cuadro de clasificaciÓn documental · alcaldÍa de itagÜÍ tablas de retenciÓn documental...

ALCALDÍA DE ITAGÜÍ

TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

VERSIÓN 2017

1

CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL CÓDIGO SERIE CÓDIGO SUBSERIE TIPOS DOCUMENTALES

01

ACCIONES CONSTITUCIONALES

01

ACCIONES DE CUMPLIMIENTO

Demandas Contestación de lo Demandado Pruebas Sentencia Anexos

02

ACCIONES DE GRUPO


03

ACCIONES POPULARES


04

ACCIONES POLICIVAS


05

ACCIONES DE TUTELA


01 DE ADMISIÓN Lisado de Asistencia Acta

02 DE ALBERGUE ADULTO MAYOR Lisado de Asistencia Acta

03 DE AMONESTACIÓN PARA EL INFRACTOR Acta

04

DE CAJA MENOR

Lista de Asistencia Acta Solicitud del Caso

05 DE CALIDAD Lista de asistencia Acta

06 DE CALIFICACIONES Lisado de Asistencia Acta



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02

ACTAS

07 DE CANCELACIÓN Lisado de Asistencia Acta

08 DE COMISIÓN Lisado de Asistencia Acta

09

DE COMITÉ

DE ARCHIVO Lisado de Asistencia Acta

DE CALIDAD Lisado de Asistencia Acta

DE CONCILIACIÓN

Citación Acta Resumen del Abogado Certificación

DE DEPURACIÓN CONTABLE Lisado de Asistencia Acta

DE DOCTRINA CONTABLE Lisado de Asistencia Acta

DE DOCTRINA TRIBUTARIA Lisado de Asistencia Acta

DE GRUPO PRIMARIO Lisado de Asistencia Acta

DE JUSTICIA TRANSICIONAL Y SUBCOMITÉS

Lisado de Asistencia Acta

DE ORDEN PÚBLICO

Lista de asistencia Actas Anexos

DE RENDICIÓN DE CUENTAS Lisado de Asistencia Acta

ESCENARIOS DEPORTIVOS Lisado de Asistencia Acta

ESTÍMULOS ACADÉMICOS Lisado de Asistencia Acta

GERONTOLÓGICO Lisado de Asistencia Acta

PERMANENTE DE ESTRATIFICACIÓN

Control de Asistencia Actas Anexo eventual

PRIMARIO Lisado de Asistencia Acta

PRIMARIO DE CALIDAD Lisado de Asistencia Acta

TÉCNICO Lisado de Asistencia Acta

TÉCNICO DE DEPURACIÓN CONTABLE




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TÉCNICO MECI Lisado de Asistencia Acta

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DE CONSEJO

DE CULTURA

Listado de Asistencia Acta Anexos

DE GOBIERNO Listado de asistencia Acta

DE SEGURIDAD Lisado de Asistencia Acta

MUNICIPAL DE POLÍTICA FISCAL (COMFIS)

Acta Solicitud de Modificación Viabilidad de Planeación Resolución de Asignación de Recurso Copia del Decreto

11

DE CONTROL

SANITARIO A ESTABLECIMIENTOS ABIERTOS

Lista de asistencia Acta

SANITARIO INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

Lista de asistencia Acta

12 DE DECOMISO Lista de asistencia Acta

13 DE EGRESADO Lisado de Asistencia Acta

14 DE GRADO Lisado de Asistencia Acta

15 DE GRUPO PRIMARIO Listado de Asistencia Acta

16 DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL


17 DE INTERVENTORÍA Listado de Asistencia Acta

18 DE RECUPERACIÓN Lisado de Asistencia Acta

19 DE REFUERZO Lisado de Asistencia Acta

20 DE RETENCIÓN DE ELEMENTOS QUE SE ENCUENTRAN EN EL ESPACIO PÚBLICO

Acta

CON E. P. S. Listado de Asistencia Acta

CON E. S. E. Listado de Asistencia Acta



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DE REUNIÓN

CON I. P. S. Listado de Asistencia Acta

DE COMITÉ TÉCNICO Lisado de Asistencia Acta

FONDO ROTATORIO Lisado de Asistencia Acta

INTERNA – LÍDERES MECI Listado de Asistencia Acta

22

DE SANEAMIENTO CONTABLE

Documento Técnico de depuración Anexos recibo de caja Nota de Tesorería

23 DEL CONSEJO MUNICIPAL DE RIESGO

Listado de asistencia Actas

24 DEL NUEVO MARCO NORMATIVO CONTABLE

Listado de Asistencia Acta

25 CONSEJO DIRECTIVO DEL FONDO ROTATORIO DE VIVIENDA


03 ACUERDOS 01 CONSEJO DIRECTIVO (EDUCACIÓN)


02 DEL FONDO ROTATORIO DE VIVIENDA

04

BALANCES GENERAL Y ESTADOS FINANCIEROS

05

BOLETINES

01 DE CAMBIO DE NOMENCLATURA

Boletín Información catastral

02 DE TESORERÍA

03 INSTITUCIONALES

01

DE COMPORTAMIENTOS CONTRARIOS A LA CONVIVENCIA

02 DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

Certificado



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06

CERTIFICADOS

03 DE ESTUDIO

04 DE GRADO

05 DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Certificado

06 DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS ELECTRÓNICOS

Certificado Factura

07 DE MENAJE DOMÉSTICO

08 DE NO PLANTA

09

DE NORMAS DE SEGURIDAD Y CUMPLIMIENTO DE LA NORMA EN LAS PISCINAS

10

DE RADICACIÓN DE DOCUMENTOS PARA ENAJENACIÓN DE INMUEBLES DESTINADOS A VIVIENDA

Documento de identidad del solicitante, cuando se trata de personas naturales o certificado de la personería jurídica y representación legal vigente, cuando se trate de persona jurídica, cuya fecha de expedición no sea superior a 30 días; Estatutos debidamente aprobados y registrados cuando se trate de una entidad sin ánimo de lucro (Juntas de Vivienda, Organizaciones Populares de Vivienda, entre otras). Poder o autorización debidamente otorgado, cuando se actué mediante apoderado o mandatario (Original-Autenticado) Registro único de proponentes actualizado según normatividad vigente, o copia de su radicación si aún lo tiene; exigido a personas jurídicas que vayan a desarrollar Industria y Comercio), el cual deberá allegarse actualizado con la presentación de un nuevo proyecto. Certificado de registro e inscripción como enajenador de bienes inmuebles destinados a vivienda o para adelantar planes de vivienda por el sistema de



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autogestión, participación comunitaria o autoconstrucción, emitido por entidad competente del Municipio. Folio de matrícula inmobiliaria (Certificado de tradición y Libertad) del inmueble o inmuebles objeto de la solicitud, cuya fecha de expedición no sea superior a un (1) mes anteriores a la fecha de radicación. Copia de los modelos de contratos que se vayan a utilizar en la celebración de los negocios de enajenación de inmuebles con los adquirientes, a fin de comprobar la coherencia y valides de las clausulas con el cumplimiento de las normas que civil y comercialmente regulen el contrato. Copia del reglamento de propiedad horizontal con los parámetros legales exigidos. El presupuesto financiero del proyecto debe incluir (sea específico): Información General: Nombre o razón social e identificación de la persona natural o jurídica que ejecutara el plan o proyecto de vivienda, denominación del plan o proyecto; ubicación o dirección del inmueble; área total del lote; área de construcción autorizada; número y modalidad de unidades autorizadas, tales como: casas, apartamentos y lotes urbanizados, entre otros; (b) Información de Costos: Precio del lote, total estimado de los costos financieros directos e indirectos, gastos de venta y estimativo del valor total del costo del proyecto; (c) Información de ventas: Valor estimado de venta; (d) Financiación: Señalamiento de los recursos con los cuales se cubrirá la totalidad de los costos y de su origen; tales como recursos propios; créditos, recaudos por venta del proyecto y otros recursos, con sus correspondientes soportes contables.



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Firmados por: Representante legal, Contador Público y Revisor Fiscal (Persona Jurídica), Contador Público (Persona Natural). Licencia urbanística respectiva, salvo que trate del sistema de preventas. Certificación del cumplimiento de cesión de fajas o compensación de obligaciones urbanísticas e incorporación de las áreas públicas del proyecto y su respectivo registro ante entidad competente (Dirección Administrativa de Planeación). Cuando el inmueble en el cual ha de desarrollarse el plano o programa se encuentre gravado con hipoteca, documento que acredite que el acreedor hipotecario se obliga a liberar los lotes o construcciones que se vayan enajenando, mediante el pago proporcional del gravamen que afecte cada lote o construcción.

