datasheet cronos erp - warehouse management systemcronoserp wms v1.1
DESCRIPTION
referneceTRANSCRIPT
Cronos ERP - Warehouse Management System
2013 IndoGlobal Solutions. All rights reserved.
DAFTAR ISI
Daftar Isi .............................................................................................................................. 2
Tujuan .................................................................................................................................. 3
Scope ................................................................................................................................... 3
Komponen Utama ............................................................................................................... 4
Obyektifitas Sistem ............................................................................................................. 5
1. Proses Global WMS ................................................................................................. 5
1. Multi Gudang ................................................................................................... 5
2. Single Gudang .................................................................................................. 6
2. Menu WMS ............................................................................................................. 7
3. Struktur Gudang ...................................................................................................... 8
4. Register Master Data .............................................................................................. 9
1. Lokasi Gudang .................................................................................................. 9
2. Tipe Lokasi ....................................................................................................... 9
3. Bin Lokasi ....................................................................................................... 10
4. Nama Barang ................................................................................................. 10
5. Alur Pengadaan Barang ......................................................................................... 11
6. Alur Penerimaan Barang ....................................................................................... 17
7. Alur Permintaan Barang User Cabang .................................................................. 20
8. Stok Opname ......................................................................................................... 21
1. Stok Opname Adjustment Manual ................................................................ 21
2. Stok Opname Menggunakan Excel SpreadSheet .......................................... 21
9. Pembagian Wilayah ............................................................................................... 22
TUJUAN
Tujuan dibuatnya dokumen ini adalah untuk mendefinisikan kerangka disain aplikasi WMS yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan proses bisnis. Dokumen ini akan menjadi acuan pengembangan aplikasi oleh tim pengembang software PT. Indoglobal Solution dalam memenuhi serta melengkapi secara komprehensif atas implementasi Sistem Informasi Manajemen.
Dokumen ini adalah kerangka dasar yang menyesuaikan dengan operasional proses customer dan dimungkinkan terjadi pembaruan apabila dalam implementasinya terdapat masukan baru atas kasus – kasus yang terdapat dalam operasional bisnis Customer.
SCOPE
Hasil akhir dari Flow process ini akan menjadi acuan dalam implementasi Sistem Informasi WMS Customer dalam hal:
Implementasi System Business to Business menggunakan WMS yang mendukung kegiatan transaksi mutasi Inventory seperti :
1. Pengadaan Barang
2. Pengeluaran Barang
3. Penerimaan Barang
4. Retur Barang
5. Pengolahan data mutasi Barang
Integrasi fungsi konsolidasi, kolaborasi, validasi, dan Pelaporan dalam 1 portal.
KOMPONEN UTAMA
Item Keterangan
Ketergantungan Level kapasitas User Struktur Gudang Standar Operating Procedure Flow Proses Mutasi Inventory Registrasi Gudang
Kebutuhan Efisiensi dan akurasi kinerja bisnis Proses yang iteratif dan ter-otomatisasi. Jadwal Pengerjaan yang ketat & dan diperlukan review serta monitoring
dari share holder
User User Gudang Pusat User Gudang Cabang
Rangkuman Jadwal Pengerjaan
Target implementasi pada bulan ______ 2012 Bottom-Up Schedule (Jadwal Team Pengembang Aplikasi) Project Review dan stabilisasi.
Resiko Kerangka Kesiapan (Readiness Framework) Organizational Change Management OnSite Operational Framework & Service Management Tambahan Kasus baru Service Level Konektifitas Jaringan antar Gudang Pusat – Gudang
Cabang
Appendiks Mendokumentasikan setiap perubahan. Mendokumentasikan setiap penemuan yang mempengaruhi
percepatan dalam disain fisik.
