MINISTRSTVO ZA JAVNO UPRAVO MINISTRSTVO ZA JAVNO UPRAVO MINISTRSTVO ZA JAVNO UPRAVO MINISTRSTVO ZA JAVNO UPRAVO

Direktorat za javni Direktorat za javni Direktorat za javni Direktorat za javni sektorsektorsektorsektor

UpravnaUpravnaUpravnaUpravna akademijaakademijaakademijaakademija

UPRAVNO POSLOVANJE

Mag. MILENA PEČOVNIK

Avgust 2015

SMERNICE POSLOVANJA ORGANOV JAVNE UPRAVE

• opravljanje javnih storitev• zakonitost• preglednost in odprtost• učinkovitost

VREDNOTE NOVEGA JAVNEGA MANAGEMENTA

• uspešnost in učinkovitost• izboljšanje kakovosti storitev• večje zadovoljstvo uporabnikov

� državljanov� pravnih oseb

SPREJEM USTREZNIH PREDPISOV

• zakon o javnih uslužbencih

• uredba o upravnem poslovanju

• uredba o delovnem času v organih državne uprave

• zakon o dostopu do informacij javnega značaja

• zakon o informacijskem pooblaščencu

• uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja

ZAKON O SPLOŠNEM UPRAVNEM POSTOPKU

• Uradno prečiščeno besedilo( ZUP- UPB- 2), Uradni list RS, št. 24/06

• Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o splošnem upravnem postopku( ZUP- E), Uradni list RS, št. 126/07

• Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o splošnem upravnem postopku(ZUP- F), Uradni list RS, št. 65/08

• Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o splošnem upravnem postopku(ZUP- G), Uradni list RS, št. 8/1

• Zakon o spremembah in dopolnitvah Zakona o splošnem upravnem postopku(ZUP- H), Uradni list RS, št. 82/13

PODZAKONSKI PREDPISI

• Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem poslovanju – Uradni list RS št. 75/05,86/06,47/08

• Pravilnik o stroških v upravnem postopku – Uradni list RS, št. 86/05

• Pravilnik o potrjevanju dokon čnosti in pravnomo čnosti upravnih aktov – Uradni list RS, št. 86/05,94/07

KATERI ORGANI POSTOPAJO PO ZUP IN KDAJ

• organi državne uprave, drugi državni organi, organi samoupravnih lokalnih skupnosti, nosilci javnih pooblastil, izvajalci javnih služb

• če gre za upravno zadevo, če gre za neposredno uporabo predpisov, če se odloča o pravicah, obveznostih ter pravnih koristih

JAVNO POOBLASTILO

• ustava določa, da lahko z zakonom samoupravne skupnosti, podjetja in druge organizacije ter posamezniki dobijo javno pooblastilo

• na podlagi javnega pooblastila opravljajo nekatere funkcije državne uprave

ZGRADBA IN SISTEMATIKA ZUP

• ZUP ima šest delov, razčlenjenih v dvajset poglavij ( več kot 325 členov)

• temeljna načela in splošna vprašanja

• postopek na prvi stopnji

• pravna sredstva

• izvršba

• nadzor nad izvajanjem ZUP in posebnim upravnim postopkom

• izvajanje zakona ter prehodne in končne določbe

TEMELJNA NAČELA ZUP I

• temelj celotnega postopka, povezujejo vsebino zakona v celoto in so osnova za osmišljanje zakona

• pot za pravilno uporabo predpisov• izraz pravnega reda• omogočajo presojo pravilnosti dela organov• zagotovilo strankam za njihove pravice

TEMELJNA NAČELA ZUP II

- načelo zakonitosti- varstvo pravic strank in varstvo javnih koristi- načelo materialne resnice- načelo zaslišanja stranke- prosta presoja dokazov- dolžnost govoriti resnico in poštena uporaba pravic- samostojnost pri odločanju- pravica pritožbe- ekonomičnosti postopka

PRISTOJNOST

• stvarno pristojnost določa področje dela• krajevno pristojnost določa območje

( teritorij) delovanja - krajevna in stvarna pristojnost upravnih enot je

usklajena z Zakonom o državni upravi- krajevna in stvarna pristojnost lokalnih skupnost pa

z Zakonom o lokalni samoupravi

STVARNA PRISTOJNOST I

• za odločanje o upravnih zadevah iz izvirne državne pristojnosti so na prvi stopnji stvarno pristojne upravne enote, če zakon ne določa drugače

• IZJEMA: področje upravnih davčnih stvari, področje obrambe, carine, inšpekcij in geodetskih oziroma katastrskih zadev

• na drugi stopnji so stvarno pristojna ministrstva

STVARNA PRISTOJNOST II

• stvarna pristojnost organov lokalne skupnosti za odločanje na prvi stopnji o upravnih stvareh iz njihove izvirne pristojnosti je dana občinski upravi

