64 fmi 12 - 2012
Zwermen enzelfsturing
Het nieuwe samenwerken
65fmi 12 - 2012
Menno Lanting stelt in zijn boek Connect dat het binnenhalen van de knapste koppen en ze vervolgens in meer of mindere mate afgeschermd van klanten hun werk laten doen, haaks staat op de ontwikkelingen die zich op dit moment in snel tempo voltrekken in de connected world: Daar winnen juist de bedrijven of samenwerkingsverbanden die het best in staat zijn om de binnen en buiten de organisatie beschikbare kennis te laten rouleren en voortdurend te vernieuwen. Het belangrijkste concurrentievoordeel van de hui-dige tijd, is de opbouw en het efficiënt gebruik van collectieve kennis en wijsheid en het vormen van netwerken voor samenwerking. In dit artikel staat de zwerm als netwerk voor nieuwe samenwerkingsvorm centraal en hoe deze werkvorm ook binnen een re-guliere organisatie meerwaarde kan bieden.
Wat is een zwerm?Het begrip zwerm komt uit de natuur en beschrijft een school vissen of een groep insecten, vo-gels of vleermuizen, die schijnbaar als één organisme bewegen. Het voortbewegen in een zwerm heeft als voordeel dat de groep minder kwetsbaar is voor aan-vallen van roofdieren. Een zwerm is wendbaar en kan snel van richting wisselen. Wetenschappelijk onder-zoek toont dat een zwerm slechts drie simpele basis-wetten kent:•voorkom botsingen (vermijding/scheiding);•beweeg in de gemiddelde richting van degenen die
het dichtst bij je in de buurt vliegen (richten, snel-heid houden);
•beweeg je naar de gemiddelde positie van degenen, die het dichtst bij je vliegen (cohesie, bij elkaar blijven).
Ook mensen vertonen zwermgedrag, zoals drommen mensen bij het verlaten van een stadion na afloop van een wedstrijd. Dat is dan min of meer onbewust; maar ook de bewuste toepassing van zwermprincipes vindt opmars. De analogie en metafoor van een zwerm vogels is verhelderend voor het concept samenwerken: samen kun je dingen bereiken, die je in je eentje niet of nau-welijks zouden lukken. Je versterkt elkaars kracht. Een belangrijke voorwaarde is een gedeeld doel. Vogels vliegen ook niet zomaar met zijn allen één kant op. Als er geen gezamenlijk doel was, flad-derde alles maar wat door elkaar heen.
FM2Share als experimentEen goed voorbeeld van een zwerm in ons vakgebied is FM2Share. Dit is een ’verbond’ van zelfstandige professionals die in het facilitaire werkveld actief zijn en in vrijwillige gezamenlijkheid meerwaarde zoeken, voor de opdrachtgever, voor zichzelf én voor de groep. Het initiatief tot FM2Share ontstond op basis van ontwikkelingen rond ondernemerschap en het gebruik van social media, zoals die door verschillende trend-watchers in beeld zijn gebracht. Social media en voortschrijdende ICT-technologie maken nieuwe vormen van kennisdelen en samen-werken mogelijk. Met FM2Share is vooral ook een experiment opgezet, om de kracht van zelforganisatie te onderzoeken. In een zwerm is geen hiërarchie. Activiteiten moeten écht ontstaan uit de binding tussen de mensen onder-ling, rond een gedeeld doel. Wel zijn er per te onder-nemen activiteit enkele aanjagers. Zij hebben een idee, maken een ruwe opzet voor realisatie, en delen dat via social media met het doel enthousiaste meevliegers te vinden. Bij voldoende belangstelling ontstaat een initiatief, waarvan de levensvatbaarheid dan verder onderzocht wordt. Bij onvoldoende support en be-langstelling valt de zwerm vanzelf uit elkaar, Het voortbestaan van de zwerm is daarmee afhankelijk