04/09/23 1

PEMERIKSAAN

TATA USAHA GUDANG

04/09/23 2

Latar Belakang

Kurang peduli terhadap :1. Administrasi / aturan yang ada , misl. Inventarisasi Material2. Keberadaan / pemeliharaan barang & gudang3. Ketelitian pemeriksaan fisik/ penerimaan barang 4. Tidak pernah membuat memori detil setiap pergantian pejabat

Logistik & Gudang5. Uraian tugas pejabat Gudang dan pengembangan SDM6. Perlunya SOP proses pengelolaan TUG & keluar/masuk barang7. Reward & Punishment

Aturan yang ada : 1. Dianggap terlalu birokratif 2. Dianggap sudah usang & tak peduli perlunya penyempurnaan

krn adanya perubahan

04/09/23 3

Beberapa Peraturan yg masih berlaku a.l. :

1. Pengumuman PLN no. 052/PST/1975-13 Mei 1975, tentang Tata Laksana Pengurusan Gudang PLN.

1. SED no.010/PST/1979-28 Maret 1979, tentang Pelaksanaan Penggunaan Nomor Normalisasi utk Barang2&Jaringan Umum.

04/09/23 4

3. SED no. 027/PST/1981 dan Pedoman&Petunjuk no.B4/ 1981-19 Des 1981,tentang Pengisian &Penggunaan Kartu Persediaan (TUG-1) dlm rangka Pengendalian Persediaan.

4. SED no. 026/PST/1982 dan Pedoman&Petunjuk no.B6 tentang Fasilitas Pergudangan,Sistem Penyimpanan & Perawatan Persediaan dan Suku Cadang.

5. SED no. 018/PST/1987-26 Desember 1987,tentang Perubahan Akuntansi Material.

04/09/23 5

Kartu Persediaan , TUG - 1

Material Gudang

MasukKeluar

Simpan

Tanggal Dokumen Persediaan

Nama Nmr Masuk Keluar Fisik Tersedia

Unit yg sudah ada IT, TUG-1 dianjurkan tetap ada sbg Hard Copy

TUG-1&2

04/09/23 6

Sebagai Kartu Pengendalian Barang

Diisikan data TUG-3 (masuk/ bukan TUG-11) dan TUG - 8 ,9

& 16 (keluar) saja ( lihat Diagram Alir TUG )

Tidak boleh dipecah lebih dari satu Kartu & tidak boleh di

tippex, karena dapat menghilangkan jejak

Bila ada kesalahan tulis cukup di silang / cross , agar ada buktinya

Mengisi Kartu harus sampai seluruh halaman terisi penuh

04/09/23 7

Apabila Kartu lama sudah penuh ,harus dilekatkan pada kartu baru , dan tidak boleh disimpan ditempat lain / dihilangkan

Warna Kartu harus sesuai peruntukan Materialnya

Material bawaan Pengadaan Unit sebelumnya (Pembangkit / Jaringan) harus dipisahkan dan dibuatkan Kartu Persediaan

tersendiri (warna khusus)

Material yang diragukan kualitasnya ( salah terima / ex. Retur ) harus dipilih dgn teliti-dipisahkan dan sebaiknya diberi Kartu

tersendiri (Warna khusus) Material ini harus dapat dipertanggung jawabkan / dimintakan

penggantian dari pemasoknya, dan saat Inventarisasi harus sudah dilakukan klarifikasi.

04/09/23 8

Kartu Gantung , TUG-2

Data harus sama dgn TUG-1 , dan selalu di up date setiap ada

mutasi di TUG-1

Harus selalu digantungkan pada kelompok Materialnya di

Gudang ybs ( dalam maupun luar gdg ) , dimasukan dalam

plastik transparan utk pemeliharaan & mudah dilihat

Untuk meningkatkan tanggung jawab , TUG-2 ini harus ada

Tanda tangan KaSi / Supervisor atasan Gudang ybs.

Datanya harus selalu di update per hari sebelum pulang kerja,

sehingga sama dengan Fisik dan Kartu Persediaan TUG-1 ybs ,

termasuk cara pengisiannya ( inventarisasi harian).

04/09/23 9

Material yang diragukan kualitasnya tidak boleh diusulkan

utk dihapus ataupun dibursakan.

Material yang diragukan kualitasnya ( salah terima / ex.

