكرة اليت تستخدمها ـ ورقة الستخدامك الشخصي أم إلكترونية ميكن مشاركتها مع اآلخر*

ازدادت حاجتك جلدولة الوقت ألولوياتك كلما ازداد عدم األشخاص الذين يستخدمون جدولك الزمين، .الشخصية



.جتنب سارقات الوقت املوضحة يف امللحق ب! ت هو محاية وقتكإن اجلزء املهم يف إدارة الوق*

عملية التخطيط لربنامج الكفاءة الشخصية :لى ست فئات من التخطيط يتم تعليمها للمشاركنيحيتوي برنامج الكفاءة الشخصية ع

.اخلطة اليومية .١ .اخلطة األسبوعية .٢ .ذ املشاريعخطة تنفي .٣ .اخلطة االستراتيجية .٤ .حتديد األهداف .٥ .القيم .٦

التخطيط اليومي

.حىت جتعل خطتك اليومية فعالة وسريعة التطبيق، أقترح عليك استنباط خطتك اليومية من خطتك األسبوعية

يط األسبوعيالتخط ملاذا التخطيط األسبوعي

ولذلك . األحداث تتغري بسرعة، لذلك ليس من ادي ملعظم األشخاص وضع خطة مفصلة ملدة شهر مقدما .التخطيط األسبوعي هو األفضل ملعظم األشخاصفإن

.ملخطط هلاامنح نفسك وقتا كافيا لتصفح مذكرتك وحتديد كم من الزمن ضاع بسبب األمور الطارئة غري افإذا استخدمت نصف وقتك . مهما كان حجم الوقت، خطط أسبوعك استنادا إىل معدل الوقت املتبقي لديك

فقط وملؤه بالعمل املنتج حسب خطتك %) ٥٠(لتنفيذ عمل غري متوقع، تستطيع التخطيط للنصف اآلخر .الشخصية

هذا . ع املقبل يوفر وقتا للتخطيط الفعالإن ختصيص بعض الوقت يف اية األسبوع من أجل التخطيط لألسبو . هو الوقت الذي جيب أن حتدد فقط ما ستقوم به ولكن كيف ستقوم به أيضا

إن اخلطر العظيم بالنسبة ألكثرنا ليس ألن هدفنا عال جدا فنفشل يف حتقيقه، بل ألنه منخفض جدا فنحققه

ميشيل اجنليو



األهداف الشخصيةفهي تلقي الضوء على األهداف . سواء كانت األهداف شخصية أو مهنية، فإا تعمل على كأنوار توجيهية

. مع ذلك حنن حباجة إىل أن نعرف أن أهدافنا هامة وذات معىن. اهلامة ومتنحنا السبب لوضع االستراتيجيات .قيمك هي اليت حتدد أهدافك

على املستوى الشخصيالقيم

.قرر ما األشياء اليت حتترمها فوق كل شيء* .حدد املبادئ اليت حتب أن تعيش حياتك مبوجبها* .حدد مهمتك يف احلياة*

التصور ـ ما تراه هو ما حتصل عليه ـ .فيذالنتائج املرجوة قبل البدء الفعلي يف التن) تتخيل(االحتمال األكرب أنك تعرف أو تتصور

تابع الفصل الرابع

.مع املمارسة: التزم خبطة يومية أو أسبوعية .١حدد أولويات هذه البنود املتعددة وخطط : ألسبوعية، راجع مجيع موارد العملكجزء من خطتك ا .٢

.ألسبوعك .تذكر أن ختصص يف خطتك وقتا كافيا لألعمال الطارئة غري املخطط هلا .٣ .جزئ األهداف إىل مهام أصغر: راد حتقيقهاتذكر أن حتدد األهداف الرئيسة امل .٤ .هو هام بالنسبة للعمل على املدى الطويل حدد ما .٥ .استخدم ملف خاصا بكل هدف .٦ .ضع استراتيجية معينة لتحقيق كل هدف .٧ .ضع خطة مشروعة تشمل اخلطوات التكتيكية الضرورية إلجناز االستراتيجيات املوضوعة .٨ .لقيم اليت تعد األكثر أمهية بالنسبة لكخذ يف اعتبارك ا: احبث يف ذاتك .٩

ما هي غايتك من هذه احلياة؟ ! تذكر، أنه إذا كان للحياة غاية فإن هلا معىن .١٠ .نفذ األهداف األكثر إسهاما وارتباطا دفك أو غايتك من احلياة .١١



امسالفصل اخل

ة املتابعة حىت اإلجنازستجد أا ببساط" جناح"عندما تتعمق يف معىن كملة نيكول. دبليو. أف-

٥



تابع عملك ".يفشل أكثر الرجال بسبب عدم إصرارهم على وضع خطط جديدة لتحل حمل اخلطط الفاشلة"

وتابعها حىت اإلجناز، أو . نفذ اخلطط اليت وضعتهااعرف ما تريد، مث خطط لتحقيقه، مث . هذا هو أساس العملإن جودة العمل الذي ستقوم به يف . مث تابع تنفيذ اخلطط اجلديدة حىت حتقق ما تريد. ضع خططا جديدة إلجنازها

.التنفيذ يعتمد على مدى جودة تنظيمك

انشغال الفكر والوقتتبدو يف املرة األوىل أطول منها يف املرة الثانية أو يوما ما أن قيادتك السيارة إىل أي مكان قد هل الحظت

الثالثة؟ وهل فكرت يف السبب؟ عندما تقود سيارتك إىل مكان ما ألول مرة فإنك متيل إىل احلذر واالنتباه يف أما إذا ذهبت إىل املكان ذاته عدة مرات، فإنك تقود سيارتك إىل املكان والتكاد تفكر بالعالمات . أثناء الطريق