van collectief enthousiasme.FM2Share kijkt inmiddels terug op twee geslaagde initiatieven Zo gingen 65 zelfstandigen als collectief naar de Vakbeurs Facilitair in januari 2012 in Den Bosch en was er op 8 november jongstleden een in-spirerende out-of-the-box-ervaring, die rond vier thematische blokken (reflection, discovery, success en challenge) was ingericht. Hier kwamen ongeveer 200 vakgenoten en genodigden op af. Geleerde lessenGeen organisatieEen zwerm is nadrukkelijk geen organisatie; maar vergt wel georganiseerde samenwerking. Er is geen hiërar-chie, maar we hebben gezien dat iemand de leiding (tijdelijk) op zich moet willen nemen. Er zijn veel mensen die graag volgen en dat geeft de zwerm uit-eindelijk de nodige omvang en daadkracht. Het is echter geen ‘vrije lunch’. Wie aansluit voor het doel waar de zwerm op dat moment op af gaat, heeft een
Judith Donkers, Annelies Meijers
en André Westerhuis
Nieuwe vormen van samenwerken zijn in opkomst. Geholpen door het
internet, snelle ICT-ontwikkelingen en de social media is alles en iedereen,
altijd met elkaar verbonden. Het oude adagium ‘kennis is macht’ is inmid-
dels ontegenzeglijk vervangen voor het nieuwe ‘kennis delen is macht’.
67fmi 12 - 2012
> Zelfstandig professionalsHet aantal Zelfstandig Professionals (ZP-ers) in Nederland neemt nog altijd gestaag toe. Soms onvrijwillig (door dreigend ontslag), maar vaak ook vrijwillig. Deze groep wordt daardoor steeds belangrijker voor de Nederlandse economie en arbeidsmarkt. De sterke groei van het aandeel ZP-ers kan worden geplaatst tegen de achtergrond van maatschappelijke en economische trends als individualisering en flexibilisering van arbeid. Het is voor ondernemers belangrijk om snel op veranderingen van de vraag in te kunnen spelen. Zelfstandigen bieden werkgevers die flexibiliteit. Vanwege de wederzijdse behoefte aan flexibiliteit weten werkgevers en ZP›ers elkaar steeds beter te vinden. De aanvankelijke huiverigheid van opdrachtgevers om met een eenmanszaak of kleine organisatie in zee te gaan, lijkt passé. Want ook de zelfstandige heeft een netwerk en kan zo continuïteit bieden en bredere kennis aanboren. FM2Share is zo’n netwerk op facilitair gebied, waar zelfstandig professionals niet alleen elkaars kennis versterken en delen (en binnen het netwerk opdrachten uitwisselen of gezamenlijk uitvoeren), maar zich ook als collectief inzetten voor innovatie en creativiteit in het facilitaire werkveld. Een voorbeeld van zo’n innovatie is de lancering van de app FM2Share; gratis te downloaden in de Appstores van Apple of voor Android.
actieve rol. Mensen die erbij willen horen maar zich niet inzetten, vallen vanzelf af. Omdat de verbinding ontbreekt, gaat er gewoon te veel tijd zitten in iets waarvan je je afvraagt wat het gaat opleveren. Het levert echter pas wat op, als je er zelf wat hebt ingestopt).
Aantrekkelijk doelHet formuleren van een aantrekkelijk en helder doel is belangrijk. Zonder dat is het niet mogelijk een zwerm, een groep mensen, in beweging te krijgen. Trekkers, een kopgroep, zijn hierbij essentieel gebleken: zij kunnen andere leden enthousiasmeren, meenemen in de vlucht. Enthousiasme, gedrevenheid en werken vanuit vertrouwen zijn daarbij kernwaarden, waarbij de trekkers ook nog in staat moeten zijn anderen te motiveren het beste uit zichzelf te halen. De trekkers kunnen wisselen per doel of initiatief, de vorige trek-kers dragen het estafettestokje over aan de volgenden.
