ebp compta

EBP Compta

Pour Windows XP et Vista

Manuel utilisateur

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1 Flicitations !............................................................................................................................................... 1 2 Convention d'utilisation dEBP.................................................................................................................... 3 3 A lire attentivement..................................................................................................................................... 5 4 Licence d'utilisation..................................................................................................................................... 7 5 L'assistance technique ............................................................................................................................... 9 6 Gnralits sur le Produit ......................................................................................................................... 11 32 Comptabilit (gnralits)....................................................................................................................... 19 49 Dossier.................................................................................................................................................... 25 118 Affichage............................................................................................................................................... 43 121 Immobilisations..................................................................................................................................... 45 143 Oprations Comptables Courantes ...................................................................................................... 57 306 Impressions ........................................................................................................................................ 119 375 Fichiers de Donnes........................................................................................................................... 149 463 Rvision Client.................................................................................................................................... 175 486 Oprations de Clture ........................................................................................................................ 185 523 Outils................................................................................................................................................... 191 Index .......................................................................................................................................................... 237

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1 Flicitations ! Vous venez dacqurir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle prsente votre logiciel et donne toutes les informations ncessaires son installation et sa dcouverte.

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2 Convention d'utilisation dEBP

Prambule En achetant un progiciel EBP (de la St EBP SA au capital dun million deuros immatricule au RCS de Versailles N 330 838 947), le Client fait lacquisition du droit non exclusif de l'utiliser des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfrer ou laisser transfrer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un rseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bnficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel monoposte ne donne droit qu' UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rseau ncessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protg par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu des poursuites judiciaires civiles et/ou pnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire lobjet dun nantissement ou dune location aucun titre que ce soit. EBP se rserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.

Livraison, Suivi et Droit de rtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de larticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP sengage, sauf mention expresse et spciale sur ses documents commerciaux, livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrs qui suivent la commande. A ce dlai, sajoutent les dlais postaux en vigueur. En cas de tlchargement, les progiciels sont disponibles immdiatement. En conformit avec larticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre lexcution de sa commande, par un numro dappel tlphonique fixe et non surtax accessible depuis le territoire mtropolitain. En conformit avec larticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est inform quil ne peut pas exercer son droit de rtractation auquel il renonce expressment et ce ds la livraison du logiciel dans la mesure o le Client ou lun de ses prposs fait une demande dactivation au moyen du N de licence du produit et dune raison sociale . Il en est de mme si un contrat de services est souscrit dont lexcution commence immdiatement compter de lactivation du logiciel qui est fait de faon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mme si le logiciel complet est tlcharg par Internet.

tendue des obligations de support dEBP Les services dassistance dEBP sont destins fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs lusage des progiciels EBP dans les configurations matrielles et logicielles requises. EBP sengage fournir au CLIENT les conseils les plus adquats pour aider rsoudre les problmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans lutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rsolution des problmes. Les services de support dEBP qui font lobjet dun contrat distinct des prsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et nincluent pas le support sur site.

Assistance de proximit sur le site Lutilisateur doit pouvoir faire appel un professionnel de linformatique pour dnouer sur son site une difficult technique dont la cause ne serait pas dtermine ou rsolue par lassistance tlphonique dEBP. Pour ce faire, le Client reconnat conclure avec un distributeur ou un professionnel de linformatique une convention pour lassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions dintervention de ce professionnel. EBP ne peut tre rendu responsable dun dfaut daccord ou des consquences dun non-respect des obligations rciproques des parties convenues dans cette convention tierce.

Sauvegarde des donnes

Printed Documentation

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Le CLIENT reconnat avoir t inform par EBP et/ou par son distributeur quil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures la sauvegarde des systmes, programmes et fichiers de donnes, et que labsence dune telle sauvegarde rduit de manire significative ses chances de limiter limpact des dommages qui pourraient rsulter dune irrgularit dans le fonctionnement de son systme ou ses progiciels et peut rduire la porte des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnat quil est de sa responsabilit de mettre en uvre une procdure pour assurer la rcupration des donnes, fichiers ou programmes dtruits, endommags ou perdus. EBP ne saurait tre tenue responsable en cas de perte de donnes.

Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin dun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'tat sans garantie d'aptitude une utilisation particulire, tous les risques relatifs aux rsultats et la performance du progiciel sont assums par l'acheteur. En toute hypothse, EBP nassume que des obligations de moyens lexclusion de toute obligation de rsultat. La prsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manire non limitative, toute garantie de qualit ou dadquation un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnat que la fourniture des services de support tlphonique dans le cadre dun contrat dassistance dpend de la disponibilit ininterrompue des moyens de communication et quEBP ne peut garantir une telle disponibilit.

Limitations de responsabilit Sauf disposition contraire dordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables raison de prjudices directs ou indirects (y compris les manques gagner, interruptions dactivit, pertes dinformations ou autres pertes de nature pcuniaire) rsultant dun retard ou dun manquement commis par EBP dans la fourniture ou labsence de fourniture des services de support, alors mme quEBP ou ses fournisseurs auraient t informs de l'ventualit de tels prjudices. EBP ne peut tre rendu responsable dun fonctionnement non conforme, dun dysfonctionnement, dune inaptitude particulire ou dune absence de fonctionnalit dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnat quEBP et ses fournisseurs ne seront responsables raison daucun manque gagner subi par un tiers et d'aucune rclamation ou action en justice dirige ou intente contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothse, la responsabilit dEBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excder, au total, les sommes payes par le CLIENT EBP (ou son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat dassistance. Lutilisateur reconnat avoir valu le logiciel de faon approfondie par une dmonstration ou un test rel pour vrifier quil est en adquation avec ses besoins.

Dispositions finales Ces conditions gnrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passes par tlphone, fax, courrier, email, formulaire lectronique l'attention du service clients dEBP ou dun distributeur EBP. La validation dun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prsentes CGV ds lors que ce dernier a coch la case prvue a cet effet sur le formulaire.

Les CGV font partie intgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prposs. Conformment Loi Informatique et liberts du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accs et de rectification aux donnes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mme en cas de pluralit de dfendeurs ou dappel en garantie.

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3 A lire attentivement Votre logiciel est prt lemploi et sadapte compltement aux petites entreprises, aux prestataires et aux artisans.

Il vous permet de traiter lensemble des tches comptables : Saisie des critures, Lettrage, Rapprochement Bancaire, Dclaration de TVA, Journaux, Balance, Grand-Livre, tats prparatoires au Compte de Rsultat et au Bilan

Le code dactivation Le programme vous est livr en version dvaluation qui propose lensemble des fonctionnalits, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au del de ces 40 jours, la saisie sera limite en nombre dcritures (consultez la partie intitule Comment saisir le code d'activation ?).

Le fichier LISEZMOI Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous rinstallez une mise jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et volutions apportes au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont t ralises.

La sauvegarde La sauvegarde est trs importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des donnes enregistres par votre logiciel sur un support extrieur. Ainsi, en cas de problme sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez tout moment retrouver des donnes correctes.

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4 Licence d'utilisation

Comment saisir le code dactivation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version dvaluation, cest--dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une priode de 40 jours compter de linstallation. Aprs ce dlai, si vous nactivez pas votre application, le logiciel sera brid 300 critures. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code dactivation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?.

Activation automatique Lactivation se fait via le site Internet dEBP, la connexion notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose dInternet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions lcran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous naurez pas de code saisir.

Activation manuelle Cette option est utiliser si le poste sur lequel vous avez install le logiciel nest pas connect Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de lcran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs.

Aprs enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version active du logiciel et vous avez accs au service technique d'EBP pour une dure fonction du contrat dassistance souscrit. Pour obtenir la dclaration de TVA agre, un code dactivation particulier doit galement tre introduit.

Si vous souhaitez exploiter les donnes du logiciel via une base de donnes (type Access), une option de gnration ODBC est galement disponible.

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5 L'assistance technique EBP Informatique met votre disposition une assistance technique qui rpond vos questions.

Avant de nous contacter, notez ...

Votre numro de licence, envoy par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous rpondre sans ce numro.

La description du type de configuration matriel (type de l'ordinateur, l'tat du disque dur, fonctionnement rseau ou monoposte...)

Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) .

Notre support tlphonique technique est ouvert :

Du lundi au jeudi : 8H00 19H00 Le vendredi : 8H00 18H00

Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne tlphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous tes sur une file d'attente). Composez le :

0811 65 20 00 (cot dun appel local)

Pour tout problme technique, vous pouvez galement nous adresser vos problmes par e-mail au :

[email protected] En prcisant votre numro de licence donnant droit l'assistance, le nom et la version du produit.

mailto:[email protected]"

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6 Gnralits sur le Produit

7 Dmarrage Bienvenue dans laide de votre logiciel. Vous souhaitez :

Crer un dossier Initialiser le dossier

Initialiser le plan comptable

Initialiser les journaux

Saisir sans aucune connaissance comptable : Des achats, des ventes, des ventes comptoir, des rglements en caisse, des rglements en banque.

