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Gerência de Projetos – Custos

Níkolas Mesquita

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Gerência de Projetos

Custos

Grupo de Processo Processo

Planejamento Estimar os custosDeterminar o orçamento

Controle Controlar os custos

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Gerência de Projetos

Plano de gestão de custos

Pontos a considerar: Demandas de custos das partes interessadas Nível de exatidão Unidades de medida Associação com procedimentos organizacionais Limites de controle Regras de medição de desempenho Formato dos relatórios Descrição dos processos Etc.

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Gerência de Projetos

Conceitos importantes

Custeio do ciclo de vida: Além do projeto é importante pensar no custo de operação

Análise de valor: Envolve a descoberta da forma mais barata de se fazer um

determinado trabalho Risco de custos:

Quem assume o risco de um determinado custo?• Ex: Num contrato de preço fechado? O fornecedor• Num contrato de tempo e material? O comprador

Estimativas: Devem preferencialmente ser feitas por quem vai executar

o trabalho, se basear numa EAP e usar dados históricos

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Gerência de Projetos

Estimar os custos - processo

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Gerência de Projetos

Estimar os custos

Missão: Desenvolver a estimativa dos custos dos recursos necessários para

executar as atividades do projeto Registro de riscos: revisto para considerar custos de mitigação Fatores ambientais da empresa:

Condições do mercado e Informações Comerciais Publicadas Ativos de processos organizacionais:

Políticas e modelos de estimativas de custos, etc.

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Linha de base do escopoCronograma do projetoPlano de recursos humanosRegistro dos riscosFatores ambientais da empresaAtivos de processos organizacionais

Opinião especializadaEstimativa analógicaEstimativa paramétricaEstimativa bottom-upEstimativa de três pontosAnálise de reservasCusto da qualidade (CQD)Software para estimativas em GPAnálise de proposta de fornecedor

Estimativa de custos de atividadeBases de estimativasDocumentos do projeto atualizados

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Gerência de Projetos

Estimar os custos - técnicas

Estimativas: Analógica (top-down):

• Usa de forma top-down (para dar o menor trabalho possível) valores reais de projetos similares anteriores (barata mais menos precisa)

Paramétrica:• Usa dados reais de atividades com algum parâmetro de escala• Ex: horas-homem, custo / megabyte, etc.

Bottom-up:• Detalha as atividades até ser possível estimar o custo de cada uma

Três Pontos (Custo Otimista, Pessimista e Mais Provável):• Custo Estimado:

– CE = (CO + 4 x CM + CP) / 6 ou CE = (CO + CM + CP) / 3• Observações:

– Recomenda-se a técnica PERT, alternativamente a média simples– O resultado equivale a 50% de probabilidade de ocorrência

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Gerência de Projetos

Análise de reservas

Reservas de Contingência: São feitas para contingência de problemas decorrentes de riscos previstos no projeto (foco: risco conhecido) Devem ser geridas pelo gerente de projetos

Reservas Gerenciais: São feitas para gestão de problemas decorrentes de riscos não previstos (foco: riscos desconhecidos projeto) Normalmente, são geridas pela alta administração

Análise de Reservas: Consiste em deixar um certo valor reservado para tratar os problemas decorrentes de riscos identificados ou não Podem ser: % do estimado, valor fixo, etc. À medida que o projeto avança as incertezas vão diminuindo e as reservas vão sendo usadas, reduzidas ou eliminadas

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Gerência de Projetos

Estimar os custos - técnicas

Custo da Qualidade (CDQ): Refletem custos de investimentos em:

• Prevenção do não cumprimento dos requisitos• Avaliação se o produto ou serviço atende aos requisitos• Retrabalho necessário para adequação

Os custos de falhas (má qualidade) podem ser classificados em:• Internos: Detectados no projeto• Externos: Detectados pelo cliente ou usuários

Análise de proposta de fornecedores: Método de estimativa de custos baseado em propostas anteriores ou consultas informais de fornecedores qualificados, com o objetivo de formar uma expectativa de custo do projeto

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Gerência de Projetos

Estimar os custos - saídas

Estimativa de custos da atividade: Estimativa dos custos das atividades, normalmente

apresentado na forma: mínimo, mais provável e máximo ou mais provável ± % variação aceitável

Base de estimativas: Informações utilizadas nas estimativas dos custos:

• Modelos e propostas utilizadas• Premissas adotadas• Restrições conhecidas• Nível de confiança da estimativa final

Documentos do projeto atualizados: Registro de riscos

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Gerência de Projetos

Determinar o orçamento - processo

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Gerência de Projetos

Determinar o orçamento

Missão: Definir o orçamento do projeto. Isto é feito, agregando-se

os custos estimados das atividades e dos pacotes de trabalho para estabelecer a linha base de custos

Agregação de custos: Orça-se custos de atividades, que são agregados em

pacotes de trabalho, entregas e finalmente para todo o projeto

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Estimativa de custos de atividadeBases de estimativasLinha de base do escopoCronograma do projetoCalendários de recursosContratosAtivos de processos organizacionais

Agregação de custosAnálise de reservasOpinião especializadaRelações históricasReconciliação do limite derecursos financeiros

Linha base do desempenho de custosRequisitos dos recursos financeirosDocumentos do projeto atualizados