Kwadratisch organiserenDuidelijk is geworden dat het lastig is om iedereen met dezelfde snelheid te laten vliegen. FM2Share wordt gevormd door zelfstandigen die in eerste in-stantie hun eigen bedrijf in de lucht moeten houden. De zwermtheorie kent een kwadratische regel, die zich ook in FM2Share bewees. Het aantal initiatiefnemers of trekkers van een actie genereert uiteindelijk een kwadratische hoeveelheid deelnemers aan die actie. Bij de vakbeurs brachten 8 trekkers in de ‘kopgroep’ uiteindelijk ruim 64 (=8*8) zelfstandigen in beweging. Bijbehorend leerpunt hierbij is dat het coördineren van de samenwerking op weg naar een geformuleerd doel absoluut niet vanzelf gaat en veel betrokkenheid, inzet en vooral tijd van de trekkers vraag. Het gevaar van roofbouw en vervolgens afhaken van FM2Share in het verdere vervolg is niet denkbeeldig.
Hou het eenvoudigOok belangrijk is dat de zwermtheorie, in principe, goed wordt geadopteerd. De drie belangrijkste basisregels van de zwerm kunnen niet vaak genoeg gedeeld en bespro-ken worden. De korte voorbereidingstijd van de initia-tieven werkt in zwermsamenwerking als katalysator. Successen worden gedeeld en gevierd, het enthousiasme blijft hoog en daarmee voedt de zwerm zichzelf. De zwermregels lijken eenvoudig, maar in de toepas-sing zit de uitdaging. Zwermprincipes werken ‘anders’ dan we gewend zijn. In een zwermtraject op weg naar een doel wordt bij de start het eindpunt vastgesteld. Daarna wordt pas duidelijk hoe het eindpunt bereikt gaat worden en met wie.
Dubbele handicapAls de leden de basiswetten en principes van zwermen onvoldoende kennen (doorgronden) en niet werken vanuit deze gedachte, vervalt de samenwerking al snel tot een projectorganisatie. Eigenlijk zijn de leden van de facilitaire zwerm FM2Share in dat opzicht dubbel
gehandicapt: Ten eerste behoort het merendeel tot de X-generatie, waarbij structuur en controle belang-rijke ankers zijn. Ten tweede heeft iedereen een faci-litaire achtergrond: met onder meer de kwaliteiten: controle, overzicht, planning, et cetera. Loslaten is dan bijzonder lastig, omdat sturing toch soms nodig is. Elkaar scherp houden op de uitgangspunten van zwermen is dus van groot belang.
De kracht van co-creatieBeide initiatieven binnen FM2Share hebben laten zien wat de kracht van co-creatie is: zeer snel, met mini-male middelen, een goed resultaat neerzetten. Het hoge energieniveau bevor-dert de creativiteit (en daar-mee de kwaliteit van het eindresultaat) in hoge mate. Kenmerken van co-creatie zijn dialoog, enthousiasme, daadkracht en focus op re-sultaat (het gedeelde doel). Er komt heel veel enthousi-asme vrij als iedereen doet wat hij of zij leuk vindt en goed kan. Ieders inbreng doet ertoe en waar enthou-siasme van gaat stromen, daar verbinden we ons aan. De taken worden snel verdeeld, er is veel ruimte voor eigen initiatief en we hebben het niet over wordt niet in beperkingen gedacht. Wil je iets wat (nog) niet kan? Creëer oplossingen, zoek medestanders of sponsoren en máák het mogelijk. Dat enthousiasme werkt aan-stekelijk. Cohesie is belangrijk: Ontmoet elkaar, deel en vier successen.
Zoek de zwermkrachtGezien de huidige ontwikkelingen blijkt de zwerm als sturingsprincipe en samenwerkingsvorm waardevol. Verbonden zijn, kennisdelen, samenwerken vanuit vertrouwen zonder je eigenheid te verliezen, spreekt aan. Samen bereik je meer, en het is ook prettiger
‘Creëer oplossingen,
zoek medestanders.
Maak het mogelijk.’
