DOCUMENTAŢIA PENTRU OFERTANTI PENTRU ACHIZITIA DE SERVICII DE CAZARE, CATERING SI ORGANIZARE

SEMINARII

Cod CPV – 55110000-4, 55520000-1, 79951000-5 Achizitor Fundatia pentru Dezvoltarea Societatii Civile Titlul proiectului Prometeus – promovarea economiei sociale in

Romania prin cercetare, educatie, formare profesionala la standarde europene Serviciile sunt sustinute prin contributia financiara si a altor proiecte

Nr. contract de finantare POSDRU/84/6.1./S / 57676 Alte proiecte de finantare

Calitatea achizitorului în cadrul proiectului

Beneficiar

Intocmit Aprobat Octavian Rusu Consilier juridic

Viorelia Avram Manager proiect

I. INFORMATII GENERALE I.1. Achizitor Denumire: Fundatia pentru Dezvoltarea Societatii Civile Adresa: Str. Orzari nr.86A, Sector 2, Bucuresti Persoana de contact: Octavian Rusu Telefon:+4 021 310080; E-mail: octavian.rusu@fdsc.ro Fax: +4 021 3100181 Adresa de internet: www.fdsc.ro I.2. Informatii privind depunerea ofertei : Termen limita de depunere a ofertei: 17.08.2011 ora 16.00 Sesiunea de deschidere a ofertelor: 18.08.2011 ora 10.00 Adresa unde se primesc ofertele: Str. Orzari nr.86A, Sector 2, Bucuresti. Orice ofertă primită după termenul limită de depunere a ofertelor stabilită in documentaţia pentru ofertanţi sau la o altă adresă decat cea indicată mai sus nu va fi evaluată de achizitor. Date limita de primire a solicitarilor de clarificari: 11.08.2011 ora 16.00 Data limita de transmitere a raspunsului la clarificari: 12.08.2011 ora 16.00 II. OBIECTUL CONTRACTULUI DE ACHIZITIE II.1. Descriere II.1.a. Denumirea contractului de achizitie: Contract de achizitie Servicii de cazare, catering si organizare seminarii II.1.b. Descrierea serviciilor ce vor fi achiziţionate: Achizitia de servicii de cazare, catering si organizare seminarii pentru buna organizare a unui numar de 10 evenimente – ONG Fest – targul economiei sociale II.1.c. Tipul contractului de achizitie si locatia

Lucrări Produse Servicii Execuţie Cumpărare 2A Proiectare si execuţie Leasing 2B X

Alte modalitati Inchiriere

Cumpărare in rate

Principalul loc de prestare: Bucuresti, Iasi, Bacau, Miercurea-Ciuc, Sibiu, Cluj, Oradea, Timisoara, Craiova si Constanta II.2. Procedura se finalizeaza prin : Contract de achiziţie publică: DA …….. Încheierea unui acord cadru: NU II.3. Durata contractului de achiziţie: 3 luni

II.4. Divizare pe loturi: NU II.5. Oferte alternative sunt acceptate: NU

III. CERINŢE MINIME DE CALIFICARE ŞI SELECŢIE III.1. Situaţia personală a ofertantului Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art. 180 din OUG 34/2006 Solicitat Nesolicitat

Cerinţă obligatorie: Prezentarea Declaratiei privind eligibilitatea, in original Încadrarea în situaţia prevăzută la art. 180 din Ordonanţa de urgenţă nr. 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare atrage excluderea ofertantului din procedura aplicată pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.

Declaraţie privind neîncadrarea în prevederile art. 181 din OUG nr. 34/2006 Solicitat Nesolicitat

Cerinţă obligatorie: Prezentarea Declaratiei privind situaţia personală a operatorului economic, in original, În situaţia în care din documentele solicitate reiese că ofertantul se află într-una din situaţiile prevăzute de art. 181 din OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare, acesta va fi exclus de la procedura pentru atribuirea contractului de achiziţie publică.

