Lecture  #2  Prac,cal  Job  Engagement  

11th  March  2013  

EMAIL  ETIQUETTE    Appling  for  a  job  

Email  Communica,on  

•  Keep  your  emails  short  and  to  the  point.    

•  Use  short  sentences.  •  Make  sure  your  grammar  is  correct.  

•  Spelling  must  be  perfect.  

•  Use  the  key  words  in  the  ad.  

Basic  Rules  

•  Make  sure  your  opening  line  is  intriguing  (because  that  is  what  they  will  see  if  they  have  Outlook  Preview  switched  on)  

•  Make  sure  your  Subject  line  sums  up  the  content  in  your  email  

•  Make  sure  that  both  your  first  and  last  name  will  be  seen  in  the  “from”  line  

•  Include  a  link  to  your  LinkedIn  profile    

In  General  

•  If  someone  introduces  you,  make  sure  you  cc  them  when  your  start  the  correspondence  

•  Be  formal  and  respecUul  •  Keep  your  emails  concise  

•  Don’t  mark  your  email  “high  importance”  or  “low  importance”  

 

•  If  you  are  asked  a  ques,on(s),  be  careful  to  read  it  carefully,  and  then  respond  directly  to  all  ques,on.  If  you  don’t  know  the  answer,  acknowledge  that  in  your  response.    

•  If  you  are  responding  to  an  ad,  carefully  study  the  copy  in  the  ad  before  responding.  Note  the  key  words.  Use  those  words  in  your  response.    

•  Ideally,  incorporate  key  words  rela,ng  to  a  job  into  your  resume  to  customize  it  to  the  posi,on  

Ques,ons  

Don’t  Abbreviate    •  Don’t  use  

abbrevia,ons.  •  Don’t  use  acronyms  •  Try  to  avoid  jargon  

peculiar  to  a  specific  job  

•  Don’t  use  all  capital  le]ers,  or  all  lower  case.  Write  in  lucid  sentences.  

Respond  Fast  

•  Don’t  wait  24  or  48  hours  to  respond  to  a  business  email.  Do  it  now.  

•  Don’t  use  emo,cons  or  smiley  faces.  

•  Proof  read  your  emails  before  you  hit  “send”.    

Cover  Le]ers/Emails  

•  Drac  your  cover  email  in  Word  and  the  copy  check  it  yourself.  •  Then  get  someone  else  to  proof  read  it.  •  Make  sure  that  it  says  what  you  want  it  to.    •  Remember  that  your  key  proposi,on  is  what  you  can  add  to  their  

business,  not  what  they  can  do  for  you.    

DO  THE  RESEARCH  Applying  for  a  job  

Know  About  The  Company  

•  Read  their  web  site  

•  Know  who  owns  the  company  

•  Read  any  news  stories  about  them  

Know  About  The  People  

•  Know  who  the  execu,ves  are  •  Search  for  them  on  LinkedIn  •  Read  their  profiles  

Know  The  Customers  

YOUR  RESUME  Communica,ng  your  UVP  

Don’t  Put  Data  In  The  Header  

•  Don’t  use  the  header  for  your  name  and  address.    

•  Don’t  use  tables.  Keep  formagng  technique  simple.    

•  Automated  readers  will  discard  that  info  and  it  will  be  lost.  

Spelling  And  Punctua,on  

•  Spelling,  punctua.on  and  gramma.cal  mistakes  tell  employers  that  you  don't  pay  a8en.on  to  details.  

•  Simply  running  a  spell  checker  over  your  resume  isn't  enough.  You  could  end  up  with  a  sentence  like  this:  "Please  find  the  a]ached  resume  that  highlights  all  my  kills.”  

No  Photos  In  Your  CV  •  Unless  it's  specifically  requested,  leave  out  photos.  

 •  Race,  ethnicity,  and  age  should  not  be  taken  into  account  and  including  a  photo  can  make  that  harder  for  someone  reviewing  your  applica,on.  

