DIPLOMA PARA SECRETARIAS NIVEL ASISTENTE EJECUTIVA EXPERTA

(207 HORAS) Presentación La Unidad de D.O. y Capacitación de la Universidad de Chile, realizó un estudio sobre las competencias que deben presentar todas las secretarias de nuestra institución. La conclusión de dicho estudio indicó que las secretarias debieran desarrollar las siguientes competencias:

1. Conocimientos técnicos del cargo (Rol, Redacción, Contabilidad, Archivos) 2. Manejo Computacional 3. Servicio al Cliente 4. Trabajo en Equipo

En este contexto, junto a MANPOWER hemos implementando el Programa de Formación Continua para Secretarias de la Universidad de Chile que permita a las interesadas asumir su cargo con confianza, profesionalismo y mayor autonomía, contribuyendo de este modo a su desarrollo personal y profesional, así como al desempeño de sus actividades laborales. Adicionalmente, un segundo objetivo es poder certificar el conocimiento y la experiencia de las secretarias de la Universidad. Siendo así, el programa cuenta con dos niveles, los cuales son:

Secretariado: Nivel Asistente Ejecutiva Experta Secretariado: Nivel Asistente de Alta Dirección

El plan de estudios es el siguiente:

COMPETENCIAS NIVEL ASISTENTE EJECUTIVA EXPERTA

(207 HORAS) NIVEL ASISTENTE DE ALTA DIRECCION

(208 HORAS)

C. Técnicas: Manejo Computacional

Excel básico intermedio Procesador de texto

Excel intermedio avanzado Word avanzado, correo electrónico, internet y presentaciones eficaces

C. Técnicas: Conocimientos Técnicos del Cargo

Redacción empresarial Ceremonial, protocolo e imagen Contabilidad básica Comunicación y relaciones interpersonales

Autocuidado: autoconocimiento y desarrollo personal Redacción avanzada Gestión de eventos Comunicación para la gestión

C. Transversales Servicio al Cliente

Servicio al cliente I Servicio al cliente II: Taller experimental

C. Transversales Trabajo en Equipo

Taller Trabajo en equipo I Taller Habilidades de autogestión

Taller de Trabajo en equipo II (Nivel avanzado)

Continuando con este programa, se ofrece el Diploma para Secretarias: Nivel de Asistente Ejecutiva Experta, para las secretarias que deseen iniciar el proceso de actualización de sus conocimientos. Requisitos de Inscripción

1. DEBE POSTULAR A TRAVÉS DE www.postulacion.uchile.cl (EN LA FECHA DE POSTULACIÓN). 2. El curso está destinado a Secretarias que desempeñen sus funciones en la Universidad de Chile. 3. El curso se realizará con 12 personas inscritas con rentas imponibles inferiores a 25 UTM. 4. Para inscribirse deberán solicitar la inscripción y autorización de sus jefaturas. 5. Informar al Coordinador de Capacitación, quién enviará la Inscripción Oficial a la Unidad de Capacitación Central. 6. Tener disponibilidad y comprometerse a completar el curso en las fechas y horarios que se indican, mediante Carta

de Compromiso entregada por su coordinador de capacitación. Lugar, Fechas y Horarios de Clases Las clases se realizarán en Paulino Alfonso 351, Santiago Centro (Metro Universidad Católica). Postulaciones desde 02 hasta el 27 de abril de 2015.

CURSO INICIO TERMINO DIAS DE CLASES

HORARIO

Excel Básico Intermedio 30 de julio de 2015 25 de agosto de 2015 Martes 17:00 a 20:00

Sistema Operativo y Word 05 de mayo de 2015 16 de junio de 2015 Martes 17:00 a 20:00

Redacción Empresarial 08 de septiembre de 2015 18 de noviembre de

2015 Martes 17:00 a 20:00

Ceremonial, Protocolo e Imagen

07 de mayo de 2015 23 de julio de 2015 Jueves 17:00 a 20:00

Contabilidad Básica 06 de agosto de 2015 22 de octubre de 2015 Jueves 17:00 a 20:00

Comunicación y Relaciones Interpersonales

01 de julio de 2015 12 de agosto de 2015 Miércoles 17:00 a 20:00

Servicio al Cliente I 06 de mayo de 2015 17 de junio de 2015 Miércoles 17:00 a 20:00