Certificat de atestare fiscala eliberata de DGFP Solicitat Nesolicitat

Certificat privind plata taxelor si impozitelor locale Solicitat Nesolicitat

III.2. Capacitatea de exercitare a activităţii profesionale În situaţia în care din documentele solicitate reiese că ofertantul nu îşi poate exercita activitatea, sau documentele nu sunt în termenul de valabilitate, nu sunt prezentate în forma solicitată sau lipsesc, acesta va fi exclus de la procedura pentru atribuirea contractului. Persoane juridice/fizice române

Cerinţă obligatorie: Operatorul economic (lider, asociat) trebuie să

prezinte Certificatul de înregistrare (C.U.I.) eliberat de Oficiul Registrului Comerţului de pe lângă Tribunalul Teritorial, în copie certificata „conform cu originalul” Autorizare din partea autoritatilor abilitate care sa dovedeasca faptul ca pot desfasura/intermedia serviciile mentionate in prezentul caiet de sarcini.

Persoane juridice /fizice străine Cerinţă obligatorie: Ofertantul trebuie sa depună documente care dovedesc o formă de înregistrare / atestare ori apartenenţă din punct de vedere profesional, în conformitate cu prevederile legale din ţara în care ofertantul este rezident. Documentele emise in alta limba vor fi însoţite de o traducere legalizată în limba română, in original.

III.3. Situatia economico financiara Declaratie privind media cifrei de afaceri pe ultimii 3 ani. Solicitat Nesolicitat

Cerinta obligatorie: Operatorul economic (lider, asociat) trebuie să completeze formularul Informatii generale. Media Profitului pe ultimii 3 ani trebuie sa fie pozitiv. Media cifrei de afaceri pentru ultimii 3 ani treuie sa fie cel putin egala cu valoarea ofertei.

Bilanţul contabil pentru ultimii 3 ani Solicitat Nesolicitat

III.4. Capacitatea tehnica sau profesionala Listă a principalelor contracte similare prestate în ultimii 3 ani Solicitat Nesolicitat

Informatii privind subcontractantii Solicitat Nesolicitat

III.5. Alte informatii Standarde de asigurare a calitatii Solicitat Nesolicitat

Acceptarea condiţiilor contractuale Solicitat Nesolicitat

Garanţia de buna execuţie a contractului Solicitat Nesolicitat

Ajustarea preţului contractului

Avand in vedere faptul ca locatiile pentru organizarea celor 10 evenimente nu sunt in totalitate definitivate, iar numarul participantilor nu se cunoaste pretul contractului se poate modifica si prezentam urmatoarele modalitati de ajustare a pretului: Servicii de cazare: - Oferta financiara se va formula pentru

numarul minim de participant garantat de Achizitor.

- In cazul cresterii numarului de participanti, cu mai putin de 20%, ofertantul va trebui sa asigure cazarea la acelasi pret unitar ofertat in cadrul aceluiasi hotel sau un alt hotel.

- In cazul cresterii numarului de participanti, cu mai mult de 20%, Ofertantul va prezenta 3 oferte de hoteluri din care Achizitorul va urma sa aleaga in functie de conditiile de cazare (20%), distanta (30%) si pret (50%)

Servicii de catering: - Oferta financiara se va formula pentru

numarul minim de participanti garantat de Achizitor.

- In cazul cresterii numarului de participanti, Ofertantul va trebui sa asigure servicii de catering la acelasi pret unitar ofertat.

Servicii de organizare seminarii: - In cazul modificarii locatiei de organizare a

evenimentului si daca acest lucru a fost anuntat cu cel putin 20 zile inainte, Ofertantul va trebui sa asigure spatii de organizare a seminariilor la acelasi pret

- In cazul modificarii locatiei de organizare a evenimentului cu mai putin de 20 zile inainte de data planificata, Ofertantul va

trebui sa propuna 3 alternative de organizare a evenimentului si oferte de pret din care Achizitorul va urma sa aleaga in functie de conditiile de organizare (20%), distanta (30%) si pret (50%)

