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Diagnoseinstrument zur Erfassung der Interviewerkompetenz in der Personalauswahl (DIPA) A. Strobel und K. Westhoff

Das Einstellungsinterview ist das Auswahlinstrument Nummer 1, wenn es um Personalentscheidungen geht. Deshalb ist die Qualitätssicherung des Interviewprozesses von besonders großer Bedeutung. Das Diagnoseinstrument zur Erfassung der Interviewerkom-petenz in der Personalauswahl (DIPA) ermöglicht eine struk-turierte Evaluation von Einstellungsgesprächen und bietet somit eine solide Grundlage für objektives Feedback und für das Training von neuen wie erfahrenen Interviewern.Die Anwendung des DIPA verbessert die Effi zienz struk-turierter Interviews und macht sie zu einer verlässlichen Entscheidungshilfe. Es ist ein wertvolles Instrument für eine langfristig erfolgreiche Personalauswahl.

Was wird durch das Verfahren gemessen?Ziel des DIPA ist die Erfassung der Interviewerkompetenz, verstanden als (1) die Kenntnis aller empirisch gesicherten Regeln bzw. Empfehlungen zur Gestaltung eines qualitativ hochwertigen Interviewprozesses, das heißt des zum Füh-ren von Interviews notwendigen Sachverstandes sowie (2) die Umsetzung dieser Kenntnisse im Verhalten. Durch diffe-renzierte und konkrete Rückmeldungen zum Verhalten von Interviewern im Gesprächsprozess können Fehler von Inter-viewern während der Planung, Durchführung und Auswertung eines Eignungsgesprächs (DIPA-E) bzw. zusammenfassend über mehrere Gespräche (DIPA-M) analysiert und Bereiche, in denen eine Verbesserung möglich ist, aufgezeigt werden. Des Weiteren ermöglicht die Anwendung des DIPA eine jeder-zeit wiederholbare Refl exion des eigenen Vorgehens bei der Interviewführung.

Anwendungsbereich Eignungsbeurteilung, Personalentwicklung

Gewonnene InformationInterviewerkompetenz

Zeitreine Bearbeitungszeit:

ca 15–20 Minuten

DurchführungSelbst- und Fremdbeurteilung

individuell und Gruppe

Talent Assessment for Human Resources

Professionals

Diagnoseinstrument zur Erfassung der Interviewerkompetenz in der Personalauswahl

DIPA

Autoren: Anja Strobel und Karl Westhoff

Manual

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Wie ist das Verfahren konzipiert?Das DIPA, das unter Berücksichtigung der DIN 33430 entwickelt wurde, besteht aus zwei inhaltlich äqui-valenten Varianten: einer für die Beurteilung eines einzelnen Gespräches und einer für die zusammenfas-sende Beurteilung mehrerer Gespräche des Interviewers. Jede dieser Varianten besteht wiederum aus den drei Teilen Planung, Durchführung und Auswertung des bzw. der Interviews. Für die Beurteilung des Interviewer-Verhaltens in den drei Bereichen stehen dem Anwender 146 verhaltensbeschreibende und all-gemein verständliche Items mit vorgegebenen Antwortkategorien zur Verfügung, die jeweils anzukreuzen sind.

Der Vorteil: die einfache und schnelle AuswertungEine Profillösung, entwickelt über eine mehrstufige Expertenbefragung, enthält für jedes im Instrument aufgeführte Item eine Bewertungsskala von 0 (inakzeptabel), 1 (problematisch), 2 (akzeptabel) bis 3 (op-timal), die über farblich kodierte Auswertungsfolien dem Anwender einen schnell zugänglichen und leicht nachvollziehbaren Überblick über eigene Stärken und Schwächen ermöglicht, d. h. für jedes Item wird so deutlich, was die von Experten als optimal angesehene Ausprägung des jeweiligen Verhaltens ist.

Welchen Nutzen hat das DIPA?• Es verbindet wissenschaftliche Genauigkeit und Vollständigkeit mit überzeugender Praxistauglichkeit. • Anhand der allgemeinverständlichen und praxisnahen Sprache der Inhalte können Dritte angemessen Verhaltensweisen eines zu beurteilenden Interviewers erkennen und beurteilen und dessen Stärken und Schwächen konkret benennen.• Es ist zusätzlich zur Fremdbeurteilung auch hervorragend für die Selbstbeurteilung des Interviewver- haltens geeignet.• Das DIPA ist eine Grundlage für das Training von neuen wie erfahrenen Interviewern. Beiden Gruppen von Interviewern ermöglicht das Instrument eine kontinuierliche Rückmeldung über das eigene Vorgehen, die für eine langfristige Qualitätssicherung unabdingbar ist.

