Contratacin de Servicios y Programas de Auditoria

1. Entrevista preliminar con el cliente:

Cuando las negociaciones entre un cliente y el auditor estn en las etapas preliminares, el auditor debe obtener todos los informes posibles que puedan ser tiles en el curso del examen. Durante la etapa preliminar, la mayora de los clientes muestran sinceros deseos de responder a las preguntas y mostrar al auditor todas las instalaciones y oficinas. En esta forma se brinda al auditor una oportunidad excelente de conocer al personal y de observar personalmente la organizacin y los trabajos generales de la compaa. El cliente conoce mejor su propia empresa que el auditor, pero el auditor tiene mayores conocimientos de los procedimientos de auditora que el cliente.

En dicha entrevista el auditor debe recopilar informacin como las mencionadas a continuacin:

Estructura de la organizacin El tipo de actividades que realiza la empresa El personal que labora en la misma La fecha de inicio de la auditoria Las limitaciones del rea de trabajo Entre otras que el auditor considere relevante.

2. Evaluacin preliminar del control interno general:

En cumplimiento con las normas de auditora de aceptacin general N 5 que especifica el estudio y evaluacin del control interno y que establece que debe estudiarse y evaluarse el mismo de cada empresa para poder establecer un grado de confianza en la organizacin.

La naturaliza y lo extenso del trabajo de auditora por llevar a cabo en un trabajo en particular depende principalmente de la efectividad del sistema de control interno del cliente para evitar errores de importancia en los estados financieros. Antes de que los auditores puedan evaluar la efectividad del sistema necesita tener conocimiento y comprensin de cmo se trabaja por ello el auditor debe realizarle algunas preguntas al personal ejecutivo de la empresa con la finalidad de determinar la existencia del control interno y su eficiencia. Algunas de esas preguntas son las siguientes:

Desempea algn empleado ms de uno de los siguientes puestos?CajeroTenedor de librosEncargado de las cuentas por cobrar o de las cuentas por pagarEncargado de embarques o de recepcionesEncargado de nminaSi un empleado ocupa en realidad ms de uno de los puestos enunciados, este hecho sirve de aviso inmediato al auditor de que podra mejorarse el control interno; y de que deber aumentar el trabajo de auditora en exceso del que sera suficiente si no existiese esta duplicacin de funciones. Evidentemente, en una empresa pequea, no puede segregarse todos estos puestos; en consecuencia, mientras menor sea el nmero de empleados que tengan responsabilidades financieras, mayor tendr que ser la extensin y alcance en que se examinen los detalles. Se depositan diariamente todos los ingresos en efectivos intactos? En caso de de que no se depositen intactos diariamente todos los ingresos, se le abre el camino a la posibilidad de prcticas fraudulentas, se ofrecen tentaciones a los empleados y se aumenta el trabajo de la auditoria, pues se disminuye la capacidad de investigar el curso seguido por los ingresos hasta llegar al banco.

Quin puede autorizar los desembolsos? Si esta autoridad no se halla centralizada, ser posible hacer desembolsos sin autorizacin.

En qu forma se controlan los inventarios? La falta de un control adecuado de los inventarios presenta una situacin seria, tanto desde el punto de vista de un control insuficiente como del trabajo adicional necesario en la auditoria.

En opinin del auditor, Hay algn empleado de mala fe? Hay dos respuestas posibles. Si no hay ningn sospechoso, el auditor debe investigar si inadvertidamente se ha colocado tentaciones ante los empleados. Si hay alguna persona sospechosa, el auditor debe tratar de probar o aclarar la sospecha.

3.Determinacin del alcance del trabajo:

Tenemos que definir cul ser la materia objeto de nuestro estudio. Puede ser, desde luego, toda la empresa o bien puede concentrarse a la revisin de una funcin especfica, un departamento o una seccin de la organizacin. Lo ideal es que la revisin abarque toda la empresa con el objeto de formarnos una idea ms clara de los problemas desde su origen.

Existen revisiones que comprenden una o ms reas. Es estos casos en conveniente examinar, adems, aquellas funciones que tengan una relacin directa con las dems reas auditadas.

