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  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    DIRECCION GENERAL DE

    ADMINISTRACION -UPCH

    CURSO AUDITORIAS INTERNAS DEL

    SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

    Proyecto ISO 9001Direccin General de Administracin

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    OBJETIVOS del CURSO

    El Participante al finalizar el curso ser

    capaz de:

    Planificar una auditoria Contar con los criterios para Ejecutar una auditoria

    Elaborar un Informe de una auditoria realizada

    Ejecutar actividades de seguimiento de auditorias realizadas

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    TEMARIOIntroduccin a las auditorias Clasificacin

    Trminos y Definiciones

    Procedimientos de Auditoria

    Gua 19011

    Etapas de la auditoria

    Auditoria Planificacin

    Enfoque de la auditoria

    Auditoria - Ejecucin

    Rol del Auditor

    Reporte de NC

    Auditoria - El Reporte

    Auditoria - Seguimiento

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Introduccin a las auditorias Clasificacin

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Proceso de verificacin sistemtico, independiente y documentado para obtener

    y evaluar objetivamente las evidencias de

    auditoria ...

    Evidencias de Auditoria: informacin

    verificable, registros o declaraciones de

    hechos.

    Definicin (ISO 9000)

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    ... con el fin de determinar la extensin con que se cumplen los criterios de

    auditoria

    Criterios de Auditora: polticas,

    procedimientos, estndares, buenas

    prcticas o requisitos con los que el

    auditor compara la evidencia reunida

    durante la auditoria.

    Definicin (cont.)

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Proceso de verificacin sistemtico,

    independiente y documentado

    para obtener y evaluar objetivamente las

    evidencias de auditoria con el fin de

    determinar la extensin con que se

    cumplen los criterios de auditoria del

    sistema de gestin fijado por la

    organizacin

    DEFINICION

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    CLASIFICACIN DE LAS

    AUDITORAS

    AUDITORAS INTERNAS

    AUDITORAS EXTERNAS

    SEGUNDA PARTE

    El SGC de la organizacin

    es auditado por auditores

    externos de partes

    interesadasEj.: cliente audita proveedor

    TERCERA PARTE

    El SGC de la organizacin

    es auditado por auditores

    externos independientesEj.: auditoria de certificacin

    PRIMERA PARTE

    La organizacin audita su

    propio SGCEj.: auditoria interna

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Trminos y Definiciones

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    auditoriaProceso sistemtico,

