download panduan pelaksanaan aima

PUSAT AUDIT DAN PEMBINAAN AKREDITASI

LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PENJAMINAN MUTU (LP3M)

UNIVERSITAS SYIAH KUALA

TAHUN 2016

PANDUAN PELAKSANAAN

KATA PENGANTAR

Upaya peningkatan mutu perguruan tinggi terus menerus dilakukan.

Salah satu upaya untuk itu adalah mengembangkan Penjaminan Mutu (Quality

Assurance) di perguruan tinggi dan aktivitas penjaminan mutu akademik

perguruan tinggi antara lain dilakukannya audit internal mutu akademik

(AIMA) di setiap unit kerja akademik.

Aktivitas ini dilakukan atas permintaan Rektor yang dilaksanakan oleh

Auditor Internal Universitas Syiah Kuala yang bersertifikat, sehingga audit

internal mutu akademik sesuai standar audit internal mutu akademik

Universitas Syiah Kuala.

Pada AIMA siklus ke-8 ini dilaksanakan pengisian dokumen secara

online, kemudian dilakukan desk evaluasi untuk menilai kelayakan dokumen

kemudian diikuti visitasi. Oleh karena itu, untuk kelancaran proses AIMA

diterbitkan buku Panduan AIMA agar setiap komponen yang terlibat

mempunyai satu pandangan sehingga hasil AIMA sesuai dengan standar yang

ditetapkan.

Banda Aceh, 20 Oktober 2016

TIM PENYUSUN

Lembar Pengesahan

PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK

(AIMA)

Pusat Audit dan Pembinaan Akreditasi LP3M Unsyiah

Kepala Pusat

Dr. Drh. Rinidar, M. Kes

NIP. 19650803199512 2 001

Mengetahui :

Ketua Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan Mutu (LP3M)

Universitas Syiah Kuala

Dr. Ir . Marwan

NIP. 196612241992031003

PANDUAN AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK – SIKLUS 8 TAHUN 2016 1

PENDAHULUAN

Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah proses

penetapan dan pemenuhan standar pengelolaan secara konsisten dan

berkelanjutan sehingga konsumen, produsen dan pihak lain yang

berkepentingan memperoleh kepuasan.

Pelaksanaan penjaminan mutu didasarkan atas dokumen, yaitu dokumen

akademik dan dokumen mutu. Dokumen akademik sebagai rencana atau

standar. Dokumen akademik memuat tentang arah/kebijakan, visi-misi, standar

pendidikan, penelitian, dan pengabdian pada masyarakat, serta peraturan

akademik. Sedangkan dokumen mutu sebagai instrumen untuk mencapai dan

memenuhi standar yang telah ditetapkan. Dokumen mutu terdiri dari manual

mutu, manual prosedur, instruksi kerja, dokumen pendukung, dan borang.

Untuk menjamin bahwa standar yang telah ditetapkan dilaksanakan, dipenuhi,

dievaluasi, dan ditingkatkan maka diperlukan monitoring dan evaluasi,

evaluasi diri, dan audit internal.

Audit Internal Mutu Akademik Internal (AIMA) adalah audit

penjaminan dan konsultasi yang independen dan objektif terhadap kegiatan

operasional akademik atau proses akademik. Evaluasi diri dan audit mutu

akademik internal telah dibuktikan di banyak tempat sebagai salah satu

langkah yang baik dalam peningkatan mutu suatu institusi.

I. AUDIT INTERNAL MUTU AKADEMIK (AIMA)

a. Pengertian dan Tipe Audit

Audit Mutu : Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independent

untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah

dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk

mencapai tujuan.

Audit mutu dapat dibagi ke dalam beberapa jenis dan tipe seperti audit

mutu produk/pelayanan berdasarkan atas karakteristik, audit mutu proses

sistem berdasar atas indikator kinerja kunci dan audit mutu sitem berdasarkan

pada elemen elemen dari sistem. Audit juga dapat berupa audit pengamatan

yang diperlukan untuk memantau kendali proses, audit Inspeksi untuk


penerimaan produk dan audit Penilaian untuk pertimbangan berdasar hasil

evaluasi seberapa baik pencapaian tingkat mutu

Audit Internal Mutu Akademik (AIMA) juga disebut sebagai Evaluasi

Kolega Eksternal1 ialah kegiatan untuk memastikan kesesuian antara

keberadaan Sistem Penjaminan Mutu Akademik (SPMA) dengan

pelaksanaannya oleh unit pelaksana akademik.