فاإلحساس بالوقت ال عالقة له ! تركب سيارتك وال جتد نفسك إال هناك. ليت أصبحت معروفة بالنسبة لكا .تقريبا بسرعة السيارة اليت تقودها، بل يتعلق أكثر مبا يتركز عليه انتباهك

غداء ال بد أنك الحظت أنك تبدأ يومك يف العمل لتكتشف أن وقت ال. عندما تكون مشغوال مير الوقت بسرعة أين ذهبت الفترة الصباحية وماذا أجنزت؟ : قد حان، وتتساءل

اء اليت جيب علينا فعلها هو أكرب مضيع للوقت أنا مقتنع أن هذا االنشغال الدائم وغري املنتج جبميع األشيا من واجلهد، وأكرب عائق أمام اإلنتاجية الفردية، وهو الشيء الذي نستطيع مجيعا التصرف حياله لنتمكن فعلي

.السيطرة على أوقاتنا وأعمالنا وبالتايل حياتنا

ضع أنظمة متابعة فعالة موضع التنفيذإن امتالكك لنظام وأداة بسيطة تذكرك مبا يتوجب عليك فعله، مما ميكنك من التغلب على هذه املشاكل

.واالنتقال لتنفيذ األعمال األكثر أمهية بالنسبة لك

املذكرات :رات فعال يساعدك علىإن وجود نظام مذك

.تذكر املهام املستقبلية* .تدوين املواعيد* .كتابة قوائم األشياء اليت ستعملها أو التخطيط لألسبوع القادم* .تدوين تواريخ اإلنتهاء اهلامة* .العمل بطريقة عكسية من تواريخ االنتهاء ووضع املعلومات األساسية* .اريخ امليالد، والعطل، واملناسبات، وغريها من التواريخ اخلاصة يف حياتكتذكرك باألحداث املتكررة مثل تو* .كتابة مالحظات من االجتماعات اليت حتضرها*



.تسجيل العناوين وأرقام اهلواتف* .توفري معلومات عامة؛ مثل مناطق التوقيت العاملية، ومفاتيح املناطق بالنسبة للهاتف والرموز الربيدية* .ات لعملك ادولختصيص أوق* .جدولة النشاطات املتكررة؛ مثل االجتماع األسبوعي للموظفني، معاجلة الربيد اإللكتروين واألعمال املكتبية* .تسجيل املعلومات الشخصية مثل رخصة القيادة، ورقم سجل السيارة وغريها* .تنظيم النشاطات حسب الغايات واألهداف*

عة حىت اإلجنازاحللول اإللكرتونية واملتابإن االستفادة من مفكرتك بشكل أفضل أو حتديثها إىل أخرى أكرب منها هي عملية حتسني بسيطة إلجراء بسيط

.قد يكون قيد االستخدام

التفويض

املفوض الفعال . حيدد الشخص الصحيح لتنفيذ العمل-١ يفوض شخصا اآلن ومينحه وقتا مناسبا إلاء -٢

.العمل .ه األهداف بوضوح حيدد ل-٣ .يوفر له مجيع املعلومات الضرورية إلاء املهمة -٤ يتأكد من فهم املوظفني للمهمة قبل اختاذ أي -٥

.إجراء . حيدد وقتا معينا إلاء املهمة-٦ . يشجع خطط املشاريع املكتوبة-٧ . يتابع تقدم العمل بانتظام-٨ . بابه مفتوح للمراجعة واالستفسار-٩

تحمل املسؤولية ولكنه يثين على الشخص ي- ١٠ .الذي ينجز العمل

يساعد املوظفني يف الترقية ملناصب أعلى - ١١ .بتحميلهم مسؤوليات جديدة

املفوض غري الفعال . يوزع حجم العمل عشوائيا-١ .يفوض قبيل تاريخ االنتهاء مما يسبب أزمة -٢ .ال ينقل صورة واضحة للنتائج املتوقعة. ٣ .در تعليمات قليلة وسريعةيص. ٤ .يفوض بشكل يسبب سوء الفهم. ٥ .يسأل عن كل شيء بأسرع وقت ممكن. ٦يأمل أن يكون املوظفون قد طوروا طريقة فعالة . ٧

.للتعامل مع املهمة .ال يتبع طريقة رمسية منظمة يف املراجعة. ٨ .يتدخل يف كيفية تنفيذ العمل. ٩

حتقيق النتائج ولكنه يلوم اآلخرين عند الفشل يف . ١٠ .يفوز بالثناء يف حال حتقيق النتائج

ال يفوض غريه، وبدال من ذلك يتمسك باملهمة . ١١ .ويتصرف بضيق

استثناءات هذه القاعدة



يف الناحية األخرى إذا مل تتابع عمل موظفيك، فهذا يعين يف . قد يكون من احملبط جدا متابعة ما فعله اآلخرون .إن كيفية إعطاء العمل لآلخرين لتنفيذه ميكن أن يؤثر على النتائج. لفشلغالب األحيان ا

فاألشخاص اخلاملون يبقون كذلك . عندما تريد إجناز شيء، أعطه لشخص مشغول. أنا أستخدم قانونا قدميا .عند إعطائهم أشياء لتنفيذها

اعمل نسخا احتياطية ألنظمتكن عمل نسخ احتياطية لنظام مذكراتك حبيث تكون متوفرة عند إذا كنت عرضة للنسيان، عليك التأكد م

.احلاجة

اجعل املتابعة جزءا من العملدوات املوجودة لتسهيل عملية املتابعة واملتابعة حىت اإلجناز، وجعل هذه تعلمت كيفية التعرف على األإذا

.ر على النجاحاألدوات جزءا فعاال يف العمل، فهذا يعين أنك تسري على طريق اإلصرا

تابع الفصل اخلامس كيفية - مبعىن آخر– إن مدى جناحك وفعاليتك يعتمدان بشكل أساس على مدى التزامك مبا حتاول إجنازه -١

