custos - workshop grv

Domine os custos antes que os

custos dominem a sua empresa

Valdecir de Oliveira Pereira

Mini currículoGraduado em Licenciatura e Bacharelado em Ciências da Computação, com Especialização

em Redes de Computadores e Internet, Mestre em Engenharia da Produção pela Universidade Nove de Julho.

Atua como professor universitário e técnico de banco de dados, redes de computadores, algoritmos e linguagens de programação.

Tem mais de 15 anos de experiência no desenvolvimento de software, sendo os últimos 13 anos como diretor da GRV Software.

Olá, sejam todos bem vindos ao Workshop de análise de custos

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GRV Software

• Fundada em 2002

• Nossa sede fica em Vinhedo-SP

• Escritórios comerciais em MG e RJ

• Equipe formada por 60 colaboradores

• Mais de 400 clientes por todo Brasil

A empresa

WORKSHOP CUSTOS

• Conceitos básicos de custos• Dividindo a empresa em centros de custos• Custos da mão-de-obra• Centros de custos produtivos diretos e indiretos• Cálculo das despesas fixas / indicadores do mercado• Formação do preço de venda / Cálculo do mark-up• Decomposição do preço de venda negociado com o cliente• Margem de contribuição do projeto / total• Lucratividade / Rentabilidade (cálculo e análise comparativa com o mercado)• Seu preço de venda e o mercado (análise comparativa)• Ponto de equilíbrio e meta de faturamento• O custo financeiro do projeto• Reduzindo custo nas compras (analise financeira)• Custo da subutilização de recursos

Conteúdo

Vamos começar...

Bom workshop a todos!!!

• Criar uma metodologia de análise de custos simples e facilmente aplicada ao segmento de empresas que fabricam produtos sob encomenda/projetos.

• Servirá de diagnóstico da empresa apresentando indicadores e pontos de melhoria possibilitando ao empresário a tomada de ações, conquistando resultados imediatos além de definir novas metas.

Motivação

Custos: Custos são todos os gastos diretamente ligados ao processo industrial, ou seja, aqueles envolvidos com a produção. Exemplos: matéria-prima, embalagem, mão-de-obra da produção, manutenção de máquinas, equipamentos, insumos, entre outros.

Despesas: São todos os gastos que não estão envolvidos com o processo de fabricação, porém necessários para que o produto seja colocado no mercado e necessários para a cobertura operacional da empresa. Exemplos: impostos, salários administrativos, comissões, frete, pró-labore etc.

Gastos: é a somatória dos custos e das despesas.

Gastos Fixos: existem independentemente de se vender ou não.

Gastos Variáveis: estão ligados às vendas, ou seja, vende-se mais, gasta-se mais; vende-se menos, gasta-se menos.

Exemplos:

• Despesas Variáveis: Impostos

• Despesas Fixas: Aluguel da administração

• Custos Variáveis: Matéria-prima

• Custos Fixos: Mão-de-obra da produção

Conceitos básicos sobre custos

Centros de Custos

Devemos dividir a empresa em suas áreas mais importantes, ou seja nossos centros de custos. Que podem ser de 3 tipos diferentes: Centro de custos Administrativos, Indiretos de Produção e Produtivos Diretos.

Centros de Custos Administrativos

10 - Diretoria

11 - Vendas

12 - Administração Financeira e Faturamento

Centros de Custos Indiretos de Produção: São os centros de custos que devem ser rateados (distribuídos) em centro de custos produtivos. Como exemplo, podemos imaginar o papel do encarregado de produção, que acompanha todas as etapas de fabricação, o custo dele deverá ser distribuído em todas as áreas produtivas conforme um critério adotado.

Exemplo:

Centros de Custos Indiretos de Produção

20 - Encarregado da Produção

21 - Recebimento / Estoque

Centros de Custos

Centro de Custos Produtivos Diretos: Como o nome já define, são os centros de custos associados diretamente com a fabricação e normalmente são definidos segundo alguns critérios, tais como: execução de operações semelhantes com valores das máquinas iguais (tornos, furadeiras, por exemplo), ou setores de um único centro de custo (montagem, ajustes, try-out).