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DE REGISTRO COMO ENAJENADOR

Antecedentes Judiciales Fotocopia de la Cédula Formulario Declaración de Renta Diligenciar el formulario denominado “Solicitud de registro para enajenadores de bienes inmuebles destinados para vivienda o para adelantar planes de vivienda por el sistema de autogestión, participación comunitaria o autoconstrucción.” Adicional entregue adjunto a su solicitud los siguientes documentos: Documento de identidad del solicitante cuando se trate de personas naturales o certificado de personería jurídica y representación legal vigente cuando se trate de persona jurídica, cuya fecha de expedición no sea superior a 30 días. Estatutos debidamente aprobados y registrados cuando se trate de una entidad sin ánimo de lucro (Juntas de Viviendas, Organizaciones Populares de Vivienda, entre otras). Registro único de proponentes



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actualizado según normatividad vigente o copia de su radicación, si aún no la tiene; exigido a personas jurídicas que vayan a desarrollar proyectos de vivienda de interés prioritario (VIP) o interés social (VIS). (Cámara de Industria y Comercio) Certificado de Ingresos y Retenciones o Declaración de renta del último año gravable, según sea el caso.

12 DE RESIDENCIA Certificado

13 DE RETENCIÓN EN LA FUENTE E IVA

Certificado

14 DE SEMOVIENTES

15 LABORALES Constancia de Desempeño (Registro)

16 PARA EVENTOS MASIVOS

07 CIRCULARES 01 INFORMATIVAS

02 NORMATIVAS

08

COMPROBANTES

01

DE AJUSTE CONTABLE

Resolución o Certificación Acto Administrativo Soportes no Específicos, Según la Necesidad

02 DE CAJA Comprobante Soporte

03 DE CONTABILIDAD

04

DE EGRESO

ARRENDAMIENTO

Orden de Pago original Informe de Interventoría Factura Original Copia del R. P. Copia del Contrato o Convenio (solo primer pago) Anexar Adendas y Actas Modificatorias si las hubiere. Copia Acta de Inicio (solo primer pago) Copia del RUT. (solo primer pago o si hay cambio) Copia del RIT. (solo primer pago o si hay cambio) Carta Bancaria (solo primer pago o si hay cambio)

Orden de Pago Original Informe de Interventoría Factura Original



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PERSONA JURÍDICA

Copia del R. P. Certificado Paz Y salvo Parafiscales Contratista Revisor Fiscal: Copia de la Tarjeta profesional si se requiere. (Copia certificado antecedentes Junta Central de Contadores, no mayor de 3 meses) Representante Legal: Verificar la representación y en caso de cambio, anexar certificado de existencia y representación legal no mayor a 30 días. Copia del contrato o convenio: (Solo primer pago) Anexar adendas y actas modificatorias si las hubiere. Copia Acta de Inicio (solo primer pago) Copia del RUT. (solo primer pago o si hay cambio) Copia del RIT. (solo primer pago o si hay cambio) Carta Bancaria (solo primer pago o si hay cambio)

PERSONA NATURAL

Orden de Pago Original Informe de Interventoría Factura Original Copia del R. P. Parafiscales Contratista (con planilla de pago que indique período e IBC) Copia del contrato o convenio: (Solo primer pago) Anexar adendas y actas modificatorias si las hubiere. Copia Acta de Inicio (solo primer pago) Copia del RUT. (solo primer pago o si hay cambio) Copia del RIT. (solo primer pago o si hay cambio) Carta Bancaria (solo primer pago o si hay cambio) Certificado de Aportes al S.G.S.S. según decreto 2271/09 Certificado para definir la categoría de empleado y declaración juramentada dependiente. (si aplica anexar registro civil, certificado de estudio, certificados exigidos,…) (solo primer



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pago, o si hay cambio)

05 DE ENTRADA DE CONSUMO

06 DE INGRESO Comprobante

09

COMUNICADOS

01 DE INVITACIÓN Invitación

02 DE PRENSA Comunicado

03 DE REGISTRO FOTOGRÁFICO O AUDIOVISUAL

Fotografías Videos

10

CONCEPTOS

01 DE APTITUD AL CARGO

02

DE UBICACIÓN

Solicitud (Formulario) Copia de Industria y Comercio Copia de Cámara de Comercio Copia del Documento de Identidad Copia del uso anterior, si lo posee.

03 JURÍDICOS Solicitud Respuesta

11

CONCILIACIONES

01

BANCARIAS

Extracto bancario Documento fuente Auxiliar

02

PREJUDICIALES (PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN)

Conciliaciones Auto Admisorio Auto de Fecha y Hora Poder General Certificación

12

CONSECUTIVOS DE COMUNICACIONES OFICIALES

01 RECIBIDA Comunicado Respuesta

02 ENVIADA Comunicado Respuesta

Lista de Chequeo: Formato de Necesidad de contratación Solicitud de presentación de propuesta para prestación de servicios Estudios previos de conveniencia y oportunidad incluyendo el estudio del sector que sustenta el presupuesto oficial con los respectivos anexos (el estudio del sector no se requiere cuando es único proveedor o trabajos artísticos) Certificado de no existencia de personal en la planta de cargos Solicitud de viabilidad técnica



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CONTRATOS

01

CONTRATACIÓN DIRECTA – LISTA DE CHEQUEO

Certificado de viabilidad técnica expedida por la oficina de planeación municipal (aplica para proyectos de inversión, no para gastos de funcionamiento) Solicitud de disponibilidad presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal Propuesta de la persona natural o jurídica (en el formato establecido por el Municipio de Itagüí) Copia de la cedula de ciudadanía del representante legal de la persona jurídica o de la persona natural Matricula o tarjeta profesional del contratista Libreta Militar (para contratistas o representantes legales de personas jurídicas con edad inferior a 50 años Certificado que acredite la propiedad industrial, derechos de autor o ser proveedor exclusivo del bien o servicio RUT de persona natural o jurídica Certificado de existencia y representación legal del contratista (con fecha de expedición inferior a un mes), en caso de no tener este certificado los documentos equivalentes Registro Mercantil (para personas naturales con establecimiento comercial) Copia del acta de posesión del representante legal Certificado de contraloría y procuradurías de la persona jurídica y del representante legal o de la persona natural Certificado de antecedentes judiciales del representante legal de la persona jurídica o de la persona natural (contratista) Certificado de paz y salvo en seguridad social integral y constancia de pago (en caso de personas naturales)



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Certificado de afiliación a la seguridad social integral y constancia de pago (en caso de personas naturales) Certificados de idoneidad y formación (copias de actas de grado, de diplomas, etc.) Certificados de experiencia de contratos con objetos similares al que se va a contratar (pueden ser copias de contratos, actas de liquidación, actas de terminación, certificaciones emitidas por las entidades contratantes) Acto administrativo de justificación de la contratación directa Examen médico pre-ocupacional (para prestación de servicios con persona natural) Certificación Bancaria Solicitud de registro presupuestal Certificado de registro presupuestal Minuta del contrato Formato único hoja de vida de la función pública para persona jurídica (firmado por el encargado desde la secretaria dueña del proceso de elaborar los estudios previos) Formato único de hoja de vida persona natural (firmado por el encargado desde la secretaria dueña del proceso de elaborar los estudios previos) del link http://www.unal.edu.co/contratacion/2010/fhv_una.pdf Formato de declaración de bienes y servicios (para personas naturales) Formato de Registro de Información Tributaria (RIT) Pólizas de garantías incluidas en la minuta contractual Formato de verificación del cumplimiento de las garantías Formato de designación de la supervisión Acta de inicio Pólizas de garantías con vigencias modificadas de acuerdo a la fecha del

http://www.unal.edu.co/contratacion/2010/fhv_una.pdf

http://www.unal.edu.co/contratacion/2010/fhv_una.pdf



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acta de inicio Formatos de verificación del cumplimiento de garantías modificadas según fecha de inicio Acta(s) de justificación para modificación a una cláusula del contrato, adición en valor, prorroga en tiempo o aclaración Acta(s) de suspensión Actas(s) de reanudación Minuta(s) de modificación, de adición en valor, prorroga en tiempo o aclaraciones Pólizas de garantías con vigencias y amparos de acuerdo a las suspensiones, reanudaciones, adiciones en valor o prorroga de tiempo Formatos de verificación del cumplimiento de las garantías originadas por cada actuación anterior (adición en valor, prorroga en plazo) Informes de interventoría o supervisión y acta de pago Evidencias de ejecución de actividades del contrato Comprobantes de egreso y/o soportes financieros Acta de terminación Acta de recibo a Satisfacción de los bienes o servicios Acta de liquidación (no aplica para prestación de servicios profesionales ni de apoyo a la gestión. Nota. Dependiendo del desarrollo del contrato o convenio se pueden presentar varias modificaciones, adiciones o prorrogas, cada una de las cuales debe contener sus respectivos soportes documentales.