Saisir des critures avec des connaissance comptables : o En utilisant des guides prdfinis o En saisie comptable standard

Consulter et lettrer un compte

Pointer la banque

Imprimer des donnes comptables o Journaux

o Grand-Livre

o Balance

Sauvegarder le dossier

8 Installation rseau des produits de la gamme PRO d'EBP Conus pour un environnement en mode poste poste ou en mode client/serveur , les produits de la Gamme PRO en rseau utilisent les technologies les plus avances pour accder aux bases de donnes. Une application de gestion/comptabilit en rseau utilise votre installation de manire plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par consquent rvler des dfauts non constats par le pass.

Pour votre installation en rseau, il est recommand de vous adresser un centre de comptence EBP agr qui devra valider lintgration du logiciel avec un matriel professionnel de qualit install dans les rgles de lart. Il sera ncessaire dinterroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complmentaires.

Fiabilit Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un rseau qui fonctionne de faon fiable. EBP ne saurait tre tenu responsable de pertes de donnes causes par un dfaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matriel.

Pour obtenir un rseau de bonne qualit, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes :

Eviter les rseaux base de cbles coaxiaux,

Avoir un cblage de bonne qualit ralis par du personnel qualifi : paire torsade certifie de catgorie 5 (cblage 100 Mbits),


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Utiliser des cartes rseaux et des concentrateurs (hubs) 100 Mb de marque rpute (EBP a identifi certaines cartes posant des problmes; en cas de doute n'hsitez pas nous consulter),

Utiliser une version jour des pilotes de cartes rseaux (de prfrence certifis Microsoft),

En cas d'installation fort trafic (plusieurs postes sur le mme dossier et/ou grande quantit de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un rseau 100Mbits,

Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expriment. EBP fournit ses centres de comptences un outil ENetTest pour tester votre rseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre rseau est dfectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Nanmoins, ENetTest ne peut dtecter que les problmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilit de votre rseau. Mme si votre rseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer rgulirement des sauvegardes (quotidiennes de prfrence). En effet, vous n'tes pas l'abri d'une dfaillance ultrieure de votre matriel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du rseau ou de l'alimentation lectrique).

En cas de coupure brutale de courant, les donnes indispensables au bon fonctionnement peuvent tre dtruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos donnes sur un seul ordinateur, protg des dfaillances du rseau lectrique l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrter correctement les stations de travail en utilisant la procdure prvue par Microsoft pour arrter Windows. En effet, un arrt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc vrifier que tous les utilisateurs de votre rseau connaissent et appliquent parfaitement la procdure d'arrt. Pour plus de certitudes ou un complment d'information, n'hsitez pas contacter le service technique d'EBP avec une description prcise (matriel et logiciel) de votre installation.

Informations sur le moteur de base de donnes Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de donnes Pervasive.SQL V8.

Les versions PRO rseau Poste Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO rseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une mme machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs diffrents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres diteurs qu'EBP) qui utilisent la base de donnes Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez imprativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation rseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vrifier la compatibilit de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de donnes auprs de son diteur. Sinon, placer les donnes sur deux ordinateurs diffrents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8).

9 Dsinstallation du produit Si vous avez besoin de dsinstaller le programme (procdure dinstallation interrompue, problme fichier programme...), allez dans Dmarrer + Paramtres + Panneau de configuration et lancez lAjout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installs par la procdure dinstallation sans toucher aux fichiers crs par lutilisateur.

10 Lien ODBC

Gnralits sur le Produit

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Une option de gnration ODBC est disponible en version PRO et vous permet de rcuprer les donnes afin de les exploiter via une base de donnes comme Access, grce des drivers ODBC.

Attention : Aucune assistance technique ne sera apporte par nos techniciens sur lutilisation de cette option.

Utilisateurs dune version PRO Installez la version complte de Pervasive.SQL V8 prsente sur votre CD-Rom dinstallation dans le rpertoire produits\outils\reseau. Ensuite, introduisez le code dactivation DDF (consultez la partie intitule Comment saisir le code d'activation ?). Les fichiers DDF seront simplement gnrs, lors de louverture du dossier, dans le rpertoire du dossier, sous Compta.0 (ou Compta.x).

Utilisateurs dune version Standard Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20.

11 Prsentation gnrale Les barres d'outils

Les listes et grilles de saisie

L'impression

L'aperu cran

12 Mise jour d'un dossier En cas dinstallation dune nouvelle version de votre logiciel, une mise jour de votre dossier vous sera propose ds louverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise jour pour accder votre dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseille avant cette opration. A noter que les critures appartenant des mois clturs, et qui ne seraient pas valides car saisies sur une version antrieure la 11.3, seront automatiquement valides afin dtre conforme au Bulletin Officiel des Impts n12 du 24 janvier 2006 sur le contrle des comptabilits informatises. Ces critures ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables.

13 Formats de Variables

14 Comment crer un nouveau format de variable ? Pour crer un format de variable, lancez loption Prfrences du menu Dossier + Proprits et accdez longlet Formats. Ces formats pourront tre applicables sur vos modles dimpressions.

Cliquez sur le bouton Nouveau afin daccder lassistant qui dtaille toutes les tapes de la cration.

Noubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modles dimpression.

Etape 1 Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format crer : Numrique ou Montaire , Date, Heure, Logique et Chane .

Etape 2


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Cette tape consiste dfinir l'apparence du format.

Format Numrique ou Montaire Dterminez le nombre de dcimales aprs la virgule, lapparence du montant (couleur, parenthse) en fonction de son signe (positif, ngatif ou nul), le choix dun sparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divis par 100 suivi du signe %) ou en toutes lettres.

De plus, vous pouvez dfinir un format Montaire en prcisant le symbole de la monnaie (par exemple E, Euros...)

Format Date Dterminez ici la couleur de la date, laffichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de lanne et leur longueur.

Format Heure Dterminez ici la couleur de lheure, laffichage ou non des heures et des minutes et sur quelle longueur.

Format Logique Indiquez le texte inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est fausse.

Format Chane Indiquez la couleur de la chane. Dans le cas particulier d'une chane vide, vous pouvez indiquer un texte faire apparatre (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.

Cliquez sur le bouton Terminer une fois dfinie l'apparence de votre format.

Sauvegarde des formats Les nouveaux formats ntant pas intgrs la sauvegarde du dossier, il vous faut imprativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant loption Informations de configuration. Cette sauvegarde nest effectuer quaprs cration et doit tre mise de ct.

15 Une variable de type Numrique est une variable qui contient : - des nombres qui pourront tre repris pour des calculs prcis (totaux, moyenne, max..) - des valeurs avec dcimales avec choix d'un sparateur. Une variable de type Montaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie.

16 Une variable de type Chane est une variable qui autorise tous les caractres de saisie. Les caractres saisis sont pris dans leur ensemble (chane) et ne peuvent faire l'objet d'aucun calcul.

17 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme tat (Oui ou Non, soit 1 ou 0). Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur

Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur

18 Ecran d'Accueil

19 Ecran d'Accueil (logiciel non activ) Le programme vous est livr en version dvaluation du produit. Cette version propose lensemble des fonctionnalits, et est limite 40 jours dutilisation compter de linstallation. Aprs ce dlai, si vous nactivez pas votre application, le logiciel sera limite 300 critures.


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Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les diffrentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web dEBP.

Evaluez Vous souhaitez valuer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez raliser cette valuation.

Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilit REL en version dvaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achete est la mme que la version avec laquelle vous avez cr votre dossier.

Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP.

Activez Vous souhaitez continuer utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel.

20 Ecran d'Accueil (liste des dossiers) A partir de cette fentre, vous pouvez :

Ouvrir :

Un dossier ouvert rcemment : cliquez sur le nom du dossier ouvrir, ou cliquez sur la flche afin de slectionner un ancien exercice.

Le dossier de dmonstration : cliquez sur Dmonstration.

Un dossier non list : cliquez sur Parcourir.

Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flche afin de slectionner un ancien exercice.

Crer un dossier : cliquez sur Crer un nouveau dossier.

Sauvegarder un dossier en cliquant sur licne sur la ligne du dossier.

Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur licne sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est dfinitive.

Retrouvez la liste des dossiers par loption Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un dossier.

21 Grilles de Saisie

22 Proprits des listes ou des grilles de saisie Toutes vos listes dcritures, de comptes, de journaux, de guides, , ont des proprits communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accs aux principales fonctions courantes, aux proprits de la grille et la possibilit de rafrachir les donnes affiches (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en dbut de liste.

Utilisez les barres de dfilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les donnes qui ne peuvent apparatre en totalit.


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Voici les diffrentes oprations que vous pouvez raliser : Modifier la largeur des colonnes

Trier la liste suivant une colonne

Paramtrer l'affichage des colonnes Choisir l'ordre des colonnes

Modifier le format d'affichage des colonnes

Changer les proprits de la grille Filtrer vos enregistrements

23 Largeur des colonnes Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris hauteur du titre de la colonne, sur

l'extrmit droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour largir automatiquement une colonne afin quaucun caractre ne soit tronqu, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne.

