découvrir calc

Découvrir Calc

Le tableur de la suite bureautiqueApache OpenOfficeTM

(OOo4Kids - Apache OpenOfficeTM - OOoLight)

G. Waterval Version : 19.01.14 Licence : Alv2.0

DRAFT - UNOFFICIAL DOCUMENTATION

http://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Table des matières

Table des matières1. Généralités........................................................4

1.1.A propos de ce document..........................51.2.Démarrer le module Calc...........................51.3.Éléments de l'interface...............................61.4.Configurer Calc..........................................91.5.Les macros..............................................10

2. Le classeur......................................................132.1.Organisation.............................................132.2.Protéger un classeur................................152.3.Feuille de calcul.......................................172.4.Les cellules..............................................192.5.Les fichiers texte CSV..............................23

3. Saisir les données...........................................253.1.Les paramètres régionaux.......................253.2.Procédures générales..............................263.3.Les textes.................................................273.4.Les valeurs...............................................283.5.Rechercher/remplacer des données........313.6.Importer des données..............................313.7.Recopier des données.............................323.8.Contrôler la saisie de données................34

4. Formules et fonctions.....................................374.1.Les formules............................................374.2.Les fonctions............................................404.3.Copie de formules et de fonctions...........424.4.Fonctions usuelles...................................444.5.Rechercher les erreurs............................474.6.Nommer les cellules et les plages...........50

5. Mettre en forme et imprimer...........................525.1.Les propriétés des cellules......................525.2.Les AutoFormats de tableaux..................555.3.Le formatage conditionnel........................565.4.Les propriétés de feuilles.........................575.5.Formater à l'aide de styles.......................595.6.Les modèles de classeur.........................615.7.L'aperçu avant impression.......................645.8.Corriger les sauts de page.......................655.9.Imprimer...................................................65

6. Les diagrammes.............................................676.1.Démarrer le module graphique................676.2.Commandes disponibles..........................706.3.Changer de type de graphique................716.4.Modifier les éléments d'un graphique......726.5.Ajouter des dessins..................................746.6.Graphiques 3D.........................................74

7. Les listes de données.....................................757.1.Créer une liste..........................................757.2.Trier les données.....................................767.3.Filtrer une liste.........................................777.4.Informations de synthèse.........................797.5.Le mode Plan...........................................817.6.Tableau croisé dynamique.......................82

8. Outils d'analyse et de synthèse......................868.1.Valeur cible...............................................86

8.2.Le Solveur................................................878.3.Les scénarios...........................................888.4.Créer un tableau de synthèse..................908.5.Consolider les données...........................90

© 2014 - G. Waterval Version : 19.01.14 Apache licence, Version 2.0


1. Généralités

1. Généralités1. Généralités........................................................4

1.1.À propos de ce document..........................4Remerciements...........................................4Crédits et licence.........................................4

1.2.Démarrer le module Calc...........................5Centre de démarrage de AOO....................5Centre de démarrage OOoLight.................5Démarrer depuis le bureau.........................6

1.3.Éléments de l'interface...............................6Barre de titre...............................................7Zone des commandes.................................7Barre de calcul............................................7L'espace de travail......................................8La barre d'état.............................................8

1.4.Configurer Calc..........................................8Général........................................................9Afficher........................................................9Calculer.......................................................9Listes de tri..................................................9Modifications...............................................9Grille..........................................................10Imprimer....................................................10

1.5.Les macros..............................................10Créer une macro.......................................10Utiliser une macro.....................................11Assigner un raccourci à une macro...........11Assigner un bouton à une macro..............11

Apache OpenOffice (AOO) est la suite bureau-tique libre développée par la fondation APACHE(ASF), depuis le don, par ORACLE, du coded'OpenOffice.org à l'ASF en 2011.

Vous pouvez utiliser AOO en toute légalité sansfrais de licence, même dans le cadre d'une utilisa-tion professionnelle, et vous pouvez mêmeparticiper à son développement, puisqu'il s'agitd'un logiciel à code source ouvert.

AOO intègre les applications suivantes : Writer(traitement de texte), Calc (tableur), Impress (lo-giciel de PréAO), Base (base de données), Math(pour l'édition de formules mathématiques), etDraw (logiciel de dessin vectoriel et de PAO).

Comme OpenOffice est une application à codesource ouvert, un certain nombre de versions dé-rivées existent, dont les plus connues sont :

– OOo4Kids : version allégée de AOO, spéciale-ment adaptée pour les enfants de 7 à 12 ans.

– OOoLight : version simplifiée de AOO destinéeaux adultes n'ayant pas une utilisation intensivede la bureautique.

– LibreOffice : fork de OpenOffice.org créé en2010 par un groupe de membres de la commu-nauté OO.org.

1.1. À propos de ce documentCe document décrit l'utilisation, sous Windows, dumodule Calc des suites bureautiques ApacheOpenOfficeTM et OOoLight.

Calc permet de créer toutes sortes de feuilles decalcul aussi bien pour le traitement et l'analyse dedonnées financières, statistiques, etc. que pourpermettre leur représentation sous forme de dia-grammes afin de faciliter leur interprétation, et demieux visualiser les tendances et les relations quiexistent entre elles.

AvertissementCe document est un travail personnel et non une do-cumentation officielle des projets Apache OpenOfficeet EducOO.

RemerciementsÀ tous les développeurs, sans le travail desquelsles suites bureautiques AOO, OOo4Kids et OOo-Light ne seraient pas disponibles.

Merci également à tous les collaborateurs franco-phones qui se sont chargés de la traduction deces logiciels en français et à tous ceux qui as-surent le support aux utilisateurs sur le forumfrancophone : http://forum.openoffice.org/fr

Crédits et licence

Logiciels utilisésCe tutoriel a été réalisé avec Apache OpenOfficeWriter et OOoLight Writer.

Les captures d'écran et leurs annotations ont étéréalisées à l'aide des logiciels Greenshot et Irfan-View.

Auteur : Guy WATERVAL ([email protected])

Relecteur : Jean PEYRATOUT ([email protected])


O O o 4 K i d s - A p a c h e O p e n O f f i c e T M - O O o L i g h tDes solutions l ibres et gratuites pour votre bureautique privée et profess ionnel le

/92


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]

http://forum.openoffice.org/fr/forum/

http://wiki.ooolight.org/index.php/Main_Page/fr

http://www.openoffice.org/fr/


http://wiki.ooo4kids.org/index.php/Main_Page/fr

1. Généralités

LicenseLicensed under the Apache License, Version 2.0(the "License"); you may not use this file except incompliance with the License.

You may obtain a copy of the License athttp://www.apache.org/licenses/LICENSE-2.0

Unless required by applicable law or agreed to inwriting, software distributed under the License isdistributed on an "AS IS" BASIS, WITHOUTWARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND,either express or implied.

See the License for the specific languagegoverning permissions and limitations under theLicense.

1.2. Démarrer le module CalcIl existe plusieurs façons de démarrer le moduleCalc :

1. depuis le Centre de démarrage2. directement depuis le bouton Démarrer situé

sur le bureau de Windows, sans passer par leCentre de démarrage.

3. depuis l'Explorateur de fichiers, en double cli-quant sur un fichier au format Calc (.odt) ;

4. en utilisant le bouton de démarrage rapide si-tué dans la barre des tâches (AOOuniquement) ;

5. depuis un raccourci clavier placé sur le bureaude Windows.

Centre de démarrage de AOOC'est l'écran d'accueil qui apparaît lorsqu'onlance, depuis le bureau Windows, la commandeDémarrer > Tous les programmes >OpenOffice.org - OpenOffice.org.

Le Centre de démarrage permet de démarrer, encliquant sur leur icône, tous les modules intégrés,

avec pour résultat la création d'un nouveau docu-ment vide basé sur les options par défaut duprogramme.

Le Centre de démarrage est l'écran d'accueil qui ap-paraît en premier si vous utilisez OOoLight ouApache OpenOfficeTM comme application portablesur une clé USB.

– Bouton Ouvrir ... : permet de choisir un docu-ment à ouvrir, afin de le consulter ou de lemodifier.

– Bouton Modèles : donne accès à la boîte dedialogue Modèles et documents, pour pouvoirdémarrer la création d'un nouveau documentbasé sur un modèle existant.

Au bas du Centre de démarrage, trois boutonsconduisent à des adresses Internet importantesvous permettant de :

1. Télécharger des modèles supplémentaires.2. Ajouter de nouvelles fonctionnalités sous

forme d'extensions3. Vous connecter au site officiel, par exemple

pour télécharger une nouvelle version.

Centre de démarrage OOoLight

Plus simple que son homologue AOO, il présenteles commandes suivantes :

1. Créer un texte avec Writer : pour ouvrir unnouveau document vide basé sur le modèlepar défaut du programme.

2. Dessiner avec Draw : pour créer une nouvellefeuille de dessin vierge.

3. Créer une présentation avec Impress : créeune nouvelle présentation vide avec les op-tions par défaut du programme.

4. Créer un tableau avec Calc : crée un nou-veau classeur vide comprenant deux feuillesappelées Feuille 1 et Feuille 2.



/92






1. Généralités

5. Ouvrir un document : affiche la boîte de dia-logue Ouvrir pour charger un documentexistant.

Démarrer depuis le bureauPour démarrer directement AOO Calc ou OOo-Light Calc depuis le bureau Windows, utilisez lacommande : Démarrer > Tous les programmes> OpenOffice.org - OpenOffice.org Calc ou Dé-marrer > Tous les programmes > OOoLight -OOoLight Calc.

Vous pouvez également ajouter un raccourci di-rect pour Calc dans le menu Démarrer. Deuxméthodes sont possibles :

– En cliquant, avec le bouton droit de votre souris,sur le lien conduisant au module Calc, puis enchoisissant la commande contextuelle Ajouterau menu Démarrer. Un lien de démarrage di-rect apparaît alors dans le menu Démarrer devotre bureau.

– Vous pouvez également ajouter, sur votre bu-reau Windows, un raccourci de démarrage pourCalc en cliquant avec le bouton droit de votresouris sur le lien normalement utilisé pour lancerle module depuis le menu Démarrer puis enchoisissant la commande contextuelle Envoyervers - Bureau (créer un raccourci). Une autrealternative consiste à faire glisser le lien de dé-marrage directement sur le bureau enmaintenant la touche Ctrl enfoncée.

Toutes les méthodes ci-dessus ouvrent un nou-veau classeur vide comprenant :

– AOO Calc : 3 feuilles de calculs vierges appe-lées Feuille 1, Feuille 2, Feuille 3.

– OOoLight Calc : 2 feuilles de calculs viergesappelées Feuille 1, Feuille 2.

1.3. Éléments de l'interfaceIl n'y a pas de grandes différences entre l'interfacede AOO Calc et celle de OOoLight Calc si l'on ré-tablit les commandes masquées dans OOoLightCalc pour alléger l'interface.

Les principales différences entre les deux ver-sions sont la taille des feuilles de calculs, réduitesà 250 colonnes et 1 000 lignes dans OOoLightCalc, et la présence de la Barre latérale à onglets,apparue dans AOO depuis sa version 4.0, qui per-met de regrouper en un seul endroit sur la droitede l'écran, les fenêtres du Navigateur, du Styliste,de la Gallery et les fonctionnalités des barres

d'outils contextuelles dans des volets accessiblesdepuis une barre d'onglets.

La fenêtre de Calc se compose d'éléments qu'onretrouve souvent aussi dans les autres modulesde la suite.

1. Barre de titre : indique les noms du fichier etdu programme actifs. Elle dispose égalementde boutons permettant la gestion de la fenêtrede l'application (réduction/restauration/ferme-ture).

2. Barre de menus : regroupe l'ensemble descommandes disponibles réparties en catégo-ries ou menus.

3. Barre d'outil Standard : fournit un accès ra-pide à des commandes importantes qui sontcommunes à tous les modules de la suiteOpenOffice.org.

4. Barre d'outils de Formatage : permet d'accé-der aux principaux outils de mise en formeproposés par le programme.

5. Barre de calculs : présente le contenu de lacellule active, c'est à dire une valeur ou la syn-taxe d'une formule.

6. Feuille de calcul : se compose de lignes etcolonnes définissant des cellules à leurs inter-sections.

7. Barre de défilement verticale, avec son as-censeur et un outil permettant de fractionnerverticalement la feuille de calcul.

8. Barre de défilement horizontale, avec à sagauche la zone des onglets de feuilles et unoutil de navigation. La zone affichant les on-glets se termine par une petite barre noireverticale permettant de fractionner verticale-ment l'affichage de la feuille de calcul à l'aidede la souris.



/92






1. Généralités

9. Barre d'état : fournit un certain nombre d'infor-mations importantes sur l'état du travail encours en cours ainsi qu'un outil de zoom.

Barre de titre

1. Bouton affichant un menu de commandes degestion de la fenêtre du programme : réduirel'application dans la barre des tâches deWindows, réduire/restaurer la taille de la fe-nêtre, fermer la fenêtre (autrement dit quitterl'application).

2. Indication du nom du classeur actif et de l'ap-plication en cours (Calc dans notre cas).

3. Dans sa partie droite, la barre de titre proposeà nouveau, mais sous forme de boutons cettefois, les commandes de gestion de la fenêtredu programme (réduction de l'application dansla barre des tâches, réduction/restauration dela fenêtre de l'application, fermeture de l'appli-cation).

Zone des commandesLa zone de commandes du module Calc se situesous la barre de titre et se compose, par défaut,d'une barre de menus et de barres d'outils.

1. Barre des menus : elle regroupe l'ensembledes commandes du programme en catégoriesou menus. En cliquant sur un menu, on dé-roule l'ensemble de ses commandesconnexes. Certaines sont des commandessimples, d'autres des commandes complexesproposant alors une liste de sous commandesou conduisant à l'ouverture d'une boîte de dia-logue pour permettre à l'utilisateur de choisirles options avec lesquelles elles doivent s'exé-cuter.

2. Barre d'outils Standard : répète, sous formede boutons, les commandes les plus fréquem-ment utilisées, à l'exception des commandesde mises en forme qui sont regroupées dansune barre dédiée. On y trouve les commandes

d'ouverture, d'enregistrement, d'impression oude sauvegarde, ainsi que les principales com-mandes d'édition ou encore des outils pourl'insertion de formules ou de création de gra-phiques. On y trouve également descommandes de tri, d'insertion d'objets, ainsiqu'une commande de Zoom.

3. Barre d'outils Formatage : c'est là que setrouvent les commandes permettant de choisirpolice, taille, attributs et couleur des carac-tères, alignement du contenu des cellules,formatage des valeurs monétaires, définitiondu nombre de décimales, affichage en pour-centage, etc... Il s'agit d'une barre contextuelle,c'est à dire qu'elle ne met à disposition que lescommandes de mises en forme applicables aucontenu des cellules. Ainsi, par exemple, lors-qu'un dessin se trouve sélectionné, elledisparaît pour laisser la place à la barre d'outilsPropriétés de l'objet de dessin, qui fournit lesoutils nécessaires pour la mise en forme decelui-ci.

Barre de calculSous la zone de commande se trouve la barre decalcul composée comme suit :

– À gauche, la Zone de nom affiche en perma-nence l'adresse de la sélection courante, quipeut être une cellule unique ou un groupe decellules ;

– La partie centrale se compose de 3 boutons :l'Assistant Fonctions ouvrant une boîte de dia-logue permettant l'insertion d'une fonction dansla cellule sélectionnée, le bouton Somme et lebouton Fonction représenté par le signe = quipermet d'entamer la saisie d'une formule dansla cellule sélectionnée (dont l'adresse est affi-chée dans l'indicateur de la zone active).

– La partie droite, constituée par une zone de sai-sie, renferme le contenu de la cellulesélectionnée, une valeur ou une formule selonle cas. C'est dans cette zone qu'on peut saisirmanuellement une formule de calcul.

Lorsqu'on clique sur le bouton Fonction, un signe"=" apparaît dans la zone de saisie de la barre etsa zone centrale se modifie comme suit :



/92






1. Généralités

– Le bouton Assistant Fonctions permetd'insérer une fonction choisie dans la boîte dedialogue Assistant Fonctions.

– Le bouton d'annulation permet d'annulerl'édition effectuée dans la cellule et de revenir àl'état antérieur (un résultat analogue serait obte-nu en appuyant sur la touche Escape) ; ;

– Le bouton de validation remplit le mêmerôle que la touche Entrée du clavier : il validel'opération d'édition en cours.

L'espace de travailL’espace de travail correspond à la zone centralede la fenêtre, celle qui affiche la feuille du clas-seur sur lequel on travaille.

Il est encadré par les barres de défilement verti-cale et horizontale, ainsi que par les zones d'en-têtes de lignes et de colonnes de la feuille de cal-cul affichée.

Une barre de navigation située sur la gauche dusystème d'onglets du classeur actif, permet deparcourir les feuilles du classeur et d'atteindre sapremière feuille, celle qui précède ou suit la feuillecourante ou sa dernière feuille.

Au lancement du programme c'est un classeur videqui s'affiche dans l'espace de travail.

Le classeur est le document produit lorsqu'on tra-vaille avec un tableur. C'est un carnet de feuillesde calcul (3 par défaut, dans AOO Calc, 2 dansOOoLight Calc, 1 dans OOo4Kids). Un classeurpeut renfermer un maximum de 256 feuilles.

Dans un classeur, chaque feuille de calcul pos-sède un nom propre affiché sur un onglet intégrédans un système d'onglets attaché au classeur.Chaque feuille est constituée d'une grille dont lescolonnes et lignes définissent à leurs intersectionsdes cellules.

Pour accéder à une feuille spécifique, il suffit decliquer sur son onglet : la feuille sélectionnée s'af-fiche alors dans l'espace de travail, en avant plandes autres feuilles qui composent le classeur.

Un classeur s'enregistre sous forme de fichierunique et permet ainsi de conserver en bloc lesdifférentes feuilles de calcul relatives à un mêmeprojet.

La barre d'étatSituée au bas de la fenêtre du programme, sousla barre de défilement horizontale, elle se com-pose de zones zones qui affichent desinformations sur le travail en cours ou permettentd'accéder directement à certaines fonctionnalitésdu programme. On distingue les zones suivantes,(de gauche à droite) :

– Numéro de feuille : un double clic surcette zone affiche le Navigateur

– Style de cellule ou style de page : in-dique le style actif. En double cliquant sur cettezone, la boîte d'édition de style s'ouvre et vouspouvez directement éditer le style de cellule oude page actif.

– Mode Insertion : cliquez ici pour basculerentre le mode Insertion et le mode Refrappelorsque vous saisissez du texte au clavier.

– Mode de Sélection : définit le comportementstandard des flèches de navigation du clavier etpermet de basculer entre les modes de sélec-tion STD (Standard), EXT (Extension), AJT(Ajout) On peut basculer de STD à EXT par F8.

– État d'enregistrement : ce symbole signaleque le classeur a subi des modifications et quecelles-ci n'ont pas encore été enregistrées.

– Fonction : par défaut, lorsqu'on sélec-tionne un ensemble de cellules, cette zoneaffiche la somme des valeurs sélectionnées. Encliquant à droite sur ce champ, on peut changercet affichage pour d'autres fonctions statistiquescomme la moyenne, le maximum, le minimum,le nombre de données, etc.

– Zoom : pour changer lataille de l'affichage (facteur de Zoom), faites glis-ser le curseur de zoom ou cliquez sur les signes+ et - . Vous pouvez aussi cliquer à droite sur lechamp affichant la valeur actuelle du Zoom pourchoisir dans une liste le facteur d'agrandisse-ment souhaité. Un double clic sur ce mêmechamp ouvre la boîte de dialogue Zoom et Dis-position des pages.

1.4. Configurer CalcLes paramètres de configuration propres à Calcsont accessibles par la commande : Outils > Op-tions > OpenOffice Calc.

Ces paramètres se répartissent en 7 boîtes dedialogue et permettent à l'utilisateur de configurerson programme comme il le souhaite.



/92






1. Généralités

Les options choisies à ce niveau sont conservéesd'une séance de travail à la suivante tant qu'on neles modifie pas. Elles sont enregistrées dans le dos-sier de profil de l'utilisateur.

En principe, vous devriez pouvoir vous passer defaire des modifications dans ces boîtes, car lesoptions prévues par défaut conviennent dans lamajorité des cas.

GénéralCette boîte permet de définir l'unité de mesure àutiliser (cm) ainsi que la valeur des tabulations(1.25 cm). La boîte propose encore des optionsrelatives à l'actualisation des liens lors du charge-ment d'un classeur ainsi que le choix deparamètres de saisie.

AfficherCette boîte permet de décider de l'affichage detoute une série d'éléments :

– relatifs à la fenêtre du programme : en-têtes delignes et de colonnes, barres de défilement, on-glets de feuilles, symboles du plan ;

– relatifs au contenu des cellules : afficher les for-mules à la place des valeurs retournées,afficher un indicateur de notes dans les cellulescontenant une note pour mieux les repérer, affi-cher le débordement de texte, afficher lesréférences en couleur, etc…

– concernant l'affichage des objets insérés telsqu'images, dessins, graphiques. Le programmepermet de les afficher ou de les masquer.

– relatifs à la feuille de classeur : affichage ou nondes lignes de la grille des feuilles de classeur,avec possibilité de leur choisir une couleur, etc.

L'option d'affichage Mise en évidence des valeurspermet d'afficher les données numériques en bleuet les résultats retournés par les formules et fonc-tions en vert clair. Les textes restent affichés ennoir. Cette mise en forme est activable/désacti-vable localement au niveau de la feuille de calculpar la commande bascule Affichage > Mise enévidence des valeurs ou le raccourci Ctrl+F8.

L'option de Zoom Synchroniser les feuilles permetd'appliquer à toutes les feuilles d'un classeur lefacteur d'agrandissement défini pour l'une d'entreelles.

CalculerCette boîte permet de choisir une date de départpour le calendrier interne utilisé par le programmepour convertir les entrées de type date en numé-ros de série et pouvoir ainsi effectuer des calculssur les dates.

La boîte permet encore de choisir le nombre dedécimales à afficher par défaut pour les valeursnumériques.

L'option Rechercher automatiquement les éti-quettes de colonnes et lignes est intéressante carelle permet au programme de reconnaître auto-matiquement des plages de cellules comprenantdes intitulés de lignes et colonnes. Il faut toutefoisque les noms utilisés comme arguments dans uneformule/fonction commencent par une lettre etque ceux renfermant des espaces soient enca-drés d'apostrophes '.

Si un intitulé contient lui-même une apostrophe, ilfaut alors, lorsqu'il intervient comme argument, sai-sir le caractère \ (barre oblique inversée) devantl'apostrophe pour que le nom soit valide dans la for-mule.

La capture d'écran ci-dessous illustre un exempled'utilisation de cette fonctionnalité.

La fonction SOMME a été saisie dans la celluleB7 en utilisant comme référence l'intitulé de co-lonne "Chiffre d'affaires 1998" en respectant lesrègles d'écriture mentionnées ci-dessus. La fonc-tion a ensuite été simplement recopiée vers ladroite.

Listes de triCette boîte permet d'afficher, de gérer et de créerles listes d'éléments dont vous pourrez ensuitevous servir dans vos feuilles de calculs. Il existepar défaut des listes prédéfinies pour les mois del'année et les jours de la semaine qui vous faci-litent l'insertion de ces informations dans vosfeuilles de calcul.

ModificationsCette boîte permet de choisir les couleurs qui per-mettront d'identifier plus facilement les



/92






1. Généralités

modifications apportées aux feuilles par les relec-teurs.

GrilleCette boîte permet de déterminer la finesse de lagrille à utiliser pour positionner des éléments gra-phiques dans les feuilles de calcul avec plus deprécision. Vous pourrez régler la finesse de latrame :

– en donnant une valeur d'écart des points aux ni-veau des axes OX et OY (Options Résolutionhorizontale / verticale) dans l'unité de mesureque vous avez choisie.

– en décidant du nombre de points intermédiaires(graduations secondaires) que vous souhaitezentre les graduations principales des axes défi-nies au point précédent (Option Subdivisionhorizontale / verticale).

L'activation de l'option Capturer à la grille confèreà la grille un effet magnétique ne permettant plusle déplacement des objets graphiques qu'entreses différents points. Vous pouvez désactiver tem-porairement cet effet magnétique en effectuant ledéplacement d'un objet en maintenant la toucheCtrl enfoncée.

L'option Grille visible permet de visualiser la grille.

L'option Synchroniser les axes permet de réper-cuter symétriquement toutes les modifications desparamètres de la grille : résolution et subdivisiondes axes OX et OY resteront alors toujours iden-tiques.

Imprimer– Ignorer les pages vides pour l'impression : cette

option permet d'éviter l'impression de pagessans contenu ou objet de dessin.

– Imprimer uniquement les feuilles sélectionnées :dans ce cas, seules les feuilles de calcul sélec-tionnées sont imprimées et ce,indépendamment de ce qui a été sélectionnédans la boîte de dialogue Impression.

1.5. Les macros

Une macro consiste à regrouper dans une com-mande unique la série de commandesnécessaires à l'exécution d'une tâche répétitive,afin de pouvoir l'exécuter de manière entièrementautomatique.

Il n'est pas recommandé de recourir à des macrospour appliquer des styles, car il existe pour cela leStyliste, outil plus adapté pour ce genre de travail.Ceci dit, rien n'interdit d'intégrer dans une macro unstyle chargé de mettre en forme automatiquementle résultat obtenu suite à l'exécution de la macro.

On peut ainsi, par exemple, créer une macro pourinsérer la liste des mois de l'année dans unefeuille de calcul, ou pour automatiser l'insertiondans du texte de caractères spéciaux utilisés fré-quemment.

Ce qui suit concernant les macros s'applique àtous les modules de la suite : Calc, Impress,Draw, Math et Base.

Créer une macroPour créer une macro, lancez la commande Ou-tils > Macros > Enregistrer une macro. Unepetite fenêtre apparaît à l'écran et à partir de cemoment toutes les opérations que vous effectuezsont enregistrées dans la macro.

Dans le cas d'une macro destinée à l'intégrationde caractères spéciaux, ces opérations consiste-ront à :

– Lancer la commande Insertion > Caractèresspéciaux ...

– Sélectionner le symbole souhaité.– Valider par OK.

Une fois la série de manipulations précédentesréalisée, cliquez sur Terminer l'enregistrement.Une boîte d'enregistrement s'ouvre alors pourpermettre de définir où doit être enregistrée lamacro.

Dans le volet gauche de la fenêtre, intitulé Enre-gistrer la macro dans sont listées deux catégories,Mes macros et Macros OpenOffice, ainsi que lesdifférents documents OpenOffice actifs.

Chaque dossier comporte une bibliothèque nom-mée Standard dans laquelle il suffit d'enregistrerla macro pour la rendre disponible uniquementdans le document correspondant. Si au contraireon souhaite élargir la portée de la macro et larendre utilisable dans tous les documents, il fautalors choisir de l'enregistrer dans la bibliothèqueStandard de la catégorie Mes macros.

Une fois le module devant contenir votre macrosélectionné, attribuez à celle-ci un nom explicitedans le champ Nom de la macro puis cliquez surEnregistrer.



/92






1. Généralités

Dans le gestionnaire de macros d'OpenOffice Basicse trouve un bouton Éditer qui ouvre une fenêtredans laquelle s'affiche le code Basic de votre macro.Vous pouvez alors modifier directement votre macroen éditant son code.Pour supprimer une macro, appuyez sur Supprimeraprès l'avoir sélectionnée dans le gestionnaire demacros.

Utiliser une macroPlacez le point d'insertion à l'endroit où doit s'exé-cuter la macro puis lancez la commande Outils >Macros > Exécuter la macro pour ouvrir le sé-lecteur de macro.

Dans la colonne intitulée Bibliothèque, dépliez lasection Mes macros, puis la bibliothèque Stan-dard, puis cliquez sur le module. Dans la colonnede droite vous voyez apparaître le nom de votremacro. Sélectionnez-la puis cliquez sur le boutonExécuter.

Assigner un raccourci à une macroNous prendrons comme exemple l'assignationd'un raccourci clavier au caractère µ. La procé-dure s'effectue en deux étapes :

– Enregistrement d'une macro produisant l'inser-tion du caractère µ dans un document, au pointd'insertion.

– Assignation du raccourci Alt+M à cette macro.

Enregistrer la macro1. Démarrer l'enregistrement de la macro par la

commande Outils > Macros > Enregistrerune macro.

2. Lancez la commande Insertion > Caractèresspéciaux pour ouvrir la boîte de dialogue Ca-ractères spéciaux, puis sélectionnez lecaractère µ et cliquez sur OK.

3. Cliquez sur le bouton Arrêter l'enregistre-ment pour arrêter l'enregistrement, enregistrerla macro et afficher la boîte de dialogueOpenOffice.org Macros Basic.

4. Donnez un nom significatif à la macro dans lechamp Nom de la macro dans la partie supé-rieure gauche de la boîte, puis enregistrez-la.Pour ce faire, ouvrez le conteneur de biblio-thèque Mes macros, recherchez labibliothèque nommée Standard sous Mes ma-cros, puis sélectionnez Module1 et cliquez surEnregistrer.

Assigner un raccourci à la macro1. Lancez la commande Outils >

Personnaliser ...- Clavier. 2. Cliquez sur le bouton radio OpenOffice pour

mettre votre nouvelle assignation à dispositionde tous les modules de la suite OpenOffice.

3. Dans la liste Raccourcis clavier, sélectionnezla combinaison non utilisée Alt+M.

4. Dans la liste Catégorie, faites défiler jusqu'àl'entrée Macros OpenOffice, cliquez sur lesigne + puis cliquez sur le signe + près de labibliothèque Standard et choisissez Module1.

5. Dans la liste Fonction, choisissez micro puiscliquez sur le bouton Modifier dans la partiesupérieure droite de la boîte. La combinaisonde touches sélectionnée apparaît maintenantdans la liste des raccourcis clavier avec le nomde la macro qui lui est associée.

6. Validez par OK.

Assigner un bouton à une macro1. Lancez la commande Outils > Macros - Gérer

les macros - OpenOffice Basic, puis sélec-tionnez la macro désirée et cliquez sur lebouton Assigner ....

2. La fenêtre Personnaliser qui apparaît renferme3 onglets : Menus, Barres d'outils et Événe-ments, pour permettre d'associer une macro àchacun de ces éléments.

3. L'onglet Barres d'outils affiche une liste debarres d'outils dans une liste déroulante. Choi-sissez celle dans laquelle vous souhaitezintégrer une icône de démarrage pour votremacro, puis dans la section Contenu de labarre d'outils, cliquez sur le bouton Ajouter.

4. Dans la liste Catégorie, sélectionnez votre ma-cro puis cliquez sur Ajouter pour la faireapparaître dans la liste des boutons de labarre.

5. Il reste à attribuer une icône à votre macro. Sivous ne trouvez pas votre bonheur dans laliste des icônes déjà disponibles, sélectionnezl'une d'entre elles puis cliquez sur le boutonModifier et choisissez la commande Modifierl'icône. Une fenêtre apparaît dans laquellevous pouvez choisir l'icône qui représenteravotre macro.

6. Cliquez sur OK pour valider.



/92






2. Le classeur

2. Le classeur2. Le classeur......................................................12

2.1.Organisation.............................................12Naviguer entre les feuilles.........................12Sélectionner plusieurs feuilles..................13Insérer des feuilles....................................13Supprimer des feuilles...............................13Renommer une feuille...............................13Copier ou déplacer une feuille..................13Une autre fenêtre d'affichage....................14Masquer une feuille de calcul...................14

2.2.Protéger un classeur................................14Protéger l'accès.........................................14Protéger l'organisation..............................15Protéger les feuilles...................................15

2.3.Feuille de calcul.......................................16Lignes et colonnes....................................16Sélectionner lignes et colonnes................16Gérer les lignes et les colonnes................16Se déplacer (naviguer)..............................17Fixer des lignes et colonnes.....................18Fractionner l'espace de travail..................18

2.4.Les cellules..............................................18Sélectionner cellules et plages.................19Adresse des cellules et des plages...........20Contenu des cellules.................................20Recopier des cellules................................21Déplacer des cellules................................21Supprimer des cellules entières................22Protéger des cellules.................................22

2.5.Les fichiers texte CSV..............................22Ouvrir un fichier CSV dans Calc...............22Enregistrer une feuille au format CSV......23

Calc est un tableur, c'est à dire une applicationdestinée à effectuer toutes sortes de travaux surdes données organisées dans des feuilles qua-drillées : calculs, opérations de tri et de filtrage,représentations graphiques, etc.

Le classeur est le type de document créé par untableur. Par défaut, il se compose de 3 feuilles decalculs dans AOO Calc, de 2 feuilles dans OOo-Light Calc et de 1 feuille dans OOo4Kids.

2.1. OrganisationUn classeur est dynamique, c'est à dire qu'onpeut modifier la composition de ses feuilles : luien ajouter de nouvelles, en supprimer, les renom-mer, ou encore réorganiser leur ordre desuccession.

Le menu contextuel des onglets de feuilles ren-ferme toutes les commandes permettant de gérerles feuilles du classeur.



/92






2. Le classeur

Naviguer entre les feuillesPour sélectionner une feuille, il suffit de cliquersur son onglet dans la zone d'affichage des on-glets de feuilles, au bas de l'espace de travail. Lacopie d'écran ci-dessous correspond à la sélec-tion de la Feuille3.

Lorsque le classeur contient de nombreusesfeuilles, cette zone n'est pas assez grande pourpermettre un affichage complet des onglets defeuilles. Dans ce cas, des boutons fléchés de-viennent actifs sur la gauche de la zoned'affichage des onglets pour permettre de fairedéfiler les feuilles :

– le dernier bouton fléché de droite, celui qui porteun triangle orienté vers la droite et un trait verti-cal, permet d'accéder à l'onglet de la dernièrefeuille ;

– le premier premier bouton fléché tout à gauche,permet d'accéder à l'onglet de la toute premièrefeuille du classeur ;

– deux autres boutons fléchés permettent d'accé-der à l'onglet précédent ou suivant celui quicorrespond à la feuille affichée. La sélection dela feuille précédente/suivante peut également sefaire au clavier en appuyant sur Ctrl+Pg-Préc/PgSuiv.

Il est possible d'augmenter l'espace réservé à l'affi-chage des onglets en élargissant à l'aide de la souris(par Cliquer glisser vers la droite) la ligne de sépara-tion entre la zone d'affichage des onglets et la barrede défilement horizontale.

