Sanichem Latinoamérica S.A. de C.V. Trabajo Final de Gestión Empresarial

Fecha de entrega: 7 de Mayo del 2012ITESO

Luisa Fernanda Romero Verduzco Mauricio Jacob Suedan QuinteroJorge Eduardo Rodríguez GómezJason Meillon Aguirre

Historia de la Empresa

En el año 2000 la compañía Great Western se encontraba instalada en México con excelente desarrollo y ventas. Esta compañía contaba con 7 divisiones diferentes, una de las cuáles era el área de productos para limpieza y desinfección de plantas procesadoras

de alimentos. Los dueños de esta compañía en Estados Unidos deciden fraccionar y vender cada una de las divisiones, concluyendo las operaciones en México.

En Julio del 2001 un grupo de ingenieros se quedan con la distribución de la división de productos para limpieza y sanitización en plantas procesadoras de alimentos, tomando el nombre de Químicos y Sanitizantes, operando durante 10 años.

Posteriormente en el año 2012 deciden separarse, cerrando la compañía Químicos y Sanitizantes. En este mismo año nace Sanichem Latinoamérica para continuar vendiendo y dando servicio a los clientes que se había dejado, con el fin de crecer y expandirse en toda la república.

Actualmente se cuenta con una planta de fabricación y distribución en la Zona Metropolitana de Guadalajara y 5 bodegas de distribución en distintos puntos de la República, con la capacidad de dar servicio y apoyo a todos los estados de la República.

Misión

“Somos una empresa altamente competitiva enfocada a resolver y atender las necesidades y requerimientos en limpieza y sanitización de nuestros clientes; nos especializamos en la fabricación, venta, aplicación y asesoría de productos químicos.”

Objetivo General (Visión)

“Posicionar a Sanichem Latinoamérica S.A. de C.V. como una empresa líder nacional con cobertura internacional, impulsada por una excelente organización, calidad y servicio.”

Objetivos Operativos

- Recursos Humanos Debido a que la empresa no cuenta con un departamento de recursos humanos, pero sí con todos sus procesos, le propusimos el siguiente objetivo.

“Desarrollar y abrir el departamento de recursos humanos para la fecha del 31 de Julio del 2012, con el propósito de llevar un mejor control de las actividades relacionadas con el personal de la compañía.”

- Ventas

“Mantener un buen seguimiento con nuestros clientes e introducir nuevos productos al mercado, así como expandirnos en territorio y crecer nuestras ventas en un 15% anual.”

- Finanzas

“Manejar correctamente el dinero para obtener las utilidades establecidas previamente por la compañía.”

- Aseguramiento de Calidad

“Asegurar la calidad de los productos, investigar y desarrollar nuevos productos para la limpieza y sanitización.”

- Producción

“Cumplir con los programas y procedimientos de fabricación establecidos para mantener las calidades y estándares de la planta.”

- Almacén

“Mantener los inventarios actualizados y correctos para que no falte producto al departamento de producción o clientes, sin tener excedentes para que no afecte a gastos de la empresa.”

- Compras

“Comprar productos de la mejor calidad a un precio justo, desarrollando al mismo tiempo a nuestros proveedores para que cumplan con las especificaciones que requerimos.”

Análisis FODA

Fortalezas Oportunidades-Empresa pequeña con pocos gastos -Capacitación constante a sus empleados

-No existe estacionalidad en la prestación del servicio

-Empresa desde fabricante hasta distribuidores-Certificaciones de calidad -Los vendedores son químicos de profesión o tienen carreras relacionadas-Bodegas de distribución con camión de reparto en varios puntos de la república

-Fomento por una mayor implicación hacia servicios de calidad-Mercado en crecimiento-Mayor preocupación por la limpieza de las industrias-Para exportar es necesario que las industrias cuenten con certificaciones de limpieza y sanitización

Debilidades Amenazas-Empresa pequeña -Poco capital -No tienen alianzas con corporativos internacionales -No cuentan con departamento de recursos humanos

-Lobbies patronales-Elevada competencia-Fallecimiento del dueño-Requerimientos para los productos químicos-Dependencia de coyuntura económica-Tendencia a consumir productos orgánicos

Sanichem Latinoamérica S.A. de C.V. tiene muchas fortalezas, sin embargo se considera que su mayor fortaleza es que ellos fabrican la mayoría de sus productos, aseguran su calidad y además los distribuyen, aplican y brindan servicios de asesorías a sus clientes para que tengan mejores resultados. La razón de que sean una compañía dedicada a la limpieza y sanitización de las industrias les exige que certifiquen sus productos para asegurar a los clientes que tienen un grado de excelencia en calidad, dándoles esto una ventaja competitiva.