.فاألشياء اليت حتدث ألنك تحدثها، أو جيب أن تصر حىت تحدثها. املتابعة واملتابعة حىت اإلجناز اليت تقوم ات بسيطة وسهلة االستعمال متكنك من التغلب على املشاكل وتسمح لك باالنتقال استخدم أنظمة مفكرا-٢

كان لديك كومة من األوراق على مكتبك فميز املهام اليت ينبغي عليك تنفيذها، وختلص إذا . إىل عملك األهمسب ستجد يف التاريخ املنا. من هذه الفوضى جبدولة العمل يف املذكرة ووضع األوراق يف ملف املالحظات

.األوراق أمامك لتذكرك باهلمة اليت جيب تنفيذها، وذا تكون قد خصصت وقتا لتنفيذ هذه املهمةاستخدم هذا السجل يوميا ليصبح . ختلص من حجم العمل للمذكرات املتعددة بوضع كل شيء يف سجل-٣

تتذكر شيئا تريد أن تفعله استخدم السجل عندما. عادة عندك، وستحافظ على مكتبك نظيفا يف الوقت ذاتهأرخ كل . شياءاستخدم السجل ملتابعة الطلبات الشفوية املتعلقة بعمل األ. وحتتاج إىل كتابة مالحظة يف مكان ما

، )اثنني يف واحد(يعمل السجل عمل املذكرة ونظام املتابعة . مهمة تريد إجنازها واشطبها عند االنتهاء منها .ديد املهام املكتملةبتذكريك بفعل األشياء وحت

استخدم نظام مذكرة يسمح لك بالتخطيط لكامل األسبوع يف وقت واحد هذا يعزز احتمال التخطيط -٤ .يف جدولة أعمالك ويف إجنازهاألسبوع وعلى أساس أسبوعي، ويزيد من فرص جناحك

ذكرة بشكل كامل يف إن األشخاص ال يستخدمون نظام امل. تخدامات نظام املذكرة تعلم أال حتد من اس-٥إن القليل من اخليال مضافا إليه عملية احملاولة واخلطأ يكشف لك قدرات املتابعة واملتابعة اليت مل تكن . الغالب .تتوقعها

كرات اإللكترونية اليدوية متوفرة ليست بأكرب وال فأنظمة املذ. ال تتجاهل احللول اإللكترونية ملشاكلك-٦وتشري . ة أو غريها من أنظمة املذكرات اليت تستطيع تزويدك بكم هائل من املعلوماتأثقل من املنظمات اليومي



) والشهرة(الدالئل إىل أن هذه األنظمة ستزداد شهرا ومتثل بالتأكيد حتديا لألنظمة الورقية من حيث التفوق .يف املستقبل

ة عملك تعتمد على مدى قدرتك كذلك فإن جود. التفويض أمر أساس يف حتديد مدى فعاليتك يف العمل-٧تذكر أنك عندما تفوض شخصا . فوض بشكل مناسب وستضاعف النتائج. على التفويض بشكل مناسب

أنت ال حتمله املسؤولية عن تنفيذ هذه . للقيام بعمل ما، فأنت تعينه إلجناز هذه املهمة وختوله صالحية ذلك .املهمة ألنك تبقى مسئوال عن ذلك

تستطيع فعل ذلك عن طريق إضافتها كجزء من عملية . تابعة واملتابعة حىت اإلجناز جزءا من العمل اجعل امل-٨ أن هذه االجتماعات األسبوعية – أيضا -تذكر. املراجعة األسبوعية خالل اجتماعاتك املنتظمة مع موظفيك

تصبح هذه االجتماعات معتمدة عليها هي بالنسبة ملوظفيك وقتا مناسبا للمتابعة حىت اإلجناز يف كال االجتاهني، . ووقتا مفيدا يساعد اجلميع على إجناز أعماهلم بفاعلية أكرب وبشكل أفضل



سادسالفصل ال

ال تستطيع التنصل من مسؤوليات الغد بتجاهلها اليوم أبراهام لينكولن-

٦



التغيري املستمر :من وجهة نظر برنامج الكفاءة الشخصية، لتحسني اجلودة ثالثة مكونات أساسية

.تاج إىل حتسني حدد ما الذي حي-١ . أعد خططا بأعمال التحسني-٢ . اعمل على تنفيذ هذه اخلطط-٣

برنامج الكفاءة الشخصية وإعادة التصميملعرض بعض فرضياتك حول إدارة العمل الشخصي، سوف أستخدم منوذج احلل الذي وضعه هامر وتشاميب

.من كتاب إعادة تصميم الشركة) احلل/ االستجابة/ املعتقد( .جيب على الشخص أن يعمل وفق أولويات: عتقدامل

أقترح عليك التخلص من األشياء املزعجة بشكل دوري فعال، حيث إا . هذا صحيح جزئيا فقط: اإلجابة .جتعل من الصعب التركيز على األشياء اهلامة فعال

نفذ نشاطاتك اليومية : انياث. ضع آلية فعالة للحد من وصول األشياء اليت ال ينبغي وصوهلا إىل مكتبك: احلل .بشكل فعال ويف أوقاا حىت تتمكن من التركيز يف معظم األوقات على األشياء اهلامة

التخطيط مضيعة للوقت؛ ألن األشياء اجلديدة تواصل الظهور وتتدخل يف اخلطة املوضوعة على أيه : االعتقاد . حال

أن األشياء النتيجة هي . قوم باألشياء دون ترتيبدون وجود خطة يم على وجهك دون هدف، وت: اإلجابة تأخذ وقتا طويال، حىت إن الوقت الذي يضيع على األشياء األخرى -تستغرق منك وقتا أكرب بكثري لتنفيذها