• na drugi stopnji je stvarno pristojen župan

VODENJE IN ODLOČANJE

• uradni postopek lahko vodi in v njem odloča le uradna oseba:− ki je pooblaščena z zakonom (predstojnik,

inšpektor, župan)− ki ima pooblastilo predstojnika− predsednik kolegijskega organa – poslovodni

organ kot predstojnik− izpolnjevanje predpisanih pogojev

( izobrazba in strokovni izpit)

PRAVNA POMOČ

• za opravo posameznega dejanja v postopku, ki ga je treba opraviti izven območja pristojnega organa

• pisno zaprosilo• obvezna – upravni organi med seboj• fakultativna• sodišča – le če zakon tako določa• tuji organi po mednarodnih pogodbah

STRANKA

• stranka v postopku je vsaka fizična oseba in pravna oseba zasebnega ali javnega prava, na katere zahtevo je začet postopek ali zoper katero teče postopek

• aktivna ali pasivna legitimacija• stranski udeleženec – izkazan pravni interes• zastopnik javnega interesa

JEZIK V POSTOPKU

• slovenski jezik in jezik avtohtone narodne skupnosti (madžarski in italijanski) ter jezik telesno prizadetih oseb

• pravica do tolmača ( pripadniki narodnih skupnosti izven območij občin, kjer živijo)

• stroški bremenijo organ

OBČEVANJE ORGANOV IN STRANK

• osnovne oblike in načini občevanja:- vloge: zahteve,predlogi, ugovori, prijave, pritožbe,

dopisi- oblike: predpisani obrazci, obrazci za pomoč- pisno ali ustno na zapisnik- enotne vstopne točke – vloge v fizični ali elektronski

obliki

VLOGA

• v fizični obliki: lastnoročna ali natisnjena z lastnoročnim podpisom

• v elektronski obliki: s kvalificiranim potrdilom s pošlje informacijskemu sistemu organa ali enotnemu informacijskemu sistemu za sprejem vlog, vročanje in obveščanje

• ustna vloga na zapisnik: vsak delovnik, po telefonu ( uradni zaznamek)

SPREJEM VLOGE I

• dolžnost sprejeti vlogo• opozorilo, da organ ni pristojen• odstop pristojnemu organu z obvestilom stranki• rok za pregled vloge: 5 delovnih dni• poziv za dopolnitev vloge V OBLIKI DOPISA –

rok• poziv za plačilo takse ( 15 dni za plačilo)• sklep, da se vloga zavrže – opozorilo

SPREJEM VLOGE II

• vloga mora biti razumljiva• obsegati mora: navedbo organa, zadevo z

zahtevkom ali predlogom, osebno ime vlagatelja ( firmo) in naslov, podpis

• vsebovati mora še druge sestavine, ki jih določa zakon ali drug predpis

• ni potrebno prilagati potrdil, izpiskov in drugih podatkov iz uradnih evidenc, ki jih vodijo državni organi, organi lokalnih skupnosti ali nosilci javnih pooblastil

PRAVOČASNA VLOGA

• če vloga prispe do izteka roka na organ ali informacijski sistem

• zadnji dan roka poslana po pošti priporočeno• pravočasno vložena vloga - nepopolna ali

nerazumljiva - odprava pomanjkljivosti v roku –pravočasna vloga

VABILA

• pisno, elektronsko, javno naznanilo tistemu, katerega navzočnost je potrebna

• osebna vročitev - kot kaj je vabljen• opozorilo na posledice: denarna kazen,

prisilna privedba, stroški• povabljeni se mora odzvati vabilu• opravičilo z dokazilom - npr: zdravniško

potrdilo

ZAPISNIK

• o ustni obravnavi, o pomembnih dejanjih v postopku, pomembnih izjavah

• obvezne sestavine: − ime in sedež organa, kraj, datum, ura, navzoči− natančno in kratko potek in vsebino dejanj in izjav− procesni sklepi− zaključek, sklenitev, podpisi, številke strani,

verifikacija strani

URADNI ZAZNAMEK

• kratek, enostaven in strnjen pisni sestavek• naredi ga uradna oseba• samostojen uradni dokument • dostop do informacij javnega značaja

VROČANJE

• pomen in pravne posledice• način vročanja: po pošti, elektronski poti,

uradni osebi organa, fizični ali pravni osebi, ki opravlja dejavnost vročanja

• osebno • posredno – po poštnih predpisih

ROKI IN NAROKI

• rok - določeno časovno obdobje ali določena časovna točka

• narok – na določeno časovno točko odrejeno dejanje

• materialni, procesni• absolutni, relativni• objektivni, subjektivni

RAČUNANJE ROKOV

• po dnevih, mesecih in letih• rok določen po dnevih – nepretrgano štetje po

dnevih, dan vročitve ali dogodka se ne všteje • rok določen po mesecih ali letih - konča v

dnevu, ki se po številki ujema z dnem vročitve ali dogodka

• rok se ne more se izteči na dan, ko organ ne dela, izteče se s pretekom prvega naslednjega delavnika

VRNITEV V PREJŠNJE STANJE

• opravičeni razlogi• predlog stranke z navedbo okoliščin, ki jih

mora vsaj verjetno izkazati• rok – subjektivni 8 dni, objektivni 3 mesece• sklep

VZDRŽEVANJE REDA

• odgovornost uradne osebe• ukrepi:

