HOW TO WRITE COVER LETTER

ANDRECOMMENDATION LETTER

B. BALDUUE. OYUNTSETSEGB. BILGUUN

BUSINESS LETTER

Business Letter Formats4 basic Letter Format Features

Full Block All letter parts begin at the left margin.

Modified Block

Indented Paragraphs

Date, signature, and closing begin at the horizontal center of the page. All body paragraphs are indented.

Blocked ParagraphsDate, signature, and closing begin at the horizontal center of the page. All body paragraphs begin at the left margin.

SimplifiedAll letter parts begin at the left margin. This format includes a subject line but omits the salutation and signature.

Business Letter Template Fields:

• Date: Use month, day, year format, e.g., March 3, 2012 or 3 March 2012

• Inside Address: Use full name. Mr./Ms. is optional• Salutation: Be sure to use a colon at the end of the name, not a

comma as in personal letters• Closing "Call to Action": State what the reader needs to do and

what you will do to follow up• Signature Block: Sign your letter in blue or black ink

Page, Font and File SettingsPage Settings

  Letter Paper A4 Paper

Paper size (8.5x11.0)in (21.59x27.94)cm (8.27x11.69)in (21x29.7)cm

Top margin (1st page) 1.0in 2.54cm 1.0in 2.54cm

Top margin (rest) .75in 1.9cm 0.75in 1.9cm

Left margin 0.75in 1.9cm 0.75in 1.9cm

Right margin 0.75in 1.9cm 0.52in 1.32cm

Bottom margin 0.75in 1.9cm 1.44in 3.67cm

Text width 7.0in 17.78cm 7.0in 17.78cm

Text height 9.5in 24.13cm 9.5in 24.13cm

Column width 3.4in 8.63cm 3.4in 8.63cm

Column separation 0.2in 0.5cm 0.2in 0.5cm

Some popular choices for Serif fonts include but aren’t limited to:

•Times Roman

•Times New Roman

•Bookman Old Style

•Century Gothic

•Georgia

Some popular Sans Serif font choices include:

•Arial

•Segoe UI Semibold

•Verdana

•Book Antiqua

•Calibri

Font Settings

Title 16pt

Author list 11pt

Section titles 10pt

Normal text 10pt

Table/Figure captions 10pt

Sub-scripts 8pt

Sub-sub-scripts 7pt

Footnotes 8pt

COVER LETTER

Preparing a covering letter

1. What a qualities are they looking for? Write three to four points that show you have these qualities. Use the same words as they use in the advertisement.

2. Address your letter to an individual. Only use ‘Dear Sir/ Madam’ when you can’t find out the recipient’s name.

3. Finish with a call to action. What is going to happen next? Are you going to call them or should they call you?

4. Explain why you are contacting them. What is the job? Where have you seen it?

5. Use ‘Yours sincerely ’ if you know their name or ‘Yours faithfully’ if you don’t.

1. Dear Richard Smith

2. I’m writing to you regarding your advertisement for a caretaker on Paradise Island which I saw on www.findajob.com. I would like to submit an application for the post please find my CV attached.

As an experienced photo journalist who has spent the last five years travelling around the world, I believe that I meet all the requirements you outline in your advertisement.

3. Good communicator with broad IT skills: I’ve published newspaper and magazine articles, given TV and radio interviews and kept a journal and video weblog on my website with up-to-date photos and stories of my travels.

Interest in nature and conservation: During a six month stay in Bermuda, I worked for a dolphin conservation programm, where I had hands-on experience of teaching visitors about these amazing animals and why we need to protect them.

Proven ability in project management: before travelling the world, I worked for a small company, organising community projects.

4. If you require any further information, or would like to an arrange an interview, please call me on 99999999 or email me at xman@yahoo.com . I look forward to hearing from you at your earliest convenience.

5. Yours sincerely,

Xman

RECOMMENDATION LETTER

ТОДОРХОЙЛОХ ЗАХИА

What is it?

• Энэ нь хувь хүний ажил эрхлэлттэй холбоотой ур чадвар, мэргэшлийн талаарх тодорхойлолт юм.

• Захиа нь тухайн албан тушаалд нэр дэвшигч хэр сайн тохирох талаарх чадвар, чанарын талаар хэлэлцдэг.

• Тодорхойлох захиаг нь таны өмнөх ажил олгогч, хамтран ажиллагч эсвэл өөр таны хувь хүн талаас сайн мэдэх хэн нэгнээр бичүүлдэг.

Recommendation VS Reference letter

• Тодорхойлолт нь reference ээс ялгагдах зүйл нь ихэнх тодорхойлолт мэргэжлийн хүнээр бичигдсэн байдаг бөгөөд ихэвчлэн ажил горилогчийн суурь, боловсрол, ажлын туршлага, тодорхой ур чадвар, шинж чанаруудыг онцолж тайлбарладаг.

