Raport
z badania poziomu satysfakcji Beneficjenta
ze współpracy
z Centrum Unijnych Projektów Transportowych
Warszawa, listopad 2013 r.
2
Spis treści
1. Wprowadzenie ................................................................................................................................ 3
2. Cel badania ...................................................................................................................................... 3
3. Metodyka badania ........................................................................................................................... 3
3.1. Zakres podmiotowy ankiety .................................................................................................... 4
3.2. Zakres przedmiotowy ankiety ................................................................................................. 4
3.3. Okres realizacji badania ........................................................................................................... 5
4. Wyniki badania ................................................................................................................................ 6
4.1. Metodologia oceny .................................................................................................................. 6
4.2. Wyniki analizy ankiet ............................................................................................................... 7
4.2.1. Ogólny poziom satysfakcji Beneficjenta ze współpracy z CUPT ...................................... 7
4.2.2. Szkolenia ........................................................................................................................ 15
4.2.3. Kontakty z kierownikami projektów .............................................................................. 18
5. Podsumowanie .............................................................................................................................. 24
3
1. Wprowadzenie
Centrum Unijnych Projektów Transportowych (CUPT), pełniąc funkcję Instytucji Wdrażającej
Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ) na lata 2007-2013, odpowiada
za racjonalne i efektywne wykorzystanie do 2015 roku środków Unii Europejskiej przeznaczonych
na dofinansowanie projektów transportowych o znaczeniu krajowym. Statutowym przedmiotem
działalności CUPT jest wdrażanie programów i projektów rozwoju infrastruktury transportowej,
w szczególności programów i projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w okresie
programowania 2007–2013, a także opracowywanie i inicjowanie rozwiązań organizacyjnych
i systemowych wspierających ich realizację.
Realizując swoją misję, jaką jest kompleksowe wsparcie Beneficjenta we wszystkich etapach procesu
inwestycyjnego, od momentu jego przygotowania aż po finalne rozliczenie, a także biorąc pod uwagę
zbliżającą się perspektywę finansową 2014-2020, CUPT przeprowadził badanie ankietowe poziomu
satysfakcji Beneficjentów z dotychczasowej współpracy.
Niniejsze badanie jest pierwszym tego rodzaju, jakie instytucja przeprowadziła od początku swego
istnienia. Rok 2012 był rokiem szczególnie istotnym dla jednostki w zakresie zasad jej funkcjonowania
– przeprowadzono zmianę struktury organizacyjnej i kadrowej jednostki w celu usprawnienia procesu
wdrażania oraz obsługi Beneficjentów. W ramach przeprowadzonych zmian w strukturze jednostki
powołano tematyczne departamenty projektowe, a także w sposób istotny nastąpiła zmiana sposobu
podejścia do Beneficjenta m.in. poprzez powołanie kierowników projektów, koordynujących obsługę
Beneficjenta i odpowiedzialnych za procesy związane z kompleksową realizacją projektu.
Badanie zostało przeprowadzone w drugim roku funkcjonowania nowego sposobu organizacji CUPT,
a zakres wprowadzonych zmian znalazł swoje odzwierciedlenie również w ramach przeprowadzonej
oceny.
2. Cel badania
Celem głównym badania było pozyskanie informacji o postrzeganiu działalności CUPT przez
Beneficjentów, w szczególności oceny jakości współpracy oraz działań CUPT ukierunkowanych
na wspieranie Beneficjentów, biorąc pod uwagę kończącą się jedną perspektywę finansową oraz
rozpoczęcie kolejnej. Uzyskane wyniki posłużą identyfikacji ewentualnych obszarów wymagających
podjęcia działań naprawczych, a jednocześnie służyć będą poprawie efektywności działań CUPT
i wprowadzeniu potencjalnych usprawnień, w szczególności pod kątem nadchodzącej nowej
perspektywy finansowej.
3. Metodyka badania
Badanie zostało zrealizowane metodą ankietową, w formule wewnętrznej, tj. samodzielnie przez
jednostkę, bez posiłkowania się wykonawcą zewnętrznym. Uzyskane dane wywołane stanowią
podstawę do analizy ilościowej oraz jakościowej, w oparciu o którą następuje sformułowanie
wniosków i rekomendacji istotnych z punktu widzenia celu badania.
4
3.1. Zakres podmiotowy ankiety
Badanie ankietowe zostało skierowane do 119 Beneficjentów PO IiŚ1. Beneficjenci przekazali CUPT
95 wypełnionych ankiet, co jednak nie jest równoznaczne z liczbą podmiotów, która udzieliła
odpowiedzi (Generalna Dyrekcja Dróg Krajowych i Autostrad przekazała 18 ankiet, po 2 ankiety
przesłały: Gmina Miasto Częstochowa, Miasto St. Warszawa, Regionalny Zarząd Gospodarki Wodnej
we Wrocławiu oraz Toruń – miasto na prawach powiatu). W badaniu ankietowym nie wziął udziału
jeden z dwóch największych Beneficjentów – PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. Pomimo wysłania
ankiety, Centrum Unijnych Projektów Transportowych nie otrzymało informacji zwrotnej od
Beneficjenta.
Łącznie odpowiedzi udzieliło 74 Beneficjentów, co stanowi 62 proc. ogółu ankietowanych. Wynik
należy uznać za reprezentatywny, biorąc również pod uwagę fakt, iż od początku swej działalności
CUPT po raz pierwszy przeprowadził tak szerokie badanie Beneficjentów.
3.2. Zakres przedmiotowy ankiety
Ankietę skonstruowano w taki sposób, by zbadać ogólny poziom satysfakcji Beneficjenta
ze współpracy z CUPT, obszar prowadzonych przez jednostkę działań edukacyjnych kierowanych
do Beneficjentów oraz jakość kontaktów z kierownikami projektów w CUPT.
W obszarze pierwszym – mierzącym ogólny poziom satysfakcji Beneficjenta ze współpracy z CUPT –
badano stopień zadowolenia z ogólnych relacji z CUPT, biorąc pod uwagę całokształt kontaktów,
stopień zadowolenia ze współpracy z pracownikami CUPT z uwzględnieniem dostępności
pracowników CUPT, obsługi merytorycznej Beneficjenta oraz komunikacji i dostępu do informacji.
Poproszono również o wskazanie, jakich zmian powinno dokonać CUPT w zakresie współpracy
z Beneficjentem.
W obszarze szkoleń badano, czy Beneficjenci brali udział w szkoleniach organizowanych przez CUPT
oraz stopień przydatności szkoleń w pracy nad projektem PO IiŚ. Poproszono również o wskazanie
tematyki szkoleń, która byłaby szczególnie ważna i przydatna oraz optymalnie nakierowana
na potrzeby Beneficjenta.
W zakresie kontaktów z kierownikami projektów w CUPT badano stopień zadowolenia ze współpracy
merytorycznej z kierownikiem projektu, stopień zadowolenia z czasu, w którym Beneficjent uzyskuje
odpowiedzi na pytania, w tym przede wszystkim na pytania problemowe, stopień zadowolenia
z dostępności kierownika projektu oraz poziom znajomości projektu przez kierownika projektu.
Podobnie, jak w przypadku proponowanych zmian w zakresie współpracy z CUPT oraz proponowanej
tematyki szkoleń, również tutaj zastosowano formułę pytania otwartego i poproszono Beneficjentów
o wskazanie obszarów, wymagających poprawy we współpracy z kierownikiem projektu.
1 Lista Beneficjentów stanowi załącznik do niniejszego raportu.
5
3.3. Okres realizacji badania
Badanie ankietowe zostało przeprowadzone w dniach 9-31 maja 2013 roku. Ostatnia wypełniona
ankieta wpłynęła do CUPT w dniu 7 czerwca 2013 roku.
6
4. Wyniki badania
4.1. Metodologia oceny
Poszczególnym zagadnieniom, badanym w ramach obszaru ogólnego poziomu satysfakcji
Beneficjenta ze współpracy z CUPT, przypisano 5-stopniową skalę oceniającą: „niezadowolony”,
„mało zadowolony”, „średnio zadowolony”, „zadowolony”, „bardzo zadowolony”. Beneficjenci mieli
ponadto możliwość uzasadnienia lub skomentowania swojego wyboru. W ramach pytania otwartego
poproszono ankietowanych o opisanie, co instytucja powinna poprawić w zakresie współpracy
z Beneficjentem. Podczas oceny wyników ankiet za satysfakcjonujący z punktu widzenia CUPT uznano
wynik, w którym liczba odpowiedzi „zadowolony” i „bardzo zadowolony” będzie równa
lub przekroczy 75 proc. Za niesatysfakcjonujący – wynik, w którym suma odpowiedzi
„niezadowolony”, „mało zadowolony” i „średnio zadowolony” jest równa lub przekracza 25 proc.