24 Tri suivant colonne Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut tre trie suivant un ordre croissant ou dcroissant, un ordre alphabtique ou un ordre chronologique en fonction des donnes de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne.

25 Affichage des colonnes Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie :

1. Accdez loption Proprits du menu contextuel (clic droit).

2. Slectionnez longlet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond une colonne de la grille. Lordre des variables de haut en bas correspond l'ordre des colonnes dans la grille, de gauche droite. La coche signale les colonnes qui seront affiches. Un carr gris signifie que la colonne ne peut tre dsactive.

3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carr gauche du nom de la variable.

4. Cliquez sur le bouton OK pour valider.

26 Ordre des colonnes Pour modifier lordre par dfaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie :


2. Slectionnez longlet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond une colonne de la grille. Lordre des variables de haut en bas correspond lordre des colonnes dans la grille, de gauche droite. La coche signale les colonnes qui seront affiches.

3. Slectionnez la variable colonne dplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se dplace vers la gauche ou vers la droite.

4. Cliquez sur le bouton OK pour valider .

27 Format d'affichage des colonnes Pour modifier le format daffichage des donnes dans une liste ou une grille de saisie :


2. Slectionnez longlet Format.

3. Ouvrez la liste droulante des variables disponibles par simple clic sur la flche.

4. Slectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format daffichage.


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5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, slectionnez le format appliquer. Pour appliquer le format par dfaut, slectionnez licne .

6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format.

7. Cliquez sur le bouton OK pour valider.

La modification du format daffichage dune grille na aucune incidence dans les impressions. En impression, chaque variable est imprime selon le format par dfaut. Pour imprimer une variable selon un format prcis, vous devez paramtrer le modle dimpression avec le gnrateur dtat EBP.

28 Proprits de la grille - Description des onglets

Onglet Formats Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des donnes de la grille/liste afin de les adapter votre convenance.

Onglet Variables Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez galement choisir l'ordre d'affichage des colonnes.

Onglet Filtres Cet onglet permet de grer des filtres pour la grille/liste courante. Vous pouvez ainsi crer un nouveau filtre, activer/dsactiver un filtre existant, modifier les critres dun filtre et supprimer un filtre inutile.

Onglet Affichage Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est tronqu (lorsque la largeur d'une colonne est infrieure la largeur du contenu de la zone).

29 Les filtres Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui apparaissent, selon des critres approfondis.

Pour cela, vous devez :

crer les filtres que vous souhaitez utiliser, cest--dire dfinir les slections multicritres que vous souhaitez appliquer

activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements rpondant aux critres dfinis dans le filtre.

30 Comment crer un filtre ? Pour crer un filtre sur une grille :

1. Ouvrez tout dabord la liste ou la grille de saisie concerne.


3. Slectionnez longlet Filtre. Si des filtres ont dj t dfinis, ils apparaissent dans la liste.

4. Cliquez sur le bouton Nouveau pour dfinir un nouveau filtre, le logiciel cre une ligne marque sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au nouveau filtre que vous allez dfinir.

5. Cliquez sur le bouton Renommer pour modifier le nom par dfaut. Saisissez alors un nom dcrivant succinctement lobjet du filtre (par exemple, Montant>500, ou encore Compte de Tiers uniquement.).


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6. Pointez maintenant le type de filtre crer .

Si le filtre rpond un critre unique, pointez Une condition.

Si vous dsirez crer un filtre rpondant plusieurs critres de slection, pointez Groupe de Conditions : le nom du filtre devient par dfaut . Cliquez alors sur le bouton Ajouter pour dfinir la premire condition, reprsente par une sous-ligne signale par un carr gris.

7. Pour dfinir la condition, vous devez indiquer la variable sur laquelle vous dsirez appliquer un critre prcis, choisir la relation et saisir la valeur de comparaison (qui peut correspondre une borne infrieure, suprieure, une date maximale, . . La condition est alors complte.

8. Si le filtre est de type Une condition, cliquez sur OK pour valider.

Si le filtre est de type Groupe de conditions, cliquez sur le bouton Ajouter pour valider la premire condition et dfinir la suivante. Vous devez alors dterminer si cette deuxime condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET).

Pour cela, cliquez sur le petit carr gris situ gauche de la condition pour faire apparatre soit un ET, soit un OU.

Si vous crez deux conditions relies par un ET, lapplication du filtre, seuls les enregistrements rpondant la condition 1 ET la condition 2 seront affichs.

Si vous crez deux conditions relies par un OU, tous les enregistrements rpondant la condition 1 ou la condition 2 seront affichs. Comme vous le voyez le rsultat nest absolument pas le mme.

Crez autant de conditions que souhaitez et cliquez sur le bouton OK pour valider.

9. Le nouveau filtre est cr est apparat dans la liste. Vous pourrez tout moment l'appliquer sur la grille.

31 Comment activer un filtre ? Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements (lignes) rpondant aux critres du filtre :

1. Ouvrez tout dabord la liste ou la grille de saisie concerne.


3. Slectionnez longlet Filtre.

4. Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre appliquer.

5. Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est alors filtre, seuls les enregistrements rpondant aux critres du filtre apparaissent.

6. Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir la grille/liste.

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32 Comptabilit (gnralits)

33 Ecritures types

Vente

Compte Description Dbit Crdit 41 Client 1196,00 4457 TVA collecte 196,00 7 Produit 1000,00

Achat

Compte Description Dbit Crdit 6 ou 2

Charge

ou Immobilisation

1000,00

4456 TVA dductible 196,00 40 Fournisseur 1196,00

Rglement client

Compte Description Dbit Crdit 41 Client 1196,00 5 Trsorerie 1196,00

Rglement fournisseur

Compte Description Dbit Crdit 40 Fournisseur 1196,00 5 Trsorerie 1196,00

Remarque : Le sens des critures na pas dimportance. Vous pouvez, si vous le dsirez, commencer la saisie systmatiquement par le compte de tiers afin den rcuprer son libell.

34 Quest-ce que le Lettrage ? Le Lettrage consiste pointer les factures avec les rglements correspondants, et ainsi de connatre les impays de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointes correspondront aux factures non payes. Le Lettrage concerne donc les comptes de tiers. Dans la fiche de chaque Compte, vous pouvez autoriser ou interdire le Lettrage.

Important : Lors de la clture annuelle, lopration de lettrage est lunique manire de conserver sur lexercice suivant les critures en attente de rglement.

Plusieurs types de lettrage sont disponibles :

Le Lettrage manuel


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Le Lettrage Automatique

Le Lettrage en cours de saisie

Le Lettrage partiel

Tout au long de lanne, le lettrage vous permet de suivre vos comptes de tiers avec prcision partir des traitements suivants :

Consultation d'un Compte (Type dcritures), Impression du Grand-Livre (bouton Options),

Relances clients,

Balance Age, Prvisions de Rglements.

35 Les chances La saisie dune date dchance lors de lenregistrement de vos factures permet de tenir un Echancier Prvisionnel contenant toutes les lignes dchances de vos tiers.

Lors de lenregistrement du rglement dun tiers, les lignes dchances en cours vous seront proposes, vous pourrez ainsi solder la ligne dchance partiellement ou en totalit. Le montant d sera alors mis jour, et le lettrage se fera automatiquement si le montant de la facture et le montant du rglement sont identiques.

Si vous souhaitez tenir un chancier, pointez Une chance (toutes versions), ou Echancier Dtaill (en version PRO) dans longlet Saisie du menu Dossier + Proprits + Prfrences. De plus, vous pourrez prciser, dans le paramtrage du Compte (Donnes + Plan Comptable Entreprise), si vous souhaitez que la fentre dchances soit ou non ouverte en saisie dcritures (case Sans chance).

Consultez les parties suivantes :

Enregistrement d'une facture avec chance Pointage d'une chance

36 Impression et suivi des chances Les impressions de la Balance Age, des Prvisions de Rglements, de lEchancier Prvisionnel et de lEchancier Dtaill permettent de suivre vos encaissements et dcaissements en retard, ou venir.

Les Lettres de Relance sappliquent aux clients en retard de paiement par rapport la date dchance.

37 Echancier : Enregistrement dune facture avec chance Saisissez la date dchance des factures par les options suivantes :

Par Mes Achats ou Mes Ventes

Par la Saisie Standard

Par la Saisie Guide

Par la Saisie au Kilomtre

Comptabilit (gnralits)

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Le logiciel propose par dfaut, la date du jour ou la date calcule partir des indications saisies dans la fiche du compte.

38 La gestion analytique

39 Quest-ce quune gestion analytique ? La ventilation analytique consiste associer chaque dpense et chaque recette des postes (ou centres de profit) prcis. Alors que l'criture comptable classique enregistre la dpense de faon globale, l'criture analytique va attribuer pour chaque centre de profit ou de cot concern, le montant de la dpense ou de la charge qui lui revient.

La gestion analytique correspond donc une gestion dtaille de vos charges et de vos produits afin de suivre l'volution de votre socit pour un poste et une priode prcise. De cette analyse dcoule certaines dcisions concernant la rentabilit d'un secteur, dun service, dun produit, dun atelier...