Sélectionner plusieurs feuillesChaque feuille de calcul peut être utilisée de ma-nière indépendante des autres. Toutefois, lorsquedes données sont à reproduire sur plusieursfeuilles, il est utile de pouvoir sélectionner le blocde feuilles dans lesquelles elles doivent être répé-tées, de manière à n'effectuer le travail de saisiequ'une seule fois.

Pour sélectionner plusieurs feuilles simultané-ment, il suffit de cliquer sur leurs ongletsrespectifs tout en maintenant la touche Ctrl en-foncée. Les onglets des feuilles sélectionnées(Feuilles1, 3, 4) s'affichent alors en blanc, pour lesdistinguer des onglets non sélectionnés qui res-tent affichés en gris (Feuilles 2 et 5 dans la copied'écran ci-dessous).

Pour sélectionner d'un seul coup un groupe d'on-glets successifs, cliquez sur le premier, puis sur ledernier en maintenant la touche Maj enfoncée.

Pour désactiver la sélection d'une feuille à l'inté-rieur d'un groupe de feuilles sélectionnées, cliquerà nouveau sur son onglet tout en maintenant latouche Ctrl enfoncée.

Insérer des feuillesLa commande Insérer une feuille... située dansle menu contextuel des onglets de feuilles (ou lacommande de menu Insertion > Feuille ...) ouvrela boîte Insérer une feuille regroupant toutes lesoptions qui permettent de rajouter des nouvellesfeuilles au classeur actif.

La rubrique Position permet de choisir l'endroitd'insertion dans le classeur : avant ou après lafeuille active.

La rubrique Feuille offre deux possibilités :

– l'option Nouvelle feuille permet d'insérer desfeuilles de calculs vierges à la position choisiedans la rubrique Position. Si on ne souhaiteajouter qu'une seule feuille, il est possible de luiattribuer un nom ;

– l'option À partir d'un fichier active le bouton Par-courir... qui permet de choisir le classeurexterne à partir duquel les feuilles seront impor-tées. Une fois le choix du classeur effectué, laliste de ses feuilles apparaît dans une zone dela boîte et on peut sélectionner à la souriscelle(s) qu'on souhaite incorporer ou lier (si l'op-tion Lier est cochée) au classeur actif.

La validation par OK réalise l'insertion.

Supprimer des feuillesPour supprimer une feuille, la sélectionner en cli-quant sur son onglet, puis lancer la commandecontextuelle Supprimer la feuille....La suppres-



/92






2. Le classeur

sion ne devient effective qu'après confirmation parl'utilisateur.

Renommer une feuilleOn peut renommer une feuille à partir de la com-mande correspondante du menu contextuel deson onglet, ou en double cliquant sur celui-ci. Ilsuffit alors de saisir le nouveau nom dans la boîteRenommer la feuille puis de valider par OK.

Un nom de feuille ne peut contenir que des lettreset des chiffres, éventuellement séparés par des es-paces.

Copier ou déplacer une feuilleLa procédure peut être réalisée à l'intérieur d'unmême classeur ou entre 2 classeurs distincts.

À l'intérieur d'un même classeurÀ l'intérieur d'un même classeur, la méthode laplus simple consiste à effectuer l'opération à l'aidede la souris.

– Pour recopier une feuille à un autre endroit duclasseur actif, cliquer sur son onglet en mainte-nant la touche Ctrl enfoncée, puis le faireglisser jusqu'à son nouvel emplacement. Lors-qu'on relâche la souris l'onglet représentant lafeuille dupliquée apparaît sous le même nomque la feuille originale, mais avec le suffixe "2"pour signaler qu'il s'agit d'une copie.

– Pour déplacer une feuille à un autre endroit duclasseur, la faire simplement glisser jusqu'à sonnouvel emplacement.

Entre deux classeursPour copier / déplacer une feuille d'un classeurvers un autre :

– Appeler le menu contextuel de la feuille à co-pier/déplacer et sélectionner la commandeDéplacer/copier la feuille... pour ouvrir la boîte

de dialogue Déplacer/copier la feuille. Par dé-faut la boîte propose un déplacement. Poureffectuer une copie, il faut cocher l'option Co-pier.

– Dans la liste déroulante Vers le document, sé-lectionner le classeur de destination, puis laposition d'insertion sous la rubrique Inséreravant.

– Valider la commande par OK.

Une autre fenêtre d'affichageLa commande Fenêtre > Nouvelle fenêtre fournitune copie du classeur actif dans une nouvelle fe-nêtre. A des fins d'identification, le nom de lacopie est suivi, dans la barre de titre, du signedeux-points et du numéro "2".

Il est alors possible de réduire la taille des deuxfenêtres pour pouvoir les disposer côte à côte.

Masquer une feuille de calculLorsque le classeur renferme un grand nombre defeuilles, il est possible de masquer certainesd'entre elles qui sont moins utilisées.

– Cliquez sur l'onglet de la feuille à masquer pourl'afficher dans l'espace de travail.

– Lancez la commande Format > Feuille > Mas-quer.

Les feuilles masquées ne s'affichent plus à l'écranet ne sont pas imprimées, mais on peut y faire ré-férence dans des formules.

Pour réafficher une feuille masquée, lancer lacommande Format > Feuille > Afficher ...

Une boîte s'ouvre et on peut alors sélectionnerdans la liste des feuilles masquées celle qu'onsouhaite réafficher.

Le masquage ou le réaffichage de feuilles ne peut sefaire que feuille après feuille. Le masquage ou le ré-affichage d'un groupe de feuilles n'est pas possible.

2.2. Protéger un classeurIl est possible, lors de l'enregistrement d'un clas-seur, de prévoir plusieurs niveaux de protection.

Notez bien que ces commandes de protection nefonctionnent sous OpenOffice que si vous enregis-trez vos classeurs au format .odt qui est le formatofficiel de OpenOffice.org. Elles ne sont pas fonctionnelles dans le cas de sau-vegardes dans des formats externes comme .xls de



/92






2. Le classeur

Microsoft Excel, même si OpenOffice Calc est ca-pable de travailler sur des fichiers de ce format.

La protection d'un classeur peut se faire à trois ni-veaux :

– on peut protéger l'accès au classeur en l'enre-gistrant avec un mot de passe qu'il faudraimpérativement connaître pour pouvoir l'ouvrirpar la suite ;

– on peut protéger l'organisation d'un classeuret dans ce cas, seules les personnes connais-sant le mot de passe pourront procéder à desinsertions, suppressions ou renommages de sesfeuilles ;

– on peut protéger une ou plusieurs feuille(s)de classeur contre toute modification.

Protéger l'accèsLancer la commande Fichier > Enregistrersous... . Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre,cocher l'option Enregistrer avec mot de passe,puis valider après avoir donné un nom au fichieret lui avoir choisi un dossier de sauvegarde.

Une boîte s'ouvre vous invitant à définir le mot depasse qui protégera le classeur.

Saisissez un mot de passe comportant au moinscinq caractères dans les deux champs Mots depasse et Confirmer. Les mots de passe res-pectent la casse (A234Z est différent de a234z).

Par la suite, il faudra indiquer le mot de passepour ouvrir le classeur.

Pour désactiver la protection d'un classeur, vous nepouvez que créer une nouvelle version non protégéede votre classeur. Pour ce faire, commencez par l'ouvrir en fournissantle mot de passe qui le protège, puis enregistrez-leune nouvelle fois par la commande Fichier > Enre-gistrer sous... en veillant bien à décocher l'optionEnregistrer avec mot de passe et à lui attribuer unnouveau nom avant de valider.Vous disposez alors de deux versions identiques,une version protégée et une qui ne l'est pas. Vouspouvez alors supprimer la version protégée.

Protéger l'organisationCe type de protection n'interdit pas l'accès auclasseur mais empêche simplement toute modifi-cation dans son organisation interne et lacomposition de ses feuilles (suppression, dépla-cement, masquage, affichage, insertion ouattribution d'un nouveau nom aux feuilles de-viennent impossibles), si on ne connaît pas le motde passe qui permet d'ôter la protection.

La commande de protection est la suivante : Ou-tils > Protéger le document – Document... Elleouvre une boîte permettant la définition du mot depasse de protection.

Par la suite, vous pouvez enregistrer tout à faitvotre document et le rouvrir normalement. Parcontre, vous constatez que toutes les commandesd'insertion, de suppression, de renommage, ou decopie déplacement de feuilles ne sont plus dispo-nibles pour ce classeur.

Pour retrouver ces fonctionnalités et ainsi annulerla protection de l'organisation de votre classeur, ilsuffit de rappeler une nouvelle fois la commandeOutils > Protéger le document – Document...puis de saisir le mot de passe qui avait été définiprécédemment pour la protection de l'organisationdu classeur.

La validation désactive alors la commande deprotection de l'organisation du classeur.

Protéger les feuillesLa commande Outils > Protéger le document –Feuille... permet d'activer la protection intégralede la feuille de calcul active. Elle ouvre une boîtepermettant la définition du mot de passe de pro-tection.



/92






2. Le classeur

• Par défaut, les cellules d'une feuille de calcul pos-sèdent l'attribut "Protégé" qui les protègent enécriture, mais cette protection ne devient effec-tive que sur demande explicite de l'utilisateur enlançant la commande Outils > Protéger le do-cument – Feuille....

• Si on n'entre pas de mot de passe dans la boîteci-dessus, la feuille sera quand même protégéeen écriture, mais un simple rappel de la com-mande Outils > Protéger le document –Feuille... suffira à annuler sa protection.

Par la suite vous pouvez enregistrer tout à faitvotre document et le rouvrir normalement. Parcontre, vous constatez que toute interventiondans la feuille protégée vous est interdite.

Pour annuler la protection de la feuille, relancezsimplement la commande Outils > Protéger ledocument – Feuille...

Ensuite, dans la boîte de dialogue Déprotéger lafeuille, saisissez le mot de passe de protection.

2.3. Feuille de calculLa feuille de calcul constitue le document de basesur lequel on travaille avec un tableur. Nousavons vu que cette feuille fait partie d'un classeurqui s'enregistre et s'ouvre comme un tout et cor-respond au fichier qui sera enregistré à la fin de lasession de travail avec Calc.

Chaque feuille est représentée, au bas de la zonede travail par un onglet portant son nom. C'est encliquant sur lui qu'on rend la feuille active et ac-cessible à l'édition. L'accès aux parties nonvisibles de la feuille est rendu possible par la pré-sence de barres de défilement.

Toute action dans une feuille de calcul nécessitede réaliser successivement les 3 opérations sui-vantes :

1. Naviguer, c'est à dire se rendre à l'endroit (cel-lule ou plage de cellules) où l'action doit êtreexécutée, à l'aide du clavier ou de la souris.

2. Sélectionner la cellule /plage de cellules oùl'action doit se faire, ce qui revient à position-ner le curseur du programme dessus.

3. Réaliser l'action souhaitée en lançant unecommande ou une procédure d'édition.

Lignes et colonnesStructurellement, une feuille de calcul se présentecomme une grille organisée en une suite de 65536 lignes et de 1 024 colonnes, dont les inter-sections définissent des cases ou cellules.

– Les colonnes sont désignées par des lettres del'alphabet (A, B, C,...), la colonne suivant la co-lonne Z étant appelée AA, elle-même suivie deAB, AC, AD, etc., jusqu'à AZ. Au delà de AZ, lescolonnes sont nommées BA, BB,BC, etc.

– Les lignes sont numérotées de 1 à 65 536.

Les feuilles de calcul de OOoLight sont réduites à1000 lignes et 256 colonnes, mais cette taille estsuffisante dans la majorité des cas.

Sélectionner lignes et colonnesLa sélection d'une ligne ou d'une colonne se faitsimplement en cliquant sur son en-tête à l'aide dela souris. La sélection de plusieurs lignes ou co-lonnes ensembles appelle à la distinction desdeux cas suivants :

– On peut sélectionner plusieurs lignes ou co-lonnes contiguës en cliquant sur l'en-tête de lapremière puis sur celle de la dernière en mainte-nant la touche Maj enfoncée. Le même résultatpeut être obtenu par un simple Cliquer-glissersur les en-têtes des lignes ou colonnes à sélec-tionner.

– Si on doit réaliser la sélection de plusieurslignes ou colonnes non contiguës, il suffit de cli-quer sur leurs différentes en-têtes enmaintenant la touche Ctrl enfoncée pendant leprocessus.

Pour désélectionner une ligne ou une colonne fai-sant partie d'un bloc de lignes ou de colonnessélectionnés, il suffit de cliquer sur la ligne ou co-lonne à désélectionner en maintenant la touche Ctrlenfoncée.



/92






2. Le classeur

Gérer les lignes et les colonnesLes commandes de gestion des lignes et des co-lonnes sont accessibles :

– depuis la barre des menus ;– à l'aide de raccourcis clavier ;– dans les menus contextuels attachés aux en-

têtes de lignes et colonnes.

Insertion de lignes et de colonnesLa commande Insertion > lignes / colonnes ...permet l'insertion de lignes/colonnes dans un ta-bleau.

Lors d'une procédure d'insertion, la ligne ou co-lonne insérée prend toujours la place de la ligneou colonne sélectionnée qui se trouve repousséed'une ligne vers le bas (insertion de ligne) oud'une colonne vers la droite (insertion decolonne).

À la suite d'une insertion, le programme réorga-nise automatiquement la numérotation des ligneset des colonnes de la feuille et actualise les réfé-rences utilisées par les formules qui s'y trouventpour tenir compte de sa nouvelle organisation.

Suppression de lignes ou de colonnesLa commande contextuelle Supprimer deslignes/colonnes réalise la suppression de ligneset colonnes sélectionnées.

Suppression diffère d'effacement. • Lors d'une suppression, on détruit une partie du

support de la feuille de calcul, ce qui nécessiteune actualisation de la numérotation de la grille.

• Lors de l'effacement d'une ligne ou d'une colonne, on supprime simplement son contenumais pas la ligne ou la colonne en tant que telle.La structure de la feuille reste inchangée.

En supprimant une ligne ou une colonne quicontient des données, on perd celles-ci et on rendincohérentes les formules y faisant référence, ceque le programme signale en affichant dans lescases de ces formules le signe # REF !. Il pro-page également cet affichage aux cellulesdevenues incohérentes indirectement du faitqu'elles utilisent des résultats devenus incohé-rents.

Modifier hauteur et largeur de lignes et colonnesLa commande Format > Ligne/colonne dérouleun sous-menu permettant de modifier manuelle-ment la hauteur de la ligne en cours, ou de lui

choisir une hauteur optimale (après avoir définil'espacement supplémentaire à ménager entre leplus grand caractère de la ligne et les bords supé-rieurs de la cellule qui le contient).

À noter que la hauteur/largeur d'une ligne/colonnepeut être également modifiée à l'aide de la sourispar un Cliquer – glisser sur la ligne de sépara-tion entre les en-têtes de lignes/colonnes.

Un double clic sur la ligne de séparation permet dedéfinir rapidement une largeur optimale de colonneou une hauteur optimale de ligne.

La commande Format > colonne permet égale-ment de choisir une largeur optimale (après avoirdéfini l'espacement supplémentaire à ménagerentre l'entrée la plus longue de la colonne et lesbords latéraux de la cellule qui la contient).

Les raccourcis clavier Alt + flèche gauche / droiteet Alt + haut / bas permettent également d'agirsur la largeur de la colonne ou la hauteur de la lignequi contient la cellule sélectionnée.

Masquer lignes/colonnesLes commandes Format > Ligne et Format >Colonne permettent également le masquage delignes/colonnes sélectionnées ou leur réaffichagesi elles étaient masquées. Le contenu d'uneligne/colonne masquée n'est plus visible et n’estpas imprimé, mais il reste accessible aux for-mules qui y font référence.

Le masquage d'une ligne / colonne peut égalementse faire en réglant sa hauteur / largeur à 0 à l'aidede la souris.

Pour récupérer l'affichage de lignes / colonnesmasquées, créer une sélection encadrant laligne / colonne masquée, puis lancer la com-mande Format > Ligne / colonne – Afficher.



/92






2. Le classeur

Se déplacer (naviguer)Se déplacer dans une feuille de calcul (on dit aus-si parfois naviguer) consiste à atteindre la partiede la feuille où on souhaite travailler. Ce déplace-ment peut s'effectuer à l'aide du clavier ou de lasouris.

À l'aide du clavierLorsqu'on se déplace dans une feuille de calcul àl'aide de touches de navigation du clavier, la cel-lule atteinte se trouve toujours automatiquementsélectionnée et donc prête à recevoir un contenu.

– On peut se déplacer d'une cellule de haut enbas et de droite à gauche par rapport à la posi-tion courante à l'aide des quatre flèchesdirectionnelles du clavier.

– On peut se déplacer d'un écran vers le haut oule bas à l'aide des touches PgPréc (PgUp) etPgSuiv (PgDn).

– On peut se déplacer d'une page écran vers lagauche ou la droite par ALT+ PgPréc ouALT+PgSuiv.

– Début (Home) positionne le curseur dans lapremière cellule de la ligne active.

– Fin (End) positionne le curseur dans la der-nière cellule non vide de la ligne active.

– Ctrl+Début sélectionne la cellule A1.– Ctrl+Fin positionne le curseur sur la dernière

cellule non vide de la feuille.– Tab et Maj+Tab produisent respectivement undéplacement d'une cellule vers la droite ou vers lagauche.

À l'aide de la souris et des barres de défilementOn peut se déplacer : :

– D'une ou de plusieurs lignes vers le bas ou lehaut. Un clic sur les flèches de la barre de défi-lement verticale décale l'affichage de la feuilled'une ligne vers le haut ou le bas.

– D'une ou de plusieurs colonnes vers la gaucheou la droite. Un clic sur les flèches de la barrede défilement horizontale décale l'affichage dela feuille d'une colonne vers la droite ou lagauche.

– D'un écran vers le haut, le bas, la droite ou lagauche en cliquant de part et d'autre de l'ascen-seur des barres de défilement horizontale etverticale.

Fixer des lignes et colonnesLorsqu'on travaille avec une grande feuille de cal-cul, il est souvent utile de figer les lignes etcolonnes de titre pour les garder visibles en per-manence pendant le défilement du contenu.

Fixer les en-têtes de colonnes

– Sélectionner complètement la ligne située justesous la ligne des en-têtes de colonnes qu'onsouhaite conserver visible en permanence.

– Lancer la commande bascule Fenêtre > Fixer.

Figer les intitulés de ligne

– Sélectionner la colonne située juste à droite decelle qu'on souhaite conserver visible en perma-nence.

– Lancer la commande bascule Fenêtre > Fixer.

Une ligne renforcée sépare une ligne ou une co-lonne fixée du reste de la feuille de calcul.

Si une cellule de la feuille se trouve sélectionnéeau moment de lancer la commande Fenêtre >Fixer, on obtient à la fois la fixation des intitulésde lignes situés dans la colonne à gauche de lacellule sélectionnée, et la fixation des intitulés decolonnes situés dans la ligne au-dessus de la cel-lule en question.

Pour annuler la fixation d'une ligne ou d'une co-lonne, rappeler simplement la commandeFenêtre > Fixer pour la désactiver.

Fractionner l'espace de travailDans les feuilles de calcul de grande taille, cettefonctionnalité permet de fractionner la fenêtre ac-tive horizontalement et verticalement en deux àquatre volets pour pouvoir afficher différents par-ties de la feuille de calcul éloignées les unes desautres.

2 méthodes sont possibles : :

– la commande bascule Fenêtre > Scinder ;– utiliser les curseurs de fractionnement pré-

sents en haut de la barre de défilement verticaleet à l'extrémité droite de la barre de défilementhorizontale.

Commande Fenêtre > ScinderLa commande bascule Fenêtre > Scinder permetde fractionner l'affichage au niveau du coin supé-rieur gauche de la cellule sélectionnée. L'espacede travail se trouve alors partagé verticalement ethorizontalement en deux fenêtres indépendantes



/92






2. Le classeur

(volets) disposant chacune de leurs propresbarres de défilement, ce qui permet un affichagesimultané à l'écran de deux régions éloignéesdans la feuille.

Le retour à un affichage normal s'obtient en relan-çant la commande Fenêtre > Scinder pour ladésactiver.

Si on sélectionne au préalable une ligne ou une co-lonne entière, l'affichage sera scindé, selon le cas,en deux fenêtres superposées ou juxtaposées.

Les curseurs de fractionnement

Faire glisser vers la gauche le curseur de fraction-nement ci-dessus pour obtenir un fractionnementvertical en deux volets.

Faire glisser vers le bas le curseur de fractionne-ment ci-dessus pour obtenir un fractionnementhorizontal en deux volets.

Pour annuler le fractionnement, double cliquez surla ligne de séparation à supprimer ou utilisez lacommande bascule Fenêtre > Scinder.

2.4. Les cellulesLes cellules sont les éléments de base d'unefeuille de calcul. Elles sont caractérisées par leurAdresse composée de l'indication de la colonne etde la ligne à l'intersection desquelles elles setrouvent. Ces deux éléments (coordonnées) défi-nissent de manière univoque leur position dans lafeuille.

Les cellules peuvent contenir : :

– des valeurs : : numériques (nombres, dates,heures, valeurs monétaires), du texte(étiquette/commentaire)

– des formules de calcul et des fonctions ac-compagnées du résultat des calculs qu'elleseffectuent.

– des attributs de mise en forme déterminantl'apparence que prendront leurs contenus.

Une cellule vide ne renferme aucune valeur, maiselle possède un format, c'est à dire qu'elle renfermetoujours les attributs de mise en forme hérités dumodèle de classeur sur lequel le classeur actif est

basé, ou ceux qu'on lui a attribué par la suite.

Sélectionner cellules et plagesUne sélection correspond à une cellule ou ungroupe de cellules adjacentes ou non (plage mo-nobloc ou multiple), sur lesquels le pointeur deprogramme se trouve positionné.

Sélectionner une celluleOn peut utiliser le clavier ou la souris pour sélec-tionner une cellule.

– Positionner le pointeur de la souris sur la cellulepuis effectuer un clic gauche : : la cellule est sé-lectionnée et apparaît avec un contour renforcéet une poignée de recopie dans son coin infé-rieur droit (petit carré noir sur lequel le pointeurde la souris prend la forme d'une croix).

– Déplacer, à l'aide des flèches de navigation duclavier, le pointeur du programme jusqu'à la cel-lule à sélectionner. On voit ici que "Navigation"et "Sélection" sont simultanées.

Lorsqu'une cellule est sélectionnée, son contenus'affiche dans la partie droite de la barre de calcultandis que son adresse apparaît dans la partiegauche de la barre.

Sélectionner plusieurs cellulesLorsque c'est une plage de cellules qui est sélec-tionnée, la barre de calcul affiche toujours lecontenu de la cellule qui porte le focus. Dans sazone intitulée Zone de nom, elle afficheral'adresse de la plage ou seulement l'adresse de lacellule portant le focus, selon que la plage sélec-tionnée est monobloc ou non.



/92






2. Le classeur

Un clic gauche dans le coin supérieur gauche de lafeuille (à l'intersection des en-têtes de colonnes etde lignes) sélectionne toute la feuille.

Sélectionner une plage "monobloc"L'opération peut être réalisée à l'aide de la sourisou du clavier.

A l'aide de la souris

Deux méthodes sont possibles

Première méthode

1. Sélectionner à l'aide de la souris la cellule mar-quant le coin supérieur gauche de la zone àsélectionner (première cellule de la zone).

2. En maintenant le bouton gauche de la sourisenfoncé, étendre la sélection à toute la zonedésirée par glissement de la souris (Cliquer-glisser). La plage sélectionnée apparaît en vi-déo inversée.

3. Une fois la sélection terminée, relâcher le bou-ton gauche de la souris : : l'adresse de la plageapparaît dans la Zone de nom (partie gauchede la barre de calcul). Remarquez que dansl'écriture de l'adresse d'une plage, le double-point est utilisé comme séparateur pour la déli-miter : : B5:D8 signifie "de la cellule B5 à lacellule D8".

Deuxième méthode

Sélectionner une ligne ou une colonne entière encliquant simplement sur leur en-tête respective.

Sélectionner une plage en cliquant d'abord sur sapremière cellule puis, après avoir appuyé sur latouche Maj et en la conservant enfoncée, simple-ment positionner le pointeur de la souris sur ladernière cellule et effectuer un clic gauche.

A l'aide du clavier

Sélectionner au clavier (flèches de navigation) lapremière cellule de la zone à sélectionner.

Appuyer sur la touche Maj et, tout en la mainte-nant enfoncée, étendre la sélection à toute lazone choisie à l'aide des flèches de navigation duclavier.

Il est possible de déplacer le focus sur une celluledans une plage sélectionnée sans perdre la sélec-tion en cliquant sur la cellule en combinaison avecla touche Ctrl.

Sélectionner une plage multipleLa sélection d'une plage multiple se fait à la sourisen maintenant la touche Ctrl enfoncée pendanttoute la procédure. Une fois l'opération terminée,relâcher la touche Ctrl.

Adresse des cellules et des plagesChaque cellule de la feuille de calcul active est ré-férencée de manière unique par son adresse (sescoordonnées). Celle-ci se compose d'un couplede valeurs : la lettre de la colonne dans laquelleelle se trouve, suivie du numéro de la ligne qui lacontient. Avec un tel système de repérage, unecellule à l'intersection de la colonne G et de laligne 12 aura pour adresse G12.

Lorsqu'une cellule est sélectionnée, son adresses'affiche dans la partie gauche de la barre de calcul,intitulée Zone de nom.

Adresse complète d'une celluleL'adresse complète d'une cellule comprend lechemin d'accès au classeur qui la contient, suividu nom de la feuille dans laquelle elle se trouve etde son adresse dans cette feuille, le tout s'écri-vant en respectant une syntaxe comme le montrel'exemple qui suit.

Ainsi, la référence à la cellule G5 dans la Feuille2du classeur.sxc "Toto" sur le lecteur F s'écriracomme suit : "='file:///F|/Toto.swc'#$Feuille2.G5".Ne pas oublier les guillemets simples qui en-tourent le nom du fichier et le signe # qui indiquel'emplacement à l'intérieur du fichier.

L'écriture d'une telle adresse permet de récupérerdans la feuille active le contenu d'une cellule d'unclasseur externe, mais il est bien plus simple de pro-céder par pointage, après avoir préalablementouvert le classeur renfermant la cellule externe à ré-férencer.

Adresse d'une plageUn groupe de cellules adjacentes s'appelle unbloc de cellules ou plage et un tel bloc est réfé-rencé par les adresses de ses cellules supérieure



/92






2. Le classeur

gauche et inférieure droite, séparées par deuxpoints (A5:E9, par exemple).

La notion de plage de cellules est toutefois plusgénérale et peut se composer également d'élé-ments non adjacents. Dans ce dernier cas, laplage sera référencée par la suite des adressesdes différentes cellules et blocs qui la composent,séparés les uns des autres par le caractère point-virgule. Exemple : plage B3:B5;D6;F8:G10

Contenu des cellulesLes cellules d'une feuille de calcul peuvent rece-voir les différents types de contenus suivants :

– données : textes, nombres, dates et heures ;– formules (fonctions) : le résultat retourné par

leur calcul s'affiche dans la cellule contenant laformule (fonction) ;

– formats : un contenu format correspond à l'en-semble des propriétés d'affichage de la cellule.Dans le cas des formats, seules les modifica-tions par rapport aux attributs du formatstandard sont supprimés lors d'une procédured'effacement. Effacer le formatage d'une cellulerevient donc à lui restituer le format standardd'origine ;

– notes : bulles de commentaires qu'on peut atta-chés aux cellules ;

– objets : son, vidéo, image, etc...

L'effacement du contenu d'une cellule peut êtredifférencié, et c'est ce que permet la boîte de dia-logue qui s'ouvre automatiquement lorsqu'on tapela touche Suppr sur une sélection.

La boîte permet l'effacement complet du contenu,avec retour à une cellule vide avec le format pré-vu par défaut par le programme (format de base),ou au contraire, un effacement partiel affectantseulement certains de ses contenus.

Il résulte de ce qui précède que lorsqu'on sou-haite recopier le contenu d'une cellule ou d'uneplage à un autre endroit de la feuille il faut d'abordcommencer par copier l'intégralité du contenudans le presse-papiers par la commande Édition> Copier. Ensuite, on a deux possibilités :

– soit on transfère l'intégralité du contenu c'est àdire valeurs, formats et formules éventuelles enlançant la commande Édition > Coller dans lacellule destinataire sélectionnée ;

– soit on opte pour un transfert partiel du contenuen lançant la commande Édition > Collagespécial... et on effectue le choix du contenu àtransférer dans la boîte de dialogue qui s'ouvre.Si la copie à effectuer renferme des valeurs nu-mériques, les options de la rubrique Opérationspermettent de définir une opération arithmétiqueà appliquer aux valeurs copiées. Celles-cipeuvent ainsi être, si on le souhaite, ajoutées ousoustraites au contenu de la cellule de destina-tion, ou encore multipliées ou divisées dans lacellule de destination.

Recopier des cellulesCette procédure consiste à reproduire intégrale-ment les contenus d'une cellule ou d'une plage àun autre endroit de la feuille de calcul. Si les cel-lules de la plage cible contiennent des données,celles-ci sont écrasées par celles contenues dansles cellules recopiées.

Le cas des cellules renfermant des formules seraabordé dans le chapitre consacré aux formules etfonctions.

On peut procéder à l'aide du presse-papiers ou di-rectement à la souris.

Si la plage cible renferme des données et que vousprocédez à l'aide du presse-papiers, un messaged'avertissement vous indique que les contenus de laplage cibles seront écrasés.

A l'aide du presse-papiers1. Sélectionner la cellule/plage dont le contenu

est à copier.2. Appeler la commande Édition > Copier... : les

contenus sont copiés dans le presse-papiers.3. Sélectionner la cellule de destination puis lan-

cer la commande Édition > Coller.

A l'aide de la souris1. Sélectionner la plage à copier, puis cliquer

dessus sans relâcher la souris.



/92






2. Le classeur

2. Appuyer sur la touche Ctrl et la maintenir en-foncée tandis qu'on traîne la sélection jusqu'àdestination. Lorsqu'il s'agit de copier une seulecellule, la procédure est différente (voir l'illus-tration concernant les déplacements decellules ci-dessous). Cette procédure recopieles contenus intégralement.

Déplacer des cellulesL'opération consiste à déplacer une ou plusieurscellules, avec leur contenu, à un autre endroit dela feuille. Si les cellules de la plage ciblecontiennent des données, celles-ci sont écraséespar celles contenues dans les cellules déplacées.

On peut procéder à l'aide du presse-papiers ou di-rectement à la souris.

Si la plage cible renferme des données et que vousprocédez à l'aide du presse-papiers, un messaged'avertissement vous indique que les contenus de laplage cibles seront écrasés.

A l'aide du presse-papiers1. Sélectionner la cellule/plage à déplacer, puis

appeler la commande Édition > Couper.2. Sélectionner une cellule de destination. S'il

s'agit d'un déplacement de plage, la cellule dedestination sélectionnée sera la cellule supé-rieure gauche de la page de destination dudéplacement.

3. Appeler la commande Édition > Coller : le dé-placement s'effectue.

A l'aide de la sourisLa procédure est identique à celle utilisée pour lacopie à l'aide de la souris. Seule différence, ici laprocédure est effectuée sans faire appel à latouche Ctrl.

Le déplacement d'une cellule individuelle estun peu particulier dans Calc et est illustré ci-des-sous.

1. Sélectionner la cellule à déplacer.

2. Appuyer sur Maj pendant que vous cliquezune seconde fois sur la cellule. Ensuite, relâ-chez la touche Maj.

3. Par un Cliquer-Déposer, déplacez la cellule jus-qu'à sa destination avant de relâcher le bouton dela souris. Si vous procédez en maintenant latouche Ctrl enfoncée, vous effectuez une copie etnon un déplacement.

Supprimer des cellules entièresDans ce cas, on ne supprime pas seulement lecontenu des cellules, mais vraiment les cellules,ce qui provoque une réorganisation de la feuillede calcul qui se traduit par un décalage des cel-lules de droite ou du bas.

On procède comme suit :

1. On sélectionne la cellule à supprimer.2. On lance la commande de suppression Édi-

tion > Supprimer des cellules ... ou lacommande contextuelle équivalente.

3. Une boîte de dialogue apparaît pour demanderde spécifier la direction de déplacement descellules restantes pour combler le trou créédans la feuille.

Protéger des cellulesOn peut protéger certaines plages d'une feuille decalcul tout en laissant d'autres parties librementmodifiables.

La méthode se base sur le fait que les cellulespeuvent posséder ou non l'attribut Protégé dansl'onglet Protection de la boîte de dialogue Forma-tage des cellules (commande Format >Cellules...).

Par défaut, toute cellule possède l'attribut Protégé,mais la protection ne devient effective que lorsquel'utilisateur le demande explicitement par la com-mande Outils > Protéger le document >Feuille....

Activer la protection de certaines cellules1. Commencer par s'assurer que les plages à

protéger possèdent bien l'attribut Protégé audépart (ce qui est le cas par défaut) et ne pasoublier de modifier la valeur de cet attribut



/92






2. Le classeur

dans les zones qui doivent rester accessiblesen écriture après la demande de protection dela feuille.

2. Une fois ces précautions prises, lancer la com-mande Outils > Protéger le document >Feuille... pour ouvrir la boîte Protéger la feuillequi permet de définir le mot de passe à utiliserpar la suite lorsqu'on voudra déprotéger lafeuille si on est amené à apporter des modifi-cations dans ses zones protégées.

Retirer la protection de cellulesPour supprimer la protection de cellules proté-gées :

1. Enlever la protection de la feuille, puis sélec-tionnez les plages à déprotéger.

2. Lancer la commande Format > Cellules –Protection pour pouvoir enlever l'attribut Pro-tégé aux seules cellules qu'on souhaite rendreaccessibles.

3. Rétablir la protection de la feuille en exécutantla commande Outils > Protéger le document– Feuille...

2.5. Les fichiers texte CSVLe format CSV (Comma Separated Values) est unformat de fichier texte qui permet l'échange dedonnées provenant d'une feuille de calcul entredifférentes applications.

Dans un fichier de ce format, chaque ligne repré-sente une ligne de la feuille de calcul et lesdifférentes colonnes sont souvent séparées parune virgule, mais il est possible d'utiliser d'autrescaractères pour délimiter une zone, comme le ca-ractère de tabulation.

Si une zone ou une cellule contient une virgule, lecontenu de cette zone ou cellule doit être placéentre guillemets simples (') ou doubles (").