W przypadku obszaru dotyczącego szkoleń organizowanych przez CUPT, w badaniu przyjęto,
iż pytanie dotyczące udziału w szkoleniach będzie miało dla CUPT charakter informacyjny
i statystyczny, w związku z czym odpowiedziom nie nadano waloru wartościowania. W przypadku
odpowiedzi stwierdzających brak uczestnictwa w szkoleniach, nie weryfikowano, czy tylko osoby
wypełniające ankiety nie brały udziału w szkoleniu, czy też Beneficjent jako taki nie brał udziału
w szkoleniu. Stopień przydatności szkoleń organizowanych przez CUPT badano w 5-stopniowej skali:
„nieprzydatne”, „mało przydatne”, „średnio przydatne”, „przydatne” i „bardzo przydatne”.
Beneficjenci mieli także możliwość uzasadnienia lub skomentowania oceny. Podczas oceny wyników
ankiet za satysfakcjonujący z punktu widzenia CUPT uznano wynik, w którym suma odpowiedzi
„przydatne” i „bardzo przydatne” była równa lub przekroczyła 75 proc. Za niesatysfakcjonujący –
wynik, w którym suma odpowiedzi „nieprzydatne”, „mało przydatne” i „średnio przydatne” była
równa lub przekroczyła 25 proc.
Stopień zadowolenia ze współpracy merytorycznej z kierownikiem projektu i z jego dostępności oraz
stopień zadowolenia z czasu uzyskiwania odpowiedzi na pytania, w tym w szczególności
te o charakterze problemowym, badano w 5-stopniowej skali: „niezadowolony”, „mało zadowolony”,
„średnio zadowolony”, „zadowolony”, „bardzo zadowolony”. Podczas oceny wyników ankiet
za satysfakcjonujący z punktu widzenia CUPT uznano wynik, w którym suma odpowiedzi
„zadowolony” i „bardzo zadowolony” będzie równa lub przekroczy 75 proc. Za niezadowalający –
sumę odpowiedzi „niezadowolony”, „mało zadowolony” i „średnio zadowolony” równą bądź
przekraczającą 25 proc. Poziom znajomości projektu przez kierownika projektu badano w 5-
stopniowej skali: „bardzo niski stan wiedzy”, „niski stan wiedzy”, „średni stan wiedzy”, „wysoki
poziom wiedzy”, „bardzo wysoki poziom wiedzy”. Podczas oceny wyników ankiet za wynik
satysfakcjonujący z punktu widzenia CUPT uznano sumę odpowiedzi „wysoki poziom wiedzy”
i „bardzo wysoki poziom wiedzy” równą lub przekraczającą 75 proc. Za niesatysfakcjonujący uznano
wynik, w którym suma odpowiedzi „bardzo niski stan wiedzy”, „niski stan wiedzy” i „średni stan
wiedzy” będzie równa lub przekroczy 25 proc. W każdym przypadku Beneficjenci mogli uzasadnić
lub opatrzyć komentarzem swój wybór. W ramach pytania otwartego poproszono Beneficjentów
również o zdefiniowanie obszarów wymagających poprawy we współpracy z kierownikiem projektu.
7
Ocena informacji zwrotnej, uzyskanej od Beneficjentów, w dużej mierze była uzależniona od liczby
i zakresu odpowiedzi udzielonych przez Beneficjentów. W wielu przypadkach odpowiedzi nie
zawierały informacji jakościowej – w przypadku pytań zamkniętych odsetek komentarzy
towarzyszących pytaniu wahał się w przedziale 13-20 proc., w przypadku pytań otwartych odsetek
ankiet zawierających komentarz był zróżnicowany i przedstawiał się następująco:
w przypadku pytania dotyczącego wskazania obszarów wymagających poprawy w zakresie
współpracy z Beneficjentem – odpowiedzi zawierało 45 proc. ankiet,
w przypadku pytania o dookreślenie tematyki szkoleń, udziałem w których Beneficjenci byliby
zainteresowani – odpowiedzi zawierało niemal 78 proc. ankiet,
w przypadku pytania o to, co należałoby poprawić w zakresie współpracy z kierownikiem
projektu – odpowiedzi zawierało niemal 38 proc. ankiet.
Należy zaznaczyć, że pewnym uwarunkowaniem badania, mogącym mieć wpływ na charakterystykę
informacji zwrotnej pozyskanej od Beneficjentów (w tym na liczbę i zakres odpowiedzi),
a przekładającym się również na możliwość interpretacji wyników badania, jest założony a priori brak
anonimowości ankiet2.
4.2. Wyniki analizy ankiet
4.2.1. Ogólny poziom satysfakcji Beneficjenta ze współpracy z CUPT
4.2.1.1. Stopień zadowolenia z ogólnych relacji z CUPT, biorąc pod uwagę
całokształt kontaktów
Ogólne relacje z CUPT oceniono bardzo wysoko – w 92 proc. przypadków uznano, że kontakty
z CUPT przebiegają na poziomie zadowalającym (61 proc.) i bardzo zadowalającym (31 proc.).
W swoich wypowiedziach Beneficjenci podkreślali efektywność współpracy z jednostką – wysoki
poziom merytoryczny pracowników, wsparcie w sprawach problemowych i zaangażowanie ze strony
kierowników projektów, bardzo dobry i bezpośredni kontakt z pracownikami CUPT oraz sprawną
obsługę i wymianę informacji. W jednostkowych przypadkach wskazywano na pewne trudności czy
zdarzenia, które mogły mieć, w ocenie Beneficjenta, wpływ na procesy związane z oceną składanej
dokumentacji:
2 Rezygnacja z waloru anonimowości badania miała na celu zidentyfikowanie potencjalnych obszarów
problemowych u poszczególnych Beneficjentów i ewentualne zweryfikowanie, czy problem ma charakter
jednostkowy, czy też dotyczy np. danego rodzaju projektów. W przypadku powtórzenia badania w przyszłości,
możliwa jest zmiana metody badawczej z ewentualnym wprowadzeniem zasady anonimowości lub częściowej
anonimowości badania.
8
zmiany kierowników projektów3 (wydłużenie procesu oceny związane z koniecznością
wdrożenia nowej osoby w historię i szczegóły projektu) – 2 proc. ankiet,
przypadki zmiany zdania w kwestiach wcześniej już uzgodnionych – 2 proc. ankiet,
przypadki braku zachowania spójnego podejścia CUPT, ale też i pozostałych instytucji
w systemie wdrażania części transportowej PO IiŚ do niektórych kwestii, oraz przypadki
rozbieżności w informacjach przekazywanych Beneficjentom przez pracowników CUPT,
zaangażowanych w obsługę projektu – 1 proc. ankiet,
długotrwała ocena projektu – 1 proc. ankiet,
wielokrotne zgłaszanie uwag do tych samych dokumentów, brak informacji ze strony CUPT
o kluczowych zmianach w dokumentach czy też brak weryfikacji uwag zgłaszanych przez
ekspertów pod kątem dotychczasowej praktyki – 1 proc. ankiet,
ograniczanie się jedynie do wskazywania braków w dokumentacji („niezgodność
z Instrukcją”), zamiast udzielenia pomocy merytorycznej – 1 proc. ankiet,
błędny przebieg oceny projektu w aspekcie środowiskowym – projekt zaakceptowany przez
kierownika projektu w dalszym ciągu był wadliwy pod względem środowiskowym – 1 proc.
ankiet.
Wykres 1. Stopień zadowolenia z ogólnych relacji z CUPT, biorąc pod uwagę całokształt kontaktów
Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników ankiet.
3 Obecnie, po zmianach reorganizacyjnych w CUPT, o których była mowa powyżej, projekt jest przypisany
konkretnemu pracownikowi, pełniącemu funkcję kierownika projektu. Ewentualne zmiany kierowników
projektów są przeprowadzane sporadycznie i w głównej mierze wiążą się z czasową absencją pracownika lub
jego odejściem z instytucji.