• Тодорхойлолт нь илүү онцгой бөгөөд 1 хүнд хандаж бичигддэг бол reference letter нь илүү ерөнхий байдалтай бөгөөд олон хүнд илгээж болдог байна.

How to write?

• Хэрэв ажил олгогч тодорхойлолтыг өргөдөл гаргах үйл явцын нэг хэсэг болгон авах хүсэлтэй байгаа бол энэ тохиолдолд танаас тодорхойлолтоо resume болон cover letter-тэй хамт ирүүлэхийг хүссэн байна.

• Хэрвээ та онцгой албан тушаалд зориулж тодорхойлолт бичүүлж байгаа бол тухайн ажлын шаардлагыг хангах талаар чин сэтгэлээсээ бичүүлэх нь хамгийн үр дүнтэй.

• Мөн онцгой ур чадвар шаардах албан тушаалд өргөдөл гаргаж байгаа бол ажлын байрны тодорхойлолтыг хавсаргаж болно.

• Хэрэв танаас ерөнхий тодорхойлолт хүссэн байлаа ч ямар төрлийн ажилд хүсэлт гаргаж байгаагаа заавал мэдэх хэрэгтэй.

Мэдээлэл цуглуулах

• Та өөрийн захидлыг бүрдүүлж эхлэхээсээ өмнө ажлын байрныхаа зарын дагуу хэнд хүсэлт гаргаж байгаагаа болон тэдний Resume болон CV-нийх нь талаар асуу.

• Ерөнхий тодорхойлолт бичиж байхдаа ч захианыхаа толгойд тухайн ажлын зорилгуудыг тусгах талаар асуух хэрэгтэй.

• Мөн загвар болон өөр санал болгож байгаа ажлын байрыг асууж болно.

• Танд хүсэлт гаргаж байгаа албан тушаал, ажлын төрлийн талаар илүү их мэдээлэл байх тусам тодорхойлолтонд чинь тустай.

• Тодорхойлох захиа нь үндсэн 3 хэсгээс бүрдэнэ.

ЗАХИАНЫ ЭХЛЭЛ

• Эхний параграфтаа захидал бичүүлж байгаа хүнээ хэрхэн мэдсэн талаар тайлбарлах ёстой.

• Харьцахдаа өөрийн албан тушаалын нэр, цаад хүний албан тушаалын нэрийг тодотгох нь харилцааг илүү сайн болгоно.

• Магадгүй тухайн хүнийг хэзээнээс мэддэг болсон хугацааг оруулах хэрэгтэй.

Захианы эх бие

• Захианы эхэд чадвар, чанар, мэдлэгийн талбар болон санал болгож байгаа хүнийхээ бусад сайн талыг тодорхйлох хэрэгтэй.

• Хэрэв та тодорхойлолтондоо давуу талуудыг дурдах хүсэлтэй байгаа бол жагсаалт үүсгэхээс эхэл

• Дараа найдвартай болгох үүднээс эдгээр сайн талуудыг батлах өгүүлбэр зохиох хэрэгтэй.

• Ажилд авах менежерт хандах нэр дэвшигчийн чадварыг ажиглаж мэдсэн талаар жишээ дурдах

• мөн тодорхой чадвараа ашиглан үүргээ, болон ямар нэг төслийг амжилттэй хэрэгжүүлсэн талаар бичих

• Энэхүү ажилтан манай байгууллагад байхдаа ямар үнэ цэнэ нэмж, давуу талыг олгож байсан талаар итгэл үнэмшил төрүүлэхээр бичнэ.

Захиаг төгсгөх

• Энэ хүнийг та өөрөө дахин ажил авах хүсэлтэй байгаагаа илэрхийлэх нь маш үр дүнтэй.

• Таны энэ хүний талаарх эерэг итгэл үнэмшил, танай байгууллагад орсноор ямар шилдэг ажилтан байх талаар бичнэ.

Холбоо барих мэдээлэл, захиаг илгээх

• Нэр дэвшигчийн талаарх илүү ихийг мэдэхийг хүсвэл нэмэлт мэдээлэл хуваалцах цахим хаяг, утасны дугаарыг бичнэ.

• Хэрвээ цахим хэлбэрээр тодорхойлолт бичиж байгаа бол MSWord эсвэл PDF форматтай хуулбарыг хавсаргаж явуулах ёстой.

Захианы формат

• Параграфуудын хооронд single- space зай авна. • Хуудасны захаас 1” зай аваад зүүн талдаа зэрэгцүүлнэ.• 10 эсвэл 12-ын өндөртэй үсгээр Times new roman, Arial, Calibri

зэрэг уламжлалт фонтоор бичнэ.

Thanks for your attention