Download - BPM & ECDM Solgenia Freedoc
reedoc
Experience the Innovation
Business Process Management Solution
Content & Document Management Solution
Freedoc
Storage
Freedoc
Collaboration
FreedocLegal &Protocol
FreedocWeb &Form
FreedocVoicePortal
FreedocProcessDesigner
FreedocForm
Designer
FreedocBusinessActivitiesMonitoring
Freedoc ECDM & BPM Suite 2
Document Management 3
Content Management 6
Business Process Management 7 Il Gruppo 9
Offering del Gruppo 10
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Solgenia FreedocCondividere e collaborare
Solgenia Freedoc è la soluzione integrata che riassume
un ambiente dedicato all'Enterprise Document
Management ed al Business Process Management;
permette di gestire l'intero ciclo di vita delle informazioni,
creazione, versionamento, archiviazione, protezione,
conservazione, ricerca, pubblicazione e distribuzione
all'interno e all'esterno dell'organizzazione.
Freedoc suite consente di raccogliere, aggregare,
strutturare e distribuire contenuti depositati in siti
eterogenei, rendendoli riutilizzabili da più utenti all'interno
di altri processi e applicazioni; integra una ricca gamma
di funzionalità in grado di razionalizzare i flussi informativi
all'interno dell'organizzazione permettendone la
condivisione delle informazioni sia internamente ad ogni
livello aziendale, sia esternamente (clienti, fornitori ed
altro).
Con Solgenia Freedoc tutte le informazioni contenute o
prodotte all'interno dell'organizzazione diventano
immediatamente accessibili e riutilizzabili, favorendo
notevoli recuperi di produttività il miglioramento
dell'efficienza e la riduzione dei costi operativi.
reedoc
L'efficienza in azienda è legata alla conoscenza delle
procedure e dei ruoli da parte delle risorse coinvolte;
dinamiche e flussi di lavoro, devono essere progettati e
strutturati per rispondere ad esigenze specifiche.
All'interno del suo ambiente, Freedoc comprende un
potente strumento di Business Process Management, un
insieme di applicativi capaci di integrarsi con
l'infrastruttura ICT esistente, al fine di consentire una
migliore configurazione dei flussi di lavoro per rispondere
agli standard della "qualità totale".
Grazie agli applicativi di Visual Designer, Form Designer
e Business Activities Monitoring è possibile destrutturare
ogni dinamica aziendale, per ricostruirla accuratamente
in nome dell'efficacia-efficienza.
StorageDocument Management
Storage raccoglie in modo sistematico
ed organizzato in un'unica infrastruttura
tutte le informazioni presenti in azienda
sia in maniera attiva sia passiva
(generati internamente e ricevuti dall'esterno),
memorizzati su supporti diversi e distribuiti tra molteplici
applicazioni e utenti, assicurando la sistematicità della
raccolta, la facilità e velocità nella ricerca, la sicurezza
nell'accesso e la rapidità nella consultazione. Un unico
punto di accesso al patrimonio informativo e avanzati
meccanismi di ricerca e distribuzione assicurano agli
utenti facilità e velocità nel recuperare e condividere le
informazioni di interesse, necessarie per ricostruire il
contesto informativo dei processi aziendali in cui sono
coinvolti.
Storage supera l'esistenza di molteplici repository
indipendenti, legati a singole esigenze applicative,
creando un archivio centralizzato e condiviso in cui sono
raccolti in modo sistematico tutti i contenuti, siano essi
nativamente elettronici o digitalizzati mediante scansione.
La sua struttura permette la suddivisione e quindi
distribuzione del repository consentendo una maggiore
efficienza in fase di consultazione e garantendo al tempo
stesso la sua univocità. Storage instaura delle relazioni
logiche e semantiche tra contenuti, collegandoli tra loro in
base all'evento attorno al quale essi ruotano, per
agevolare gli utenti nella ricerca e visualizzazione del
contesto informativo di ogni processo di business. Grazie
all'architettura SOA (Web Services), supporta l'uso di
Freedoc
Storage
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servizi Web per garantire l'interoperabilità tra diversi
sistemi in modo da consentire l'utilizzo delle singole
applicazioni come componenti del processo di business e
soddisfare le richieste degli utenti in modo integrato e
trasparente. Storage consente di automatizzare
parzialmente o completamente il processo di gestione
documentale, regolando il percorso che il documento
deve seguire e le operazioni che gli utenti possono
compiere su e con esso.