9
4.2.1.2. Stopień zadowolenia ze współpracy z pracownikami CUPT – dostępność
pracowników CUPT
Badając stopień zadowolenia ze współpracy z pracownikami CUPT, poproszono Beneficjentów
o ocenę dostępności pracowników. Ogólna ocena – 97 proc. ankiet ze wskazaniem „zadowolony”
i „bardzo zadowolony” - wyraźnie potwierdza wagę, jaką CUPT obecnie przywiązuje do budowania
dobrych relacji z Beneficjentami. W komentarzach do tego pytania Beneficjenci podkreślali sprawną
komunikację z pracownikami, w szczególności z kierownikami projektów, otwarte podejście
zwłaszcza w sytuacjach problemowych, jak również inicjowanie kontaktów przez pracowników CUPT
(„interesowanie się projektem”) oraz możliwość roboczego uzgadniania spraw związanych z realizacją
projektów, co znacząco wpływa na jakość i czas pracy zarówno po stronie Beneficjenta, jak i CUPT.
Brak w ankietach merytorycznych komentarzy do oceny „średnio zadowolony” (3 proc.) nie pozwala
na ustalenie przyczyn, dla których w ten sposób oceniono obszar dostępności pracowników CUPT.
W jednostkowych przypadkach, kiedy w omawianej części Beneficjenci przekazali informacje
o charakterze jakościowym, jako kwestię związaną z dostępnością pracowników potraktowano częstą
rotację kierowników projektów i związane z tym wydłużenie procesu aplikowania o środki unijne.
Wykres 2. Stopień zadowolenia ze współpracy z pracownikami CUPT – dostępność pracowników CUPT
Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników ankiet.
4.2.1.3. Stopień zadowolenia ze współpracy z pracownikami CUPT – obsługa
merytoryczna Beneficjenta
Obsługę merytoryczną Beneficjenta oceniono bardzo wysoko – odsetek ocen „zadowolony” i „bardzo
zadowolony” wyniósł 89 proc. Ankietowani podkreślali dużą wiedzę merytoryczną pracowników
CUPT, zwrócili również uwagę na wysoką kulturę osobistą i życzliwe podejście do problemów,
z którymi borykają się Beneficjenci. Mogą oni liczyć na pomoc w przypadku wątpliwości czy
niejasności powstających w związku z realizacją projektu, bieżące i wspólne z Beneficjentem
rozwiązywanie problemów (Beneficjent nie jest pozostawiany sam z problemem), niepozostawianie
10
pytań Beneficjentów bez odpowiedzi nawet w sytuacji, gdy jej udzielenie wymaga zaangażowania
dodatkowych pracowników jednostki.
Odsetek ocen „mało zadowolony” i „średnio zadowolony” wyniósł dla badanego obszaru 11 proc.
W pojedynczych komentarzach zwrócono jednak uwagę na kilka istotnych kwestii. Problematyka
wdrażania funduszy europejskich nadal jest materią bardzo skomplikowaną i nie zawsze możliwe jest
udzielenie wyczerpujących, nie nasuwających żadnych wątpliwości, wyjaśnień. Niemniej jest to
istotna słabość, mająca wpływ choćby na czas oczekiwania na odpowiedź lub stanowisko jednostki
w danej sprawie, czy też na brak jednoznacznych odpowiedzi na pytania Beneficjentów, co
w konsekwencji skutkuje koniecznością kilkukrotnego poprawiania dokumentacji przez
Beneficjentów nawet w tych częściach, które wcześniej zostały już uzgodnione z Beneficjentem przez
poszczególne instytucje systemowe (IW-IP-IZ). W jednym przypadku zwrócono również uwagę na
niedostateczną, zdaniem Beneficjenta, znajomość w CUPT zasad finansowania jednostek
budżetowych, a co za tym idzie brak pomocy merytorycznej w rozwiązywaniu problemów
wynikających ze specyfiki jednostek tego rodzaju.
Wykres 3. Stopień zadowolenia ze współpracy z pracownikami CUPT – obsługa merytoryczna
Beneficjenta
Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników ankiet.
4.2.1.4. Stopień zadowolenia ze współpracy z pracownikami CUPT – komunikacja
i dostęp do informacji
W przeważającej części ankiet obszar komunikacji i dostępu do informacji został oceniony dobrze, na
co wskazuje odsetek ankiet z oceną „zadowolony” i „bardzo zadowolony” (łącznie 84 proc.).
Beneficjenci docenili możliwość stałego i bezpośredniego kontaktu z pracownikami CUPT,
co znacząco przyspiesza i ułatwia prace nad projektem. Płynna i sprawna komunikacja to, zdaniem
Beneficjentów, nie tylko kontakt osobisty, ale również możliwość bieżącego pozyskiwania informacji
poprzez stronę internetową CUPT, newsletter, oficjalną korespondencję, szkolenia oraz spotkania
robocze w indywidualnych przypadkach. Szczególnie istotne są szkolenia i spotkania robocze, gdyż
11
poza wartością merytoryczną generują wartość dodaną w postaci możliwości poznania pracowników
CUPT, co bez wątpienia ułatwia budowanie dobrych, obustronnych relacji. Niewątpliwym
udogodnieniem dla Beneficjentów, o czym pisano w komentarzach do tej części ankiety, byłoby
informowane Beneficjentów o rozstrzygnięciach w nietypowych sprawach, wnioskach z zaleceń
pokontrolnych czy też rozszerzenie działu FAQ na stronie internetowej CUPT o ustalenia robocze.
Rozbieżności w ocenie dotyczą strony internetowej CUPT – część Beneficjentów uznaje ją za bardzo
dobre, czytelne i aktualne źródło informacji, podczas gdy w 5 proc. ankiet wskazywano na pewne
trudności polegające np. na:
utrudnionym nawigowaniu po stronie internetowej, a zatem i problemie z odnalezieniem
poszukiwanych informacji,
wystąpieniu przypadków braku wszystkich, czy też braku aktualnych informacji związanych
z realizacją projektów, jak również dublowaniu informacji zawartych na stronie internetowej
CUPT oraz stronie dedykowanej Programowi Operacyjnemu Infrastruktura i Środowisko
tj. pois.gov.pl,
braku spójności pomiędzy stroną internetową jednostki, a stroną internetową PO IiŚ,
czy Instytucji Zarządzającej (nie rozwinięto tego komentarza, w związku z czym trudno
stwierdzić, o spójności w jakim zakresie jest mowa).
W badanym obszarze niepokoić może odsetek 16 proc. ankiet z oceną „średnio zadowalający”.
Analiza ankiet nie wykazała przyczyn takiego stanu, poza komentarzami dotyczącymi strony
internetowej instytucji (stanowiącymi 5 proc. odpowiedzi) i jednym komentarzem odnoszącym się
do braku szkoleń dla Beneficjentów.
Wykres 4. Stopień zadowolenia ze współpracy z pracownikami CUPT – komunikacja i dostęp
do informacji
Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników ankiet.
12
4.2.1.5. Obszary wymagające poprawy w zakresie współpracy z Beneficjentem –
opinie Beneficjentów
W podsumowaniu badania w części odnoszącej się do ogólnego poziomu satysfakcji Beneficjenta
ze współpracy z jednostką, poproszono Beneficjentów o wskazanie obszarów, które w opinii
ankietowanych wymagają jeszcze poprawy po stronie CUPT. Komentarze zawierało 45 proc. ankiet.
Zdecydowana większość komentarzy miała charakter jednostkowych uwag (powtarzalność tego
samego typu uwag w całym zbiorze odpowiedzi wahała się w granicach 1-4 proc.). Jednakże, biorąc
pod uwagę częstotliwość poruszania przez Beneficjentów pewnych zagadnień, jak i ich wagę dla
efektywności procesu wdrażania projektów PO IiŚ, wyodrębniono następujące obszary „wrażliwe”,
wymagające analizy:
Problemy systemowe
Pierwszą grupę kwestii najczęściej pojawiających się w komentarzach Beneficjentów, którą można
zebrać w pewien określony wspólny obszar, stanowią zagadnienia, które można nazwać mianem
problemów o charakterze systemowym. Na tego typu zagadnienia wskazywano łącznie niemal
w 13 proc. ankiet.