- opomin stranki- odstranitev stranke ali pooblaščenca- denarna kazen

STROŠKI POSTOPKA

• splošni, posebni, osebni stroški strank• STROŠKI ORGANA: izdatki za priče,

izvedence, ogled, potni stroški uradnih oseb, oglasi…

• STROŠKI STRANKE: pravno zastopanje (odvetniki), strokovna pomoč, osebni stroški (prihod, izguba dohodka, izguba časa)

• pravilnik o stroških v upravnem postopku

NAČIN ODLOČANJA O STROŠKIH

• v izreku odločbe• izjemoma s posebnim sklepom• oprostitev plačila stroškov• obročno, odloženo plačilo do 5 let

POSTOPEK NA I. STOPNJI

• na zahtevo stranke• po uradni dolžnosti• pridobivanje podatkov iz uradne evidence –

brezplačno• pisna privolitev: davčna tajnost, zdravstveni

podatki, politično ali versko prepričanje….• pravna podlaga – 7.odst.139. čl. ZUP

PREIZKUS ZAHTEVE ZA ZAČETEK POSTOPKA I

• ali gre za upravno zadevo• stvarna legitimacija vložnika• pravočasnost zahteve• ali o isti zadevi že teče postopek• ali je bilo o isti zadevi že pravnomočno

odločeno

PREIZKUS ZAHTEVE ZA ZAČETEK POSTOPKA II

• nekaj pojasnil:• PRAVNOMOČNOST= nespremenljivost

odločenega• lastnost odločbe, ki izključuje možnost

spremembe:- odprava – odprava posledic za nazaj- razveljavitev – odprava posledic za naprej

• pravnomočna odločba – ni več možen upravni spor

• dokončna odločba – ni več možna pritožba

UGOTOVITVENI POSTOPEK

• NAMEN: ugotoviti vsa dejstva in okoliščine pomembne za odločitev

• SKRAJŠANI UGOTOVITVENI POSTOPEK• POSEBEN UGOTOVITVENI POSTOPEK

SKRAJŠANI UGOTOVITVENI POSTOPEK

• organ takoj odloči o stvari

- dejansko stanje se da v celoti takoj ugotoviti na podlagi dejstev in dokazov, ki jih je predložila stranka ali splošno znanih dejstev oz. dejstev, ki so organu znana

- stanje stvari se da ugotoviti na podlagi uradnih podatkov, ki jih ima organ, stranke ni potrebno zaslišati

- s predpisom je določeno, da se stvar lahko reši na podlagi dejstev in okoliščin, ki niso popolnoma dokazane (posrednost dokazov, verjetnost)

- nujni ukrepi v javnem interesu (dejstva verjetno izkazana, zahtevku ugoditi)

POSEBEN UGOTOVITVENI POSTOPEK

• se izvede za ugotovitev dejstev in okoliščinki so pomembne za razjasnitev stvariki dajo stranki možnost, da zavarujejo svoje pravice in pravne koristi

USTNA (VIDEOKONFERENČNA) OBRAVNAVA

• klasična ali videokonferenčna• obveznost razpisa:

- več strank z nasprotujočimi interesi- kadar je treba opraviti ogled- kadar je treba zaslišati priče ali izvedence

• javnost, izjemoma se izključi: tajni podatki…• vabilo za narok• zapisnik

DOKAZOVANJE

• obsega dejavnost zbiranja in presojanja dokazov

− listine− priče− izjava stranke− izvedenci – tolmači− ogled− izjava stranke kot dokaz− druga dokazna sredstva− podatki iz informatiziranih evidenc

UPRAVNA OVERITEV

• namenjena za potrebe upravnih postopkov• overitev lastnoročnega podpisa- potrditev

pristnosti podpisa – istovetnost – javna listina s fotografijo

• overitev prepisa in kopije - potrditev istovetnosti prepisa – skrbna primerjava z izvirnikom listine, elektronska - skeniranakopija

POTRDILA

• izdajajo jih organi o dejstvih, o katerih vodijo uradno evidenco

• praviloma istega dne, najpozneje v roku15 dni• pravna fikcija zavrnilne odločbe - možnost

pritožbe zaradi neizdaje potrdila

ODLOČBA

• konkretni upravni akt s katerim se odloči o pravici, obveznosti, pravni koristi

• pisna ali ustna odločba ( v 8 dneh pisna)• vroči se stranki v izvirniku ali overjeni kopiji• v obliki uradnega zaznamka - razglasi se

ustno, pisna samo na zahtevo na predpisanem obrazcu ali s samodejno uporabo IS

ROK ZA IZDAJO ODLO ČBE

• popolna vloga:- skrajšani ugotovitveni postopek – 1 mesec- poseben ugotovitveni postopek – 2 meseca, lahko

daljši

• fikcija negativne odločbe

SKLEP

• posebna vrsta v upravnem postopku izdanega posamičnega pravnega akta

• o vprašanjih postopka: npr. združitev zadeve• o tistih vprašanjih, ki se kot postranska pojavijo

v zvezi z izvedbo upravnega postopka in se o njih ne odloča z odločbo: npr. vrnitev v prejšnje stanje

