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Lezione 2

Il processo di gestione documentale

Note di progettazione

Il presente documento riporta la sceneggiatura per la realizzazione del prodotto multimediale.

Le slide del PPT mostrano le immagini e i testi che saranno visualizzati nelle schermate a video.Nella sezione note, invece, è riportata la traccia audio che sarà registrata dallo speaker.

Sulle slide è presente inoltre una numerazione progressiva (quadratini in arancio) per indicare l’ordine di visualizzazione degli elementi (in sincronia con audio).

Questi simboli, insieme alle eventuali box verdi, esterne alla slide, consentono il “dialogo” nel team di sviluppo, tra le diverse figure professionali coinvolte (microprogettista, esperto di contenuto, grafici, sviluppatori).

Le indicazioni relative alle illustrazioni sono riportate all’interno di box tratteggiate oppure sono inserite delle immagini a puro scopo rappresentativo. Tutto il materiale grafico, infatti, sarà realizzato ex novo.

Importante: la corrispondenza con le pagine del corso (in formato swf) è definita dalla box celeteste in alto a destra. Ad esempio, la slide 3 corrisponde alla pagina 1 della lezione multimediale.

Presentazione1

Processo di gestione dei documenti

elemento imprescindibile del sistema documentario aziendale

Come si caratterizza questo processo in INAIL?Quali fasi prevede?

Quali sono le figure che lo rendono possibile?

Nelle prossime pagine risponderemo a queste domande:• descrivendo le fasi di Protocollazione,Classificazione, Fascicolazione, Smistamento e Assegnazione;• individuando gli attori implicati nel processo.

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Finalità di un processo di gestione dei documenti2

Sistema documentario

Processo di gestione dei documenti

• Produzione• Acquisizione• Accertamento autenticità• Assegnazione• Trasmissione• Conservazione• Reperimento

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Come è organizzato questo processo in INAIL?

Processo di gestione documentale in INAIL 3

INAIL DPR 445/2000 1

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Il processo di gestione documentale si svolge all’interno delle

Gestiscono i piani di classificazione e archiviazione dei documenti aziendali

Aree Organizzative Omogenee (AOO)

Ufficio per la Tenuta del protocollo (UTP)

Unica porta di accesso e uscita formale dei documenti “da” e “per” l’AOO

Ufficio operativo

Fai clic sul testo attivo per ottenere maggiori informazioni

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Fasi del processo di gestione dei documenti

I documenti fanno un lunghissimo viaggio prima di arrivare nelle tue mani

Nelle prossime pagine analizzeremo ciascuna di queste fasi di gestione dei documenti

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Fase di protocollazione5

Prima fase significativa per i documenti in entrata

PROTOCOLLAZIONE

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Permette di:• identificarne la data di produzione• accertarne l‘autenticità

Impedisce di:• manipolarli • sostituirli

Fai clic sul testo attivo per ottenere maggiori informazioni

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Informazioni per la registrazione del protocollo6

Quali informazioni devono essere memorizzate durante la registrazione del protocollo?

Numero di protocollo Data di registrazione

Mittente e destinatario

Oggetto

Data e protocollo documento ricevuto

Impronta documento informatico

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Fase di classificazione7

CLASSIFICAZIONE

Protocollazione Classificazione1

Il documento viene riconosciuto come appartenente a una specifica tipologia e inserito nel sistema

Gli viene attribuito un indice univoco in base ai piani di classificazione per:

• identificarne il trattamento• poterlo associare a unità archivistica

Rappresenta l’organizzazione fisica e logica di tutti i documenti

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Fai clic sul testo attivo per ottenere maggiori informazioni

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Fase di fascicolazione8

FASCICOLAZIONE

Classificazione Fascicolazione

Cosa comporta?

Permette di individuare la posizione di un documento all’interno di un archivio

Come l’archivio cartaceo, anche l’archivio informatico prevede un sistema gerarchico a più livelli del tipo:

• Metafascicolo• Fascicolo• Sottofascicolo

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Fai clic sul testo attivo per ottenere maggiori informazioni

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Fase di smistamento9

SMISTAMENTO

Lo smistamento insieme all’assegnazione costituisce la seconda fase logica

• È una funzione in carico alle risorse dell’UTP

• Consente di smistare i documenti verificatiagli Uffici competenti

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Fase di assegnazione10

ASSEGNAZIONE1

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Permette di:• assegnare i documenti smistati dall’UTP ai

collaboratori dell’Ufficio• identificare i soggetti responsabili dei

procedimenti

Smistamento Assegnazione

Funzione accessibile solo ai Dirigenti e Vicari dei singoli Uffici

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Adesso tocca a te!11

1 Associa a ciascuna fase la corrispondente funzione o caratteristica.

Trascina ciascuna definizione accanto alla relativa tipologia di documento

Fasi del processo

1. Protocollazione

2. Classificazione

3. Fascicolazione

4. Smistamento

5. Assegnazione

Funzione/Caratteristica

a. Individua la posizione di un documento all’interno di un archivio

b. Identifica i responsabili del procedimento

c. Identifica la data di produzione di un documento

d. Rappresenta l’organizzazione fisica e logica di tutti i documenti

e. È una funzione in carico alle risorse dell’UTP

Attori e utenti del sistema 12

Processo di gestione

Utente/Cliente esterno Responsabile AOO

Responsabile del procedimento

Gruppo di lavoro UTP

Ufficio incaricato

Fai clic sui testi attivi per ottenere maggiori informazioni

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Sintesi concettuale13

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