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Page 1: Servizio postale

Servizio postale

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Definizioni

Posta interna: si intende la corrispondenza indirizzata dalla sede centrale alle strutture decentrate e viceversa e la posta tra uffici del Rettorato.

Posta esterna: si intende la corrispondenza indirizzata dalla sede centrale o dalle strutture decentrate verso terzi e viceversa.

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L’armadioDirettore Amministrativo

Dirigente area economica

Dirigente area amministrativa

Dirigente area informatica

Ripartizione acquisti Ripartizione ragioneria Ripartizione risorse umane

Ripartizione ricerca

Ripartizione servizio tecnico

Ripartizione servizi agli studenti

Ripartizione didattica Ripartizione audit

Segreteria del Rettore Ufficio organi collegiali Ufficio comunicazione ed eventi

Ufficio legale

Job center Liaison office Manager didattico di Ateneo

Ufficio protocollo archivio e posta

Coordinamento segretari

Ufficio sanità

POSTA ESTERNA POSTA INTERNAPER STRUTTURE DECENTRATE

POSTA INTERNATRA UFFICIDEL RETTORATO

CARTELLE DA FIRMARE

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Un altro attore:il personale della portineria

Il personale della portineria apre periodicamente la casella “posta tra uffici” e smista la corrispondenza in essa contenuta nelle caselle dei rispettivi uffici

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Il giro della postaOre 8L’Appaltatore ritira la posta di UNIFE presso l’Ufficio poste italiane di Via Felisatti e la consegna in Rettorato all’Unità posta

Ore 8.30L’Unità posta consegna all’Appaltatore la posta interna ed esterna e tutto il materiale destinato alle strutture decentrate

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Il giro della posta

L’ Appaltatore inizia il giro per la consegna della posta alle strutture decentrate

Entro le ore 11.30 L’Appaltatore:- consegna la posta alle portinerie delle strutture decentrate- ritira la posta interna ed esterna, affrancata e non, prodotta dalle strutture decentrate

Ore 8.30/9

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I compiti del servizio esterno

Entro le ore 12 L’Appaltatore rientra in Rettorato e consegna all’Unità posta la corrispondenza ritirata presso le strutture decentrate

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I compiti del servizio esterno

Entro le ore 13L’Appaltatore consegna la corrispondenza esterna affrancata all’ufficio di Poste Italiane S.p.A. sito in Via Felisatti n. 24 - Ferrara

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I compiti del servizio esterno

Dalle ore 8.30 alle ore 13 (lunedì, mercoledì e venerdì)L’Appaltatore consegna alla banca Unicredit la corrispondenza prodotta dall’Università e ritira quella prodotta dalla banca, da consegnare alla portineria del Rettorato, che provvederà a consegnarla all’ufficio Ragioneria

Page 11: Servizio postale

I compiti del servizio esternoEntro le ore 9 (martedì e giovedì) L’Appaltatore ritira libri e riviste dall’ufficio acquisizioni e catalogazione

L’Appaltatore consegna libri e riviste presso le biblioteche dislocate nelle strutture decentrate dell’Università.

Entro le ore 13 presso le seguenti strutture: biblioteca didattica di Medicina; biblioteca di Risorse Naturali e Culturali; Centro Linguistico di Ateneo; Centro di Documentazione e Studi sulle Comunità Europee; Centro di microscopia elettronica; Centro di corrosione; Centro studi biomedici applicati allo sport; Centro strutturistica diffrattometrica.Entro le ore 18 presso le seguenti strutture: biblioteca di Giurisprudenza; biblioteca di Economia; biblioteca di Lettere; biblioteca di Architettura; biblioteca scientifico-tecnologica; biblioteca chimico-biologica S. Maria delle Grazie.