69fmi 12 - 2012
> André Westerhuis is adviseur Anders Werken, Annelies Meijers MBA is organisatieadviseur en teamcoach bij AM Kwadraat en Judith Donkers is adviseur- interim manager de Grote Lijnen. Zij zijn allen ambassadeur van de zwerm FM2Share.
werken. Dat laatste lijkt ook erg belangrijk. Omdat een zwerm niet gebaseerd is op eerdere verdiensten, niveau of andere status, krijgt iedereen de kans te brengen wat hij of zij in zich heeft. Als adviseur (of beleidsmaker) kun je óf denken dat jíj de oplossing kunt bieden óf jezelf kwetsbaar opstellen en de zwerm-kracht bij de opdrachtgever aanboren. Zwermprin-cipes inbrengen in bijvoorbeeld complexe verander-trajecten, geeft waarschijnlijk een nieuwe dynamiek en levert veel energie voor het zoeken naar oplos-singen buiten de gebaande paden. Daar waar het zelfoplossend vermogen lijkt te zijn weggemanaged de afgelopen jaren, kan het verfrissend zijn de selectie van betrokkenen eens heel anders te laten plaatshebben. De projectorganisatie wordt dan opgebouwd uit mensen die zich actief melden om mee te denken vanuit intrinsieke bevlogenheid, betrokken-heid en nieuwsgierigheid. Uiteraard niet vrijblijvend. Wie zich aanmeldt voor deelname, krijgt ook daad-werkelijk een actieve rol: er is geen vrije lunch.Een zwerm werkt divergerend en verkent alle mo-gelijkheden. Zelfs als een voorstel, idee of initiatief niet (zomaar) lijkt te kunnen, wordt het nog niet meteen aan de kant geschoven. Daarbij houdt een zwerm het simpel. Geen controle waar het niet hoeft. Zwermen geeft ontzettend veel energie; probeer het ook binnen bestaande organisaties. Durf te vragen; durf kwetsbaar te zijn ‘we weten het nog niet, maar wie wil meedenken?’ Wat zou er gebeuren als iedere organisatie op zoek ging naar zijn of haar ‘interne zwerm’? fmi
beurs IN beeld
beurs IN beeld
beurs IN beeld
Scandinavian Business SeatingScandinavian Business Seating introduceert 2 nieuwe ergonomische stoelen op de beurs: HÅG SoFi en RH Mereo. Beide stoelen verbeelden de vier belangrijkste pijlers van SBSeating: dynamische ergonomie, milieu, kwaliteit en visueel design. Zitten was niet eerder zó dynamisch en comfortabel! Met een zitoplossing van SBSeating kiest u voor Scandinavisch design met een uitstekende prijs-kwaliteit-verhouding en draagt u bij aan de missie ‘to make the world a better place to sit’.
Electrolux Professional BV, bussinesunit Laundry Electrolux Professional BV is de nummer 1 turnkey-leverancier op het gebied van Wasserij en Grootkeuken apparatuur. Tijdens deze beurs introduceren wij Pay Per Wash oftewel betalen per wasbeurt voor zowel het wassen van Microvezel doeken en moppen alsook het afwassen van vuile vaat. Electrolux Professional investeert voor u en u heeft directe return on investment en 5 jaar all-in service en garantie.
Dolmans Facilitaire Diensten B.V. Dienstverlening op maat mét gegarandeerde aandacht. Dat bieden wij onze opdrachtgevers. We gaan graag een partnership aan om het schoonmaakonderhoud duurzaam en optimaal in te vullen. Daarom bieden wij unieke serviceconcepten voor ieder marktsegement of gebouw.
Wilt u het schoonmaakonderhoud van uw locatie een ‘boost’ geven? Met service en een prettige beleving? Met respect voor mens en milieu?
Kom dan langs op onze stand (nr 3.037). Onder het genot van een hapje en drankje bespreken we graag de mogelijkheden met u.
StanD 3.035
StanD 4.021
StanD 3.037
Toon Mampaey
Esther van der Lelie
Het begrip zwerm komt uit de natuur en beschrijft een school vissen of een groep insecten, vogels of vleermuizen, die schijnbaar als één organisme bewegen
