Transcript
Page 1: MANPRO Pmbok 4th edition

CHAPTER 12

PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT

Ahmad H. Maharma PMP®

Page 2: MANPRO Pmbok 4th edition

12. Project Procurement Management

PlanningProcesses

Monitoring &Controlling Processes

Enter phase/Start project

Exit phase/End project

InitiatingProcesses

ClosingProcesses

ExecutingProcesses

Knowledge AreaProcess

I iti ti Pl i E ti Monitoring & Cl iInitiating Planning Executing gContol Closing

Procurement

Plan Purchases -and Acquisitions

Request Seller -Responses

Contract -Administration

Contract Closure

ProcurementPlan Contracting Select Sellers

Page 3: MANPRO Pmbok 4th edition

Project Procurement M tManagement

• The process necessary to process and acquire product or services, or result needed from outside the project team.

• Involve planning, acquiring the product or services from sources, choosing a source, administering the contract, and closing out the contract.

• Can be applied to internal work orders formal agreements• Can be applied to internal work orders, formal agreements, and contracts between organization units within single entity.

Page 4: MANPRO Pmbok 4th edition

Project Manager’s Role in Procurements

• PM must be involved in the creation of contractscontracts

• Key roles:– Know the procurement process– Understand contract terms and conditions– Make sure the contract contains all project management requirements 

h tt d t ti t ti d i tisuch as attendance at meeting, reports, actions and communications deemed necessary

– Identify risks and incorporate mitigation and allocation of risks into the contractcontract

– Help tailor the contract to the unique needs of the project– Align schedule of the contract and schedule of the project– Involved in contract negotiationInvolved in contract negotiation– Make sure procurement process done smoothly– Work with contract manager to manage changes to the contract

Page 5: MANPRO Pmbok 4th edition

PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENTProject Procurement Management includes the processes 

necessary to purchase or acquire products, services, or results y p q p , ,needed from outside the project team. 

The organization can be either the buyer or seller of the products, services, or results of a project.

• Project Procurement Management includes the contract management and change control processes

• (the buyer) that is acquiring the project from the performing organization (the seller) and administeringorganization (the seller), and administering

Page 6: MANPRO Pmbok 4th edition

PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT• 12.1  Plan Procurements—The process of documenting project 

purchasing decisions, specifying the approach, and identifying p g , p y g pp , y gpotential sellers.

• 12.2  Conduct Procurements—The process of obtaining seller responses, selecting a seller, and awarding a contract.

• 12.3  Administer Procurements—The process of managing procurement relationships, monitoring contract performance, and making changes and corrections as needed.

• 12 4 Close Procurements The process of completing each• 12.4  Close Procurements—The process of completing each project procurement.

Page 7: MANPRO Pmbok 4th edition

PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT

Page 8: MANPRO Pmbok 4th edition

PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT• The seller will typically manage the work as a project if the acquisition is not just for 

shelf material, goods, or common products. In such cases:

– The buyer becomes the customer, and is thus a key project stakeholder for the seller.The seller’s project management team is concerned with all the processes of– The seller s project management team is concerned with all the processes of project management,  not just with those of this Knowledge Area.

– Terms and conditions of the contract become key inputs to many of the seller’s management  processes. The contract can actually contain the inputs (e.g., major g p y p ( g , jdeliverables, key milestones, cost objectives), or it can limit the project team’s options (e.g., buyer approval of staffing decisions is often required on design projects).

• This chapter assumes that the buyer of items for the project is assigned to the project team and that the

• sellers are organizationally external to the project team• sellers are organizationally external to the project team.

Page 9: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1  Plan Procurements• Plan Procurements is the process of documenting project 

purchasing decisions, specifying the approach, and identifying p g , p y g pp , y gpotential sellers.

• It identifies those project needs which can best be, or must be, met by acquiring products, services, or results outside of the project organization, versus those project needs which can be p j g , p jaccomplished by the project team.

• This process involves determining whether to acquire outside support and, if so what to acquire, how to acquire it, how much is needed, and when to acquire it. , q

Page 10: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1  Plan Procurements

Page 11: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.1  Plan Procurements ‐ Inputs p.1  Scope Baseline• Scope statement.  Scope statement. •  WBS.  (Section 5.3.3.1).•  WBS    dictionary. 

• .2 Requirements Documentation•  Important information  about  project   requirements   that  is  

considered   during  planning for procurements.• Requirements with contractual and legal implications that may•  Requirements with contractual and legal implications that may 

include health, safety, security, performance,environmental,insurance,intellectualpropertyrights,equalemploymentopportunity, licenses, and permits—all of which  are  considered when planning for procurements.

Page 12: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.1  Plan Procurements ‐ Inputs p.3  Teaming Agreements• Teaming agreements are legal contractual agreements betweenTeaming agreements are legal  contractual agreements between 

two or more entities to form a partnership or joint venture, or some other arrangement as defined by the parties. 

.4 Risk Register

.5  Risk‐Related Contract Decisions6 Activity Resource Requirements.6 Activity Resource Requirements.7  Project Schedule.8 Activity Cost Estimates.8  Activity Cost Estimates.9  Cost Performance Baseline.10  Enterprise Environmental Factors.11  Organizational Process  Assets

Page 13: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.2  Plan Procurements – Tools and Techniques q

1. Make‐or‐Buy Analysis• Determine whether an organization should make or• Determine whether an organization should make or perform particular product or service by themselves or buy/acquire from others.buy/acquire from others.

• Evaluate of the benefit and drawback• Often involves financial analysisOften involves financial analysis

• Make or buy analysis focus on:• Make or buy analysis focus on:– skills and resources– cost– time– time– How critical is it that we retain detailed control over a certain area?– proprietary information or trade secret

Page 14: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.2  Plan Procurements – Tools and Techniques q

Page 15: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.2  Plan Procurements – Tools and Techniques q

2. Expert Judgment

• Expert technical judgment will often be used to assess the inputs to and outputs from this process. 

• Expert purchasing judgment can also be used to develop or modify the criteria that will be used to evaluate seller proposals. 

Page 16: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.2  Plan Procurements – Tools and Techniques q

3. Contract Type

• Fixed‐price (FP) contracts– Fixed Price (FP), or Lump Sum, or Firm Fixed Price (FFP) 

Fi d P i I ti F (FPIF)– Fixed Price Incentive Fee (FPIF)– Fixed Price with Economic Price Adjustment (FP‐EPA)– Purchase order : simplest type of fixed‐price contract; unilateral (signed by one party)

• Cost‐reimbursable (CR) contracts– Cost Plus Fixed Fee (CPFF) or Cost Plus Percentage of Cost (CPPC)– Cost Plus Incentive Fee (CPIF) : – Cost Plus Award Fee (CPAF)– Cost Contract (No fee/profit e.g. contract in nonprofit organization)

Ti d M t i l C t t (T&M)• Time and Material Contracts (T&M)Hybrid type of contractual arrangement that contain aspects of both cost‐reimbursable and fixed‐price contracts

Page 17: MANPRO Pmbok 4th edition

Fixed‐price (FP) contracts• Used for acquiring goods or services with well defined 

specifications or requirements.p q• Seller is most concerned with the SOW• Sometime the buyer forces seller to accept a high level risk• Seller would need huge amount of reserves• Seller can try to increase profit by cutting scope

• Examples:– FP: Contract = $1M– FPIF: Contract = $1M + for every month added $1000– FPAF: Contract = $1M + for every month added $1000 if performance exceed– FPEA: Contract = $1M + additional pricing based on Government Center Bank depreciation rate.– PO: $1K per 1 metric ton$ p

Page 18: MANPRO Pmbok 4th edition

Cost Reimbursable (CR) contracts

• Used when work is uncertain and, therefore, costs cannot be estimated accurately enoughcannot be estimated accurately  enough

• Requires the seller to have an accounting  system that can track coststhat can track costs 

• Buyer requires auditing seller’s invoice

• Example:– CPF/CPPC: Contract = cost + fee (10% of cost)CPF/CPPC: Contract = cost + fee (10% of cost)– CPFF: Contract = cost + $1K– CPIF: cost + additional fee based on performancep– CPAF: cost + additional fee bases on manager satisfaction (performance criteria)

Page 19: MANPRO Pmbok 4th edition

Time & Material (T&M) contracts

• Used for service  efforts in  which the  level of effort cannot be defined  at the time the contract  is awarded

• To make sure the costs do not become higher  than budgeted, the buyer may put a "Not to Exceed" and time li it l i th t tlimits clause in the contract.

