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Page 1: FORMATION XLAB V6 Octobre 2006

CNRS/DSI/BBFC DR15 11OCTOBRE 2006

FORMATION XLAB V6

Octobre 2006

Délégation Aquitaine Limousin

Equipe formateurs Xlab de la DR15Equipe formateurs Xlab de la DR15

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

Cette formation s’inscrit dans le cadre des actions menées auprès des gestionnaires d’Unités dans le but d’appréhender au mieux les changements induits par la BFC.

10 octobre 2006 - SFC DR 15 Formation métier : modernisation de la gestion administrative,

comptable et financière : les principaux changements fonctionnels BFC : présentation

24 octobre 2006 - Formateurs XLAB DR 15 Formation outil Xlab V6 Consignes fin d’exercice

14 novembre 2006 – Formateurs XLAB DR 15 Formation outil Xlab V6 (suite) Préparation fin d’exercice et ouverture 2007 Questions/réponses – Etudes de cas

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Sommaire

1. PREAMBULE

2. CHAINE DE LA DEPENSE : COMMANDES, SERVICE FAIT, FACTURES

3. REFERENTIEL « FOURNISSEURS »

4. REFERENTIEL « MARCHES »

5. MISSIONS ET AGENTS MISSIONNAIRES

6. COMMANDE PCD

7. ARBORESCENCE ORIGINES

8. EVOLUTION DES TRANSFERTS

9. Préparation des données - Fin d’exercice – Installation V6 Mise à jour de la base - Premier lancement

10. ASSISTANCE

Pages

4

7

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1- Préambule

1.1 .Une évolution maîtrisée pour l’outil des laboratoires

Xlab est adapté pour communiquer avec le nouveau système BFC

Des modifications – limitées – sont introduites dans Xlab

Les évolutions d’Xlab ne visent que les relations avec le CNRS

XlabUniv – la passerelle avec NABUCO est conservée

Faclix est conservé mais ne communique pas avec la BFC

«Tout Xlab» : tous les crédits CNRS sont dorénavant gérés dans Xlab :

Au 01/01/2007 une nouvelle version d’Xlab (V6) interfacée avec la BFCAu 01/01/2007 une nouvelle version d’Xlab (V6) interfacée avec la BFC

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1.2. Les principaux impacts dans Xlab

Arborescences

Origines de crédits :

Des modifications limitées mais l’arborescence des Origines de Crédits doit être adaptée pour permettre le dialogue entre Xlab et BFC

différenciation obligatoire des dotations globales sur subvention d’état (SE) et sur ressources propres (RP)

suivi plus fin des contrats à justifier

prise en compte des nouvelles modalités de gestion du personnel sur crédits déconcentrés

de nouveaux codes de gestion 1 et 2 qui correspondent aux adresses budgétaires [CG1] et analytiques [CG2]

Entités Dépensières : aucune modification

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1.2. Les principaux impacts dans Xlab (suite)

Flux de la dépense :

une modification majeure : l’intégration dans Xlab de la notion de « Service fait »

des impacts dans le contenu et le sens des échanges de la commande XlabBFC : Xlab est le point d’entrée des commandes dans BFC(hors commande de salaire)

des impacts en matière de stratégie de sauvegarde de la base

Missions et Agents missionnaires : différenciation des frais directement remboursables aux agents missionnaires et des frais à payer à des tiers (Agence de voyage, organisateurs de colloques, …) d’où un éclatement de la mission

Fournisseurs : un seul référentiel fournisseur national dans la BFC le SIRET (14 caractères) devient impératif

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2 - Chaîne de la dépense : Commande, Service Fait, Facture

Chaque élément de la chaîne (commande, service fait ou facture) est contrôlé avant son intégration dans BFC

Si l’élément est refusé, il revient au laboratoire pour y être modifié

Les modifications et suppressions des éléments du flux Xlab-BFC obéissent désormais à des règles très précises (la saisie du « service fait » ou de la facture suppose dans certains cas une modification de la commande d’origine)