Taller Trabajo en Equipo 26 de agosto de 2015 07 de octubre de 2015 Miércoles 17:00 a 20:00

Taller Habilidades de Autogestión 21 de octubre de 2015

12 de noviembre de 2015

Miércoles 17:00 a 20:00

Contenidos

EXCEL BÁSICO INTERMEDIO 26 HORAS

Repaso de Introducción a Windows El escritorio de Windows

Pasar de una ventana a otra

Cerrar ventanas

Minimizar y maximizar ventanas

Restaurar ventanas minimizadas o maximizadas

Desplazar ventanas

Cómo modificar el tamaño de una ventana

Seleccionar archivos

Crear carpetas

Modificar el nombre de archivos y carpetas

Eliminar archivos y carpetas

Copiar archivos y carpetas

Mover archivos y carpetas

Pre visualización de archivos (Vista rápida)

Cómo recuperar archivos eliminados

Administrar la papelera de reciclaje

Panel de control

Fecha y hora

Impresoras

La pantalla; su configuración

Personalizar el diseño y el fondo del escritorio

Protector de pantalla

Apariencia Programa Excel

Aspecto del programa

Hojas de cálculo

Libros de trabajo

Análisis de datos y gráficos

Ejecución de Excel

Zona de trabajo, Zona del programa

Zona del libro activo

Barra de desplazamiento

Zona de pestañas

Barra de estado

Barra de fórmulas

La barra de menús

Cintas de Comando

Personalización de la barra de acceso rápido

Trabajo con la hoja de cálculo

Desplazándose por la hoja

Seleccionar una celda

Asociar un nombre a una celda

Selección de rangos

Introducción de datos

Rellenar una celda

Formateo de datos

Introducir datos en un rango

Introducción de fórmulas

Fórmulas simples

Tipos de fórmulas

Funciones

Fórmulas con referencia

Referencias en el libro de trabajo

Fórmulas predefinidas

Formas de crear una fórmula

El botón Autosuma

Valores de error

Cortar, copiar y pegar

Cortar, copiar y pegar. Descripción

Mover

Duplicar

Gestión de Archivos

Extensión de archivos

Nuevo y guardar

Guardar como

Abrir y Cerrar

Libros de trabajo

Trabajar con varios libros

Organización de los libros

Visualización de libros de trabajo

Trabajar con las hojas de un libro

Formato de los datos

Mejorar el aspecto de los datos

Formato numérico

Alineación de los datos

Zona de Alineación de texto

Zona de Orientación

Zona de control del texto

Formato de tipo de letra, bordes, diseño

Búsqueda y sustitución

Buscar

Reemplazar

Presentación de datos

Presentación preliminar

Preparar página

Configurar márgenes

Encabezados y pies de página

Configurar hoja

Diálogo imprimir

Creación de gráficos

El asistente para gráficos

Modificación de un gráfico existente

Listas

Construcción y mantenimiento

Fichas para modificar listas

Ordenación de listas

Filtros y Autofiltros

Autofiltro personalizado

Eliminación de filtros automáticos

Fórmulas y funciones simples

Referencia Relativa, Absoluta y Mixta

Vínculos e hipervínculos

Impresión

Formateo avanzado

Copiar formato

Ajustar tamaño de filas y columnas

Formato de celdas por secciones

Autoformatos, Estilos

Formato condicional

Subtotales

Tablas y gráficos dinámicos

SISTEMA OPERATIVO Y WORD 20 HORAS

Contenidos Sistema Operativo

Introducción a la computación. Utilidad de la tecnología. Hardware y Software. Memorias. Seguridad (antivirus).

Teclado (Enter, Alt, Fija Mayúsculas, Shift, Ctrl, Retroceso y Windows)

Encender y apagar el equipo. Elementos de la Pantalla (Escritorio, Iconos, Barra de Tareas)

Uso del mouse (Botón primario y secundario)

Menú contextual Estructura y manejo de una Ventana. Uso de la barra de tareas.

Definición de Aplicación, Carpeta y Archivo.

Manejo de Carpetas (Crear, Cambiar Nombre y Eliminar.

Uso de la Papelera de Reciclaje

Contenidos Programa Word

Ingresar y salir del programa Word.