Ouvrir un fichier CSV dans Calc1. Lancez la commande d'ouverture de fichiersFichier > Ouvrir (Ctrl+O).

2. Cliquez sur la pointe de flèche située à droitedu bouton Tous les fichiers *.* et choisissezTexte CSV (*.csv ;*.txt) comme type de fichier.

3. Sélectionnez le fichier à ouvrir, puis cliquez surle bouton Ouvrir.

4. La boîte Import de texte apparaît avec unezone qui permet de spécifier les caractères utili-sés pour la séparation du texte en colonnes.

Si le fichier CSV utilise un caractère séparateur detexte non répertorié dans la zone Options de sépa-rateur, activez la case à cocher Autres puis entrez lecaractère en question.

Dans la partie inférieure de la boîte, une zone deprévisualisation permet de contrôler que la dispo-sition des données importées est correcte. Vouspouvez cliquer avec le bouton droit de la sourisdans une colonne de la zone d'aperçu pour définirson format ou la masquer.

5. Cliquez sur OK.

Enregistrer une feuille au format CSV1. Affichez la feuille de classeur à enregistrer sousforme de fichier CSV.

2. Lancez la commande Fichier > Enregistrersous.

3. Dans la boîte qui s'ouvre, entrez un nom de fi-chier, puis choisissez Texte CSV dans la zoneType de fichier.

4. Désignez le dossier de sauvegarde puis cliquezsur le bouton Enregistrer.

5. Confirmez l'enregistrement au format CSVdans la boîte d'avertissement qui apparaît.

Dans la boîte de dialogue Exportation de fichierstexte, sélectionnez les options voulues, puis vali-dez par OK.



/92






2. Le classeur

L'exportation d'une feuille de calcul au format CSVne conserve que les données de la feuille active,sans ses formules et sa mise en forme. Si vous voulez exporter les formules en tant que for-mules, sous la forme =SOMME(A2:C4), il faut cocherl'option Formules dans la boîte ouverte par la com-mande Outils > Options > OpenOffice Calc >Affichage.



/92






3. Saisir les données

3. Saisir les données3. Saisir les données...........................................24

3.1.Les paramètres régionaux.......................24Nombres....................................................24Symbole monétaire...................................25Dates.........................................................25Heures.......................................................25

3.2.Procédures générales..............................25Contenu dans une cellule.........................25Contenu dans une plage monobloc..........25Effacer le contenu d'une sélection............26Inverser un tableau...................................26

3.3.Les textes.................................................26Fonction d'auto-complétion.......................26Un texte long.............................................26Un contenu chiffré ....................................27Les notes...................................................27

3.4.Les valeurs...............................................27Les nombres.............................................27Dates et heures.........................................28Valeurs monétaires...................................29

3.5.Rechercher/remplacer des données........303.6.Importer des données..............................30

Insertion > Données externes...................30Utiliser le Navigateur.................................31

3.7.Recopier des données.............................31A l'aide de la souris...................................31Commande Édition > Remplir...................32Commande Édition > Remplir > Série......32Les listes prédéfinies.................................32

3.8.Contrôler la saisie de données................33Onglet "Critères".......................................33Onglet "Aide à la saisie"............................34Onglet "Message d'erreur"........................34Exemple....................................................34

Ce chapitre traite des différents types de donnéesque peuvent contenir les cellules d'une feuille decalcul. Ces données (informations) sont essentiel-lement de deux types : les textes (ou intitulés) etles valeurs (nombres, dates, heures, valeurs mo-nétaires avec lesquelles on effectuera descalculs).

Si l'entrée de textes ne pose généralement pas deproblèmes, il n'en est pas de même avec la saisiedes valeurs. Celles-ci doivent être entrées en res-pectant certaines règles pour éviter que leprogramme ne les interprète comme du texte.

À la base de ces règles de saisie se trouvent no-tamment certaines options choisies pour lesParamètres régionaux, dans le Panneau de confi-guration de Windows.

3.1. Les paramètres régionauxAvant de se mettre à utiliser un tableur, il est bonde commencer par définir les formats et sépara-teurs (séparateur des milliers et séparateurdécimal) à appliquer par défaut lors de la saisiede valeurs numériques.

Par la suite, il sera toujours possible de reformaterlocalement les valeurs autrement, si on le souhaite.

L'accès à la boîte permettant la définition des Pa-ramètres régionaux se fait en double cliquant surl'icône correspondante dans la fenêtre du Pan-neau de configuration de Windows.

La boîte qui s'ouvre propose, sous différents on-glets, des options permettant de préciser seschoix pour les valeurs numériques de type date etheure, nombres, valeurs monétaires, etc.

Les réglages ci-dessous correspondent à maconfiguration personnelle. À vous de définir lavôtre.

NombresLe point est choisi comme séparateur décimal etl'apostrophe comme séparateur des milliers. Letrait d'union juste devant une valeur numériqueest utilisé pour l'entrée de valeurs négatives. Lenombre de décimales significatives est 2. Le sys-tème métrique est adopté.



/92







Symbole monétaireLe symbole Sfr. est choisi comme symbole moné-taire et il doit s'afficher à gauche des valeursmonétaires. Le programme adoptera alors ces dé-finitions comme format par défaut pour l'affichagedes valeurs monétaires et c'est ce format qui seraappliqué lorsqu'on formatera des valeurs dansune feuille avec le bouton Format numérique :monétaire situé dans la barre d'outils Formatage.

DatesLe point est choisi comme séparateur des élé-ments d'une date courte. Exemple : 12.05.97.

HeuresLe double point est utilisé pour séparer lesheures, les minutes et les secondes dans l'écri-ture d'une valeur de type heure. Exemple :12:23:42.

3.2. Procédures généralesCi-dessous, les procédures pour insérer un conte-nu dans une cellule ou une plage monobloc.

Contenu dans une celluleLa procédure générale de saisie de données dansune cellule est la suivante :

1. Commencer par sélectionner la cellule destina-taire.

2. Taper l'information au clavier directement dansla cellule sélectionnée ou dans la partie droitede la barre de formule. Les différents carac-tères frappés s'affichent alors à la fois dans lacellule cible et dans la barre de formule. À cestade, on peut toujours annuler l'édition encours en appuyant sur Échap ou sur le boutonAnnuler dans la barre de formule ;

3. Valider l'entrée par Enter, le bouton de valida-tion dans la barre de formule, la touche Tab oul'une des touches de navigation du clavier (va-lable uniquement si vous avez effectué votresaisie dans une cellule et non dans la barre deformule).

Lorsque le contenu est plus grand que la cellule,la feuille de calcul se comporte comme suit :

– si le contenu est un libellé (texte), il peut débor-der sur les cellules situées sur sa droite, àcondition qu'elles soient vides. Si ce n'est pas lecas, l'affichage est tronqué dans la cellule lorsde la validation et une petite flèche rouge poin-

tant vers la droite le signale, mais le contenu ap-paraît intégralement dans la partie droite de labarre de formule ;

– si le contenu est de type valeur (donnée ou ré-sultat d'un calcul), il ne sera affiché que s'il tienteffectivement dans la cellule. Dans le cascontraire, le programme affiche une série de ca-ractères dièse "#" dans la cellule, signalant parlà qu'une valeur s'y trouve, mais que la largeurde la cellule ne permet pas son affichage com-plet. La valeur apparaît intégralement dans labarre de calcul et apparaîtra dans la cellule lors-qu'on élargira la colonne dans laquelle elle setrouve.

Remarques

– Pour corriger des fautes de frappe en cours desaisie, utilisez la touche Retour arrière pour ef-facer les caractères erronés, puis corrigez votreentrée.

– Pour interrompre la saisie, appuyez sur latouche Échap, Cette procédure restitue lecontenu d'origine de la cellule si la saisie se fai-sait par dessus-celui-ci.

– Pour modifier un contenu déjà validé, double-cli-quez sur la cellule qui le contient pour basculeren mode édition puis procédez à la correctionvoulue. On peut aussi sélectionner la cellule etécraser son ancien contenu en entrant directe-ment le nouveau par dessus.

– Pour supprimer le contenu d'une cellule oud'une plage, la sélectionner puis appuyer surSuppr. Une boîte apparaît permettant d'effacercomplètement le contenu ou de procéder à uneffacement différencié : Textes, Nombres, Dateset heures, Formules, Commentaires, Formats,Objets.

– Les contenus de type texte sont automatique-ment alignés à gauche dans la cellule,contrairement aux contenus de type valeurs(nombres, dates, heures et valeurs monétaires)qui sont alignés à droite.

Contenu dans une plage monobloc– Entrer la donnée à reproduire (elle s'inscrit dans

la cellule portant le focus).– Appuyer sur la combinaison de touches Alt+En-

trée : l'entrée est recopiée dans toute lescellules de la sélection.



/92







Cette technique ne fonctionne pas dans une plagede cellules disjointes.

Effacer le contenu d'une sélection

L'effacement est demandé par la commande Édi-tion > Effacer... ou la touche Suppr au clavier. Laboîte de dialogue qui s'ouvre permet de préciserle type de contenu à effacer : effacement total,seulement les valeurs, les formules, les commen-taires ou la mise en forme des cellulessélectionnées.

Inverser un tableauSi vous avez commencé à saisir un tableau etque vous constatez que vous auriez mieux fait demettre en lignes ce que vous avez défini en co-lonnes, vous pouvez corriger comme suit :

1. Sélectionnez votre tableau avec la souris.2. Cliquez du bouton droit de la souris et sélec-

tionnez Couper (ou appuyez sur Ctrl+X).3. Cliquez sur la cellule de départ du tableau.4. Lancez la commande Edition > Collage spé-

cial.

5. Cochez la case Transposer et cliquez sur OK.

Les lignes de votre tableau d'origine sont deve-nues les colonnes du nouveau tableau, et lescolonnes du tableau d'origine forment désormaisles lignes du nouveau tableau.

3.3. Les textesLe programme interprète une entrée comme dutexte après s'être assuré qu'il ne s'agissait pasd'une formule ou d'une valeur (numérique, date,heure…), qui doivent respecter une syntaxe pré-cise. Tout ce qui n'est pas valeur ou formule estdonc automatiquement considéré comme texte etaligné à gauche dans la cellule.

Fonction d'auto-complétionCette fonctionnalité permet de reproduire rapide-ment dans une cellule un texte (jamais une valeurnumérique) déjà saisi précédemment dans uneautre cellule de la même colonne.

Lors de la saisie suivante, il suffit simplementd'entrer les premières lettres du texte pour voir leprogramme le proposer en entier :

– s'il s'agit bien du texte souhaité, on peut alorsaccepter en validant l'entrée par Enter ;

– si ce n'est pas le cas, il suffit simplement depoursuivre la saisie du contenu souhaité.

Cette fonctionnalité est active par défaut. Pour ladésactiver, désélectionnez la commande basculeOutils > Contenu des cellules > AutoSaisie.

Un texte longSi la cellule s'avère trop étroite pour afficher entiè-rement une entrée de type texte et si les cellulessituées juste à droite sont vides, le texte excéden-taire déborde sur celles-ci et reste complètementaffiché au niveau de la feuille de calcul après vali-dation de l'entrée.

Si le texte excédentaire ne peut déborder sur lescellules situées à sa droite, parce qu'elles ne sontpas vides, alors le programme le "tronque" au mo-ment de la validation, mais le conserveintégralement en mémoire et l'affiche complète-ment dans la barre de formule lorsque la celluleest sélectionnée.

Dans ce cas, une pointe de flèche rouge apparaîtsur la droite de la cellule concernée, indiquantque celle-ci contient plus de texte que celui affi-ché à l'écran. En double-cliquant sur cette flècherouge, on accède l'affichage complet du contenude la cellule. Cette option de marquage peut êtresupprimée si on le désire par la commande Outils> Options > OpenOffice Calc > Affichage endésactivant l'option Débordement de texte.

Si on souhaite que le texte saisi dans une cellulesoit toujours affiché, on a deux possibilités :

– on peut élargir la colonne qui contient la cellulepour permettre au texte de s'y afficher complè-



/92







tement. Cette option n'est toutefois réalisableque si le texte n'est pas trop long ;

– si le texte est vraiment trop long, il reste la pos-sibilité de le répartir sur plusieurs lignes àl'intérieur de la cellule en appliquant l'une desprocédures suivantes : soit utiliser le raccourciclavier Ctrl+Entrée pour produire un saut deligne forcé à l'approche de la bordure droite dela cellule, soit activer la commande Format >Cellule…- Alignement et cocher l'option Ren-voi à la ligne automatique. Dans ce cas, le textesaisi dans la cellule passera automatiquement àla ligne suivante à l'approche du bord droit de lacellule, comme cela se passerait dans un docu-ment texte lorsque le texte approche de lamarge droite de la page.

Pour éviter que sur la nouvelle ligne créée par unsaut de page avec Ctrl+Enter le texte ne com-mence par une majuscule, il faut désactiver l'optionMajuscule en début de phrase dans l'onglet Optionsde la commande Outils > Options d'AutoCorrec-tion.

Un contenu chiffré Lorsqu'un contenu chiffré, comme un numéro detéléphone ou un code postal, doit être considérécomme du texte et non comme un nombre, il fautle saisir précédé du caractère apostrophe' ou for-mater la cellule destinataire au format texte avantde procéder à la saisie du numéro.

En effet, lorsqu'une cellule ne renferme que deschiffres, Calc interprète le contenu comme unnombre.Lorsque le contenu d'une cellule renferme deschiffres et des lettres, il est interprété comme texte.

Les notesIl est possible d'ajouter à toute cellule une note(commentaire) par la commande Insertion >Commentaire, ce qui a pour effet de faire appa-raître un cadre permettant l'édition de la note.

Un simple clic dans la feuille de calcul valide letexte entré et crée la note. Dans ce cas, la celluleaffiche un petit carré rouge, dans son coin supé-rieur droit, et le contenu de la note apparaît dansune bulle lorsque le pointeur de la souris se

trouve simplement positionné sur la cellule (voircopie d'écran ci-dessous).

Il faut toutefois avoir activé l'option Outils > Op-tions > OpenOffice > Général > Aide -Infobulles pour pouvoir bénéficier de cette fonc-tionnalité d'affichage.

Pour modifier le texte d'une note, sélectionner lacellule qui la contient puis relancer la commandeInsertion > Commentaire pour retrouver la cadrepermettant l'édition de la note et pouvoir la modi-fier ou la supprimer en effaçant la totalité de sontexte.

3.4. Les valeursLes valeurs correspondent aux nombres, dates etheures, ou encore valeurs monétaires utiliséspour calculer des résultats à l'aide de formules.

Contrairement aux libellés (textes), les valeurss'alignent à droite dans les cellules.

Lorsqu'une valeur ne peut s'afficher en totalitédans une cellule, le signe "###" s'affiche à saplace. Pour récupérer l'affichage correct de la va-leur, il faut augmenter la largeur de la colonnecorrespondante, par la commande Format > Co-lonne – Largeur... ou encore par un double clicsur le séparateur droit dans l'en-tête de la colonneconcernée.

Les nombresLes nombres s'écrivent à l'aide de chiffres et sansespaces, sous peine de voir le programme consi-dérer la valeur entrée comme du texte etd'affecter les formules qui y feraient référence (dutexte dans une formule a une valeur de zéro).

Par défaut, Calc admet la série de caractères sui-vants pour l'écriture des nombres :

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / %. E e. Toute autrecombinaison de chiffres et de caractères non nu-mériques sera considérée comme du texte.



/92







Si on souhaite utiliser d'autres caractères pourécrire des valeurs numériques, par exemple l'apos-trophe comme séparateur des milliers ou un autrecaractère comme séparateur décimal, il faut d'abordles spécifier sous Windows, au niveau des Para-mètres régionaux.

Format numérique standardLe format numérique appliqué à une cellule déter-mine la forme sous laquelle la valeur entrée seraaffichée dans la cellule.

Par défaut (cellule au format "Standard"), lesnombres s'affichent sous forme d'entiers, de frac-tions décimales (5.45) ou encore de manièreexponentielle (5.45E+05), et automatiquementsous cette dernière forme si leur partie entièrecomprend plus de 11 chiffres, comme montré ci-dessous.

Calc arrondit la dernière décimale affichée, maiscalcule sur la base du contenu initial non arrondide la cellule, indépendamment de l'affichage,comme montré ci-dessous.

Règles de saisie des nombresLa saisie des grands nombres, sans aucun espa-cement et sans séparateur des milliers, esttoujours admise quel que soit le séparateur desmilliers adopté au niveau des Paramètres régio-naux de Windows. Il est toutefois possible dedéfinir, dans ces Paramètres régionaux, l'espaceou un autre caractère (apostrophe, par exemple)comme séparateur des milliers).

Pour entrer un nombre négatif, il faut le faire pré-céder du signe "-" ou le saisir entre parenthèses.

Les nombres décimaux sont entrés en utilisantle séparateur décimal choisi au niveau des Para-mètres régionaux de Windows. Si on se trompede séparateur, le nombre est considéré commedu texte et se retrouve aligné à gauche dans lacellule. Par défaut, les nombres décimaux sont af-fichés avec deux chiffres après la virgule, mais leprogramme utilise toute la partie décimale dunombre dans ses calculs.

Les nombres en notation fractionnaire doiventêtre entrés en ménageant un espace entre la par-tie entière et fractionnaire, afin d'éviter que leprogramme ne confonde l'entrée avec une date.Après validation, le nombre fractionnaire est auto-matiquement converti en son équivalent décimal,qui s'affiche sous cette forme dans la barre decalcul. Par contre, l'affichage sous forme fraction-naire est maintenu au niveau de la cellule, quireçoit automatiquement le format de nombre"Fraction".

– Pour afficher des fractions à deux chiffres, commepar exemple "2 3/16", il faut modifier le format decellule après validation de l'entrée, en choisissantdans la catégorie Fraction, le format d'affichagedes fractions à deux chiffres.

– Les valeurs fractionnaires inférieures à l'unité,comme "1/5" doivent être entrées précédées duchiffre "0" (entrer 0 1/5).

L'entrée d'un pourcentage se fait en saisissant lavaleur du pourcentage suivie du signe "%". Lacellule reçoit automatiquement le format denombre "Pourcentage" lors de la validation.

Dates et heures

Écriture des datesCalc reconnaît toujours les entrées de type datelorsqu'on les écrit avec des / , des - , ou encoredes points comme séparateurs entre les jours,mois et années. Ainsi, les formats de saisies sui-vants sont systématiquement reconnus commedates :

– 25/10/02 ou 25/10 (dans ce dernier cas, l'annéeconsidérée par le programme sera l'année cor-respondant à la date système).

– 17-01-99– 11.03.02 (dans ce dernier cas, ne pas oublier

d'indiquer l'année, sous peine de voir le pro-gramme confondre la date entrée avec unnombre comportant une partie décimale si on achoisi le point comme séparateur décimal).

Après validation, le programme attribue automati-quement à la cellule le format de date défini auniveau des Paramètres régionaux sous Windows.Le format de la date après validation peut doncdifférer de son format lors de la saisie.

• Comme toute entrée de type numérique, unedate se trouve alignée à droite.

• Il est possible de saisir une date et une heuredans la même cellule, en séparant simplementles 2 entrées par un espace.



/92







Conversion des dates en numéros de sérieEn interne, Calc convertit les entrées de type dateen numéros de série. Ceux-ci correspondent aunombre de jours et fraction de jour écoulés depuisune date de référence donnée. Trois dates de ré-férence sont proposées sous Outils > Options >OpenOffice Calc – Calculer - Date :

– 30.12.1899 (Par défaut) : le choix de ce calen-drier interne attribue le numéro de série 0 à ladate 30.12.1899.

– 01.01.1900 : le numéro de série 0 est attribué àla date 1 janvier 1900.

– 01.01.1904 : le 1 janvier 1904 correspond à lavaleur 0.

Si l'on copie une date basée sur l'un des calendriersvers un classeur basé sur un autre, la date est auto-matiquement transposée en fonction du calendrierinterne utilisé par le classeur de destination.

En résumé, lorsqu'on saisit dans Calc une date,celle-ci reçoit automatiquement un format de date(ceci afin que ce soit bien une date qui s'affichedans la cellule et non un numéro de série), maisen interne, le programme établit la correspon-dance entre la date entrée et le nombre (numérode série) qui lui correspond dans son calendrierinterne.

Ce sont ces numéros de série que le programmeutilise pour effectuer ses calculs.

Pour retrouver le numéro de série sous-jacent à unedate entrée, il suffit de redonner à la cellule le for-mat numérique standard.

Il résulte de ce qui précède que :

– Lorsqu'on effectue la différence entre deuxdates, le programme effectue simplement la dif-férence entre les numéros de sériecorrespondants et retourne le nombre de joursécoulés entre les deux dates.

– Lorsqu'on ajoute un nombre à une date, le pro-gramme le rajoute au numéro de sériecorrespondant à la date entrée, puis il appliqueun format de date au résultat du calcul.

Écriture des heuresCalc enregistre en interne les heures sous formede fractions décimales. Ici également, par défaut,le format d'affichage de l'heure entrée est celuidéfini dans les Paramètres régionaux deWindows.

Lors de la saisie des heures, seul le caractère ":"est autorisé comme séparateur entre les heures,les minutes et les secondes. Des formats de sai-sie systématiquement reconnus comme desentrées d'heures sont listés ci-dessous :

• 4:19 AM ; 4:19:13 PM

• 13:57 ; 15:45:03

Pour saisir une heure exprimée à l'aide d'une va-leur comprise entre 0 et 12 (format 12 heures ouformat américain), ajoutez un espace puis AM ouPM à la suite de l'heure. Sans cette informationsupplémentaire, le programme considère qu'ils'agit d'une heure exprimée à l'aide d'une valeurcomprise entre 0 et 24 (format 24 heures). Parexemple, si on tape 3:00 au lieu de 3:00 PM,l'heure est enregistrée sous la forme 3:00 AM.

Valeurs monétairesPour entrer une valeur monétaire, sélectionnerd'abord la cellule destinataire, puis appuyer sur lebouton Format numérique : Monétaire dans labarre Formatage : le format monétaire préconfigu-ré dans les Paramètres régionaux de Windows setrouve alors automatiquement appliqué et il suffitde saisir la valeur sans espaces ni séparateursdes milliers.

L'application d'une telle préconfiguration héritéedes paramètres régionaux définis sous Windowspeut toutefois s'avérer dangereuse en cas detransmission de documents à des tiers originairesd'autres pays. Pour éviter que, lors d'un teléchange, l'OS du destinataire n'inscrive dans ledocument original ses propres paramètres régio-naux, en particulier un symbole monétaire et desséparateurs de décimales et de milliers différents,on a intérêt à bloquer le format monétaire desfeuilles de calcul en procédant comme suit :

– Lancer la commande Format > Cellule… –Nombres puis sélectionner la catégorie Moné-taire.

– Dans la zone de liste Langue, sélectionnez uneconfiguration de base pour le format monétaireet les séparateurs de décimales et de milliers.L'option Par défaut vous renvoie au format mo-nétaire défini au niveau de votre OS.

Dans la zone de liste Format, vous pourrez retou-cher le format monétaire correspondant à la langueque vous avez sélectionnée.



/92







3.5. Rechercher/remplacer des données

La commande Édition > Rechercher & Rempla-

cer... (Ctrl+F) ou encore le bouton de mêmenom dans la barre d'outils Standard ouvrent laboîte Rechercher & Remplacer.

Le champ éditable Rechercher permet de saisir ladonnée recherchée et le champ éditable Rempla-cer celle de remplacement.

Les boutons commande Rechercher/Recherchertout et Remplacer/Remplacer tout permettentrespectivement de lancer la Recherche et le Rem-placement au coup par coup, c'est à dire jusqu'àla prochaine occurrence trouvée ou, au contraire,de l'appliquer directement à toute la sélection cou-rante ou à l'ensemble de la feuille.

Si on coche l'option Cellules entières, la re-cherche retourne alors uniquement les cellulesdont le contenu correspond exactement au texterecherché.

L'option Respecter la casse impose de tenircompte de la composition en majuscules et mi-nuscules du texte recherché.

Le bouton Plus d'options agrandit la boîte vers lebas pour afficher des possibilités supplémentairesavec des options qui permettent de limiter la re-cherche à certains contenus (Formules, Valeurs,Notes), de lui spécifier un sens (Ligne par ligne ouColonne par colonne), ou encore de demanderl'extension de la recherche à toutes les feuilles duclasseur actif et pas seulement à la feuille active.

Parmi les options supplémentaires on trouve aus-si :

– Sélection active seulement : permet de limiter larecherche à une zone sélectionnée avant le lan-cement de la commande.

– Vers le haut : la recherche s'effectue depuis laposition courante du curseur jusqu'au début dela feuille.

– Expressions régulières : cette option doit êtreactivée si le texte entré dans le champ Recher-cher renferme des caractères de substitution(caractères joker comme ? ou *).

– Rechercher des styles : permet d'effectuer la re-cherche de cellules dotées d'un certain format.Sélectionnez alors le style de cellule dans Re-chercher, puis sélectionner un style desubstitution dans Remplacer par.

– Recherche des similarités : permet d'effectuerune recherche de similarités après avoir para-métré les options de recherche à l'aide dubouton marqué de trois points de suspension si-tué juste à droite.

3.6. Importer des donnéesIl est possible de récupérer dans une feuille desdonnées provenant d'un fichier extérieur, situé surle disque dur ou sur Internet, sans passer par unecopie de transit dans le presse-papiers deWindows.

Si les données à importer proviennent d'un classeurlocal, elles doivent avoir été définies et nommées aupréalable.

Deux méthodes sont possibles pour réaliser l'im-portation :

– Faire appel à la commande Insertion > Lienvers des données externes...qui ouvre la boîteDonnées externes.

– Utiliser le Navigateur d'objets d'OpenOffice.

Insertion > Données externesMarquez le début de la plage d'insertion en sélec-tionnant une cellule dans la feuille destinataire del'importation.

– Lancez la commande Insertion > Lien versdes données externes... puis indiquez dans le



/92







champ éditable URL de la source de donnéesexterne, le chemin d'accès complet au fichiersource en vous aidant éventuellement du bou-ton situé à droite du champ éditable.

– A la validation de la commande, le fichier sourcese charge en arrière-plan et ses plages définiess'affichent dans la zone Feuilles/plages dispo-nibles depuis laquelle il suffit de choisir leséléments à importer avant de valider.

Utiliser le NavigateurVérifiez d'abord que les documents source etcible sont bien ouverts.

– Depuis le document cible (dans lequel l'insertiondoit se faire), ouvrez le Navigateur et sélection-nez dans sa partie inférieure le documentsource dont il doit afficher les éléments dans sazone centrale.

– Spécifiez le mode d'insertion souhaité depuis lebouton Mode Glisser situé dans la partie supé-rieure droite du Navigateur. Vous avez le choixde mener l'insertion en tant que hyperlien, lienou copie.

– Faites alors glisser les éléments qui vous inté-ressent depuis le Navigateur dans votre feuillede calcul.

3.7. Recopier des donnéesLa recopie de données dans des cellules adja-centes peut se faire vers le haut, le bas, la droiteou la gauche, mais jamais en diagonale. La pro-cédure peut s'effectuer à l'aide de la souris ou enfaisant appel à la commande Édition > Remplir.

Il est également possible d'insérer des listes pré-définies (jours de la semaine, mois, etc.) ouencore d'associer à certaines cellules des listesd'entrées prédéfinies parmi lesquelles l'utilisateurpourra choisir l'entrée à insérer.

A l'aide de la souris

Méthode généraleLa procédure générale est la suivante :

– on commence par sélectionner la plage à reco-pier ;

– on procède à la recopie dans la direction sou-haitée, par un Cliquer-glisser sur la poignée derecopie de la sélection.

Cette poignée se présente comme un petit carrénoir situé dans le coin inférieur droit de la sélec-

tion, comme montré dans la copie d'écran ci-des-sous.

Lorsqu'on pointe dessus avec la souris, le poin-teur prend la forme d'une croix.

S'il s'agit de recopier des valeurs numériques,on évitera une incrémentation ou une décrémen-tation en procédant avec la touche Ctrl enfoncée.

Si on ne procède pas avec la touche Ctrl enfon-cée, on obtient une recopie incrémentée, commemontré ci-dessous.

Recopie incrémentéeCette fonctionnalité permet la création de sériesde valeurs qui peuvent s'incrémenter ou se décré-menter de cellule en cellule dans un ordre donné.

La liste "Pierre, Jacques, Paul, Firmin, Eustache,Isidore, Cunégonde" ne constitue pas une liste in-crémentée, c'est une simple liste de noms.

Par contre, les séries "1, 3, 5, 7, 9" ou "article1,article2, article3, article4", ou encore "23.04.02,24.04.02, 25.04.02, 26.04.02" etc. en constituentdes exemples concrets.

Trois types de données sont fréquemment ren-contrées dans des listes incrémentées oudécrémentées :

– les valeurs numériques, ainsi que les valeurs detype dates et heures ;

– les textes incluant des nombres (précédés ousuivis d'un nombre) comme Article 1, Article 2,etc. En effet, lorsqu'un nombre est présent audébut ou à la fin d'un texte, il est possible decréer une série où les nombres s'incrémententou se décrémentent ;

– des listes prédéfinies comme les jours de la se-maine ou les mois de l'année.

Création directe à l'aide de la poignée de recopie :

1. entrer la première valeur de la série dans unecellule (tête de série) ;

2. valider l'entrée ;3. poursuivre la saisie de la suite des valeurs de

la série en étirant simplement la poignée de re-



/92







copie dans la direction souhaitée. Lorsqu'onrelâche le bouton de la souris, le programmecrée la série dans les cellules sélectionnées.

La fonction de recopie incrémentée utilise la valeurde départ de la première cellule de la sélection pourcréer la série en utilisant par défaut une incrémen-tation d'une unité à chaque fois.

Pour appliquer une incrémentation personnaliséeà une série, il faut entrer les deux premières va-leurs de la série avant d'étirer la poignée derecopie pour permettre au programme de détermi-ner le pas à adopter entre les différentes valeursde la série. L'amplitude du saut à introduire (va-leur de l'incrément) est libre. Ainsi, la copied'écran ci-dessous montre la recopie incrémentéed'une plage contenant comme premières valeurs24 et 29, ce qui fournit au programme une valeurd'incrémentation de 5.

Pour les séries de types date, heures, mois,jour, la première valeur doit d'être introduite avecle format adéquat. À titre d'exemple, créez unesérie allant de A1 à A7, qui commence avec uneheure égale à 12:15, avec un incrément de 50 mi-nutes. Il suffit de saisir simplement les deuxpremières valeurs de la série, puis de sélection-ner les deux cellules qui les contiennent (1) etd'étirer la poignée de recopie jusqu'à la cellule A7(2).

Commande Édition > Remplir– Sélectionner à la fois la plage à recopier et la

zone adjacente dans laquelle la recopie doit sefaire.

– Lancer la commande Édition > Remplir et choi-sir dans son sous menu la direction de recopiesouhaitée.

Il n'est pas possible de créer une liste incrémentéepar cette méthode. Seule la recopie est possible.Pour une liste incrémentée, il faut utiliser la varianteÉdition > Remplir > Série ...

Commande Édition > Remplir >SérieEnglobez dans une même sélection la tête de lasérie à construire et les cellules dans lesquelles lasuite de la série doit être construite, puis lancez lacommande Édition > Remplir – Série... pour ou-vrir la boîte de dialogue Remplir la série.

Choisissez d'abord une direction de remplissage,puis le type de série à construire, avant de spéci-fier la valeur finale de la série et l'incrément.

Le choix du type Date activera les options de larubrique Unité de temps, dans laquelle il faudrachoisir l'unité de temps utilisée pour l'incrément.

Les 3 autres types permettent de construire desséries numériques, incrémentées ou décrémen-tées, moyennant la définition d'un pasd'incrémentation/décrémentation et de limitespour la série (valeurs initiale et finale).

Les listes prédéfiniesLe programme dispose par défaut de 2 listes pré-définies, sous deux formats : l'une concerne lesjours de la semaine et l'autre les mois de l'année.

L'insertion d'une liste prédéfinie est très simple :on commence par entrer le contenu de la pre-mière cellule de la liste, par exemple janvier, puison utilise la poignée de recopie pour insérer laliste dans la feuille de calcul.

Créer une liste personnaliséeLancer la commande Outils > Options > Ope-nOffice Calc – Listes de tri. La boîte qui s'ouvrese compose de deux panneaux :

– Le panneau de gauche, intitulé Listes, afficheles listes déjà existantes.

– Le panneau de droite, intitulé Entrées, permetde saisir ou de modifier les éléments d'une liste.

Il est possible de créer une nouvelle liste en cli-quant sur le bouton Nouveau puis en tapantdirectement les éléments de la liste dans le voletEntrées en utilisant la virgule comme séparateur,



/92







avant de cliquer sur le bouton Ajouter pour lafaire apparaître dans le volet Listes.

Vous pouvez également utiliser la frappe sur latouche Enter pour séparer les éléments de votreliste en construction.

On peut également créer une liste en l'importantdirectement depuis une feuille de calcul. Pourcela il faut que la plage de cellules contenant seséléments ait été sélectionnée avant le lancementde la commande Outils > Options > OpenOfficeCalc – Listes de tri.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, l'adresse de la plagesélectionnée dans le champ Copier la liste depuiset un simple clic sur le bouton Copier suffisent àla créer et à la rajouter aux listes déjà existantes.

Pour supprimer une liste, la sélectionner le pan-neau Listes, puis cliquer sur le boutonSupprimer.

Créer une liste de choix prédéterminéeQuand on crée des tableaux de saisie, il est pos-sible d'interdire à l'utilisateur la saisie de certainesvaleurs dans une case ou lui permettre de choisirson entrée parmi une liste de valeurs prédéfinies.

Ce contrôle de validité des entrées dans une cel-lule se fait simplement en appliquant à celle-cides règles de validité.

Ces règles de validité peuvent indiquer, parexemple, que la saisie doit impérativement corres-pondre à des nombres entiers compris entre telle ettelle valeur, des nombres décimaux, des dates, uneplage de cellule, un texte d'une longueur fixée, ouencore une liste de choix présentée sous forme demenu déroulant.

Procédez comme suit :

1. Cliquez sur la cellule à contrôler, puis lancez lacommande Données > Validité...

2. Dans la boîte de dialogue Validité, sélection-nez Liste dans le menu déroulant Autoriser(onglet Critères). Activez l'option Tri des en-trées dans l'ordre croissant si vous voulez quela liste soit automatiquement triée.