. إذا مل تكن جيدا يف التخطيط سيستغرق وقتا أكثر مما ينبغي ولن تشجع على متابعته- اليت تظهر يف الطريقيفضل أن تكون جهاز (األهداف الرئيسة اليت أنت مسؤول عنها مث استخدم األداة اليت تناسبك حدد : احلل

ذه الطريقة تستطيع املراقبة . ، مث ضع خطة حمددة لكل مشروع)حاسب أو غريه من احللول اإللكترونية .اجعل التخطيط علمية فعالة. واإلشراف على األشياء اليت تريد إجنازها بطريقة منظمة

: إذا كان املكتب غري املنظم مساويا للعقل غري املنظم، فماذا يساوي املكتب النظيف؟ الفرضية تقول: االعتقاد .إنه حىت تكون مبدعا يف عملك جيب أن تكون غري منظم وفوضوي

حىت تنجز األشياء جيب أن تكون حسن التنظيم ولديك إجراءات . اإلبداع ال يعتمد على الفوضى: اإلجابة .أوجد الوقت اإلبداعي. نظمة عمل مطبقة تساعدك على ذلكوأ

ع وضع نفسك يف بيئة مشجعة حىت حدد وقت اإلبدا. نظم بيئة عملك حىت يتوفر لك الوقت لتبدع: احلل . تعمل وتبدع

. فهذا يعطلين عن العمل–ال أجد وقتا لكتابة أي شيء : أنا مشغول جدا يف عملي: االعتقاد

إن عمل الشيء بشكل صحيح يستغرق وقتا أقل مما (( حكيم )) يستغرقه شرح سبب عمله بشكل خاطئ



إذا كانت لديك صورة واضحة عما . عمال فيها ميزة متوارثة وهي مرحلة ما قبل اإلنتاجمجيع األ: اإلجابةإن كتابة األشياء تفرض تفصيل األشياء وتوضيحها وبالتايل . ستفعل، فإنك تستطيع فعله بشكل أسرع وأفضل

.حتصل على صورة واضحة هلا من عملك وعاداتك اليومية، وجرب طرقا جزءا. حدد وقتا معينا يف كل أسبوع للتنظيم والتخطيط: احلل

.خمتلفة حىت يصبح هذا التخطيط والتنظيم فعاال قدر املستطاعلقد خترج يف اجلامعة، لذلك جيب أن يعلم كيف يتعامل مع األوراق وأن يعمل يف املكتب بشكل : االعتقاد

.فعال كيف يعملون أو أن لديهم عادات عمل أم يعرفون– بالضرورة –كون األشخاص متعلمني ال يعين : اإلجابة . من أوقام ـ فقط ـ ألن لديهم عادات عمل غري جيدة% ٥٠يضع األشخاص ما معدله . جيدة .أخضع املوظفني ألحد أنواع برنامج الكفاءة الشخصية. ركز على تطوير إجراءات العمل الشخصية: احلل

.ليب عمل ما تعمله بشكل خمتلف أو ال تعمله أبداعند قيامك بفحص فرضياتك، تستطيع أن تبدأ بتحديد أسا



سابعالفصل ال

جيب أن تذهب . إذا انتظرت الناس ليأتوا إليك فستأتيك املشاكل الصغرية فقط .حتدث املشاكل الكربى عندما اليدرك األفراد وجود من أول األمر. وجتدها

إدواردز دميينغ. دبليو-

٧



: ع النصائح التاليةبتاأكثر األوقات فعالية . حدد وقتا معينا على جدولك الزمين للخروج من املكتب إىل مناطق مسؤولياتك-١

.تنهي جوالتك كلهالذلك، ال حتضر للمكتب حىت . وأفضلها هو الصباح الباكر . ركز على إجراءات العمل وكيفية حتسينها-٢ساعد . اعرف استراتيجية شركتك جيدا وانقلها بالكلمة والفعل إىل موظفيك. انقل الصورة للموظفني-٣

.موظفيك على إدراك أهداف الشركة وفهمهاإذا تبني لك األمر صعب أو . له أوف بوعودك اليت تقطعها إذا قلت بأنك ستفعل شيئا ملوظف ما، فافع-٤

. افعل ما تستطيع للوفاء بوعدك. حيل، فعد إىل ذلك املوظف وأبلغه موقفكتمس . ركز على مساعدة موظفيك لتحسني عمل الفريق عندما تكون معهم-٥



ثامنالفصل ال

. وليس مكان وجود املكتب –املكتب هو مكانك حيثما كنت . وليس مكانا تذهب إليه–العمل شيء تفعله

٨



مفتاح النجاح ـ التناغم اهليكلي لتنظيم املعلومات هذا هو السؤال: أن جتد أو ال جتد

:ىل بيئة العمل اجلديدةهناك عنصران جيب التفكري فيهما كجزء من اإلعداد للتحول إ كيف ننظم املعلومات حىت نتمكن من العثور عليها عند حاجتنا هلا؟-١ كيف لنا أن حنتفظ باملعلومات وننظمها إلكترونيا وورقيا؟-٢

فعالية اإلدارة واإلسناد أين تذهب؟ وماذا تفعل؟–إذا احتجت للمساعدة

أوجدت الشركات ما لذلك ! يف حاجة للمساعدة- جديدةال شك أن التقنيات احلديثة قد أوجدت متطلبات اإللكترونية واألدواتملساعدة املوظفني على استخدام وإصالح مجيع األجهزة ) مكاتب املساعدة(يسمى بـ

.اليت تستخدمها يف هذا العامل املتطور .االتصال مكوى الرئيسة على ألسنة فريق املساندة هي أننا ننتظر كثريا قبل أن نقرر إن الش