02

CONVENIOS DE

Lista de Chequeo: Formato de necesidad de contratación Solicitud de presentación de propuesta para convenio de asociación Estudios y documentos previos para Convenios de Asociación



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ASOCIACIÓN – LISTA DE CHEQUEO

Solicitud de viabilidad técnica Certificado de viabilidad técnica expedida por la oficina de planeación municipal (aplica para proyectos de inversión, no para gastos de funcionamiento) Solicitud de disponibilidad presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal Propuesta de la persona jurídica (en el formato establecido por el Municipio de Itagüí) Copia de la cedula de ciudadanía del representante legal de la persona jurídica Libreta Militar (para representantes legales de personas jurídicas con edad inferior a 50 años) RUT de persona jurídica Certificado de existencia y representación legal del asociado (con fecha de expedición inferior a un mes), en caso de no tener este certificado los documentos equivalentes Copia del acta de posesión del representante legal Certificados de contraloría y procuraduría de la persona jurídica y del representante legal Certificado de antecedentes judiciales del representante legal de la persona jurídica (asociado) Certificado de paz y salvo del seguro social integral y parafiscales expedido por el revisor fiscal o el representante legal, según aplique Certificados de idoneidad y formación (copias de actas de grado, de diplomas, etc. del personal involucrado en la ejecución de actividades del convenio) Certificados de experiencia de contratos o convenios con objetos similares al que se va a ejecutar (pueden ser copias de contratos, actas de liquidación, certificaciones)



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Acto administrativo (Resolución de idoneidad) Certificación Bancaria Minuta del convenio Solicitud del registro presupuestal Certificado del registro presupuestal Formato único hoja de vida de la función pública (para persona jurídica suscrito por el encargado de elaborar los estudios y documentos previos por parte de la secretaria dueña del proceso Formato de Registro de Información Tributaria (RIT) Pólizas de garantías incluidas en la minuta contractual Formato de verificación del cumplimiento de las garantías Formato de designación de la supervisión Acta de inicio Pólizas de garantías con vigencias modificadas de acuerdo a la fecha del acta de inicio Formatos de verificación del cumplimiento de las garantías modificadas según fecha de inicio Acta(s) de justificación para modificación a una cláusula del convenio, adición en valor, prorroga en tiempo o aclaración Acta(s) de suspensión Acta(s) de reanudación Minuta(s) de modificación en valor, prorroga en tiempo o aclaraciones Pólizas de garantías con vigencias y amparos de acuerdo a las suspensiones, reanudaciones, adiciones en valor o prorrogas en tiempo Formatos de verificación del cumplimiento de las garantías originadas por cada actuación anterior (adición en valor, prorroga en plazo) Informes de supervisión y acta de pago Evidencias de ejecución de



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actividades del convenio Comprobante de egreso y/o soportes financieros Acta de terminación Acta de liquidación Nota. Dependiendo del desarrollo del convenio se pueden presentar varias modificaciones, adiciones o prorrogas, cada una de las cuales debe contener sus respectivos soportes documentales.

03 DE ARRENDAMIENTO

04

DE COMODATARIO

Solicitud de elaboración de Contrato de Comodato, firmado por el Representante Legal. Copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la entidad pública que solicita el comodato del bien (150%). Certificado de existencia y representación legal, expedida por la autoridad competente. Copia del RUT de la entidad pública, y del representante legal de la misma. Hoja de vida de la Función pública del representante legal. Copia última cuenta de servicios públicos. Boletín de Responsables fiscales expedido por la Contraloría de la entidad Pública y representante legal. Antecedentes disciplinarios de la Procuraduría de la entidad pública y representante legal. Certificado de antecedentes judiciales del representante legal. Estudios previos. Consultas del Estado jurídico del Inmueble, (licencia de construcción urbanística, certificado de libertad y tradición, ficha catastral, avalúo catastral, plano de delimitación certificados por la Secretaría de Infraestructura. Nota: La entidad Comodataria, a través de su Representante, debe



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aportar los documentos relacionados en los numerales 1 al 6. Nota: El Municipio de Itagüí, a través de la Subsecretaria de Bienes y Servicios, adjuntará los documentos relacionados en los numerales del 7 al 11.

05

DE COMODATO

Solicitud de elaboración de Contrato de Comodato, firmado por el Representante Legal. Copia de la cédula de ciudadanía del Representante Legal de la entidad pública que solicita el comodato del bien (150%). Certificado de existencia y representación legal, expedida por la autoridad competente. Copia del RUT de la entidad pública, y del representante legal de la misma. Hoja de vida de la Función pública del representante legal. Copia última cuenta de servicios públicos. Boletín de Responsables fiscales expedido por la Contraloría de la entidad Pública y representante legal. Antecedentes disciplinarios de la Procuraduría de la entidad pública y representante legal. Certificado de antecedentes judiciales del representante legal. Estudios previos. Consultas del Estado jurídico del Inmueble, (licencia de construcción urbanística, certificado de libertad y tradición, ficha catastral, avalúo catastral, plano de delimitación certificados por la Secretaría de Infraestructura. Nota: La entidad Comodataria, a través de su Representante, debe aportar los documentos relacionados en los numerales 1 al 6. Nota: El Municipio de Itagüí, a través de la Subsecretaria de Bienes y Servicios, adjuntará los documentos relacionados en los numerales del 7 al



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11.

06 DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS

07

PROCESOS DE SELECCIÓN OBJETIVA – LISTA DE CHEQUEO

Lista de Chequeo: Estudios previos de convivencia y oportunidad incluyendo el estudio del sector que sustenta el presupuesto oficial con los respectivos anexos (solicitud de cotizaciones, cotizaciones, etc.) Formato de necesidad de contratación Solicitud de viabilidad técnica Certificado viabilidad técnica expedida por la oficina de planeación municipal (aplica para proyectos de inversión, no para gastos de funcionamiento Solicitud de disponibilidad presupuestal Certificado de disponibilidad presupuestal Aviso de convocatoria Ley 850 de 2003 Primer Aviso Publico según el artículo 224 Decreto 019 de Enero 10 de 2012 Proyecto de pliegos Segundo Aviso Publico según el artículo 224 Decreto 019 de Enero 10 de 2012 Observaciones al proyecto de pliegos Respuestas a las observaciones recibidas al proyecto de pliegos Manifestaciones de interés para cerrar proceso de selección a MYPIMES Acta de cierre para recibo de las manifestaciones de interés (limitación del proceso MYPIMES) Resolución de apertura Pliego de condiciones Acta de audiencia de riesgos Retiro formal de pliegos Observaciones al pliego de condiciones Respuestas de la entidad a las observaciones recibidas a los pliegos de condiciones Adendas



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Planillas de recibo de propuestas Acta de cierre de Proceso Acta de audiencia de precalificación Propuesta y anexos Evaluación preliminar de las propuestas Observaciones al informe de evaluación preliminar y respuestas de la entidad Documentos subsanados en el proceso Informe de evaluación final Acta de subasta / declaratoria de desierta / negociación único oferente Resolución de Adjudicación o declaratoria de desierta Acta de la audiencia de Adjudicación del Proceso Registro único tributario (RUT) (en caso de consorcios o uniones temporales, porque de lo contrario está incluido en la propuesta) Oferta económica ajustada por ítems al precio subastado o negociado Solicitud de registro presupuestal Registro presupuestal Minuta del contrato Certificación bancaria Formato del Registro de información tributaria (RIT) Pólizas de garantías solicitadas en la minuta del contrato Formato de verificación del cumplimiento de las garantías Formato de designación de la interventoría y/o supervisión Acta de inicio Pólizas de garantías con vigencias modificadas de acuerdo a la fecha del acta de inicio o de observaciones realizadas en la verificación anterior Formato de verificación del cumplimiento de las garantías modificadas según fecha de inicio Acta(s) de justificación para modificación a una clausula contrato, adición en valor, prorroga en tiempo o



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aclaración Acta(s) de suspensión Acta(s) de reanudación Minuta(s) de modificación en valor, prorroga en tiempo o modificación Pólizas de garantías con vigencias y amparos de acuerdo a las suspensiones, reanudaciones, adiciones en valor o prorrogas en tiempo del contrato Formato de verificación del cumplimiento de las garantías originadas por las anteriores actuaciones Informes de interventoría o supervisión y actas de pago Evidencias de ejecución de actividades del contrato Comprobantes de egreso y/o soportes financieros Acta de terminación Acta de liquidación Nota. Dependiendo del desarrollo del contrato se pueden presentar varias modificaciones, adiciones o prorrogas, cada una de las cuales debe contener sus respectivos soportes documentales.