Remarque : En version millsime, vous ne pouvez ventiler une criture que sur un seul poste. En version PRO, vous pouvez ventiler une criture sur plusieurs postes et sur plusieurs axes.

40 La gestion analytique multi-axes (en version PRO) Il sagit de suivre le dtail de vos charges et de vos produits sur un, deux ou trois axes analytiques distincts. La gestion par axe vous permet de procder une analyse des charges et des produits suivant des critres d'analyses diffrents.

De ce fait, la somme enregistrer devra tre ventile 100% sur chacun des trois axes. Lorsque la ventilation dune somme ne concerne pas un axe, ou est ventile moins de 100% sur un axe, le logiciel enregistre automatiquement la diffrence sur un poste DIVERS.

Exemple de ventilation multi-axes Vous suivez deux axes : laxe Services et laxe Produits. Dans l'axe Services, vous dfinissez les postes : Administratif, Logistique, Marketing. Dans l'axe Produits, vous dfinissez les postes : Outils, Produits Mnagers, Peinture, Bois. Vous enregistrez les critures correspondant aux oprations suivantes :

2 000 Euros de dpenses correspondant des frais de publicit (PROMO sur le bois),

1 500 Euros de ventes correspondant une scie sauteuse

1 000 Euros correspondant au loyer.

Les ventilations analytiques seront les suivantes :

Ecriture comptable Axe Services Axe Produits

Frais de publicit (2000) Poste Marketing : 100 % Poste Bois : 100 %

Scie sauteuse (1500) Poste Divers : 100 % Poste Outils : 100 %

Loyer (1000) Poste Administratif : 30 % Poste Marketing : 40 % Poste Logistique : 40 %

Poste Divers : 100 %

41 Mise en place de votre gestion analytique

1. Dans longlet Analytique de loption Dossier + Prfrences + Prfrences, nommez laxe ou les axes que vous souhaitez suivre.


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2. Crez vos postes analytiques par loption Postes Analytiques du menu Donnes + Analytique et Budgtaire.

3. Crez vos grilles analytiques par loption Grilles de Ventilations du menu Donnes + Analytique et Budgtaire.

4. Associez les grilles aux comptes de charges et de produits, dans longlet Analytique de la fiche du compte, accessible par le menu Donnes + Plan Comptable Entreprise.

5. Dans la mme option, dcochez loption Sans analytique pour les comptes de charge et de produit que vous souhaitez ventiler automatiquement en saisie dcritures.

42 Saisie analytique Pour grer lanalytique, cochez loption Analytique en temps rel dans les proprits de votre dossier (Dossier + Proprits + Prfrences, onglet Saisie).

43 En version Millsime En Saisie Standard, une colonne Poste vous permet dindiquer le poste analytique sur lequel vous souhaitez ventiler le montant. Saisissez le poste ou slectionnez-le dans la liste accessible par licne , ou par les touches ou F4. Si aucun poste nest prcis, le logiciel impute automatiquement le montant au poste DIVERS.

44 En version PRO En Saisie Standard ou en Saisie au Kilomtre, sur une criture avec un compte de vente ou dachat, le logiciel applique automatiquement la grille de ventilation associe au compte pour chacun des axes. Si aucune grille na t associe au compte, vous devez vous mme saisir les postes et le pourcentage leur ventiler. Pour chaque axe analytique, vous devez imputer 100% du montant total. Tant que ce pourcentage nest pas atteint, vous pouvez dfinir une nouvelle ligne de ventilation. Vous pouvez bien entendu renseigner les postes dun seul axe, dans ce cas le montant sera imput automatiquement 100% sur le poste DIVERS dans les axes non renseigns.

Utilisez la touche Entre pour modifier une ligne de ventilation et la touche Tabulation pour vous dplacer de colonne en colonne. Utilisez la touche Flche Basse pour ajouter une nouvelle ligne de ventilation (possible uniquement si le montant ventil est infrieur 100%). Utilisez le bouton Solder pour gnrer automatiquement le pourcentage et le montant restant ventiler.

Une colonne A permet de signaler avec une flche les critures sur lesquelles une ventilation analytique a t enregistre. Pour ajouter cette colonne, dans loption de saisie, utilisez le clic droit de la souris afin datteindre le menu contextuel et choisissez loption Proprits. Cochez la variable A, et validez par OK.

45 Suivi analytique La commande Analytique et Budgtaire du menu Impressions permet danalyser la productivit de votre socit de faon dtaille.

46 Encaissements et Dcaissements

Encaissements La saisie des encaissements seffectue en deux temps :

La saisie des paiements reus Le dpt des valeurs en attente

Comptabilit (gnralits)

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La saisie des paiements reus permet de grer vos paiements par mode de rglement (chque, carte bleue, LCR, prlvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Ces rglements sont comptabiliss en tant que valeurs encaisses mais non encore enregistrs en banque. Vous pouvez donc vrifier vos valeurs encaisses, les regrouper et les dposer en banque les rglements dun certain mode (par exemple tous les chques la banque BGP, et toutes les espces une autre banque).

Avant de dposer les valeurs en attente, vous pouvez gnrer un fichier la norme AFB contenant les rglements de type LCR ou les rglements de type Prlvement.

La gnration de l'criture comptable du rglement client s'effectue donc en deux fois :

1. Lors de la saisie des paiements reus, une premire criture de type : 411 -> 511, gnre dans un journal de valeurs lencaissement, enregistre le rglement comme valeurs encaisses et utilise le numro de compte indiqu dans chaque fiche Mode de rglement.

2. Lors du dpt en banque, une seconde criture impute le rglement la banque (511 -> 512).

Dcaissements Le rglements des tiers permet de solder trs rapidement des chances en attente de rglement et denregistrer des rglements partiels. La saisie dun mode de rglement permet de retrouver les rglements selon leur mode (Chque, Virements..) et dditer, dans le cas dun rglement par chque, une lettre-chque. Vous avez la possibilit de gnrer un fichier bancaire la norme AFB des rglements de type Virement.

Consultez aussi la partie : Comment gnrer un fichier de LCR, Prlvements ou Virements ?

47 Enregistrement d'un paiement reu Un paiement client peut tre enregistr de plusieurs faon :

Par la Saisie Standard : il sagit de la saisie comptable classique ; Par la Saisie au Kilomtre : il sagit dune saisie en vrac ; Par la Saisie Guide : il sagit de saisir dans une grille prdfinie ; Par les masques de saisie non comptable : il sagit de saisir des recettes sans notion

comptable ;

Par loption de Saisie des Paiements Reus : il sagit de traiter vos paiements reus comme valeurs en attente pour pouvoir les dposer ultrieurement sur la banque de votre choix en fonction du mode de rglement.

48 Numrotation des pices Lorsque vous saisissez une criture, vous pouvez saisir un numro de pice. Cette saisie est vivement conseille pour un meilleur suivi de vos critures (numrotation des critures, numro de facture, numro de chque ). Nous vous rappelons que conformment larticle 420-2 du Plan comptable Gnral, tout enregistrement comptable doit prciser les rfrences de la pice justificative qui lappuie. Conformment larticle 410-3 du Plan Comptable Gnral, les comptabilits informatises doivent permettre de retrouver partir des critures comptables les pices justificatives de ces critures. En cas dabsence de ce lien, la comptabilit informatise peut tre considre comme irrgulire ou non probante.


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Au niveau de votre logiciel, ce numro est obligatoire dans les cas suivants :

1 Si vous grez la TVA sur les encaissements, vous devez obligatoirement saisir un numro de pice pour vos critures de ventes et dachats pour que la TVA soit reconnue. De plus, si vous ne pointez pas vos chances, indiquez le mme numro de pice sur la facture et le rglement pour un pointage automatique, ce qui est indispensable en gestion de TVA sur les encaissements.

2 Le numro de pice est obligatoire si vous souhaitez effectuer un lettrage automatique par pice.

Pour chaque journal (accessible par Donnes + Journaux), le logiciel met votre disposition trois modes de numrotation diffrents :

3 En numrotation manuelle, vous saisissez vous-mme le numro de pice.

4 En numrotation continue, le logiciel propose le dernier numro de pice augment de 1. Vous pouvez toutefois saisir un numro de pice qui ne suit pas le dernier numro, le logiciel vous proposera alors le numro de pice disponible mme s'il est infrieur. Lorsque vous paramtrez le journal, saisissez le numro de pice qui correspond la dernire pice cre. Le numro de pice peut comporter des caractres alphabtiques et numriques, par exemple VE/0001 . Seule la partie numrique est incrmente.

5 La numrotation priodique propose par dfaut le numro de pice 1 la saisie de la premire criture du mois. Si vous saisissez un numro de pice prcis, le logiciel garde en mmoire ce numro et l'incrmente automatiquement la prochaine criture du mme mois. Par exemple, si vous saisissez le numro de pice AA1 sur une criture, le logiciel proposera automatiquement AA2 la prochaine criture saisie dans le mme mois et dans le mme journal. La numrotation des pices est remise zro en dbut de chaque mois.

Remarques :

Concernant vos factures dachat, nous vous conseillons dutiliser une numrotation continue et de reporter le numro gnr par le logiciel sur les factures imprimes.

Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dbits TVA sur encaissements ou inversement) est une action ncessitant dtre trace, un vnement est donc cr et archiv. Si une telle modification est effectue, vous devrez dailleurs saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK.

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49 Dossier

50 Gestion des Dossiers Les gestion des dossiers vous permet de raliser les oprations suivantes :

Ouvrir un dossier Recopier un dossier

Connatre les informations sur un dossier Saisir des notes sur un dossier

51 Cration d'un Dossier

52 Comment crer un nouveau dossier ?

Comment y accder ?

Barre doutils Barre de menu Dossier + Nouveau Raccourci clavier Ctrl + N

Vous pouvez galement simplement cliquer sur Crer un nouveau dossier dans lcran de bienvenue.

Comment procder ? Suivez les tapes de lassistant en utilisant les boutons Suivant et Prcdent .

53 Etapes de l'assistant

54 Nouveau Dossier Pour crer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton Suivant et parcourez les tapes de lassistant.

55 Nouveau Dossier : Nom et emplacement Saisissez ici le nom du dossier. La longueur de la raison sociale est limite 31 caractres.

Automatiquement, le logiciel cre un rpertoire avec le nom de la raison sociale lexception des espaces et des caractres spciaux. Par dfaut, les dossiers seront regroups dans le rpertoire : EBP\Dossiers\, commun tous les logiciels de la mme gamme (EBP Paye, EBP Gestion Commerciale).Ce rpertoire a t valid ou dfini linstallation du premier logiciel.

Pour prciser un autre rpertoire, cliquez sur .

56 Nouveau Dossier : Identification Saisissez ici les informations lgales de votre socit. Ces donnes sont utiles notamment pour ltablissement de la dclaration de TVA. Le numro MSA concerne les entreprises agricoles. Le NAF correspond au Numro dAppartenance Franaise, anciennement APE.


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Ces informations pourront tre modifies ultrieurement dans loption Coordonnes du menu Dossier + Proprits.

57 Nouveau Dossier : Adresse Saisissez ici ladresse de votre socit. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison des touches Ctrl + Entre. Ces informations pourront tre modifies ultrieurement dans loption Coordonnes du menu Dossier + Proprits.

58 Nouveau Dossier : Contact Saisissez ici si vous le souhaitez les coordonnes du contact de la socit. Ces informations sont facultatives.

Ces informations pourront tre modifies ultrieurement dans loption Coordonnes du menu Dossier + Proprits.

59 Nouveau Dossier : Dates d'exercice Saisissez ici vos dates dexercice.

Attention : La date de dbut dexercice ne pourra plus tre modifie.

La date maximum de saisie est automatiquement calcule : vous pourrez commencer saisir sur lexercice N+1 sans avoir besoin de clturer lexercice N.

Retrouvez les dates dexercice dans loption Prfrences du menu Dossier + Proprits.

Important : Si vous avez dj tenu une comptabilit et que vous souhaitez rcuprer vos soldes N-1, cliquez sur Soldes N-1.

60 Nouveau Dossier : Rapprochement Bancaire Cette tape permet d'indiquer au logiciel le type de rapprochement bancaire que vous dsirez effectuer.

Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramtrer vos journaux de trsorerie avec une contrepartie en ligne ligne (une contrepartie chaque criture).

Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramtrer vos journaux de trsorerie avec une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois).

Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ligne et en pied de journal. Vous pourrez modifier ce paramtre dans longlet Cration de loption Dossier + Proprits + Prfrences.

61 Nouveau Dossier : Plan Comptable Choisissez ici le plan comptable gnral qui convient votre gestion comptable. Pour cela, cliquez sur la flche et choisissez Abrg, De Base, Dvelopp. Les autres plans comptables (suisse ou marocain) ne sont disponibles quen version spcifique.

Dossier

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Vous pourrez ensuite paramtrer les comptes, et crer vos propres comptes dans loption Plan comptable Entreprise du menu Donnes.

Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la cration de votre dossier.

Une fois, le dossier cr, vous devez initialiser son fonctionnement avant de crer les fichiers de travail (comptes, journaux, guides ,..)

62 Oprations sur le Dossier

63 Comment mettre en place votre dossier ? Il sagit de paramtrer votre dossier en accdant aux options suivantes :

Loption Coordonnes du menu Dossier + Proprits, qui regroupe les coordonnes de votre socit, de votre expert-comptable et du trsor public. Elle vous permet galement de crer un mot de passe.

Loption Prfrences du menu Dossier + Proprits, qui regroupe les choix dutilisation des diffrentes options du logiciel.

Loption Racines des Comptes du menu Dossier + Proprits, qui regroupe les racines comptables et les taux de TVA.

64 Comment rcuprer les soldes N-1 ?

Utiliser la Gnration des Soldes N-1 Il sagit dune option du menu Cltures vous permettra d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de Rsultat.

Crez votre dossier sur votre exercice comptable courant.

En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dbut d'exercice, correspondant la balance de fin d'anne de l'exercice prcdent. Le principe est de saisir la balance avec les comptes de classe 6 et 7.

Lancez ensuite l'option Gnration des soldes de l'exercice N-1 du menu Cltures. Cette gnration entrane la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne Dbit ou Crdit N-1 du compte (dans le plan comptable).

Aprs ce traitement, supprimez les critures des comptes 6 et 7, pour les remplacer par une criture sur le compte 120 ou 129 (rsultat de l'exercice).

Rcuprer les critures N-1 non pointes

Pour le rapprochement bancaire par compte

Crez votre dossier sur votre exercice comptable courant.

En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dbut d'exercice, correspondant la balance de fin d'anne de l'exercice prcdent, sauf pour le compte de banque. Pour ce compte, saisissez en dtail les critures de banque non pointes, et le reste sur une seule ligne.

Pour le rapprochement bancaire par journal

1 Crez votre dossier sur l'exercice N-1.


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2 En Saisie Standard, saisissez dans le journal de trsorerie, la date que vous souhaitez, le dtail des critures non pointes sur un compte divers (de tiers par exemple), mais pas sur le compte de banque, puisque vous ne pointez pas ces critures. Equilibrez votre journal par un compte d'attente, criture que vous pointerez.

3 Effectuez la clture annuelle par le menu Cltures.

4 Supprimez les nouveaux gnrs dans le journal d'AN de janvier N.

5 Rsultat : Dans le rapprochement bancaire, vous voyez le dtail des critures non pointes.

65 Comment sauvegarder votre dossier ? Lorsque votre dossier est ouvert, la sauvegarde seffectue partir du menu Dossier + Sauvegarde. Lorsque vous tes dans la liste des dossiers, dans lcran de bienvenue, vous pouvez cliquer sur la disquette situe ct du nom du dossier sauvegarder.

66 Dtails de donnes recopier Chaque donne propose la recopie se compose de plusieurs types de donnes. Par exemple, pour les donnes comptes et journaux, vous avez comme dtail :

Comptes gnraux,

Comptes clients,

Comptes fournisseurs,

Journaux.

Cela vous permet de ne recopier quune partie des donnes.

67 Proprits d'un Dossier

68 Notes sur le Dossier Des informations concernant le dossier en cours peuvent tre saisies.

Comment y accder ? Barre de menu Dossier + Proprits + Notes

Ces notes saffichent automatiquement au lancement du logiciel. Pour dsactiver lapparition de ces informations, cochez la case Ne plus afficher.

69 Informations sur le Dossier Cette commande donne le nombre de journaux, comptes, guides, et critures existants dans votre dossier ainsi que l'historique comptable complet et mois par mois.

Comment y accder ? Barre de menu Dossier + Proprits + Informations

70 Coordonnes

71 Coordonnes : Onglet Adresse Utilisez les touches Ctrl + Entre pour passer la ligne suivante dans la zone Adresse.

La dnomination commerciale est obligatoire pour votre dclaration de TVA (CA3 ou CA12) dont la date limite de dpt est calcule en fonction du premier caractre. Par exemple, la saisie de PRENOM NOM au lieu NOM PRENOM peut tre la raison d'une date limite de dpt errone.

Dossier

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Remarque : La modification de la raison sociale et de ladresse ncessitant dtre trace, un vnement est cr et archiv.

72 Coordonnes : Onglet Contact Il sagit des coordonnes du contact de la socit. Cette saisie est facultative.

73 Coordonnes : Onglet Identification Vous devez obligatoirement saisir le Siret et le N de TVA intracommunautaire pour accder la prparation de la dclaration de TVA (CA3 ou CA12).

Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dclaration de TVA pr-remplie que votre centre des impts vous a envoye.

Siret Il sagit dun identifiant dtablissement de 14 chiffres compos du SIREN et du NIC (Numro Interne de Classement).

N de TVA Il sagit dun numro individuel attribu aux entreprises assujetties redevables de la TVA dans un Etat membre par ladministration fiscale. Ce numro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dclarations d'change de biens et les dclarations de TVA de l'entreprise. Ce numro de 13 caractres est compos dun code pays (2 caractres, FR pour la France), dune cl (2 caractres, saisir) et du numro SIREN (9 caractres, recopis du SIRET saisi sur la ligne prcdente). L'entreprise doit s'adresser au service des impts des entreprises dont elle dpend pour obtenir son identifiant Ce numro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dclarations d'change de biens et les dclarations de TVA de l'entreprise.