    independiente y documentado

    para obtener evidencias de la

    auditoria y evaluarlas de manera

    objetiva con el fin de determinar la

    extensin en que se cumplen los

    criterios de auditoria

    Equipo auditor

    Uno o ms auditores que

    llevan a cabo una auditora

    auditor

    Persona con la competencia

    para llevar a cabo una auditora

    Experto tcnico

    Persona que aporta

    experiencia o conocimientos

    especficos al equipo auditor

    Cliente de la

    auditoria

    Organizacin o persona

    que solicita una auditora

    auditado

    Organizacin que es

    auditada

    Uno de los

    auditores es

    designado como

    lder

    Puede incluir

    auditores en

    entrenamiento

    Puede ser el

    auditado u

    otra

    organizacin

    No participa

    como auditor

    ISO 9000:2005

    ISO 19011:2002

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    programa de auditoria

    Conjunto de uno o ms

    auditorias planificadas para un

    perodo de tiempo determinado

    y dirigidas hacia un propsito

    especfico

    hallazgos de la auditora

    resultados de la evaluacin

    de la evidencia de la

    auditoria recopilada frente

    a los criterios de auditoria

    evidencia de la auditora

    registros, declaraciones de

    hechos o cualquier otra

    informacin que son pertinentes

    para los criterios de auditoria y

    que son verificables

    conclusin de la auditoria

    resultado de una auditoria

    que proporciona el equipo

    auditor tras considerar los

    objetivos y todos los

    hallazgos de la auditoria

    plan de auditoria

    descripcin de las

    actividades y de los detalles

    de una auditoria

    alcance de la auditoria

    extensin y lmites de una

    auditoria

    criterio de auditoria

    conjunto de polticas,

    procedimientos o requisitos

    utilizados como referencias

    ISO 9000:2005

    ISO 19011:2002

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    conformidad

    cumplimiento de un requisito

    no conformidad

    incumplimiento de un requisito

    requisito

    necesidad o expectativa

    establecida generalmente

    implcita u obligatoria

    ISO 9000:2005

    ISO 19011:2002

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Principios de auditoria

    relacionados con los auditores

    Conducta ticaEl fundamento del

    profesionalismo

    Cuidado profesionalLa aplicacin de esmero y criterio en

    la auditora

    Presentacin justaLa obligacin de reportar

    acertada y precisamente

    ISO 19011:2002

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    ISO 19011:2002Independencia

    La base para la

    imparcialidad de la

    auditora y la objetividad

    de las conclusiones

    Enfoque basado en evidenciasEl mtodo racional para lograr

    conclusiones de la auditora confiables y

    reproducibles en un proceso sistemtico

    Principios de auditoria

    relacionados con los auditores

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Procedimientos de Auditoria

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    PROPSITO DE UNA AUDITORIA

    Es Conforme a las disposiciones

    planificadas, los estndares y los

    requisitos de las normas aplicables

    Est funcionando / implementado

    Es efectivo y produce los resultados previstos

    Determinar si el Sistema de Gestin

    Proveer informacin para la Revisin por la Direccin

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Razones para realizar una

    auditoria

    Est programada

    Nuevos proveedores

    Revisin peridica de proveedores

    Requisito contractual

    Cambios en el sistema

    Problemas de calidad

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Beneficios

    Dar confianza a la direccin

    Dar confianza al cliente

    Observar problemas operacionales

    Proveer oportunidades de mejoramiento

    Proveer retroalimentacin para acciones

    correctivas y preventivas

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    EL PROGRAMA DE AUDITORIASConsiderar

    Importancia de los procesos y reas a

    auditar

    Estado de la actividad

    Resultados de auditoras previas

    Minimizar alteraciones en la Empresa

    Disponibilidad de los auditados y auditores

    El programa suele ser anual o semestral

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    1. Incluir todos los sectores/areas y procesos

    dentro del alcance del SGC

    2. Cubrir todos los requisitos de la norma

    aplicable

    3. Definir frecuencia de auditoras segn

    importancia de la actividad

    4. Considerar tiempo de realizacin de cada

    auditora

    EL PROGRAMA DE AUDITORIASPAUTAS

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    alcance

    frecuencia

    metodologa de auditorias

    responsabilidades y requisitos para

    conducirlas

    comunicar sus resultados

    Debe comprender:

    PROCEDIMIENTO DE AUDITORA

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Gua 19011

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    ISO 19011:2002

    Guas para auditar sistemas de

    calidad y ambiental

    1 Alcance

    2 Referencia Normativa

    3 Trminos y definiciones

    4 Principios de auditoria

    5 Gestin de programas de auditoria

    6 Actividades de auditoria

    7 Competencia y evaluacin de auditores

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Calificaciones del auditor

    Atributos personales

    Educacin,

    entrenamiento,

    trabajo y experiencia

    en auditorias

    Competencia

    Lder del equipo

    Calificaciones duales

    Proceso de evaluacin

    Desarrollo profesional

    continuo DPC

    Cuidado profesional

    Seleccin del equipo

    auditor

    LenguajeISO 19011:2002

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Revisin documental inicial

    u otros

    criterios de

    auditora

    ISO

    9001:2008

    (Adecuacin, de escritorio, de intencin)