Należy podkreślić, że w ramach przekazanego materiału zwrotnego wskazano na zasadność
przyjętego przez CUPT podejścia ukierunkowanego na kompleksowe wsparcie Beneficjenta
we wszystkich etapach procesu inwestycyjnego, od momentu jego przygotowania aż po finalne
rozliczenie. Jednocześnie informowano o braku jednolitego podejścia do oceny projektów –
Beneficjenci sygnalizowali, iż spotykają się z podejściem zindywidualizowanym, uzależnionym
od osoby udzielającej informacji (3 proc. ankiet), kwestie wcześniej uzgodnione są następnie
kwestionowane na etapie oceny projektu (2 proc. ankiet), brakuje roboczej współpracy pomiędzy
CUPT a Instytucją Pośredniczącą i Instytucją Zarządzającą (1 proc. ankiet), co prowadzi do
późniejszego kwestionowania dokumentacji Beneficjentów przez wspomniane instytucje i wydłuża
proces wdrażania projektu. Dla wypracowania jednolitego podejścia jeden z Beneficjentów
zaproponował stworzenie w ramach wewnętrznego systemu informatycznego CUPT swego rodzaju
platformy wymiany informacji i doświadczeń, co pozwoliłoby instytucji stosować zbliżone podejście
do podobnych problemów, zgłaszanych przez Beneficjentów.
Zwrócono również uwagę na konieczność stosowania jednolitego sposobu obsługi Beneficjenta,
niezależnie od tego, kto prowadzi daną sprawę (3 proc. ankiet). Niezbędne jest także udzielanie
jednoznacznych informacji i wskazówek co do realizacji projektu i przyjęcie zasady związania decyzją
– raz podjęta decyzja nie powinna być już zmieniana (2 proc. ankiet).
Kwestią problematyczną jest również jakość uwag kierowanych do Beneficjentów – zdaniem
Beneficjentów należy położyć nacisk na przekazywanie uwag o charakterze merytorycznym, a nie
formalnym (4 proc. ankiet). Przedstawianym uwagom brakuje argumentacji i podstaw
merytorycznych, natomiast argumentacja uzasadnienia jest wymagana w odpowiedziach
Beneficjenta (1 proc. ankiet). Ponadto przekazywane uwagi powinny być weryfikowane pod kątem
dotychczasowej praktyki w danej kwestii, wspomniano również o wielokrotnym zgłaszaniu tej samej
uwagi do różnych dokumentów, bądź w ramach tego samego dokumentu (1 proc. ankiet).
13
Przepływ informacji
Drugim najczęściej wskazywanym obszarem w komentarzach Beneficjentów był obszar, który należy
zaklasyfikować jako przepływ informacji. Na zagadnienia związane z tym tematem wskazywano
łącznie w ramach niemal 14 proc. ankiet.
W zakresie przepływu informacji wewnątrz instytucji pojedynczo wskazano na problemy
z przepływem informacji pomiędzy kierownikami projektów, a innymi komórkami (kontroli,
środowiska) oraz nierespektowanie wzajemnych ustaleń (odpowiednio po 1 proc. ankiet).
W przypadku przepływu informacji pomiędzy CUPT a Beneficjentem uzyskano szerszy materiał
zwrotny. W odpowiedziach Beneficjentów wskazano na przypadki, w których pisma zawierające
istotne z punktu widzenia Beneficjenta informacje nie były przekazywane według rozdzielnika,
czy poprzez stronę internetową jednostki, a w trakcie rozmowy telefonicznej, niejako „przy okazji”
(1 proc. ankiet), podczas gdy tego rodzaju korespondencja powinna być przekazywana na bieżąco,
chociażby na zasadzie pisma „do wiadomości”. Postulowano również o przesyłanie przez CUPT
większej niż dotychczas, ilości stanowisk i interpretacji Instytucji Pośredniczącej i Instytucji
Zarządzającej (1 proc. ankiet). Przydatnym narzędziem byłoby także stworzenie zestawienia ustaleń
roboczych dla projektu i aktualizowanie go przy każdej wprowadzonej zmianie. W przypadku kontroli
projektów wskazane byłoby zwiększenie zakresu komunikacji z pracownikami Departamentu Kontroli
CUPT w formie elektronicznej (1 proc. ankiet) – dotyczy to w szczególności przesyłania do osoby
odpowiedzialnej po stronie Beneficjenta za projekt skanów korespondencji dotyczącej kontroli,
w tym kontroli ex-ante zamówień publicznych. Celem przyspieszenia działań pożądane byłoby
przesyłanie korespondencji kierowanej do Beneficjenta również do jednostki odpowiedzialnej
za realizację projektu (1 proc. ankiet). Z punktu widzenia efektywności przepywu informacji oraz
zwiększenia efektywności prac nad projektem częściej powinny być organizowane spotkania
z kierownictwem i pracownikami CUPT, które służyłyby wymianie doświadczeń w celu ograniczania
czy też unikania błędów w składanej przez Beneficjentów dokumentacji (1 proc. ankiet). Postulowano
również o zapewnienie kierownikom projektów służbowych telefonów komórkowych, ułatwiających
bezpośredni i bieżący obustronny kontakt4 (1 proc. ankiet).
Istotnym narzędziem w zakresie komunikacji z Beneficjentem jest także strona internetowa jednostki.
W tym zakresie, w pojedynczych odpowiedziach, proponowano, by ponownie powrócić do wysyłki
newsletterów (2 proc. ankiet), tym razem jednak przesyłanych do osób odpowiedzialnych po stronie
Beneficjenta za realizację projektu5. Newsletter miałby zawierać m.in.: informacje
o zmianie/aktualizacji dokumentów, ogłaszanych konkursach, szkoleniach organizowanych przez
CUPT, stanowiska instytucji w danych kwestiach itp. Beneficjenci wspominali również o stworzeniu
platformy internetowej, na której mogliby wymieniać się wiedzą i doświadczeniami w zakresie
realizacji projektów, jak również o uruchomieniu systemu online wypełniania wniosków o płatność
4 W II kwartale br. kierownicy projektów stopniowo zostali wyposażeni w służbowe telefony komórkowe.
5 CUPT prowadził wysyłkę newslettera do wszystkich podmiotów zarejestrowanych za pośrednictwem swojej
strony internetowej. W związku z trudnościami w spełnieniu wymagań ustawy z 29 sierpnia 1997 roku
o ochronie danych osobowych (DZ.U. Nr 133, poz. 883), zrezygnowano z tego narzędzia komunikacji.
14
wraz z instruktażem (odpowiednio po 1 proc. ankiet). W zakresie funkcjonalności strony internetowej
CUPT wspomniano o trudnościach w poruszaniu się po stronie internetowej (niedostateczna
czytelność), jak również o datowaniu dokumentów zamieszczonych w zakładce „Instrukcje
i dokumenty”, co z pewnością ułatwiłoby odszukanie dokumentów aktualnych (1 proc. ankiet).
Terminy
Problemem przy realizacji projektów jest niejednokrotnie długotrwały proces procedowania
dokumentów składanych przez Beneficjentów – uwagi dotyczące terminów zawierało łącznie 6 proc.
spośród zwróconych ankiet. W tym zakresie, w pojedynczych komentarzach Beneficjenci wskazywali
na konieczność skrócenia terminu zatwierdzania wniosków o płatność, harmonogramu realizacji
projektu, skrócenie czasu weryfikacji projektów aneksów do umów w ramach projektu i czasu
weryfikacji projektów aneksów wraz z załącznikami do umów o dofinansowanie. Wspomniano także
o konieczności szybszego przekazywania przez CUPT środków finansowych. Jednocześnie Beneficjenci
zdają sobie sprawę, iż w przypadku konieczności uzgadniania dokumentacji z innymi instytucjami
(np. w zakresie procedur konkursowych, aneksowania umów czy notyfikacji Komisji Europejskiej)
CUPT może nie mieć wpływu na czas rozpatrywania sprawy. Ponadto zwrócono uwagę na zbyt długi
czas rozpatrywania uwag i odpowiedzi Beneficjentów, bez jednoczesnego wskazania ścieżki
rozwiązania.
Ciągłość obsługi merytorycznej projektu
Uwagi i propozycje w zakresie tego obszaru zawierało łącznie 5 proc. ankiet. Podobnie jak we
wcześniej opisywanych częściach ankiety podkreślano konieczność przypisania jednej osoby do
obsługi projektu, która będzie dysponowała przekrojową i szczegółową wiedzą na temat
przedsięwzięcia, od momentu jego przygotowania, aż po całkowite rozliczenie. Sygnalizowano
również konieczność ograniczenia rotacji kierowników projektów. Kierownik, jako osoba
odpowiedzialna za projekt, powinien być także wsparciem dla Beneficjenta w trakcie kontroli
projektu, a także wspólnie z Beneficjentem dokonywać ewaluacji projektu.