b. Tujuan dan Fungsi AIMA Universitas Syiah Kuala

Audit Internal Mutu Akademik Universitas Syiah Kuala (AIMA-Unsyiah)

secara umum membantu seluruh satuan pendidikan akademik dalam

melaksanakan tugas untuk mencapai sasaran akademik yang ditetapkan secara

efektif dan bertanggung-jawab. Oleh karena itu AIMA dirancang untuk salah

satu tujuan atau lebih dari butir butir berikut:

Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu

dengan standar yang telah ditentukan;

Memeriksa keefektifan pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan;

Menemukan akar penyebab dari suatu ketidaksesuaian yang ada;

Memfasilitasi teraudit dalam penetapan langkah-langkah peningkatan

mutu;

Memfasilitasi teraudit memperbaiki sistem mutu;

Memenuhi syarat-syarat praturan/perundangan.

c. Audit Internal Mutu Akademik Program Studi ( AIMA-PS)

AIMA bagi program studi, memiliki tujuan sebagai berikut:

Untuk memastikan konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan

spesifikasi program studi, tujuan pendidikan dan kompetensi lulusan;

Untuk memastikan konsistensi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi

proses pembelajaran terhadap pencapaian kurikulum dan silabus;

Untuk memastikan kepatuhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi

proses pembelajaran terhadap manual prosedur (MP) dan instruksi kerja

(IK) program studi;


Untuk memastikan kecukupan penyediaan sarana-prasarana dan

sumberdaya pembelajaran.

d. Fungsi Audit Internal Mutu Akademik (AIMA)

Audit Internal Mutu Akademik (AIMA memiliki dua fungsi yaitu:

Fungsi akuntabilitas yang dilakukan dalam kegiatan penjaminan;

Fungsi peningkatan yang dilakukan dalam kegiatan konsultasi.

Di dalam menjalankan fungsi akuntabilitas, AIMA melaksanakan

kegiatan klarifikasi dan verifikasi yang independen dan objektif sebagai upaya

mempertahankan dan meningkatkan mutu kegiatan akademik.Kegiatan

akademik tersebut harus sesuai dengan standar mutu akademik secara tepat dan

efektif serta dilaksanakan secara bertanggung jawab. Fungsi peningkatan

dilakukan untuk membantu unit kerja yang bersangkutan agar lebih memahami

kondisinya, serta dapat mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dalam

kebijakan, praktik, dan prosedur, sehingga dapat merumuskan usaha

peningkatan mutu secara berkelanjutan.

e. Fokus AIMA

AIMA dapat dilakukan pada berbagai aras satuan pendidikan yaitu:

Audit institusi/proses akademik, difokuskan pada manajemen kepatuhan

dan dikaitkan dengan evaluasi eksternal atau akreditasi;

Audit program studi/mata kuliah/program pembelajaran, difokuskan pada

kepatuhan dan dikaitkan dengan evaluasi eksternal atau akreditasi.

f. Lingkup AIMA

Ruang lingkup AIMA dalam satu siklus dimulai dengan memfokuskan

pada kelengkapan dokumen standar mutu yang meliputi: (1) Dokumen

Akademik ( arah/kebijakan, visi-misi, standar pendidikan, penelitian, dan

pengabdian pada masyarakat, serta peraturan akademik dan (2) Dokumen

Mutu (manual mutu, manual prosedur, instruksi kerja, dokumen pendukung,

dan borang).


Ruang lingkup AIMA pada siklus ke-8 adalah pada unit

pelayanan akademik Program Studi berdasarkan Dokumen Standar BAN-PT

(lihat Penjelasan umum). Setiap Auditee akan diaudit berdasarkan

standar akreditasi prodi tersebut, untuk Prodi berakreditasi A standar 5 dan

7; berakreditasi B standar 4, 5 dan 7; berakreditasi C dan yang Belum

Terakreditasi Standar 1, 2, 3, 4, 5, 6 dan 7.

g. Sasaran atau Obyek AIMA

Sasaran atau obyek dari AIMA dapat dibedakan menjadi dua,meliputi: (1)

pihak teraudit; dan (2) obyek audit.