• ustna naznanitev, pisna – če ima stranka pravico pritožbe

SKLEP O POPRAVI POMOTE

• pomote v številki ali imenu

• pisne ali računske pomote

• druge očitne pomote v odločbi

• očitne napake glede potrditve pravnomočnosti

• sklep o popravi in uradni zaznamek na izvirniku (ih), čim prej

PRAVNOMOČNOST IN DOKONČNOST

• pravnomočnost - ni več možna pritožba in ni več možen upravni spor ali drug sodni postopek, z njo je stranka pridobila določene pravice ali so ji bile naložene obveznosti

• potrdilo – uradna evidenca – 180. člen ZUP• dokončnost ni več pritožbe• stranka prične izvajati pravico, razen, če zakon

ne določa drugače

IZVRŠLJIVOST

• izvršljiva je odločba, ki se lahko izvrši - to je odločba, proti kateri ni pritožbe ali pa je, vendar ta nima odložilne moči

• splošen 15 dnevni rok opraviti dejanje, ko je odločba postala izvršljiva

UPRAVNA INŠPEKCIJA

• nadzor nad izvajanjem ZUP in drugih zakonov, ki urejajo upravne postopke

− vstop v prostore− pravica vpogleda v dokumentacijo− zapisnik z ugotovitvami in odredbami in roki

• letno poročilo ministrstva, pristojnega za upravo, vladi

UPRAVNO POSLOVANJE

• v skladu z Uredbo o upravnem poslovanju� organi državne uprave� lokalne skupnosti� pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnega

pooblastila rešujejo upravne naloge

• odgovornost za izvajanje uredbe• nadzor nad izvajanjem uredbe

POSEBNI PRIMERI KRAJEVNE PRISTOJNOSTI

• potrjevanje podpore volivca za razpis referenduma in podpora kandidatom za volitve

• izdaja listin• potrjevanje dovoljenj zakonitega zastopnika oz.

pristojnega centra za socialno delo• izdaja potrdil• upravne overitve• prijava in odjava bivališča, sprememba naslova

POOBLASTILA IN NALOGE

• pisno pooblastilo predstojnika� enemu ali več javnim uslužbencem organa

za izvrševanje posameznih pravic in dolžnosti

� javno objavljanje pooblastil� trajno hranjenje pooblastil� poslovanje vseh javnih uslužbencev v

skladu z uredbo, pod nadzorom in ob pomoči vodij notranje organizacijske enote in vodje glavne pisarne

POSLOVANJE S STRANKAMI I.

• splošne informacije o upravnih storitvah• splošne informacije o drugih javnih storitvah• sprejemanje vlog• katalog informacij javnega značaja• objava seznama uradnih oseb, pooblaščenih

za odločanje v upravnih zadevah in dejanja v postopku pred odločbo

• označevanje uradnih prostorov, izkazovanje uradnih oseb

POSLOVANJE S STRANKAMI II.

• zagotavljanje odzivnosti na predloge, pripombe in vprašanja, kritike in pohvale strank

• zagotavljanje odzivnosti na dopise (15 dni)• najmanj enkrat v obdobju dveh let izvajanje postopkov

ugotavljanja kakovosti storitev glede načina poslovanja s strankami (organi, ki poslujejo s strankami)

• obvestila o poteku postopka, o razlogu zakaj odločba ni bila izdana v zakonitem roku (3 dni)

• pregled, prepisovanje, kopiranje dokumentov

ZAGOTAVLJANJE JAVNOSTI DELA

• skladno s predpisi� o načinu poslovanja in uresničevanja

pravic, ter o drugih vprašanjih, ki zanimajo javnost

� preko svojih publikacij, javnih glasil, svetovnega spleta, na novinarskih konferencah

� pisno ali izjemoma na tiskovnih konferencah

� skrb predstojnika ali pooblaščene osebe

URADNE ZGRADBE, PROSTORI, OPREMA I.

• hišni red• uporaba državnih simbolov (simboli EU)• napotilne table, razpored prostorov, polje

diskretnosti• oglasna deska• informacijsko komunikacijska oprema

(varnostno območje)

URADNE ZGRADBE, PROSTORI, OPREMA II.