14

CONVENIOS

01 02 03

DE PRÁCTICAS ACADÉMICAS INTERADMINISTRATIVOS PARA EL FOMENTO DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

15 DECLARACIONES RETEICA

16 DECRETOS Decreto

17 DERECHOS DE PETICIÓN

Derecho de petición Respuesta Anexos

Causación contable Obligación presupuestal Orden de pago



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EXPEDIENTES

01

DE COMPROBANTE DE PAGO

Resolución o Contrato Certificado de Disponibilidad Presupuestal Registro Presupuestal Actas de reunión Informe de interventoría o Supervisión Pagos de Seguridad Social Recibos de Caja Exitoso del Banco

02

DE INDUSTRIA Y COMERCIO

Inscripción en el Registro de Información Tributaria RIT 1.0 Actualización en el Registro de Información Tributaria RIT 1.0 Cese de actividades en el Registro de Información Tributaria RIT 1.0 Resoluciones por medio de las cuales se matricula cada oficio Resoluciones por medio de las cuales se proponen pliegos de cargos, previo a la imposición de una sanción por matricula de oficio Resoluciones por medio de las cuales se imponen sanciones por matricula de oficio Resoluciones por medio de las cuales se propone un pliego de cargos por cierre ficticio Resoluciones por medio de las cuales se imponen sanciones por cierre ficticio Exhortos para formalizar la inscripción en el Registro de Información Tributaria RIT 1.0 Resoluciones por medio de las cuales se propone un pliego de cargos previo a la imposición de una sanción por matricula extemporánea Resoluciones por medio de las cuales se impone sanciones por matricula extemporánea Resoluciones por medio de las cuales se propone pliego de cargos por no informar novedades Resoluciones por medio de las cuales se imponen sanciones por no informar novedades Resoluciones por medio de las cuales



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se cancelan las matriculas Resoluciones por medio de las cuales se proponen pliegos de cargos, previo a la imposición de una sanción por cese de actividades de manera extemporánea Resoluciones por medio de las cuales se imponen sanciones por cese de actividades de manera extemporánea Resoluciones por medio de las cuales se propone un pliego de cargos previo a la imposición de una sanción por informar datos equivocados en el Registro de Información Tributaria RIT 1.0 Resoluciones por medio de las cuales se impone una sanción por informar datos equivocados en el Registro de Información Tributaria RIT 1.0 Resoluciones por medio de las cuales se da la no sujeción pasiva del impuesto de Industria y Comercio Resoluciones por medio de las cuales se establecen estados de cuenta Resoluciones por medio de las cuales se establecen estados de cuanta provisionales Resoluciones por medio de los cuales se establece un estado de cuenta previo al cierre Oficios mediante los cuales se informa el estado de las obligaciones sustanciales previo al cierre Oficios mediante los cuales se informa el estado de las obligaciones sustanciales Resoluciones por medio de las cuales se modifica otra Resolución Resoluciones por medio de las cuales se revoca otra Resolución Resoluciones por medio de las cuales se resuelven recursos de reconsideración Autos admisorios de Recursos de Reconsideración Autos inadmisorios de Recursos de Reconsideración



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Autos de rechazo de Recursos de Reconsideración Autos aclaratorios Resoluciones por medio de las cuales se resuelven Recursos de Reposición Resoluciones por medio de las cuales se realiza una Revocación Directa Resoluciones por medio de las cuales se establecen saldos a favor Resoluciones por medio de las cuales se ordena las devoluciones de saldos a favor Resoluciones por medio de las cuales se realiza compensaciones Oficios de Respuesta a los escritos de descargos Oficios dando respuesta a las Acciones de Tutelas Notificaciones de los actos Administrativos que emite la Oficina de Rentas Sanción de peticiones y reclamos que ingresan a la plataforma de PQRS Sanción de peticiones, quejas y reclamos que ingresan por correo electrónico de los funcionarios Asesoría personalizada de los contribuyentes Asesoría telefónica de los contribuyentes Envió de títulos a la Oficina Jurídica y de Cobro Coactivo Envió de procesos a la Oficina de Fiscalización, Control y Cobro Persuasivo Confirmar las declaraciones anuales de Industria y Comercio y sus Complementarios Realizar procesos de devoluciones de saldos a favor en las Oficina de Tesorería y Contabilidad Solicitud de certificados de devolución de los Impuestos a la Oficina de Tesorería

03 DE MUEBLES E INMUEBLES



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04

DE POSTULACIÓN PARA PROYECTO DE VIVIENDA

Fotocopia de la Cédula Certificaciones Fotocopia de los Servicios Públicos Certificado de Libertad Certificado de Residencia

19

HISTORIALES

01 ACADÉMICA

02

CRÉDITO DE VIVIENDA

Escritura de constitución de Hipoteca Resolución Comprobantes Certificado de libertad Acta de aprobación crédito Copia de la cédula Copia de pagares

03 DE ACCIONES COMUNALES

04

DE ASOCIACIÓN DE JUNTAS DE ACCIÓN COMUNAL

Copia Acta de aprobación de estatutos. Copia Resolución/Auto de inscripción de estatutos. Copia Rut de la JAC actualizado Copia Rut del Representante legal actualizada Copia del acta de aprobación del Reglamento Interno. Copia del Reglamento Interno. Copia del mapa del radio de acción según los estatutos Copia del Plan de acción o plan de trabajo. Copia del registro del libro de actas de Junta directiva Copia del registro del libro de tesorería Copia del registro del libro de inventarios Copia del registro del libro de Bancos Copia de las cedulas los dignatarios elegidos actuales al 150% Copia de contrato de comodatos de bienes muebles e inmuebles Copia del último empalme Copia del Informe de Gestión 2016. Copia de Planes de mejoramiento si los establecieron. Copia de Presupuesto anual 2017. Copia de Informe financiero anual 2016



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INFORMAR: Comité al que pertenece, si es discapacitado, fecha de nacimiento, fecha de afiliación, ocupación y grupo poblacional de los dignatarios.

05 DE ASPECTOS LEGALES

06 DE BECARIOS (DIGITAL)

07 DE JUNTAS ADMINISTRADORAS LOCALES (JAL)

08 DE MUEBLES DEL MUNICIPIO DE ITAGÜÍ

09 DEL PARQUE AUTOMOTOR – TÉCNICO OPERATIVO INSTITUCIONAL

Acta Correspondencia Formato de seguimiento Formato de Horas extras Formato de comprobante firmado

10 INSTITUCIONALES

20

HISTORIAS

01 DE BECARIOS Copia de la Cédula Certificado de la Institución Educativa

02

LABORALES

DOCENTES

Formato único de hoja de vida Registro civiles y partidas de bautizo y matrimonio Fotocopia del documento de identidad Libreta militar Certificados judiciales Diplomas Exámenes médicos de ingreso Certificados de estudio Formato Comunicación de nombramiento Reintegros Actos administrativos Certificados laborales Antecedentes disciplinarios Documentos de concurso y selección, Certificados laborales Nombramientos Reintegros Traslados Encargos Licencias



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Incapacidades Vacaciones Retiros Evaluaciones Objetivos CARRERA ADMINISTRATIVA Inscripción Ascenso administrativo Formato reporte de evaluación del desempeño Sanciones disciplinarias Formato reporte de fortalezas y debilidades FO-GHH-05 Formato único de solicitud de novedades de traslado de personal Actos administrativos de entidades de control Primas Factor salarial especial Cesantías Apertura de cuentas Prestaciones médico asistencial Paz y Salvos Certificados DIAN Libranzas Otros Certificado de inducción FO-GHH-09 Ajuste pensión jubilación FO-GHH-10 Ajuste reliquidación FO-GHH-11 Pensión de Invalidez FO-GHH-12 Pensión de jubilación Pensión de jubilación por cuota parte FO-GHH- Reliquidación pensión FO-GHH-16 Planilla entrega de documentos FO-GHH-18 Formato para solicitud de horas extras FO-GHH-25 Prueba nómina FO-GHH-22 Ubicación y préstamo de historias laborales y documentos FO-GHH-15 Planilla de control de novedades de nómina FO-GHH-23 Solicitud de certificados

Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo Oficio de notificación del



VERSIÓN 2017

27

03

FUNCIONARIOS PÚBLICOS

nombramiento o del contrato de trabajo Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o del contado de trabajo Documentos de identificación Hoja de vida (Formato Único Función Pública) Soportes documentales de estudio y experiencia que acrediten los requisitos del cargo Acta de posesión Pasado judicial Certificado de antecedentes fiscales Certificado de antecedentes disciplinarios Declaración de bienes y rentas Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso) Afiliaciones a: salud, pensión, cesantías, etc. Actos administrativos: vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensión de contrato, pago de prestaciones, entre otros Evaluación de desempeño Calificación junta regional de invalidez Carta de solicitud Certificados laborales de empleadores Certificado de desempleo Certificado de supervivencia Declaración juramentada Fotocopia cedula de ciudadanía Liquidación de bono Liquidación de pensión Recursos de reposición Registro civil de matrimonio/ Partida eclesiástica Registro civil de nacimiento/ Partida eclesiástica Registro civil de nacimiento de hijos Registro de defunción Registro de pagos o colillas de pago Respuesta a recursos de reposición



VERSIÓN 2017

28

Solicitudes de Reliquidación

04 LIBROS

21

INFORMES

01 A ENTES DE CONTROL Informe Anexos

02

A LA CONTRALORÍA

GENERAL DE LA REPÚBLICA Informe

MUNICIPAL Informe Anexos

03 A LA POLICÍA

04 AL CONCEJO MUNICIPAL

Informe Anexos

05 AL DESPACHO DEL ALCALDE

Informe Anexos

06 AL PLAN DE MEJORAMIENTO

Informe Evidencias escaneadas Informe PQRDS

07 AL SISTEMA GENERAL DE REGALÍAS

Informe

08 CONFRONTACIÓN DE ESTUDIANTES SIMAT VS AULA DE CLASE

Informe Anexos

09

DE AUDITORÍA

DEL SGC

INTERNA

Plan de Auditoria Notificación al Auditor Acta de Apertura de Auditoria Auditoria Preinforme al Auditado Informe Auditoria Actas de Cierre Encuesta de Percepción del Usuario o Parte Interesada

10 DE CASA DE JUSTICIA Informe

11

DE COMITÉ

DE COORDINACIÓN DE CONTROL INTERNO

Informe

PRIMARIO Informe

12 DE COMPARENDOS A LA POLICÍA

Informe

13 DE CONCILIACIÓN DE FUENTE DE FINANCIAMIENTO

Informe Anexos



VERSIÓN 2017

29

14 DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN

Informe Anexos

15 DE DELEGACIÓN Informe Anexos

16 DE DELEGADOS Informe

17 DE DEUDA PÚBLICA Informe

18 DE EJECUCIONES PRESUPUESTALES

Informe

19 DE EMPALME ADMINISTRATIVO

Informe

20 DE ESTADOS FINANCIEROS

Informe

21 DE EVALUACIÓN DOCENTE Informe

INSTITUCIONAL Informe

22 DE EXCEDENTES DE LIQUIDEZ MENSUAL (DIGITAL)

Extracto bancario Plantilla Excel

23 DE FORMULARIO ÚNICO TERRITORIAL

Informe

24 DE GESTIÓN Informe Anexos

25 DE INDICADOR DE GESTIÓN

Informe Evidencia escaneada

26 DE INTERVENTORÍA ÚLTIMO PAGO

Informe anexos

27 DE LAS CAMPAÑAS DE AUTOCONTROL

Informe

28 DE LEY Informe

29

DE MATRIZ DE RIESGO DENTRO DEL PROCEDIMIENTO DEL COBRO COACTIVO

Informe Anexos Evidencia Escaneada Encuesta Planilla Asesoría

30 DE MENSUALES DE LOS CONSUMOS DE ENERGÍA Y RECLAMACIONES

31 DE MESA DE AYUDA Informe



VERSIÓN 2017

30

32 DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS. PQRDS

Informe

33 DE RENDICIÓN DE CUENTAS

informe

34 DE RENDIMIENTOS FINANCIEROS

Informe Anexos

35

DE SEGUIMIENTO

A LA MATRIZ DE RIESGO DE CORRUPCIÓN

Informe

ACADÉMICO Informe

AL PLAN ANTICORRUPCIÓN informe

36 DE VISITAS A ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS

Informe

37 DEL PLAN DE ACCIÓN Informe Anexo

38 DEL SISTEMA DE RENDICIÓN DE LA CUENTA DE INFORMES (CIRECI)

Informe

39 ESTADÍSTICOS Informe

40

MENSUAL

AL PLAN DE ACCIÓN

Informe Anexo Evidencia Escaneada

DE CONSUMOS DE ENERGÍA Y RECLAMACIONES

Informe

41 PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO

Informe

01 AGENDA CULTURAL MENSUAL

DIARIA DEL ALCALDE

02 ARCHIVOS DE RECIBO (DIGITAL)

(Resumen de Cada Bono Pagado)

03

AUTORIZACIÓN

BUSETAS

DE ESCENARIOS DEPORTIVOS

DE EVENTOS

04 CAMBIOS DE FUENTES (FORMATO



VERSIÓN 2017

31

22

INSTRUMENTOS DE CONTROL

SUSTITUCIÓN DE FUENTE)

05

CERTIFICACIÓN DEL BANCO POR APERTURA

Ejecución Financiera Recibo de Caja Comprobantes de Egreso Acta de Inicio Factura del Contratista Cancelación de la Cuenta Acta de Liquidación

06

COMPROBANTES

DE CONSUMO Certificados de no existencia

DE ENTRADA Factura

07 CONCILIACIONES DE FUENTES DE FINANCIAMIENTO. MENSUAL (DIGITAL)

08

CONTROL

DE CORRESPONDENCIA

DE VISITAS CIFDI

09

CONVENIOS

BANCARIOS

DE COFINANCIACIÓN Copia convenio Solicitud apertura cuenta bancaria

10

CUADRE DE CAJA

Resumen Recaudo en el Día por Cajero Consignación Constancia Movimiento Bancario

11 CUENTAS DE COBRO

12 ELECCIONES DE REPRESENTANTES AL FONDO ROTATORIO

13 EXITOSO DE CHEQUE

14

FORMATOS

DE CALIDAD

Formato Fotocopia documento de identidad

DE CAMBIO DE DIRECCIÓN DE COBRO DE IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO

DE LEVANTAMIENTO ÍNDICE AÉDICOS

LÍDER MECI



VERSIÓN 2017

32

SIGI

ÚNICO DE REPORTE DE ENFERMEDADES PROFESIONAL (FUREP)

ÚNICO DE REPORTES DE ACCIDENTES DE TRABAJO (FURAT)

15

FORMULARIOS DE AFILIACIÓN DE LOS USUARIOS AFILIADOS AL RÉGIMEN SUBSIDIADO Y APLICACIÓN DE NOVEDADES

16 INGRESO DE ACTIVOS FIJOS DE BIENES MUEBLES

17

LIQUIDACIÓNES

DE ESTAMPILLAS E. S. E. Contraloría Instituciones Educativas

DE IMPUESTOS DE DELINEACIÓN URBANA

Solicitud Liquidación

DE IMPUESTOS MENORES

DE ÓRDENES DE AVANCE Solicitud Tiquetes o facturas Constancia del evento asistido y días liquidados Programación

18 LISTADOS MAESTRO DE DOCUMENTOS DEL SGC

19

MODIFICACIONES

A RECAUDOS

AL PRESUPUESTO

20 ÓRDENES DE DESPACHO DE INSUMOS DE PAPELERÍA

21 PAPELERÍA DE



VERSIÓN 2017

33

USUARIOS INGRESADOS A LA POBLACIÓN CENSAL

22

PLANILLAS

DE CONTROL DE ASISTENCIA

INSTITUCIONES EDUCATIVAS

DE ASESORÍA Y ASISTENCIA AL USUARIO

Planilla de encuestas

DE DISPERSIÓN DE CAJA Recibo Caja Constancia de Transferencias

DE ENCUESTAS PERCEPCIÓN AL USUARIO Y/O PARTE INTERESADA

Planilla

23 RECAUDOS PRESUPUESTALES

24 RECLAMACIÓN GASTOS BANCARIOS

25

REGISTROS

CONTRATISTA DE CONTROL QUÍMICO (FUMIGACIÓN)