بأنه ينبغي عليك االتصال مبكتب املساعدة، - جمرد شك-لذلك جيب عليك يف املرة القادمة لو شككتال تؤجل ذلك، ألنك ! اتصل اآلن–فيجب عليك االتصال وطلب املساعدة إلصالح أجهزتك اإللكترونية

ت قصري وإال تصبح كبرية حتتاج إىل ذا تقلل من احتمال حدوث األعطال الصغرية اليت ميكن إصالحها يف وق .وقت طويل إلصالحها

التحديات الشائعة التي تواجه العمل يف البيئة اجلديدة

األمور الفرديةاستخدمت مذكرة صغرية احلجم ميكن وضعها يف جيب اجلاكيت وأخرى . استخدام املذكرة اإللكترونية-١

جربت مذكرات وكان تركيزي على شكل اجلدول لقد. داخل شنطة املكتب– فقط –كبرية ميكن وضعها فالشكل اليومي يوفر لك الشكل األسبوعي . إن لكل هذه النماذج مزاياها. اليومي أو األسبوعي أو الشهري

أما الشكل الشهري فيوفر لك . صورة أوسع ويساعدك يف وضع اخلطة قصرية األجل مع مساحة كافية للكتابة .خطيط الفعال مع أا ليس فيها مساحات كافية للكتابة فيهاكتابة الكثري من األحداث والت

إن عنصر الذكاء املوجود يف هذه األجهزة الدقيقة هو جهاز التوصيل . استخدم مدير البيانات الشخصي-٢تعد أجهزة مدير . الذي يسمح بنقل املعلومات بني احلاسب اآليل واملذكرة أو مدير املعلومات الشخصي

.صي هي اخليار املناسب لبيئة العمل اجلديدةاملعلومات الشخقد ال حتب األعمال الورقية ولكن هناك بعض األشياء اليت جيب علينا قبوهلا . استخدام األعمال الورقية-٣

:وهي . لقد غري احلاسب اآليل طريقة عملنا ونوع العمل الذي نقوم به-



معظمنا يضع األشياء اليت ال حيب أن يفعلها ": وأ أوالافعل األس" نقترح عليك بقوة أن تتبع القانون دائما -منيل حسب طبيعتنا إىل أن نستغرق وقتا أطول يف تنفيذ األشياء اليت . جانبا وال يقترب منها حىت تتحول إىل أزمة

يت ماهي أسوأ األشياء ال"اسأل نفسك يف بداية اليوم، . حنب أن نفعلها حىت نتجنب األشياء اليت ال حنب فعلهاهذه وسيلة ! مث اسأل نفسك قبل اية اليوم بساعة أو ساعتني وافعلها. وافعلها فورا". جيب علي فعلها اآلن؟

.قوية إلبعاد األعمال الورقية واملهام األخرى اليت ال حنبها عن طريقناصلها فترات زمنية ننصحك بتحديد تواريخ معينة تف. تنظيم وصيانة األعمال الورقية وامللفات اإللكترونية-٤

إلجراء أعمال الصيانة والتطوير ألنظمة - شهريا، ربع سنوية، نصف سنوية، وسنوية- منتظمة على مذكرتك .تنظيم أعمالك الورقية واإللكترونية

. هل أنت حباجة لالحتفاظ مبعلومات إلكترونية أكثر وصيانتها واستخدامها-٥ . طباعة الورق الستخدامه وليس لتخزينه-٦ ع الفصل الثامنبات . حدد نوع بيئة العمل احلديثة اليت تناسبك وتناسب شركتك-١نشر وترمجة دار املعرفة للتنمية البشرية ) أوديت بوالر(ملؤلفته )) تنظيم مكان العمل(( اقرأ كتاب -٢ ).املترجم( . يف شركتكعلومات افهم جيدا األمور السائدة يف بيئة العمل واليت هلا تأثري على فقدان قيمة امل-٣ راجع عملية تنظيم املعلومات احلالية يف الشركة وأجر التعديالت حسب الضرورة للتقليل من ضياع -٤

.الوقت يف أثناء البحث عن املعلوماتقرر كم مرة . جيب على مستخدمي املذكرات وضع نظام فعال للنسخ االحتياطية لتسهيل استعادة امللفات-٥

املذكرات، وما هي عملية التخزين اليت ستستخدمها سواء على الشبكة أم ال، وما جيب أن حتدث كتابةجيب أن ال يتم إعداد النسخ . الفترات الزمنية اليت جيب أن تفصل بني كل عملية نسخ احتياطية وأخرى

.االحتياطية أكثر من مرة يف األسبوع. تدريب الضروري حىت تتمكن من ذلكحدد أهدافك وال. حىت تتخلص من الورق أنت حباجة إىل خطة-٦

.احصل على مساعدة لتحقيق ذلك من داخل الشركة ومن خارجها ).انظر الفصل الثاين( نظم عاملك الورقي واإللكتروين حىت ميكن احلصول على كل شيء بسهولة -٧صدقاء وزمالء إذا كان عملك األساس يف املرتل، نظم ساعات عملك يف املرتل وأبلغ أفراد العائلة واأل-٨

.العمل . حدد على مذكرتك الوقت الذي ستمضيه يف مكتب الشركة-٩

إذا كنت ممن يعمل يف املرتل، راجع بيئة . إن العمل يف املكتب يتطلب بيئة تسمح بأداء العمل بفعالية- ١٠ت اليت متكنك من وأية نواقص ميكن أن تكون موجودة فيها، واخلطوا- ماديا وبشريا–العمل احلالية يف مرتلك

.حتسني البيئة وبالتايل اإلنتاجية . راجع االجتماعات املستقبلية وخطط السفر وضع جدوال زمنيا فعاال لتنفيذها- ١١



