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Page 1: BPM & ECDM Solgenia Freedoc

reedoc

Experience the Innovation

Business Process Management Solution

Content & Document Management Solution

Freedoc

Storage

Freedoc

Collaboration

FreedocLegal &Protocol

FreedocWeb &Form

FreedocVoicePortal

FreedocProcessDesigner

FreedocForm

Designer

FreedocBusinessActivitiesMonitoring

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Freedoc ECDM & BPM Suite 2

Document Management 3

Content Management 6

Business Process Management 7 Il Gruppo 9

Offering del Gruppo 10

Page 3: BPM & ECDM Solgenia Freedoc

2

Solgenia FreedocCondividere e collaborare

Solgenia Freedoc è la soluzione integrata che riassume

un ambiente dedicato all'Enterprise Document

Management ed al Business Process Management;

permette di gestire l'intero ciclo di vita delle informazioni,

creazione, versionamento, archiviazione, protezione,

conservazione, ricerca, pubblicazione e distribuzione

all'interno e all'esterno dell'organizzazione.

Freedoc suite consente di raccogliere, aggregare,

strutturare e distribuire contenuti depositati in siti

eterogenei, rendendoli riutilizzabili da più utenti all'interno

di altri processi e applicazioni; integra una ricca gamma

di funzionalità in grado di razionalizzare i flussi informativi

all'interno dell'organizzazione permettendone la

condivisione delle informazioni sia internamente ad ogni

livello aziendale, sia esternamente (clienti, fornitori ed

altro).

Con Solgenia Freedoc tutte le informazioni contenute o

prodotte all'interno dell'organizzazione diventano

immediatamente accessibili e riutilizzabili, favorendo

notevoli recuperi di produttività il miglioramento

dell'efficienza e la riduzione dei costi operativi.

reedoc

L'efficienza in azienda è legata alla conoscenza delle

procedure e dei ruoli da parte delle risorse coinvolte;

dinamiche e flussi di lavoro, devono essere progettati e

strutturati per rispondere ad esigenze specifiche.

All'interno del suo ambiente, Freedoc comprende un

potente strumento di Business Process Management, un

insieme di applicativi capaci di integrarsi con

l'infrastruttura ICT esistente, al fine di consentire una

migliore configurazione dei flussi di lavoro per rispondere

agli standard della "qualità totale".

Grazie agli applicativi di Visual Designer, Form Designer

e Business Activities Monitoring è possibile destrutturare

ogni dinamica aziendale, per ricostruirla accuratamente

in nome dell'efficacia-efficienza.

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StorageDocument Management

Storage raccoglie in modo sistematico

ed organizzato in un'unica infrastruttura

tutte le informazioni presenti in azienda

sia in maniera attiva sia passiva

(generati internamente e ricevuti dall'esterno),

memorizzati su supporti diversi e distribuiti tra molteplici

applicazioni e utenti, assicurando la sistematicità della

raccolta, la facilità e velocità nella ricerca, la sicurezza

nell'accesso e la rapidità nella consultazione. Un unico

punto di accesso al patrimonio informativo e avanzati

meccanismi di ricerca e distribuzione assicurano agli

utenti facilità e velocità nel recuperare e condividere le

informazioni di interesse, necessarie per ricostruire il

contesto informativo dei processi aziendali in cui sono

coinvolti.

Storage supera l'esistenza di molteplici repository

indipendenti, legati a singole esigenze applicative,

creando un archivio centralizzato e condiviso in cui sono

raccolti in modo sistematico tutti i contenuti, siano essi

nativamente elettronici o digitalizzati mediante scansione.

La sua struttura permette la suddivisione e quindi

distribuzione del repository consentendo una maggiore

efficienza in fase di consultazione e garantendo al tempo

stesso la sua univocità. Storage instaura delle relazioni

logiche e semantiche tra contenuti, collegandoli tra loro in

base all'evento attorno al quale essi ruotano, per

agevolare gli utenti nella ricerca e visualizzazione del

contesto informativo di ogni processo di business. Grazie

all'architettura SOA (Web Services), supporta l'uso di

Freedoc

Storage

3

servizi Web per garantire l'interoperabilità tra diversi

sistemi in modo da consentire l'utilizzo delle singole

applicazioni come componenti del processo di business e

soddisfare le richieste degli utenti in modo integrato e

trasparente. Storage consente di automatizzare

parzialmente o completamente il processo di gestione

documentale, regolando il percorso che il documento

deve seguire e le operazioni che gli utenti possono

compiere su e con esso.