Exemplo:

Centro de Custos Produtivos Diretos

30 – Projeto

31 - Tornos

32 – Fresas

32 – Centro de Usinagem

33 – Erosão Penetração

34 – Erosão a Fio

35 – Retífica Plaina

36 – Retífica Cilíndrica

37 – Serra

38 - Bancada

Depreciação de área comum

Depreciação da área comum servirá para fazer o rateio do gasto com o espaço ocupado pelos respectivos centros de custos. Como exemplo; utilizaremos os seguintes dados:

Depreciação mensal ou aluguel somado ao gasto com IPTU e outros, onde o total será de R$ 3.977,50 para uma área útil total de 1.090 m2.

Custo da área ocupada = Valor Total da Área x Área do centro de custoTotal da Área útil ocupada

Máquinas e equipamento

Todas as máquinas e equipamentos deverão entrar em uma tabela de depreciação. Onde não é necessário levar em consideração a tabela de depreciação contábil, para abatimento do IR, mas que represente realmente a obsolescência ou desgaste do bem. Um exemplo seria os móveis que nos dias de hoje, são inutilizados em menos de 10 anos.

Salário R$ 1.000,00

INSS 20,00% R$ 200,00

Segurança do Trabalho 3,00% R$ 30,00

Terceiros (INCRA,SENAC/SESC,SENAI/SESI) 5,80% R$ 58,00

FGTS 8,00% R$ 80,00

Multa Rescisória 4,00% R$ 40,00

13 salário 8,33% R$ 83,33

Abono Férias 2,78% R$ 27,78

Sub Total 51,91% R$ 519,11

Benefícios

Plano de Saúde R$ 150,00

Alimentação R$ 200,00

Vale Transporte R$ 100,00

Sub Total II R$ 1.869,11

Substituição em férias R$ 155,76

Total R$ 2.024,87

Custo com folha de pagamento

Custo com folha de pagamento

Gastos com salários somados a encargos e benefícios divididos por centro de custos.

Centros de custos produtivos indiretos

• Os centros de custos indiretos são aqueles em que no momento do orçamento não conseguimos definir a quantidade de horas.

Como exemplo, utilizaremos o seguinte critério de distribuição dos centros de custos indiretos de produção nos centros de custos produtivos:

O encarregado de produção será rateado em função do número de funcionários da produção exceto o centro de custos de projeto.

O centro de custo de recebimento e estoque será distribuído por número de centros produtivos exceto o centro de custo de projeto.

Centros de custos diretos

Os centros de custos produtivos são aqueles que utilizamos na definição de umorçamento para formação do preço de venda.

Despesas fixas

São todos os gastos relativos a administração e vendas necessários para colocar os produtos no mercado. Dependendo do mercado onde atua, podemos utilizar os seis últimos meses, nos casos onde não existe sazonalidade conhecida.

Formação de preço

Para formação do preço de venda utilizaremos uma regra de três baseada nas seguintes informações:

Preço de venda = PV = 100%

Custo =R$ 250,00 = ??%

Despesa Variável =DV = 29,75%

Despesa Fixa =DF = 15,70%

Margem Lucro = Lucro = 20,00%

R$ ??,?? = Preço de venda 100%

R$ custo = (100%-29,75%-15,70%-20,00%) = 34,55%

Exemplo: Custo de matéria prima e processo industrial de R$ 250,00

R$ ??,?? = Preço de venda 100% = 1,0

R$ 250,00 = (100%-29,75%-15,70%-20,00%) = 34,55% = 0,3455

Preço de venda = R$ 723,59


Preço de venda = R$ 723,59

Preço Negociado

Preço de venda = 600,00 = 100,00%Custo -R$ 250,00 = 41,67% Despesa Variável (29,75% x 600,00) -R$ 178,50 = 29,75%Despesa Fixa (15,70% x 600,00) -R$ 94,20 = 15,70%Margem Lucro =R$ 77,30 = 12,88%


Análise dos Resultados

Margem de contribuição

Margem de contribuição é o valor resultante, da subtração do preço de venda, dos custos variáveis e despesas variáveis. Este valor será responsável pelo pagamento dos gastos fixos (custos e despesas), caso este valor seja maior que os gastos fixos, então a empresa gerou lucro. Veja o exemplo de DRE (demonstrativo dos resultados da empresa) .