DE ASISTENCIA A ESCUELA DE PADRES

DE ASISTENCIA DE LOS ESTUDIANTES

DE AUSENCIAS DEL PERSONAL

DE CERTIFICADOS EXPEDIDOS

DE NIVELACIONES

DE QUEJAS Y RECLAMOS

DE REUNIONES GENERALES DE PADRES DE FAMILIA

DE SEGUIMIENTO A EGRESADOS

DE VACUNACIÓN DE MASCOTAS

DEL SERVICIO SOCIAL DEL ESTUDIANTE

DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

ESCOLAR (REGISTRO)

EXTEMPORÁNEO DE DEFUNCIÓN

PRESUPUESTAL Solicitud de la dependencia Copia del RUT



VERSIÓN 2017

34

Copia del contrato o liquidación Prestación social

Y FORMATOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

26 REQUERIMIENTOS INGRESADOS AL SISTEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

27

SOLICITUDES

DE APERTURA DE CUENTAS

DE BIENES MUEBLES A LA SUBSECRETARIA DE BIENES Y SERVICIOS

DE CANCELACIÓN DE CUENTAS

DE MUEBLES DE BAJA POR INSERVIBLES

28

TABLAS

DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

DE VALORACIÓN DOCUMENTAL

29 TRASLADOS BANCARIOS

30 VALES DE ANTICIPO

31 VISITAS A ENTRENADORES DE COMPETENCIA

23

INVENTARIOS

01 DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES

POR FUNCIONARIO

02 DE HARDWARE Inventario

03 DE INMUEBLES

04 DE INSUMOS

05 DE MUEBLES

06 DE SOFTWARE Inventario

07 DOCUMENTAL

01 AUXILIARES (LIBRO)

02 BANCOS (LIBRO)

03 AUXILIARES

04 DE CALIFICACIONES



VERSIÓN 2017

35

24 LIBROS 05 DE DUPLICADOS DE DIPLOMAS

06 DE MATRÍCULA

07 DE VALIDACIÓN

08 DIARIOS

09 MAYOR Y BALANCE

10 RECONOCIMIENTO DE SABERES

11 REGISTRO DE DIPLOMAS

25

LICENCIAS Y PERMISOS

01

DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS

02 DE FUNCIONAMIENTO DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS

03 DE INHUMACIÓN O CREMACIÓN

Licencia

04

DE CERRAMIENTO DE ANTEJARDINES

Copia del último impuesto predial Copia del certificado de libertad no mayor a 30 días Copia de la última cuenta de servicios Autorización del propietario al apoderado para solicitar el tramite Fotocopia de la cedula de ciudadanía o cedula de extranjería Copia de concepto de ubicación anterior o licencia de Funcionamiento y/o resolución de industria y comercio, expedida antes de solicitud de licencia urbanística ante la curaduría urbana con documentos y planos del proyecto urbanístico Plano con el diseño de cerramiento del antejardín y/o diseño Del parasol a realizar, en planta y alzado, donde se indique: área a intervenir, especificaciones técnicas, según lo establecido en la norma, debidamente acotado y firmado por un



VERSIÓN 2017

36

profesional competente (ingeniero o arquitecto). Anexar autorización escrita de los copropietarios o quien haga sus veces, cuando se trate de inmuebles sometidos a reglamento de propiedad horizontal. Certificado de libertad de los inmuebles que hacen parte del reglamento de propiedad horizontal (R.P.H.) Planos anteriores aprobados del primer piso (donde se indique claramente la existencia del antejardín). Tarjeta de alineamiento con una vigencia no mayor a un (1) año Foto del inmueble en el cual se realizara el cerramiento de antejardín y/o instalación del parasol. Otros documentos anexos.

05

DE CONSTRUCCIÓN

Copia del último impuesto predial Copia del certificado de libertad no mayor a 30 días Copia de la última cuenta de servicios Autorización del propietario al apoderado para solicitar el tramite Fotocopia de la cedula de ciudadanía o cedula de extranjería Copia de concepto de ubicación anterior o licencia de Funcionamiento y/o resolución de industria y comercio, expedida antes de solicitud de licencia urbanística ante la curaduría urbana con documentos y planos del proyecto urbanístico Plano con el diseño de cerramiento del antejardín y/o diseño Del parasol a realizar, en planta y alzado, donde se indique: área a intervenir, especificaciones técnicas, según lo establecido en la norma, debidamente acotado y firmado por un profesional competente (ingeniero o arquitecto). Anexar autorización escrita de los



VERSIÓN 2017

37

copropietarios o quien haga sus veces, cuando se trate de inmuebles sometidos a reglamento de propiedad horizontal. Certificado de libertad de los inmuebles que hacen parte del reglamento de propiedad horizontal (R.P.H.) Planos anteriores aprobados del primer piso (donde se indique claramente la existencia del antejardín). Tarjeta de alineamiento con una vigencia no mayor a un (1) año Foto del inmueble en el cual se realizara el cerramiento de antejardín y/o instalación del parasol. Otros documentos anexos.

06

DE OCUPACIÓN Y/O INTERVENCIÓN DEL ESPACIO PÚBLICO

Copia del último impuesto predial Copia del certificado de libertad no mayor a 30 días Copia de la última cuenta de servicios Autorización del propietario al apoderado para solicitar el tramite Fotocopia de la cedula de ciudadanía o cedula de extranjería Copia de concepto de ubicación anterior o licencia de Funcionamiento y/o resolución de industria y comercio, expedida antes de solicitud de licencia urbanística ante la curaduría urbana con documentos y planos del proyecto urbanístico Plano con el diseño de cerramiento del antejardín y/o diseño Del parasol a realizar, en planta y alzado, donde se indique: área a intervenir, especificaciones técnicas, según lo establecido en la norma, debidamente acotado y firmado por un profesional competente (ingeniero o arquitecto). Anexar autorización escrita de los copropietarios o quien haga sus veces, cuando se trate de inmuebles sometidos a reglamento de propiedad



VERSIÓN 2017

38

horizontal. Certificado de libertad de los inmuebles que hacen parte del reglamento de propiedad horizontal (R.P.H.) Planos anteriores aprobados del primer piso (donde se indique claramente la existencia del antejardín). Tarjeta de alineamiento con una vigencia no mayor a un (1) año Foto del inmueble en el cual se realizara el cerramiento de antejardín y/o instalación del parasol. Otros documentos anexos.

07 DE PARASOL

26

MANUALES

01 DE CALIDAD

02 DE CALIDAD SIGI

03 DE CONTINGENCIA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

04 DE CONVIVENCIA

05 DE FUNCIONES

06 DE GESTIÓN DE RENTAS

07 DE PROCEDIMIENTO

08 DE COBRO COACTIVO

09 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

10 DE PROTOCOLO DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

11 DE RECUPERACIÓN DE CARTERA

12 DE RENDICIÓN DE CUENTAS

13 DE SOFTWARE

27 NÓMINAS Nómina

01 CONTABLES Acto Administrativo



VERSIÓN 2017

39

28

NOTAS

02 DE PAGO CRÉDITO – DÉBITO

Acto Administrativo

03

DE TESORERÍA

Recibo de Caja Comprobante de Egreso Copia del Cheque Consignación Soporte de Planilla de Informe de Excedente

(CORRECCIÓN) Corregir Recibo Caja Ingreso o Salida Reconsignación Cheque Devuelto Rendimiento Financiero

29

ÓRDENES

01 DE INMOVILIZACIÓN DE VEHÍCULOS

Informe

02

DE PAGO

Certificación de Subsecretaría de Rentas Solicitud de Disponibilidad Presupuestal Registro Presupuestal Certificado de Registro y Disponibilidad Presupuestal