Struttura e gestisce tutte le fasi di elaborazione che i

documenti attraversano durante il loro ciclo di vita:

ricerca, consultazione, controllo, modifica, approvazione,

integrazione di nuovi contenuti o allegati, stampa,

pubblicazione sul Web, invio tramite mail o fax.

Senza che il documento viaggi fisicamente, Storage

permette di distribuirlo e condividerlo utilizzando la posta

elettronica o meccanismi di notifica che trasmettono solo

l'informazione relativa alla disponibilità di un contenuto o

all'operazione da compiere su di esso: approvazione,

pubblicazione, modifica.

Funzionalità Freedoc Storage: • Documents Storage su DB o FS + Metadata

• Interfaccia Client e Web

• Document Workflow, fascicolazione, gestione allegati

• Catalogazione e registrazione login

• Integrazione con scanner via driver ISIS

• Lettura BARCODE/OCR/ICR

• AddIn per Office che permette l’archiviazione diretta dei

documenti in formato originale o pdf.

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CollaborationDocument Management

Collaboration rende disponibile un

ambiente collaborativo centralizzato

accessibile via Web che organizza e

valorizza le informazioni individuali

trasformandole in conoscenza condivisa. La comunione

del patrimonio informativo permette di incrementare la

produttività individuale e di gruppo,ridurre costi e tempi

operativi, ottimizzare la gestione dei processi di business,

migliorare la qualità delle relazioni con attori interni ed

esterni (clienti, fornitori e partner) ed aprire i confini

dell'organizzazione verso l'esterno. La gestione

strutturata e sistematica dei documenti presenti in

azienda è strategica per aumentare la trasparenza nei

processi e rendere più efficiente e reattiva

l'organizzazione.

Migliorare la condivisione della conoscenza e la

collaborazione all'interno e con l'esterno ha un impatto

profondo sulla riduzione dei costi operativi e sul

miglioramento dell'efficienza. Tutte le informazioni

correlate - di qualsiasi natura esse siano - risiedono

quindi in un unico ambito, diventando un bene condiviso,

disponibile a tutti i membri dell'organizzazione e sempre

sotto un costante controllo autorizzativo. Per ogni

documento Collaboration definisce una serie di step

procedurali il cui obiettivo è la condivisione e

conservazione nel tempo dello stesso:

dematerializzazione del documento, memorizzazione

nell'archivio digitale, indicizzazione e catalogazione,

revisione, approvazione da parte di uno o più revisori,

distribuzione ed archiviazione.

Freedoc

Collaboration

Collaboration semplifica il processo di archiviazione e

condivisione del patrimonio informativo grazie

all'integrazione con le più diffuse applicazioni di office

automation, utilizzate abitualmente per creare e gestire

documenti: Microsoft Word, Excel, Outlook e PowerPoint,

sistemi gestionali e CRM. A partire dall'ambiente di lavoro

quotidiano - grazie alla funzionalità di One Click

Publishing - è possibile salvare e recuperare i documenti

necessari alle proprie attività e collegati ad un workflow.

I documenti salvati possono essere, inoltre, trasformati in

formato PDF, senza installare nessun applicativo esterno.

L'integrazione con Microsoft Outlook consente agli utenti

di salvare in archivio le mail ricevute o inviate,

comprensive di eventuali allegati, indicizzandole

automaticamente mediante l'importazione delle proprietà

come metadati. Collaboration si integra, inoltre, con

sistemi fax server per consentire l'invio di documenti

archiviati direttamente via fax, collegandosi alla rubrica

contatti di Outlook, ricevere le notifiche di invio via mail,

salvare i fax ricevuti e distribuirli via e-mail a singoli utenti

o a liste di destinatari.

Funzionalità Freedoc Collaboration: • Pubblicazione e condivisione di ogni tipo di documento

• Gestione dei permessi HR sui singoli documenti

• Document Checkout, Versioning, sottoscrizoini

• Ricerca Fulltext nei contenuti

• Notifiche via e-mail

• Sharepoint Integration

• Freedoc Storage Integration.

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Legal & ProtocolDocument Management

Legal & Protocol gestisce in modo

automatizzato le attività di protocollo,

consentendo di registrare e classificare

ogni documento spedito o ricevuto

salvato in archivio, identificandolo in maniera univoca con

una sequenza numerica collegata con l'indicazione

cronologica, che lo contraddistingue lungo l'intero flusso

documentale. La gestione del protocollo permette di

supportare pienamente tutte le organizzazioni che per

Legge sono tenute a svolgere questa attività in

particolare la Pubblica Amministrazione.