Hay varios criterios para determinar el rea: existen casos en los cuales se toma como base para la auditora el proceso administrativo; en otras, la revisin se hace a base de las funciones de la empresa; o en los niveles jerrquicos y, por ltimo combinacin de los anteriores.Entre otras preguntas que conviene se formule el auditor, estn las siguientes:

Cules son los elementos de mayor importancia que hay que examinar?Por qu es necesario estudiar cada uno de los mismos?Cundo habr de efectuarse el estudio para que rinda resultados ptimos?Por dnde empezar?Al proceder de esta forma el auditor estar en posicin ventajosa para apreciar el panorama de lo que va a hacerse o al mismo tiempo determinar el nmero de ayudantes que necesita y el tiempo que se llevar.

4.Calculo del tiempo y costo de la auditora (Honorarios profesionales):

Debe llegarse a un convenio acerca de los honorarios antes de comenzar la auditora. La mayora de los auditores prefieren una tarifa diaria de honorarios, pues rara vez es posible calcular exactamente los honorarios totales antes de realizar el trabajo. La mayora de los clientes prefieren una suma fija de honorarios, pues de esta forma saben exactamente el importe del costo. Si el auditor acepta una suma fija de honorarios es casi seguro que aumente su clculo simplemente como medida de proteccin. Si su clculo es demasiado alto podr verse en la necesidad de explicarlo. Si el clculo es demasiado bajo, el auditor experimenta una perdida, pues no debe acelerar el ritmo de su trabajo y exceder la velocidad en que se obtiene mejores resultados. Si se aceptan los honorarios por da el cliente habitualmente quiere saber aproximadamente el tiempo necesario para practicar la auditora. La mayora de los auditores tienen una idea bastante clara del tiempo necesario para practicar cualquier auditora si el trabajo preliminar de investigacin ha sido adecuado y no se presentan circunstancias inesperadas.

Debe llegarse a un acuerdo con el cliente sobre el significado de un da de trabajo. En la poca de mayor actividad, el auditor suele trabajar 12 o ms horas, pero 7 se considera un da normal de trabajo. Luego, el cargo hecho por una persona por un da natural no ser necesariamente el cargo por un da de trabajo sino el cargo aplicado por cada 7 horas de trabajo consideras equivalente a 1 da normal de trabajo.

Mtodo de fijar los honorarios:Honorarios por das: cuando se sigue este mtodo, los honorarios se cargan basndose en el tiempo que emplean en el trabajo los principales, supervisores, contadores en jefe ayudante y oficinistas. Las tarifas aplicables son materias de convenio con el cliente antes de comenzar el trabajo. La costumbre vara entre la firma de contadores acerca del nmero de horas de trabajo que constituye un da, para calcular los honorarios diarios; actualmente, se consideran normal un da de siete horas. De igual manera, las tarifas varan entre las firmas de contadores y aun de la misma firma no se usa necesariamente la misma tarifa para todos los clientes.Como una variante de la tarifa uniforme por da, existe una tendencia creciente para usar esta tarifa diaria nicamente como un factor para calcular el total de honorario; otros que se toman en cuentan son los resultados obtenidos y la importancia o responsabilidad del trabajo.Suma fija: bajo este mtodo, se fija de comn acuerdo una suma fija para todo el trabajo antes de comenzarlo, en el supuesto de que durante su desempeo no surjan circunstancias inesperadas que no se tomaron en cuenta anticipadamente. Hoy en da existe una tendencia creciente a cargar una suma fija por mes o trimestre, de acuerdo con la periodicidad de las visitas al cliente.Honorarios mximo: cuando se sigue este mtodo, se aplican tarifas por da, pero entendindose que los honorarios no excedern de una suma fija para todo el trabajo. Para proteger sus intereses el contador debe insertar una clausura de excepcin en su contrato, en previsin que se presenten circunstancias inesperadas en el curso de su trabajo.