تاسعالفصل ال

إن الوقت املناسب إلصالح السقف هو يوم مشمس كندي . جون إف-

٩



أصلحها اآلن

مقياس الفوضى .يفه بأنه مقياس أو درجة من الفوضى اليت ستودي بأي نظامميكن تعر

لك جيب عليك إذا كنت تأمل وتتمىن العمل يف بيئة منظمة، جيب أن تعترف بأن الطبيعة متيل إىل الالنظام، ولذ .احملافظة على النظام

.تأكد أن كل نظام آيل للسقوط، بسبب الفوضى، إال إذا عملت على صيانته واحلفاظ عليه

الصيانة ودائرة العملإن كل عمل، وكل مهمة هلا بداية، : فكر ا على هذا النحو. بعبارة بسيطة، الصيانة هي جزء من دائرة العمل

جيب أن تضم النهاية . للمهمة) ختطيط، وإعداد وجتهيز(توي بداية املهمة على تنظيم جيب أن حت. ووسط، وايةمبا يف ذلك امللفات، " (طور حالة كل شيء تلمسه"و" ضع هذه األشياء يف أماكنها"نقاط الصيانة اليت تشمل

).واألدوات وغريهاذلك هي التعود على عادات يومية أسهل طريقة للقيام ب. جيب احلفاظ على عادات الصيانة بالطريقة نفسها

.منتظمة وإدراجها يف دورة العمل اليومي متاما كما تفعل بالنسبة لألوقات

اجعل األمر سهالإذا نفذ الورق من ماكينة التصوير يف أثناء . إن الغرض من الصيانة هو تسهيل عمل األشخاص حىت ينتجوا

.يسمح لك بتشغيلها واالستفادة منهاقيامك بعملية النسخ، امأل املاكينة إىل مستوى .ال تضع جمموعة من األوراق حىت تنهي عملك، وال تدع من يستخدم املاكينة بعدك يواجه املشكلة نفسها ثانية

الصيانة وافعله اآلن

عندما تكتشف أن بعض ) افعله اآلن(ولكن إذا خطر ببالك عبارة . ستكون هناك دائما أسباب لتأجيل الصيانةفإذا رأيت بعض األدوات اليت حباجة إىل . الصيانة حباجة إىل إجناز، فسوف تعمل على إجنازها فوراأعمال

.إصالح، فستصلحها اآلن

اجعل الصيانة عادةكما أنك معتاد على تنظيف أسنانك كل صباح، من األفضل واألسهل لك أن تعتاد الصيانة الروتينية دون

. احلاجة إىل التفكري اأغلق باب مكتبك واعمل على تنظيم كل شيء يف . لك وقتا معينا على مذكرتك ولنقل نصف ارحدد لذ

.املكتب من ملفات، ومراجع، وكتب، وأرشيف وغريها وختلص من كل شيء ال تريده



يوما٢١حتدي الـ

ال هذه العادة غري هل أنت مبستوى هذا التحدي؟ ما العادة اليت حتب تغيريها؟ ضع استراتيجية للتغيري واستبدإذا أخفقت يوما واحدا، ابدأ . يوما متتالية٢١نفذ خطة تغيري العادة يوميا وملدة . املرغوب فيها بأخرى جديدة

.دون خرباتك ومشاعرك خالل هذه العملية. من جديد من اليوم رقم واحد .إن فهم كيفية استجابتك هلذا التحدي جيعل التحدي القادم أسهل بكثري

الصيانة الوقائية

إن اإلعداد املبكر يقلل من . تستطيع أيضا حتديد أوقات الذروة خالل العام وتنظيم نفسك للتعامل معها بفاعلية .تأثري هذه الفترات عند قدومها

الصيانة والتطوير املستمر

ن تكون هناك عدة جيب أ" ماذا ميكن أن أفعل يف األسبوع القادم لتحسني عملي؟: "يف كل أسبوع اسأل نفسيمهام على خطة عملي األسبوعية اليت جتعل حيايت أسهل، وجتعلين أكثر فعالية، وتزيد من معرفيت، أو تغري

.الوضع إىل األفضل نوعا ما

التطوير الدوريال تسمح مبرور أكثر من أسبوعني دون : هناك عدة أمور جيب أخذها يف االعتبار إذا قررت العمل ذه الطريقة

احتفظ بأنظمة مذكرات جيدة حىت ال . جيب أن تكون عملية التنظيف اليت تقوم ا شاملة. عادة تنظيم نفسكإ .تنسى األشياء املهمة

ماذا تفعل عندما يذهب كل شيء يف سبيله

إذا كنت ستمضي أيامك . سهال، حاول متابعة تدفق املعلومات اليومي على أية حال) افعله اآلن(حىت جتعل يوم أنب اآلخرين لتنفيذ . إعداد االستعراض، استقطع ساعة من الزمن وتعامل مع ما يأيت ملكتبك يف ذلك اليوميف

نظام ) وحدث(استخدم . حول األشياء اليت لن تفعلها) ولو بقساوة(اختذ قرارك . العمل حبرية ويف وقته .ناسبمذكراتك للتخلص من األوراق اليت على املكتب ووضعها على املكتب امل

أنت اآلن تعلمت اإلجراءات أيضا

.أفضل األشياء اليت جيب أن حتافظ عليها هي التغري لألفضل



:نصائح هامةاألساسية واألكثر عملية ألداء العمل، وأنك بتطبيقها تضمن نظام ) العادة(إدراك أن الصيانة هي الروتني -١

العادات اليت تضمن لك حتقيق نتائج لعملك اجلاد اجعل من أهدافك تطبيق هذه . عمل منسجم لسنوات قادمة .يف السنوات القادمة من خالل تطبيق برنامج الكفاءة الشخصية