• zagotovitev učinkovitega upravljanja z opremo in drugim premoženjem

• uporaba sistema elektronske pošte in interneta

• evidentiranje z informacijskim sistemom� informacijska sledljivost

INFORMACIJSKA VARNOST

• organ predpiše svojo varnostno politiko in postopke

• prijava informacijskih varnostnih dogodkov ali sumov (informatik ali pristojna služba)

• varovanje poslovnih skrivnosti• fizično in programsko zavarovanje opreme

URADNA DEJANJA

• pridobivanje in posredovanje podatkov iz uradnih evidenc� z vpogledom v uradno evidenco ali na zahtevo� uradni zaznamek, elektronski podpis, overjeno s

kvalificiranim digitalnim potrdilom

• soglasje strank glede podatkov davčne tajnosti, rasnega porekla, političnega, verskega ali drugega prepričanja

• isti dan ali najkasneje v 15 dneh

OVERITVE

• upravne overitve na zahtevo stranke lastnoročnih podpisov, prepisov ali kopij dokumentov ves poslovni čas

• pooblastilo uradni osebi• elektronska evidenca overitev• trajna hramba evidenc overitev

DELOVNI IN POSLOVNI ČAS TER URADNE URE

• ureja uredba o delovnem času v organih državne uprave

• s splošnim aktom, ki ga izda predstojnik, se uredijo:� polni delovni čas, uradne ure, neenakomerna

razporeditev ali začasna prerazporeditev polnega delovnega časa, evidentiranje prisotnosti in odsotnosti

� premakljiv začetek in konec delovnega časa

DELOVNI ČAS

• polni delovni čas ne sme biti daljši od štirideset ur v tednu

• razporeditev polnega delovnega časa je pristojnost predstojnika

• določitev premakljivega začetka in konca delovnega časa

• določitev ure začetka in konca delovnega časa, kjer narava dela ne omogoča izbire časa prihoda in odhoda

• varovanje pravice do odmorov in počitkov javnih uslužbencev

PREMAKLJIV ZA ČETEK IN KONEC DELOVNEGA ČASA

• omogoča izbiro časa prihoda in odhoda� v organih, kjer narava dela to omogoča � omogočeno mora biti nemoteno poslovanje� javni uslužbenec razporeja poln delovni čas v

okviru posameznega tedna (več ali manj kot 40 ur, ne več kot 48 ur)

� izravnava tedenskih presežkov in primanjkljajev v tekočem mesecu

� prenos iz meseca v mesec (+20 ur - 10 ur)� pravica do vpogleda v stanje

DELO PREK POLNEGA DELOVNEGA ČASA

• pod pogoji, določenimi v zakonu

• odredi ga predstojnik s pisnim sklepom, praviloma vnaprej

• nadurno delo so po odredbi opravljene ure dela pred začetkom ali po koncu delovnega časa

• osem ur tedensko, 20 ur mesečno, 170 ur letno

• praviloma izplača ob mesečni plači, v obliki prostih ur ali izravnava ur v okviru premakljivega delovnega časa

EVIDENTIRANJE PRISOTNOSTI

• evidenčna ura ali vpis v evidenčni knjigi • v delovno obveznost štejejo:

� ure prisotnosti na delu� letni dopust� državni prazniki in drugi z zakonom določeni dela

prosti dnevi� ure odsotnosti z dela s pravico do nadomestila

plače� ure za čas usposabljanja in izpopolnjevanja

POSLOVNI ČAS

• pet dni v tednu • ministrstva in vladna službe od ponedeljka do četrtka

od 9.00 do 15. 30, petek od 9.00 do 14.30• upravne enote in območne enote oz. izpostave v

ponedeljek, torek in četrtek od 8.00 do 15.00• sreda od 8.00 do 18.00• petek od 8.00 do 13.00• izjeme – soglasje ministra

URADNE URE I.

• poslovanje s strankami

• objava uradnih ur po telefonu in elektronskih medijih (14 dni)

• upoštevanje narave dela

• upoštevanje načina izvrševanja nalog delovnega področja organa

• upoštevanje običajev in značilnosti strank in krajevne razmere

• praviloma v okviru poslovnega časa

URADNE URE II.

• ministrstva, upravni organi in upravne organizacije v sestavi ministrstva:� najmanj trikrat tedensko v obsegu najmanj 11 ur

(dve uri popoldan)

• upravne enote in območne enote oziroma izpostave:� v ponedeljek, torek, sredo in petek

• inšpektorati in njihove izpostave:� ponedeljek in sreda od 9.00 do 11.00 ure

URADNE URE III.

Po telefonu in elektronskih medijih• določen je minimalni obseg

� v času uradnih ur tako, da je strankam omogočeno urejanje zadev na vseh področjih

UPRAVLJANJE DOKUMENTARNEGA GRADIVA

• sprejemanje pošte ( klasične in elektronske) in zajemanje vse lastne in izhodne dokumentacije

• razvrščanje po vsebini na podlagi klasifikacijskih načrtov z roki hranjenja

• dodeljevanje v reševanje na podlagi signirnega načrta

• evidentiranje dokumentov, zadev, spisov oz. dokumentacije v računalniške evidence in opremljanje gradiva z metapodatki

• skeniranje dokumentov

• priprava dokumentov in celostna podoba dokumentov, prepoznavnost

• odprava pošte gradiva

• hramba gradiva

• elektronsko arhiviranje izločanje nepotrebnega dokumentarnega gradiva

• odbiranje arhivskega gradiva

PRAVNE PODLAGE

• Uredba o upravnem poslovanju• Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnem

poslovanju• Pravilnik o določanju rokov hranjenja

dokumentarnega gradiva v javni upravi

OBVEZNA UPORABA PRAVIL

• Velja za:• vlado RS• vladne službe• ministrstva• organe v sestavi ministrstev• upravne enote• uprave lokalnih skupnosti• druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi

javnih pooblastil rešujejo upravne naloge

DEFINICIJE POJMOV I.