3. Saisissez ensuite vos différents choix dans lechamp Entrées, en allant à la ligne pourchaque choix. Cliquez sur OK pour valider.

Si tout a bien été défini, une petite flèche apparaîtsur la droite de la cellule pour permettre d'accéderaux choix proposés dans la liste déroulante.

Pour affecter cette fonctionnalité aux cellules dela colonne, recopiez la cellule vers le bas à l'aidede la souris, puis effacez le contenu texte des cel-lules.

Par la suite, lors de la saisie dans cette colonne ilvous suffira à chaque fois de choisir votre valeurdans la liste déroulante affectée à chaque cellule.

Pour supprimer complètement cette fonctionnalitéd'une cellule effacez-la par Supprimer en choisis-sant l'option Tout supprimer.

3.8. Contrôler la saisie de données

La commande Données > Validité ... ouvre uneboîte de dialogue qui permet de spécifier des cri-tères de validité pour la saisie de valeurs dansune cellule ou une plage de cellules afin d'éviter àl'utilisateur des erreurs lors de saisie.

Lorsque vous supprimer complètement le contenud'une cellule à laquelle des critères de validité sontassociés, ceux-ci sont également supprimés.

Onglet "Critères"Cet onglet permet de définir la catégorie de va-leurs acceptées lors de la saisie et de définir,



/92







dans le bas de la boîte, le sous ensemble de va-leurs de la catégorie choisie qui sont acceptées.

Choisir le type de valeur acceptéeL'option Autoriser les cellules vides permet d'ac-cepter ou de refuser la présence de cellulesvides.

La liste Autoriser permet de choisir l'une des caté-gories de données suivantes :

– Toutes les valeurs : aucune restriction pour lesdonnées entrées.

– Nombres entiers : seuls les nombres entierssont autorisés, mais pas tous, seulement ceuxsatisfaisant au critère défini dans la partie infé-rieure de la boîte.

– Nombre décimal : seuls les nombres décimauxsatisfaisant au critère défini sont acceptés.

– Date : seules les entrés de type date satisfai-sant au critère défini sont acceptées.

– Heure : seules les entrées de type heure satis-faisant au critère défini sont acceptées.

– Plage de cellules : les valeurs permises sontcelles figurant dans une plage de cellules quipeut être directement définie dans la feuille àl'aide de la souris. Une option permet de trier ounon les valeurs de la plage et de filtrer d'éven-tuels doublons.

– Liste : option permettant de composer la listedes entrées autorisées et même de la trier. Aufinal on obtient une liste déroulante lorsqu'onsélectionne une cellule pour laquelle on a définiune liste d'entrées possibles et il est alors pos-sible de choisir simplement dans la liste la

valeur à insérer .– Longueur du texte : permet de limiter les en-

trées aux seuls chaînes de caractèressatisfaisant au nombre de caractères spécifié.

Définir un critère d'acceptation pour le type de valeur choisie

Dans la partie inférieure de la boîte, une liste dé-roulante Données permet de choisir un opérateurde comparaison valide pour composer un critèrerestrictif pour les valeurs du type choisi. Le champéditable Valeur permet de saisir la valeur ou lesvaleurs nécessaires à la définition du critère.

Si on a choisi la catégorie Liste, la partie inférieurede la boîte affiche un cadre éditable Entrées permet-tant de saisir les éléments de la liste quiconstitueront des entrées valides.

Onglet "Aide à la saisie"Cet onglet permet de composer un messaged'aide qui pourra s'afficher lorsque la cellule ouplage de cellules est sélectionnée dans la feuillepour informer l'utilisateur sur les entrées qui sontautorisées dans ces cellules.

Ce message se compose d'un titre et d'un conte-nu.

C'est l'option Afficher l'aide à la saisie lors de la sé-lection d'une cellule qui permet de décider d'afficherou non le message d'aide.

Onglet "Message d'erreur"Vous pouvez composer ici le message d'erreurqui apparaîtra en cas de saisie de valeur incor-recte et décider de l'action à exécuter dans cecas.

La liste Action propose les choix suivants :

– Arrêter : la saisie erronée n'est pas prise encompte et la cellule est de nouveau prête pourl'entrée d'un contenu correct.

– Avertissement : la saisie erronée est prise encompte mais le message d'erreur signale à l'uti-lisateur qu'elle n'est pas correcte.

– Information : la saisie erronée est prise encompte mais le message d'erreur signale à l'uti-lisateur qu'elle n'est pas correcte.

– Macro : le bouton Parcourir ... s'active pourvous permettre de choisir la macro à exécuterpour avertir l'utilisateur de son erreur.

ExempleNous allons créer un exemple qui n'accepte, dansune plage de cellules, que la saisie de valeurs en-tières inférieures à 100 et qui refuse les cellulesvides.

L'onglet Critères se présente alors comme suit.



/92







Dans l'onglet Aide à la saisie, nous créons le mes-sage d'avertissement qui apparaîtra lorsque noussélectionnons une cellule de la plage pour y en-trer une valeur.

Le message ne s'affichera que si l'option d'affichagedu message est cochée,

Dans l'onglet Message d'erreur, nous créons lemessage qui s'affichera en cas de saisie incor-recte, ainsi que l'action que le programme devraexécuter dans ce cas.



/92






4. Formules et fonctions

4. Formules et fonctions4. Formules et fonctions.....................................36

4.1.Les formules............................................36Syntaxe générale......................................36Opérateurs et opérandes..........................36Écrire une formule.....................................37Afficher ou masquer les formules.............38Calculer avec des dates............................38Exercice....................................................38

4.2.Les fonctions............................................39Syntaxe.....................................................39Insérer une fonction..................................39Fonctions imbriquées................................40

4.3.Copie de formules et de fonctions...........41Adressage relatif.......................................41Adressage absolu.....................................41Références mixtes....................................42Conversion relatif/absolu ..........................42

4.4.Fonctions usuelles...................................43Fonction SI................................................43MAX, MIN, MOYENNE, NB.......................43Fonction NB.SI..........................................43Fonctions NB.VIDE et NBVAL...................44Fonction SOMME......................................44Fonction ARRONDI...................................44RECHERCHEV et RECHERCHEH..........44Fonctions DATE et HEURE.......................45Fonctions dans la barre d'état...................46

4.5.Rechercher les erreurs............................46Types d'erreurs..........................................46Signalisation des erreurs...........................47Audit des formules/fonctions.....................47

4.6.Nommer les cellules et les plages...........49Depuis la barre de formule........................49Boîte "Définir des noms"...........................49Création automatique de noms.................49Insérer des noms dans une formule.........50Attribuer un nom à une constante.............50

Ce chapitre traite de l'insertion de formules etfonctions dans les feuilles de calcul. Cette inser-tion doit se faire en respectant une syntaxeprécise et peut être réalisée manuellement ou àl'aide d'un assistant.

4.1. Les formulesLes formules permettent d'effectuer des calculs àpartir de valeurs contenues dans les cellulesd'une feuille de calcul. Ces valeurs peuvent êtrede simples données numériques ou des résultatsretournés par d'autres formules ou fonctions.

Les formules n'intègrent généralement pas dansleur syntaxe des valeurs elles-mêmes, mais plutôtles adresses des cellules qui les contiennent.Cette façon de poser les formules permet de re-calculer automatiquement les résultats lorsqu'onmodifie des données dans la feuille.

Les formules peuvent être entrées directementdans la cellule où doit apparaître le résultat ducalcul ou dans la partie droite de la barre de for-mule lorsque la cellule destinataire estsélectionnée.

Syntaxe généraleToute formule commence obligatoirement par lesigne égal "=" suivi d'une expression détaillant lecalcul à effectuer, avec utilisation éventuelle deparenthèses pour préciser l'ordre dans lequel lecalcul doit être effectué.

La présence du signe "=" est indispensable pour dé-clarer au programme que le contenu entrécorrespond bien à une formule et non à une entréede type texte.

Exemple : =A1+10 : affiche la valeur contenuedans la cellule A1 augmentée de 10 dans la cel-lule sélectionnée (ici C1), qui correspond à celledevant recevoir le résultat du calcul.

Après validation, comme dans l'exemple ci-des-sus, le résultat du calcul s'affiche dans la celluleoù a été introduite la formule. La formule sous-ja-cente s'affiche dans la barre de formule lorsque lacellule est sélectionnée.

Pour afficher dans la feuille les formules et non lesrésultats, utiliser la commande : Outils > Options > OpenOffice Calc - Afficherpuis cochez l'option "Formules".Lorsqu'une cellule renfermant une formule/fonctionest sélectionnée et qu'on clique, dans la ligne desaisie de la barre de formule, la formule apparaîtdans la cellule et affiche les adresses des cellulesconcernées en couleurs différentes pour faciliter salisibilité

Opérateurs et opérandesUne formule se présente comme une combinai-son d'opérandes et d'opérateurs respectant unecertaine syntaxe d'écriture et s'écrivant toujours



/92







dans la cellule où doit apparaître le résultat ducalcul.

OpérateursIl y a trois types d'opérateurs possibles pour l'écri-ture de formules :

– Opérateurs arithmétiques : * ; + ; / , %, ^ (élé-vation à la puissance).

– Opérateurs de comparaison : =, <, >, < >, <=,>=. Ces opérateurs permettent la création d'ex-pressions retournant l'une des deux valeursVRAI ou FAUX.

– Opérateur de texte $ : opérateur de concaténa-tion de chaînes de caractères. Le résultatretourné est une chaîne de caractères.

Règles de priorité des opérateursLe programme évalue une formule de gauche àdroite, en respectant les règles de priorité desopérateurs énoncées ci-dessous.

– Les multiplications et les divisions ont prioritésur les additions et les soustractions. Attentionégalement aux parenthèses : la formule =1+2*3donnera un autre résultat que =(1+2)*3.

– Les opérateurs unaires "^" et "%" qui s'ap-pliquent à un opérande sont prioritaires parrapport à tous les autres.

– La modification de l'ordre de priorité des opéra-teurs se fait en posant des parenthèses. Ainsi,l'expression 7 + 2 * 4 est normalement évaluéecomme 7 + (2 * 4) dont la valeur est 56 et noncomme (7 + 2) * 4 dont la valeur est 36. Il estsouvent prudent d'entourer les sous-expres-sions de parenthèses pour éviter touteambiguïté dans l'ordre des calculs, le contenudes parenthèses étant évalué en premier.

OpérandesLes opérandes peuvent correspondre directementà des valeurs, mais on les fait correspondre leplus souvent aux adresses des cellules ou desplages qui les contiennent.

Un opérande peut être lui-même une formule ouune fonction, ce qui conduit à des expressions im-briquées.

La saisie d'une formule impose :

– soit d'écrire directement les adresses des cel-lules contenant les valeurs qu'elle va utiliser,

– soit de pointer les cellules concernées à l'aidede la souris, ce qui est de loin plus confortable.

Pour indiquer les opérations à effectuer, on tapel'opérateur au clavier. Après validation, le résultats'affiche dans la cellule hébergeant la formule etla formule s'affiche dans la barre de formulelorsque la cellule est sélectionnée.

Écrire une formulePour saisir une formule dans une cellule :

1. cliquez sur la cellule dans laquelle vous voulezentrer la formule (cellule qui retournera le ré-sultat) ;

2. tapez = (un signe égal) dans la zone d'éditionde la barre de calcul ou directement dans lacellule sélectionnée. Vous pouvez égalementcliquer sur le bouton Fonction dans la partiecentrale de la barre de formule pour laisser leprogramme se charger lui-même d'insérer cesigne "=". La barre de formule bascule enmode édition et affiche alors les boutons devalidation ou d'invalidation ;

3. saisissez la formule, en tapant l'adresse desopérandes au clavier ou en les désignant parpointage avec la souris directement dans lafeuille de calcul. La saisie des opérateurs sefait au clavier. Vous pouvez annuler à tout mo-ment l'édition en cours par la touche Échap ;

4. appuyez sur Entrée pour valider votre formuleet quitter le mode d'édition de la barre de for-mule. Si votre formule est définie correctementle résultat de son calcul apparaît dans la cel-lule.

• Vous pouvez entrer la même formule dans uneplage de cellules en sélectionnant d'abord laplage, puis, après avoir écrit la formule dans lacellule portant le focus , en validant par la combi-naison de touches Alt+Entrée une fois la saisieterminée.

• En double cliquant sur une cellule contenant uneformule, la barre de formule bascule en modeédition et vous pouvez modifier votre formule.

Formule contenant des fonctionsUne formule peut intégrer une ou plusieurs fonc-tions comme opérandes. Procédez comme suit :

1. cliquez sur la cellule dans laquelle vous voulezentrer la formule ;

2. pour débuter la formule par la fonction, cliquezsur le bouton Fonction dans la barre de cal-cul ;

3. lancez la commande Insertion > Liste desfonctions pour afficher dans une fenêtre la



/92







liste des fonctions disponibles, puis double-cli-quez sur la fonction à insérer dans la formule ;

4. entrez les arguments de la fonction ou pointezleurs adresses directement dans la feuille ;

5. continuez l'édition de votre formule, en veillantéventuellement à utiliser des parenthèses pouréviter toute équivoque dans le calcul de la for-mule, puis validez par Entrée.

Formules utilisant des données externesIl est possible de définir des formules (ou desfonctions) utilisant des données extérieures à lafeuille ou au classeur actif. De telles données sontappelées références externes ou encore informa-tions liées lorsqu'elles sont intégrées commearguments d'une fonction ou formule située dansune autre feuille du même classeur ou d'un autreclasseur.

Sélectionner la cellule destinataire de la formule,taper le signe "=", puis, après avoir tapé l'opéra-teur ou la fonction qui doit précéder l'insertion desdonnées liées, effectuez l'une des procédures sui-vantes :

– si vous souhaitez créer une liaison avec uneautre feuille du même classeur, cliquez sur l'on-glet de celle-ci, puis sélectionner dedans lescellules ou la plage à lier ;

– si vous souhaitez créer une liaison avec unefeuille de calcul située dans un autre classeur,commencez par l'ouvrir, puis sélectionnez dansce classeur la cellule ou la plage de cellules àlier.

Il ne reste alors qu'à terminer l'édition de la for-mule dans la feuille de départ, avant de validerpar Entrée.

Les informations liées seront automatiquement ac-tualisées lors de l'ouverture du fichier de destinationou lorsque des modifications sont apportées au fi-chier source lorsque le fichier de destination estouvert.

Afficher ou masquer les formulesPar défaut, les formules et fonctions sont mas-quées dans les cellules qui les contiennent, etseuls leurs résultats sont affichés. Elles n'appa-raissent que dans la barre de formule lorsque lacellule qui les contient est sélectionnée.

Pour des raisons de documentation, on peut sou-haiter imprimer une feuille de calcul avec lesformules contenues dans ses cellules.

Si c'est le cas, il faut le demander par la com-mande Outils > Options > OpenOffice Calc >Afficher (avant de lancer la commande d'impres-sion) et activer la case à cocher Formules.

Pour retrouver l'affichage des résultats après l'im-pression, il suffit de relancer une nouvelle fois lacommande et de désactiver l'option Formules.

Calculer avec des datesLes dates (comme les heures d'ailleurs) peuventêtre ajoutées, soustraites et incluses dans descalculs.

Calculer un moment

Calculer une période

Exercice1. Créez la feuille de calcul reproduite ci-dessoussans indiquer les valeurs de la colonne C et de lacellule B8 car ce sont les valeurs qu'on va vousdemander de calculer.



/92







2. Calculez le chiffre d'affaire annuel (CA) dans lacellule B8.

3. Calculez les valeurs de la colonne C en divi-sant le CA de chaque trimestre par le CA annuelcalculé à l'étape précédente, puis en multipliantpar 100 le résultat obtenu.

4. Sélectionnez la plage C4:C7 et réduisez lenombre de décimales à 2 par la commande For-mat > Cellules > Nombre.

4.2. Les fonctionsLes fonctions sont des formules prédéfinies quieffectuent des calculs standards portant sur desvaleurs particulières appelées arguments. Le re-cours à des fonctions vous évite de devoir créervous-même des formules longues et complexes.

Ainsi, par exemple, la fonction SOMME addi-tionne des valeurs contenues dans des plages decellules tandis que la fonction VPM permet de cal-culer des remboursements de prêts en fonctionde leurs taux d'intérêt, la durée du prêt et sonmontant principal (3 valeurs qui correspondent enfait aux arguments qui lui sont nécessaires poureffectuer son calcul).

• Toutes les fonctions ne peuvent toutefois se dé-composer en calculs élémentaires. Ainsi, parexemple, les fonctions logiques ou de recherchen'ont pas d'équivalent sous forme de formules.

• Une fonction peut constituer une partie quel-conque d'une formule.

Exemples de fonctions simples :

=ARRONDI(A1;1) : arrondit le contenu de A1 àune décimale.

=B8-SOMME(B10:B14) : additionne les cellulesB10 à B14 et en soustrait la valeur de B8.

=SOMME(B8;SOMME(B10:B14)) : calcule lasomme des cellules B10 à B14 et l'ajoute à la va-leur de B8.

SyntaxeUne fonction se compose d'un nom évoquant laplupart du temps le résultat qu'elle retourne, suivid'une liste d'arguments mis entre parenthèses.

• Aucun espace ne peut être inséré entre le nomde la fonction, les parenthèses et les arguments.

• Le nombre et le type d'arguments sont précisé-ment définis par la syntaxe de chaque fonction.

• Certaines fonctions n'ont pas d'arguments, maisleur nom doit néanmoins être suivi des deux pa-renthèses, ex. la fonction AUJOURD'HUI().

La description générale d'une fonction est donc lasuivante :

Nom_fonction(Argument1;Argument2;...).

Les fonctions ont donc une syntaxe légèrementdifférente de celle des formules, bien qu'ellescommencent aussi par le signe "=" : elles ne né-cessitent que la définition des arguments, lasaisie d'opérateurs n'est plus nécessaire car lafonction connaît la formule à appliquer.

La syntaxe des fonctions se compose donc es-sentiellement de deux éléments :

– le signe "=" suivi du nom de la fonction ;– les arguments de la fonction (ses références),

qu'on peut saisir directement au clavier ou défi-nir par pointage dans la feuille de calcul à l'aidede la souris. Les arguments sont enfermés dansdes parenthèses et séparés les uns des autrespar des points-virgules. Ces arguments peuventcorrespondre à des nombres, du texte, des va-leurs logiques telles que VRAI ou FAUX, desmatrices, des références (adresses des cellulescontenant les valeurs utilisées par la fonction),des constantes, des formules ou d'autres fonc-tions, conduisant alors à des fonctionsimbriquées.

Insérer une fonctionIl existe deux façons de procéder pour insérer unefonction dans une cellule :

– on peut procéder manuellement ;– on peut recourir à un assistant.

Insertion manuelleLa méthode consiste à écrire le nom de la fonc-tion dans la cellule destinataire, ou aprèssélection de celle-ci, directement dans la zoned'édition de la barre de formule, à la suite d'unsigne "=", puis à entrer ses arguments directe-ment au clavier, ou par pointage à l'aide de lasouris. Procédez comme suit :

1. sélectionnez la cellule qui doit retourner le ré-sultat de la fonction ;

2. tapez le signe "=" (sans les guillemets) puis lenom de la fonction à insérer. Si on ne leconnaît pas de mémoire, on peut appeler lacommande Insertion > Liste des fonctionspour afficher dans une fenêtre la liste des fonc-tions disponibles, réparties en catégories, avecpour chaque fonction sélectionnée dans la listeun bref descriptif de son utilité et de sa syn-



/92







taxe. Pour insérer la fonction choisie dans lacellule sélectionnée, double cliquer sur sonnom dans la liste ou cliquer sur le bouton fx enhaut à gauche de la fenêtre après l'avoir sim-plement sélectionnée ;

3. entrez ensuite les arguments entre paren-thèses (directement au clavier ou par pointageavec la souris). Lorsque plusieurs argumentssont requis, ils doivent être séparés les unsdes autres par le caractère ";"

4. validez par Entrée : le résultat retourné par lafonction s'affiche dans la cellule.

Pour refermer la fenêtre listant les fonctions dispo-nibles, relancer la commande Insertion > Listedes fonctions (commande bascule).Cette fenêtre est également accessible comme voletde la barre latérale si vous utilisez AOO 4.xx.

L'Assistant FonctionL'Assistant Fonctions est une boîte à deux ongletsqui offre une aide à l'insertion de fonctions. Onpeut l'appeler depuis son icône dans la barre de

formule , le raccourci Ctrl+F2, ou la com-mande Insertion > Fonction..., après avoirsélectionné la cellule destinataire de la fonction àinsérer.

Onglet Fonctions

L'onglet Fonctions est organisé en deux volets :

– le volet gauche affiche la liste des fonctions dis-ponibles réparties en catégories dans une listedéroulante. Le choix d'une catégorie affiche laliste des fonctions qu'elle contient ;

– le volet droit de la boîte se décompose lui-même en deux zones. La zone supérieure af-fiche un court descriptif (nom, syntaxe d'écritureet signification) de la fonction sélectionnée dansle volet gauche. Un double clic sur une fonctionaffichée dans le volet gauche fait apparaître deszones de saisie pour ses arguments et active enmême temps la zone inférieure où s'affiche lasyntaxe de la fonction en cours d'édition. Lazone Résultat fournit à tout moment les résultatsintermédiaires du calcul en cours d'édition et in-dique si celui-ci peut être effectué avec lesarguments saisis. Si ces derniers entraînent uneerreur, ce champ affiche alors le code de l'er-reur.

La définition des arguments peut se faire :

– directement dans la feuille à l'aide de la souris.Cette manière de faire est facilitée par les bou-

tons Sélectionner, qui se trouvent sur la droitedes différents champs de saisie des arguments.Ces boutons permettent de réduire la boîte pourfaciliter la sélection des arguments dans lafeuille de calcul elle-même. Lorsque la boîte estréduite, le bouton Agrandir, permet de retournerà son affichage normal une fois la sélection ter-minée. La réduction de la boîte s'obtientégalement automatiquement dès qu'on sélec-tionne par Cliquer-glisser une plage de cellulesdans la feuille de calcul. Le relâchement de lasouris s'accompagne d'un retour à l'affichagenormal ;

– en insérant directement les arguments dans lesdifférents champs de la boîte, par saisie de va-leurs numériques ou de références.

Si l'un des arguments de la fonction à définir est lui-même une fonction, on le définira en cliquant sur lebouton f(x). Il suffira alors de choisir la fonction àutiliser et de définir ses propres arguments avant devalider pour retourner à la définition de la fonctioninitiale. On construira ainsi une fonction imbri-quée.

Lorsque l'édition de la fonction est terminée, cli-quez sur OK pour produire son insertion dans lafeuille.

Onglet Structure

Cet onglet permet de visualiser la structure d'unefonction. L'affichage se fait de manière hiérar-chique : les signes + et - permettent d'ouvrir ou defermer les entrées des formules afin d'afficher oude masquer les arguments.

Les arguments corrects sont représentés par unpoint bleu et les incorrects par un point rouge.Ainsi, par exemple, un texte introduit comme ar-gument d'une fonction statistique apparaîtra enrouge puisqu'une telle fonction n'autorise que desarguments de type nombre.

Fonctions imbriquéesVous pouvez utiliser le résultat d'une fonctioncomme argument d'une autre fonction etconstruire ainsi une fonction imbriquée. Dans cecas, vous devez commencer par la fonction quidoit être calculée en dernier.

Dans l'exemple ci-dessous, nous calculons lamoyenne de la plage B2:B5 et l'utilisons commeargument pour la fonction ARRONDI, afin de pou-voir par la suite n'utiliser que la valeur arrondie ducalcul de la moyenne.



/92







La fonction MOYENNE est alors imbriquée dansla fonction ARRONDI.

4.3. Copie de formules et de fonctions

Lorsque le contenu de la cellule à copier est uneformule ou une fonction, le programme le recopieen considérant la position des opérandes commerelative à la position de la formule.

Lorsque la recopie d'une formule doit se faire dansdes cellules adjacentes, on utilise la poignée de re-copie pour la réaliser à l'aide de la souris.L'adaptation des références de cellules lors de la co-pie d'une formule est identique, que la formule aitété copiée à l'aide de la souris (avec la touche Ctrlenfoncée), du presse-papiers ou de la poignée de re-copie.

Adressage relatifLorsqu'on recopie une formule une ou deux casesvers la droite, les adresses des cellules référen-cées se trouvent automatiquement décalées deune ou deux cases vers la droite, comme lemontre l'exemple ci-dessous.

Ce comportement par défaut utilisé par Calc pourla recopie des formules et fonctions est appeléadressage relatif. Ainsi, A1 désigne dans uneformule une référence relative à la cellule A1.

L'exemple ci-dessus montre l'utilité de la fonctionde recopie de formule dans un tableau. On insèrela fonction SOMME en B7, puis on la recopie

deux cases vers la droite à l'aide de la souris etde la poignée de recopie. Dans ce cas, pas deproblème avec l'adressage, il est relatif.

Lors du déplacement d'une formule, les réfé-rences de cellules relatives ne sont pas adaptées àla nouvelle position de la formule.Lors du déplacement d'une plage calculée, la for-mule reste liée à la plage (puisqu'elle en fait partie)et les références relatives sont automatiquementadaptées à la nouvelle position de la plage

Adressage absoluIl peut arriver que lors de la recopie d'une formuleou d'une fonction, l'un des opérandes corres-ponde à une cellule "fixe" de la feuille de calcul.

Dans ce cas, afin d'éviter que l'adresse de la cel-lule pointée ne soit décalée relativement à lanouvelle position occupée par la formule/fonctionrecopiée, il faut fixer sa position par un adres-sage absolu dans la formule. Pour ce faire, onnote l'adresse de cette cellule avec des signesdollars $, un devant le numéro de ligne et un de-vant la lettre identifiant la colonne. Ainsi, unadressage absolu de la cellule A1 s'écrira: $A$1.On écrira de même :

• $A$3 : pour une référence absolue à la celluleA3.

• $A$1:$B$2 : pour référencer la plage A1:B2 demanière absolue.

Dans l'exemple ci-dessous, des résultats erronéss'affichent dans la plage C5:C7 car tous lesadressages sont relatifs. Or ici, les formules reco-piées dans les cellules de la plage C5:C7 doiventtoutes pouvoir accéder au contenu de la celluleB8. La référence à la cellule B8 ne doit donc paschanger lors de la recopie de la formule C4 dansla plage C5:C7, elle doit être absolue (fixe).

Ci-dessous la correction à apporter dans la for-mule en C4. La cellule B8 est rendue référenceabsolue dans la formule.



/92







Références mixtesLes références peuvent combiner les caractèresrelatif et absolu. On parle alors de référencesmixtes. Ainsi, $A1 représente une référence ab-solue à la colonne, mais relative à la ligne,pointant sur A1.

Le tableau ci-dessous calcule les suppléments desalaire perçus lors de l'exécution d'heures supplé-mentaires de différents tarifs. On voit que :

– Les références aux différents tarifs sont mixtes(colonne relative, ligne fixe).

– Les références aux nombres d'heures supplé-mentaires prestées sont également mixtes(colonne fixe, ligne relative).

On commence par poser la formule en B4, en-suite on la recopie jusqu'en B8, puis on recopievers la droite la plage B4:B8.

Conversion relatif/absolu Lors de l'édition d'une formule/fonction, ses réfé-rences peuvent être aisément converties derelatives en absolues, après y avoir placé le cur-seur, à l'aide du raccourci Maj+F4.

Ainsi, si la cellule A1 est pointée comme réfé-rence :

– Un premier appel au raccourci la transformeraen référence absolue $A$1

– Un second appel en fera A$1 – Un troisième appel aboutira à $A1

– Un quatrième appel restituera la référence rela-tive A1 d'origine.

Exemple 1L'exemple ci-dessous illustre la différence decomportement au cours de la recopie entre uneformule utilisant des adresses relatives et lamême formule faisant appel à un adressage ab-solu.

– Formule en B5 : =B2-B3 (adressage relatif)

– Formule en C5 : =$B$2-$B$3 (adressage abso-lu)

Recopions B5 en B6 : le résultat est faux carl'adressage de la formule étant relatif, le pro-gramme a adapté les références en fonction dudéplacement de la formule une ligne vers le bas.Il en résulte qu'en B6 on trouve la formule sui-vante : =B3-B4, dont l'un des opérandes, B4 setrouve être une cellule contenant du texte, ce quigénère un message d'erreur dans la cellule B6.

La recopie de C5 en C6 ne pose par contre pasproblème : l'adressage étant absolu, les réfé-rences de la formule recopiée n'ont pas changé.

Exemple 2 (références mixtes)Partons de l'exemple d'une table de multiplication.Dans la ligne 1 on crée une série 1 à 5 et on la re-produit dans la colonne A.

En B2, nous devons introduire la formule"=A2*B1" et la recopier vers la droite jusqu'à lacellule E2. Pour éviter qu'au cours de la recopievers la droite il y ait incrémentation des réfé-rences de colonnes, devenant successivementB2, C2, D2, on va figer la référence de colonne Aen introduisant le signe $ devant le A dans l'écri-



/92







ture de la référence A2. Notre formule s'écriradonc " =$A2*B1" (sans les guillemets).

Pour recopier la formule de B2 vers le bas, cesera cette fois la référence de ligne du terme B1qu'il faudra fixer (B$1). La formule correcte à insé-rer dans la cellule B2 sera donc finalement :"=$A2*B$1" (sans les guillemets) et cette formulepourra alors être recopiée dans l'ensemble du ta-bleau pour nous fournir notre table demultiplication.

4.4. Fonctions usuellesCi-dessous une liste non exhaustive de quelquesfonctions courantes.

Fonction SILa fonction SI permet de soumettre l'exécutiond'une formule à la satisfaction d'une condition. Sicelle-ci est vraie, la formule est exécutée, dans lecas contraire, elle ne l'est pas ou c'est une autrefonction qui est exécutée en cas de fonctions im-briquées.

Partons d'un exemple concret. Votre systèmequalité vous impose d'effectuer tous les mois uncertain nombre de contrôles sur divers instru-ments. Vous pouvez dans ce cas, pour ne pas lesoublier, créer une feuille de calcul listant :

– dans la colonne A intitulée Instruments, les diffé-rents appareils à contrôler mensuellement,Appareil 1, 2, 3,..., n ;

– dans la colonne B, intitulée Dernier contrôle, lesdates des derniers contrôles effectués ;

– dans la colonne C, intitulée Prochain contrôle,vous posez une formule qui calculera, pourchaque instrument, la date du prochain serviceà effectuer, en se basant sur la date du précé-dent contrôle. Cette date s'obtiendra en ajoutantsimplement 30 jours à la date du derniercontrôle effectué.

– dans la colonne D, intitulée Status, on affiche enpermanence l'état des travaux de contrôle desinstruments : "OK" s'affichant si la date du pro-chain entretien n'est pas atteinte, "LATE" sicelle-ci est atteinte, voire dépassée.

Notre feuille aura l'aspect général suivant, avecen A1 la date du jour de cette copie d'écran.

Posons maintenant en C3 et D3 les formules etfonctions adéquates, puis recopions les vers lebas de notre feuille.

Formule en C3 = B3+30

Fonction en D3= SI(C3<AUJOURDHUI();"LATE";"OK"), ce que nous traduirons par : "Si la date affichée en C3 est inférieure à la date d'aujourd'hui (22.10.02 dans notre exemple), écris en D3 LATE, sinon écris OK".

MAX, MIN, MOYENNE, NBCes fonctions permettent de déterminer la valeurmaximale, minimale et la moyenne d'une série devaleurs.

La fonction NB retourne le nombre de cellules ren-fermant une valeur numérique, et son résultat estutilisée comme argument dans le calcul de lamoyenne des valeurs.

Fonction NB.SILa fonction NB.SI détermine le nombre de cellulesnon vides d'une plage, répondant à un critère.

Syntaxe : =NB.SI(Plage;Critères)

Dans l'exemple ci-dessous, on recherche lenombre de valeurs dans une plage qui sont stric-tement inférieures à 40. La valeur retournée enA5 est 5.



/92







La fonction NB compte le nombre de valeurs re-présentées dans une plage.

Fonctions NB.VIDE et NBVALLa fonction NB.VIDE permet de calculer lenombre de cellules vides dans une plage de cel-lules. Par exemple, pour afficher le nombre decellules vides présentes dans une sélection allantde B2 à E13, on insère la fonction : =NB.VIDE(B2:E13).

Dans certains calculs complexes de moyennes parexemple, il est nécessaire que toutes les cellulessoient remplies. On peut alors utiliser la fonctionNB.VIDE dans une formule "SI". La formule ci-dessous teste la présence de cellulesvides. Elle affiche un message d'erreur si il existedes cellules vides. Sinon, elle affiche la moyenne: = SI(NB.VIDE(B2:E13)>0;"Calcul impossible, il y ades cellules vides";MOYENNE(B2:E13)))

La fonction NBVAL renvoie le nombre total d'en-trées (chiffres, textes, etc.) dans la plage decellules sélectionnée.

Fonction SOMMECette fonction permet d'additionner, par exempleen C4, les valeurs contenues dans une plage sé-lectionnée, par exemple, la plage (A1:C3). Lafonction pourra être posée de diverses façons,après avoir sélectionné la cellule C4 :

– Manuellement, en tapant dans la barre de calcul=SOMME(A1:C3). Vous pouvez également sé-lectionner la plage à la souris, ce qui vousévitera de devoir taper son adresse dans labarre de formule.

– En cliquant directement sur le bouton SOMMEdans la barre de formule, la fonction est auto-matiquement introduite et le calcul estgénéralement proposé pour la plage de cellulessituées au dessus de la cellule dans laquelle la

fonction SOMME est introduite. Cette plage setrouve entourée d'un cadre bleu dans la feuillede calcul. Si la zone proposée correspond aucalcul à effectuer, il suffit de valider par Enter. Siau contraire, la proposition faite par le pro-gramme ne convient pas, vous devez lorssélectionner la plage correcte directement dansla feuille avant de valider la fonction.

– Une troisième solution consisterait à insérer lafonction à l'aide de l'Assistant Fonction.

Fonction ARRONDISyntaxe : ARRONDI(nombre;nombre)

La fonction arrondit la valeur nombre à la valeurindiquée dans le deuxième argument nombre, se-lon les règles suivantes :

– Les chiffres inférieurs à 5 sont arrondis à l'unitéinférieure et ceux supérieurs à 5 à l'unité supé-rieure.

– Une valeur négative dans le second argumentnombre produit l'arrondissement à une positioncorrespondante avant le séparateur décimal.