• Often used for staff augmentation, acquisition of experts, outside supportpp

• Example:– Contract = $1K per day plus expenses or material cost.

Contract = $1K per day plus material at $5 per linear meter of– Contract = $1K per day plus material at $5 per linear meter of wood.

Page 20: MANPRO Pmbok 4th edition

Type of contract

Page 21: MANPRO Pmbok 4th edition

Type of contract

Page 22: MANPRO Pmbok 4th edition

Type of contract

Page 23: MANPRO Pmbok 4th edition

Type of contract

Page 24: MANPRO Pmbok 4th edition

Type of contract

Page 25: MANPRO Pmbok 4th edition

Type of contract

Page 26: MANPRO Pmbok 4th edition

Type of contract

Page 27: MANPRO Pmbok 4th edition

Type of contract

Page 28: MANPRO Pmbok 4th edition

Type of contract

Page 29: MANPRO Pmbok 4th edition

Type of contract

Page 30: MANPRO Pmbok 4th edition

Type of contract

Page 31: MANPRO Pmbok 4th edition

Type of contract

Page 32: MANPRO Pmbok 4th edition

Type of contract

Page 33: MANPRO Pmbok 4th edition

Contract Types vs. Risk• Effect of contract type on buyer & seller risk

Fixed PriceHighLow

Fixed PriceFFPFPIF

Time and Materials SELLER BUYERRISK Time and Materials

Cost ReimbursableCPIFCPFF

RISKRISK

CPFFCPF

CPPCLowHigh

T&M can be a high risk for buyer if contract does not include a “total not-to-exceed” (NTE)

Page 34: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.2  Plan Procurements – Outputsp

• .1  Procurement Management Plan

• The procurement management plan describes how the  procurement processes will be managed from developing procurement documents  through contract closure. 

– The procurement management plan can include guidance for:•  Types of contracts to be used;•  Risk management  issues;•  Whether independent estimates will be used and if they are needed as evaluation criteria;•  Those actions the project management team can take  unilaterally, if the performing 

organization has a prescribed procurement, contracting, or purchasing department; o ga at o as a p esc bed p ocu e e t, co t act g, o pu c as g depa t e t;Standardized procurement documents, if they are needed;

•  Managing multiple suppliers;•  Coordinating procurement with other   project aspects, such   as scheduling and performance reportingreporting;

Page 35: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.2  Plan Procurements – Outputsp

• .1  Procurement Management Plan (cont.)

•  Any constraints and assumptions that could affect  planned  procurements;•  Handling the required lead times to purchase items from sellers and coordinating them with the project schedule development;•  Handling the make‐or‐buy decisions and linking them into the Estimate  Activity Resource   and Develop Schedule processes;•  Setting the scheduled dates in each  contract for the  contract deliverables and coordinating with the schedule development and control processes;with the schedule development and control  processes;•  Identifying requirements for performance bonds or insurance contracts to mitigate  some forms of project risk;•  Establishing the direction to be provided to the sellers on developing and maintaining a work breakdo n str ct re (WBS)breakdown structure (WBS);•  Establishing the form and format to be used for the procurement/contract statements of work;•  Identifying prequalified sellers, if any, to be used; and•  Procurement metrics to be used to manage contracts and evaluate  sellers.g

Page 36: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.2  Plan Procurements – Outputsp

.2  Procurement Statements of Work

• The statement of work (SOW) for each procurement is developed from the project scope baseline • and defines only that portion of the project scope that is to be included within the related 

contract. • The procurement SOW describes the procurement item in sufficient detail to allow prospective 

sellers to determine if they are capable of providing the products, services, or results. Sufficient detail can vary based on the nature of the item, the needs of the buyer, or the expected contract form. 

• Information included in a SOW can include specifications, quantity desired, quality levels, performance data, period of performance, work location, and other requirements

Page 37: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.2  Plan Procurements – Outputsp

Page 38: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.2  Plan Procurements – Outputsp

.3  Make‐or‐Buy Decisions

• Make‐or‐buy decisions document the conclusions reached regarding what project products,  services, or results will be acquired from outside the project organization or will be performed internally by the project teamorganization, or will be performed internally by the project team. 

• This may also include decisions to require insurance policies or performanceb d dd f h id ifi d i k• bond contracts to address some of the identified risks. 

• The make‐or‐buy decisions document can be as simple as a listing that includes a short justification for the decisions. 

• These decisions can be altered as subsequent procurement activities indicate q pa requirement for a different approach

Page 39: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.2  Plan Procurements – Outputsp

.3  Make‐or‐Buy Decisions

• Make‐or‐buy decisions document the conclusions reached regarding what project products,  services, or results will be acquired from outside the project organization or will be performed internally by the project teamorganization, or will be performed internally by the project team. 

• This may also include decisions to require insurance policies or performanceb d dd f h id ifi d i k• bond contracts to address some of the identified risks. 

• The make‐or‐buy decisions document can be as simple as a listing that includes a short justification for the decisions. 

• These decisions can be altered as subsequent procurement activities indicate q pa requirement for a different approach

Page 40: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.2  Plan Procurements – Outputs

.4  Procurement Documents• May includes:May includes:

– Information for Sellers– Contract statement of  work– Proposed terms & conditions of the contract– Proposed terms & conditions of the contract– Non‐disclosure agreement (NDA) ‐‐ to disclose some confidential information

• Procurement documents, examples:– Request for Information (RFI)– Invitation For Bid (IFB)

Procurement document

Contract Type( )

– Request For Proposal (RFP)– Request For Quotation (RFQ)– Tender notice

documentRFP CRIFB FPRFQ T&M

– Invitation for negotiation– Invitation for seller’s initial response

RFQ T&M

Page 41: MANPRO Pmbok 4th edition

Procurement Document

• Letter of Intent (LOI)– It is not a contract but a letter without legal binding that says the buyer– It is not a contract, but a letter without legal binding, that says the buyer 

intends to hire seller.

• Privity of contract• Privity of contract– A contractual relationship– Example:

You hired a contractor A, and the contractor hires another sub‐contractor B to deliver part of your work. Even though B is performing your work, he/she is contractually not bound to you, because B contractually bound to “A” only. So you need to talk to A instead of B.So you need to talk to A instead of B.

• Teaming Agreements (or a join venture)– Two sellers join force for one procurement

Page 42: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.2  Plan Procurements – Outputs

.5  Source Selection Criteria

• Some criteria for evaluating proposals and bids (due diligence):– Understanding of need– Technical Capability– Past performance of sellers (experience)– Project management approach– Financial stability & capacity– Intellectual & property rights– Overall or life cycle cost– Risk– Warranty– References

Page 43: MANPRO Pmbok 4th edition

12.1.2  Plan Procurements – Outputs

.6 Change Requests

• Change requests (Section 4.3.3.3) to the project management plan, its subsidiary plans and other components  may result from the  Plan   Procurements process. Change requests  are processed for review and disposition  through the Perform Integrated Change Control  process (Section 4.5).g g p ( )

Page 44: MANPRO Pmbok 4th edition

Noncompetitive Form of Procurement

• Form used when only one seller awarded without a competitive procurement.p p

• Should keep follow rules of bidding process and laws• Saving time on procurement process

• Would be implemented in the following condition:– The project under schedule pressurep j p– A seller has unique qualification– There is only one seller– A seller hold a patent– Other mechanism exist that seller’s prices are reasonable.Other mechanism exist that seller s prices are reasonable.