5.Carta de aceptacin o convenios de servicios profesionales:

La carta compromiso es un convenio entre el despacho de contadores pblico y el cliente para la realizacin de la auditoria y servicios relacionados. En ella se especifica si el auditor realiza una auditoria, una revisin o una complicacin, ms cualquier otro servicio tales como la elaboracin de declaraciones de impuestos o servicios de asesora a la direccin. En ella tambin se especifican las restricciones que han de imponerse al trabajo de los auditores, las fechas lmites para determinar la auditara, la ayuda que va a dar el personal del cliente para obtener archivos y documentos y los programas que ha de preparar para el auditor. A menudo tambin incluye un convenio sobre los honorarios. La carta compromiso tambin es un medio para informar al cliente que el auditor no es responsable del descubrimiento de todos los hechos de fraude.

La carta compromiso no afecta la responsabilidad del despacho de contadores pblicos ante usuarios externos de estados financieros auditados, pero afectan a las responsabilidades legales con el cliente. Por ejemplo, si el cliente demandase al despacho de contadores pblicos pero no encontrar un error importante, un argumento que podra utilizar el despacho de contadores pblicos seria una carta compromiso firmada en la que se indique que se acord un servicio de revisin y no uno de auditora.

La informacin de la carta compromiso es importante en la planificacin de la auditoria principalmente porque afecta la oportunidad de las pruebas y el monto total de tiempo que se llevar la auditoria y otros servicios. Si la fecha lmite para entregar el informe de auditora es poco tiempo despus de la fecha del balance general, una porcin significativa de la auditoria debe hacerse antes de la conclusin del ao. Cuando el auditor est preparado las declaraciones de impuestos y una carta para la direccin, o si el cliente no proporciona ayuda convenida, deben hacerse arreglos para ampliar el tiempo dedicado a la auditoria. Las limitaciones que impone el cliente a la auditoria podran afectar los procedimientos que se llevan a cabo y posiblemente el tipo de opinin de auditora que se emita.

6.Objetivos, contenido, caractersticas e importancia del programa de auditora:Objetivos:Garantizar la planificacin adecuada del trabajo a ejecutar.Servir de patrn para las revisiones sobre el alcance del trabajo.Servir de gua para los miembros menos experimentados.Facilitar le revisin del supervisor.Asegurar la revisin del control interno en toda su extensin.Definir claramente las tareas asignadas, evitando duplicidad en la revisin.Brindar seguridad suficiente de que quedaran incluido todos los procedimientos indispensables.

Contenido:Est dividido en dos sesiones importante. La primera sesin aborda los procedimientos para evaluar la efectividad del control interno (la parte del sistema) y la segunda aborda la prueba sustantiva de las cifras que aparecen en los estados financieros y la determinacin que si las revelaciones de los estados financieros son adecuadas.

Parte del sistema del programa (control interno):

Los procedimiento de auditora en la parte del sistema del programa incluyen tpicamente la obtencin de una compresin de los controles por cada siclo de transacciones preparando un diagrama de flujo para cada ciclo, probando los controles significativos y evaluando el riesgo del control para llegar a las afirmaciones relacionadas de los estados financieros.

Parte de las pruebas sustantivas del programa:

Es la parte del programa de auditora que busca sustentar las cifras en los estados financieros, est organizada generalmente en trminos de cuentas importantes del balance general, como efectivo, cuentas por cobrar, inventarios y planta y equipo.

Caractersticas:Entre las caractersticas que debe tener el programa de Auditora, podemos anotar:

1. - Debe ser sencillo y comprensivo.2. - Debe ser elaborado tomando en cuenta los procedimientos que se utilizarn de acuerdo al tipo de empresa a examinar.3. - El programa debe estar encaminado a alcanzar el objetivo principal.4. - Debe desecharse los procedimientos excesivos o de repeticin.5. - El programa debe permitir al Auditor a examinar, analizar, investigar, obtener evidencias para luego poder dictaminar y recomendar.6. - Las Sociedades Auditoras, acostumbran tener formatos pre establecidos los cuales deben ser flexibles para que puedan ser adecuados a un determinado tipo de empresa.7. - El programa debe ser confeccionado en forma actualizada y con amplio sentido crtico de parte del Auditor.