• dokument

• dokument v elektronski obliki

• dokument v fizični obliki

• dokumentarno gradivo

• dosje

• elektronska kopija dokumenta

• evidenca dokumentarnega gradiva

• fizična kopija dokumenta

DEFINICIJE POJMOV II.

• vhodni, izhodni, lastni dokument• klasifikacijski znak• pisarniška odredba• priloga• rokovnik• sprejemni prostor• signirni znak• številka zadeve

DEFINICIJE POJMOV III.

• številka dokumenta• tekoča zbirka dokumentarnega gradiva• stalna zbirka dokumentarnega gradiva• zbirka nerešenih zadev• trajno, arhivsko gradivo, gradivo z rokom

hrambe• zadeva• zaznamek• varovani in tajni podatki

POOBLASTILO PREDSTOJNIKA

• za sprejemanje pošte• za odpiranje pošte• za sprejem vlog in sprejem vlog na zapisnik• za signiranje• za evidentiranje vlog in dokumentov• za skeniranje in notranjo kontrolo pravilnosti

skeniranje• za odpiranje ovojnic v katerih je tajni podatek• za imenovanje komisije za izločanje in

odbiranje dokumentarnega gradiva

GLAVNA PISARNA I.

• organiziranost:• samostojna notranja organizacijska enota• del druge notranje organizacijske enote• pooblaščeni javni uslužbenci• več glavnih pisarn enega organa na več lokacijah• ena glavna pisarna za več različnih organov na isti

lokaciji

• vodja glavne pisarne

GLAVNA PISARNA II.

• naloge:• sprejem pošte

• odpiranje pošte (fizične, elektronske)• evidentiranje zadev, dosjejev in dokumentov

• odprema

• skrb za varovanje dokumentarnega gradiva

• vodenje in skrb za enotno vodenje evidenc

• usklajevanje in nadzor nad upravljanjem z dokumentarnim gradivom

POŠTA

• vsak na kakršen koli na čin prejet dokument

• uradna pošta: • prebrana in prepoznavna kot sporočilo• jo je možno reproducirati za potrebe poslovanja• v elektronski obliki v predpisanem formatu• jo je potrebno evidentirati• razlagati v najširšem smislu

• neeviden čno gradivo

• specifi čno dokumentarno gradivo

VRSTE URADNE POŠTE

• fizični obliki • poštna, kurirska ali dostavna služba, sprejema jo

pooblaščeni javni uslužbenec ves poslovni čas,dežurna služba pa kadarkoli

• v elektronski obliki• elektronska pošta, izmenjava podatkov, telefaks,

CIS, spletni obrazci, sprejema jo informacijski sistem ves čas

• preverjanje identitete pošiljatelja e - pošte

ODPIRANJE POŠTE

• ravnanje z nevarno pošto• pošta, prejeta na elektronski naslov uslužbenca• prepoved odpiranja velja za:

• tajne pošiljke• ponudbe za razpise, natečaje• osebne pošiljke• naslovljena na drug organ

• pomanjkljiva in nepravilna pošta• priloge• obrazci vlog• plačila upravnih storitev• elektronsko plačevanje upravnih taks

POTRJEVANJE SPREJEMA

• osebna pošta• z odtisom prejemne pošiljke na kopiji dokumenta

• pošiljke prejete po pošti ali z raznašalci • z zapisom datuma, podpisom, uradnim žigom na vročilnici,

povratnici, posebnem obrazcu ali kopiji dokumenta• z zapisom časa prejema, če tako določajo posebni predpisi• z zapisom časa prejema na pisemski ovojnici

• pošta v elektronski obliki• s povratnim sporočilom v elektronski obliki: navedba prejetega

sporočila ali vsebine, datum, čas, varen elektronski podpis organa

PREJEMNA ŠTAMPILJKA I.

• fizi čna pošta• praviloma zgornji desni del dokumenta• prva stran dokumenta• ne prekriva teksta• ne na priloge

• elektronski dokumenti, ki niso primerni za odtis prejemne štampiljke

• zapisi z drugimi tehni čnimi sredstvi

PREJEMNA ŠTAMPILJKA II.

• naziv organa• datum prejema• označba notranje organizacijske enote ali

javnega uslužbenca• številka zadeve• vsebinska označba prilog, število prilog• vrednotnice

PREJEMNA ŠTAMPILJKA III.