• Type of noncompetitive procurement– Single source: contract directly to preferred seller.– Sole source: there is one seller; might be a company owns a patent

Page 45: MANPRO Pmbok 4th edition

Important Terms• Price, Profit (fee), Cost• Target price: used to compare the end result of the• Target price: used  to compare the end result of the project with what was expected (the target price).

• Sharing ratio: Incentives take the form of a formula• Sharing  ratio: Incentives  take the form of a formula, usually expressed as a ratio, e.g. 90/10 (buyer/seller)

• Ceiling price: This is the highest price the buyer willCeiling price: This  is the highest price the buyer will pay.

• Point of total assumption (PTA):Point of total assumption (PTA):  – This only applies to fixed price incentive  fee contracts– Refers to the amount above which the seller bears all the loss of a cost overrun. – Seller usually monitor actual costs against PTA to make still having profit.y g g p– Formula: 

PTA =  ((Ceiling  price ‐ Target price)/Buyer's  share ratio) + Target cost 

Page 46: MANPRO Pmbok 4th edition

Exercise: Contract Calculation In this cost plus incentive  fee contract, the cost  is estimated  at $210,000 and the fee at $25,000. The project is over, and the buyer has agreed that h i f $200 000 B h ll ' i lthe costs were, in fact, $200,000. Because  the seller's costs came in lower than  the estimated  costs, the seller shares  in the savings: 80 percent to the buyer and 20 percent to the seller. Calculate the final  fee and final  priceprice.

Target costTarget fee

210,00025,000

Target priceSharing RatioActual cost

235,00080/20200 000Actual cost

Final fee200,000210,000 – 200,000 = 10,00010,000 x 20% = 2,00025,000 (target fee) + 2,000 = 27,000

Final price5,000 ( a ge ee) ,000 ,000

200,000 + 27,000 = 227,000

Page 47: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2  Conduct Procurement 

• Conduct Procurements is the process of obtaining seller responses, selecting a seller, and awarding a contract.p , g , g

• In this process, the team will receive bids or proposals and will apply previously defined selection criteria to select one or more sellers who are qualified to perform the work and acceptable as a seller.p

• A short list of qualified sellers can be established based on a preliminary proposal.

Page 48: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2  Conduct Procurement 

Page 49: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2.1  Conduct Procurement ‐ Inputs 

.1  Project Management Plan

.2 Procurement Documents.2 Procurement Documents

.3  Source Selection Criteria

.4 Qualified Seller List

.5  Seller Proposals

.6 Project Documents

.7  Make‐or‐Buy   Decisions

.8  Teaming Agreements9 O i ti l P A t.9  Organizational Process  Assets

Page 50: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2.2 Conduct Procurements: Tools and Techniques

.1  Bidder  Conferences• Bidder conferences (sometimes called contractorBidder   conferences  (sometimes   called   contractor 

conferences, vendor  conferences, and pre‐ bid conferences) are meetings with all prospective sellers   and buyers prior to b itt l f bid l Th d t th t llsubmittal of a bid or proposal. They are used to ensure that all 

prospective sellers have a clear and common understanding of the  procurement (both  technical and contractual  requirements), and that  no bidders   receive preferential treatment.  Responses to questions can be incorporated into the procurement documents as amendments. To be fair,the  procurement documents as amendments. To be fair, buyers must take great  care to ensure that all prospective sellers hear every question from any individual prospective seller and every answer from the buyerseller  and every answer from the buyer.

Page 51: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2.2 Conduct Procurements: Tools and Techniques

.2 Proposal Evaluation Techniques

• On  complex  procurements, where source selection  will be made based on seller responses to previously defined weighted criteria,  a formal evaluation review process will be defined by the buyer’s procurement policies. The evaluation committee will make their  selection for approval by pp ymanagement prior to the award.

Page 52: MANPRO Pmbok 4th edition

Proposal Evaluation (Tools & Techniques)

Proposal Evaluation or Bid or Price Quote b f f ll dOne or a combination of following process used 

for selecting seller:

– Weighting systemE l t b i hti th l ti it iEvaluate by weighting the source selection criteria

– Independent estimateEstimation created in‐house or with outside assistance

– Screening systemEliminate sellers who do no meet minimum requirement

P f hi– Past performance history

Page 53: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2.2 Conduct Procurements: Tools and Techniques

.3  Independent  Estimates

• For  many  procurement   items,  the   procuring organization  may  elect   to  either  prepare  its own independent  estimate, or have an  estimate  of costs    prepared by an  outside  professional estimator, to serve as a benchmark on proposed  responses. Significant differences in cost  estimates  can be  an p gindication  that  the  procurement statement  of work was  deficient,  ambiguous, and/ or that the  prospective sellers either misunderstood or failed to respond fully to theeither misunderstood   or failed to respond fully to the  procurement statement of work.

• .4 Expert Judgment

Page 54: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2.2 Conduct Procurements: Tools and Techniques

.5  Advertising

• Existing lists of potential  sellers can often be expanded  by placing advertisements  in general circulation  publications  such    as  selected newspapers   or in specialty  trade publications.  Some government  jurisdictions require public advertising of certain types of procurement items, and most g yp p ,government jurisdictions require public advertising of pending  government  contracts.

Page 55: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2.2 Conduct Procurements: Tools and Techniques

.6 Internet Search

• The internet has a major influence on most project procurements  and supply chain acquisitions in organizations. While  many commodities, components, and off‐the‐shelf‐items can be quickly located and secured at a fixed‐price on the internet,  the high‐risk, highly complex, procurement effort  , g , g y p , pthat must be closely monitored  cannot be obtained by this means.

Page 56: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2.2 Conduct Procurements: Tools and Techniques

.7  Procurement Negotiations

• Negotiations clarify the structure, requirements and other terms of the purchases so that mutual agreement can be reached prior to signing the contract. Final contract language reflects all agreements reached. Subjects covered should include responsibilities, authority to make changes, applicable p , y g , ppterms and governing law, technical, and business management  approaches, proprietary rights,  contract financing, technical solutions overall schedule payments and price Negotiationssolutions, overall  schedule, payments, and price. Negotiations conclude with a contract document  that can be executed by both  buyer  and seller.

Page 57: MANPRO Pmbok 4th edition

Procurement Negotiations• PM may be involved during negotiation to clarify requirement protect relationshiprequirement, protect relationship.

• Objective of negotiation:Objective of negotiation:– Obtain fair and reasonable price– Develop good relationship with the seller

• Main  items to negotiate:– Scope– ScheduleSchedule– Price & payment– Responsibilities– Authority– Applicable law– Technical & business management approaches– Contract financing

Page 58: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2.3 Conduct Procurements: Outputs

.1  Selected Sellers

• The  sellers selected are those sellers who have been judged to be in a competitive range based upon the outcome of the proposal or bid evaluation, and who have negotiated a draft contract that will become the actual contract when   an award is made. Final approval of all complex, high‐value, high‐ risk pp p , g , gprocurements will generally  require organizational senior management approval prior to award.