Exemple Résultat

=ARRONDI(8.1412;1) 8.1

=ARRONDI(-27.446;2) -27.45

=ARRONDI(27.446;2) 27.45

=ARRONDI(28.342;0) 28

=ARRONDI(1183;-2) 1200

• Les fonctions ARRONDI.INF et ARRONDI.SUP uti-lisent les mêmes arguments que la fonctionARRONDI. Elles permettent de définir si un chiffreà la position donnée doit être arrondi à l'unité su-périeure ou inférieure.

• Pour arrondir un nombre décimal à l'entier immé-diatement inférieur, on peut utiliser la fonctionENT(nombre). Ainsi, la fonction =ENT(76.88) re-tourne le résultat 76.

RECHERCHEV et RECHERCHEHLa fonction RECHERCHEV recherche une valeurdans la première colonne d'un tableau, puis ren-voie, une valeur située dans la même ligne, maisà partir d'une colonne que vous indiquez. Cettefonction s' utilise donc pour rechercher une valeurdans un tableau disposé en colonnes, lorsque lescritères de recherche se trouvent dans une co-lonne située à gauche des données recherchéeset qu'on veut récupérer une valeur située dans lamême ligne, mais n colonnes à droite.



/92







Syntaxe : =RECHERCHEV(critère de recherche;matrice;Indice;ordre de tri)

La fonction RECHERCHEH recherche une valeurdans la ligne supérieure d'un tableau, puis re-tourne le contenu de la cellule située dans lamême colonne, mais à partir de la ligne que vousindiquez. Cette fonction s'utilise pour rechercherune valeur dans un tableau disposé en lignes,lorsque les critères de recherche sont situéesdans une ligne en haut de la table de données etqu'on veut récupérer une valeur située dans lamême colonne, mais n lignes plus bas.

Syntaxe : =RECHERCHEH(critère de recherche;matrice;Indice;trié)

Il est nécessaire de déclarer le tableau en réfé-rences absolues pour éviter tout problème lors de larecopie des formules. On peut aussi nommer le ta-bleau des références.RECHERCHEVSi la valeur du quatrième argument "ordre de tri"est 0, la première colonne sur la gauche du tableauexploité ne doit pas être triée (comme dans notreexemple). Si on ne renseigne pas de valeur ou qu'onmet la valeur à 1, la première colonne doit être triée(tri ascendant).RECHERCHEHSi la valeur du quatrième argument "trié" est 0, lapremière ligne du tableau exploité ne doit pas êtretriée (comme dans notre exemple). Si on ne ren-seigne pas de valeur ou qu'on met la valeur à 1, lapremière ligne doit être triée (tri ascendant).Dans les deux cas, la récupération de la valeur re-cherchée se fait dans une cellule d'un autre tableau,qui peut correspondre à une facture, par exemple.

Exemple d'utilisationPour mieux comprendre l'utilité de ces deux fonc-tions, nous allons partir d'un exemple.

On suppose qu'on se trouve au rayon fruits et lé-gumes d'un supermarché. Les différents produitsy sont disposés dans des caisses portant un nu-méro de Référence et un Prix unitaire (100 g). Lestableaux RECHERCHEV et RECHERCHEHmontrent les deux dispositions possibles pour untableau répertoriant les fruits et légumes mis envente avec leur numéro de référence et leur prixunitaire.

Nous choisissons, par exemple quelques tomateset les posons sur le plateau de la balance. Nousindiquons le numéro de Référence de notre pro-duit et la balance nous recherche le Nom duproduit correspondant, mesure la Quantité (g) demarchandise et calcule le Total à payer.

Pour ce faire, elle établit la correspondance entrela Référence (numéro qu'on a entré) et le Nom duproduit (recherche1) et récupère son Prix unitaire(recherche2) en exploitant les données figurantdans l'un des deux tableaux source selon le typede fonction de recherche qu'elle utilise. Elle cal-cule alors le Total à payer, en fonction de laQuantité qu'elle a pesée et du Prix unitaire du pro-duit, qu'elle a récupéré par la seconde fonction derecherche. Le travail effectué au niveau de la ba-lance est représenté par le formulaire derecherche de notre exemple.

Utilisation de deux feuilles de calculLes fonctions RECHERCHEV et RECHERCHEHsont beaucoup utilisées dans les factures.

Dans ce genre d'utilisation, il est tout à fait pos-sible d'utiliser deux feuilles de calcul distinctes, lapremière comportant la facture proprement dite,avec des fonctions de recherche exploitant uneseconde feuille de tarifs contenant les réfé-rences, les désignations et les tarifs unitairesdisposés en lignes ou colonnes selon le type deformule de recherche utilisé dans la facture.

Fonctions DATE et HEURE

Conversion en numéro de série

– DATE(Année;Mois;Jour) : renvoie le numéro desérie correspondant à une date donnée.

– DATEVAL(Date_texte) : numéro de série corres-pondant à une date donnée en format texte.



/92







– TEMPS(Heure;Minute;Seconde) : numéro desérie pour une heure exprimée en heures, mi-nutes et secondes.

– TEMPSVAL(Heure_texte) : convertit une heurereprésentée sous forme de texte en numéro desérie.

Extraction d'une composante date/heure

– ANNEE(Numéro_de_série) : retourne l'annéecorrespondant au numéro de série entré commeargument.

– MOIS(Numéro_de_série) : renvoie le mois del'année (compris entre 1 et 12) correspondantau numéro de série entré comme argument.

– JOUR(Numéro_de_série) : renvoie le jour dumois correspondant au numéro de série entrécomme argument.

– HEURE(Numéro_de_série) : renvoie l'heure(comprise entre 0 et 23) correspondant au nu-méro de série passé comme argument.

– MINUTE(Numéro_de_série) : renvoie la minute(comprise entre 0 et 59) correspondant à l'argu-ment numéro_de_série.

– SECONDE(Numéro_de_série) : renvoie la se-conde (entre 0 et 59) correspondant àl'argument numéro_de_série.

– JOURSEM(Numéro_de_série;Type_retour) :renvoie le jour de la semaine (de 1 à 7) corres-pondant à l'argument numéro_de_série

Date ou heure actuelle

– AUJOURDHUI() : retourne la date courante.– MAINTENANT() : retourne la date du jour avec

l'heure courante.

Autres fonctions

– JOURS360(Date_début;Date_fin;Méthode) : re-tourne le nombre de jours compris entre deuxdates sur la base d'une année de 360 jours.

– NB.JOURS.OUVRES(Date_départ;Date_fin;Jours_fériés) : renvoie le nombre de jours ouvréscompris entre deux dates.

Fonctions dans la barre d'étatLa barre d'état propose dans un menu accessibled'un clic droit de souris, une liste de fonctionssimples permettant d'effectuer rapidement un cal-cul sur une plage sélectionnée.

Dans ce cas, le résultat ne s'affiche que dans labarre d'état et ne modifie aucunement la feuille decalcul. Par défaut, c'est la fonction SOMME quiest active.

4.5. Rechercher les erreursCalc dispose de fonctionnalités qui facilitent la dé-tection d'erreurs dans les formules et lesfonctions.

Types d'erreursLa saisie de formules et fonctions et leur modifica-tion peuvent s'accompagner d'erreurs : référencescirculaires, fautes de syntaxe ou logiques.

Références circulairesElles surviennent lorsque des formules ou desfonctions font référence à elles-mêmes.

Elles apparaissent généralement à la suite de mo-difications de la structure de la feuille (insertion ousuppression de cellules, lignes et colonnes et deleurs contenus). L'exemple ci-dessous montre cequi peut arriver lorsqu'on effectue des modifica-tions dans une feuille de calcul.

Étape 1 : on calcule en A7, la somme de la plageA3:A6.

Étape 2 : on recopie la plage A3:A7 vers la droite,puis on supprime la valeur contenue en B6, le re-calcul se fait automatiquement et on obtient unrésultat correct en B7.



/92







Étape 3 : on recopie la plage B3:B7 vers la droite,puis on déplace la cellule C7 d'une case vers lehaut, dans la cellule C6. On crée ainsi une réfé-rence circulaire, car la fonction SOMME se trouvemaintenant dans une cellule dont la référence faitpartie de ses arguments. On obtient donc un mes-sage d'erreur dans la cellule concernée ainsi quel'affichage du message "Erreur : référence circu-laire" dans la barre d'état lorsque la cellule estsélectionnée. Pour corriger, il faut redéfinir laplage calculée par la fonction SOMME en C6.

Erreurs de syntaxeElles sont immédiatement détectées après la sai-sie et signalées par différents messages, selon laformule. Elles résultent de fautes de frappe oud'espaces introduits par erreur après une paren-thèse ouvrante ou avant une parenthèsefermante, par exemple.

En double cliquant sur la cellule incriminée, lasyntaxe de la fonction apparaît et on peut la corri-ger manuellement avant de valider la versioncorrigée par Enter.

Fautes logiquesElles surviennent lorsque les références de cel-lules utilisées ne sont pas adaptées pourl'obtention des résultats escomptés.

Un double clic sur la cellule incriminée affichera lasyntaxe de sa formule et permettra la correction.

Signalisation des erreursCalc affiche des messages aux endroits où desformules incorrectes sont insérées pour vous per-mettre de les corriger plus facilement.

– ##### : le contenu ne peut s'afficher en entierdans la cellule, il faut régler la largeur de la co-lonne.

– #REF! : problèmes avec les références de cel-lules.

– #DIV/0! : tentative de diviser par 0. Vérifier lesréférences.

– #NOM? : noms de cellules ou de plages de cel-lules référencées incorrects.

– #NUL! : références de cellules introuvables. Vé-rifier les références.

– #N/A : références possibles à des cellulesvides. Vérifier la formule.

– #VALEUR! : le type d'argument ne correspondpas à la syntaxe de la formule. Vérifier les argu-ments de la formule ou fonction.

– #NOMBRE! : vérifier si les arguments setrouvent dans les plages numériques correctes.

En double cliquant sur une formule/fonction, lescellules ou plages des antécédents s'entourentd'un cadre et la syntaxe de la formule s'affiche àl'intérieur de la cellule pour permettre de la modi-fier, comme montré dans la copie d'écran ci-dessus avec une fonction MOYENNE. Pour annu-ler cet affichage, appuyer sur Échap.

Audit des formules/fonctionsCette fonctionnalité permet de vérifier à tout mo-ment les références de cellules utilisées dans lesformules et fonctions en affichant les relationsentre les différentes cellules.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pourvérifier des feuilles de calculs de taille importante,dépassant les capacités d'affichage de l'écran.

L'activation de cet outil permet de relier, à l'aidede flèches de couleurs, une cellule contenant uneformule ou fonction à celles contenant ses réfé-rences ou à celles qui utilisent le résultat de soncalcul.

Le principe d'utilisation est simple. On sélectionneune cellule renfermant une formule/fonction puison active la commande souhaitée.



/92







La copie d'écran ci-dessous montre ce qu'il sepasse lorsqu'on active la commande Repérer leserreurs après avoir sélectionné une cellule qui enrenferme. Ainsi la cellule C8 contient une réfé-rence circulaire qui est alors marquée d'unsymbole rouge et la cellule C9 renferme une divi-sion par 0. Dans ce dernier cas, le programmetrace des flèches en bleu depuis les références(antécédents) vers la formule pour aider l'utilisa-teur à mieux voir le problème et le corriger.

Pour supprimer tous les marquages, utilisez sim-plement la commande Supprimer tous lesrepères.

L'audit vous permet également de pointer :

– vers les antécédents, c'est à dire les cellulesauxquelles fait référence la formule/fonction) ;

– vers les dépendants, c'est à dire vers les cel-lules qui se réfèrent au résultat de laformule/fonction que vous avez sélectionnée,comme montré dans la copie d'écran ci-des-sous.

La formule C11 a pour antécédents A3 et A7.

Le résultat retourné en C7 est utilisé par la fonc-tion ARRONDI.SUP en C10.

Les commandes Supprimer le repérage des an-técédents/dépendants permettent de supprimersélectivement les repères.

En double-cliquant sur les flèches, vous pouvez ac-céder directement aux antécédents ou dépendants,ce qui s'avère particulièrement pratique si ces cel-lules ne sont pas visibles dans la partie de la feuilleaffichée.

Marquer les données incorrectes : entoure enrouge toutes les cellules de la feuille contenantdes données non conformes aux règles de validi-té définies dans la commande Données >Validité ....

Dans l'exemple ci-dessous, nous avions demandéque la plage A3:A11 ne contiennent que des en-tiers positifs. Nous obtenons donc ce qui suit enlançant la commande d'Audit Marquer les don-nées incorrectes.

Actualiser les repères : redessine tous les re-pères de la feuille. Les formules modifiéespendant que les repères sont redessinés sontprises en compte.

Actualisation automatique : actualise automati-quement tous les repères de la feuille chaque foisqu'on modifie une formule.



/92







Mode Remplissage : lorsque ce mode est activé,le pointeur de la souris change de forme et en cli-quant sur n'importe quelle cellule on affiche uneflèche de repère jusqu'à la cellule antécédente.Pour quitter ce mode, appuyez sur Échap ou,dans le menu contextuel, sur la commande Quit-ter le mode Remplissage.

4.6. Nommer les cellules et les plages

Il est possible de référencer une cellule ou uneplage de cellules par un nom. Un tel référence-ment améliore la lisibilité des formules en rendantles adresses utilisées dans leur définition moinsabstraites.

Depuis la barre de formule1. Sélectionner la cellule ou la plage à nommer.2. Cliquer dans la Zone de nom de la barre de

formule et remplacer l'adresse de la sélectionpar un nom.

– Valider par Enter.

Il est alors possible d'accéder d'un simple clic auxplages nommées car elles sont listées dans laZone de nom de la barre de formule

• Pour renommer une plage, la sélectionner et luidonner un autre nom.

• Pour supprimer un nom existant vous devezobligatoirement passer par la commande Inser-tion > Noms > Définir ... et le supprimer de laliste dans la boîte de dialogue.

Boîte "Définir des noms"1. Sélectionner la cellule ou la plage (monobloc)

à nommer.2. Lancer la commande Insertion > Noms – Dé-

finir...3. Dans la boîte qui s'ouvre, saisir le nom à attri-

buer à la plage/cellule dans le champ éditableNom. Un nom de plage doit débuter par unelettre de l'alphabet et ne peut contenir d'es-paces. Le caractère "trait bas" sera utilisé pourrelier les différentes parties d'un nom.

4. Dans le champ Assigné à, sélectionner la cel-lule ou la plage à nommer, si on ne l'a pas faitavant de lancer la commande. Un bouton per-met de réduire la boîte pour permettre dedéfinir la plage à nommer directement dans lafeuille par pointage à l'aide de la souris.

5. Cliquer sur le bouton Ajouter pour ajouter lenouveau nom à la liste.

6. Valider la commande par OK.

La boîte de dialogue permet également de :

– Supprimer un nom défini antérieurement en lesélectionnant dans la liste puis en cliquant surSupprimer avant de valider par OK.

– Redéfinir, dans le champ Assigné à, une plageassociée à un nom. On peut la redéfinir parpointage dans la feuille après avoir cliqué sur le

bouton

• Les noms de plages ou de cellules définis dans leclasseur actif apparaissent dans la liste dérou-lante Zone de nom située sur la gauche de labarre de formule.

• On les retrouve également listés dans la rubriqueNoms de plage dans le Navigateur d'objets.

Création automatique de nomsLa commande Insertion > Noms > Créer ...ouvre une boîte de dialogue permettant d'utiliserles titres de colonnes ou de lignes de la FCcomme noms pour les cellules correspondantes.La méthode est la suivante :

1. On sélectionne les cellules à nommer, en in-cluant dans la sélection les titres de lignes ou decolonnes, puis on lance la commande Insertion >Noms > Créer ...

2. Dans la boîte qui s'ouvre, on coche l'option cor-respondant à la ligne ou la colonne contenant lesnoms à utiliser.

3. On valide la commande.



/92







La copie d'écran ci-dessous illustre la méthode.

– On sélectionne la plage B3:C6 puis on lance lacommande Insertion > Noms > Créer ....

– Dans la boîte on coche l'option Ligne supé-rieure pour récupérer les noms à partir de cetteligne. A la validation de la commande, la plageB4:B6 reçoit le nom Prix unitaire et la plageC4:C6 reçoit le nom Quantité.

– On effectue ensuite en D4 le calcul :=Prix_unitaire*Quantité et on recopie vers lebas.

Si vous saisissez votre formule manuellement, at-tention à bien écrire Prix_unitaire avec le trait baspour éviter une erreur de syntaxe !Si vous utilisez la commande Insertion > Noms >Insérer ... pour insérer les arguments nommésdans vos fonctions, vous n'aurez pas ce problème.En effet, la boîte qui s'ouvre affiche les plages nom-mées définies pour le classeur et leurs nomsobéissent bien à la syntaxe requise.

Insérer des noms dans une formuleLa commande Insertion > Noms > Insérer ...ouvre une boîte listant les noms définis dans leclasseur pour pouvoir les insérer dans une for-mule ou une fonction en cours d'édition. Lacommande permet encore de créer une liste desnoms utilisés dans le classeur actif.

– Sélectionner une cellule vide dans la feuille.– Lancer la commande Insertion > Noms > Insé-

rer ...pour ouvrir la boîte Insérer un nom.

– Cliquer sur le bouton Insérer tout. L'insertionde la liste se fait dans la feuille comme dansl'exemple ci-dessous.

Attribuer un nom à une constanteIl est également possible d'attribuer des noms àdes valeurs constantes sans devoir les entrerdans une cellule de la feuille de calcul. Ci-des-sous un exemple, avec la TVA (6%).

– Lancez la commande Insertion > Noms > Défi-nir ...

– Dans la boîte de dialogue Insérer des noms, en-trez le nom de la constante dans le champéditable Nom.

– Dans le champ éditable Assigner à, introduisezla valeur de la constante (ex. =6%), puis cliquezsur le bouton Ajouter et validez par le boutonOK pour refermer la boîte.



/92






5. Mettre en forme et imprimer


5. Mettre en forme et imprimer...........................515.1.Les propriétés des cellules......................51

Formats numériques.................................51Propriétés de caractères...........................53Options d'alignement................................53Contours et fond des cellules....................54Options de protection................................54Fusion de cellules.....................................54

5.2.Les AutoFormats de tableaux..................54Appliquer un AutoFormat..........................54Créer un AutoFormat.................................55

5.3.Le formatage conditionnel........................55Créer un formatage conditionnel...............55Modifier un formatage conditionnel...........56Exemple d'application...............................56

5.4.Les propriétés de feuilles.........................56Onglet Gérer.............................................56Onglet Page..............................................56Onglets Bordures et Arrière-plan..............56Onglets En-tête et Pied de page...............57Onglet Classeur........................................57

5.5.Formater à l'aide de styles.......................58Le Styliste..................................................58Créer un nouveau style.............................59Modifier un style........................................59Appliquer un style......................................59Copier et déplacer des styles....................59

5.6.Les modèles de classeur.........................60Le modèle de classeur par défaut.............60Choisir le modèle à utiliser........................60Créer un modèle de classeur....................61Éditer un modèle existant..........................61Actualiser un classeur ..............................61Changer le modèle d'un classeur..............61Organiser les modèles..............................62

5.7.L'aperçu avant impression.......................635.8.Corriger les sauts de page.......................64

Affichage > Aperçu des sauts de page.....64Insertion > Saut manuel............................64

5.9.Imprimer...................................................64Le bouton Impression rapide....................64La boîte d'impression................................64

Les options de mise en forme à disposition dansCalc permettent essentiellement de formater deuxtypes d'éléments :

– les cellules (et leur contenu) ;

– les feuilles de calcul elles-mêmes, dans le butde pouvoir obtenir des sorties imprimées surdes pages d'impression de format donné.

5.1. Les propriétés des cellulesLes différentes options de mise en forme de cel-lules sont regroupées dans la boîte de dialogueFormatage des cellules qui s'ouvre à l'appel de lacommande Format > Cellule... ou depuis lemenu contextuel d'une sélection. Cette boîte re-groupe dans 7 onglets les différentes options demise en valeur applicables aux cellules et à leurcontenu.

Les principales options de mise en forme sont égale-ment disponibles sous forme de boutons dans labarre d'outils Formatage, permettant une réalisationplus simple et plus rapide des travaux courants demise en forme.

Formats numériquesL'application d'un format numérique ne change enrien la valeur réelle du nombre auquel il est appli-qué, c'est seulement son affichage qui se trouvemodifié. Ainsi, par exemple, quel que soit lenombre de décimales affichées à l'écran, Calc tra-vaillera toujours sur 14 décimales.

La barre d'outils FormatageLa barre d'outils Formatage dispose de 5 boutonsdédiés à la mise en forme rapide de valeurs nu-mériques :

– Les deux premiers permettent d'attribuer à unevaleur numérique l'un des formats Monétaire,Pourcentage ou Standard tels qu'ils sont prévuspar défaut par le programme, c'est à dire telsqu'ils ont été définis dans les Paramètres régio-naux de Windows.

– Les deux derniers boutons de la série per-mettent d'ajouter/supprimer une décimale auxvaleurs sélectionnées.

La commande Format > Cellule... – NombresL'onglet Nombres de la boîte de dialogue Forma-tages des cellules, regroupe la totalité des optionsde mise en forme applicables aux valeurs numé-riques. Les formats numériques disponibles sontregroupés en catégories dans la partie gauche dela boîte. Pour chaque catégorie choisie, une sériede formats prédéfinis, avec un aperçu, s'affichesous la rubrique Format.



/92







Lorsqu'on sélectionne un format, la zone de texteDescription de format, située au bas de la boîteaffiche le code du format sélectionné.

Le format Standard de la catégorie Nombre, re-présente le format de cellule automatiquementappliqué par défaut par le programme lorsqu'uneentrée de type numérique est reconnue. Ce for-mat utilise la police Albany en taille 10 et affichesystématiquement en notation scientifique les trèsgrands nombres dont le nombre de chiffres dé-passe 15.

Dans la liste des catégories, celle appelée Définipar l'utilisateur affiche les formats personnaliséscréés par l'utilisateur. Lorsque de tels formatssont sélectionnés, les boutons Modifier le com-mentaire et Supprimer, situés juste à droite de lazone Description de format deviennent actifs, per-mettant de modifier le commentaire associé auformat sélectionné ou encore de carrément sup-primer le format de la liste.

Seuls les formats définis par l'utilisateur peuventêtre supprimés et non ceux proposés par défaut parle programme. Lorsqu'un format personnalisé est supprimé, toutesles cellules auxquelles il était appliqué retrouventautomatiquement le format Standard.

La liste déroulante Langue permet de sélection-ner une langue pour remplacer les formatsmonétaires et date par défaut (ceux définis dansles Paramètres régionaux sous Windows) parceux propres au pays choisi dans la liste.

La rubrique Options permet d'appliquer un formatnumérique avec des options supplémentaires :nombre de décimales différent, affichage enrouge des nombres négatifs, utilisation d'un sépa-rateur des milliers, définition du nombre de zéronon significatifs.

Les formats %Lorsqu'on tape un nombre en % dans une cellule,Calc affiche la valeur en % et attribue à la cellulele format Pourcentage.

Dans les calculs, le programme utilisera bien sûr lecentième de la valeur pourcentage affichée.

À l'inverse, lorsqu'on souhaite afficher un contenunumérique sous forme de pourcentage, il faut ledemander explicitement à l'aide du bouton dePourcentage, dans la barre d'outils Formatage,ou en appelant la commande Format > Cellule -Nombre.., puis sélectionner la catégorie Pour-

centage et ensuite la variante de format à appli-quer.

Voici ce qui se produit lorsqu'on applique un for-mat de pourcentage à un nombre :

Les formats de datesPour être reconnues comme telles, les entrées detype date peuvent être faites dans l'un des for-mats suivants, par exemple pour le 29 Septembre1954 : 29.09.54 ou 29/09/54 ou 29-09-54.

Lorsqu'une date est saisie sous l'une des formesprécédentes, Calc la reconnaît comme date maisl'affiche au format de date défini dans les Para-mètres régionaux sous Windows. Ce format pardéfaut peut être alors modifié pour un autre choisidans la boîte de dialogue.

Les formats de date comportent des indicationsd'affichage pour les jours, les mois et les années.Entre ces indications, le choix du caractère sépa-rateur est libre. Pour créer un formatpersonnalisé, on combine les lettres j, m et a jus-qu'à obtention du format désiré.

Par exemple, la date 14-7-1998 peut se voir per-sonnalisée par les différents codages suivants :

Ainsi, le format jjjj mmmm aaaa affichera la datesous la forme mardi 14 juillet 1998.

Les formats heuresL'heure se formate à la manière d'une date, maisavec des heures, des minutes et des secondes.Lorsque le programme reconnaît une entrée detype heure, il lui associe automatiquement unevaleur décimale car il considère toute heurecomme une fraction de 24 h, le chiffre 1 étant at-tribué à 24 h. Ainsi, la valeur décimale 0.83correspond à 19:55:12 lorsque la cellule reçoit unformat d'heure.



/92







Les formats monétairesLe formatage d'une valeur monétaire peut se faireaisément à l'aide de l'outil Monétaire intégré à labarre d'outils Formatage. Le format appliqué dansce cas est celui défini dans le Panneau de confi-guration de Windows.

Si ce format ne convient pas, on peut en appli-quer un autre choisi dans la liste de ceuxproposés dans la catégorie Monétaire ou encorecréer un format personnalisé.

L'application d'un format monétaire peut provoquerl'affichage de ###### dans les cellules tropétroites pour contenir la valeur en entier. Il suffirad'élargir la colonne correspondante pour retrouverun affichage complet de la valeur.

Définir un format numérique personnaliséLes formats numériques fournis par défautconviennent dans la plupart des cas, mais rien nevous empêche de définir vos propres formats.

Pour créer un format personnalisé, sélectionnerd'abord la catégorie Défini par l'utilisateur dansl'onglet Nombre de la boîte Formatage des cel-lules, puis éditer le format souhaité dans lechamp Description de format avant de valider lacréation en cliquant sur le bouton Ajouter. Le for-mat créé se rajoute alors à la liste des formatsdéfinis par l'utilisateur ainsi qu'à la liste corres-pondant à la catégorie de nombre pour laquelle ila été défini.

On peut ainsi créer, par exemple, le format per-sonnalisé 00-000-0, pour automatiquementajouter des tirets lorsqu'on tape des numéros à 6chiffres dans les cellules où il est appliqué.

Les codes des formats numériques utilisent descaractères de substitution pour définir les unités,dizaines, centaines…et décimales, caractères àpartir desquels on peut construire ses propres for-mats.

– 0 : ce caractère générique est particulièrementutilisé pour représenter le nombre de chiffres àafficher dans la partie décimale du nombre.

– # : la position indiquée par ce caractère ne seraeffectivement prise en compte que si un chiffrefigure réellement à cet endroit. Le dièse doubleest généralement utilisé dans les formats faisantintervenir un espace comme séparateur de mil-liers. Ainsi le code # 000 invite le programme àséparer les milliers par un espace si le nombreest suffisamment grand. Dans un tel cas, la va-

leur 10000 s'affichera 10 000 alors que la valeur100 restera inchangée.

Le tableau ci-dessous illustre quelques exemplesd'affichage de nombres en fonction du formatchoisi.

Propriétés de caractèresLes commandes disponibles se trouvent dans labarre d'outils Formatage ou au niveau des ongletsPolice et Effets de caractères de la boîte Forma-tage des cellules (commande Format >Cellule...).

Ces commandes correspondent essentiellement àdes options de police, taille, style, couleur, souli-gnement ou de mise en relief des caractères.

Options d'alignementUn autre groupe de commandes, dans l'onglet Ali-gnement de la boîte Formatage de cellules,permet de gérer la disposition des contenus à l'in-térieur des cellules.

– Commandes d'alignement horizontal et vertical.– Commandes permettant d'accentuer ou de dimi-

nuer un retrait gauche.– Possibilité de faire pivoter le contenu d'un cer-

tain angle, celui-ci pouvant être directementédité ou atteint en actionnant le point jaune figu-rant sur la roue notée ABCD.

– La rubrique Enchaînements permet de deman-der un retour à la ligne à l'approche du borddroit de la cellule lorsqu'on a à saisir un contenuqu'on souhaite voir disposé sur plusieurs lignes.

– Lorsque l'option Renvoi à la ligne est active, ilest encore possible de demander que le pro-gramme le fasse avec coupures de mots.



/92







Contours et fond des cellulesLes boutons Bordure et Couleur d'arrière-plan,situés sur la barre d'outils Formatage, ouvrent lesfenêtres déplaçables Bordure et Arrière-plan quipermettent d'appliquer différents types de bor-dures et de couleurs de fond aux cellulessélectionnées.

Au niveau de la boîte Formatage des cellules, cesont les onglets Bordure et Arrière-plan, qui ren-ferment ces options de mise en forme.

L'onglet Bordure offre des possibilités supplémen-taires à celles offertes par le bouton Bordure :

– On peut choisir sous la rubrique Ligne, un stylede bordure et lui appliquer une couleur.

– La rubrique Ombre permet d'associer uneombre à une bordure, et de lui choisir une cou-leur et une orientation.

– Enfin, la rubrique Espacement avec le contenupermet de gérer la distance entre le contenud'une cellule et les bords de celle-ci.

Options de protectionL'onglet Protection permet de définir des optionsde protection applicables à des cellules sélection-nées.– Tout masquer : masque les formules et le conte-

nu des cellules sélectionnées.– Verrouiller : empêche toute modification des cel-

lules sélectionnées. Cette protection descellules ne deviendra toutefois active que sivous protégez également la feuille de calcul parla commande Outils > Protéger le document >Feuille.

– Masquer la formule : masque les formules dansles cellules sélectionnées.

– Masquer pour l'impression : empêche l'impres-sion des cellules sélectionnées.

Fusion de cellulesPour indiquer un titre de feuille de calcul ou définirun titre sur plusieurs lignes ou colonnes, vouspouvez fusionner des cellules, comme c'est le caspour le titre du tableau ci-dessous.


– Sélectionnez la plage de cellules à fusionner.

– Cliquez sur le bouton de fusion de cellules dans la barre d'outils Formatage.

A titre d'exemple, reproduisez le tableau ci-des-sous, sans les valeurs de la plage E6:E13 quisont à calculer en insérant les formules ad hoc.

5.2. Les AutoFormats de tableaux

La commande Format > AutoFormat ouvre uneboîte de dialogue contenant une liste de styles detableau prédéfinis applicables (AutoFormats) glo-balement à un tableau sélectionné dans unefeuille de calcul (la sélection doit recouvrir l'inté-gralité du tableau).

Cette commande ne fonctionne correctement quepour des tableaux construits de manière standard etdans lesquelles on n'a pas effectué de retouchesspéciales comme des fusions de cellules, etc.

Appliquer un AutoFormatLe principe de la mise en forme automatique estle suivant : le programme analyse le tableau en yrecherchant les titres de lignes et de colonnes, etles formules représentant un calcul de synthèseou de totaux. Ensuite, il applique le modèle choisi.

Les différents modèles proposés comprennentdes options de mise en forme s'appliquant aux



/92







nombres, à la police et à la taille des caractères, àl'alignement, à la largeur des colonnes, aux bor-dures, etc.

Le bouton Options >> ajoute un nouveau volet aubas de la boîte, pour permettre d'appliquer de ma-nière sélective les attributs contenus dans lemodèle choisi. On n'est donc pas obligé d'appli-quer en bloc la totalité des mises en formecontenues dans le modèle choisi.

Pour annuler l'application d'un AutoFormat, sélec-tionner complètement le tableau, puis choisir dansle menu contextuel de la sélection la commandeFormatage par défaut.

Créer un AutoFormatProcéder comme suit :

1. Dans une nouvelle feuille de calcul, créez untableau et procédez à sa mise en forme.

2. Sélectionnez complètement la feuille en cli-quant sur la case grise à l'intersection des en-têtes de lignes et colonnes.

3. Lancez la commande Format > Autoformat...puis cliquez sur le bouton Ajouter... et saisis-sez le nom de votre nouvel AutoFormat avantde valider la commande.

4. Votre nouvel AutoFormat se rajoute à la liste.

5.3. Le formatage conditionnelLe formatage conditionnel consiste à appliquerune mise en forme particulière aux seules cellulesd'un tableau satisfaisant à un certain critère,comme par exemple, celles renfermant une valeursupérieure ou inférieure à une valeur de compa-raison donnée au départ.

La commande Affichage > Mise en évidence desvaleurs (Ctrl+F8) affiche en bleu les données et envert les valeurs calculées pour mieux les distinguer.Les textes restent affichés en noir. L'appel de cette commande n'est valable que pourles feuilles du classeur actif. Si on souhaite appli-quer systématiquement cette option pour tous lesclasseurs, il faut activer l'option Mise en évidencedes valeurs sous Outils > Options > OpenOfficeCalc – Afficher.

Créer un formatage conditionnelLa procédure générale est la suivante :

– On commence par sélectionner la plage de cel-lules à mettre en forme de manièreconditionnelle.

– On lance ensuite la commande Format > For-matage conditionnel pour définir les différentscritères auxquels les cellules doivent satisfairepour se voir appliquer le formatage correspon-dant.

On peut spécifier jusqu'à trois conditions. Pourdéfinir une condition (critère), procéder commesuit :

– Pour utiliser une valeur dans l'écriture d'unecondition, sélectionner l'option Valeur est, puisdans la liste déroulante immédiatement à droite,l'opérateur de comparaison à utiliser pour écrirela condition. Dans le dernier champ à droite édi-ter directement la valeur à prendre enconsidération, ou éventuellement sa référenceabsolue dans la feuille. Le bouton situé à droitedu champ d'édition permet d'effectuer cette der-nière opération par pointage direct dans lafeuille.

– Pour définir une condition faisant intervenir nonplus une valeur, mais une formule, sélectionnerl'option Formule est, puis éditer directement laformule dans la zone située à droite. Pour êtrevalide, celle-ci doit retourner comme résultatl'une des valeurs logiques VRAI ou FAUX.

– Définir le style à appliquer aux cellules satisfai-sant la condition. Au niveau de chaque rubriqueCondition, on trouve dans la boîte de dialogue,une liste déroulante intitulée Style de cellule,permettant de choisir le style à appliquer auxcellules vérifiant le critère.

– Valider la commande : le programme applique lestyle choisi aux cellules de la sélection vérifiantle(s) critère(s) défini(s).

Calc ne permet pas de mise en forme conditionnelleautrement que par l'intermédiaire d'un style. Il fautdonc disposer de celui-ci avant de lancer toute com-mande de mise en forme conditionnelle.