Este demonstrativo apresenta o resultado econômico da empresa em um determinado período. A contribuição total é a soma de todas as margens de contribuição de todos os produtos vendidos no período. Podemos também fazer esta análise produto a produto vendido, vendo sua participação na composição da margem de contribuição total, que posteriormente após a retirada dos gastos fixos resulta em lucro. por isso muitos consultores dizem que o mais importante em uma venda é exatamente o tamanho da margem de contribuição, pois é o principal componente do lucro da empresa e não o valor da venda (faturamento).

• Você pode analisar na tabela abaixo que nem todas as vendas geraram margem de contribuição com a mesma proporção. Por exemplo, o pedido 1245 contribuiu mais para o pagamento dos gastos fixos do que o pedido 1241. Esta análise é fundamental, porque o pedido 1241 gerou um faturamento maior, mas contribuiu menos para a formação do lucro. É fundamental para a saúde financeira da empresa possuir vendas que gerem mais margem de contribuição, melhorando o resultado final da empresa.

Análise de Resultado

Lucratividade e Rentabilidade

Investimento: é todo o capital aplicado na empresa ou seja, o capital social inicial mais os aumentos (aporte) de capital adicional, mais os lucros reinvestidos na empresa.

Rentabilidade: é a taxa de retorno do investimento que é calculada da seguinte forma: Lucro Líquido, dividido pelo Investimento. Exemplo:

- Lucro Líquido mensal: R$ 2.000,00; - Investimento total: R$ 80.000,00; - Taxa de rentabilidade: 2,5 % ao mês.

O prazo de retorno do investimento: é calculado da seguinte forma: Investimento, dividido pelo Lucro Líquido. Exemplo:

- Investimento total: R$ 80.000,00; - Lucro Líquido mensal: R$ 2.000,00; - Prazo de retorno: 40 meses

Lucratividade indica o percentual de ganho obtido sobre as vendas realizadas. A lucratividade e rentabilidade esperada para micro e pequenas empresas segundo o SEBRAE é de 5% a 10% sobre as vendas e a rentabilidade esperada para micro e pequenas empresas é de 2% a 4% ao mês sobre investimento.

Lucratividade de Rentabilidade

Baseado no DRE, facilmente vemos que a lucratividade é de 5,20%. Agora para calcularmos a rentabilidade, devemos levar em consideração o investimento total, que foi de R$ 1.526.200,00 ou seja:.Exemplo:R$ 13.185,39 / R$ 1.526.200,00 = 0,86% ao mês ou 10,82% ao ano. Prazo de retorno: 115 meses

Margem de Contribuição

• Com base no DRE podemos identificar o valor de margem de contribuição e sua representatividade percentual do faturamento.

• O lucro no produto/projeto não significa que a empresa terá realmente lucro, pois possuem compromissos (Gastos Fixos) que devem ser cobertos antes de gerar lucro. Outra maneira de analisarmos é se o total de margem de contribuição supera os gastos fixos, ai sim teremos lucro.

• Neste passo temos que buscar dois objetivos: gerar faturamento objetivo e melhorar a qualidade deste faturamento com produtos/projetos que gerem mais margem de contribuição.

Faturamento Mínimo

Definição do ponto de equilíbrio contábil (Faturamento Mínimo):

Fórmula: Gastos Fixos .

(100% - MP% - DV%) / 100

R$ 103.357,45 -> R$ 103.357,45 -> R$ 224.690,10

100%-22%-32% 0,46

Ou seja, o faturamento mínimo necessário para a empresa continuar funcionando sem lucro é de R$ 224.690,10.