Page 59: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2.3 Conduct Procurements: Outputs

.2 Procurement Contract Award

• A  procurement contract is awarded to each selected seller. The  contract can  be  in the form of simple purchase order or a complex document. Regardless of the document’s complexity, a contract is a mutually binding legal agreement that obligates the seller to provide the specified products, g p p p ,services, or results, and obligates  the buyer to compensate the seller. A contract is a legal relationship subject to remedy in the courts The major components in a contract documentin the courts. The major components in a contract document  will vary, but will sometimes include the following:

Page 60: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2.3 Conduct Procurements: Outputs

• Statement of work or deliverables,• Schedule baseline,Schedule baseline,• Performance reporting,• Period of performance,• Roles and responsibilities,• Seller’s place of performance,• Pricing,• Payment terms,

Pl f d li• Place of delivery,• Inspection and acceptance criteria,• WarrantyWarranty,

Page 61: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2.3 Conduct Procurements: Outputs

• Product support,• Limitation of liability,Limitation of liability,• Fees and retain age,• Penalties,• Incentives,• Insurance and performance bonds,• Subordinate subcontractor approvals,• Change request handling, and

T i ti d lt ti di t l ti (ADR)• Termination and alternative dispute  resolution (ADR) mechanisms. The  ADR method  can be decided in advance as a part of the  procurement award.

Page 62: MANPRO Pmbok 4th edition

12.2.3 Conduct Procurements: Outputs

.3  Resource Calendars• The quantity and availability of contracted resources andThe quantity  and availability of contracted  resources and 

those dates  on which   each specific resource can be  active  or idle are documented.

.4 Change Requests5 Project Management Plan Updates.5  Project Management Plan Updates.6 Project Document Updates

Page 63: MANPRO Pmbok 4th edition

Contract Document• Purpose of contract:

– To define role and responsibilitiesp– To make things legally binding– To mitigate or allocate risks.

• Contract has many names and types from simple to complex document

Agreement subcontract purchase order memorandum of understanding (MOU)– Agreement, subcontract, purchase order, memorandum of understanding (MOU)

• A legal contract  will need..– An offer – Acceptance– Consideration (Something of value, not necessary money)– Legal capacity (Separate legal parties competent parties)Legal capacity (Separate legal parties, competent parties)– Legal purpose (We cannot have a contract for something illegal)

Page 64: MANPRO Pmbok 4th edition

Contract Document

• Contract document usually includes:– Statement of work or deliverables– Statement of work or deliverables– Schedule baseline– Performance reporting

Period of performance– Period of performance– Role & responsibilities– Seller’s place of performance

Pricing– Pricing– Payment terms– Place of delivery

Inspection and acceptance criteria– Inspection and acceptance criteria– Warranty

Page 65: MANPRO Pmbok 4th edition

Administer Procurements

• Administer  Procurements  is the   process of managing procurement  relationships, monitoring  contract performance, p p , g p ,and making changes and corrections as needed.

• Both the buyer and the seller will administer the  procurement contract for similar purposes. 

• Each must ensure that both parties meet their contractual obligations and that their own legal rights are protected.

• The Administer Procurements process ensures that the seller’s performance meets procurement requirements andseller’s performance meets procurement requirements and that the buyer performs according to the terms of the legal contract.

Page 66: MANPRO Pmbok 4th edition

Administer Procurements

• The legal nature of the contractual relationship makes it imperative that the project management team is aware of the p p j glegal implications of actions taken  when administering any procurement.  

• On larger projects with multiple providers, a key aspect of contract administration is managing interfaces among the g g gvarious providers.

Page 67: MANPRO Pmbok 4th edition

Administer Procurements

Page 68: MANPRO Pmbok 4th edition

12.3.1 Administer Procurements : Inputs

.1  Procurement Documents

• Procurement documents contain complete supporting records for administration of the procurement processes.

• This includes procurement contract awards and the statement of work.

.2 Project Management Plan

.3 Contract.3  Contract

.4 Performance Reports

.5  Approved Change Requests

.6 Work Performance Information

Page 69: MANPRO Pmbok 4th edition

12.3.2 Administer Procurements : Tools and Techniques 

.1  Contract Change Control System

• A contract change control system defines the process by which the procurement can be modified. 

• It includes the paperwork, tracking systems, dispute resolution procedures and approval levels necessary for authorizingprocedures, and approval levels necessary for authorizing changes.

• The contract change control  system is integrated with the integrated  change control system.

Page 70: MANPRO Pmbok 4th edition

12.3.2 Administer Procurements : Tools and Techniques 

.2 Procurement Performance Reviews• A procurement performance review is a structured review of the seller’s p p

progress to deliver project scope and quality, within cost and on schedule, as compared to the contract.

• It can include a review of seller‐prepared documentation and buyer inspections, as well as quality audits conducted during seller’s execution of the work. 

• The objective of a performance review is to identify performance successes or failures, progress with respect to the procurement statement of work,or failures, progress with respect to the procurement statement of work, and contract non‐compliance, which allow the buyer to quantify the seller’s demonstrated ability or inability to perform work. 

• Such reviews may take place as a part of project status reviews which would include key suppliers.

Page 71: MANPRO Pmbok 4th edition

12.3.2 Administer Procurements : Tools and Techniques 

.3  Inspections and Audits

• Inspections and audits required by the buyer and supported by the seller as specified in the procurement contract can  be  conducted during execution of the  project to verify compliance in the seller’s work processes or deliverables. 

• If authorized by contract, some inspection and audit teams can include buyer procurement personnel.

Page 72: MANPRO Pmbok 4th edition

12.3.2 Administer Procurements : Tools and Techniques 

.4 Performance Reporting• Performance reporting provides management withPerformance reporting provides management with 

information about how effectively  the seller is achieving the contractual objectives.

• .5  Payment Systems• Payments to the seller are typically processed by the accounts• Payments to the seller are typically processed by the accounts 

payable system of the buyer after certification of satisfactory work by an authorized person on the project team. All payments should be made and documented in strict  accordance with the terms of the contract.

Page 73: MANPRO Pmbok 4th edition

12.3.2 Administer Procurements : Tools and Techniques 

• 6 Claims Administration

• Contested changes and potential constructive changes are those requested changes where the buyer and seller cannot reach an agreement on compensation for the change, or cannot agree that a change has occurred.

• These contested changes are variously called claims, disputes, or appeals. Claims are documented, processed, monitored, and managed throughout the contract life cycle, usually in accordance with the terms of the contract.

• If the parties  themselves do not resolve a claim, it may have to be handled  in d ith lt ti di t l ti (ADR) t i ll f ll i daccordance with alternative dispute resolution (ADR) typically following procedures 

established in the contract. 

• Settlement of all claims and disputes through negotiation is the preferred method• Settlement of all claims and disputes through negotiation is the preferred method.

Page 74: MANPRO Pmbok 4th edition

12.3.2 Administer Procurements : Tools and Techniques 

.7  Records Management System

• A records management system is used by the project manager to manage contract and procurement documentation and records. 

• It consists of a specific set of processes related control• It consists of a specific set of processes, related control functions, and automation tools that are consolidated and combined as part of the project management information system

• The system contains a retrievable archive of contract• The system contains a retrievable archive of contract documents  and correspondence.

Page 75: MANPRO Pmbok 4th edition

12.3.3 Administer Procurements : Outputs

.1   Procurement Documentation

• Procurement  documentation includes, but is not limited to, the  procurement contract with all supporting schedules, requested unapproved   contract  changes, and approved change  requests. 

• Procurement documentation also includes any seller‐developed technical documentation and other work performance information such  as deliverables, seller performance reports, warranties, financial documents including invoices and payment records, and the results of g p y ,contract‐related inspections.