/92







Modifier un formatage conditionnelPour modifier une mise en forme conditionnelle,sélectionner une cellule à laquelle ce type de for-matage a été appliqué, puis lancer la commandeFormat > Formatage conditionnel... et redéfinirle critère et éventuellement le style à appliquer.

Exemple d'applicationVous pouvez utiliser la fonctionnalité de forma-tage conditionnel pour mettre en évidence descellules vides en procédant comme suit :

1. Appuyez sur F11 pour afficher le Styliste. Sivous disposez d'une version AOO 4.xx, vouspouvez également y accéder depuis la barrelatérale.

2. Dans la catégorie Styles de cellules, cliquez àdroite dans la zone d'affichage des styles, puissur la commande Nouveau .... Donnez un nomà votre nouveau style, par exemple "Cellulesvides", puis validez par OK.

3. Modifiez le style "Cellules vides" que vous ve-nez de créer en choisissant d'appliquer, parexemple, un fond rouge aux cellules formatéesà l'aide de ce style.

4. Sélectionnez les cellules auxquelles le forma-tage doit s'appliquer, puis lancez la commandeFormat > Formatage conditionnel ...

5. Dans la boîte qui s'ouvre, posez la Condition 1comme suit : Valeur à = 0 puis choisissez Cel-lules vides Style de cellule.

6. Validez par OK : les cellules vides appa-raissent maintenant en rouge.

5.4. Les propriétés de feuillesLa mise en page d'une feuille de calcul se fait parl'application d'un style de page renfermant, entreautres des options d'impression nécessaires àson découpage en pages d'impression.

– On ne peut appliquer qu'un seul style de page àune même feuille de calcul, mais si un classeurrenferme plusieurs feuilles, celles-ci peuvent êtreformatées à l'aide de styles de page différents.

– Ces styles de pages peuvent eux-mêmes être in-tégrés à des modèles de classeur.

– En fonction des indications contenues dans lestyle de page, le programme peut alors procéderau "découpage" de la feuille en un certain nombrede pages d'impression au format souhaité.

La modification du style de page actif pour unefeuille sélectionnée, c'est à dire celui dont le nomest affiché dans la barre d'état, peut se faire :

– par la commande Format > Page ...– par la commande Modifier ... figurant dans le

menu contextuel du style de page dans le Sty-liste.

Ces deux commandes ouvrent la boîte de dia-logue Style de page, comprenant 7 onglets quipermettent de créer de toutes pièces un nouveaustyle de page ou de modifier le style de page actif.

Onglet GérerCet onglet permet de nommer un nouveau styleou de modifier le nom d'un style existant. Unedescription des propriétés intégrées au style depage figure au bas de l'onglet.

Onglet PageCet onglet permet de paramétrer les pages d'im-pression : format de papier, orientation (portrait oupaysage), marges et alignement de la table (hori-zontal et/ou vertical), etc. Une zone deprévisualisation permet de mieux se rendrecompte de l'impact des choix effectués.

– Format de papier : choisissez ici le format despages d'impression, ainsi que leur orientation(Portrait ou Paysage) et le bac à papier à utilisersi votre imprimante en a plusieurs.

– Marges : définissez ici les marges à appliqueraux pages d'impression.

– Paramètres de mise en page : vous pouvez in-diquer ici si le style de page défini dans cetonglet doit s'appliquer aux seules pages dedroite (impaires), uniquement aux pages degauche (paires), ou aux pages de droite et degauche simultanément. L'option En vis à vispermet un formatage des pages d'impressionqui permet de les relier comme dans un livre.Vous pouvez également définir le style de nu-mérotation des pages à utiliser. L'optionAlignement de la table permet de définir l'aligne-ment des cellules dans les pages imprimées(horizontal ou vertical).

Onglets Bordures et Arrière-planCes deux onglets permettent respectivement :

– d'appliquer aux pages d'impression des bor-dures dont on peut choisir le type, la largeur et



/92







la couleur, et de définir la distance à ménagerentre les bordures et le texte des pages ;

– d'appliquer une couleur à l'arrière-plan despages d'impression.

Les options choisies au niveau de ces onglets nesont pas répercutées à l'écran en affichage normal,mais seulement en mode Aperçu (commande Fi-chier > Aperçu).

Onglets En-tête et Pied de pageLes En-têtes et Pieds de page sont des zonesreproduites sur toutes les pages d'impression.Elles contiennent des informations spéciales,comme une numérotation ou un titre, parexemple.

Dans ce qui suit, nous ne détaillerons que les op-tions proposées pour les zones d'En-tête, les zonesde Pied de page se paramétrant exactement de lamême manière.

La fenêtre principale de l'onglet En-tête proposed'abord de choisir d'activer ou non la présenced'une zone d'en-tête sur les pages imprimées.

Une petite fenêtre de prévisualisation permet àtout moment de mieux se rendre compte de l'im-pact des choix effectués. Si on a coché l'optiond'activation de l'en-tête, l'onglet propose alors lespossibilités de paramétrage suivantes :

– Une première série d'options permet de définirl'espace alloué ainsi que la position occupée parl'en-tête par rapport aux bords supérieurs et la-téraux de la page d'impression. L'optionAdaptation dynamique de la hauteur permetd'adapter automatiquement la hauteur de lazone au nombre de lignes de contenu qu'on yplacera.

– Le bouton Plus... ouvre une boîte permettant degérer les bordures et la couleur de fond deszones d'en-tête.

– Le bouton Éditer... ouvre une nouvelle fenêtredepuis laquelle on peut éditer le contenu à re-produire dans les en-têtes des pages. Cettefenêtre d'édition permet de répartir le contenude l'en-tête en trois zones juxtaposées : Zonegauche, Zone centrale et Zone droite.

Sous ces différentes zones, des boutons per-mettent de modifier la police de caractère destextes ou d'insérer des champs tels que la date,l'heure, la pagination des feuilles d'impression,etc.

– Attributs de texte : ce bouton ouvre la boîte dedialogue Attributs de texte offrant dans 3 ongletsdes options de mise en forme des textes : Po-lice, Effets de caractères et Position.

– Titre : Insère un substituant de nom de fichierdans la zone sélectionnée. Un clic prolongé dé-roule une liste dans laquelle on peut choisir letype d'information à insérer comme titre : titre in-diqué dans la boîte des propriétés du classeur,nom de fichier ou chemin d'accès/nom de fi-chier.

– Nom de feuille : permet d'insérer en en-tête lenom de la feuille destinée à l'impression.

– Page : permet d'insérer le numéro des pages.– Pages : permet d'insérer le nombre de pages

total du document.– Date et Heure : boutons servant à l'insertion

sous forme de champs de la date et de l'heure.

Pour insérer sur une même ligne deux champs, lesséparer par un espace.Il est bien sûr également possible d'insérer directe-ment au clavier des information dans les différenteszones

Onglet ClasseurLa portée des options choisies au niveau de cetonglet ne se limite pas à la feuille active, ellessont répercutées à toutes les feuilles du classeuractif.



/92







– Ordre des pages : permet d'indiquer au pro-gramme le sens de découpage des feuilles duclasseur en pages d'impression. Une petite fe-nêtre de prévisualisation illustre le sens dedécoupage choisi.

– Premier numéro de page : permet de choisir unnuméro initial à partir duquel la numérotationdes pages imprimées doit se faire.

– Imprimer : permet de choisir les composantsdes feuilles à imprimer. C'est notamment iciqu'on décidera si on souhaite une impression dela grille des feuilles de calcul.

– Échelle : permet de jouer sur la taille d'impres-sion, par exemple pour tenter de faire tenirl'impression sur un nombre de pages donné.

5.5. Formater à l'aide de stylesJusqu'à présent nous n'avons abordé que desmises en forme manuelles, menées au coup parcoup, en choisissant les propriétés à appliqueraux cellules et aux feuilles.

On peut également appliquer de telles mises enforme après les avoir enregistrées dans un styleréutilisable à volonté. Calc dispose, avec le Sty-liste, d'un outil dédié à la création et à l'applicationde styles.

Définir un style de formatage consiste à enregistrerun ensemble de mises en valeur sous un nom.

Calc permet la création de deux types de styles :

– Des styles de cellule pour mettre en forme descellules ou des plages de cellules. Ce seront,par exemple, des styles permettant d'appliquerdes formats monétaires, des formats d'arrièreplan, de titres de colonnes ou de lignes, desbordures ou encore un état de protection auxcellules auxquelles on les applique. Cette façonde procéder présente l'avantage de pouvoir mo-difier en un seul coup la mise en forme descellules auxquelles un même style a été appli-qué en modifiant simplement sa définition.

– Des styles de page renfermant des options demise en page qu'on souhaite réutiliser facile-ment. En fait, nous avons déjà traité les stylesde pages sans le savoir. En effet, lorsque nouslançons la commande Format > Page, la boîteà laquelle nous accédons nous permet de direc-tement modifier le style de page appliqué à lafeuille de calcul active.

Le Styliste

La fenêtre du Styliste (F11) affiche la liste desstyles disponibles pour mettre en page une feuillede calcul (styles de page) ou mettre en forme sescellules (styles de cellule).

Si vous utilisez une version AOO 4.xx, vous pouvezégalement accéder au Styliste depuis la barre laté-rale.

La barre d'outils de la fenêtre du Styliste comporte5 boutons, de gauche à droite :

– Styles de cellule : permet d'accéder à la listedes styles disponibles pour le formatage descellules de la feuille de calcul. Calc dispose de 5styles de cellules prédéfinis : Par défaut, Résul-tat, Résultat2, Titre et Titre1. Le style Par défautest celui appliqué au départ à toutes les cel-lules.

– Styles de page : permet d'accéder à la liste desstyles disponibles pour réaliser la mise en pagede la feuille de calcul et préparer son impres-sion. Deux styles de page sont fournis pardéfaut : Par défaut et Compte rendu.

– Mode Tout remplir : active ou désactive la pos-sibilité d'appliquer le style choisi dans le Stylisteà la sélection en cours.

– Nouveau style à partir de la sélection : per-met de créer un nouveau style intégrant lesmises en valeur appliquées à la sélection cou-rante (création d'un style par l'exemple).

– Actualiser le style : permet de modifier le stylede cellule sélectionné en le redéfinissant avecles attributs de mises en forme en vigueur dansla cellule/plage sélectionnée.

Au bas de la fenêtre, une liste déroulante permetde choisir d'afficher les styles du type choisi (cel-lules ou page) selon les critères suivants :

– Tous les styles : tous les styles disponibles dansle type choisi (cellule ou page) sont affichésdans le styliste.



/92







– Styles utilisés : seuls les styles auxquels on adéjà eu recours pour formater la feuille sont lis-tés.

– Styles personnalisés : seuls sont affichés lesstyles créés par l'utilisateur.

– Hiérarchie : affichage arborescent des stylespermettant de voir leurs dépendances, c'est àdire les styles sur lesquels on a basé leur créa-tion.

Créer un nouveau styleLa création d'un style peut se faire de plusieursfaçons :

– On peut opter pour une création basée sur unexemple. Cette méthode consiste à mettre enforme manuellement une cellule/page (selon letype de style à définir) puis, une fois atteint lerésultat souhaité, à demander au programmed'enregistrer ces mises en forme dans un styleen cliquant sur le bouton Nouveau style à par-tir de la sélection. Le programme ouvre alorsune fenêtre permettant de nommer le style créé.Il est également possible de faire glisser unecellule formatée dans la fenêtre du Styliste pourcréer un nouveau style.

– On peut créer un nouveau style par modifica-tion d'un style existant. Pour ce faire, il suffitde lancer la commande contextuelle Nouveau...associée au style qu'on souhaite utiliser commebase. Il reste alors à définir le nom du style, puismodifier les attributs de mise en forme du stylede base jusqu'à obtenir le jeu de propriétés àenregistrer dans le nouveau style.

– On peut créer un nouveau style de toutespièces, directement à l'aide de la boîte de dia-logue Style de page ou de cellule, selon le typede style à créer. Une telle procédure démarresimplement en appelant la commande contex-tuelle Nouveau d'un clic droit dans un espacevide de la liste des styles de cellules ou depages du Styliste.

Modifier un styleOn peut procéder de l'une des manières sui-vantes :

– Sélectionner le style à modifier puis appeler sacommande contextuelle Modifier.... Effectuerses choix dans la boîte de formatage qui s'ouvre(boîte de formatage de cellules ou boîte de miseen page selon le cas). À la validation de la com-mande, le style est modifié et les éléments

formatés auparavant avec ce style sont automa-tiquement actualisés.

– Formater ou choisir une cellule ayant déjà lesmises en forme souhaitées, sélectionner le styleà modifier puis appuyer sur le bouton Actuali-ser. Le style est modifié en conséquence et lescellules auxquelles il avait été appliqué sontmises à jour automatiquement.

Appliquer un style

Appliquer un style de celluleCommencer par sélectionner dans la feuille la oules cellules à formater, puis appliquez l'une desprocédures suivantes :

– Double cliquer, dans le Styliste, sur le nom dustyle à appliquer.

– Taper au clavier le raccourci associé au style àappliquer (si vous avez défini des raccourcispour vos styles).

Appliquer un style de pageCommencer par sélectionner la feuille dont lestyle de page doit être changé, puis appliquezl'une des procédures suivantes :

– Double cliquer, dans le Styliste, sur le nom dustyle de page à appliquer.

– Choisissez le style de page à appliquer dans laliste des styles de pages de la barre d'état.

Copier et déplacer des stylesPour copier un style d'un classeur vers un autre,ou entre un classeur et un modèle, lancez la com-mande Fichier > Modèles > Gérer pour ouvrir laboîte de dialogue Gestion des modèles.

1. Dans les listes déroulantes Modèles et Docu-ments, situées au bas de la boîte, affichez lesdocuments source et cible du transfert ou de lacopie, puis double-cliquez sur leur nom puissur l'icône Styles pour que s'affiche la liste deleurs styles respectifs.

2. Pour copier un style, maintenez la touche Ctrlenfoncée et faites glisser le nom du style à co-pier d'une liste à l'autre. Pour déplacer unstyle, faites simplement glisser le nom du stylesans utiliser touche Ctrl.

3. Répétez l'opération pour chaque style quevous voulez copier/déplacer avant de cliquersur le bouton Fermer pour terminer vos trans-ferts.



/92







5.6. Les modèles de classeurUn modèle de classeur est un classeur enregistrédans un format de fichier spécial (.ots), et qu'onpeut réutiliser par la suite comme base lors de lacréation de nouveaux classeurs du même genre.

L'utilisation de modèles de classeur en entreprisegarantit une présentation uniforme des feuilles decalcul.

Tous les classeurs créés dans OpenOffice Calc sonten fait basés sur un modèle. Si vous ne spécifiez pasde modèle lors de la création d'un nouveau classeur,le programme crée un classeur contenant 3 feuillesvierges (cas de AOO Calc) et le base sur son modèlede classeur par défaut. Lorsque vous créez un nouveau classeur, le docu-ment qui vous apparaît est une copie du modèle surlequel repose votre nouveau classeur et non pas lemodèle de classeur lui-même.

Le modèle de classeur par défautC'est celui sur lequel sont basés tous les nou-veaux classeurs créés par la commande Fichier> Nouveau > Classeur.

Changer de modèle par défautVous pouvez remplacer le modèle d'origine parl'un de vos modèles personnalisés, à conditionqu'il ait été enregistré dans l'un des dossiers affi-chés dans la boîte de dialogue Gestion desmodèles.


1. Lancez la commande Fichier > Modèles >Gérer … pour ouvrir la boîte de gestion desmodèles.

2. Dans le volet gauche de la boîte, sélectionnezle dossier renfermant le modèle personnaliséque vous souhaitez utiliser comme modèle pardéfaut.

3. Cliquez sur le bouton Commandes et choisis-sez Définir en tant que modèle par défautdans la liste déroulante. Vous pouvez égale-ment trouver cette commande dans le menucontextuel du modèle choisi.

La prochaine fois que vous créez un nouveauclasseur par la commande Fichier > Nouveau >Classeur, il sera alors basé sur votre nouveaumodèle par défaut.

Restaurer le modèle par défaut d'originePour réactiver le modèle par défaut d'origine :

– Ouvrez la boîte de gestion des modèles par lacommande Fichier > Modèles > Gérer …

– Cliquez sur le bouton Commandes et choisis-sez Rétablir le modèle par défaut > Classeur.

La prochaine fois que vous créez un nouveauclasseur par la commande Fichier > Nouveau >Classeur, celui-ci sera à nouveau créé à partir dumodèle par défaut d'origine.

Choisir le modèle à utiliserPour créer un nouveau document basé sur unautre modèle que celui d'origine, vous devez utili-ser la commande la commande Fichier >Nouveau > Modèles et documents. La boîteModèles et documents s'ouvre pour vous per-mettre de choisir un modèle personnalisédisponible sur votre système.

La boîte se compose des éléments suivants :

Un volet gauche (1) affichant une série de dos-siers dans lesquels on peut rechercher le modèleà utiliser. Par défaut, c'est le le dossier Modèlesqui est sélectionné et son contenu affiché dans levolet central (2) de la boîte, mais vous pouvezégalement utiliser des modèles stockés dans ledossier Mes documents.

Le volet central (2) affiche le contenu du dossiersélectionné dans le volet gauche. Des boutons denavigation (4) permettre de se déplacer dans l'ar-borescence de ses fichiers.

Lorsqu'un modèle se trouve sélectionné dans levolet central (2), il s'affiche dans la zone de prévi-sualisation de droite. Les boutons (5) permettentdeux modalités d'affichage : Aperçu ou Propriétés.

Les boutons (7), au bas de la boîte permettent :

– Gérer … : ouverture du gestionnaire des mo-dèles

– Éditer : permet d'ouvrir directement le modèlechoisi pour y apporter des modifications.



/92







– Ouvrir : valide la commande une fois le modèleà utilisé sélectionner dans le volet central. Undouble clic sur un modèle affiché dans le voletcentral a le même effet. Le résultat est l'affi-chage dans l'espace de travail d'une copie dumodèle chois comme nouveau document.

– Annuler : referme la boîte sans rien faire (on re-nonce à la commande)

Lorsque vous basez la création d'un document surun modèle, vous n'ouvrez pas le modèle lui-même,mais une copie de celui-ci au format normal .odsdans le cas d'un classeur. Il n'y a donc pas de risqued'endommager vos modèles. Seule la commandeÉditer dans cette boîte vous fournit un accès directen mode d'édition, à vos modèles personnalisés.

Créer un modèle de classeurVous pouvez créer vos propres modèles de clas-seur. Ils seront utilisables de la même façon queles modèles fournis d'origine avec le programme.

Pour créer un modèle, utilisez simplement l'un devos classeurs existants en n'y conservant que leséléments et styles que vous souhaitez pouvoirréutiliser, puis enregistrez-le par la commande Fi-chier > Modèles > Enregistrer.

Dans la boîte de dialogue Modèles qui s'ouvre :

1. Tapez le nom de votre nouveau modèle, parexemple "Budget annuel", dans le champ inti-tulé Nouveau modèle.

2. Dans la liste Catégories, sélectionnez celledans laquelle vous souhaitez ranger le modèle.

3. Cliquez sur OK pour enregistrer le nouveaumodèle et l'ajouter à la liste des modèles dis-ponibles dans la catégorie choisie.

Les modèles sont enregistrés dans un format spé-cial, avec extension .ots (modèle de classeur ODT).Vous pouvez installer des nouveaux modèles sousforme d'extensions à l'aide du Gestionnaire des ex-tensions.

Éditer un modèle existantVous pouvez éditer directement un modèle exis-tant pour en modifier le contenu et les styles.

1. Lancez la commande Fichier > Modèles >Gérer.

2. Dans la boîte qui s'ouvre accédez au modèleque vous souhaitez modifier. Une fois le mo-dèle affiché dans le volet central, sélectionnez-le puis cliquez sur le bouton Commandes etchoisissez Éditer dans la liste déroulante.

3. Votre modèle s'affiche alors dans la fenêtre deCalc comme document normal, et vous pouvezle modifier.

4. Une fois les modifications réalisée, enregistrezvotre document comme modèle par la com-mande Fichier > Enregistrer dans la barredes menus. Vous ne pouvez pas modifier les modèles d'originedu programme.

Actualiser un classeur Vous pouvez répercuter les modifications effec-tuées sur un modèle aux documents antérieursbasés sur sa version précédente.

L'actualisation se limite cependant à une réapplica-tion des nouveaux styles, les modifications decontenus du modèle modifié ne sont pas répercu-tées lors d'une telle mise à jour.

Lorsque vous avez modifié un modèle et quevous ouvrez un document basé dessus le mes-sage suivant s'affiche :

Vous avez alors le choix entre les deux procé-dures suivantes :

– Cliquer sur le bouton Mettre à jour les stylespour appliquer au document les styles modifiésdans le modèle. Cela revient à actualiser votredocument sur le modèle modifié.

– Cliquer sur le bouton Conserver les styles pré-cédents si vous ne voulez pas appliquer à votredocument les styles qui ont été modifiés au ni-veau du modèle. En choisissant cette option,vous renoncez définitivement à l'actualisation devotre document par le modèle modifié. La boîtede message ci-dessus ne vous apparaîtra plus.



/92







Changer le modèle d'un classeurVous pouvez souhaiter associer, par exemple, l'unde vos modèles personnalisés à un classeur exis-tant, mais basé sur un autre modèle ou le modèlepar défaut de Calc.

Pour pouvoir procéder de manière simple, lesnoms des styles appliqués devraient être iden-tiques dans le classeur existant et le nouveaumodèle. Comme c'est rarement le cas, vous de-vrez souvent recourir à la fonction de recherche etremplacement pour remplacer les anciens stylespar les nouveaux, une fois votre document asso-cié au nouveau modèle.


1. Lancez la commande Fichier > Nouveau >Modèles et documents ... et choisissez lemodèle à utiliser. Vous créez ainsi un nouveauclasseur basé sur le modèle avec lequel voussouhaitez actualiser votre document.

2. Ouvrez ensuite le document que vous voulezmodifier, puis utilisez le raccourci Ctrl+A pourle sélectionner intégralement.

3. Collez la sélection dans le nouveau documentque vous avez créé à l'étape 1.

4. Enregistrez votre classeur sous un nouveaunom.

Cette méthode récupère les graphiques, les texteset bien sûr les styles qui existent dans le nouveaumodèle et implique donc un nettoyage préalable dumodèle pour y supprimer tous les éléments dontvous ne souhaitez pas que votre document hérite.

Organiser les modèlesOpenOffice ne peut utiliser que des modèles sto-ckés dans des répertoires prévus à cet effet, maisvous pouvez en créer d'autres pour organiser vosmodèles de manière thématique. Il est égalementpossible d'importer et d'exporter des modèles.

Toutes les opérations de gestion des modèles sefont depuis la boîte de dialogue Gestion des mo-dèles qui s'ouvre par la commande Fichier >Modèles > Gérer...

Les commandes de gestion possibles pour l'élé-ment sélectionné dans la boîte (dossier oumodèle) sont présentes à la fois dans le menu dubouton Commandes et le menu contextuel asso-cié à l'élément sélectionné (dossier ou modèle).

Importer un modèleSi un modèle ne se trouve pas dans l'un des dos-siers de stockage de la boîte Gestion desmodèles, vous devez l'importer dans l'un de cesdossiers avant de pouvoir l'utiliser.

Pour importer un modèle dans un dossier de mo-dèles :

1. Dans la boîte Gestion des modèles, désignezle dossier dans lequel vous souhaitez importerle modèle.

2. Cliquez sur le bouton Commandes et choisis-sez Importer un modèle …. Une fenêtreclassique d'ouverture de fichiers apparaît.

3. Recherchez et sélectionnez le modèle à impor-ter, puis cliquez sur Ouvrir. La boîted'ouverture se referme et le modèle se re-trouve importé dans le dossier sélectionné etvous pouvez, au besoin le renommer avant devalider par Enter.

Exporter un modèlePour exporter un modèle depuis un dossier demodèles vers un autre emplacement, par exemplele dossier Mes documents :

1. Dans la boîte de dialogue Gestion des mo-dèles, double-cliquez sur le dossier renfermantle modèle à exporter. Une liste de tous les mo-dèles contenus dans ce dossier apparaît.

2. Sélectionnez le modèle à exporter.3. Cliquez sur le bouton Commandes et choisis-

sez Exporter le modèle. La boîted'enregistrement Enregistrer sous apparaît.

4. Désignez le dossier cible vers lequel l'exporta-tion doit se faire, puis cliquez sur le boutonEnregistrer.

Supprimer un modèle (personnalisé)1. Dans la boîte de dialogue Gestion de modèles,

double-cliquez sur le dossier qui contient lemodèle à supprimer. Une liste de tous les mo-dèles contenus dans ce dossier apparaît.



/92







2. Sélectionnez le modèle à supprimer.3. Cliquez sur le bouton Commandes et choisis-

sez Supprimer dans le menu déroulant. Vouspouvez également procéder depuis le menucontextuel du modèle à supprimer. Une boîtede message vous demande de confirmer lasuppression. Cliquez sur Oui.

Vous ne pouvez supprimer que des dossiers de mo-dèles personnalisés, jamais ceux fournis d'origineavec OpenOffice.

Déplacer un modèlePour déplacer un modèle dans un autre dossier :

1. Dans la boîte de dialogue Gestion de modèles,double-cliquez sur le dossier qui contient lemodèle à déplacer. Une liste de tous les mo-dèles contenus dans ce dossier apparaît.

2. Cliquez sur le modèle à déplacer et faites leglisser vers le dossier destinataire souhaité.

Si vous ne disposez pas des droits de suppressiondes modèles, cette action aboutira à une copie etnon un déplacement.

Créer un dossier de modèlesDans la fenêtre du Gestionnaire de modèles sé-lectionnez un dossier quelconque, puis cliquezsur le bouton Commandes et choisissez la com-mande Créer. Un nouveau dossier intitulé Sansnom est créé dans la liste des dossiers et un cur-seur texte clignote à l'extrémité de l'intitulé.

Cliquez sur la touche Retour arrière pour suppri-mer le nom d'origine, puis entrez le nom souhaitéavant de valider par Entrée.

Le répertoire créé se place à la suite des dossiersexistants. Il n'est pas possible de le faire glisser àl'intérieur d'un autre répertoire pour en faire unsous-dossier de celui-ci.

Supprimer un dossier de modèlesPour supprimer un dossier de modèles:

1. Dans la boîte de dialogue Gestion de modèles,sélectionnez le dossier à supprimer.

2. Cliquez sur le bouton Commandes et choisis-sez Supprimer (ou utiliser le menu contextueldu dossier). Une boîte d'avertissement vousdemande de confirmer la suppression. Cliquezsur le bouton Oui.

5.7. L'aperçu avant impressionLa commande Fichier > Aperçu ouvre une fe-nêtre qui affiche la feuille de calcul activedécoupée en ses différentes pages d'impression.

Dans ce mode d'affichage, il n'est pas possible defaire des modifications dans la feuille de calculsans retourner à l'affichage normal en rappelant lacommande pour la désactiver (commande bas-cule) ou en cliquant sur le bouton Fermerl'aperçu situé dans la barre d'outils de la fenêtredu mode Aperçu.

Par contre, ce mode d'affichage permet de modi-fier graphiquement les marges (à la souris), laposition des en-têtes et pieds de page, sauts depage, ainsi que la largeur des colonnes pour corri-ger l'apparence des feuilles d'impression.

Cette barre d'outils renferme les boutons de com-mande suivants (de gauche à droite) :

Page précédente, Page suivante, Premièrepage , Dernière page (boutons 1 à 4). Ces 4 pre-miers boutons permettent de naviguer entre lesdifférentes pages d'impression de la feuille de cal-cul pour se rendre compte de leur présentationgénérale.

Agrandir le zoom : augmente la taille de l'affi-chage et réduit donc le nombre de pagesaffichées en réduction (bouton 5).

Réduire le zoom : réduit la taille de l'affichage etaugmente donc le nombre de pages affichées enréduction (bouton 6).

Plein écran : affiche la fenêtre d'aperçu en pleinécran (bouton 7).

Formater la page : ouvre la boîte de mise enpage, permettant de modifier les options de miseen page enregistrées dans le style de page actif(bouton 8).

Marges : affiche des poignées pour toutes lesmarges, en-têtes et pieds de page et toutes leslignes de séparation des colonnes afin de per-mettre de modifier les marges et la largeur descolonnes à la souris en faisant glisser les poi-gnées dans la direction souhaitée (bouton 9).

Facteur d'échelle : permet de définir le facteurd'échelle (bouton 10).



/92







Fermer l'aperçu : permet un retour au mode d'af-fichage normal (bouton 11).

5.8. Corriger les sauts de pageLes deux commandes ci-dessous permettent degérer manuellement les sauts de page et de re-toucher les choix résultant des options de mise enpage adoptées.

Affichage > Aperçu des sauts de pageCette commande affiche en réduction la feuille decalcul décomposée en ses différentes pages d'im-pression numérotées, avec les sauts de pagesprévus affichés en bleu.

Il est possible de redéfinir la position de ceux-citels qu'ils apparaissent dans cette représentationen les déplaçant à l'aide de la souris. Un retour àun affichage normal de la feuille s'obtient en rap-pelant une seconde fois la commande(commande bascule).

Insertion > Saut manuelCette commande permet de reprendre manuelle-ment le découpage de la feuille en pagesd'impression en insérant manuellement des sautsde ligne et de colonne plutôt que de laisser le pro-gramme s'en charger en fonction des options demises en page qu'on lui a demandé d'appliquer.La commande permet d'insérer un saut de lignemanuel juste au-dessus de la cellule sélection-née, et un saut de colonne contre sa borduregauche.

5.9. ImprimerCalc dispose de deux commandes d'impression :

– Le bouton Impression rapide situé dans labarre d'outils Standard permet l'impression de lafeuille de calcul active dans son intégralité, avecles options prévues par défaut par le pro-gramme.

– La commande Fichier > Imprimer ... ouvre laboîte de dialogue Imprimer qui permet de redéfi-nir certaines options, mais uniquement pourl'impression du document en cours.

Le bouton Impression rapideCliquez sur le bouton commande Impression ra-pide, dans la barre d'outils Standard, pourimprimer complètement la feuille de calcul active

avec l'imprimante par défaut et les options d'im-pression par défaut de Calc.

Pour imprimer avec les options d'impression enre-gistrées avec le document, il faut que l'optionCharger les paramètres de l'imprimante avec le do-cument soit cochée dans la commande Outils >Options > Chargement/Enregistrement > Gé-néral.

La boîte d'impressionLa commande Fichier > Imprimer ... ouvre laboîte de dialogue Imprimer (reproduite ci-des-sous) qui permet de paramétrer l'impression dudocument en cours. La boîte se compose de troisparties principales :

– une zone d’aperçu, avec des boutons de navi-gation pour afficher en réduction les pagesd'impression correspondant à la feuille de calculactive,

– plusieurs onglets avec des éléments decontrôle spécifiques,

– les boutons Imprimer, Annuler et Aide.

Les options choisies dans la boîte ci-dessous ne sontvalables que pour le document en cours et enregis-trées avec lui. Pour définir les options d'impression par défaut deCalc, c'est à dire celles qui resteront actives par lasuite lors de la création de tout nouveau classeur, ilfaut recourir à la commande Outils > Options ... >OpenOffice – Imprimer,

Onglet "Général"Cet onglet permet de choisir:

– L'imprimante à utiliser et ses options (boutonPropriétés ...). Les options disponibles dé-pendent de l'imprimante choisie, mais on trouvesystématiquement celles permettant de définir leformat du papier à utiliser, sa qualité, et l'orien-tation à donner aux pages d'impression (Portraitou Paysage).

– La rubrique Plage et exemplaires permet de dé-cider d'imprimer toutes les feuilles du classeur,seulement celles qui sont sélectionnées, ou uni-quement la sélection en cours dans la feuillecourante.

– Le nombre d'exemplaires à imprimer ainsi queles options de tri. L'option Assembler conservel'ordre des pages d'origine.



/92







Onglet "OpenOffice Calc"Permet de spécifier si les pages vides doiventêtre imprimées ou pas.

Onglet "Mise en page"

Il permet d'imprimer plusieurs pages de documenten réduction sur une même feuille.

– Pour imprimer deux pages côte à côte sur lamême feuille, sélectionnez "2" dans la listePages par feuille.

– Pour imprimer plusieurs pages sur la mêmefeuille, sélectionnez le nombre de pages parfeuille souhaité, puis éventuellement l'ordre despages. Le petit aperçu montre la disposition despages.

Onglet "Options"

Cet onglet propose les options suivantes :

– Impression dans un fichier plutôt que sur uneimprimante. Cette option permet d'utiliser le fi-

chier créé pour l'imprimer sur une autre impri-mante que celle disponible sur le système.

– Une demande d'impression en ordre inversé im-primera le document depuis la dernière pagevers la première.



/92






6. Les diagrammes

6. Les diagrammes6. Les diagrammes.............................................66

6.1.Démarrer le module graphique................66Étape 1 : Type de graphique.....................66Étape 2 : Plage de données......................67Étape 3 : Séries de données.....................68Étape 4 : Éléments du diagramme............69

6.2.Commandes disponibles..........................69Graphique sélectionné..............................69Graphique activé (mode Édition)..............70

6.3.Changer de type de graphique................706.4.Modifier les éléments d'un graphique......71

Modifier la plage de données....................71Les séries de données..............................72Créer et modifier des titres........................72Créer ou modifier une légende.................72Les axes et de leur quadrillage.................72Paroi du graphique....................................73Arrière-plan du graphique.........................73

6.5.Ajouter des dessins..................................736.6.Graphiques 3D.........................................73

Calc dispose d'un module permettant de réaliserrapidement, à l'aide d'un Assistant, une représen-tation graphique de données sélectionnées dansun tableau. Ce module permet également, dansun second temps, de retoucher le diagramme ob-tenu à l'aide de toute une série de fonctionsd'édition et de personnalisation.

Un graphique (ou diagramme) représente graphi-quement les données d'un tableau et facilite leurinterprétation en visualisant les tendances ou lesrelations qui existent entre elles. Les graphiquesont en effet l'avantage de pouvoir résumer en uneseule image représentative de grosses quantitésde données, et de faciliter ainsi leur analyse.

Pour illustrer l'utilisation de ce module, nous utili-serons le tableau de données ci-dessus.

