Fokus på kundvärde och teamutveckling- så utnyttjar vi Lean principerna för framgång

Rickard Eriksson, produktionsansvarig på Elicitwww.elicit.se

2009-03-24

Detta föredraget handlar om…

• Varför behövs Lean• Framgångsfaktorerna bakom Lean• Lean och Agile på ett företag• Effekter av att jobba lättrörligt och agilt• Erfarenheter och förfinat arbetssätt över tiden

I huvudet på en CIO

• Verksamheten behöver stöd för hela sin omfattning nu• Verksamheten förändras ständigt, stödet måste följa med• Kostnader för stödet skall helst utveckla verksamheten, förädla konkurrensfördelar. Inte bara hålla lampan tänd.

Standardsystem

Standardsystem

Standardsystem

Behov

BehovBehov

Verksamhet

Flöden

Metodik – en tillbakablick

1900 1950 2000

Tidsstudier

TQM

JITWorld class manuf.

Lean Manufacturing

Lean Product Development

RUP

Agila tekniker

Lean Software Development

Framgångsfaktorer bakom Lean

• Värdefokus i alla led• Fokus på kommunikation• Fokus på kunskap

• Kort tid från behov till stöd på plats

• Design för att snabbt kunna anpassas• Design för låg driftskostnad• Standardiserad arkitektur• Standardiserade arbetssätt

Lean och agile på ett företag

• Värdefokuserat mindset hos medarbetare och kunder• Företagsvärderingar som andas Lean och Agile• Lean och Agile i företagets alla processer• Enkelhet• Standardisering• Anpassat teknikval

Fokusera på att…

Verksamhetsmål + konceptuella lösningsförslag

+

Eliminera överproduktion

Förenkla och standardisera

Skapa effektiva team

Fokusområden Istället för…

Kravspecifikation

Implementations-förslag

Detaljeradimplementerings-

specifikation Detaljeradtestspecifikation

Processfokusets brister

Tunga processer

Kommunikations- och fokusproblem

• Motivera allt med avseende på verksamhetsvärde• definiera önskade verksamhetsvärden• definiera ägare/mottagare för varje verksamhetsvärde• skapa en prioritering mellan de önskade verksamhetsvärdena

• Gör bara sådant som skapar verksamhetsvärde• hantera bara de behov som finns idag• välj alltid enklast tänkbara lösning• undvik överlämningar, hopp mellan uppgifter, fördröjning, defekter

• Skjut upp bindande beslut tills när man vet mest• bestäm på hög nivå först och bryt ner till detaljer senare • låt dem som är mest insatta ta besluten

Eliminera överproduktion

Eliminera överproduktion

• Återkoppla mot verksamhetsvärdena• lägg fram hypoteser om hur man skall skapa verksamhetsvärdena• låt mottagarna för verksamhetsvärdet validera hypoteserna• kommunicera mellan mottagare och leverantör under hela processen

• Skapa gemensam kunskapsplattform• skapa konceptuella modeller som beskriver domän för verksamhet och teknik

• Skapa team som värnar om verksamhetsvärdena• träna team-medlemmar både hos mottagare och leverantör att ta ansvar för värdefokus• distribuera ansvar• gör alla helt medvetna om verksamhetsvärdena

• Leverera snabbt• håll uppe tempo och motivation genom snabba leveranser• borga för snabb återkoppling på identifierade behov• uppfyll behov innan de ändras

Förenkla och standardisera

Smile plattformenMicrosoft SQL ServerMicrosoft Visual StudioMicrosoft ASP .NETMicrosoft Enterprise Library

Microsoft Office (reports in excel)Microsoft Reporting ServicesElicit Smile Platform

Iteration 0

Iteration 1

Repetera efter behov

Iteration n

Planera mål, grova lösningsförslag,tidsram, prioriteringar och team

Detaljplanera, delleverera och återkopplamot målen

Acceptera och släppslutleverans

Identifiera behov, skapa visioner

Produktionsstart,optimering, utbildning

Koncept och uppstartsfas

Produktionsfas LeveransfasBehovsfas Utrullningsfas

Iteration

Uppfyllt verksamhetsvärde

Återkoppling

1. Skapar vi det efterfrågade verksamhetsvärdet?

2. Håller vi oss inom tids och kostnadsramarna?

3. Kan vi integrera?

4. Kommer vi komma i drift som planerat?

5. Kommer lösningen kunna anpassas vid förändrade behov?

Förenkla och standardisera

Iteration 0

Iteration 1

Repetera efter behov

Iteration n

Planera mål, grova lösningsförslag,tidsram, prioriteringar och team

Detaljplanera, delleverera och återkopplamot målen

Acceptera och släppslutleverans

Identifiera behov, skapa visioner

Produktionsstart,optimering, utbildning

Koncept och uppstartsfas

Produktionsfas LeveransfasBehovsfas Utrullningsfas

OmfattningIntressenterProjektledare

WBSEstimatBudget KonceptTeamProjektplan

DetaljplaneraDellevereraFeedbackUppföljningFörbered drift

Acc. WorkshopsUppföljningInitiera drift

UtrullningsstödOptimeringFramtidsplanering

Agila tekniker, t ex Scrum

Lean-fokuserade tekniker

Förenkla och standardiseraApplication ManagementProcess

Roller

Process

Roller

Service Management

Verktyg

Förenkla och standardiseraApplication Management Service Management

Skapa effektiva team

• Både verksamhet och IT• Rätt roller• Rätt gränsytor• Rätt skicklighet• Rätt erfarenhet

• Ständig förbättring

Effekter av Elicits arbetssättEffekter ur det externa perspektivet

• Mycket kort tid från behov till verksamhetsnytta på plats

• Värdefokus ger mycket bra uppfyllnadsgrad vad gäller förväntad verksamhetsnytta

• Tät kommunikation mellan kund och leverantör ger framgångsrika relationer

• Högt tempo inspirerar både kunden och leverantören

• Värdefokus och tempo ger kostnadseffektivitet

• Standardisering och förenkling av teknik och arbetssätt gör underhållsdriften lätthanterad och kostnadseffektiv

Effekter av Elicits arbetssättEffekter ur det interna perspektivet

• Värdefokus gör det lättare att förstå och uppfylla kundens verkliga behov

• Färre överlämningspunkter gör det lätt att förvalta kunskap

• Distribuerat ansvar för detaljplanering ger hög arbetstillfredställelse

• Många roller på få personer gör personalens kompetens mer komplett

• Standardisering och förenkling gör det lättare att lägga maximal fokus på verksamhetsmålen

Erfarenheter

• Företaget behöver jobba in Lean-principerna i sina grundläggande värderingar

• Lean-principerna behöver kommuniceras kontinuerligt

• Man behöver skaffa sig bra sätt att kommunicera så att alla förstår

• Man behöver göra det enkelt att förstå och jobba enligt Lean-principerna med hjälp av verktyg och lathundar

Erfarenheter

• Team-medlemmar (både IT och verksamhet) måste ha tillräcklig beslutsrätt för att man skall kunna hålla högt

tempo

• Rekrytering och träning av personal måste göras med Lean-principerna i åtanke

• Att jobba enligt Lean-principerna har blivit en viktig del för många företag i IT-branschen