Struttura e gestisce tutte le fasi di elaborazione che i
documenti attraversano durante il loro ciclo di vita:
ricerca, consultazione, controllo, modifica, approvazione,
integrazione di nuovi contenuti o allegati, stampa,
pubblicazione sul Web, invio tramite mail o fax.
Senza che il documento viaggi fisicamente, Storage
permette di distribuirlo e condividerlo utilizzando la posta
elettronica o meccanismi di notifica che trasmettono solo
l'informazione relativa alla disponibilità di un contenuto o
all'operazione da compiere su di esso: approvazione,
pubblicazione, modifica.
Funzionalità Freedoc Storage: • Documents Storage su DB o FS + Metadata
• Interfaccia Client e Web
• Document Workflow, fascicolazione, gestione allegati
• Catalogazione e registrazione login
• Integrazione con scanner via driver ISIS
• Lettura BARCODE/OCR/ICR
• AddIn per Office che permette l’archiviazione diretta dei
documenti in formato originale o pdf.
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CollaborationDocument Management
Collaboration rende disponibile un
ambiente collaborativo centralizzato
accessibile via Web che organizza e
valorizza le informazioni individuali
trasformandole in conoscenza condivisa. La comunione
del patrimonio informativo permette di incrementare la
produttività individuale e di gruppo,ridurre costi e tempi
operativi, ottimizzare la gestione dei processi di business,
migliorare la qualità delle relazioni con attori interni ed
esterni (clienti, fornitori e partner) ed aprire i confini
dell'organizzazione verso l'esterno. La gestione
strutturata e sistematica dei documenti presenti in
azienda è strategica per aumentare la trasparenza nei
processi e rendere più efficiente e reattiva
l'organizzazione.
Migliorare la condivisione della conoscenza e la
collaborazione all'interno e con l'esterno ha un impatto
profondo sulla riduzione dei costi operativi e sul
miglioramento dell'efficienza. Tutte le informazioni
correlate - di qualsiasi natura esse siano - risiedono
quindi in un unico ambito, diventando un bene condiviso,
disponibile a tutti i membri dell'organizzazione e sempre
sotto un costante controllo autorizzativo. Per ogni
documento Collaboration definisce una serie di step
procedurali il cui obiettivo è la condivisione e
conservazione nel tempo dello stesso:
dematerializzazione del documento, memorizzazione
nell'archivio digitale, indicizzazione e catalogazione,
revisione, approvazione da parte di uno o più revisori,
distribuzione ed archiviazione.
Freedoc
Collaboration
Collaboration semplifica il processo di archiviazione e
condivisione del patrimonio informativo grazie
all'integrazione con le più diffuse applicazioni di office
automation, utilizzate abitualmente per creare e gestire
documenti: Microsoft Word, Excel, Outlook e PowerPoint,
sistemi gestionali e CRM. A partire dall'ambiente di lavoro
quotidiano - grazie alla funzionalità di One Click
Publishing - è possibile salvare e recuperare i documenti
necessari alle proprie attività e collegati ad un workflow.
I documenti salvati possono essere, inoltre, trasformati in
formato PDF, senza installare nessun applicativo esterno.
L'integrazione con Microsoft Outlook consente agli utenti
di salvare in archivio le mail ricevute o inviate,
comprensive di eventuali allegati, indicizzandole
automaticamente mediante l'importazione delle proprietà
come metadati. Collaboration si integra, inoltre, con
sistemi fax server per consentire l'invio di documenti
archiviati direttamente via fax, collegandosi alla rubrica
contatti di Outlook, ricevere le notifiche di invio via mail,
salvare i fax ricevuti e distribuirli via e-mail a singoli utenti
o a liste di destinatari.
Funzionalità Freedoc Collaboration: • Pubblicazione e condivisione di ogni tipo di documento
• Gestione dei permessi HR sui singoli documenti
• Document Checkout, Versioning, sottoscrizoini
• Ricerca Fulltext nei contenuti
• Notifiche via e-mail
• Sharepoint Integration
• Freedoc Storage Integration.
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Legal & ProtocolDocument Management
Legal & Protocol gestisce in modo
automatizzato le attività di protocollo,
consentendo di registrare e classificare
ogni documento spedito o ricevuto
salvato in archivio, identificandolo in maniera univoca con
una sequenza numerica collegata con l'indicazione
cronologica, che lo contraddistingue lungo l'intero flusso
documentale. La gestione del protocollo permette di
supportare pienamente tutte le organizzazioni che per
Legge sono tenute a svolgere questa attività in
particolare la Pubblica Amministrazione.