A pesar de sus fortalezas, la compañía está consciente de que cuentan con muchas debilidades, como que son una empresa muy pequeña que por lo tanto no tiene la capacidad actual de atender a muchos clientes, además no cuenta con alianzas internacionales que puedan brindarle una ventaja competitiva en productos extranjeros o tecnología.

Dentro de las amenazas lo que más afectaría a la empresa seria la elevada competencia, ya que esto impide un crecimiento en la oferta debido a que las demás empresas venden los mismos tipos de productos, y al aumentar sus ventas las nuestras podrían reducirse considerablemente.

Para poder llegar a disminuir esta pérdida la empresa podría realizar diferenciaciones con las otras empresas que generen preferencia, como por ejemplo tener una mayor capacidad de respuesta, horarios flexibles, mayor profesionalidad, etc. Un precio bueno y una calidad alta sería una buena introducción para esta empresa. Al igual los lobbies patronales son un grupo de presión que influye mucho en el desarrollo de leyes laborales y en contrataciones de empresas privadas.

Dentro de las oportunidades la existencia de un mercado en crecimiento es un papel importante ya que se da la aparición de nuevas necesidades que estén relacionadas con la limpieza y esto favorece la demanda de nuestros servicios. La limpieza cada vez es más importante en la imagen de cualquier compañía y dándose esto aumenta la demanda de este tipo de servicios.

Al fomentar una mayor implicación hacia un servicio con calidad, nos ayuda a que el cliente sin importar el precio prefiera nuestro producto tomando en cuenta la calidad de este y así como consecuencia eligiéndonos antes que a la competencia. Una amenaza actual es la tendencia por parte de la sociedad de consumir productos orgánicos, afectando a las empresas de químicos porque las industrias alimenticias ya buscan evitar el uso de químicos.

Estrategia corporativa

Es fundamental que Sanichem Latinoamérica S.A. de C.V. cuente con una estrategia corporativa de crecimiento puesto que el potencial que tiene de seguir creciendo, al ser una empresa relativamente nueva con gran desarrollo tecnológico e investigación, apoyado por grandes ingenieros para estos productos industriales de limpieza.

Para una estrategia completa debemos recorrer el camino desde el inicio por lo que tenemos que tomar en cuenta que es necesario ser eficiente en cada proceso que se tiene en la empresa, desde el momento que se obtiene la materia prima de los proveedores , todos los procesos internos que se tienen en la empresa para obtener los productos con la máxima calidad posible siguiendo los estándares y cumpliendo con los regímenes que se tienen establecidos en los certificados, el mantenimiento de las tecnologías y maquinarias usadas en la empresa asi como la capacitación necesaria a cada ingeniero con fin que haya un nivel de especialización y expertés en el uso de las mismas, que exista una actualización en el software de estas tecnologías a fin de estar al día y contar con una vanguardia que diferencie esta empresa de otras empresas de productos de limpieza industrial.

Programa

En el área de almacén se lleva a cabo un programa mensual para inventariar. En vista que no se podía hacer el inventario completo en un solo día, se tomó la decisión de dividir los productos a inventariar en 4 grupos que corresponden a 4 sábados mensuales.

Arriba se muestra el formato del programa, que especifica el número de programa, actividad, periodo en que se realiza, fecha en que se planea y la fecha en que se termina de hacer el inventario, observaciones por parte del jefe directo, nombre de la persona que va a realizar el inventario, calificación (C) y el departamento o productos que se van a inventariar en ese periodo.

Presupuesto

La empresa maneja únicamente presupuestos de pagos. Es por esto que nosotros les propusimos que realizarán presupuestos de cada departamento, con el propósito de tener un mejor control de los gastos, y poder analizar lo que se está pidiendo y utilizando específicamente en cada área.

Políticas

Área de Almacén

- Se deben recibir todos los materiales de acuerdo a la orden de compra y anexado su certificado de calidad.

- Acomodar los polvos en la parte superior del rack - Debe de lotificarse todo el material al ingresar, para llevar la trazabilidad

correcta. - Los materiales deben mantenerse limpios. - No cambiar las presentaciones del material que ingresa hasta que se pase al

área de producción.Reglas

Área de Almacén

- No comer dentro de almacén.