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Gerência de Projetos

Determinar o orçamento – técnicas

Relações históricas: Dados históricos que permitam estimativas analógicas ou

paramétricas Devemos considerar: nível de precisão dos dados, facilidade de

aplicação e escalabilidade do modelo Reconciliação do limite de recursos financeiros:

Os clientes estabelecem um fluxo de caixa para o projeto A reconciliação visa equilibrar os custos com o fluxo de caixa

podendo gerar necessidade de financiamento ou reagendamento

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Gerência de Projetos

Linha base de desempenho de custos: Orçamento no Término

(ONT) autorizado Requisitos financeiros:

Fluxo de caixa previsto x necessidade de financiamentos

Documentos atualizados: Registro de Riscos Estimativa de custos Cronograma do projeto

8. Orçamento de custos

7. Reservas gerenciais

6. Linha de base de custos

5. Reservas de contingência

4. Estimativas do projeto

3. Estimativas de contas de controle

2. Estimativas dos pacotes de trabalho

1. Estimativas das atividades

Determinar o orçamento – saídas

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Gerência de Projetos

Controlar os custos - processo

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Gerência de Projetos

Controlar os custos

Missão: Controlar o progresso do orçamento do projeto, as mudanças na linha

base de custo e influenciar os fatores que geram variações de custos Principais ações:

Gerar as mudanças na hora certa e controlar sua implementação Garantir que o realizado fique dentro do previsto no período e no projeto Isolar, entender e atuar nos fatores geradores de variação Manter a adequação do andamento físico aos gastos do projeto Prevenir a absorção de mudanças físicas e/ou financeiras não autorizadas Analisar os impactos das mudanças e notificar os interessados (parte do

Controle Integrado de Mudanças) Etc.

Entradas Ferramentas e Técnicas Saídas

Plano de Gestão do ProjetoRequisitos dos recursos financeirosInformações sobre o desempenhoAtivos de processos organizacionais

Gestão do Valor AgregadoPrevisãoÍndice de desempenho para términoAnálise de desempenhoAnálise da variaçãoSoftware de GP

Medições de desempenho do trabalhoPrevisões de orçamentoAtivos de processos atualizadoSolicitações de mudançaPlano de Gestão do Projeto atualizadoDocumentos do projeto atualizados

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Gerência de Projetos

Controlar os custos – entradas

Plano de Gestão do Projeto: Linha base do desempenho de custos Plano de gestão dos custos (como serão geridos os custos)

Informações Sobre Desempenho: Entregas feitas e a fazer Custos autorizados e incorridos % físico concluído (quanto já foi efetivamente feito da tarefa) Estimativa para conclusão das tarefas

Análise de Desempenho: Análise de variação: ≠ previsto x realizado Análise de tendências: projeção de valores futuros A técnica do valor agregado subsidia estas análises

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Gerência de Projetos

Gestão do Valor Agregado

Definições do MS Project: % Concluído: % realizado

com base na duração % Trabalho Concluído: % realizado com base no trabalho % Físico Concluído: % realizado com base na

realidade O GP deve coletar o % Físico Concluído com a equipe:

Se não for possível calcular este % podemos utilizar:• Regra 50/50: 50% ao iniciar e 50% somente quando terminar• Regra 20/80: 20% ao iniciar e 80% somente quando terminar• Regra 0/100: 0% ao iniciar e 100% somente quando terminar

Earned Value (EV) ou Valor Agregado (VA): VA (EV) = % Físico Concluído x Valor Planejado (VP)

Fórmulas do % Realizado: % Concluído = Duração

Realizada / Duração Planejada % Trabalho Concluído = Trabalho Realizado / Trabalho

Planejado % Concluído por VA = VA Realizado

/ Valor Planejado

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Gerência de Projetos

Controlar os custos – saídas

Medições de Desempenho do Trabalho & Previsões de Orçamento: Os resultados das análises feitas devem ser comunicados

Solicitações de Mudança: As correções de curso requerem solicitações de mudança

Plano de Gestão do Projeto atualizado: Linha base do desempenho de custos Plano de gestão dos custos

Documentos do projeto atualizados: Estimativa de custos Bases das estimativas

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Gerência de Projetos

Exemplos de questões

1) Todas as opções a seguir são saídas do processos Estimar os custos, EXCETO: A. Uma compreensão do risco estimado de custos no trabalho B. A prevenção da inclusão de mudanças inadequadas na linha

de base de custos C. Uma indicação do intervalo de custos possíveis do projeto D. Documentação de todas as premissas adotadas durante o

processo de Estimar os custos

2) Durante qual grupo de processos do gerenciamento de projetos as previsões orçamentárias são criadas? A. Monitoramento e controle B. Planejamento C. Iniciação D. Execução

Respostas: B e A

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Gerência de Projetos

Exemplos de questões

3) Um projeto está com IDC (índice de desempenho de custos) 1,1 e IDP (índice de desempenho de prazo) 0,92. O que podemos esperar deste projeto?

A. Ele deve terminar no prazo, mas vai estourar o custo B. Ele deve terminar no custo, mas vai estourar o prazo C. Ele deve terminar abaixo do prazo, mas vai estourar o

custo D. Ele deve terminar abaixo do custo, mas vai estourar o

prazo

Respostas: D

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Gerência de Projetos

Obrigado!


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