La dematerializzazione degli archivi con Legal & Protocol
offre alle organizzazioni innumerevoli vantaggi,
sostituendo all'archiviazione fisica dei documenti
cartacei, soggetta a criticità di conservazione, storage
digitali con elevati livelli di sicurezza. Legal & Protocol
permette di ridurre tempi e costi legati all'attività di
archiviazione, solleva le risorse interne dall'onere di
compiere una serie di attività manuali legate
all'ordinamento e all'archiviazione dei documenti in base
alle logiche aziendali, assicurando un notevole risparmio
di spazio, dedicato alla documentazione cartacea.
FreedocLegal &Protocol
Una volta raccolti e organizzati, i documenti entrano in un
workflow e viaggiano all'interno dell'organizzazione per
diventare disponibili a chiunque ne abbia bisogno per
eseguire il proprio lavoro o prendere decisioni.
Legal & Protocol consente di automatizzare parzialmente
o completamente il processo di gestione documentale,
regolando il percorso che il documento deve seguire e le
operazioni che gli utenti possono compiere su e con
esso. Struttura e gestisce tutte le fasi di elaborazione che
i documenti attraversano durante il loro ciclo di vita:
ricerca, consultazione, controllo, modifica, approvazione,
integrazione di nuovi contenuti o allegati, stampa,
pubblicazione sul Web, invio tramite mail o fax.
Senza che il documento viaggi fisicamente, Freedoc
permette di distribuirlo e condividerlo utilizzando la posta
elettronica o meccanismi di notifica che trasmettono solo
l'informazione relativa alla disponibilità di un contenuto o
all'operazione da compiere su di esso come
approvazione, pubblicazione e modifica. Ogni passo è
monitorato e registrato, così che ogni utente in possesso
delle dovute autorizzazioni, sia in grado di verificare lo
stato di avanzamento del flusso ed eventualmente
identificare immediatamente punti di sospensione o
ritardo nell'approvazione.
Funzionalità Legal & Protocol: • Gest. doc. secondo normativa Digit P.A. (ex CNIPA)
• Selezione doc. da firmare con verifica di congruità
• Firma massiva o singola dei doc. ed applicazione
marca temporale con creazione file delle “impronte”
• Consultazione diretta dei dati su CD e Manuale della
conservazione sostitutiva.
dello stesso: dematerializzazione del documento,
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Web & FormContent Management
Il sistema di Il sistema di Content & Site Management
offerto fornisce tutte le funzionalità necessarie
per creare, pubblicare e gestire contenuti
Web in un ambiente collaborativo e
distribuito. E' una soluzione completamente
browser‐based che fornisce sofisticati strumenti di Web
authoring, in modo tale da permettere alle aziende di
distribuire le funzioni dello sviluppo e mantenimento di un
sito Web alle persone direttamente responsabili di tali
informazioni, senza sacrificare la sicurezza, l'affidabilità
dei contenuti e l'integrità del portale. Per fornire un'origi-
nale presentazione e gestione del contenuto Web le
pagine non devono essere create come pagine HTML
statiche ma costruite dinamicamente assemblando
struttura e contenuto, nell'ottica di riutilizzare i contenuti e
di poter fare operazioni di Web Data Mining.
Organizzando e memorizzando separatamente, in un
repository centralizzato, i contenuti e la struttura, si
possono gestire singolarmente le due componenti,
applicando a ciascuna di esse adeguate politiche di
personalizzazione e sicurezza. Tale approccio semplifica
notevolmente la gestione del sito Web da parte di perso-
nale non specializzato, mantenendo contemporaneamen-
te inalterata la corporate identity.
Funzionalità Freedoc Storage: • Gestione delle localizzazioni
• Statistiche del sito
• Gestione questionari
• Motore di ricerca.
Voice PortalContent Management
Voice Portal è una soluzione grazie alla
quale è possibile accedere ed utilizzare
numerosi servizi, attraverso il semplice
uso del telefono fisso o mobile. Il portale
vocale, utilizza sofisticate tecnologie per il
riconoscimento automatico della voce (ASR),
permettendo l'identificazione delle parole pronunciate
dall'utente e consentendo la navigazione mediante l'uso
di comandi vocali, oltre che attraverso la più comune
tastiera numerica.
La tecnologia "Text To Speech" (TTS) guida l'utente nella
navigazione all'interno del portale e permette di leggere
qualsiasi frase della lingua italiana in modo espressivo,
chiaro, naturale e fluente. Il sistema offre alti livelli di
flessibilità, scalabilità, performance e robustezza che
garantiscono una risposta estremamente rapida.