Tabel 1. Sasaran atau obyek AIMA

No Pihak Teraudit Obyek Teraudit

1 Para ketua, pengurus

jurusan/ prodi, dan tim

penjaminan mutu akademik

fakultas (SJMF) dan Prodi

dari masing-masing jurusan/

prodi (TPMA).

Visi, Misi, Tujuan Pendidikan,

Spesifikasi Prodi, Strategi Pelaksanaan,

Pelaksanaan Pembelajaran, Evaluasi, dan

Proses Tindakan Perbaikan terimple-

mentasi dalam SE dan Borang.

2 Dosen dan mahasiswa. GBPP, MP, IK, SOP, Sarana Prasarana,

Dokumen Pendukung, dan Borang.


II. PROSES AIMA SIKLUS KE-8

A. Tahapan Proses AIMA Siklus ke-8

Program studi mengisi AIMA Online;

Dilanjutkan desk evaluasi (DE) oleh auditor;

Hasil desk evaluasi (DE) menjadi acuan untuk visitasi program studi;

Program studi dengan akreditasi C wajib di visitasi;

Program studi dengan akreditasi B akan akan divistasi sesuai dengan

hasil DE, bila ditemukan KTB maka akan di visitasi namun bila KTS,

prodi cukup memberikan laporan perbaikan ke LP3M;

Program Studi dengan akreditasi A tidak di visitasi, tetapi bila ada

temuan prodi wajib memberikan laporan perbaikan ke LP3M.

B. Pelaksanaan Audit, meliputi:

1. Pertemuan pembukaan

Tujuan pertemuan pembukaan untuk:

memperkenalkan anggota tim auditor kepada pimpinan teraudit,

menelaah lingkup dan tujuan audit,

menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan

dalam melaksanakan audit,

menegaskan hubungan formal antara tim auditor dan teraudit

mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan,

mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan

audit,

mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas.

2. Pemeriksaan lapangan

Pengumpulan bukti:

Bukti dikumpulkan melalui wawancara, pemeriksaan dokumen,

pengamatan aktivitas dan keadaan di lokasi. Jika ada indikasi yang

mengarah kepada ketidaksesuaian dicatat, walaupun tidak tercakup


dalam daftar pengecekan dan diselidiki lebih lanjut. Hasil

wawancara harus diuji dengan mencari informasi tentang hal yang

sama dari sumber lain yang independen.

selama kegiatan audit, ketua tim auditor dapat mengubah tugas

kerja tim auditor dan rencana audit dengan persetujuan teraudit. Hal

ini diperlukan untuk menjamin pencapaian tujuan audit yang

optimal.

jika tujuan audit tidak tercapai, ketua tim auditor memberitahukan

alasannya kepada teraudit.

3. Hasil pengamatan audit

Semua hasil pengamatan audit didokumentasikan.

Tim auditor menelaah semua hasil pengamatannya untuk

menentukan adanya ketidaksesuaian yang akan dilaporkan.

Hasil pengamatan ditelaah oleh ketua tim auditor dengan pimpinan

teraudit.

Semua ketidaksesuaian dari hasil pengamatan harus disepakati oleh

ketua tim auditor dan pimpinan teraudit.

4. Pertemuan penutupan

Sebelum menyiapkan laporan audit, tim auditor mengadakan

pertemuan penutupan dengan teraudit.

Tujuan utama pertemuan ini adalah untuk menyampaikan hasil

audit. Catatan-catatan dalam pertemuan penutupan

didokumentasikan.

C. Pihak Teraudit

1) Proses melengkapi AIMA Online

Melakukan proses pengisian Dokumen AIMA siklus ke-8 secara

online (www.lp3m.unsyiah.ac.id).

Tahap 1 : mengisi identitas prodi;

Tahap 2 : melakukan uplod dokumen wajib terdiri yaitu :

http://www.lp3m.unsyiah.ac.id/


Renstra Universitas;

Statuta Universitas;

Organisasi Tata Kelola;

Renstra Fakultas;

Renstra Prodi;

Borang akreditasi(versi Terakhir);

Evaluasi diri.

Tahap 3 : mengupload dokumen mutu, terdiri dari:

Kebijakan Akademik;

Manual Akademik;

Standar Akademik;

Pedoman akademik Fak/prodi;

Spesifikasi prodi;

Kompetensi lulusan;

Legalitas terdiri dari :

SK pendirian;

SK Akreditasi.