IV. INFORMAŢII DETALIATE ŞI COMPLETE CU PRIVIRE LA CRITERIUL

APLICAT PENTRU STABILIREA OFERTEI CÂŞTIGĂTOARE Procedura aplicata pentru atribuirea contractului de prestari servicii: Procedura competitiva, desfasurată conform instructiunii AMPOSDRU nr.26 din 31.08.2010, privind efectuarea achizitiilor publice necesare implementarii proiectelor finantate prin POSDRU 2007 – 2013. Criteriul de evaluare este: Pretul cel mai scăzut Oferta cea mai avantajoasa din punct de vedere tehnico – economic Observaţie: În cazul în care două sau mai multe oferte conţin, în cadrul propunerii financiare, acelaşi preţ minim, atunci în vederea atribuirii contractului de achiziţie publică se va solicita respectivilor ofertanţi, pentru departajare, o nouă propunere financiară în plic închis, caz în care contractul va fi atribuit ofertantului a cărui nouă propunere financiară are preţul cel mai scăzut. În situaţia în care egalitatea persistă, preşedintele comisiei de evaluare va identifica dintre participanţii care au formulat ofertele aflate la egalitate, pe cel care s-a înscris primul la procedură, desemnându-l câştigătorul procedurii. V. PREZENTAREA OFERTEI prin scrisoare recomandată cu confirmare de primire (serviciu poştal) către Achizitor. livrate personal la sediul Achizitorului Documentatiile depuse prin alte mijloace decât cele menţionate anterior sau dupa termenul limita de depunere a ofertelor nu vor fi luate în considerare. Oferta se va înregistra de catre Achizitor cu număr de intrare, dată, şi ora primirii insotita de Scrisoare de inaintare conform modelului furnizat. V.1. Limba de redactare a ofertei limba romana V.2. Moneda în care este exprimat preţul contractului

RON fara TVA.

V.3. Perioada minimă de 15 de zile de la termenul de depunere a

valabilitate a ofertei ofertelor

V.4. Garantie de participare la procedura de achizitie Solicitat Nesolicitat

V.5. Modul efectiv de prezentare a ofertei

Ofertantul trebuie sa prezinte un exemplar al ofertei in original. Ordinea ofertei va trebui să fie după cum urmează: 1. Documentatia de calificare; 2. Propunerea tehnică 3. Propunerea financiară Ofertantul va depune un opis al tuturor documentelor prezentate. Plicul exterior va fi netransparent, sigilat si va avea inscrisa: • Denumirea operatorului • Mentiunea ”Participare la procedura de

achizitie publica pentru Servicii de cazare, catering si organizare seminarii”

• Mentiunea A NU SE DESFACE PANA LA DATA DE 18.08.2011 ora 10.00

V.6. Continutul documentelor de calificare si selectie

Cerinte minime de calificare si selectie conform Pct III.

V.7. Continutul propunerii tehnice Propunerea tehnica trebuie să reflecte asumarea de către ofertant a tuturor cerinţelor prevăzute în Caietul de sarcini. Neabordarea in propunerea tehnica a tuturor aspectelor mentionate in Caietul de Sarcini sau neprezentarea atrage dupa sine incadrarea propunerii tehnice ca fiind neconforma Pentru fiecare locatie in parte va trebui sa se prezinte: - Denumirea si adresa hotelului, conditiile de

cazare,capacitatea acestuia, precum si fotografii care sa ateste verificitatea informatiilor prezentate.

- Locatia salilor pentru seminarii si o scurta descriere a dotarilor oferite care sa demonstreze indeplinirea conditiilor din caietul de sarcini, precum si fotografii care sa ateste verificitatea informatiilor prezentate.

V.8. Continutul propunerii financiare

Prezentarea Formularul de oferta financiara, in original, semnat de reprezentantul legal al operatorului economic şi ştampilat. Se va formula o oferta centralizata pentru intreg contractul si detaliere pentru serviciile ofertate conform Anexei la Oferta financiara cu precizarea preturilor unitare.

V.9. Alte instrucţiuni de prezentare a documentatiei de participare

Orice ştersătură, adăugare, interliniere sau scris peste documentatie sunt valide doar dacă sunt vizate de către persoana/persoanele autorizată/autorizate să semneze oferta. Documentatia de participare la procedura se primeste de Achizitor doar daca este intacta si sigilata si se păstrează de aceasta, până la data si ora deschiderii procedurii.

V.10. Posibilitatea retragerii sau modificării ofertei

Orice ofertant are dreptul de a-si modifica sau a-si retrage oferta numai inainte de data limita stabilita pentru depunerea ofertelor si numai printr-o solicitare scrisa in acest sens. In cazul in care ofertantul doreste sa opereze modificari in oferta deja depusa, acesta are obligatia de a asigura primirea si inregistrarea modificarilor respective de catre Achizitor pana la data limita pentru depunerea ofertelor.