Page 12: Servizio postale

I compiti del servizio esternoAll’occorrenza, su richiesta dell’Università, l’Appaltatore deve trasportare, insieme alla corrispondenza, il seguente materiale:

• materiale di cancelleria e materiale igienico sanitario dalla sede centrale alle strutture decentrate;

• registri per lo svolgimento di esami nonché tesi per le sessioni di laurea, accompagnati dalle relative distinte, dalla sede centrale alle strutture decentrate e viceversa.

Su richiesta dell’Università, l’Appaltatore è tenuto a svolgere le seguenti attività:

• consegna mensile di corrispondenza con ritiro della relativa ricevuta presso gli sportelli dell’Ufficio del registro;

• ritiro di toghe, accompagnate dalle relative distinte, dalla sede centrale e consegna alle strutture decentrate in occasione delle sessioni di laurea.

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Il giro della posta in Rettorato

Ore 8.30L’Unità posta divide la posta consegnata dall’Appaltatore, proveniente da Poste Italiane, separando la posta del Rettorato (compresa quella indirizzata ai singoli uffici) e quella indirizzata alle strutture decentrate

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Il giro della posta in Rettorato

Ore 9L’Unità posta consegna la posta del Rettorato all’Ufficio protocollo

Ore 9 L’Unità posta ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la corrispondenza protocollata indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria

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Il giro delle cartelle per la firma

Ore 9L’Unità posta preleva le cartelle dalla casella “cartelle da firmare” e le consegna presso:

• Segreteria del Rettore (firma Rettore)• Ufficio organi collegiali (firma Direttore)• Ufficio del Vice Direttore (firma Direttore)• Ufficio legale (decreti rettorali)• Ufficio del Responsabile della Ripartizione

Ragioneria (impegni di spesa)

N.B. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili, ai sensi del codice sulla privacy, è necessario inserirli in una busta chiusa

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Il giro della posta in Rettorato

Dalle ore 10 I singoli uffici:• ritirano dall’armadio le cartelle con la

posta e quelle con i documenti firmati• inseriscono la posta esterna, quella

interna tra uffici e quella indirizzata alle strutture decentrate nelle rispettive caselle

• depositano le cartelle con i documenti da firmare nella casella “cartelle da firmare”

• depositano le cartelle con i documenti da protocollare nella casella “posta interna tra uffici del Rettorato”

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Il giro della posta in Rettorato

Ore 10.30L’Unità posta:- preleva la corrispondenza contenuta nella casella “posta esterna” e la affranca- preleva la corrispondenza contenuta nella casella “posta interna per le strutture decentrate” e la suddivide per struttura- preleva le cartelle con i documenti da protocollare e le consegna all’Ufficio protocollo, archivio e posta

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Il giro della posta in RettoratoOre 12 Quando l’Appaltatore rientra in Rettorato e consegna all’Unità posta la corrispondenza ritirata presso le strutture decentrate, l’Unità posta separa:- la corrispondenza esterna affrancata- la corrispondenza esterna da affrancare- la corrispondenza interna destinata agli uffici del Rettorato da consegnare all’ufficio protocollo - la corrispondenza interna destinata alle singole strutture decentrate da consegnare alle stesse a cura dell’Appaltatore il giorno successivo

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Il giro della posta in Rettorato

Ore 12.30 L’Unità posta ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la posta indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria

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Il giro delle cartelle per la firma dei documenti

Ore 13L’Unità posta:

- preleva dall’Ufficio legale le cartelle con i decreti rettorali da firmare e li porta nella segreteria del Rettore

- preleva le cartelle con i documenti firmati dalla Segreteria del Rettore, dall’ Ufficio organi collegiali e dall’Ufficio del Vice Direttore e le colloca nell’armadio, nelle caselle dei rispettivi uffici

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Il giro della posta in Rettorato

A fine mattina o all’inizio della mattina successiva i singoli uffici possono prelevare dall’armadio la posta e le cartelle con i documenti firmati che non sono stati presi alle ore 10

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Il giro della posta nei giorni lunghi