- No poner música en almacén para evitar accidentes con el montacargas.- No mezclar productos ni sustancias químicas sin previo aviso. - No usar los productos si no se tiene autorización.- Manejar con precaución el montacargas

Procedimiento

Procedimiento de Almacenamiento1. Se lleva un control de primeras entradas y primeras salida, a fin de evitar tener

productos sin rotación. Es importante que la empresa periódicamente le dé salida a productos y materiales inútiles, obsoletos o fuera de especificaciones a fin de facilitar la limpieza y eliminar posibles focos de contaminación.

2. Las materias primas deben almacenarse en condiciones que confieran protección contra la física y química.

3. Los plaguicidas y otras sustancias tóxicas que lo requieran de acuerdo a la tabla de seguridad, deben etiquetarse adecuadamente con un rótulo en que se informe sobre su toxicidad y empleo. Estos productos deben almacenarse en áreas especialmente destinados al efecto, y deben ser distribuidos o manipulados sólo por personal competente. Se pondrá el mayor cuidado en evitar la contaminación de otros productos o materias primas.

4. En el área de manipulación de productos no debe permitirse el almacenamiento de ninguna sustancia que pudiera contaminarlos. Salvo que sea necesario para fines de higiene, de control de plagas, o sea requerido por el proceso mismo.

5. No se permite el almacenamiento de materias primas, ingredientes o productos terminados, directamente sobre el piso, se almacenan sobre tarimas u otros aditamentos.

6. Los envases de lámina y polietileno, pueden almacenarse directamente sobre el piso cuidando de mantener el piso limpio ya que estos materiales son revisados cuidadosamente antes de ser utilizados y su almacenamiento es impráctico e inestable sobre tarimas, además el envase de polietileno cuenta con una envoltura de plástico para evitar que se ensucie, esto permite garantizar que el producto terminado se envasará correctamente

Organigrama

Director GeneralFunción:

- Designar todas las posiciones gerenciales.- Realizar evaluaciones periódicas acerca del cumplimiento de las funciones de los

diferentes departamentos.- Planear y desarrollar metas a corto y largo plazo junto con objetivos anuales y entregar las

proyecciones de dichas metas para la aprobación de los gerentes corporativos.- Coordinar con las oficinas administrativas para asegurar que los registros y sus análisis se

están ejecutando correctamente.

A su cargo: Gerente de Contraloría | Gerente de Operaciones y Compras | Gerente de Ventas México | Gerente de Aseguramiento de Calidad.

*Asistente Director GeneralFunción:

- Suplir al Director General en determinadas actividades cuando él no esté disponible - Actividades diversas de oficina (organización de información, etc.)

Gerente de Contraloría

Función: - Controlar el dinero, ingresos y egresos de la compañía- Presupuestos de pago- Balances

A su cargo: Jefatura de Contabilidad *Crédito y Cobranza, Recepción y Facturación

Gerente de Operaciones y ComprasFunción:

- Obtener productos de la mejor calidad- Hacer que se cumplan las especificaciones

A su cargo: Jefatura de Almacén |Jefatura de Logística *Envasado |Jefatura de Producción

Gerente de Ventas México Función:

- Dar seguimiento con clientes- Introducir nuevos productos- Expandir territorio- Crecer en 15% anual en ventas

A su cargo: Ventas Baja california | Ventas Sonora y Sinaloa | Ventas San Luis Potosí | Ventas Michoacán | Ventas ZMG | Ventas ADJ | Ventas Water Treatment ADJ.

Gerente de Aseguramiento de CalidadFunción:

- Control de calidad- Desarrollar nuevos productos

A su cargo:Sistema Integral de Calidad | Laboratorista.

Gerente de Recursos HumanosFunción:*Como mencionamos antes no existe un departamento de recursos humanos, es por esto que le proponemos desarrollar el departamento, y que su función sea la siguiente:

- Capacitación de personal- Desarrollo de recursos humanos- Contratación de personal- Dirección de personal

Manual de Operaciones

Puesto de alto nivel: Gerente de Ventas

Perfil del puesto

Datos generales

Sexo: M/F Edad: 43 a 50Estado civil: Casado*Es necesario que tenga disponibilidad para viajar

Datos profesionalesNivel de escolaridad: Primaria, secundaria, preparatoria y licenciaturaGrado académico: Licenciatura Profesión: Vendedor. Su carrera debe estas relacionad al ramo de la compañía (químicos) o tener conocimientos en relación a químicos. o Ing. Químico o Ing. Químico FarmacéuticoExperiencia: Mínimo 4 años de experiencia como vendedor dentro del mismo mercado o mercados similares.Idiomas: o Españolo 70% de InglesHabilidades de cómputo: Básicas o Wordo Excelo Power Point o Outlook Habilidades: o Directivas.o Actitud de servicio. o Facilidad de expresión con los clientes

Descripción del puesto

Debe de contar con estudios universitarios, tener habilidades de liderazgo, conocer perfectamente su producto, desde su fabricación hasta su aplicación y el mercado en el que se desenvuelve, gusto por viajar, habilidad para socializar, facilidad de convencimiento con los clientes, y carismático. También es necesario que cuente con la completa disposición para trabajar.