    Utilizar listas de chequeo

    En muchos casos no es posible

    asegurar si los requisitos de

    ISO 9001 se cumplen, solamente

    revisando el manual de calidadLos auditores tendrn que desarrollar

    un enfoque global para asegurar la

    adecuacin de la documentacin del

    SGC (no slo procedimientos) y pueden

    desarrollar una parte o el total de esa

    actividad en sitio

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Beneficios de la revisin

    documental inicial

    Entender el sistema

    Ayuda a la planificacin

    Identifica necesidad de especialista

    Identifica problemas

    Provee oportunidad para llenar insuficiencias

    Evala si es entendible

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Auditoria de conformidad

    o de implementacin

    Prcticas de trabajoy el resto de

    la documentacin

    del SGC

    Las prcticas de trabajo pueden

    no estar documentadas en

    procedimientos o instructivos

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Etapas de la auditoria

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    1 PREPARACIN

    2 EJECUCIN

    3 INFORME

    4 SEGUIMIENTO

    ETAPAS DE UNA AUDITORA

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Distribucin tpica de tiempos

    1.- Preparacin 40%

    2.- Ejecucin 40%

    3.- Informe 10%

    4.- Seguimiento 10%

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Auditoria Planificacin

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    PAUTAS PARA LA PREPARACIN DE LA AUDITORA

    Las auditoras son costosas

    Las auditoras deben ser bien planeadas y

    conducidas

    Las auditoras no deben ser realizadas por

    sorpresa

    Acordar siempre con el auditado fechas

    convenientes por adelantado (ver Programa de

    Auditoria)

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    INFORMACIN PREVIA

    Informes de Auditorias anteriores y

    Revisiones de la Direccin

    Documentos del SGC: Fichas de

    procesos, procedimientos, mtodos,

    manuales, etc.

    Mapa de procesos

    Legislacin, otros requisitos aplicables

    y Documentos Institucionales

    Reclamos de partes interesadas

    Necesidades de la Gerencia

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Qu hacen en el Area / sector?

    Cun grande es cada proceso?

    Qu procesos operan?

    Qu criterios se deben cumplir?

    Complejidad de las operaciones

    INFORMACION DEL AREA A AUDITAR

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    PREPARACION DEL AUDITOR

    ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS...

    Mapear el sistema

    Procesos

    Entradas & salidas

    Controles

    Secuencia de procesos

    Interacciones

    Elaborar el Plan de Auditoria!

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    PREPARACION DEL AUDITOREl auditor debe prepararse para...

    Seguir el proceso de un extremo hasta el otro, verificando la eficacia del control

    No limitarse solo a determinar la conformidad de lasactividades con lo establecido en los procedimientos

    Evaluar tambin, y sobre todo, si el proceso es capaz y produce los resultados intentados

    El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad

    de los procesos y del sistema para alcanzar los

    objetivos establecidos !

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Objetivo y alcance

    Lugares, fechas y recursos

    Criterio: Documentos o requisitos

    aplicables

    Integrantes del Equipo de

    Auditoria

    Cronograma de actividades, con tareas

    asignadas a los auditores

    Debe ser acordado con el auditado

    AGENDA DE AUDITORA

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    AGENDA DE AUDITORA

    AGENDA DE LA AUDITORIA

    1. Informacin General de Auditoria Interna

    Procesos / Sector Auditado:

    VENTAS ADMINISTRACION

    Cdigo de Auditora:

    2008 / 04

    Fecha de Auditoria: 11 de Junio de 2008

    Auditor Lder: Sr. Au.

    Auditor Asistente: Sr. Ditor

    Objetivo de la Auditoria: : Evaluar el grado de implementacin del Sistema Integrado

    de Gestin

    Alcance de la Auditoria:

    Todos los procesos comerciales y Administrativos. Todos los requisitos aplicables

    1.1 Agenda

    Hora Auditor Lder Auditor Asistente

    9:00 Reunin Inicial

    9:15 Seguimiento de NC y AC (8.5.2, 8.5.3)

    9:45Procesos comerciales (7.2., 8.2.1)

    Mercado externo (7.2., 8.2.1)

    10:30 Logstica (7.4) Exportaciones (7.2, 8.2.1)

    12:00

    13:00 Reunin de enlace del equipo auditor

    14:00 Reunin Final

    REFRIGERIO

    Criterio: ISO9001:2000

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    El Equipo de Auditoria debe ser informado de:

    Objetivos, Alcance y Criterio de la auditoria

    Detalles de los sectores y actividades a auditar

    El Equipo de Auditoria debe:

    Recopilar la informacin previa necesaria

    Elaborar la agenda de Auditoria

    Preparar los documentos de trabajo:

    Listas de verificacin

    Formatos

    PREPARACIN DE LA AUDITORIA

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    TEMAS A INVESTIGAR Y SECUENCIA

    2.- El SGC est implementado y

    funciona segn la planificacin?