Il lessico di pronuncia, assicura che i vocaboli specialisti-
ci, gli acronimi e le espressioni regionali siano letti
correttamente, inoltre le caratteristiche vocali come tono,
velocità e volume sono configurabili.
È prevista la pronuncia corretta di simboli speciali quali
numeri telefonici, valuta e indirizzi e-mail. Voice Portal è
in grado di riconoscere la voce umana, indipendentemen-
te dalla voce di colui che parla (speaker indipendent).
Non sono necessarie istruzioni e addestramenti poiché
basa il riconoscimento delle parole sulla fonetica, piutto-
sto che sul timbro di voce.
Funzionalità Voice Portal: • Autentificazione attraverso codice di accesso
• Riconoscimento fonetico delle parole
• Integrazione con servizi di Rete (invio e-mail e SMS)
• Totalmente configurabile.
FreedocWeb &Form
FreedocVoicePortal
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Process DesignerBusiness Process Management
Ogni progetto di business nasce
definendo attività e risorse coinvolte oltre
che obiettivi e tempi stimati. Grazie alla
funzione di Process Designer è possibile
progettare graficamente gli aspetti del processo,
definendone ambiti, connessioni e criticità; grazie ad un
sistema iconografico estremamente intuitivo Process
Designer permette di disegnare processi mettendo
insieme risorse, attività ed azioni, integrabili nativamente
con le soluzioni delle Suite Solgenia.
In riferimento agli attori coinvolti nel processo è possibile
l'integrazione con Active Directory-LDAP, utenti applicativi
e utenti definiti all'interno del prodotto. L'interfaccia
software "Visio like" è interamente Web e oltre alla
creazione autonoma di processi, permette anche
l'importazione di progetti da Microsoft Visio grazie ad un
semplice wizard. Interpretando una logica ad oggetti,
ogni attività connessa alla progettazione può essere fatta
con azioni "drag & drop".
Funzionalità Process Designer: • Ambiente di modellazione basato su standard BPMN
• Interfaccia "Visio like" interamente Web
• Funzionalità di importazione da MS Visio
• Semplice interfaccia basata su wizard
• Modellazione via drag & drop per il power user
• Linguaggio di program. "C# like" per il developer
• Elementi preconfigurati per le attività più comuni
• Ottimizzato per diagrammi complessi
• Interfaccia integrabile.
Form DesignerBusiness Process Management
Form Designer è un efficiente strumento
d input-output a supporto dell'attività di
progettazione; grazie ad un'interfaccia
grafica WISIWYG consente di costruire
moduli informativi per l'input di dati in modo strutturato e
funzionale alle dinamiche e base dati del progetto in
corso.
Anche in questo caso la funzionalità "drag & drop" rende
possibile costruire form di richiesta personalizzando field
di testo, menu a tendina, radio button ed ogni elemento
modulo; è inoltre possibile definire regole condizionali, ad
esempio riguardo la presenza o meno di elementi di input
in funzione delle risposte precedentemente date
dall'utente.
Le informazioni fornite, una volta integrate nelle
dinamiche del progetto in corso, possono essere
distribuite grazie a form di output strutturati ed associabili
alle policy di condivisione aziendale.
Funzionalità Form Designer: • Form ASP.NET: interfaccia input/output per il workflow
• Editor Web di tipo visuale (WYSIWYG)
• Diversi layout disponibili
• Semplice mapping tra dati e processi
• Regole di validazione integrate
• Versioning e sicurezza
• Possibilità di scrittura codice
FreedocProcessDesigner
FreedocForm
Designer
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Business Activities MonitoringBusiness Process Management
L'attività di monitoraggio e controllo di un
processo aziendale è un aspetto centrale
nell'ambito della progettazione di ogni
flusso di lavoro; analizzando le informa-
zioni successive all'implementazione di un nuovo proget-
to interno è possibile verificare le logiche che hanno
spinto alla ridefinizione delle dinamiche aziendali in
oggetto, evidenziare criticità e apportare in tempo reale
miglioramenti ad aspetti non considerati in fase proget-
tuale.
In molti casi l'attività di controllo evidenzia problematiche
che si verificano solo in seguito alla strutturazione del
processo, ad esempio comportamenti delle risorse
coinvolte che si rivelano solo in seguito alla nascita del
processo stesso.
Grazie a Business Activities Monitoring è possibile
strutturare un monitoraggio periodico e ricorrente, basato
su report che evidenziano kpi condivisi ed oggetto delle
più ampie attività di controllo di gestione;
al tempo stesso, seguendo le logiche di analisi esplorati-
va, il Project Manager può creare un monitoraggio
custom, legato al controllo di indicatori di diversa natura.
