contoh fail meja
TRANSCRIPT
KANDUNGAN FAIL MEJA BIL KANDUNGAN MUKA SURAT
1. Carta Organisasi Jabatan/Pejabat 1
2. Carta Organisasi Bahagian/Unit 2
3. Objektif Jabatan/Pejabat 3
4. Objektif Bahagian/Unit 4
5. Senarai Tugas/Kuasa Dan Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-pegawai Lain 5 - 8
6. Peraturan-peraturan Pentadbiran Bagi Setiap Aktiviti 9
7. Proses Kerja Bagi Aktiviti-aktiviti Yang Berkaitan Dengan Pegawai 10
8. Carta Aliran Kerja 11
9. Senarai Semak/Checklist 12
10. Senarai Borang Yang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai 13
11. Senarai Undang-undang Dan Peraturan Yang Diperlukan 14
12. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai 15
13. Norma Kerja 16
14. Senarai Tugas Harian 17
JABATAN KERJA RAYA KUALA TERENGGANU
OBJEKTIF JABATAN
Objektif utama JKR Kuala Terengganu adalah :-
“ Menyerahkan projek yang menepati kualiti,
masa dan kos yang ditetapkan ”
JABATAN KERJA RAYA KUALA TERENGGANU
OBJEKTIF
UNIT PENTADBIRAN
DAN KEWANGAN
Objektif Unit Pentadbiran dan Kewangan JKR Kuala Terengganu adalah :-
“ Memberi Perkhidmatan Bantuan Dalam
Urusan-Urusan yang Berkaitan dengan Pentadbiran,
Perkhidmatan, Kewangan dan Menyelaras, Perjalanan
Aktiviti-Aktiviti dalam Jabatan ”
NAMA : NORIZAN BINTI MALEK
JAWATAN : PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN GRED
N22 (KUP)
BERTANGGUNG
JAWAB KEPADA : KETUA PEMBANTU TADBIR GRED N22
SENARAI TUGAS :
1. Menjaga dan mengemaskini Buku Rekod Perkhidmatan.
2. Memproses dokumen kakitangan baru dan bertukar.
3. Memproses dokumen pengesahan jawatan kakitangan.
4. Memproses kenaikan gaji kakitangan (Kew.8).
5. Memproses dokumen kemasukkan ke dalam berpencen.
6. Memproses perletakkan jawatan dan pelepasan dengan izin.
7. Memproses kenaikan pangkat kakitangan.
8. Memproses rayuan pelarasan gaji.
9. Menyelia dan mengemaskini rekod cuti.
10. Membantu menyediakan Laporan Prestasi Tahunan.
11. Mengemaskini Pengakalan Data berkaitan Perjawatan
Persekutuan/SEPAKAT.
12. Memproses kursus, seminar dan peperiksaan.
13. Memproses borang pengisytiharaan harta kakitangan persekutuan.
14. Tugas-tugas lain yang diarahkan dari semasa ke semasa.
SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN
JAWATAN: PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN GRED N22 (KUP)
TUGAS PEGAWAI ATASAN
YANG ADA HUBUNGAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG
DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI
LAIN YANG ADA HUBUNGAN
SERTA JENIS HUBUNGAN
JURUTERA DAERAH
Kelulusan dan pengesahan
semua urusan perkhidmatan
pegawai yang dijalankan di
Unit Pentadbiran & Kewangan
di Jabatan Kerja Raya Kuala
Terengganu.
KETUA PEMBANTU TADBIR
(KANAN)
Semakan semua urusan
perkhidmatan pegawai yang
dijalankan di Unit Pentadbiran
& Kewangan di Jabatan Kerja
Raya Kuala Terengganu.
1. Menjaga dan
mengemaskini Buku
Rekod Perkhidmatan.
2. Memproses dokumen
kakitangan baru dan
bertukar.
3. Memproses dokumen
pengesahan jawatan
kakitangan.
4. Memproses kenaikan
gaji kakitangan
(Kew.8).
5. Memproses dokumen
kemasukkan ke dalam
berpencen.
6. Memproses
perletakkan jawatan
dan pelepasan dengan
izin.
7. Memproses kenaikan
pangkat kakitangan.
8. Memproses rayuan
pelarasan gaji.
Menderaf dan taip
surat, sedia borang-
borang, dokumen
diperlukan dan fail
berkaitan.
PEMBANTU TADBIR
Proses berkaitan Laporan
Kenaikan Gaji (Kew.8).
