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  • I. INTEGRACIN DE SISTEMAS DE GESTION

    El enfoque adecuado para la integracin de los sistemas de calidad, medio ambiente

    y salud y seguridad ocupacional es la gestin por procesos. Para la realizacin de

    esta gestin por procesos de una manera ordenada y eficiente se deben seguir una

    serie de pasos en los que se combinarn los recursos (tanto materiales como

    humanos), el mtodo a seguir, el medio ambiente y el entorno laboral.

    Estos pasos son:

    Integracin en la base operativa, con el objetivo de que todas las personas,

    tanto los directivos como los tcnicos y los operarios perciban y gestionen la

    calidad, el medio ambiente y la prevencin de riesgos laborales como algo

    inseparable.

    Integracion del funcionamiento del sistema: direccin nica del sistema,

    edicin y control de la documentacin comn, sistemas de verificacin y

    control comunes en la medida de lo posible, tratamiento comn de las no

    conformidades y acciones correctoras y preventivas.

    El diseo del sistema de gestin integrado se lleva a cabo en cuatro etapas. Estas

    cuatro etapas consisten en:

    1. La identificacin de los procesos y de los requisitos (de calidad,

    medioambientales y de salud y seguridad ocupacional).

    2. Su despliegue (asignndolos a un mtodo o sistemtica).

    3. La integracin de los mtodos y, por ltimo.

    4. La integracin de la documentacin (documentos y manual).

    La integracin de los sistemas de gestin de calidad, del medio ambiente y de la

    salud y seguridad ocupacional ser ms sencilla cuanto ms estructurada est la

    organizacin. La integracin ideal de los tres sistemas de gestin debera presentar

    las siguientes caractersticas:

    - Responsable nico de los tres sistemas y funciones de direccin tcnica

  • corporativa diferenciadas.

    - Sistemas de gestin totalmente incorporados en las actividades operativas.

    Los requisitos de calidad, medio ambiente y salud y seguridad ocupacional se

    entienden como una parte ms de la tarea.

    - Documentos y registros mnimos.

    - Polticas, objetivos y metas coherentes.

    Las situaciones de partida van a ser muy diversas para cada organizacion, pero en

    cualquier caso, se precisa un fuerte liderazgo de la Direccin y de su equipo de

    colaboradores para poner en marcha un sistema de gestin integrado eficiente.

    1.1 Identificacin de procesos y requisitos

    La identificacin de requisitos hace necesaria la realizacin de una evaluacin o

    toma de datos, tanto de los requisitos de calidad como de los aspectos/impactos

    medioambientales y de los riesgos laborales, para sealar los que afectan a la

    actividad de la organizacin. Tambin obliga a repasar los requisitos legales.

    La identificacin de los requisitos debe concluir con el mapa y flujogramas de

    procesos.

    1.2. Despliegue de los requisitos

    Una vez identificados los procesos y los requisitos hay que circunscribirlos o

    asignarlos a un mtodo (procedimiento). Se pueden integrar los requisitos en un

    mismo procedimiento o no.

    Un procedimiento refleja las acciones operativas, de supervisin, de comunicacin y

    de registro de datos de un proceso. Los responsables de cada accin deben ser

    identificados y los lmites tienen que estar establecidos desde el principio.

    Un procedimiento debe incluir:

    El objetivo, que indica para qu se hace.

    El alcance, que establece el lmite de aplicacin.

    Las responsabilidades generales, tanto de su ejecucin como de su

  • cumplimiento.

    Los documentos de referencia, que son aquellos sobre los que se parte.

    Las generalidades, que explican conceptos que aparecen en la redaccin.

    La realizacin, que explica de qu actividades se trata, cmo, cundo y quien

    las realiza.

    Los anexos necesarios.

    Adems en ellos debe identificarse el nombre de la organizacin, el ttulo y cdigo

    del documento, su nmero de edicin y fecha y las firmas de quien lo ha elaborado y

    aprobado.

    1.3 Integracin de mtodos y documentos

    Esta integracin implica que los documentos que se generen tengan los componentes

    que pide cada norma en especfico, de all los documentos deben tener en cuenta no

    solo los requisitos de calidad, sino los de ambiente, es decir: Aspectos e Impactos

    ambientales y los de Salud y Seguridad en el Trabajo.

    Una forma prctica para elaborar la documentacin de los procesos de un sistema

    integrado de gestin es hacer una tabla comparativa de requisitos documentales por

    tipo de norma a integrar como un sistema, de all se construyen los documentos

    comunes y finalmente los documentos especficos.