Contrôle de la commande

OK : intégration dans BFC

Non-conformité : rejet vers XLAB pour modification

Contrôle de la commande

OK : intégration dans BFC

Non-conformité : rejet vers XLAB pour modification

Commande XLAB

Commande XLAB

FournisseurFournisseur BFCBFC

2.1. La qualité et la complétude des données dans Xlab sont essentielles car elles conditionnent la qualité des données financières et comptables dans la BFC

2.1. La qualité et la complétude des données dans Xlab sont essentielles car elles conditionnent la qualité des données financières et comptables dans la BFC

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2.2. Commande

2 types de commandes :

prévisionnelles = commandes dont le montant est estimatif et peut fluctuer en fonction des consommations (exemple : commande de fluides, EDF, téléphone…)Cas particuliers : carte achat, pro-forma, voyagiste…

non prévisionnelles = commandes d’achat dont le montant est connu

La création, la modification et la suppression d’une commande sont générées uniquement dans Xlab.

BFC ne peut que rejeter les commandes

Les commandes de personnel sur crédits déconcentrés (PCD) ne sont plus saisies dans XLAB : les informations reviennent en création depuis BFC

Toutes les missions sont saisies dans XLAB

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2.3. Le niveau de détail dans la commande

Les lignes détail de la commande transitent dorénavant entre Xlab et BFC

Les commandes doivent être détaillées ligne à ligne

a minima, une ligne de commande par code famille(le code nomenclature est renommé code famille)

impossibilité de saisir des lignes avec des montants négatifs dans la commande

la saisie des lignes de commentaires reste possible

Nouvelle table de code famille

ajouts de codes famille commençant par la lettre « P » pour tous les achats non soumis au code des marchés publics (subventions, colloques, frais matériel de terrain…)

dédoublement de certains codes

suppression de 3 codes famille (B871 – D251 – Z999)

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Attention :

Le code famille et la nature de la dépense déterminent automatiquement en BFC l’imputation comptable d’où une incidence forte sur la comptabilité générale

Recommandations :

Après l’installation de la V6 et avant le 1er envoi vers la BFC, il faudra vérifier et modifier sur les commandes reportées les codes famille impactés par la nouvelle table

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2.4. Service Fait

Le module «Livraison» est renommé module «Service Fait»

Le module «Service fait» communique avec la BFC

les lignes de «service fait» sont transmises

Le «service fait» est obligatoire pour toutes les commandes «non prévisionnelles»

Des contrôles sont introduits entre les quantités commandées et les quantités réceptionnées

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2.5. Facture

La création et la modification d’une facture peuvent être effectuées dans Xlab ou dans la BFC

Tant que le «Service Fait» n’a pas été renseigné ligne à ligne, la saisie de la facture sur commandes «non prévisionnelles» est impossible

Des contrôles sont introduits entre les quantités réceptionnées et les quantités facturées pour les commandes «non prévisionnelles»

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Lien sur le n° de ligne commande

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Pour les commandes «non prévisionnelles»

impossibilité de saisir la facture si le service fait n’a pas été attesté

Pour une ligne :

qtés commandées ≥ ∑ qtés livrées ≥ ∑ qtés facturées

Service FaitService Fait FactureFactureCommandeCommande

ObligatoireObligatoire

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Pour les commandes «prévisionnelles»

CommandeCommandeService FaitService Fait

FactureFacture

OptionnelOptionnel

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3 - Référentiel « Fournisseurs »

XLAB BFC

Création d’une

commande

Commande Commande d’achat

Mise à jour de la commande automatique XLAB avec l’identifiant BFC pour mise à jour fournisseur Xlab

Recherche de l'identifiant fournisseur (SIRET…)

Fournisseur trouvé

Création du fournisseur dans

BFC avec son identifiant

Fournisseur non trouvé

Fournisseur mis à jour

Identifiant BFC inexistant

Identifiant BFC inexistant

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Identifiant Fournisseur

Identifiant BFC

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4 - Référentiel « Marchés »