No  Pa]erns  Or  Background  Colour  •  Submi?ng  a  resume  on  coloured  paper  is  o@en  a  red  flag  to  employers  not  to  hire  you.  

•  Coloured  paper  can  make  it  difficult  to  read  the  text  and  is  simply  irrita,ng.  S,ck  with  white.  

 

Keep  It  Simple  

•  Throwing  in  too  much  informa.on  will  confuse  and  irritate  your  reader.    

 •  Not  tailoring  your  resume  to  fit  the  posi,on  you're  applying  for  tells  the  employer  you're  lazy  and  it  makes  it  harder  for  them  to  figure  out  where  to  place  you.  

 

References  

•  "References  available  upon  request"  won't  cut  it..  

 •  Of  course  you  have  references!  

Descrip,ve  Words    

•  Using  buzzwords  like  results-­‐oriented,  team  player  and  mo.vated  could  kill  your  chances.  

•  Steer  clear  of  adjec,ves  like  innova,ve,  mo,vated  and  dynamic.  They  have  lost  their  impact.  Focus  on  quan,fying  the  contribu,ons  you  have  made  instead.  

Public  Not  Personal  •  Hobbies  that  are  not  reflec.ve  of  an  “achievement  oriented”  person  may  make  you  appear  “different”  rather  than  well-­‐rounded.    

•  Chari,es  you  support  or  membership  in  a  professional  associa,on  are  be]er    

•  Paragraphs  with  long  sentences  are  a  pain  to  read.    

 •  Maximum  of  3  to  4  bullets  per  job  that  you  have  done.  

Layout  And  Design  

Play  It  Safe  

•  Using  an  unprofessional  email  address  is  unhelpful.    

 •  Humorous  email  addresses  might  be  fine  for  personal  correspondence,  but  not  when  applying  for  a  job.  

Contact  Info  

•  Don’t  forget  your  contact  informa.on.  

 •  Include  phone  number  and  current  address.    

 

Triple  Check  The  Copy  

•  Nothing  sends  a  resume  to  the  shredder  faster  than  addressing  it  to  the  wrong  company.  

•  Make  sure  you  address  your  CV  to  the  right  company.  

Accomplishments  Not  Responsibili,es  

•  Mistaking  responsibili.es  for  accomplishments  will  greatly  reduce  the  impact  of  your  resume.  

•  If  you  want  a]en,on,  explain  how  you  brought  value  to  the  company  you  worked  for  -­‐    not  that  you  did  your  job.  

If  You  Apply  But  Don’t  Hear  Back  

•  Don’t  take  it  personally!    •  They  are  not  being  rude…  •  This  is  not  a  failure  on  your  part.    •  It  is  just  that  they  are  too  busy  and  perhaps  you  just  aren’t  important  enough.  

REASONS  YOU  DON’T  HEAR  BACK  Acer  you  apply  

#1  You  aren’t  qualified.  

•   If  a  job  descrip,on  specifies  3-­‐5  years  of  experience  and  you’re  a  recent  graduate  with  one  internship,  you  probably  won’t  get  a  call.    

•  To  avoid  disappointment  –  don’t  apply  for  jobs  where  you  aren’t  qualified.    

•  Paradoxically,  bob  descrip,ons  are  wri]en  with  the  op,mum  person  in  mind  with  a  view  to  gegng  people  who  aspire  to  do  the  job.    

 

#2  You  Haven’t  Keyword-­‐op,mized  Your  Resume  Or  Applica,on.  

•   Job  descrip,ons  are  ‘salted’  with  keywords  specific  to  a  set  of  skills  the  company  seeks.    

•  A  close  read  of  the  job  descrip,on  is  a  necessity,  and  then  keyword-­‐op.mizing  your  CV  and  your  cover  email.    

•  If  the  job  descrip,on  lists  words  in  a  certain  order,  use  the  same  order  in  your  resume.  (Do  the  research!)  

#3  Your  Resume  Isn’t  Forma]ed  Properly.    

•  Dis,nc,ve  formagng  will  set  your  resume  apart,  but  if  its  too  different  automated  programs  won’t  be  able  to  interpret.    