إن األمر يستحق الوقت واجلهد . اجعل عادات الصيانة آلية متاما كما تفعل عندما تغري زيت سيارتك-٢ على النظام وصيانته يؤدي إىل فشلك يف إن اإلخفاق يف احلفاظ. الكتساب عادات يومية لتنظيم نفسك وبيئتك

. أداء عملكاكتسب عادات تساعدك على تطوير . أنظمة حتول دون حتولك إىل العادات القدمية) يف حيز التنفيذ( ضع -٣

حدد وقتا هلذه الصيانة على جدولك . الذات باستمرار، وتعينك على صيانة هذه األنظمة كأسلوب حياة .الزمين

بداية املهمة . إن لكل عمل بداية، ومنتصفا واية. ر يف العمل املراد تنفيذه كدورات عمل تذكر أن تفك-٤مع اكتمال تنفيذ املهمة، تضم النهاية نقاط . يف منتصفها أعمال التنفيذ. تشمل اإلعداد والتجهيز ألداء املهمة

ا يف ذلك امللفات، واألدوات الصيانة مع إعادة كل شيء إىل مكانه األصلي وحتسني كل شيء تلمسه يداك مب .وغريها

. إدراك أن اختراع احلاسب اآليل يعين أن امللفات الورقية ليست هي الشيء الوحيد الذي حيتاج إىل صيانة-٥إن صيانة القرص الثابت تعين وجود . لدينا اآلن ملفات إلكترونية على احلاسب اآليل، وبريد إلكتروين أيضا

اطية من بياناتك واستخدامها بانتظام حىت ال تكون بياناتك اإللكترونية حتت رمحة أنظمة حفظ لعمل نسخ احتي .انقطاع التيار الكهربائي مثال

امض بعض الوقت من كل أسبوع يف . حدد وقتا أسبوعيا للتنظيم واحلفاظ على تدفق العمل حتت السيطرة-٦عمل نسخ احتياطية للقرص الثابت . ملفاتكحدث . التخطيط لألسبوع القادم واحلفاظ على تنظيم الذات

استخدم جدولة صيانة ربع سنوي، سنوي أو غري ذلك للحفاظ على . تفحص متويناتك. اخلاص باحلاسب اآليل .إجراءات الصيانة وحتديثها

فإذا . إذا تبني لك أنك تضيع الوقت على شيء قلما تستعمله، فاسأل نفسك جبدية حول أمهيته بالنسبة لك-٧اسأل نفسك عن . السبب الذي حتافظ من أجله على األشياء ال قيمة له بالنسبة لك، فاجعله نقطة محراءكان

!فإن كان شيئا تستطيع العمل دونه حقيقة، فافعل. سبب صيانته. اجعل التنظيم جزءا من عملية التخطيط وأضفه من اخلطوة األوىل إىل النهاية. نظم نفسك يف أثناء العمل-٨

اجعل عملية الصيانة أمرا ال حيتاج إىل تفكري، وستجد . عود نفسك على عادات جيدة. تحقيق النجاحخطط ل .أن ذلك خطوة سهلة يف الطريق إىل النجاح

جيب أن يكون هدفك احلقيقي هو التحسني املستمر لكل شيء تفعله، وبرنامج الكفاءة ! ال تشعر بالراحة-٩ .لتحقيق ذلكالشخصية هو األداة اليت تستخدمها



خلامتةا عادة جديدة واحدة فقط

إن ما مييز الشخص حسن التأقلم والتنظيم ليست عاداته األساسية اليت اعتادها وإمنا مهاراته اليت يعاجل ا فهو دائما مستعد للتغيري خالفا للشخص القاسي، املدافع عن . هذه العادات أو اليت يستجيب ا للمتغريات .املرونة الذي تعود على اجلمودالذات وقليل

ويندل جونسون-



امللحق أ قائمة حتسني االجتماعات

اإلعداد لالجتماعات

. احلاجة إىل االجتماع واضحة-١ .املناسبون سيحضرون األشخاص -٢ . مت حجز مكان االجتماع-٣ . مت تأمني املواد املطلوبة وهي متوفرة-٤ . مت إرسال دعوات االجتماع-٥ : سوف يشمل االجتماع ما يلي-٦ .غرض االجتماع* .النقاط املدرجة على أجندة االجتماع* .مكان االجتماع* .أوقات البداية والنهاية* .جيب على املشاركني القيام ااالستعدادات اليت *

رئيس االجتماع . توجيه االجتماع-١ . االلتزام بأجندة االجتماع-٢ . تشجيع املشاركني على املشاركة-٣ . السماح للمشاركني بإكمال نقاطهم-٤ . ضمان عدم اخلروج عن املوضوع-٥ . تلخيص نقاط االجتماع-٦ ).من؟ وماذا؟ ومىت؟( ضمان اختاذ قرارات -٧

السكرتري . يكتب حمضر االجتماع-١ . يوضح من، وماذا، ومىت يتم تطبيق اإلجراءات-٢ . يوزع احملضر يف وقت معقول-٣

املشاركون



. حيضرون دائما يف الوقت احملدد-١ . يستمعون للمتحدثني وحياولون فهم اآلخرين-٢ . ال يقاطعون املتحدثني-٣ . ضمان جو مفتوح وخالق-٤ .قاطا واضحة ومباشرة يثريون ن-٥ . يوزعون الوثائق املعنية-٦