Szkolenia
W zakresie szkoleń uwagi przekazano w 7 proc. ankiet. Mimo stale zwiększającej się liczby szkoleń
organizowanych przez CUPT dla Beneficjentów, w dalszym ciągu ich liczba jest, według
ankietowanych, niewystarczająca. Ułatwieniem w pozyskiwaniu informacji o szkoleniach byłoby dla
Beneficjentów otrzymywanie informacji o planowanym szkoleniu za pośrednictwem poczty
elektronicznej – informacja taka trafiałaby bezpośrednio do osoby odpowiedzialnej za projekt po
stronie Beneficjenta. Celem zwiększenia dostępności szkoleń proponowano również organizację
szkoleń w poszczególnych regionach kraju.
Kontrola
Propozycje dotyczące usprawnień w obszarze kontroli zawierało 3 proc. ankiet. W zakresie kontroli,
w ramach pojedynczych wypowiedzi, proponowano zwiększenie komunikacji w formie elektronicznej
z komórkami odpowiedzialnymi w CUPT za kontrolę, o czym była mowa powyżej, zapewnienie
15
większej czytelności informacji pokontrolnych oraz zwiększenie zakresu współpracy z Beneficjentem
osób kontrolujących projekt („dopytywanie” i wyjaśnianie wątpliwości na miejscu, w trakcie kontroli).
Inne propozycje
Poza propozycjami opisanymi powyżej jednostkowo sugerowano również, by zapewnić
Beneficjentom możliwość większej elastyczności w dysponowaniu środkami finansowymi (1 proc.
ankiet) oraz wprowadzić możliwość wymiany dokumentacji z CUPT w oparciu o zapisy ustawy
z 18 września 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450) (1 proc. ankiet).
4.2.2. Szkolenia
4.2.2.1. Udział w szkoleniach organizowanych przez CUPT
Począwszy od 2008 roku, do momentu sporządzenia niniejszego raportu, CUPT zorganizowało
84 szkolenia związane z poszczególnymi obszarami wdrażania projektu (m.in. umowa
o dofinansowanie, kwalifikowalność wydatków, wniosek o płatność, zamówienia publiczne, kwestie
środowiskowe, kontrola projektu, zarządzanie projektami celu publicznego, wyodrębniona ewidencja
księgowa projektu, promocja projektu), w których wzięło udział 2286 osób. Zaproszenia do udziału
w szkoleniach kierowane były i są do poszczególnych grup potencjalnych Beneficjentów oraz
Beneficjentów, w zależności od zakresu przedmiotowego lub podmiotowego szkolenia. Każde
ze szkoleń zakończone jest ankietą oceniajacą szkolenie i osoby prowadzące oraz zawierającą pytanie
o określenie potrzeb szkoleniowych uczestników. Ponadto potrzeby szkoleniowe są identyfikowane
przez samą jednostkę, w oparciu o obszary sprawiające Beneficjentom najwięcej trudności
w procesie aplikowania o unijne dofinansowanie, jak i w trakcie realizacji projektu. Przy
14-procentowym odsetku odpowiedzi negatywnych na pytanie dotyczące udziału w szkoleniach nie
ma pewności, czy taki wynik świadczy o tym, że osoba wypełniająca ankietę po stronie Beneficjenta
nie brała udziału w szkoleniu, czy odpowiedź dotyczy Beneficjenta jako całego podmiotu.
Wykres 5. Udział w szkoleniach organizowanych przez CUPT
Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników ankiet.
16
4.2.2.2. Stopień przydatności szkoleń organizowanych przez CUPT
W połowie ankiet oceniono szkolenia organizowane przez CUPT jako „przydatne”, a w 28 proc. jako
„bardzo przydatne” w bieżących pracach nad projektem. Podkreślano wysoki poziom merytoryczny
osób prowadzących, jednocześnie doceniając ich rozległą wiedzę, jasny i zrozumiały sposób jej
przekazywania oraz chętne udzielanie odpowiedzi na pytania padające w trakcie szkoleń.
Jednocześnie Beneficjenci preferują prowadzenie szkoleń przez pracowników CUPT, a nie przez
ekspertów zewnętrznych. Dodatkowym atutem jest prowadzenie szkoleń nie tylko w formie wykładu,
ale i warsztatów, które stwarzają możliwość bezpośredniego przełożenia teorii na praktykę.
Zwracano także uwagę na dużą wartość merytoryczną materiałów szkoleniowych oraz sposób ich
dystrybucji – nie tylko w formie papierowej, ale również elektronicznej.
Niemniej jednak w 21 proc. ankiet oceniono udział w szkoleniach jako „średnio przydatny”,
a w 1 proc. jako „mało przydany”. W przypadku tych ankiet wskazywano na zbyt małą ilość szkoleń
w stosunku do oczekiwań Beneficjentów oraz potrzebę bardziej szczegółowego omawiania tematyki
szkolenia (najchętniej na przykładach konkretnych problemów Beneficjenta, bądź też na przykładach
innych projektów). Szkolenia powinny być również skorelowane z dynamiką zmian w projektach,
a także prowadzone równolegle z wprowadzaniem kluczowych dla realizacji projektu dokumentów
(wytyczne) oraz każdorazowo po wprowadzeniu w nich istotnych zmian.
Wykres 6. Stopień przydatności szkoleń organizowanych przez CUPT
Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników ankiet.
4.2.2.3. Obszary tematyczne potencjalnych szkoleń
Badając obszar szkoleń poproszono również ankietowanych o zdefiniowanie, w miarę możliwości
szczegółowe, tematyki szkoleń, która byłaby dla Beneficjentów szczególnie istotna, a która
pozwoliłaby jednostce na zaproponowanie Beneficjentom szkoleń niejako „skrojonych na miarę”.
W wyniku analizy odpowiedzi wyodrębniono poniższe obszary tematyczne, przedstawiając je
w kolejności od najczęściej do sporadycznie wymienianych przez Beneficjentów:
17
Zamówienia publiczne – optymalna dla Beneficjentów formuła to warsztat z omówieniem
błędów wykrywanych w trakcie kontroli. W zakresie prawa zamówień publicznych kładziono
w szczególności nacisk na następujące obszary: procedura udzielania zamówienia –
przygotowanie procedury przetargowej, poszczególne etapy udzielania zamówienia;
najczęściej popełniane błędy przy realizacji postępowań o udzielenie zamówienia
publicznego; taryfikator korekt finansowych – zasady nakładania korekt, kroki możliwe do
podjęcia po nałożeniu korekty; nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień publicznych
skutkujące korektami finansowymi; wymogi SIWZ w odniesieniu do oferentów; roboty
zamienne, dodatkowe i uzupełniające i niezbędna dla ich realizacji dokumentacja; ustalenia
poaudytowe Komisji Europejskiej w zamówieniach publicznych, w szczególności pod kątem
wskazania zapisów niepożądanych w SIWZ i innych obszarów problemowych; polecenia
zmian i ich weryfikacja; możliwości i sposoby aneksowania umów; uwarunkowania zamówień
„z wolnej ręki”.
Kwalifikowalność kosztów – również w tym obszarze preferowana jest formuła warsztatów,
z omówieniem konkretnych przykładów. W zakresie kwalifikowalności wydatków
wskazywano m.in.: na zasady wydatkowania środków i ich kwalifikowalność;
kwalifikowalność wydatków osobowych i zakupowych; kwalikowalność wydatków
związanych z zarządzaniem projektem oraz nadzorem nad robotami budowlanymi;
kwalifikowalność przekroczeń przedmiarów; ocenę kwalifikowalności wydatków
wynikających ze zmian w kontraktach na roboty budowlane, robót dodatkowych, zamiennych
i uzupełniających; wydatki potencjalnie kwalifikowalne; różnice kursowe od zakupów
w walutach obcych – prawidłowość kwot ujętych jako wydatki kwalifikowalne; zmiany
w przepisach krajowych i unijnych wpływające na wydatki kwalifikowalne; kwalifikowalność
wydatków w przypadku zamówień „z wolnej ręki”; korygowanie wydatków poniesionych
nieprawidłowo; wytyczne w zakresie kwalifikowalności wydatków po nowelizacji.
Wnioski o płatność – również ten obszar tematyczny najchętniej widziano by w formie pracy
na konkretnych przykładach. Najczęściej wymieniane zagadnienia związane z tym obszarem
tematycznym to: wypełnianie wniosku o płatność wraz z załącznikami; dokumentowanie
wydatków na potrzeby wniosku o płatność; wypełnianie wniosku o płatność po dokonaniu
zmian w zakresie realizacji projektu; rozliczanie kosztów pracy; zasady udzielania i rozliczania
zaliczek; sporządzanie wniosku o płatność pośrednią za prace projektowe i roboty
w zadaniach typu „zaprojektuj i buduj”; rozliczenie projektu krok po kroku – szczegółowe
omówienie druków rozliczeniowych i sprawozdań; końcowe rozliczanie projektów – wniosek
o płatność końcową.