•  Be  consistent  in  formagng  –  use  separate  lines  for  former  employer,  job  ,tle,  and  years  worked.  

#4  Your  Resume  Is  Substan,ally  Different  From  Your  Online  Profile.    

•  It‘s  important  to  make  sure  your  LinkedIn  profile  matches  what’s  on  your  CV.    

•  Jobs  worked,  employers,  years  on  the  job  and  other  details  must  be  congruent.    

•  Always  tell  the  truth.  •  LinkedIn  will  help  your  keyword  op,miza,on  

#5  You  Weren’t  Fast  Enough  To  Apply  

•  Looking  for  a  job  is  a  job.    •  Do  your  research  –  look  for  companies  you  want  to  work  for,  where  you  feel  that  you  will  fit  with  the  culture.    

•  Gegng  your  applica,on  and  CV  in  early  really  ma]ers.  

•  Don’t  be  afraid  to  call  acer  a  few  days  to  make  sure  that  they  received  your  CV  and  your  cover  email.  

•  Check  whether  the  job  lis,ng  has  changed.  Companies  some,mes  change  a  job  descrip,on  acer  ini,al  pos,ng  

AUTOMATION  IN  HR  Computer  tools  work  for  them  as  well  as  for  you.    

Automa,on  

SOME  THINGS  NOT  TO  DO  Going  to  an  interview  

Don’t  Arrive  Too  Early  

•  5  minutes  early  is  more  than  enough.  •  That  doesn't  mean  you  should  be  late,  however.    

Don’t  Bring  A  Takeaway  Drink  

•  Don't  bring  a  cup  of  takeaway  coffee  to  the  interview.    

Don’t  Fidget  

•  Don't  touch  your  face  or  twirl  your  hair  during  the  interview.    

Don’t  Wait  

•  Don’t  wait  more  than  24  hours  acer  the  interview  to  write  a  ‘thank  you’  note.  

•   Be  short  and  sweet,  but  specific.  

Don’t  Say  You  Don’t  Have  Time…  

•  If  you  are  asked  to  take  a  test  acer  the  mee,ng,  take  it.    

•  No  ma]er  what  else  you  have  to  do,  if  you  say  no  or  prevaricate,  you  will  have  lost  the  job.    

Don’t  Talk  About  Family  

•  Don't  talk  about  how  successful  your  brother,  mother,  father  is.    

•  Its  not  relevant  to  the  here  and  now  of  you  and  the  job  in  ques,on.    

 

Grooming  

•  Don't  arrive  with  wet  hair.    •  Don’t  arrive  in  an  unironed  shirt.    •  Don’t  arrive  without  a  printed  copy  of  your  CV  and  a  porUolio  of  any  relevant  work  that  will  show  what  you  are  capable  of    

•  Don’t  have  bad  breath  

Don’t  Be  Lost  

•  Don’t  say  "I  s,ll  haven’t  figured  out  what  I  want  to  do  yet.”  

•   You  may  not  have  figured  out  what  you  want  to  do,  but  if  you  want  the  job,  then  this  is  exactly  what  you  want  to  do  at  this  precise  moment  in  ,me.    

Don’t  Fla]er  

•  Don't  tell  the  person  who  is  interviewing  you  how  great  their  company  is.    

•   How  could  you  know  un,l  you  have  worked  there?  

Don’t  Be  Obvious  

•  When  you  are  asked  what  websites  and  publica,ons  you  read,  don’t  say  the  obvious.    

•  Be  crea,ve.    •  Think  out  of  the  box.    

Don’t  Ask  The  Hours  

•  It  makes  it  sound  like  you'll  be  clocking  in  and  out.    

•  There's  a  be]er  way  of  pugng  it:  "What's  a  typical  day  like  at  this  company?”  

 

 

Don’t  Cri,cize  

•  Don’t  cri,cize  the  other  candidates  •  Don’t  be  nega,ve  about  past  employers  

 

Don’t  Miss  The  Target  

•  If  you’re  interviewing  for  an  job  at  a  newspaper,  don’t  talk  about  your  lifelong  goal  to  be  a  dress  designer  or  a  sportsman.    