Upravna enota Velenje

Prejeto: 15. 3. 2014 Signirni znak: UE 112

Vrednotnice: 25 eur Priloge: 3x

Številka zadeve: 35103-25/2014

RAZVRŠČANJE

• evidenca po vsebini zadev na podlagi načrta

• načrt klasifikacijskih znakov:• določi ga predstojnik• vsebuje seznam klasifikacijskih znakov, z besedami opisan

pomen in rok hrambe• temelji na decimalni razdelitvi vsebin• obvezni okvir načrta klasifikacijskih znakov določi vlada, za

istovrstne organe pa pristojni minister• se sestavi za daljše obdobje• klasifikacijski znaki so samo številčni, lahko so največ petmestni• vsaka sprememba mora biti jasno ozna čena z datumom, od

kdaj velja

DODELJEVANJE (SIGNIRANJE) ZADEV

• postopek dodeljevanja določi predstojnik• glavna pisarna – notranji organizacijski enoti –

javnemu uslužbencu• popolno, nepopolno signiranje• dosigniranje • presigniranje• načrt signirnih znakov

• določi ga predstojnik• na podlagi akta o organizaciji• vezan je na delovno mesto

EVIDENCA ZADEV IN DOKUMENTOV

• evidenca se vodi s pomočjo informacijskega sistema

• evidenca dokumentarnega gradiva:• temeljna evidenca o zadevah, dokumentih in

dosjejih

• posebnosti:• ločene evidence notranjih organizacijskih enote, če

tako določi predstojnik• ravnanje s specifičnim dokumentarnim gradivom

EVIDENTIRANJE POŠTE

• vedno:• če je bil potrjen prejem dokumenta• če je dokument naslovljen na drug organ

• na hrbtno stran dokumenta ni dovoljeno zapisovati ničesar

• neevidenčno gradivo - ga ni potrebno evidentirati:

• ni pomembno • in ga določi predstojnik

EVIDENTIRANJE DOKUMENTOV I.

• prejeti dokumenti• v fizični obliki – uslužbenec v glavni pisarni• v elektronski obliki – pooblaščeni uslužbenec

• izhodni dokumenti• odgovoren je uslužbenec, ki zadevo rešuje

• lastni dokument• uslužbenec, ki nalogo opravlja ali• tisti, ki drugemu naloži opravljanje naloge

EVIDENTIRANJE DOKUMENTOV II.

• subjekt dokumenta• datum prejema, odprave• številka dokumenta• kratka vsebina dokumenta• vhodni, lastni, izhodni dokument• signirni znak• število in kratek opis prilog• ključne besede• postopek s kopijami dokumentov, vlaganje

dokumentov v zadevo

EVIDENTIRANJE ZADEV, DOSJEJEV IN DOKUMENTNIH SEZNAMOV I.

• številka zadeve• subjekt zadeve• ključne zadeve• kratka vsebina zadeve• stanje zadeve• datum začetka zadeve• signirni znak• rok hrambe• zveza, če obstaja• seznam dokumentov

EVIDENTIRANJE ZADEV, DOSJEJEV IN DOKUMENTNIH SEZNAMOV II.

• ovoj• rešitev zadeve

• po upravnem postopku – ko je v zadevi dokončno odločeno

• v drugih postopkih – ko je postopek skladno s predpisi končan

• seznam vlog – s koncem koledarskega leta• dosje – s koncem koledarskega leta ali po

dogodku, ki povzroči, da dokumenti ne bodo večprihajali

PISARNIŠKE ODREDBE

• pomenijo napotilo za ravnanje z zadevo• vpis

• na dokument – spodnji levi kot dokumenta ali kopije• na ovoj – zgornji desni kot ( R )• v evidenco dokumentarnega gradiva

• podatki o odredbi• vrsta odredbe• datum• podpis

ODREDBE

• za poslovanje z zadevami• rokovnik: R + datum• rešeno: reš. + datum

• za vodenje evidence o upravnih zadevah• rokovnik

• postopek prekinjen• vročeno, se čaka na pravnomočnost• v reviziji• v postopku pritožbe• v upravnem sporu

• rešeno• odstopljeno• združeno

• ostale • v reševanju• storno

ROKOVNIK

• uvrščamo nerešene zadeve do določenega datuma, ki jih ne moremo reševati neprekinjeno, ker čakamo na dopolnitve ali na določene roke oziroma upravna dejanja

• se vodi• praviloma v elektronski obliki• v fizični obliki kot del zbirke nerešenih zadev• v glavni pisarni ali v posameznih organizacijskih

enotah

• rokovnik dnevno spremlja glavna pisarna

SEJNO GRADIVO

• dosje• hrani se praviloma v glavni pisarni• vsebina evidence

• se vodi elektronsko• vsebuje

• izvirnik gradiva z dnevnim redom in seznamom povabljenih

• neoverjene zapisnike prejšnjih sej• poročilo o izvrševanju sklepov• gradivo k posameznim točkam dnevnega reda

PRIPRAVA DOKUMENTOV

• enotna podoba in prepoznavnost• pravilnost in enotnost vsebine• oblikovne značilnosti dokumentov:

• državni grb• naziv “Republika Slovenija”• naziv organa državne uprave• kontaktni podatki• številka dokumenta• datum• drugi podatki: matična številka, identifikacijska številka za DDV• žig, navedba in podpis uradne osebe