    Una vez escogido un estilo de procedimientos e instructivos, la mayora de

    documentos desarrollados deberian tener una estructura totalmente integrable. En el

    caso de procedimientos o instructivos comunes la integracin consiste en preparar el

    documento comn y eliminar los particulares de cada sistema de gestin. Sin

    embargo, cuando los mtodos slo son plicables a un sistema, no se pueden integrar.

    Un solo Manual tiene que integrar los elementos comunes e incorporar los elementos

    diferenciados.

  • La documentacin de un sistema integrado de gestin puede ser por cualquier medio,

    ya sea papel (lo ms comn), aunque puede ser en red, con servidores y permisos de

    acceso.

    La documentacin de un sistema de gestin se puede ejecutar sumamente grfica,

    (carteles, fotos, dibujos) dependiendo del nivel acadmico de los trabajadores en la

    empresa.

  • II. DISEO DOCUMENTAL DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRADO

    La documentacin es el soporte de todo sistema de gestin, pues en ella se plasman

    no slo las formas de operar, sino toda la informacin que permite el desarrollo de

    los procesos y la toma de decisiones en cuanto a calidad, ambiente y salud y

    seguridad.

    Existen diversas metodologas para la implementacin de sistemas de gestin, y en

    todas sus autores coinciden en considerar a la elaboracin de la documentacin como

    una etapa importante.

    Se tienen los siguientes pasos o etapas, como los mas importantes para el diseo

    documental de un sistema de gestin integrado:

    2.1 Determinar las necesidades de documentacin

    Determinar los tipos de documentos que deben existir en la organizacin para

    garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones controladas.

    Implica la ejecucin de las siguientes actividades:

    a) Estudiar en las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, los elementos de

    la documentacin aplicables a la organizacin.

    Es muy importante determinar la extensin de la documentacin del Sistema

    Integrado de Gestin de la organizacin, de acuerdo a sus caractersticas; en cuanto a

    tamao, tipo de actividad que realiza, complejidad de los procesos y sus

    interacciones, y la competencia del personal.

    Sin embargo, las normas exigen la existencia de determiandoslos documentos:

  • Declaraciones documentadas de Poltica y Objetivos

    Manuales de Calidad, Ambiente y Seguridad y Salud en el Trabajo

    Mapa de procesos

    Procedimientos documentados para:

    Control de Documentos

    Control de Registros

    Auditorias Internas

    Deteccin de no conformidades (de producto, ambiental, de Salud y Seguridad en el trabajo, etc.)

    Acciones Correctivas

    Acciones Preventivas

    Registros requeridos por estas normas.

    b) Estudiar las regulaciones especficas del sector en que se desenvuelve para

    determinar los documentos que deben responder al cumplimiento de requisitos

    legales.

    c) Estudiar mapas de proceso y determinar cules deben ser documentados.

    d) Determinar los tipos de documentos que deben existir y sus requisitos.

    Con los resultados de las tareas anteriores se debe decidir cuales son los tipos de

    documentos que deben existir en la organizacin para cumplir con los requisitos de

    calidad, ambiente y salud y seguridad, asi como las regulaciones propias del sector.

    En la tabla siguiente se relacionan los documentos requeridos, con cada requisito por

    norma:

    OHSAS 18001 ISO 14001 ISO 9001

    --- Introduccin --- Introduccin 0 Introduccin

    0,1 Generalidades

    0,2 Enfoque Basado en Procesos

    0,3 Relacin con la Norma ISO 9004

    0,4 Compatibilidad con otros Sistemas

    de Gestin

    1 Objeto y campo de

    aplicacin

    1 Objeto y campo de

    aplicacin

    1 Objeto y campo de aplicacin

    1,1 Generalidades

  • 1,2 Aplicacin

    2 Publicaciones para

    consulta

    2 Normas para consulta 2 Normas para consulta

    3 Trminos y definiciones 3 Trminos y definiciones 3 Trminos y definiciones

    4 Requisitos del sistema de

    la SST (Ttulo solamente)

    4 Requisitos del sistema de la

    SST (Ttulo solamente)

    4 Sistema de Gestin de la Calidad

    (Ttulo solamente)

    4,1 Requisitos Generales

    ALCANCE

    (DOCUMENTADO)

    4,1 Requisitos Generales

    ALCANCE

    (DOCUMENTADO)

    4,1 Requisitos Generales

    4,2,2 Manual de Calidad

    (DOCUMENTAR?)

    5,5 Responsabilidad

    5,5,1 Responsabilidad y autoridad

    4,2 Poltica de SST

    POLTICA

    (DOCUMENTADA)

    4,2 Poltica Ambiental

    POLTICA

    (DOCUMENTADA)

    5,1 Compromiso de la Direccin

    5,3 Poltica de la Calidad

    POLTICA (DOCUMENTADA)

    8,5 Mejora continua

    4,3 Planificacin

    (ttulo