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Fragenbeispiel:

Auswertungsbeispiel:

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ErgebnisseEs wurden keinerlei signifikante Unterschiede in Abhängigkeit vom verwendeten Antwort-format in den beiden Gruppen ermittelt, weder in der Objektivität noch in der Validität der Beurteilungen anhand des DIPA. Auch in der Einschätzung der Ökonomie bzw. Nützlichkeit wurden keine Unterschiede gefunden. An der ursprünglichen verbal verankerten Skala wird also im Instrument festgehalten. Bei der Beurteilung kann die prozentuale Abstufung jedoch unterstützend mit einbezogen werden.

Beispiel:

Bei Item 38 soll eingeschätzt werden, wie häufig am Anfang des Gesprächabschnittes eine offene Frage steht. „Immer“ sollte entsprechend dann angekreuzt werden, wenn dies zu etwa 75 % und häufiger der Fall war. Die Kategorie „häufig“ entspräche einer Häufigkeit zwischen drei Viertel und der Hälfte der Fälle, „selten“ dem folgend der Hälfte bis zu etwa einem Viertel der Fälle und „nie“ würde gewählt, wenn dies maximal in einem Viertel der Gespräche bzw. Gesprächsabschnitte der Fall gewesen wäre.

38 Steht am Anfang eines Gesprächsabschnitts bzw. der gesamten Informationserhebung eine offene Frage? immer häufig selten nie

38 Steht am Anfang eines Gesprächsabschnitts bzw. der gesamten Informationserhebung eine offene Frage? 100 % – 75 % 74 % – 50 % 49 % – 25 % 24 % – 0 %

7.2 Auswertung

Die Profillösung des DIPA, die über eine mehrstufige Expertenbefragung entwickelt wurde, bildet die Grundlage für die differenzierte quantitative Rückmeldung über die Qualität des Vorgehens. Sie enthält für jedes einzelne Beurteilungskriterium der Interviewerkompetenz – also für jedes der Items des Instruments – eine Bewertungsskala von 0 (inakzeptabel), 1 (problematisch), 2 (akzeptabel) bis 3 (optimal), die über farblich kodierte Auswertungsfolien einen schnell zugänglichen und leicht nachvollziehbaren Überblick über eigene Stärken und Schwächen ermöglicht.

Nachdem das DIPA bearbeitet wurde, legt der Anwender die beiliegenden Folien mit der Profillösung auf das ausgefüllte DIPA auf. Die farbliche Kodierung der Folien ermöglicht einen leicht zugänglichen Überblick über die Stärken des Vorgehens ebenso wie über Opti-mierungsmöglichkeiten. Da die Rückmeldung itembezogen zu einzelnen Verhaltensweisen erfolgt, können einzelne, versehentlich nicht ausgefüllte Items im Falle der Selbstbeurtei-lung ergänzt, im Falle der Fremdbeurteilung, wenn die Information nicht mehr zugänglich ist, auch übersprungen werden.

Farbkodierungen

optimal akzeptabel problematisch inakzeptabel

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7.2.1 Positive Farbkodierungen

Grün steht für ein optimales Vorgehen, d. h. wenn das Verhalten in dieser Hinsicht ausgeprägt ist, besteht keinerlei Änderungsbedarf. Der Interviewer geht in einer Weise vor, die die Qualität im Interviewprozess und damit die Güte des Verfahrens sicherstellt.

Gelb steht für ein akzeptables Interviewerverhalten. Für die Interpretation der Ergebnisse kann die Ausprägung „Gelb“ zweierlei Bedeutungen haben.

(1) Wenn im Profil des Items die Farbe Grün ebenfalls vorhanden ist, dann steht Gelb für ein Vorgehen, das im Wortsinne ein Akzeptables ist, es heißt aber auch, dass noch Optimierungs-möglichkeiten bestehen. Das optimale Vorgehen für dieses Item wird dann durch die grüne Farbe verdeutlicht. Das folgende Itembeispiel zeigt dies:

13 Steht am Anfang eines Abschnitts bzw. der Informations-erhebung eine offene Frage? immer häufig selten nie

In diesem Beispiel ist also wünschenswert und damit optimal, dass in einem Gesprächs-leitfaden zu Beginn eines Abschnittes bzw. der Informationserhebungsphase immer eineoffene Frage steht. Ist dies häufig der Fall, dann ist es natürlich positiv zu bewerten, kann aber noch ein wenig verbessert werden.

(2) Ist die Farbe Grün im Profil nicht vorhanden, so hat gelb eine etwas andere Bedeutung. In diesem Fall ist davon auszugehen, dass es unter mehreren akzeptablen Vorgehens-weisen keine eindeutig zu präferierende gibt, die als optimal zu bezeichnen wäre. Dies ist unter anderem in folgendem Itembeispiel der Fall:

Enthalten die Gesprächsabschnitte bzw. die gesamte Informationserhebung jeweils Fragen oder Informationen zu ...

57 • den in den Situationen beteiligten Personen? immer häufig selten nie

In diesem Beispiel ist nicht eindeutig festzulegen, ob im Gespräch immer oder häufig nach den in der Situation beteiligten Personen gefragt werden sollte. Dies ist kontextabhängig verschieden, es kann also lediglich prinzipiell festgehalten werden, dass die Frage nach diesem Verhaltensaspekt eine positive ist und damit ein akzeptables Vorgehen darstellt.

