KOLEJ VOKASIONAL SHAH ALAM

PENGURUSAN PERNIAGAANDIPLOMASEMESTER 2

BPP 601STAFF ADMINISTRATION

LAPORANSTANDARD OPERATIONAL PROCEDUREPERMOHONAN CUTI

HAZIRA BINTI HASHIM970804 10 6538

ENCIK MOHD HANAFI BIN JUNOH

29 JULAI 2015

PROFIL SYARIKATNATURAL FUEL SDN. BHD.

1.0 Penerangan Syarikat

Syarikat Natural Fuel Sdn. Bhd. ialah sebuah syarikat yang menjual makanan serta barangan kesihatan yang telah ditubuhkan pada tahun 1997 dan merupakan salah satu kedai runcit yang menyediakan makanan serta barangan kesihatan yang pertama di Malaysia.Natural Fuel adalah sejenis kedai runcit yang terutamanya menjual makanan kesihatan, makanan organik, makanan hasilan tempatan dan kadangkala pil - pil suplemen. Kedai runcit Natural Fuel menawarkan pilihan yang lebih luas dan lebih khusus bagi makanan berkhasiat daripada kedai-kedai runcit konvensional bagi para pelanggan seperti atlet atlet dan para pembina badan, pelanggan yang mempunyai keperluan pemakanan khas, seperti yang mempunyai alah kepada Gluten dalam gandum atau beberapa bahan lain, atau mempunyai kencing manis, dan untuk sesiapa yang memelihara diet diet seperti vegetarian, vegan, makanan mentah, organik, atau diet alternatif serta cara pemakanan yang lain.Syarikat kami beroperasi melalui kedai runcit. Pada tahun 2015, terdapat sebanyak 102 kedai runcit Natural Fuel yang sedang beroperasi di seluruh Malaysia dan sebanyak 20 kedai runcit yang akan dibuka pada masa akan datang.

2.0 Objektif Syarikat

2.1 Membantu rakyat Malaysia bagi mempunyai gaya hidup yang sihat.2.2 Mempertingkatkan pengetahuan serta kemahiran para pelanggan tentang cara dan kebaikan pengambilan makanan makanan yang berkhasiat.2.3 Mewujudkan industri makanan dan barangan kesihatan.2.4 Menjadi alternatif penyelesaian kepada masalah masalah kesihatan yang sederhana.

3.0 Visi Syarikat

3.1 Menjadi sebuah syarikat yang berkeuntungan lumayan dan berada di antara syarikat pengeluaran makanan berkhasiat yang terbesar di Malaysia.3.2 Dapat menampung pelbagai keperluan pelanggan pelanggan yang memelihara dan mementingkan kesihatan serta membantu sesiapa sahaja yang mempunyai penyakit atau masalah kesihatan dalam menjaga dan mengawalinya.3.3 Memperkembangkan lokasi kedai kedai runcit Natural Fuel ke serata negara agar setiap rakyat Malaysia mempunyai akses dan peluang kepada produk produk kami.

4.0 Misi Syarikat

4.1 Sentiasa berusaha hari demi hari untuk menambah dan mempelbagaikan barangan dan makanan berkhasiat.4.2 Mengoperasi setiap kedai runcit Natural Fuel dengan sempurnanya dengan menyediakan perkhidmatan yang terbaik dan produk produk yang bermutu tinggi.4.3 Menambah bilangan pelanggan dengan sering mengadakan promosi dan jualan murah serta meletak harga yang berpatutan pada produk produk.

Syarikat Natural Fuel Sdn. Bhd.

Standard Operational ProcedurePermohonan Cuti1.0 Tujuan

Tujuan penyediaan Standard Operating Procedure (SOP) Permohonan Cuti adalah sebagai panduan kepada pegawai dan kakitangan Syarikat Natural Fuel Sdn. Bhd. dalam membuat permohonan cuti secara rasmi kepada bahagian sumber manusia syarikat.