Faturamento Objetivo

Definição da meta de faturamento ou ponto de equilíbrio econômico (FaturamentoObjetivo):

Fórmula: Gastos Fixos + Retorno sobre o Capital Investido

(100 % - MP% - DV%) / 100

Exemplo: para um lucro de R$ 25.000,00, ou seja R$ 103.357,45 + R$25.000,00 = R$ 128.357,50

R$ 128.357,50 -> R$ 128.357,50 -> R$ 279.037,90

100%-22%-32% 0,46

Ou seja, o faturamento necessário para a empresa conseguir R$ 25.000,00 de lucro deverá ser de R$ 279.037,90.

Créditos Fiscais em Compras

Verificar quais critérios os compradores utilizam para identificar as melhores opções de compras para sua empresa. Alguns exemplos do que deverá ser levado em conta além dos que provavelmente já devem ser utilizados, como a qualidade do material/ prazo de entrega etc.

Créditos fiscais: Para o cálculo do custo da matéria prima, deve se abater os créditos fiscais para que se possa comparar os preços entre fornecedores que transferem ou não crédito/ou a quantidade de crédito.

Ex.: ICMS de fornecedor de dentro e fora do estado e de enquadramento diferente: Simples e normal.

Créditos de IPI, mesmo que não venda com IPI

Custo Financeiro em Compras

Custo financeiro: Quando o fornecedor escolhido coloca duas opções de pagamento, como identificar qual a melhor para sua empresa. Exemplo:

Uma compra de R$ 100.000,00 com duas opções de pagamento:

5% de desconto a vista ou o valor para pagamento em 30 dias. Como escolher a melhor alternativa sempre pode ser uma decisão difícil, mas podemos utilizar um conceito simples, onde não seria necessário perguntar ao financeiro se tem caixa suficiente para o pagamento desta compra.

Se pegarmos o valor para pagamento a prazo e descontar o custo financeiro, estaremos estudando qual o melhor custo financeiro para sua empresa, independente do custo financeiro alocado pelo seu fornecedor. Caso necessite captar dinheiro no mercado para quitar esta fatura, o custo financeiro já foi calculado, mas se sua empresa possuir caixa na data de vencimento, este custo financeiro entrará como ganho.

Custo Financeiro em Compras

Exemplo:

R$ 100.000,00 para 30 dias, vamos supor que tenha conseguido 5% de custo financeiro total (com encargos e taxas de financiamento).

Valor com desconto à vista: R$ 100.000,00 -5% = R$ 95.000,00

Caso não tenha este valor em caixa, será necessário captar no mercado ao custo de 2% o valor de 95.000,00, onde em 30 dias teria o custo total de R$ 96.900,00, ou seja uma economia de R$ 3.100,00, apenas escolhendo o menor custo financeiro para a compra. Esta economia não interferiu na escolha do fornecedor mas simplesmente na condição de pagamento e caso a empresa tenha este dinheiro em caixa, onde não fosse necessário captar no mercado, o ganho com os juros seria de R$ 5.000,00.

A sugestão é que a empresa possa comprar produtos com a mesma qualidade, nos mesmos fornecedores, mas fazendo uma análise mais detalhada das melhores opções de compras para sua empresa.

Análise de Indicadores

Conclusão

Custo Fixo Despesa Fixa

Custo Variável Despesa Variável

Todos os gastos da empresa podem ser divididos em quatro grupos:

Custo Variável Matéria prima, serviços de terceiros, etc

Custo Variável

Despesa Variável Impostos, Comissões, etc

Matéria prima, serviços de terceiros, etc

Custo Variável

Despesa Variável

Custo Fixo

Relacionado ao processo de fabricação.

Depreciação de máquinas e equipamentos,

insumos, custo com funcionários da produção,

etc. Normalmente Calculados por valor hora

Impostos, Comissões, etc

Matéria prima, serviços de terceiros, etc

Custo Variável

Despesa Variável

Custo Fixo

Despesa Fixa

Matéria prima, serviços de terceiros, etc.