Il existe une liaison entre un graphique et les don-nées de la feuille de calcul qu'il représente. Lorsquecelles-ci sont modifiées, le graphique correspondantest automatiquement actualisé.

6.1. Démarrer le module graphique

Sélectionner la plage de données à représenterpuis lancer la commande Insertion > Objet >Diagramme .... Un diagramme de base est auto-matiquement inséré et la première boîte del'Assistant graphique (Étape 1/4) apparaît.

Cet Assistant se compose de quatre boîtes dedialogue pour une création assistée en 4 étapes.À tout moment, les choix effectués sont répercu-tés en temps réel dans le diagramme inséré pourpermettre de juger de l'effet produit par les para-métrages avant de valider.

Sur la gauche de chaque fenêtre de l'assistant,les 4 étapes restent affichées en permanence etpermettent à tout moment de basculer de l'une àl'autre.

Dans le bas de chaque boîte, un bouton Suivantréalise le passage à l'étape suivante, et un retouren arrière est toujours possible avec le boutonPrécédent.

Un bouton Terminer permet, à tout moment, defermer l'assistant en acceptant le diagramme crééavec les paramètres actifs.

Vous pouvez obtenir de l'aide de deux façons :• En cliquant sur le bouton Aide présent dans

chaque boîte de l'Assistant, vous obtenez uneaide contextuelle sur l'étape en cours.

• En appuyant d'abord sur la combinaison detouche Maj+F1, le pointeur de votre souris setransforme en point d'interrogation. En poin-tant avec la souris sur les différentes parties de laboîte affichée, ou en pointant sur le diagrammeinséré, vous obtenez alors une explicationconcise dans une infobulle. Vous pouvez désacti-ver cette fonctionnalité d'un clic gauche desouris.

Étape 1 : Type de graphiqueCette boîte permet de choisir un type de gra-phique dans une liste et propose pour chaquetype une série de variantes (sous-types) pos-sibles.

Cliquez dans la colonne centrale sur les différentstypes de diagramme pour faire apparaître à droiteles aperçus des sous-types disponibles. En co-chant la case 3D, vous obtiendrez un diagrammeen relief et vous pouvez également changer la va-leur Simple de la liste déroulante pour la valeurRéaliste afin d'obtenir un rendu final plus fin.



/92






6. Les diagrammes

Le type de graphique à utiliser dépend des don-nées à représenter et de l'effet recherché dansleur représentation.

Colonne (histogramme) : c'est le modèle de gra-phique proposé par défaut. De tels graphiques, àmi-chemin entre les graphiques en courbes etceux en secteurs, permettent de comparer plu-sieurs séries de données à un moment précis.Les données sont représentées par des barres dehauteur proportionnelle à leur valeur. L'axe X af-fiche les catégories. L'axe Y affiche les valeurspour chaque catégorie.

Barre : c'est un histogramme avec des colonneshorizontales et non verticales. L'axe Y affiche lescatégories. L'axe X affiche les valeurs de chaquecatégorie.

Secteur : un tel graphique se limite à l'affichaged'une seule série de données dont il représenteles relations proportionnelles. Un diagramme ensecteur affiche les valeurs comme des secteurscirculaires du cercle total. La longueur d'un arc,ou la zone de chaque secteur, est proportionnelleà sa valeur.

Les graphiques en tore (anneau) sont un sous-typede graphique en secteur qui permet d'illustrer les re-lations proportionnelles existant entre les élémentsde plusieurs séries en utilisant un anneau différentpour chacune d'elles.

Zone (aire) graphique en courbes dont les es-paces entre les lignes sont remplis.

Ligne (courbes) : utilisé pour étudier l'évolutiond'une ou plusieurs variables, par rapport à uneautre, par exemple pour représenter l'évolution degrands ensembles de données dans le temps(ventes d'un produit sur une période donnée,etc.), ou pour la mise en évidence de tendances.Un diagramme en ligne affiche des valeurs sousforme de points sur l'axe Y. L'axe X affiche les ca-tégories. Les valeurs Y de chaque série dedonnées peuvent être connectées par une ligne.

XY (nuage de points) : graphique mettant en évi-dence des relations existant entre différentesséries de données. Chaque paire de valeurs (X|Y)est affichée comme un point dans un système decoordonnées.

Toile (radar) affiche les valeurs de donnéescomme des points connectés par des lignes, surune grille en toile qui ressemble à une toile d'arai-gnée ou à un affichage sur un écran radar. Pourchaque ligne de données du diagramme, uneligne radiale est affichée sur laquelle les donnéessont tracées. Toutes les valeurs de données sontaffichées avec la même échelle, de façon à avoirmême magnitude. Généralement utilisés pourcomparer la valeur totale de plusieurs séries dedonnées.

Bulle : s'utilise pour mettre en relation 3 séries dedonnées. Une série est représentée par l’axe desx, une série par l’axe des y et la dernière par lataille des bulles.

Cours : illustre la tendance du marché en fonctiondu cours d'ouverture, du cours plancher, du coursplafond et du cours de clôture.

Colonne et ligne (courbe/histogramme) : permetde combiner deux types de représentations gra-phiques pour comparer de multiples séries dedonnées : superposition, par exemple, d'un gra-phique en courbes représentant les données deventes réalisées, à un graphique en histo-grammes, représentant les données des ventesprévues.

Étape 2 : Plage de donnéesLa boîte de dialogue affiche l'adresse de la plagedes données sources et permet de la modifier oumême de complètement la redéfinir.

On peut donc tout à fait démarrer la création d'ungraphique sans aucune sélection préalable desdonnées sources et définir complètement la plage



/92






6. Les diagrammes

de données à représenter au cours de cetteétape.

La plage des données sources à représenter doit in-clure les titres de lignes et de colonnes.

Différentes méthodes sont possibles pour définirla plage de données sources :

– Cliquer sur le bouton situé à droite du champPlage de données, pour réduire la boîte et per-mettre des sélections directes dans le tableaude données à l'aide de la souris.

– Saisir directement la plage de données dans lazone éditable de la boîte en utilisant le point-vir-gule comme séparateur entre des plageslorsque la plage de données sources n'est pasmonobloc.

– Si les données sont regroupées dans un tableausimple, constituant une plage monobloc, lesimple fait de sélectionner l'une des cellules suf-fit pour que le programme localise correctementles données à représenter.

– Si les données sont réparties sur plusieursplages non adjacentes, ou qu'on ne souhaite re-présenter que partiellement les données d'untableau, la sélection devra se faire à la souris,avec la touche CTRL enfoncée, et les zones sé-lectionnées devront être de même longueur etintégrer les en-têtes de lignes et de colonnes.

Il reste encore préciser si les données à représen-ter sont disposées en lignes ou en colonnes. Eneffet, selon le mode d'organisation choisi lors dela construction du graphique, la signification decelui-ci ne sera pas le même, comme montré ci-dessous.

Données en colonnesLes étiquettes de l'axe X correspondent aux va-leurs présentes dans la première colonne dutableau source.

Dans ce type d'organisation, lorsque plusieurs sé-ries de valeurs doivent être représentées,

chacune d'entre elles dispose d'une colonne pourranger ses valeurs, et chaque en-tête de colonnes'inscrit comme élément de la légende du gra-phique.

Si les en-têtes de colonnes font défaut, la légendepar défaut affichera Série 1, Série 2, Série 3, etc.

Données en lignesLes valeurs de l'axe X correspondent aux valeurscontenues dans la première ligne de la sélection.Les lignes suivantes contiennent les différentesséries de valeurs représentées et ce sont cettefois les étiquettes de lignes qui sont reprises dansla légende.

Étiquettes de donnéesLorsque cette option est cochée, les options Pre-mière ligne / Première colonne comme libellépermettent d'utiliser les entrées de la premièreligne ou de la première colonne de la sélectioncomme étiquettes de la plage de données et noncomme série de données à représenter.

Étape 3 : Séries de données

Cette étape permet de modifier les donnéesprises en compte dans le graphique.



/92






6. Les diagrammes

Celles-ci sont classées en séries dans la liste inti-tulée Séries de données. Il est possible ici desupprimer ou d'ajouter des séries de données augraphique.

Chaque série possède un nom et la référence dela cellule qui le contient s'affiche dans la zonePlages de données. Pour modifier ce nom, il suffitde changer sa référence dans la zone Plage pournom.

Sous le nom de la série sélectionnée, à droite del'intitulé Valeurs Y, se trouve la référence de laplage de données sources correspondant à la sé-rie sélectionnée. Sous la zone Catégories, setrouve la référence de la plage contenant les éti-quettes de l'axe X.

On peut ajouter de nouvelles séries figurant dansle tableau des données (bouton Ajouter), ou sup-primer du graphique des séries sélectionnéesdans la liste (bouton Retirer). Il est égalementpossible, grâce à deux boutons fléchés, de réor-ganiser la liste des séries pour modifier leur ordred'affichage dans le graphique, mais sans rien mo-difier dans le tableau des données sources.

Étape 4 : Éléments du diagrammeLa quatrième boîte de dialogue de l'Assistant pro-pose une série d'options qui concernent la miseen forme des éléments internes du graphique. Onpeut ainsi définir ses titres, ainsi que l'intitulé deses axes en les saisissant dans des champs édi-tables.

Lorsque l'option Afficher la légende est cochée,on peut choisir parmi 4 options de position pourcelle-ci.

Le bouton Terminer créé le graphique avec lesoptions choisies et referme l'Assistant.

La boîte propose encore de choisir d'afficher legraphique avec des lignes de quadrillage pour lesaxes.

6.2. Commandes disponiblesUn graphique inséré peut être sélectionné d'unsimple clic de souris, comme un simple objet gra-phique, ou activé par un double clic, c'est à diremis en mode Édition pour pouvoir travailler des-sus.

Graphique sélectionnéLorsqu'un diagramme est sélectionné d'un simpleclic de souris, il s'entoure d'une bordure de sélec-tion comprenant 8 poignées deredimensionnement. vertes. Dans cet état, il secomporte comme n'importe quel autre objet inséré(image, dessin, etc.), et il est redimensionnable etdéplaçable à l'aide de la souris.

Pour désélectionner le diagramme, il suffit de cliquer en dehors de lui.

Les commandes à disposition se trouvent toutesdans le menu Format ou le menu contextuel dugraphique sélectionné.

Un clic droit sur le dia-gramme laisseapparaître le menucontextuel classiqued'une image insérée,avec toutes les com-mandes qui sontapplicables dans cecas.

La commande contex-tuelle Éditer permet debasculer en mode Édi-tion pour modifier lediagramme.

La barre d'outils Image apparaît avec toutes lescommandes classiques de manipulation d'uneimage insérée (couleur de remplissage, style deligne, alignement, positionnement, rotation, etc.).



/92






6. Les diagrammes

Si vous utilisez AOO 4.xx, ces commandes sont éga-lement à disposition dans le volet des Propriétés dela barre latérale.

Graphique activé (mode Édition)Le mode Édition s'obtient par un double clic sur legraphique et se caractérise par l'apparition de 8poignées carrées noires distribuées sur une bor-dure épaisse et grisée qui entoure le diagramme.

Lorsqu'un graphique se trouve dans ce mode (ondit parfois qu'il est activé), on peut accéder indivi-duellement à ses éléments internes :

– Par un simple clic : dans ce cas, l'élément poin-té par la souris est sélectionné et il est possiblede le déplacer et de le redimensionner à l'aidede la souris ou encore de la manipuler, commetout objet inséré, par l’intermédiaire des com-mandes de son menu contextuel. La commandeFormat > Formater la sélection ... fait basculerl'élément sélectionné en mode Édition pour per-mettre son formatage.

– Par un double clic : dans ce cas, c'est l'élémentpointé qui bascule à son tour en mode édition,ce qui se traduit par l'ouverture de sa boîte depropriétés renfermant toutes les options à dispo-sition pour le mettre en forme.

Menu FormatEn mode Édition, le menu Format se modifie etpropose directement les commandes de forma-tage des différents éléments internes (axes, titres,légende,..) ou encore la commande Type de dia-gramme qui permet de modifier le type dugraphique. Les commandes principales sont répé-

tées dans le menu contextuel associé au gra-phique.

Ces commandes permettent de procéder à la miseen forme d'un élément interne sans que celui-ci n'aitété au préalable sélectionné par un clic de souris.

Menu InsertionEn mode Édition, le menu Insertion propose lescommandes suivantes, permettant l'insertion deséléments suivants dans le graphique : Titre – Lé-gende – Axes – Grilles – Étiquettes de données –Courbe de tendance – Courbes de valeurmoyenne – Barres d'erreur Y.

Barre d'outils FormatageDans le cas d'un graphique activé, la barre d'ou-tils Formatage se modifie et propose une série deboutons permettant d'agir directement sur le dia-gramme pour y effectuer des modifications.

– La liste déroulante Sélectionner l'élément dudiagramme permet de choisir la zone à forma-ter sans devoir la sélectionner au préalable.

– Le bouton Formater la sélection ouvre la boîtepermettant de formater l'élément sélectionnédans la liste Zone du diagramme.

– Le bouton Type de diagramme ouvre la fenêtrequi permet de changer de type.

– Le bouton Afficher/masquer la grille horizon-tale permet d'afficher ou de masquer la grillepour l'axe X

– Le bouton Afficher/masquer la légende permetd'afficher ou de masquer la légende

– Le bouton Échelle de texte permet de modifierl'échelle du texte du diagramme lorsqu'on modi-fie la taille du diagramme.

– Le bouton Réorganiser le diagramme permetd'ajouter ou de supprimer des séries de don-nées ou encore de modifier leur ordred'affichage dans le diagramme.

6.3. Changer de type de graphique

Pour changer de type de représentation :



/92






6. Les diagrammes

– Double-cliquez sur le graphique pour le fairebasculer en mode Édition (bordure de sélectiongrise).

– Lancez la commande Format > Type de dia-gramme … ou cliquez sur le bouton Type dediagramme dans la barre d'outils Formatage.

La boîte de dialogue ci-dessous s'ouvre avec laliste des types de représentations possibles.

Cette boîte permet de choisir un type de gra-phique dans une liste et propose pour chaquetype une série de variantes (sous-types) pos-sibles.

Cliquez dans la colonne centrale sur les différentstypes de diagramme pour faire apparaître à droiteles aperçus des sous-types disponibles.

En cochant la case 3D, vous obtiendrez un dia-gramme en relief et vous pouvez égalementchanger la valeur Simple de la liste déroulantepour la valeur Réaliste afin d'obtenir un rendu finalplus fin.

6.4. Modifier les éléments d'un graphique

Pour accéder aux éléments internes du graphiqueet pouvoir les modifier, il faut d'abord basculer legraphique en mode Édition en double cliquantdessus.

Une fois le graphique activé, trois méthodes per-mettent d'accéder à la boîte de modification d'unélément :

– Choisir directement dans le menu Format lacommande qui permet de modifier l'élémentsouhaité. Cette procédure évite de devoir sélec-tionner à la souris l'élément à modifier.

– Cliquer sur l'élément à modifier pour le sélec-tionner, puis choisir la commande permettant dele modifier dans son menu contextuel. Comme

l'élément est sélectionné, on peut également ledéplacer ou le redimensionner à la souris. Lasélection de l'élément à modifier peut égalementse faire depuis la liste Sélectionner l'élément dediagramme dans la barre d'outils Formatage.

– Double cliquer sur l'élément à modifier pour à lafois le sélectionner et directement ouvrir saboîte de modification.

Modifier la plage de donnéesLorsque le graphique est activé et que sa Paroiou son Arrière-plan sont sélectionnés, la com-mande contextuelle Plages de données ouvre laboîte de même nom comprenant deux onglets :Plage de données et Séries de données.

Onglet "Plage de données"Permet de redéfinir à la souris la plage de don-nées, de changer la disposition des données,ainsi que les lignes d'intitulés.

Cette boîte correspond à l'étape 2 de l'Assistant.

Onglet "Séries de données"

Cet onglet permet de modifier les données prisesen compte dans le graphique. Celles-ci sont clas-sées en séries dans la liste intitulée Séries dedonnées.



/92






6. Les diagrammes

Cette boîte correspond à l'étape 3 de l'Assistant

Les séries de donnéesLorsque le graphique est activé, un simple clic surl'une des données représentées sélectionne auto-matiquement la série correspondante et unrectangle bleu encadre les données concernéesdans le tableau source.

À ce moment, la commande contextuelle Forma-ter les séries de données ... ouvre une boîte dedialogue de formatage intitulée Séries de don-nées.

Cette boîte renferme, dans ses 4 onglets, toutesles options de mises en forme des données de lasérie sélectionnée. On peut ainsi choisir un typede ligne, une couleur de remplissage et une trans-parence applicable aux données de la série.

Les données d'une série peuvent encore être étique-tées par la commande contextuelle Insérer desétiquettes de données et on peut leur ajouter desbarres d'erreurs par la commande contextuelle Insé-rer des barres d'erreurs Y.

Lorsque le type de graphique le permet, un ongletStatistique supplémentaire permet d'afficher, surles données d'une série, des marques d'erreur,après avoir choisi sous Catégorie d'erreur, l'undes modes d'expression proposés pour la marged'erreur (variance, écart type, pourcentage,erreurmaximale ou valeur constante).

Dans le cas d'un graphique XY, une courbe de ré-gression peut être ajoutée par la commandecontextuelle Insérer une courbe de tendance.

Créer et modifier des titresL'édition d'un titre (titre du graphique ou titred'axe) n'est possible qu'après un double clic sur lazone de titre pour y faire apparaître un curseurd'édition.

La création d'un titre se fait par la commande In-sertion > Titres …

La mise en forme d'un titre se fait par l'intermé-diaire de la commande Format > Titre ou encoreà l'aide de la commande Format > Formater lasélection ... lorsque le titre est sélectionné (enmode édition). La boîte qui s'ouvre renferme desoptions (bordures, remplissage, transparence, ca-ractères, effets de caractères et alignement) quipermettent une mise en forme complète deszones de titre.

Créer ou modifier une légendeLa commande Insertion > Légende ….ouvre uneboîte permettant de créer une légende et de choi-sir la position qu'elle occupera sur le graphique.

La mise en forme d'une légende existante se faitpar la commande Format > Légende …, ou parappel de la commande contextuelle équivalente,si la légende est déjà sélectionnée.

La boîte de formatage de légende renferme, sous6 onglets, les options nécessaires au formatagecomplet d'une légende : définition d'une bordure,d'un fond et d'une transparence, options com-plètes de formatage de caractères.

Les axes et de leur quadrillageLa commande Insertion > Axes ... ouvre uneboîte qui permet d'ajouter des axes secondaires Xet Y ou un axe axe Z à un diagramme 3D.

La commande Format > Axe permet de formaterles différents axes. La boîte de mise en forme desaxes comporte 4 onglets qui permettent un forma-tage complet de tout axe sélectionné.

– L'onglet Ligne permet de choisir le style de ligneutilisé pour représenter l'axe, ainsi que sa cou-leur et son épaisseur.

– Les onglets Caractères, Effets de caractères etÉtiquette servent à la mise en forme des éti-quettes des graduations de l'axe et à leur définirune orientation et un positionnement.

La commande Insertion > Grilles … permet derajouter un quadrillage à un axe.

La commande Format > Grille permet de forma-ter le quadrillage des différents axes.

Les étiquettes des axes et leurs graduations sontautomatiquement héritées des graduations et éti-quettes présentes sur les en-têtes de lignes et decolonnes dans la feuille de calcul.



/92






6. Les diagrammes

Paroi du graphique

La Paroi du diagramme correspond à sa partiecentrale, où se trouvent représentées les don-nées, comme le montre la copie d'écran ci-dessous.

On peut également la formater (contour et couleurde remplissage) à l'aide de la commande Format> Paroi du diagramme...

Arrière-plan du graphique

L'arrière-plan correspond à toute la surface occu-pée par le diagramme comme le montre la copied'écran ci-dessous. La commande Format > Ar-rière-plan du diagramme permet de le mettre enforme (bordure, couleur d'arrière-plan et transpa-rence).

6.5. Ajouter des dessinsIl est possible d'intégrer à un graphique des gra-phismes ou des zones de texte créés à l'aide dela barre d'outils Dessin (commande Affichage >

Barres d'outils > Dessin) ou encore des imagesen provenance de la Gallery.

Par défaut, les éléments insérés se disposent enavant plan du diagramme et il est possible d'éditerdu texte à l'intérieur.

On peut manipuler de tels objets par l'intermé-diaire de leurs menus contextuels.

6.6. Graphiques 3DDans un graphique 3D, après sélection de sa Pa-roi ou de son Arrière-plan , il est possible demodifier la disposition des séries de données enles déplaçant vers l'avant ou l'arrière, à l'aide descommandes Format > Disposition > Versl'avant / Vers l'arrière.

Une telle modification peut parfois améliorer la li-sibilité du diagramme sans toutefois affecter sesdonnées sources.

À la suite d'une telle manœuvre, il n'est toutefoisplus possible de modifier la disposition des données(en lignes ou en colonnes).

On peut affecter à des diagrammes 3D (en modeédition) un certains nombre d'effets particuliers,par la commande Format > Affichage 3D : ajus-ter le filtre couleur, la lumière ambiante et ladirection de l'éclairage.

On peut faire basculer et pivoter des diagrammes3D en mode Édition en se servant des poignéesrouges qui apparaissent sur le pourtour de leur ar-rière-plan lorsque celui-ci est sélectionné(diagramme au préalable en mode édition).



/92






7. Les listes de données

7. Les listes de données7. Les listes de données.....................................74

7.1.Créer une liste..........................................747.2.Trier les données.....................................75

Sélectionner la liste à trier.........................75Tri rapide (boutons de tri)..........................75Utiliser la boîte Trier..................................75

7.3.Filtrer une liste.........................................76Filtre automatique (1 critère).....................76Filtre standard (1 à 3 critères)...................77Filtre spécial (1 à 8 critères)......................77

7.4.Informations de synthèse.........................78La boîte Sous-totaux.................................79Un exemple concret..................................80

7.5.Le mode Plan...........................................80Regroupement manuel..............................80Regroupement automatique.....................81

7.6.Tableau croisé dynamique.......................81Éléments constitutifs d'un TCD.................82Définir la plage à analyser........................82La boîte Tableau croisé.............................82Modifier un TCD........................................84

Une liste de données est une collection d'infor-mations organisée en une suite d'enregistrements(ou fiches), eux-mêmes structurés en un certainnombre de rubriques (champs) pouvant être detype numérique, textuel, date, formule (champsvirtuels), etc.

Dans une feuille de calcul, une telle liste occupeune zone rectangulaire, dans laquelle la premièreligne doit toujours être réservée aux intitulés deschamps (en-têtes de colonnes), chacune deslignes suivantes correspondant à un enregistre-ment.

On conseille généralement de réserver une feuillede calcul entière par liste, afin de se ménager toutesles possibilités d'extensions futures et faciliter la sé-lection de la liste par le programme.

Si on souhaite faire cohabiter sur une mêmefeuille une liste avec d'autres tableaux, il peut êtreutile de déclarer au programme la zone qu'elle oc-cupe en lui donnant un nom, par la commandeDonnées >– Définir la plage…. Par la suite, ilsera alors plus facile de la sélectionner la liste ense basant sur son nom affiché dans la boîte ou-verte par la commande Données > Sélectionnerla plage.

Pour sélectionner la zone occupée par une liste onpeut également :• Cliquer dans une cellule quelque part à l'intérieur

de la plage de données. • Sélectionner la totalité de la liste.

7.1. Créer une liste1) On commence par définir la structure des enre-gistrements de la liste, c'est à dire les différentschamps qui seront utilisés, au niveau de chaqueenregistrement, pour stocker les informations demanière homogène. Concrètement, cette étapeconsiste à écrire, dans la première ligne de laliste, les intitulés des champs qui serviront au sto-ckage des informations dans les différentsenregistrements. Ainsi, si on souhaite créer uneliste d'adresses, ces intitulés peuvent être : Nom,Prénom, Adresse, Téléphone, Fax, Émail, CodePostal, Ville, etc... On peut attribuer un formatagedifférent à cette première ligne pour mieux la dis-tinguer des suivantes qui seront réservées auxenregistrements.

2) Sans ménager de ligne vide après la ligne desintitulés de champs, saisir les premiers enregistre-ments de la liste, un enregistrement par ligne, etformater les valeurs de manière adéquate (for-mats numériques ou formats de date ad hoc).

3) Afin de faciliter les extensions futures de laliste, on peut directement préformater complète-ment ses colonnes pour éviter d'avoir à le faire aucoup par coup lors de l’ajout de nouveaux enre-gistrements. Pour une raison similaire, onprocédera à une recopie des champs virtuels



/92







(champs contenant une formule) jusqu'au bas dela feuille. On pourra être amené à utiliser la com-mande Fenêtre > Fixer pour maintenir enpermanence visible la ligne des titres de colonnes(intitulés de champs) et faciliter ainsi la navigationdans les enregistrements de la liste.

4) On peut enfin, si on le souhaite, utiliser la com-mande Données > Définir la plage… pourattribuer un nom à la plage de base de donnéescréée.

7.2. Trier les donnéesTrier des lignes de données selon certains cri-tères consiste à les réorganiser de manière à cequ'elles se suivent dans l'ordre souhaité.

Le critère de tri, à l'inverse du critère de filtrage,ne produit pas de masquage de données. Il sertessentiellement à définir un ordre de successionpour l'affichage des enregistrements ou des lignesde données d'un tableau. Filtrage et tri sont doncdeux concepts différents.

Pour pouvoir rétablir facilement l'ordre initial desdonnées après plusieurs tris successifs, vous pouvezprocéder comme suit :1. Avant le tri, créez une nouvelle colonne à droite

de la dernière colonne de la liste et inscrivez de-dans une suite continue de chiffres.

2. A la fin de vos opérations de tri, effectuez un tricroissant de votre liste sur base du contenu decette dernière colonne.

Sélectionner la liste à trierCalc est capable de reconnaître automatiquementune liste lorsque ses titres de colonnes sont pla-cés au-dessus d'un bloc de données contigu,sans cellules vides ni cellules fusionnées, commec'est le cas dans la copie ci-dessous pour la listeStandard. Dans un tel cas de figure, le simple faitde sélectionner l'une des cellules de la liste per-met au programme d'étendre lui-même lasélection à l'ensemble de la liste. Mais vous pou-vez bien sûr également utiliser la méthode desélection classique décrite ci-dessous.

Si votre liste n'est pas disposées de manière stan-dard, comme c'est le cas dans le tableau intituléNon Standard, qui présente en haut de la listedeux lignes de titres s'étalant sur plusieurs cel-lules fusionnées, la sélection d'une cellule de laliste ne permet plus au programme d'étendre lui-même la sélection à toute la liste et vous devezdans ce cas sélectionner manuellement les enre-gistrements de la liste à trier.

Dans le cas d'une disposition standard, vous pouvezmême inclure dans la sélection la ligne des en-têtesde colonnes, car le programme est capable de la re-connaître lui-même et de l'exclure du tri.

Tri rapide (boutons de tri)Cette méthode fait appel à deux boutons intégrés

dans la barre d'outils Standard, l'un poureffectuer un tri croissant et l'autre pour un tri dé-croissant. Elle permet de trier une liste sur un seulcritère qui correspond à la colonne contenant lacellule active.

Une fois votre plage de données sélectionnée, etavant de lancer votre commande de tri, vous pou-vez déplacer la cellule active dans la colonne quivous servira de critère de tri à l'aide de la toucheTab ou de la combinaison de touches Maj+Tabsans perdre votre sélection.

Une fois votre sélection et la colonne servant decritère bien désignée, appuyez simplement sur lebouton correspondant au sens de tri à effectuer :croissant ou décroissant.

Dans la copie d'écran ci-dessus, la cellule active estsituée dans la colonne Résultats ce qui signifie quele tri s'effectuerait dans ce cas par rapport aux va-leurs de cette colonne.

Utiliser la boîte TrierSélectionner la plage de données à trier, celle-cipeut inclure toute la liste ou seulement une partiede celle-ci extraite par un filtre.

S'il s'agit de trier la totalité de la liste, le simple faitd'y placer le pointeur suffit si la disposition de la



/92







liste est classique, sans cellules vides ni cellulesfusionnées.

Appeler alors la commande Données > Trier...pour ouvrir la fenêtre de dialogue de tri.

Onglet "Critères de tri"Il permet de définir les différentes clés de tri sou-haitées en les sélectionnant dans les listesdéroulantes Trier selon et Puis selon. Pourchaque clé de tri définie, choisir entre un tri crois-sant ou décroissant.

Les trois clés disponibles dans la boîte de dia-logue sont classées par ordre de priorité : lors dutri, la première clé définit un sous groupe de laliste sur lequel sera appliqué le second critère detri, puis le troisième s'il a été spécifié.

1. Sélectionner la clé primaire (clé de tri N°1) puischoisir dans la liste déroulante le champ parrapport auquel les fiches seront triées. Ensuite,sélectionner le type de tri souhaité (croissantou décroissant).

2. Entrer une clé secondaire si nécessaire (parexemple dans le cas où plusieurs fiches satis-font au premier critère de tri), puiséventuellement encore une troisième en spéci-fiant pour chacune d'elles le sens croissant oudécroissant du tri souhaité.

3. Cliquer sur OK ou appuyer sur Enter pour lan-cer la commande.

Onglet "Options"L'onglet Options de tri permet d'affiner le tri en de-mandant, par exemple, un tri respectant la casse(termes en majuscules triés avant ceux en minus-cules).

L'option La plage contient des étiquettes de co-lonne permet d'exclure du tri la première ligne de

la liste, c'est à dire celle contenant les en-têtes decolonnes.

L'option Copier le résultat du tri vers permet dedéfinir une plage destinataire vers laquelle onpeut copier le résultat du tri.

La rubrique Direction permet de choisir entre ef-fectuer un tri en lignes (de haut en bas), qui estl'option par défaut, ou au contraire, un tri de co-lonnes (de gauche à droite).

7.3. Filtrer une listeLe filtrage d'une plage de base de données per-met de limiter son affichage aux seulsenregistrements qui satisfont au(x) critère(s) defiltre défini(s), Calc masquant temporairementtous les autres enregistrements.

Le filtrage permet d'extraire certains enregistre-ments pour les utiliser dans un autre contexte, parexemple comme données pour un mailing.

Plusieurs types de filtres peuvent être définis. Duplus simple au plus élaboré, on distingue :

– Le filtre automatique, à un critère. – Le filtre standard, qui peut comprendre jusqu'à

3 critères.– Le filtre spécial, qui permet d'intégrer jusqu'à 8

critères dans un filtre.

Filtre automatique (1 critère)Sélectionner la liste, puis lancer la commandeDonnée > Filtre – AutoFiltre.



/92







Un bouton fléché apparaît alors sur la droite dechaque intitulé de champ. Ces différents boutonsdonnent accès à la liste des valeurs du champcorrespondant, valeurs qui constituent autant decritères possibles pour filtrer la liste.

Le résultat du filtrage réduit l'affichage de la listeaux seuls enregistrements qui satisfont au critèrechoisi.

À ce moment, vous pouvez tout à fait filtrer à nou-veau les enregistrements qui vous sont affichésselon un nouveau critère. Cette méthode vouspermet donc d'appliquer une série de filtres suc-cessifs à 1 critère.

Pour abandonner le filtre et retourner à un affi-chage complet, rappelez simplement lacommande Données > Filtre – AutoFiltre.

Filtre standard (1 à 3 critères)Les critères définis par la méthode précédentesont très précis puisqu'ils filtrent la liste en se ba-sant sur une de ses valeurs pour un champ. Danscertains cas toutefois, on souhaite un filtrage pluslarge, reposant sur plusieurs critères combinés àl'aide des opérateurs ET et OU.

La commande Données > Filtre – Filtre stan-dard... offre cette possibilité. Elle ouvre une boîtede dialogue qui permet de définir un filtre compor-tant jusqu'à trois critères.

Pour utiliser cette commande, il faut d'abord sélec-tionner complètement la plage correspondant à labase en n'omettant pas d'inclure dans cette sélec-tion la ligne d'en-têtes de champs.

La boîte ci-dessus nous offre, pour les trois cri-tères possibles, les listes déroulantes Nom de

champ, Condition et Valeur qui permettent d'éditerindividuellement les critères composant le filtre,tandis que la rubrique Opérateur permet de lescombiner à l'aide des opérateurs ET/OU.

Un clic sur le bouton Plus d'options rajoute à laboîte un certain nombre d'options supplémen-taires qui permettent de préciser plus encore lesconditions dans lesquelles on souhaite réaliser lefiltrage et de définir une zone de destination si onsouhaite obtenir une copie du résultat du filtragede la base.

La copie d'écran ci-dessous réalise la filtration dela base en ne retenant que les enregistrementsde l'équipe Gilson, pour le canton de Fribourg, etqui datent du 05.04.1999 ou sont antérieurs àcette date. Dans la rubrique Options nous avonsdemandé la recopie des résultats filtrés dans unezone dont le coin supérieur gauche doit être lacellule H1 de la même feuille.

Le résultat du filtrage est le suivant :

• Si on a activé la case Copier le résultat vers etspécifié une plage cible, l'option Conserver lescritères de filtre permet d'établir un lien perma-nent entre la plage cible et la plage source, pourautant que celle-ci ait été auparavant définie entant que plage de données par la commandeDonnées – Définir une plage. Le filtre ainsi dé-fini peut alors être exécuté par l'intermédiaire dela commande Données > Actualiser la plagedès que le curseur se trouve dans la plagesource.

• Si on n'a pas décidé de copier les résultats du fil-trage vers une zone de la feuille, lesenregistrements filtrés remplacent l'affichage dela base. Pour retrouver l'affichage de celle-ci, ilsuffit de lancer la commande Données > Filtre> Supprimer le filtre.

Filtre spécial (1 à 8 critères)La commande Données > Filtre – Filtrespécial... ouvre une boîte qui permet deconstruire un filtre pouvant comporter jusqu'à 8critères combinés.

Le filtre est créé directement dans la feuille decalcul avant le lancement de la commande de fil-tration.

Construire un filtre spécialRecopier, de préférence dans une ligne en hautde la liste, la ligne des en-têtes de champs de laliste.



/92







Le lancement de la commande Insertion > Lignepeut s'avérer nécessaire si on ne dispose pas detoute la place nécessaire en haut de la liste. On peutménager, si on le souhaite, une ligne vide entre lazone de critères et la ligne des intitulés des champspour bien séparer celle-ci de la zone de critères.

Sous chaque intitulé de champ recopié, entrer auclavier les valeurs qui serviront de critères dans lefiltre (8 critères au maximum).