PEMBANTU AM PEJABAT
Edar surat serta fail kepada
Pembantu Tadbir Rendah
penghantaran untuk edaran
PEMBANTU AM PEJABAT
(FAIL)
Simpan fail ke dalam rak fail
berkaitan
TUGAS PEGAWAI ATASAN
YANG ADA HUBUNGAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG
DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI
LAIN YANG ADA HUBUNGAN
SERTA JENIS HUBUNGAN
9. Menyelia dan
mengemaskini rekod
cuti.
10. Membantu
menyediakan Laporan
Prestasi Tahunan.
11. Mengemaskini
Pengakalan Data
berkaitan Perjawatan
Persekutuan/SEPAKAT.
12. Memproses kursus,
seminar dan
peperiksaan.
13. Memproses borang
pengisytiharaan harta
kakitangan
persekutuan.
14. Tugas-tugas lain yang
diarahkan dari semasa
ke semasa.
TUGAS PEGAWAI ATASAN
YANG ADA HUBUNGAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
KUASA YANG
DIBERI
TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI
LAIN YANG ADA HUBUNGAN
SERTA JENIS HUBUNGAN
HUBUNGAN LUAR
i. Cawangan Keselamatan,
Jabatan Kerja Raya Malaysia.
ii. Cawangan Pendidikan &
Pengajian Tinggi, Jabatan
Kerja Raya Malaysia.
iii. Cawangan Pengurusan
Korporat, Jabatan Kerja Raya
Malaysia.
iv. Bahagian Pengurusan
Sumber Manusia,
Kementerian Kerja Raya,
Malaysia.
6.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI
1. Peraturan Pentadbiran bagi urusan Meyediakan semua urusan persaraan pegawai dan
Kakitangan Negeri.
1.1. Perintah-perintah Am Bab ‘A”- 64
- Umur Persaraan
1.2. Peraturan-peraturan Pencen 1980
- Pemberian Pencen dan Ganjaran
- Tempoh-tempoh Perkhidmatan yang boleh dimasuk kira.
- Kad Persaraan.
1.3. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1996
- Kiraan Pencen dan Ganjaran (Termasuk Pencen Terbitan dan Ganjaran Terbitan)
7.0 PROSES KERJA BAGI AKTIVITI-AKTIVITI YANG BERKAITAN DENGAN PEGAWAI
7.1 PROSES KERJA BAGI URUSAN MENGEMASKINI BUKU REKOD PERKHIDMATAN
BIL PROSES KERJA
PEGAWAI YANG
MELULUSKAN/
DIRUJUK
PERATURAN YANG
BERKAITAN
1 Menerima Buku Rekod Perkhidmatan.
Ketua Pem.Tadbir
2 Mencatit apa-apa perubahan ke dalam
Buku Rekod Perkhidmatan.
Pem.Tadbir
(Perkhidmatan)
3
4
5
Hantar kepada Jurutera Daerah untuk
semakan dan ditandatangi.
Semak samada Buku Rekod
Perkhidmatan telah ditandatangi.
Simpan Buku Rekod Perkhidmatan ke
dalam Bilik Fail.
Jurutera Daerah
Jurutera Daerah
Pem.Tadbir
(Perkhidmatan)
8.0 CARTA ALIRAN KERJA
8.1 CARTA ALIRAN KERJA BAGI MENGEMASKINI BUKU REKOD PERKHIDMATAN
KAKITANGAN PERSEKUTUAN.
Terima Buku Rekod Perkhidmatan dan
Dokumen Sokongan.
Mencatit apa-apa perubahan ke dalam Buku
Rekod Perkhidmatan.
Hantar kepada Jurutera Daerah untuk
semakan dan ditandatangani
Tidak
Ya
Semak Buku Rekod Perkhidmatan samada
telah ditandatangani.
Proses kerja selesai
9.0 SENARAI SEMAK / CHECKLIST
9.1 SENARAI SEMAK/CHECKLIST BAGI MENGEMASKINI REKOD PERKHIDMATAN
KAKITANGAN PERSEKUTUAN
BIL TINDAKAN TANDAKAN (√) CATATAN 1. Memeriksa Buku Rekod Perkhidmatan bagi Kakitangan
Persekutuan bagi Kumpulan Sokongan.
2. Mencatit apa-apa perubahan yang berlaku ke dalam Buku Rekod Perkhidmatan. 2.1 Pergerakkan Gaji Tahunan. 2.2 Keputusan Peperiksaan. 2.3 Pengesahan Dalam Jawatan. 2.4 Kemasukkan ke dalam Jawatan Baru dan Berpencen. 2.5 Kelulusan Lanjutan Tempoh Percubaan. 2.6 Berlakunya Pertukaran dan Perlantikan Baru. 2.7 Kenaikan Pangkat dan KPSL. 2.8 Pengurniaan Pingat dan Tindakan Tatatertib. 2.9 Kelulusan Pinjaman Komputer/Kenderaan/Perumahan dan Kelulusan Pengisytiharan Harta. 3.0 Kehadiran Kursus. 3.1 Kelulusan Tanggung Kerja.