Tahap 4 : pihak teraudit mengisi capaian KPI; dan

Tahap 5 : mengisi instrumen AIMA Siklus – 8.

2) Proses Visitasi

Menginformasikan kepada penanggung jawab unit/organisasi

kegiatan yang akan diaudit tentang tujuan dan lingkup audit;

Menunjuk staf yang bertugas mendampingi tim audit;

Menyediakan sumberdaya yang diperlukan oleh tim audit untuk

menjamin keefktifan dan keefesienan proses audit;

Membuka akses ke fasilitas dan bukti material yang diminta auditor

Melakukan kerjasama dengan auditor agar tujuan audit tercapai;

Menentukan dan berinisiatif melaksanakan tindakan koreksi

berdasarkan laporan audit.


D. Auditor

Karakteristik Auditor

Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang pernah atau sedang

menjadi tanggung jawabnya;

Memiliki pengetahuan atas topik topik yang ditugaskan ;

Mempunyai pengalaman mengenai lokasi audit.

Penugasan Tim Auditor

Masing-masing anggota tim AIMA/tim auditor mengaudit unsur

sistem mutu atau bagian fungsional yang telah ditentukan melalui

rapat tim auditor.

Tanggung jawab Ketua Tim Audit

Membuka dan menutup rapat.

Tujuan pertemuan pembukaan untuk:

memperkenalkan anggota tim auditor kepada pimpinan teraudit;

menelaah lingkup dan tujuan audit;

menyampaikan ringkasan metode dan prosedur yang digunakan

dalam melaksanakan audit;

menegaskan hubungan formal antara tim auditor dan teraudit;

mengkonfirmasikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan;

mengkonfirmasikan jadwal pertemuan-pertemuan dan penutupan

audit;

mengklarifikasi setiap rencana audit yang tidak jelas;

memimpin audit;

membuat keputusan akhir atas temuan audit;

enyerahkan laporan audit; dan

memantau tindak lanjut permintaan tindakan koreksi (PTK).


Tanggung jawab auditor

a) Mengaudit secara objektif sesuai lingkup audit;

b) Mengumpulkan dan menganalisis bukti;

c) Menjawa pertanyaan teraudit;

d) Melaksanakan tugas sesuai kode etik.

Dokumen kerja auditor

Dokumen kerja yang diperlukan untuk memfasilitasi tugas tim auditor

adalah:

Dokumen Hasil Desk evaluasi

Dokumen administrasi Audit (F-DDT, FPTK, FDHA, FDHP,

FBAP, FBASTD Instrumen wawancara dosen dan mahasiswa,

Draft laporan REK (Ringkasan Eksekutif dan Kesimpulan),

Verifikasi Tindakan Perbaikan (F-VTB), Laporan Rapat Tinjauan

Manajemen (F-LRTM), Berita Acara Closing AIMA (F-BACA).

E. Laporan Audit

1. Persiapan laporan audit

Laporan audit disiapkan dengan pengarahan ketua tim auditor

yang bertanggung jawab atas keakuratan dan kelengkapannya.

2. Isi laporan

Laporan audit berisi hasil pelaksanaan audit secara

lengkap.Laporan audit harus diberi tanggal dan ditandatangani

oleh ketua tim auditor dan pimpinan teraudit.

3. Laporan audit berisi hal-hal berikut.

Tujuan dan lingkup audit;


Rincian rencana audit, identitas anggota tim auditor dan

perwakilan teraudit, tanggal audit, dan identitas unit organisasi

teraudit;

Identitas dokumen standar yang dipakai dalam audit, antara lain:

Standar Mutu Akademik, dan Manual Mutu Akademik teraudit;

Temuan ketidaksesuaian;

Penilaian tim auditor mengenai keluasan kesesuaian teraudit

dengan standar sistem mutu yang berlaku dan dokumen terkait;

Kemampuan sistem mutu untuk mencapai tujuan yang telah

ditentukan;

Daftar distribusi laporan audit.