Kontrola projektu – w jaki sposób przygotować się do kontroli projektu; kontrole w trakcie
i na zakończenie projektu, kontrole w okresie trwałości projektu; kontrole na miejscu;
jak unikać korekt finansowych; unikanie nieprawidłowości.
Umowa o dofinansowanie – przygotowanie wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami,
omówienie standardów i oczekiwań CUPT w tym zakresie; aneks do umowy
o dofinansowanie – przesłanki do jego sporządzenia i zakres zmian w zapisach umowy.
18
Kwestie środowiskowe – ocena oddziaływania na środowisko; realizacja postanowień decyzji
środowiskowych, ze szczególnym uwzględnieniem pewnej oceny oddziaływania
na środowisko; ochrona środowiska w kontekście wymagań prawa europejskiego; raport
oddziaływania inwestycji na środowisko.
Nowa perspektywa finansowa 2014-2020 – Beneficjenci już sygnalizują potrzebę organizacji
szkoleń w tym zakresie, zwłaszcza jeśli chodzi o założenia do nowej perspektywy i zmiany
w stosunku do obecnej perspektywy, przewidywane terminy i zasady aplikowania
o dofinansowanie, przygotowanie wniosku o dofinansowanie, wymagania dotyczące studium
wykonalności, zmiany w Niebieskich Księgach, analizę ekonomiczno-finansową, kwestie
związane z prawem zamówień publicznych.
Pozostałe obszary – prowadzenie działań informacyjno-promocyjnych dla projektu; sposób
uwzględniania korekt finansowych i zmian w projekcie w wyodrębnionej ewidencji księgowej
projektu; procedury FIDIC; weryfikacja studium wykonalności projektów inwestycyjnych,
w szczególności analizy finansowej i luki finansowej; rozliczanie dochodu incydentalnego;
proces inwestycyjny i jego etapy; sprawozdawczość i monitoring projektów; trwałość
projektu, monitorowanie wskaźników rezultatu; nieprawidłowości w projektach.
4.2.3. Kontakty z kierownikami projektów
4.2.3.1. Kontakty z kierownikami projektów CUPT – stopień zadowolenia
ze współpracy merytorycznej z kierownikiem projektu
W połowie ankiet (52 proc.) współpracę merytoryczną z kierownikiem projektu oceniono na poziomie
„bardzo zadowolony”, a w niemal 40 proc. na poziomie „zadowolony”. Podkreślano wysokie
kompetencje, merytoryczną pomoc i zaangażowanie ze strony kierowników projektu oraz udział
kierownika projektu w poszczególnych etapach „życia projektu” – przygotowaniu, realizacji
i rozliczeniu. Zwracano również uwagę na dostępność kierownika projektu, udzielanie wsparcia
w sytuacjach problemowych i krótki czas uzyskiwania odpowiedzi (także w sytuacjach
problemowych) oraz możliwość prowadzenia roboczych konsultacji w pracach nad projektem. Istotna
jest również otwartość kierowników projektów na potrzeby czy inicjatywy Beneficjentów, czego
przykładem może być organizowanie przez CUPT dedykowanych spotkań dla Beneficjentów.
2-procentowy wynik „mało zadowolony” i 7-procentowy wynik „średnio zadowolony” ze współpracy
merytorycznej z kierownikiem projektu tylko w niewielkim stopniu znalazł swe odzwierciedlenie
w uwagach Beneficjentów (uwagi o charakterze jednostkowych zastrzeżeń). Wskazano na brak
ciągłości współpracy z jednym kierownikiem projektu (3 proc. ankiet). Inni Beneficjenci podkreślali,
iż częste zmiany kierowników projektów utrudniały współpracę i wydłużały proces uzgadniania
dokumentacji (2 proc. ankiet). Zdarzało się, iż nowy kierownik projektu zmieniał wcześniejsze
ustalenia i w konsekwencji Beneficjent otrzymywał rozbieżne informacje (2 proc. ankiet), bądź też był
proszony o wyjaśnianie niejednokrotnie podstawowych zagadnień związanych z projektem.
Zwrócono również uwagę na brak kompleksowego i spójnego podejścia do ocenianych
i weryfikowanych dokumentów, jak również fakt kilkukrotnego zgłaszania uwag do tego samego
dokumentu, w tym również uwag nie mających charakteru merytorycznego. Wskazano także na
sytuacje braku możliwości uzyskania wyczerpujących wyjaśnień czy wiążących odpowiedzi przez
19
Beneficjentów, choć w tym przypadku odniesiono się do tego, iż problematyka wdrażania funduszy
unijnych jest materią zawiłą, niejednokrotnie nastręczającą trudności interpretacyjnych.
Wykres 7. Kontakty z kierownikami projektów CUPT – stopień zadowolenia ze współpracy
merytorycznej z kierownikiem projektu
Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników ankiet.
4.2.3.2. Kontakty z kierownikami projektów CUPT – stopień zadowolenia z czasu,
w którym Beneficjent uzyskuje odpowiedzi na pytania, w tym przede
wszystkim na pytania problemowe
Z punktu widzenia realizacji projektu oraz sprawnej obsługi Beneficjenta wymiar czasu, w którym
Beneficjent otrzymuje informację zwrotną od jednostki, jest szczególnie ważny. Odsetek ankiet
z oceną „zadowolony” i „bardzo zadowolony” z czasu uzyskiwania odpowiedzi na pytania, w tym
przede wszystkim na pytania problemowe, kształtuje się na poziomie 88 proc. Ankietowani,
w zdecydowanej większości komentarzy, podkreślali wartość merytoryczną oraz szybkość
uzyskiwania odpowiedzi i to niezależnie od tego, czy wymagała ona konsultacji z innymi komórkami
organizacyjnymi CUPT czy instytucjami nadrzędnymi. Szybkiemu rozwiązywaniu problemów sprzyja
również możliwość utrzymywania stałego, roboczego kontaktu z kierownikami projektów w CUPT,
co niewątpliwie skraca czas całego procesu, jak również posiadanie przez kierownika projektu
przekrojowej wiedzy ze wszystkich obszarów projektu (wiedza pochodząca z różnych komórek
organizacyjnych CUPT, dotycząca tego samego projektu).
Odpowiedź „średnio zadowolony” z czasu uzyskiwania odpowiedzi na pytania, w tym przede
wszystkim na pytania problemowe, zawierało 12 proc. ankiet, niemniej jednak, poza jednostkowym
komentarzem dotyczącym różnego i nieprzewidywalnego czasu oczekiwania na odpowiedź
w „różnych projektach i sprawach” oraz przypadkiem oczekiwnia przez Beneficjenta na informację
zwrotną w sprawie rozszerzenia katalogu działań promocyjnych (ok. 5 miesięcy), brak było
uzasadnień dla takiej oceny. Trudno zatem na podstawie informacji z ankiet zidentyfikować
przyczyny, dla których badany obszar uzyskał taki wynik.
20
Wykres 8. Kontakty z kierownikami projektów CUPT – stopień zadowolenia z czasu, w którym
Beneficjent uzyskuje odpowiedzi na pytania, w tym przede wszystkim na pytania problemowe
Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników ankiet.
4.2.3.3. Kontakty z kierownikami projektów CUPT – stopień zadowolenia
z dostępności kierownika projektu
Niemal wszystkie ankiety (97 proc.) potwierdziły wysoki stopień zadowolenia z dostępności
kierownika projektu dla Beneficjenta. Wskazywano na możliwość utrzymywania bieżącego kontaktu
z kierownikiem projektu, tak telefonicznego, jak i e-mailowego. Beneficjenci są ponadto informowni
o planowanych nieobecnościach kierownika projektu, jak również o osobach zastępujących
kierownika projektu pod jego nieobecność. Nie zdarzały się przypadki, by Beneficjenci mieli problem
z pozyskaniem informacji od osób zastępujących kierownika projektu. Podkreślono również
inicjatywę kierownika projektu w kontaktach z Beneficjentem, by na bieżąco rozwiązywać sprawy
związane z prawidłową i skuteczną realizacją projektu. Beneficjenci docenili także udział kierownika
projektu w każdym etapie projektu, od jego przygotowania, przez realizację aż po rozliczenie.