Importancia: Permite dar una visin del trabajo que se deba realizar e instrucciones respecto a cmo debe realizarse. Indica el nmero de personas que se requieren y las proporciones relativas de horas de jefes y de ayudantes necesarios Da base para coordinar, supervisar y controlar la auditoria. Posibilita que los supervisores estn en el corriente e informados sobre el progreso que se haya logrado. Sirve de herramienta til para fijar la fecha de inicio y de la posible culminacin del trabajo de auditora. Facilita un registro del trabajo realizado.

7. Criterio para la seleccin e inclusin de procedimiento de auditora en el programa.

Regirse por la DNA-0 Requerimientos del cliente.

Estructura de la Organizacin Caractersticas del control Interno Limitacin del rea de investigacin Personal a cargo de la auditoria y el que labora en la empresa Actividad de la Empresa El Propsito de la Auditora Los riesgos que se asumen El diagnostico

Un programa de auditora es un plan detallado que se va a ejecutar, que especifica los procedimientos que se van a usar en la comprobacin de cada partida en los estados financieros y que da una estimacin del tiempo requerido. A medida que se completa cada paso en el programa de auditora, puede anotarse, a continuacin de la partida, la fecha, las iniciales del auditor, y el tiempo real consumido. De esta forma un programa de auditora sirve como una herramienta til tanto para fijar el tiempo como para controlar el trabajo de auditora. Indica el nmero de personas que se requieren, y las proporciones relativas de horas de jefes y de ayudantes necesarios, y posibilita que los supervisores estn al corriente e informados sobre el progreso que se haya logrado.

La inclusin de instrucciones detalladas para la auditora en el programa da la seguridad de que no se pasarn por alto los pasos esenciales en la comprobacin. Estas instrucciones escritas capacitan a los auditores con experiencia para trabajar con efectividad, y con menos personal de supervisin del que de otro modo se requerira, y con esto permite a los jefes y a los gerentes que se concentren en aquellas caractersticas del examen que requieran un alto grado de capacidad analtica y el ejercicio caracterstico del buen juicio profesional.

Los programas de auditora son considerados ms detallados que los planes de auditora. El plan de auditora delinea los objetivos del compromiso, en tanto que el programa de auditora relaciona los procedimientos especficos que deben seguirse para llevar estos objetivos.

Presentado por__________Fecha_________________ Programa de AuditoraRevisado por___________Fecha_________________ Informes Generales1. Nombre Cliente2. Direccin3. Ejercicio contable termina en4. Nombre y direccin de las sucursales y subsidiarias5. Ejercicio contable termina en6. Auditora: Principia Termina7. Estimacin de hombre-horas8. Personal asignado: PrincipalContador en JefeAyudantes9. Descrbase el tipo general de auditora10. Nmero de informes: Completos Cortos11. Dirigir los informes a:12. Declaraciones para impuestos: Nacionales Estadales Otros13. Valores Burstiles inscritos: Bolsa de Valores14. Capital en Acciones: Registrador Agente de transferencia15. Sociedad Sociedad Propietario Estadal OtrasAnnima Colectiva Individual16. Fecha de Constitucin Estado17. Otros estados en que se tiene autorizacin para operar18.Funcionarios, Directores, Empleados (Colquese una D despus del nombre de los directores):Presidente Auditor Interno Vicepresidente Gerente de OficinaSecretario Tenedor(es) de librosTesorero CajeroContralor Otros19.Abogados20.Descripcin del Plan de pensiones y bonos de retiro