30

PLANES

01 ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO

Plan

02 NUAL DE ADQUISICIONES Plan

DE AUDITORIA Plan

03 ANUALIZADO DE CAJA

04 DE ACCESO AL SISTEMA EDUCATIVO

Plan Anexos

05 DE ACCIÓN Plan

06 DE APOYO AL MEJORAMIENTO

Plan

07 DE BIENESTAR Plan

08 DE BILINGÜISMO Plan

09 DE CAPACITACIÓN Plan

10 DE COMPRAS Plan

11

DE DESARROLLO MUNICIPAL

Plan Antecedente Informe



VERSIÓN 2017

40

12

DE ESTUDIOS

Plan

CASA DE LA CULTURA Plan

13 DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

Plan

14 DE GASTO PÚBLICO Plan

15 DE IMPLEMENTACIÓN DE JORNADA ÚNICA

Plan

16 DE INVERSIÓN Plan Informe

17

DE MEJORAMIENTO

DE AUDITORIA Plan

E. P. S. Plan Anexos

I. P. S. Plan

TERRITORIAL Plan

18 DE PERMANENCIA EN EL SISTEMA EDUCATIVO

Plan Anexos

19 EDUCATIVOS MUNICIPAL

Plan

20 ESTRATÉGICO DE MOVILIDAD

Plan

21 INDICATIVO Plan

22 INSTITUCIONALES Plan

23

OPERATIVO

ANUAL DE INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL

Plan

DE LOS COMITÉS DE FORMACIÓN DOCENTE

31 PÓLIZAS Pólizas de Accidentes Personales (AP) Estudiantil Póliza de Accidentes Personales (AP) Patrulleritos Póliza de Accidentes Personales (AP) Vida Grupo Deudores Hipotecarios Póliza de Accidentes Personales (AP) Vida Grupo Elección Popular Póliza de Accidentes Personales (AP) Visitantes Acuaparque Póliza de Automóviles Póliza de Incendio Deudores



VERSIÓN 2017

41

Póliza de Infidelidad y Riesgos Financieros (IRF) Póliza de Manejo Póliza de Maquinaria y Equipos Póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual (RC) Póliza de Servidores Públicos Póliza de Transporte de mercancías Póliza de Transporte de Valores Póliza Todo Riesgo

32

PROCEDIMIENTOS

01 DE INVESTIGACIÓN EN EL AULA

02

DE SESIÓN DE FAJAS

Solicitud de Sesión de Fajas Cumplimiento Técnico Sesión de Fajas Reparto Notarial

03 PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES

04

PARA LA GESTIÓN DE PROGRAMAS DE BIENESTAR LABORAL, ESTÍMULOS E INCENTIVOS

05

PARA TÉRMINO DE CONTRATO DE ARRENDAMIENTO UNILATERAL

Solicitud de Contrato Títulos Valores Notificación Arrendatario Certificación Entrega de Título Certificación No Reclamada

33

PROCESOS

01

ADMINISTRATIVOS DE COBRO COACTIVO

Título ejecutivo Mandamiento de pago Resoluciones Notificaciones Personal Correo Aviso Autos

02

CONTRARIOS

A LA CONVIVENCIA

Quejas Citaciones Audiencia Resoluciones

A LA INTEGRIDAD URBANÍSTICA

Certificado de Aptitud Geológica Certificado de Alindamiento o Alineamiento Escritura que compruebe la propiedad Licencia de Construcción



VERSIÓN 2017

42

Resolución

03 DE ACTA DE ENTREGA DE UN MENOR O ADOLESCENTE

04 DE ASEGURAMIENTO EN SALUD

05 DE AUXILIO DE ARRENDAMIENTO PARA AYUDA HUMANITARIA

06 DE COMPORTAMIENTOS CONTRARIOS A LA CONVIVENCIA

07 DE CONTRATACIÓN

08

DE CUOTAS

PARTES JUBILATORIAS POR COBRAR

Correspondencia Soportes de Pago Resoluciones Recibos de Caja Extractos Bancarios Conciliaciones RUT Copia de Cédula del Alcalde Acta de Posesión del Alcalde Certificado de Vigencia de la Cédula Certificado de las Mesadas Liquidación de Cuotas Partes Intereses de Mora Cedula del Jubilado Resolución que Reconoce la Pensión Resolución Aceptación de la Entidad Proyecto de Resolución Resolución Resolución Constituciones por Muerte de Jubilados Certificado de Defunción Guías de Correo

Correspondencia Soportes de Pago Resoluciones Recibos de Caja Extractos Bancarios



VERSIÓN 2017

43

PARTES JUBILATORIAS POR PAGAR

Conciliaciones RUT Copia de Cédula del Alcalde Acta de Posesión del Alcalde Certificado de Vigencia de la Cédula Certificado de las Mesadas Liquidación de Cuotas Partes Intereses de Mora Cedula del Jubilado Resolución que Reconoce la Pensión Resolución Aceptación de la Entidad Proyecto de Resolución Resolución Resolución Constituciones por Muerte de Jubilados Certificado de Defunción Guías de Correo

09

DE DESVINCULACIÓN ADMINISTRATIVA DE VEHÍCULOS DE SERVICIO PÚBLICO Y TRANSPORTE TERRESTRE INDIVIDUAL (TAXIS)

10

DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS

Certificado de Uso de Suelos Certificado de Bomberos Certificado de Sanidad Horario del Establecimiento Notificación a la Policía Proceso Verbal de Policía Resolución

11 DE ESTRATEGIAS DE EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

12 DE EVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS

13 DE HOMOLOGACIÓN DE ESTUDIOS ACADÉMICOS



VERSIÓN 2017

44

14 DE INVERSIÓN DE ASAMBLEAS FAMILIARES

15

DE INVESTIGACIÓN TRIBUTARIA

DECLARACIONES NO PRESENTADAS

Acto Administrativo Previo Administración Recurso de Reconsideración (2 meses) Contribuyente Emplazamiento para declarar (1 mes) Administración Presentación de la Declaración. Contribuyente Resolución Sanción Administración Liquidación Oficial de Aforo* Administración Recurso de Reconsideración* (2 meses) Contribuyente 2 años siguientes al plazo señalado para declarar. Dos meses contados a partir de la notificación de la liquidación oficial de aforo procede el recurso, la administración tiene un año para resolverlo.

DESMONTE DE AVISOS Y TABLEROS

Solicitud de Desmonte Contribuyente Resolución de Desmonte Administración Recurso de Reconsideración* (2 meses) Contribuyente Dos meses contados a partir de la notificación de la Resolución de desmonte procede el recurso, la administración tiene un año para resolverlo.

INEXACTOS

Emplazamiento para Corregir, es Opcional. Administración Presentación de la Declaración de Corrección* (1 mes) Contribuyente Requerimiento Especial (3 meses). Administración Liquidación Oficial de Revisión. Administración Recurso de Reconsideración* (2 meses) Contribuyente El contribuyente tiene un mes luego de la notificación del emplazamiento para dar respuesta



VERSIÓN 2017

45

Dos meses contados a partir de la notificación de la liquidación oficial de revisión procede el recurso, la administración tiene un año para resolverlo.

OMISOS

Emplazamiento Para Declarar (1 mes). Administración Presentación de la Declaración. Contribuyente Resolución Sanción Administración Liquidación Oficial de Aforo* Administración Recurso de Reconsideración* (2 meses) Contribuyente 5 años siguientes al vencimiento del plazo señalado para declarar. Dos meses contados a partir de la notificación de la liquidación oficial de aforo procede el recurso, la administración tiene un año para resolverlo.

PROYECTO

Proyecto Solicitud Proyecto (1 AÑO)*. Contribuyente. Liquidación Oficial de Corrección* (6 meses) Administración. Recurso de Reconsideración* (2 meses) Contribuyente. Para corregir las declaraciones tributarias, disminuyendo el valor a pagar o aumentando al saldo a favor, se elevará solicitud a la administración tributaria, dentro del año siguiente al vencimiento del término dará presentar la declaración. art 299. La administración debe practicar la corrección adentro de los 6 meses siguientes a la fecha de la solicitud. Dos meses contados a partir de la notificación de la liquidación oficial de revisión procede el recurso, la administración tiene un año para resolverlo.



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SANCIONABLES

Pliego de Cargos Administración Respuesta al Pliego de Cargos.* (1 mes) Contribuyente Resolución Sanción Administración Recurso de Reconsideración (2 meses).* Contribuyente El contribuyente tiene un mes luego de la notificación del pliego de cargos para responder. Dos meses contados a partir de la notificación de la Resolución Sanción procede el recurso, la administración tiene un año para resolverlo.