Distribusi laporan

Laporan audit dikirim ke kepala Pusat Audit dan Pembinaan

Akreditasi (PAUPA) LP3M Unsyiah oleh ketua tim auditor

untuk diteruskan ke klien. Laporan audit dijamin

kerahasiaannya oleh PAUPA LP3M dan klien. Jika laporan

audit tidak dapat diterbitkan sesuai jadwal yang disepakati

maka perlu disepakati jadwal baru penerbitan, dengan

menyampaikan alasan penundaan kepada PAUPA LP3M.

4. Kelengkapan Pelaksanaan Audit

Audit dinyatakan selesai dan lengkap jika laporan audit telah

diserahkan kepada SJMF dan diteruskan PAUPA LP3M.

5. Tindak Lanjut Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)

Rektor/Dekan memerintahkan teraudit untuk melakukan tindakan

koreksi. Tindakan koreksi harus diselesaikan dalam periode waktu

yang disepakati oleh pimpinan teraudit dan SJMF dan TPMA setelah

konsultasi dengan PAUPA LP3M.


III. JALUR PENGISIAN

Auditee Auditor Kepala PAUPA Ketua LP3M Rektor

Gambar 1. Alur proses AIMA siklus ke VIII

MULAI

MENGISI

DESK

EVALUASI

Menerima

jadwal DE

Sesuai

standar

peringkat

akreditasi

A, B, C, T

Menjalakan

Visitasi

Menentukan

Visitasi

HASIL

Pemeriksaan

DE Online

Submit

form

Upload

Dokomen

Mengisi

identitas prodi,

KPI dan

upload

dokumen

dalam format

Masuk

Pilih Prodi Isi

pasword:

Klik AIMA Siklus

VIII

Membuka

Website Lp3m.unsyiah.

ac.id

Pleno Hasil

DES

Menerima

laporan Audit

dan

rekomendasi

Menerima

dan

menyerahkan

laporan

Menyetujui

visitasi

Laporan

sementara

hasil audit

Menerima

Berkas Hasil

Audit

Menentukan

Visitasi

Pleno hasil

DE

Menerima

Jadwal DE

Jadwal Visitasi

Menerima

Laporan

Hasil Audit

Laporan final

HASIL

Laporan

Hasil Audit


VI. PENJELASAN UMUM

Definisi :

1. PAUPA LP3M adalah singkatan dari Pusat Audit dan Pembinaan

Akreditasi Lembaga Pengembangan Pendidikan dan Penjaminan

Mutu;

2. Sistem Mutu adalah sistem yang mencakup struktur organisasi,

tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk

melaksanakan manajemen mutu;

3. Standar akademik UNSYIAH merupakan pernyataan untuk

mengarahkan penyusunan rencana dan pelaksanaan kegiatan

akademik lembaga dan sivitas akademika dalam lingkungan

UNSYIAH;

4. Renstra Unsyiah adalah Rencana Strategis disusun dan disepakati

oleh jajaran manajemen Universitasi dan menjadi panduan dalam

menjalankan visi dan misi univeritas. Renstra mencakup strategi

pencapaian, tujuan serta indikator keberhasilan yang digunakan

sebagai standar penilaian keberhasilan dari proses yang

dijalankan dengan mempertimbangkan dengan cermat nilai dasar,

kondisi internal dan eksternal regional dan internasional. Renstra

dibuat dalam kurun waktu 5 tahun.

5. Renstra Fakultas

Renstra Fakultas dikembangkan berdasarkan Rencana Strategis

Universitas Syiah Kuala yang meliputi visi universitas yang

merupakan kristalisasi cita-cita dan komitmen bersama tentang

kondisi ideal masa depan yang akan dicapai dengan

mempertimbangkan kapabilitas dan potensi yang dimiliki,

permasalahan/kendala yang dihadapi dan berbagai faktor yang

disebabkan oleh perubahan lingkungan baik internal maupun

eksternal yang sedang dan akan berlangsung.

6. Renstra Prodi /Rencana Pengembangan Prodi

Renstra prodi dikembangkan berdasarkan Rencana Strategis

Universitas Syiah Kuala dan Fakultas yang meliputi visi universitas

yang merupakan kristalisasi cita-cita dan komitmen bersama

tentang kondisi ideal masa depan yang akan dicapai dengan

mempertimbangkan kapabilitas dan potensi yang dimiliki,


permasalahan/kendala yang dihadapi dan berbagai faktor yang

disebabkan oleh perubahan lingkungan baik internal maupun

eksternal yang sedang dan akan berlangsung.