Jefe inmediato: Director generalPersonal a su cargo: Jefaturas de ventas

Puesto de bajo nivel: ChoferPerfil de puesto

Datos generales

Sexo: Masculino

Edad: 19 a 40 añosEstado civil: Soltero o Casado *Disponibilidad para viajar

Datos profesionales

Nivel de escolaridad: Primaria - SecundariaGrado académico: Primaria - SecundariaProfesión: Chofer / IndiferenteExperiencia: Experiencia manejando todo tipo de camiones o camionetas, conocimiento de carreteras nacionales.Idiomas: españolUso de cómputo: No requerido

Descripción del puesto.

Debe de contar con habilidades y agilidad para manejar todo tipo de transporte, conocimiento total de carreteras nacionales. Físicamente y psicológicamente, implica contar con “buena vista”, fuerza para cargar y descargar mercancías, capacidad de concentración, tener buenos reflejos, actitud de servicio y capacidad para seguir órdenes. Se requiere una persona honesta, responsable, y con disponibilidad para viajar.

Proceso de Recursos Humanos La empresa Sanichem Latinoamérica S.A. de C.V. no cuenta con un departamento de Recursos Humanos, sin embargo si lleva a cabo la mayoría de los procesos de este departamento.

- Reclutamiento Internamente el reclutamiento de maneja por medio de ascensos y recomendaciones por parte de los mismos empleados, o de otras empresas que pueden ser clientes o proveedores.

Externamente se recluta en las bolsas de trabajo de las universidades, con anuncios, y contratando agencias temporales que faciliten la búsqueda de personas con las especificaciones requeridas por la empresa.

Actualmente el método que la empresa utiliza para reclutar es mandar una solicitud de personal a la Cámara de Comercio, quienes les mandan los Curriculum de las personas que cumplen con los requerimientos.

- SelecciónDespués de recibir las solicitudes de empleo, se realiza una revisión de Curriculum y enseguida se contacta a las personas que cumplan con los requisitos para el puesto.

Se hacen dos entrevistas para asegurar que a la persona que se contrate sea ideal para el puesto. La primera entrevista le realiza un gerente de área, enfocándose en que la persona cumpla con el carácter y conocimientos solicitados. Las personas que pasen la primera entrevista son contactadas nuevamente para una entrevista con el director general quien se enfoca en que sea una persona proactiva, asegura que la persona tenga el conocimiento para trabajar en el área y que tenga experiencia.

- ContrataciónLa contratación se realiza en un principio por medio de un contrato por tiempo definido, exactamente por 3 meses que son de prueba en el puesto. Si después de el periodo del contrato la persona demuestra que si es capaz, y desarrollo bien en el puesto entonces se realiza un contrato por tiempo indefinido y se le entrega su planta o puesto.

- InducciónAl personal nuevo se le da inducción durante sus 3 meses de prueba, esta inducción la realiza el jefe de área, y tiene el propósito de que las personas se desarrollen, aprendan y realicen un mejor trabajo con los mínimos errores.

- CapacitaciónLas capacitaciones se realizan en el trabajo y fuera del trabajo.

La capacitación en el trabajo Al año se realizan 3 cursos obligatorios de capacitación para todos los empleados de la planta central. Estos cursos son de primeros auxilios, evacuación y extintores.

Al personal de las áreas de producción, almacén, aseguramiento de calidad y los vendedores de todos los puntos de la República se les da un curso obligatorio de seguridad y manejo de químicos.

La capacitación fuera del trabajo La compañía contrata empresas externas para que les brinden cursos de capacitación a todos sus empleados de toda la República. Algunos de estos cursos son:

*Prácticas del personal y la seguridad del alimento*Procedimientos de limpieza para las plantas de alimentos*Control de químicos*Control del material extraño*Programa de mantenimiento para la seguridad de los alimentos *Desarrollo del programa de trazabilidad y retiro

Asimismo la compañía ofrece cursos de capacitación sobre químicos a sus clientes. Asegurando así que sus productos se apliquen de manera correcta, teniendo los mejores resultados, y una mejor relación con sus clientes.

