CONCEPTO

En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:•Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.•Probar un hecho desde el punto de vista legal.

" Las obligaciones mercantiles y su liberación

se prueban"

• Con documentos públicos.• Con documentos privados.• Con facturas aceptadas.• Con telegramas.• Con cualquier otro medio de

prueba admitido por la ley civil.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

• Comprobantes de compras• Comprobantes de ventas• Comprobantes de operaciones

bancarias• Solicitud de compra• Orden de compra• La factura• Las notas de debito

Un archivo es un conjunto independiente de datos, como una foto o un texto en hoja. Hay diferentes tipos de archivos. Toda la información que hay en una oficina o espacio de trabajo está asignada a un archivador o una computadora en forma de archivos independientes o grupales.

FASE FUNCION DURACION LOCALIZACION

1.- ACTIVA Documentación en trámite. Vigencia administrativa y

consulta frecuente.

3-5 años Archivos de oficina o de gestión

2.- SEMIACTIVA Consulta esporádica.

Evaluación para su selección y expurgo.

De 3/6 a 25 años Archivo intermedio (integrado en el archivo general)

3.- INACTIVA Valor histórico y conservación permanente

A partir de 25 años (valor

permanente)

Archivo General

FASE DE CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS:•Permanentes: En este tipo de archivos donde se guardan las informaciones tienden a variar poco y a veces podemos actualizarlos, se pueden rechazar posterior a 10 años.•Movimiento: Estos tipos de archivos son aquellos que se actualizan constantemente.•De Maniobra o de Trabajo: Estos archivos tienen la capacidad de poder ser utilizados en la empresa de forma estable o inestable, tienen una vida más larga.

LOS ARCHIVOS EN LA EMPRESA:

FORMALES: NO FORMALES:

Solicitud Festivales

Oficios Actuaciones

Las tramitaciones Aniversarios

Memorándum Tarjetas (Pollada

Cartas Lunch, Cuyadas,

Certificado Invitaciones de diferentes índoles

Constancias Parrilladas, etc.)

Informes

Capacitaciones

Declaración Jurada ,

CUADRO DE LOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE ARCHIVO

Por Nombres

con sus 11 Reglas

 b) Por Asunto o

Sistemático

De personas De Razón social De Actividades o Proyectos Geográficos Direcciones

Clases de cosasEsferas de ConocimientoMaterias

) Numérico Correlativo

) Dígito Terminal

) Decimal

) Cronológico o por

fechas DíasMesesAñosFechas de vencimiento

a. Alfanuméricob. Numérico – Asunto

c. Alfabético - Geográfico

1 ALFABÉTICO

2. NUMÉRICO

3. MIXTO O POR COMBINACIÓN DE SISTEMAS BÁSICOS

ARCHIVOS FITS = foreign individual

travelers

(PASAJEROS LIBRES)

HOJA DE RESERVA DEL

PASAJERO Y SU ITINERARIO

ARCHIVOS PARA GRUPOS

HOJA DE RESERVA DEL PASAJERO Y SU

ITINERARIO