7. Rencana Operasional (operational planning) atau planning of

action (POA) adalah rencana yang memberikan rincian tentang

bagaimana rencana strategis itu akan dilaksanakan. Rencana

operasional merupakan rincian rencana yang lebih operasional dan

merupakan rencana jangka pendek.

8. Dokumen Mutu SJMF (Kebijakan, Standar, Manual Mutu)

Satuan penjaminan mutu Fakultas (SJMF) berkedudukan di Fakultas

dan merupakan unit fungsional akademik di fakultas yang

merupakan mitra kerja pimpinan fakultas dan prodi dalam

pelaksanaan penjaminan mutu fakultas. SJMF harus mempunyai

dokumen mutu. Dokumen mutu SJMF mencakup Kebijakan

Akademik, Standar akademik, manual prosedur inplementasi

Penjaminan mutu akademik internal di tingkat fakultas.

9. Akreditasi adalah pengakuan terhadap program studi yang

menunjukkan bahwa program studi tersebut dalam melaksanakan

program pendidikan dan mutu lulusan yang dihasilkannya, telah

memenuhi standar yang ditetapkan oleh Badan Akreditasi Nasional

Perguruan Tinggi (BAN-PT). Penetapan akreditasi oleh BAN-PT

dilakukan dengan menilai proses dan kinerja serta keterkaitan antara

tujuan, masukan, proses dan keluaran suatu perguruan tinggi atau

program studi, yang merupakan tanggung jawab perguruan tinggi

atau program studi masing-masing.

10. Program studi adalah program pembelajaran di fakultas yang

ruang lingkupnya berpedoman pada struktur dan substansi suatu

kurikulum dan ditujukan untuk menghasilkan lulusan dengan

kompetensi yang menguasai IPTEKS, keterampilan dan sikap yang

sesuai dengan sasaran kurikulum.

11. Laporan KPI atau Key Performance Indikator merupakan

matriks kegiatan proses akademik yang digunakan untuk

mengukur performa kinerjanya dan mengukur terlaksananya visi

dan misi fakultas/prodi. Matriks memiliki indikator yaitu : (1)

Memiliki target, yakni target apa yang hendak dicapai serta waktu

yang diperkukan untuk meraih target tersebut (2) Berorientasi


pada outcome, tidak hanya sekedar output (hasil dari proses),

tetapi outcome berpengaruh secara signifikan.(3) Memiliki nilai

threshold (ambang batas), yakni untuk membedakan antara nilai

target dengan nilai aktual.

12. SE (Evaluasi diri) Prodi

Evaluasi-diri merupakan salah satu kegiatan utama dalam sektor

pendidikan tinggi. Evaluasi adalah awal suatu proses

pengembangan dan penjaminan mutu (quality assurance).

Pimpinan program studi dan para pejabat perguruan tinggi dapat

menggunakan hasil evaluasi-diri tersebut sebagai bahan untuk

mengisi borang atau menyusun portofolio akreditasi secara baik,

kemudian menyajikannya sebagai salah satu bukti kebenaran isi

borang atau portofolio pada saat asesmen lapangan yang dilakukan

oleh BAN-PT.

13. Borang adalah instrumen akreditasi yang berupa formulir yang

berisikan data dan informasi yang digunakan untuk mengevaluasi

dan menilai mutu suatu program studi atau institusi perguruan

tinggi.

14. Dokumen mutu pada tingkat Universitas ( kebijakan akademik,

standar akademik, peraturan akademik, manual mutu kademik,

manual prosedur implemntasi SPMA), Renstra dan statuta),

tingkat Fakultas ( kebijakan akademik, standar akademik,

peraturan akademik, manual mutu kademik, manual prosedur

implemntasi SPMA), Renstra dan statuta, Evaluasi Diri dan

Borang), tingkat Prodi ( Manual prosedur, Instruksi kerja,

spesifikasi prodi, kompetensi lulusan, Renstra dan statuta, Evaluasi

Diri dan Borang).

15. SJMF dan TPMA

Satuan jaminan mutu Fakultas (SJMF) berkedudukan di Fakultas

dan Tim Penjamin Mutu Akademik (TPMA) berkedudukan di

Prodi merupakan satuan fungsional yang diangkat berdasarkan

surat keputusan (SK) pengangkatan oleh Rektor dan diberi

tugas untuk mengembangkan sistem Penjaminan Mutu Internal.