    3.- El SGC es eficaz?

    Es capaz para lograr los objetivos

    y alcanzar la satisfaccin de las

    partes interesadas?

    Secuencia tradicional

    Secuenciasugerida

    1.- El SGC est diseado conforme a

    las normas aplicables?

    DebilidadesEn requisitosespecficos

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    PAUTAS PARA LA AGENDA DE

    AUDITORIA

    Se recomienda realizar la primera entrevista al responsable del Sistema de gestin de calidad para

    tener una visin global del mismo.

    La penltima entrevista debe hacerse a Recursos Humanos para cruzar informacin recogida en

    campo sobre competencias y responsabilidades del

    personal.

    La ltima entrevista es a la Alta Direccin ya que es importante preguntarle aspectos de gestin una vez

    que se ha auditado todos los procesos planificados.

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    PAUTAS PARA LA AGENDA DE

    AUDITORIA

    Siempre debe auditarse al Representante de la Direccin y a la Alta Direccin an cuando el alcance de la auditoria fuese bien reducido.

    Respetar los horarios de entrada/salida, tiempos de descanso y otros.

    Incluir en la Agenda los tiempos de traslado cuando las sedes son distantes entre s.

    Incluir en la Agenda los tiempos de refrigerio de los auditores pero no contabilizarlos en el numero de das/ horas auditor.

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    TALLER 1 AGENDA DE AUDITORIA

    INSTRUCCIONES

    Para la DGA, elabore un Plan de auditoria interna para el alcance INDICADO EN EL

    MANUAL de Calidad y utilizando la

    informacin del mismo.

    Tiempo estimado 8 das auditor.

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    TALLER 1- AGENDA DE

    AUDITORIA

    MATERIALES A UTILIZAR:

    Manual de gestin de Calidad de DGA

    Formato de Plan de Auditoria de DGA

    Norma ISO 9001:2008

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Fecha:

    Objetivo:

    Alcance:

    Criterios de Auditora:

    DIA 1 DIA 2

    Da Hora Auditor Proceso a Auditar Auditado Requisitos Da Hora Auditor Proceso a Auditar Auditado Requisitos

    Equipo Auditor:

    PROCESO

    AL: Auditor Lder, A: Auditor, O:Observador

    Consideraciones:

    PLAN DE AUDITORIA

    Jefe de Calidad

    NOMBRES

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Gua para asegurar la continuidad de la Auditoria

    LISTA DE VERIFICACIN

    Mantiene claros los objetivos

    Ayuda a administrar el tiempo

    Define el camino de la

    investigacin

    Organiza la toma de notas

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    SISTEMAS INTEGRADOS

    AUDITORIA INTERNA

    LISTA DE VERIFICACION

    MUNDIAL S.A.

    FECHA:.............

    AUDITORIA:......

    SECTOR/PROCESO:...............................

    ALCANCE:.................................................

    AUDITADO:...........................

    AUDITOR:...................................

    .REQUISITOS PUNTOS A VERIFICAR Doc HALLAZGOS

    CONTROL

    DEL

    PROCESO

    MEJORA

    DEL

    PROCESO

    PLAN&

    IMPLEMENT,

    PROCESO

    NC

    TOTAL AUDITORIA

    SIG

    Resp.

    Recursos

    Disear una muestra

    sistmica y registrarla

    en la

    Lista de Verificacin

    Reg

    .

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Mal uso de la Lista de Verificacin:

    Omisin de temas importantes por no estar incluidos

    Realizar un ejercicio de preguntas y

    respuestas (obstruccin de la comunicacin)

    Tener una perspectiva estrecha del sistema de Calidad

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    TALLER 2 LISTA DE VERIFICACION

    INSTRUCCIONES;

    Para un proceso a auditar que est

    incluido en el Plan de la Auditoria, elabore

    una lista de verificacin, considerando

    como potenciales preguntas los puntos de

    las normas a auditar, los documentos

    Institucionales y el marco legal

    relacionado.