Elementos de la ventana Word: barra de título, barra de menú, barra de herramientas (standard, formato y bordes), regla, página de escritura, cursor, barra de desplazamiento y barra de estado.

Menú archivo: Nuevo, Abrir, Cerrar, Guardar, Guardar Como, Vista Preliminar y Salir.

Ingresar texto en la hoja Word.

Editar texto: seleccionar, corregir, borrar e insertar.

Moverse a través del texto.

Configuración de página: márgenes, orientación y tamaño del papel, alineación vertical.

Formato de fuentes: tipo, tamaño, estilo, color, efectos, subrayados, espacio entre caracteres, cambiar mayúsculas/minúsculas y letra capital.

Formato de párrafos: alineación (derecha, centro, izquierda y justificada), interlineado, espacio anterior y posterior.

Formato de numeración y viñetas: viñetas, números y esquema numerado.

Formatos de bordes y sombreado: bordes, sombreado y bordes de página. Encabezado y pie de página.

Insertar salto de página manual y numeración de página.

Insertar imágenes (modificar tamaños y alinear).

Manejar menú tablas: insertar, eliminar filas y columnas, centrar tabla, dividir y combinar celdas, uso de bordes y sombreados en la tabla, uso de sangrías en el texto de una tabla, líneas de división.

Traspasar información de Excel a Word (planillas y gráficos).

Crear documentos personalizados: documento principal (cartas estilo bloque, semibloque y memorándos) y base de datos (en Word y Excel).

REDACCIÓN EMPRESARIAL 30 HORAS

Ortografía y puntuación

Redacción de Cartas

Aspectos Gramaticales

Sujeto Redactor

Concordancia Verbal

Claridad y orden

La Cohesión de los párrafos

La construcción lógica

Redacción de Informes

Estructura del Informe

El propósito

El procedimiento

La materia

El análisis y discusión

Conclusiones

Notas Sociales

Condolencias

Invitaciones

Documentos

Certificados informativos

Certificados Recomendatorios

Análisis de Texto y Resumen

CEREMONIAL, PROTOCOLO E IMAGEN 30 HORAS

Protocolo profesional y normas de urbanidad

Saludo y presentaciones

El Tú y el Usted

Las conversaciones

Fórmulas de cortesía

Hablando por teléfono

Recepción de clientes y visitantes

Imagen y presentación personal

Proceso en la formación de la imagen

Incidencia de la Imagen Personal en la Imagen Corporativa

¿Qué tipo de persona es usted?

Los principios de la elegancia

Mejoremos nuestra imagen

El look ideal

Estilo personal de acuerdo a la morfología

La importancia de la presentación personal

El impacto de la primera impresión

La confianza personal y la autoimagen

Precedencias

Precedencia de Autoridades Nacionales y Extranjeras

Autoridades Nacionales

Ministros de Estado

Agentes Diplomáticos

Protocolo Eclesiástico

Fuerzas Armadas y de Orden

Actos Organizacionales

Actos Menores de Familia o Amistad

Vocativos en Chile para Autoridades Nacionales y Extranjeras Uso de los Emblemas Naciones de Chile

Disposición de los elementos de la mesa

Menú tipo

Menú adecuado para visitantes extranjeros o personas de diferentes culturas y/o religiones. Organización de Eventos

Clasificación y tipos de eventos

Planificación y producción de eventos

Normas y usos de etiqueta relativa a actos sociales

CONTABILIDAD BÁSICA 31 HORAS

Porcentajes

Cálculo del porcentaje de un número

Incidencia porcentual

Interés

Interés simple-Compuesto-Fórmulas

Contabilidad

Estados financieros y libros de registro

Declaración de impuestos. Pago simultáneo. Vía Internet.

Balance General

P.P.M.

Documentación Bancaria

Cuenta Corriente Bancaria

Cheques-Endosos-Protestos

Conciliación bancaria Remuneraciones

Contrato laboral

Liquidación de sueldo, honorario

Finiquito

Desahucio e indemnización

Descanso maternal y fuero

Feriado progresivo

Licencias Médicas

A.F.P.