3. Dapatkan pengesahan dan tandatangan Jurutera Daerah.
4. Semak samada Buku Rekod Perkhidmatan telah ditandatangani.
5. Menympan Buku Rekod Perkhidmatan dalam Bilik Fail.
10.0 SENARAI BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI
1. Mengemaskini Buku Rekod Perkhidmatan Kakitangan Persekutuan.
1.1 Kenyataan Perkhidmatan.
2. Memproses Dokumen Kakitangan Baru dan Pertukaran.
2.1 Surat Tawaran Perlantikan Kakitangan Baru. 2.2 Borang Perihal Peribadi. 2.3 Borang Kew.8 bagi penyediaan gaji Kakitangan Baru dan Bertukar. 2.4 Sijil Gaji Akhir.
11.0 SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG DIPERLUKAN
1. Arahan Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998
Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia: Penubuhan
Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Di Peringkat Persekutuan , Negeri Dan
Daerah.
2. Arahan Perdana Menteri No. 1 Tahun 1998 Siri 2 No. 1 Tahun 2000
Gerakan Pemantapan Keutuhan Sistem Pengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia: Garispanduan
Pelaksanaan Dan Mekanisme Sistem Penyeliaan Program-Program Nilai Murni
3. P.U.(A) 176/2005 – Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Perlantikan, Kenaikan Pangkat Dan
Penamatan Perkhidmatan) 2005
4. Perintah Am Bab B (ELAUN-ELAUN DALAM PERKHIDMATAN), Perintah Am Bab C (CUTI), Perintah
Am Bab E (RUMAH DAN BANGUNAN PEJABAT KERAJAAN, Perintah Am Bab F (PERUBATAN) dan
Perintah Am Bab G (WAKTU BEKERJA DAN LEBIHMASA)
5. P.U.(A)395/1993 – Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib) 1993
6. Tonggak Dua Belas – Penerapan Nilai, Norma Dan Etika Perkhidmatan
7. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 2002 – Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia Bagi anggota
Perkhidmatan Awam Malaysia
8. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2003 – Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan
Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana Menjalankan tugas Rasmi (Tidak Termasuk
Anggota Tentara Dan Anggota Polis)
9. Pekeliling-Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)
10. Pekeliling-Pekeling Perkhidmatan
11. Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan
12. Surat-Surat Pekeliling Perkhidmatan, Perbendaharaan, Jabatan Perdana Menteri dan lain-lain.
12.0 SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI
- T I A D A –
13.0 NORMA KERJA
BIL
JENIS KERJA
MASA YANG DIAMBIL
UNTUK SEMINGGU
JUMLAH UNIT YANG BOLEH
DIJALANKAN DALAM
SEMINGGU
1 Menjaga dan mengemaskini Buku Rekod
Perkhidmatan.
30 minit 15 Unit
2 Memproses dokumen kakitangan baru dan
bertukar.
30 minit Ikut Keperluan
3 Memproses dokumen pengesahan jawatan
kakitangan.
45 minit 9 Unit
4 Memproses kenaikan gaji kakitangan
(Kew.8).
60 minit 6 Unit
5 Memproses dokumen kemasukkan ke dalam
berpencen.
30 minit 6 Unit
6 Memproses perletakkan jawatan dan
pelepasan dengan izin.
30 minit 6 Unit
7 Memproses kenaikan pangkat kakitangan.
30 minit 6 Unit
8 Memproses rayuan pelarasan gaji.
30 minit 6 Unit
9 Menyelia dan mengemaskini rekod cuti.
60 minit 12 Unit
10 Membantu menyediakan Laporan Prestasi
Tahunan.
30 minit 6 Unit
11 Mengemaskini Pengakalan Data berkaitan
Perjawatan Persekutuan/SEPAKAT.
30 minit 6 Unit
12 Memproses kursus, seminar dan
peperiksaan.
30 minit 6 Unit
13 Memproses borang pengisytiharaan harta
kakitangan persekutuan.
30 minit 6 Unit
14.0 SENARAI TUGAS HARIAN
Nama : NORIZAN BINTI MALEK
Jawatan : PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN GRED N22 (KUP)
Tarikh :
Bil.
Tugas Saya Hari Ini Catatan