امللحق ب الوقتامضيعو

اجتماع مضيعي الوقت

.سبب االجتماع غري واضح* .املشاركون ال عالقة هلم باالجتماع* .كثري من االجتماعات* .ال توجد أجندة لالجتماعات* .موجود أصال واضح أو غري غريحمضر االجتماع* .ت عدمية الفائدةنقاشا* .ال توجد معلومات مرتدة* .ال توجد قرارات* .ال توجد متابعة أو شبه معدومة* .رئيس االجتماع ضعيف الشخصية* .ال يبدأ االجتماع يف الوقت احملدد* .حتدث كثري من املقاطعات من اخلارج* .عدم االلتزام مبوضوع االجتماع* .حملددال ينتهي االجتماع يف الوقت ا* .يستغرق وقتا أكثر من املتوقع* .ال يوجد حمدد لكل موضوع* .ضعف التحضري لالجتماع* .ضعف التحضري من قبل املشاركني* .ال يوجد هيكل عام لالجتماع*



.ال توجد مداوالت* .مكان االجتماع بعيد وحيتاج إىل وقت طويل للوصول إليه*

االتصال مبضيعي الوقت .خطة للسرية الشخصيةال توجد * .نقاشات غري موضوعية* .الرغبة يف املشاركة يف العديد من األشياء* .عدم القدرة على اختصار احملادثات* .ال يوجد وقت حمدد النتهاء احملادثات* .عدم حتديد األولويات* .ال يوجد سكرتري*

ضعف يف اإلنابة ).اخلوف من الفشل(عدم الشعور باألمن * .قد الثقة باآلخرينف* .الكثري من املراقبة* .انعدام وجود إرشادات وإن وجدت فهي سيئة* .إنابة املسؤوليات الرمسية دون تفويض حقيقي* .اخلوف من أن زميلك يف العمل يستطيع أداء العمل بصورة أفضل منك* .تفضيل الفعل على اإلدارة* .وضع زمالء العمل حتت الضغوط*

ضعيفاملدير ال تكرار الوصف الوظيفي يف آخرين* .إرشادات غامضة* .ضعف االنضباط الشخصي* .يفضل عمل ذلك الشيء* .ال يوجد وصف وظيفي* .ال توجد أولويات واضحة*

ضعف االتصاالت .انعدام اإلدراك حباجة اآلخرين للمعلومات*



.مشاكل يف اللغة* .استخدام وسائل اإلعالم اخلطأ* .توقيتسوء * .املستمع ال يتقبل األفكار اجلديدة* .تأخر يف الرد* .الكثري من املعلومات* .الكثري من االتصاالت* .اتصاالت غري واضحة* .ضعف إدارة املعلومات* .ضعف إدارة االتصاالت* .معلومات غري موثقة* .معلومات عدمية الفائدة* .معلومات غري مكتملة*

قرارضعف يف اختاذ ال .تأخر يف اختاذ القرار/ ضعف* .ضعف الثقة يف عملية اختاذ القرار* .عواقب ارتكاب أخطاءاخلوف من * .ال توجد أوقات زمنية معقولة وحمددة* .جهل عواقب ونتائج القرارات املتخذة* .انعدام الرؤية االستراتيجية* .ضعف يف إدراك أهداف القسم* .أهداف غري واضحة*

ام وجود العمل املنظمانعد .انعدام األولويات* .الكثري من األشياء يف ذاته الوقت* .انعدام التخطيط* .يتم التعامل مع مجيع املشاكل باألمهية نفسها* .القليل يؤجل* .الكثري يتم التعامل معه يف وقت قصري* .ال وقت لالستعداد*



.الكثري من املقاطعة* ".ال"لرفض وقول انعدام القدرة على ا* .الرغبة يف تقدمي املساعدة بغض النظر عن تأثريات ذلك على العمل األساس* .احلاجة للشعور بأمهية الذات واملشاركة يف كل شيء* .التردد يف مواجهة اآلخرين* .الرغبة يف املشاركة يف كل شيء* .جديد/ الرغبة يف التحدي واملشاركة يف شيء خمتلف* .ة على إجناز األشياءعدم القدر* .انعدام الوقت* .عدم احترام وقت اآلخرين* .انعدام اإلدراك* .صعوبة حتصيل املعلومة من الفوضى* .التوتر* .انعدام االنضباط* .انعدام الوقت من أجل التخطيط* .ضعف التخطيط* .الوقت/ نقص القدرة* .املقاطعة من قبل زائرين غري متوقعني* .م وجود خطط لتجنب مقاطعة الزائرين غري املتوقعنيانعدا* .الباب مفتوح دائما* .يأيت املوظفون بشكل مستمر طلبا للحصول على موافقات* .عدم القدرة على جتنب زيارة مثل هذه* .للزبون" ال"عدم القدرة على قول * .الكثري من األعمال الروتينية واألوراق* .انعدام األولويات* .عدم إنابة العمل آلخرين لشعورك أنه بإمكان تنفيذ العمل بسرعة أكرب وبشكل أفضل* .كل شيء موجود على املكتب* .انعدام التنظيم الشخصي* .طويلة األمد/ انعدام األهداف قصرية*

أعطال احلاسب اآليل .يتعطل احلاسب اآليل وال ميكن الوصول إىل امللفات*



.وصلة اإلنترنت بطيئة* .حتميل املعلومات بطيء* .مرفقات الربيد اإللكتروين معدة بربنامج غري موجود لديك* .مل تستطع احلصول على املعلومة اليت تريدها من خالل البحث على شبكة اإلنترنت* .يعلق احلاسب اآليل ويفقد املعلومات* .توقفت عن العمل...) الطابعات، وجهاز املودم(املعدات املساعدة * .يتحطم احلاسب اآليل وتفقد املعلومات* حذف لبعض املواد املهمة جدا يف الكتاب فريجع هلا، والتلخيص إمنا هو برؤية هناكرمبا يكون :مالحظة*

.شخصية فقط، والكتاب مليء بالنماذج املهمة فيرجع إليه ملن أراد

صفحة ٢٨٦الكتاب يقع يف اقتنيته من مكتبة العبيكان



eden kotob.blogspot.com

Documents

pdf created

pdffactory

document