PENINGKATAN EFFECTIVE CALL DA SRD,SE & AES DI DEPO BEKASI

Oleh :YUDHY TRI SUHARNO

D.13.12.0034MT SM FC BODEBEK

Wilayah Bekasi & Cikarang

Daftar IsiPenjelasan Basic Operasional I. Tema dan TargetII. Identifikasi PenyebabIII. Penelitian Penyebab Dominan IV. Rencana PerbaikanV. Melaksanakan PerbaikanVI. Memeriksa Hasil PerbaikanVII. Standarisasi

I. TEMA & TARGETTEMUAN MASALAH : Banyak ditemukannya penyimpangan yang terjadi, sehingga menyebabkan hasil Effective Call yang rendah

atas dasar pantauan data dari Detail Kunjungan DA Harian.

MASALAH YANG DITEMUI FREQ. % RANGKINGPerformance DA yang rendah 38 46 1Banyaknya toko yang tutup & tidak order

24 29 2

Device rusak / error 3 4 4Rute tidak sesuai & Titik GPS Salah 17 21 3

TOTAL 82 100

Masalah yang ditemui di lapangan dalam 2 pekan, periode 09/10/12 s.d. 24/10/12 (P2 & P3) :

TARGET:DA bisa meminimalisir kesalahan yang terjadi, serta menjadi

disiplin dalam kunjungan ke toko sehingga Effective Call dapat ditingkatkan

I. TEMA & TARGET (CONT.)

II. IDENTIFIKASI PENYEBABIshikawa Diagram (Fishbone) masalah dominan Performance DA yang Rendah:

EC RendahEC Rendah

Faktor DeviceFaktor DeviceFaktor EksternalFaktor Eksternal

Faktor DAFaktor DA

Faktor TokoFaktor TokoKemalaman

Rute Tidak Sesuai

Toko Tutup

Tablet / PDA Error

Lamanya Absen Kunjungan Toko Pertama

Toko Tidak OrderPulang Depo Terlalu Cepat Tidak Efektifnya Waktu Kunjungan

Sebuah Toko

Telat Absen Keluar Depo

Titik GPS Salah

III. PENELITIAN PENYEBAB DOMINANAkar masalah dari faktor yang menyebabkan terjadinya Performance DA yang Rendah:

FAKTOR MASALAH

PENYEBAB MASALAH FREQ. % RANGKING

DA Telat Absen Keluar Depo 4 4,9 6Lamanya Absen Kunjungan Toko Pertama Sejak DA Absen Keluar Depo

8 9,8 5

Tidak Efektifnya Waktu yang Digunakan DA dalam Kunjungan pada suatu Toko

4 4,9 7

DA Absen Pulang Depo Terlalu Cepat 4 4,9 8Kemalaman 18 22 10Toko Tutup 9 11 9Toko Tidak Order 15 18 4Titik GPS Salah 4 4,9 2Rute Tidak Sesuai 13 16 1

Faktor Device Tablet / PDA Error 3 3,7 382 100

Faktor Eksternal

TOTAL

Faktor Toko

Faktor DA

Berdasarkan faktor akar masalah, Kemalaman merupakan faktor paling dominan.

III. PENELITIAN PENYEBAB DOMINAN (CONT.)

IV. RENCANA PERBAIKANAPA MENGAPA DIMANA KAPAN SIAPA BAGAIMANA

(WHAT) (WHY) (WHERE) (WHEN) (WHO) (HOW)

SMBriefing Efektif dan Pastikan DA sudah Absen Keluar Depo

DAMemastikan sudah Absen

Keluar Depo sebelum jam 08.30

Lamanya Absen Kunjungan Toko

Pertama Sejak DA Absen Keluar

Depo

Adanya DA yang tidak Disiplin

waktu

Toko Di Daerah Bekasi

P4, P5 DA & SM

Setelah keluar Depo, DA langsung menuju toko

pertama. SM Pantau dari Laporan Detail Kunjungan

DA Absen ke Toko dengan Titik GPS Toko yang

tidak sesuai

Adanya kesalahan yang terjadi oleh petugas pembuat

titik GPS sebelumnya

Toko Di Daerah Bekasi

P4, P5 DA

Melakukan perbaikan titik GPS dengan melakukan titik GPS yang benar dan melaporkannya kepada