7.2.2 Negative Farbkodierungen

Orange steht für ein Vorgehen, dass im Hinblick auf die Qualität des Interviewprozesses als problematisch zu bewerten ist. Hier besteht also deutlicher Verbesserungsbedarf, dessen Richtung dann an den grün bzw. gelb gekennzeichneten Itemausprägungen ablesbar ist.

Rot bedeutet, dass das derzeitige Verhalten der Güte des Verfahrens in keiner Weise dienlich ist bzw. sie tatsächlich mindert, weshalb Änderungen dringend vonnöten sind.

Die Items, in denen Orange oder Rot als Ergebnis für das Interviewerverhalten stehen, sind die Aspekte, an denen gezielt Training ansetzen sollte.

Die Dauer zur Auswertung des DIPA beträgt zum reinen Erfassen der Stärken und Schwächen nur wenige Minuten. Es empfiehlt sich jedoch, ein umfangreicheres Feedback anzuschließen, welches dem Beurteilten seine Stärken ebenso verdeutlicht wie potentielle Änderungsnotwendigkeiten.

Diagnoseinstrument zur Erfassung der Interviewerkompetenz in der Personalauswahl (DIPA-E)

Das Diagnoseinstrument zur Erfassung der Interviewerkompetenz in der Personalauswahl – DIPA-E ermöglicht die qualitative Einschätzung des Vorgehens eines Interviewers bei einem Personalauswahlgespräch und ermöglicht ver-haltensbeschreibende Rückmeldungen. Es gliedert sich in die drei Abschnitte Planung, Durchführung und Auswertung eines Personalauswahlgespräches und eignet sich gleichermaßen für die Selbsteinschätzung, d. h. die Beurteilung des eigenen Verhaltens als auch für die Fremdeinschätzung, d. h. die Beurteilung eines anderen Interviewers.

Anleitung

Auf den folgenden Seiten finden Sie eine Reihe von Fragen, anhand derer das Vorgehen eines Interviewers bei der Pla-nung (DIPA-PE), Durchführung (DIPA-DE) und Auswertung (DIPA-AE) eines Personalauswahlgesprächs beurteilt werden kann. Sie können den Fragebogen vollständig von Anfang bis Ende bearbeiten, wenn Sie das Verhalten des zu beurtei-lenden Interviewers in jeder Phase des Einstellungsinterviews beobachtet oder erfragt haben oder Sie schätzen sein Vorgehen nur für die Phase der Planung (Seite 2), Durchführung (Seiten 3 bis 5) und/oder Auswertung (Seite 6) ein.

Lesen Sie jede der Fragen durch und überlegen Sie, ob der zu beurteilende Interviewer bzw. Sie als Interviewer die er-fragten Verhaltensweisen gezeigt hat/haben oder nicht.

Der Fragebogen beinhaltet für die einzelnen Fragen verschiedene Antwortmöglichkeiten. Einen Teil der Fragen können Sie entweder mit „ja“ oder mit „nein“ beantworten.

Beispiel:

110 Spricht der Interviewer die weitere Vorgehensweise des Auswahlverfahrens an? ja nein

Wenn also der zu beurteilende Interviewer bzw. Sie im Gespräch die weitere Vorgehensweise des Auswahlverfahrens angesprochen hat/haben, dann kreuzen Sie bitte bei „ja“ an. Haben Sie dieses Verhalten nicht gezeigt, kennzeichnen Sie das bitte durch ein Kreuz bei „nein“.

Die Abschnitte zur Beurteilung der Planung und Durchführung des Personalauswahlgesprächs enthalten einen Großteil Fragen, die mit den Antwortkategorien „immer“, „häufig“, „selten“ und „nie“ versehen sind.

Beispiel:

38 Steht am Anfang eines Gesprächsabschnitts bzw. der gesamten Informationserhebung eine offene Frage? immer häufig selten nie

Wenn also der zu beurteilende Interviewer bzw. Sie Ihre Informationserhebung zu den Anforderungskriterien in den meisten Fällen beginnen, indem er bzw. Sie eine offene Frage stellen, dann kreuzen Sie bitte bei „häufig“ an. Haben

Sie dieses Verhalten überhaupt nicht gezeigt, kennzeichnen Sie das bitte durch ein Kreuz bei „nie“ usw.

Zusätzlich gibt es Fragen, die extra Antwortmöglichkeiten vorgeben. In diesen Fällen entscheiden Sie sich bitte für die am ehesten zutreffende Antwort.

Angaben zum Interviewer: Angaben zum Beurteiler:

Name des Interviewers: ........................................................... Name des Beurteilers: .............................................................

Institution: ........................................................... Institution: .............................................................

Datum des Interviews: ........................................................... Datum der Beurteilung: .............................................................

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