2.0 Terma & Syarat Permohonan Cuti

2.1 Semua anggota kerja akan diberi cuti bergaji penuh pada semua hari kelepasan am yang diwartakan atau diisytiharkan oleh Kerajaan Persekutuan dan Kerajaan Negeri di mana anggota kerja berkenaan ditempatkan;2.2 Anggota kerja adalah dikehendaki bertugas pada hari kelepasan am atau hari rehat sekiranya diperlukan oleh syarikat. Anggota kerja yang bekerja pada hari kelepasan am atau hari rehat akan mendapat gantian seperti berikut:-a. Anggota kerja diberi cuti tanpa rekod mengikut jumlah hari kelepasan am atau hari rehat anggota kerja bekerja;b. Cuti tanpa rekod bagi menggantikan jumlah hari kelepasan am atau hari rehat anggota kerja berkenaan bekerja, boleh diambil pada hari bekerja berikutnya. Penyelia atas budibicaranya boleh membenarkan anggota kerja berkenaan mengambil cuti tanpa rekod tersebut pada hari lain; danc. Anggota kerja Kumpulan Bukan Eksekutif boleh memilih untuk cuti tanpa rekod atau bayaran elaun lebih masa pada tarikh yang berkenaan.2.1 Kelulusan bagi cuti kelepasan am yang tidak diwartakan adalah atas budibicara Natural Fuel Sdn. Bhd. Semua anggota kerja akan dimaklumkan tentang cuti tersebut;2.2 Sekiranya sesuatu hari kelepasan am itu jatuh pada hari seseorang anggota kerja itu sedang dalam cuti tahunan, anggota kerja berkenaan akan menerima satu hari cuti tambahan bagi setiap hari kelepasan am dan akan dikira sebagai tambahan kepada cuti tahunannya dan;2.3 Jika sesuatu hari kelepasan am jatuh pada off day, tiada gantian bagi hari kelepasan am tersebut. Walaubagaimanapun, sekiranya sesuatu hari kelepasan am itu jatuh pada hari rehat anggota kerja, hari kerja berikutnya adalah hari kelepasan am bergaji sebagai menggantikannya.3.0 Jadual Proses Tindakan Permohonan Cuti

LangkahTindakanTanggungjawab

Langkah 1Permohonan cuti oleh anggota kerja melalui Leave Management System (LMS)

a) Anggota kerja seksyen berkenaan perlu membuat permohonan Cuti Tanpa Gaji/ Separuh Gaji / Cuti Menjaga Anak melalui Sistem Pengurusan Cuti (LMS). Sekiranya LMS tidak boleh digunakan pada masa cuti diperlukan, anggota kerja perlu mengemukakan permohonan menggunakan borang Permohonan Cuti Tanpa Gaji / Separuh Gaji (QSF15-424-01).

Anggota Kerja

Langkah 2Penerimaan permohonan

a) Ketua menerima permohonan Cuti Tanpa Gaji/Separuh Gaji dan Cuti Menjaga Anak beserta dokumen sokongan. Permohonan mestilah disokong oleh Pengurus / Pengurus Kanan / Pengurus Besar / Pengurus Besar Kanan pemohon.

Ketua Unit

Langkah 3Semakan Permohonan

a) Eksekutif/Pembantu Tadbir menyemak maklumat berkaitan Cuti Tanpa Gaji/Cuti Separuh Gaji dan Cuti Menjaga Anak yang dipohon dan pembiayaan (jika ada). Semak dengan Terma dan Syarat Perkhidmatan Natural Fuel Sdn. Bhd serta lain-lain panduan yang berkaitan untuk memastikan kelayakan cuti yang boleh diluluskan.

Eksekutif / Pembantu Tadbir

Langkah 4Penyediaan dokumen kelulusan cuti

Pembantu Tadbir menyediakan dokumen untuk kelulusan cuti seperti berikut :

a) Perkiraan Cuti Tanpa Gaji untuk menyemak kelayakan Cuti Tanpa Gaji dan memastikan samada pemohon telah mengambil cuti tahunan melebihi kelayakan ataupun tidak.b) Surat jawapan permohonan.c) Penyata Perubahan Gaji bagi Cuti Tanpa Gaji / Cuti Separuh Gaji yang diluluskan. Sekiranya pemohon telah mengambil cuti tahunan melebihi kelayakan, Penyata Perubahan Gaji yang berkaitan juga perlu disediakan.

Pembantu Tadbir

Langkah 5Semakan dan kelulusan cuti

a) Eksekutif menyemak dokumen kelulusan cuti dan mengesahkan perkiraan Cuti Tanpa Gaji / Cuti Separuh Gaji / Cuti Menjaga Anak dan Penyata Perubahan Gaji. Seterusnya, Ketua melulus / menandatangani surat jawapan permohonan dan Penyata perubahan gaji.