Ofertantul nu are dreptul de a-si retrage sau a-si modifica oferta dupa expirarea datei limita pentru depunerea ofertelor, sub sanctiunea excluderii acestuia din procedură Ofertele depuse la o alta adresa a Achizitorului decat cea stabilita in anuntul de participare ori primite de catre Achizitor dupa expirarea datei limita pentru depunerea ofertelor vor fi tinute nedeschise de catre Achizitor.

V.11. Informaţii referitoare la termenele de prestare a serviciilor

Serviciile vor fi prestate conform datelor mentionate in Caietul de Sarcini.

V.12. Modalităţi de contestare a deciziei achizitorului de atribuire a contractului de achiziţie şi de soluţionare a contestaţiei

Decizia de atribuire a contractului de achiziţie va putea fi contestată în termen de 3 zile de la data primirii acesteia în scris. Orice discrepanta intre prevederile caietului de sarcini si modelul de documente si formulare atasate prezentei documentatii de atribuire, prevederile mentionate in caietul de sarcini primeaza. Formularele sunt modele orientative pentru a ghida aplicantii in formularea ofertei. Contestaţia va fi adresată Achizitorului şi va fi soluţionată în termen de maximum 3 zile de la data primirii. Contestatia depusa peste acest termen va fi respinsa ca tardiva. Contestatia depusa inainte de comunicarea deciziei de atribuire a contractului de achizitie publica va fi respinsa ca prematura. Contestatia trebuie insotita de toate inscrisurile pe care se intemeiaza. Contestatiile neinsotite de documente suport vor fi respinse ca neintemeiate. Contestatia depusa la achizitor se solutioneaza de catre o comisie desemnata in acest sens de

catre reprezentantul legal al Achizitorului. Comisia de solutionare a contestatiei va putea respinge contestatia ca neintemeiata, nefondata, tardiva, prematura ori o va putea admite, caz in care procedura de achizitie se va anula sau urmand a fi reluata sau se va relua procesul de evaluare dupa caz. În cazul în care ofertantul este nemulţumit de soluţia dată contestaţiei sale, poate formula acţiune la instanta de judecata competenta în termen de 3 zile de la primirea soluţiei, cu obligaţia notificării achizitorului, în interiorul aceluiaşi termen.

V.13. Clauzele contractuale obligatorii, inclusive condiţiile de actualizare/ modificare a preţului contractului de achiziţie

CAIET DE SARCINI Servicii turistice, catering si organizare seminarii in vederea desfasurarii evenimentului ONGFest – Targul economiei sociale, in urmatoarele 10 orase: Bucuresti, Iasi, Bacau, Miercurea-Ciuc, Sibiu, Cluj, Oradea, Timisoara, Craiova si Constanta. Locatiile in care se vor desfasura evenimentul in fiecare din cele 10 orase sunt urmatoarele: Nr crt

Oras Locatia de desfasurare

1. Bucuresti Parc Al. Ioan Cuza (IOR), intrarea dinspre Statuia Al. Ioan Cuza

2. Bacau Pta Casei de Cultura 3. Iasi Bd. Stefan cel Mare si Sfant 4. Miercurea-Ciuc Piata Libertatii 5. Sibiu Piata Mica 6. Cluj Piata Muzeului 7. Timisoara Piata Unirii 8. Craiova Piata Prefecturii (Pta. Mihai Viteazu) 9. Constanta Parcarea City Park 10. Oradea Parcarea Independentei

I. Servicii solicitate

1. Cazare

Se solicita servicii de cazare in hoteluri clasificate de 2* si 3*, astfel: 1.1. Bucuresti

Hotel 2 - 3* (stele) Numar de persoane: 96 persoane- cazare in camere twin (cu doua paturi) Cazarea poate fi asigurata in unul sau mai multe hoteluri, dar nu mai mult de 3. Numar de nopti de cazare: 3 nopti cu intrare in data de 08.09.2011 si iesire in data de 11.09.2011; Servicii incluse: mic dejun

Hotelul trebuie sa fie pozitionat la maxim 5 km de zona Parc Al. Ioan Cuza (IOR), intrarea dinspre Statuia Al. Ioan Cuza, in zona cu acces direct la mijloacele de transport in comun.