OBYEKTIFITAS SISTEM
Obyektifias sistem merupakan standar model yang menjadi acuan dasar implementasi WMS berdasarkan hasil survey pada operasional proses bisnis CUSTOMER yang dapat dikelompokkan dalam 7 Kategori, yaitu
1. Proses Global WMS
2. Menu WMS
3. Struktur Gudang
4. Registrasi Master Data
5. Alur Pengadaan
6. Alur Penerimaan
7. Alur Permintaan Cabang
8. Stok Opname
9. Pembagian Wilayah
1. Proses Global WMS
1. Multi Gudang
GUDANG OUTLET 3
GUDANG OUTLET 2GUDANG UTAMA
OUTLET
SUPPLY
REQUEST
(OSR)
PENERIMAAN
BARANGDISTRIBUSI
USER
OUTLET 1
USER
OUTLET 3
USER
OUTLET 2USAGE
ORDER
PEMBELIAN
PERMINTAAN
BARANG
KONTROL
INVOICE
VALIDASI
INVOICE
START
STOP
SUPPLIER
SISTEM
KONTROL
KONSUMSI
STOCK
TRANSFER
STOCK TRANSFER
GUDANG OUTLET 1
2. Single Gudang
OUTLET 3
GUDANG UTAMAPENERIMAAN
BARANGDISTRIBUSI USAGE
ORDER
PEMBELIAN
PERMINTAAN
BARANG
KONTROL
INVOICE
VALIDASI
INVOICE
START
STOP
SUPPLIER
SISTEM
KONTROL
KONSUMSI
OUTLET 2
OUTLET 1
2. Menu WMS 1. Stok Barang 2. Stok Opname 3. Stok Opname Import 4. Daftar Supplier 5. Permintaan Barang 6. Permintaan Pembelian 7. Reminder Minimum Stok 8. Penerimaan
Penerimaan Barang Supplier
Penerimaan Permintaan
Retur Penjualan
Penukaran Faktur 9. Pengeluaran
Pengeluaran Barang
Pengiriman Barang
Retur Pembelian
3. Struktur Gudang
LOKASI GUDANG
TIPE LOKASI
BIN LOKASI
NAMA BARANG
Contoh :
LOKASI GUDANG REKALASI NAMA AKUN
GUDANG OBAT PERSEDIAAN OBAT
GUDANG SPARE PART PERSEDIAAN SPAREPART
GUDANG MATERIAL PERSEDIAAN MATERIAL
GUDANG FAST MOVING PERSEDIAAN FAST MOVING
LOKASI TIPE LOKASI
GUDANG OBAT OBAT LUAR
GUDANG OBAT SUPPOSITTORIA
GUDANG OBAT SYRUP
GUDANG OBAT INFUS
GUDANG SPARE PART ELEKTRIK
GUDANG SPARE PART MEKANIKAL
GUDANG SPARE PART KOMPUTER
GUDANG MATERIAL BERAS
GUDANG MATERIAL GANDUNG
GUDANG MATERIAL SEMEN
TIPE LOKASI BIN LOKASI
OBAT RAK 01
ELEKTRIK RAK 01
MEKANIKAL RAK 01
KOMPUTER RAK 01
TIPE LOKASI BIN LOKASI NAMA BARANG
OBAT RAK 01 DECOLGEN
ELEKTRIK RAK 02 KABEL NYM
MEKANIKAL RAK 01 GEAR BOX
KOMPUTER RAK 01 MONITOR
4. Register Master Data
1. Lokasi Gudang
2. Tipe Lokasi
3. Bin Lokasi
4. Nama Barang
5. Alur Pengadaan Barang
a) ALUR PROSES
b) USER TERKAIT
Gudang Pembelian Manager Akunting
c) URUTAN PROSES USER GUDANG
NO PROSES USER GUDANG
1. Login
GUDANG
•Reminder Stok
•Permintaan Pembelian
PEMBELIAN / PURCHASING
•Daftar Permintaan Pembelian
•Pembuatan PO
MANAGER
•Cek Stok Kebutuhan
•Approval Manager
PEMBELIAN
•Validasi Data Pembelian
•Cetak Order Pembelian
GUDANG
•Penerimaan Barang
AKUNTING
•Validasi Jurnal
NO PROSES USER GUDANG
2. 1) Menu Logistik Permintaan Pembelian
3. User Pembelian akan melanjutkan proses pengadaan sampai dengan pengiriman Surat Pesanan ke Supplier
4. Supplier mengirimkan barang ke Gudang
5. 1) Menu Logistik Penerimaan Barang SUPPLIER
NO PROSES USER GUDANG
6. Selesai
d) URUTAN PROSES USER PEMBELIAN
NO PROSES USER PEMBELIAN
1. Login
2. 1) Menu Pembelian Daftar Permintaan Pembelian
3. Manager melakukan approval
4. 1) Menu Pembelian Order Pembelian 2) Cetak PO
NO PROSES USER PEMBELIAN
5. User Gudang siap melakukan penerimaan barang
6. Selesai
e) KONTROL TRANSAKSI
NO KONTROL KETERANGAN
1. Satuan Barang Penggunaan satuan barang berdasarkan level satuan barang dengan pembakuan masing – masing jumlah yang sudah ditentukan. Pada transaksi order pembelian penggunaan satuan dapat dirubah menggunakan satuan terbesar atau terkecil berdasarkan kesepakatan antara pihak pembeli dengan SUPPLIER, contoh level satuan seperti dibawah :
Pada saat melakukan entry transaksi menerima barang dari SUPPLIER oleh bagian gudang satuan yang harus digunakan satuan terkecil.