La dematerializzazione degli archivi con Legal & Protocol

offre alle organizzazioni innumerevoli vantaggi,

sostituendo all'archiviazione fisica dei documenti

cartacei, soggetta a criticità di conservazione, storage

digitali con elevati livelli di sicurezza. Legal & Protocol

permette di ridurre tempi e costi legati all'attività di

archiviazione, solleva le risorse interne dall'onere di

compiere una serie di attività manuali legate

all'ordinamento e all'archiviazione dei documenti in base

alle logiche aziendali, assicurando un notevole risparmio

di spazio, dedicato alla documentazione cartacea.

FreedocLegal &Protocol

Una volta raccolti e organizzati, i documenti entrano in un

workflow e viaggiano all'interno dell'organizzazione per

diventare disponibili a chiunque ne abbia bisogno per

eseguire il proprio lavoro o prendere decisioni.

Legal & Protocol consente di automatizzare parzialmente

o completamente il processo di gestione documentale,

regolando il percorso che il documento deve seguire e le

operazioni che gli utenti possono compiere su e con

esso. Struttura e gestisce tutte le fasi di elaborazione che

i documenti attraversano durante il loro ciclo di vita:

ricerca, consultazione, controllo, modifica, approvazione,

integrazione di nuovi contenuti o allegati, stampa,

pubblicazione sul Web, invio tramite mail o fax.

Senza che il documento viaggi fisicamente, Freedoc

permette di distribuirlo e condividerlo utilizzando la posta

elettronica o meccanismi di notifica che trasmettono solo

l'informazione relativa alla disponibilità di un contenuto o

all'operazione da compiere su di esso come

approvazione, pubblicazione e modifica. Ogni passo è

monitorato e registrato, così che ogni utente in possesso

delle dovute autorizzazioni, sia in grado di verificare lo

stato di avanzamento del flusso ed eventualmente

identificare immediatamente punti di sospensione o

ritardo nell'approvazione.

Funzionalità Legal & Protocol: • Gest. doc. secondo normativa Digit P.A. (ex CNIPA)

• Selezione doc. da firmare con verifica di congruità

• Firma massiva o singola dei doc. ed applicazione

marca temporale con creazione file delle “impronte”

• Consultazione diretta dei dati su CD e Manuale della

conservazione sostitutiva.

dello stesso: dematerializzazione del documento,

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Web & FormContent Management

Il sistema di Il sistema di Content & Site Management

offerto fornisce tutte le funzionalità necessarie

per creare, pubblicare e gestire contenuti

Web in un ambiente collaborativo e

distribuito. E' una soluzione completamente

browser‐based che fornisce sofisticati strumenti di Web

authoring, in modo tale da permettere alle aziende di

distribuire le funzioni dello sviluppo e mantenimento di un

sito Web alle persone direttamente responsabili di tali

informazioni, senza sacrificare la sicurezza, l'affidabilità

dei contenuti e l'integrità del portale. Per fornire un'origi-

nale presentazione e gestione del contenuto Web le

pagine non devono essere create come pagine HTML

statiche ma costruite dinamicamente assemblando

struttura e contenuto, nell'ottica di riutilizzare i contenuti e

di poter fare operazioni di Web Data Mining.

Organizzando e memorizzando separatamente, in un

repository centralizzato, i contenuti e la struttura, si

possono gestire singolarmente le due componenti,

applicando a ciascuna di esse adeguate politiche di

personalizzazione e sicurezza. Tale approccio semplifica

notevolmente la gestione del sito Web da parte di perso-

nale non specializzato, mantenendo contemporaneamen-

te inalterata la corporate identity.

Funzionalità Freedoc Storage: • Gestione delle localizzazioni

• Statistiche del sito

• Gestione questionari

• Motore di ricerca.

Voice PortalContent Management

Voice Portal è una soluzione grazie alla

quale è possibile accedere ed utilizzare

numerosi servizi, attraverso il semplice

uso del telefono fisso o mobile. Il portale

vocale, utilizza sofisticate tecnologie per il

riconoscimento automatico della voce (ASR),

permettendo l'identificazione delle parole pronunciate

dall'utente e consentendo la navigazione mediante l'uso

di comandi vocali, oltre che attraverso la più comune

tastiera numerica.

La tecnologia "Text To Speech" (TTS) guida l'utente nella

navigazione all'interno del portale e permette di leggere

qualsiasi frase della lingua italiana in modo espressivo,

chiaro, naturale e fluente. Il sistema offre alti livelli di

flessibilità, scalabilità, performance e robustezza che

garantiscono una risposta estremamente rapida.