Il martedì e il giovedì l’unità posta, se non è altrimenti impegnata, ripete il giro della posta e della cartelle da firmare

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Cosa fa in sintesi l’Unità postaOre 8.30 - consegna all’Appaltatore la posta interna ed esterna e tutto il materiale destinato alle Strutture decentrate.- divide la posta consegnata dall’Appaltatore, proveniente da Poste Italiane, separando la posta del Rettorato (compresa quella indirizzata ai singoli uffici) da quella indirizzata alle Strutture decentrate.Ore 9- consegna la posta del Rettorato all’Ufficio protocollo.- ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la posta indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria.- preleva le cartelle dalla casella “cartelle da firmare” e le consegna presso la Segreteria del Rettore (firma Rettore), l’Ufficio organi collegiali (firma Direttore), l’Ufficio del Vice Direttore (firma Direttore), l’Ufficio legale (decreti rettorali), l’Ufficio del Responsabile della Ripartizione Ragioneria (firma impegni di spesa). Ore 10.30- preleva la corrispondenza contenuta nelle caselle “posta esterna”, e la affranca.- preleva altresì la corrispondenza contenuta nella casella “posta interna per le strutture decentrate” e la suddivide per struttura.Ore 12 - smista la corrispondenza che l’Appaltatore ha ritirato presso le strutture decentrate e affranca quella non affrancataOre 12.30- ritira dall’Ufficio protocollo le cartelle con la posta indirizzata ai singoli uffici e le inserisce nelle apposite caselle dell’armadio situato presso la portineria.Ore 13- preleva dall’Ufficio legale le cartelle con i decreti rettorali da firmare e li porta nella segreteria del Rettore - preleva le cartelle con i documenti firmati dalla Segreteria del Rettore, dall’Ufficio organi collegiali, dall’Ufficio del Vice Direttore e le colloca nell’armadio nelle caselle dei rispettivi uffici.All’occorrenza-consegna denunce infortuni all’INAIL e alla Questura

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Cosa fa in sintesi l’AppaltatoreOre 8- ritira la posta di UNIFE presso l’Ufficio Poste Italiane di Via Felisatti e la consegna in Rettorato all’Unità posta.Ore 8.30/9 - inizia il giro per la consegna della posta alle Strutture decentrateEntro le ore 11.30 - consegna la posta alle portinerie delle Strutture decentrate- ritira la posta interna ed esterna, affrancata e non, prodotta dalle Strutture decentrateEntro le ore 12 - rientra in Rettorato e consegna all’Unità posta la corrispondenza ritirata presso le strutture decentrateEntro le ore 13 - consegna la corrispondenza esterna affrancata all’ufficio di Poste Italiane S.p.A. Dalle ore 8.30 alle ore 13 (lunedì, mercoledì e venerdì)- consegna alla banca Unicredit la corrispondenza prodotta dall’Università e ritira quella prodotta dalla banca, da consegnare alla portineria del Rettorato, che provvederà a consegnarla all’ufficio RagioneriaEntro le ore 9 (martedì e giovedì) - ritira libri e riviste dall’ufficio acquisizioni e catalogazioneEntro le ore 13- consegna libri e riviste presso le seguenti strutture: biblioteca didattica di Medicina; biblioteca di Risorse Naturali e Culturali; Centro Linguistico di Ateneo; Centro di Documentazione e Studi sulle Comunità Europee; Centro di microscopia elettronica; Centro di corrosione; Centro studi biomedici applicati allo sport; Centro strutturistica diffrattometrica.Entro le ore 18- consegna libri e riviste presso le seguenti strutture: biblioteca di Giurisprudenza; biblioteca di Economia; biblioteca di Lettere; biblioteca di Architettura; biblioteca scientifico-tecnologica; biblioteca chimico-biologica S. Maria delle Grazie.All’occorrenza- trasporta materiale di cancelleria ed igienico sanitario, registri d’esami, tesi di laurea e toghe- si reca all’Ufficio del registro.


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