W przypadku oceny „średnio zadowolony” (3 proc.) w ankietach zabrakło uzasadnienia dla oceny,
poza jednym komentarzem, w którym odniesiono się do zmiany kierownika projektu i związanego
z tym wydłużenia prac nad składanymi przez Beneficjenta dokumentami oraz koniecznością składania
wyjaśnień co do podstawowych, zdaniem Beneficjenta, kwestii związanych z projektem. Trudno
zatem na podstawie ankiet zdefiniować obszary problematyczne w zakresie dostępności kierownika
projektu.
21
Wykres 9. Kontakty z kierownikami projektów CUPT – stopień zadowolenia z dostępności kierownika
projektu
Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników ankiet.
4.2.3.4. Kontakty z kierownikami projektów CUPT – poziom znajomości projektu
przez kierownika projektu
W nieco ponad połowie ankiet (53 proc.) poziom znajomości projektu przez kierownika projektu
oceniono jako „wysoki”, w 31 proc. jako „bardzo wysoki” i to niezależnie od zmian kierowników
projektów, jakie miały miejsce w CUPT w ubiegłym roku. Wskazywano na znajomość projektu nie
tylko w jego podstawowym zakresie, ale również i szczegółową wiedzę np. co do zapisów studium
wykonalności czy wniosku o dofinansowanie, równą wiedzy Beneficjenta. Pozwala to na wczesne
diagnozowanie obszarów wątpliwych i szybkie rozwiązywanie problemów. Dobremu przepływowi
informacji w zakresie projektu sprzyja również wiedza kierowników projektów na temat
obowiązujących regulacji prawnych.
Tym niemniej w 16 proc. ankiet oceniono poziom znajomości projektu przez kierownika projektu jako
„średni”. W 4 proc. ankiet wskazywano na zmiany kierownika projektu i towarzyszące zmianie
utrudnienia – nowy kierownik projektu potrzebuje czasu na zapoznanie się z projektem, a to z kolei
wydłuża proces oceny i proces decyzyjny. Jednostkowo wskazano, iż problem stanowił początkowy
niski poziom wiedzy nowego kierownika projektu w kwestiach związanych z projektem oraz odsyłanie
Beneficjenta do poprzednich kierowników projektu, co nie tylko negatywnie wpływa na okres prac
nad projektem, ale również na kształt relacji z Beneficjentem oraz ogólny wizerunek CUPT.
22
Wykres 10. Kontakty z kierownikami projektów CUPT – stopień zadowolenia z dostępności kierownika
projektu
Źródło: opracowanie własne na podstawie wyników ankiet.
4.2.3.5. Obszary wymagające poprawy w zakresie współpracy z kierownikiem
projektu CUPT – opinie Beneficjentów
W części podsumowującej obszar kontaktów z kierownikami projektów CUPT poproszono o opisanie,
co wymaga, zdaniem Beneficjentów, poprawienia we współpracy z kierownikiem projektu, a tym
samym spowoduje zwiększenie efektywności prac nad projektem.
Najczęściej (w 8 proc. ankiet) wymieniano konieczność przeciwdziałania rotacji kierowników
projektów. Dobrą praktykę stanowi zatem ustanowienie jednej osoby odpowiedzialnej za projekt
i prowadzącej go przez wszystkie jego etapy, aż do końcowego rozliczenia. Pełna znajomość specyfiki
projektu przez kierownika projektu, posiadanie przez niego całej korespondencji i dokumentacji
projektu oraz możliwość wyjaśniania wątpliwości czy poprawiania oczywistych omyłek w trybie
roboczych uzgodnień (drogą telefoniczną, e-mailową) pozwoliłyby na szybszą identyfikację
potencjalnych zagrożeń, uniknięcie niezasadnych uwag, szybsze rozliczenie projektu, jak również
mogłoby być pomocne dla Beneficjenta w trakcie kontroli. Szybkiemu kontaktowi z kierownikiem
projektu służy posiadanie przez kierownika projektu służbowego telefonu komórkowego,
zwiększającego dostępność kierownika projektu i ułatwiającego przepływ informacji.
Beneficjenci oczekują również ścisłej współpracy z kierownikiem projektu (w szczególności
w zakresie weryfikacji wniosków o płatność) i pomocy merytorycznej (w tym również bazującej
na wcześniejszych doświadczeniach kierownika projektu w prowadzeniu i w rozwiązywaniu
podobnych sytuacji problematycznych) (2 proc. ankiet). Istotne jest również, by wsparcie ze strony
kierownika projektu miało charakter rzeczywistej pomocy, a nie tylko ograniczało się do
przekazywania uwag innych podmiotów lub wskazywania błędów w dokumentacji projektu. CUPT
jako instytucja powinien również prezentować spójne podejście do danej kwestii, a uwagi zgłaszane
23
Beneficjentom należy weryfikować m.in. pod kątem zapewnienia jednolitego stanowiska CUPT
w obszarach problematycznych.
W ocenie Beneficjentów (2 proc. ankiet) dobrą praktyką byłyby wizyty kierowników projektów
na miejscu realizacji projektu6 (najchętniej wspólnie z osobą odpowiedzialną za rozliczanie wniosków
o płatność)7. Poznanie projektu wyłącznie na podstawie złożonej dokumentacji nie jest, zdaniem
Beneficjentów, pełne. Możliwość „zobaczenia” projektu pozwoliłaby na poznanie skali
przedsięwzięcia, lepsze zrozumienie jego specyfiki oraz lepsze zrozumienie problemów, z którymi na
co dzień borykają się Beneficjenci. Jednostkowo postulowano również o zapewnienie udziału
kierownika projektu w posiedzeniach komisji przetargowych, co zdaniem Beneficjenta nie tylko
w pewnym stopniu uzupełniałoby wiedzę kierownika projektu, ale również zwiększyłoby
zaangażowanie kierownika projektu w kwestie związane z projektem.
Jednostkowo wskazano również, iż udogodnieniem dla Beneficjenta byłoby wskazywanie
osoby/osób, z którymi należy kontaktować się w przypadku nieobecności kierownika projektu czy
weryfikacji dokumentów „przez drugą parę oczu”. Ponadto jednostkowo wskazano na potrzebę
organizacji spotkania informacyjnego dla potencjalnych Beneficjentów w kontekście przygotowań
do aplikowania o środki w ramach nowej perspektywy finansowej 2014-2020 oraz konieczność
wymiany informacji dotyczących trudności i stopnia przygotowania inwestycji, które znalazły się
na liście rezerwowej projektów.
6 Obecnie w CUPT są podejmowane działania mające na celu zintensyfikowanie wyjazdów kierowników
projektów na miejsce realizacji projektu.
7 Po ubiegłorocznej zmianie w zakresie obowiązków kierowników projektów, kierownik projektu jest
odpowiedzialny również za weryfikację wniosków o płatność.
24
5. Podsumowanie
Materiał uzyskany w wyniku przeprowadzonego badania należy uznać za wystarczający
do sformułowania wniosków, pomimo faktu, iż nie wszyscy Beneficjenci zdecydowali się wziąć udział
w badaniu, a w wielu przypadkach Beneficjenci nie zdecydowali się na uzasadnienie dokonywanych
ocen. Sytuacja ta w części może być wywołana brakiem anonimowości przeprowadzonego badania.
Dlatego też w przypadku powtórzenia badania w przyszłości, wartym rozważenia jest zmiana jego
formuły w tym zakresie.
W pierwszej kolejności należy podkreślić, że w ogólnej ocenie funkcjonowanie Centrum Unijnych
Projektów Transportowych zostało ocenione pozytywnie – we wszystkich badanych obszarach
uzyskano wynik powyżej progu 75 proc. dla oceny zadowalającej.
Należy zaznaczyć, że najlepiej oceniono:
dostępność pracowników CUPT i kierowników projektów (97 proc. ankiet z oceną
„zadowolony” i „bardzo zadowolony”),
ogólne relacje z CUPT (92 proc. ankiet z oceną „zadowolony” i „bardzo zadowolony”),
współpracę merytoryczną z kierownikiem projektu (91 proc. ankiet z oceną „zadowolony”
i „bardzo zadowolony”),
obsługę merytoryczną Beneficjenta (89 proc. ankiet z oceną „zadowolony” i „bardzo
zadowolony”),
czas uzyskiwania odpowiedzi na pytania, w tym przede wszystkim pytania problemowe
(88 proc. ankiet z oceną „zadowolony” i „bardzo zadowolony”).