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    TALLER 2 LISTA DE VERIFICACION

    MATERIALES A UTILIZAR:

    Plan de la auditoria (Taller 1)

    Ficha de proceso asignada

    Formato Lista de Verificacin de DGA

    Papel en blanco

    Norma ISO 9001

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Enfoque de la auditoria

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Las relaciones entre auditor y

    auditado son crticas para una

    auditora exitosa

    Relaciones auditor - auditado

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Informacin

    Ideas

    Actitudes

    Comunicacin

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Emisor

    codifica

    Receptor

    decodifica e

    interpreta

    Mensaje

    Retroalimentacin

    Proceso comunicativo

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Fsicas

    Intelectuales

    Fisiolgicas

    Barreras para una

    comunicacin efectiva

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Creando un clima para la comunicacin:

    Tranquilice al auditado

    Explique el propsito

    Explique acerca de las notas

    Mantenga al auditado informado de susobservaciones

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Establecer un clima apropiado

    Tranquilice al auditado

    Utilice la tcnica para preguntar apropiada

    Haga preguntas aclaratorias

    Observe el lenguaje corporal

    Observe el lenguaje paralelo

    Sea amigable y diplomtico

    Enfoque exitoso para la auditoria

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Auditoria - Ejecucin

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    EJECUCIN DE LA AUDITORA

    ETAPAS

    Reunin inicial

    Recopilacin de evi dencias

    Reunin final

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Se establecen las reglas generales para la realizacin de la Auditoria

    Contenidos:

    Presentaciones

    Exponer cul es el objetivo, alcance y criterio de la

    Auditoria, siempre enfocando el propsito de mejora

    Metodologa a emplear para entrevistas y reporte

    Definicin de No Conformidad, Observacin, etc

    Revisin de la agenda de Auditoria

    Identificar los responsables de las reas a ser

    auditadas (interlocutores vlidos)

    REUNION DE APERTURA

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Aclarar que la Auditoria es

    una muestra

    Declaracin de confidencialidad

    Arreglos logsticos, traslados, seguridad,

    pasaportes mdicos, etc

    Aclaracin de dudas

    Confirmar horario de la

    reunin final

    Confirmar visitas guiadas a las instalaciones (si es

    necesario)

    La reunin inicial no se debe suprimir!

    Contenidos (cont.) :

    REUNION DE APERTURA

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Informacin verificable

    Se basan en:

    - entrevistas

    - examen de documentos

    - observacin de actividades y condiciones

    - resultados de mediciones y ensayo

    - registros

    EVIDENCIAS OBJETIVAS

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Tcnicas de preguntas: Abiertas

    qu

    porqu

    cundo

    cmo

    dnde

    quin

    Usar prudentemente las preguntas:

    Cerradas

    Aclaratorias

    Mustreme!

    ENTREVISTAS

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    El auditor mantiene el control

    Lista de participantes

    Auditar dentro de la actividad planeada

    Tomar notas

    Recabar evidencias objetivas en todas sus formas

    RECOPILACION DE EVIDENCIAS

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Investigar todo lo necesario

    Seguir la pista de auditoria

    Tomar muestras representativas Verificar la coincidencia entre

    procedimientos escritos y la

    realidad

    RECOPILACION DE EVIDENCIAS

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Verificar lo expuesto durante las entrevistas

    Comunicar al auditado las No Conformidades

    Determinar si las No Conformidades constituyen casos aislados o si son

    generalizadas

    Registrar las No Conformidades

    RECOPILACION DE EVIDENCIAS

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Rol del Auditor

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    El rol del auditor es establecer para el clientede la auditoria la informacin basada en

    hechos de hasta qu grado los requisitos del

    criterio de auditoria se cumplen

    Todas las conclusiones deben basarsefirmemente en evidencia objetiva

    El auditor lder debe estar completamente acargo de la auditoria.