2. Harga Pembelian Entry harga pembelian pada menu Order Pembelian harus menggunakan harga yang sama atau lebih kecil dari harga dasar Provider sebelum PPN.
3. Pajak Nilai PPN per barang akan secara otomatis terisi 10% apabila Supplier/SUPPLIER adalah PKP (Pengusaha Kena Pajak) . Setting
PKP dapat dilihat pada menu Master Data Supplier / SUPPLIER
NO KONTROL KETERANGAN
4. Workflow / Urutan Proses Proses transaksi pengadaan barang harus mengukuti urutan proses seperti diatas. Entry setiap proses tidak dapat dilakukan apabila proses sebelumnya belum lengkap.
6. Alur Penerimaan Barang
a) ALUR PROSES
b) USER TERKAIT
Gudang Akunting
c) URUTAN PROSES
NO PROSES USER
1. Penerimaan Barang SUPPLIER GUDANG
2. Validasi Jurnal Keuangan AKUNTING
•Penerimaaan Barang PBF
•Validasi Barang
Gudang
•Validasi Jurnal Penerimaan
Akunting •Penerimaan
Faktur
•Validasi Jurnal Keuangan
Gudang / Keuangan
NO PROSES USER GUDANG
1. Login
7. 2) Menu Logistik Penerimaan Barang SUPPLIER
NO PROSES USER GUDANG
2. Selesai
d) KONTROL TRANSAKSI
NO KONTROL KETERANGAN
1. Satuan Barang Pada saat melakukan entry transaksi menerima barang dari SUPPLIER oleh bagian gudang satuan yang harus digunakan satuan terkecil.
2. Validasi Transkasi Keuangan
Jurnal untuk penerimaan barang adalah sbb:
PERKIRAAN DEBET KREDIT
Persediaan XXX
PPN Masukan Yang Belum Difakturkan
XXX
Hutang Belum Diverifikasi XXX
3. Nomor Batch Nomor Batch harus diisi sebagai acuan penggunaan barang berdasarkan expired date barang.
7. Alur Permintaan Barang User Cabang
a) ALUR PROSES
b) USER TERKAIT
User Gudang Cabang User Gudang Pusat
c) URUTAN PROSES
NO PROSES USER
1. Permintaan Barang USER GUDANG CABANG
2. Pengeluaran Barang USER GUDANG PUSAT
3. Penerimaan Permintaan Barang USER GUDANG CABANG
4. Stok Barang (Visual Checking) USER GUDANG CABANG
d) KONTROL TRANSAKSI
NO KONTROL KETERANGAN
1. Stok Barang Untuk menggunakan barang hasil permintaan, user peminta harus menginputkan data barang yang telah diterima dari
bagian gudang menggunakan menu LOGISTIK
PENERIMAAN PERMINTAAN BARANG.
Verifikasi jumlah penerimaan barang oleh user dapat dilihat pada menu LOGISTIK STOK BARANG
User
•Permintaan Barang
Gudang
•Pengeluaran Barang
User
•Validasi Penerimaan Barang
•Entry Penerimaan Barang
8. Stok Opname
1. Stok Opname Adjustment Manual
2. Stok Opname Menggunakan Excel SpreadSheet
9. Pembagian Wilayah Pembagian Wilayah merupakan acuan penting dalam implementasi aplikasi WMS karena
pemetaan wilayah menggunakan kode yang menjadi ketergantungan modul lain seperti :
1. Kode Akun cabang
2. Kode Departemen
3. Kode Gudang Cabang
Lokasi Cabang
Daerah 1
Gudang 1
Gudang 2
Daerah 2
Gudang 1
Gudang 2
Head Office
Jalan Tegal Parang Utara III No. 33 Jakarta Selatan 12790
Telp : 021- 7911109 Fax : 021- 79188443 Email : [email protected] web : www.IGS.co.id
Contact
Abdullah Soedarmo email : [email protected] HP : 0815 11 431 401 Ahmad Rudy Budiarto email : [email protected] HP : 081-555640478 / 081-252557693 Skype : rbudiarto
www.CronosERP.com