Page 76: MANPRO Pmbok 4th edition

12.3.3 Administer Procurements : Outputs

.2 Organizational Process  Assets Updates

.3 Change Requests.3  Change Requests

.4 Project Management Plan Updates

Page 77: MANPRO Pmbok 4th edition

Close Procurements

• Close Procurements   is the  process of completing  each   project procurement.p j p

• It supports the Close Project  or Phase process, since it involves verification  that all work and deliverables  were acceptable.

Page 78: MANPRO Pmbok 4th edition

Close Procurements

Page 79: MANPRO Pmbok 4th edition

12.4.1 Close Procurements : Inputs 

.1  Project Management Plan

.2 Procurement Documentation.2 Procurement Documentation

• To close the contract, all procurement documentation is collected, indexed, and filed. Information on contract schedule, scope, quality, and cost performance along  with all contract change documentation payment records andcontract change documentation, payment  records, and inspection  results are cataloged.

• This information can be used for lessons learned  information and as a basis for evaluating contractors for future contracts.

Page 80: MANPRO Pmbok 4th edition

12.4.2 Close Procurements : Tools and Techniques 

.1  Procurement  Audits

• A procurement audit is a structured review of the procurement process originating from the Plan Procurements process through Administer Procurements.

• The objective of a procurement audit is to identify successes• The objective of a procurement audit is to identify successes and failures that warrant recognition in the preparation or administration of other procurement contracts on the project, or on other projects within the performing organization.

Page 81: MANPRO Pmbok 4th edition

12.4.2 Close Procurements : Tools and Techniques 

.2 Negotiated Settlements

• In all procurement relationships the final equitable  settlement of all outstanding issues, claims, and disputes by negotiation is a primary goal. Whenever settlement cannot be achieved through direct negotiation, some form of alternative dispute  resolution (ADR) including mediation or arbitration may be ( ) g yexplored. 

• When all else fails, litigation in the courts  is the least desirable  option.

3 Records Management System.3  Records Management System

Page 82: MANPRO Pmbok 4th edition

12.4.3 Close Procurements : Outputs

.1  Closed Procurements• The buyer, usually through its authorized procurementThe buyer, usually through its authorized procurement 

administrator, provides the seller with formal written notice that the  contract has been  completed. 

• Requirements for formal procurement closure are usually defined in the terms and conditions of the contract and aredefined in the terms and conditions of the  contract and are included in the procurement management plan.

.2 Organizational Process  Assets Updates

Page 83: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (A)

• ACCEPTANCEThe act of accepting by an authorized representative; an indication of a willingness to pay; the assumption of a legal obligation by a party to the terms and conditions of a contract. 

• ACQUISITION• ACQUISITIONThe act of acquiring goods and services (including construction) for the use of a governmental activity through purchase, rent, or lease. Includes the establishment of needs, description of requirements, selection of procurement method, selection of sources, solicitation of procurement, solicitation for offers, award of contract, financing, contraction administration, and related functions. 

• ADDENDUMADDENDUMAn addition or supplement to a document; e.g., items or information added to a procurement document. 

• ADVERTISETo make a public announcement of the intention to purchase goods, services or construction with the intention of increasing the response and enlarging the competition. The announcement must conform to the legal requirements imposed by established laws, rules, policies and procedures to inform the public. , , p p p

• AGREEMENTA duly executed and legally binding contract; the act of agreeing. 

• ALPAuthority for Local Purchase: granted by the commissioner of Administration to an individual who has successfully completed all requirements established by the Materials Management Division. q y g

• ALTERNATE RESPONSEA substitute response; an intentional substantive variation to a basic provision or clause of a solicitation by a vendor. 

• AMENDMENT/CHANGE ORDERA written modification to a contract or purchase order or other agreements. 

• APPROPRIATIONAPPROPRIATIONSum of money from public funds set aside for a specific purpose. 

• AROAfter Receipt of Order. 

Page 84: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (B)

• BEST VALUEA result intended in the acquisition of all goods and services. Price must be one of the evaluation criteria when acquiring goods and services. Other evaluation criteria may include, but are not limited to environmental considerations, quality, and vendor performance. p

• BILL OF LADINGA written receipt or contract, given by a carrier, showing a list of goods delivered to it for transportation. The straight bill of lading is a contract which provides for direct shipment to a consignee. The order bill of lading is negotiable; it enables a shipper to collect for a shipment before it reaches its destination (this is done by sending the original bill of lading with a draft drawn on the consignee through a bank). When the consignee receives the lading indicating that payment has been made, the lading will be surrendered to the carrier's agent, and the carrier will then ship the goods to the consignee, and the bill of lading will be surrendered to the carrier. Note: Shippers frequently consign shipments to themselves on order bills of lading sothat delivery is made only upon the shipper's order; the person or firm to be notified upon arrival of the shipment at destination must be designated. 

• BLANKET ORDERA contract under which a vendor agrees to provide goods or services on a purchase‐on‐demand basis. The contract generally establishes prices, terms, conditions and the period covered (no quantities are specified); shipments are to be made as required by the purchaser. 

• "BRAND NAME OR EQUAL" SPECIFICATIONA specification that uses one or more manufacturers brand names or catalog numbers to describe the standards of quality, 

f d h h i i d d h i f li i i d id f h b i i fperformance and other characteristics needed to meet the requirements of a solicitation and provide for the submission of equivalent products. 

• BROKERA business that carries no inventory and that has no written ongoing agreement with any manufacturer or manufacturer's authorized distributor to sell the products of the manufacturer. 

• BUSINESSA contractor, subcontractor, supplier, consultant, or provider of technical, administrative, or physical services organized as asole proprietorship, partnership, association, corporation, or other entity formed for the purpose of doing business for profit.

Page 85: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (C)

• COMMODITYA transportable article of trade or commerce that can be bartered or sold. 

• COMMODITY/SERVICE CONTRACTPreviously referred to as "M‐contracts " Since the inception of MAPS the contract number is a six‐digit number assigned byPreviously referred to as  M‐contracts.  Since the inception of MAPS, the contract number is a six‐digit number assigned by the computer system. An "M" number is no longer assigned for these types of contracts. 

• COMPREHENSIVE PROCUREMENT GUIDELINES (CPG)Designates items that must contain recycled content when purchased by federal, state, and local agencies, or by contractors using appropriated federal funds, when these agencies spend more than $10,000 a year on any of the designated items. For example, if a state agency spends more than $10,000 a year on copy paper, and part of that money is from appropriatedexample, if a state agency spends more than $10,000 a year on copy paper, and part of that money is from appropriated federal funds, then that state agency must follow the EPS guidelines and buy 30 percent post‐consumer recycled paper. (Section 6002 of the Resource Conservation and Recovery Act [RCRA] and Presidential Executive Order 13101.) 

• CONSIDERATIONSomething of value given or done as recompense that is exchanged by two parties; that which binds a contract. 

• CONTRACTCONTRACTAny written instrument or electronic document containing the elements of offer, acceptance, and consideration to which an agency is a party. 

• CONTRACT ADMINISTRATIONThe management of all actions after the award of a contract that must be taken to assure compliance with the contract; e.g., timely delivery, acceptance, payment, closing contract, etc. y y, p , p y , g ,

• CONTRACTORA person who agrees to furnish goods or services for a certain price; may be a prime contractor or subcontractor. 

• COOPERATIVE PURCHASINGThe combining of requirements of two or more governmental units to obtain the benefits of volume purchases and/or reduction in administrative expenses. p

• COOPERATIVE PURCHASING VENTURE (CPV)A joint purchasing program designed by the State of Minnesota where governmental units obtain the benefits of volume purchasing and/or reduction in administrative expenses by participating in the program and purchasing from existing State of Minnesota commodity contracts. 