La gestione dei dati di controllo e più in generale dei
feedback connessi al processo, avviene tramite una
dashboard composta da grafici e diagrammi, intuitivi e
navigabili in logica multi-dimensionale.
Grazie ad una console Web dedicata è possibile il task
management ed in entrambi i contesti descritti, nel caso
di controlli periodici ed esplorativi, è possibile definire
alert e personalizzare notifiche e-mail ed sms; il sistema
invia le comunicazioni al verificarsi di scostamenti da
valori predefiniti o semplicemente come messaggi
standard legati al corretto avanzamento delle attività.
Freedoc BPM non è soltanto uno strumento di facile ed
intuitivo utilizzo, permette avanzati livelli di personalizza-
zione grazie alla sua nativa apertura al codice; grazie al
frame work .NET è estendibile a contesti diversi, rivelan-
do un'innata versatilità. è stato sviluppato prevedendo la
sua completa integrazione con ambienti esistenti; le sue
maschere ad esempio sono implementabili all'interno di
Microsoft Sharepoint, consentendo all'utente di lavorare
un ambiente unico e condiviso.
Funzionalità Business Activities Monitoring:• Dashboard per l'analisi dei processi
• Grafici 3D, con funzionalità di Drill down
• Analisi di dettaglio dei processi
• KPI definibili dall'utente
• Analisi di dettaglio della produttività
• Benchmark sulla produttività
• Reportistica personalizzata SQL
• Trend analisi
• Alert automatici
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Il Gruppo
Il Gruppo Solgenia è una primaria realtà italiana del settore ICT. Grazie all’integrazione di realtà fortemente specializzate,
il Gruppo produce Soluzioni Applicative e Tecnologiche per il business e la collaboration ed offre servizi ad elevato valore
aggiunto nelle aree della gestione aziendale.
Gli elevati investimenti in R&D, la flessibilità organizzativa e la capacità di adattamento ad un mercato in continua
evoluzione, costituiscono il carattere vincente di un’Azienda che da 20 anni affianca le imprese condividendone sfide di
business, obiettivi e metodologie.
Il Gruppo opera su tutto il territorio nazionale in modo diretto con dieci filiali operative; la presenza a livello internazionale
include Solgenia USA a Salt Lake City, Solgenia Canada a Toronto e Solgenia Messico a Mexico City.
MilanoVicenzaTorino
Genova BolognaFirenze
RomaSpoleto (HQ)
Napoli Bari
SOLGENIA MEXICOMexico City
SOLGENIA USA
SOLGENIA ITALIA
SOLGENIA CANADATorontoSalt Lake City
Experience the Innovation
Una nuova esperienza lavorativa
Abilitare l’integrazione tra applicazioni di business e tecnologie di collaborazione permette alle Organizzazioni di
incrementare la produttività, essere più reattive ai cambiamenti e fornire valore ai Clienti.
Processi
Clienti
Analisi
Portali
Cloud
Mobile
Voce
Video
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Offering del Gruppo
Business Application
L’estrema flessibilità e la logica modulare che sottendono le SUITE, unite alle ampie possibilità di personalizzazione,
garantiscono al Cliente una risposta efficace secondo le proprie esigenze; permettono ai Clienti di risolvere esigenze
specifiche e di ampliare nel tempo la copertura offerta dal sistema informativo in funzione della crescita.
Le soluzioni sviluppate coprono il supporto per la gestione di tutti i processi operativi dell'azienda (ERP – Proj), per la
gestione del rapporto con i Clienti (CRM – Blix), per il controllo di gestione ed andamento del business (BI - Analysis), per
la condivisione di documenti e contenuti e per la gestione dei processi (ECDM&BPM - Freedoc).
Solutions
roj
ERP - SCM
lix
CRM - HRM
naly
sis
BI - CPM
reed
oc
ECDM - BPM
Business Technology
La Rete costituisce il centro nevralgico del modello di business che proponiamo; consentiamo ai nostri Clienti di
migliorare l’efficienza dei processi e ridurne i costi, aumentare la produttività individuale e la collaborazione tra le persone,
generando nuove opportunità di business.
Le soluzioni di Business Technology permettono alle aziende da un lato di controllare e gestire al meglio l'uso della rete e
dei sistemi al fine di raggiungere più elevati livelli di efficienza.
Solutions
WAN Optimization Unified Communication System Management
2 [email protected] - www.solgenia.com