Le Référentiel des marchés CNRS provient de BFC Plus de saisie et/ou modification des marchés dans Xlab (pour le CNRS)

Nouvelle numérotation des marchés 11 caractères non significatifs

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5 - Missions et Agents Missionnaires

Suppression des types de mission :

Décision Forfaitaire Cas particulier Frais de matériel

Le type de mission «Invitation chercheur Etranger»

est renommé en «Etranger à l’administration»

Le solde d’une commande de mission entraine le solde de toutes les commandes liées à la mission

Il est impossible de les désolder par la suite

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Pour les dépenses liées aux missions, on différencie :

Les frais directement remboursables à l’agent missionnaire

Le module mission Xlab doit être utilisé uniquement pour engager les frais remboursables à l’agent

Les autres dépenses dues à des tiers

Le module commande (commandes de fonctionnement) doit être utilisé pour les commandes CNRS liées à des tiers (agence de voyage, organisateurs de colloque...)

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Xlab initie le flux de création ou de modification des agents missionnaires «non CNRS» vers BFC

Les agents «fonctionnaires CNRS» et «autres CNRS» sont déversés dans BFC depuis SIRHUS  

Dès que l’agent est connu de BFC son identifiant BFC (matricule) est mis à jour dans Xlab

La date de naissance devient obligatoire pour Xlab, BFC, SIRHUS.

Au 1er lancement de la V6, tous les agents sans date de naissance sont mis à jour automatiquement avec une date de naissance calculée comme suit :

01/mois n° INSEE/année n°INSEE

pour les étrangers mise à jour manuelle

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Retour du Matricule Agent BFC pour mise à jour Xlab

Pas de mise à jour de l' agent dans BFC

SIRHUS

XLAB

présent

absent

Mise à jour des données Agent dans BFC

XLAB BFC

Création d’un ordre de mission

Ordre de mission

Qui a initialisé l’agent ?

Présence du numéro matricule BFC?

Agent

Création de l’agent

dans BFC

Agent mis à jour sur

le N° matricule

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Identifiant BFC

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Possibilité dans Xlab de créer des ordres de mission permanents, collectifs et stages en respectant les associations suivantes :

Type de Mission Om Permanent Om Collectif Stage

France avec Frais X X X

France sans Frais X X X

Etranger avec Frais X X  

Etranger sans Frais X X  

Etranger à l'administration      

Convocation administrative      

Concours      

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BFCBFC XLABXLAB

Crédits

Commande

Facture

RP

Autres depenses

Personnel

Crédit de personnel

Intégration

Intégration

ImputationImputation

6 - Commande de PCD

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7- Arborescence - Origines de crédits

Exemple 9ADO0138

Laboratoire UMR 7777 Code division = 0138

CNRS Université EPST xxxx

SE Dotation globale

9ADO 0138 / 0 B 1SPI

Convention d’échange

RP Ressources propres

RP Dotation globale Hors contrats à justifier

Contrats à justifier

Contrat 2

PERSONNEL

OC en dépassement

AUTRES DEPENSES

CG 1 = adresse ANALYTIQUE Code de gestion 1

19/10/2006

9ADO 0138 / 0 B 2ECINT

2361 / 1 B 1SPIContrat 2

CT1 Autres natures2272 / 1 B 1SPI

CT1 Personnel2272 / 1 B 1SPI

9ADO 0138 / 1 B 1SPIPACR 0138 / 1 B 1SPI

CG 2 = adresse BUDGETAIRECode de gestion 2Exemple 0B1SPI

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Les origines de crédits à créer et/ou à modifier seront détaillées par une «fiche navette» établie et transmise à l’unité par le service financier de la délégationCette fiche indique la correspondance entre les anciennes et les nouvelles origines de crédits : codification des codes gestion 1 et 2 pour chaque origine

Une fois l’arborescence des origines de crédits validée par la délégation, celle-ci donne son feu vert pour le démarrage des échanges en communiquant au laboratoire le nouveau code pour l’organisme à renseigner dans le menu administration-paramétrage transfert

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8 - Evolution des Transferts Simplification du paramétrage des transferts - Regroupement des informations techniques

Ecran Xlab V5 : Paramétrage / Organisme / Liaison

Type de liaison

FTP

Niveau 1

(Nabucco)

mot de passe et nom

de la machine de

communication et du proxy

Le chemin du répertoire

de transfert Transf.