Page 86: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (D)

• DEALER, JOBBER OR DISTRIBUTORA business that maintains a store, warehouse, or other establishment in which a line or lines of products are kept in inventory and are sold to the public on a wholesale or retail basis. 

• DEBARMENT• DEBARMENTThe disqualification of a person to receive invitations for bids or requests for proposals, or the award of a contract by a government body, for a specified time commensurate with the seriousness of the offense, the failure, or the inadequacy of performance. 

• DEFAULTFailure by a party to a contract to comply with contractual requirements.Failure by a party to a contract to comply with contractual requirements. 

• DELIVERYThe formal handing over of property; the transfer of possession, such as by carrier to purchaser. 

• DEMURRAGEThe detention of a ship, railroad, car or truck beyond a specified time for loading/unloading; the payment required and made for the delay.for the delay. 

• DESIGN SPECIFICATIONA specification setting forth the required characteristics to be considered for award of contract, including sufficient detail to show how the product is to be manufactured. 

• DESTINATIONThe place to which a shipment is consignedThe place to which a shipment is consigned. 

• DOCUMENT TYPEMAPS Procurement uses document type to differentiate among different functions for a requisition, solicitation, contract, or order. The document type is a field to be entered on those screens that are for requisition solicitation, contract, or order.

• DROP SHIPMENTMerchandise which is shipped by a manufacturer directly to a customer in response to the seller who collects orders but doesMerchandise which is shipped by a manufacturer directly to a customer in response to the seller who collects orders but does not maintain an inventory. 

Page 87: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (E)

• ECONOMICALLY DISADVANTAGED AREA BUSINESS (ED)Small business eligible for certification as socially disadvantaged business or economically disadvantaged area business: A small business entity with its principal place of business in Minnesota organized for profit, including an individual, partnership, corporation, joint venture, association, or cooperative that is 51 percent owned and is operationally controlledp p, p , j , , p p p yon a day‐to‐day basis by citizens of the United States. The areas of economic disadvantage are determined by the US Department of Labor. 

• EMERGENCY ACQUISITIONA threat to public health, welfare, or safety that threatens the functioning of government, the protection of property or thehealth or safety of people. 

• ENERGY STARA federal standard applied to office equipment for the purpose of rating the energy efficiency of the equipment. Energy Star computers, monitors, and printers save energy by powering down and going to "sleep" when not in use, resulting in a reduction in electrical bills and pollution levels. 

• ENVIRONMENTALLY PREFERABLE PRODUCT (EPP)( )A product or service that has a lesser or reduced impact on human health and the environment when compared with competing products or services that serve the same purpose. Such products or services may include, but are not limited to those which contain recycled content, minimize waste, conserve energy or water, and reduce the amount of toxics either disposed of or consumed. 

• EQUAL OR APPROVED EQUALUsed to indicate that an item may be substituted for a required item if it is equal in quality, performance and other characteristics. 

• ESCALATION CLAUSEA contract provision which permits the adjustment of contract prices by an amount or percent if certain specified contingencies occur, such as changes in the vendor's raw material or labor costs. 

• EVALUATION OF RESPONSESThe examination of responses after opening to determine the vendor's responsibility, responsiveness to requirements, and other characteristics of the solicitation relating to the award. 

Page 88: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (F‐J)

• FISCAL YEARThe 12 months between one annual settlement of financial accounts and the next; a term used for budgeting, etc. The fiscal year for the U.S. Government is October 1 to September 30; the fiscal year for the State of Minnesota is July 1 to June 30. 

• FIXED ASSETS• FIXED ASSETSState property that is in one of four categories: 

– all non‐expendable property having a normal life expectancy of more than two years and a value of $2,000 or more. – all semi‐expendable property established by the owning agency's policy as fixed assets: any item having a normal life expectancy of more than two years and a value of less than 

$2,000. – all firearms, regardless of their value. – all sensitive items, as established by the agency policy. 

• FORMAL SOLICITATIONA solicitation which requires a sealed response. 

• GOODSAll types of personal property including commodities, materials, supplies, and equipment. 

• HAZARDOUS WASTEAny waste (solid, liquid, or gas) which because of its quantity, concentration, or chemical, physical, or infectious characteristics pose a substantial present or potential hazard to human health or the environment when improperly treated, stored, transported, or disposed of. 

• INFORMAL SOLICITATIONA solicitation which does not require a sealed response. 

• INSURANCEA contract between an insurance company and a person or group which provides for a money payment in case of covered loss, accident or death. 

• INVOICEA list of goods or services sent to a purchaser showing information including prices, quantities and shipping charges for payment. 

• JOINT VENTUREThe temporary association of two or more businesses to secure and fulfill a procurement bid award. 

Page 89: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (L)

• LABOR SURPLUS AREAA civil jurisdiction designated by the U.S. Department of Labor, usually updated annually in the late fall. Used as one of the criteria for designating economically disadvantaged (ED) vendors. 

• LEAD TIME• LEAD TIMEThe time that it would take a supplier to delivery goods after receipt of order. 

• LEASEA contract conveying from one entity to another the use of real or personal property for a designated period of time in return for payment or other consideration. 

• LESS‐THAN‐TRUCKLOAD (LTL)• LESS‐THAN‐TRUCKLOAD (LTL)A quantity of freight less than the amount necessary to constitute a truckload. 

• LESSEEOne to whom a lease is granted. 

• LESSOROne who grants a leaseOne who grants a lease. 

• LIFE CYCLE COSTINGA procurement evaluation technique which determines the total cost of acquisition, operation, maintaining and disposal of the items acquired; the lowest ownership cost during the time the item is in use. 

• LINE ITEMAn item of supply or service specified in a solicitation for which the vendor must specify a separate priceAn item of supply or service specified in a solicitation for which the vendor must specify a separate price. 

• LIQUIDATED DAMAGESA specific sum of money, agreed to as part of a contract to be paid by one party to the other in the event of a breach of contract in lieu of actual damages, unless otherwise provided by law. 

• LIST PRICEThe price of an article published in a catalog advertisement or printed list from which discounts if any may be subtractedThe price of an article published in a catalog, advertisement or printed list from which discounts, if any, may be subtracted. 

• LOWEST RESPONSIBLE VENDORThe vendor with the lowest price whose past performance, reputation and financial capability is deemed acceptable. 

Page 90: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (M)  

• MANDATORYRequired by the order stipulated, e.g., a specification or a specific description that may not be waived. 

• MAPSThe Minnesota Accounting and Procurement System Quite often MAPS or AGPS is referred to when speaking of theThe Minnesota Accounting and Procurement System. Quite often MAPS or AGPS is referred to when speaking of the Procurement side of the system and GFS is referred to when speaking of the accounting side. 

• MANUFACTURERA business that makes or processes raw materials into a finished product. 

• MARKETThe aggregate forces (including economics) at work in trade and commerce in a specific service or commodity To sellThe aggregate forces (including economics) at work in trade and commerce in a specific service or commodity. To sell, analyze, advertise, package, etc. 

• MATERIAL VARIANCE/MATERIAL DEVIATIONA variance or deviation in a response from specifications of conditions that allows a responder a substantial advantage or benefit not enjoyed by all other responders or that gives the state something significantly different from what the state requested in the solicitation document.requested in the solicitation document. 

• MATERIALS MANAGEMENTEmbraces all functions of acquisition, standards, quality control and surplus property management. 

• MODEL PROCUREMENT CODE (MPC)A publication approved by the American Bar Association which sets forth procurement statutory principles and policy guidelines for managing and controlling the procurement of supplies services and construction for public purposes;guidelines for managing and controlling the procurement of supplies, services and construction for public purposes; administrative and judicial remedies for the resolution of controversies relating to public contracts; and a set of ethical standards governing public and private participants in the procurement process. 