16 DE MATRÍCULA

17

DE PERMISO DE OCUPACIÓN DEL ESPACIO PÚBLICO VENTEROS AMBULANTES. AUTORIZADOS / NEGADOS

Solicitud Copia de la Cédula Requisitos Ley 232 Cuenta de Servicios Permisos Anteriores Autorización

18

DE PERSONERÍA JURÍDICA DE LAS PROPIEDADES HORIZONTALES

Acta de Asamblea General de Propietarios Aceptación Cargo de Administrador Copia de la Cédula Reglamento Propiedad Horizontal Resolución

19

DE REGISTRO

DE CLUBES DEPORTIVOS

DE FIRMAS DE DIRECTORES Y RECTORES DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS

20 DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS

21 DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

Comunicado Usuario Seguimiento como Tal

22 DE TRANSICIÓN EXITOSA EN LA PRIMERA INFANCIA

Protocolos Planes de Acción de la Institución Educativa



VERSIÓN 2017

47

23 DE VERIFICACIÓN DE DERECHOS

24

DE VIABILIZACIÓN

DE MODIFICACIONES PRESUPUESTALES

DE OBJETOS CONTRACTUALES

25 DEL FONDO DE SOLIDARIDAD Y RETRIBUCIÓN DEL INGRESO

26

DISCIPLINARIOS

Queja Pruebas Informe de hechos constitutivos de faltas disciplinarias Acta de reparto Pruebas Auto inhibitorio Auto de Citación Notificación personal Notificación por Estado Comunicaciones de citaciones Auto de declaratoria ausencia Ratificación y ampliación de prueba Versión libre Testimonio Audiencia y fallo proceso Testimonio Acta de visita administrativa Audiencia y fallo proceso Recursos

27 ELECCIÓN

28

INTELECTUALES – INSCRIPCIÓN DE SOFTWARE ANTE DERECHOS DE AUTOR

Certificado de Registro de Soporte Lógico Contrato de Sesión de Derechos de Autor Descripción del Software Solicitud de Registro de Obra Poder Especial Radicado de Registro Dirección de Registro de Derechos de Autor

ADMINISTRATIVAS

Demandas Contestación de lo Demandado Pruebas Sentencia



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48

29

JUDICIALES

Anexos

ADMINISTRATIVAS CONTRACTUALES

Demandas Anexos que son Pruebas Contestación de la Demanda Sentencia o Providencia

ADMINISTRATIVAS INCIDENTES Y RECURSO DE INSISTENCIA

Demanda Contestación Autos Sentencia

ADMINISTRATIVAS DE ACCIÓN DE REPETICIÓN

Demanda Contestación Autos del Juzgado Sentencia

ADMINISTRATIVAS DE NULIDAD Demanda Contestación Anexos que se Envían

ADMINISTRATIVAS DE NULIDAD ELECTORAL

Demanda Contestación Anexos que se Envían

ADMINISTRATIVAS DE NULIDAD Y RESTABLECIMIENTO CIVILES


ADMINISTRATIVAS DE REPARACIÓN DIRECTA


ADMINISTRATIVAS EJECUTIVO Demanda Contestación Anexos que se Envían

CIVILES Demanda Contestación Anexos que se Envían

LABORAL Demanda Contestación Anexos que se Envían

PENAL Demanda Contestación Anexos que se Envían

30

PARA LA AUTORIZACIÓN

DE EVENTOS MASIVOS

DE JUEGOS Y ATRACCIONES MECÁNICAS

DE SALIDA DE VEHÍCULOS Procesos



VERSIÓN 2017

49

31

POR INFRACCIONES URBANÍSTICAS

Denuncia o Queja Informe Visual Informe de Visita Técnica Respuesta a Denuncia Citación Auto Apertura de Investigación Preliminar Resolución para Legalizar Adecuar Citaciones por Aviso Resolución Vencimiento de Términos

32 POR VIOLENCIA INTRAFAMILIAR

33

QUERELLAS CIVILES DE POLICÍA

Demanda Auto de Aceptación Auto de Rechazo Nombramiento de Perito Recepción de Pruebas Testimonio de Partes Fallo Anteposición del Fallo Pruebas Documentales Material Probatorio Autos de Providencias Autos de Admisión Autos de Demandas Copias de Audiencias Auto de Visitas Autos de Conciliación

44

ÚNICOS DE POLICÍA:

SEGUNDA INSTANCIA

VERBAL ABREVIADO

01 ACADÉMICOS

02 CÓDIGO NACIONAL DE TRÁNSITO PROCESO DE LEY

03 CURSOS DE INFRACTORES

04

DE ARTICULACIÓN EMPRESA-ESTADO EN EMPRENDIMIENTO EMPRESARIAL PARA IMPACTAR EN LA INSTITUCIONES

Programa Convenio



VERSIÓN 2017

50

34

PROGRAMAS

EDUCATIVAS

05 DE AUDITORÍAS DEL SGC

06

DE AYUDA HUMANITARIA EN

ALIMENTACIÓN

ARRENDAMIENTO

07

DE BECAS

ESTUDIANTIL

DOCENTES Programa del Ministerio de Educación

08

DE BIENESTAR

ANIMAL

ESTUDIANTIL

09

DE CAPACITACIÓN

A LA COMUNIDAD Programa Asistencia

DE LICORES

DE MANIPULACIÓN DE ALIMENTOS

10 DE CONVIVENCIA

11

DE ENTREGA DE PAQUETES ALIMENTARIOS

Registros Físicos del Paquete Alimentario Base de Datos de Beneficiarios del Programa Planillas de Ayudas Alimentarias a Beneficiarios de los Programas Documentación de los Beneficiarios de los programas alimentarios. Comunicaciones Enviadas y Recibidas. Solicitudes de Ingresos a los Programas de Ayudas Alimentarias. Convenios con Entidades Planillas de Entrega de Bienestarina.

12

DE GESTIÓN

DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

DOCUMENTAL

13 DE INDUCCIÓN

14 DE JORNADA ÚNICA Programa Plan implementación jornada única

15 DE LINEAMIENTOS TÉCNICOS DE EDUCACIÓN INICIAL

Programa Lineamientos del Ministerio de Educación



VERSIÓN 2017

51

16 DE POSCONFLICTO, RECONCILIACIÓN, PEDAGOGÍAS Y ACCIONES PARA LA PAZ

Programa Informes Listado de Asistencia

17 DE SEGUIMIENTO Y CONTROL EDUCATIVO

Programa Plan implementación jornada única

18

DE SEGURIDAD, CONVIVENCIA CIUDADANA Y FAMILIAR, Y JUSTICIA ALTERNATIVA, CON ENFOQUE DE DERECHOS HUMANOS Y DERECHO INTERNACIONAL HUMANITARIO

Programa Informes Listado de Asistencia

19 DE SIEMBRA DE ÁRBOLES Y ENTREGA DE MATERIAL VEGETAL

20 DE SILVICULTURA

21 DE TALLER PSICOSOCIAL EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS

22 DE VICTIMAS (DESPLAZAMIENTO, VIOLENCIA DEL CONFLICTO)

Todo lo Referente al Conflicto Armado y Violencia, Desplazamiento

23 PAQUETE ALIMENTACIÓN (DS)

24 SISTEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

25 TOQUE PUES PARCE

01 BANCO DE PROGRAMAS Y PROYECTOS (PE)



VERSIÓN 2017

52

35

PROYECTOS

02

DE CONTRATACIÓN DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

Estudios Previos Necesidad Contractual Disponibilidad Presupuestal Registro Presupuestal Cámara de Comercio Cédula de Representante Legal Contrato Acta de Inicio Informe Acta de Liquidación

03 DE INFRAESTRUCTURA

04 DE INVERSIÓN PÚBLICA

05 DE INVESTIGACIÓN

06

DE PRESUPUESTO

(METODOLOGÍA GENERAL APLICADA)

ANUAL Proyecto

07 EDUCATIVO INSTITUCIONAL

Proyecto educativo

08

EN METODOLOGÍA GENERAL AJUSTADA

Carta de Presentación Certificado Banco de proyectos Componentes de Inversión Localización Específica Localización General Demás Documentos de la Entidad Financiera

09 PEDAGÓGICOS TRANSVERSALES

10

REGISTROS

PRESUPUESTAL

Y FORMATOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

36 RESOLUCIONES

37 SENTENCIA T – 762 - 2015

Listado de Asistencia Acta Acuerdo de Convivencia

cuadro de clasificaciÓn documental · alcaldÍa de itagÜÍ tablas de retenciÓn documental...

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