Retur ) harus dipilih dgn teliti oleh ahlinya ( Tim

Inventarisasi yg ditunjuk)-dipisahkan kelompoknya, diberi

Kartu Gantung tersendiri (Warna khusus) dan diminta

pertanggung jawaban / dimintakan ganti kepada pemasoknya

, dibawah koordinasi panitia pemeriksanya.

Oleh karena itu :

04/09/23 10

Anggota Tim Inventarisasi harus independent /kualified / banyak

petugas teknik mesin & listrik (termasuk panitia pemeriksa

barang), krn selain menghitung jumlah juga harus menentukan/

menguji mutu barang dan menginventaris berkasnya ( memori

keberadaan Material / surat2 jaminan/coo/com/kontrak ybs/

hasil pemeriksaan yll , BA & penerimaan ybs. Dlsb ) .

Tim Inventarisasi / Pemeriksa Barang , harus memiliki alat uji /

bekerja sama dengan bengkel / kamar tera / laboratorium ybs.

04/09/23 11

Bon Penerimaan Barang , TUG – 3(Kode-1/2)

Material Gudang

Masuk Keluar

Simpan

TUG-3o Boleh dibuat setelah ada

bukti TUG-4o Perhatikan tgl pembuatan ,

tdk mendahului TUG-4o Harus disertai dengan bukti

barang / materialnyao Disahkan oleh Kabag Logistik /

Manajer ybs.

04/09/23 12

Sebagai bukti penerimaan Barang setelah melalui pemeriksaan yang benar ( dengan bukti TUG-4 ), serta ada

Laporan hasil pemeriksaan oleh ahlinya sesuai bidang ybs.dgn Material yg datang.

Seluruh berkas pemeriksaan mulai barang datang s/d BA Pemeriksaan Barang TUG-4 harus disertai jaminan garansi

pemakaian,COM/COO dan terlampir pada TUG-3 ini.

04/09/23 13

Harus ada tanda tangan Kepala Gudang yang ditunjuk resmi, lalu diketahui dgn tanda tangan Ka.Bag ybs./Asmen Logistik /

Supervisor/ atasan Ka. Gudang.

Bila Ka. Gudang tak ada hrs ada Srt. Kuasa sbg Ka Gudang ybs. , ditunjuk & diketahui oleh Ka Bag/ Asmen /Supervisor

ybs.

Utk. Internal Control/ menghindari tanggung jawab ganda , sebaiknya Ketua Panitia Pemeriksa Barang tidak dirangkap

Asmen/ KaBag Logistik ybs. Pada Material Ex.Import , sebagai dasar pembuatan MRR

(Material Receiving Report) bila Kontraknya menyebut loko gudang PLN ybs , bukan sebaliknya .

04/09/23 14

Berita Acara Pemeriksaan , TUG – 4 (Kode-5)

Material Gudang

Masuk

Simpan

TUG-3

PemeriksaanPanitia/Fungsional

TUG-4 Lap Hasil

Pemeriksaan

o Tanda Tangan Panitia ybso Disahkan oleh GM / Manajer

yang ditunjuk GMo Tidak ditanda tangani

rangkap Kabag Log bila

merangkap sbg. merangkap

Ketua Panitia Pemeriksa .

Material datang :

-Ex Pengadaan

-Ex TUG-8

-Ex Proyek

-Ex Kelebihan pemakaian

dari TUG-9

04/09/23 15

Ditandatangani oleh minimal 3 dari 5 orang Panitia yang bersangkutan dengan masa berlaku kepanitiaan masih syah .

Dasar pembuatan BA ini bukan Bon Penerimaan Barang TUG-3 tetapi : Laporan Hasil Pemeriksaan oleh fungsional ahli/

kompeten yg ditunjuk saat barang datang utk membantu Panitia.

Kolom Stn Banyaknya hanya diisi bila ada material yang tidak sesuai hasil pemeriksaan (mutu maupun jumlahnya): diterima

hanya yang benar , yang salah dimintakan ganti ke Pemasok ybs.

