Dokumentuthenting og konvertering(for dummies)

med fokus på Forum Winsak og Unique-suiten

v/Tormod Engebu, IKAVA

KDRS 13. november 2013

Problemstilling

• Relativt ny i jobben – (så «for dummies» gjelder mest meg selv..)

• Overtok et u-/an-tall java-kodesnutter fra tidligere ansatt (Lars Eivind)

• Ikke så fryktelig java-interessert, så har arbeidet med å få noe av dette over på .net-plattformen.

Problemstilling

• Hadde mange Forum Winsak liggende med dokumenter i word-format.

• Etter en gjennomgang i forkant av et møte med en kommune viste det seg at disse dokumentene ikke var bra i det hele tatt.

Problemstilling• Dokumentene var riktignok konvertert

til PDF/PDFA, men innholdet var i mange tilfeller mangelfull.

• Fant flere dokumenter som var delvise dvs. manglet saksinnstillinger og andre såkalte subdokumenter.

• Fant flere dokumenter hvor det egentlige dokumentet var byttet ut med mottaker-listen for fletting. (Logikkfeil i tidligere konverteringsrutiner)

• Ved åpning av slike dokumenter i word var det mulig å gjøre en manuell jobb for å få hentet inn subdokumenter etc.

Illustrasjon 2 er fjernet av hensyn til personvern

Problemstilling

Svaret : (Som i stort sett alle tilfeller med mye manuelt arbeide)

AUTOMATISERING

Valg før implementering

• Valg av tekstbehandler– Kunne gått open source med LibreOffice e.l. men valgte

å automere MS Word, da dokumentene er produsert i MS Word, og da får mest mulig korrekt formattering.

– MS Word eksporterer til PDFA.• Jada.. Vet at PDFA-konsortiumet river seg litt i håret over

denne versjonen.. Men vi kommer ingen vei hvis vi skal produsere 100% korrekte filer til enhver tid..

• Alternativt velge å lagre som PDF, og senere bruke en mer korrekt converter..

Første forsøk

• Rundt 30-40% av dokumentene ble konvertert.• Grunner til feil:– Passord på filer, evt. feil eller manglende passord.– Deldokumenter i forskjellige mapper. – UNC-paths til deldokumenter (en eller annen server i

vertskommunen). Dvs. dokumentene finnes i avleveringen, men i feil mappe. Word tillater ikke endringer i mapping av deldokumenter.

– Dokumenter er låst av bruker (må åpnes read-only)– Deldokument mangler..

Forenklet arbeidsflyt for Forum Winsak dokumenter

Åpne fil

Finn passord i databasen

Passord?

Åpne fil

Nei

Ja

Ekspander subdokumenter

Masterdok?

Ja

Nei

Foreta utskriftsfletting

Flettefelt?

Ja

Nei

Lagre som PDF/PDFA

Resultatet etter mye tweaking

• PDF-filer blir produsert for nesten alle dokumenter.

• Noen passord mangler i databasen, og derfor kan ikke word-filene åpnes. (Råtne data i databasen)

• Noen filer er ødelagt (lar seg ikke åpne)

Illustrasjon fjernet av hensyn til personvern

Fortsatt utfordringer

• Bildet som logoer etc. er ikke alltid en del av malen.

• Noe formattering går tapt.

Tips

• Håndtering av feil plasserte deldokumenter (dvs. unc-path til dokument)

• Win XP -> Vanskelig. Måtte sette opp en maskin i nettet med samme navn som server. For eksempel ADMSERVER og lage et admin-share på denne hvor kopi av dokumentene ble kopiert inn. //ADMSERVER/FWSDOK$/….

• Win 7 -> Enklere å få til :

Opprette en «virtuell» server på nettet

Opprette en «virtuell» server på nettet

• Deretter er trengs det en restart.

• Det skal nå være mulig å nå \\servernavn\ på nettet (egen maskin / localhost vises..)

• Opprette et admin share for eksempel d:\fwsdok og kalle det fwsdok$

Unique

• Et antall systemer som har en liknende databasestruktur. (nesten..)

• Lagrer dokumenter i databasen i en tabell med navn *uqwidetab

• Tabellen har maksstørrelse på datafeltene, noe som betyr at store dokumenter er «span»’et ut over flere rader i tabellen. Identifisert med lik id, og et løpenummer.

Illustrasjon fjernet av hensyn til personvern

Problemstilling

• Identifisere dokument-bolkene, hente de ut, sy de sammen, og lagre til et fornuftig format.

• Flere filformater representert.– Notis WP– Ren tekst– RTF– PDF– Flere(?)

Forenklet arbeidsflyt for Unique dokumenter

Åpne database og finn quwidetab-

tabell

Les neste rad

Flere rader med samme

id

Sjekk innhold

Nei

Ja

Lagre

Ja

Les rad i database

Format kjent?

Foreta filforberedelser før

lagring

Nei, velge filformat .txt

Resultatet etter mye tweaking

• Alle dokumenter i databasen eksporteres til enten riktig format (rtf, pdf, word)

• Ukjente formater eksporteres til .txt. (Gjelder også Notis WP.

demo