- Sueldos y salariosLos sueldos son establecidos dependiendo del trabajo que se realice, y cada año que acumulan antigüedad se les incrementa el salario del 0 al 10% dependiendo de su desempeño en ese año laboral.

A los vendedores por otra parte se les paga con un salario base y además se les ofrece un porcentaje de comisión dependiendo de las ventas que realicen.

- Evaluación del desempeñoAl final de cada año laboral se les hace una evaluación del desempeño a los empleados, especialmente a los vendedores. Esta evaluación la califica el director general junto con el gerente de cada departamento. Dependiendo de los resultados de esta evaluación se evalúa el porcentaje que se le incrementara al salario de cada empleado.

Estas evaluaciones se les realizan principalmente a los vendedores.

Análisis de la Motivación

La manera de motivar a los empleados de de nivel operativo es: mediante incentivos (bonos) de cumplimiento con el horario, las actividades asignadas durante la jornada de trabajo y cumplimiento de metas y trabajo en equipo.

La motivación de los empleados de alto nivel, por ejemplo los de ventas, es mediante el desempeño de las ventas que han logrado durante cierto tiempo. Al finalizar el año se les realiza un análisis de desempeño para observar si se lograron las metas en ese periodo.

Las teorías a las que hacen referencia estos métodos de motivación son primeramente la Teoría de Maslow. Según esta la empresa esta satisfaciendo principalmente las necesidades sociales, por el trabajo en equipo y las de estima, donde la empresa les otorga el sentimiento de cumplimiento, reconociéndoles su buen trabajo y otorgándoles incentivos con el propósito de que los trabajadores sean más responsables.

Otra teoría a la que se hace referencia es a la de X y Y. En la compañía están al tanto de las actitudes de cada empleado y es por eso que buscan acciones o incentivos que los motiven a todos por igual. Sin embargo en Sanichem Latinoamérica prefieren tener empleados que pertenezcan a la hipótesis Y, empleados con iniciativa. Esta hipótesis, en el caso de esta empresa, va más dirigida a los vendedores que necesitan ser autónomos y creativos para lograr conseguir más clientes, más ganancias y por lo tanto mayores sueldos.

Análisis del Liderazgo

Tipo de liderazgo

El tipo de liderazgo que se maneja en la empresa es democrático, porque se permite y se busca

que los subordinados opinen y sean creativos, pero al mismo tiempo se preocupa por la producción y que se sigan la reglas y políticas, si no las siguen se les castiga o se les corre.

Orientación del líder

-En esta empresa lo que se busca son resultados de forma transformacional, nos interesa más como se desenvuelven en el entorno, el nivel de sus capacidades, conocimientos y la forma en cómo son aplicadas y que sean aplicadas correctamente, mostrar una actitud positiva y alentadora.

Manera en que empresa maneja liderazgo con empleados

En cada departamento y área se piden reportes semanales, mensuales y anuales de sus actividades a su superior directo y este obtiene su puesto mediante como aplica sus conocimientos y capacidades, tomando en cuenta que tan amplio es su espectro en cuanto a su iniciativa y visión.

Proceso de Control

Una de las medidas de control que se tiene en la empresa Sanichem Latinoamérica S.A. de C.V. es la creación de graficas para medir la producción y desempeño de cada grupo de trabajo, midiendo sus resultados que a su vez varios grupos de trabajo conforman cada área de la empresa. Estas graficas muestran los tiempos, la producción, el incremento y decremento, de forma que se pueden monitorear los avances corregir las fallas y para un futuro prevenir ocasiones similares y mejorar los resultados obtenidos.

Otra herramienta que se tiene para el control de las actividades de la empresa es un registro que se lleva de los gastos que genera cada área así como de los ingresos, teniendo un desglose de cada elemento en el que se destina el presupuesto destinado para cada área así como su aprovechamiento y en qué forma fueron aprovechados, para saber el costo beneficio que se tiene en relación de cada área de la empresa, de esta forma se puede saber si algún producto o área de la empresa representa un problema de rentabilidad, de esta manera corregir lo que se esté haciendo mal pudiendo identificar la falta de eficiencia que se presenta.

El desempeño de cada empleado es evaluado por su supervisor o superior inmediato, contando con registros que miden el trabajo diario realizado, asi como una revisión constante por su parte teniendo un trato directo además de contar con una evaluación mensual para poder corregir fallas importantes que se estén pasando por alto, a su vez se tiene una evaluación anual para los trabajadores al finalizar su año de contratación donde se mide su rendimiento en contraste con metas trazadas para cada puesto que se esté evaluando.