MSA Il sagit du n dadhsion la Mutualit Sociale Agricole.

NAF Il sagit du numro de la Nomenclature des Activits conomiques en vigueur en France. Depuis janvier 2008, ce code est sur 5 caractres.

Remarque : La modification du Siret, N de TVA, MSA et NAF ncessitant dtre trace, un vnement est cr et archiv.

74 Coordonnes : Onglet Scurit Cet onglet permet de dfinir ou de modifier un mot de passe pour protger laccs au dossier. Saisissez celui-ci dans les deux champ Mot de passe et Confirmation.

Attention : Les majuscules et les minuscules sont considres comme des lettres diffrentes.


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Le mot de passe sera demand chaque ouverture du dossier, en plus dun ventuel mot de passe propre lutilisateur. Ne l'oubliez pas !!

75 Coordonnes : Onglet Dossier Cette onglet indique le rpertoire dans lequel sont vos fichiers de travail.

76 Coordonnes : Onglet Expert Il sagit des coordonnes de lExpert-Comptable.

77 Coordonnes : Onglet Trsor Public

Attention : Pour la prparation de votre dclaration de TVA (CA3 ou CA12),vous devez renseigner avec soin les lments suivants : Adresse du Trsor Public, Code postal, Ville, Recette (7 caractres), N de dossier (6 caractres), Cl (2 caractres), CDI (2 caractres), Code service (3 caractres), Rgime et Statut.

En fonction du code rgime indiqu ici, vous aurez accs une dclaration mensuelle ou trimestrielle.

Rgime Signification Priodicit AET Simplifi agricole Trimestriel AM Rel normal Acomptes provisionnels Mensuel EM Rel normal Mensuel ES Rel normal Saisonnier ET Rel normal Trimestriel NI Rel normal ou simplifi non imposable RM Mini rel Mensuel RS Mini rel Saisonnier RT Mini rel Trimestriel ST Simplifi Trimestriel

Cochez la case DOM si besoin. Ainsi, le numro de TVA (onglet Identification) ne sera plus un champ obligatoire pour imprimer la dclaration.

Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dclaration de TVA pr-remplie que votre centre des impts vous a envoye.

78 Prfrences

79 Prfrences : Onglet Divers Cet onglet permet de paramtrer le mode de gestion gnrale de votre socit.

Gestion des Utilisateurs Si vous voulez identifier les utilisateurs susceptibles de travailler sur le dossier, cochez cette case. Vous accdez alors la commande Utilisateurs du menu Dossier.

Verrouillage des critures en Communication Entreprise-Expert

Dossier

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Si vous souhaitez que les critures importes ou exportes par loption Communication Entreprise-Expert soient verrouilles, cest--dire non modifiables ni supprimables, cochez cette case. Il sagit dviter de modifier les critures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises lExpert-Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les critures verrouilles safficheront en rouge fonc dans loption Saisie Sandard du menu Quotidien.

Gestion auto. des Abonnements Les critures d'abonnements pourront tre automatiquement proposes au lancement de votre comptabilit et vous pourrez ainsi gnrer les critures en attente. Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez les obtenir par le menu Quotidien + Gnration des Abonnements.

Gestion des Modes de Rglement Lors de la saisie dun paiement, cette option permet dindiquer, dans lchancier - rglement, le mode de rglement utilis.

Devise locale Pour un dossier en Euros, laissez le code EUR par dfaut. La modification de cette devise reste possible tant quaucune criture na t saisie.

Devise de contre-valeur Cette devise permet dobtenir un double affichage des montants saisis en Saisie Standard e, au Kilomtre, Consultation de Comptes, Rapprochement Bancaire et dans le Plan Comptable.

Nombre de dcimales Choisissez ici le nombre de dcimales dont vous avez besoin pour votre comptabilit. Ce choix est utile selon les rglementations des pays ou dpartements.

Attention : Ce choix doit tre fait avant toute saisie dcritures.

Ce nombre de dcimales ne concerne que la saisie. Pour avoir le nombre de dcimales appropri en affichage et dans les impressions, vous devez imprativement changer le nombre de dcimales des paramtres rgionaux de Windows (accessibles gnralement par Dmarrer + Paramtres + Panneau de configuration + Options rgionales).

Format des Comptes Les comptes sont sur 10 caractres alphanumriques par dfaut. Vous avez toutefois la possibilit de modifier cette longueur par la commande Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur.

80 Prfrences : Onglet Saisie Cet onglet permet de paramtrer le fonctionnement de loption Saisie Standard et Saisie au Kilomtre du menu Quotidien.

Saisie de lanalytique en temps rel


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Cochez cette case pour raliser des ventilations analytiques sur les comptes de charge (de racine 6) ou de produit (de racine 7). Selon votre version, vous obtiendrez en Saisie Standard :

Soit une colonne Poste dans laquelle vous pourrez affecter la totalit du montant un poste analytique (en Saisie standard).

Soit une fentre de ventilation analytique dans laquelle vous pourrez affecter le montant plusieurs postes analytiques, et selon plusieurs axes (en version PRO uniquement). Cette fentre pourra galement tre ouverte par la touche F8 (en Saisie Standard et en Saisie au Kilomtre).

Saisie des AN par dfaut sur le 1er mois de l'exercice Cochez cette case si vous souhaitez quen ouvrant le journal AN (journal des nouveaux) dans la Saisie Standard le logiciel affiche automatiquement le premier mois de l'exercice au lieu du mois courant.

Affichage des raccourcis libells Si vous souhaitez paramtrer des raccourcis libells (utilisation de raccourcis par la touche Ctrl en saisie du libell de lcriture), cochez cette case afin de les voir apparatre en rappel, en bas dcran, lors de la saisie.

Analytique sur comptes dimmos Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir enregistrer de lanalytique sur un compte dimmobilisation (de racine 2).

Equilibrage virtuel des journaux Si vous cochez cette case, le logiciel gnrera automatiquement une criture sur un compte d'attente lorsque vous tenterez de quitter un journal dsquilibr.

Avertissement sur montants ngatifs Si vous cochez cette case, un message davertissement saffichera lorsquun montant ngatif sera saisi.

Lettrage

en cours de saisie Cochez cette case si vous souhaitez raliser le lettrage en cours de saisie des rglements.

Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des chances. Cela signifie que si lune des options Une seule chance ou Echancier dtaill est slectionne, la fentre de lettrage en cours de saisie ne saffichera pas, car le lettrage se fera par chancier.

sur rglement chance Cochez cette case si vous souhaitez raliser un lettrage automatique lors de laffectation des rglements aux chances. Cette option est trs utile si vous grez les chances.

partiel sur rglement chance Cochez cette case si vous souhaitez raliser un lettrage partiel automatique lors de laffectation dun rglement partiel une chance. Cette option, disponible uniquement en version PRO, est trs utile si vous grez les chances et le lettrage partiel.

Dossier

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Journaux par dfaut

En Saisie Indiquez le code journal sur lequel le logiciel doit se positionner par dfaut lors de lappel de la Saisie Standard.

Banque principale Indiquez le code journal qui sera automatiquement affect aux chances des critures de ventes et dachats (permet de grer les prvisions de trsorerie). Ce code sera galement utilis par dfaut dans les options de Saisie des Paiements Reus et Rglements des Tiers.. Si vous grez lEDI TVA, le RIB de la banque principale sera automatiquement repris en RIB de tl-rglement (et modifiable).

Echance en saisie (pour la Saisie Standard et la saisie non comptable) La tenue dun chancier permet de grer la TVA sur les encaissements, de suivre vos chances clients, chances en retard, venir, et dditer des lettres de relances.

Si vous ne souhaitez pas suivre vos chances, pointez Aucune.

Si vous choisissez Une Echance, une colonne Date dchance vous sera propose en Saisie Standard et au Kilomtre, et un champ Echance apparatra dans Mes Achats et dans Mes Ventes. De plus, vous aurez la possibilit de pointer lchancier lors de la saisie du paiement.

Si vous choisissez Echancier dtaill (uniquement en version PRO), vous pourrez enregistrer plusieurs chances pour une facture. Louverture de lchancier dtaill pourra tre active ou dsactive dans la fiche de chaque compte de tiers. Lchancier pourra galement tre appel par la touche F7.

Libell Pointez le type de libell dsir pour vos critures comptables :

6 Soit le libell reprendra lintitul du compte ;

7 Soit le libell reprendra le libell de la premire ligne de lcriture saisie ;

8 Soit le libell sera saisir manuellement.

81 Prfrences : Onglet Saisie non comptable Cet onglet permet de prparer lutilisation de la saisie non comptable (options Mes Achats, Mes Ventes et Ma Trsorerie du menu Quotidien). Modifiez si besoin le paramtrage par dfaut.