Ketua / Eksekutif

Langkah 6Salinan dan edaran dokumen cuti

Salinan dibuat oleh Pembantu Tadbir seperti berikut:-

a) Surat jawapan 3 salinanb) Perkiraan Cuti Tanpa Gaji / Cuti Separuh Gaji 1 salinanc) Penyata Perubahan Gaji 2 salinan.

Pembantu Tadbir mengedarkan dokumen cuti seperti berikut :-

a) Surat jawapan asal diedar kepada pemohonb) Salinan surat jawapan diedar kepada Pengurus Kanan/Pembantu Tadbir seksyen pemohon.c) Penyata Perubahan Gaji asal diedarkan kepada Jabatan Kewangan Kumpulan

Pembantu Tadbir

Langkah 7Perekodan maklumat cuti

a) Pembantu Tadbir merekod maklumat cuti seperti tarikh, tempoh dan sebab cuti diambil serta gaji pemohon ke dalam Buku Perkhidmatan. Seterusnya Pembantu Tadbir seksyen pemohon merekod tarikh, tempoh dan sebab cuti diambil ke dalam Buku Rekod Cuti.

Pembantu Tadbir

Langkah 8Pemfailan dokumen cuti

Pembantu Tadbir memfailkan dokumen cuti seperti berikut :-

a) Surat permohonan, perkiraan Cuti Tanpa Gaji/Cuti Separuh Gaji dan salinan Penyata Perubahan Gaji dimasukkan ke dalam fail peribadi pemohon Syarikat Natural Fuel Sdn. Bhd 103//1 dan diminitkan.b) Salinan surat jawapan dimasukkan ke dalam fail cuti pemohon Syarikat Natural Fuel Sdn. Bhd 103//2 dan diminitkan.4.4 Salinan surat permohonan, perkiraan Cuti Tanpa Gaji dan Penyata Perubahan Gaji dimasukkan ke dalam Fail Cuti Tanpa Gaji HR 424/1/9 dan diminitkan.4.5 Fail Cuti Separuh Gaji HR 424/1/10

Pembantu Tadbir

4.0 Action Steps Table

LangkahTindakan

1Anggota kerja memohon cuti melalui LMS

2Ketua unit menerima permohonan cuti tersebut

3Eksekutif/Pembantu tadbir menyemak permohonan cuti tersebut

4Pembantu tadbir menyediakan dokumen kelulusan cuti

5Ketua/Eksekutif menyemak dan meluluskan cuti tersebut

6Pembantu tadbir menyalin dan mengedarkan dokumen cuti

7Pembantu tadbir merekod maklumat cuti tersebut

8Pembantu tadbir memfailkan dokumen cuti

5.0 Carta Alir

Tanggungjawab Prosedur Dokumen/RujukanMula

LMS / Borang Permohonan Cuti Tanpa Gaji / Separuh Gaji (QSF15-424-01)Memohon cuti melalui LMS

Anggota KerjaMenerima permohonan cuti

Ketua Unit

Terma dan syarat perkhidmatan Syarikat Natural Fuel Sdn. Bhd.Menyemak permohonan cuti

Eksekutif/Pembantu Tadbir

Menyediakan dokumen kelulusan cuti

Pembantu Tadbir

Menyemak dan meluluskan cuti

Ketua/EksekutifMenyalin dan mengedarkan dokumen cuti

Pembantu Tadbir

Merekod maklumat cuti

Pembantu Tadbir

Fail Cuti Pemohon Natural Fuel Sdn. Bhd 103//2

Fail Cuti Tanpa Gaji HR 424/1/9

Fail Cuti Separuh Gaji HR 424/1/10

Fail Peribadi Pemohon Natural Fuel Sdn. Bhd. Service 103//1Memfailkan dokumen cuti

Pembantu TadbirTamat

6.0 Penafian

This manual is the sole property of Natural Fuel Sdn. Bhd and all or any part of this manual shall not be copied, reproduced, stored in any retrieval system, transmitted in any form or by means of electronic or system without prior approval from the Management of the company.

7.0 Perakuan

ButiranDisediakan olehDiluluskan oleh

NamaHazira HashimMohd Hanafi bin Junoh

JawatanPegawai Sumber ManusiaKetua Sektor

Tandatangan

Tarikh