Seguro Cesantía

COMUNICACIÓN Y RELACIONES INTERPERSONALES

20 HORAS

Actitudes y motivación

Formación y cambio de actitudes

La motivación en la conducta humana

Comunicación interpersonal

Cómo proyectar una impresión positiva

El lenguaje corporal en el desempeño profesional

Utilización de la proxémica en el desempeño profesional

Comunicación profesional

Acogida del cliente y entrega de información

Manejo de objeciones y de público difícil

El trabajo en equipo: Liderazgo, características y facilitadores

Habilidades comunicativas de la asistente ejecutiva

Modelo de comunicación efectiva

Empatía y Asertividad

Barreras de la comunicación

Relaciones con pares y jefaturas

Cierre de la Actividad

TALLER TRABAJO EN EQUIPO 18 HORAS

El rol del equipo en las organizaciones de hoy

Estrategias para generar un clima laboral armónico y colaborativo

Distinción entre grupos y equipos

Características de los equipos de trabajo exitoso

El equipo como instancia de mejoramiento continuo, de resultados y de satisfacción de necesidades humanas fundamentales

Características de un equipo eficiente

Técnicas para incrementar la sinergia grupal

El aporte de cada individuo a los resultados colectivos

Revisión de métodos para mejorar el aporte individual y obtener logros de mayor calidad. Características del líder

Cuando se es jefe y cuando se es líder

Cómo ejercer un liderazgo efectivo

Habilidades sociales de un líder

La actitud positiva y la motivación

Como lograr una buena relación interpersonal

Estrategias para el manejo efectivo de conflictos y emociones al interior de los equipos Comunicación como base para el desarrollo de las relaciones interpersonales

Comunicación verbal y no verbal

Reglas de la comunicación y escucha activa

Reconociendo las barreras en la comunicación

La escucha activa, asertividad y empatía

Técnicas de asertividad

Recursos personales para mejorar la comunicación interpersonal Qué motiva en el trabajo

La motivación puede ser autorregulada o regulada por el ambiente

Características de la conducta motivada

La necesidad de un equipo motivado

SERVICIO AL CLIENTE 20 HORAS

Habilidades Comunicacionales

Empatía y Asertividad

El arte de escuchar y el arte de preguntar

Aptitud / Actitud

Iniciativa, Respeto, Tolerancia y Aceptación de la Diversidad

Conversación; Diálogo sistemático y/o Monólogo

Esquema y técnicas para un diálogo Asertivo - Evaluación

Imagen Corporativa de Universidad Central

Visión y misión de Universidad Chile

Objetivos y estrategias de Universidad Chile en relación con la atención de clientes

Los colaboradores como imagen de Universidad Chile

Importancia de la Atención y Orientación al Cliente

El Servicio como Factor de Desarrollo de la institución

El Cliente Interno y Externo; Usuarios; Estudiantes; Proveedores y Otras Relaciones

Taller: Calidad Total = Excelencia en el Servicio

Atención Telefónica

Recepción y correcta derivación de mensajes

Compromiso con el cliente telefónico

Clientes con particularidades especiales

Saber escuchar

Tipos de clientes: seguro , enfadado, pasivo, charlatán

Organización de su Estación de Trabajo

Posición Corporal.: relajación del cansancio en general ejercicios para aliviar la tensión de muñecas y manos Asesoramiento y atención de reclamos

El asesoramiento al cliente

Actitudes adecuadas ante los reclamos

Técnicas de resolución de conflictos

Proceso de atención de reclamos

Errores más frecuentes en la atención de reclamos

Modelo de Atención Universidad de Chile

TALLER HABILIDADES DE AUTOGESTIÓN 12 HORAS

El Aprendizaje como herramienta para expandir mis capacidades.

Autoconocimiento y Hacerse Cargo: Teoría del Observador (percepciones), el Poder de nuestro lenguaje, Estados de ánimo y Emociones para la acción, Juicios (que nos abren y cierran posibilidades en nuestro desempeño diario)

Habilidades cognitivas y conductuales de la escucha empática

Herramientas comunicacionales para la acción: Escucha Activa, Coordinación de Acciones (pedidos, ofertas y promesas), Asertividad, Tipos de conversaciones y sus diseños para la acción.

Generar ideas transformadoras y de enfrentar los problemas creativamente

Técnicas para generar ideas creativas a partir de preguntas y cuestionario

Habilidades personales que potencian la creatividad y las etapas de elaboración de una idea innovadora.

El poder personal (“empoderamiento”).