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Simplification du paramétrage des transferts - Regroupement des informations techniques

Ecran Xlab V5 : Paramétrage / Unité / Identification

Organisme de gestionOrganisme de gestion

12341234

Code pour l'organismeCode pour l'organisme

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Nouvel Écran V6 : Paramétrage / Paramétrage de transfert

FR1274 UNIV ETSUP YYYY motdepasse adresse serveurFR1274 UNIV ETSUP YYYY motdepasse adresse serveur

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Les fichiers transférés (entrée/sortie) d’Xlab ont un format identique quelque soit la plate-forme utilisée pour les échanges

Les lignes détail des commandes, des services faits et des factures sont dans les fichiers de transfert

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D_XLABO.nnnnnn

<N° de session> 6 positions, la plage étant de 000001 à 999999<Code pour l’organisme>

<Version Interface>

D_XLABO.nnnnnn

<N° de session> 6 positions, la plage étant de 000001 à 999999<Code pour l’organisme>

<Version Interface>

D_COM

<commande 1> <ligne détail 1>

<commande 1> <ligne détail 2>

<commande 1> <ligne détail 3>

<commande 2> <ligne détail 1>

<commande 2> <ligne détail 2>

D_COM

<commande 1> <ligne détail 1>

<commande 1> <ligne détail 2>

<commande 1> <ligne détail 3>

<commande 2> <ligne détail 1>

<commande 2> <ligne détail 2>

D_LSF

<ligne service fait 1>

<ligne service fait 2>

D_LSF

<ligne service fait 1>

<ligne service fait 2>

D_FAC

<facture 1> <ligne détail 1>

<facture 2> <ligne détail 1>

<facture 2> <ligne détail 2>

D_FAC

<facture 1> <ligne détail 1>

<facture 2> <ligne détail 1>

<facture 2> <ligne détail 2>

D_MIS

<mission 1>

<mission 2>

D_MIS

<mission 1>

<mission 2>

D_AGE

<agent 1>

<agent 2>

D_AGE

<agent 1>

<agent 2>

D_UFO

<UFOT 1>

<UFOT 2>

<UFOT 3>

D_UFO

<UFOT 1>

<UFOT 2>

<UFOT 3>

D_IMP<poste 1><poste 2><poste 3>

D_IMP<poste 1><poste 2><poste 3>

D_FIND_FIN

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Une sous fenêtre est ajoutée dans l’écran transmission à la délégation pour sélectionner les services faits à consulter lors de l’extraction en cours

menu : échanges avec la délégation / transfert / transmission à la délégation

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

Retour

Les données à intégrer dans un fichier texte reçu de la délégation

a_xlabo.<n° session>

3 lignes d’entête technique

La section commande

La section service fait

La section facture

La section mission

La section tables (marché, agent, notification, constantes)

Une balise de fin de fichier

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

Retour

Les fichiers boîtes aux lettres sont :

Boîte aux lettres notification : recevant les mouvements de notifications Boîte aux lettres commande : recevant les mouvements de commandes Boîte aux lettres service fait : recevant les mouvements de « Service Fait » rejetés Boîte aux lettres facture : recevant les mouvements de factures Boîte aux lettres mission : recevant les mouvements de missions rejetées

Certains mouvements ne transitent pas par les boîtes aux lettres et sont directement intégrés dans la base Xlab :

des factures modifiées dont les différences sont minimes des marchés des fournisseurs des agents

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

RETOUR

Dans la zone message des informations concernant

le «Nb Services Faits Rejetés» sont ajoutées 

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

INTEGRATIONUn nouvel écran est créé pour permettre d’intégrer les rejets de Service fait