04/09/23 16

Laporan Hasil Pemeriksaan

1. Sebagai dasar pengesahan Berita Acara Pemeriksaan Penerimaan Material TUG-4

2. Sangat diperlukan utk. Bukti pertanggung jawaban penerimaan & perencanaan masa lalu bahwa :

Benar telah dilakukan pemeriksaan / pengujian atas barang tsb ( pengadaan ataupun terima dari Unit lain )

4. Sbg. sarana klaim bila barang kurang / tidak sesuai mutu & jumlahnya

5. Ada surat2 jaminan Barang sesuai Kontrak ybs guna memudahkan klaim bila ada kesalahan kirim .

04/09/23 17

6. Pemeriksaan meliputi a/l : membandingkan dgn. Spec.Kontr ybs. , Cek Visual , kelengkapan Surat jaminan coo / com /

garansi jam operasi , Hasil Uji/Ukur , dst. disesuaikan dgn. kelengkapan fasilitas uji yang ada serta prioritas barang yg perlu

diuji.

7. Dengan Hasil Pemeriksaan yang ada , Kelemahan2 Isi Kontrak yll harus disempurnakan / diperbaiki pada Kontrak selanjutnya

8. Bagi Unit yang tidak ada peralatan uji , laporan cukup terbatas pemeriksaan data administrasi sesuai kontrak ybs dan

pemeriksaan visual

9. Sudah banyak dilaksanakan oleh beberapa unit yang sudah berkembang.

04/09/23 18

Daftar Permintaan Barang , TUG-5 & 6 (TUG-5, Daft Permintaan Barang2/ TUG-6 , Daft Permintaan Spare parts )

Material Gudang

KeluarCek Stok

o Dasar Permintaan pengeluaan

material

TUG-7 / Delivery Order

TUG-5 /Daftar Permintaan

Barang

Ada Stok

Bebas

Ditolak,

Tdk ada

Stok Bebas

04/09/23 19

Merupakan Daftar Kebutuhan Material dari Unit lain ( Wilayah lain, dalam Kantor , Cabang/UPJ/ APJ/ Sektor /

Unit Produksi lain ) Harus mencantumkan Sisa persediaan Gudang .

Sebagai lampiran Surat Permintaan ( Surat langsung atau Fax ) dari Unit yg membutuhkan dan ditujukan kepada

Kepala Unit ybs. utk segera diproses pada Asmen Logistik/Kal.

Ditandatangani KaBag/Asmen ybs dan diketahui dg tandatangan Kepala Unit/ Manager ybs.

04/09/23 20

Perintah Penyerahan / Delivery Order (DO), TUG-7

Dibuat oleh Tata Usaha Logistik/Perbekalan dan ditandatangani Ka Seksi / Supervisor ybs.

Harus dituliskan dasar Surat permintaan / TUG-5 ybs.

DO dibuat setelah konfirmasi bhw. stock ybs ada, atau jelas kebutuhannya / ada dasar permintaannya , dan sbg. Tindak

lanjut ke proses penyediaan bila stock bebas - nihil.

Sebaiknya DO diberi batas waktu

04/09/23 21

Surat Pengeluaran Barang

( Bon Pengeluaran Barang , TUG-8/ Kode-6 )

Material Gudang

KeluarTUG-8

TUG-9

TUG-16

DO

Proses Cek Stok

& Td Tangan

Matr di Sentral /Bag Teknik / Opr,Hrs dikelola Gdg

04/09/23 22

A. Bon Pengeluaran Barang , TUG-8/ Kode-6

Dibuat setelah yakin bhw barang telah dipilih sesuai permintaan / paket Kontrak ybs./ dipilih oleh ahlinya dgn memberi paraf pada

kolom tanda tangan KaSeksi / Supervisor ybs.

Garansi Barang & batas aktu jaminan operasi pemakiaian ( bila ada/yg perlu ada garansi pemakaian/COM/COO ) harus

disertakan, untuk proses klaim / pengembalian ke Gdg pengirim bila ternyata barang tidak cocok .

Apabila merupakan pengembalian dari kiriman sebelumnya ( bukan pemakaian langsung TUG-9 / retur TUG-10), harus ditulis

dasar pengiriman (ex TUG-8 no ybs )yll& penerimaan (TUG-3) ybs.

04/09/23 23

Ditanda tangani Urut bertingkat oleh Ka Seksi Gudang, Ka Bag/Asmen Logistik /Perbekalan , Yang menerima /

mengambil / mengantar barang , dan Pengemudi Truk ybs. Apabila Ka Bag / Asmen Logistik sedang sibuk / menunggu

tanda tangannya , cukup lembar utk pengantar barang diberikan dan barang dikeluarkan, hari kerja berikutnya

dimintakan Td tangan ybs. Tidak perlu membuat lagi Bon Pengantar Keluar Satpam

TUG-8 bisa difungsikan rangkap sebagai Bon pengantar keluar barang, dg ditambahkan Td tangan Satpam dan

Pengemudi Truk berikut no.Polisinya , Tidak diperkenankan pembuatan Bon sementara yg

bertujuan mempercepat pengeluaran Barang, karena berpeluang terjadinya Fraud.