• Vous pouvez utiliser les opérateurs de comparai-son (< ; > ; <= ; >= ) dans l'édition des critèresnumériques, monétaires ou de type date.

• Si vous utilisez des caractères génériques, vousdevrez activer l'option correspondante dans laboîte de dialogue Filtre spécial avant de valider lacommande.

Les critères reliés par l'opérateur logique OUdoivent être saisis dans des lignes différentes dela zone de critères, car cet opérateur connecte lesdonnées affichées verticalement.

Les critères reliés par l'opérateur logique ETdoivent être saisis au sein de la même ligne dansla zone de critères, car cet opérateur connecte lesdonnées affichées horizontalement dans uneligne.

Appliquer le filtre crééSélectionner la plage de base de données à filtrer,avec sa ligne d'en-têtes de colonnes, puis lancerla commande Données > Filtre – Filtrespécial....

La boîte de dialogue Filtre spécial s'ouvre et c'està partir de là que sera lancé le processus de fil-trage de la liste de données.

Dans la boîte de dialogue Filtre spécial, la zonede liste déroulante Lire les critères de filtre danspermet de sélectionner le nom de la zone de cri-tères, pour autant que celui-ci ait été défini. Si ce

n'est pas le cas, il faut entrer dans le champ situéà droite l'adresse de la plage correspondant aucritère ou la sélectionner directement dans lafeuille de calcul.

Dans l'exemple ci-dessus, on voit qu'on cherche àfiltrer les enregistrement satisfaisant aux condi-tions suivantes : ils concernent l'équipe DecortisET ne concernent que le canton de Fribourg ETdoivent être antérieurs au 10.05.99 OU sont ceuxde l'équipe Gilson concernant le canton du Jurauniquement.

Comme dans le cas du filtre standard, la boîtenous propose des options supplémentaires nouspermettant encore d'affiner le filtrage.

La copie d'écran suivant affiche les résultats obte-nus dans la base exemple filtrée sur place (c'est àdire sans recopier les résultats à un autre endroitde la feuille).

Pour revenir à l'affichage complet de la liste, lan-cer la commande Données > Filtre – Supprimerle filtre.

7.4. Informations de synthèseLa commande Données > Sous-totaux… ouvreune boîte de dialogue permettant de trier une listede données selon divers critères pour l'organiseren groupes auxquels on peut ajouter des informa-tions de synthèse.

Par exemple, si une liste contient des enregistre-ments de chiffres de ventes réalisés par diverseséquipes dans diverses régions (feuille Ventes), onpeut comparer les chiffres réalisés par les diffé-rentes équipes, ou encore comparer les chiffresréalisés par régions (cantons), indépendammentdes équipes de vente qui les ont réalisés. Detelles informations peuvent être obtenues par l'in-sertion d'informations de synthèse dans la liste.

L'insertion de telles informations suppose un tripréalable de la plage de base de données, le cri-tère de tri à appliquer correspondant au champselon lequel les données doivent d'abord être re-groupées, avant d'être synthétisées à l'aide de lafonction de calcul souhaitée.



/92







La boîte Sous-totauxLa boîte Sous-totaux regroupe, sous 4 onglets,toutes les options nécessaires à l'insertion d'infor-mations de synthèse dans une liste sélectionnée.

Les trois onglets 1er groupe, 2e et 3e groupe,permettent de définir jusqu'à trois groupes pourlesquels des informations de synthèse seront cal-culées.

Pour définir un sous-total pour un groupe, procé-der comme suit :

1. Dans la zone de liste déroulante Grouper se-lon, choisir d'abord le critère permettant deregrouper les données pour pouvoir y insérerl'information de synthèse souhaitée. Si le tri n'apas été effectué sur la liste avant le lancementde la commande Données > Sous-totaux...,ce tri préliminaire indispensable peut être de-mandé depuis l'onglet Options de la boîte encochant Trier au préalable la plage selon lesgroupes.

2. La rubrique Calculer les sous-totaux pour per-met d'indiquer la ou les colonne(s) quirenferment les valeurs à synthétiser selon lafonction choisie parmi celles qui se trouvent af-fichées dans le volet droit de la boîte, intituléFonction.

3. Il reste alors à préciser, sous l'onglet Options,les préférences relatives à la présentation desinformations de synthèse à insérer.

– Saut de page entre les groupes permetd'insérer automatiquement un saut depage avant chaque groupe de donnéesfaisant l'objet d'un sous-total.

– Respecter la casse permet de tenircompte des majuscules et minuscules

dans la définition des groupes de sous-to-taux.

– Trier au préalable la plage selon lesgroupes donne l'ordre de tri selon le cri-tère spécifié, avant de procéder àl'insertion des sous-totaux, au cas où laliste n'aurait pas encore été triée.

4. Les options de la rubrique Trier permettent dedéfinir des choix quant à la manière dont le tridoit s'effectuer pour constituer les groupesdans lesquelles des informations de synthèsesont à insérer.

La validation de la commande par OK referme laboîte et insère les sous-totaux désirés dans laplage de données. À ce sujet, remarquez les mo-difications intervenues dans la présentation devotre plage de données. Des boutons de com-mandes apparaissent à gauche des en-têtes deligne.

Ces boutons indiquent les enregistrements(lignes) regroupés dans chaque sous-total. En cli-quant sur un bouton affichant le signe (-) onmasque les lignes prises en compte dans le calculdu sous-total, et seule la ligne affichant le sous-to-tal reste visible. La liste peut donc être présentéede manière résumée, en "condensant" ses diffé-rents niveaux, ou, au contraire, en lesdéveloppant.

Un autre moyen de réduire ou de développer l'affi-chage des détails entrant dans le calcul des sous-totaux consiste à manipuler les boutons chiffrésde 1 à 3 apparaissant sur la gauche de la ligned'en-têtes de colonnes de la plage de données.

– Le bouton 1 produit l'affichage du résultat globalde la synthèse des données de la liste.



/92







– Le bouton 2 affiche le résultat global ainsi queles résultats obtenus pour tous les groupes syn-thétisés.

– Enfin, le bouton 3 affiche complètement la listedes enregistrements avec les sous-totaux insé-rés dans les différents groupes.

Un exemple concretVoici ce que nous obtenons avec la feuille Ventes,dont une capture d'écran partielle est affichée ci-dessous.

Si nous effectuons un groupement par Date (tricroissant) et que nous calculons les sous-totauxdans la colonne Chiffres avec la fonction Somme,nous obtenons le résultat ci-dessous.

On remarque que :

– le premier sous-total, celui de la date lun.01.03.99 est montré avec ses détails comme entémoigne le bouton (-) et le crochet à gaucheenglobant la liste des enregistrements pris encompte dans son calcul ;

– le second sous-total, lun. 08.03.99 n'est pas dé-taillé comme en témoigne le signe (+) à sagauche ;

– Le sous-total du lun. 15.03.99 est à nouveau dé-veloppé avec la liste des enregistrements prisen compte.

7.5. Le mode PlanLe mode Plan améliore la lisibilité d'un tableau enmasquant certaines colonnes ou lignes contenantle détail d'informations qu'il n'est pas nécessaired'afficher en permanence. Trois méthodes sontpossibles pour réaliser cette opération :

– On peut masquer manuellement, à l'aide de lasouris, les lignes et les colonnes "inutiles" enleur attribuant respectivement une hauteur ouune largeur nulle. Une telle procédure s'avèrepeu pratique lorsqu'on souhaite récupérer tem-porairement l'affichage des informationsmasquées.

– On peut procéder à des regroupements delignes ou de colonnes, après les avoir sélection-nées, par la commande Données > Plan etgroupe > Grouper...

– On peut demander l'affichage automatique duplan de la feuille par la commande Données >Plan et groupe > AutoPlan. Cette commandene fonctionne que pour des feuilles déjà structu-rées par la présence de lignes ou de colonnesintégrant des formules de synthèse (sous-to-taux, moyennes, etc...).

Regroupement manuelLes commandes Données > Plan et groupe >–Grouper .(F12) permet le regroupement de lignesou de colonnes complètement sélectionnées etformant une plage monobloc.

Si on ne sélectionne pas des lignes/colonnes en-tières mais qu'on limite la sélection à une plage decellules, le lancement de la commande de groupe-ment ouvrira la boîte de dialogue Grouperdemandant de spécifier si ce sont les lignes ou lescolonnes correspondant à la sélection qui doiventêtre regroupées.

À l'issue du groupement, le programme masqueles lignes/colonnes correspondantes et des bou-tons apparaissent sur le bord gauche de la feuille(en cas de regroupement de lignes) ou tout enhaut du tableau (en cas de regroupement de co-lonnes).



/92







Ces boutons permettent la manipulation desplages groupées, pour les afficher de nouveau ou,au contraire, les masquer d'un simple clic.

– Lorsqu'un bouton affiche un signe "-", cela signi-fie que le groupe est ouvert c'est à dire que leslignes/colonnes qui le composent sont affichées.

– Lorsque le bouton affiche un signe + cela signi-fie que le groupe est fermé et que leslignes/colonnes qui le composent sont mas-quées, comme en témoigne la rupture dans lacontinuité de la numérotation des lignes/co-lonnes à cet endroit.

Pour supprimer un groupe utiliser la commandeDonnées > Plan et groupe > Dissocier(Ctrl+F12) ou la commande Données > Plan etgroupe – Supprimer pour supprimer tous lesgroupements d'un seul coup et revenir à l'affi-chage normal de la feuille.

Regroupement automatiqueSi le tableau comporte déjà des éléments de syn-thèse comme des sous-totaux, moyennes,etc…,on peut demander, par la commande Données >Plan et groupe > AutoPlan que le programme sebase sur ces lignes/colonnes de synthèse pourgénérer un plan de manière automatique.

La copie d'écran ci-dessus montre un tableaucomportant des informations de synthèse sur les-quelles le programme peut se baser pour réaliserun regroupement de lignes et colonnes de ma-nière automatisée. On y voit les éléments desynthèse qui permettent la création des groupespar la commande Données > Plan et groupe >Autoplan (lignes Total A, B, C et colonnes Tri-mestre 1, 2, 3).

Après exécution de la commande Données >Plan et groupe > AutoPlan, on obtient un re-groupement de lignes et de colonnes sur 2

niveaux, comme le montre la copie d'écran ci-des-sous.

En cliquant sur les symboles des groupements delignes, ou sur le numéro de niveau, on peut à loi-sir faire apparaître ou disparaître les détails de lafeuille. Ainsi, en cliquant sur le numéro de niveau1 pour les lignes, on obtient le niveau de regrou-pement supérieur, comme illustré ci-dessous.

À ce stade, nous pourrions encore regrouper leslignes 6, 10 et 14 par la commande Données >Plan et groupe > Grouper... et nous obtiendrionsdans ce cas un plan à 3 niveaux de lignes et 2 ni-veaux de colonnes.

Les boutons numérotés apparaissant dans le coinsupérieur gauche du tableau nous permettent dedéterminer aisément le niveau de groupement quenous souhaitons afficher pour les lignes et les co-lonnes.

7.6. Tableau croisé dynamiqueLe Tableau croisé dynamique (TCD), encore ap-pelé parfois Pilote de données, permet decombiner, comparer et analyser de grandes quan-tités de données. Vous pouvez ainsi visualiserdifférents résumés des données source, afficherdes informations détaillées sur les aspects quivous intéressent plus particulièrement, et créerdes rapports.

Une table créée par le biais du TCD est interac-tive : on peut organiser, réorganiser et résumerses données selon différents points de vue.



/92







Les données sources exploitables à l'aide de ceconcept peuvent provenir :

– d'une plage de feuille de calcul, à conditionqu'elle contienne des colonnes étiquetées,comme c'est le cas dans une liste de données ;

– d'un autre TCD.

La création d'un TCD à partir d'une plage de don-nées consiste à spécifier les champs à utilisercomme titres de colonnes ou de ligne et ceux af-fectés aux données et à leur synthèse pouratteindre la présentation souhaitée.

Éléments constitutifs d'un TCDPour définir les éléments constitutifs d'un TCDnous partirons de l'exemple ci-dessous.

Champs de la pageFaites glisser un bouton vers la zone Champs dela page afin de créer un bouton et une zone deliste au-dessus du tableau croisé généré. Celapermet d' utiliser la zone de liste pour le filtrer surla base du contenu de l'élément sélectionné. Eneffectuant un glisser-déposer à l'intérieur du ta-bleau croisé, on peut utiliser un autre champ depage comme filtre.

Champs de ligneCe sont les champs auxquels on a attribué uneorientation de ligne dans le tableau croisé dyna-mique. Les éléments associés à un champ deligne sont affichés sous forme d'étiquettes delignes. Dans l'exemple ci-dessous, Noms est unchamp de ligne.

Champs de colonneCe sont les champs qui se verront attribuer uneorientation de colonne dans le TCD. Les élémentsassociés à de tels champs s'affichent sous formed'étiquettes de colonnes. Dans l'exemple ci-des-sous, Matières est un champ de colonne.

Champs de donnéesCe sont les champs renfermant les donnéessources synthétisées (obtenues par suite de l'utili-sation d'une fonction de synthèse) ou pas. Dans

notre exemple, Résultats est un champ de don-nées.

Définir la plage à analyserPartons du tableau ci-dessous, représentant lesrésultats scolaires d'un groupe d'élèves dans dif-férents cours. Nous allons, à partir de cesdonnées, créer un tableau montrant la moyennedes résultats obtenus par chaque élève pour l'en-semble des matières, ainsi que la moyenne desrésultats obtenus par le groupe pour chaque ma-tière.

Commençons par sélectionner la plage de don-nées à exploiter, avec sa ligne d'en-têtes decolonnes, soit A1:C14, puis lançons la commandeDonnées > Tableau croisé > Créer.

Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre et qui de-mande l'origine de la plage de données surlaquelle on désire travailler, sélectionnons l'optionSélection active puis validons par OK pour ouvrirla boîte de dialogue Tableau croisé.

La boîte Tableau croiséGrâce à cette boîte, nous allons pouvoir redéfinirla mise en page de notre plage de données et lastructurant dans le sens qui correspond à la ma-nière dont nous souhaitons présenter lesdonnées.

Mise en pageLa boîte de dialogue présente dans sa partiedroite une série de boutons rectangulaires quicorrespondent aux champs de la liste : Noms,Résultats, Matières.



/92







On commence par définir la structure du tableauen spécifiant les champs à utiliser commechamps de ligne et de colonne. Pour ce faire, ilsuffit de faire glisser les boutons correspondantsdans les parties LIGNE et COLONNE de la boîtede dialogue.

En ce qui nous concerne, nous donnerons auchamp Noms une orientation de ligne et auchamp Matières une orientation de colonne.

Si plusieurs champs sont déposés, on peut les dé-placer à sa guise à l'aide de la souris à l'intérieurmême des zones pour modifier leur ordre, ou encoreles retirer et les remettre à leur position de départ.

Dans la partie DONNEES on fait glisser leschamps dont les valeurs devront être synthétiséesdans le TCD, dans notre exemple, il s'agira duchamp Résultats. Une étiquette est automatique-ment créée : elle se compose de la formule (pardéfaut la fonction Somme) qui sera utilisée poursynthétiser les valeurs, suivie du nom du champlui-même.

Mais comme ce n'est pas la fonction Somme quenous voulons utiliser mais la fonction Moyenne,on double clique sur le champs Résultats, dans lazone des DONNEES pour ouvrir la boîte de dia-logue Champ de données, et y sélectionner lafonction Moyenne que nous voulons utiliser.

Options supplémentairesIl nous reste encore à préciser quelques optionsd'édition à appliquer à notre tableau de sortie,entre autres la plage de la feuille où nous souhai-tons le voir apparaître. C'est le boutons Plus>>quinous permet d'effectuer ces derniers choix dansun volet intitulé Résultat.

Sélection à partir de : permet de sélectionnez lazone qui contient les données du tableau croisédynamique actif. À droite, le bouton Réduire ouAgrandir permet de réduire la boîte de dialogue àla taille d'un champ de saisie (ou de lui faire re-trouver sa taille d'origine), pour faciliter lasélection d'une référence directement dans lafeuille.

Résultat à : permet de choisir dans une liste dé-roulante une plage destinataire déjà définie. Siaucune plage de destination n'est spécifiée (op-tion indéfini), la table est automatiquement crééeau-dessous de la plage source, comme le montrele champ situé juste à droite. Par contre, il estpossible de définir soi-même cette zone par poin-tage d'une cellule directement dans la feuille ouen saisissant directement dans le champ éditablel'adresse de la cellule supérieure gauche de laplage destinataire.

Ignorer les lignes vides : en cochant cette case,les lignes vides figurant dans le tableau d'originesont ignorées.

Total - colonnes/lignes : si cette case est cochée,la fonction de synthèse choisie, ici la Moyenne,affiche le résultat de son calcul pour les lignes etles colonnes du tableau.

Ajouter un filtre : ajoute un bouton de filtre aux ta-bleaux croisés basées sur des données declasseur. Lorsqu'on clique sur le bouton Filtre uneboîte de dialogue s'ouvre, permettant de filtrer letableau croisé à l'aide d'un filtre pouvant compor-ter jusqu'à trois critères.

Identifier les catégories : en activant cette optionle programme assigne aux lignes sans intitulés lacatégorie supérieure suivante.

Activer le rappel des éléments : cochez cette caseet double-cliquez sur l'étiquette d'un élément dans



/92







la table pour afficher ou masquer les détails del'élément. Décochez cette case et double-cliquezsur une cellule dans la table pour éditer le conte-nu de cette cellule.

La copie d'écran ci-dessous nous montre le ta-bleau obtenu après validation de la commandepar OK.

Modifier un TCDLe tableau créé se laisse encore manipuler : il estainsi possible de modifier l'orientation des champsdirectement dans le tableau final, en affectant, parexemple, une orientation de ligne à des champsayant initialement une orientation en colonne etvice versa.

Un TCD se laisse formater comme tout autre ta-bleau de données.

Les résultats d'un TCD ne s'actualisent pas automa-tiquement lors de la modification des donnéessources. Il doit être recréé pour répercuter ces modi-fications.



/92






8. Outils d'analyse et de synthèse

8. Outils d'analyse et desynthèse

8. Outils d'analyse et de synthèse......................858.1.Valeur cible...............................................85

Exemple....................................................858.2.Le Solveur................................................86

Un petit déjeuner pauvre en glucides.......868.3.Les scénarios...........................................87

Créer le modèle de calcul.........................87Créer un scénario......................................88Utiliser un scénario....................................88

8.4.Créer un tableau de synthèse..................89Feuille "Fournisseur 1"..............................89Feuille "Fournisseur 2"..............................89Feuille "Synthèse".....................................89

8.5.Consolider les données...........................89La procédure.............................................89Un exemple concret..................................90

8.1. Valeur cibleCette fonctionnalité permet de déterminer la va-leur que devrait prendre une cellule impliquéedans une formule pour que le résultat calculé parla formule corresponde à une valeur donnée.

Cette fonctionnalité se lance à l'aide de la com-mande Outils > Recherche de valeur cible…

Trois paramètres sont requis pour une recherchede valeur cible :

1. Cellule de formule : correspond à l'adressede la cellule qui renferme la formule de calcul.

2. Valeur cible : correspond au résultat qu'onsouhaite que la formule renvoie.

3. Cellule variable : correspond à l'adresse de lacellule à modifier pour que la formule retournele résultat escompté.

ExempleNous avons contracté un prêt aux conditions sui-vantes :

– Remboursement annuel : 18 000 sFr.– Nombre d'années : 10 ans– Taux d'intérêt annuel : 9.40%

C'est la fonction financière VA qui nous permet decalculer le montant qui peut être emprunté auxconditions précédentes.

Nous constatons que le crédit alloué dans cesconditions sera : 113 511.48 sFr.

Nous voudrions maintenant savoir combien d'an-nées seraient nécessaires au remboursementd'un emprunt de 130 000 sFr, par exemple, dansles conditions de prêt identiques à celles décritesci-dessus (taux de 9.40%, 18 000 sFr remboursésannuellement). La fonction valeur cible va nouspermettre de répondre à cette question.

Lançons la commande Outils > Recherche devaleur cible…, ce qui ouvre la boîte de dialoguede même nom, puis spécifions les paramètrescomme ci-dessous avant de valider. La boîte nouspermet de définir l'adresse de la cellule de for-mule et celle de la cellule variable par pointagedirectement dans la feuille de calcul.



/92







Le nombre d'années nécessaires au rembourse-ment s'affiche dans la boîte ci-dessus.

En cliquant sur Oui, le résultat s'insère dans lafeuille de calcul. Il nous faudra donc un peu plusde 12,4 ans pour rembourser le prêt, si celui-ci estde 130 000 sFr.

8.2. Le SolveurLe solveur permet de résoudre des équations àplusieurs variables inconnues par les méthodesde recherche de valeur cible.

Le solveur de Calc supporte uniquement leséquations linéaires. Il fonctionne de manière ana-logue à la valeur cible, mais avec plus depossibilités, puisqu'il permet de calculer un objec-tif à atteindre (valeur cible) en fonction deplusieurs cellules variables, et non plus d'uneseule, comme c'est le cas avec la valeur cible.

On peut choisir si la valeur dans la cellule cible estun maximum, un minimum ou une valeur donnéeapprochante.

On fait donc appel au solveur pour rechercher lavaleur optimale d'une cellule donnée (objectif ouvaleur cible) par ajustement des valeurs de plu-sieurs autres cellules, ou lorsqu'on veut fixer deslimites pour une ou plusieurs des valeurs impli-quées dans le calcul.

Un petit déjeuner pauvre en glucidesPour illustrer l'utilisation du solveur, examinons letableau ci-dessous.

Ce tableau liste une série d'aliments "riches englucides" entrant fréquemment dans la composi-tion d'un petit déjeuner. La colonne B propose unexemple de quantités consommées, la C indiquecombien de glucides sont trouvés dans 50 g dechacun des aliments listés dans le tableau, et lacolonne D calcule la quantité de glucides ingéréslors d'une consommation de ces produits tellequ'indiquée dans la colonne B. Au final, dansnotre exemple, notre petit déjeuner nous ferait in-

gérer 100 g de glucides. C'est trop si vous êtesdiabétique, vous devriez tenter de vous maintenirentre 50 et 60 g. Comment faire pour déterminerles quantités de ces aliments que vous pouvezconsommer ?

C'est là que le solveur intervient. Il vous suffit delui dire que dans le tableau précédent vous viserune consommation totale de 55 g de glucides et ilvous aidera à composer votre menu pour y arriveren tenant compte de contraintes que vous lui four-nirez. Cela revient à dire que dans le tableauprécédent, il va vous proposer des valeurs dansla colonne B qui vous permettront d'atteindre unevaleur cible de 55 g dans la cellule D8.

– Les cellules de la plage B2:B7 sont les cellulesvariables auxquelles le solveur va tenter, en te-nant compte des contraintes que vous fournirezsur les valeurs de ces cellules, de trouver desdes valeurs permettant d'atteindre l'objectif fixé.

– La cellule D8 renferme la formule de calcul et lavaleur cible à atteindre. Sa valeur dépend decelle des cellules variables de la plage B2:B7.

Sélectionnez la cellule cible D8 puis lancez le sol-veur par la commande Outils > Solveur …

Configurez le solveur comme ci-dessous en cli-quant sur son bouton Options … pour éviter qu'ilne vous retourne des valeurs fractionnaire ou né-gatives dans les cellules variables.

La fenêtre ci-dessous montre l'utilisation du sol-veur avec les choix effectués.

Vous pouvez bien sûr tester les solutions proposéespar le solveur en posant d'autres conditions sur lesvariables.



/92







Comme vous pouvez le constater dans le champintitulé Par modification de cellules, nous ne fai-sons bouger ici que les cellules variables de laplage B4:B7 (les valeurs de B2 et B3 restent in-changées) et nous posons des contraintes sur lesvaleurs des cellules variables de la plage B4:B7dans la rubrique Conditions de limitation.

La cellule cible est celle qui contient l'objectif à at-teindre (valeur cible), c'est à dire ici les 55 g deglucides à atteindre. Comme vous pouvez le voirdans la boîte, la valeur cible peut être une valeurprécise ou une valeur minimale ou maximale à at-teindre.

Une fois la boîte remplie, cliquer sur le bouton Ré-soudre.

Une boîte de dialogue apparaît avec le résultattrouvé par le solveur,

Les données du tableau d'origine sont rempla-cées par les résultats trouvés par le solveur, maiselles ne sont pas encore remplacées de manièredéfinitive.

On a alors deux possibilités :

– Restaurer les précédents : les valeurs d'ori-gine sont alors restaurées dans la feuille decalcul.

– Conserver le résultat : les données modifiéespar le solveur dans la feuille de calcul d'originesont conservées, sans possibilité de revenir enarrière. Il faut donc être prudent et éventuelle-ment prendre la précaution de recopier ailleursles valeurs d'origine avant de jouer avec le sol-veur.

En cas d'échec, le solveur affiche le message sui-vant :

8.3. Les scénariosUn scénario permet de faire varier le résultat re-tourné par une formule en modifiant le contenud'une ou de plusieurs cellules impliquées dansson calcul.

Créer le modèle de calculCommençons par créer un modèle de calcul nouspermettant de déterminer, pour un empruntcontracté sur un certain nombre d'années avec untaux d'intérêt donné, le remboursement mensuelqui nous sera demandé et au final, le montant to-tal que nous aurons remboursé une fois notre prêtarrivé à terme.

Ce modèle de calcul est reproduit ci-dessous.



/92







Formules utilisées :

– en B4 : =VPM(B2/12;B3*12;B1) – en B5 : =B4*12*B3

Nous voudrions connaître les mensualités et le to-tal remboursé pour différents taux et des périodesde remboursement variables, qui correspondrontà autant de scénarios qu'on peut tester.

Les cellules de résultats seront donc B4 et B5et les cellules variables, c'est à dire sur lesquelleson testera des valeurs, seront les cellules B2 etB3.

Les cellules variables et résultantes doivent appar-tenir à la même feuille de calcul pour que desscénarios puissent être définis.

Créer un scénarioPour créer un nouveau scénario, commencez parsélectionner les cellules variables, dans notreexemple, il s'agit des cellules B2 et B3.

Les cellules variables ne peuvent contenir que desdonnées, jamais des formules. Elles peuvent êtrecontiguës ou constituer une plage multiple.

Lancez ensuite la commande Outils – Scéna-rios... pour ouvrir la boîte de création descénarios.

Donner un nom au scénario. Ce nom apparaîtrapar la suite dans le Navigateur sous la catégorieScénarios, ce qui permettra de l'utiliser par lasuite.

On peut également ajouter un commentaire au scé-nario. Celui-ci apparaîtra alors aussi dans leNavigateur lorsqu'on y sélectionnera le scénario

La rubrique Paramètres permet de choisir des op-tions de représentation.

– En cochant l'option Afficher le cadre, le scénariosera mis en évidence dans la feuille de calculpar un cadre entourant ses cellules variables, etune barre de titre affichera le nom du dernierscénario utilisé, ainsi que la liste de tous ceuxdéjà définis dans cette zone.

– L'option Recopier permet de recopier les don-nées des cellules variables directement dans lescénario choisi pour pouvoir les modifier directe-ment dans la table pour chaque scénario.

– L'option Copier la feuille entière recopie lafeuille entière dans une feuille de scénario quise rajoute au classeur. Dans cette feuille sup-plémentaire les cellules variables apparaissentsur fond gris et il est alors possible de faire va-rier leurs valeurs pour examiner l'impact de cesmodifications sur les cellules résultantes. Cesmanipulations se font alors de manière tout àfait indépendante de la feuille de départ qui nesubit pas les modifications produites par l'exé-cution du scénario dans la feuille rajoutée.

À la validation par OK la boîte se referme et lenouveau scénario se retrouve activé.

On peut alors remplacer les valeurs contenuesdans les cadres par celles souhaitées dans lescénario et constater la répercussion de ces mo-difications sur les cellules résultantes.

Utiliser un scénario1. Ouvrir le Navigateur en cliquant sur le bouton

Navigateur dans la barre d'outils Standard ouutiliser le raccourci F5. Si vous utilisez AOO4.xx vous pouvez également accéder au Navi-gateur depuis la barre latérale.

2. Cliquez sur l'icône représentant les scénarios. 3. Les plages correspondant aux cellules va-

riables apparaissent encadrées et on peutchoisir l'un des scénarios disponibles dans laliste déroulante intégrée à la barre de titre dechaque cadre. Il est également possible d'ef-fectuer ses choix dans le Navigateur.



/92







8.4. Créer un tableau de synthèse

On peut créer, dans une feuille de calcul, un ta-bleau de synthèse à partir de données situées surd'autres feuilles faisant partie du même classeurque la feuille de synthèse, ou se trouvant dans unclasseur différent. Dans ce dernier cas, le clas-seur contenant les données et celui intégrant lafeuille de synthèse doivent se trouver ouverts si-multanément.

Le tableau de synthèse obtenu par cette méthodeest lié aux données sources et s'actualisera auto-matiquement lorsque celles-ci se trouverontmodifiées.

L'exemple ci-dessous illustre le cas où la feuillede synthèse et les données appartiennent aumême classeur. On se propose de créer dans unefeuille appelée Synthèse, un tableau totalisant lenombre de PC complets et de boîtiers qu'on acommandés au cours du premier trimestre chezles fournisseurs 1 et 2.

Feuille "Fournisseur 1"

Feuille "Fournisseur 2"

Feuille "Synthèse"Notre feuille de synthèse affichera le tableau sui-vant, où se trouvent additionnés les piècesconcernées achetées chez les deux fournisseurs.

Pour insérer les différentes formules dans le ta-bleau de synthèse, on procède comme suit, enprenant l'exemple de la cellule B2 :

1. On commence par sélectionner dans le ta-bleau de synthèse la cellule destinataire ducalcul, c'est à dire ici, B2. Dans la barre de for-mule, on commence par taper le signe "="(sans les guillemets), puis on clique sur l'onglet

de feuille Fournisseur 1 pour afficher la feuillecorrespondante, et pouvoir y sélectionner lacellule B2. La barre de calcul affiche =Fournis-seur 1.B2.

2. On poursuit l'édition de notre formule en tapantle signe + (plus), puis on désigne le deuxièmeopérande en cliquant sur l'onglet de feuilleFournisseur 2, puis en sélectionnant danscette feuille la cellule B2. On obtient l'affichagecomplet de notre formule =Fournisseur1.B2+Fournisseur2.B2.

3. En validant par Enter on voit apparaître dansla cellule B2 du tableau de synthèse la sommedu nombre de PC complets commandés chezles fournisseurs 1 et 2 au cours du mois dejanvier. À noter que le calcul est dynamique ets'actualisera si nous modifions les donnéesdes feuilles Fournisseur 1 et Fournisseur 2.

4. La formule créée peut alors être recopiée toutà fait classiquement dans les autres cellules dutableau de synthèse.

8.5. Consolider les donnéesLa consolidation est une technique qui permet deregrouper dans une même feuille de calcul, appe-lée Feuille de synthèse, des données enprovenance d'autres feuilles, appelées Feuillessources.

La feuille de synthèse et les feuilles sources n'ap-partiennent pas obligatoirement au même classeur.

Les grosses différences avec le cas précédent dutableau de synthèse, c'est qu'on utilise cette foisune fonctionnalité intégrée à Calc pour générer letableau de synthèse et que nous pouvons ici déci-der de ne pas lier le tableau de synthèse auxdonnées sources.

La procédureL'opération se déroule en deux étapes :

1. Dans un premier temps on crée la feuille deconsolidation et on y définit la plage occupéepar le tableau de synthèse. On peut reproduiresur cette feuille la même structure que celleexistant sur les feuilles à consolider (feuillessources), mais ce n'est pas obligatoire.

2. Dans une seconde étape, on lance la com-mande Données > Consolider… pour ouvrirla boîte de dialogue permettant d'indiquerl'adresse des données sources ainsi que letype de fonction impliquée dans la consolida-tion (Somme, Moyenne…).



/92







Un exemple concretPour mieux comprendre, nous partirons del'exemple suivant : nous sommes une société demontage de PC qui s'approvisionne en pièces dé-tachées auprès de trois fournisseurs différents.

Sur 3 feuilles de calculs distinctes nous avons re-porté les achats en nombre de pièces réalisés aucours du premier trimestre de l'année chez nostrois fournisseurs. Ces trois feuilles de calculs ontpour noms Fournisseur 1, Fournisseur 2, Fournis-seur 3.

Les trois tableaux créés ont la même structure gé-nérale.

Fournisseur 1

Fournisseur 2

Fournisseur 3

Positionnons nous dans une nouvelle feuille poury sélectionner la cellule à partir de laquelle le ta-bleau de consolidation sera construit, soit parexemple A1. Appelons cette feuille de récapitula-tion Consolidation.

Lançons maintenant la commande Données >Consolider... la boîte de dialogue suivantes'ouvre. Par défaut c'est la fonction "SOMME" quiest proposée dans la zone Fonction, mais la listedéroulante nous en propose d'autres, comme parexemple Moyenne, Max, Min, Écart-type, Produit,etc.

1) Sélectionnons dans la feuille Fournisseur 1 laplage (A1:D3) correspondant à la première plagede données sources (avec ses en-têtes de co-lonnes et de lignes), puis cliquons sur le boutonAjouter pour intégrer cette plage à la liste decelles à considérer dans la consolidation (rubrique"Plages de consolidation"). Pour supprimer uneplage existante, la sélectionner puis cliquer sur lebouton Supprimer.

2) Procédez de même pour les plages à consoli-der des feuilles Fournisseur 2 et Fournisseur 3.

3) Choisir la fonction à appliquer, par exemple lafonction Somme si nous souhaitons savoir lenombre total de pièces de chaque catégorie quiont été commandées au cours du trimestre écou-lé.

4) Le champ Copier le résultat vers nous permetde définir l'adresse du tableau de consolidation sinous ne l'avions pas spécifié avant de lancer lacommande.

5) En cliquant sur le bouton Plus nous obtenonsun volet supplémentaire au bas de notre boîte dedialogue, avec des possibilités supplémentaires :

– L'option Lier aux données sources permet decréer une feuille de consolidation dynamique quis'adaptera automatiquement aux modificationsdes données sources.

– Les options Étiquettes de ligne et En-têtes decolonnes permettent de construire le tableau desynthèse avec le nom de ses colonnes et deses lignes

À l'issue de notre travail la boîte se présentecomme montré ci dessous :



/92







La validation par OK referme la boîte et nousmontre le tableau de consolidation créé.



/92






découvrir calc

Documents