• žigi organov državne uprave in nosilcev javnih pooblastil

ODPRAVA POŠTE

• dokumente odpremlja praviloma glavna pisarna.• priprava pošte za odpremo

• glavna pisarna• javni uslužbenci sami

• odreditev odpreme• pisarniška odredba• izvirnik ostane organu• evidenca in vložitev v zadevo

• vročanje v fizični obliki • ovojnica za osebno vročanje v fizični obliki• osebno elektronsko vročanje

ZBIRKE DOKUMENTARNEGA GRADIVA

• zbirka nerešenih zadev• pri javnih uslužbencih• v glavni pisarni

• zbirka rešenih zadev• tekoča zbirka (tekoče leto in dve naslednji) glavna

pisarna• stalna zbirka (po dveh letih) arhiv

• pred prenosom zadev iz tekoče v stalno zbirko se odbere gradivo, ki mu je potekel rok hrambe

HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA

• tekoča in stalna zbirka se hranita ločeno

• tekoča zbirka se hrani praviloma v glavni pisarni.

• obe zbirki vzdržuje glavna pisarna v skladu z uredbo in posebnimi standardi

• dokumentarno gradivo v elektronski obliki se hrani v informacijskem sistemu, v ustreznih zbirkah

• možnost mikrofilmanja dokumentarnega gradiva

• hramba gradiva s tajnimi podatki - ločeno

VRSTE DOKUMENTARNEGA GRADIVA

• gradivo z rokom hrambe

• arhivsko gradivo se praviloma hrani ločeno od ostalega, označeno z A, najkasneje 30 let od nastanka se izroči pristojnemu arhivu

• trajno gradivo, označeno s T, nima lastnosti arhivskega gradiva

• izločanje in odbiranje dokumentarnega gradiva• vsakih pet let se iz stalne zbirke izloči gradivo s potečenim

rokom hrambe• iz stalne zbirke se odbere arhivsko gradivo• komisija, ki jo imenuje predstojnik

ROKI HRAMBE

• se označijo v spodnjem desnem kotu ovoja• trajno gradivo T je določeno v uredbi • arhivsko gradivo A ima trajen pomen za

znanost, kulturo, pravno varnost in je določeno s predpisi o arhivu

• gradivo z roki hrambe, zapiše se letnica, ko poteče rok hrambe

INFORMACIJE JAVNEGA ZNA ČAJA

• zakon o dostopu do informacij javnega značaja• zakon o informacijskem pooblaščencu• zagotoviti javnost in odprtost delovanja organov in

omogočanje uresničevanja pravice fizičnih in pravnih oseb, da pridobijo informacije javnega značaja

• prost dostop pravnim in fizičnim osebam • pravica prosilcev, da pridobijo informacije javnega

značaja na vpogled, pridobijo njen prepis, fotokopijo ali njen elektronski zapis

• pravica do ponovne uporabe informacije v pridobitne ali nepridobitne namene

OBLIKE INFORMACIJ JAVNEGA ZNA ČAJA

Oblike informacij javnega značaja:

• dokument, zadeva, dosje, register, evidence ali dokumentarno gradivo

• izdela ga organ sam

• izdela ga organ v sodelovanju z drugim organov

• pridobi ga organ od drugih oseb

DOSTOP DO INFORMACIJ JAVNEGA ZNAČAJA

• katalog informacij javnega značaja

• določite uradne osebe pristojne za posredovanje informacij javnega značaja

• posredovanje informacij javnega značaja v svetovni splet

• brezplačno

ZAHTEVA ZA DOSTOP ALI PONOVNO UPORABO

• pisna ali neformalna zahteva• vloga pri organu, za katerega meni, da

razpolaga z informacijo� pravno varstvo prosilca, ki vloži pisno zahtevo� prost dostop, dostopno je vse, kar ni uvrščeno med

izjeme (6. čl. zakona)

• opredelitev informacije, s katero se želi seznaniti in način seznanitve

ODLOČANJE O INFORMACIJAH JAVNEGA ZNAČAJA

• postopek vodi predstojnik ali za to določena uradna oseba

• zahtevi za dostop ugodi - uradni zaznamek

• zahtevo delno ali v celoti zavrne - odločba

• zahteva za ponovno uporabo – odločba

• odločitev nemudoma ali 20 delovnih dni

• podaljšanje roka za največ 30 dni

PRAVNO VARSTVO PROSILCEV

• pritožba� zoper odločbo, s katero je organ zahtevo zavrnil� zoper sklep, s katerim je organ zahtevo zavrgel� kadar prosilec meni, da informacija, s katero se je

seznanil, ni informacija javnega značaja, ki jo je navedel v zahtevi

• uporaba določil zakona o splošnem upravnem postopku

• o pravnem varstvu odloča informacijski pooblaščenec

• sodno varstvo (upravni spor zoper odločbo informacijskega pooblaščenca)

INFORMACIJSKI POOBLAŠ ČENEC

• samostojen državni organ

• imenuje ga državni zbor na predlog predsednika Republike Slovenije

• državljan Republike Slovenije

• ni bil pravnomočno obsojen na nepogojno kazen zapora

• imenovanje za 5 let, lahko je 1x ponovno imenovan

• funkcionar