04/09/23 24

B. Bon Permintaan / Pemakaian Langsung ,TUG-9/ Kode-7

Dibuat untuk dipakai langsung sesuai Kontrak proyek ybs. atau sesuai SPK / SPPD Pemeliharaan Kit/Jar ybs . Oleh petugas yang ditunjuk.

Ditanda tangani Urut bertingkat oleh Peminta sesuai /SPK intern /SPPD ybs (penerima dan KaBag/Asmen peminta), KaSi Gudang dan Ka

Bag/Asmen Logistik /Perbekalan , dan bila perlu Pengemudi Truk/ mobil dinas pembawa barang ybs.

Hal tsb berlaku pula bila pekerjaan dgn Kontrak Jasa. Dalam Hal menunggu Tanda tangan KaBag/Asmen Logistik ybs. cukup

lembar utk pengantar barang disertakan dahulu, barang bisa dikeluarkan spt pada TUG-8 .

Tidak diperkenankan pembuatan Bon sementara yg bertujuan mempercepat pengeluaran Barang, karena berpeluang terjadinya

Fraud.

04/09/23 25

C. Permintaan Perbaikan / Pembuatan Barang ,TUG-16

Dilakukan bila ada barang Gudang perlu diperbaiki di Bengkel intern maupun extern ( dengan Kontrak ),

misalnya Perbaikan / Refurbishmen Sudu Turbin PLTG / PLTU, Cylinder Head PLTD dlsb.

Material bekas yang masih ada di Sentral / Bag Operasi, harus diretur untuk dikelola Gudang

04/09/23 26

Ditanda tangani oleh KaSie Teknik/ Operasi yang butuh material ybs dan diketahui dg tanda tangan KaBag/Asmen atasan ybs.

Proses selanjutnya dibuatkan Bon pengeluaran Barang ( lengkap dg nomor part ybs) ,ditanda tangani seluruh pejabat terkait , namun harus dibubuhi cap : “ UNTUK PERBAIKAN “ dst sebagai dasar pembuatan Kontrak .

Proses Penerimaan selanjutnya sama dengan penerimaan barang pengadaan ,diperiksa Tim ybs-ada hasil pemeriksaan dan melampirkan kembali Bon Pengeluaran yang semula,utk mencocokkan nomor part ybs. dan dimintakan masa garansi pemakaiannya .

04/09/23 27

Bon Pengembalian Barang / Retur,TUG-10/Kode-3

Material Gudang

Masuk

Simpan

TUG-3

PemeriksaanPanitia/Fungsional

TUG-4 Lap Hasil

Pemeriksaan

Retur Ex kelebihan pemakaian dg TUG-9 Retur Ex Pelimpahan Proyek

Retur Ex Material Bekas

TUG-10

TUG-10

04/09/23 28

Terdiri dari beberapa jenis Material sbb :

1. Kelebihan pengambilan dari TUG-9/ Kode-7, Material harus dikembalikan dalam kondisi baik(atau rusak kalau matr

ex.bongkaran), merek &no part sama sesuai material pada TUG-9 ybs . serta diterima dan disimpan bersama kelompok

asalnya (kalau barang baru/baik) .

2. Ditanda tangani Urut bertingkat oleh Pengawas Lapangan , Kasi Gudang dan KaBag/Asmen Logistik /Perbekalan . Kontraktor tdk berwenang kembalikan Barang ybs, hrs didampingi pengawas lapangan

04/09/23 29

3. Material bekas pembongkaran yg. sebelumnya sudah menjadi suatu aktiva tertentu misl. Bagian dari Gardu

Distr.- masuk kelompok Ekstrakomtabel tidak ada nilainya ,namun utk intern contr.disimpan , diberi Kartu

persediaan khusus , dan dikelola tersendiri

4. Material bawaan Unit/ Ex Proyek, sejak baru datang harus diinventarisasi khusus , disimpan terpisah dari yang sejenis , serta diberi Kartu Persediaan tersendiri, nilai material sudah

menjadi satu dg aktiva induknya (PM). Material ini rawan hilang, perlu mendapat perhatian khusus

Untuk memudahkan penyimpanan arsip,TUG-9 bisa dibuat dgn format yg mencakup lebih dari 1 jenis Material seperti pada

Kode-7.