1.2. Iasi, Bacau, Miercurea-Ciuc, Sibiu, Cluj, , Timisoara, Craiova si Constanta (8 orase)

Hotel 3* (stele) Numar de orase: 8 (Iasi, Bacau, Miercurea-Ciuc, Sibiu, Cluj, , Timisoara, Craiova si Constanta) Cazarea va fi asigurata in camere twin (cu doua paturi) Cazarea poate fi asigurata in 1 sau maxim 2 hoteluri. Numar de persoane cazate: conform tabelului de mai jos Numar de nopti in fiecare oras: 2 nopti dupa graficul prezentat mai jos Hotelul trebuie sa fie situat la maxim 2 km de locatia de desfasurare a evenimentului, asa cum reiese din tabelul de mai jos Servicii incluse: mic dejun Nr crt

Oras Locatia de desfasurare

Nr persoane

Perioada

1. Bacau Pta Casei de Cultura

18 Intrare in data de 16.09.2011 – iesire in data de 18.09.2011

2. Iasi Bd. Stefan cel Mare si Sfant

10 Intrare in data de 16.09.2011 – iesire in data de 18.09.2011

3. Miercurea-Ciuc Piata Libertatii 50 Intrare in data de 23.09.2011 – iesire in data de 25.09.2011

4. Sibiu Piata Mica 22 Intrare in data de 23.09.2011 – iesire in data de 25.09.2011

5. Cluj Piata Muzeului 10 Intrare in data de 30.09.2011 – iesire in data de 02.10.2011

6. Timisoara Piata Unirii 20 Intrare in data de 07.10.2011 – iesire in data de 09.10.2011

7. Craiova Piata Prefecturii (Pta. Mihai Viteazu)

10 Intrare in data de 23.09.2011 – iesire in data de 25.09.2011

8. Constanta Parcarea City Park 10 Intrare in data de 14.10.2011 – iesire in data de 16.10.2011

2. Inchiriere sali seminarii si catering

Se solicita inchirierea unei sali de seminarii in fiecare din cele 10 locatii cu urmatoarele specificatii tehnice: Capacitate sala (numar de persoane): 30 persoane Asezare: U shape sau teatru Facilitati: prezidiu pentru 4 persoane, videoproiector, ecran de proiectie, sonorizare, 2 microfoane mobile, flipchart Sala de seminarii va fi pozitionata in imediata vecinatate a fiecarui loc de desfasurare a evenimentelor, la maxim 500 m de acesta. Servicii de catering: pauza de cafea pentru 30 de persoane: cafea, ceai, apa plata si carbogazoasasucuri necarbogazoase, produse patiserie dulci si sarate Se vor asigura cate 2 pachete de catering pentru fiecare oras in parte. Graficul de furnizare a cateringului va fi definitivat la 1 Septembrie 2011. Orarul seminariilor va fi definitivat la 1 septembrie 2011. Grafic de inchiriere Sali seminarii Nr crt

Oras Nr zile Perioada

1 Bucuresti 3 09.09.2011 ora 13.00 – 11.09.2011 ora 18.00

2 Bacau 2 17.09.2011 – 18.09.2011 Intre orele 9.00 – 18.00

3 Iasi 2 17.09.2011 – 18.09.2011 Intre orele 9.00 – 18.00

4 Miercurea-Ciuc

2 24.09.2011 – 25.09.2011 Intre orele 9.00 – 18.00

5 Sibiu 2 24.09.2011 – 25.09.2011 Intre orele 9.00 – 18.00

6 Cluj 2 01.09.2011 – 02.10.2011 Intre orele 9.00 – 18.00

7 Oradea 2 01.09.2011 – 02.10.2011 Intre orele 9.00 – 18.00

8 Timisoara 2 08.10.2011 – 09.10.2011 Intre orele 9.00 – 18.00

9 Craiova 2 24.09.2011 – 25.09.2011 Intre orele 9.00 – 18.00

10 Constanta 2 15.10.2011 – 16.10.2011 Intre orele 9.00 – 18.00