Impostos, Comissões, etc.

Relacionado ao processo de fabricação. Depreciação de máquinas e equipamentos, insumos, custos com funcionários da produção, etc. Normalmente calculados por custo hora

Gasto com funcionários da administração, depreciação de móveis e equipamentos, etc.

Despesa Fixa Despesa fixa / faturamento = Índice de cobertura de despesa fixa

Ex.:

R$ 10.000,00 Despesa Fixa

R$ 200.000,00 Faturamento Bruto

0,05 = 5% do faturamento

Vendas

Origem da receita da empresa é baseada nas vendas:

A Margem de contribuição é a subtração do total das vendas do gasto variável:



Vendas Valor Total de Vendas no Período

Custo Variável + Despesa Variável = Gasto Variável

Total de Vendas – Gasto Variável = Margem de Contribuição




Vendas

Lucro ou Prejuízo

Valor Total de Vendas no Período



Custo Fixo + Despesa Fixa = Gasto Fixo

Margem de Contribuição – Gasto Fixo = Lucro ou Prejuízo

O Lucro ou prejuízo é a subtração da Margem de contribuição dos gastos fixos:




Vendas

Lucro ou Prejuízo

Investimento

Rentabilidade

Valor Total de Vendas no Período



Custo Fixo + Despesa Fixa = Gasto Fixo

Margem de Contribuição – Gasto Fixo = Lucro ou Prejuízo

Investimento = Todo capital investido

Lucro / Investimento = Rentabilidade

A Rentabilidade é o lucro dividido pelo investimento:

Como melhorar o resultado da

empresa ?




Vendas

Lucro /Prejuízo

Investimento

Rentabilidade

SEBRAE:5% a 10%

SEBRAE:2% a 4%

Próximo a 15%

Custo Fixo Custo da subutilização dos recursos:

Custo FixoComparando sua estrutura de custos com o mercado:




Vendas

Lucro /Prejuízo

Investimento

Rentabilidade

SEBRAE:5% a 10%

SEBRAE:2% a 4%

Próximo a 15%

Custo VariávelAnálise do processo de compras, adicionando novos critérios, como: Custo financeiro das condições de pagamento, créditos fiscais e frete




Vendas

Lucro /Prejuízo

Investimento

Rentabilidade

SEBRAE:5% a 10%

SEBRAE:2% a 4%

Próximo a 15%

Custo Variável

Despesa Variável

Análise do processo de compras, adicionando novos critérios, como: Custo financeiro das condições de pagamento, créditos fiscais e frete

Análise tributária, buscando melhores opções para sua empresa. Pagar o mínimo dentro da legislação

Como resolver um problema se

você ainda o desconhece ?




Vendas

Lucro /Prejuízo

Investimento

Rentabilidade

Conclusão

SEBRAE:5% a 10%

SEBRAE:2% a 4%

Próximo a 15%

Análise comparativa do seu custo com o mercado e subutilização

Análise do processo de compra

Análise tributária, buscando melhores opções para sua empresa

Resultados Esperados

• Com a monitoria dos indicadores da empresa, facilita para o empresário identificar quais pontos devem ser melhorados.

• Após a identificação, pode se montar um plano de redução de gastos direcionados nas áreas com maior problema.

• A análise de compras, permite a empresa sempre comprar com o menor custo ou seja ,baseado no preço , nos créditos fiscais e também no custo financeiro.

• A alocação correta do custo financeiro evita a perda de margem de lucro e separa claramente o que realmente o empresário esta tendo de margem ou não em um projeto, principalmente em empresas onde financiam o desenvolvimento dos produtos para posteriormente receber a maior parte do projeto.

• A análise correta dos custos também facilita durante a negociação de novos projetos, fazendo com que o empresário sempre tenha clareza de informações para a tomada de decisões.

• Todos estes esforços faz com que a empresa se torne mais eficiente o que é fundamental para a melhoria da competitividade, tornando mais lucrativa e conseqüentemente mais rentável.

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