82 Prfrences : Onglet Consultation Cet onglet permet de dfinir certaines prfrences pour la consultation de comptes.

Date de dbut / Date de fin Pointez la priode de dbut et de fin. Le logiciel proposera par dfaut cet intervalle lors de la consultation dun compte.

Ecart maximal autoris pour le lettrage approch manuel Lors du lettrage approch manuel, si le montant solder est suprieur lcart maximal indiqu ici, le lettrage approch ne seffectuera pas. Sinon, le logiciel vous proposera de passer une criture


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dcart, dont le compte est paramtr dans longlet Comptes de Gestion de loption Dossier + Proprits + Racines des Comptes, dans les cases Charges gestion courante et Produits gestion courante.

83 Prfrences : Onglet Impressions Cet onglet permet de dfinir certaines prfrences pour limpression de vos documents.

Date de dbut / Date de fin Pointez la priode de dbut et de fin. Le logiciel proposera par dfaut cet intervalle dans les botes dimpression.

Autorisation du paramtrage des modles dimpression Permet dinterdire le paramtrage des modles d'impression par suppression du bouton Paramtrer dans toutes les boites de dialogue dimpression.

84 Prfrences : Onglet Exercice Ces donnes ont t saisies lors de la cration du dossier. Vous pouvez modifier si besoin la date de fin d'exercice et la date maximum de saisie. Suite cette modification, il est conseill de lancer un Recalcul des Soldes depuis le menu Outils + Maintenance Utilisateur.

85 Prfrences : Onglet Format Les formats sont trs utiles lorsque vous souhaitez obtenir vos donnes selon un format prcis. Par exemple, si vous souhaitez afficher ou imprimer vos dates en toutes lettres : Mardi 11 Janvier 2005 ou au contraire au plus simple : 110105. Pour chaque type de variable, vous devez indiquer au logiciel le format appliquer par dfaut. Pour cela, slectionnez le format et cliquez sur le bouton Dfaut. Un petit . le signale alors.

Les formats dfinis dans cet onglet permettront de modifier le format d'affichage des donnes dans une liste/grille et de modifier limpression, avec Wingnrateur le format des donnes de certaines variables.

La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numrique) les formats dj existants.

Pour dfinir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau. Vous entrez alors en mode Assistant.

Pensez sauvegarder ces nouveaux formats.

Tester le nouveau format En bas de lcran, une zone Test permet de saisir une donne et dobtenir dans la zone Aperu, son apparence suivant le format en cours.

86 Prfrences : Onglet Cration Choisissez le type de rapprochement bancaire raliser :

Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramtrer vos journaux de trsorerie avec une contrepartie en ligne ligne (une contrepartie chaque criture).

Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramtrer vos journaux de trsorerie avec une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois).

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Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ligne et en pied de journal.

87 Prfrences : Onglet Analytique Le logiciel vous permet de procder lanalyse de vos charges et produits suivant trois critres d'analyses diffrents. Une mme somme peut donc tre ventile 100% sur chacun des trois axes (si vous le souhaitez).

Exemple Vous avez 1000 Euros de charges pour du matriel de bureau. Vous disposez de deux axes : laxe Formateurs, et laxe Services. Dans l'axe Formateurs, vous avez un poste par formateur.

Dans l'axe Services, vous avez un poste par service.

Vos 1000 Euros seront ventils 100% sur laxe Formateurs, et 100% sur laxe Services. Vous savez donc de cette faon ce que reprsente vos 1000 Euros de charges par rapport vos formateurs et vos services.

Cette option vous permet d'avoir une vision de vos charges et produits suivant trois critres diffrents. Si vous avez demand la gestion analytique en temps rel dans longlet Saisie des prfrences du dossier), il est possible de demander en saisie dcritures quune fentre de saisie analytique souvre automatiquement ; ceci est dterminer dans la fiche des comptes de charges et de produits.

88 Prfrences des Immobilisations

89 Prfrences Immobilisations : onglet Comptes Cet onglet permet de paramtrer les diffrentes racines pour la comptabilisation de vos critures dimmobilisations. Le bouton Paramtrage par dfaut permet de remettre le paramtrage dorigine en cas de modification de cette fentre. Cochez la case Ne pas contrler les racines si vous n'utilisez pas le plan comptable franais.

90 Prfrences Immobilisations : onglet Vhicules Cet onglet permet de prendre en compte les changements intervenus dans la lgislation concernant les limites de dduction imposes pour l'amortissement des vhicules de tourisme. Cet onglet affiche automatiquement les plafonds imposs jusqu'au 01/01/2002. Si un autre plafond est dfini au niveau de la lgislation, saisissez le manuellement dans la zone prvue cet effet.

A partir du Saisissez la date de larrt laquelle un nouveau plafond de dduction a t vot. Le choix du plafond fiscal varie en fonction de la date de la premire mise en circulation du vhicule.

Plafond Saisissez le plafond maximum dductible applicable partir de la date inscrite prcdemment. Les amortissements raliss au del du plafond doivent tre rintgrs de faon extra comptable au bnfice imposable.

91 Prfrences Immobilisations : onglet Divers


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Calculs Consultez le nombre de jours par anne pris en compte pour les calculs des plans damortissements.

Codification Consultez les derniers numros de fiches utiliss.

Rgime dimposition Indiquez votre rgime dimposition.

Import Immobilisations V5 En cas de rcupration des fiches dimmobilisations de votre ancien logiciel, Cochez cette case si vous souhaitez automatiser la cration des comptes. Dans ce cas, les comptes prsents dans les fiches dimmobilisations seront automatiquement crs dans votre Plan Comptable Entreprise avec le libell Compte cr pendant le transfert .

Gnration des Ecritures Indiquez ici le code du journal dOD dans lequel seront gnres les critures dimmobilisations annuelles.

92 Prfrences Immobilisations : onglet Exercices

Nouveau dossier Lors de la cration dun nouveau dossier, la liste des exercices se cre automatiquement grce aux dates de dbut et de fin dexercice comptable. Si vous avez besoin de crer une immobilisation acquise sur une priode antrieure, il vous suffit deffectuer les manipulations suivantes :

Cliquez sur la premire ligne du tableau.

Appuyez sur la touche Inser de votre clavier ou cliquez sur le bouton Insrer. Une nouvelle ligne saffiche alors.

Saisissez les dates de la nouvelle priode.

Validez la ligne puis cliquez sur OK : maintenant, vous pouvez crer une fiche dimmobilisation avec une date dachat comprise sur cette priode.

Utilisez le bouton Supprimer en cas derreur. Seuls le premier et le dernier exercice peuvent tre supprims par ce bouton, et uniquement si aucune immobilisation nest acquise sur cet exercice.

Rcupration dImmobilisations 2005 Lors de la cration dun nouveau dossier, la liste des exercices se cre automatiquement grce aux dates de dbut et de fin dexercice comptable. Cette liste se modifie automatiquement lors de la rcupration des fiches dimmobilisations de votre ancien logiciel.

93 Prfrences EDI

94 Prfrences EDI : onglet Emetteur initial Renseignez ici les coordonnes de lmetteur initial, cest--dire les coordonnes de celui qui gnre le fichier EDI (lentreprise ou le cabinet de lexpert-comptable). Lorsque lmetteur initial est le cabinet de lexpert comptable, choisissez Tiers dclarant.

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Les champs suivis dune astrisque sont obligatoires.

95 Prfrences EDI : onglet Emetteur Renseignez ici les coordonnes de lmetteur, cest--dire les coordonnes de celui qui transmet le fichier EDI au partenaire EDI (lentreprise ou lun des cabinets de lexpert-comptable).


96 Prfrences EDI : onglet Donneur d'ordre Renseignez ici les coordonnes du donneur dordre, cest--dire les coordonnes du partenaire EDI qui envoie la dclaration la DGI.


97 Prfrences EDI : onglet Paramtrage jedeclare.com Renseignez ici les informations qui vous ont t communiques lors de votre inscription au portail jedeclare.com. Cochez tout dabord la case Utilisation de www.jedeclare.com et compltez les diffrents champs.

Pour lenvoi de la dclaration de TVA, indiquez [email protected].

Ainsi, lors de la tltransmission, le logiciel vous ouvrira une bote denvoi dun mail vers ladresse indiquemailto:[email protected] avec en pice jointe le fichier EDI gnr.

Si cette option nest pas coche, alors le fichier EDI sera gnr sur votre disque, dans le rpertoire du dossier. De plus, les diffrents liens vers le site de jedeclare resteront griss.

98 Racine des Comptes

99 Racines : Onglet Comptes de TVA Cet onglet permet de paramtrer les diffrentes racines de TVA, les taux de TVA les plus utiliss, le mode de gestion de la TVA utiliser par dfaut pour les achats et les ventes, le calcul de la TVA.

TVA sur Achats / TVA sur Ventes Pointez le mode de gestion de TVA utiliser par dfaut. Sur Dbits, votre montant de TVA est pris en compte la saisie de l'criture d'achat ou de vente. Sur Encaissements, votre montant de TVA est pris en compte lors de la saisie du rglement et est calcul au prorata du montant rgl. A la cration d'un compte de TVA, le logiciel proposera automatiquement ce mode de gestion, vous pourrez toutefois le modifier pour un compte particulier.