    Rol del Auditor

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    RESPONSABILIDADES DEL

    AUDITOR

    Cumplir con los requisitos

    Seguir plan y procedimientos

    Permanecer dentro del alcance

    Comunicar y aclarar requisitos de auditora

    Planear y realizar tareas individuales, acertada y responsablemente

    Recolectar y analizar evidencia

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    RESPONSABILIDADES DEL

    AUDITOR

    Permanecer alerta

    Reportar las observaciones

    Verificar acciones correctivas

    Cooperar con el auditor lder

    Retener y proteger documentos de la auditora

    Mantener confidencialidad

    Actuar de manera tica

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Responsabilidades del

    Auditor Lder

    Obtener toda la informacin requerida para laplanificacin

    Asistir en la seleccin del equipo

    Preparar el plan general

    Asignar tareas individuales

    Asegurar que los documentos de trabajo estnpreparados

    Auditar suficiencia

    Representar al equipo auditor

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Responsabilidades del

    Auditor Lder

    Presidir las reuniones de apertura y cierre

    Asegurar el progreso de la auditoria de acuerdoal plan

    Asegurar que las reuniones de enlace se llevan acabo regularmente

    Asegurar que los resultados de auditoria seanreportados de una forma clara, concluyente y sindemoras

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Reporte de NC

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Qu es una No Conformidad?...

    No cumplimiento de un requisito del cliente o

    de otras

    partes interesadas

    Requisito: necesidad o expectativa establecida

    o implcita

    Requisito legal o regulatorio

    Una Oportunidad para mejorar el desempeo, los

    resultados y la satisfaccin de partes interesadas

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    HALLAZGO

    DE LA

    AUDITORA

    Documentar las Fortalezas encontradas

    Las Debilidades pueden darse a travs de:

    a. No conformidades: generadas por el incumplimiento de

    requisitos establecidos

    b. Potenciales No conformidades (Observaciones): se

    generan a raz de hallazgos donde an no se ha

    incumplido requisitos pero se tienen evidencias que en

    cualquier momento se presentarn las mismas.

    DEBILIDADESFORTA

    LEZAS

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    DEBILIDADES

    Para que un Hallazgo se defina como NC se

    requieren 2 condiciones mnimas:

    Debe estar basado en evidencias objetivas Debe demostrarse incumplimiento de requisitos:

    De la norma ISO 9001 y otros estndares

    aplicables

    Procedimientos, planes u objetivos/metas

    Requisitos legales o regulatorios

    NC

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    INFORME DE NO CONFORMIDAD

    CONTENIDOS

    Area/Proceso

    Hallazgo(evidencia objetiva)

    Requisito Incumplido

    Firma

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    SOLICITUD DE ACCION: CORRECTIVA PREVENTIVA

    Fecha: Proceso: FP-1-C-7.4-L-06 Propietario del proceso:

    Fuente: Auditoria Revisin por la Direccin Anlisis de Datos Reclamos

    N .

    N

    N de AC/AP anterior.

    Descripcin de la no-conformidad: Descripcin de la no-conformidad potencial:

    Nombre: Firma: Fecha:

    Accin inmediata (cuando aplique)

    Nombre: Firma: Fecha:

    Descripcin de causas principales:

    Acciones a tomar: Correctivo Accin Correctiva Accin Preventiva

    Descripcin de accin: Responsable Fecha

    10.07.2010

    22.07.2010

    05.08.2010

    Responsable del proceso: Firma: Fecha:

    Verificacin de la implementacin:

    Nombre

    Firma

    Fecha:

    Comentarios:

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Para el proceso Bienestar de Personal, se tiene como objetivo Cumplir oportunamente con el trmite de pagos de subsidios, cuyo Indicador es Porcentaje de expedientes tramitados oportunamente para el pago de subsidios teniendo como meta 90% de cumplimiento mensual, la cual no se ha logrado para los ltimos 4 meses, en los que los resultados estn por debajo del 85%. El jefe de la Divisin de RR.HH dice que an no se han identificado las causas de los problemas ni tomado las acciones correspondientes.