21.Bancos: Nombres:Tipo de cuentaFirma(s) necesaria(s) Cargo22.Observaciones especialesPresentado por__________ Fecha_________________ Cuestionario de Control InternoRevisado por___________Fecha_________________ Informes Generales1.Tenemos la ltima tabla de la organizacin?2.Se han fijado en cuanto a responsabilidad las obligaciones de los funcionarios y de los empleados?3.Se hace uso de los manuales de contabilidad?4.Estn las funciones del departamento de contabilidad completamente separadas de las que se enumerana continuacin?a)Ventasb)Comprasc)Fabricacind)Concesiones de crditose)Ingresos en efectivof)Desembolsos en efectivo5.Tiene el cliente un contralor o su equivalente?6.Tiene el cliente un auditor interno o su equivalente?7.El auditor interno:a)Sigue programas escritos? Tienen estos programas por objetivo someter a prueba el control interno?b)Expide informes acerca de sus exmenes?8.Hay rotacin entre las obligaciones de los empleados contables?9.Se obliga a todos los empleados a tomar vacaciones?10.Tienen fianza todos los empleados con puestos de confianza?11.Son las fianzas suficientes y adecuadas en importe y carcter?12.Es improbable que haya connivencia delictuosa entre los parientes que estn empleados?13.Es adecuada la contabilidad para el negocio?14.Son adecuados los informes internos a la gerencia para mostrar cifras financieras anormales?15.Se ajustan a un presupuesto los gastos y costos?16.Es adecuado el sobre las operaciones de las sucursales?17.En caso de que algunos funcionarios sean tambin funcionarios ejecutivos de otras organizaciones (exceptuando las Compaas afiliadas conocidas) con las que el cliente tenga relaciones comerciales:a.Estan las transacciones con esas otras empresas sujetas a los mismos tramites que con los proveedores y Clientes habituales?b.Son las obligaciones de estos funcionarios de tal ndole que sean improbables las transacciones financieras?

Gary, indiana 46405Mr.Rick Chulick, Presidente 14 de Junio de 1994Hillsburg Hardware Co.2146 Willow st.Gary, Indiana 46405

Estimado Sr. Chulick:

Por medio de esta carta confirmamos nuestros arreglos para la auditoria de Hillsburg hardware Co. Para el ao que concluyo el 31-12-94.El propsito de nuestro compromiso es auditar los estados financieros de la compaa del ao que concluy el 31-12-94 y evaluar la razonabilidad de la presentacin de los estados de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.Nuestra auditoria se realizar de acuerdo con las normas de auditoria generalmente aceptadas y,en vista de ello, considerarn la estructura de control interno de la compaa en la medida que consideremos necesario para determinar la naturaleza, oportunidad y extensin de nuestros procedimiento de auditoria. Ello no implicar un estudio detallado de la estructura de control interno en la medida que se que se requerira si el objetivo de la auditoria fuese proporcionar garantas de la misma. No obstante, cualquier asunto significativo relacionado con la estructura de control interno que surja durante nuestra auditoria le ser comunicado, junto con nuestros comentarios y sugerencias de solucin.Llamamos su atencin sobre el hecho que la administracin tiene la responsabilidad de establecer y conservar la estructura de control interno de la compaa. Una estructura de control interno eficaz reduce la probabilidad de errores, irregulares y actos ilcitos que ocurran o pertenezcan sin ser detectados; sin, embargo, ello no elimina esa posibilidad. De igual forma, aunque no podemos garantizar que en nuestra auditoria se detectarn todos los errores, irregulares y actos ilcitos que podran estar presentes, disearemos nuestra auditoria a fin de garantizar razonablemente la deteccin de tales casos que tengan un efecto importante sobre los estados financieros.El desempeo y cumplimiento de la auditoria se programar de la siguiente forma: INICIOTRMINOPruebas preliminares11-9-9424-9-94Carta de la estructura de control interno3-10-94Cierre del ao fiscal3-2-9518-2-95Entrega del informe y declaracin del imp.10-3-95

La ayuda que ha de proporcionar su personal, incluso la preparacin de clulas y anlisis de cuentas, se describen en el anexo. La conclusin oportuna de este trabajo facilitar el fin de nuestra auditoria.Nuestros honorarios se efectuarn segn el avance de la auditoria y se basan en la cantidad de tiempo que se requiera en diversos niveles de responsabilidad, ms los gastos reales (viajes, mecanografia, telfono, entre otros).las facturas son pagaderas a su presentacin. Le notificaremos de inmediato sobre cualquier circunstancia que encontremos que pudiese afectar en forma significativa nuestro presupuesto inicial de honorarios totales de 21,00 dlares.Si lo anterior concuerda con sus planes, tenga a bien firmar y devolvernos la copia de la presente.Agradecemos mucho la oportunidad de atenderle y confiamos que nuestra relacin ser duradera y agradable.Atentamente,Acept: Joe AnthinyPor: Rick Chulick Joe AnthonyFecha: 21-6-94 Socio