Najsłabiej oceniono przydatność szkoleń organizowanych przez CUPT (78 proc. ankiet z oceną
„zadowolony” i „bardzo zadowolony”), komunikację i dostęp do informacji oraz poziom znajomości
projektu przez kierownika projektu (84 proc. ankiet z oceną „zadowolony” i „bardzo
zadowolony”/„wysoki poziom wiedzy” i „bardzo wysoki poziom wiedzy”).
Analiza otrzymanych wyników pozwoliła zidentyfikować obszary wymagające podjęcia działań, które
poprzez wprowadzenie istotnych zmian w odniesieniu do obecnej praktyki bądź modyfikację
rozwiązań już funkcjonujących w jednostce, poprawią skuteczność współpracy z Beneficjentem,
wzmocnią wsparcie Beneficjenta, a w konsekwencji służyć będą poprawie efektywności działań CUPT
w kończącej się oraz nowej perspektywie finansowej.
Wnioski z badania w głównej mierze służyć mogą ocenie jakości pracy zwłaszcza departamentów
projektowych CUPT, niemniej są one równie istotne także w kontekście pracy pozostałych komórek
organizacyjnych jednostki.
25
Dokonując analizy materiału badawczego istnieje możliwość sformułowania wniosków
i rekomendacji w ramach kluczowych poruszonych zagadnień:
A. Kierownicy projektów. Współpraca CUPT z Beneficjentem.
Analiza materiału badawczego potwierdza słuszność ubiegłorocznej decyzji o reorganizacji jednostki
w zakresie ustanowienia kierowników projektów jako osób kompleksowo odpowiadających za
prawidłową realizację projektu na wszystkich jego etapach. Tym niemniej konieczne jest dalsze
wzmacnianie roli, potencjału, odpowiedzialności i wiedzy o projektach kierowników projektów, jak
również podjęcie działań zmierzających do wyeliminowania lub ograniczenia do minimum zdarzeń,
negatywnie wpływających na współpracę Beneficjenta z kierownikiem projektu.
W związku z powyższym CUPT będzie:
dążyć do wzmacniania roli kierownika projektu jako głównego źródła kompleksowej
informacji o projekcie tak w stosunku do Beneficjenta, jak i wewnątrz i na zewnątrz instytucji,
dążyć do wzmacniania roli doradczej kierownika projektu w stosunku do Beneficjenta,
doskonalić poziom wiedzy kierowników projektów w zakresie zagadnień projektowych
i systemowych, w tym wiedzy o projektach i problemach w ich wdrażaniu,
dążyć do poprawy jakości komunikacji i współpracy kierowników projektów z Beneficjentami
(o czym poniżej),
dokonywać jedynie niezbędnych zmian kierowników projektów, celem zapewnienia
odpowiedniej ciągłości i płynności współpracy z Beneficjentem.
B. Komunikacja zewnętrzna i wewnętrzna.
Usprawnieniu komunikacji z Beneficjentami służą aktualnie podejmowane przez CUPT działania
zmierzające do usystematyzowania i formalnego uregulowania zasad kontaktów z Beneficjentami
i innymi podmiotami zewnętrznymi, wynikające również z rekomendacji przeprowadzonej w roku
2012 wewnętrznej samooceny w ramach kontroli zarządczej CUPT.
Kontynuując podejmowane działania, CUPT będzie:
dążyć do wzmacniania roli kierownika projektu w komunikacji tak zewnętrznej, jak
i wewnętrznej oraz dokonywania jedynie niezbędnych zmian kierowników projektów
(zgodnie ze wcześniejszymi wskazaniami powyżej),
dążyć do usprawniania przepływu informacji w kierunku „do Beneficjenta”, z uwzględnieniem
odpowiedniej jakości przekazywanych informacji, jak również usprawniania procesów
decyzyjnych jednostki, a w miarę możliwości również w otoczeniu jednostki (w ramach
współpracy z innymi instytucjami systemu wdrażania),
26
prowadził działania w kierunku dalszego wzmocnienia współpracy wewnętrznej
i komunikacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi CUPT i kierownikiem projektu, celem
wypracowywania bardziej jednolitego toku postępowania oraz bardziej spójnego stanowiska
instytucji w podobnych kwestiach,
w przypadku sytuacji problemowych bardziej niż dotychczas wykorzystywał formułę
roboczych spotkań osób współpracujących po stronie CUPT przy realizacji projektu
z Beneficjentem, celem szybszego wypracowania wspólnego stanowiska,
tworzył materiały zawierające kompleksowe zestawienie dobrych praktyk z okresu obecnej
perspektywy finansowej celem rekomendacji określonych działań i ułatwienia Beneficjentom
przygotowań do realizacji oraz samej realizacji projektów w nowej perspektywie finansowej,
rozważał możliwość wprowadzenia dodatkowych narzędzi w komunikacji z Beneficjentem
(np. zakładanie dedykowanych zakładek na stronie internetowej CUPT agregujących
informacje z zakresu zasad i wytycznych, tworzenia AKK, wydawanie newslettera lub
stworzenie platformy wymiany informacji i doświadczeń),
zwiększać częstotliwość aktualizacji informacji dla Beneficjentów zawartych na stronie
internetowej CUPT oraz dążyć do modyfikacji strony internetowej CUPT pod kątem jej
funkcjonalności, a w odniesieniu do nowej perspektywy finansowej stworzyć nowy,
dedykowany portal, dostosowany do oczekiwań Beneficjentów.
C. Szkolenia.
Analiza wyników ankiet w obszarze szkoleń jest zbieżna z analizą informacji zawartych w ankietach ze
szkoleń zorganizowanych przez CUPT w dwóch ostatnich latach, w zakresie oczekiwań Beneficjentów
dotyczących tematyki i sposobu prowadzenia szkoleń. Jako że przydatność szkoleń organizowanych
dla Beneficjentów została na tle pozostałych badanych w ankiecie obszarów oceniona najsłabiej,
należy rozważyć wprowadzenie ewentualnych usprawnień w działaniu instytucji w tym zakresie.
W związku z powyższym CUPT:
dokona szczegółowej analizy zaproponowanych przez Beneficjentów zagadnień pod kątem
ich istotności dla danego projektu i etapu, na jakim się projekt aktualnie znajduje
oraz wzmocni procesy edukacyjne Beneficjentów, z uwzględnieniem możliwości kadrowych
i organizacyjnych jednostki,
będzie dążyć do jak najlepszego skorelowania tematyki i czasookresu proponowanych
szkoleń z poszczególnymi etapami wdrażania projektu, z jednoczesnym uwzględnianiem
zmian obowiązującej regulacji w zakresie wdrażania projektów PO IiŚ,
jeśli to tylko możliwe, będzie proponować Beneficjentom formułę warsztatu, ze szczególnym
naciskiem na omawianie tzw. „case study”,
utrzyma dotychczasową formułę prowadzenia szkoleń przez pracowników CUPT za wyjątkiem
sytuacji, gdy wskazane jest wsparcie w postaci eksperta zewnętrznego,
27
dla zapewnienia jak najwyższego poziomu przekazywanej wiedzy CUPT dążyć będzie
do uzupełniania wiedzy pracowników poprzez zapewnienie efektywnego planu rozwoju,
natomiast w zakresie sposobu przekazywania wiedzy CUPT rozważy możliwość udziału
pracowników w szkoleniach z zakresu wystąpień publicznych oraz zasad tworzenia
prezentacji,
będzie dążył do zapewnienia udziału w szkoleniach w charakterze prowadzących
pracowników instytucji nadrzędnych celem wzbogacenia szkolenia o doświadczenia
i stanowiska tych instytucji w zakresie realizacji projektów,
w celu poprawy wzajemnej komunikacji i ułatwienia pozyskiwania informacji
o organizowanych przez instytucję szkoleniach, CUPT rozważy stworzenie bazy danych osób
bezpośrednio odpowiedzialnych za projekt po stronie Beneficjenta (informacja trafiałaby
bezpośrednio do najbardziej zainteresowanego) .
28
Niniejszy raport został udostępniony dyrektorom departamentów/biur Centrum Unijnych Projektów
Transportowych, Ministerstwu Infrastruktury i Rozwoju oraz Beneficjentom jako istotne źródło
informacji o obecnym postrzeganiu współpracy Beneficjentów z Centrum Unijnych Projektów
Transportowych. Jednocześnie stanowić będzie materiał wyjściowy i porównawczy w przypadku
podjęcia decyzji o kontynuacji badania w przyszłości.
Warszawa, ………………………….. ………………………………………………………………………………
(akceptował)