Il lessico di pronuncia, assicura che i vocaboli specialisti-

ci, gli acronimi e le espressioni regionali siano letti

correttamente, inoltre le caratteristiche vocali come tono,

velocità e volume sono configurabili.

È prevista la pronuncia corretta di simboli speciali quali

numeri telefonici, valuta e indirizzi e-mail. Voice Portal è

in grado di riconoscere la voce umana, indipendentemen-

te dalla voce di colui che parla (speaker indipendent).

Non sono necessarie istruzioni e addestramenti poiché

basa il riconoscimento delle parole sulla fonetica, piutto-

sto che sul timbro di voce.

Funzionalità Voice Portal: • Autentificazione attraverso codice di accesso

• Riconoscimento fonetico delle parole

• Integrazione con servizi di Rete (invio e-mail e SMS)

• Totalmente configurabile.

FreedocWeb &Form

FreedocVoicePortal

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Process DesignerBusiness Process Management

Ogni progetto di business nasce

definendo attività e risorse coinvolte oltre

che obiettivi e tempi stimati. Grazie alla

funzione di Process Designer è possibile

progettare graficamente gli aspetti del processo,

definendone ambiti, connessioni e criticità; grazie ad un

sistema iconografico estremamente intuitivo Process

Designer permette di disegnare processi mettendo

insieme risorse, attività ed azioni, integrabili nativamente

con le soluzioni delle Suite Solgenia.

In riferimento agli attori coinvolti nel processo è possibile

l'integrazione con Active Directory-LDAP, utenti applicativi

e utenti definiti all'interno del prodotto. L'interfaccia

software "Visio like" è interamente Web e oltre alla

creazione autonoma di processi, permette anche

l'importazione di progetti da Microsoft Visio grazie ad un

semplice wizard. Interpretando una logica ad oggetti,

ogni attività connessa alla progettazione può essere fatta

con azioni "drag & drop".

Funzionalità Process Designer: • Ambiente di modellazione basato su standard BPMN

• Interfaccia "Visio like" interamente Web

• Funzionalità di importazione da MS Visio

• Semplice interfaccia basata su wizard

• Modellazione via drag & drop per il power user

• Linguaggio di program. "C# like" per il developer

• Elementi preconfigurati per le attività più comuni

• Ottimizzato per diagrammi complessi

• Interfaccia integrabile.

Form DesignerBusiness Process Management

Form Designer è un efficiente strumento

d input-output a supporto dell'attività di

progettazione; grazie ad un'interfaccia

grafica WISIWYG consente di costruire

moduli informativi per l'input di dati in modo strutturato e

funzionale alle dinamiche e base dati del progetto in

corso.

Anche in questo caso la funzionalità "drag & drop" rende

possibile costruire form di richiesta personalizzando field

di testo, menu a tendina, radio button ed ogni elemento

modulo; è inoltre possibile definire regole condizionali, ad

esempio riguardo la presenza o meno di elementi di input

in funzione delle risposte precedentemente date

dall'utente.

Le informazioni fornite, una volta integrate nelle

dinamiche del progetto in corso, possono essere

distribuite grazie a form di output strutturati ed associabili

alle policy di condivisione aziendale.

Funzionalità Form Designer: • Form ASP.NET: interfaccia input/output per il workflow

• Editor Web di tipo visuale (WYSIWYG)

• Diversi layout disponibili

• Semplice mapping tra dati e processi

• Regole di validazione integrate

• Versioning e sicurezza

• Possibilità di scrittura codice

FreedocProcessDesigner

FreedocForm

Designer

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Business Activities MonitoringBusiness Process Management

L'attività di monitoraggio e controllo di un

processo aziendale è un aspetto centrale

nell'ambito della progettazione di ogni

flusso di lavoro; analizzando le informa-

zioni successive all'implementazione di un nuovo proget-

to interno è possibile verificare le logiche che hanno

spinto alla ridefinizione delle dinamiche aziendali in

oggetto, evidenziare criticità e apportare in tempo reale

miglioramenti ad aspetti non considerati in fase proget-

tuale.

In molti casi l'attività di controllo evidenzia problematiche

che si verificano solo in seguito alla strutturazione del

processo, ad esempio comportamenti delle risorse

coinvolte che si rivelano solo in seguito alla nascita del

processo stesso.

Grazie a Business Activities Monitoring è possibile

strutturare un monitoraggio periodico e ricorrente, basato

su report che evidenziano kpi condivisi ed oggetto delle

più ampie attività di controllo di gestione;

al tempo stesso, seguendo le logiche di analisi esplorati-

va, il Project Manager può creare un monitoraggio

custom, legato al controllo di indicatori di diversa natura.