• MULTIPLE AWARDContracts awarded to more than one supplier for comparable supplies and services. Awards are made for the same generic types of items at various prices. yp p

Page 91: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (N) 

• NAICS (NORTH AMERICAN INDUSTRY CLASSIFICATION SYSTEM) CODE [FORMERLY KNOWN AS SIC (STANDARD INDUSTRIAL CLASSIFICATION) CODE]Classification of business established by type of activity for the purpose of facilitating the collection, tabulation, presentation, and analysis of data collected by various agencies of the United States government, state agencies, trade associations, and y y g g , g , ,private research organizations for promoting uniformity and comparability in the presentation of statistical data relating tothose establishments and their fields of endeavor. 

• NAPMNational Association of Purchasing Management. A nonprofit educational and technical organization of purchasing and materials management personnel and buying agencies from the public and private sectors. 

• NASPONational Association of State Purchasing Officials. An organization of state procurement representatives for the purpose of promoting efficient and effective public purchasing policies and procedures at the state level. NASPO is an affiliate of the Control of State Governments (CSG). 

• NEGOTIATIONRequests for proposals are sometimes used as a starting point for negotiations to establish a contract. RFPs generally include more than just price considerations. This method is especially applicable when dealing with a single source manufacturer. 

• NET PRICEPrice after all discounts, rebates, etc., have been allowed. 

• NIGPNational Institute of Governmental Purchasing. A nonprofit, educational and technical assistance corporation of public purchasing agencies and activities at the federal, state and local levels of government. 

• NO BIDA response to a solicitation for bids stating that respondent does not wish to submit an offer. It usually operates as a procedure consideration to prevent suspension from the vendors list for failure to submit a response. 

Page 92: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (O‐P)

• OPEN MARKET REQUISITION (OMR)The requisition document type used in MAPS Procurement to request the purchase of a non‐contract item when the requested item's estimated cost exceeds the authority for purchase level of the buyer. An OMR conveys the request for purchase to the person with the authority to purchase. The resulting order type is most often the Purchase Order Requisition p p y p g yp q(POR). 

• OPTION TO EXTEND/RENEWA provision (or exercise of a provision) which allows a continuance of the contract for an additional time according to permissible contractual conditions. 

• OSHAOSHAThe Occupational Safety and Healt

• PACKING LISTA document which itemizes in detail the contents of a particular package or shipment. 

• PARTIAL PAYMENTThe payment authorized in a contract upon delivery of one or more units called for under the contract or upon completion ofThe payment authorized in a contract upon delivery of one or more units called for under the contract or upon completion of one or more distinct items of service called for thereunder. 

• PER DIEMBy the day. 

• PERFORMANCE BONDA contract of guarantee executed subsequent to award by a successful vendor to protect the buyer from loss due to theA contract of guarantee, executed subsequent to award by a successful vendor to protect the buyer from loss due to the vendor's inability to complete the contract as agreed. 

• PERFORMANCE SPECIFICATIONA specification setting forth performance requirements determined necessary for the item involved to perform and last as required. 

• PLANT‐MATTER BASED OR BIO‐BASED PRODUCTPLANT‐MATTER BASED OR BIO‐BASED PRODUCTA product derived from renewable resources, including fiber crops, such as kenaf; chemical extracts from oilseeds, nuts, fruits and vegetables (such as corn and soybeans); agricultural residues, such as wheat straw and corn stover; and wood wastes generated from processing and manufacturing operations. These products stand in contrast to those made from fossil fuels (such as petroleum) and other less renewable resources (such as virgin timber). 

Page 93: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (P)

• POINT OF ORIGIN(shipping point)The location where a shipment is received by a transportation line from the shipper. 

• POLITICAL SUBDIVISION• POLITICAL SUBDIVISIONA subdivision of a state which has been delegated certain functions of local government. Can include counties, cities, towns,villages, hamlets, boroughs and parishes. 

• POST‐CONSUMER MATERIALA finished material which would normally be disposed of as a solid waste after its life cycle as a consumer item is completed. Does not include manufacturing or converting wastes. This refers to material collected for recycling from office buildings,Does not include manufacturing or converting wastes. This refers to material collected for recycling from office buildings, homes, retail stores, etc. 

• PRE‐CONSUMER MATERIALMaterial or by‐products generated after the manufacture of a product but before the product reaches the consumer, such as damaged or obsolete products. Pre‐consumer material does not include mill and manufacturing trim, scrap, or broken material which is generated at a manufacturing site and commonly reused on‐site in the same or another manufacturing g g y gprocess. 

• PREFERENCEAn advantage in consideration for award for a contract granted to a vendor by reason of the vendor's residence, business location, or business classifications (e.g., minority, small business). 

• PREPAIDA term denoting that transportation charges have been or are to be paid at the point of shipment. 

• PREQUALIFICATION OF VENDORSThe screening of potential vendors in which such factors as financial capability, reputation and management are considered when developing a list of qualified vendors. See Vendors List, Qualified Vendor/Responsible Vendor. 

Page 94: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (P)

• PRICEThe amount of money that will purchase a definite weight or other measure of a commodity. 

• PRICE AGREEMENTA contractual agreement in which a purchaser contracts with a vendor to provide the purchaser's requirements at aA contractual agreement in which a purchaser contracts with a vendor to provide the purchaser s requirements at a predetermined price. Usually involves a minimum number of units, orders placed directly with the vendor by the purchase, and limited duration of the contract. See Blanket Order and Requirements Contract. 

• PRICE FIXINGAgreement among competing vendors to sell at the same price. 

• PROCUREMENT• PROCUREMENTThe combined functions of purchasing, inventory control, traffic and transportation, receiving, inspection, store keeping, and salvage and disposal operations. 

• PROPRIETARYThe only items that can perform a function and satisfy a need. This should not be confused with "single source." An item can be proprietary and yet available from more than one source. For example, if you need a camera lens for a Nikon camera, thebe proprietary and yet available from more than one source. For example, if you need a camera lens for a Nikon camera, the only lens that will fit is a Nikon lens, thus, this lens is "proprietary." However, the Nikon lens is available from more than one source, thus, it is not single source. 

• PUBLIC PURCHASINGThe process of obtaining goods and services for public purpose following procedures implemented to protect public funds from being expended extravagantly or capriciously. g p g y p y

• PURCHASE MANUALA document that stipulates rules and prescribes procedures for purchasing with suppliers and other departments. 

• PURCHASE ORDERThe signed written acceptance of the offer from the vendor. A purchase order serves as the legal and binding contract between both parties. p

Page 95: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (Q)

• QUALIFIED VENDOR/RESPONSIBLE VENDORA vendor determined by a buying organization to meet minimum set standards of business competence, reputation, financial ability and product quality for placement on the vendor list. 

• QUALIFIED PRODUCTS LIST (QPL)• QUALIFIED PRODUCTS LIST (QPL)A list of products that, because of the length of time required for test and evaluation, are tested in advance of procurement todetermine which suppliers comply with the specification requirements. Also referred to as an "approved brands list." 

• QUALITYThe composite of material attributes, including performance features and characteristic, of a product or service to satisfy agiven need.given need. 

• QUANTITYAmount or number. 

• QUANTITY DISCOUNTA reduction in the unit price offered for large volume contracts. 

• RECYCLED CONTENT• RECYCLED CONTENTThe portion of a product that is made from materials directed from the waste stream; usually stated as a percentage by weight. 

• RECYCLED PRODUCTA product that contains the highest amount of post‐consumer material practicable, or when post‐consumer material is impracticable for a specific type of product contains substantial amounts of pre‐consumer materialimpracticable for a specific type of product, contains substantial amounts of pre consumer material. 