•  Don’t  talk  about  how  tradi,onal  media  is  dying…  

Don’t  Go  Without  Doing  Research  

•  Spend  ,me  looking  around  the  company  website.    •  Interviewers  will  ask  you  what  your  impressions  are  of  the  company  and  will  expect  you  to  have  some  knowledge.  

Don’t  Say  You  Have  No  Ques,ons  •  You  have  to  at  least  ask  ONE  

ques,on,  and  it  should  be  reasonably  specific  

•  It  should  be  about  the  business,  and  not  about  the  social  ac,vi,es  of  the  employees…    

•  And  don’t  ask  personal  ques,ons  of  the  interviewer…    

•  And  don’t  ask  about  career  advancement  within  the  company.  That  is  a  given…    

 

AT  THE  INTERVIEW  Going  to  the  interview  

Eye  Contact  •  How  do  you  get  the  balance  

between  looking  shicy  and  looking  like  you’re  about  to  challenge  your  interviewer  to  a  duel?    

•  “If  you  have  an  interview  with  somebody  for  40  minutes,  and  you  leave  and  don’t  know  what  colour  their  eyes  are,  you  haven’t  maintained  good  eye  contact.  You  want  to  really  look  at  them  and  connect,  but  you’re  also  going  to  look  away  some  of  the  ,me.”  

Eye  Rolling  

•  Eye  contact  can  be  good  or  bad,  depending  on  how  long  you  maintain  it,  but  rolling  your  eyes  is  never  a  good  idea.    

•  Some,mes  people  roll  their  eyes  when  they  disagree  with  someone  or  when  they  think  the  other  person  has  said  something  stupid.  Become  cognizant  of  what  you’re  doing  so  that  you  don’t  offend  your  interviewer.  

Posture  

•  During  an  interview,  sit  up  straight.  

•  By  doing  this,  you  show  that  you’re  interested  in  the  conversa,on  you’re  having  with  your  prospec,ve  employer.  

Handshake  

•  Your  handshake  can  either  leave  an  employer  with  a  good  or  bad  impression  of  you,  depending  on  how  you  do  it.  “You  don’t  want  to  break  bones,  but  a  firm  shake  conveys  a  more  posi,ve  agtude  than  a  limp  wrist,”  

Tapping  

•  You  may  not  do  it  on  purpose,  but  if  you’re  tapping  your  fingers  or  toes  during  your  interview,  a  poten,al  employer  may  get  the  impression  that  you’re  agitated  or  that  you  have  something  be]er  to  do.  

Your  Voice  •  The  way  you  say  things  will  tell  a  poten,al  employer  a  lot  about  you.    

•  If  the  tone  or  pitch  of  your  voice  is  flat,  your  interviewer  will  believe  that  you’re  not  really  interested  in  the  job  –  no  ma]er  what  words  you  use  to  convey  otherwise.    

•  Also,  using  words  such  as  “like,”  “um”  and  “ah”  –  will  tell  an  interviewer  that  you’re  not  confident  or  did  not  adequately  prepare  for  the  interview.  

Becoming  Self  Aware  

•  Videotape  yourself.    •  If  you  videotape  yourself  during  a  mock  job  interview,  it  will  become  clear  to  you  what  nonverbal  ,cks  that  you  have.    

Peer  Review  

•  Work  with  a  friend.    •  By  having  mock  interviews  with  a  friend,  you  will  have  feedback  from  someone  you  trust  who  can  tell  you  what  kind  of  impression  that  you’re  giving  off  –  and  what  nonverbal  cues  may  turn  a  hiring  manager  off.  

Get  Feedback  

•  Call  the  one  that  got  away.    •  Call  people  you  interviewed  with  even  when  you  didn’t  land  the  job.  That  person  will  have  insight  into  your  performance  and  by  making  calls  of  this  kind  you  will  conquer  all  fears  .    

•  Remember  its  not  personal.  Its  just  business.