Taux de TVA Ce bouton permet de dfinir les diffrents taux de TVA utiliss.

100 Taux de TVA Dans cette liste, apparaissent les principaux taux de TVA en vigueur, savoir le taux normal (19,60 %) et le taux rduit (5,50 %).

Pour crer un nouveau taux, utilisez les autres champ 0.

http://www.jedeclare.commailto:[email protected]" mailto:[email protected]"


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Ces taux seront automatiquement proposs lors de la cration d'un compte de TVA et vous pourrez associer au compte le taux et le type de TVA appliquer.

Remarque : La modification dun taux de TVA ncessitant dtre trace, un vnement est cr et archiv.

101 Racines : Onglet Comptes de Tiers Cet onglet permet de paramtrer les racines des comptes de tiers, c'est--dire clients, fournisseurs et les comptes rattachs. Le logiciel pourra ainsi reconnatre les comptes de tiers pour des traitements spcifiques : lettrage, tat de TVA, chancier, Balance Age, relances.

102 Racines : Onglet Comptes de Trsorerie Cet onglet permet de paramtrer les racines des comptes de trsorerie.

Racine des Comptes de Banque Tous les comptes ayant cette racine seront considrs comme des comptes de banque (Rapprochement Bancaire, remise en banque...).

Valeurs lencaissement Tous les comptes ayant cette racine seront considrs comme des comptes de valeurs lencaissement et sont utiliss pour les critures de paiements reus, associs un mode de rglement.

103 Racines : Onglet Comptes de Gestion Cet onglet permet de paramtrer les valeurs limites de la fourchette des numros de comptes de charges et de produits.

104 Racines : Onglet Comptes Divers Cet onglet permet de paramtrer les numros des comptes de bnfice et de perte (pour la clture annuelle), et le compte dattente (pour le rquilibrage virtuel des journaux).

105 Gestion des Utilisateurs

106 Comment crer un Nouvel Utilisateur ?

Vous dbutez avec loption : placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs).

Vous avez dj cr un utilisateur et souhaitez en crer de nouveaux : ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant louvrir en tant quadministrateur, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer dUtilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si ncessaire, sinon, validez par OK. Puis placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs).

Cliquez sur le bouton Nouv.

LAdministrateur pourra suivre pour lensemble des utilisateurs les transactions effectues sur les diffrents dossiers.

107 Nouvel Utilisateur

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Choisissez un code dutilisateur : il sera demand louverture du produit. Puis, remplissez les diffrentes informations. Pour saisir des notes sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entre.

En modification, le bouton Effacer le mot de passe permet de supprimer le mot de passe de cet utilisateur. Pour dfinir un nouveau mot de passe, accdez loption Modifier le Mot de Passe du menu Dossier + Utilisateurs.

108 Les Utilisateurs Vous souhaitez grer des utilisateurs, lesquels auront accs tout ou partie des options dun ou plusieurs dossiers : cest lobjet de la gestion des utilisateurs.

Les utilisateurs sont communs toutes les applications sauf Gestion Commerciale. Aussi, un mme dossier de paye et de compta crs dans le mme rpertoire, auront les mmes utilisateurs. Si un utilisateur est cr dans la paye, alors dans la comptabilit, la saisie du code utilisateur sera demande.

La cration de vos utilisateurs nest possible que si vous ouvrez le dossier en tant quadministrateur : en effet, un utilisateur par dfaut existe dj, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les dossiers.

L'Administrateur

Comment crer un Utilisateur ? Modification du mot de passe Changer d'Utilisateur

109 L'Administrateur Ladministrateur est un utilisateur qui a tous les droits, et a accs toutes les options.

Vous pouvez modifier lidentit et les droits de ladministrateur dans la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs, en cliquant sur le bouton Modif. Il nest tout de mme pas conseill de modifier les droits.

Conseil : Ladministrateur ADM est par dfaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin den limiter son accs, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes dsignes connatront. Pour cela, placez-vous dans loption Modifier le mot de passe, et saisissez le nouveau mot de passe.

110 Comment changer d'Utilisateur ? La commande Changer dUtilisateur du menu Dossier + Utilisateurs permet un nouvel utilisateur de prendre le relais sur le poste. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associ.

111 Comment crer ou modifier le mot de passe ? Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra tre saisi ainsi que le mot de passe associ. Pour dfinir ou modifier le mot de passe, lancez la commande Modifier le Mot de Passe du menu Dossier + Utilisateurs.

Ancien mot de passe Si aucun mot de passe nest encore dfini pour lutilisateur en cours, passez au champ suivant. En revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez lancien mot de passe. Les caractres saisis seront affichs sous forme dtoiles.


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Nouveau mot de passe Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractres au maximum. Les caractres saisis seront affichs sous forme dtoiles.

Confirmer le mot de passe Afin dviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le nouveau pour confirmation. Le logiciel vrifie la correspondance entre cette saisie et la prcdente. Si les deux mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe.

112 Les Transactions Seul lAdministrateur a accs la gestion des transactions. Il sagit de dfinir les transactions suivre sur lensemble des dossiers pour lapplication courante.

Slection des Transactions Impression des Transactions Purge des Transactions

113 Slection des Transactions La commande Utilisateur + Slection des Transactions du menu Dossier, permet de slectionner les transactions suivre. Une transaction est une opration particulire effectue dans le logiciel. Chaque fois quun utilisateur travaille dans une transaction coche, le code de lutilisateur et sa dure dutilisation de la fonction sont mmoriss.

Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions.

114 Impression des Transactions Seul ladministrateur peut accder limpression des transactions (Utilisateurs + Impression des Transactions du menu Dossier). Vous dfinissez les critres de slection dimpression. Vous pouvez imprimer la liste des transactions pour le dossier courant ou lensemble des dossiers et slectionner une date particulire. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperu ou imprimer la liste des transactions. Par dfaut, il existe un seul modle dimpression mais vous pouvez le personnaliser avec lditeur WinGnrateur accessible par le bouton Paramtrer ou par le menu Outils + Paramtrage des Impressions.

115 Purge des Transactions Seul ladministrateur a accs la purge des transactions qui efface toutes les transactions ralises sur les applications. Indiquez une date partir de laquelle vous souhaitez supprimer les transactions.

116 Sauvegarde

117 La Sauvegarde

Quest-ce que la sauvegarde ? Les donnes de travail peuvent, pour diffrentes raisons, tre perdues ou dtriores. Cela arrive trs rarement mais vous devez vous protger de ces risques en ralisant un archivage de vos donnes. Grce ces sauvegardes, la plupart des problmes rencontrs sur vos fichiers de travail, pourront tre rsolus par la restauration des donnes du fichier d'archive. La sauvegarde consiste regrouper un ensemble de donnes dans un unique fichier, dit fichier d'archive, qui peut tre conserv sur un disque dur dans un rpertoire de sauvegarde ou un lecteur amovible.

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Les sauvegardes sont effectuer rgulirement (semaine, mois, tape de gestion particulire) et doivent tre soigneusement dcrites : date de ralisation, nom du dossier, contenu (par exemple donnes avant clture septembre, donne aprs recalcul des soldes, donnes aprs clture annuelle, donnes aprs RAZ, semaine 10...).

Remarque : Cette action ncessitant dtre trace, un vnement est cr et archiv.

Sauvegarde du dossier Pour sauvegarder uniquement votre dossier de travail, cliquez sur la disquette qui saffiche devant le nom du dossier partir de lcran de bienvenue, ou lancez loption Sauvegarde partir du menu Dossier lorsque votre dossier est ouvert. Dans tous les cas, slectionnez ensuite loption Sauvegarde du dossier CIBLE.

Sauvegarde complte Pour sauvegarder tous les dossiers, ainsi que les modles dimpressions personnaliss et les format, lancez loption Sauvegarde partir du menu Dossier et slectionnez ensuite loption Sauvegarde complte.

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118 Affichage

119 Le paramtrage des Barres d'Outils Il sagit soit de personnaliser les barres doutils, soit dactiver ou dsactiver certains lments de laffichage.

Comment y accder ? Barre de menu Affichage + Barre doutils + Personnaliser

Onglet Barres doutils Cet onglet vous permet de dsactiver les barres inutilises.

La Barre de menus nest pas dsactivable : elle permet daccder toutes les fonctions du logiciel.

La barre Standard comprend toutes les icnes associant une commande des menus.

La barre NAV permet de naviguer dans un aperu de page en page.

Onglet Commandes Cet onglet vous permet dajouter ou de retirer une commande une barre doutils, en la faisant glisser grce la souris.

Onglet Options Cet onglet vous permet de paramtrer le mode daffichage des menus, des icnes et des info-bulles.

Activer les lments de laffichage A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou dsactiver dautres lments :

La Barre dtat, qui correspond la barre grise en bas dcran dans laquelle des informations utiles saffichent en fonction de la fentre dans laquelle vous vous trouvez.

La Barre de fentre qui permet dafficher en haut dune fentre un onglet, afin de passer facilem

ebp compta

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