• REMANUFACTURED PRODUCTAny product diverted from the supply of discarded materials by refurbishing and marketing said product without substantial change to its original form. 

• RENTA rental contract giving the right to use real estate or property for a specified time in return for rent or other compensationA rental contract giving the right to use real estate or property for a specified time in return for rent or other compensation.

Page 96: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (R)

• REQUEST FOR BID (RFB)A solicitation in which the terms, conditions, and specifications are described and responses are not subject to negotiation.

• REQUEST FOR PROPOSAL (RFP)A solicitation in which it is not advantageous to set forth all the actual detailed requirements at the time of solicitation andA solicitation in which it is not advantageous to set forth all the actual, detailed requirements at the time of solicitation and responses are subject to negotiation. Price must be a factor in the award but not the sole factor. 

• REQUIREMENTMaterials, personnel or services needed for a specific period of time. 

• REQUIREMENTS CONTRACTA form or contract that is used when the total long term quantity required cannot be definitely fixed but can be stated as anA form or contract that is used when the total long‐term quantity required cannot be definitely fixed, but can be stated as an estimate or within maximum and minimum limits with deliveries on demand. 

• REQUISITIONAn internal document that a functional department (stores, maintenance, production, etc.) sends to the purchasing department containing details of materials to meet its needs, replenish stocks or obtain materials for specific jobs or contracts.contracts. 

• RESIDENT VENDORA person, firm, or corporation authorized to conduct business in the State of Minnesota on the date a solicitation for a contract is first advertised or announced. It includes a foreign corporation duly authorized to engage in business in Minnesota. 

• RESPONDERRESPONDEROne who submits a response to a solicitation document. 

• RESPONSEThe offer received from a vendor in response to a solicitation. A response includes submissions commonly referred to as "offers," "bids," "quotes," or "proposals." 

• RESPONSIBLE BIDDERRESPONSIBLE BIDDERA bidder whose reputation, past performance, and business and financial capabilities are such that the bidder would be judged by an appropriate authority as capable of satisfying an organization's needs for a specific contract. 

Page 97: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (R‐S)

• RESTRICTIVE SPECIFICATIONSSpecifications that unnecessarily limit competition by eliminating items capable of satisfactorily meeting actual needs. See Performance Specification. 

• REUSED PRODUCT• REUSED PRODUCTAny product designed to be used many times for the same or other purpose without additional processing other than specific requirements, such as cleaning, painting or minor repairs. 

• RFP OR RFB CONFERENCEA meeting arranged by a procurement office to help potential bidders understand the requirements of an RFB or an RFP. 

• SALES TAX• SALES TAXA levy on a vendor's sale by an authorized level of government. 

• SEALEDA method determined by the commissioner to prevent the contents being revealed or known before the deadline for submission of responses. 

• SERVICES• SERVICESUnless otherwise indicated, both professional or technical services and service performed under a service contract. 

• SINGLE SOURCEAn acquisition where, after a search, only one supplier is determined to be reasonably available for the required product, service or construction item. 

• SMALL BUSINESS• SMALL BUSINESSA designation for certain statutory purposes referring to a firm, corporation or establishment having a small number of employees, low volume of sales, small amount of assets or limited impact on the market. 

• SOLICITATIONThe process used to communicate procurement requirements and to request responses from interested vendors. A solicitation may be but is not limited to a request for bid and request for proposalsolicitation may be, but is not limited to a request for bid and request for proposal. 

• SOURCE REDUCTION PRODUCTA product that results in a net reduction in the generation of waste, and includes durable, reusable and remanufactured products; products with no packaging or reduced packaging. 

Page 98: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (S‐T)

• SPECIFICATIONA concise statement of a set of requirements to be satisfied by a product, material or process that indicates whenever appropriate the procedures to determine whether the requirements are satisfied. As far as practicable, it is desirable that the requirements are expressed numerically in terms of appropriate units, together with their limits. A specification may be a q p y pp p , g p ystandard, a part of a standard, or independent of a standard. 

• STANDARDAn item's characteristic or set of characteristics generally accepted by the manufacturers and users of the item as a required characteristic for all such items. 

• STANDARDIZATIONSTANDARDIZATIONThe process of defining and applying the conditions necessary to ensure that a given range of requirements can normally be met, with a minimum of variety, in a reproducible and economic manner based on the best current techniques. 

• SURPLUS PROPERTYProperty in excess of the needs of an organization and not required for its foreseeable use. Surplus may be used or new, but it possesses some usefulness for the purpose it was intended or for some other purpose. p p p p p

• TABULATION OF RESPONSESThe recording of responses for the purposes of comparison, analysis and record keeping. 

• TARGETED GROUP BUSINESS (TG)A certified business designated by the commissioner of Administration that is majority owned and operated by a woman, person with disabilities, or a member of a specific minority group who provides goods, products, or services within p , p y g p p g , p ,purchasing categories designated by the commissioner. 

• TERMS AND CONDITIONSA phrase generally applied to the rules under which all bids must be submitted and the stipulations included in most purchasecontracts; often published by the purchasing authorities for the information of all potential vendors. 

• TITLEThe instrument or document whereby ownership of property is established. 

Page 99: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions ( T‐V)• TORT

A wrongful act, other than a breach of contract, such that the law permits compensation of damages. • TRUCKLOAD (TL)

1. A quantity of freight to which truckload rates apply or a shipment tendered as a truckload.2. A highway truck or trailer loaded to its carrying capacity. See Less‐Than‐Truckload. 

• UNIFORM COMMERCIAL CODE (UCC)A comprehensive modernization of various statutes relating to commercial transactions, including sales, lease, negotiable instruments, bank deposits and collections, funds transfers, letters of credit, bulk sales, documents of title, investment securities and secured transactions. The Minnesota law is found in Minn. Stat. Ch. 336. 

• UNIT PRICE( )The price of a selected unit of a good or service (e.g., pound, labor hours, etc.). 

• UNSUCCESSFUL VENDORA vendor whose response is not accepted for reasons such as price, quantity, failure to comply with specifications, etc. 

• VALUE ANALYSISAn organized effort directed at analyzing the function of systems, products, specifications, standards, practices, and procedures for the purpose of satisfying the required function at the lowest total cost of effective ownership consistent with the requirements for performance, reliability, quality and maintainability. 

• VENDORSomeone who sells something; a "seller." 

• VENDORS LISTA list of names and addresses of suppliers from whom bids, proposals and quotations might be expected. The list, maintained by the purchasing office, should include all suppliers who have expressed interest in doing business with the government. 

• VIRGIN PRODUCTA product that is made with 100 percent new raw materials and contains no recycled materials. 

• VOLATILE ORGANIC COMPOUNDS (VOCs)Compounds that evaporate easily at room tempurature and often have a sharp smell. They can come from many products, such as office equipment, adhesives, carpeting, upholstery, paints, solvents, and cleaning products. Some VOCs can cause cancer in certain situations, especially when they are concentrated indoors. VOCs also create ozone, a harmful outdoor air pollutant. 

Page 100: MANPRO Pmbok 4th edition

Terms to conditions (W)

• WARRANTYThe representation, either expressed or implied, that a certain fact regarding the subject matter of a contract is presently true or will be true. Not to be confused with "guarantee," which means a contract or promise by one person to answer for the performance of another person. p p

Page 101: MANPRO Pmbok 4th edition

For more information do not hesitate to contact me.

Ahmad H. Maharma ‐ PMP®

• Ramallah, Palestine • Phone: + (972) (2) 2968644• Mobile: + (972) (599) 001155

E‐Mail: [email protected]


Top Related