La gestione dei dati di controllo e più in generale dei

feedback connessi al processo, avviene tramite una

dashboard composta da grafici e diagrammi, intuitivi e

navigabili in logica multi-dimensionale.

Grazie ad una console Web dedicata è possibile il task

management ed in entrambi i contesti descritti, nel caso

di controlli periodici ed esplorativi, è possibile definire

alert e personalizzare notifiche e-mail ed sms; il sistema

invia le comunicazioni al verificarsi di scostamenti da

valori predefiniti o semplicemente come messaggi

standard legati al corretto avanzamento delle attività.

Freedoc BPM non è soltanto uno strumento di facile ed

intuitivo utilizzo, permette avanzati livelli di personalizza-

zione grazie alla sua nativa apertura al codice; grazie al

frame work .NET è estendibile a contesti diversi, rivelan-

do un'innata versatilità. è stato sviluppato prevedendo la

sua completa integrazione con ambienti esistenti; le sue

maschere ad esempio sono implementabili all'interno di

Microsoft Sharepoint, consentendo all'utente di lavorare

un ambiente unico e condiviso.

Funzionalità Business Activities Monitoring:• Dashboard per l'analisi dei processi

• Grafici 3D, con funzionalità di Drill down

• Analisi di dettaglio dei processi

• KPI definibili dall'utente

• Analisi di dettaglio della produttività

• Benchmark sulla produttività

• Reportistica personalizzata SQL

• Trend analisi

• Alert automatici

FreedocBusinessActivitiesMonitoring

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Il Gruppo

Il Gruppo Solgenia è una primaria realtà italiana del settore ICT. Grazie all’integrazione di realtà fortemente specializzate,

il Gruppo produce Soluzioni Applicative e Tecnologiche per il business e la collaboration ed offre servizi ad elevato valore

aggiunto nelle aree della gestione aziendale.

Gli elevati investimenti in R&D, la flessibilità organizzativa e la capacità di adattamento ad un mercato in continua

evoluzione, costituiscono il carattere vincente di un’Azienda che da 20 anni affianca le imprese condividendone sfide di

business, obiettivi e metodologie.

Il Gruppo opera su tutto il territorio nazionale in modo diretto con dieci filiali operative; la presenza a livello internazionale

include Solgenia USA a Salt Lake City, Solgenia Canada a Toronto e Solgenia Messico a Mexico City.

MilanoVicenzaTorino

Genova BolognaFirenze

RomaSpoleto (HQ)

Napoli Bari

SOLGENIA MEXICOMexico City

SOLGENIA USA

SOLGENIA ITALIA

SOLGENIA CANADATorontoSalt Lake City

Experience the Innovation

Una nuova esperienza lavorativa

Abilitare l’integrazione tra applicazioni di business e tecnologie di collaborazione permette alle Organizzazioni di

incrementare la produttività, essere più reattive ai cambiamenti e fornire valore ai Clienti.

Processi

Clienti

Analisi

Portali

Cloud

Mobile

Voce

Video

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Offering del Gruppo

Business Application

L’estrema flessibilità e la logica modulare che sottendono le SUITE, unite alle ampie possibilità di personalizzazione,

garantiscono al Cliente una risposta efficace secondo le proprie esigenze; permettono ai Clienti di risolvere esigenze

specifiche e di ampliare nel tempo la copertura offerta dal sistema informativo in funzione della crescita.

Le soluzioni sviluppate coprono il supporto per la gestione di tutti i processi operativi dell'azienda (ERP – Proj), per la

gestione del rapporto con i Clienti (CRM – Blix), per il controllo di gestione ed andamento del business (BI - Analysis), per

la condivisione di documenti e contenuti e per la gestione dei processi (ECDM&BPM - Freedoc).

Solutions

roj

ERP - SCM

lix

CRM - HRM

naly

sis

BI - CPM

reed

oc

ECDM - BPM

Business Technology

La Rete costituisce il centro nevralgico del modello di business che proponiamo; consentiamo ai nostri Clienti di

migliorare l’efficienza dei processi e ridurne i costi, aumentare la produttività individuale e la collaborazione tra le persone,

generando nuove opportunità di business.

Le soluzioni di Business Technology permettono alle aziende da un lato di controllare e gestire al meglio l'uso della rete e

dei sistemi al fine di raggiungere più elevati livelli di efficienza.

Solutions

WAN Optimization Unified Communication System Management

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2 [email protected] - www.solgenia.com


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