04/09/23 30

Nota Pencadangan Barang ,TUG-13

Diperlukan untuk mencadangkan kebutuhan dengan skedul rencana pengambilan / pengeluaran yang sdh ditetapkan bersama antara User/Perencanaan dan

Owner / Logistik .

Seharusnya selalu dilakukan oleh seluruh Unit PLN guna pengendalian dan pemanfaatan persediaan.

Terkait dengan pengisian kolom tersedia pada TUG-1

Sebagai rekomendasi kepada Auditee dan pemantauan Auditor saat pemeriksaan & buril

04/09/23 31

Berita Acara Inventarisasi Fisik, TUG-15

No Nama Material No Part

Saldo Kartu Persediaan

TUG-1 TUG-2

Jumlah menurut

Hasil Inventarisasi

Beda Keterangan

TUG-15 Semula :

Sat

Hanya membandingkan antara selisih Fisik dengan Data pada Kartu Persediaan Gudang TUG - 1 & 2 .

04/09/23 32

Berita Acara Inventarisasi Fisik, TUG-15 a & b

No Nama Material No Part

Saldo Kartu Persediaan

TUG-1 TUG-2

Jumlah menurut

Hasil Inventarisasi

Beda Keterangan

TUG-15 a & B

SatJml

Menurut TUKG-4, per tgl......

Perhitungan Mundur

Penerimaan Pengeluaran

Jakarta , tgl ..................

Tim Inventarisasi / Nama & Tanda Tangan

1..............................2..............................3..............................4..............................5..............................

Disetujui Kepala / Supervisor Gudang,

(.........................................)

Dikembangkan menjadi :

• Membandingkan antara selisih Fisik dengan Data Buku Keuangan Barang, TUKG-4, pada tanggal tutup buku

Kartu Persediaan Gudang TUG - 1 & 2 , harus dicocokan dahulu dgn data TUKG-4

Adanya beda harus ditelusuri thd data mutasi antara tgl tutup buku thd tgl selesainya pelaks Inventarisasi .

04/09/23 33

Berita Acara Inventarisasi Material , TUG-15 a & b

Semula dirancang dengan bentuk Format : Daftar Pemeriksaan Barang2/Spare parts , TUG-15 ; hanya

membandingkan antara TUG-1 dan Jumlah Fisik Material serta hanya ditanda tangani anggota tim inventarisas

( bersifat sepihak , tidak mengacu kepada data TUKG )

Dikembangkan menjadi bentuk Format : Berita Acara Inventarisasi Material TUG-15 a & TUG-15b , disusun oleh Bag/Man.Akuntansi dengan mengacu kepada data TUKG-4.

04/09/23 34

Dalam pelaksanaannya ternyata tidak disenangi oleh para pelaku Inventaris, terlihat dari hasilnya yang banyak tidak benarnya ,karena : Menghitung bagi kebanyakan petugas adalah pekerjaan

yang membosankan

Padahal sangat berarti untuk memisahkan Material yang tidak bermanfaat , guna proses bursa ataupun usulan

penghapusan selanjutnya .

Sangat berguna untuk menegaskan kembali pengelompokan Material yang salah urus / salah terima ,

serta pertanggung jawabannya / complain.

04/09/23 35

Sudah pantas dipergunakan untuk menilai pekerjaan Manajemen Perencanaan, Pengusahaan / Operasi dan

Konstruksi dan sebagai dasar penentuan Reward & Punishment ,

Dapat dijadikan salah satu tolok ukur / penilaian kinerja perusahaan .

Sebagai sarana menuju terwujudnya Good Coorporate Governance

04/09/23 36

Pengendalian Internal Proses Logistik

PemeriksaanLaporan HslPemeriksaan

TUG-4 TUG-3

Inventarisasi(TUG-15 a&b)

Material Gudang

Keluar

MasukTUG-1 &2

TUG-8

TUG-9

TUG-16

Material Ex Retur

TUG-10

BongkaranLebih

Material Unit Lain

Material Ex Pengadaan

TUG-8

SPJ / SPK