STE

Tidak Efektifnya Waktu yang

digunakan DA dalam kunjungan pada suatu Toko

DA tidak mencoba untuk lebih aktif

dalam menawarkan

produk ke toko

Toko Di Daerah Bekasi

P4, P5 SM

Memastikan DA mengetahui semua info

promo dan menyampaikannya

kepada toko

DA Telat Absen Keluar Depo

> Device Susah dalam mencari Titik GPS Depo

> SM Lama Dalam

Memberikan Briefing

Depo Bekasi P4, P5

Rute Tidak Sesuai

Kurangnya koordinasi antara

STE dan DA dalam

penyusunan rute

Depo Bekasi P4, P5 DA & STEMencatat dan melaporkan ke

STE mengenai Rute tidak sesuai agar segera diperbaiki

DA Absen Pulang Depo Terlalu

Cepat

DA tidak disiplin dalam

menjalankan tugas Call = 100%

LL

Toko Daerah Bekasi

P4, P5 DAMasih melakukan kunjungan

ke toko sampai jam 16.00 hingga Call = 100% LL

Berbicara, memberitahukan info promo sehingga toko tertarik untuk transaksi

Meminta nomor PIC Toko yang bisa dihubungi / tanya

langsung pada saat kunjungan

Kemalaman

DA tidak efektif menggunakan

waktu kunjungan, sehingga tidak

semua toko dikunjungi

Depo Bekasi P4, P5 DA

Dapat membuat gambaran secara keseluruhan mengenai pembagian waktu kunjungan di pagi hari sehingga semua toko

dapat dikunjungi

DASegera lapor kepada SO / Admin Jaga agar diberikan

Device penggantiSO / Admin

JagaMemberikan Device pengganti

> Stok masih ada, toko tidak tahu

info promo > Pemilik sedang tidak ada ditempat

Toko Daerah Bekasi

P4, P5 DA

Proses Order tidak terganggu

dan meminimalisir Penggunaan SPL

Manual

Depo Bekasi P4, P5Tablet / PDA Error

Toko Tidak Order dan Toko Tutup

IV. RENCANA PERBAIKAN (CONT.)

V. MELAKSANAKAN PERBAIKAN

25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6

1DA Absen Keluar Depo

Sebelum Jam 08.30DA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

2Absen Toko Pertama

Maksimal jam 09.00dan 10.00 jika rute jauh

DA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

3DA melakukan

Pendekatan kepada Toko

DA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

4DA Absen Pulang Diatas

jam 16.00DA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

5Usahakan DA Tidak

Lama Pada Saat di TokoDA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

6Pastikan DA tahu kapan waktu toko tutup / libur

DA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

7DA Mengetahui Produk apa saja yang stoknya tinggal sedikit / habis

DA √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

8Perbaikan terhadap Titik

GPS yang salah dan rute yang tidak sesuai

DA √ √ √

9

DA melakukan penggantian Device jika ditemukan kerusakan

atau error

DA

NO TINDAKAN PICBULAN

I D U

L A

D H

A

M I N

G G

U

M I N

G G

U

Hasil perbaikan perhari untuk mengatasi akar masalah dominan Penyimpangan yang dilakukan DA berdasarkan Detail Kunjungan DA Harian dari tanggal 25/10/12 s.d. 06/11/12 (P4 & P5 Oktober + P1 November) :

VI. MEMERIKSA PERBAIKAN

%AS IS TO BE PERBAIKAN

DA Telat Absen Keluar Depo 4 2 50Lamanya Absen Kunjungan Toko Pertama Sejak DA Absen Keluar Depo 8 3 62.5Titik GPS Salah 4 3 25

Tidak Efektifnya Waktu yang Digunakan DA dalam Kunjungan pada suatu Toko 4 2 50Tablet / PDA Error 3 0 100DA Absen Pulang Depo Terlalu Cepat 4 0 100Toko Tutup 9 5 44.4Toko Tidak Order 15 11 26.7Kemalaman 18 3 83.3Rute Tidak Sesuai 13 6 53.8

TOTAL 82 35

MASALAH YANG DITEMUIFREKUENSI

Laporan kemajuan setelah menerapkan tindakan perbaikan :

VII. STANDARISASIPembuatan Standardisasi agar masalah yang ada diharapkan tidak terjadi lagi /

berkurang :1. Internal

- Bimbing dan ingatkan DA selalu mengenai kedisiplinan.- Pantau Laporan Detail Kunjungan DA Harian setelah mereka pulang depo.- Motivasi DA untuk mendapatkan insentif melalui kedisiplinan.- Lakukan monitoring.

2. Eksternal

- DA diharapkan dapat menjalin komunikasi dan hubungan baik dengan pelanggan.- SM melakukan join visit dengan DA.- SM selalu update memberitahukan program promosi kepada DA.