Adanya SK SJMF/TPMA membuktikan bahwa telah

terimplementasinya sistem Penjaminan Mutu di tingkat

Fakultas/Prodi.


16. F-DDT merupakan singkatan dari form diskripsi daftar temuan,

yang digunakan untuk mencatat kondisi teraudit.

17. F-PTK adalah Form Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)

memberikan penjelasan mengenai pengusulan tindakan koreksi

atas ketidaksesuaian yang dijumpai dan menjamin bahwa

tindakan koreksi ditinjau efektivitas penerapannya, serta untuk

memastikan penyebab dari ketidaksesuaian tersebut dapat

dideteksi dan dihindari agar hal tersebut tidak terjadi lagi di

masa mendatang. PTK AIMA Siklus VIII adalah hasil audit pada

pada tahun 2016.

18. F-DHA, merupakan singkatan dari form Daftar hadir Auditor

yang digunakan sebagai bukti kehadiran auditor pada saat

mengaudit.

19. F-DHP, merupakan singkatan dari form Daftar Hadir Peserta

yang digunakan sebagai bukti kehadiran peserta pada saat

mengaudit.

20. F-BAP merupakam singkatan dari Form Berita Acara

Pelaksanaan yaitu form Naskah Dinas yang berisi pernyataan

yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peritiwa,

perubahan status dan lain lain bagi suatu permasalahan. Berita

Acara ditanda tangani oleh pihak pihak hyang terlibat di

dalamnya.

21. F-BASTD merupakan singkatan dari Form Berita Acara Serah

Terima Naskah Dinas yang berisi pernyataan telah dilakukan

serah terima dokumen pelaksanaan AIMA Siklus 8, antara Ketua

Tim Auditor kepada PAUPA LP3M.

22. Draft Laporan REK merupakan singkatan dari Ringkasan

eksekutif dan kesimpulan yang digunakan oleh ketua auditor

untuk memudahkan didalam pembuatan laporan.

23. F-VTB merupakan form verifikasi Tindakan perbaikan. Form ini

digunakan untuk memverifikasi hasil AIMA di siklus ke-7. Form

ini diisi setelah membuat F-LRTM dan menjadi tanggung jawab

SJMF bersama TPMA.

24. F-LRTM merupakan singkatan dari Laporan Rapat Tinjauan

Manajemen yang isinya merupakan tindak lanjut dari PTK hasi


dari di siklus ke 7 dan menjadi tanggung jawab SJMF bersama

TPMA.

25. F-BACA merupakan singkatan dari Form Berita Acara Closing

AIMA yaitu Form Serah Terima Naskah Dinas yang berisi

pernyataan Prodi, telah dilakukan serah terima dokumen Tindak

lanjut Temuan AIMA meliputi F-BAP, F-PTK, F-VTB dan F–

RTM. F-BACA diserahkan SJMF dan TPMA kepada Ketua

LP3M dan ditanda tangani oleh Pimpinan auditi dan ketua LP3M.

26. Auditor adalah orang yang mempunyai kualifikasi untuk

melakukan audit.

27. Auditee adalah organisasi yang teraudit/diaudit.

28. Penjaminan mutu eksternal adalah penjaminan mutu yang di

lakukan oleh badan akreditasi seperti BAN-PT atau lembaga lain

dengan cara yang ditetapkan oleh lembaga akreditasi yang

melakukan.


Daftar Pustaka

1. Anonimus. 2006. Panduan Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu

Perguruan Tinggi (SPM-PT) bidang akademik. Direktorat Jenderal

Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional, Jakarta.

2. Suhendrayatna dan Yaman A. 2011. Standar Audit Internal Mutu

Akademik (AIMA) Universitas Syiah Kuala. Badan Penjaminan Mutu

(BJM) Universitas Syiah Kuala, Banda Aceh.

3. Suhendrayatna dan Yaman A. 2011. Manual Audit Internal Mutu

Akademik (AIMA) Universitas Syiah Kuala. Badan Penjaminan Mutu

(BJM) Universitas Syiah Kuala, Banda Aceh.

download panduan pelaksanaan aima

Documents