    EJEMPLO 1

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Para el Proceso Bienestar de Personal, NO se evidencia la

    toma de acciones relacionadas con el incumplimiento del Objetivo Cumplir oportunamente con el trmite de pagos de subsidios, cuyo Indicador es Porcentaje de expedientes tramitados oportunamente para el pago de subsidios teniendo como meta 90% de cumplimiento mensual, la cual no se ha logrado para los ltimos 4 meses, en los que los resultados estn por debajo del 85%. La Norma ISO 9001:2008 requiere, en el punto 8.2.3 lo siguiente:Cuando no se alcancen los resultados planificados , deben llevarse a cabo correcciones y acciones correctivas, segn sea conveniente. La Ficha de procesos Bienestar del Personal establece la meta referida.

    REDACCIN DEL EJEMPLO 1EVIDENCIA

    REQUISITO INCUMPLIDO

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Durante la auditoria a la DGA se ha evidenciado que las personas auditadas en los procesos de: Servicios Generales, Gestin de Compras, Almacenes, Egresos- Pago manifestaron que no les haban comunicado sus responsabilidades.

    EJEMPLO 2

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Se ha evidenciado la No comunicacin de sus responsabilidades a los auditados de los procesos siguientes: Servicios Generales, Gestin de Compras, Almacenes, Egresos- Pago.

    La Norma ISO 9001:2008 requiere, en el punto 5.5.1 lo siguiente: La Alta Direccin debe asegurarse que las responsabilidades y autoridades estn definidas y son comunicadas dentro de la Organizacin.

    REDACCIN DEL EJEMPLO 2EVIDENCIA

    REQUISITO INCUMPLIDO

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    NO CONFORMIDADES

    Auditor Auditado

    NOCONFORMIDAD

    ACEPTA LA NO CONFORMIDAD

    INVESTIGAR CAUSA

    DETERMINARACCIN

    CORRECTIVA

    VERIFICACIN IMPLEMENTACIN

    VERIFICACIN EFICACIA

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    REUNIN DE CIERRE Agradecimientos

    Objetivos y alcance de la Auditora

    Aclarar que la Auditora fue una muestra

    Conclusiones:- existe un SGC?

    - est implementado?

    - es eficaz?

    En relacin al objetivo de la auditora,

    cul es la conclusin?

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Acordar fechas de verificacin de acciones correctivas

    Aclaracin de dudas

    No conformidades presentadas por cada auditor

    REUNIN DE CIERRE

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    TALLER 3- REPORTES DE NO

    CONFORMIDAD

    INSTRUCCIONES

    Los participantes resolvern los casos presentados por el Expositor.

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    TALLER 3- REPORTES DE NO

    CONFORMIDAD

    MATERIALES A UTILIZAR:

    Separata de Reporte de No conformidades

    Formato de Solicitud de Accin correctiva/ preventiva de la DGA

    Norma: ISO 9001

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Auditoria Integrada -El Reporte final

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    El Reporte es un proceso continuo!!!

    El informe escrito

    rea auditada

    Lugar y Fecha

    Equipo de Auditoria

    Participantes

    Documentacin aplicable

    Objetivo , Alcance y Conclusiones

    Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades del SGC

    No conformidades y observaciones

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    Auditoria Integrada -Seguimiento

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    SEGUIMIENTO DE LA IMPLEMENTACIN

    EVIDENCIAS DE:

    CAPACITACINNUEVOS PROCEDIMIENTOSCAMBIOS EN LA INFRAESTRUCTURANUEVOS REGISTROS

    SEGUIMIENTO A LA EFICACIA

    NO HAY RECURRENCIA DE LA NC

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    TALLER 4 - ENTREVISTAS

    INSTRUCCIONES:

    En base a la Lista de verificacin del

    Taller 2, realice una entrevista a su

    auditado de acuerdo a lo desarrollado en

    el taller mencionado.

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    TALLER 4 - ENTREVISTAS

    MATERIALES A UTILIZAR:

    Lista de verificacin del Taller 2

  • DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN -UPCH

    FIN DEL CURSO

    GRACIAS POR SU ATENCIN