Echanges avec la délégation / intégration / rejet Services Faits

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

MARQUAGE Un nouvel écran est créé pour permettre de marquer les Services faits pour retransmission

Echanges avec la délégation / retransmission / marquer Services Faits

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9 - Préparation des données - Fin d’exercice - Installation V6 Mise à jour de la base - Premier lancement

Calendrier de reprise de données et d’installation de la version Xlab :

01/01/0701/01/07

Fin des échanges avec

GCF

31/01/0731/01/07

Installation V6.0

Mise à jour de la base (origines-commandes)

1er transfert d’xlab vers BFC

XX/12/06XX/12/06

Basculed’exercice version 5.1

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

9.1. Préparer les données

Saisir les SIRET des fournisseurs

Solder les commandes de vacation

Eclater les missions

Purger les marchés

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

9.2. Basculer d’exercice

Le basculement d’exercice se fera en V 5.1

La date sera anticipée

Le report de crédit sur origines et entités sera possible

Pas de saisie de factures par anticipation (toutes les factures seront automatiquement détruites lors de l’activation de la V6)

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

9.3. Installer la V6

Pas d’action à effectuer :

Agents : le matricule est initié par BFC

UF/OT : statut mis à jour pour l’envoi vers BFC

Code famille : le nouveau référentiel est envoyé par BFC lors du dernier retour GCF vers le 15/12/2006

Marchés : typés « repris »

Journal des transferts : les numéros de session sont réinitialisés à 1

Factures 2007 : supprimées à l’activation de la V6

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

9.4. Envoyer les données vers BFC

Actions à effectuer avant de reprendre les échanges :

Liaison pour l’organisme : renseigner le code pour l’organisme

Origines de crédits : nouveaux codes de gestion

Commandes : identifier les commandes prévisionnelles et vérifier les codes famille

Service fait (livraison) : à saisir pour les commandes non prévisionnelles

Missions : Eclater les commandes, vérifier les types pour CP, DF et FM

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

9.4. Envoyer les données vers BFC

Actions à effectuer avant de reprendre les échanges Préparation des commandes :

Toutes les commandes sont typées «non prévisionnelle». S’il est nécessaire de modifier le statut d’une commande en «prévisionnelle», il faut dupliquer la commande et solder la commande reportée.

«Service Fait» à saisir avant la facture

Commandes avec facturés antérieurs dupliquer la commande supprimer les lignes facturées mandatées solder la commande initiale

La commande peut alors être envoyée vers BFC avec un montant égal au reste à facturer.

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

9.4. Envoyer les données vers BFC

Actions à effectuer avant de reprendre les échanges

Préparation des missions :

Mettre les lignes de bons de transport à 0

Saisir une commande d’achat pour le transport

Modifier les types Cas Particulier, Décision Forfaitaire et Frais de Matériel

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

9.5. 1er lancement reprise des données

A noter :

Le premier lancement ne peut pas se faire sur l’exercice 2006

Les extractions seront débloquées par la délégation

La mise en place de l’arborescence sera validée par la délégation

La consultation d’une base d’exercice antérieur reste possible

Avant le premier lancement, une sauvegarde automatique de la base est effectuée

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

Phase de déploiement (calquée sur le déploiement BFC)

Utilisateurs Xlab

Support de proximité

Assistance centralisée fonctionnelle et technique

Equipe projet Xlab

Assistance Utilisateurs

Réseau des formateurs

Délégation

(SFC, SSI)

10 - Assistance Xlab

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

Principes d’organisation

En priorité, une assistance locale effectuée par la délégation

(M. Deleuze SFC/STI) avec l’aide potentielle du réseau de formateurs Pas d’organisation spécifique qui se substitue aux dispositions

actuelles mises en place par les délégations

En 2ème niveau, sollicitation de l’assistance centralisée :

- Via un formulaire web accessible depuis le site Xlab de la DSI

- Via le n° de téléphone habituel de l’assistance utilisateurs

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Formation Xlab V6 Formation Xlab V6

Accompagnement au démarrage

Equipe formateurs de Délégation

Xlab-Actu


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